В соответствии с Правилами передачи детей на усыновление "Орган опеки и попечительства, на территории которого было произведено усыновление ребенка, обязан в 7-дневный срок после вступления в силу решения суда направить в орган опеки и попечительства по месту жительства усыновителя (ей) с усыновленным ребенком соответствующую информацию для организации контроля за условиями жизни и воспитания усыновленного ребенка."Что именно относится к такой информации, как правило прописывается во внутренних Инструкциях, Положениях, регламентах, Приказах, как пример, Приказ mon.gov.ru/…/5460/09.06.22-hran.dok.pdf п.4.  в Порядке к нему последний абзац "личное дело усыновленного ребенка хранится в органе опеки и попечительства по месту жительства ребенка с усыновителями."Т.ч. все дело, включая отказы, сведения и т.д. обязаны храниться по месту проживания ребенка.