HR-järjestelmä

HR-järjestelmä on niin henkilöstön, HR:n kuin johdonkin yhteinen työkalu.

Ennen kaikkea HR-järjestelmä on kuitenkin yksi henkilöstöhallinnon tärkeimpiä työkaluja. Se kokoaa kaiken henkilöstöön liittyvän master datan yhteen järjestelmään, jossa tieto on kaikkien asianosaisten saatavilla heidän käyttöoikeuksiensa mukaan ja GDPR-rajoitteet huomioiden.

HR-järjestelmän avulla henkilöstöhallinto pystyy hallinnoimaan kaikkia HR-prosesseihin ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asioita.

Mitä HR-järjestelmä sisältää? 
HR-järjestelmä sisältää henkilöstöstä muun muassa seuraavanlaista tietoa:
 työntekijän perustiedot
 työsopimus liitteineen 
 suoritetut koulutukset
 pätevyydet, luvat ja sertifikaatit
 työsuhde- ja palkkatiedot
 äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat
 vuosilomat
 sairauslomat ja muut poissaolot
 lähtöhaastattelut
 rekrytointeihin liittyviä asioita

Minkälainen on hyvä HR-järjestelmä? 
Modernit HR-järjestelmät mahdollistavat sen, että HR:n lisäksi myös työntekijät ja esimiehet voivat päivittää tietoja. Näin kaikki tieto on ajantasaista – oli kyse sitten palkankorotuksista tai voimassa olevista luvista ja sertifikaateista. 

Mitä isommasta yrityksestä on kyse, sitä enemmän on tietoa ja raportointitarvetta. Myös siksi tiedon tulee kulkea sujuvasti eri järjestelmien välillä. Hyvä HR-järjestelmä onkin integroitu muihin järjestelmiin, kuten palkanlaskentaan ja matka- ja kululaskujärjestelmään. Tämä vähentää tarvetta päivittää tietoja manuaalisesti, jolloin virheiden määrä pienenee ja HR:n työskentely on tehokkaampaa.

HR-järjestelmä apuna toiminnan kehittämisessä 
Sen lisäksi, että HR-järjestelmä on henkilöstöhallinnon tärkeä tietopankki, tarjoaa se myös johdolle mahdollisuuksia kehittää yrityksen toimintaa. HR-järjestelmästä saatavan datan ja raporttien avulla voidaan miettiä uudelleen esimerkiksi työvuoroja, henkilövahvuuksia ja tarvittavia turvallisuustoimia. 

Myös tilitoimistot alkavat enenevässä määrin tarjoamaan henkilöstöhallintoon liittyviä ratkaisuita asiakkailleen palkanlaskennan lisäksi. Tämä on mahdollista mm. jos tilitoimiston palkanlaskentajärjestelmään on mahdollista liittää HR-järjestelmän ominaisuuksia. Näin pienempi organisaatio saa helposti palkanlaskentaan kytköksissä olevan HR-järjestelmän käyttöönsä.

Lähteet 

Hallinto