Dokumentide loetelu

Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mis on abiks asutuse dokumentide säilitusväärtuse määramiseks.

Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.

Asutuse tegevuse käigus loodavad dokumendid liigitatakse sarjadesse ja vajadusel allsarjadesse. Dokumentide loetellu on märgitud sarja tähis, sarja nimetus, vajadusel tähis eelmises liigitusskeemis, säilitustähtaeg, teabekandja (andmebaas), juurdepääsupiirangu alus, eelhindamine ja vajadusel märkused.

Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (viidete) süsteem määratakse asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus. Loetelu on aluseks ka dokumentide hoidmisel ja asutusesisese arhiveerimise korraldamisel.

Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes, mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.

Arhiivindus