Toelichting data bij de bron

Category:Data
Category:Common Ground
__NOTOC__
Gemeenten maken bij het uitvoeren van hun taken gebruik van veel verschillende soorten data. Inwinning en beheer van die data gebeurt zowel door gemeenten als door andere soorten organisaties. Binnen de overheid geldt het uitgangspunt dat er voor gegevens waar de overheid gebruik van maakt altijd 1 leidende bron bestaat. Van overheidsorganisaties wordt verwacht dat ze bij de uitvoering van hun taken gebruik maken van gegevens uit die leidende bron. In bepaalde gevallen, zoals bij basisgegevens, is dit zelfs verplicht. De NORA en de GEMMA beschrijven dit via onderstaand architectuurprincipe:
Informeer bij de bron	Maak bij de dienst gebruik van gegevens die afkomstig zijn uit een bronregistratie.	Voor betrouwbare dienstverlening is het hergebruik van de juiste informatie en documenten van cruciaal belang. Om de kwaliteit over de juistheid van een gegeven te borgen, moet duidelijk zijn welke organisatie bepaalt wat de juiste informatie is. Uitgangspunt is dat er voor gegevens waar de overheid gebruik van maakt, altijd één bron bestaat, die leidend is.
De GEMMA verstaat onder een 'bronregistratie' een meervoudig te gebruiken registratie met betrouwbare data, zoals basisregistraties en kernregistraties. Er zijn verschillende ontwerp- en realisatiekeuzes mogelijk om gebruik te maken van gegevens uit bronregistraties. Op dit moment worden brongegevens vaak opgevraagd en vervolgens vastgelegd binnen lokaal aanwezige registraties. Bijvoorbeeld in taakspecifieke applicaties of in gemeentebreed beschikbare voorzieningen zoals een gegevensmagazijn. Als die gegevens via synchronisatie- en distributiemechanismen synchroon worden gehouden met de brongegevens, zijn ze te beschouwen als 'kopie-gegevens'. 
Werken met kopieën kent nadelen, zoals kwaliteits- en actualiteitsproblemen, het moeten aanschaffen en beheren van synchronisatie- en distributievoorzieningen, het treffen van maatregelen om geldende beveiligings- en privacy-eisen. De overheid streeft ernaar om het aantal kopieën van brongegevens te verminderen door in lokale registraties verwijzingen naar brongegevens op te nemen. Brongegevens worden in zo'n situatie alleen vastgelegd en beheer binnen bronregistraties ('data bij de bron'). 
Om verantwoord te gaan werken met verwijzingen naar brongegevens moet aan een aantal randvoorwaarden zijn voldaan. Hieronder staan een aantal overwegingen en mogelijke belemmeringen die daarbij een rol spelen. 
== Kopie? ==
Om onnodige kopieën van brondata te voorkomen moet eerst worden bepaald of het daadwerkelijk gaat om een kopie. Brongegevens kunnen worden gebruikt als informatiebron om een nieuw gegeven vast te leggen. Een voorbeeld hiervan is de situatie waar bij de aanvraag van een parkeervergunning het actuele verblijfadres uit de BRP wordt opgevraagd om te bepalen waar de aanvrager op het moment van aanvraag woont. Na indiening van de vergunningaanvraag heeft het vastgelegde 'aanvraagadres' een andere betekenis dan het verblijfadres zoals dat in de BRP wordt bijgehouden. Een wijziging van het BRP-verblijfadres mag niet automatisch leiden tot aanpassen van het aanvraagadres. Er is dus wel sprake van een relatie tussen beide gegevens, maar het betreft geen onnodige kopie. 
== Verantwoordelijkheden ==
Overheidsorganisaties moeten bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen voldoen aan wet- en regelgeving en hun handelen gedurende langere tijd kunnen verantwoorden. Gebruik van verwijzingen betekent een grote verandering in taken en verantwoordelijkheden van betrokken partijen. 'Duurzaam toegankelijk informatiebeheer', onderdeel van de GEMMA thema-architectuur 'Duurzame toegankelijkheid en transparantie', beschrijft een aantal uitdagingen die zo'n verandering met zich meebrengt. Een van de conclusies is dat 'bewaren bij de bron' niet altijd de beste oplossing is om de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten te waarborgen. 
== Niet-functionele uitdagingen ==
Door het werken met verwijzigingen naar elders opgeslagen gegevens ontstaat een gedistribueerd gegevenslandschap. Dit brengt een aantal niet-functionele uitdagingen met zich mee, zoals: 
* Integratie: het op elkaar afstemmen en integreren van gegevens uit verschillende bronnen kan complex zijn.
* Consistentie: bij verspreid vastgelegde gegevens is het lastiger ze onderling consistent te houden.
* Performance: gebruik van gegevens uit meerdere bronnen kan de performance negatief beïnvloeden. 
* Beveiliging: elders vastgelegde gegevens moeten tijdens transport goed worden beveiligd.
* Schaalbaarheidslimieten: gegevensintensieve bewerkingen of bewerkingen met grote hoeveelheden gegevens zijn niet altijd uitvoerbaar. 
* Kosten: gebruik van brongegevens kan extra kosten met zich meebrengen (bijvoorbeeld bij pay-per-use tarivering).
==Bestaande bronregistraties==
Voor vrijwel alle bestaande bronregistraties geldt dat ze niet zijn ontworpen om te functioneren als real-time en duurzaam te gebruiken gegevensbron. Ze beschikken daarom niet over noodzakelijke functionaliteit, zoals: 
*Het kunnen 'tijdreizen' zodat afnemers informatie over een eerdere situatie kunnen raadplegen, wijzigen of analyseren. Daarbij spelen zowel formele ('Wanneer is een gegeven vastgelegd?') als materiële historie ('wanneer is iets in werkelijkheid gebeurd?') een rol. 
*Het notificeren van afnemers als er gebeurtenissen hebben plaatsgevonden die hebben geleid tot wijziging van bepaalde brongegevens.
*Het duurzaam beschikbaar zijn van data en van services om hier gebruik van te maken.
== Conclusie ==
De GEMMA kent het architectuurprincipe dat bij diensten gebruik moet worden gemaakt van gegevens uit bronregistraties. Gaan werken met verwijzingen naar brongegevens kan een goed alternatief zijn voor het lokaal opslaan van uit bronregistraties afkomstige gegevens. Daarvoor moet eerst bepaald worden of het daadwerkelijk gaat op 'kopie-gegevens' en vervolgens of is te voldoen aan alle randvoorwaarden. 
Overheidsbrede programma's zoals Data bij de bron en het Federatief DataStelsel werken aan afspraken en randvoorwaarden om het werken met data bij de bron beter mogelijk te maken. Afhankelijk van de uitkomsten daarvan wordt het werken met verwijzingen naar gegevens in bronregistraties steeds vaker verantwoord mogelijk. Bij de ontwikkeling van het Federatief Datastelsel wordt onderkend dat er in de praktijk veel belemmeringen zijn, en het gat tussen de huidige en de gewenste situatie stapsgewijs moet worden overbrugd.