А кадровики и не могли знать номера машин, и никогда не знают, т.к. машины постоянно меняются, специфика работы такая. И знают номера только те сотрудники, которые на них в настоящий моент ездят, а не кадровики, это просто не их область.  Хорошо, если действительно появилась возможность редактирования уже полученных пропусков, чтобы каждый сотрудник мог в любой момент что-то подправить. Но это действительно по факту бред: если человек имеет право на работу, то какое дело властям, на каком именно транспорте он передвигается? Выборочных редких проверок достаточно было бы, чтобы убедиться в праве на работу.