У нас в лицее было так: сдавали деньги, в сеть выкладывалась гугл таблица: список детей, у каждого в сентябре 5000. Сходили на шашлык, стоимсоть разделили именно на тех, кто ходил, и них вычли, за театр так же. Тетради купили - всем вписали этот расход. Подарки учительнице обсуждали в чате, обычно это в пределах 3-5 тыс класной. В любой момент любой родитель может посмотреть, сколько на счету у его ребенка. В конце года у кого что осталось - всем все перевели, деньги виртуальные. На такой подход никто не жаловался.