Procesarchitectuur Variaties

Gemeenten houden zich bezig met dezelfde beleidsvelden en leveren dezelfde producten en diensten, gebaseerd op dezelfde wetten en regels. Toch kunnen er flinke verschillen zijn. Vaak is dit te verklaren. De context van Amsterdam is anders dan Appingedam. Soms komen verschillen voort uit lokale, al dan niet politieke ambities en (beperkingen in) financiële mogelijkheden. 
In deze procesarchitectuur onderkennen we de voordelen van een standaard ingericht proces. Maar voor die procesinrichting is er niet één ideale oplossing die voor iedereen hetzelfde is. Wat de beste oplossing is, is afhankelijk van de kaders (bevolking, economie, financiën, ...) en de bestuurlijke en ambtelijke ambities.
Zonder uitputtend te zijn benoemen wij hier enkele aspecten waarop gemeenten kunnen variëren in de procesinrichting. Kennis van deze aspecten kan helpen bij het maken van de juiste afwegingen. Bij elk aspect zijn telkens twee uitersten beschreven; dat wil niet zeggen dat een van de twee gekozen móet worden. In tegendeel, doorgaans ligt een middenweg meer voor de hand.
Aspect
Ene uiterste
Andere uiterste
Verhouding proces- en organisatiestructuur
Volledig procesgerichte organisatie In dit scenario is de inrichting van de gemeente gebaseerd op processen en rollen.Impact op procesarchitectuur:De volgorde van stappen in de primaire processen zal niet direct veranderen
klassieke hiërarchische organisatie In dit scenario is het proces volledig uit beeld geraakt en is de hiërarchie leidend.Impact op procesarchitectuur:Risico op inbouwen van extra controles en overdrachtstappen om 'muren' tussen afdelingen te overbruggen.
Verhouding standaardwerk en maatwerk
Zoveel mogelijk standaardiseren In dit scenario past de gemeente standaardisatie toe waar mogelijk. Dat leidt tot kostenbesparingen en voorspelbaarheid in bv. het halen van termijnen, maar gaat wel ten koste van de klanttevredenheid. Impact op procesarchitectuur:Veel toepassing van procesbouwstenen, veel geautomatiseerde ondersteuning.
Zoveel mogelijk maatwerk In dit scenario stelt de gemeente het halen van passende oplossingen boven kostenefficiëntie. Het toepassen van maatwerk is klantgericht en leidt tot hoge(re) klanttevredenheid maar brengt wel kosten met zich mee. Impact op procesarchitectuur:Veel toepassen van maatwerk leidt tot eigen keuzes in de procesinrichting. Gebruik van procesbouwstenen zal daardoor beperkt mogelijk zijn.
Verhouding verschillende varianten binnen een proces
One size fits all In dit scenario onderkent de gemeente alleen een minimum aan verschillende processen. Er is bv. één vergunningenproces ingericht waar alle aanvragen doorheen gaan. Dat is overzichtelijk, maar alle variaties moeten dan binnen dat ene bedrijfsproces ondersteund wordenImpact op procesarchitectuur:Het processenlandschap van de gemeente zal grotendeels overeenkomen met het referentieprocessenlandschap in de GEMMA. De uitgewerkte procesflows zullen complex zijn vanwege de variaties die ondersteund moeten worden. Dat zal doorwerken in de toepassing van procesbouwstenen
Elke variant apart onderkend In dit scenario modelleert en beschrijft de gemeente elke variant als een apart proces. Er zijn dan veel verschillende processen, maar de uitwerking van die processen kan relatief eenvoudig zijn. Er zijn immers geen variaties meer binnen een procesImpact op procesarchitectuur:Het processenlandschap van de gemeente zal een groot aantal processen bevatten, wat niet erg overzichtelijk is. Het risico bestaat dat inconsistenties ontstaan tussen varianten, ook op plaatsen waar uniformiteit gewenst is.
Verhouding generalisten en specialisten
Veel breed inzetbare generalisten In dit scenario werkt de gemeente zoveel mogelijk met generalisten die veel taken kunnen oppakken. Dat maakt de organisatie flexibel. Nadeel is dat specifieke vakkennis beperkt aanwezig is, wat knelpunten in de uitvoering van processen kan opleveren. Impact op procesarchitectuur: Zit vooral in de rollen-sfeer en de toewijzing van taken aan medewerkers. Vakkennis moet daarin expliciet opgenomen worden aangezien die niet in de normale procesuitvoeringsrollen is onderkend.
Veel specialisten met diepgaande kennis In dit scenario werkt de gemeente zoveel mogelijk met specialisten die diepgaande vakkennis hebben. Dat beperkt hun inzetbaarheid en stelt daarmee extra eisen aan onder andere planning. Impact op procesarchitectuur:De gemeente zal de behoefte hebben om extra, specialistische rollen te onderkennen, en die te gebruiken bij de inrichting c.q. uitwerking van processen.
Doelen van procesbeschrijvingen
Primair proces op hoofdlijnen In dit scenario worden processen alleen op hoofdlijnen beschreven, met de nadruk op overdrachtsmomenten waarbij met ketenpartners wordt samengewerkt. De beschrijving richt op de op de resultaten en niet op de manier waarop die bereikt worden. De invulling van details wordt vrij gelaten aan de ketenpartner, en/of aan de uitvoerende teams. Impact op procesarchitectuur:De procesarchitectuur blijft beperkt tot hoofdlijnen. Risico is dat in de uitwerking processen uiteenlopen op plaatsen waar uniformiteit gewenst is, en dat de uitvoering weinig efficiënt is.
Primair proces in detail beschreven In dit scenario worden processen in detail uitgewerkt, bijvoorbeeld om mogelijkheden voor optimalisaties zichtbaar te maken. Impact op procesarchitectuur:Gedetailleerde uitwerking heeft als nadeel de beheerlast die nodig is om de beschrijvingen te onderhouden. Ook verdwijnt hiermee de "regelruimte" voor teams of individuele medewerkers.
Beheer of innovatie
Enkelvoudig standaardproces In dit scenario is een enkelvoudig standaardproces ingericht dat nauwelijks wijzigingen doormaakt. Dit betreft doorgaans processen die al langere tijd uitgevoerd worden en die een hoge "volwassenheid" bereikt hebben. Deze beheerfase leidt tot standaardisatie. Impact op procesarchitectuur:Processen in de beheerfase passen goed in de procesarchitectuur en vormen een bron voor het identificeren van herbruikbare, efficiënte procesbouwstenen.
Experimentele uitvoeringsvarianten In dit scenario wordt een proces niet vast uitgewerkt maar alleen op hoofdlijnen en worden uitvoeringsvarianten getest om te komen tot een beste resultaat. Dit past goed bij nieuwe of herziene processen. Deze innovatiefase wordt gekenmerkt door diversificatieImpact op procesarchitectuur:De procesarchitectuur moet innovaties ondersteunen maar moet tegelijkertijd voorkomen dat processen dermate gaan afwijken (bijvoorbeeld door het bedenken van onnodige nieuwe rollen) dat de samenhang binnen de procesarchitectuur ondermijnd wordt.
Inzet en aansturing van ketenpartners
StrakIn dit scenario zet de gemeente bij voorkeur geen ketenpartner in voor zaken die de eigen organisatie zelf kan uitvoeren. Waar wel ketenpartners worden ingezet, houdt de gemeente strak toezicht op de wijze waarop de taken door de ketenpartner worden uitgevoerd. Het voordeel hiervan is de voorspelbaarheid en de zekerheid dat aan de gemeentelijke kwaliteitsnormen wordt voldaan.Impact op procesarchitectuur:In dit scenario zal de gemeente bij het inrichten van processen extra nadruk leggen op de aansturing van ketenpartners en zal die daaruit voortvloeiende eisen meenemen in uitbestedingen.
VrijIn dit scenario zet de gemeente ketenpartners in vanuit de visie dat daaruit meerwaarde wordt geleverd. Er worden afspraken gemaakt op resultaatbasis; de wijze van invulling wordt aan de ketenpartners overgelaten. Dat schept ruimte voor innovatie en maatwerk. Er is wel vertrouwen nodig, immers: de gemeente blijft verantwoordelijk voor juiste uitvoering van de taken maar kan daar nog maar beperkt toezicht op houden of bijsturen.Impact op procesarchitectuur:In dit scenario zal de gemeente bij het inrichten van processen rekening houden met uitbesteding van taken en zal daarbij de nadruk leggen op het resultaat en de werkwijze open laten. 
Mate van bekendheid van route en activiteiten
De uit te voeren activiteiten en de te volgen route zijn bekendIn dit scenario is er sprake van een eenduidig proces.Impact op procesarchitectuur:In dit scenario kan het proces goed geautomatiseerd (ondersteund) worden en is een hoge mate van efficiëntie te behalen.
De uit te voeren activiteiten en de te volgen route zijn niet bekendIn dit scenario is de procesgang niet voorspelbaar, en wordt een beroep gedaan op de kennis en ervaring van de betrokkenen. .Impact op procesarchitectuur:In dit scenario is automatisering nauwelijks mogelijk en is inzet van ervaren en deskundige medewerkers noodzakelijk. 
Bovenstaande aspecten zijn met elkaar verbonden, maar leiden niet tot vaste ‘archetypen’ die onderscheidend aangeven in welke categorie een gemeente past. Wel zal een grote gemeente bijvoorbeeld vaker meer hiërarchisch en gestandaardiseerd werken en meer taaksplitsing kennen. Tegelijkertijd kunnen kleine gemeenten processen vaker generiek ingericht hebben over verschillende domeinen heen, dan bij grote gemeenten.