Не вижу ничего странного. Все укладывается в предложенный вами порядок. Руководство дало задание коллеге до определенного числа внести изменения в схему. Еще 3 недели назад срок истек. Коллега задание не выполнила. Неделю назад сотрудники увидели, что задание выполнено не было, и напомнили коллеге. Надо было не напоминать неделю назад устно, а сразу писать докладную?