Канцелярку, книжки можно купить в олимпийском. Там реально все дешевле, но только если берете оптом (мелким оптом). Подарки выбирать - это вообще проблема. Лучше решать на собрании, предварительно подготовившись: я выбираю в интернете то, что бы понравилось моему ребенку или мне (опять же зависит от отзывов), делаю распечатку, предлагаю родителям. Кое-кто, правда таких всегда мало, тоже что-то предлагает. Большинство отмалчивается. Если к общему знаменателю не пришли, покупаю подарки на свое усмотрение (опять же все зависит от кол-ва собранных денег, свободного времени и т.д. и т.п.). Отчет посылаю родителям в электронном виде. Для не имеющих делаю распечатку (таких в группе от 2 до 5 человек обычно, хотя кому-как). У меня это таблица в экселе, где точно указано что куплено, сколько стоит еденица товара, сумма и общая сумма потраченных (собранных и в наличии) денег. Кроме того сопроводительное письмо, для особо не понимающих для чего и зачем были куплены цветы или грамоты или какие-нибудь ленточки и т.п. Еще в письме обязательно пишу что еще нужно купить, и кто сколько сдал денег, ну и чеки прикрепляю. Вот как-то так.