Нужно разделить смету на 2 части. Обязательную - материалы для зантий. И желательную - подарки и  прочие хотелки администрации. Обязательную часть, уверена, осознают и осилят все. А вот желательную - вправе не оплачивать. За того парня сдавать не надо. Если часть родителей решит, что одаривать персонал нужно, то пусть исходят из имеющейся суммы.