Любое ГРУППОВОЕ совещание планируется заранее и всем участникам высылается оповещение в том же скайпе или Битриксе. И тут уже совершенно не важно, где именно в данный момент находится каждый участник. Для совместного уж срочных вопросов есть телефоны. Вы крайне нерационально используете своё время и время коллег.