Я подавала за три года три полных комплекта декларация+копии всех документов+заявление на возврат с описью приложенных документов+НДФЛ-2. Если неохота ехать, можно послать заказным по почте.  Через какое-то время (большое) Вы получите письмо с решением. После этого надо вновь подать заявление (отдельное за каждый год) с просьбой перечислить деньги (в заявлении указываете сумму на конкретный год) на Ваш банковский счет с указанием реквизитов. Насчет срока давности не знаю в плане, должны ли Вы были начать процесс в течение трех лет. Знаю, что возвращают они не три года, а столько лет, сколько понадобиться, чтобы возвратить все положенные Вам деньги - хоть век - поскольку больше, чем Вы уплатили в текущем году налогов, Вам не вернут.