С собой всегда имейте телефон контактного лица, учтите, что с наших российских мобильных правила набора другие, заранее забейте себе в мобильник телефон с кодом. А для визы что нужно получать от хозяев - это нужно узнавать в Консульстве каждой страны отдельно. Для Италии я вообще сама письмо-подтверждение распечатывала от хозяев, скопировав шапку из их письма, без подписи хозяев - все нормально, дали подугодовую визу всем.