Aloitustapaaminen

Aloitustapaaminen () on projektin käynnistämisen yhteydessä järjestettävä projektin asiakkaan ja projektiryhmän tapaaminen. Tavoitteena on projektin käynnistämisen lisäksi luoda yhtenäinen käsitys projektiin osallistuville sen sisällöstä ja tavoitteista. Erityisen tärkeää näiden läpikäyminen on, jos paikalla on henkilöitä, jotka eivät ole olleet millään tavalla valmistelemassa projektia tai aloitustapaamista. Projektiin osallistuvat myös tutustuvat toisiinsa, mikäli he eivät entuudestaan tunne toisiansa.

Aloitustapaamisessa asioista keskustellaan alustavasti, joten on hyväksyttävää että asioita jää avoimeksi. Tapaamisen onnistumisen varmistamiseksi, on siihen syytä varautua huolellisesti, jotta tapaamisesta saadaan mahdollisimman paljon hyötyä. Erityisesti tämä korostuu jos kyse on erityisen laajasta projektista, jolloin tapaaminen saattaisi valmistelemattomuuden vuoksi venyä tarpeettomasti.

Tapaamisen aiheita 

Tapaamisessa voidaan sopia mm. seuraavista aiheista.

 Projektin tavoitteet ja tuotokset.
 Osallistujien roolit ja vastuualueet, sekä tehtävien jako.
 Kommunikointi eri osallistujien kesken.
 Muutosten hallinta, miten vaikkapa projektin tavoitteiden muutos hallitaan.
 Tunnistetut riskit ja niiden välttäminen.
 Aikataulu projektin eri vaiheille ja koko projektille.

Aloitustapaamista voidaan käyttää myös motivoimaan niin projektia toteuttavia sen tarpeellisuudesta, mutta myös asiakkaalle voidaan näyttää projektiryhmän sitoutuminen projektiin osoittamalla paneutumista aiheeseen jo projektin varhaisessa vaiheessa.

Tapaamisesta saatujen tietojen perusteella voidaan toteuttaa projektin ensimmäiset dokumentit, jonka jälkeen voidaan alkaa keräämään tarkempia vaatimuksia projektin toteutukseen.

Aiheesta muualla

 How to Start a Project, Carlos Urrutian artikkeli aloitustapaamisesta

Projektinhallinta