ZTC2 binnen een overheidskolom sector of keten

Categorie:Zaakgericht werken
Verticale standaardisatie van zaaktypen ligt in een overheidskolom (ook wel aangeduid als sector) meer onder handbereik dan horizontale (binnen een overheidslaag) standaardisatie. Binnen een kolom, sector of keten is immers de benodigde expertise aanwezig voor het uitwerken van de ‘eigen’ zaaktypen en zal het belang van gestandaardiseerde zaaktypen ook makkelijker worden onderkend, onder andere vanwege de noodzaak tot samenwerking binnen zo’n sector, kolom of keten. 
Overheidskolommen of sectoren worden gevormd door met elkaar samenwerkende organisaties binnen een gemeenschappelijk beleidsterrein. In optima forma hebben die organisaties doelen die ze gezamenlijk nastreven. Elk van de betrokken overheidsorganisaties draagt zijn steentje bij aan het bereiken van die doelen en realiseert zich dat die bijdrage moet worden ingepast in het grotere geheel.
De ZTC2 vervult in deze verdeling van taken, bevoegdheden en werk tussen de verschillende betrokken organisaties een belangrijke rol. Elk van de doelen binnen een kolom/sector is verbonden aan een daarvoor verantwoordelijke organisatie; denk aan de intergemeentelijke sociale dienst voor zaken binnen het Werk en Inkomen domein, of de gemeente die het bevoegd gezag is voor het behandelen van een omgevingsvergunningaanvraag. Deze organisatie coördineert de (hoofd)zaak die daarbij hoort. De taken die door ketenpartners worden uitgevoerd - het uitbrengen van adviezen, het doen van onderzoek, etc. - zet de coördinerende organisatie uit in de vorm van gerelateerde zaken onder de hoofdzaak. Voor de uitvoerende ketenpartners zijn dit uiteraard weer gewoon (hoofd)zaken, met de coördinerende organisatie als 'klant'. 
Het levert grote voordelen op als dit geheel van zaken door de samenwerkende ketenpartners gezamenlijk wordt uitgewerkt in een gemeenschappelijke Zaaktypecatalogus:
* het leidt tot duidelijke afspraken over de verdeling van werk via goed op elkaar afgestemde zaaktypen die door de verschillende partners worden uitgevoerd;
* de ketenpartners spreken dezelfde taal en worden aangespoord gezamenlijke afspraken te maken over de invulling van statustypen, documenttypen, etc.;
* de zaaktypen in de gemeenschappelijke Zaaktypecatalogus kunnen - en moeten - worden beschouwd als de 'contracten' die de samenwerkende organisaties met elkaar hebben gesloten;
* over de naleving van deze contracten kan eenvoudig worden gerapporteerd, semantiek en syntax zijn immers gelijkgeschakeld;
* de zaakgerichte systemen van de verschillende ketenpartners worden optimaal op elkaar afgestemd als zij worden geconfigureerd vanuit één gemeenschappelijke zaaktypecatalogus. 
Dit samen uitwerken en delen van één zaaktypecatalogus hoeft niet direct groots en meeslepend op - bijvoorbeeld - landelijk niveau te worden gerealiseerd. De praktijk wijst uit dat klein beginnen, bijvoorbeeld op regionaal niveau met partijen die allemaal een gelijk belang hebben bij een goed functionerende ketensamenwerking, snel kan leiden tot een concrete invulling van zo'n keten-ZTC. Andere regio's kunnen de aldus uitgewerkte zaaktypecatalogus weer gebruiken als vertrekpunt voor 'hun' keten-ZTC; zo ontstaat een olievlekwerking en geleidelijke convergentie naar steeds meer bovenregionale gemeenschappelijkheid. Deze beweging is op dit moment waar te nemen in de ontwikkeling van de Regionale Uitvoeringsdiensten en hun ketensamenwerking met bevoegde gezagen.
Bovenstaande tekst is ontleend aan het document '' .