На общем собрании поднимите вопрос об отсутствии отчетности и вежливо скажите - Я понимаю, что Вам некогда, могу предложить свою кандидатуру. После этого они либо предоставят всю отчетность , либо согласятся с тем, что вести ее будете Вы. Когда я была однажды в родкоме, у меня была в род чате прикреплена ссылка на гугл-таблицу - список класса, кто сколько сдал, у кого сколько "на счету" осталось на сегодня. А каждая колонка - мероприятие. Из заголовка линк на страничку, где описаниеЮ, чеки, расчет. А напротив каждого ребенка сумма, которую на него потратили на конкретно этом мероприятии. Например, проболел чаепитие в конце семестра - в расходах не участвуешь. Не ходил в театр - потратил 0. Все Были довольны)