Вы не поняли, почта не именная, но она там пишет или как от фирмы, или от своего имени. То есть почта не Иванова@фирма.ру  а выглядит как отдел такой-то@фирма.ру Если она в отпуске и приходит письмо от постоянных контактов, я отвечаю, а подпись ставлю свою или по ситуации.