Dokumendivahetuskeskus

Dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK) on Eestis riigi poolt hallatavate erinevatele dokumendihaldussüsteemidele (edaspidi DHS) ning teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine infosüsteem. DVK arendamine algas 2005. aastal projekti Riigiportaal etapi "Dokumendihaldussüsteemide arendus" raames. DVK arendustööd teevad koostöös Riigikantselei ja Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi RIA).

Eesmärk
DVK peamine eesmärk on pakkuda keskset dokumendivahetusteenust. Eesmärgiks on digitaalsete dokumentide vahetamine läbi X-tee dokumendivahetuskeskuse, mis loob eeldused paberdokumentidest loobumiseks. DVK toimimine tõstab asutuse efektiivsust, võimaldab loobuda paberdokumentide vahetusest, loob eelduse e-teenuste arendamiseks ning kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele. DVK tagab hajutatult paiknevate infosüsteemide suhtlemise X-tee vahendusel, dokumentide lühi- ja pikaajalise säilitamise, dokumentide menetlemist toetavate ja lihtsustavate teenuste pakkumise ning dokumentide varundamise.

Teenused
DVK teenused on järgmised:
 dokumentide logistika, mille teenused dokumendi üleslaadimine, üleandmine, allalaadimine, kustutamine ning sidussüsteemile edastamine
 DVK sisesed teenused dokumentidega
 menetlusteenused
 päringud ja teavitamisteenused
 dokumendihaldusfunktsioonid
 haldustoimingud süsteemis

Võimalused
DVK-le on omased mitmed funktsioonid ning omadused, mis on mõeldud antud süsteemi tõhusamaks toimimiseks:
 kausta lisamine teise kausta alamkaustaks
 dokumendi lisamine ning eemaldamine kaustast
 kaustade allalaadimine koos alamkaustadega ja dokumentidega või nende metaandmetega
 dokumentide esitus peab olema XML-põhine
 dokumentide ja kaustadega seotud tegevusi peab saama logida
 metaandmeid tekitatakse lähtuvalt dokumendi sisust
 kõik dokumendid peavad olema seotud isiku, ametikoha või asutusega
 süsteemi saab lisada ja muuta kasutajagruppe
 dokumendile peab olema võimalus lisada teavet juurdepääsuõiguste kohta teabe valdajast erinevate isikute, ametikohtade ja asutuste esindajate suhtes
 dokumendi või dokumentide loetelu import ja eksport XML-vormingus
 peab olema kasutaja ja asutustepõhiste mahupiirangute rakendamise, jälgimise ja haldamise võimalus.

DVK-s on võimalik sooritada päringuid:
 dokumendi menetluskäigu ja staatuste kohta
 dokumentide ja kaustade loetelu moodustamise kohta etteantud kriteeriumite alusel.

Dokumendirepositoorium
Dokumendirepositooriumiks nimetatakse infosüsteemi, mis on DHS-iga liidestatav X-tee kaudu ning selle eesmärgiks on dokumentide:
 säilitamine
 muutmine
 vahendamine
 logistika
 arhiveerimine

DVK peab toetama X-tee teenustena järgmisi igapäevaseid toiminguid dokumentidega:
 dokumendi või manuse lisamine
 kustutamine
 digitaalne allkirjastamine ning allkirja õiguse kontrollimine
 üleandmine DVK siseselt
 arhiveerimine
 kopeerimine
 alla- ja üleslaadimine
 dokumendi muutmine
 metaandmete muutmine
 otsimine
 krüpteerimine
 dokumendi edastamine sidussüsteemile või edastamine e-kirjaga X-tee päringu vahendusel.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele
Selleks, et asutuste vaheline koostöö läbi DVK sujuks, peavad asutused, eelkõige riigiasutused ja kohalikud omavalitsused, üle minema elektroonilisele dokumendihaldusele. Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku juurutamine hõlmab järgmisi etappe:
 asjaajamise kohandamine elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks
 uue süsteemi määratlemine ning ülemineku ettevalmistamine
 süsteemi hange
 süsteemi juurutamine
 süsteemi kasutamine ja edasi arendamine.

Selleks, et riigiasutuses oleks tõhus elektrooniline dokumendihaldus, tuleks muretseda ka DHS-tarkvara, mis peab aitama dokumente hallata, olema turvaline ning vastama seadusandlusele. Nõuded riigiasutuste DHS-le on kirjas:
 MoReg nõuetes
 Õigusaktides (Avaliku teabe seadus, Arhiiviseadus, Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri)
 Nõuded dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusele; Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend.

Liitumine
DVK-ga liitumiseks peab asutus kontrollima, kas kasutataval DHS-i versioonil on olemas liides, mis võimaldaks antud süsteemiga liitumist. Ühtlasi tuleks asutusel liituda X-teega, milleks tuleb esitada taotlus RIA-le. Et asutuses DVK-ga töötamine oleks turvaline, tuleb paigaldada turvaserver. Kui eelpool kirjeldatu on asutuses täidetud, tuleb asutusel RIA-lt taotleda DVK teenuste avamist.

Liitujad
Kohustus minna üle automaatsele digitaalsele dokumendivahetusele dokumendihaldussüsteemide vahel:
 ministeeriumid alates 1. jaanuarist 2007
 ministeeriumide valitsemisala asutused, maavalitsused alates 1. jaanuarist 2008
 ametid ja inspektsioonid alates 5. maist 2008
 teised asutused vastavalt vajadusele

Dokumendihaldussüsteemid
Dokumendihaldussüsteemid, millel on olemas DVK spetsifikatsioonile vastav liides:
 DocLogix
 Delta
Amphora
 LiveLink
 PostiPoiss
 SharePoint DHS
 GoPro
 Kodanikuportaal → Riigiportaal
 WebDesktop
 UCM

Viited

Välislingid
 Riigikantselei
 Dokumendivahetuskeskus (DVK) – Riigi Infosüsteemi Amet

Eesti infotehnoloogia
Eesti infosüsteemid