если не принимают по факсу отправляйте заказными письмами с уведомлением. дороже, но зато точно попадут к адресату и точно поставят, т.к. не поставить не имеют права. Отправляйте заверенное нотариально заключение, копию паспорта, анкету гражданина, желающего принять ребенка в семью и заявление по утвержденной форме.