Что значит "фактически", по-Вашему? Фактически - это тогда, когда возможно предоставить факты, доказывающие это фактическое пребывание за границей. На слово никому никто не верит. И обращение по почте, вероятно, предусмотрено именно для тех, кто физически отсутствует на момент обращения тоже.