Приказ выпускать по компании, что дни нерабочие. Этот приказ будет доказательством, что компания не работала и работник по своей инициативе получил пропуск. Мы всем сделали рассылку, что получать рабочий пропуск запрещено всем, кроме тех на кого поданы списки. Имхо, вообще глупо было давать права в руки людям, разумнее было бы коды давать самой компании, которая определённому кругу сотрудников их выдаст. Но с реальными работниками проще, если из-за него компании впаяют штраф, его можно уволить, лишить премии, понизить в должности, вряд ли этого кому-то хочется.