я бы написала письмо с форвардом того, где было указано, что этих наименований больше нет, нарочито извинилась бы, письмо должно быть в очень официальном преувеличенном и слегка недоуменном тоне, с удивлением на тему 3х писем, преувеличенной реакции собеседника по телефону, и тем не менее -  с указанием того, что впредь вы будете обращать бОльшее внимание на каждое письмо.