Этот "перепуг" называется "Налоговый кодекс", а конкретно его 226 статья, п.1 которой гласит: "1. Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 настоящего Кодекса с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей...."Так что либо у "серьезной" организации вашего американца просто была двойная бухгалтерия и "черная касса", либо у вас договор был не с организацией, а с самим американцем (физ.лицом), а договор найма был подшит в бухгалтерские документы в качестве документа-основания для выдачи ему из кассы средств для "компенсации расходов на наем квартиры".