Ни в одной организации, где я работала, отпуск не утверждался руководством, или что означает утверждался? Приходит сотрудник и говорит - хочу в июне, ок. Что тут утверждать? Если в отделе несколько человек, они договариваются между собой, и пишут начальнику отдела список, он смотрит и говорит - ок. График отпусков у нас формальный, часто заранее неизвестно как и что повернется, люди решают ближе к лету, в соответствии со своими задачами и мероприятиями.