Есть этикет для подобных случаев с поминками на годину,просто нет -не вежливо,поэтому посылается открытка,телеграмма,а ещё лучше цветы с доставкой на дом,в которую вложена записка открытка  с  с извинениями,что быть не сможете в этот день,причину указывать неуместно,это не докладная начальству о прогуле. Просто ещё раз выразить соболезнования и извинится.В повседневной жизни достаточно говорить нет,отчет вы не обязаны давать.