А тут, кмк, только два варианта: либо "отказ от получения" (как-то так, забыла точную формулировку), если все же за письмом кто-то зайдет, либо сотрудники выкидывают уведомление в мусорку, письмо валяется на почте месяц и возвращается обратно с пометкой "возвращается за истечением срока хранения".