Похоже, вы имеете дело с какими-то гопницами. Их перешибить можно непробиваемыми спокойствием и вежливостью. Не нужно с собой никого притаскивать и раздувать конфликт. Стойте на том, что любая деятельность, связанная со сбором и расходованием чужих денег предполагает наличие отчетности.  "Как?! Вы позволяете себе тратить не свои деньги и не вести отчетность? Ну, нет, девочки, так нельзя. Если у вас не хватает времени, я к вам присоединюсь и буду этим заниматься".Возможно, вы уже не сможете получить отчет за предыдущие расходы, но хотя бы проконтролируете все будущие. Если будете публиковать в чате, так и пишите - я курирую расходы с такого-то числа. До такого-то числа отчет не составлялся