Факт обнаружения фиксируется или докладной запиской руководителя или Актом со свидетелями.Поэтому ДАТЫ играют большое значение (это я к тому, что "данный факт" потом могут зафиксировать когда вздумается в теч. 6 мес и  сказать что "только обнаружили" и опять попросят "объяснить" )А может просто "постращать" Вас захотили и всё.Но, обычно, "всю переписку" с работниками хранят в личном деле, так, "на всяк случай"...