Работала когда-то в похожих условиях. Каждый ответ получайте в письменной форме и несите сразу шефу, типа Иван Иваныч не дает точного согласия, он написал "может быть". пригласить на эту дату другого за деньги? Если Иван Иваныч промычал, что согласен, тоже несите, чтобы, когда он не явится, вы не были виноваты. Не отвечает - сразу к шефу, Иван Иваныч не отвечает на звонки, продолжать ему дозваниваться или пригласим кого-то еще? Не надо вешать отвественность на Иван Иваныча, спросят не с него, а с вас, поэтому по каждому пуку к шефу. Никаких жалоб, только по факту обращайтесь, выводы пусть сам делает.