Можно и не забирать паспорт. Просто за нарушение приказа руководства следует увольнение, как минимум. Не знаю как это будет организовано в структуре автора, я имела дело с более... военизированной  Все коллеги мужа были военные, а у военных просто - есть приказ, его надо выполнять