я бы все-таки советовала ориентироваться на ощущения. Посмотрите, как на совещании пойдут дела, где вы сидите обычно, чем занимаетесь до и после. Если карта ляжет так, что будет возможность поговорить, то можно выразиться типа "по кофе?", а там  видно будет. Может, под новым углом зрения он вам самой уже не понравится. В любом случае надо увидеться, кмк.  По телефону никто ничего не решает.