Куда отправлен и кто "они"??? В ГИБДД только заявку нужно. Остальные документы должны быть у старшего группы в автобусе и в школе, если  экскурсия в школе приказом оформляется.  При проверке автобуса сотрудником ГИБДД - проверяют по головам, паспорта и св-ва о рождении у детей никто не спрашивает.