По разному бывает.В вузе у моего студента только вывесили на форуме (или в телеграмм канале), что можно подать документы на эту стипендию - заполнить анкету и прочее. Причем до сентября это надо было сделать. "Новоиспеченный" студент после того, как увидел себя в приказах, пребывал в эйфории, что наконец-то закончились ЕГЭ и поступление, до сентября полностью перевелся в "отдыхательное" состояние. Если бы родители случайно  бы не увидели это объявление и не "пнули" бы студента, ничего вуз за него не подал бы.