Про консульство и ВЦ не подскажу, в этом и прошлом году к австрийцам не обращались. У хозяев частных апартаментов просите Подтверждение бронирования (booking confirmation). У них, как правило, у всех есть свой "фирменный бланк", который они вам и посылают. Там должны быть ваши фамилии, их контакты (адрес, телефон) и даты бронирования. Можно ждать оригинал по обычной почте, можно воспользоваться и-мэйлом или факсом. Подавали в Консульство (тогда ВЦ не было) и оригинал, и факс. Всё всех устраивало.