А вы сразу поставьте камеру и скажите что записываете все что будет сказано. Орать и клеймить все тут же перестанут Записывать втихую незаконно. А если вы предупредили...Если камеры нет - возьмите диктофон, он на телефоне часто есть. Даже если он ничего не запишет, людям будет достаточно мигающего красного огонька "запись включена".И начните  собрание сразу сами с чтения ответа департамента образования.