вы накладную приходуете от поставщиков, каким образом она к вам попадет - дело сто двадцать пятое. проверяете правильность документа (подписи, печать, НДС), набиваете дату, номер, количество, наименование, т.е. заносите документ в программу, проводки формируются автоматом. затем создаете документ "перемещение". тонкости списания в каждой организации свои, этому вас должны научить. ну и крыжите все потом, чтобы избежать ошибок, иначе от главбуха по башке получите