Projektijuhtimise elutsükkel

Projektijuhtimise elutsükkel kirjeldab projekti elluviimise protsessi ja toimingute tegemise samme algusest lõpuni. Kõik projektid on erinevad, aga kõik projektid määratlevad oma eesmärke ja seejärel tegutsevad, et eesmärk saavutada. Projektijuhtimise elutsükkel aitab projekti organiseerida ja arendada õige eelarvega ja õigeaegselt. 

Projektijuhtimise elutsükkel koosneb tavaliselt neljast etapist, mis on kohandatud projekti vajaduste rahuldamiseks: algatamine, planeerimine, täitmine ja sulgemine. Kõik sammud on ühtse tähtsusega ja ei tohi jätta ära ühtegi etappi, sest muidu projekt laguneb. 

Projektjuhtimise elutsükkel koosneb järgnevates elementidest: Millist tööd tuleb teha? Milliseid tulemusi tuleb luua ja läbi vaadata? Kes peab olema kaasatud? Kuidas kontrollida ja heaks kiita iga faasi? Elemendid tagavad süstemaatilise, õigeaegse ja kontrollitud protsessi, mis toob kasu projekti sidusrühmadele. See aitab määratleda, mida on vaja teha enne projekti järgmise etapi liikumist.

Projektijuhtimise elutsükkel algab probleemiga, mis vajab fikseerimist ja määratlemist. Selle probleemi lahendamiseks ja sellele lähenemiseks tuleb luua planeerimine. Plaan tuleb rakendada täideviimise ajal, jälgides ning kontrollides, kas see täidab oma ülesannet. Seejärel käivitatakse projekt, hinnatakse tulemuslikkust ja lõpuks läheb projekt sulgemisele.

Mõned meetodid hõlmavad ka viiendat etappi, kontrolli või seiret. Eesmärkide kohaselt on see etapp täitmise ja lõpetamise jaoks. 
Kõik elutsükli etapid suhtlevad ja on seotud üksteise tulemustega. Sellest tulenevalt peab projektijuht mõnikord naasma mõnele varasemale faasile, viima vajalikud muudatused ja seejärel jätkama teiste projektijuhtimisprotsessidega.

Algatamine 

Algatamine on projekti elutsükli esimene etapp, mille eesmärk on projekti laiaulatuslik määratlemine ja autoriseerimine. Projekti algatamise etapis leiate ettevõtte vajadused, probleemid, võimalused ja ajurünnakud, kuidas meeskond seda vajadust rahuldab ja lahendab selle probleemi. 

Algatamine hõlmab projekti käivitamist, äriplaani dokumenteerimist, teostatavusuuringut, volitusi, sobiva kvalifikatsiooniga meeskonna määramist ja projektibüroo loomist ning faasiülevaadet. 

Kõige pealt tuleks luua dokument, milles kirjeldatakse toodet või projekti. See esialgne dokument on mitteametlik võrreldes projekti hartaga. Selles dokumendis lihtsalt kirjeldatakse, mis luuakse või milline on projekti üldine eesmärk.
Seejärel tuleks viia lõpule teostatavusaruanne, et teha kindlaks kas projekt on ikka teostatav. Tuleb kontrollida, kas  on piisavalt ressursse projekti loomiseks ja toetamiseks.

Projekti käivitamisel tuleks määratleda projektijuht, kes vastavalt oma kogemustele ja oskustele valib nõutud meeskonna liikmed. Projektijuht viib läbi asjakohased uuringud, määrab projekti eesmärgid ja leiab probleemidele lahendused. 

Tehakse kindlaks projekti määratluse ulatus, mis on projekti sügavus ja laius. Määratakse kindlaks ja analüüsitakse sidusrühmi. Projekti edukuse tagamiseks on otsustava tähtsusega, milliseid inimesi või organisatsioone projekt mõjutab või võib mõjutada. Tuleb teha kindlaks kas kõigil on sama ettekujutus projektist ja kokku lepitud probleemist, mida projekt püüab lahendada ning mis on nende vajadused.

Faasi lõpus luuakse projekti harta, mis näitab, kes vastutab projekti, projekti ulatuse ja projekti kriitiliste edutegurite eest.

Planeerimine 

Projekti planeerimise faas on kõige kriitilisem etapp projektijuhtimise elutsüklis, sest selles osas määratletakse kogu tehtud töö ja luuakse tegevuskava, mida järgitakse kogu ülejäänud projekti ajal. Planeerimisetapp on pidev protsess, mis jätkub kogu projekti vältel. Projekti planeerimise faasi eesmärk on määratleda tööprotsessid, sidusrühmad ning selgitada aruandluse sagedust ja kanaleid.

Projekti planeerimine koosneb kahest osast strateegiline planeerimine ja rakendamise planeerimine. Strateegilise planeerimise ajal arendatakse projekti üldist lähenemist. Rakendusplaanimise ajal selgitatakse välja kõik üksikasjad selle kohta, kuidas projekt viiakse läbi.

Planeerimine hõlmab projekti teekaartide koostamist, luues järgmised plaanid: projekti plaan, ressursiplaan, finantsplaan, kvaliteedikava, riskikava vastuvõtukava ja kommunikatsioonikava, hankekava.

Projektiplaanis määratletakse etapid, tegevused, võimalikud piirangud ning luuakse projekti ajakava, kasutades tööjaotusskeemi ja Ganta diagrammi.

Finantsplaanis luuakse projekti eelarve ja kuluarvestus ning plaan oma maksimaalsete kulude katmiseks, koos vahendite ja osakondade vahendite eraldamisega. Tuleb määrata kindlaks, palju kulutada ,et saada maksimaalset investeeringutasuvust.

Ressursiplaanis moodustatakse suurepärane meeskond tagades, et kõigil on oma ülesannete täitmiseks ning projekti elluviimiseks vajalikud ressursid ja materjalid.

Kvaliteedi plaan on kvaliteedi eesmärkide ja -meetmete määramine.

Riskikavas selgitakse välja kõik prognoositavad võimalikud riskid, eeldused, probleemid ja sõltuvused, omaniku määramine ja leevendusplaani väljatöötamine selle kohta, kuidas neid ületada. Ühised riskid hõlmavad ebarealistlikke aja- ja kuluprognoose, klientide läbivaatamise tsüklit, eelarve kärpeid, muutuvaid nõudeid ja pühendunud vahendite puudumist.

Vastuvõtu kavas omistatakse kriteeriumid, mis moodustavad "tehtud" ja "tarnitud“.

Sideplaanis loetletakse sidusrühmad ja planeeritakse suhtluskadusid. 

Hangete kavas leitakse kõik kolmandate osapoolte pakkujad ja nõustutakse tingimustega.

Täitmine 

Täitmine on etapp, milles tulemused on füüsiliselt ehitatud ja esitatavad kliendile aktsepteerimiseks. Selles etapis muudetakse eelmises tsüklis tehtud plaan tegevusse. Igas projektis on just see etapp kõige ajakulukam. Projektijuht kontrollib tegevusi, ressursse ja kulusid, samalajal meeskond teostab plaanis kindlaksmääratud tööd. Töö õigeagseks esitamiseks, peab rakendama iga tegevuse ja tutvustama meeskonda protsessiga nii selgelt kui võimalik. 

Kolmandas etapis viiakse ellu rakenduseetapp, projekti plaan ja projekti töö. Rakenduse ajal on vaja säilitada kontrolli ja omavahel suhelda. 
Progressi jälgitakse pidevalt ja tehakse asjakohaseid kohandused ja registreeritakse esialgse plaani erinevused.
Projekti elluviimise ajal täidavad meeskonna liikmed ülesandeid ja eduandmeid edastatakse korrapäraste kohtumiste kaudu. Projektijuht kasutab seda teavet, et võrrelda projekti plaaniga eduaruandeid projekti tegevuste tulemuslikkuse mõõtmiseks ja vajadusel parandusmeetmete võtmiseks.

Kogu selle etapi jooksul tuleks projekti sponsoreid ja teisi olulisi sidusrühmi teavitada projekti staatusest kokkulepitud kommunikatsiooni sageduse ja vormi järgi. Plaani tuleks ajakohastada ja regulaarselt avaldada.

Kui kõik tooted on toodetud ja klient on lõpliku lahenduse heaks kiitnud, on projekt valmis sulgemiseks.

Sulgemine 

Sulgemine tähendab projekti lõpetamist, vabastades personali, edastades kliendile tulemusi ja lõpetades järelkontrolli.
Sulgemisfaas on tavaliselt esile tõstetud kirjaliku ametliku projekti läbivaatamise aruande kaudu, mis sisaldab järgmisi elemente: kliendile, projektiandmete üleandmist ettevõttele, tarnijate lepingute lõpetamist, projekti ressursside vabastamist ja projekti lõpetamist kõikidele sidusrühmadele. Viimane samm on viia läbi rakenduse ülevaade, et selgitada välja projekti edukuse tase ja märkida tulevaste projektide kohta saadud õppetunnid. 

Projekti lõpetamise peamised projektijuhtimise etapid:
 Projekti tulemuslikkuse analüüs - see on üldine pilt selle kohta, kui hästi projekti juhiti ja kas esialgsed kulude ja tulude hinnangud on täpsed. Kas olid ettenägematud riskid? Millised probleemid tekkisid ja kui hästi nendega tegeleti? Kas projekti plaani on muudetud ja kuidas? Kas projekti eesmärgid täideti? 

 Meeskonna analüüs – hindamine, kuidas meeskonna liikmed täitsid oma ülesandeid. Kas kõik tegid seda, mida neile määratud oli? Kas nad olid kirglikud ja piisavalt motiveeritud? Kas nad jäid põhjalikult ja vastutulelikuks? Kas meeskonna suhtlus oli tervislik ja konstruktiivne? 

 Projekti lõpetamine - dokumenteerige ülesanded, mis on vajalikud projekti elluviimise ametlikuks lõpetamiseks. See hõlmab tarnelepingute sulgemist, lepingute sõlmimist ja kogu vajaliku projekti dokumentatsiooni edastamist. 

 Rakendamise järelkontroll - kirjutage üles edukuse ja ebaõnnestumise ametlik analüüs ning saadud õppetunnid ja tulevikuplaanid. Iga eduka projekti lõpus teate, et see ruum paranemiseks on alati olemas.

 Kasutatava ja kasutamata eelarve arvestus - allesjäänud ressursside eraldamine tulevaste projektide jaoks.

Järelevalve ja kontroll 
Mõnede projekti meetodite korral kasutatakse viiendat etappi järelvale ja kontroll, kus keskendutakse projekti rahal hoidmisele. Antud etapis mõõdetakse projekti arengut ja tulemuslikkust ning tagatakse, et kõik oleks kooskõlas projektijuhtimiskavaga. Projektijuht jälgib ja juhib projekti paralleelselt projekti teostamisega, et tagada projekti edukuse. Juhul, kui projekt ei lähe plaanipäraselt siis selles faasis töötatakse probleemidele lahendused välja. 

Probleemide lahendamiseks ja edukuse tagamiseks tuleb koguda andmeid, et jälgida edukust algse plaani suhtes ning võrrelda andmeid esialgses plaanis eraldatud ülesande täitmise, eelarvekulude ja ajakavaga. Võrreldes algse plaaniga praeguseid andmeid tehakse kindlaks, kas ajakava, maksumuse, kvaliteedi ja edukuse mõõdiku eesmärgid on tabatud. 

Kui asjad ei lähe plaanipäraselt siis selgitakse välja võimalused projekti parandamiseks, et klient oleks rahul kokku puududes eelarve, ajaskaala ja kvaliteedipiirangutega. Tavaliselt vähendatakse sellisel juhul projekti ulatust. 

Projekti juhtimise ülesanded projekti jälgimiseks ja kontrollimiseks on kulude ja aja juhtimine, kvaliteedijuhtimine, riskijuhtimine, vastuvõtmise haldamine ja muutuste juhtimine.

Viited

Projektijuhtimine