У нас адекватные родители и учитель = все понимают, что никто никому вообще ничем не обязан. Это основа. И второе, все согласны, что расходы должны минимизироваться. Дети участвуют в подготовке и проведении мероприятий по максимуму, родители по минимуму. Если что-то требует серьёзных вложений денег или сил, то оно возможно лишь при полном согласии. Нет согласия - значит не делаем,  вообще ничего страшного. Иногда индивидуально решаем, как быть с теми, кому не по карману, обычно родители не против скинуться в таких ситуациях. Конкретная история с чаепитием для меня за гранью, не повезло детям и с классом, и с учителем...