На самом деле это не законно. Жильцы имеют право жаловаться устно тоже. Для этого ПМ сидит на проперти целый день с открытой дверью, чтобы жильцы могли заходить решать вопросы.  Не все жильцы умеют вообще емайлом пользоваться, пожилые например.В случае некоторых конкретных жалоб, таких как у автора, можно потребовать письменное заявление.