Вообще, этим заведующая должна заниматься, у нас так, по крайней мере - она сама узнаёт о предстоящих событиях (спортивные праздники-эстафеты, танцевальные, творческие конкурсы и т.п.), далее с пед.составом выбирают детей, преуспевающих в том или ином направлении и с ними уже готовятся.