введите  регистрацию входящих документов с подписью лица, их вам предоставивших и временем.или подачу заявок только по корпоративной почте с мэйла конкретного сотрудника.поставьте об этом вопрос перед руководством. если возьмете на себя организацию регистрации, никто против не будет.