Сотрудников-то много? Я лично тоже сталкивалась с "я не я, документа нету". Ну тут так - либо выдавать все под роспись, либо забить. Именно так и ставила вопрос: хотите, могу любой документ отслеживать от и до, но тогда! больше от меня ничего не ждите, ибо это будет отнимать все свободное время. Согласились верить мне как последней инстанции ) Помечала в экселе, у кого документ в настоящее время, все проходило централизованно только через меня. Работала и в специализированной системе. Один фиг, что эксель, что система  имеет смысл только, если работать исключительно с электронными документами..