извините, а какая необходимость в подаче записок? Я сама их подавала раньше очень часто (сейчас очень редко, и то в каком-нибудь монастыре или историческом храме в виде неотъемлемого момента экскурсионного посещения) - не помню, чтобы хотя бы раз была острая необходимость. "Надо" и "так положено" - это не необходимость.