У нас школа со всем сама справляется, количество грамот и прочего контролирует учитель и заранее все проверяет.Экскурсиями я в началке сама периодически занималась, деньги на них собираются отдельно и если у меня остались деньги, значит кого то забыли, но обычно это групповое мероприятие и опять же учитель пишет приказ контролируя сколько едет, моя обязанность заплатить сумму X, а дело уже учителя всех посчитать и учесть.