Заявление или уведомление в свободной форме. Для начала, попробуйте отдать сотруднику ООП, но только под роспись, печать и дату. Сделайте копию, Вам на копии должны будут расписаться, поставить печать и дату. Канцелярия должна быть. Если сотрудник ООП отказывается, подаете через канцелярию. Или можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью на адрес ООП.