Kolaborasi awan

Kolaborasi awan adalah cara berbagi dan mengarang file komputer bersama melalui penggunaan komputasi awan, tempat dokumen diunggah ke "awan" pusat untuk penyimpanan, di mana mereka kemudian dapat diakses oleh orang lain.
Teknologi kolaborasi cloud (awan) memungkinkan pengguna untuk mengunggah, berkomentar, dan berkolaborasi dalam dokumen dan bahkan mengubah dokumen itu sendiri, mengembangkan dokumen. Bisnis dalam beberapa tahun terakhir semakin sering beralih menggunakan kolaborasi cloud.

Ikhtisar 
Cloud (awan) computing adalah istilah pemasaran untuk teknologi yang menyediakan perangkat lunak, akses data, dan penyimpanan data komputer layanan penyimpanan yang tidak memerlukan pengetahuan pengguna akhir dari lokasi fisik dan konfigurasi sistem yang memberikan layanan. sesuai dengan konsep tersebut dapat di ambil contoh sehari-hari dengan jaringan listrik, di mana pengguna akhir mengkonsumsi daya tanpa perlu memahami perangkat komponen atau infrastruktur yang diperlukan untuk memanfaatkan teknologi.
Kolaborasi mengacu pada kemampuan pekerja untuk bekerja bersama secara bersamaan pada tugas tertentu. Kolaborasi dokumen dapat diselesaikan secara langsung. Namun, kolaborasi ini telah menjadi lebih kompleks, dengan kebutuhan untuk bekerja sama dengan orang-orang di seluruh dunia secara real time pada berbagai jenis dokumen yang berbeda, menggunakan perangkat yang berbeda. Menurut sebuah laporan tahun 2003 memuat lima alasan mengapa para pekerja sulit untuk berkolaborasi lebih banyak. Ini adalah:
 Orang-orang menolak berbagi pengetahuan mereka.
 Masalah keamanan
 Pengguna paling nyaman menggunakan E-mail sebagai alat kolaborasi elektronik utama mereka.
 Orang tidak memiliki insentif untuk mengubah pola perilaku mereka.
 Tim yang dipilih untuk menggunakan perangkat lunak tidak memiliki pemimpin tim yang kuat yang mendorong kolaborasi lebih banyak.
 Manajemen senior tidak terlibat aktif dalam atau tidak mendukung inisiatif kolaborasi tim.
Akibatnya, banyak penyedia menciptakan alat kolaborasi cloud (awan). Ini termasuk integrasi peringatan E-mail ke dalam perangkat lunak kolaborasi dan kemampuan untuk melihat siapa yang melihat dokumen kapan saja. Semua alat yang dibutuhkan tim dapat dimasukkan ke dalam satu perangkat lunak sehingga pekerja tidak lagi harus mengandalkan E-mail.
Sebelum berbagi file cloud dan perangkat lunak kolaborasi, sebagian besar kolaborasi terbatas pada metode yang lebih primitif dan kurang efektif seperti email, FTP dan lain-lain. Ini tidak bekerja dengan baik 

Langkah awal menuju Cloud Computing dibuat oleh Amazon Web Services pada tahun 2006, dan mulai menawarkan layanan infrastruktur TI untuk bisnis dalam bentuk layanan web. Cloud Computing baru mulai terkenal pada tahun 2007 ketika Google memutuskan untuk memindahkan sebagian dari layanan emailnya ke Cloud publik. Tidak lama sebelumnya IBM dan Microsoft mengikuti masing-masing dengan LotusLive dan Produktivitas Bisnis Online Suite Standar (BPOS). Dengan peningkatan layanan Cloud Computing, kolaborasi cloud mampu berevolusi. Sejak 2007, banyak perusahaan memasuki industri yang menawarkan banyak fitur.

Banyak analisis yang menjelaskan peningkatan kolaborasi cloud dengan menunjukkan peningkatan penggunaan oleh para pekerja situs web dan alat online yang tidak resmi untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini termasuk penggunaan pesan instan dan jejaring sosial. Dalam survei yang dilakukan pada awal tahun 2011, sebnyak 22% pekerja mengaku telah menggunakan satu atau beberapa situs web non-resmi eksternal ini. Paket kolaborasi cloud menyediakan kemampuan untuk berkolaborasi dalam dokumen bersama secara real time, membuat penggunaan non-resmi instant messaging berlebihan. Manajer TI sekarang dapat mengatur kolaborasi berbasis internet dengan baik dengan sistem yang dibuat khusus untuk kantor.

Kolaborasi cloud telah menjadi semakin penting bagi departemen TI karena tenaga kerja menjadi lebih mobile dan sekarang membutuhkan akses ke dokumen penting di mana pun mereka berada, apakah ini melalui peramban internet, atau melalui teknologi yang lebih baru seperti ponsel cerdas dan perangkat komputer tablet.

Industri teknologi melihat beberapa perubahan paradigma besar:

 Era komputasi mainframe memungkinkan pertumbuhan bisnis untuk tidak terpengaruh oleh jumlah karyawan yang diperlukan untuk memproses transaksi secara manual.
 Era komputasi personal memberdayakan pengguna bisnis untuk menjalankan bisnis mereka berdasarkan data dan aplikasi individu di PC mereka.
 Satu waktu komputasi jaringan membentuk tingkat transparansi informasi yang belum pernah terjadi sebelumnya di berbagai kelompok di dalam perusahaan dan tingkat pertukaran data antar perusahaan yang luar biasa.

Masing-masing revolusi membawa skala ekonomi baru. Biaya per transaksi, biaya mengotomatisasi proses kantor dan desktop, dan akhirnya biaya bandwidth jaringan turun dengan cepat dan memungkinkan pengguna bisnis untuk menerapkan solusi TIK secara lebih luas untuk menciptakan nilai bisnis. Sebagian besar analis (Forrester, Gartner, dll.) Percaya bahwa komputasi awan akan membantu melepaskan gelombang inovasi bisnis berteknologi canggih berikutnya.

Selama era mainframe, klien / server awalnya dilihat sebagai teknologi "mainan", tidak layak sebagai pengganti mainframe. Namun, seiring waktu teknologi client / server menemukan jalannya ke dalam perusahaan. Demikian pula, ketika teknologi virtualisasi pertama kali diusulkan, kekhawatiran kompatibilitas aplikasi dan potensi vendor lock-in disebut sebagai hambatan untuk adopsi. Namun ekonomi yang mendasari penghematan 20%-30% persen memaksa CIO untuk mengatasi masalah ini, dan adopsi dengan cepat dipercepat.

Perkembangan terbaru 
Alat kolaborasi cloud awal cukup mendasar dengan fitur terbatas. Paket baru jauh lebih berpusat pada dokumen dalam pendekatan mereka untuk kolaborasi. Alat yang lebih canggih memungkinkan pengguna untuk "menandai" area tertentu dari sebuah dokumen untuk komentar yang dikirimkan secara real time kepada mereka yang melihat dokumen. Dalam beberapa kasus, perangkat lunak kolaborasi bahkan dapat diintegrasikan ke dalam Microsoft Office, atau izinkan pengguna untuk mengatur konferensi video.
Lebih jauh lagi, tren saat ini adalah bagi perusahaan untuk menggunakan alat perangkat lunak tunggal untuk menyelesaikan semua kebutuhan kolaborasi mereka, daripada harus mengandalkan beberapa teknik yang berbeda. Penyedia kolaborasi cloud tunggal kini menggantikan jalinan rumit dari instant messenger, email dan FTP.

Kolaborasi awan saat ini dipromosikan sebagai alat untuk kolaborasi secara internal antara departemen yang berbeda dalam perusahaan, tetapi juga secara eksternal sebagai sarana untuk berbagi dokumen dengan klien akhir sebagai menerima umpan balik. Ini menjadikan cloud computing sebagai alat yang sangat serbaguna untuk perusahaan dengan banyak aplikasi yang berbeda dalam lingkungan bisnis.

Alat kolaborasi cloud terbaik:

 Gunakan fitur komentar dan perpesanan real-time untuk meningkatkan kecepatan pengiriman proyek
 Indikator kehadiran Jarak simpan (Leve rage) untuk mengidentifikasi ketika orang lain aktif pada dokumen yang dimiliki oleh orang lain
 Izinkan pengguna untuk mengatur izin dan mengelola profil aktivitas pengguna lain
 Memungkinkan pengguna untuk mengatur umpan aktivitas pribadi dan profil peringatan email untuk terus mengikuti aktivitas terbaru per file atau pengguna
 Memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dan berbagi file dengan pengguna di luar perusahaan firewall
 Mematuhi keamanan perusahaan dan kerangka kepatuhan
 Pastikan auditabilitas penuh file dan dokumen yang dibagikan di dalam dan di luar organisasi
 Mengurangi Putaran kerja (work rounds ) untuk berbagi dan kolaborasi pada file besar

Sebuah laporan 2011 oleh Gartner menguraikan model lima tahap tentang kematangan perusahaan ketika datang ke penggunaan alat kolaborasi cloud. Perusahaan pada tahap pertama dikatakan "reaktif", dengan hanya email sebagai platform kolaborasi dan budaya yang menolak berbagi informasi. Perusahaan dalam tahap kelima disebut "merembes", dan memiliki akses universal ke perangkat kolaborasi yang kaya dan budaya kolaboratif yang kuat. Artikel ini menyatakan bahwa kebanyakan perusahaan berada pada tahap kedua, tetapi karena kolaborasi cloud menjadi lebih penting, sebagian besar analis berharap untuk melihat sebagian besar perusahaan bergerak naik dalam model.

Catatan kaki 

Teknologi informasi