פורטל ארגוני

פורטל ארגוני הוא אתר אינטרנט או אינטראנט, המשמש כשער כניסה למקורות אחרים ברשת עבור כלל עובדי ארגון או חברה, ומתמקד בנושאי תקשורת פנים-ארגונית, משאבי אנוש, רווחה ומאגד בתוכו מידע שימושי לעובד. הפורטל מאפשר לעובדי הארגון לשתף תכנים הקשורים בארגון ולקשר בין החלקים השונים של הארגון גם כאשר אלה פרוסים במיקומים שונים ברחבי העולם.

לצד הפורטל הארגוני (ולעיתים משולב בתוכו), פועל בדרך כלל פורטל מקצועי, שער למידע מקצועי המשותף לבעלי עניין בתוך הארגון. הפורטל המקצועי מאפשר למשתמש גישה ושיתוף של מסמכים מקצועיים, דעות, תובנות, טיפים ודיונים בתחום המקצועי וביצוע פעולות בצורה התומכת בקבלת החלטות עסקיות.

בתהליך הקמת פורטל נדרש למפות את צורכי הארגון, ולאפיין את הפורטל בהתאם לכך .
לרוב הגישה לפורטל הארגוני מותרת למשתמשים בתוך הארגון, אך במיקרים מסוימים ניתנת הרשאה לעובד להתחבר לפורטל גם מחוץ לשטח העבודה באמצעות חיבור מרחוק.

סיבות עיקריות להקמת פורטל ארגוני

 שיתוף ידע – כיום בעידן שבו ישנם יותר ויותר ארגונים גלובליים המתמודדים עם תהליכי עבודה זהים המתבצעים במקומות שונים, שיתוף ידע בין המרכזים הוא קריטי להצלחת הארגון. מערכת המידע הפנים-ארגונית יכולה להכיל: טפסים, הוראות עבודה, קישורים לאתרים רלוונטיים, מידע על המחלקות השונות (טלפונים, תמונות, כתובות מייל).
 שימור ידע – בגלל תחלופה גבוהה של מקומות עבודה (בהודו למשל) יש צורך לשמר את הידע בתוך הארגון בצורה מסודרת לצורך שימוש עתידי.
 חיסכון בעלויות – מערכת המידע הפנים-ארגונית יכולה לחסוך בעלויות על יד כך שתאפשר שיתוף בפתרון בעיות זהות. סביר להניח שמשהו במקום כלשהו בארגון ניתקל באותה בעיה שאיתה מתמודד עובד אחר בארגון. במידה ואופן פתרון הבעיה יופיע בפורטל הארגוני, תקצר בצורה משמעותית את זמן פתרון הבעיה.
 שמירה על קשר רציף עם העובדים – ההנהלה יכולה לשמור על קשר רציף עם העובדים על ידי כך שתפרסם הודעות שונות הקשורות במצב החברה דרך הפורטל הארגוני.
 יצירת קהילה – עובדי הארגון יכולים להשתמש בפורטל הארגוני להעלות נושאים הקשורים בארגון ולקבל מענה מהיר מעובדים אחרים, ואף לקדם רעיונות חדשים.

יתרונות
 כלי לתקשורת בין הנהלת הארגון והעובדים, ליצירת שפה ארגונית משותפת ולהעברת מסרים מההנהלה לארגון כולו
 מעודד שקיפות ותקשורת ובכך תורם לתחושת השייכות של העובדים לארגון
 ממשק נוח שבו ניתן לקבל מידע אינטגרטיבי, נגיש ועדכני
 מאפשר ייעול תהליכי עבודה ושיפור ביצועים באמצעות הצגה אינטגרטיבית של נתונים, מידע וידע.

חסרונות
 עלות הקמה ותחזוקה גבוהה נדרשים משאבים רבים בשני השלבים
 תיתכן חשיפה למידע מסווג למשתמשים שאינם מורשים לצפות בתכנים
 ייתכן מצב שבו יהיה עומס מידע וקושי לאיתור מידע רלוונטי
 פרויקט חוצה ארגון וכרוך בהשקעת משאבים רבים, הצלחתו תלויה בשיתוף הפעולה של כלל עובדי הארגון ולכן יש להשקיע משאבים בהטמעתו

רכיבים אופייניים לפורטל
 עץ ניווט
 תפריט קישורים מהירים
 יישומים
 טפסים
 תבניות
 מאגר חוזרים
 פורומים לדיונים
 מנוע חיפוש
 יישומים חברתיים

תכנים אופייניים לפורטל ארגוני
 ספר טלפונים ארגוני ובעלי תפקידים
 חזון הארגון
 זכויות וחובות עובדים
 הודעות ארגוניות
 לוח אירועים
 טופסי הארגון
 נהלים וחוזרים
 מילון מונחים ארגוני

תכנים אופייניים לפורטל מקצועי
 הפקת לקחים ותובנות
 פורומים לדיונים
 יישומים
 מידע מקצועי
 נהלים וחוזרים
 מילון מונחים מקצועי

ניהול מידע