Есть всякие инструкции для кадровиков - там расписано как это делается. Наверняка и бух.по зарплате этому учат. См ниже - м.б. вам поможет. Комментарии ст.121 ТК РФ п.2. Для соблюдения правил исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, важное значение имеет ч. 2 ст. 121, устанавливающая перечень периодов времени, которые не должны включаться в этот стаж. К ним относятся: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК; время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Невключение в стаж, дающий право на отпуск, определенных периодов времени означает так называемое смещение рабочего года. Конец рабочего года, за который предоставляется отпуск, отодвигается на число дней отсутствия работника на работе, не включаемых в стаж для отпуска. Пример. Работник в феврале 2004 г. находился в отпуске без сохранения заработной платы 20 дней. Рабочий год у него исчисляется с 10 мая 2003 г. до 10 мая 2004 г. После исключения из стажа для ежегодного основного оплачиваемого отпуска времени отпуска без сохранения заработной платы рабочий год отодвигается на 20 дней и, следовательно, последующий рабочий год будет исчисляться не с 10 мая 2004 г., а с 30 мая 2004 г. Отпуск без сохранения заработной платы более 14 календарных дней не засчитывается в стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск, независимо от того, кто обращается к работодателю с просьбой о предоставлении данного отпуска. Не имеет значения и правовая природа отпуска без сохранения заработной платы: является ли предоставление такого отпуска правом работодателя или его обязанностью. В обоих случаях действует единое правило, касающееся продолжительности отпуска без сохранения заработной платы: отпуск свыше 14 календарных дней не засчитывается в стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск; отпуска, общая продолжительность которых не превышает 14 календарных дней в рабочем году, включаются в этот стаж. На практике возникают случаи, когда работники в течение рабочего года неоднократно пользуются отпусками без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней. При определении продолжительности отпусков, которые включаются в стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск, производится их суммирование. Если общая продолжительность этих отпусков превышает 14 календарных дней, то ни один из них не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Пример. Работник в течение рабочего года брал отпуск без сохранения заработной платы: на 6 дней, на 4 дня и на 9 дней. В его стаж не будет включен ни один из этих отпусков.http://www.kadrovik.ru/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&t=152783