Вы не поверите. До недавнего времени я была тоже в такой ситуации. И все на мне.  Но успевать НАДО. Сходите к ним сами в приемные часы и спросите, что они должны делать в такой случае. Назначьте сами все их визиты, когда боле менее удобно вам тоже. Ну рулИте вы процессом. Вы ж менеджер епт.