Подход то как раз нормальный, у нас в семье тоже так принято и у родственников - дети скидываются поровну, ну, или по возможностям на организацию праздника для родителей. Только мы не считаем количество голов в семье, а заказываем банкет на всех приглашённых именинником, и счёт делим. Естественно,  это согласовывается заранее.У вас просто именно организация хромает и денег нет, а вы почему-то стесняйтесь сказать о том, что вам такой формат не по карману на данный момент.