Конечно, отправляйте по почте с уведомлением. Просто у них, при получении, возникает обязанность ответить вам в определенные сроки, а им очень не хочется связывать себя какими-то сроками и обязанностями. От этого и ответы такие. Понимают, что человек может им поверить, а находится далеко, поэтому, "неприятностей" от него ждать не придется. Т.е. отшить человека от себя любыми способами. Ну, не будет же человек ждать полгода их, если можно к другим поехать ближе.Никакие их внутренние документы не могут перечить ФЗ, ссылку на него я Вам дала(об обращении граждан).