Зачем вам понимать, если вы не разбираетесь в технологии происходящего?Серверов нет никаких. Интернет не используется. Всё производится на локальных компьютерах, данные переносятся на носителях информации. По-видимому, некорректно были сформированы те самые файлы с данными, которые использовались для проведения экзамена. Исправление ошибки, помимо того, что нужно было понять, а что вообще происходит, исправить, проверить, должно означать формирование новых данных для каждого ППЭ, их передачу в штаб (тут интернет используется), затем перенос на компьютеры в аудитории (это на носителях информации). Это, наверняка, включало в себя кучу ручных действий множества людей. Даже хорошо, что за два часа справились.