Да не переживайте вы так. Я по роду работы общаюсь со многими выкопоставленными , ни один не откажется сделать или налить себе кофе сам. Это хороший повод подняться, пройтись и подумать, если сложно что-то ответить сразу. Вашему руководителю этот маневр тоже может понадобиться. У Вас должно быть все наготове . НА стол только воду и стаканы. Остальное  на специально отведенное место в комнате. Можно на катучий столик.