פתרון בעיות במתודולוגיית A3

פתרון בעיות במתודולוגיית A3 הוא שיטה מובנית לפתרון בעיות ושיפור מתמשך. השיטה בוצעה לראשונה על ידי חברת טויוטה והשימוש בה נעשה לרוב במתודולוגיית lean - ניהול רזה של מצוינות תפעולית. השיטה מספקת נוהל פשוט וקפדני המדריך כיצד להגיע לפתרון בעיות על ידי עובדים.

השלבים של לימוד והטיפול בבעיה מתועדים ומוצגים על דף בגודל A3 (ומכאן שם השיטה), המאפשר לתקשר את עיקרי ה'סיפור' של הבעיה לארגון ומעודד התכנסות של מגוון משתתפים סביב דף זה לשם יצירת שיתוף פעולה בנוגע לדרך ולפתרון. תהליך מילוי ה-A3 לא מתרחש ביום אחד ודורש מהמוביל והמשתתפים ללכת למקום שבו דברים קורים – "רצפת היצור", על מנת להבין את המצב הקיים ולעדכן את הגיליון לאחר צפייה בתהליך ושיחה עם בעלי הידע והניסיון.

הגבלת התיעוד לדף A3 יחיד מחייבת להתמקד בפרטים החשובים ביותר ובכך ממקד את המשתמשים בכלי לזיהוי הבעיה, גורמיה והצגת פתרון כולל לבעיה ומניעתה בהמשך.

מרכיבי השיטה 
 הגדרת הבעיה כפער בין מצב נוכחי למצב רצוי, כולל כיצד הבעיה התגלתה, מטרות הארגון, גורמים מעורבים וכו'.
 ניתוח המצב הקיים והסימפטומים לבעיה - תיאור סכמתי של התהליך הקיים כולל הדגשה של הבעיות וכימותן במונחי אובדן שעות עבודה, פחת, איחורי אספקה, רמת שירות וכו'.
 הגדרת מטרות ויעדים - באזור זה מתארים את התהליך המוצע באופן פשוט וברור כאשר הרצון הוא להביא את הארגון קרוב ככל הניתן למצב האידיאלי.
 זיהוי וניתוח סיבות השורש לבעיה - אחת מהשיטות להגדרת מקור הבעיה היא Why's 5 - שיטה שבאמצעות חקירה סדרתית בת 5 איטרציות מגיעים לשורש הבעיה, כאשר העקרונות המנחים בניתוח הם: בחינת שלבי התהליך, קשרים בין ישויות ונתיבי זרימת ה"חומר" (פיזי או לוגי).
 גיבוש אמצעי המנע להתמודדות עם סיבות השורש - התהליך המוצע מוגדר כ"אמצעי נגד" ולא כפתרון כי ההתייחסות היא שהתהליך המוצע יהיה בשימוש הארגון עד שיימצא "אמצעי נגד" יעיל יותר.
 הכנת תוכנית פעולה ומעקב אחריה - התוכנית כוללת את הצעדים הנדרשים לביצוע כדי לממש את התהליך המוצע. בכל שלב מוגדר מי אחראי לביצועו, סדר הביצוע, התפוקה הנדרשת ולוח זמנים.
 תכנון וקביעת סטנדרטים לפתרון - היעדים צריכים להיות כמותיים וריאליים.

כאשר התוצאות המתקבלות אינן מביאות את התפוקות והיעדים הנדרשים, נפתח תהליך A3 חדש.

יתרונות השיטה
 התהליך מתבצע בסביבת העבודה הטבעית ולא בחדרי ישיבות
 התהליך כולל תיאור מדויק והבנה של המצב הקיים. התהליך הקיים והתהליך המוצע מוצגים בצורה בלתי אמצעית בתרשימי תהליך פשוטים וברורים.
 תהליך השיפור מתבצע על ידי האנשים המעורבים בתהליך ולא רק על ידי מנהלים ויועצים.
 תהליך השיפור כולל את כל השלבים הדרושים מהגדרת הבעיה, המשך בנקיטת צעדים מעשיים לשיפור וכלה בבקרה ודיווח

הערות שוליים

ניהול
הנדסת תעשייה