Hujjatni qadoqlash va yuborish (pochta orqali yuborish)

|
Hujjatni qadoqlash va yuborish (pochta orqali yuborish)
|
bet | 70/79 | Sana | 15.12.2023 | Hajmi | 2,21 Mb. | | #119547 |
Bog'liq Biznesni tashkil etish va yuritish5. Hujjatni qadoqlash va yuborish (pochta orqali yuborish).
6. Hujjatning nazorat nusxasini ishda joylashtirish,
u bilan keyingi ish.
7. Hozirgi va arxivda saqlash, yo'q qilish va bekor qilish.
Ushbu "zanjir" uchun asosiy narsa hujjat ustida to'g'ridan-to'g'ri ishlash bosqichidir.
· Muddati
Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatni bajarish bo'yicha ishlarning har bir bosqichining davomiyligi hujjatlar tarkibidagi xususiyatlarga, shuningdek ularning hajmiga qarab o'zgaradi.
Har bir bosqich uchun hujjatni rasmiylashtirish uchun vazifani to'g'ri shakllantirish uchun quyidagilar aniqlanadi:
Zaxira bilan birga hujjatni tayyorlash uchun talab qilinadigan vaqt (minimal vaqtning 10-15% miqdorida hisoblanadi);
tashkiliy, texnik, axborot va boshqa yordam choralari;
hujjatning bajarilishi uchun mas'ul bo'lgan mansabdor shaxs;
hujjatning birgalikda ijrochilari (uning alohida qismlari, ilovalari va boshqalar);
hujjatning texnik ijrochilari;
hujjatning bajarilishini nazorat qiluvchi mansabdor shaxs (qoida tariqasida, bosh kotib).
Ijro hujjatlarini olish
kotibiyat tomonidan ijro hujjatlarini topshirish
Hujjatlarni o'z vaqtida bajarish, ijrochilar e'tiboriga etkazish korxona rahbarining kotibi tomonidan amalga oshiriladi.
U korxona rahbaridan ko'rib chiqqan hujjatlarni shaxsan qabul qiladi;
mavjud qarorlar va ma'lumotnomalar asosida ijro hujjatlari murojaat qilinmagan shaxslar doirasini o'rganadi;
ko'rsatilgan shaxslar bilan telefon orqali yoki shaxsan shaxsan bog'lanib, ularga ma'lum hujjatlarni rasmiylashtirish zarurligi to'g'risida xabar berish;
shaxsan ko'rsatilgan hujjatlarni mas'ul ijrochilarga topshiradi;
hujjatlarning bajarilishini nazorat qiladi. Agar hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan ijro etilishi rejalashtirilgan bo'lsa, kotib (ish samaradorligini oshirish uchun) uni oldindan targ'ib qilishi va ijrochilarga topshirishi mumkin (bu holda asl nusxani mas'ul ijrochi oladi).
E'tibor bering, hujjatlar nusxalarini ko'paytirish faqat ular bilan amalga oshiriladi yozma ruxsat Tashkilotning kadrlar menejeri. Hujjatning nusxalari kelib tushgan asl hujjatlar bilan birga hisobga olinadi va keyinchalik keraksiz sifatida yo'q qilinadi.
Mas'ul ijrochi hujjat yoki tegishli ko'rsatmalarning bajarilishini tashkil etish uchun to'liq javobgar.
Hamkorlar, mas'ul ijrochining ko'rsatmalariga muvofiq, sifatli va o'z vaqtida ishlab chiqishlari shart kerakli hujjatlar (ularning ishi bo'yicha) va olingan ko'rsatmalar doirasida qarorning bajarilishi uchun javobgardir.
Agar javobgar ijrochi hujjatning o'z vaqtida va to'liq bajarilishi uchun etarli vakolatga ega bo'lmasa, u masalani hal qilish uchun mas'ul bo'lgan mansabdor shaxsga murojaat qilishi mumkin.
Agar ushbu yoki boshqa hujjatni belgilangan muddatdan 2-3 kun oldin o'z vaqtida bajarishning iloji bo'lmasa, muddatni tayinlagan mansabdor shaxsga kechiktirish sabablari, ko'rilgan choralar va hujjat bilan ishlarni bajarish uchun belgilangan muddat ko'rsatilgan hisobot taqdim etiladi.
Hujjatning texnik ijrosi quyidagilarni o'z ichiga oladi:
hujjat loyihasini (loyihani deb ataladigan) tayyorlash;
hujjat loyihasi matnini (asosiy matn va ilovalar matni) yozish va bosib chiqarish;
muvofiqlashtirish natijalariga ko'ra hujjat tarkibini tuzatish;
hujjatning oxirgi versiyasini bajarish.
o hujjat loyihasini ishlab chiqish
Hujjat loyihasini (loyihasini) ishlab chiqish mas'ul ijrochi tomonidan shaxsan yoki sheriklarni jalb qilgan holda amalga oshiriladi. Ikkinchi holda, sheriklar o'zlarining ish natijalarini (kompyuter fayllari, ish daftarlari yoki yozma yoki qo'lda yozilgan alohida varaqlar) mas'ul ijrochiga topshiradilar.
IN umumiy holat hujjat loyihasining mazmuni loyihada ishlab chiqilayotgan hujjatda berilgan savollarga javoblarni taqdim etishi kerak.
Zarur bo'lganda, hujjatga qo'shimcha ravishda ilovalar ishlab chiqiladi. Ikkinchisi matn qismi bilan bir qatorda zarur grafik materiallarni ham o'z ichiga olishi mumkin.
Loyihaning mazmuni, uning ishlashi tasdiqlanganligi va bajarilishidan oldin, javobgar ijrochi hujjatning birinchi nusxasini tasdiqlash uchun topshiradi, ikkinchi (nazorat) nusxasini yangi ko'rsatmalar olinmaguncha o'z ixtiyorida qoldiradi.
Tasdiqlash tartibi
Hujjat loyihasi barcha manfaatdor tomonlarning vakolatli vakillari bilan kelishilgan bo'lishi kerak (odatda tayyorgarlikning dastlabki bosqichida).
Muvofiqlashtirish ma'lum bir dasturga muvofiq tomonlar tomonidan kelishilgan vaqt ichida amalga oshiriladi (ya'ni aniq va qanday ketma-ketlik bilan kelishish kerakligi ko'rsatilgan) va odatda 3-5 kundan oshmasligi kerak, shu jumladan hujjatni topshirish va qaytarish vaqti.
Agar qisqa vaqt ichida hujjat loyihasini bir necha tomonlar bilan kelishib olish zarur bo'lsa, manfaatdor tomonlarning vakillari bilan uchrashuv chaqirib, videokonferentsiya o'tkazish yoki kelishuv tuzish tavsiya etiladi. texnik vositalar aloqa (faks, elektron pochta va boshqalar).
Keyinchalik tasdiqlash bilan hujjat tasdiqlash varag'i bilan ta'minlanadi, tegishli ustunlarda tomonlarning vakolatli vakillari vizalar va hujjat loyihasi mazmuniga sharh qoldiradilar.
Vizahujjatbilantanishishsanasinivatasdiqniberganshaxsningimzosinio'zichigaoladi.
Agarkelishmovchilikbo'lmasa, kelishilishikerakbo'lganhujjattegishlimansabdorshaxstomonidanuningvakolatlaridoirasidatasdiqlanadi.
Agarkelishmovchilikbo'lsa, ma'qullanganmansabdorshaxsloyihaningmazmuniganisbatanuningda'volarito'g'risidaasoslitushuntirishberishishart.
Mansabdorshaxshujjatloyihasibo'yichao'zmulohazalarivatakliflarinitasdiqlashvaraqasidayokimaxsuseslatmadaqaydetadi. Buerdahujjatloyihasidahisobgaolinmaganmuammolarhamo'zaksinitopishimumkin.
Agarhujjatyarashmasa muddati, hujjatningijroetuvchixodimibuhaqdatomonlarnioldindanyozmaravishdaxabardorqilishivahujjatningbajarilishininazoratqilishniamalgaoshiruvchimansabdorshaxsgategishlima'lumot (rahbarningkotibiga) etkazishishart.
Bundayholda, qoidatariqasida, loyihanimuvofiqlashtirishpaytidayuzagakelganasosiykelishmovchiliklarningmazmuni, shuningdek, kelishuvpaytidaolingantakliflarniradetishsabablariqisqachako'rsatibo'tilgan. Bundantashqari, manfaatdortomonlargahujjatloyihasinitasdiqlashuchunyangishartlarto'g'risidaxabarberiladi.
Tasdiqlashniradetishgayo'lqo'yilmaydi. To'liqkelishilganhujjattuzatishuchuntasdiqvarag'ibilanbirgalikdataqdimetiladi.
Tasdiqlashnatijalarigako'ratarkibnisozlash
Tuzatishjarayonidanomuvofiqliklarvatuzatishlarloyihatarkibidanchiqariladi (muvofiqlashtirishnatijalarigato'liqmosravishda). Muvofiqlashtirishnatijalaribo'yichaortiqchadebtanolinganmatnqismlario'chirildi.
Bundantashqari, "kesilgan" matngaqo'shimchalarkiritilishimumkin. O'zgartirilganhujjatloyihasihujjatlarnitaqdimetishningumumiyqabulqilinganuslubigaqo'yiladigantalablarnihisobgaolganholdamas'ulijrochitomonidantahrirlanadi.
Shundanso'ng, loyihaningtahrirlangantarkibitekshiruvdano'tkaziladi (texnikxatolar, xatolarnianiqlashvayo'qqilishnitekshirish). Loyihaningmazmunixatolardanto'liq "tozalangan", mas'ulijrochitomonidano'qiladi.
Tekshirishnio'qishnatijalarigako'ra, yangitopilganxatolaryo'qqilinadi. Ularbartarafetilganligitekshirilgandanso'ng, hujjatningyakuniyversiyasimas'ulijrochitomonidantasdiqlanadi (imzobilanimzolanadi) vayakuniyqaytaishlashuchuntaqdimetiladi.
· Qog'ozbilanishlash
Hujjatnibajarishuchuntexnikpudratchiga (kotibayokitypist-operator) mas'ulpudratchitomonidanimzolanganhujjatningyakuniyversiyasiberiladi (kompyuterfayllari, qoralamanusxasi, bosmanashryokiqo'lyozma).
Shuningdek, ko'rsatmalarnibajarishuchunimzolashuchuntaqdimetilganrasmiyhujjatlarloyihasiga (hujjatningo'ziyokiqarorbilanvaraq) ushbutopshiriqningaslmatnibilanmateriallarnibiriktirishodatiyholdir.
Hujjatningyakuniyversiyasiningmatnidakelishilgantuzatishlarbo'lishimumkin, ularbirma-biro'qilishikerak (buhujjatdako'rsatilganraqamlarvafamiliyalarganisbatanayniqsamuhimdir).
Bosibchiqarilganvachopetilganbirinchinusxanitexnikijrochimas'ulijrochigatopshiradi, uodatdahujjatlarnixatolar (yozuvlar) uchunskanerlaydi.
Hechqandayxatobo'lmaganhujjatijrochitomonidanyakuniytekshirishvaimzo (tasdiqlash) uchunkorxonarahbarigataqdimetishuchunrahbarningkotibigayuboriladi.
Imzolangan (tasdiqlangan) hujjatni olgandan keyin mansabdor shaxslarning harakatlari
Rahbar tomonidan imzolangan yoki tasdiqlangan hujjat nusxa olish va ro'yxatdan o'tish uchun gel rahbariyati kotibiga (tashkilotning DOW xizmatining mas'ul xodimi) yuboriladi.
Agar hujjatning bir nechta nusxasini yaratish kerak bo'lsa, mas'ul ijrochi hujjatning birinchi nusxasi birinchi varag'ining yuqori chap burchagida talab qilingan raqamlarning 11-ni ko'rsatadi.
Hujjatning nes nusxalari qayd etiladi. Kelgusida, o'lchangan nusxa va hujjatning keyingi nusxalari talab qilinadigan soni, oxirgi (bundan mustasno, ishda qayd etiladigan nazorat) bundan mustasno:
|
| |