Я в подобной (правда не столь глобальной) ситуации "включала дурочку" непонимающую. Воспитатель просит денег (не важно на что), а я "ой, родители этого не согласовывали, я не могу чужие деньги отдать, надо родительское собрание собирать и вы там объясните для чего надо доздать. А  сданные деньги все распределены, я же не имею права на не целевое использование средств". В общем, я - только хранитель общих денег, решений не принимаю, на все прошу согласия всех родителей через собрание, за каждую мелочь отчитываюсь...  К собранию бОльшая часть хотелок воспитателя улетучивалась, так как внятно объяснить их невозможно. Это у нас с одним только воспитателем так было, слишком уж много у нее было хотелок неоправданных.