С самого начала нужно было делать запрос начальнику не в разговоре, а по емэйл и в  копию Васю и начальника начальника.Сейчас тоже ничто не мешает сделать так и получить официальный ответ. Тем самым и начальник поймет, что вы отныне и навсегда действуете официально и он под лупой у начальника и смежных отделов.