Я бы на основании  таблиц расчета сделала смету затрат на эту вышитую работу. Лучше просить больше и поторгаваться. Отдельно можно договориться об оформлении: будете вы это делать или сами заказчики. Подойдет начальнику - пол-суммы в предполату, остальное по исполнении.