В олимпиадах главное не суетиться и не передавать свой адреналин участнику олимпиады. Вообще, в школах есть ответственный за олимпиады, узнайте, кто он, и в случае непонимания ситуации обращайтесь к нему напрямую. Он Вам и про перспективы сопровождения расскажет, и про другие бюрократические и неформальные моменты. Ну и не страшно иногда оргкомитет побеспокоить, если уж совсем приперло.