А никто и не говорит, что без письма можно. где вы  такое прочитали. ЕСть правила оформления таких операций, они везде прописаны. Менагер про письмо ничего не написал,  было ли  такое намерение, есть ли письмо. Бух мог какое-то время тормознуть и выяснить. Это так делается вообще-то, какое- то взаимодействие существует в ноормлаьных компаниях