Да почему же отказаться? Обратитесь к организатору поездки, объясните ситуацию. Чисто технически не должно быть никаких особых причин, почему они бы они не могли вам предоставить копии документов - билетов на самолет, ваучеров на размещение. Остальные соберете сами и получите визу. Пока что я не вижу особых препятствий. Сложность может возникнуть в том случае, если у них до последнего момента не будет билетов и их вам не смогут предоставить.Однако и это решаемо - вы можете забронировать билеты самостоятельно по сдаваемому тарифу (у аэрофлота к примеру они все сдаваемые), получить визу и деньги вернуть. С небольшим штрафом. Но на фоне возможности бесплатной поездки это сущая ерунда по-моему.