Журнал учета посетителей или как-то так. Не знаю, может, он не везде есть, но мне в свое время очень помог. Туда записываются все сдачи и получения документов, а также просто визиты, а то работники опеки имеют привычку о них забывать.  И да, пишете заявление в двух экземплярах, одно из которых заверяют работники опеки (мне ставили штампик), все дальшейшие сроки будете отсчитывать от даты подачи заявления с пакетом документов.