Projektijuhtimise plaan

Projektijuhtimise plaan (inglise keeles project management plan) koostatakse projekti algfaasis, eesmärgiga määratleda tulemusteni jõudmiseks vajalikud tegevused, ressursid ja järjestus. Plaan peab olema piisavalt põhjalik ja ülevaatlik, et minimeerida riske ning saavutada otsustajate ja toetuse pakkujate poolehoidu.

Plaani olulisust näitab ka projekti terviklikkuse haldamise põhiprotsessidega tutvumine, milleks on:
 projektiplaani koostamine;
 projektiplaani täitmine;
 muudatuste juhtimine protsessi käigus. 

Projektijuhtimise plaani olulisem osa on projektijuht, kes vastutab nii koostamise, selle õigsuse ja asjakohasuse eest, kui ka tulemuse vastavuses olemise plaaniga. Projektijuhi üks tugevamaid isikuomadusi on analüüsivõime, et viia projektijuhtimise plaan võimalikult palju vastavusse ootustega, kaotamata teostatavust, samas mitte raisata liigselt ressursse.

Projektijuhtimise plaan ja selle kinnitamine/vastuvõtmine on sõltuvuses projekti esialgse kava koostamise efektiivsusest. Viimane on vaja koostada ka siis, kui projektiplaani tegemine ostetakse teenusena sisse, sest kajastab projekti tähtsaid osasid ning loob ühtse aluse mõistmisele. Mõistmaks projektijuhtimise plaani tugevusi ja nõrkusi on soovitatav, hoolimata kindlate vastavasisuliste nõuete puudumisest, teha läbi SWOT-analüüs (inglise keeles S – srengths, W – weaknesses, O – opportunities, T – threats). Antud analüüsi osade käsitlemine on mõningate esitamistingimuste järgi nõutav, olenevalt projekti ettekirjutustest, kuid on soovitatav täies mahus tegemiseks ennekõike projektimeeskonna tarbeks. Analüüsiga saab võimalikuks rõhuasetuse õigem jaotumine projektiplaanis nii, et eesmärkidele vastavad kvalifikatsioonid on üle hinnatud ja parimad eeldused paika määratud.

Plaani tugevused ja nõrkused 
Tugevused
 võimaldab selgitada välja riskid ja seeläbi võimalused, kuidas neid juhtida
 süstemaatilisus ja terviklikkus
 bürokraatia ja paberitöö optimeerimine läbi põhjaliku eeltöö
 toetab partnerlust ja koostööd ning võimaldab kaasata huvigruppe
 loogilisus ja struktureeritud mõtlemine
 tegevuste sidumine vastutajatega, ajagraafikuga ja tulemustega

Nõrkused
 ajamahukus – õige hetk tegutsemiseks võib mööduda
 liigne jäikus ajas muutuva kaasa minemisel
 vajaminevate oskuste puudulikkus, mida ei osata projekti algusfaasis väga täpselt hinnata või vajadust ette hinnata
 võib hoopis suurendada bürokraatiat – kui projekti käivitamiseks on vajalik erilubade taotlemine, vms.

Objektiivselt koostatud projektijuhtimise plaan vastab selgelt ja veenvalt järgmistele küsimustele
 Miks – projekti eesmärk; kuidas saavutatakse; mis on tulemuseks
 Kuidas – läbi millise tegevuse saavutatakse tulemus ja millele pööratakse enim tähelepanu;
 Kes – projektis kaasalööjad ja nende rollijaotus; põhjendus, kuidas/miks on tegevused nii jaotunud
 Kuna – ajakava jaotus, kus on välja toodud selgelt vaheetapid, tegevused ja ajaline jaotus, samuti projekti pikaajaline toetus.

Edukas projektijuhtimise plaan 
Sisaldab 4 komponenti
 Asjakohasus – vajalikkus; kooskõla erinevate ühiskonna strateegiatega; lahenduskesksus;
 Teostatavus – kestvus; kooskõlastus seadusandlusega; võimekus; piisava ressursi olemasolu;
 Küpsus – vastutuse jaotatavus; eelarve täpsus; tegevuskava põhjalikkus; nõutava dokumentatsiooni õigsus;
 Jätkusuutlikkus – haakumine tulevikuteemade ja -suundadega antud valdkonnas; projekti pikaajaline toetus;

Projektijuhtimise plaani edu tagavad
 realistlikud eesmärgid – pidev prioriseerimine
 mõõdetavuse tagamine kogu protsessi jooksul
 selge kontrollitavus (jah/ei)

Projektiplaani saab mittekäivitumise korral ka taasesitada ning seda peetakse ka tihtipeale otstarbekaks, sest projekti vormistamine nõuab vähem aega kui uue tegemine. Samuti saab arvesse võtta eelnevaid negatiivseid hinnanguid ning projekti vastavalt muutunud nõudmistele ümber vormistada. Suurem majanduslik mõju saavutatakse projekti minimaalses muutmises mitmekordse täitmise järel.
 
Efektiivseks projektihalduseks tuleks projektijuhtimise plaanis välja tuua järgmised aspektid:
 Projektimeeskonna struktuur ja ülesannete jaotused üksuste ja üksiktäitjate tasemel.
 Töö jaotuse ja infovahetuse jada. Samuti kindlalt määratud otsuste tegijad ja otsustamise/nõustumise protsess.
 Kriiside korral toimimine. Riskide hindamine ja nendest tingitud olukordadega toime tulemine – riskihalduse toimimise lahti kirjutamine.

Projektijuhtimise plaani osad 
 ajagraafik
 ülesannete kirjeldus – rollid; vastutusalad; struktuur;
 ressursid – eelarve; personal; vajaminevate oskuste koolitamine;
 protsessi kirjeldus – tegevuste järjestamine; infovahetuse kava; mõõdistamise meetodid; riskid; eeldused;
 vajalik dokumentatsioon – vajaminevad load; bürokraatia ajakulu;
 riskianalüüs – riskide hindamine, vähendamise viisid.

Projektiplaanide liigitus struktuuri järgi 
 Plaanid, mis on koostatud etteantud struktuuri järgi.
 Vabas vormis või väheste ettekirjutuste järgi koostatud.

Lisaks sõltub projektijuhtimise plaan paljudest formaalsetest mõõdikutest. Kõige enam omab mõju vormistamise kvaliteet. Esmalt peab olema selge ja arusaadavas keeles. Visuaalselt peab olema struktureeritud, ülevaatlik ja stiilselt kujundatud. Samuti peab projektiplaan olema veenev, selleks et tuua välja meeskonna piisav pädevus, välja pakutud lahenduse ainuõigsus ja ressursikasutuse optimaalsus.

Projektijuhtimise plaani kvaliteedi tõestamiseks loodud vahendid ja metoodikad 
 Gantti graafik
 PERT (inglise keeles Program Evaluation and Review Technique)
 CPM (inglise keeles Critical Path Metod)
 WBS (inglise keeles Work Breakdown Structure)

Neist populaarseim on PERT-graafik (inglise keeles Program Evaluation and Review Technique), mille põhimõtted on selged ja lihtsad järgida – märgi ära algus ja lõpp ning liikudes lõpust alguse poole tuleb lisada kõik vajalikud projektitegevused ajateljele.

Välislingid 
 http://www.tlu.ee/~pnormak/PJ2010/konspekt-proj-juht-2010-28nov.pdf
 https://www.slideshare.net/Humer150/projektijuhtimine
 http://www.erekoolitus.ee/webmain/pr_meetodid.php
 https://www.slideshare.net/MsJana/projektijuhtimise-konspekt-ii
 http://www.projektijuhtimine.ee/uudised/projekti-plaanimisest/
 https://www.looveesti.ee/arenda-ettevotet/juhtimine/projektijuhtimine/
 http://web.ametikool.ee/jane/okj/?7._Projektijuhtimise_alused:Projekti_planeerimine
 https://en.wikipedia.org/wiki/Project_pla

Projektijuhtimine