Вам нужно написать/позвонить в отель, попросить прислать по факсу подтверждение  бронирования. Вы можете также попросить, чтобы они в подтверждении написали что-то типа "полностью оплачено" - аргументируйте  это это требованиями их посольства. Возможно, отель пойдет навстречу вам.