Есть такие люди, которые в принципе пишут очень коряво, в т.ч. деловые письма. Я вам советую завести несколько "болванок" на разные темы и пользоваться ими при случае. Сохраните себе наиболее удачные письма коллег, партнеров и пр. и с некоторыми коррективами юзайте. А вообще этот навык с опытом приходит обычно. Читать деловые журналы полезно иногда.