Автор, формалистка - это вы а не департамент.У вас русским языком написано: "Из департамента вообще не было никаких распоряжений какое именно мероприятие проводить и как, просто позвонили и сказали:"Пришлите срочно отчет о том, какие праздники готовятся к Дню матери, возможно приедем"."Ну и напишите - к такому-то дню планируются праздничный обед, утренник или концерт с смодеятельностью. Просто так, без акцента на тематику. Орать через слово "мама" никто не требует, это вы сами додумали да еще и воплощать собрались