Gutun komertzial

Gutun komertzialak edo Merkataritzako gutunak, enpresa bateko merkataritza, negozio, erosketa, salmenta, propaganda eta barne mugimenduekin zerikusia duten gutunak dira. Merkataritza-gutunak erakundeen artean, erakundeen barruan edo bezeroen eta erakundearen artean gerta daitezke. Gutuneria pertsonen arteko idatzizko komunikazioari dagokio. Beraz, ahozko edo aurrez aurreko komunikazioa ez da posta komertziala.

Garrantzia 

 Harreman egokia izaten laguntzen dute.
 Ebidentzia gisa erabili daitezke.
 Borondate ona sortu eta mantentzea eragiten dute.
 Merkeak eta komenigarriak dira.
 Negozioa zabaltzen laguntzen du.

Gutun komertzialaren idazkera 
Gutun komertzial batek hiru zati ditu, eta, gainera, formalki idazten da.

Hauek dira atalak:

1. Mintza

Paperaren goialdean inprimatuta dagoen enpresa edo entitate baten izena, helbidea eta gainerako identifikazio-ikurrak dira, baita gutunetarako erabiltzen den gutun-azala ere.

2. Herria eta data

Gutunak non idazten diren eta hilabetea eta urtea adierazten ditu.

3. Hartzailea

Gutuna bidaliko zaion pertsonaren identifikazio-datuak dira.

4. Gaia

Mezu labur eta zehatza da, ez da lerro bat baino luzeagoa izan behar, eta bertan idatzi behar da gutuna bidaltzeko arrazoi nagusia.

5. Agurra

Esaldi laburra da, kortesia-mezua duena, eta gutunaren testua idatzi aurretik sartzen da.

6. Testua

Gutuna idazteko erabili zen gaia edo arrazoia azaltzen duen paragrafo-multzoa da. Paragrafoak laburrak izatea gomendatzen da, hizkera argi, zehatz, natural eta berezkoarekin idatzita.

7. Agurra

Afektuzko adierazpenak dira, eta mezuaren adierazpena bukatutzat ematen da. Agurrak 5. ataleko agurraren kortesia-tonu bera izan behar du.

8. Antefirma

Gutuna bidaltzen duen pertsonak beste baten izenean eta ordezkaritzan egiten duenean erabiltzen da.

9. Sinadura

Gutunean adierazitakoaz arduratzen den pertsonaren izena da.

10. Inizialak

Gutunaren diktaketa eta mekanografiatuan parte hartu duten pertsonen inizialak dira.

11. Eranskinak

Hori erabiltzen da gutun bati erantsitako dokumentu bat edo gehiago eransten dizkiotenean; dokumentu horiek eranskin-ohar batean aipatu behar dira.

Motak

Barne-korrespondentzia 
Barne-korrespondentzia erakunde bereko langileen, unitateen, sailen eta sukurtsalen arteko idatzizko komunikazioa da. Barne-korrespondentzia formala edo ez formala izan daiteke. Errutinazko barne-korrespondentzia ez da hain formala izaten, eta normalean posta elektroniko bidez egiten da.

Beste barne-korrespondentzia mota formalago batzuk ere badaude, hala nola sustapen-gutuna, azalpen oharra, memoranduma, onarpen-eskaera formalak eta onarpen- edo kaleratze-gutuna. Komunikazio-mota horiek paperean inprimatzen dira, igorleak sinatuta eta hartzaileak fisikoki hartuta.

Kanpo-korrespondentzia 
Kanpo-korrespondentzia hainbat erakunderen artean gertatzen da, edo erakunde baten eta bere banakako bezeroen artean. Enpresa batek eginiko idatzizko komunikazio modu bat da, eta bere erakundekoak ez direnei zuzentzen zaie.

Kanpo-korrespondentzia hartzekodunei, hornitzaileei, gaur egungo bezeroei, bezero potentzialei, finantza-erakundeei, gobernu-bulegoei, abokatuen sinadurei, merkataritza-filialei, babesleei edo emaileei eta enpresarekin harreman zuzena edo zeharkakoa duten beste bulego batzuei zuzentzen zaie.

Salmenta-korrespondentzia 
Salmenten korrespondentzia salmentekin zerikusia duten komunikazioei dagokie. Ez da produktu edo zerbitzu baten salmenta hutsa, salmentekin zerikusia duten beste jarduera batzuk ere barneratzen ditu. Salmenten korrespondentziak barne hartzen ditu merkaturatze-gutunak, eskaintza- eta deskontu-gutunak, salmenta-proposamenak, fakturak, kontuen egoerak, salmenten txostenak, eskaeren berrespena, erosketa-aginduak, baimen-gutunak, kobrantza-gutunak, eta abar.

Salmentari dagokionez, garrantzitsua da kalitatezko salmenta-gutunak idazten jakitea, eraginkortasunez komunikatu ahal izateko. Gainera, merkaturatze- eta eskaintza-gutunek egiazko eta fidagarritasun handiko informazioa islatu behar dute. Aldiz, salmenten beste korrespondentzia mota batzuek, hala nola fakturek, erosketa-aginduek eta kobrantza-gutunek, informazio zehatza eman behar dute.

Salmenta-eskaera 
Salmenta-eskaera, salmenta-erakunde baten eta eskatzaile baten arteko kontratu-hitzarmen bat duen eta prezio, kopuru eta epe jakin batzuk zehaztuta dituen produktu-entregari edo zerbitzu bat emateari buruzko informazioa ematen duen dokumentu bat da.

Posta pertsonalizatua 
Posta pertsonalizatuan faktore pertsonalak eta emozionalak sartzen dira. "Pertsonalizatutzat" jotzen den arren, posta-mota hori merkataritza-xedeetarako ere erabil daiteke. Gutun pertsonalizatuen artean daude esker-gutunak, mesede-emaileen edo eskaeren gutunak, prezio-oharrak, zoriontze- edo gorespen-gutunak, etab.

Korrespondentzia mota berezi horrek ez du tonu formal handirik behar. Posta elektronikoaren bidez egin badaiteke ere, hobe da mezu erreal eta fisiko bat idaztea, ukitu pertsonala duelako.

Zirkularrak 
Zirkularrak erakundearen barruan jende askori jakinarazten zaizkion oharrak dira. Bulegoko jarraibide edo iragarkiak dira. Sarritan, iragarki orokorrak (adibidez, kontaktu informazioan egindako aldaketak, akziodunekiko bilerei buruzko xehetasunak, protokolo jakin batzuei buruzko jarraibideak, etab.). zirkularren bidez komunikatzen dira.

Erreferentziak

Ikus, gainera 

 Zirkular.
 Salmenta-eskaera.
 Gutuna.
 Merkataritza.

Kanpo estekak 

 LanHitz.
 Lantalan.
 Laneko dokumentuak.

Merkataritza agiriak
Eskutitzak