ваша девочка на ресепшн - полное УО, впрочем, как и сотрудник, который едет в командировку. нормальный сотрудник подходит к ней и  четко говорит (а она записывает), что ему надо (билет на какое время, бизнес или экономкласс, какой звездности гостиница и ее расстояние до места переговоров. кстати, такси обычно сами сотрудники в аэропорту берут и приносят чек).