M-Files (tiedonhallintaohjelmisto)

M-Files on tiedonhallintaohjelmisto, jonka on kehittänyt suomalainen M-Files Oy. M-Files auttaa toimistotyöntekijöiden perusongelmassa, tiedostokaaoksessa. Perinteisesti asiakirjat on tallennettu tietokoneella kansioihin, mutta M-Filesissa tiedonhallinta perustuu tiedon ominaisuuksiin ja metatietoihin eli sisältöä kuvaileviin tietoihin. Tällöin käyttäjän ei tarvitse muistaa, mihin kansioon jokin tieto on tallennettu. M-Filesin tiedonhallinta sekä tiedon jakaminen ja suojaaminen perustuvat metatietojen hyödyntämiseen, jolloin tietoa ei luokitella perinteisen kansiohierarkian vaan sisällön perusteella.

M-Files-ohjelmiston uusin versio M-Files 2018 on julkaistu joulukuussa 2017.

Toimintaperiaate
M-Files tarjoaa yrityksille ratkaisuja muun muassa dokumenttienhallintaan, tiedonhallintaan, yritystietojen hallintaan, laadunhallintaan, sopimuksen elinkaaren hallintaan, asianhallintaan, projektinhallintaan, henkilöstöhallintoon, tietueiden hallintaan, arkistointiin sekä henkilöstön koulutukseen. M-Files-tiedonhallintaohjelmisto auttaa yrityksiä käsittelemään ja hallitsemaan tietoja, kuten tiedostoja, dokumentteja, projekteja ja liiketoimintaprosesseja. Sähköiset asiakirjat tallennetaan perinteisesti tietokoneen kansioihin, josta M-Filesin ohjelmisto etsii niistä asioita metatietojen eli sisältöä kuvailevien tietojen avulla, ilman, että niitä täytyy siirtää mihinkään. Käyttäjän ei siis tarvitse muistaa, mihin kansioon jokin tieto on tallennettu, vaan tietoa hallitaan sen perusteella, mitä se on. Tieto voidaan etsiä esimerkiksi asiakkaan, projektityypin, päivän, tilan tai muun kriteerin perusteella. Tiedot löytyvät myös mobiilisti, vaikka ne olisivat verkkolevyllä, Sharepointissa, Salesforcessa tai Boxissa. Metatietojen ansiosta dokumentit linkittyvät muihin asiaan liittyviin sisältöihin. Esimerkiksi myyntijärjestelmän asiakastietoja haettaessa järjestelmä näyttää myös verkkolevyllä olevan asiakassopimuksen.

Aiemmin M-Files toimi niin, että erilaisissa järjestelmissä oleva tieto tallennettiin M-Files-ohjelmaan, mutta vuonna 2016 M-Filesiin lisättiin niin kutsuttu älykerrosratkaisu, teknologia, joka mahdollistaa tiedon löytämisen ja hallinnan tiedon merkityksen ja sisällön perusteella riippumatta siitä, sijaitseeko tieto esimerkiksi verkkolevyillä tai pilvipalveluissa. Älykerros on ikään kuin tietojärjestelmien päällä ja se yhdistää useat eri järjestelmät ja tietovarastot asiayhteyden perusteella niin, että itse tiedostot on mahdollista säilyttää alkuperäisillä sijaintipaikoillaan. Näin muissa tiedonhallintajärjestelmissä tai verkkolevyillä olevia dokumentteja voidaan katsella myös M-Filesin kautta.  Metatietoihin perustuva älykerros hyödyntää tehokasta hakumoottoria, automaattista luokittelua, luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ja koneellista oppimista, joiden avulla tieto voidaan jäsentää sen merkityksen ja arvon mukaan. Ohjelmisto osaa myös ymmärtää, onko tieto arvokasta tai kriittistä tai vähemmän arvokasta.

Ominaisuudet
M-Filesia voi käyttää paikallisena ohjelmistona, pilvi- tai hybridiratkaisuna tai mobiilisovelluksella. Hybridiratkaisussa organisaatiot voivat yhdistää pilvipalveluita olemassa oleviin konesalijärjestelmiin, kuten SAP, Microsoft Dynamics GP ja AX. M-Filesin konesaliratkaisu voidaan integroida myös olemassa oleviin pilvipohjaisiin yrityssovelluksiin, kuten Salesforce, Microsoft Dynamics Online tai NetSuite. M-Files on integroitavissa yrityksen CRM-, ERP- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten Microsoft Office, SharePoint ja Microsoft Dynamics, Salesforce CRM, NetSuite, Autodesk AutoCAD ja AutoCAD LT, Autotask, Sage 200, DocuSign ja Lotus Notes. 

M-Filesin ominaisuuksiin kuuluu muun muassa sisällön- ja prosessienhallintatoimintoja, kuten esimerkiksi 
dokumenttienhallintaa, esimerkiksi dokumentin versiohistoria
laadunhallintaan liittyvät laatu- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset
sopimusten elinkaaren hallinta
laskujen käsittely
vakioidut toimintaohjeet (SOP)
myynnin ja markkinoinnin tietojen hallinta

M-Files mahdollistaa muun muassa
sähköisen allekirjoituksen käyttämisen, 
automaattiset suojausasetukset, 
rinnakkaiset tehtävänannot työnkulussa, 
dokumenttien samanaikaisen muokkaamisen yhteismuokkaustoiminnolla sekä 
tiedostojen tarkastelun offline-tilassa. 

Dokumentteja voi skannata M-Filesin yhteydessä toimivalla OCR-tekniikalla. M-Filesin OCR-moduuli tukee 137 kieltä. Itse tuotteessa kieliversioita oli 33 vuonna 2018.

Käyttäjät
M-Filesin tiedonhallintaratkaisuja myydään (Enterprise Content Management) eli ECM-markkinoilla. ECM tarkoittaa koko organisaation kattavaa tiedonhallintaa, joka pyrkii yhdistämään perinteisesti erillään olleet ”siilot” yhdeksi kokonaisuudeksi, jota hallinnoidaan yhteisin periaattein ja menetelmin.

M-Filesin asiakkaiden joukossa on sekä pieniä ja keskisuuria yrityksiä sekä suuryrityksiä, jotka toimivat esimerkiksi palvelualoilla, rahoituksessa, suunnittelu- ja rakennusalalla ja energia-alalla. Tyypillisiä asiakkaita ovat esimerkiksi konsulttitalot, lakiasiantoimistot ja teollisuusyritykset.

Lähteet

Aiheesta muualla
M-Files Oy:n kotisivut 
Guided tour of M-Files - videoita M-Files-ohjelmistosta 
TechRadarin arvio M-Filesistä keväällä 2018

 Ohjelmistot