Сразу же, еще до приезда, скажите им цену проживания и вышлите фотки где именно они будут жить, сразу же обговорите сроки и условия проживания (с питанием или без, чем и когда они могут пользоваться). Никаких денежных вливаний с вашей стороны быть не должно. И никакой помощи по приезду кроме чисто информационной, типа куда надо обратиться и что сделать в первую очередь, никакой помощи в виде "отвезти или сходить с ними". И не ждите никакой благодарности, вы все равно будете плохой, хоть будете помогать хоть не будете. Не вы первая и не вы последняя, но психологически вам будет легче это все пережить если вы не будете помогать.