Даже приезд в гостиницу лучше согласовать, если нет желания оказаться на улице из-за того, что она окажется переполненной. И, по всей видимости, ваши адекватные друзья и родственники с вами так же и поступают - согласовывают свой приезд с вашими возможностями их принять. Или тоже ставят в известность перед самым появлением, не беря в расчет ваши планы?