ведите как вам удобноу меня было 2 таблицы в Excel "приход" и "расход" и строка остатка обязательно. Заполняла их по мере поступлений денег, расходов.В конверт складывала чеки.Родителям изначально объявила - всю отчетность веду, специально носить в сад не буду, кому интересно, пусть звонит и просит показать. Могла по эл.почте при желании эту табличку послать.Кого не видите можно позвонить (мне лично так проще было) или записки оставить в шкафчике ребенка (но тут есть вероятность потери записки или разговоров "ой, я не видела/не получала" ). Объявление о сборе средств могут просто не разрешить вешать в группе (типа как запрещено собирать деньги)