Как делаем в совместных поездках мы (у нас часто бывают выезды куда-то большой компанией 7-8 человек): все расходы за все время поездки  записываются, а потом делятся по головам. Дети и те, кто совсем не употребляет алкоголь, считаются за 1/2 человека. Подготовка машин к поездке естественно никак не учитывается в общих расчетах (это что вообще за поготовка такая?). Амортизация - тоже (как ее можно учесть?). Попутчики в чьих-то машинах платят за бензин (также пропорционально, по числу людей в автомобиле).