Это работа администрации и секретаря. В нормальной школе всегда есть человек, который заменяет секретаря, пока он в отпуске, а администрация всегда на связи. Я работаю в школе, да, были люди, забирающие документы и зачисляющиеся в школу. Но как у вас, не знаю.