У нас родители могли присутствовать за плату. Был отдельный стол (и не один) для родителей. Может, в этой компании-организаторе такой вариант возможен. Ну и договариваться с организаторами. Наверняка полно нюансов - с местом/без места, с питанием/без для этой мамы. Возможно, если и не бесплатно, можно сделать недорого.