Автор, скачайте какую-нить бесплатную софтину для начала - в свободном доступе есть проги, где можно вести журналы входящих-исходящих с карточкаме, с полями для всех нужных реквизитов, с поиском и с возможностью вести справочники корреспондентов и сотрудников. Гуглить для вас мне лень, но покопавшись пол-дня максимум непременно обрящете) Не бог весть что, но лучше чем ничего.