Когда была в РК, расходы вела в excel, бюджет был в отдельном файле - список родителей + сданная сумма. Расходы - наименование, цена, дата, № чека. Чеки все нумеровала и хранила в отдельной папке на тот случай, если кто-то из родителей захочет увидеть подтверждение расходов.