Pos tercatat

Pos tercatat adalah sebuah layanan pos yang ditawarkan oleh jawatan pos di sejumlah negara. Layanan ini memungkinkan pengirim mendapatkan bukti pengiriman berupa resi, dan pengirim juga dapat menerima pemberitahuan secara elektronik apabila kirimannya sudah terkirim atau sudah coba dikirim. Tergantung pada negaranya, layanan tambahan juga dapat tersedia, seperti:
 sebuah riwayat serah terima, sehingga kiriman dapat dilacak keberadaannya, terkadang juga dilengkapi dengan asuransi untuk mengantisipasi kerusakan kiriman;
resi balasan, yang berupa kartu pos atau notifikasi elektronik untuk menginformasikan tanggal penerimaan dan tanda tangan penerima;
pengiriman terbatas, yang memastikan bahwa hanya orang tertentu atau kuasanya, yang dapat menerima suatu kiriman.
Nama layanan ini dapat bervariasi di tiap negara, dan jawatan pos di sejumlah negara juga menawarkan lebih dari satu tingkat layanan dengan nama yang berbeda (seperti "pos tersertifikasi" dan "pos tercatat" di Amerika Serikat).

Latar belakang
Secara tradisional, pos tercatat adalah sebuah proses manual yang kemudian menghadirkan berbagai macam tanda pos, seperti stempel tangan dan penggunaan label pencatatan. Sejumlah negara pun merilis benda pos dan prangko khusus untuk pos tercatat. Layanan serupa pada saat itu dikenal dengan nama Money Letter. Kini, proses pencatatan kiriman telah dikomputerisasi dengan menggunakan label pencatatan kode batang, menggantikan label analog tradisional yang hanya mencantumkan nomor seri.

Secara umum, biaya pengiriman pos tercatat sama dengan surat biasa, hanya saja ditambah dengan biaya pencatatan. Setelah membayar, pengirim akan menerima resi yang biasanya memuat label pencatatan. Sembari surat dikirimkan dari satu kantor pos ke kantor pos lain dan melalui sentral pengolahan pos, surat ini harus dicatat pada sebuah buku besar. Proses ini selesai saat surat berhasil diantar dan penerima menandatangani bukti pengantarannya. Dengan adanya komputerisasi dan teknologi kode batang, sebagian besar proses pencatatan yang sebelumnya harus dilakukan secara manual, kini dapat dilakukan secara elektronik, sehingga pengirim dan calon penerimanya juga dapat melacak keberadaan kirimannya melalui internet. Sejumlah jawatan pos pun menyediakan fitur pelacakan pos tercatat di situs webnya.

Secara internasional, pengiriman surat tercatat memerlukan label dengan nomor referensi sepanjang 13 digit dan kode batangnya. Dua huruf pertama menandakan pencatatan (biasanya "RR") sementara dua huruf terakhir menandakan lokasi pengiriman. Contohnya RR913282511SG menandakan pos tercatat yang dikirim dari Singapura, RB5584847749CN menandakan pos tercatat yang dikirim dari Tiongkok, dan RR123456785KR menandakan pos tercatat yang dikirim dari Korea.

Sejarah

Bentuk paling awal dari sistem pencatatan surat dapat ditemukan pada bulan Juli 1556, selama kepemimpinan Mary Tudor, dari Inggris. Pada saat itu "the poste between this and the Northe should eche of them keepe a booke and entrye of every letter that he shall receive, the tyme of the deliverie thereof unto his hands with the parties names that shall bring it unto him, whose handes he shall also take to his booke, witnessing the same note to be trewe." Pencatatan surat pada saat itu dimaksudkan untuk menjaga keamanan kerajaan, bukan untuk keamanan surat itu sendiri. Pada tahun 1603, Perintah Dewan mewajibkan semua surat yang dikirim harus dicatat. Sistem ini pun sangat mirip dengan sistem pencatatan surat yang ada saat ini, walaupun pada saat itu, semua surat yang dikirim lewat pos harus dicatat, tanpa ada opsi lain.

London Penny Post juga mencatat semua rincian surat yang diterima, namun tidak seperti General Post Office, London Penny Post memberikan kompensasi terhadap kerusakan kiriman.

Pencatatan surat yang ada hingga saat ini pertama kali diperkenalkan pada tahun 1841 di Britania Raya. Surat harus dibungkus dengan kertas besar berwarna hijau. Surat tersebut lalu dialamatkan ke kantor pos yang paling dekat dengan alamat penerima. Kertas hijau ini kemudian digunakan sebagai resi dan dikembalikan ke kantor pos pengirim setelah kiriman berhasil diantar. Pada tanggal 1 Juli 1858, kertas hijau digantikan dengan pita sutra berwarna hijau dan kemudian diganti dengan pita linen berwarna hijau. Pada tahun 1870, pita digantikan dengan senar berwarna hijau. Pada peluncuran amplop pencatatan pada tahun 1878, senar digantikan dengan cetakan garis berwarna biru. Cetakan garis berwarna biru tersebut masih digunakan hingga saat ini.

Menurut negara

Kanada

Layanan Pos Tercatat dari Canada Post menyediakan resi bagi pengirim, dan setelah kiriman berhasil diterima, pengirim akan mendapatkan salinan tanggal penerimaan dan tanda tangan dari penerima. Kiriman Tercatat dapat berupa surat, dokumen, barang berharga, literatur untuk tunanetra, namun tidak dapat berupa parsel.

Israel

Layanan Kiriman Tercatat dari Israel Post menyediakan resi bagi pengirim, dan setelah kiriman berhasil diterima, penerimanya harus menandatangani bukti penerimaan. Pengirim dapat melacak kiriman tersebut hingga berhasil dikirim. Sebuah konfirmasi pengiriman juga dapat dikirim ke pengirim dengan membayar biaya tambahan. Kiriman Tercatat dapat berupa surat, kartu pos, dan cetakan.

Pada tanggal 25 November 2015, sebuah amandemen terhadap Undang-Undang Pos mewajibkan para pengirim mencantumkan namanya pada tiap kiriman yang ia kirim lewat pos tercatat. Menurut berita, penolakan terhadap amandemen ini salah satunya berasal dari Administrasi Pengadilan yang mengirim sebagian besar suratnya lewat pos tercatat, karena apabila nama pengirim harus dicantumkan, maka dikhawatirkan pengirim tidak mau menerima surat tersebut, sehingga dapat memperlambat proses persidangan.

Swedia
Kiriman yang dikirim lewat layanan Pos Tercatat dari PostNord, hanya dapat diserahkan setelah penerimanya menunjukkan dokumen identitas atau BankID dan nomor dari dokumen identitas tersebut dicatat. Surat juga dapat dijemput oleh kurir, jika pengirim menyertakan nomor identitasnya dan nomor identitas penerima, atau apabila calon penerima telah memverifikasi identitasnya di aplikasi melalui BankID dan mengirimkan kode batang yang ia dapat kepada kurir. Semua Pos Tercatat dapat dilacak di lebih dari 30 negara melalui situs web dan aplikasi milik PostNord. Semua Pos Tercatat domestik diasuransikan hingga 10.000 SEK. Sementara Pos Tercatat internasional diasuransikan hingga 2.000 SEK atau 10.000 SEK.

Ada juga layanan tambahan yang disebut Pengiriman Pribadi, di mana hanya penerima yang dapat menerima surat tersebut, tidak boleh diwakilkan oleh orang lain. Layanan tambahan lain adalah Pemberitahuan Pengiriman, di mana formulir yang ditandatangani oleh penerima akan dikirim kembali ke pengirim.

Pos Tercatat akan dikirim ke salah satu titik layanan PostNord, yang kerap berupa toko grosir, di mana identitas penerima dan kurirnya dapat diverifikasi dan dicatat sebelum kiriman diserahkan.

Sejak musim gugur tahun 2017, Postnord tidak lagi mewajibkan tanda tangan untuk pengiriman pos tercatat dari China Post. Pos tercatat dari China Post hanya menyediakan informasi mengenai status pengirimannya, dan tidak memerlukan bukti apakah penerima benar-benar telah menerima kiriman tersebut.

Britania Raya
Sejak tahun 1998, layanan Pengiriman Khusus merupakan satu-satunya layanan tercatat yang ditawarkan oleh Royal Mail, setelah layanan Pos Tercatat dihentikan.

Amerika Serikat

United States Postal Service menawarkan dua layanan berbeda, yakni  Pos Tersertifikasi dan
Pos Tercatat.

Pos tersertifikasi

Pos tersertifikasi memungkinkan pengirimnya mendapatkan resi sebagai bukti pengiriman, dan menerima verifikasi secara elektronik apabila kiriman telah berhasil diterima atau setidaknya telah dicoba untuk dikirim ke alamat yang dituju. Sejumlah informasi konfirmasi pengiriman dan transit juga dapat disediakan, namun tidak ada riwayat serah terima. Pos tersertifikasi hanya tersedia untuk surat Pos Prioritas dan Pos Kelas Satu yang dikirim di dalam Amerika Serikat dan wilayahnya (termasuk APO dan FPO). Tiap kiriman pos tersertifikasi diberi nomor label unik.

Pos tersertifikasi di Amerika Serikat dimulai pada tahun 1955 berkat ide dari Asisten Kepala USPS, Joseph Cooper. Layanan pos tersertifikasi juga dapat digunakan untuk mengirim informasi terklasifikasi dari Pemerintah Amerika Serikat hingga tingkat Confidential. Pos tersertifikasi dapat digunakan karena berbagai alasan, tidak hanya karena pentingnya kiriman tersebut. Layanan ini juga dapat digunakan oleh siapapun yang ingin memberikan resi ke penerimanya sebagai bukti pengiriman. Nomor unik yang tercantum pada resi pun dapat digunakan untuk melacak keberadaan dari kiriman tersebut melalui sistem daring di usps.com.

Dengan membayar biaya tambahan, pos tersertifikasi juga dapat mengirimkan bukti penerimaan kepada pengirim, untuk memberitahu bahwa kiriman benar-benar telah terkirim. Bukti penerimaan tersebut berupa kertas seukuran kartu pos berwarna hijau. Saat ini, USPS mengirimkan bukti penerimaan secara elektronik. Saat kiriman telah diterima oleh alamat yang dituju, kurir akan memfoto tanda tangan dari penerima dan menyimpannya secara elektronik.

Pos tercatat
Layanan pos tercatat ditawarkan oleh United States Postal Service sebagai layanan tambahan untuk pengiriman Kelas Satu atau Kiriman Prioritas. Pos Tercatat menyediakan keamanan menyeluruh dengan menggunakan peti kemas terkunci. Riwayat serah terima untuk Pos Tercatat juga tersedia, namun tidak disediakan untuk pengirim, kecuali pengirim mengajukan sebuah klaim.

Di Amerika Serikat, pos tercatat dapat digunakan untuk mengirim barang terklasifikasi hingga tingkat Rahasia.

Rusia 

Di Rusia, kiriman tercatat dapat dikirim oleh sejumlah jawatan pos. Jawatan pos akan memberi pengirim pos tercatat sebuah nomor pelacakan, yang sekaligus menjadi bukti apabila kiriman tersebut telah sampai ke penerimanya atau belum. Jawatan pos besar di Rusia juga menyediakan layanan pemberitahuan penerimaan.

Galeri

Referensi
Catatan

Bibliografi

Bacaan lebih lanjut

Holyoake, Alan. (2012) Great Britain secured delivery of mail 1450-1862. The Great Britain Philatelic Society.

Pos