खातेवही

खातेवही म्हणजे एखादी व्यक्ती, संपत्ती, उत्पन्न किंवा खर्च या संबंधातील व्यवहारांचा एकत्रित गोषवारा देणारे पुस्तक होय. खातेवहीत प्रत्येक व्यक्ती, संपत्ती किंवा उत्पन्न खर्च या साठी एकेक खाते बनवले जाते. या खात्यांमध्ये नोंदी करण्यासाठी रोजकीर्द तसेच इतर सहाय्यक पुस्तकावरून नोंद केली जाते. म्हणजेच खातेवही हे त्या मानाने दुय्यम पुस्तक आहे. माझे बँकेत खाते आहे असे माणूस जेव्हा म्हणतो त्याचा अर्थ माणसाचे आणि बँकेचे काय आर्थिक व्यवहार आहेत याची नोंद बँक माणसाच्या नावाच्या व्यक्तिगत खात्यामध्ये करते असा होतो.

आवश्यकता 

खातेवहीची गरज खालील कारणामुळे भासते.

१. वर्गीकृत माहितीची गरज भागवणे. म्हणजे खर्च किती झाला याचा एकाच आकडा कळण्यापेक्षा तो कुठल्या कुठल्या कारणासाठी झाला हे समजणे व्यवस्थापनासाठी आवश्यक असते. किंवा एकूण येणे रक्कम किती आहे या पेक्षा आपले सर्वात मोठे पाच ऋणको कोण आहेत हे समजणे अधिक उपयुक्त आहे. ही  माहिती खातेवही मुळे मिळू शकते.

२. व्यावसायिक निर्णय घेण्यासाठी खातेवही उपयुक्त ठरते. कुठले खातेदार फायदेशीर आहेत किंवा वारंवार व्यवहार करतात, खर्च कुठल्या कालावधी मध्ये कसा केला जातो इत्यादी माहिती मिळताच व्यवस्थापन अनेक प्रकारचे निर्णय घेऊ शकते.

३. महत्त्वाची आर्थिक विवरणे बनवणे.  तेरीज पत्रक ( English : Trial Balance) , नफा तोटा पत्रक आणि ताळेबंद तयार करताना खातेवही वापरली जाते

४. लेखाकर्म करण्यासाठी आवश्यक. पुस्तपालन म्हणजे व्यवहारांची प्राथमिक नोंद पण तिला लेखाकर्माचे स्वरूप देण्यासाठी खातेवही आवश्यक ठरते. हो डरते सोवरूप नही है फाई से को ही आय है पुस्तपालक असे मानतात

स्वरूप

आधुनिक काळात खातेवही संगणकावर विविध आज्ञावलीच्या सहायाने राखली जाते. अजूनही काही व्यापारी बांधीव पुस्तकांची खातेवही वापरतात. अशा वहीत अनेक पाने असतात व प्रत्येक पानावर एक खाते उघडले जाते. प्रत्येक पानास एक पृष्ठांक दिला जातो. यालाच खाते पान क्रमांक  (English:- Ledger Folio) असेही  संबोधले जाते. खातेवहीच्या प्रारंभीच्या पानावर खात्यांच्या आद्याक्षरानुसार बनवलेली अनुक्रमणिका असते. प्रत्येक खात्यासमोर खाते पान क्रमांक लिहिलेला असतो.

खातेवही मध्ये खाती दोन प्रकारे ठेवली जातात.

इंग्रजीतील टी या अक्षराप्रमाणे नमुना 

                                        मेसर्स अ ब क यांच्या पुस्तकात

विवरण पत्रानुसार नमुना 

संगणकावर आधारित लेखांकनात मध्ये विवरण पत्रानुसार खाते लिहिले जाते.

खतावणी / खातेनोंद म्हणजे काय ? पद्धत 

व्यवहाराची प्राथमिक नोंद रोजकीर्द किंवा सहाय्यक पुस्तकात झाल्यावर संबंधित खात्याच्या पानावर खातेवही मध्ये नोंद करणे म्हणजे खतावणी अथवा खातेनोंद होय.

 जे खाते नावे होणार आहे त्या खात्याच्या नावे बाजूवर (डाव्या बाजूवर ) जमा होणाऱ्या खात्याचे नाव लिहावे. थोडक्यात हे खाते नावे झाले तर जमा कुठले खाते झाले ते सहज कळते.
 रोजकीर्द नोंदी मध्ये जे खाते जमा होणार असेल त्या खात्याच्या जमा बाजूवर ( उजव्या बाजूवर) नावे होणाऱ्या खात्याचे नाव लिहावे.
 संबंधित खात्यासमोर व्यवहाराची रक्कम लिहावी.
 व्यवहाराचे स्पष्टीकरण खातेवहीत देण्याची आवश्यकता नसते कारण हे मूळ नोंदीचे (रोजकीर्दी प्रमाणे ) पुस्तक नाही.

सहायक पुस्तकावरून 
 रोख पुस्तकावरून खातेवहीत नोंद करताना पुनः रोख खाते बनवण्याची आवश्यकता नाही कारण रोख पुस्तकातील रोख रकमेचा स्तंभ हाच रोख खाते दर्शवतो.
 खरेदी पुस्तकावरून नोंद करताना प्रत्येक पुरवठादाराचे एक खाते बनवले जाते.व्यापाऱ्याने पाठवलेल्या मालाची रक्कम खात्यावर नोंदवली जाते. तपशिलामध्ये खरेदी खाते एवढाच तपशील भरला जातो. खरेदी पुस्तकातील रकमेचा स्तंभ हाच खरेदी खाते दर्शवतो.
 खरेदी परत पुस्तकामधे पुरवठादारास परत केलेल्या मालाची नोंद केलेली असते. म्हणजे आपली तेवढी देयता कमी होते. सदर व्यापाऱ्याच्या खात्यावर नोंद करताना ती नावे बाजूस 'खरेदी परत खाते' अशा उल्लेखाने करावी लागते.
 ज्या व्यापाऱ्यांना विक्री केली जाते त्यांच्या कडून पैसे येणे असतात म्हणजेच त्या व्यापाऱ्याच्या खात्यावर विक्रीची रक्कम नावे बाजूस लिहिली जाते. विक्री पुस्तकाची एकूण बेरीज ही विक्री खात्याच्या जमा बाजूस लिहिली जाते.
 विक्री परत पुस्तकात ग्राहकांनी परत केल्लेल्या मालाची नोंद असते म्हणजेच ग्राहकांची देयता कमी होते. थोडक्यात ग्राहकाचे खाते, विक्री परत रकमेमुळे, जमा केले जाते. तसेच विक्री परत पुस्तकाची रक्कम ही विक्री परत खात्याच्या नावे केली जाते.

खात्यांचे संतुलन

आर्थिक वर्षाच्या शेवटी खातेवाहीतील खात्यांचे संतुलन करण्यात येते. द्विनोंदी पद्धतीनुसार प्रत्येक व्यवहाराचे दोन परिणाम असतात. म्हणजेच विविध खात्यावर जमा रक्कम ही इतर खात्यावरील नावे रकमे इतकीच हवी. हे अंक गणितीय शोधण्यासाठी खात्याच्या दोन्ही बाजूच्या बेरजा करतात.

जर खात्यावरील नावे रक्कम जास्ती असेल तर फरकाला नावे शिल्लक असे म्हणतात. फरकाची ही रक्कम  जमा बाजूच्या तपशिलात 'शिल्लक पुढे नेली ' असा शेरा देऊन पुढील वर्षी नावे बाजूस लिहिली जाते.

जर खात्यावरील जमा रक्कम जास्ती असेल तर फरकाला जमा शिल्लक असे म्हणतात . फरकाची ही रक्कम नावे बाजूच्या तपशीलात 'शिल्लक पुढे नेली ' असा शेरा मारून पुढील वर्षी जमा बाजूस दाखवली जाते.

संदर्भ 

वाणिज्य
बँकिंग