Здесь налицо халатное отношение к работе. Это недопустимо. Страдают то клиенты, которые кормят все эти фирмы. Именно из-за клиентов считаю что докладную  правильно вы написали. А вот размер штрафа пусть на совести руководства останется, а не на вашей