Sähköinen asiointi

Sähköisellä asioinnilla (Electronic Services, e-Services) tarkoitetaan organisaation palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikan keinoin. Sähköistä asiointia kehitettäessä kehitetään koko asiointiprosessia, joka muodostuu asiakkaan käyttöliittymästä palveluun sekä palvelun tuottamiseen liittyvistä prosesseista organisaatiossa (taustaprosessit). Asiakkaita voivat olla kansalaiset, yritykset ja viranomaiset.

Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sanotaan, että lakia sovelletaan mm. hallintoasian “sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon”. Tätä voidaan pitää sähköisen asioinnin suppeana määrittelynä.

Nykysuomen sanakirjan (WSOY 1978) mukaan asiointi tarkoittaa asioiden hoitamista tai toimittamista pankin tai muun vastaavan organisaation kanssa. Julkisen hallinnon piirissä asiointi on siis hallinnon asiakkaan omien asioiden hoitamista viranomaisen kanssa. Sähköinen asiointi on vaihtoehto perinteiselle asioiden hoitamiselle, jonka muotoja ovat olleet tiskipalvelu, kirjeenvaihto ja puhelinpalvelu. Hallinnon asiakkaan näkökulmasta sähköinen asiointi on asioiden hoitamista viranomaisen kanssa sähköisiä kanavia ja tietojärjestelmiä käyttäen.

Hyödyt 

Sähköisen asioinnin ja sähköisen asianhallinnan hyödyntämisen syitä ovat yleensä:

Asiakaspalvelu
Imago - moderni palvelu, paperittomuus, tieliikenteen vähentäminen
Ajasta riippumaton asiointi - lisää joustavuutta ajanhallintaan
Paikasta riippumaton asiointi - vaikka kesämökin riippumatosta
Asioinnin nopeutuminen - automaatio, fyysisen liikkuminen
Uudet, tiedonkäsittelyyn perustuvat toiminnot - seuranta, tiedotukset, jne
Toiminnan tehostaminen
Materian puute vähentää toimitilojen tarvetta ja kuluja
Samat toiminnot vähemmällä henkilöstöllä ja kuluilla
Inhimillisen tekijän puute vähentää virheitä ja niiden kuluja
Nopeutuneet tapahtumat vähentävät kuluja
Koko tapahtuman elinkaaren automatisointi

Asioiden hoitamisella asiakkaan haluamasta paikasta hänen toivomanaan aikana (itsepalveluna) säästetään yleensä kustannuksia hallinnon manuaalityön vähentymisen seurauksena. Asiakkaalle itsepalvelusta on yleensä etuna asian seuraamisen mahdollistuminen ja usein myös nopeutunut palvelu.

Katso myös 
 Tietoyhteiskunta

Lähteet 
 Asiointipalveluiden kehittäminen tieto- ja viestintätekniikan keinoin 11a/2005 (pdf). Valtiovarainministeriön julkaisu.
 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa FINLEX - Ajantasainen lainsäädäntö.

Aiheesta muualla 
 Suomi.fi portaali - Kansalaisen palvelut yhdestä osoitteesta