Очень грамотно. Только необязательно относить копии лично. Можно отправить заказным с уведомлением. Почтовые документы на отправление и доставку прикалываются к еще одной копии заявления. И в копии в деп.образования и т.д. вписываются все контакты, в т.ч. электронная почта и настойчивая просьба держать в курсе продвижения по делу.