В таких случаях говорят, с огромным удовольствием, пришлите мне инвайт на митинг (встречу). Он может сказать ты пришли, начальники любят так, тогда посмотреть в календаре и забукать с припиской, as per your request. Можно еще написать емайл, митинг на какую тему? чтобы я могла подготовиться к митингу. Это нормально, что на работе нет времени просто так сразу митинг, у занятого сотрудника все надо букать как положено в календаре.