Groupware

Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya".

Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalender bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Gambaran Umum 

Perangkat lunak kolaboratif merupakan konsep yang luas yang sangat tumpang tindih dengan konsep Computer-supported cooperative work (CSCW). Beberapa penulis berpendapat keduanya merupakan hal yang sama. Menurut Carstensen dan Schmidt (1999) groupware merupakan bagian dari CSCW. Para peneliti menilai bahwa CSCW dan groupware membahas tentang "bagaimana aktivitas-aktivitas yang saling berkolaborasi dan koordinasi antar akvitivas tersebut dapat didukung dengan menggunaan sistem komputer". Produk perangkat lunak seperti surel, kalender, percakapan teks, wiki dan kegiatan bookmarking masuk dalam kategori ini, ketika digunakan untuk kerja kelompok, sementara itu istilah yang lebih umum berlaku untuk sistem yang digunakan di luar tempat kerja, contohnya, layanan kencan online dan jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan Friendster. Diusulkan bahwa hukum Metcalfe - semakin banyak orang yang menggunakan sesuatu, semakin berharga barang tersebut - berlaku untuk perangkat lunak jenis ini.

Penggunaan perangkat lunak kolaboratif pada tempat kerja menciptakan suatu lingkungan kerja kolaboratif (CWE). CWE atau collaborative working environment mendukung orang-orang baik dalam perkerjaan individu maupun pekerjaan mereka yang sifatnya kerja sama, sehingga menghasilkan suatu kelas profesional yang baru, e-profesional, yang dapat bekerja sama tanpa memperhatikan lokasi geografis mereka.

Pada akhirnya, perangkat lunak kolaboratif berkaitan dengan gagasan tentang sistem kerja kolaboratif yang dipahami sebagai segala bentuk organisasi manusia yang muncul kapanpun suatu kolaborasi terjadi, apakah itu dalam bentuk formal maupun informal, disengaja ataupun tidak disengaja. Walaupun groupware atau perangkat lunak kolaboratif berhubungan dengan elemen-elemen teknologi CSCW, sistem-sistem kerja kolaboratif menjadi alat analisis yang berguna untuk memahami variabel perilaku dan organisasi yang berkaitan dengan konsep yang lebih luas dari CSCW.

Groupware 

Perangkat lunak kolaboratif pada awalnya ditetapkan sebagai groupware dan istilah ini dapat muncul sejak 1980-an, ketika Richman dan Slowakia (1987)  menulis:
"Seperti sebuah otot elektronis yang mengikat tim bersama-sama, groupware baru ini bertujuan untuk menempatkan komputer tepat di tengah-tengah komunikasi antara manajer, teknisi, dan siapa saja yang berinteraksi dalam kelompok, merevolusi cara mereka bekerja"</p>

Bahkan lebih jauh lagi, pada tahun 1978 Peter dan Trudy Johnson-Lenz menemukan istilah groupware; di awal 1978 definisi groupware adalah, "proses-proses group yang disengaja ditambah perangkat lunak yang mendukungnya." Kemudian di dalam artikel yang mereka tulis, Peter dan Trudy kemudian menjelaskan groupware sebagai budaya yang dimediasikan dengan "komputer"... perwujudan dari organisasi sosial pada hyperspace.
"Groupware mengintegrasikan sistem manusia yang membantu pengembangan dan sistem alat bantu, tapi dalam satu bentuk yang sederhana.</p>

Di awal 1990-an produk groupware komersial pertama diluncurkan untuk memenuhi janjinya, perusahaan besar seperti Boeing dan IBM mulai menggunakan sistem pertemuan elektronik untuk memanfaatkan di proyek internal utama kampus. Lotus Notes" tampil sebagai contoh kategori produk tersebut, mengizinkan kolaborasi kelompok terpencil ketika Internet masih baru tumbuh. Kirkpatrick and Losee  menulis:
"JIka groupware benar-benar membuat perubahan produktivitas dalam jangka panjang, definisi dari kantor bisa jadi berubah. Anda dapat bekerja secara efisien sebagai seorang anggota dari suatu kelompok dimanapun Anda memiliki komputer. Karena komputer menjadi lebih kecil dan lebih powerful, itu berarti dimana saja.""

Seiring dengan perangkat lunak kolaboratif yang berkembang dan bermigrasi menjadi Internet itu sendiri, perangkat lunak kolaboratif berkontribusi untuk pengembangan dari yang disebut dengan Web 2.0 yang membawa sejumlah fitur kolaboratif yang awalnya dipahami untuk jaringan perusahaan. Perangkat-perangkat ini termasuk fungsi seperti berbagi dokumen (termasuk editing group), kalender kelompok dan instant messaging serta web conferencing diantaranya.

Groupware dan Organisasi 

Penelitian tentang computer-supported collaboration mencakup penelitian tentang perangkat lunak kolaboratif dan fenomena sosial yang berhubungan dengannya. Ada banyak penelitian yang dihasilkan tentang dampak dari groupware dalam organisasi dan isu-isu sosial dan psikologi terkait sejak awal delapan puluhan. Sejak 1984 sebagian besar it sejak awal tahun delapan puluhan. Sejak 1984 sebagian besar pekerjaan ini telah diorganisir dan dikomunikasikan dalam kerangka acara ilmiah khusus - konferensi computer-supported cooperative work - yang dilaksanakan oleh Association for Computing Machinery Special Interest Group in Computer-Human Interaction dua kali setahun. Konferensi CSCW berikutnya akan diselenggarakan di Seattle, Washington pada tahun 2012 dan program serta hasil dari konferensi terakhir pada tahun 2010 dapat dikonsultasikan di sini

Desain & Isu Implementasi 

Kompleksitas pengembangan groupware masih menjadi masalah. Salah satu alasannya adalah dimensi sosio-teknis dari groupware. Desainer groupware tidak hanya harus mengatasi masalah teknis (seperti dalam pengembangan perangkat lunak tradisional) tetapi juga mempertimbangkan proses kelompok sosial yang harus didukung dengan aplikasi groupware. Beberapa contoh masalah dalam pengembangan groupware antara lain:

 Ketekunan dibutuhkan dalam beberapa sesi. Obrolan/chat dan komunikasi suara secara rutin tidak terus menerus dan hilang pada akhir sesi. Ruang virtual dan lemari arsip online dapat bertahan selama beberapa tahun. Desainer dari ruang kolaboratif perlu mempertimbangkan kebutuhan durasi informasi dan menerapkan secara tepat.
 Otentikasi selalu menjadi masalah dengan groupware. Bila koneksi dibuat point-to-point, mulai sejak log-in pendaftaran diberlakukan, jelas siapa saja yang terlibat dalam sesi tersebut. Namun, sesi audio dan sesi tanpa moderator membawa risiko 'lurkers' tak dikenal yang mengamati tapi tidak memperkenalkan diri sendiri atau memberikan kontribusi 
 Sampai saat ini, masalah bandwidth pada lokasi yang tetap penggunaan alat secara penuh masih terbatas. Ini diperparah dengan adanya perangkat bergerak/mobile.
 Beberapa aliran input dan output membawa isu-isu konkurensi pada aplikasi groupware.
 Isu-isu motivasi adalah penting, terutama dalam pengaturan di mana tidak ada proses kelompok yang telah ditetapkan berada di tempat.
 Terkait erat dengan aspek motivasi adalah pertanyaan tentang hal timbal balik. Ellis dan lain-lain  telah menunjukkan bahwa distribusi usaha dan manfaat harus seimbang secara hati-hati untuk memastikan bahwa semua anggota kelompok yang dipersyaratkan benar-benar berpartisipasi.

Salah satu pendekatan untuk mengatasi masalah ini adalah penggunaan pola desain untuk desain groupware. Pola tersebut mengidentifikasi masalah desain groupware yang terjadi berulang-ulang dan mendiskusikan pilihan desain dengan cara yang semua pihak dapat berpartisipasi dalam proses pembangunan groupware.

Groupware dan Tingkatan Kolaborasi 

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi:

 Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya.
 Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
 Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

Perangkat Komunikasi Elektronik 

Alat komunikasi elektronik mengirimkan pesan, file, data, atau dokumen antara manusia dan karenanya memudahkan berbagi informasi. Contohnya antara lain:
 Konferensi sinkron
 Konferensi asinkron
 Email
 Fax
 Surat suara
 Wiki
 Web penerbitan
 Kontrol revisi

Perangkat Konferensi Elekteronik 
Alat konferensi elektronik memudahkan berbagi informasi, tetapi dalam cara yang lebih interaktif. Contohnya antara lain:
 Forum Internet (juga dikenal sebagai papan pesan (message board) atau papan diskusi (discussion boards)) - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara online
 Online chat - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara real-time
 Instant messaging
 Telephony - telepon memungkinkan pengguna untuk berinteraksi
 Video conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi video dan sinyal audio
 Data conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi papan tulis umum yang setiap pengguna dapat memodifikasi
 Application sharing - pengguna dapat mengakses dokumen bersama atau aplikasi dari komputer masing-masing secara bersamaan di waktu real-time
 Electronic meeting system (EMS) - awalnya alat ini digambarkan sebagai "sistem pertemuan elektronik," dan dibangun menjadi ruang pertemuan. Kamar khusus ini biasanya memiliki proyektor video yang saling terkait dengan banyak PC, namun sistem pertemuan elektronik telah berkembang menjadi berbasis web, kapanpun, sistem tempat apapun yang akan mengakomodasi peserta pertemuan "terdistribusi" yang mungkin tersebar di beberapa lokasi.

Perangkat Manajemen (Koordinasi) Kolaboratif 
Perangkat manajemen kolaboratif memfasilitasi dan mengelola kegiatan kelompok. Contohnya antara lain:
 Kalender elektronik (juga disebut manajemen waktu perangkat lunak) - jadwal acara dan secara otomatis memberitahu dan mengingatkan anggota kelompok
 Sistem manajemen proyek - jadwal, track, dan memetakan langkah-langkah dalam sebuah proyek karena sedang diselesaikan
 Online proofing - berbagi, mereview, menyetujui, dan menolak web proofs, karya seni, foto, atau video antara desainer, pelanggan, dan klien.
 Workflow systems - manajemen kolaboratif tugas dan dokumen dalam proses bisnis berbasis pengetahuan
 Knowledge management systems - mengumpulkan, mengatur, mengelola, dan berbagi berbagai bentuk informasi
 Enterprise bookmarking - mesin bookmark kolaboratif untuk men-tag, mengatur, berbagi, dan mencari data perusahaan
 Prediction markets - membiarkan sekelompok orang bersama-sama memprediksi hasil dari peristiwa masa depan
 Extranet sistem (terkadang juga dikenal sebagai 'extranet project') - mengumpulkan, mengatur, mengelola dan berbagi informasi terkait dengan pengiriman proyek (misalnya: pembangunan gedung)
 Social software system - mengatur hubungan sosial kelompok
 Online spreadsheets - berkolaborasi dan berbagi data terstruktur dan informasi

Aplikasi Gathering

Fungsi ini dapat dimasukkan dalam beberapa wiki dan blog, misalnya  Wetpaint. Terutama meliputi:
 Survei
 Manajemen proyek
 Umpan balik (feedback)
 Pelacakan waktu (time tracking).

Wiki

Bisa berdiri sendiri (seperti MediaWiki), bagian dari suite (seperti TikiWiki) atau berbasis web seperti Wetpaint. Sebuah Wiki mungkin mencakup:
 Alur kerja manajemen
 Blog
 Gambar dan file galeri
 Chatting
 Kalender
 Survei

Lihat pula 
 Collaborative Working Environment
 E-professional
 E-Work
 Computer Supported Cooperative Work
 Daftar Perangkat Lunak Kolaboratif

Referensi

Pranala luar 

 Information and Collaboration Technologies (see Chapter 5): Managing Collective Intelligence, Toward a New Corporate Governance 
 Electronic Information Exchange System (EIES) Legacy 

 
Kolaborasi
Interaksi manusia dan komputer
Perangkat lunak