Надо не обговаривать, а не полениться и сделать портфолио с фото квартиры. Еще видеосъемку в присутствии квартирантов как было в квартире. Под каждым фото подпись их и число, что с содержимым и состоянием квартиры согласны. Называется акт приема передачи квартиры. Тщательно переписывать все их данные и место работы, чтобы было все подтверждено что они там работают.