лучше такие письма писать не по электронной почте, а изготовить 2 экземпляра и самой отвезти. На копию вам поставят печать, что письмо приняли. Так больше вероятности, что с вами будут работать.  И ответ вам должны будут прислать в письменном виде, с которым вы сможете дальше что-то делать. А с электронной почтой вы никому не докажете, что отправляли кому-то письмо.