При чем здесь ваша школа? В нашей школе тоже кружки отдельно. С вертикалью изначально не связаны.  Но работа то типовая для всех школ. И система именно такая. В идеале.   пригласительная-кружок-тренировочная-вступительная в конце года.Про себя они ничего не писали.