Максимально - приложить к письму копии док-тов о снятии с учета и сделать опись вложения (на почте бланки специальные). И с уведомлением о вручении отправить. По вашему запросу будет назначен конкретный исполнитель, он же и даст ответ за своей подписью.Я именно так решаю все вопросы с инстанциями, сама никогда не хожу по таким поводам. И у них всегда есть вышестоящая инстанция, так что при отсутствии ответа в установленный срок или при нерешении проблемы писать уже туда. Но я уверена, что это не потребуется.