"Согласовано с руководством" - это когда есть приказ на командирование тренера с возлагающимися обязанностями. Если просто устно сообщили и просто руководство в курсе, что кто-то куда то едет в выходной и тренер в свой отпуск - руководство не может ничего предпринять, никакое сопровождение обеспечить.  За счет родителей, доп.сборы, не внесенные в ЕКП, формально никак не согласовываются с руководством.