Раньше полугода до окончания срока действия можно сделать только через заявление начальнику с указанием причины. Я уже нарывалась на это, вся такая предусмотрительная хотела сделать заблаговременно  Паспорт обязаны изымать(аннулировать) в момент вручения нового паспорта. Но иногда так же просят написать заявление начальнику. Тут я не уверена в правах.