Летать конечно необязательно, если трудно, можно и боту заплатить или еще может есть решения. паспорт  заранее надо обновлять, сейчас людей за границей много, а консульства сократились. Надо же логически мыслить как-то. В РФ кстати вообще можно 2 паспорта иметь, это не везде такие удобства. Ну и печати, детали всякие - побольше информации заранее собирать по возможности, хотя ко всему не подготовишься в жизни, ну вот так, бывает. Кто-то другой за их проблемы может отдал бы полцарства и коня.