Я сотрудничаю  с Профи.ру, у них так: клиент оставляет заявку на сайте или звонит, объясняет, чего хочет. У администратора есть информация о том, какие репетиторы работают с мини-группами, база у них огромная, поэтому вопрос решается довольно быстро.