Вы когда-нибудь экскурсии организовывали? Очень часто бумажки выдаются и оплата производится когда группу привозишь (правильно это или нет не знаю, но частая практика). Потом, я как поняла, им на этапе организации отказали. Это странно. Хотя, может, решили, что раз дети маленькие плюс проблемные, то им рано? Например, когда я в музей землеведения МГУ спрашивала нельзя ли привезти группу второклашек на экскурсию от 3 класса и старше, мне тоже отказали, при том, что свою отдельно взятую второклассницу в группе третьеклассников я туда вполне просунула.