Это правильные сложности  Мало ли кому и о чем захочется известить студентов. Всякие бывают нехорошие люди и конторы, лохотроны и прочее. Так что обычно все официально, работодатель предоставляет документы, учебное заведение это оформляет по правилам.Я на одной работе заполняла заявку на выпускников курсов, по-моему был какой-то учебный центр. Они прислали свою анкету.