Я не бухгалтер, завела тетрадь прихода - родитель сдавал деньгу, расписывался, сколько сдал.Если сдавал через учителя - расписывался учитель.Затем завела файл: в него записывала все доходы и расходы по датам, указывала основание (чек, договор, квитанцию), сумму.То есть получался файл из 5 граф в Экселе: 1 графа - число, 2 - сумма дохода, 3 - сумма расхода, 4 - основание (для дохода - ведомость, для расхода - чек и прочая), 5 - комментарий (для чего - типа "Подарки на День учителя", "Угощение на утренник", "Методические материалы" ). Внизу - сумма полученных средств, потраченных средств и их разница - остаток.В конце года - отчет. Распечатывается эта таблица, тетрадь и чеки прилагаются отдельно. Чеки подклеивала на листы бумаги, можно и в тетрадку.