А какая у Вас организационно-правовая форма? У нас -некоммерческое партнерство.Из этого и надо исходить!В смысле закона.Кроме того,надо читать Ваш Устав,что там  написано.По-любому, расходы  должны быть утверждены собранием. Как-то так.