В принципе, это Вы им должны были сказать о поездке и спросить, будут ли паспорт у Вас на руках к этому числу. Вам нужно им позвонить и объяснить ситуацию. Агенство могло просто документы и не подать еще, решив, что время есть до поездки. Соберут еще паспорта и отнесут кучкой.