1. Узнает школа или нечаянно (рассылки музеев в которых уже были, знакомые). Бесплатные мероприятия проводят в библиотеках. В музеях бесплатные мероприятия чаще ориентированы на семейные посещения а не классные.2. Классный руководитель ИМХО сопровождать должен, и направлять, куда и когда лучше пойти. Количество родителей зависит от выбранного транспорта. Но кто-то нормативы выкладывал, что-то типа по взрослому на 7? детей (мы стараемся не менее 4 человек на класс). В выходные и после уроков собирается очень мало желающих, а во время уроков может быть против учитель или администрация. К праздникам очень хорошо  экскурсии приурачивать, но не впритык, близко к датам будет суматоха и толчея. Еще хорошо приурачивать экскурсии к темам текущих уроков. Проверенный список огромный, заходите в соседний топ)