Вообще-то предупреждать надо было с самого начала. Это и есть организационные моменты, за которые вы взяли на себя обязанность. Но если не в свое время посчитали, что "все само собой разумеется" - да, предупредите сейчас - вот так-то и так-то, будет так и так. А дальше люди решают сами - сдают или не сдают, и на что именно они сдают. По-моему все очень просто, откуда у вас столько метаний и терзаний?..