Innkjøp

Innkjøp omfatter aktiviteter i forbindelse med anskaffelse av varer og tjenester fra eksterne kilder. Målet er at varen og tjenesten dekker et behov, og at det kjøpes inn til best mulige betingelser og samtidig tilfredsstiller krav til kvalitet, kvantitet og tilgjengelighet. Bedrifter og offentlige virksomheter gjennomfører sine innkjøp med definerte prosesser for å sikre optimal konkurranse i markedet og for å unngå juks.

Innkjøp er prosessen med å identifisere leverandører av varer og tjenester bedriften trenger, i den hensikt å skaffe seg tilgang til disse nødvendige eksterne ressursene på forretningsmessige, bærekraftige og etiske betingelser. Prosessen er en trinnvis beslutningsmodell, og kan deles opp i forberedende, gjennomførende og oppfølgende tiltak. Mest fokusert i faglitteraturen er arbeidet med forhandlinger og kontrakt. 

Det er mange måter å organisere innkjøp på, avhengig av hvordan virksomheten er innrettet. Bedrifter med produksjon av varer har fokus på kjøp av komponenter og råvarer til produksjonsprosessen, dette er ofte den største kostnadsposten og er derfor planstyrt. Bedrifter som utelukkende selger rådgiving – rene kunnskapstjenester – bruker en mindre del av budsjettet på innkjøp. Når det offentlige skal kjøpe infrastruktur skjer det gjennom prosjekter der eksterne entreprenører utfører arbeidet på vegne av oppdragsgivere. Prosjektinnkjøp skiller seg fra annet innkjøp ved at det er unike oppdrag som vanskelig lar seg standardisere, hvor målet er å skape «varige» verdier. Man setter opp en ny organisasjon for hvert prosjekt og verdiskapingen – og betalingen – skjer over tid. 

Innkjøpsprosesser styres vanligvis gjennom sekvensielle steg der foregående arbeid danner grunnlag for beslutninger for neste steg. Prosessen er egentlig ikke ferdigstilt før garantier er utløpt eller andre avtalte ytelser er levert. Ved gjenkjøp kjøper bedriften samme eller lignende vare fra den tidligere benyttede leverandøren. Større risiko er det å kjøpe en ny vare fra en leverandør man ikke har tidligere erfaring med. 

Det skal foreligge avtaler for alle kjøp, og som regulerer de juridiske og kommersielle betingelsene som er avtalt, og som beskriver de tekniske forutsetningene for leveransen. Det er avtalefrihet mellom bedrifter (B2B) men mange bransjer har funnet det hensiktsmessig å lage kontraktstandarder. Ved å anvende standard kontrakter vil partene (kjøper og selger) kjenne seg igjen og enklere bedømme hvilken risiko kontrakten medfører.

Risiko i kontraktsforhold er knyttet til hendelser som ingen av partene har planlagt for eller ønsket. Et eksempel kan være at entreprenøren som graver ny vannledning for kommunen uforvarende støter på fjell i grunnen, og må sprenge mer enn budsjettert. Dette medfører lengre tid for gjennomføring og økte kostnader. Spørsmålet i slike saker blir som regel hvem som egentlig har ansvar for dette, og som må dekke de ekstra kostnadene. Partenes oppdragsrisiko fremkommer av sammenhengen mellom beskrivelse av oppdraget og valg av prisformat, etter den såkalte pristrekant-modellen.

Referanser 

Handel
Logistikk