Έλεγχος επιχειρησιακών διεργασιών

Έλεγχος είναι λειτουργία της ρύθμισης των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων, με στόχο η πραγματική απόδοσή τους να ανταποκρίνεται στα αναμενόμενα μέτρα/πρότυπα και τους στόχους της επιχείρησης. Συνεπάγεται την λήψη αναγκαίων διορθωτικών μέτρων.

Διαχείριση ελέγχου 
Η διαχείριση ελέγχου είναι κεντρικός πυρήνας της διαχείρισης στρατηγικής κάθε οργανισμού. Είναι η διεργασία με την οποία οι οργανισμοί προσεγγίζουν μεθοδικά τους κινδύνους που σχετίζονται με τις δραστηριότητές τους, με σκοπό την επίτευξη αειφόρου οφέλους σε κάθε δραστηριότητα και επί του χαρτοφυλακίου όλων των δραστηριοτήτων. 

Το επίκεντρο της καλής διαχείρισης έλεγχου είναι η αναγνώριση και ο χειρισμός αυτών των κινδύνων. Στόχος του είναι να προσθέσει τη μέγιστη αειφόρο αξία σε όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού. Ταξινομεί την κατανόηση των πιθανών οφελών και απειλών όλων εκείνων των παραγόντων που μπορούν να επηρεάσουν τον οργανισμό. Αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας, και μειώνει αμφότερα την πιθανότητα αποτυχίας και την αβεβαιότητα επίτευξης των συνολικών στόχων του οργανισμού. 

Η διαχείριση ελέγχου είναι μία συνεχής και αναπτυσσόμενη διεργασία, η οποία διατρέχει τη στρατηγική του οργανισμού και την υλοποίηση αυτής της στρατηγικής. Προσεγγίζει μεθοδικά όλους τους κινδύνους που περιβάλλουν τις παλαιότερες, τρέχουσες και ιδιαιτέρως τις μελλοντικές δραστηριότητες του οργανισμού. 

Είναι ενσωματωμένη στην κουλτούρα του οργανισμού μαζί με μία αποτελεσματική πολιτική και ένα πρόγραμμα με επικεφαλής την πιο ανώτερη διοίκηση. Μεταφράζει τη στρατηγική σε τακτικούς και επιχειρησιακούς στόχους, καθορίζοντας υπευθυνότητες σε κάθε επίπεδο του οργανισμού, με κάθε διοικητικό στέλεχος και εργαζόμενο υπεύθυνο για τη διαχείριση του ελέγχου ως μέρος της περιγραφής της εργασίας του. Υποστηρίζει την ευθύνη, την μέτρηση επίδοσης και την ανταμοιβή, έτσι ώστε να προωθείται η λειτουργική αποδοτικότητα σε όλα τα επίπεδα. 

Η διαχείριση ελέγχου προστατεύει και προσθέτει αξία στον οργανισμό και στους ενδιαφερόμενους (stakeholders) υποστηρίζοντας τους στόχους του οργανισμού, με: 
την παροχή ενός πλαισίου στον οργανισμό που καθιστά δυνατό μελλοντική δραστηριότητα να λαμβάνει χώρα με ένα σταθερό και ελεγχόμενο τρόπο 
τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων, του προγραμματισμού και του καθορισμού προτεραιότητας μέσω της ευρείας και δομημένης κατανόησης της επιχειρησιακής δραστηριότητας, της αστάθειας και των ευκαιριών /απειλών των έργων 
την συμβολή σε μία πιο αποδοτική χρήση / κατανομή του κεφαλαίου και των πόρων εντός του οργανισμού 
τη μείωση της μεταβλητότητας στις μη βασικές επιχειρησιακές περιοχές 
την προστασία και βελτίωση των παγίων και της εικόνας της εταιρείας 
την ανάπτυξη και την υποστήριξη των ανθρώπων και της βάσης γνώσης του οργανισμού 
τη βελτιστοποίηση της λειτουργικής αποδοτικότητας.

Η διεργασία παρακολούθησης/ελέγχου παρέχει τη διασφάλιση ότι υπάρχουν μέτρα ελέγχου σε εφαρμογή κατάλληλα για τις δραστηριότητες του οργανισμού και ότι οι διαδικασίες κατανοούνται και ακολουθούνται. 

Οι αλλαγές στον οργανισμό και το περιβάλλον στο οποίο αυτός λειτουργεί πρέπει να αναγνωρίζονται και οι κατάλληλες αλλαγές να γίνονται στα συστήματα. 

Οποιαδήποτε διεργασία παρακολούθησης και ελέγχου επίσης καθορίζει εάν και κατά πόσον: 
τα μέτρα που υιοθετήθηκαν είχαν ως αποτέλεσμα ότι είχε τεθεί ως αρχική πρόθεση 
οι διαδικασίες που υιοθετήθηκαν και η πληροφορία που συλλέχθηκε για τη διεξαγωγή της αποτίμησης ήταν οι κατάλληλες 
η βελτιωμένη γνώση θα είχε βοηθήσει να ληφθούν καλύτερες αποφάσεις και να αναγνωρισθεί τι διδάγματα θα μπορούσαν να αποκτηθούν για τις μελλοντικές αποτιμήσεις και τη διαχείριση των κινδύνων.

Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου
Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου διαφέρει από ένα οργανισμό σε ένα άλλο. Στην πράξη, ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει ορισμένα ή όλα από τα ακόλουθα: 

εστίαση των εργασιών του εσωτερικού ελέγχου στους σημαντικούς, όπως αναγνωρίσθηκαν από τη διοίκηση, και έλεγχο της διεργασίας διαχείρισης κινδύνου σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού 
παροχή διασφάλισης στη διαχείριση κινδύνου 
παροχή ενεργού υποστήριξης και συμμετοχής στη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου 
διευκόλυνση της αναγνώρισης / αποτίμησης κινδύνου και εκπαίδευση του εργατικού προσωπικού στη διαχείριση κινδύνου και στα εσωτερικά μέτρα ελέγχου 
συντονισμό των αναφορών κινδύνου στο διοικητικό συμβούλιο, στην επιτροπή ελέγχου, κλπ. 
 
Στον καθορισμό του πιο κατάλληλου ρόλου για ένα συγκεκριμένο οργανισμό, ο εσωτερικός έλεγχος διασφαλίζει ότι δεν παραβιάζονται οι επαγγελματικές απαιτήσεις για ανεξαρτησία και αντικειμενικότητα.

Ρυθμίσεις για την επίσημη αναφορά της διαχείρισης ελέγχου
Οι ρυθμίσεις για την επίσημη αναφορά της διαχείρισης ελέγχου είναι ξεκάθαρα διατυπωμένες και διαθέσιμες στους έχοντες έννομο ενδιαφέρον (stakeholders).

Η επίσημη αναφορά αναφέρει:
τις μεθόδους ελέγχου – ιδιαιτέρως τις διοικητικές υπευθυνότητες για τη διαχείριση κινδύνου
τις διεργασίες που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση κινδύνων και πώς αυτοί αντιμετωπίζονται από τα συστήματα διαχείρισης κινδύνων
τα κύρια συστήματα ελέγχου που εφαρμόζονται για τη διαχείριση σημαντικών κινδύνων
το σύστημα παρακολούθησης και ανασκόπησης σε εφαρμογή.

Οποιεσδήποτε σημαντικές ελλείψεις ανακαλύπτονται από το σύστημα ή στο σύστημα αυτό καθ' εαυτό, θα έπρεπε να αναφέρονται μαζί με τις ενέργειες που έχουν ληφθεί για να τις αντιμετωπίσουν.

Χειρισμός ελέγχου
Η διεργασία ανάλυσης ελέγχου βοηθάει την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία του οργανισμού με την αναγνώριση εκείνων των κινδύνων οι οποίοι απαιτούν την προσοχή της διοίκησης. Η διοίκηση θα πρέπει να θέσει προτεραιότητα στις ενέργειες ελέγχου κινδύνου με βάση τη δυνατότητά τους να ωφελήσουν τον οργανισμό.

Η αποτελεσματικότητα των εσωτερικών μέτρων ελέγχου είναι ο βαθμός στον οποίο είτε ο κίνδυνος θα εξαλειφθεί ή θα ελαχιστοποιηθεί από τα προτεινόμενα μέτρα ελέγχου.

Η κοστολογική αποτελεσματικότητα των εσωτερικών μέτρων ελέγχου σχετίζεται με το κόστος της εφαρμογής των ελεγκτικών μέτρων σε σύγκριση με τα αναμενόμενα οφέλη της μείωσης του κινδύνου.

Οι προτεινόμενοι έλεγχοι χρειάζεται να μετρηθούν σε σχέση με τη δυνητική οικονομική επίπτωση εάν δεν ληφθεί οποιαδήποτε ενέργεια, έναντι του κόστους των προτεινόμενων ενεργειών και οι οποίες απαιτούν σταθερά περισσότερη λεπτομερή πληροφορία και υποθέσεις από ότι είναι άμεσα διαθέσιμες.

Πρώτον, το κόστος εφαρμογής πρέπει να καθορισθεί. Αυτό πρέπει να υπολογισθεί με κάποια ακρίβεια μιας και γρήγορα γίνεται η βάση έναντι της οποίας μετριέται η αποτελεσματικότητα του κόστους. Η ζημιά που αναμένεται εάν δεν ληφθεί οποιαδήποτε ενέργεια πρέπει επίσης να εκτιμηθεί και με τη σύγκριση των αποτελεσμάτων, η διοίκηση μπορεί να αποφασίσει εάν και κατά πόσον θα εφαρμοσθούν τα μέτρα ελέγχου κινδύνου.

Η συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς δεν είναι επιλογή. Ένας οργανισμός πρέπει να κατανοεί τους εφαρμόσιμους νόμους και πρέπει να εφαρμόζει ένα σύστημα μέτρων ελέγχου για να επιτύχει τη συμμόρφωση. Υπάρχει μόνον περιστασιακά κάποια ευελιξία όταν το κόστος μείωσης ενός κινδύνου μπορεί να είναι συνολικά δυσανάλογο με τον ίδιο τον κίνδυνο.

Μία μέθοδος απόκτησης χρηματοοικονομικής προστασίας έναντι των επιπτώσεων των κινδύνων είναι μέσω της χρηματοδότησης των κινδύνων που περιλαμβάνει την ασφάλιση. Όμως, θα πρέπει να αναγνωρισθεί ότι ορισμένες ζημιές ή μέρος ζημιών δεν θα επιδέχεται ασφάλιση π.χ. το μη ασφαλισμένο κόστος που σχετίζεται με την εργασιακή υγεία, ασφάλεια ή με περιβαλλοντικά περιστατικά, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν ζημιά στο ηθικό των εργαζομένων και στην φήμη του οργανισμού.

Παρακολούθηση της διεργασίας διαχείρισης ελέγχου 
Η αποτελεσματική διαχείριση ελέγχου απαιτεί μία δομή αναφορών και ανασκόπησης για να διασφαλίσει ότι οι κίνδυνοι αναγνωρίζονται και αποτιμώνται αποτελεσματικά και ότι κατάλληλα μέτρα ελέγχου και αποκρίσεις είναι σε ισχύ. Τακτικές επιθεωρήσεις ελέγχου της πολιτικής και της συμμόρφωσης με τα πρότυπα θα έπρεπε να πραγματοποιούνται και η επίδοση ως προς τα πρότυπα να ανασκοπείται για να αναγνωρίζονται ευκαιρίες για βελτίωση. Οι οργανισμοί είναι δυναμικοί και λειτουργούν σε δυναμικά περιβάλλοντα. Οι αλλαγές στον οργανισμό και στο περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί πρέπει να αναγνωρίζονται και οι κατάλληλες μεταβολές να γίνονται στα συστήματα.

Οποιαδήποτε διεργασία παρακολούθησης και ανασκόπησης καθορίζει εάν και κατά πόσον:
τα μέτρα που υιοθετήθηκαν είχαν ως αποτέλεσμα ότι είχε τεθεί ως αρχική πρόθεση
οι διαδικασίες που υιοθετήθηκαν και η πληροφορία που συλλέχθηκε για τη διεξαγωγή της αποτίμησης ήταν οι κατάλληλες
η βελτιωμένη γνώση θα είχε βοηθήσει να ληφθούν καλύτερες αποφάσεις και να αναγνωρισθεί τι διδάγματα θα μπορούσαν να αποκτηθούν για τις μελλοντικές αποτιμήσεις και τη διαχείριση των κινδύνων.

Βήματα διαδικασίας ελέγχου
 Καθιέρωση κριτηρίων απόδοσης, στόχων ή σκοπών βάσει των οποίων αξιολογείται η απόδοση. 
 Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης.
 Σύγκριση της πραγματικής απόδοσης και των επιλεγμένων κριτηρίων.
 Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και λήψη διορθωτικών ενεργειών όταν οι στόχοι δεν  επιτυγχάνονται.

Οργανωσιακός έλεγχος
Ένα καλό σύστημα ελέγχου θα πρέπει να είναι ευέλικτο, ώστε τα διοικητικά στελέχη να ανταποκρίνονται όταν και όπως είναι απαραίτητο, να παρέχει ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση και να τις παρέχει έγκαιρα.

Παραπομπές

Βιβλιογραφία
http://searchsap.techtarget.com/news/article/0,289142,sid21_gci1360560,00.html

Δείτε επίσης
Βελτίωση επιχειρησιακών διεργασιών

Πηγές
Project Management Approach For Business Process Improvement. The Project Management Hut.  Retrieved April 28, 2010.
https://web.archive.org/web/20031004201210/http://www.franchise.gr/downloads/FBS/ISO%209000%20-%20CRM.pps
https://web.archive.org/web/20100702014006/http://alexandra.di.uoa.gr/courses/mis/docs/chap3.doc

Διοίκηση Επιχειρήσεων