В любой фирме одинаковая схема. То что вы называете это суточные расходы. За них человек не отчитывается.  Проезд, отель и т.д. согласно российскому законодательству оплачиваются отдельно, и об их оплате предоставляется отчет.Отдельно есть понятие представительских расходов. Это если вам надо от имени вашей фирмы организовать банкет для партнеровДопускаю что вы не в России, но мы тут обсуждаем Россию