Да нормально все организовывается в выходные. Никаких планов не нужно, обговариваю с учителем конкретную экскурсию, бронирую, сообщаю родителям. Кто едет, сдает деньги. Кому не нужно, некогда, уже был, тот не сдает и не едет. После экскурсии дети обычно идут вместе гулять, так что в выходной очень даже удобно.