Да на это не нужны письменные основания: по отчетности так и проходит, как "мат. помощь" (выписывают на лечение, срочные неотложные поездки, похороны и пр.). А на что человек потратит деньги - не важно. Просто это коллегиальное решение, проведенные по документам строгой отчетности. А ктО, кстати, инициировал эту помощь черным налом, кто первым крикнул "давайте скинемся!"?