Все это Вас должно меньше всего волновать. Это обычная практика растягивания и оттягивания времени ничего не желающей быстро и в срок делать опекой((Не хотят сами принимать, подавайте через секретаря, также, под подпись, дату и штамп и с описью подаваемых документов. Секретарь не захочет, отправляйте заказным письмом на адрес опеки с уведомлением и описью. Не помню, кажется, отправлять нужно первым классом, чтобы быстро дошло, на почте подскажут, главное, чтобы с уведомлением и описью. В этом случае, лучше отправлять заверенные нотариально копии всех документов, чтобы в ООП не придрались ни к чему.