Да не надо объяснять, это и так понятно. Надо предложить вариант разрешения этой ситуации. Если автор кричит, что ей холодно и она заболевает, поэтому срочно выключите кондиционер, то понятно, что остальные сотрудники ей просто не позволят это сделать. А вот если автор попросит передвинуть стол в конкретное место, где не дует, или повесить полку, которая загородит поток воздуха, или попросит хотя бы картонку приделать, чтобы поток рассеивался и не дул прямо на нее, то я думаю, ей пойдут навстречу.