Любую выплату бухгалтерии надо обосновать. С каждой выплаты платятся налоги или нужно обосновать освобождение от налогов.Так что получить документы о браке и детях -  это не блажь администрации. При смерти мужа - можно выплатить материальную сотруднице, при смерти сожителя - нет, даже если все вокруг знают, что он с ней жил и отец ее детей. Чисто формально нельзя. Иначе любая проверка обложит организацию немалым штрафом.