В самом зале для переговоров нужны несколько бутылок воды - газированной и нет(уже открытых, но с завинченной крышкой) и пустые стаканы по числу участников.Если предполагается отдельный перерыв на кофе, то приборы для кофе, чая, кофе, чай, сливки, вымытые и непорезанные фрукты, сладости в индивидуальных упаковках должны стоять на столе к моменту выхода.Если переговорщиков немного, то можно предложить им чай и кофе в зале (лучше по согласованию с руководителем встречи), уточнить, какой кофе или чай им приготовить. Но думаю, это лучше не делать, если Вы не профессиональный помощник руководителя, легко допустить ошибку, а сделка, как Вы говорите, важная.Если есть возможность, найдите себе помощницу.  Будет проще и не так страшно.