Надо заранее договариваться, чтобы люди не подвели. И с билетами аккуратно рассчитать - в идеале брать на раннее утро, чтобы встречающие не выдумывали отмазок в виде работы, учебы и прочего. Рано утром всем удобно и ненапряжно. А завтрак могли бы с вечера приготовить, не пришлось бы на кафе тратиться.