Обычная таблица Эксель.Формула : Приход-расход-остаток.Колонка дата, колонка примечание. Плюс любые пометки для себя, например название магазина, номер чека и пр.Рассылаю перед каждым родительским собранием.Потому, что знаю, что некоторым неловко попросить отчёт по деньгам, а поговорить на тему "и куда деньги деваются"  -  святое.Не забудьте собрать СО ВСЕХ подписи, что траты являются добровольными, не инициированы администрацией и учителем,  и собираются по решению группы людей, по сути к школе не имеющими никакого отношения.