Я бы написала доя начала в группе (в вотсапе или соцсети, чтоб все сразу видели), что сложилась такая ситуация, что мы рады, что на выпускном весь класс будет в полном составе, но есть проблема со свободными местами в автобусе. Поэтому огромная просьба, чтобы не лишать детей праздника, если вдруг вы планируете поехать на машине, или по каким-то причинам состав участников от вашей семьи изменился, дайте знать, пожалуйста - мы получим желаемые свободные места, вы получите назад свои деньги. На 99 процентов уверена, что этого будет достаточно. Второй вариант - перезаказывать транспорт. С меньшего на больший проблем как правило не бывает, разница в цене несущественна будет из расчета на человека.