Я делаю так- excel заполняю ( я писала про порядок, так заполнять быстро легко, когда открываешь шкаф и быстро все вещи перечисляешь- они ж на виду), ставлю просто плюс, если вещь универсальна; пишу пояснения, если она требует особого внимания; пишу несколько, если ее можно обыграть по-разному- в общем все по памяти. Если комплект вызывает сомнения, то ставлю "?" и потом примеряю. Стилисты советуют такую таблицу делать по смыслу "верх-низ", то есть к "низу" относят брюки|юбки, а к "верху" блузы|рубашки|топы.. , а в пояснении писать обувь, сумки, аксы. Мне удобнее делать табличку с обувью, потому как ее много и она не на виду (всю не выставить в прихожей)- о чем-то можно банально забыть Такую таблицу я делаю для летнего гардероба, а зимой составляю коллажи (с помощью программы Picasa). Так как большая часть вещей покупается online ,  то фото найти не сложно, отдельные вещи фотографирую.