Вы для начала залезьте на сайт вашего  уо, там должен быть документ, в котором написано, как все делается. Почитайте, поймете, где формальные "дырки" в вашем пакете документов. А письмо, думаю, и в свободной форме пойдет, типа: "мы хотим, вот пакет документов по списку, посим согласовать, или указать, что еще надо предоставить, чтобы вы согласовали" (если никто ничего умнее здесь не подскажет)