Надо было ваше трудовое соглашение, если оно у вас имеется (а вы пишите, что вы - работодатель, значит - есть оно?), составить по пунктам, в т.ч. озвучить проезд и его условия. Или гражданское, если нет трудового. там нет договора и обязанности не прописаны, но договор сотрудничества в данном случае прописывается. А сам факт условий соблюдения договора был бы справедлив  как положено у нас Фед.законом РФ - Трудовым кодексом РФ. вот в случае соблюдения закона у вас не возникли споры вообще и не было б ничего одолжением - всё четко прописано договором. Вроде б не бедные люди, судя по описанию Италий и оплаты проезда няне, но с законами как-то не фонтан у Вас, мдя.. пы.сы. трудовое соглашение можно изменять, каждый раз вводя коррективы и составляя дополнение к нему или составляя новое. это не сложно. один экз работнику, второй вам - под роспись и все дела.