я с гос. органами работаю по жизни и опыт переписки обширнейший. Итак - пишете письмо на имя руководителя.Отправляете по почте заказным, либо по электронке, указанной на сайте ведомстваЧерез дня три звоните по телефону в отдел обращений граждан или в общий отдел. Если по посте заказным отсылали, звоните через неделю-полторыСпрашиваете там входящий номер и кому расписаноЗвоните тому, кому расписано, узнаете свою ситуацию. Говорите вежливо и без наездов. В общем, все.