Ну что Вы как маленькая? Вносить изменения с того, что можно сделать. Привезли кипу заявлений - разгребайте 3-4 часа в день (выделите для этого ту половину дня, которая удобней). С версиями программ ничего не поняла - ну будете считать в новой, отлично. Сначала, наверное, медленней получится чем обычно и много вопросов будет, но разберетесь по-тихонечку. Документы подписывать некому - Вы можете с этим что-то сделать? Нет? Значит подготовили документы и положили в папочку "На подпись" и ждем приезда руководителя. Или я что-то не так понимаю? P.S. Секретарскую работу (как и любую другую чужую) запретить выполнять категорически. Если у  секретаря много работы - это не Ваши проблемы. Ваши - наладить работу Вашего отдела.