مدیریت اداری

مدیریت اداری مجموعه ای از فعالیت‌های روزمره اداری است که مربوط به برنامه‌ریزی اداری و مالی، ضبط و صدور صورت حساب و توزیع فیزیکی و تدارکات دفتری در یک سازمان می‌باشد. کارمندی که این فعالیت‌ها را انجام می‌دهد، مدیر اداره یا مدیر دفتر نامیده می‌شود، مدیر اداره نقش کلیدی در زیرساخت‌های سازمان را برعهده دارد. بسیاری از کارهای اداری به مهارت‌های پیشرفته در برنامه‌های نرم‌افزاری (مانند مایکروسافت ورد، اکسل، اکسس، پاورپوینت) نیاز دارد. همچنین مدیریت اداری از نظریه‌های هنری فایول (تئوریسین معروف مدیریت، اهل فرانسه) می‌باشد که از جامع‌ترین نظریه‌ها دربارهٔ مدیریت دولتی (مدیریت عمومی) و همچنین مدیریت صنعتی است.

یک مدیر اداری مسئولیت فعالیت‌های اداری در یک سازمان را بر عهده دارد. فعالیت‌های اداری شامل کارگزینی، مدیریت منابع انسانی، امور اداری و مالی، بودجه و ... می‌شود. این مسئولیت‌ها می‌توانند بسته به نوع کارفرما و سطح تحصیلات متفاوت باشد.

هنری فایول نظریه مدیریت اداری را به ۶ فعالیت مدیریتی و ۱۴ اصول مدیریتی تقسیم‌بندی کرد.

هنری فایول در رساله ای که از او منتشر شد فعالیت‌های سازمان‌ها را به شش دسته زیر طبقه‌بندی کرد:

 فعالیت‌های فنی (تولید، تکامل، تطابق)
 فعالیت‌های تجاری (خرید، فروش، مبادله)
 فعالیت‌های مالی (تخصیص منابع مالی و استفاده بهینه از منابع مالی)
 فعالیت‌های امنیتی (حفظ اموال و افراد)
 فعالیت‌های حسابداری (محاسبه موجودی حساب، تهیه ترازنامه مالی، نگهداری حساب‌ها و تدارک اطلاعات آماری)
 فعالیت‌های اداری یا مدیریتی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل)

اصول چهارده‌گانه مدیریت اداری هنری فایول 
اصول چهارده‌گانه مدیریت اداری هنری فایول عبارتند از:

۱- تقسیم کار: اصل تقسیم کار یا تخصصی کردن نیروی کار به منظور تمرکز بر فعالیت بهینه جهت کارایی بیشتر.

۲- اختیار و مسئولیت: اختیار همان حق دستور دادن به زیر دستان است.

۳- انضباط: نظم و انضباط و فرمانبرداری از قوانین برای اداره سازمان امری مهم تلقی می‌شود.

۴- وحدت فرماندهی: هر کارمند، فقط باید از یک مدیر مسئول دستور بگیرد.

۵- وحدت هدف و جهت: یک مدیر با یک هدف خاص، یک گروه از فعالیت‌ها را مدیریت کند.

۶- تبعیت منافع فردی از منافع جمعی: منافع کلی سازمان باید همواره برتر از منافع شخصی کارمندان باشد.

۷- دستمزد پرسنل: حقوق کارمندان باید مناسب باشد، زیرا دستمزد خوب، باعث افزایش عملکرد و بهره‌وری سازمان می‌شود.

۸- تمرکز و درجه مرکزی شدن: تمرکز به هماهنگی و هدایت از سوی یک سیستم مرکزی گفته می‌شود که برای سازمان ضروری است و نتیجه سازماندهی می‌باشد.

۹- زنجیره فرماندهی، سلسله مراتب یا زنجیره اسکالر: زنجیره فرماندهی از بالاترین سطح اختیار به پایین‌ترین سطح اختیار به صورت زنجیره‌ای به هم وصل شده‌است.

۱۰- نظم: در هر سازمان هر چیزی در جای درست خودش باشد.

۱۱- عدالت و انصاف: احساس عدالت و برابری باید در همه جای سازمان وجود داشته باشد.

۱۲- ثبات و ماندگاری در شغل (پایداری پرسنل): کاهش جابجایی کارکنان سبب افزایش کارایی می‌گردد، چون کارکنان برای تطبیق با کارشان، نیاز به زمان دارند.

۱۳- ابتکار عمل: در سازمان‌ها، شور و اشتیاق و انرژی به وسیله ابتکار افزایش یابد، به همین خاطر افراد در هر سطحی از سازمان باید برای به کارگرفتن ایده‌های خود آزاد باشند.

۱۴- روحیه تیمی: اتحاد پدیده قدرتمندی است. این اصل نیاز به کار تیمی و حفظ روابط متقابل شخص با سازمان را مورد تأکید قرار می‌دهد. (باعث افزایش وفاداری و احساس تعلق کارمندان به سازمان می‌شود)

منابع 

امور اداره
پیشه‌های اداری و اجرایی