Failid dokumendihalduses

TARTU ÜLIKOOL
PÄRNU KOLLEDŽ
Ettevõtluse osakond
Elen Lember
FAILID DOKUMENDIHALDUSES
Referaat
Juhendaja: Taavi Tamberg
Pärnu 2009
Sisukord
Sisukord 2
Sissejuhatus 4
3.Dokumentide formaadid 5
4.Dokumendihaldusprogrammid 8
6.Eestis on enam kasutatavad järgmised elektroonilised dokumendihaldusprogrammid: 8
8.Dokumentide säilitamistehnoloogiad 10
8.2.Ühiskasutusdokumentide salvestamine failiserverisse, mis haldab ettevõtte või organisatsiooni andmebaase, on üheks võimaluseks andmeid arhiveerida. Selle lahenduse kasutamise korral salvestatakse info serverarvuti ühele või mitmele kõvakettale, millelt omakorda tehakse varukoopiaid. Salvestusseadmed võivad olla nii sisemised kui ka välimised. Selline mudel kannab nime DAS (Directly Attached Storage, otseselt ühendatud salvestusseadmed) (NAS ja SAN: võrguajastu salvestustehnoloogiad 2008). 11
9.Digitaalne arhiveerimine 13
Eelmiste aastate üliõpilastööde ja käesoleva töö kokkuvõte 16
Viited 18
Sissejuhatus 3
1.Dokumentide formaadid 4
2.Dokumendihaldusprogrammid 7
3.Dokumentide säilitamistehnoloogiad 9
4.Digitaalne arhiveerimine 12
Eelmiste aastate üliõpilastööde ja käesoleva töö kokkuvõte 15
Viited 17
Sissejuhatus
Käesolevas töös käsitletakse erinevaid dokumentide säilitamise formaate, milleks on TIFF, JPEG, GIF, MPEG, AVI, PDF, HTMAL ja XML ning tutvustatakse Eestis levinumaid mitmete funktsioonidega dokumendihalduse tarkvarasid, milleks on Amphora, Webdesktop ja Postipoiss. Tehakse ka ülevaade dokumentide säilitamistehnoloogiatest, mille kaudu tagatakse juurdepääs firmat puudutavatele andmetele. Viimasena käsitletakse digitaalset arhiveerimist, mis on samuti üheks etapiks dokumendi elukäigust.
Dokumentide formaadid
TIFF (Tagged Image File Format) on küllaltki vana formaat, kuid tänu uuendustele veel täiesti elujõuline. TIFF on on üsna tavaline kirjastamistöös ja praktiliselt kõik tarkvarapaketid toetavad seda. Viimased versioonid lubavad ka faili kompressiooni (kasutades RLE, LZW, CCITT ning JPEG algoritme), kuid kahjuks ei suuda kõik programmid kompressitud TIFF faile lugeda. TIFF failide laiendiks on TIF (AIIM Industry White Paper on Records ).
JPEG (Joint Photographic Experts Group) kujutab endast standardiseeritud pildikompressioonimehhanismi. Kuna see töötati välja kõikvõimalike piltide kompressiooniks, siis selle kasutamine teksti jaoks on võimatu, vaid joontest koosnevate, must-valgete ja lihtsate piltide korral aga pole nii efektiivne kui fotode ja täisvärviliste piltide puhul (Ibid.¹).
GIF (Graphics Interchange Format) formaadi eripäradeks on võime salvestada mitmeid kujutisi, nende hulgas ka pisikesi pilte, mida saab üldiste pildimõõtude suhtes vabalt paigutada ja võimaldada osa pildi pinnast läbipaistvaks muuta (GIF89a). See eripära taasavastati WWW disainerite poolt, kes selle abil loovad kõikvõimalikke animatsioone. Internetis kasutamiseks saab GIF faili salvestada interlaced kujul, mis laseb pilti laadida progresseeruvalt ridade kaupa (Ibid.¹).
MPEG (Moving Pictures Expert Group) on ISO töögrupi poolt välja töötatud digitaalsete videofailide tihendusstandardite perekonna nimetus. MPEG tagab üldiselt parema kvaliteediga video kui teised vormingud (näit.Video for Windows või QuickTime). MPEG faile saab dekodeerida spetsiaalse riistvara või tarkvara (kodekite) abil. MPG standarditeks on MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4. Iga standard koosneb kolmest osast: MPEG-audio, MPEG-video, MPEG-süsteem (AIIM Industry White Paper on Records 2008).
AVI (Audio Video Interleave) on Microsoft’i Video for Windows standardile vastav audio- ja videofaili vorming, mille puhul audio- ja videoandmeid salvestatakse vahelduvate plokkidena (siit ka sõna "interleave" ehk "vaheldumisi paigutama"). Audio salvestatakse standardses lainevormingus (WAV) ja video digitaalsete kaadritena (JPEG piltidena), mille tulemuseks on animatsioon kaadrisagedusega 15 kaadrit sekundis ja lahutusega 160x120x8 (160x120 pikslit ja 8 bitti). Audio salvestatakse 11025 Hz ribalaiusega 8-bitiste diskreetväärtustena (Ibid.¹).
PDF (Adobe Acrobat Portable Document Format) on firma Adobe Systems poolt loodud dokumendiformaat, mis on mõeldud info vahetamiseks erinevate platvormide vahel. PDF on edasiarendus Postscriptist. Kui Postscript-fail sisaldab korraldusi, mis kirjeldavad lehekülge, siis PDF-fail sisaldab lisaks lehekülje täpsele kirjeldusele ka muud infot. PDF oskab lisaks lehekülje kirjeldusele edasi anda ka infot selle kohta, kuidas lehekülg avamisel käitub ja mis liiki infot fail sisaldab (Ibid.¹).
RTF (Rich Text Format) on tekst-dokumendi vorming, mida Microsoft on arendanud juba alates 1987.a. eesmärgiga kehtestada see platvormist sõltumatu vorminguna. RTF-vormingus tekste saab vahetada enamiku tekstiredaktorite vahel. RTF-vormingus tekst erineb lihttekstist selle poolest, et selle puhul saab kasutada näiteks erinevaid fonte, määrata fontide suurusi, teksti värvi, rasvast ja kaldkirja ning erinevate raamjoontega tabeleid (Ibid.¹).
HTML (HyperText Markup Language) on hüperteksti märgistuskeel, mis on mõeldud internetis ja intranetis publitseeritavate dokumentide esitamiseks. HTML on üks konkreetne märgistuskeel, mis on loodud SGML-keele standardist lähtudes ja mis on mõeldud eeskätt veebis kasutamiseks. HTML-failid võivad sisaldada teksti, graafikaelemente, pilte, videoklippe jm objekte. HTML-keele üks võtmesõnu on hüperlink, mis võimaldab ühest HTML-fdokumendist viidata suvalisele teisele HTML-failile või mõnes muus formaadis veebidokumendile (AIIM Industry White Paper on Records 2008).
XML (Extensible Markup Language) on laiendatav märgistuskeel, mis on loodud SGML-keele baasil. Tegemist on eelkõige veebirakendustes kasutamiseks mõeldud keelega nagu ka varem loodud HTML. XML on SGMList eraldatud väike alamhulk. XML nagu ka SGML on kasutatav metakeelena, tema reeglite põhjal on võimalik luua uusi märgistuskeeli erinevate dokumenditüüpide jaoks. XML-keeles ei ole eeldefineeritud elementide nimekirju, vaid iga kasutaja saab vastavalt oma dokumendi iseloomule ja sisule vajalikud elemendid ise defineerida (Ibid.¹).
Dokumendihaldusprogrammid Eestis on enam kasutatavad järgmised elektroonilised dokumendihaldusprogrammid:
Amphora - on juhtivaid digitaalse asjaajamise ja dokumendihalduse tarkvarasid Eestis. Amphora on suunatud eelkõige keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele (Algajale asjaajajale 2008).
Allikas: Amphora
Webdesktop - on üks populaarsemaid Eestis kasutatavaid dokumendihaldussüsteeme. Täpsemalt öeldes on Webdesktop Webware OÜ poolt väljatöötatud täisfunktsionaalne dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi ka grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka lihtsat e-posti klienti. Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Webdesktop on kasutusel nii avalikus sektoris kui ka erasektoris (Algajale asjaajajale 2008).
Postipoiss - on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks (Ibid.¹).
|