ארכיון דיגיטלי

ארכיון דיגיטלי משמש לשמירה וניהול דיגיטלי של מסמכים על גבי מדיה דיגיטלית (כגון מחשב, שרת או זיכרון נייד), בשונה מארכיון הנייר המסורתי. הארכיון הדיגיטלי מורכב ממידע שנוצר באופן דיגיטלי (למשל מסמכים שנוצרו במעבד תמלילים), וממידע שעבר תהליכי דיגיטציה: לדוגמה, המרה של מסמכי נייר למסמכים דיגיטליים באמצעות סורק.

מעבר למשמעותו הבסיסית, נהוג לקשר את המושג ארכיון דיגיטלי למצבים שבהם כמות המסמכים והמשתמשים בהם רבה (תופעה שאופיינית בעיקר לארגונים עסקיים), ואז עולה הצורך בניהול חכם שלהם באמצעות מערכת ארכיון דיגיטלי. התועלות העיקרית של מערכת ארכיון דיגיטלי הן חיסכון במקום שהוקדש לאחסון הפיזי של מסמכי הנייר, וחיסכון בזמן באמצעות מציאת המסמך המבוקש במהירות. ארכיון דיגיטלי מאפשר מציאת מסמכים דיגיטליים בקלות, גיבוי של מידע, ניהול הרשאות הקובע אילו משתמשים יחשפו לאילו מסמכים ועוד.

גם מוסדות ציבור בארץ ובעולם עושים שימוש בטכנולוגיה זו, בפרויקטים הקרויים ספריות דיגיטליות. באמצעות ניהול מידע דיגיטלי והעברתו על גבי רשת האינטרנט, הספרייה הדיגיטלית מאפשרת גישה מקוונת של משתמשים למקורות המידע. אחד הפרויקטים הדיגיטליים הידועים בעולם הוא פרויקט גוטנברג – המשמש כספריה דיגיטלית חופשית אליה מועלים ספרים ופרסומים שאין עליהם זכויות יוצרים. הגרסה הישראלית ליוזמה זו הוא פרויקט בן-יהודה. המודל של DELOS מחלק את רכיבי הספרייה הדיגיטלית לשלושה חלקים: ספריה דיגיטלית, מערכת ספריה דיגיטלית, ומערכת הניהול של הספרייה הדיגיטלית.

מאפיינים עיקריים
קיימות כיום מגוון מערכות ארכיון דיגיטלי הנבדלות זו מזו במאפיינים השונים:

צירוף מסמכים פשוט
צירוף מסמכים בצורה קלה ואינטואטיבית במגוון רחב של אפשרויות כגון כניסה לישות הרלוונטית ובחירה באפשרות הוסף מסמך, גרירת המסמך לסייר הקבצים (Drag & Drop) ועוד.

שליפה מהירה של מסמכים 
חיפוש הביטוי המבוקש מעלה את תוצאות החיפוש הרלוונטיות. תהליך החיפוש נחשב למהיר יותר ביחס לחיפוש סטנדרטי במחשב האישי, הודות לשליפת הנתונים הרלוונטיים מתוך מסד נתונים. ביטויים ושדות השמורים במסד הנתונים מאפשרים למצוא את המסמך הרלוונטי בצורה מהירה יותר, מבלי לחפש את המידע בשרת כולו (כפי שמתבצע החיפוש במחשב).

בניית אינדקס 
על מנת לאפשר גישה נוחה למסמכים, הארכיון הדיגיטלי מתבסס על אינדקס המותאם לצורכי המשתמש. האינדקס הוא מעין תוכן עניינים של הארכיון הדיגיטלי, המאפשר לאחסן מסמכים ולשלוף אותם בצורה מסודרת. לדוגמה, חברה יצרנית תבצע חלוקה של המסמכים שברשותה לפי סוג המוצר, שם המוצר ומידות. זאת לעומת חברה המספקת שירותים, שתמיין את המסמכים על פי פרטי הלקוחות כגון שם, גיל ואזור מגורים.

תיוג
תיוג המסמכים וחיתוך מידע נרחב יכולת תיוג מידע נוסף על המסמך בעזרת מאפיינים מוגדרים מראש והצגת המסמכים בכל חתך שנדרש

גיבוי
אחד היתרונות של ארכיון דיגיטלי על פני ארכיון של מסמכי נייר היא היכולת לגבות בקלות את המידע, לרוב באמצעות שרתי גיבוי ייעודיים הנמצאים באתרים מרוחקים. הרשאות ואבטחת מידע – מערכת ארכיון דיגיטלי מאפשרת למנהל המערכת לקבוע אילו משתמשים יקבלו גישה לאיזה מידע. מערכות מתקדמות של ארכיון דיגיטלי מאפשרות גם מעקב אחר הפעולות שמבצעים משתמשים אחרים במערכת, ותומכות בכניסה מאובטחת SSL.

נגישות
מערכות ארכיון דיגיטלי נחלקות לשני סוגים: מערכות המאפשרות גישה למידע באמצעות התקנת תוכנת שרת-לקוח ומערכות המאפשרות גישה לארכיון באמצעות חיבור אינטרנט פשוט.

אבטחת מידע
עמידה בדרישות מחמירות כמו של בנקים ובתי חולים.
הדפסת מסמכים סרוקים לבעלי הרשאות קריאה בלבד.
מאפשר הגנה טובה יותר על המידע הארגוני.
אפשרות לשמירת דפים בזיכרון במקום במחשב כדי למנוע שמירת מסמכים על ידי המשתמשים והוצאתם מהמערכת.

ממשקי אחזור
ממשקי אחזור שונים: ממשק שפה טבעית, בו המשתמש מזין ערכים לשדות חיפוש מוגדרים מראש, כגון שם כותר, שם מחבר וכו'. 
 אחזור באמצעות שאילתות בשפת מחשב ייעודית כגון שפת SQL, מפוענחת ומתורגמת לקריאות תוכנה.
 אחזור באמצעות תוכנה, השאילתא מתוכנתת כתוכנית באופן ישיר על ידי קריאות לפונקציות המבצעות את השאילתא.
 אחזור באמצעות טכנולוגיות המזהות כוונת אנוש באופן טבעי (כגון זיהוי קולי) ומתרגמות אותן לשאילתא באחת השיטות שהוזכרו.

אפשרויות נוספות
 הרשאות - תמיכה בהרשאות והתראות על שינויים של מסמכים.
 אפשרות חיבור לענן וזמינות מכל מקום.
 סנכרון עם אתרי אינטרנט אחרים.
 סריקת מסמכים - תהליך הסריקה נוצר כדי לנהל ארכיון דיגיטלי במקום ארכיון רגיל של אלפי מסמכים שתופסים שטח רב ומעלים אבק. היתרונות של סריקת מסמכים באות לידי ביטוי בשוק התחרותי של היום, שבו לזמן יש חשיבות רבה. מי שמנהל עסק, ארגון, מוסד או כל גוף הנמדד בשורה התחתונה שלו, אינו יכול להרשות לעצמו לבזבז אפילו דקה אחת מיותרת על משימות שאינן משימות הליבה של הארגון. הזמן שמשרדים משקיעים בחיפוש קבצים חשובים מפחית את הפרודוקטיביות של העובד. אם צוות העובדים במשרד מבלה מדי יום כמעט שעה כדי למצוא את הקבצים הרצויים, סימן שהמשרד אינו מנוהל נכון. שירותי סריקה של מסמכים יכולים למנוע מצב זה.

שימוש
ארכיון דיגיטלי משמש לניהול מסמכים, תמונות וספרים דיגיטליים. מעבר לשימושים העסקיים, אחסון ספרים בארכיון דיגיטלי מאפשר להוריד ולקרוא ספר דיגיטלי במחשב, כתחליף לספר המסורתי. באופן כללי, 94% מסך המידע האנושי מאוחסן כיום בצורה דיגיטלית ומעלה סוגיות הקשורות לזכויות יוצרים, פרטיות ואבטחת מידע.

ראו גם
 ארכיון
 ספרייה דיגיטלית
 ניהול מידע אישי

קישורים חיצוניים
 אנשים ומחשבים – מחקר מדעי ראשון: האנושות ייצרה יותר מ-295 אקסה-בייט של נתונים
 
 פרויקט גוטנברג – האתר הרשמי
 פרויקט בן-יהודה – האתר הרשמי

הערות שוליים

ארכיונים
מאגרי מידע
אחסון נתונים
מחשוב