Если сотрудничаете и выполняете в том числе функции административного характера, то и придумывать не надо, пишите конечно, перечисляйте обязанности, а что без оформления - не стоит писать в резюме, на собеседовании можно сказать что в трудовую книжку запись не вносили, если вообще кто-то спросит.