У вас не отработанный бизнеспроцесс. Айтишник не должен  догадываться, что именно нужно очередному сотруднику и не должне знать обязанности этого нового сотрудника. Айтишник ставит определенный набор программ стандартных, которые необходимы всем и программ специализированных, которые необходимы конкретному специалисту. Перечень и тех, и других программ оговаривается и утверждается заранее. А не айтишник должен каждый раз гадать, ставить ему аутлук или бэт, 1с или проджэктменеджер. А "все" на ноутбуке быть не может. Хотя бы потому, что "все" лицензионное стоит очень дорого. А нелицензионное вы потом с таким подходом на айтишника и свалите, если к вам претензии правообладатели предъявят. И это касается всех специалистов.  Когда роаботник и швец, и жнец, и на дуде игрец - это признак или малого, очень малого бизнеса, или признак непроработанной организационной структуры