Так в этом-то и проблема)).Надо составить распоряжение, в котором будет алгоритм действий. Сотрудники готовят задания для других отделов, передают в эти смежные отделы. Принимающая сторона ставит отметку о получении на копии задания. Вот эту копию надо отсканировать и положить скан в общую папку.