Если  есть  регламент,  он  должен  быть   четко  прописан , распечатан  и  доведен  до  сведения  всех  сотрудников. Под  роспись. И  там  должно  быть основание, на  котором  это  все  базируется. Ну  там,  "согласно  Инструкции  такой-то  "  или "по  Приказу такому-то  от  такого-то  числа".