Оговорить все на берегу. В том числе и варианты на случай форс-мажоров, контакты , явки, пароли, адреса. Расписание. Оговорить, что реенок будет "в  звонково-текстовой доступности" - это уже с ребенком,но взрослых попросить напоминать или как-то еще так. Расспросить подетальнее о самом путешествии, если та семья уже там бывали. В деталях вся и суть.Что за поездка? Парк типа диснейленда? Рурорт? "Road trip"?  Кемпинг?  Визмит к родственникам-друзьям, в конце концов какой штат и город?