У меня немного другая ситуация, но я обошлась простой запиской на имя директора и договоренностью с классным руководителем. В Вашем случае - возьмите бумагу у тренера, типа справки, где будет указано, чем и где занимается парень, по каким дням, в какое время, и уже с этой бумагой идите к директору, пишите заявление.