Спотлайт ищет не только по имени, а вообще по всему, в том числе по содержимому документа, причем делает это мгновенно.У Вас в руках мощнейший инструмент, с помощью которого Вы можете радикально уменьшить количество ненужных действий,  улучшив при этом результат, но для этого надо отказаться от стереотипов,.Вы ведь, поди, по привычке MS Office поставили вместо того, чтобы удобным, но непривычным софтом пользоваться, угадал?