у вас, наверное, реально, маленькая организация.в больших компаниях уже очень давно, ну, лет 15 точно, система электронного документооборота, никакие бумжки никто не подписывает ручкой.да, приходит уведомление, что надо зайти  в систему.если у вас бумаги, наверное, должны пригласить в кадры, чтобы вы подписали что-то лично.в любом случае, сначала подпись, а потом уже изменения в зарплате.