Форма произвольная. В ней должны присутствовать даты бронирования, адрес вилы/апартаментов, контактный телефон и фамилии бронирующих (ну или хотя бы одна фамилия, но тогда на сколько человек это всё хозяйство бронировалось, чтобы было на что при получении визы упирать, что это именно вы, а не кто-то абстрактный). Обычно хозяевам, с которыми вы сгорорились и всё уже забронировали, надо писать письмо в котором максимально подробно расписать какое подтверждение вы от них хотите получить. Многие хозяева люди ушлые и продвинутые, и даже имеют некий "фирменный бланк", на котором всё вам и пришлют в лучшем виде (иногда прямо тут же по e-mail), а некоторые в местах поглуше всё ещё впадают в лёгкий ступор. Вот им приходится подробно втолковывать, что же вам от них надо, и зачем .