Мы к своим протоколам (неправительственные, топ менеджмент японской корпорации) начинаем готовиться минимум(!!) за полгода. Особо важные - за 9-10 месяцев. Прописывается и согласовывается на всех уровнях ВСЕ, вплоть до того, сколько шагов и в какую сторону кто делает. График двух-трех дней поминутно, каждая фраза всех участников  - это стандарт. И он должен выполняться. Если появилось нарушение в тайминге - это неуважение и плохая подготовка (объяснения не катят, хоть камни с неба).