у нас 2 мамы ответственные за экскурсии (я и еще одна мама, мы страхуем друг друга и по очереди занимаемся организацией).В прошлом 1м классе ездили 4 раза. Каждый раз собираем заново.Находили экскурсии советовались с классной (она дама придирчивая и не все ей нравилось), обсуждали/утверждали потом на собрании.Когда известна дата, где-то за 3 недели до экскурсии обзваниваем всех, считаем количество желающих - у кого-то кружки, кого-то укачивает, для кого-то дорого, а от этого ведь зависит по сколько собирать надо. Дальше записка в дневнике, о том что в среду с 8 до 8:30 собираем у школы деньги (как правило всегда есть пару людей забывших, приходиться с ними отдельно еще раз договариваться).