Я по шкафчикам отчеты раскладываю и еще в Контакте фотки вывешиваю  - кому надо, тот знает, где посмотреть можно.А вообще наши воспитатели сами активно участвуют в закупках для группы - и свои отчеты вывешивают на доске объявлений в группе (лично я собираю деньги только на подарки персоналу садика).