Privatarkiv

Privatarkiv blir definert som et arkiv produsert av andre enn offentlige instanser. Selve begrepet omfatter en stor gruppe arkiver som kan være av nokså ulik art, både når det gjelder opphav, omfang og struktur. Vanligvis omfatter begrepet arkiver etter bedrifter, organisasjoner, foreninger og private institusjoner, men det finnes også arkiver etter personer, familier og gårder. I tillegg omfattes samlinger. Mens offentlig sektor er pålagt å bevare arkivene sine etter arkivloven, er arkiv skapt av private aktører vanligvis ikke omfattet av denne loven. Dette har ført til at arkiver etter mange viktige samfunnsaktører har gått tapt.

Ulike typer privatarkiver

Organisasjonsarkiver
Organisasjonsarkiver kan være arkiver etter organisasjoner, foreninger og lag, politiske partier, etc. Organisasjonene kan være nasjonale, regionale, eller lokale. I mange tilfeller har den sentrale organisasjonen lokale organisasjonsledd som er underlagt de sentrale. Lokale og regionale ledd med eget styre, årsmøte og økonomi er vanligvis å anse som selvstendige arkivskapere.

Institusjonsarkiver
En institusjon kan være offentlig eller privat. Private institusjoner har gjerne en samfunnsmessig eller offentlig karakter, og de kan ha ansvar for å utføre oppgaver som vanligvis gjøres av det offentlige. Private skoler, barnehager og aldershjem er eksempler på institusjoner som danner privatarkiv.

Bedriftsarkiver
Bedriftsarkiver brukes som en samlebetegnelse for arkiver etter ulike typer næringsvirksomhet, det vil si arbeidsplasser som har til formål å produsere en eller annen form for vare eller tjeneste. Det kan være alt fra tungindustri, småvarer, eller tjenester. Aktører med bevart historisk arkiv kan spenne fra de store handels- eller produksjonsbedrifter til for eksempel arkitektarkiver og småbedrifter. 

Arkivene varierer veldig i innhold og størrelse. De kan bestå av alt fra en enkelt kundeprotokoll til arkiver på flere hundre hyllemeter med korrespondanse, regnskap og materiale som er særskilte for den enkelte bedrifts virksomhet. 

Arkiver etter statsforetak og andre statlig eller kommunalt eide selskaper som ikke er forvaltningsbedrifter, regnes som bedriftsarkiver. Et gårdsarkiv som er mer enn løsrevne enkeltdokumenter, kan også regnes som et bedriftsarkiv.

Arkivene er som regel registrert under arkivskaperens navn. I perioder med store strukturendringer i næringslivet blir bedrifter kjøpt, solgt eller fusjonert, og det kan være lett å miste det enkelte bedriftsarkiv av syne. Stort sett er regelen at en bedrift med eget styre og eget regnskap danner sitt eget arkiv, selv om den er et datterselskap av en annen bedrift. Bedriftens navn kan også ha endret seg gjennom tidene, og det er en fordel å kjenne til alternative historiske navn ved søk i arkivene.

Opplysninger om den enkelte bedrift kan finnes både i bedriftens egne arkiver og i andre kilder. For eksempel hos bedriftens kunder og leverandører, bransjeorganisasjoner, fagorganisasjoner eller bransjeorganisasjoner der bedriften har hatt medlemskap, samt i en rekke offentlige arkiver som for eksempel Fabrikktilsyn og Firmaregister. Man kan også finne opplysninger i Handelsregistre ved Statsarkivene og i Brønnøysundregisteret etter 1944.

Ordningsgraden for bedriftsarkivene kan variere. I mange tilfeller har bedriftenes arkiver hatt god ordning og oppbevaring. Dersom arkivet er komplett vil det kunne inneholde protokoller fra generalforsamlinger og styre, i tillegg til møtebøker, kopibøker, postjournaler og korrespondanse. En vil også kunne finne materiale vedrørende bedriftens produksjonsprosesser, regnskap, reklamemateriale, og vareprøver. I mange tilfeller vil man også finne tegninger, foto og interne meldingsblader.

I andre tilfeller er arkivene preget både av dårlige oppbevaringsforhold og manglende ordning. I flere tilfeller har arkiver etter aktører med stor samfunnsbetydning kommet til arkivinstitusjonen gjennom regulære redningsoperasjoner. I disse tilfellene kan arkivet se nokså kaotisk ut, og er vanskelig å finne fram i. Slike arkiver er svært ressurskrevende, og det kan ofte være vanskelig å finne midler til å rydde opp i disse arkivene, og gjøre dem mer tilgjengelige.

Personarkiver
Med personarkiver, mener vi arkiver etter enkeltpersoner eller familier. De fleste stammer fra personer eller familier med en viss posisjon i samfunnet. Det kan være personer med offentlige eller private verv, som har arkiver som ofte kan være til dels omfattende, med korrespondanse, sakarkiv og andre særskilte typer arkivmateriale. Det finnes også bevart arkiv etter mer alminnelige mennesker. Arkiv etter disse er som oftest av mindre omfang, og er ikke skapt gjennom en bevisst og systematisk arkivdanningsprosess. De kan omfatte vidt forskjellige typer materiale knyttet til arkivskapers interesse eller arbeidsfelt, men også personlige dokumenter som private brev, brevveksling mellom flere personer, dagbøker, foto, regnskap etc.

Utvalgsarkiver
Et utvalg kan være offentlig eller privat. Et utvalg som har sin egen sekretariatsfunksjon, betraktes som selvstendig arkivskaper.

Gråsonearkiver
Enkelte virksomheter befinner seg i grenselandet mellom det private og det offentlige. Det kan enkelte ganger være vanskelig å definere om arkivet kommer under offentlig lovgivning med avleveringsplikt, eller ikke. Grensene kan også være uklare for arkivskaperen selv. Ofte kan materialet være av blandet karakter, for eksempel i arkiver etter personer som har hatt offentlige verv.

Gråsonearkiver kan også være virksomheter som har gått over fra å være offentlige til privat, eller omvendt. Kanskje flere ganger. Skal man beholde slike arkiver samlet i ettertid, må man ta en avgjørelse om man vil behandle dem som offentlige eller private, og institusjonene selv må få avklart om de skal pålegges å følge arkivloven eller ikke.

Samlinger
Begrepet samling kan beskrive en type arkiver som ikke har oppstått gjennom noen egentlig arkivdanningsprosess. En samling kan være resultat av arkivskaperens interesse for et spesielt tema, og kan da bestå av dokumenter (fotografier, kart, tegninger og annet) som enten er kopiert eller fjernet fra de arkivene som de opprinnelig har tilhørt. Et slekts- eller familiearkiv består som regel av materiale etter mange arkivskapere som er holdt samlet gjennom flere generasjoner, og kan derfor regnes som en samling.

Arkivinstitusjonenes rolle
Et arkiv er en viktig primærkilde til et samfunns historie, og kildene fra privatarkivene er avgjørende for å få et bredt og representativt kildemateriale til beskrivelse av denne historien.

En rekke institusjoner arbeider for å sikre og bevare privatarkiver, for eksempel arkivinstitusjoner, museer og biblioteker. I tillegg til å oppbevare arkiver fra virksomheter som er avviklet, kan institusjonen bevare historiske arkiv etter høyst levende virksomheter.

Arkivinstitusjonenes rolle og oppgaver har primært vært knyttet til  de offentlige arkivene fra stat, fylkeskommune og kommune. Men ifølge arkivloven har disse også en forpliktelse overfor privatarkiver med betydning for landets historie og nasjonale selvforståelse. Riksarkivaren har utarbeidet retningslinjer for dette arbeidet.

Arkiv etter private aktører kan være omfattet av ulike begrensninger og klausuler når det gjelder innsyn. Man kan finne materiale omfattet av både personvernloven, åndsverksloven, og egne klausuler knyttet til bedriftshemmeligheter.

Kilder
 Arkivverkets omtale av privatarkiv

Eksterne lenker
 Arkivforbundet
 Opplandsarkivet
 Stiftelsen Lokalhistorisk arkiv i Bergen
 Bedrifter - oppslagsverket oVe, artikkel av  Terje Haram, Bergen Byarkiv.
 Personarkiver - oppslagsverket oVe, artikkel av Arne Skivenes, Bergen Byarkiv.
 Privatarkiver - oppslagsverket oVe, artikkel av Arne Skivenes, Bergen Byarkiv.
 Arkivloven
 Samdok om privatarkiv 
Arkiver