Нормальный руководитель имеет один на один с каждым членом своей команды хотя бы раз в две недели. Вот в эти встречи и обсуждают. И да, нужно уметь в очень деликатной форме такие вещи обсуждать. Вам может еще подробно написать как именно и что говорить? Вы руководитель?