Так оформляется то не экскурсия, в смысле перевозка, от школы, а любая экскурсия где наличествуют дети без своих родителей в количестве больше 8. Естественно кто-то все равно ответственный,  о чем ГИБДД уведомляется. Вот кто у вас фрахтователь в договоре того и пишите.