Я не знаю механизм выделения средст в театре. Вообще я не бухгалтер. Но, если у меня есть некий проект, то я сначала пишу его экономическое обоснование, предварительно ознакомившись со всеми предстоящими тратами. Если руководство (ВУЗа, министерство) проект утверждает, то тогда начинаю "походы по магазинам". В частности делаю заявки, контролирую проведение конкурса на закупку оборудования ( предварительно предупредив потенциальных поставщиков) и т. д. Денег на науку выделяется значительно меньше, чем на искусство, но и бухгалтера на каждой кафедре ( у лаборатории) нет. Но как-то финансово справляемся.  При выделении гранта сумма известна заранее, на эту сумму проводится конкурс и если мы этот конкурс выигрываем, то свои расходы соизмеряем с суммой гранта. Нигде никаких наличных расчетов нет ( заработная плата только), как и нет проблем  с покупкой расходников. Что тут непонятного? Почему театр не может заложить "мелочевку" в расходы и вести операции по безналу? Вся наличка закончилась в девыностые. Ну это если по правилам все делать