Полицейская машина должна сопровождать, если выезжаете за область.  А все остальное конечно соблюдается. Документы готовит обычно учитель. От родителей нужно письменное согласие на вывоз, я начинаю собирать заранее, но дату прошу ставить ту, когда поедем. Транспортная компания которой мы пользуемся, уже давно проверена школой. Поэтому у них всегда готовы все документы. Вообще-то, вся сложность заключается в том, что бы все хорошо организовать, ну и хорошо провести, конечно. Пару раз попробуйте, потом пойдет все по накатанной.