обычно собирают графики ноябрь-декабрь. И пишутся конкретные даты, потом с руководителем можете обсудить изменение дат,если на эти даты не запланированы отпуска у других сотрудников вашего отдела.У нас сотрудники обозначают оптуск(пишут конкретные даты и разбивают или 14/14 или 14/7/7) руководители утверждают график, подчиненные ставят роспись и приносят нам.