текст заявления пишите в произвольной форме (если обращаетесь в гос.органы, т.е. управу, префектуру, деп.строительства), с точно адресовкой, Вашими координатами и правильной формулировкой Вашей просьбы, можно направлять по почте, звонить на горячую линию или по интернету