Воспользовалась вашим добрым советом и написала в оргкомитет Ну вы же сами наверняка прекрасно принимаете, что черкнуть на форуме пару строк - дело одной минуты, а написать письмо в официальную структуру - это минут 15 как минимум (приветствие, подпись, написать данные ребенка, проверить грамотность письма, проверить, чтобы все указанные в письме названия соответствовали официальным, подготовить и приложить файлы, подтверждающие мои слова).