как это  "собрались внезапно"?Может у вас компания маленькая?А у нас 30 этажей и 2 лифтовых холла. И чтобы попасть с 24 этажа на 15 нужно сначала доехать до первого, потом пересесть на другой лифт, и потом подняться.  Когда были большие совещания, наша тусовка с 24 этажа занимала собой весь лифт, и народ на 15 этаже ждал, когда мы все доедем.   Иногда перемещение занимало минут 15.Бывало конечно, что пришел за кофе в  "кухню", а там болтает пара нужных людей. Задал им вопрос, получил ответ. При необходимости сбегал и кого-то позвал и обсудил на четверых.  Только это было редко, и это возможно и сейчас. Списался с одним по вотсапу, понял что нужен второй, организовали конфколл на троих.Хотя личное знакомство такому способу способствует.Поэтому я сейчас пытаюсь продвинуть идею, чтобы хотя бы раз в месяц собираться хотя бы в кафешке командой, чтобы лица людей знать.