Табличку заведите в екселе, туда список класса, контакты родителей. Для обсуждения насущных вопросов-группу на фейсбуке, контакте, вацапе или где удобнее большинству.Приход забиваете в соответствующие графы. Расход-с комментариями-что куплено, когда, в идеале еще и номер кассового чека, чтобы в случае чего быстро найти для страждущих. Чеки в отдельную тетрадку вклеивать, с комментарием для себя, или на чеке подписывать. Отчетность-перед собранием суммы разношу по разным статьям расходов (закупка учебных пособий, канцтовары, хозтовары в класс, подарки детям, поздравление педагогов, и так далее, смотря какие статьи расходов у вас) и сумму расходов по каждой статье делю на количество детей в классе. Чтобы было наглядно видно, какая сумма с каждого ребенка идет и на что. Отчет каждому родителю, кто на собрании не присутствовал-по электронке отсылаю.По бесплатным экскурсиям не подскажу, не сталкивалась.