Я делаю отчет в Ex.таблице. Отчет  высылаюв конце каждой четверти. В начале года составляю примерную смету и высылаю на обсуждению родителям. Если их что то не устраивает в общей переписке со всеми родителями обсуждаем. Если ответа нет. значит делаю как сама решу. Чтоб не было вопросов почему купили там где дорого?  опять же в первой смете высылаю (адреса фирм) где планируются покупки.Предлагаю родителям выбрать или составить список, что дарим детям, учителям. Предлагаю родителям, если у них есть желание и возможность самим приобрести что то для наших нужд. Пока проблем не возникает.