акт выдается - когда оказывают услугу, накладная - когда отгружают товар, счет-фактура нужна для зачета НДС. Если у вас нет счет-фактуры, вы не можете отчитаться перед налоговой по НДС, если нет акта или накладной - не сможете отчитаться по прибыли. Это примерно я написала для обычного режима налогообложения, но есть еще ньюансы всякие