Все когда-то бывает в первый раз 0 - Спишитесь /созвонитесь с принимающей стороной. Попросите прислать Вам приглашение и  заодно спросите, могут ли они Вам забронировать отель и заказать такси в аэропорт. Если они не могут забронировать отель, попросите у них список отелей с телефонами  недалеко от места проведения мероприятия в устраивающем Вас ценовом диапазоне и попробуйте забронировать его сами.  В конце концов, если очень страшно, попросите какого-нибудь секретаря у Вас на работе все Вам организовать ) Вы ведь не единственная из компании, кто в загранкомандировки ездит? )1 -   Для получения визы Вам потребуется ОБЯЗАТЕЛЬНО оригинал приглашения, факсовая копия подтверждения бронирования отеля, авиабилеты и справка с работы о зарплате. Билеты сейчас как правило в электронном виде.  С каждого документа сделайте КОПИИ, иначе придется отдать в посольство единственный экземпляр. Могут потребовать что-то еще, но требования варьируются в зависимости от страны Попросите принимающую сторону выслать Вам приглашение DHLом или чем-то аналогичным, а не обычной почтой! В посольство нужно записываться ЗАРАНЕЕ. Дата визита должна быть как минимум НА НЕДЕЛЮ раньше предполагаемого отъезда - иначе можете не успеть с визой! Если не хотите мучиться с визой самостоятельно и сделать ее быстро,  существует куча фирм, которые их делают за умеренные деньги (около 2-3 тыс руб) Я знаю как минимум две, с которым работает наша компания  Хотите названия - пишите в личку.  2 - Думаю, масса добрых людей Вам поможет и пришлет образцы заполненных анкет на Шенген  Вы в какую стану едете?  У меня есть кучка анкет для разных стран  3 - Купите обязательно карту и путеводитель по городу. В отеле всегда можно обратиться на ресепшн с просьбой объяснить, как  проехать в то или иное место.  Если потерялись в городе - смело заходите в ЛЮБОЙ отель и спрашиваете у них дорогу. В Европейских странах персонал на ресепшн 100% говорит по-английски. 4 - Заранее составьте презентацию к докладу. Учтите, что для презентации на 10-20 минут не имеет смысл делать более 10 слайдов.  Не пишите на слайдах много текста и не делайте текст слишком мелким. Оформите текст в блоках, в виде схем, используйте графики (если они к месту). Презентация должна сопровождать Вашу речь, а не точно  копировать ее.  В заключение повторите основные тезисы и выводы. 5 -  Репетируйте обязательно, расскажите вслух свой доклад дома на английском (например, перед мужем) - пусть он прокомментирует, что понял, что нет, задаст вопросы. Это Вас немного подготовит к выступлению.  Если предмет специфический, попробуйте потренироваться на коллегах  Если скажете, в какую страну и город  едете - возможно, Вам дадут много практических советов ) Удачи!