У нас вообще ВСЕ экскурсии идут ВНЕ классного фонда. Т.е. строго по желанию детей и их родителей. И проблем с перерасчетом я не вижу. Мы в начале года ОДИН раз берем некий депозит - 500 руб. на всякие авансы-предоплаты. В классе 27 человек, едет в среднем человек 20, какие проблемы раскидать эти рубли на 20 чел в экселевской табличке? В конце года каждому возвращаем остатки (обычно следим, чтобы депозит всегда был в плюсе, если что - дособираем по паре сотен)