Вам ученый секретарь должен дать список документов на получение звания доцента. Мне еще сбрасывали и образец для заполнения. Это было 5 лет назад. Если интересно еще, то ставка доцента со званием  у нас в вузе 36000 руб. Поэтому на написание докторской забила