Веду таблицу в Экселе, чеки подшиваю в тетрадку. Ни разу никто именно чеки не спрашивал. На собраниях отчитывалась просто - собрали столько то, потратили - по статьям. Много не собирали - небольшие суммы каждый месяц не вызывают такого шока, как большая на погода.