В конце каждого месяца собирают заявления на мат.помощь - и возместить можно не только технику, можно еще ремонт в комнате, лечение, билеты на поезд/самолет. Если вы в 2ке живете, то бланки заявлений обычно на 1 этаже в холле, там же стоит бокс, куда нужно положить заполненное заявление с копиями чеков. Наверное такая же система в любой общаге. Обычно объявляют о крайней дате по подаче заявлений в чатах курса, группах ВК (пусть подпишется, их там куча разных, будет в курсе србытий.) Ну или на крайний случай пусть спросит где взять заявление и куда отдать у старосты группы или курса.