А в чем проблема сделать отчет? 2 графы в экселе: приход и расход, и формула для остатка. И делать это надо по факту прихода и расхода, поскольку все чеки они вряд ли предоставят. Редко но бывают траты без чеков, типа "сдать в общешкольный котел на цветы и угощение для ветеранов", "озеленение школы". Ну и т.д.