Quebec-conf - Rencontre du 2010-06-07

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-06-07, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010
== Date, Lieu et heure ==
Lundi 6 juin 2010, 15:00, conférence téléphonique:
 Date: Monday, June 07, 2010
 Start Time: 03:00 PM Eastern Daylight Time
 End Time: 04:55 PM Eastern Daylight Time
 Dial-in Number: 1-517-417-5200 (Midwest)
 Access Code: 6765697 
== Ordre du jour ==
0- Affaires découlant de la réunion précédente
* Voir les TODO dans le CR précédent
1- Finances
* Suivi du budget
2- Conférenciers invités
* État de la situation
* Cadeaux aux conférenciers (3 ou 5?)
3- Communication
* Communiqué spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique
* Faites du bruit!
4- Site Web
* ?
5- Programme
* Modification à l'horaire du mardi pm
* Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
* État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
* Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions
6- Logistique
* Chambres d'hotel pour le comité
* Choix de pause mardi pm
* choix de pause mercredi am
* Choix de repas mercredi midi
* Enregistrement des participants OSGeo+VisionGeo (sac VisionGeo, stylo pour tous?)
* Disposition des salles vs électricité
* Impression de billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires
* Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique)
* Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
* Pointeurs laser?
7- Kiosque OSGeo-Québec
* Logo OSGeo-Québec vectoriel pour bannière sur le kiosque
* Impression de bannière?
* Structure de kiosque?
* Brochures à distribuer?
* Demos sur laptop?
* Horaire pour les présences sur le kiosque
8- Varia
9- Prochaine rencontre du comité
== Compte-rendu ==
=== Participants ===
 * Daniel Morissette
 * Martin Fafard
 * Thierry Badard
 * Martin Ouellet
 * Frederic Hubert 
 * Marie-Christine Simard
 * Simon Mercier
 * Nicolas Gignac
=== Sommaire des discussions et décisions ===
==== 0- Affaires découlant de la réunion précédente ====
...
==== 1- Finances ====
* Budget à jour toujours positif.
==== 2- Conférenciers invités ====
* TODO: Daniel s'occupe du cadeau des conférenciers invités. En préparer même pour les absents et leur faire parvenir par courrier
==== 3- Communication ====
* TODO: Thierry, coordonner avec Frederic Lessard (CGQ) et Luc Vaillancourt pour le bulletin spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique
* TODO: Daniel/Thierry/tous, écrire des billets sur les moments forts du programme et faire suivre une nouvelle copie du communiqué sur les listes
==== 4- Site Web ====
* TODO: MartinO: Essayer de mettre le résumé dans la description de l'événement dans le calendrier iCal?
==== 5- Programme ====
* Modification à l'horaire du mardi pm... tous d'accord avec la proposition de Daniel...
* TODO: Finir le mercredi pm à 14:20.
* Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
** ... un autre draft ce soir... impression demain...
** ... 125 copies pour commencer
* État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
** TODO: Daniel envoyer rappel aux conférenciers
* Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions
** TODO: (progr imprimé, site Web) Mettre à jour liste panélistes Jeff, Frank, Paul, Hervé, Thierry, animateur Daniel
** TODO: Sujets Table ronde:
** TODO: MartinO, démarrer discussion sur thèmes table ronde sur la liste osgeo-qc
* Volontaires pour la traduction des conférences internationales... voir a mesure qu'elles arrivent
==== 6- Logistique ====
* TODO: Daniel/Thierry voir choix de pause/repas en fct du budget + decider nombre participants
* TODO: Daniel: Annonce à la fermeture 14:20, demander aux gens inscrits aux deux de passer à la table à l'arrière pour prendre leur matériel pour VisionGeo
* TODO: Daniel/Marie-Christine, commander 200 stylos OSGeo
* TODO: Disposition de la grande salle en demi-lune mardi PM, 5 par table
* TODO: Daniel/Thierry décision pour acces internet supplémentaire ou pas en fct du budget
* TODO: Daniel preparer + imprimer billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires, etc. avec Alexandre
* TODO: Daniel: Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique, Mentionner calendrier iCal)
* Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
** Projecteur CGQ: Salle technologie, Marc-André
* Salles: petite salle pour Intro/business/education, grandes salles pour les autres
* TODO: MCSimard, Pointeurs laser
==== 7- Kiosque OSGeo-Québec ====
* TODO: Daniel, Impression 2 bannières 4'x2' avec Logo OSGeo-Québec vectoriel pour le kiosque
* Pas de structure de kiosque, on utilise le fond blanc avec un projecteur
* TODO: MartinF fournit laptop + projecteur sur le kiosque
** Frederic aussi disponible pour le kiosque
** rouler présentation OSGeo-Qc de Nicolas sur le kiosque
* TODO: Thierry imprime ~15 copies de chaque brochures en français
==== 8- Varia ====
==== 9- Prochaine rencontre du comité ====
Aucune prévue avant l'événement.
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