Проблему вижу в том, что кадровая работа-не Ваша, Вы ее не знаете и у Вас нет в голове схемы, кто как в какие сроки что делает. Обычная постперестроечная практика, когда бухгалтер-она же юрист, она же секретарь, она же отдел кадров, она же Валентина Понияд. Столько ошибок в трудовых книжках видела от рук таких профессионалов, аж жутко становится. А ведь людям потом эти доки для начисления пенсии понадобятся. Про график отпусков Вам все правильно написали выше. Даты согласовываются заранее, заявление из кадров в  бухгалтерию, по общепринятой практике, подается за 14 дней до планируемого отпуска. Правила внутреннего распорядка за подписью директора принимаете и знакомите с ними весь персонал под расписку. Лучше сначала выложить проект для ознакомления на общий диск, собрать замечания, оговорить их на собрании и подкорректировать.