После истечения срока надобности документов подобные бумаги хранятся пять лет. Срок надобности - это срок в течении которого документы используются. как правило копия заключения лежит в вашем деле. предположим, что вы ребёнка усыновили 1 июля 2007 года соответственно срок надобности это плюс три года, которые обязана проверять опека, это до 1 июля 2010 года. Пятилетний срок отсчёта начинается не с 1 июля 2010 г, а с 1-го января 2011. соответственно документы сдадут в архив после 1-го января 2016 года. Это если в деле не было чего то там по наследству, там сроки больше, но точно не скажу. Если хотите то по срокам посмотрите "перечень 2010"  там по срокам хранения всё написано.В электронном виде обязанности хранить документы нет. Но у нас например в опеке, у инспектора, всё по годам и по папочкам разложено лет за 7 наверно. Когда мне нужен был акт  обследования условий, то она мне его без проблем распечатала заново. Но это зависит от самого инспектора, как она работает с бумагами. В вашей опеке с электронным документооборотом может быть всё по другому