Они не правы. У них имеется архив.В бумажном виде хранят 5 лет,в электронном 10.Всегда модно затребовать копию.Отказать не имеют право.Есть служебные инструкции.По спорным вопросам рекомендую обращаться в  ЦКИС(центр координации инженерных служб) к руководителю Сергею Манерову.