При прямом подчинении гендиру с ним обычно складываются хорошие отношения и он точно даст день за свой счет. Не смогли дозвониться - оставляете сообщение ему на телефон или секретарю, одновременно звонок в отдел кадров. Когда приедете, тогда и оформите все через кадры.