У нас в классе тоже у каждого свой персональный "авансовый счет". Родители пополняют его по мере расходов, в индивидуальном режиме. Я все подсчитываю как в аптеке, в екселе, и выкладываю на сайте класса: стоимость экскурсии делю на количество участников, а как иначе, причем тут остальные?! И нет понятия "возврат денег", они просто не списываются с болеющего, и остаются ему же на следующие мероприятия.