Не очевидно? Поясню. Когда ребенок в школе - школа. В случае, когда ребенок на мероприятии, организованном сторонней структурой - эта самая структура. Такая форма используется, если организатор мероприятия имеет право брать детей под свою ответственность. Да, если детей забирает частное лицо, то должно быть заявление от этого частного лица.Автор написала, что все было оформлено. В подобных случаях передача ответственности фиксируется справкой от организатора.