שיטת השולחן החם

שיטת השולחן החם (באנגלית: Hot Desking) היא שיטת ארגון למשרדים, הכוללת מספר עובדים המשתמשים באותה תחנת עבודה פיזית או משטח עבודה אחד בזמנים שונים. ה"שולחן" מתייחס לשולחן משרדי משותף שחולקים מספר עובדים במשמרות שונות, בשונה ממשרדים סטנדרטיים בהם לכל עובד מוקצה שולחן משלו. המניע העיקרי לשיטת זו הוא הרצון בהפחתת עלויות על ידי חיסכון במקום – לעיתים הוא מגיע עד כדי 30% מהשטח. שיטת השולחן החם זוכים לערך מיוחד בערים בהן מחירי הנדל"ן גבוהים.

שימוש 
השולחן החם נמצא לרוב במקומות עבודה עם לוחות זמנים גמישים לעובדים, כשלא כל העובדים נמצאים במשרד באותו זמן או חולקים לוחות זמנים משותפים. עובדים במקומות אלה משתמשים במשרדים מדי פעם בלבד או לפרקי זמן קצרים, מה שמותיר את המקומות שלהם פנויים. על ידי שיתוף מקומות כזה, מתאפשר שימוש יעיל יותר במרחב ובמשאבי מקום העבודה. לשיטה זו גם כמה חסרונות כמו היררכיית עבודה מעומעמת, היעדר מרחב קבוע לעובדים וייתכן שגם מתעוררים קשיים בתקשורת בין חברי צוות.

מנקודת המבט של העובד יכול להיות שקשה להתרגל לאופן עבודה כזה, כשלאנשים שונים דרכי שימוש שונות בשולחן העבודה (גובה הכיסא, סדר וכו'). עם זאת, נמצא ששיטת השולחן החם מעלה את הפריון ואת התקשורת בין העובדים.

גרסה אחרת של השולחן החם תהיה במקום עבודה שבו לעובדים המבצעים משימות מסוימות יש צורך במשטחי עבודה מסוימים לחלק מזמן העבודה שלהם. כך ניתן להקים עמדת עבודה קבועה למספר עובדים שיחלקו בה לפי הצורך. לדוגמה, יכול להיות שעובדי מכירות מסוימים ידרשו משרד בעת פגישות עם לקוחות אך לא ביתר הזמן. דוגמה אחרת תהיה כשעובדים יצטרכו לבצע משימות ייעודיות בתחנות עבודה שהוקמו למען מטרות אלו.

עם הגידול בשירותי הניידות, שולחנות חמים יכולים לכלול גם ניתוב שירותי העברת הודעות לכל מקום שבו המשתמש יוכל להתחבר ממנו לרשת הארגונית. לכן, מספר הטלפון, הדוא"ל וההודעות של העובדים יכולים להיות בשימוש בכל מקום בלי קשר למיקום הפיזי שלהם ובלי קשר לשולחן הפיזי שלהם.

מקור 
המונח "שולחן חם" או "Hot Desking" באנגלית נובע מהשימוש הצבאי והימי בדרך של הקצאת מקומות שינה לכמה אנשי צוות במקביל שחולקים אותם במשמרות, או שייתכן מצב שבו חבר צוות מסוים יישן בדרגש בו ישן זמן קצר קודם לכן אדם אחר, ולכן הוא מכונה "חם". באנגלית פרקטיקה זו נקראת "Hot Racking", או "המיטה החמה" בעברית.

כלים 
עם הופעת שיטת השולחן החם ועליית השימוש באמצעים טכנולוגיים במקומות עבודה, פותחו כלים שאפשרו את השימוש בשולחן החם בסביבה המשרדית ולאכוף באוטומטיות את נוהלי המקום. ככלל, השימוש בשולחן החם מתאפשר על ידי הוספת מערכת המשתלבת במערכות הדוא"ל והיומן ומותאמת למשרד של כל חברה. תוכנות אלו מאפשרות לחברה לנהל את המשאבים הקשורים לחלל הפיזי כמו חדרי ישיבות, שולחנות, משרדים וחדרי פרויקטים באופן יעיל יותר. הן גם מנהלות ציוד נוסף כמו קייטרינג, ארוניות, עגלות ומקומות חניה לעובדים שמגיעים לעבודה באותו יום.

במקרים מסוימים, העובדים צריכים לעבוד במקום מסוים, אך שיטת השולחן החם מחייבת שכל המושבים הזמינים יהיו זהים. לכן, על מנת לאפשר לעובדים שהם יושבים באזור הנכון, מקומות העבודה משתמשים בכלים שונים כדי להבדיל בין המקומות, לדוגמה שימוש בצבעים מסוימים לאפיון מקום מסוים.

ראו גם 
 משרד
 עבודה מרחוק
 מיקור חוץ
 חלל עבודה משותף

קישורים חיצוניים

הערות שוליים 

חדרים
עסקים