Забирающий деньги - взамен должен был Вам приносить хотя бы расписки конечного получателя денег. Которые Вы должны были аккуратно подшивать и следить, чтобы все по порядку были в наличии.  Не говоря о бухгалтерских закрывающих документах, если Вы о них. Тот, кто изначально не установил такой порядок  - тот и виноват. Мое ИМХО как руководителя.