Все правильно. Пока вы общаетесь по телефону, они творят, что хотят. Пишите письмо начальнику, описываете всю ситуацию подробно, прям вот кто звонил, с какими словами, что отказали в акте, всё - всё обычным человеческим языком. Обязательно, что не препятствуете работам и очень переживаете. Что с работы отпрашивались. И просите разобраться. А копию, если вы в Москве, то эффективнее мундепу вашему. Относите сами, ставите на копии входящий номер.