Надо сделать нотариальные копии всего, желательно и паспорта вашего тоже, но не все нотариусы паспорт заверяют, и послать заказным письмом, с описью и уведомлением о вручении. Вот тогда у вас будут на руках доказательства того, что опека получила ваше письмо. Электронная почта таким доказательством не является. Посылайте заявление, копии заключения, акта обследования, мед.заключения, характеристи, автобиографии, всего всего всего. У меня подруга так по Москве письма счастья рассылала, стала мамой очень быстро