Не знаю как в школе автора, в нашей школе все бумажки (вообще любые - от ГПД до мед кабинета) проходят через КР, Кр знает всех родителей, она проводит родительские собрания, она же ерез детей передает всякие информированные согласия на подпись. И она отвечает за сбор всех бумажек. Не воспитатель ГПД,  а КР.  И потом уже передает куда надо.