в идеале бы им систему документооборота завести, но для этого нужен полноценный анализ бизнес-процессов. кстати если активно именно на территории России действуют, то наверное имеет смысл посмотреть в сторону 1С Документооборот, http://v8.1c.ru/doc8/ - там же кстати и красивые брошурки про организацию документооборота можно почитать.