Не оттуда копаете. Это вопрос организационный. Проблема с зоопарком в данных решаема. Просто у сотрудников нет особой мотивации вам помогать, им и так каждой по отдельности удобно. Сначала надо подойти по-хорошему.  Собираете Маш на совещание и говорите: Дорогие и любимые коллеги!    Давайте повысим эффективность нашего совместного труда - сделаем единый тимплейт, выложим в общий доступ и все будут заполнять данные туда. Это будет быстрее и удобнее всем, потому как тогда я вам смогу автоматизировать  то и это.   Короче подумайте о Машах тоже: лучше должно стать всем, а не только вам. Иначе помогать не будут.   Второй вариант по-плохому.     Идете к начальнику и говорите: Вот расчеты. Если унифицировать процессы,  как я  предлагаю,  можно автоматизировать консолидацию данных и  проверки.  По результатам экономии времени  можно сократить штат на 1 единицу.  Начальники такое любят. Не факт, что сократят штат. Но будут знать, что у них есть резервы.   Тогда новый тимплейт Машам спускают сверху от лица начальства. Неиспользование инструмента грозит потерей выгоды - потому за  саботаж Маш будут ругать. То есть у них опять появляется мотивация давать данные в нужном формате, но уже помогать вам они особенно не будут.   Потому  все равно нужно провести предварительно работу с пользователями и предложить нечто такое, что всех более-менее устраивает.  Ну и тимплейт пишете с серьезной защитой от дурака - чтобы Маши не могли его поломать под свои нужды. Вне зависимости от того,  какой вариант сработает.   На то нам даны мозги и VBA.