По своему опыту - раз в месяц - это редко. Надо 2-3 раза в мес., а лучше каждую неделю. Вам надо "достать" их так, чтобы они дали путевку, лишь бы Вы отвязались. В середине февраля они сформируют списки и будет поздно. Лучше ходите чаще, а заодно напишите официальное письмо с жалобой в Деп-т Обр. с описанием ситуации.