Document management system

Systém pre správu dokumentov (DMS) je počítačový systém (alebo súbor počítačových programov), používaný pre sledovanie a ukladanie elektronických dokumentov alebo obrázkov z papierových dokumentov. Výraz DMS sa niekedy prekrýva s pojmami Content Management Systems.Často je vnímaný ako súčasť systémov Enterprise Content Management (ECM) vzťahujúcich sa k Digital Asset Management, ktoré poskytujú zobrazovanie dokumentov a prácu s tokom dát.

Prehľad 
V najširšom zmysle slova môže byť systém pre správu dokumentov chápaný od škatule od topánok celú cestu až do Enterprise Content Management System. Existuje viacero spoločných problémov, ktoré sa podieľajú na správe dokumentov, či je systém neformálny, ad-hoc, založený na papierovej metóde pre jednu osobu, alebo či ide o formálne štruktúrovaný počítačový systém pre mnoho ľudí na rôznych úradoch. Väčšina metód pre správu dokumentov sa venuje riešeniu v týchto oblastiach:

Komponenty 
Dokument management systém poskytuje bežne ukladanie, verzovanie, metadáta, bezpečnosť, rovnako ako indexovanie a vyhľadávanie možností. Tu je popis týchto komponentov:
 Metadata – Metadáta sú obvykle uložené pre každý dokument. Metadáta môžu napríklad obsahovať dátum, kedy bola písomnosť uložená a identifikáciu užívateľa, ktorý dokument pozmenil. DMS môže tiež extrahovať metadáta z dokumentu automaticky, alebo prinútiť používateľov, aby pridali metadáta sami. Niektoré systémy tiež používajú optické rozpoznávanie znakov pre naskenované obrázky, text alebo dokážu vykonať extrakciu s elektronickými dokumentmi. Výsledný extrahovaný text môže byť nápomocný použivateľovi na lokalizáciu dokumentov za pomooci kľúčových slov alebo poskytovať schopnosti pre fulltextové vyhľadávanie. Vyňatý text možno tiež ukladať ako súčasť metadát spolu s obrazom, alebo samostatne, ako zdroj pre vyhľadávanie zbierok dokumentov.
 Integrácia – Mnohé dokument management systémy pre správu dokumentov sa snažia integrovať priamo do iných aplikácií, takže používatelia môžu načítať existujúce dokumenty priamo zo zdroja systému pre správu dokumentov, vykonať zmeny a uložiť zmenený dokument do zdroja späť ako novú verziu, a to všetko bez opustenia aplikácie. Takáto integrácia je bežne k dispozícii pre balík Office a e-mail alebo kolaboračný (skupinový) softvér. Integrácia často používa otvorené štandardy, ako sú ODMA, LDAP, WebDAV a SOAP aby umožnila integráciu s iným softvérom a dodržiavanie interných kontrol.
 Bezpečnosť -Bezpečnosť dokumentov je veľmi dôležitá v mnohých aplikáciách pre správu dokumentov. Splnenie požiadaviek pre niektoré dokumenty môže byť pomerne zložité v závislosti od typu dokumentov. Napríklad Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-v preklade zákon zdravotného poistenia- diktuje požiadavky, ktoré zdravotnícke dokumenty majú podliehať prísnej bezpečnosti. Niektoré systémy pre správu dokumentov obsahujú právny modul, ktorý umožňuje správcovi umožniť prístup k dokumentom iba niektorým osobám alebo skupinám osôb.

 Obnova verzií -Obnova verzií je proces, pri ktorom dochádza ku kontrole dokumentov v systéme pre správu dokumentov, ktorý umožňuje užívateľom získať predchádzajúce verzie a pokračovať v práci z vybraného bodu. Je nevyhnutný pre dokumenty, ktoré sa v priebehu času zvyknú meniť a vyžadujú aktualizáciu a takisto ak sa chceme vratiť k pôvodnym verziám dokumentov.

 Zachytávanie – Obrázky, texty možno zachytávať z papierových dokumentov pomocou skenerov alebo multifunkčných zariadení.Softvér pre optické rozpoznávanie znakov (OCR) často využíva rôzny hárdver na to, aby bolo možné prevádzať digitálne obrázky, texty do strojovo čitateľného textu.(čo sa neskôr zíde pri ich ďalšej úprave)
 Kolaborácia – Spolupráca v DMS nie je nič výnimočné.Predpokladá sa že uživateľ je schopný získať dokumenty pre ich ďalšie spracovanie. Takisto nevyhnutnou podmienkou pre kolaboráciu je blokovanie prístupu užívateľov, zatiaľ čo je vykonávaná práca v dokumente. 
 Úložisko – Uchovávanie elektronických dokumentov. Archív dokumentov často zahŕňa spravovanie rovnakých dokumentov.Ide hlavne o informácie, kde sú uskladnené, na ako dlho, presuny dokumentov z jedného pamäťového média na iný (Hierarchy Storage Management) a prípadné zničenie resp.odstránenie dokumentov.

Iné projekty

Externé odkazy

Zdroj 

 
Dokumenty