Сначала к ним сходите, в бухгалтерию, к  инженеру или кто там, не помню, там скажут. Писали в свободной форме, нам сказали на чьё имя. Перед этим звонила в этот отдел, отбрыкивались. Пишите и прикладывайте все, что есть, объясняйте ситуацию. Юристы у них  были  в другом месте, это их проблемы, у нас взяли заявление по месту квартиры и передали как положено.