Культура общения в современном виде предполагает в первую очередь поинтересоваться как собеседнику удобно получить нужную информацию.Именно этому надо учить детей с младших классов школы.Кому-то удобно мгновенный мессенджер, кому-то почта, кому-то продиктовать по телефону.Многие отправляют голосовые сообщения человеку, который не может их прослушать.Если у вас ситуация начальник-подчинённый, то о можно коротко написать "Извините, отправка по почте сопряжена с некоторыми трудностями" Могу отправить так-то и так-то..Технически сделать как вас просят  -  дело одной-двух минут.