Assemblee generale annuelle 2016

Page Organisation de l'OSGeo-fr
=CR de l'Assemblee generale annuelle 2016=
TELECHARGEMENT CR AG 2016
Compte rendu de l'AG-E_2016: corrigé et mis en forme le 13 mars 2017
 
ASSOCIATION OSGEO-FR
REPRESENTANTS DU BUREAU : ANNEE 2016
- Président : Etienne Delay
- Secrétaire : Anne Quesnel
- Trésorier : Jean-Marie Arsac
- Resp. communication : Thomas Gratier
- Resp. infrastructure : Simon Georget
Site web: http://www.osgeo.asso.fr/
COMPTE RENDU ASSEMBLEE GENERALE DU LUNDI 30 JANVIER 2017
Heure de réunion : début : 21h00, Fin 22 :56
Nombre de personnes connectées : 10
Nombre d’adhérents à jour de leur cotisation le 30 janvier 2017 : 24 soit environ 1/3 des adhérents
Nombre d’adhérents non à jour de leur cotisation le 30 janvier 2017 : 
Nombre d’adhérents en 2016 : en 2016 on avait 64 adhérents (dont les bénéficiaires du passage à l'exercice sur l'année civile plutôt qu’à la date d’adhésion)et les adhésions liées aux inscriptions à tarif réduit au FOSS4G-FR 2016)
IRC Log lien vers fichier . docx
Ordre du jour 
**FOSS4G Europe 2017 : 
**Bilan comptable
**Rapport moral
-codes sprints 3D et QGis
-Journée QGis en partenariat avec AgroTIC, Montpellier décembre 2016
-Participation au POSS 2016 en novembre Paris.
Résumé de réunion se rapportant à la copie de la conversation sur Internet Relay Chat (IRC). 
Les personnes se connectent et se saluent
Il est 21 :03 quand le bureau est au complet et connecté. La réunion peut donc commencer 
FOSS4G-Europe (secure.key4events.com ) 
				* Comité d’organisation 
https://europe.foss4g.org/2017/Organizing_Committee
dont les chairmen
Gerald FENOY : GeoLabs et Nicolas PAPARODITIS : IGN
Le site web officiel : https://europe.foss4g.org/2017/Home
Le site wiki concernant la site web officiel : http://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G-Europe_2017_WebSite
Les inscriptions sont ouvertes le 30 janvier 2017, cf le https://secure.key4events.com/key4register/?e=636
l’OSGeo-fr co-organisateur de l’événement, a envoyé une demande de financement (caution, garantie) à la liste board@lists.osgeo.org. Voici le lien vers le mél https://lists.osgeo.org/pipermail/board/2017-January/010036.html
Lien vers le budget prévisionnel sur la base de 300 participants (revu à la baisse) et à jour : voir site wiki https://wiki.osgeo.org/wiki/FOSS4G-Europe_:_Budget. 
Thomas dit que les 300 participants devraient etre atteints (estimation). Par contre il estime une attraction plus faible pour le FOSS4G World 2017 à Boston (USA). 
				* Remarque 
Le logo de l’association osgeo-fr n’est pas sur le site du foss4G-E et se sera mis à jour.
				* Appel à sponsor lancé 
L'appel à sponsors est lancé, suite à l’invitation de Didier Richard.
Simon s’occupe de relayer l’appel à sponsor demain sur twitter (compte perso).
Thomas s’occupe de relayer l’appel sur le compte twitter de l'Osgeo-Fr
				* Contrat In2Events et date à retenir le 28 février 2017 
Vérification auprès des membres du bureau de la prise de connaissance de la proposition de contrat avec In2Events, société prestataire de service de l’osgeo-fr pour l’organisation de l’événement.https://drive.google.com/drive/folders/0B61jC7oIl9pmYlpCZ1BnMXJrSlk?usp=sharing
Engagement de l’osgeo-fr limité avant le 28 février 2017 ; date de fin des inscriptions "early bird", à confirmer en totalité en fonction de la situation (sponsors, inscriptions) à la clôture des inscriptions précoces. L’engagement ne sera effectif qu’à la signature du contrat.
Bilan comptable 
				* Lien vers la feuille des comptes pour l’année 2016 
Title: Sign in - Google Accounts (at docs.google.com)
https://docs.google.com/a/osgeo.asso.fr/spreadsheets/d/1u6O6-2L_QJak60O_PLAl0VsI-1kHHdjKooX8G80ai1Y/edit?usp=sharing
Le Trésorier précise : en plus des 3554 en bilan positif sur les événements de l’année 2016, il y a un solde d’environ 15000 euros dans les caisses de l’association. Le bilan global détaillé est à venir dixit le trésorier (MAIF, APRIL, etc...).
Rapport Moral
Il permet d’évoquer les différents événements autour desquels l’association osgeo-fr s’est mobilisée cette année 2016. 
				* Sur un plan positif 
**Le président souligne que cette année 2016 a été une bonne grosse année en termes d’organisation d’événements : code sprint + FOSS4G-fr + journée Qgis + code sprnit qgis. C'est très positif pour l’osgeo-fr puisque nous arrivons à créer des événements aussi bien grand public (Foss4g) que développement.
**Remerciement au trésorier qui participe à l’organisation de chaque événement en 2016 et au Foss4G-E 2017.
**Au sujet du nouvel appel à session pour les RMLL 2017 : Les RMLL cette année sont à Saint-Etienne. L'organisation est visiblement déjà en marche/ http://comite.rmll.info/-Les-RMLL-.html. 1er au 7 juillet ; une session à proposer via l’osgeo-fr !? http://linuxfr.org/news/appel-a-candidatures-responsables-de-themes-rmll-2017: 
**Les membres de l’association sont favorables pour une session osgeo-fr avec un investissement modéré et qui permettrait de plus de faire connaître notre association. Il est souligné ici que l’osgéo n’est pas assez citée (notamment lors des ressenti aux POSS 2015 et 2016). Finalement, le président et Simon se désistent car indisponibles à cette période. De plus Simon évoque sa sortie des membres du bureau pour le prochain renouvellement. Le trésorier suggère à Simon de ne s’occuper que de l’infrastructure et de ne pas nous quitter s’il n’a que cette tâche.
**communication faite sur nos associations lors de communications scientifiques. Il faut profiter de ces occasions pour citer et remercier l’osgeo et l’osgeo-fr : sageo-2016 atelier EXCES et EGC 2017- GAST fin janvier.
				* Sur un plan plus négatif 
Le moral de certains membres du bureau n’est pas au rendez-vous pour différentes raisons évoquées ci-dessous :
Le président annonce que ce sont toujours les mêmes personnes de l’association qui se mobilisent pour l’organisation des événements et que cela devient un problème pour l’association. Une association ne peut pas vivre uniquement des actions menées par les membres du bureau. 
Le président souligne que le dernier exemple est le manque de volontaire parmi la liste des adhérents pour co-organiser les nouvelles élections. L’assemblée générale aura finalement permis de mobiliser un membre hors bureau pour assurer l’organisation des élections en tant que superviseur (Nicolas Roelandt) et elles se dérouleront sur une période d’un mois.
Le président lance une idée pour amener chacun des membres à mieux se connaître et amener du cœur à l’ouvrage de façon plus soudée. Un weekend OSGeo-fr permettrait construire une histoire commune. De fait, d’autres propositions seront faites : comme un barcamp, une journée détente style randonnée, ou une visite à objet culturel.,
Remarque : augmenter notre communication
**objectif augmenter le nombre des personnes actives au sein de l’association et mieux répartir les charges de travail.
**Relance de l’appel à adhésion vu le faible nombre d’adhérent à jour le 28 janvier 2017
Sur géotamtam, polytech , chru lille et ghicl, ecole des mines st etienne
	* 
	* en 2016 on avait 64 adhérents ;
	* 
** faire de la communication sur twitter, sur facebook, linkedin 
**redorer notre image, notre blazon, mieux présenter l’association, mettre des photos ou une chouette photo de ses adhérents sur le site, montrer notre l'éxtérieur ? dynamisme ?
** prévoir des fiches de postes au sein du bureau, augmenter le nombre de postes au sein du bureau et de l’association ? les statuts rédigés nous permettent d’augmenter le nombre de postes
** l’association pourrait être présente dans plus d’événement mais attention on pourrait être limité par les tarifs
** vérifier que les nouveaux adhérents soient bien inscrits sur la liste francophone
			3. Les événements 2016 
				* Code sprint 3D – Paris, mars 2016 
Aspect positif : 
Au niveau organisation : le bureau a assuré une partie de la logistique avec les autres membres organisateurs (Oslandia puis Oslandi/camp2camp) et s’est relayé. L’accueil dans les locaux de Mozilla étaient vraiment parfait (dixit Anne Quesnel). Très agréable de travailler dans ces conditions de préparation. Dit JM_Arsac.
				* FOSS4G-Fr 2016, Marne la Vallée, mai 2016 
Aspect positif : Impression du président : le FOSS4g-fr était encore un bon moment. Nous nous sommes améliorés par rapport à l'édition précédente 2014. Ce fut un gros succès, mais comprenant une charge importante pour les organisateurs. Cet événement permet quant à lui une réelle reconnaissance de l’association. 
Mise à disposition par Simon des résultats du sondage d'opinion suite à l'événement Très positif : https://drive.google.com/file/d/0B6i88l7bwWZ3aElqSUx3aEFGM2c/view
Reste à améliorer : gros travail de communication pour recruter des membres organisateurs de l’événement et bien avant l’événement. Effort de communication sur le réseau Vertigéo pour recruter. Prévoir contact avec les étudiants du réseau Vertigéo pour améliorer leurs motivations et leurs recrutements. Une indemnité a déjà été versée également à des étudiants pour les recruter plus facilement. Le président dit utiliser la liste francophone pour adresser un mél de « manuel ou guide » . Prévoir un effectif plus conséquent des membres organisateurs. Avoir un pool de volontaires à l’avance ! les organisateurs doivent être identifiés et remarquables. Au FOSS4G-UK, les volontaires avaient un tee-shirt différent et filaient sur scène pour être remerciés. Donc importantes remarques pour le FOSS4G-Fr 2018. Attirer les membres organisateurs : solution faire une ristourne est attractif. Mais attention à ceux qui s’engagent et qui ne font rien ! Améliorer les explications à distance de : gab IRC / mél / liste. Encourager la prise d’initiatives chez les étudiants !
				* POSS 2016, Paris, novembre 2016 
Aspect positif : eh bien, cet événement était une première pour ma part mais très intéressant en termes de tenue de stands et en termes d'attraction de notre stand! (Anne Quesnel). Nous avons pas mal discuté et présenté les solutions géomatiques open source! Aidés également d'étudiantes de l'ensg.
Nous avions la possibilité d’accrocher des posters scientifiques : 
Autres surprises de ce salon , : ce salon m’a permis de découvrir un monde en pleine émergence via l’open source, celui du monde juridique !
J’ai eu de nombreux contacts le premier jour, notamment avec des étudiants intéressés par les logiciels de cartographie en général. Et en tant qu’enseignante vacataire, je suis certaine de les avoir intéressés lors de mes échanges avec eux sur les logiciels de géomatique. Je pense qu’ils devraient aller récupérer des logiciels de l'osgeo, car ils sont accessibles gratuitement. A mon avis je n’ai pas je n'ai pas usé ma salive pour rien !!
Effectifs attirés sur notre stand: environ 30 et 40 contacts
Photo réalisée du stand : 
Aide apportée par les étudiants : oui, nos deux étudiants n'ont pas été tout le temps avec nous mais ils ont été efficaces lors de leurs présences (et d'entretien agréable).
On a chargé la démonstration des solutions géomatique de l'Osgeo et nous avons mis à disposition mon pc personnel pour consultation ! 
Reste à améliorer : 
Détenir un Pc de l’association serait un plus pour ce genre de salon
Doute émis par JM Arsac : sur l’intérêt de notre présence à ce salon : non mais je ne suis pas sûr que les contacts qu'on a eu, aient des suites à quelque niveau que ce soit (utilisateur, implication etc…). 
				
				* Journées QGIS 2016 AgroTIC Montpellier, début décembre 2016 
Aspect positif : Manifestation annuelle. Organisation de l’événement conjointe : SupAGro/OSGEO-FR/QGIS USer group fr
Organisation / logistique
Appel aux sponsors par Yves Jacolin
Programme et logistique par SupAgro 2 personnes (Leo Pichon et Nina Lachia) 
Encaissement et convention du mécénat par Supagro 
Animation du Barcamp par Yves Jacolin et Régis Haubourg ont animé le Barcamp (le 1er jour)
Effectifs : environ 100 participants à la conférence, une trentaine de participants au Barcamp
Aperçu et retour : la session "questions ouvertes" c'était le barcamp cette année et c'était un succès
Aspect négatif : mêmes problèmes rencontrés 
Public à la fois débutant et confirmé
Sujets quelquefois redondants
Manque de connaissance (défaut de communication ?) sur le rôle de l’osgeo et osgeo-fr, manque de reconnaissance auprès de cette communauté 
Pour l'instant la mobilisation n'est pas un problème (à préciser)
Mieux répondre aux questionnements et attentes sur logiciels (que va faire la nouvelle version de Processing et si leur problème sera réglé)
Autre problème du QGIS user group évoqué (à préciser)
Reste à améliorer : 
Totem pour le QGIS Montpellier à faire réaliser par ……. Le QGIS User Group fr a le projet de réaliser un nouveau totem avec double mention QGIS et Sup Agro. Ceci afin de marquer l'investissement de Sup Agro sur QGIS. C’est Osgéo-fr qui prendra en charge la réalisation du totem à partir du solde positif journées QGIS (659,38 €)).
Prévoir un sondage sur LimeSurvey pour la session 2017
Augmenter l’attraction de l’appel à communication pour la conférence, car peu de papiers soumis en 2016
Faire une session "questions ouvertes », c’est à dire que des experts doivent y participer et pouvoir répondre aux questions du public.
				* Code sprint QGIS/QGIS Server 2016, Lyon décembre 2016 
Organisation assurée par Oslandia, CampToCamp & 3 LIZ; Bonnes avancées dans la perspective de QGIS 3. 
https://github.com/qgis/QGIS/wiki/Code-Sprint-QGIS-3-Lyon,-end-2016 
Remarque générale : les intérêts et besoins de cette communauté sont de plus en plus variés mais également spécialisés et pointus.
Category: Local chapter francophone