всё понятно, случай клинический распространённый.Сейчас самое главное расставить все точки до их приезда, т.к. в лицо обсуждать такие вещи ооочень тяжело.желательно общаться не майлами, а типа в аське, чтобы диалог был. Сначала стребуйте с них план из действий по-приезду. Вот буквально вопросами добивайте и требуйте конкретных ответов, корректируйте их планы в свете местный реалий.