Số hóa

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.

Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu, bởi vì nó "cho phép thông tin của tất cả các loại ở mọi định dạng được thực hiện với cùng hiệu quả và cũng được xen kẽ". Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (analog data) thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số có thể dễ dàng được chia sẻ và truy cập hơn và theo lý thuyết, có thể được truyền đi vô thời hạn, không bị mất mát qua thời gian và qua các lần sao chép dữ liệu, miễn là nó được chuyển sang các định dạng mới, ổn định.  

Số hóa trong một tổ chức cung cấp một lợi thế để thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa có thể gặt hái lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn - nhưng số hóa không tìm cách tối ưu hóa các quy trình hoặc dữ liệu. Từ đó, nó có thể cung cấp lợi nhuận tốt hơn và có nhiều cơ hội sản xuất giá trị.

Lịch sử hình thành 
 1890 - Một anh chàng tên Herman Holerith, người sáng lập một công ty mà sau này trở thành IBM, đã phát minh ra một hệ thống thẻ đục lỗ để lập bảng điều tra dân số Hoa Kỳ.  Chuyển đổi công cụ thực tế thành một cái gì đó khác biệt là về ý tưởng đơn giản nhất mà một máy tính có.  
 1936 - Alan Turing phát minh ra một cỗ máy tính toán khổng lồ dùng để giúp mã hóa thông tin liên lạc của Đức Quốc xã.  Được gọi là Máy Turing, đây là thiết bị đầu tiên có thể tính toán những phép tính khổng lồ, dường như không thể tưởng tượng được.
 1937 - Claude Shannon đã viết một luận án về mã nhị phân, một cách biểu diễn các từ và số là 1 và 0, mở ra khả năng của bảng mạch, lưu trữ và bộ xử lý, tất cả đều đặt nền tảng cho những gì chúng ta gọi là chương trình máy tính ngày nay.  
 1943-1944 - Một cặp giáo sư phát minh ra một cỗ máy khổng lồ có thể tính toán các phương trình thông qua lập trình. Đây là máy đầu tiên cho phép mọi người nhập dữ liệu và lấy dữ liệu mới mà không cần bánh răng và dây đai.  
 1953 - Một phụ nữ tên Grace Hopper phát minh ra ngôn ngữ lập trình đầu tiên, thay đổi cách dữ liệu được dịch và lưu trữ mãi mãi. 
 1957 - SEAC (Máy tính tự động điện tử tiêu chuẩn) được phát minh là máy tính đầu tiên có thể quét hình ảnh, lưu trữ và tái tạo nó thành pixel.  
 1971 - Thiết bị kết nối sạc đầu tiên được phát minh.  Đây là một số công cụ dễ sử dụng đầu tiên có thể lấy dữ liệu tương tự (ví dụ: hình ảnh) và chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số.
 1974-1977 - Máy tính gia đình đầu tiên bắt đầu tung ra thị trường 1975 - Máy ảnh kỹ thuật số đầu tiên được phát minh.  Điều này rất quan trọng, vì đây là lần đầu tiên ảnh có thể được chụp và lưu vào bộ nhớ máy tính mà không phải xem phim trước.  
 1986 - Một nhóm người bắt đầu làm việc với định dạng JPEG, một cách để nén hình ảnh thành các phần dữ liệu nhỏ hơn gọi là byte.  Nén làm cho nó có thể làm cho kích thước tệp hình ảnh nhỏ hơn nhiều và, bằng cách mở rộng, giá cả phải chăng.  
 2018 - Kodak cung cấp dịch vụ cho những người mà họ có thể gửi băng video, ảnh và slide cũ và chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số.

Phân biệt các khái niệm số hoá 
Hiện nay, có rất nhiều người nhầm lẫn giữa "Số hóa - Digitization", "Số hóa - Digitalization" và "Chuyển đổi số - Digital Transformation". Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hơn của số hóa, bởi vậy chuyển đổi số thực hiện khá phức tạp hơn so với số hóa.

So sánh Digitization với Digitalization 
Số hóa (Digitization) là sự chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số, trong khi số hóa (Digitalization) là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa để tác động đến cách thức thực hiện công việc, chuyển đổi cách mà khách hàng và các công ty tham gia và tương tác, và tạo ra các nguồn doanh thu (kỹ thuật số) mới. Số hóa đề cập đến tối ưu hóa nội bộ của các quy trình (ví dụ: tự động hóa công việc, giảm giấy tờ, thủ tục) và dẫn đến tối thiểu hóa chi phí. Ngược lại, Kỹ thuật số hóa là một chiến lược hoặc quy trình vượt ra ngoài việc thực hiện công nghệ để thể hiện một sự thay đổi sâu sắc hơn, là cốt lõi cho toàn bộ mô hình kinh doanh và sự phát triển của công việc.

So sánh Digitalization với Digital Transformation 
Mặc dù các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường sử dụng thuật ngữ số hóa (Digitalization) như chuyển đổi số (Digital Transformation), nhưng hai thuật ngữ này rất khác nhau. Chuyển đổi số đòi hỏi phải áp dụng rộng rãi hơn nhiều công nghệ kỹ thuật số và thay đổi văn hóa. Chuyển đổi số là về con người nhiều hơn là về công nghệ kỹ thuật số. Nó đòi hỏi những thay đổi về tổ chức lấy khách hàng làm trung tâm, được hỗ trợ bởi sự lãnh đạo, được thúc đẩy bởi những thách thức đối với văn hóa doanh nghiệp và tận dụng các công nghệ trao quyền và cho phép nhân viên.

Nguyên nhân hình thành số hoá trong doanh nghiệp 
Người ta ước tính, năm 2007 94% các tài liệu trên thế giới đã được tích trữ theo dạng kỹ thuật số (chỉ có 3% 1993). Và khoảng năm 2002, nhân loại lần đầu tiên đã có thể tích trữ tài liệu dạng kỹ thuật số nhiều hơn các dạng thường khác (bắt đầu thời đại kỹ thuật số).

Hiện nay, quá trình số hóa trở thành một trong những xu hướng toàn cầu hiện nay, đặc biệt là sau cách mạng công nghiệp 4.0. Vì vậy, đã có nhiều doanh nghiệp, tổ chức thực hiện quá trình số hóa nhằm giúp doanh nghiệp phát triển hơn, bắt kịp tiến độ phát triển của thế giới. Theo báo cáo năm 2016 của PricewaterhouseCoopers, 86% trong số 2000 doanh nghiệp từ 26 quốc gia được nghiên cứu kỳ vọng đạt được việc giảm kinh phí và tăng lợi nhuận nhờ nỗ lực chuyển đổi số trong vòng 5 năm. Là bước quan trọng cần có để thực hiện các bước tiếp theo của chuyển đổi số, việc các doanh nghiệp thực hiện số hóa là việc bắt buộc để họ thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai.

Quá trình số hóa có tầm quan trọng quyết định đối với việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu. Không giống như dữ liệu vật lý (analog data), thường bị giảm chất lượng mỗi lần được sao chép hoặc truyền đi. Còn đối với dữ liệu kỹ thuật số, về mặt lý thuyết, dữ liệu số có thể được truyền đi mà hoàn toàn không bị giảm chất lượng hay mất dữ liệu. Đây là lý do tại sao số hóa là một cách bảo quản thông tin trong một tổ chức hiện nay.

Quá trình số hóa trong một tổ chức liên quan đến các chiến lược, phương pháp được sử dụng để quản lý, lưu trữ,và cung cấp nội dung - tài liệu liên quan đến tổ chức. Vì vậy, số hóa là quá trình bắt buộc để doanh nghiệp có thể phát triển trong tương lai.

Quá trình số hóa tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào chiến lược tổ chức và hoạt động. Nó giúp tổ chức tập trung vào các cơ hội tốt nhất để hợp nhất cả quy trình kỹ thuật số và vật lý. Quá trình này nhằm mục đích mở rộng sâu sắc lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận cho doanh nghiệp - tổ chức.

Trong môi trường ngày nay, khách hàng muốn trực tuyến tất cả các thông tin từ nhà cung cấp của họ. Họ muốn các nhà cung cấp của họ cho họ quyền truy cập tự động vào tất cả dữ liệu được cung cấp trước đó trong các bản sao. Các tổ chức truyền thống không thể đáp ứng những mong đợi này. Vì vậy, tổ chức truyền thống được yêu cầu áp dụng một cách lớn quy trình số hóa để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng về vấn đề này. Tổ chức được yêu cầu tiến hành số hóa các quy trình kinh doanh. Giao diện dễ hiểu, sẵn sàng cho khách hàng truy cập, xử lý cá nhân, tính nhất quán toàn cầu và không có lỗi, v.v. là những tiện ích mà khách hàng ngày càng quen thuộc trong môi trường ngày nay.

Để đáp ứng những kỳ vọng cao này của khách hàng, các tổ chức truyền thống được yêu cầu đẩy nhanh quá trình số hóa trong hoạt động kinh doanh của mình, cần phải phát triển việc tự động hóa trong quy trình hiện có. Đồng thời, cần phải cải tiến lại toàn bộ quy trình của tổ chức, bao gồm cắt giảm các bước thực hiện, giảm số lượng tài liệu, phát triển khả năng tự quyết định và xử lý các vấn đề. Các mô hình hoạt động, kỹ năng, cấu trúc tổ chức và vai trò cần được thiết kế lại để phù hợp với các quy trình được cải tiến. Các mô hình dữ liệu được yêu cầu phải được điều chỉnh và xây dựng lại để cho phép đưa ra quyết định và theo dõi hiệu suất tốt hơn. Quá trình số hóa thường xuyên đòi hỏi sự kết hợp giữa kỹ năng, kiến thức cũ với các thông tin, ứng dụng mới.

Các yêu cầu để số hóa trong doanh nghiệp 
Nhà quản lý sẽ bắt đầu bằng cách xác định xem doanh nghiệp của họ sẽ chuẩn bị như thế nào  cho "sự gián đoạn kỹ thuật số" hay còn gọi là "quá trình số hóa". Sự gián đoạn kỹ thuật số sẽ thay thế các hoạt động lưu dữ liệu truyền thống bằng các giải pháp kỹ thuật số. Do đó, nhiệm vụ chính của nhà quản lý là thay đổi các hoạt động trong doanh nghiệp để cạnh tranh hiệu quả trong một thế giới mới hoàn toàn sử dụng kỹ thuật số. Mặt khác, quá trình số hóa kết hợp với những đổi mới kỹ thuật số tạo ra những nguồn giá trị hoàn toàn mới. Quá trình số hóa đòi hỏi nhà quản lý thay đổi không chỉ sự kết hợp của các hoạt động mà cả khả năng của các nhân viên trong doanh nghiệp.

Những hoạt động hỗ trợ quá trình số hóa của ban quản lý giúp tối đa hóa cơ hội thành công:

 Hiểu mức độ số hóa trong môi trường hiện tại và đánh giá các mối đe dọa trong tương lai.
 Phát triển tầm nhìn về cách thu hút khách hàng và đạt được tăng trưởng có lợi nhuận bằng công nghệ kỹ thuật số.
 Thiết kế kế hoạch khai thác các nguồn giá trị tốt nhất từ ​​số hóa, thêm liên kết và tăng cường liên kết trong chuỗi trải nghiệm khách hàng.
 Huy động tổ chức để giành chiến thắng và chuyển đổi cách tiếp cận để đổi mới.
 Phát triển các hoạt động phù hợp và xây dựng một đội ngũ lãnh đạo kỹ thuật số với bí quyết.

Các bước để số hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 
Hiện nay, có hai vấn đề rất quan trọng đối với tổ chức doanh nghiệp đang áp dụng quy trình số hóa. Đầu tiên là tạo và giữ lại tất cả các tài liệu hiện tại và tương lai ở định dạng kỹ thuật số và thứ hai là chuyển đổi các tài liệu cũ sang định dạng kỹ thuật số thông qua quá trình số hóa.

Số hóa các tài liệu cũ trong tổ chức được xử lý thông qua một dự án số hóa thường được xử lý bởi một nhóm riêng biệt. Cách tiếp cận thực tế của một dự án số hóa từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành cấu thành vòng đời của nó. Quá trình này là một quy trình từng bước tuân theo quy trình số hóa, lưu trữ, truy cập và quản lý. Có một số giai đoạn trong vòng đời của quá trình số hóa. Số hóa là hoạt động cốt lõi của các dự án kỹ thuật số và bao gồm quá trình chuyển đổi thông tin thành dạng kỹ thuật số. Các giai đoạn có thể thay đổi tùy thuộc vào bản chất của vật liệu

Bước 1: Sẵn sàng để thay đổi 
Các nhà lãnh đạo chuyển đổi thực sự đang xem xét lại các mô hình kinh doanh của họ và tận dụng sự gián đoạn kỹ thuật số. Có thể cho rằng, khía cạnh quan trọng nhất của số hóa chiến lược là mở ra để thay đổi cách bạn đã tiếp cận theo truyền thống. Trong một thị trường phát triển nhanh như thị trường này, sự thay đổi là không thể tránh khỏi. Nó rất quan trọng để duy trì sự thích nghi và nắm lấy các cơ hội khi chúng đến.

Bước 2: Từ bỏ chu kỳ kinh doanh trước đó 
Chu kỳ kinh doanh hàng năm không phải là cách để thành công. Thế giới kỹ thuật số đang mở rộng quá nhanh để theo kịp chu kỳ truyền thống. Những người đánh giá và thực hiện thay đổi chỉ trên cơ sở hàng năm sẽ bị bỏ lại phía sau nhanh hơn bao giờ hết.

Bước 3: Mở rộng ra ngoài "phân tích trang web" - web analytics 
Tối ưu hóa các chiến lược kỹ thuật số là không chỉ cập nhật sản phẩm, mà còn là cách bạn đo lường sự tương tác và trò chuyện của người tiêu dùng, mang lại trải nghiệm cá nhân hóa cao cho cơ sở khách hàng. Xác định số lần truy cập trên một bài đăng trên blog hoặc tỷ lệ thoát của trang web có vẻ hữu ích, nhưng các phân tích trang web này không còn là cách tốt nhất để đo mức độ tương tác.

Phân tích tiếp thị kỹ thuật số là một cách bao quát hơn để đo lường dữ liệu. Họ không đo lường dữ liệu tĩnh, một chiều, nhưng thay vào đó, hiệu quả của chiến lược tiếp thị của bạn, trên và ngoài một trang web - mở rộng đến phương tiện truyền thông xã hội và các địa điểm thăm dò khác. Điều này cũng có nghĩa là có thể xác định ROI thực sự của các nỗ lực tiếp thị của mình và tìm ra nơi thiếu sót để điều chỉnh chiến thuật cho phù hợp.

Bước 4: Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng 
Nếu muốn mọi người tham gia với nội dung của doanh nghiệp, thì nó cần được tối ưu hóa và phù hợp với người dùng cụ thể. Trải nghiệm người dùng được tối ưu hóa được thiết kế dành cho đối tượng duy nhất, điều này có nghĩa là hiểu được người dùng muốn gì và cần gì. Ba câu hỏi này để xác định các yếu tố có thể khiến người dùng hoàn thành hành động mà bạn muốn họ thực hiện:

 Nội dung thực sự có liên quan đến người dùng?
 Người dùng có hoàn thành thanh toán của họ?
 Người dùng có dẫn đến lời kêu gọi hành động?

Câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này bắt đầu bằng việc hiểu người dùng, điều này có nghĩa là làm rõ câu chuyện của bạn. Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ việc đảm bảo trang đích của bạn trực quan, để đảm bảo nội dung được phát triển với người dùng di động. Đặt mình vào vị trí của người tiêu dùng và tự hỏi làm thế nào bạn có thể giúp họ dễ dàng tham gia với thương hiệu của bạn hơn, đồng thời hướng dẫn họ thông qua chương trình mua hàng của khách hàng.

Bước 5: Quyết định dựa trên dữ liệu (data driven) 
Tiếp thị liên quan nhiều đến nội dung định tính như chiến lược sáng tạo và tư duy vượt trội. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là những gì bạn làm không dựa trên cơ sở thống kê hiệu suất nghiên cứu và tiếp thị.

Thế giới kỹ thuật số cũng mang đến những cơ hội mới để đo lường và ghi lại dữ liệu tạo điều kiện cho những địa điểm mới để thành công. Theo Harvard Business Review, các công ty thành công nhất với chiến lược tiếp thị kỹ thuật số là những công ty tạo ra dữ liệu có thể hành động được bằng cách thử nghiệm các phương pháp khác nhau, không chỉ bằng cách tạo ra dữ liệu thụ động được ghi lại và bỏ qua. Các quyết định được hỗ trợ bởi dữ liệu đã được thử nghiệm, có thể là một loại nội dung cụ thể hoặc CTA được nhắm mục tiêu, được đảm bảo sẽ thành công hơn.

Số hóa chiến lược của bạn không có nghĩa là một sự thay đổi trong câu chuyện về tổ chức của bạn, giống như cách bạn thực hiện nó. Chiến lược kỹ thuật số thành công sẽ phát triển để phục vụ khách hàng khi họ tìm kiếm những cách thức mới, tiên tiến hơn để giải quyết các vấn đề mà trước đây không thể đạt được.

Ảnh hưởng của số hoá đối với doanh nghiệp

Những ảnh hưởng đối với công ty B2B 
Số hóa không chỉ có tác động lớn đến thế giới B2C, mà còn là dấu hiệu của sự thay đổi căn bản trong doanh số B2B. Các công ty B2B phải thích nghi với môi trường mới này và đặt khách hàng vào trung tâm của các hoạt động bán hàng - bởi vì mô hình kinh doanh B2B trong tương lai sẽ được xác định bởi khách hàng cuối cùng.

Gia tăng nhu cầu của khách hàng

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Forrester Research vào năm 2017, khoảng ba phần tư của tất cả những người mua B2B được khảo sát sẽ thấy việc mua sắm qua Internet thuận tiện hơn nhiều. Họ hy vọng các nhà cung cấp của họ sẽ cho họ các tùy chọn đặt hàng trên các trang thương mại điện tử như Amazon trong tương lai.

 Năng lực mua sắm cao hơn

Liên quan đến số hóa, quy trình mua sắm của khách hàng B2B cũng đã thay đổi. Khách hàng đang mở rộng năng lực mua sắm của họ và luôn sử dụng sức mua của họ để tạo lợi thế cho họ. Ví dụ, việc sử dụng Internet đã tăng đáng kể trong giai đoạn mua sắm thông tin. Theo các nghiên cứu, 90 phần trăm người mua B2B tìm kiếm từ khóa trên Internet, 70 phần trăm xem video để tìm hiểu thêm trước khi mua hàng. 57 phần trăm của quá trình mua hàng đã được hoàn thành khi một nhân viên bán hàng được liên lạc lần đầu tiên.

 Cạnh tranh ngày càng tăng

Những người chơi kỹ thuật số mới, chủ yếu đến từ doanh nghiệp B2C, đang tham gia vào thị trường và khiến các công ty B2B truyền thống chịu áp lực ngày càng tăng với các ưu đãi mới và mô hình kinh doanh độc đáo. Họ sử dụng kinh nghiệm B2C của họ và hoạt động với các mô hình kinh doanh sáng tạo, ví dụ như là nhà phân phối chỉ trực tuyến hoặc là người tổng hợp các ưu đãi. Những người này bao gồm những người chơi như Amazon và Alibaba, những người đang tham gia vào thị trường với tốc độ cao, với các công nghệ mới và tài nguyên khổng lồ, và đang định nghĩa lại toàn bộ các ngành công nghiệp với tốc độ nhanh chóng.

 Tốc độ nhanh

Sự cạnh tranh ngày càng tăng dẫn đến sự đa dạng và phức tạp hơn của sản phẩm đồng thời rút ngắn vòng đời sản phẩm. Yêu cầu về tốc độ, tính linh hoạt và tính minh bạch của các công ty và chuỗi cung ứng của họ ngày càng tăng. Các công ty B2B có hoạt động bán hàng không hướng đến tốc độ nhanh này đang chịu áp lực ngày càng tăng.

 Công nghệ mới

Càng ngày, các chức năng của sản phẩm không còn được nhận ra bởi phần cứng, mà bởi phần mềm bên trong sản phẩm. Các yêu cầu từ bán phần mềm được thêm vào các yêu cầu từ bán sản phẩm vật lý B2B. Ngoài ra, các công nghệ đột phá hoặc cải tiến đang chinh phục thị trường ngày càng nhanh hơn (ví dụ: điện thoại thời gian áp dụng so với Facebook). Trong thế giới kỹ thuật số, thường không còn đủ để chỉ phát triển các sản phẩm tốt. Bộ phận bán hàng phải có khả năng phản ứng linh hoạt với điều này.

Thế giới kỹ thuật số cũng mang đến những cơ hội mới để đo lường và ghi lại dữ liệu tạo điều kiện cho những địa điểm mới để thành công. Theo Harvard Business Review, các công ty thành công nhất với chiến lược tiếp thị kỹ thuật số là những công ty tạo ra dữ liệu có thể hành động được bằng cách thử nghiệm các phương pháp khác nhau, không chỉ bằng cách tạo ra dữ liệu thụ động được ghi lại và bỏ qua. Các quyết định được hỗ trợ bởi dữ liệu đã được thử nghiệm, có thể là một loại nội dung cụ thể hoặc CTA được nhắm mục tiêu, được đảm bảo sẽ thành công hơn.

Số hóa chiến lược của bạn không có nghĩa là một sự thay đổi trong câu chuyện về tổ chức của bạn, giống như cách bạn thực hiện nó. Chiến lược kỹ thuật số thành công sẽ phát triển để phục vụ khách hàng khi họ tìm kiếm những cách thức mới, tiên tiến hơn để giải quyết các vấn đề mà trước đây không thể đạt được.

Số hóa trong Marketing của doanh nghiệp 
Thế giới đã chuyển sang một môi trường kỹ thuật số. Đối với các doanh nghiệp ngày nay, bắt buộc phải có một trang web và sử dụng web như một phương tiện để tương tác với khách hàng của họ. Vẫn có một số chiến lược tiếp thị truyền thống thành công, đặc biệt nếu bạn đang tiếp cận phần lớn khán giả địa phương, tuy nhiên điều quan trọng hiện nay là tận dụng lợi thế của tiếp thị kỹ thuật số để theo kịp trong thế giới ngày nay. Vì vậy, số hóa hiện nay là một bước không thể thiếu để hỗ trợ hoạt động Marketing, góp phần giúp doanh nghiệp phát triển

Ưu và nhược điểm của số hóa cho doanh nghiệp 
Một đánh giá về số hóa được đưa ra với những lợi thế và bất lợi trong việc thực hiện nó như là một cách để bảo quản vật liệu kỹ thuật số. Có rất nhiều bộ sưu tập từ các tài liệu có giá trị chứa lịch sử địa phương quan trọng về cá nhân, tổ chức hoặc quốc gia cụ thể có thể bị mất trong tương lai. Trong việc bảo tồn các tài liệu có giá trị, số hóa là chủ đề chính trong bài viết này. Ngoài ra, một cái nhìn tổng quan được đưa ra để xác định các thuật ngữ về số hóa và cả các tổ chức thông tin trong tổng quan tài liệu.

Ưu điểm 
Bằng cách số hóa các quy trình nghiên cứu thông tin, chi phí có thể được cắt giảm. Ngoài ra, việc thay thế các quy trình từ giấy và thủ công bằng phần mềm sẽ cho phép tổ chức tự động thu thập dữ liệu, có thể khai thác để hiểu rõ hơn về hiệu suất của quy trình, điều khiển chi phí và nguyên nhân gây rủi ro. Báo cáo và bảng điều khiển hiện tại về quản lý hiệu suất của quy trình kỹ thuật số để giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên quá lớn. Thay vào đó, tổ chức tái tạo lại các quy trình, thử nghiệm mọi thứ liên quan đến quy trình hiện tại và xây dựng lại nó bằng công nghệ kỹ thuật số tiên tiến.

Với sự gia tăng mạnh mẽ của các loại dữ liệu và định dạng tương ứng, nhu cầu tích hợp và chia sẻ dữ liệu trên các hệ thống đã trở nên quan trọng. Đối với tổ chức đang áp dụng quy trình số hóa, điều này liên quan đến việc cân bằng tinh tế các quy trình di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.

Những lợi ích của quá trình số hóa đem lại:

 Hợp lý hóa các quy trình - Kết quả là cung cấp thông tin / dữ liệu cho đúng người vào đúng thời điểm, hợp lý hóa các quy trình dựa trên giấy, tối ưu hóa thời gian xử lý và cải thiện năng suất và hiệu quả.
 Quản lý tài liệu - Quản lý tài liệu trở nên được tổ chức tốt hơn bằng cách lưu trữ và kiểm soát tài liệu theo cách có cấu trúc và an toàn, bảo vệ các hồ sơ trước đó được giữ ở dạng giấy và giảm nguy cơ bị mất / thất lạc tài liệu.
 Thu thập dữ liệu - Bằng cách thu thập dữ liệu, tổ chức nắm bắt thông tin từ tài liệu giấy, nguồn đa phương tiện và kỹ thuật số, đọc thông tin từ các đầu vào có thể quét được như mã vạch, mã QR, chip RFID, v.v. và chuyển đổi và cung cấp thông tin đã nắm bắt vào các hệ thống khác nhau như quản lý dữ liệu, CRM, ERP và MIS, v.v.
 Tính khả dụng liên tục - Thông qua quá trình số hóa, tổ chức có thể đảm bảo tính khả dụng của thông tin liên tục do người dùng cuối được kết nối liên tục và được cung cấp các giải pháp khắc phục thảm họa và tính sẵn sàng cao được bật LAN hoặc mạng LAN (rộng mạng khu vực) được kích hoạt.
 Tối thiểu hóa việc lưu trữ giấy - Vì các tài liệu trên giấy và các bản sao của chúng để phân phối bị loại bỏ bởi quá trình số hóa, các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và lưu trữ các tài liệu trên giấy bị loại bỏ. Việc chuyển đổi tài liệu ở dạng kỹ thuật số không chỉ giảm thiểu không gian lưu trữ mà còn cải thiện đáng kể quyền truy cập của tài liệu.
 Loại bỏ tìm kiếm thủ công - Tìm kiếm tài liệu rất tốn thời gian, đặc biệt là khi các tệp không được giữ một cách có hệ thống hoặc chúng bị thất lạc. Quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp phản hồi ngay lập tức cho truy vấn, bỏ qua quá trình tìm kiếm trên giấy dài. Loại bỏ tìm kiếm thủ công giúp nâng cao hiệu quả của nhân viên và kết quả là thời gian phản hồi nhanh hơn.
 Cải thiện tính sẵn có của thông tin - Quá trình số hóa dẫn đến truy cập đa điểm của thông tin. Nhân viên làm việc trong các phòng ban, khu vực hoặc địa điểm khác nhau đều có thể có quyền truy cập vào cùng một thông tin thông qua máy tính của họ. Hình ảnh được phân cấp, và do đó dễ dàng và dễ dàng truy cập hơn. Quá trình số hóa hơn nữa cung cấp khả năng mở và xem một số tệp cùng một lúc. Ngoài ra một số nhân viên có thể đồng thời làm việc trên cùng một tài liệu. Việc truy cập vào tài liệu cũng nhanh hơn do đó giảm thời gian tìm kiếm.
 Tăng cường bảo mật thông tin - Bảo mật thông tin được tăng lên do quyền truy cập thông tin cho nhân viên có thể được kiểm soát ngay trên một trang riêng, cho phép nhân viên chỉ truy cập vào thông tin có liên quan trực tiếp đến họ. Ngoài ra, quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp một hình thức bảo mật khác thông qua phục hồi thảm họa. Khi dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số, bản sao lưu được lưu trữ trong hầm khắc phục thảm họa. Bản sao lưu được sử dụng để khôi phục thông tin bị mất trong trường hợp thảm họa đáng tiếc.
 Giảm chi phí lưu trữ - Chi phí điền và bảo trì tủ hồ sơ là đáng kinh ngạc. Có các chi phí liên quan đến thiết bị, không gian và mức lương cần thiết để duy trì tủ hồ sơ. Một tủ hồ sơ bốn ngăn kéo chỉ có thể chứa khoảng 20.000 mảnh giấy. Với quy trình số hóa, yêu cầu lưu trữ vật lý giảm đi rất nhiều do chỉ những tài liệu giấy đó cần được giữ lại trong thời gian dài cần thiết cho các yêu cầu pháp lý. Tất cả các tài liệu khác có thể được lưu trữ trong một đĩa cứng bên ngoài hoặc một đĩa compact.
 Nâng cao sự hài lòng của khách hàng - Quá trình số hóa cung cấp cho nhân viên khả năng định vị và truy xuất tài liệu ngay lập tức. Điều này lần lượt tạo điều kiện trả lời ngay lập tức các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng với thời gian ngừng hoạt động hạn chế và do đó hỗ trợ trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
 Tăng năng suất - Trung bình mất 12 phút để tìm tài liệu giấy mà họ đang tìm kiếm. Với một kế hoạch số hóa và hình ảnh tài liệu được thực hiện tốt, điều này có thể giảm xuống một vài giây hoặc ít hơn
 Tăng tính cạnh tranh - Từ các công ty đa quốc gia đến tổ chức nhỏ, số hóa đã là câu thần chú của quản lý tài liệu thời đại mới. Những nỗ lực số hóa tài liệu đã hoàn trả cho các doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, quy trình làm việc hiệu quả và làm hài lòng khách hàng.
 Thân thiện với môi trường - Hình ảnh tài liệu và quy trình số hóa tài liệu tổng thể là một sáng kiến ​​thân thiện với môi trường. Nó loại bỏ nhu cầu tạo nhiều bản sao lưu và in ấn không cần thiết, làm tăng chỉ số thân thiện với môi trường của doanh nghiệp.
 Chuyển đổi kỹ thuật số - Số hóa là bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số. Áp dụng sớm là chìa khóa cho các tổ chức để đảm bảo thành công kỹ thuật số và tập trung vào tiết kiệm chi phí và tiêu chuẩn hóa.

Nhược điểm 

 Rủi ro về an toàn dữ liệu:

Mặc dù công nghệ phát triển nhưng cũng không tránh khỏi thất bại, mọi thứ không hoàn toàn tin cậy 100%, mọi thông tin đều có thể bị biến mất. Các hacker có thể sử dụng thông tin của mình nhằm mục đích không chính đáng, truyền bá những thông tin sai lệch đến cộng đồng.

Những lợi ích của số hóa có một mặt trái. Việc số hóa các dữ liệu của doanh nghiệp lên hệ thống kỹ thuật số có thể đem lại sự tiện lợi, năng suất cho doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn có những rủi ro về bảo quản, an ninh dữ liệu. Do đó, chúng ta có nguy cơ mất quyền kiểm soát, bảo quản thông tin trên hệ thống, dẫn tới mất dữ liệu.

Lợi dụng số hóa của nhiều tổ chức, cá nhân để làm ăn, lừa đảo phi pháp, nhũng nhiễu, gây phiền hà, thiệt hại cho người dùng dữ liệu số, thậm chí nguy hiểm tính mạng. 

Núi dữ liệu cá nhân khổng lồ kỹ thuật số đưa lên rất khó kiểm soát, chỉ có giá trị với cá nhân đó, và một vài người thân cận, ít có giá trị cộng đồng, khi cá nhân đó qua đời, để lại một kho dữ liệu đóng băng thừa ra, bỏ hoang không ai cần đến gây lãng phí dung dượng lưu trữ số. Cho nên người thân có trách nhiệm khai báo tử, lưu lại dữ liệu số cần thiết hoặc chuyển nhượng lưu trữ sang mình để giải phóng dung lượng cho đám mây.

Các loại hình doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi số hoá 
Kỹ thuật số là động lực chính của những thay đổi hiện tại đang thúc đẩy thế giới kinh doanh. Số hóa ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chúng ta; cách chúng ta làm việc, cách chúng ta sống và cách chúng ta tiêu thụ. Nhiều điều đã được nói về kỹ thuật số. Tuy nhiên, giữa tất cả các thay đổi của công nghệ, chúng tôi tin rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ cách thức số hóa cho phép các mô hình kinh doanh hiệu quả hơn.

Một mô hình kinh doanh nêu rõ cách thức một công ty tạo ra giá trị cho khách hàng và quản lý chi phí sản xuất và giao hàng. Có rất nhiều mô hình kinh doanh khác nhau ngoài kia. Theo một cách nào đó mỗi doanh nghiệp có cái riêng của nó. Tuy nhiên, có bốn mô hình kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi số hóa

Nền tảng chia sẻ tài nguyên 
Đầu tiên, các nền tảng chia sẻ tài nguyên cung cấp nguồn nhân lực, thông tin và nhân lực. Các ví dụ cổ điển bao gồm các cơ sở dùng chung hoặc nhóm lao động, nhưng đây là một bộ dịch vụ đang phát triển nhanh hiện nay bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh, từ CNTT và Nhân sự đến quản lý cơ sở và sản xuất hợp đồng.

Logic của việc chia sẻ tài nguyên rất hấp dẫn - bằng cách tận dụng tổng quy mô trong việc cung cấp một quy trình nhất định cho các khách hàng, nhà cung cấp có thể tăng giá trị thông qua độ tin cậy, phát triển và chất lượng đồng thời họ có thể giảm chi phí thông qua các nền tảng công nghệ được chia sẻ. Số hoá là một yếu tố quyết định chính bởi vì công ty có thể xây dựng phân phối toàn cầu ở quy mô, đồng thời cung cấp dữ liệu liên quan và chất lượng phân phối cao hơn. Dịch vụ thông qua chia sẻ tài nguyên là một trò chơi quy mô và nền tảng, trong đó người chiến thắng sẽ là người có khả năng thúc đẩy quy mô trong khách hàng và sử dụng các nền tảng công nghệ để cung cấp. IBM đã ở đó từ lâu, ISS, Securitas và tất cả những người chơi Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp lớn cũng vậy. Trong khi đầu thế kỷ 20 là thời đại sản xuất hàng loạt sản phẩm (từ ô tô trở đi), đầu thế kỷ 21 là thời điểm sản xuất hàng loạt các dịch vụ. Kỹ thuật số là công cụ thay đổi trò chơi vì nó cho phép quy mô, chất lượng, xử lý dữ liệu, liên lạc giữa máy với máy và giám sát dựa trên cảm biến. Và chúng ta chỉ đang nhìn thấy sự khởi đầu.

Dịch vụ mạng 
Điều thú vị, và có lẽ còn quan trọng hơn, là sự bùng nổ trong các dịch vụ mạng được kích hoạt bởi các công nghệ kỹ thuật số. Dịch vụ mạng thường được tìm thấy trong các ngành công nghiệp được thành lập như vận tải, ngân hàng và hoạt động của các thị trường và trao đổi. Nhưng giờ đây, các công nghệ kỹ thuật số đã cho phép phát triển và vận hành vô cùng hiệu quả cho các loại dịch vụ này. Dịch vụ mạng có lẽ là mô hình kinh doanh thường liên quan đến sự gián đoạn vì nó cho phép các cách thức cung cấp giá trị hoàn toàn mới. Hãy nghĩ về những kẻ gây rối nổi tiếng sau: Spotify, Netflix, Uber, AirBnB, Amazon, eBay, Facebook và Google - để kể tên một số. Mặc dù xuất hiện ở những thời điểm khác nhau, tất cả chúng đều có nhiều điểm tương đồng. Tất cả họ đều vượt trội so với đương nhiệm mà không sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Họ đã tạo ra các cơ chế kết nối mạng hiệu quả cao cho phép chia sẻ và tham gia quy mô lớn bởi nhiều nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Theo một cách nào đó, họ đã tạo ra những câu lạc bộ trở nên khổng lồ và hiệu ứng mạng là một phần quan trọng trong giá trị của họ. Họ kết nối mọi người, công ty và địa điểm. Người dùng của họ, hoặc thành viên của thành phố, đã muốn trở thành một phần của mạng lớn nhất vì nó cung cấp kết nối tốt nhất, các dịch vụ phong phú nhất, truy cập vào nhiều người và địa điểm nhất. Các công ty dịch vụ mạng này cũng hoàn toàn vượt trội so với các công ty đương nhiệm trong lĩnh vực công nghệ, cung cấp các nền tảng đạt quy mô toàn cầu nhanh chóng và chi phí để cung cấp nhanh như nhau. Và cuối cùng, don lồng rất ngạc nhiên khi Uber trợ cấp cho các tài xế. Triển khai mạng là khoản đầu tư lớn nhất vào các mạng và họ biết rất rõ rằng đây là những người chiến thắng trên các trò chơi trên các trò chơi trên mạng.

Công ty giải quyết vấn đề 
Một nhóm các công ty dịch vụ khác được gọi là các công ty giải quyết vấn đề, cũng đang được chuyển đổi bằng kỹ thuật số. Đó là các công ty luật, tư vấn quản lý, kiến ​​trúc sư, kỹ sư, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, chứng nhận, nhà phân tích, v.v. Tất cả các dịch vụ chuyên nghiệp này đang trở nên hiệu quả hơn nhiều thông qua việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số, cơ sở dữ liệu toàn cầu, nền tảng cộng tác và giải pháp truyền thông. Công nghệ kỹ thuật số có thể gia tăng, và trong một số trường hợp, thay thế các chuyên gia. Nhưng thường xuyên hơn, họ cho phép các công ty một người hoạt động hiệu quả, bằng cách cho phép các mạng ảo hình thành ngay lập tức và nâng cao hiệu quả hoạt động của những người chơi toàn cầu như EY và Deloitte trong lĩnh vực kiểm toán, tư vấn và thuế, McKinsey và BCG trong quản lý hàng đầu tư vấn, cũng như DLA Piper và Baker & McKenzie trong lĩnh vực luật pháp và tuân thủ. Tất cả họ đều biết rằng nếu họ không nhanh chóng trở thành kỹ thuật số, họ sẽ suy giảm nhanh chóng và bị vượt qua bởi sự cạnh tranh và trở nên không liên quan. Kỹ thuật số là một điều cần thiết trong các công ty như vậy và là một yêu cầu trong thị trường của họ. Khách hàng của họ hy vọng sẽ được làm việc với các công ty đi trước một bước chứ không phải hai bước.

Công ty sản xuất 
Cuối cùng, các công ty sản xuất ít chịu ảnh hưởng của kỹ thuật số? Không hoàn toàn như vậy. Hầu hết sẽ nói rằng sản xuất, robot, tự động hóa, in 3D, cảm biến và nền tảng kỹ thuật số sẽ cho phép một cuộc cách mạng công nghiệp thứ tư mang lại sự tùy biến đại chúng - một nền kinh tế vượt qua sự đánh đổi truyền thống giữa quy mô và tùy chỉnh. Cuộc cách mạng này cũng phá vỡ những ý tưởng truyền thống thúc đẩy toàn cầu hóa, cho phép sản xuất và phát triển địa phương ngay lập tức với chi phí thấp. Thách thức đối với các công ty công nghiệp là gấp đôi. Đầu tiên họ cần nắm lấy kỹ thuật số nhanh, giống như GE đang làm. Thứ hai, họ cần phải chấp nhận sự gián đoạn và không được phòng thủ, giống như các nhà sản xuất xe hơi đã sử dụng xe điện và tự lái.

Đây là bốn mô hình kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi kỹ thuật số. Trong các lĩnh vực khác, chúng ta cũng thấy rằng kỹ thuật số cho phép các công ty phát triển các mô hình kinh doanh mới (như Amazon phân nhánh thành dịch vụ đám mây) hoặc chuyển đổi hoàn toàn các mô hình kinh doanh (như IBM đã làm khi chuyển từ sản phẩm sang dịch vụ và giờ lại chuyển sang phân tích). Chúng tôi cũng thấy rằng kỹ thuật số cho phép các công ty tự thay đổi (Netflix liên tục chuyển nền tảng phân phối là một ví dụ điển hình).

Tóm lại, thách thức lớn nhất là doanh nghiệp cần nhận ra rằng số hóa sẽ giúp họ tạo ra giá trị nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Tham khảo 

Số hóa Digitization
Truyền dữ liệu
Bài sinh viên đóng góp cho Wikipedia
Tiếp thị