Поделюсь своим опытом. Мы весь прошлый год ездили подобными междусобоями. Собирали группы из числа заинтересованных, чаще всего детей с родителями, но некоторые родители, которые не имели возможности ехать, доверяли своих детей мне. В общешкольную группу кидала приглашение в формате "приглашаю детей с родителями на экскурсию  туда-то, условия такие-то, экскурсия НЕ ОТ ШКОЛЫ".  В дальнейшем сделали отдельную группу, к школе никакого отношения не имеющую. Все условия подробнейшим образом прописываются в приглашении к экскурсии. Кого не устраивает, не соглашаются. В Вашем случае предложила бы той маме самостоятельно организовывать экскурсии в формате, который для нее удобен. И да, на вопрос в первом часу ночи ответила бы под утро. Ибо нефиг.