Документы нужны не от Васи Пупкина, а от того, кто ведёт закупку, и ничего сложного в том, что бы спросить у них по почте что-то типа того: "условия не изменились, прайс на сайте актуальный?" - нет, а то, что "он от меня письма получать может - мне обратно не проходят" (с)так надо настройки почты менять.