Dokumentointi

Dokumentointi on todellisen tapahtuman, ilmiön, idean tai rakenteen tarkkaa kirjallista kuvaamista, joka tapahtuu kuvattavan asian ehdoilla. Dokumentoinnissa pyritään mahdollisimman suureen tarkkuuteen, jotta päästäisiin lähelle yksiselitteisyyttä. Muutosten huomioiminen ja dokumentoinnin pitäminen ajan tasalla tekevät siitä jatkuvan prosessin, joka kuuluu oleellisena osana kunkin dokumentoitavan asian elinkaareen.

Historia  
Ihmiset ovat dokumentoineet tekemisiään ja suunnitelmiaan siitä alkaen kun kirjoitus keksittiin. Ensimmäinen tunnettu kirjoitusjärjestelmä kehitettiin Mesopotamiassa noin 3000 eaa. Muinaisessa Egyptissä ovat varhaisimmat löydöt kirjoituksesta samoilta ajoilta noin 3 250-3 100 eaa. Ilmeisesti kirjoitusjärjestelmät syntyivät samoihin aikoihin maanviljelyn aloittamisen kanssa eri puolilla maailmaa toisistaan riippumatta. Kiinasta on löydetty kymmeniä tuhansia oraakkeliluita joihin on kaiverrettu alkeellisia kirjoitusmerkkejä Shang-dynastian ajalta noin 1500-1300 eaa., mutta on tehty löytöjä joiden perustella voi olla että kirjoitus on keksitty Kiinassa jo paljon aikaisemmin.

Mesopotaniassa ja Egyptissä oli jo varhain kirjureita tekemässä dokumentteja kaupan ja valtion toimista. Egyptissä kirjuriksi opiskeltiin oppisopimuksella. Jo antiikin Rooman armeijaan etsittiin kirjoitus ja laskutaitoisia henkilöitä. Trajanuksen aikana 100-luvulla rooman armeija oli hyvin öljytty kone, jolla oli useita hallinnollisia osastoja joissa tarvittiin erityisosaamista.

Mihin dokumentointia käyteään  
Dokumentit eivät ainoastaan tallenna ja siirrä tietoja, ne kertovat myös ajattelumalleista. Dokumenttien käyttötapoja ovat muun muassa:

 Tietojen säilyttäminen
 Tietojen jakaminen
 Tehdyn osoitus ja perustelu, tarkastamisen ja audioinnin mahdollistaminen
 Luottamuksen luominen
 Muistin tueksi 
 Käyttöohjeet
 Aikomusten ja lupausten kuvaus 
 Rakennus- ja rakennepiirustukset
 Seurannan välineenä
 Sopimukset
 Lait
 Pöytäkirjat
 Työsopimukset
 Velkakirjat

Dokumentointi kirjanpidossa  
Yritysten kirjanpidossa dokumentointi on tärkeä osa. Kunnollinen dokumentointi takaa sen että vielä muutaman vuoden kuluttua voidaan kirjanpidosta tutkia miten on ennen tehty ja suunnitella tulevaa. Yrityksen dokumentointiin kuluva mukaan kirjanpidon eri tositteet, palkkalaskelmat, laskut, kuitit ja muistiot. Laki säätä siitä muun muassa että mitä dokumentoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi se tallenetaan.

Tekniikan dokumentointi  
Dokumentoinnin merkitys on suuri monimutkaisten rakenteiden kuten tietokoneohjelmien ymmärtämisessä ja suunnittelussa. Monissa organisaatiossa joissa suunnitellaan tietokoneohjelmia dokumentointi nähdään välttämättömänä pahana eikä välineenä jolla vältetään hankaluuksia ohjelmien tekemisessä.

Lähteet

Aiheesta muualla  
Dokumentoinnin ohjeistus ja arkistointi
Arkeologia digitaalisen aikakauden kynnyksellä
From The Sennacherib Prism
Mitä käsiala kertoo? 

Informaatiotiede
Tekninen piirtäminen
Tieteellinen menetelmä

pl:Dokumentacja programu