Я занимаюсь в классе организацией экскурсий, для заказа бесплатной экскурсии нужен часто просто 1 звонок в музей. День для экскурсий у нас определен всегда за месяц-два, обычно это суббота. Учитель отвечает на вотсап сразу, если вдруг вопрос по дате. Список детей - вотсап родители. Деньги не собираем наличку, у всех есть карты.Предоплата нужна редко где сейчас, но и это непроблема, онлайн и карты у всех есть. Автобус у нас другой родитель организует.Так что, по опыту - все это быстро и несложно.