Скажите что записываете, но не уверены что это время свободно. Что администратор это уточнит и перезвонит. Дайте эти телефоны админу и пусть с клиентом выбирают время. То есть по сути просто вам надо запомнить и передать кто звонил. А если что-то и не срастется и тетю не запишут, забудут, то в следующий раз будет админу сразу звонить.