не бойтесь гнуть свою линию в ответе в департамент. Большинство чиновников интересует не мероприятие как таковое, а чтобы на все письма были вовремя получены ответы. Так что в случае претензий в ваш адрес можете смело отвечать, "мы вам отписали то-то и то-то тогда-то, от вас внятных рекомендаций с учетом наших проблем не получили".