Я писала по форме, которая была на сайте департамента (само письмо в произвольной форме, но надо с указанием кому (смотрела на сайте подразделения). Через 2 недели перезвонили, еще через неделю пришло письмо (по почте, заказное) - место дали в том саду, где сидела комиссия.