KV2 Inleiding

Category:Informatie-architectuur
__NOTOC__ 
Het katern verbinden beschrijft de GEMMA “verbindingsfunctie”. De verbindingsfunctie is een aspect van de GEMMA architectuur dat van belang is voor alle niveaus van de architectuur. De verbindingsfunctie is een verzameling van richtlijnen, best-practices en normen die gelden bij het onderling verbinden van de gemeentelijke architectuurelementen. De verbindingsfunctie stelt gemeenten in staat om integratie tussen mensen, organisaties, processen en informatiesystemen op een gestandaardiseerde wijze te realiseren. 
Bij de totstandkoming van de GEMMA in 2009 is de gemeentelijke verbindingsfunctie met de bijbehorende systeemoplossingen gepositioneerd als generieke verbindende informatiefunctie tussen gemeentelijke systemen, onderling en met de buitenwereld. Doel van deze generieke verbindingsfunctie was het onderling logisch ontkoppelen van informatiesystemen waardoor deze onafhankelijk van elkaar functioneren. Binnen de GEMMA 2 is de positionering van de verbindingsfunctie aangepast. Er is voor gekozen om de verbindingsfunctie net als het beveiligingsaspect te positioneren als een aspect dat alle andere architectuurelementen raakt, niet als één magische functie die alles oplost.
 
 
Het katern verbinden beschrijft de generieke verbindende applicatiefuncties maar omvat ook afspraken, richtlijnen voor de inrichting hiervan en is op onderdelen normatief ten aanzien van wijze waarop verbindingen tussen onderdelen van de architectuur gelegd worden. De verbindingsfunctie richt zich op het verbinden op zowel business als informatieniveau, zowel binnengemeentelijk als in de keten van gemeenten met hun (keten)partners. 
Burgers, bedrijven en instellingen worden ‘klanten’ genoemd. Daar waar de ambtenaar van de gemeente ook als (interne) klant beschouwd kan worden, wordt deze apart genoemd.
== Relatie met NORA katern verbinden ==
Het NORA katern verbinden beschrijft de principes voor samenwerking tussen overheden bij het bedienen van burgers en bedrijven en beschrijft de verbinding tussen klant en overheid ten aanzien van de publieke dienstverlening aan de hand van drie thema’s: 
# Dienstverlening aan klanten;
# Samenhangende informatie voor klanten en overheden als voorwaarde voor een effectieve en efficiënte dienstverlening; 
# Samenwerking tussen overheden.
Deze bovenstaande thema’s gelden als leidraad voor de nadere verdieping van de gemeentelijke verbindingsfunctie vanuit gemeentelijk perspectief. De GEMMA verbindingsfunctie heeft echter wel een breder bereik dan het NORA katern. Het richt zich ook op het verbinden van gemeenten intern, onderling en met haar (keten)partners. Binnen het voorliggende katern wordt gebruik gemaakt van de generieke uitgangspunten, principes en richtlijnen van het NORA katern verbinden en wordt daar waar nodig specifieke gemeentelijke verdieping toegevoegd. In de onderstaande paragrafen worden de verschillende elementen uit de NORA thema’s die de verbinding tussen klant en overheid ten aanzien van de publieke dienstverlening schetsen beschreven vanuit gemeentelijk perspectief.
=== Dienstverlening aan burgers ===
Gemeenten transformeren zich van een overheid die zaken regelt voor burgers en bedrijven tot een overheid die faciliteert. Gemeenten scheppen de randvoorwaarden waardoor burgers en bedrijven zelf in staat zijn om op eigen kracht dingen voor elkaar te krijgen. De klant wordt centraal gesteld binnen dienstverleningsprocessen vanuit het idee van zelfredzaamheid van de klant. De klant krijgt een actieve rol binnen de processen en wordt in staat gesteld om als regisseur van de eigen zaken te acteren. 
De klant wil bij het afnemen van diensten van de gemeente geen last hebben van verschillende gemeentelijke afdelingen en daarmee samenhangende verschillende werkprocessen en verantwoordingssystemen. Klanten verwachten van gemeenten dat de gemeente integrale, geïntegreerde en complementaire dienstverlening biedt. Dit houdt in dat gemeenten de dienstverlening over de grenzen van de gemeentelijke organisatie moeten organiseren. De gedachte achter integrale dienstverlening is dat: 
* de klant het meest tevreden is omdat hij de dienstverlening gericht op bepaalde problematiek ervaart als één logisch geheel en niet de nadelen ondervindt van een versplinterde uitvoering
* het beste (maatschappelijke) resultaat wordt bereikt doordat de verschillende oorzaken van het probleem zo veel mogelijk integraal worden aangepakt (holistische benadering)
* de uitvoering zo doelmatig mogelijk plaatsvindt, doordat synergievoordelen optreden en onnodige dubbelingen voorkomen worden.
Het gaat bij integrale dienstverlening dus niet om de feitelijke versmelting van organisaties en werkprocessen, maar om klantgerichte, effectieve en efficiënte inrichting van de publieke dienstverlening. Doelstellingen waaraan integrale dienstverlening bijdraagt zijn klantgerichtheid, efficiency en doelmatigheid. Voor het kunnen bieden van integrale dienstverlening is het van belang dat door de gemeente invulling wordt gegeven aan een aantal elementaire zaken:
* Standaardisatie van procesinrichting: Het leveren van geïntegreerde dienstverlening is enkel mogelijk als de verschillende afdelingen of domeinen die betrokken zijn bij het leveren van de dienstverlening dat wat extern zichtbaar is van een proces standaardiseren. Het standaardiseren van de inrichting van processen is dan ook een GEMMA principe. De GEMMA Procesarchitectuur biedt handvatten voor het implementeren van dit principe. 
* Inzicht in klantgegevens: Voor het effectief en efficiënt kunnen leveren van dienstverlening aan klanten is het van belang dat medewerkers van de gemeente inzicht hebben in de gegevens van de klant vanuit de verschillende overheidsdomeinen. Voor het gebruik van de gegevens van een klant moet uiteraard vanuit de uitoefening van de taak van de medewerker wel een noodzaak bestaan (doelbinding). Klantgegevens kunnen richting medewerker worden ontsloten via een informatiesysteem wat zelf een integraal klantbeeld kan opbouwen of het kan tot stand worden gebracht door losse inzagefuncties op de verschillende sectorale informatiesystemen. 
Het standaardiseren van de gemeentelijke processen en het efficiënt inrichten van de gemeentelijke informatiearchitectuur ten behoeve van het ontsluiten van de gegevens van een klant zijn aspecten waar het katern Verbinden handvatten biedt. 
=== Informatiepositie van burgers ===
Om de klant in staat te stellen om regie te pakken op de eigen situatie is het van belang dat klanten kunnen beschikken over een correct en actueel overzicht van de gegevens die de gemeente, en andere overheden, over hen hebben vastgelegd. De informatiepositie van klanten moet op een gelijkwaardig niveau ten opzichte van die van de gemeente gebracht worden om de klant in positie te brengen en minder afhankelijk te maken van de overheid; dit wordt ‘de gedeelde informatiepositie’ of ‘democratisering van de dienstverlening’ genoemd. 
Het bieden van een gedeelde informatiepositie aan burgers is enkel mogelijk als de gemeente de informatievoorziening en het gegevensmanagement gedegen ingericht heeft. Het tactisch katern gegevensmanagement biedt handvatten ten aanzien van inrichting van de gegevensintake-, gegevensbeheer- en gegevensverstrekkingfuncties van het gemeentelijk gegevensmanagement. 
Naast het invulling geven aan de gegevensmanagement rollen en processen is uiteraard ook een effectieve en efficiënte inrichting van de gemeentelijke informatiearchitectuur van belang. Denk hierbij aan het faciliteren van: 
* Eenmalige inwinning en meervoudig gebruik;
* Verstrekken van gegevens aan klanten;
* Gegevensbescherming en bescherming van de privacy van de klant;
* Bieden van transparantie over de verwerking van gegevens.
Het katern verbinden beschrijft de gemeentelijke informatiesystemen en GEMMA patronen waarmee invulling kan worden gegeven aan bovenstaande aspecten.
=== Kanaalstrategie ===
Vanuit de overheid is Internet het voorkeurskanaal voor het contact met de klant. Burgers krijgen vanaf 2017 het recht op elektronisch zaken doen met de overheid. Naast het digitale kanaal zal door de gemeente voorklanten die niet in staat zijn om Internet als kanaal te gebruiken, minimaal één ander kanaal geboden worden voor het afnemen van diensten. Dergelijke alternatieve kanalen kunnen bijvoorbeeld een balie of callcenter zijn. De noodzaak van meerdere kanalen komt voort uit het feit dat niet iedereen digitaal vaardig is, fysiek in staat om het digitale kanaal te gebruiken, toegang heeft tot het digitale kanaal of het digitaal kanaal wil gebruiken. Het toegepaste kanaal wordt niet alleen bepaald door de voorkeur van de burger of het bedrijf. Het hangt ook af van het type dienst. Eenvoudige diensten kunnen de burger en bedrijven zelf afnemen en dan vaak digitaal. Ingewikkelde diensten vragen om begeleiding die soms digitaal begint maar vaak eindigt in persoonlijk contact tussen burger of bedrijf en dienstverlener.
Dit katern beschrijft de uitdagingen die er liggen op het gebied van kanaalonafhankelijk aanbieden van dienstverlening aan klanten en het verbinden van deze kanalen aan de informatievoorziening van de gemeente.
=== Binnengemeentelijk verbinden ===
Een aantal jaar geleden waren gemeenten veelal georganiseerd in domeinen en sectoren die relatief onafhankelijk van elkaar hun werkzaamheden uitvoerden. Onder invloed van een aantal factoren zoals de vraag vanuit klanten naar samenhangende en geïntegreerde dienstverlening, visie van gemeenten op de dienstverlening en efficiëntie en effectiviteitsdoelen is de ontwikkeling ingezet om bedrijfsprocessen en de informatievoorziening vanuit een meer integrale visie vorm te geven. Het werken vanuit een integrale visie in plaats van een visie vanuit domeinen of sectoren stelt eisen nieuwe aan de gemeentelijke informatievoorziening, informatiearchitectuur en wijze waarop diensten aan klanten geleverd worden. Het frontoffice van de gemeente werd traditioneel gezien als de omgeving waar de interactie tussen klanten en de gemeente plaatsvond, en het backoffice was de omgeving waarin de gemeentelijke professional zijn of haar taken uitvoerde. 
Een van de maatregelen die door veel gemeenten genomen is, en nog genomen wordt, om de doelstellingen ten aanzien van efficiëntie en effectiviteit en levering van integrale doelstellingen te behalen is het samenvoegen van de van activiteiten uit het front- en backoffice. De uitvoering van deze combinatie van activiteiten wordt vervolgens door sommige gemeenten op afstand gezet in een samenwerkingsverband of coöperatie.
Deze herschikking van de gemeentelijke activiteiten stelt nieuwe eisen aan zowel kennis en kunde van medewerkers als aan de inrichting van de informatiearchitectuur en informatievoorziening. Het beschikbaar stellen en uitwisselen van gegevens en informatie, het beheren van (de kwaliteit van) gegevens, het beschermen van de privacy van klanten en het verantwoorden van het gebruik van gegevens is van essentieel belang geworden voor de bedrijfsvoering. 
Naast de herschikking van de gemeentelijke activiteiten is, mede door technologische ontwikkelingen en de laagdrempelige toegankelijkheid van deze mogelijkheden de uitvoering van de dienstverlening veelal niet langer tijd- en plaatsgebonden. Denk hierbij aan een medewerker van een wijkteam die op huisbezoek gaat bij een burger en via een tablet of laptop en niet alleen inzage heeft in de gegevens en e-dossiers van de burger maar ook faciliteiten heeft om gegevens tijdens een keukentafelgesprek bij te werken en te creëren. De werkplek van de gemeentelijke medewerker is niet meer strikt beperkt tot de gebouwen van de gemeente maar is in de praktijk bij veel gemeenten plaats onafhankelijk geworden. Dit stelt eisen aan de mogelijkheden van informatiesystemen en het leidt tot nieuwe serviceniveaueisen.
Het ondersteunen van bovenstaande ontwikkelingen stelt nieuwe eisen aan de informatie- en technische architectuur van gemeenten. Informatiesystemen moeten getransformeerd worden van min of meer losstaande systemen naar samenwerkende systemen. Op de gebieden van gegevens- en functionaliteitdeling zullen stappen gezet worden. De belangrijkste eisen die aan informatiesystemen gesteld worden zijn: 
* het delen van gegevens en functionaliteit;
* de borging van de kwaliteit van gegevens;
* de beveiliging van gegevens en privacy van klanten;
* het afleggen van verantwoording over de verwerking van gegevens.
De eisen die gesteld worden aan gemeentelijke informatiesystemen vertalen zich ook door naar de technische architectuur. Deze technische architectuur is ondersteunend aan de informatiearchitectuur en vervult een belangrijke rol in het borgen van serviceniveaus en beveiliging van de infrastructuur.
=== Samenwerking tussen overheden ===
De afgelopen jaren zijn gemeenten steeds intensiever gaan samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan samenwerking op het gebied van automatisering, administratie, afval en groenonderhoud. Als gevolg van ontwikkelingen als de decentralisaties in het sociale domein en de omgevingswet zal het aantal samenwerkingsverbanden de komende jaren naar verwachting alleen nog maar toenemen. 
De vraagstukken bij intergemeentelijke samenwerkingen liggen op het vlak van alle lagen van de architectuur. Zowel op bedrijfs-, informatie- als technische architectuur zijn keuzes te maken die de mate van succes van een samenwerking in hoge mate beïnvloeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan keuzes ten aanzien van de harmonisatie van bedrijfs- en werkprocessen en de standaardisatie van informatiesystemen van de verschillende deelnemers van het samenwerkingsverband. 
Naast de functionele keuzes die gemaakt worden bestaan er ook belemmeringen vanuit administratieve en juridische hoek. Mogen bijvoorbeeld werkprocessen vanuit (privacy)wetgeving geharmoniseerd worden en kunnen ondersteunende informatiesystemen op de gewenste manier ingericht worden? 
In de praktijk blijkt dat de administratieve, juridische en technische wereld op een aantal thema’s welke voor samenwerkingen relevant zijn met elkaar botsen. De belangrijkste thema’s hierbij zijn:
* (her)gebruik van gegevens;
* (her)gebruik van technische infrastructuur;
* beleggen van taken en verantwoordelijkheden;
* harmonisatie van werkprocessen en applicaties.
Ten aanzien van de organisatorische en juridische aspecten van gemeentelijke samenwerkingen zijn door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) verschillende handreikingen opgesteld. Deze handreikingen geven handvatten voor gemeenten bij de inrichting van samenwerkingsverbanden. Het katern verbinden wordt zo uitgewerkt dat het de verschillende vormen van intergemeentelijke samenwerking ondersteund.
De decentralisatie van taken naar gemeenten leidt tot een verbreding van het gemeentelijk takenpakket. De nieuwe taken waar de gemeente voor verantwoordelijk wordt zijn meestal niet het exclusieve domein van gemeenten, maar worden veelal uitgevoerd in keten- of netwerkverband. Deze ketens en netwerken kunnen bestaan uit een mix van private en publieke organisaties. Bij de uitvoering van de taken heeft de gemeente vaak de taak van regisseur en is de gemeente altijd verantwoordelijk voor de kosten en baten. Soms voeren organisaties binnen de keten hun specifieke onderdeel van een taak uit onder regie van de gemeente en soms is de gemeente een schakel in een keten waar een andere organisatie de regie over voert. Voor het succesvol kunnen samenwerken binnen een keten- of netwerksamenwerking zijn een aantal van belang. Deze aspecten zijn:
* Standaardisatie van semantiek (betekenis) en syntax (structuur) van gegevens;
* Standaardisatie van de uitwisseling van gegevens (berichten);
* Bieden van een ketenbrede technische infrastructuur voor het uitwisselen van berichten.
Het katern biedt de handvatten voor de standaardisatie van de uitwisseling van gegevens en het hergebruiken van technische infrastructuur.