Можно взять бланк заявления, заполнить его, дать проверить паспортистке, после пересылаете его в Штаты, там человек заверяет свою подпись в консульстве, пересылает обратно вам и вы отдаёте его в паспортный стол. От человека ещё потребуется доверенность, тоже делается в консульстве, на представление его интересов вами. Текст лучше заранее согласовать с паспортным.