звоните по горячей линии страховой компании и настойчиво просите выслать вам по е-mail образец заявления, сообщая попутно, что их сотрудник оказался не в курсе. очень настойчиво.если  скажут писать в свободной форме - пишете в свободной форме в 2х экземплярах, перечисляя приложенные к заявлению документы. и сделайте ксерокопии с документов.