огаааа.... тогда лично я поступил бы так - все равно попросил бы письменный отказ с мотивоировкой, просто чтобы посмотреть чем и как мотивирована их позиция, сходил бы на прием к начальству, а потом, если стенка не пробиваемая, попытался бы получить документы из твери письмом, накатав туда письменный запрос, и найдя их телефоны, продублировал бы просьбу устно.