У нас документы собирали в саду; выдали список документов, которые нужно было принести. Мне кажется собирали как раз в ноябре-декабре. Все отдавали воспитателю.Потом в апреле было собрание, тогда-то и вывесили списки по классам и собрание проводил конкретный учитель, каждый  в своем классе. (Нам заранее сообщили что списки будут только непосредственно перед собранием)