у нас так: если к нам гости приезжают: мы оплачиваем все обеды , ланчи, ужины, воркшопы и т.д.и т.п.  гостинницы в принципе они должны сами оплачивать ,т.к. они делиться опытом к Вам едут.Ну и, если мой шеф узнал бы , что у них какой то бюджет есть, долго не думая, мы представили бы все счета по полной программе.. у Вас наверняка есть костенфораншлаг, вот его им и посылайте.