Я веду в ехcel таблицу - приход, кто сколько сдал, итого, потом расход, итого, разница считается автоматически, распечатываю и приношу на собрания + тетрадка с чеками, всем родителям раздаю таблицы, а кто желает может посмотреть чеки. Я всегда знаю сколько у нас денег осталось на данный момент.