Я бы изначально ставила вопрос ребром- не вы должны мотивировать, а вам должны мотивировать свое требование приносить заверенный поликлиникой отказ. Вообще отказ достаточно написать 1 раз, даже требование писать его многократно незаконно по сути и надо спрашивать, на основании чего он требуется повторно.Посмотрите тут, очень много об отказах всякого рода http://www.privivkam.net/iv/viewforum.php?f=8&sid=826a2bb94e3c24644cede0b8df47e716