У нас родители сдают деньги в экскурсионный фонд. И я по мере проведения экскурсий вычитаю у тех,кто на них был. При оповещении об экскурсии пишу ориентировочную цену с человека с пометкой, что окончательная стоимость будет зависеть от количества посетивших. Если подразумевается четкая цена за билет, то вычитаю независимо от того был ребенок или нет. Как то так...