Все очень путанно. Есть ли у ГД личный секретарь для сканирования, пересылки и прочее?Что за операция "подписать письмо у ГД?". Он у вас говорящая голова что ли? Вопросов не задает и молча подписывает? Я, как начальник отдела, пишу письмо +сопроводиловку + меня может вызвать ГД, чтоб задать вопросы. Чтоб писать письма,  часто ответы на запросы,  надо быть в курсе многих вещей как внутри компании,  так и с т.з. экономики,  техники,  права. Или ваши письма из разряда "во вложении вы найдёте презентацию нашей компании"?