Думаю, тут обе стороны несколько...переиграли. Конечно же, если собираешься приезжать не один - то надо заранее это согласовать с принимающей стороной, а не ставить перед фактом. Ну и принимающая сторона, конечно, по сути были правы, но по форме могли выразить свой отказ как-то по-другому.