Вести можно как угодно (в табличке  или  в ручную в тетрадку) . Главное что бы было открыто,  при просьбе предоставлять.  На собрании показывать или  сфоткать и отправить отчет по Whatsapp,Viber, Skype и т п.  времени для этого много не займет, зато в классе спокойствие.  Обсуждайте все траты заранее и предлагайте свое, помогайте.  Тогда не будет никаких проблем.