Так от специфики зависит. Ну, и от заведенных порядков. У меня, например, в ВУЗе таких особо секретно-личных предметов нет. И замещать меня никто не будет, если я сильно лично не попрошу. Поэтому студенты открывают мой ящик и берут платежку на азот, а я, заменяя шефа, лезу в его ящик и беру списки его групп, ключи от кафедры и даже его личный маркер для доски (у меня занятия в аудиториях где мел и маркера может просто не оказаться). А еще бывает позвонят: "Ааа... из ваших тот-то то-то не сдал, срочно надо" Ну, если человек доступен, то позвонишь или sms отправишь, а если нет, то опять же лезешь в ящик или в его директорию в компьютере, откапываешь нужную бумагу... Да, обычно потом еще за это и спасибо говорят. Так что в каждой избушке... и если человек из другого места пришел, то ему надо просто разъяснить правила.