Вот только по началу. Вы - не организатор, поэтому ваша работа и вас угнетала, и, подозреваю, раздражала остальных. Вот пример с театром. Объявление о спектакле, дате, месте в родительский чат. Тут же формат: каждый ребенок едет со своим родителем или дети едут с учителем и 1 сопровождающим, допустим, вами, отсюда требование: до 30 октября дать ответ для брони, до 2 ноября сдать деньги для выкупа билетов ( 2 формы сдачи, если у вас нет популярного сбера, какие - определяете вы, например на карту до 2 ноября +  1 ноября с 18 до 18.15 наличкой у вашего подъезда). Желающие ехать со всем выводком покупают билеты самостоятельно. Билеты выкупаются только на сдавших, отказался после выкупа билетов - отдаете билет. ВСЁ!  Какие проблемы? По сути вся работа: четкое объявление ( его вообще должен учитель дать, как и собрать сведения о тех, кто едет) + ваше: прием денег на карту, сбор налички, бронь и выкуп.Костюмы? Столы? Пересылка информации от КР? Что за бред?