Bijlage 2. Uitleg procestermijn, bewaartermijn en relatie met procesobject

Categorie:Duurzame toegankelijkheid
 __NOTOC__
De levensduur van archiefbescheiden bestaat uit 3 delen: de procesfase, de procestermijn en de bewaartermijn (zie figuur 7). 
De procesfase is de tijd dat een orgaan nodig heeft om een proces of zaak te handelen. Bijvoorbeeld de periode die nodig is om een vergunning te verstrekken nadat de aanvraag is ingediend. Deze procesfase wordt in de selectielijst niet specifiek ingevuld. Immers, de duur van de procesfase kan pas worden bepaald op het moment dat de uitkomst van de zaak bekend is. 
"De procestermijn" is de periode waarin het zaakdossier actief gebruikt en/of geraadpleegd kan worden ter ondersteuning van andere processen of zaken die spelen in de organisatie. Bijvoorbeeld omdat een persoon een dienstbetrekking heeft; een uitkering heeft; een vergunning nog gebruikt wordt voor het doel waarvoor deze is afgegeven; een object in stand wordt gehouden of een activiteit nog wordt uitgevoerd. 
De duur van de procestermijn wordt bepaald door het gebruik van archiefbescheiden in nog lopende processen van de organisatie. De procestermijn loopt vanaf de afronding van de procesfase tot aan het moment waarop de archiefbescheiden of informatie niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Met andere woorden: tot het bedrijfsvoeringbelang komt te vervallen.
In de selectielijst worden vijf categorieën van procestermijnen onderscheiden:
#Nihil: Er is geen aparte procestermijn, de bewaartermijn start direct. Uitleg: als een proces of zaak is afgehandeld is direct het belang voor de bedrijfsvoering vervallen. Bijvoorbeeld: een vergunning is geweigerd (resultaat 11.2). Er is in dat geval geen procestermijn omdat de informatie in die zaak niet meer nodig is in andere lopende zaken. De archiefbescheiden zijn dus niet meer van belang voor de bedrijfsvoering. De bewaartermijn (5 jaar) gaat dan meteen in. De bewaartermijn van 5 jaar is gebaseerd op de risicoanalyse. Het is mogelijk dat de aanvrager van de geweigerde vergunning de aanvraag (al of niet in aangepaste vorm) opnieuw indient. De organisatie heeft dan informatie nodig over de voorgaande zaak/zaken en de afloop daarvan. Met andere woorden: ondanks dat de informatie niet nodig is bij andere (vervolg)processen in de organisatie (omdat de vergunning is geweigerd en er dus bijvoorbeeld geen toezicht hoeft plaats te vinden op een correcte uitvoering), worden de archiefbescheiden toch een bepaalde periode bewaard voor het geval er een nieuwe zaak wordt gestart waarmee de gegevens van de oude zaak toch weer relevant worden. De procestermijn is ook nihil als wet- en regelgeving een maximale bewaartermijn voorschrijft. De procestermijn is dan geïntegreerd in de wettelijke bewaartermijn. Zo moeten gegevens over de toegangscontrole volgens de Autoriteit Persoonsgegevens na 6 maanden (resultaat 12.1.8) door de organisatie vernietigd zijn. Het bedrijfsbelang en daarmee de procestermijn zijn dan van ondergeschikt belang en worden door wet- en regelgeving ‘overruled’.
#De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject: De lengte van de procestermijn is afhankelijk van het procesobject. Nadat het procesobject haar geldigheid heeft verloren of niet meer bestaat, gaat de bewaartermijn lopen. Uitleg: de informatie die uit een zaak of proces komt heeft waarde voor een organisatie zolang het procesobject bestaat. Indien het procesobject ophoudt met bestaan, vervalt ook de waarde van de informatie en eindigt de procestermijn. Als, bijvoorbeeld, een organisatie een gebruiksvergunning (resultaat 24.1 met als procesobject ‘de toestemming’) heeft gekregen om een gebouw te mogen gebruiken, zal de waarde van de gebruiksvergunning vervallen op het moment dat de toestemming voor het gebruik wordt ingetrokken of eindigt als de organisatie het gebouw verlaat of sloopt.
#De ingeschatte maximale bestaans - of geldigheidsduur van het procesobject: Er wordt een inschatting gemaakt van de maximale bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject, ongeacht de daadwerkelijke duur. Dit kan bijvoorbeeld vastgelegd worden in het zaaktype, zodat proces- en bewaartermijn samen een bewaartermijn vormen die gaat lopen vanaf het moment van afsluiten van de zaak. Uitleg: bij sommige zaken is de levensduur van het procesobject van tevoren in te schatten op basis van de eigenschappen van het object. Het betreft met name objecten die vanwege het gebruik een beperkte levensduur hebben. Dat wordt meestal al aangegeven door de leverancier die een maximale levensduur aangeeft. Op basis van die informatie kan dan de maximale levensduur van het procesobject worden bepaald. Bijvoorbeeld onder resultaat 15.1.1 Onderhoud met gevolgen voor het verdere beheer van het procesobject kan schilderwerk worden geclassificeerd op basis van de verwachte levensduur van de verf. Zo gaat bepaalde type verf tien jaar mee en andere verf vijftien jaar. De procestermijn wordt dan bepaald door die verwachte levensduur.
#De tijdens het proces vast te leggen datum waarop de geldigheid van het procesobject komt te vervallen: Tijdens de procesuitvoering wordt de datum bepaald wanneer het procesobject haar geldigheid zal verliezen. Tot dat moment loopt de procestermijn. Uitleg: bij een aantal objecten kan bij de creatie al worden bepaald wanneer het procesobject (of de werking daarvan) eindigt. Zo worden plannen (resultaat 3.1) vaak voor een bepaalde periode vastgesteld, bijvoorbeeld een huisvestingsplan 2011-2015, waardoor al bij de opstelling van het plan bekend is dat de procestermijn (en dus het bedrijfsvoeringbelang) loopt tot 2015. Een ander voorbeeld: bij resultaat 11.1.2 Toestemming voor een afgebakende periode gaat het om toestemmingen die voor een specifieke periode worden afgegeven; collectevergunningen die voor één week worden afgegeven of een ontheffing van een verkeersmaatregel die meestal voor één jaar worden afgegeven. In deze voorbeelden is bij de creatie van het procesobject (het plan of toestemming) bekend wanneer de geldigheid (en daarmee procestermijn) vervalt en de bewaartermijn start.
#De procestermijn en bewaartermijn zijn samengevoegd: De proces- en bewaartermijn zijn samengevoegd als totaalwaarde bij de bewaartermijn. De datum waarop deze termijn moet gaan lopen is benoemd in de toelichting bij de categorie en kan in het verleden liggen. Uitleg: bij een aantal processen is de bewaartermijn afhankelijk van de geboortedatum van een persoon. In deze gevallen is het niet mogelijk om een verschil te maken tussen de procestermijn en het bewaartermijn. Zo is een diploma van belang zolang de betrokken leerling nog werkzaam is. Hij/zij dient namelijk te kunnen bewijzen dat hij/zij een diploma of getuigschrift heeft gekregen voor de gevolgde opleiding. Aangezien de huidige pensioenleeftijd 67 jaar is, dient een diploma tot 67 jaar na de geboorte van de leerling bewaard te worden (resultaat 4.1.7). Bij deze resultaten is een onderscheid tussen de procestermijn en de bewaartermijn niet nodig en wordt meteen de totale bewaartermijn genoemd.
De bewaartermijn is de periode dat archiefbescheiden (nog) bewaard moeten worden nadat de procestermijn is afgelopen. Dit is de termijn die wordt genoemd in de selectielijst.
De procestermijn plus de bewaartermijn is de totale bewaartermijn voor een zaaktype (zie rode balk in figuur 7).
Uiteraard is het niet wenselijk dat voor alle vergunningen hetzelfde bewaartermijn van het generieke resultaat 11.1 (vernietigen 1 jaar na einde toestemming) geldt. Sommige verleende vergunningen wil of moet de organisatie langer bewaren. Het generieke resultaat voldoet dan niet.
Daarom zijn in selectielijst naast generieke resultaten specifieke resultaten opgenomen. De specifieke resultaten zijn uitzonderingen op het generieke resultaat. Figuren 1 en 2 laat zien dat onder één generiek resultaat meerdere specifieke resultaten (of uitzonderingen) kunnen vallen.