По почте отсылаете с описью и уведомлением. Печать почты на Вашем экз. описи = пошёл отсчёт. Потом придёт уведомление о вручении (всё это: Опись, чек, уведомление - храните и если что предъявляете)Если есть секретарь, идёте к секретарю и регистрируете документ как "входящее", она присваивает №, ставит дату и подпись на Вашем экз (это её непосредственные обязанности)