2. Selectielijst 2020: wat is er veranderd

Categorie:Duurzame toegankelijkheid
 __NOTOC__
===2.1 De nieuwe Selectielijst 2020===
De nieuwe Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020, werd vastgesteld door de Minister van voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media d.d.18 februari 2020 en gepubliceerd in de Staatscourant nr. 11143 van 26 februari 2020. Deze selectielijst is de opvolger van de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (Stcrt. 2017, 38013; verder: de Selectielijst 2017). De Selectielijst 2017 blijft van toepassing op de archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen tussen 1 januari 2017 en 31 december 2019. De Selectielijst 2012 blijft van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen tussen 1 januari 1996 en 31 december 2016. Voor informatie van 1995 en ouder geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven van 1983.
De nieuwe selectielijst volgt dezelfde methodiek als de Selectielijst 2017 voor het selecteren van archiefbescheiden. Archiefbescheiden zijn zowel van papier als digitaal; ook wel informatie-objecten of informatie-elementen genoemd. (Voor het verschil tussen archiefbescheiden en informatie-elementen zie paragraaf 1.1 van de Selectielijst 2020.) Deze methodiek is gebaseerd op de waarderingsmethodiek en het instrumentarium van het Nationaal Archief. Het instrumentarium bestaat uit een systeemanalyse en een risicoanalyse. In deze Selectielijst is tevens gebruik gemaakt van een trendanalyse om te bewaren archiefbescheiden te identificeren (zie hoofdstuk 1 van de Selectielijst 2020). Het Nationaal Archief heeft de trendanalyse inmiddels vervangen door een zogenaamde hotspotmonitor. Deze analyses identificeren informatie die (voor een bepaalde tijd) belangrijk is voor het overheidsorgaan en voor de maatschappij als geheel en bepalen een bewaartermijn die daar rekening mee houdt.
De nieuwe selectielijst is uitgegaan van een drietal principes:
# Nieuwe processen moeten eenvoudig toe te voegen zijn: de selectielijst moet toekomstbestendig zijn.
# De selectielijst moet aansluiten op Zaakgericht Werken en procesgericht zijn ingericht.
# Voorwaardelijke vernietigingstermijnen dienen vermeden te worden, zodat de regels van de selectielijst geautomatiseerd kunnen worden verwerkt in DMS- of zaaksystemen.
===2.2 Veranderingen Handreiking ten opzichte van 2017===
Ten opzichte van de handreiking van 2017 is een aantal wijzingen in de handreiking doorgevoerd:
# Paragraaf 4.4 is iets aangepast na overleg met het Nationaal Archief.
# Paragraaf 4.6.1 is toegevoegd. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe steekproefsgewijze bewaring kan worden toegepast.
# Paragraaf 4.9 is toegevoegd. Daarin wordt uitgelegd wat de effecten zijn van de AVG en het vervallen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Paragraaf 6.10 is daarmee verouderd en vervallen.
# Paragraaf 4.10 is toegevoegd en geeft uitleg van de term ‘direct vernietigen’.
# Hoofdstuk 5 is verplaatst naar de bijlagen.
# Paragraaf 5.5 is aangepast met als doel de bewaartermijnen voor de terugvordering beter uit te leggen.
# Paragraaf 5.6.4 is toegevoegd om uit te leggen hoe moet worden omgegaan met de nieuwe bewaartermijnen die betrekking hebben op ingetrokken aanvragen uit het Sociaal Domein (6 weken).
# Paragraaf 5.7.2 behandelt de veranderingen in de bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken.
# Paragraaf 5.10 legt de aangepaste bewaartermijnen voor de WOZ-beschikkingen uit (12 jaar).
# Paragraaf 5.14 is aangepast en verder aangescherpt naar aanleiding van voortschrijdend inzicht over het bewaren van videotulen en verslagen van de gemeenteraad.
# Paragraaf 5.15 is toegevoegd en levert nadere uitleg over de toepassing van de bewaartermijnen als er sprake in van het uitvoeren van toezicht.
# Paragraaf 5.16 behandelt de nieuwe bewaartermijnen voor algoritmes.
# Paragraaf 5.17 behandelt de nieuwe bewaartermijn voor login-gegevens.
# Paragraaf 5.18 legt uit hoe moet worden omgegaan met vervanging, migratie, conversie, vervreemding of overbrenging van archieven.
# Hoofdstuk 7 is toegevoegd. Daarin wordt de risicoanalyse toegelicht.
De hoofdstuk- en paragraafnummers zijn terug te vinden in de oorspronkelijke pdf-versie van deze handreiking.