сохраняйте все имейлы. Все просьбы и уточнения - только в форме имейлов, никоогда не нужно мимоходом уточнять, все должно быть в форме имейлов сохранено. Делаете проект - все в документации должно быть, с мельчайшими уточнениями, и подписано участниками проекта.