Aukoton kirjausketju

Aukoton kirjausketju (audit trail) on kirjanpidossa ja yleisesti tietojärjestelmien rakenteen yhteydessä käytetty käsite, joka tarkoittaa aukotonta ja eheää kirjausketjua kirjanpitoon tai tietojärjestelmään kirjattujen alkuperäisten tapahtumien ja tapahtumista tuotettujen tietojen ja raporttien välillä. Aukottomasta kirjausketjusta käytetään suomen kielessä yleisesti myös sen englanninkielistä nimitystä audit trail.

Aukottomat kirjausketjut kirjanpidon tietojärjestelmissä 
Kirjanpito on yrityksissä ja muissa talousyksiköissä käytettävä tietojärjestelmä, johon kirjataan taloutta koskevat liiketapahtumat ja joiden perusteella laaditaan yhteisön tilinpäätös. Kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin (IFRS) kuuluvan, tilinpäätöksen esittämistä koskevan IAS 1 -standardin mukaan: "Tilinpäätöksessä on esitettävä oikein ja luotettavasti yhteisön taloudellinen tilanne, taloudellinen tulos ja kassavirrat. Oikeiden tietojen esittäminen tilinpäätöksessä edellyttää, että tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma on luotettavasti johdettu liiketapahtumista." Aukottomien kirjausketjujen avulla varmistetaan osaltaan kirjanpidon ja tilinpäätöksen luotettavuus ja oikeat tiedot. Niissä olevat puutteet voivat viitata paitsi tilinpäätöksessä oleviin virheisiin myös harmaaseen talouteen sekä kirjanpito- ja muihin rikoksiin. 

Tilintarkastajien tehtävänä on tarkastaa riittävässä laajuudessa kirjanpidon kirjausketjujen aukottomuus. Toisaalta eheät kirjausketjut tekevät tilintarkastajille mahdolliseksi kirjanpidon ja tilinpäätöksen oikeellisuuden tarkastamisen.

Audit trail -käytännöt ovat alun perin syntyneet kirjanpidon ja tilinpäätöksen tietojen luotettavuuden varmistamiseksi. Audit trail -menettelyt on viime vuosikymmeninä otettu käyttöön myös useiden muiden alojen tietojärjestelmissä, joissa tiedoilta vaaditaan ehdotonta oikeellisuutta ja luotettavuuta.

Säännökset Suomen kirjanpitolaissa 
Aukottomien kirjausketjujen vaatimus on kirjattu Suomen kirjanpitolain 2:6 §:ään, jonka mukaan: ”Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys kirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.”

Kirjanpidon kirjausketjut alkavat liiketapahtumista, jotka on todennettava tositteilla. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama. Tositteista liiketapahtumat kirjataan kirjanpitoon. Tositteiden ja kirjanpidon välisen kirjausketjun informaatio tallennetaan kirjanpidon tietojärjestelmään tositteiden päivämäärän, tositenumeron ja kirjanpidon tilinumeron avulla. Kirjanpidon tileistä tulee olla tililuettelo. Tilinpäätös ja muut kirjanpidon raportit perustuvat kirjanpidon tileihin ja niiden saldoihin. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen välinen kirjausketju todennetaan esimerkiksi tilintarkastuksessa vertaamalla tilinpäätöstä kirjanpidon tilikohtaisiin raportteihin.

Näin järjestetyssä kirjanpidossa voidaan esim. ostolaskun tositenumeron perusteella katsoa, mille tilille lasku on kirjanpidossa kirjattu ja edelleen tililuettelon tai tilikohtaisen tuloslaskelman avulla selvittää, miten lasku on vaikuttanut tilinpäätökseen.

Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjausketju on jäljitettävissä myös tilinpäätöksestä ja muista raporteista tilien kautta yksittäisiin liiketapahtumiin. Tämä on toteutettavissa kirjanpidon tietojärjestelmissä tietoteknisin ratkaisuin ns. porautusmisraporttien avulla, kun järjestelmään sisältyy kirjausketjuja koskeva informaatio.

Kirjanpidon audit trail kansainvälisesti 
Kirjanpidon tietojärjestelmissä audit trail -periaate on käytössä maailmanlaajuisesti. Kansainväliset tilinpäätösstandardit (IFRS), joiden IAS 1 -standardiin aukottomien kirjausketjujen vaatimus sisältyy, ovat käytössä yli 120 maassa. Aukottomat kirjausketjut sisältyvät myös Yhdysvalloissa käytössä oleviin kirjanpidon periaatteisiin (Generally Accepted Accounting Principles GAAP). Kirjausketjujen eheyden tarkastus on ohjeistettu kansainvälisissä tilintarkastusalan standardeissa 200 ja 330.

Audit trail muissa tietojärjestelmissä 
Audit trail -menettelytavat on otettu käyttöön kirjanpidon lisäksi monien muiden alojen tietojärjestelmissä. Kirjausketjujen seuranta edellyttää tietojärjestelmään rakennettua audit trail -järjestelmää. Kirjausketjuja koskeva informaatio tallennetaan tietojärjestelmän lokitiedoiksi, joiden avulla kirjausketjut voidaan jäljittää, kun on tarve selvittää esimerkiksi, mistä tapahtumista tietty laskennan tulos syntyy. Kirjausketjuja voidaan käyttää hyväksi myös tietojärjestelmien säännöistä poikkeavan käytön samoin, kuin tietojen väärinkäytön ja tietoturvaloukkausten paljastamiseen. Audit trail -menettelytapoja hyödynnetään esimerkiksi:

 Pörssikaupan tietojärjestelmissä
 Sähköisen äänestyksen tietojärjestelmissä
 Kliinisen tutkimuksen ja terveydenhuollon tietojärjestelmissä
 Sähköisen kaupan tietojärjestelmissä.

Lähteet 

Kirjanpito
Tietojärjestelmät