У вас нерационально решаются насущные вопросы. Для организации подготовки выпускного достаточно 2-3 человека. Всем классом решают только принципиальные вопросы: бюджет, место, время. А какой именно балык покупать, сколько шариков выпускать, какие букеты дарить учителям и т.д. решает уже сам РК (или коллектив выбранный для подготовки мероприятия) в рамках утвержденного бюджета и исходя из реалий и здравого смысла.