В вашей школе перед каждыми каникулами собирают сведения о месте пребывания детей? Первый паз такое слышу.Мои дети в общей сложности учатся уже 14 лет. И всегда интересовались только летними каникулами, но без конкретики, т.е. фактических адресов пребывания писать не надо было. И уж тем более никакой речи о незамедлительном сообщении об  изменении планов речи не было вообще.