Ulkoistaminen

Ulkoistaminen tarkoittaa yrityksen (organisaation) osan tai tietyn osatoiminnan siirtämistä ostettavaksi ulkopuoliselta yritykseltä. Esimerkkejä ulkoistetuista palveluista ovat tietotekniikan hallinnointi ja ylläpito, siivous, vartiointi, työterveyshuolto, tuotteiden valmistus, sihteeripalvelut, muotoilu ja yrityksen ruokalan ylläpito.

Ulkoistaminen koostuu kahdesta peruselementistä. Ensimmäinen näistä sisältää ulkoistettavan toiminnon lopettamisen yrityksen sisällä ja, milloin toimintoon liittyy siirrettäviä tuotantovälineitä, näiden myynnin. Usein ulkoistamiseen liittyy myös työntekijöiden siirtyminen ulkoistettavan toiminnon mukana. Toisen peruselementin muodostaa ulkoistettavan toiminnon suorittamista koskeva sopimussuhde.

Ulkoistaminen tuli suosituksi 1990-luvulla. Konseptin loi Ross Perot, kun hän perusti Electronic Data Systems -yrityksen 1960-luvulla. Ensimmäinen huomattava sopimus, jossa käytettiin nimenomaista termiä "outsourcing" solmittiin Eastman Kodakin ulkoistaessa atk-osastonsa IBM:n ja DEC:n hoidettavaksi vuonna 1989. Yritystoiminnan ulkoistaminen on esimerkki kansainvälisesti laajalle levinneestä taloudellisen toiminnan organisoimisen uudesta muodosta.

Ulkoistaminen merkitsee myös erikoistumista, verkostoitumista, tarvetta kompleksisuuden hallintaan, tieto- ja muun liikenteen kasvua sekä standardien merkityksen kasvua.

Yhdysvalloissa 60–70 % yritysten palkanlaskennasta on ulkoistettu.

Ulkoistaminen Suomessa
Ulkoistaminen merkitsi Suomessa muun muassa tietotekniikkapalveluiden osalta vuonna 2004 noin 200 miljoonan euron edestä uusia sopimuksia. 

Yksi ensimmäisiä ulkoistuksia Suomessa oli VR:n paikanvaraus-osaston ulkoistus Solicomille.

Näkökulmia ulkoistamiseen

Ulkoistamiseen on useita näkökulmia ja intressiryhmiä.
 ulkoistava yritys (luovutus)
 ulkoistuksen saava yritys (vastaanotto)
 ulkoistetusta työstä vastaavat työntekijät edellisissä yrityksissä (esimerkiksi työpaikan vaihto)
 ulkoistetusta työstä muuten riippuvat työntekijät ulkoistavassa yrityksessä (yhteistoiminta)
 "ulkoistamisteollisuus" (tietoliikenne, ulkoistamisvälineiden ja -palveluiden tuottaja)
 osakkeenomistajat (vaatimus paremmasta tuotosta; erikoistuminen)

Ulkoistamistyyppejä

1a) Sopimusulkoistaminen, jonka yhteydessä siirtyy omaisuutta (transfer outsourcing). Tämä on ulkoistamisen perustyyppi. Yritys myy liiketoimintayksikkönsä alihankkijalle ja solmii tämän kanssa sopimuksen toiminnon ulkoistamisesta.

1b) Sopimusulkoistaminen ilman omaisuuden siirtymistä (simple outsourcing). Ulkoistamiseen ei liity liikeomaisuuden myyntiä, vaan yritys yksinkertaisesti lopettaa tietyn toiminnon suorittamisen sisäisesti ja hankkii saman toiminnon markkinoilta.

2) Ulkoistaminen yhteisesti omistetulle yritykselle (joint venture outsourcing) On mahdollista että yritys haluaa säilyttää osittaisen omistuksen ulkoistettuun liiketoimintayksikköön. Tästä muodostetaan silloin uusi yhtiö, jonka omistus jakaantuu ulkoistajan ja tämän sopimuskumppanin kesken.

3) Ulkoistaminen konsernin sisällä (group outsourcing). Konsernin sisällä muodostetaan liiketoimintayksikkö tai tytäryhtiö, joka ryhtyy keskitetysti hoitamaan aiemmin konserniin kuuluvien yritysten itsenäisesti suorittaman toiminnon.

Ulkoistaminen on osin rinnastettavissa alihankintaan, jonka Teollisuuden keskusliitto on määritellyt yritysten tai yritysten ja julkisten laitosten väliseksi yhteistoiminnaksi, jossa päähankkija ostaa alihankkijalta tuotteita tai palveluita. Suomen lainsäädännössä alihankintaa tai ulkoistamista ei ole määritelty.

Ulkoistamisen eduista

Ulkoistaminen on erikoistumista, koska yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa. Erikoistuminen taas lisää yrityksen toiminnan tehokkuutta.

Ulkoistamalla yritys verkottuu myös suurempaan organisaatioon ja saa näin sen koosta johtuvia etuja. Esimerkiksi vartiointia voidaan tehostaa tarvittaessa laaditun sopimuksen puitteissa. Oman vartioinnin tehostaminen edellyttäisi uusia henkilöitä, jotka olisivat erityistarpeen poistumisen jälkeen rasite ulkoistavalle yritykselle.

Ulkoistaminen tekee yrityksen organisaatiosta usein myös joustavamman. Ulkoistettu toiminta voidaan lopettaa helpommin lopettamalla vain siihen liittyvä sopimus. Jos lopetettava toiminta on osa yrityksen varsinaista organisaatiota, tarvitaan yhteistoimintaneuvotteluja, irtisanomisia, eläkejärjestelyjä, tiedottamista, mediasuhteiden hoitoa jne.

Ulkoistamisessa voidaan hyödyntää työehtoshoppailua, jolla työntekijöiden palkkoja pystytään laskemaan keskimäärin  10–20 prosenttia. Työehtoshoppailu liittyy erityisesti ulkoistamisiin.

Ulkoistamisen haitoista ja haasteista

Ulkoistaminen edellyttää yritykseltä uusia taitoja. Hierarkkinen, käskemiseen liittyvä selkeä johtaminen muuttuu verkottuneeksi, sopimuksiin perustuvaksi, hämärämmäksi johtamiseksi.

Ulkoistettua palvelua tarjoavat yritykset hämärtävät yrityksen organisaation rajoja. Tällä voi olla merkitystä muun muassa turvallisuuden hoitamisessa.

Ulkoistaminen vaatii merkittävää luottamusta sopimuspuolien välillä. Tämä on erityinen haaste ulkoistamispalveluja tarjoavalle yritykselle ja sen henkilöstön toimintatavalle.

Ulkoistamisen myötä siirtyvän henkilöstön sitoutuminen vanhan yrityksen toimintaan siirtyy sitoutumiseen ulkoistuspalveluja myyvälle yritykselle. Samoin ihmisten tietotaitoa ulkoistavan yrityksen toiminnasta häviää, koska ulkoistetun henkilöstön kontaktit vanhaan yritykseen pienenevät.
 
Ulkoistuspalveluja tarjoavan yrityksen tieto asiakkaansa kulttuurista saattaa olla ohutta. Uuden ulkoistuskierroksen tuloksena "ulkoistetut vanhat osaajat" saattavat jäädä pois uuden sopimuskumppanin piiristä, jolloin ulkoistavan yrityksen on kasvatettava omaa osaamistaan ostetun palvelun hallinnassa. Tämä saattaa johtaa ulkoistavan yrityksen resurssien lisäämiseen ulkoistussopimuskumppaneiden vastapelureina (piilokulut).

Milloin kannattaa ulkoistaa ja milloin ei

Ulkoistaminen kannattaa, erityisesti palveluiden osalta, kun pyritään:
 kustannusten alentamiseen, esimerkiksi kun haetaan verkottumisen ja suuremman koon etuja
 tuotannon määrän ja laadun lisäämiseen
 hankalien toimintojen välttämiseen (oikeudellinen vastuu)
 erityisosaamista omaavan henkilöstön määrän pienentämiseen
 pienen ja homogeenisen joukon (työvoima) ylläpitämiseen
 mielikuvien luontiin
 selviämään riskeistä ja epävarmuudesta
 saamaan ohjausta ja konsultointia
 erikoistumaan yrityksen ydinosaamiseen
 joustavaan toimintaan ja organisaatioon

Ulkoistaminen ei kannata kun:
 kun ei ole tarvetta edellä lueteltujen etujen saavuttamiseen (täytyy myös huomioida, että edellä lueteltuja etuja ei saavuteta automaattisesti ulkoistamisen seurauksena vaan usein etuja menetetään epäonnistuneen ulkoistuksen seurauksena)
 kun on kyse yrityksen ydintoiminnasta, milloin ulkoistaminen olisi koko yrityksen ulkoistamista ja tarkoittaisi käytännössä toimialan vaihtoa. Valtioiden ja kuntien kohdalla mm. peruspalvelut (julkisten toimintojen vakuuttaminen, koulutus, terveydenhuolto, vanhustenhoito, lastenhoito, julkinen liikenne) ovat volyyminsä johdosta ydintoimintoja, joita ei ole taloudellisesti järkevää ulkoistaa pienemmille toimijoille (koska ne eivät voi saavuttaa samaa mittakaavaetua).
 kun on jokin erityistarve olla ulkoistamatta, esimerkiksi jos yrityksen toiminnassa korostuu turvallisuus ja ulkoistamisen nähdään lisäävän turvallisuusriskejä, joka onkin ulkoistamisen perusriski.

Lähteet
Koistinen, Olavi: Ulkoistaminen etenee yhä syvemmälle yritysten toimintoihin. Helsingin Sanomat, 26. marraskuuta 2004, s. B 
Kiiha, Jarkko: Yritystoiminnan ulkoistaminen ja sopimusvastuu, 2002 Kauppakaari, . s. 1-2, 5 ja 17.

yle.fi/uutiset/3-9220500

Viitteet

Liiketaloustiede
Johtaminen
Kansainvälinen talous
Seulonnan keskeiset artikkelit