Надо уведомлять заранее руководство. Письменно. Все имеют право выезжать кроме допущенных к совсек (а это уж совсем другой уровень). Каждый знает как правильно выезжать. У меня маленькая форма.  Мы уведомляли руководство. Я конечно узнаю может что именно сейчас изменилось. До СВО даже реальную заграницу посещали. Я в кадрах специально узнавала чем мне это грозит.