Это не так уж и много на самом деле. Для начала изучите возможность расшаривания именно таблицы Excel. Таблицы Excel можно одновременно редактировать несколькоми людьми по сети. И связи между разными таблицами как внутри одной книги, так и с разными книгами можно делать. Правда когда я последний раз этим пользовался, оно иногда глючило и могло потерять часть данных. Поэтому нужен регулярный бекап и архивирование.Попробуйте перейти на использование онлайн-документов, например Google Docs или Cloud.Mail.Ru. Там даже есть история изменения, версионность и возможность использовать для своего домена/компании.Если же вам нужен инструмент для организации работы большого количества людей, то скорее всего просто онлайн-базой вы не отделаетесь. Тут уже надо проводить своего рода аудит рабочих процессов и составлять ТЗ, на основании которого можно будет уже рассуждать, какие инструменты и средства вам нужны в работе, а возможно понадобится разработка более серьезного программного обеспечения (сайт или систему документооборота или что-то еще)