С чайпитием у нас род.комитет закупает минимум - напитки, печеньки, немного фруктов + разовая посуда. При этом дается предложение принести кто что захочет. Обычно столько всего приносят, что девать потом некуда. С украшанием можно аналогигично поступуить - купить какой-то многоразовый минимум, остальное донесут желающие. Ну, а вместо аниматора у нас обычно учитель...