А вот это абсолютно правильно. У нас это обычная практика: все вопросы и весь обмен информацией строго по почте, и после личных обсуждений или совещаний все вопросы и решения дублируются на почту всем участникам и прочим заинтересованным сторонам. Этот позволяет избежать многих проблем и накладок.