Оформляются так только организованные от ОУ экскурсии.И ответственные определяются только на организованных. Если я везу своих троих, трех племянников, подруга доверяет мне своих двоих  т.д., то я бронирую автобус,и всем пофиг, кто в нем едет. Мы ездили компанией в 20 человек, из них 12 - дети. Ничего не оформляли.