заявление в 2 экз на имя заведующей, она ставит на них  подпись и присваивает ему регистрационный номер. Говорите ей, что если никаких действий не будет предпринято, то второй экземпляр предоставите в департамент. Желательно получить письменный отчет о том, какие меры предприняты в отношении данного сотрудника.