Без доверенности нельзя.  Кто-то ж должен юридически за вашего ребенка в поездке отвечать. Если в доверенности требуются паспортные данные сопровождающего, то обычно их указывают. Может быть достаточно просто ФИО спровождающего. Если что-то непонятно, задайте вопрос организаторам ответным письмом. Но документы все должны быть строго по списку собраны.