перед совещаниями - переписывайтесь. и консультируйтесь с подчиненными.взять подчиненного на такое совещание - нормальное явление. до этого он вам должен объяснить что к чему. это тоже нормальное явление.и если уж совсем тупите, купите маленький диктофон и записывайте совещания для себя. потом разбирайте поминутно.