Не преувеличивайте свою значимость. Что вы там собрались организовывать?Вам позвонил родитель,  ваше дело передать данные ребенка мед.сестре, если она не ушла в отпуск, если ушла, то сказать родителю обратиться в поликлинику, всё. Далее всей организацией занимаются мед.работники , а не вы.