Вы с руководителем сможете об этом поговорить?Скажите, что стоять, как тень и мешать своим присутствием не хочется, пусть он вызывает Вас, когда кто-то из гостей захочет кофе или чай. Пусть сам предложит.Вы не должны предлагать, Вы должны исполнять уже имеющееся указание.Подготовьте заранее печенье-конфеты-закуски (если предусмотрены), поставьте на поднос и пусть кофе машина будет готова. И чайник горячий.Когда гость делает заказ, уточните, какой сорт кофе и чая у Вас имеется (потому что если они реально важные, то могут и покапризничать).Кстати, уточните у руководителя, не предполагается ли бизнес-ланча, потому что Вы должны будете еще и организовать им перекус в ближайшем приличном месте - заказать столик, оговорить меню.Вообще, не волнуйтесь! Это не так сложно, как кажется.Я тоже как-то так попала: я не личный помощник, но пришлось ее заменять.  Справилась как-то, недовольных особо не было.