Arhiivikirjeldamine

Arhiivikirjeldamine on toimingute kompleks, mille käigus luuakse arhiivimoodustaja ja selle arhiivi täpne esitus arhivaalide säilimise, haldamise ja kasutamise võimaldamiseks.

Arhiivikirjeldamine lihtsustab juurdepääsu dokumentidele nende säilitamise ajal ning aitab mõista dokumentide tekkimise asjaolusid ja konteksti. Arhiivikirjeldamine lihtsustab dokumentide leidmist arhiivist ning lihtsustab säilitatavate dokumentide üle arvestuse pidamist.

Arhiivikirjeldamisel kasutatakse mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat, mille kohaselt iga arhiivi, sarja, säiliku või arhivaali kohta saab koostada üksikkirjelduse lähtudes Rahvusarhiivi koostatud kirjelduselementide loetelust.

Säilitatavate dokumentide nimekirjad tuleb koostada soovitatavalt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Tavapäraselt on asjaajamisperiood kalendriaasta. Asjaajamisperioodi kestus määratakse asjaajamiskorras. Arhiivis võetakse arvele kõik (ka lühiajalise säilitustähtajaga) toimikud organisatsiooni dokumentide loetelu kohaselt. Arhiivi dokumentide arvestust on otstarbekas pidada elektrooniliselt.

Arhiivindus