Любые мероприятия в школе проводятся с согласия (постановления) администрации. Далее - по нисходящей. Банально надо было учителю или РК выяснить как что проводить будут и все. У нас, скажем, все просто: только автобусы. Даже если 10 минут ехать. И сопровождение 4 взрослых на класс. Идите к директору, пишите жалобу, выносите на обсуждение в школе и среди родителей класса.