Распихивание по классам учеников, которых не взяли на экскурсию - незаконно, по этому поводу никаких служебных записок быть не может. Дети приходят в школу учиться. Если часть уроков проходит в форме экскурсии, то нельзя отказать кому-то в получении этих необходимых знаний. Что напишет педагог? "Я, Мариванна, провожу суперпуперважную  для учебного процесса экскурсию, но 10 человек лишаю права присутствовать и получать знания. прошу их куда-нибудь посадить и занять чем-нибудь." А если экскурсия не важна для обучения, то она вместо уроков не проходит.