Думаю, дело в опыте и умении общаться с людьми. Везде, где я работала, принято как то предупреждать о намечающемся банкете, ибо не все могут. Тем более, которые работают на объектах (сама в строительстве  работаю). Всегда все друг друга предупреждают, что бы не было неожиданностей. Это кстати тоже задача офис-менеджера - сделать так, что бы всем было приятно и удобно, а не напряжно. И дело тут не в возрасте.