Езжайте на встречу с хозяевами в тот дом, где лежат книги, и уже там разговаривайте очно, сообщите, что вы хотите забрать только эти полки. Думаю, что они просто боятся, что если впустят вас в ту квартиру, то вы там все свое заберете, и им придется для новых жильцов покупать новые вещи. Предложите вместе съездить или пусть они сами съездят и вам потом передадут эти полки. Остальное вы им дарите в честь столь долго сотрудничества.