Начать нужно с заправочной ведомости, на каждый автомобиль завести одну ведомость на месяц. В шапке указать: название фирмы, марку и государственный номер автомобиля, отчётный месяц и год, фамилию водителя. В столбцах указать: порядковый номер, дату, марку бензина/дизельного топлива, масла и прочих ГСМ, в последнем столбце место для подписи водителя, внизу столбцов строка для итогов. В небольших фирмах нет своих заправок, и водители пользуются услугами авто - заправочных станций, рассчитываясь наличными за горюче-смазочные материалы. Водители сдают чеки АЗС своему бухгалтеру, тот заносит данные в заправочную ведомость, а водитель расписывается. Данные в заправочной ведомости должны совпадать с данными в путевом листе. Если на предприятии используются заправочные талоны, то факт выдачи талонов также заносится в заправочную ведомость. В конце месяца заправочные ведомости закрываются, в них подбиваются итоги, и эти данные переносятся в следующий первичный документ – акт на списание ГСМ. Для акта списания ГСМ нужны сведения по пробегу каждого автомобиля, эти данные берутся из обработанных путевых листов. Требуется знать базовые нормы списания ГСМ для каждой марки автомобиля с учётом всех дополнительных условий, эти нормы в небольшой фирме тоже зачастую приходится разрабатывать бухгалтерам. Из этих трёх основных факторов (количество заправленного топлива, пробег, норма списания) и формируется акт списания горюче-смазочных материалов. Вот тут гляньте бланки по ГСМ (учет машин):http://avtouchet.ru/blanksВот тут почитайте про топливо (бензин и договоры с АЗС, если есть):http://legalru.ru/document.php?id=35542И вот тут неплохо описано с примерами расчета (амортизация и расход бензина):http://www.buh.ru/document-817