Проговаривать все вопросы!! Не надо ждать, что люди догадаются, они не догадливы!!! В кафе открыто спрашивать, готова оплатить или меню за счет принимающей стороны. И если принимающей, тогда сами выбираете угощение- чайник чая, десерт или завтрак( бизнес лэнч). И объяснять еще на стадии "мы планируем приехать", что дети, няня, время и т.п. И того: или мои условия, или сами гребите.