У меня, конечно, нет опыта продумывания настолько масштабных проектов. Но, когда я работала по организации не очень крупных мероприятий, я всегда ДО того, как это все начиналось, и ДО того, как план составлять, просто садилась подумать и пыталась представить себя на месте тех, кто будет в этом участвовать - в разном качестве, т.е. что должен делать наш докладчик, участник, охранник, IT-шник, обеспечивающий тех.поддержку, кейтеринг, куда поедут и где будут стоять машины и пр. То есть с чем у людей не будет затруднений, сами справятся, с чем будут трудности и - ГЛАВНОЕ - что они НЕ смогут или НЕ захотят делать, даже если ты им в бАмажке красивенько напишешь. Вы знаете, таки помогает. Когда представишь себя на месте того, ДЛЯ КОГО ты все это устраиваешь.  Один раз мне пришлось почти все делать буквально на удаленке, т.е. проходило за границей, я выехать заранее - на ознакомление - не смогла, ну села, список КОНКРЕТНЫХ вопросов "что, где, когда у вас там" составила и послала. По итогам и по ответам скорректировала схему.Поэтому я таки НЕ понимаю, почему при более масштабных проектах не делать так же. ЗАРАНЕЕ продумать. Хотя бы В ОБЩИХ чертах.  Как с теми несчастными пропусками на автомобили, например...ведь ясно было, что взяли и написали алгоритм тупо от балды, не учитывая, какие ситуации могут быть в реальности. Только не надо мне говорить, что все мелочи ССС продумывает. Не-а. Продумывает команда.. и здесь ПРАКТИЧЕСКИ ВСЕ мэрЗкие облажались...