У нас в офисе, например, принято приглашать всех на сабантуйчики через внутреннюю почту. Совершенно естественная ситуация, когда кто то не может подойти вот прям сейчас, кто-то приходит на работу позднее, кто-то ушел раньше. Совершенно не считается зазорным взять кусочек для коллеги, а также подойти два и более раза. Но у нас к этому как-то просто относятся, успел - повезло, не успел - не печаль, завтра условно еще у кого-то будет день рождения. Но у нас людей много работает, при этом спрогнозировать, сколько будет человек именно в этот день, невозможно. Поэтому никаких обид. Если у вас более-менее одно количество людей , я бы не постеснялась написать в письме просьбу к коллегам уважать друг друга, не забывать, что не все в данную минутув офисе, что угощение куплено в расчете на всех, ну и с юмором намекнула, что в большой семье лучше не расслабляться