я, когда была в РК, кроме сканов чеков (оригиналы у меня) постоянно обновляла распечатку екселевого файла с разбивкой по темам (игрушки, химия, подарки руководству, подарки детям на нг, покупка елки в группу и прочее...). в файле стояла цена за 1 шт, количество, общая сумма, наименование магазина, дата покупки и номер чека.а как оформляют у вас - только вам дано понять. я бы не сдавала денег без подробного отчета. тем более, что колхоз - дело добровольное.