Сядьте и на бумаге разделите ответственность в списке в два столбца. Коммуникации - Ваня, документы - Маша. И повесьте на видное место, чтобы на каждый вопрос про трубу тыкать в него пальцем. Иногда, правда, человеку нужно говорить с кем-то, чтобы понять что-то самому. Но в этом случае Вы должны донести до него, что Вы: просто слушаете, пытаетесь вникнуть, но не принимаете решений и не даете советов. Поэтому, когда он заводит этот разговор, сядьте и слушайте, это нужно. Не спорьте, а задавайте вопросы: почему ты решил именно так, и почему здесь это.