Вы меня не поняли, я наверное не понятно написала.  Вы разузнайте какие мероприятия будут в городе , соберите для них информацию. А там пусть сами выбирают.  Сами едут. Но на 1или 2 мероприятия надо обязательно сходить. По моему просто дать ей свой график и предложить выбрать время, немного грубовато. Типо вот когда я могу, а ты подстраивайся. Конечно же она скажет ничего не надо. Видимо там люди очень деликатные. Конечно же ничего они вам не скажут.. Но надо предлагать и надо именно делать. То есть показать что вы очень рады, что вы о них заботитесь их уважаете, они для вас важны... Им может не понравится ваш борщ, но то что вы позаботились для них, им точно понравится.  Хотя все надо сделать максимально хорошо, без халтуры.