А я собираю со всех сумму сразу на несколько экскурсий и веду учет индивидуально по каждому ребенку. Если кто-то не едет, то денег с них не беру (ничего не возвращаю, просто в своей табличке отмечаю). В конце года учитываю остатки и на следующий учебный год собираю опять на несколько экскурсий, но уже с учетом остатка у каждого ребенка (то есть, получается, что кто-то больше сдает, кто-то меньше и сумма на начало года у всех выравнивается). Если в течение года деньги заканчиваются, то опять со всех одинаково собираю. Перерасчет делается 1 раз в год - в конце учебного года. Я сделала себе табличку в Exсel, очень удобно. Всех родителей устраивает. Перед экскурсией сообщаю примерную/расчетную стоимость поездки. После каждой экскурсии пишу всем точную стоимость на человека, которая получается по количеству присутствовавших детей (иногда меньше, иногда больше расчетной получается).Надеюсь, понятно написала.