заказное с уведомлением о получении (это что они его получили) там заявление прошу то-то и то-то (начислять например мне оплату по кв м принадлежащим мне на правах собственности), они его по идее регистрируют и должны дать письменный отказ вам  же по почте на указанный адрес. Не знаю правда сроков...могут волынить не менее 30 календарей вроде. Последнее время убедилась, что лучше потратиться на консультацию адвоката по жилвопросам, чем воевать с собственными содольщиками или жилконторами, у вас вопрос видимо все равно непростой, раз содольщик в бухгалтерию не идет.