Обычно архив в базе существует для того, чтобы посмотреть историю по уже обработанным данным. В данном случае туда, видимо, помещаются все отработанные или ошибочные заявления. Варианта собственно два: или такие записи надо удалять вообще, и тогда никто не сможет сказать, а была ли она. Или она уходит в "архив" - ее можно посмотреть, но с ней нельзя работать.