Может можно у вас он-лайн все необходимые бланкеты получить? Я не в Германии, но у нас многое похоже, мы, помню, распечатывали сами, заполняли, отправляли, потом получили время для церемонии. Контакт с чиновниками был минимальный. Никаких дополнительных бумажек у нас не требовалось.