Косяк в том, что второе  заявление  прошло целых два статуса - "подано" и "зарегистрировано", о чем автор получила два письма.  А отклонение этого заявления пришло через пару дней. И на этом все.  Автор это третье письмо пропустила. https://eva.ru/forum/topic/message/102779480.htmМожно было попросить подтверждение прочтения этого третьего письма.. или присылать эти письма повторно каждый день до получения подтверждения о прочтении  (или выполнения еще какого--то действия от человека) Если вы отклонили заявление, и оно важно, вы должны добиться от автора какой-то связи о том, что он это увидел. Электронная почта не является таким активно используемым методом связи в целом у населения.