Те, кто в прошлом прошли на закл по результатам региона в этом году попадают на закл автоматом (не зависимо от того, как написали регион в этом году). По поводу количества участников закл этапа перевести затрудняюсь, так как эту фразу письма можно понять двумя прямо противоположными способами.