Все отказы, если таковые будут просите в ПИСЬМЕННОЙ форме и с указанием основания... Если будут выпендриваться, пишите официальный запрос с требованием указать причину отказа, заказным письмом  с копиями всех доков. и повторным заявлением, с уведомлением на имя начальника пасп.стола...