Есть спец. программы для автоматизации по Мах всех бумажных процессов в организации, например Электронный документооборот (несколько видов есть), Управление Деловыми Процессами (Парус) и т.п. Если руководство не готово раскошелиться, Эксель - ваше все. Уж журнал учета точно удобнее вести и выборки можно делать и сортировки разные (по датам, срокам, исполнителям и т.п.) и распечатывать его при большом желании. А табличку простенькую сделать и сами смогёте, без программеров - небожителей.