Чего сложного? Записываете список детей, напротив кто сколько сдал. Храните деньги в отдельном кошельке. Чеки все сохраняете, в тетрадке записываете что купили и сколько потратили, рядом чек приклеили. Ничего сложного, главное деньги со своими не складывать, чтобы не путаться.