Экселевский файл. На одном листе приход, на другом - расход. Перед каждым собранием отправляю его  всем на почту (чтобы на собрании не тратить на это время), сопроводив надписью, что все чеки сохранены и каждый при желании может с ними ознакомиться. Пока ни у кого не возникало такого желания, все доверяют