Это деловые отношения и возможная ситуация. Взаимозачеты возможны. Если только менеджер тупанул и не предупредил и письмо не предоставил. Но надо было выяснять, а не деньгами разбрасываться. Все остальное - заказ и прочие доки по договору вряд ли в его компетенции, чтоб так легко их переделывать.