Вы - молодец,предусмотрительно. Собственно говоря судья обязана принять заявление к рассмотрению и в течении 5 дней со дня поступления заявления решить вопрос о принятии его к производству,о чем выносится определение. Даже,если бы у Вас не было на руках этих дополнительных документов. Согласно Приказу Минобрнауки от 12 ноября 2008 г. № 347 снятие с учета в федеральном (да и в региональном) банке происходит по заявлению в письменной форме, такой же порядок и с ООиП. А вот заявление можно подать как лично,через представителя, так и по почте,думаю и по факсу примут,если уж совсем далеко живете. Согласно тому же приказу,Вы действительно,должны проинформировать оператора о результатах посещения ребенка и принятом решении в письменной форме.