А где написано, что личные вопросы решаются на собрании? Но и ответ на общий вопрос бабушка не имеет права дать, проголосовать за то же фото или выпускной. С доверенностью посмейтесь. Что у вас делает школа, если вызвали Скорую и нужен отказ от госпитализации, а мама занята своей личной жизнью?