У нас оплата экскурсий по факту, на сколько съездил столько и списали, на экскурсии сдаем деньги в сентябре, в конце года подбиваем итоги. Исключение - дорогие экскурсии  (например, 2-3-хдневные) или где заранее требуется поименный список, но на такие экскурсии собирают деньги отдельно, можно для себя решить готов, если что случится, потерять такую сумму или нет. В началке у нас вообще почти все экскурсии проходили в учебное время, так что вопрос о пропуске доп.занятий не стоял. Если экскурсия на весь день, то предупреждали об этом сильно заранее, всегда было время подумать, что лучше пропустить.