ну это уже форс-мажор (один, два раза не более), больше это уже безответственность курьера. По такой схеме работают многие Орги. У вас хорошая и нужная закупка, я не думаю, что вам стоит закрывать доступ к ней участницам с регионов и портить свою репутацию ответственного орга ( как о вас отозвалась Ромашка).