снести это на форс-мажор и строить бюджет исходя -5000. На собрании/в вотс апе объяснить. Если у вас элитная гимназия - должны быть люди адекватные. Я бы так сделала. Свои деньги не вкладывала. Если кто-то начнет возмущаться  -то тогда бы, напряглась бы, доложила бы эти 5000, но тогда сдала бы полномочия РК и отдала бы их возмущающемуся.