Я и ещё 2 мамы (все работающие) собирали кл.деньги, на родительских собраниях обсуждали что купить на эти деньги. Вся отчётность с чеками находилась у кл.руководителя.  Каждый родитель в любой день мог посмотреть что купили и сколько денег в остатке.