Веду в экселе табличку на одной странице общие расходы, на другой странице персональные ( чаще всего там за экскурсии, фотографии, некоторая литература, которая покупается по желанию и т.п.    )  Чеки сканирую, живые  выбрасываю ( все равно выцветают). Регулярно все высылают на почту класса (  в первом класс точно раз в 1,5 месяца, далее в среднем 4 раз за год) .  Деньги собираю либо на карту, либо кто  сдает наличкой под подпись на общем листе  сдачи ( человек 7 всегда сдают наличкой). Поэтому если начинаются вопросы, "а я что, не сдавала тогда  со всеми осенью?", или  "разве я не  большую сумму сдала"  -  всегда могу предъявить их подпись под суммой,  или  пустое место, где есть подписи других родителей. У себя храню все отчеты в ехсеl,  каждому названию отчета соответствует папка с аналогичным названием, где хранятся чеки отсканированные. Также веду тетрадь, где  все движение наличных записываю ( правда ее все меньше становится).  То есть если   отдаю и получаю деньги - тоже под подпись. За несколько лет финансовой деятельности  на любой вопрос и претензию могла  предоставить чеки, подписи и  т.п. Я  так чувствую  себя защищенной перед претензиями и мне спокойно. Все кристально  прозрачно и понятно.  Родители много раз благодарили ( по началу, сейчас уже само собой разумеющиеся), что  куда и зачем идут деньги -  все понятно и  сходится до копейки.