В свободной форме, указывая все известные подробности примерно так: Для подтверждения родства прошу выдать копию СоР моих бабушки/дедушки ФИО предполагаемая дата рождения такая-то, место рождения такое-то. ФИО родителейЕще обратите внимание, что если место рождения деревня/село, то указывать надо район, уезд и т.п. Даты рождения не всегда совпадали с реальными, поэтому лучше указать временной промежуток: весна-лето 1890года. Обязательно напишите свои ФИО, телефон и адрес, ответ придет письмом на указанный адрес. Да, услуга платная, но стоит недорого.