Medlemsregister

Et medlemssystem eller medlemsregister er et elektronisk informasjonssystem  for å administrere medlemmer i en organisasjon eller forening. Et medlemsregister kunne tidligere også være et papirbasert system, men dette antas å være et forbigått fenomen i det moderne samfunnet. Elektroniske medlemsregistre løser oppgaver rundt e-forvalting og e-demokrati. I henhold til boken  Digital teknologi i sivilsamfunnet av Transvik og Seller er e-forvalting investering og bruk av systemer for administrativ databehandling som forbedrer organisasjonens forvaltingskapasitet (medlemsforvaltning). E-demokrati er medlemsrettede teknologitilbud for å bedre kontakten mellom organisasjonsnivåene og for å gi alternative kanaler for deltakelse og påvirkning («Min side»).

Medlemssystem og medlemsregister brukes gjerne om hverandre. I henhold til boken  Ti trinn for valg av riktig medlemssystem av Bang, er et medlemsregister begrenset til selve medlemsdatabasen, mens et medlemssystem er et mer omfattende system som inneholder flere registre med flere organisasjonsnivåer og moduler.

Moduler 
Medlemssystemet støtter organisasjonens medlemsstrategi og målsetninger. Funksjonene skal løse oppgaver for medlemmer og ansatte i organisasjonen. De vanligste funksjonene i et medlemssystem er:

 Medlemsregister – database med informasjon om medlemmene som adresse, epostadresse, telefonnummer, medlemskap og rolle for medlemmene
 Strukturering av organisasjonsnivåer – informasjon om hvert lokallag og fylkeslag. Organiseringen er gjerne: Medlem > Lokallag > Fylkeslag
 Kontingentfakturering – faktureringssystem som kan utføre gruppefaktureringer for ulike medlemstyper og i ulike fakturaformater. En slik modul inneholder gjerne funksjonalitet som reskontro og automatiserte purrerutiner.
 Kurs og konferanse – modul for planlegging, publisering, invitasjon, påmelding og oppføling for aktiviteter.
 Min side – medlemssider der organisasjonsnivåene kan kommunisere seg imellom. Medlemmene oppdaterer egen informasjon, melder seg på aktiviteter, ser fakturaer og mottar meldinger fra organisasjonen.
GDPR - håndtering av lovregulerte krav til personvern

Organisasjoner som bruker medlemssystemer 
Medlemssystemer brukes av ideelle, frivillige og kommersielle organisasjoner som har medlemmer. Typiske brukere av et medlemssystem er fagforeninger, pasientorganisasjoner, politiske partier og interesseforeninger. For denne typen organisasjoner er medlemssystemet det mest sentrale IT-verktøyet.

Brukergrupper 
Et medlemssystem brukes av ulike brukergrupper som gjør oppgaver innen ulike funksjonsområder. De typiske brukergruppene er:
 Sentraladministrasjon – medlemsadministrasjon, oppretting av kurs og konferanser, kontingentfakturering og medlemsdialog
 Lokallagsledere – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog
 Tillitsvalgte – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog
 Medlemmer – dialog med organisasjonen, påmelding til aktiviteter og selvbetjent profiloppdatering

Leverandører 
Leverandørene av medlemssystemer differensierer seg mot ulike størrelser og fagområder i organisasjonsmarkedet. Medlemssystemene kan i hovedsak deles inn i tre kategorier: Lokal installasjon, online enkel standard og online tilpasset standard:

Lokal installasjon 
Medlemssystem som er installert på egen PC og passer best for små organisasjoner. 
Fordeler: lav investeringskost og lav eller ingen driftskostnad. 
Ulemper: kun en bruker, ingen logg inn for medlemmene og få funksjoner. Noen av systemene som kan være lokal installasjon er Alphareg og Mamut

Online enkel standard 
Medlemssystem som en leid standard nettjeneste og som passer til små og mellomstore organisasjoner. 
Fordeler: Kort levering, uttestet funksjonalitet og lav pris. 
Ulemper: Begrenset funksjonalitet og små tilpasningsmuligheter. Noen av disse systemene i denne kategorien er Styreportalen.no, Nettregister.no, Styreweb og Regweb.

Online tilpasset standard 
Standard medlemssystem med tilpassede eller egendefinerte moduler som passer for mellomstore og store organisasjoner. 
Fordeler: Uttestet funksjonalitet på basisfunksjonaliteten, tilpasningsmuligheter som understøtter organisasjonens medlemsstrategi, mulighet for egenutviklede funksjoner på tilleggsmoduler. 
Ulemper: I noen tilfeller høyere pris og lengre leveringstid enn «Online enkel standard», men det er stor variasjon både på prismodell og prisnivå hos leverandørene. Noen av disse systemene er Zubarus, Focus.Net, Mysoft og Choo Medlem.

Referanser 

Informasjonssystemer
Programvare