Nederland/bijeenkomsten/bestuur-75

OSGeo.nl - Bestuursvergadering #75
Datum: Dinsdag 13 augustus 2024
Tijd: 20:15
Plaats/Medium: Online
Aanwezig:
Niene
Erik
Lars
Paulo
Afwezig:
== Verslag vorige keer ==
Zie https://wiki.osgeo.org/w/index.php?title=Nederland/bijeenkomsten/bestuur-74
== Actiepunten vorige keer ==
*Niene: Willem en Jelmer contacten over POSTGIS dag en volgende vergadering. 
*Niene: Jeroen bellen over FOSS4G 2026 in NL en uitnodigen volgende vergadering. 
*Just: HTML pagina maken doorlink FOSS4G.nl naar FOSS4G.be in GitHub - DONE.
*Erik: Contact leggen met QGIS Gebruikersvereniging over hulp bij organiseren Nieuwjaarsborrel. 
*Erik: Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering 
Eerste vereniging en dan oppakken. Er is ook nog een UBO nodig! ook oppakken na vereniging te zijn. 
*Erik: Notaris vinden en statuten vinden/maken/aanpassen
Zie stuk over vereniging worden. 
*Just: Nieuwe zip sturen belangrijke info - DONE
*Just: Streamyard opzeggen - checken
*Erik: Kijken naar status YouTube video's/account
Account binnen. Alle video's staan op het kanaal van de grote geo show. 
*Erik: Vragen QGIS Gebruikersvereniging bij mogelijke stichting.
We zullen elkaar dwars kunnen zitten. Lastig om in te schatten wat het effect gaat zijn. QGIS is wel sterker merk dus lastig voor ons om leden te hebben en je wilt toch niet leden stelen. 
Doel is om naast elkaar te bestaan en elkaar helpen en niet in de weg zitten. 
== FOSS4G NL/BE ==
Website is live met programma
Ticketing is live (toch weer Eventbrite)
Er moet nog wel wat geregeld worden...
Gisteren vergadering NL en BE gehad. Was een goede vergadering. 
Website is er, programma is bekend maar ook dingen die nog opgepakt moet worden (bijvoorbeeld Horeca). 
Financiële opzet is wel anders. NL is OSGeo jaar sponsors en vrije ticket donaties. BE is event sponsors + gratis tickets. tickets gaan op NL Basis. Benieuwd hoe dat gaat doen. Ook organisatie tickets. Al 12 bestellingen. Deze organisatie tickets. 
Tekst voor marketing wordt gemaakt door erik. Lars zal deze delen op alle platformen. 
Eventbrite doet alleen moeilijk. Tickets worden niet weergegeven zoals we zouden willen. Erik al contact met eventbrite om te kijken op te lossen. 
Komt ticket bij voor pendel vervoer voor Breda CS - event locatie
Opening door beide voorzitters is goed idee! 
== andere events ==
=== PostGIS dag 2024 === 
Donderdag 21 november 2024
Organisatie: Jelmer & Willem 
Willem en Jelmer willen dit oppakken graag. Uitnodigen voor de volgende vergadering (digitaal) door Niene. praten over status over locatie, event invulling en budget/sponsering. Contact is gelegd door Niene tijdens de vergadering. 
Jelmer wilt niet meer. Willem wilt wel maar zoekt wel hulp. 
Wellicht kijken naar hogeschool die vorige keer hielp. Misschien kunnen die Willem helpen. Ook kijken op FOSS4G koppelen met iemand die wilt helpen met organisatie. 
Gaat goed komen! 
=== Nieuwjaarsborrel === 
Nadenken over locatie buiten Hilversum. Mogelijk meevragen QGIS gebruikersvereniging over nadenken. Erik gaat het contact leggen over hulp bij organisatie nieuwjaarsborrel aan QGGV. 
Nog geen contact gelegd met QGGV maar gaat Erik oppakken. 
=== FOSS4G 2026 in NL === 
Vooral de vraag wat die verwacht van ons als bestuur. Hulp, communicatie, mede-organiseren. 
Kunnen wij dan wel FOSS4G NL 2026 (en 2025 mogelijk) wegens tijd in voortraject en organisatie? 
Goede opmerking Erik: We zijn toch wel verplicht om te helpen. Het is een eer! 
Mogelijk veel Geocat mensen die willen helpen vanuit Jeroen. 
Jeroen uitnodigen volgende vergadering. Niene zal Jeroen bellen als voorzitter OSGeo.NL
Altijd OSGeo Europa geweest. Alleen wegens inactiviteit is dit uit elkaar gevallen. Handig voor financiële redenen en aanbestedingen bijvoorbeeld. 
Kan ondergebracht worden onder OSGeo.nl vereniging of eigen stichting. Hier goed over nadenken. 
Voorkeur vereniging van EU OSGeo met hieronder alle local chapters die hier onder hangen. 
FOSS4G 2026 is hoop voor maar kan ook zeker 2027 worden. Maar ligt er aan of Noord Amerika. Erik benoemt wel dat kosovo 2023 eigenlijk Noord Amerika zou moeten zijn maar die hebben niks ingestuurd. Dus er is zeker kans. 
Voor nu even op een wat lager pitje. jeroen komt in de lijn bij Niene als er wat is. 
== Vereniging == 
OSGeo.NL als ledenorganisatie staat op het programma voor de FOSS4G in Baarle. 
Ondertussen is er nagevraagd wat de voordelen van een stichting zijn ten opzichte van een vereniging. Notaris gaf aan dat dat weinig is. Ook een ANBI heeft in zekere zin weinig nut meer, hij ziet dat nieuwe wetgeving er juist op lijkt te richten dat dat zo min mogelijk wordt gebruikt. Tegelijkertijd ziet hij vooral voordelen als je al (veel) particuliere sponsoren hebt. Dat hebben wij niet, alleen bedrijven en mogelijk overheden. Hij adviseert de stichting om te zetten naar een vereniging (op basis van onze argumenten rond ledenbemoeienis in plaats van het dictatoriaal regime (zijn woorden) van de stichting). Wel is het ook relevant te melden dat hij anagaf dat het sowieso moeilijk is mensen te activeren voor het verenigingsleven, dat is niet anders dan bij een stichting.
Voorstel: op de FOSS4G dit aankondigen en de eerste lidmaatschapsformulieren laten invullen.
Omzetten van bestaande vereniging is lastig en heel duur. Daarom beter om stichting op te heffen en een vereniging nieuwe op te richten ipv de stichting. 
Statuten worden aangepast als we het vereniging worden in gang gaan zetten. Wordt gebaseerd op de missie die we al hebben gedaan! 
We gaan het doen! Melden op FOSS4G en eerste leden formulier hebben. Snel in gang zetten. Erik pakt de eerste stappen op. Moeten alles maken voor natoris en dan schrijft die ons in bij KVK. 
Plan is begin september op te pakken! 
== Financiën ==
Deze keer bespreken met Paulo. 
Je kan donatie doen of Lid worden als organisatie/bedrijf. 
Dit goed overleggen wat we willen. 
Nog even achter paar organisatie aan over betalen factuur sponsoring. 
Paulo ook contact met sponsors over vereniging worden. 
Goed kijken naar hoe brengen dat we vereniging worden. 
Nu alleen Paulo toegang tot rekening en pas. Handig als er meer zijn! 
Ook kijken naar een andere bank. Dit pakt Paulo op na dat OSGeo.nl een vereniging is. 
Ook andere zaken zoals declaratie pakt Paulo op. 
== Rondvraag/extra opmerkingen ==
*Erik: Just officieel uit bestuur 
Melding van KVK binnen. Einde van een tijdperk!
*Erik: Adres van organisatie gewijzigd 
*Lars: Mogelijke nieuwe bestuursleden/vervangen 
Mogelijk benoemen/mensen aanspreken op FOSS4G zo is Lars ook begonnen. Wellicht bij opening benoemen. Benoemen bij vereniging worden! We kunnen de hulp gebruiken. 
== Actiepunten vastleggen ==
*Erik: Contact leggen met QGIS Gebruikersvereniging over hulp bij organiseren Nieuwjaarsborrel. 
*Erik: Marketing tekst maken FOSS4G NL/BE
*Lars: Tekst Erik plaatsen online
*Erik: meer tekst op eventbrite 
*Erik: Statuten en contact leggen voor begin september
*iedereen: Kijken naar statuten
*Paulo: Na vereniging opzetten kijken naar nieuwe bank
*Paulo: Declaratie zelf, Erik en Lars regelen
== Volgende vergadering ==
Dinsdag 10 september is het volgens schema, maar dan is ook de QGIS UC in Bratislava (Erik is daar, Lars mogelijk ook?). 3 September doen, nog met speelruimte voor de FOSS4G?
3 september avond Akkoord. vanaf 18:00 in Zeist fysiek. 
Maar als notaris datum bekend is dan wordt dat de datum!