хоть вы и ВЕДУЩИЙ специалист, но юридически безграмотны  Факс (как и электронное сообщение) - еще раз повторюсь - документом не является, его можно в мусорку выбросить и сказать, что не было такого. А телеграмма фиксируется в регистрационных системах почты и хранится минимум полгода. И письмо - не лучший вариант, между прочим. Потому что в описи вложения весь текст не указывается, в лучшем случае фразу написать можно "заявление о ...", без подробностей, которые как раз важны. Так что пусть ваши коллеги хоть под столом от смеха валяются, наверное, тоже все - ведущие?