На эти вопросы внятно ответить может только тот, кто дал указание эти письма рассылать. Причём эта система работает так, что, условно говоря, указание дал один, текст составлял второй, адреса для рассылки выбирал третий, рассылал четвёртый, контролирует его пятый, а снимать пособие тем, кто бумажки новые не принёс, будет шестой (а может быть, и не будет никто пособие снимать, более того -- допускаю, что по этому поводу решение не принято пока). Я в этой системе не работаю, всех подробностей не знаю. В любом случае, каждый в этой цепочке отвечает за свой участок работы и не отвечает за соседние. Я выше лишь написала свой ответ на утверждение о том, что "Просто так ничего не снимут" -- снять могут совершенно запросто, если соответствующим сотрудникам дадут соответствующее указание.