На имя того-то от такой-то "Довожу до Вашего сведения" и описываете ситуацию, излагаете факты. Вы учтите, что они Вам ответ обязаны дать в течение 30 дней с момента получения, если сами не повезете, отправляйте заказным письмом или с уведомлением.Удачи.