для этого у нас было собрание в начале года, где был оглашен список нужд и планируемых трат.  Все было  обсужденно совместно, что-то вычеркнули, что-то добавили  и т.д. Кто на собрание не пришел -  его проблемы.Т.к. решали большинством.   Правда совсем проблемных родителей не было,  ко всем находили подход и все сдавали денежки.