Заранее придумываете место и договариваетесь с администратором о дате и времени, по примерному кол-ву детей.  В идеале - максимум полчаса от школы, если пешком или общественный транспорт. Варианты - крупные ТЦ - там бывают всякие Космики и проч, где есть пакетные предложения на дни рождения детские, детские кафе тоже. Минимум дней за 10 общаетесь с родителями детей, что планируете ДР, хотели бы пригласить, смогут ли туда-то и тогда-то, к хх часам, продолжительность 3 часа (условно). Потом считаете согласных, уточняете бронь с местом проведения, заказ еды и прочих увеселений. За неделю через ребенка передаете открытки с приглашением - чтобы дети передали родителям. Там все написано - время, место, контакт. В день детей родители сами привозят-сами увозят. Проще делать чат в вотсапе - координировать всех + фотоотчетом делиться. Вам - приехать на полчаса пораньше - потом дождаться последнего родителя. У меня так работало)