Делается элементарно!  Рассылка по е-мейлу 110 адресов:"СРОЧНО просим выслать сканы прививочных сертификатов в формате пдф до такой-то даты!"либо фото в вотсап.Дальше Вы просто ловите и складируете в папки на компе:"Иванов И.И.Петров И.Н.Сидоров К.В. и т.д.в каждой папке файлы в пдф.Либо еще проще - форвард письма на Департамент. И пусть они сами вылавливают и складируют в базу данных.