и зря напрягает, в канцелярию ГИБДД нужно сдать уведомление в 2 экз, 1 экз. с их отметкой себе забрать либо по факсу отправить. Я через сайт ГИБДД это уведомление отправляла. ГИБДД - районное, ни с кем ни о чем договариваться не нужно. Все остальные документы нужны школе и во время самой экскурсии, на случай, если  ГИБДД остановит.