сканируйте ,посмотрю.  Отчет можно в свободной форме. У меня в excel ( приход-расход- остаток) цена за единицу каждого купленного товара обязательно.  Т.е вариант как у автора топа, типа по 1000 собрали а потратили на 300руб. не пройдет. Плюс отдельно пишу список кто сколько сдал, и кто не сдал. Чеки, есть на все кроме товаров купленных в СП,родители в курсе, и когда они видят цену  СП, вопросов обычно не возникает.