Erregistroak mantentzeko printzipio orokor

Erregistroak mantentzeko printzipio orokorrak, ARMA Internationalek sortu zituen. Bertan erregistroari lotutako informazioa zein baldintzetan mantendu behar diren deskribatzen duten printzipio multzo komun gisa.

Printzipioak 
Zortzi printzipioak informazioaren gobernantza eraginkorraren ezaugarri nagusiak identifikatzeko diseinatuta daude, baina ez dute garrantziaren zenbakizko hierarkia jarraitzen.

 Erantzukizunaren printzipioa
 Gardentasunaren printzipioa
 Integritate printzipioa
 Babesaren printzipioa
 Betetze printzipioa
 Erabilgarritasun printzipioa
 Atxikipen printzipioa
 Disposizioaren printzipioa

Printzipioen zerrenda Mnemonicaren laguntzarekin gogora daiteke, "Eskupeko txartel bat", helburu duala balio duena, printzipioak grabazio eraginkorraren eskupekoak direla esan nahi baitu.

Informazioa gobernatzeko ARMA nazioarteko heldutasun eredua 

Informazioa erakunde estrategikoenetako bat da. Produktuak eta zerbitzuak garatzeko informazioaren menpe daude, erabaki estrategiko kritikoak hartzen dituzte, jabetza eskubideak babesten dituzte, promozioak merkaturatzen dituzte, proiektuak kudeatzen dituzte, prozesu-transakzioak egiten dituzte, bezeroak zerbitzatzen dituzte eta errentak sortzen dituzte. Informazio kritiko hau erakundeen erregistroetan dago. Ez da beti erraza izan "grabaketa ona" nolakoa den adieraztea. Hala ere, auzi honek garrantzi handia ematen dio erregulatzaile, akziodun eta bezeroei, eta gero eta kezkatuago daude erakundeen negozioengatik.

Arma Internationalek ezagutu zuen "eskuarki" (printzipioak) "Recordkeeping ples" (printzipioak) delakoaren adierazpen argi batek gidatuko zuela:

 CEOek, informazio-aktiboen erabileran beren erakundeak nola babestu erabakitzeko;

 Legegileek, legegintza-arloan, antolaketak kontabilizatu nahi zituzten;

 Erregistroak kudeatzen ditu, erregistroak kudeatzeko programak diseinatzerakoan.

Printzipioek informazioaren gobernantzaren ezaugarri kritikoak identifikatzen dituzte, Gärtnerrek kontabilitate-esparru gisa deskribatzen duena, hau da, "Erakunde batek bere helburuak lortu ahal izateko informazioaren erabilera eraginkorra eta eraginkorra bermatzen duten prozesuak, rolak, estandarrak eta metrikak" barne hartzen dituena. " Hori horrela izanik, antolaketa-tamaina guztiei aplikatzen zaizkie, industria mota guztiei, eta sektore pribatu zein publikoei. Erakunde multinazionalek ere printzipioak erabil ditzakete hainbat negozio-unitatetan praktika koherenteak ezartzeko.

Informazioaren gobernantza eraginkorraren argazkia. 
Informazioaren gobernurako heldutasun-eredua zortzi printzipioetan oinarritzen da. Heldutasun-eredua printzipioen adierazpen soil batetik harago doa, erregistroak mantentzeko programen hainbat mailaren ezaugarriak definitzen hasten denean. Printzipio bakoitzerako, heldutasun-ereduak ereduaren bost mailetako bakoitzean ohikoak diren hainbat ezaugarri lotzen ditu:

 1. Maila: Maila honek ingurune bat deskribatzen du, non grabaketak ez diren batere zuzentzen. Antolaketak, deskribapen hauekin nagusiki identifikatzen direnak, kontuan izan behar dira programak ez duela legezko edo erregelamenduzko azterketarik egingo.

 2. maila: maila honek ingurune bat deskribatzen du, non garatzen ari den ezagutza bat dagoen, non grabaketak erakundeari eragiten dion, eta erakundeak informazioaren gobernantza programa definituago bati onura atera diezaiokeen. Hala ere, 2. mailan, erakundea oraindik ahul dago legezko edo erregelamenduzko azterketen aurrean, jokabideak gaizki definituak eta naturan oraindik asko ad hoc izaten baitira.

 3. maila: maila horrek erakundearen legezko eta erregelamenduzko eskakizunei aurre egiteko zuzendu behar diren funtsezko edo gutxieneko eskakizunak deskribatzen ditu. 3. maila definitutako politika eta prozedurek ezaugarritzen dute, eta erabaki zehatzagoak hartzen dira grabazioa hobetzeko. Hala ere, deskribatzailearekin identifikatzen diren antolakuntzak aukera garrantzitsuak falta daitezke negozioak eta kostuak kontrolatzeko.

 4. maila: maila honek erakunde bat deskribatzen du, informazioaren gobernantzaren programa abiarazten ari dena, bere negozio-eragiketetan hobekuntzak eginez. Informazioaren gobernantzako gaiak eta gogoetak ohiko erabakietan txertatzen dira, eta erakundeak erraz aurkitzen ditu legezko eta erregelamenduzko eskakizunak. Antolakuntzak, deskribapen hauekin nagusiki identifikatzen direnak, informazioaren eskuragarritasunaren negozio-onurak aztertzen hasi beharko lirateke beren antolaketak globalki eraldatzeko.

 5. maila: maila honek erakunde bat deskribatzen du, informazioaren kudeaketa enpresa-azpiegitura eta negozio-prozesu guztietan integratu duena, hain zuzen ere, non programaren eskakizunak betetzea ohikoa den. Erakunde hauek onartu dute informazioaren gobernantza eraginkorra paper kritikoa dela kostuen kontrolean, lehiakortasunean eta bezeroentzako zerbitzuetan.

Nola erabili heldutasun eredua. 
Informazioa gobernatzeko heldutasun ereduak erakunde bati lagunduko dio erregistroak gordetzeko programen eta praktiken aurretiazko ebaluazioa egiten. Erakundearen praktikak ondo aztertuz gero, erabiltzaileek beren erakundearen informazioaren gobernantzaren heldutasunari buruzko hasierako erabakia har dezakete. Hasieran, ez da ohikoa erakunde batek zortzi printzipioetarako heldutasun maila desberdinetan egotea. Garrantzitsua da ere kontuan hartzea heldutasun ereduak hasierako ebaluazioa adierazten duela. Eraginkorrena izan dadin, antolakuntza politiken eta praktiken azterketa sakonagoa egin beharko da.

Heldutasun eredua beraien informazioa gobernatzeko praktiketatik etekinik handiena lortu nahi duten liderrei erabilgarria izango zaie. Informazioaren gobernantza eraginkorrak etengabeko arreta eskatzen du. Baina hasteko, erakundeek beheko urratsak begiratu ditzakete:

 Erakundearen egungo praktiken eta printzipio bakoitzerako heldutasun maila desiragarriaren arteko aldeak identifikatzea.

 Erakundearen arriskua ebaluatu, hutsune handienetan oinarrituta.

 Informazio eta analisi osagarriak beharrezkoak diren ala ez zehaztu.

 Lehentasunak garatu eta erantzukizuna esleitu programa gehiago garatzeko.

Kanpo estekak 
 https://www.arma.org/

Merkataritza agiriak
Estandarrak