В опеках есть приемные часы. Вы не просто должны подать документы, а еще и записаться в их "амбарную книгу", о том, что документы приняты. И сделайте себе копию заявления, пусть тоже на ней дату и подпись поставят.Упс, Вам уже написали про приемное время.