Договариваться между собой. Предполагается, что постановка на очередь - дело добровольное и должны быть согласны все потенциальные очередники (у вас в заявлении на постановку должны быть подписи всех встающих на очередь и т.п.). Поэтому в ситуациях, когда нужны будут паспорта всех очередников, с вас их потребуют. Правда, сами паспорта требуются очень редко - в основном достаточно ксерокопий. Но первый раз и в случае заказа каких-либо документов кроме ксерокопии нужен будет и оригинал документа.