Конкретно в Огнях мы не праздновали, но праздновали в других музеях - везде брали указанный набор. Я думаю, вам так сказали чтобы примерно обрисовать масштаб, чтоб вы салатики не вздумали затевать  Помыть-порезать все надо дома заранее, упаковать в контейнеры например, чтобы на месте возни минимум был. Я на месте только раскладываю все ну и масло-икру на хлеб намазываю (обычно дружественные мамы сами кидаются помогать). Торт берем фабрично порезаный, где куски проложены ажурными салфеточками, так что даже с ним времени не теряем.