Активнее календарем пользуйтесь У меня в календаре каждый день 2 часа забито, как занятое время и на это время ничего не запланировано. То есть каждый день есть 2 часа для внезапных и срочных работ/встреч итд.Список задач тоже в календаре - там можно поставить и сроки их выполнения, и напоминалки. Также в календаре корпоративной почты скорее всего возможно назначать задачи другим людям и ставить напоминалки себе,  что пора проверить их готовность  По каждому проекту ( а особенно, если вы в них в качестве организатора) я  обычно пишу отдельный список задач со сроками выполнения и ответственными лицами, в начале проекта назначаю регулярные короткие встречи со всеми участниками и  на каждой проверяю, кто чего сделал или нет (включая себя ), дописываю в список итд. - потом сразу все переношу в календарь.   Если задачи разделить на категории, наверное такое можно и в календаре вести - но мне было неудобно.