Забронируйте и уже озвучивайте сумму, готова она оплатить или нет. Если откажется, перебронируете номер и все. Насчет еды сразу оговаривайте что сама готовить не будете(подруга может предложить в качестве экономии на еде), вы же отдыхать едете.А сумму раскладывайте:1.проезд - оооо руб., проживание-0000 руб., питание-0000 руб..Мне кажется, лучше сразу не общую сумму а разложить на составляющие.