Сама в такой стуации была: ой! как бы не обиделись...  Думаю, в форме доброжелательного выяснения, подкрепленного распечатками  Всегда есть возможность подавать пакет документов через канцелярию (в пометкой о дне принятия на копии заявления), не общаясь лично.