На момент родительского собрания считаю:а) Собрано;б) потрачено;в) остаток.Список по пунктам, что закуплено(с суммами) и в отдельном файле чеки. Родители могут ознакомиться с этим на собрании, или могу выслать фото чеков и смету в общую группу в вотсаппе.Некоторые ведут отчетность в Экселе и выкладывают  таблицы в общий доступ на яндекс диск.