ну в вашем случае еще не все потеряно, я думала совсем отказываются. не думаю что они садились и составляли смету, так, прикинули на глаз. "потом" может имеется ввиду отчет предоставят, с чеками и тп. ну а на будущее можно только посоветовать ходить на собрания.