Обчно на такие дела подписываются бухгалтера, у них нет проблем с организацией учета  Если у вас все в наличном виде, то это сложнее, но тоже ничего страшного. У вас должен быть список учеников, в него и записывайте, кто на что сколько сдал. Чего там путаться? Расходы, соответственно, тоже- записывайте, сохраняйте все чеки. Сделайте табличку в  екселе, если вам так будет удобнее. Мне было проще- вес было организовано через перечисление, детям редко приходилось носить наличные деньги. Родители кидали на мой счет, указывая на что и от кого.