III-bob. Hujjatlarni qabul qilish, ro‘yxatdan o‘tkazish va taqsimlash

III-bob. Hujjatlarni qabul qilish, ro‘yxatdan o‘tkazish va taqsimlash
39. Texnikumda feldyegerlik xizmati va pochta aloqasi xizmatlari (ularning
joʻnatilgan manzili va konverti buzilmaganligi tekshiriladi) hamda elektron pochta
(dastur)lar orqali keladigan hujjatlar texnikumning Ichki nazorat va arxiv bo‘limi
tomonidan belgilangan tartibda qabul qilib olinadi va elektron hujjat aylanishi
dasturi (bundan buyon matnda elektron dastur deb yuritiladi) orqali ushbu
Yo‘riqnomaning 51-bandida belgilangan elektron kitoblarda ro‘yxatdan
o‘tkaziladi.
40. Texnikumda tegishli elektron (“E-xat” elektron hujjat aylanish tizimi,
Oʻzbekiston Respublikasi Prezidenti virtual qabulxonasi, adliya idoralarining
elektron pochtasi hamda boshqa shu kabi) dasturlar orqali kelib tushgan hujjatlar
va murojaatlar Ichki nazorat va arxiv bo’limi xodimlari tomonidan ularni toʻgʻri
yuborilganligi va toʻliqligi tekshirib qabul qilinishi, shuningdek, notoʻgʻri
yuborilgan, toʻliq (ilovalari mavjud) boʻlmagan hujjatlar esa sabablari koʻrsatilgan
holda shu vaqtning oʻzida tegishli elektron manziliga qaytarilishi lozim.
41. Texnikumga davlat feldyegerlik va pochta aloqa xizmatlari va elektron
dasturlar orqali kelib tushadigan hamda toʻgʻridan-toʻgʻri olib kelinadigan hujjatlar
va murojaatlar ish kunlari tushlik paytidan tashqari ertalab soat 8.
30
dan kech soat
17.
30
gacha qabul qilinadi.
42. Ichki nazorat va arxiv bo’limi xodimlari yuqori turuvchi tashkilotlardan
jo‘natilgan hujjatlarni shaxsan sanab, imzo chekib, shtamp bosib qabul qilib
oladilar.
Buyurtmali hujjatlar aloqa reestrlari bilan solishtirilishi shart.
43. Ish vaqtidan tashqari vaqtda hujjatlar qabulxona navbatchisi tomonidan
toʻgʻriligi va toʻliqligi tekshirilgan holda belgilangan tartibda qabul qilib olinadi va
ish kuni boshlanishi bilan tegishli mas’ul xodimlarga topshiriladi. Ijrosi kechiktirib
boʻlmaydigan hujjatlar boʻyicha qabulxona navbatchisi zudlik bilan tegishli
ravishda texnikum rahbariyatini (yoki ichki nazorat va arxiv bo’limi boshligʻini)
telefon orqali xabardor qilishi lozim
44. Texnikumga davlat feldyegerlik va pochta aloqa xizmatlari, elektron
dasturlar orqali kelib tushadigan hamda toʻgʻridan-toʻgʻri olib kelinadigan
hujjatlarni boshqa tarkibiy boʻlinmalar tomonidan qabul qilib olinishi ta‘qiqlanadi,
quyidagilar bundan mustasno:
texnikumning maxsus elektron pochtasiga xalqaro munosabatlar sohasida
keladigan hujjatlar. Bunda ushbu hujjatlarni qabul qilib olgan xodim tomonidan
orqa tomoniga to‘liq rekvizitlari yozilgan holda imzolanib, shu kuniyoq ro‘yxatdan
o‘tkazish uchun Ichki nazorat va arxiv bo‘limiga topshiriladi;
texnikum rahbariyati topshirig‘iga ko‘ra aloqa xatisiz tarkibiy bo‘linmalar
qabul qilib olgan hujjatlar, bunda ushbu hujjatlarni shu kunning o‘zida Ichki
nazorat va arxiv bo‘limidan ro‘yxatdan o‘tkazilishini ta’minlash, ularni qabul qilib
olgan tarkibiy bo‘linma tomonidan amalga oshirilishi lozim.
Istisno holatlarda ish vaqtidan tashqari vaqtda direktorga zudlik bilan
kiritiladigan ro‘yxatga olinishi shart bo‘lgan hujjatlar texnikumning tegishli
tarkibiy bo‘linmalari (direktor qabulxonasi kotibi, direktorning o‘rinbosarlari
qabulxonasi kotibi va ish yurituvchilari) mas’ullari tomonidan qabul qilib olinishi
mumkin va o‘sha kunning o‘zida yoki ish kuni boshlanishi bilan Ichki nazorat va
arxiv bo‘limiga ro‘yxatga olish uchun topshiriladi.
Ijrosi kechiktirib bo‘lmaydigan hujjatlar bo‘yicha Ichki nazorat va arxiv
bo‘limi mas’ul xodimi zudlik bilan direktorning o‘rinbosarlarini yoki bo‘lim
rahbarlarini telefon orqali xabardor qilishi lozim.
45. Ichki nazorat va arxiv bo‘limi xodimlari tomonidan hujjatlar jo‘natilgan
manzil, agar ular konvertda jo‘natilgan bo‘lsa, konvert buzilmaganligi,
hujjatlarning ilovalari mavjudligi, to‘liqligi tekshiriladi hamda hujjatlarning
raqamlari ularning konvertidagi raqamlar bilan solishtiriladi.
Agar hujjatlar to‘liq taqdim etilmagan bo‘lib, konvertlar ochilgan bo‘lsa, ikki
nusxada dalolatnoma tuzilib, bir nusxasi hujjatni yuborgan tashkilotga yoki
muallifga hujjatni ilova qilgan holda yuboriladi.
Xuddi shunday, yanglishib joʻnatilgan hujjatlar yuzasidan ikki nusxada
dalolatnoma tuziladi va uning konvertini ilova qilgan holda yangi konvertga
solinib, shu kuniyoq muallifga qaytariladi yoki taalluqliligi boʻyicha tegishli
tashkilotlarga yuboriladi. Bu haqda tegishli reyestrga belgi kiritiladi.
46. Kelib tushgan hujjatlarning konverti, jo‘natuvchining manzili hamda
hujjatning jo‘natilgan va qabul qilib olingan vaqtini uning konverti bo‘yicha
aniqlash mumkin bo‘lgan hollarda saqlanadi va hujjatlarga ilova qilinadi.
Murojaatlar (jismoniy va yuridik shaxslarning ariza, taklif va shikoyatlari)
kelib tushgan konvertlar yo‘q qilinmaydi.
47. Kelib tushgan hujjatlar Ichki nazorat va arxiv bo‘limida bir ish kuni
davomida tegishli elektron dasturda ro‘yxatdan o‘tkaziladi va va shu kunning
o‘zida kiritilgan hujjatlar elektron dastur orqali imzo uchun direktorga taqdim
etiladi.
48. Texnikumga kelib tushadigan hujjatlar ro‘yxatga olinadigan hamda
ro‘yxatga olinmaydigan toifaga bo‘linadi.
Texnikum rahbariyati nomiga kelib tushadigan taklifnoma va tabriknomalar
(har xil marosimlar munosabati bilan, bayram va tantanalarga oid), shaxsiy
yozishmalar va hokazolar (jumladan, texnikum rahbariyati nomiga kitob,
monografiyalar taqdim etish) ro‘yxatga olinmaydi.
49. Belgilangan tartibda ro‘yxatga olinmagan hujjat bilan xodimlarning
ishlashi qat’iyan ta’qiqlanadi.
50. Vazirlik tomonidan yuborilgan topshiriqlar va hujjatlar ijrosi boʻyicha
texnikumning ma’lumot va umumlashtirish tariqasidagi javob xat-hujjatlari
elektron dasturda mazkur topshiriqlar va hujjatlar ijrosi qismida biriktiriladi hamda
texnikumning javob xat-hujjatlari alohida qoʻshimcha elektron pochtalar orqali
yuborilmaydi va vazirlik tomonidan ular alohida roʻyxatga olinmaydi, ko‘rib
chiqish va ijro uchun yuboriladigan hujjatlar bundan mustasno.
Texnikum tomonidan yuborilayotgan xat-hujjatlarda ularning maqsadi va
mazmuni ko‘rib chiqish, ijro, ma’lumot yoki umumlashtirish bo‘yicha aniq
ko‘rsatilishi shart.
51. Kelgan hujjatlar tegishli mas’ul xodimlar tomonidan ish kuni davomida
elektron dastur orqali belgilangan tartibda quyidagi jurnallarda elektron shaklda
roʻyxatga olinadi:
Jurnallar nomi:
1-
O‘zbekiston Respublikasi Adliya vazirligi va Toshkent davlat yuridik
universiteti, Qashqadaryo viloyat adliya boshqarmasidan kelib
tushgan hujjatlar
2-
Sud, prokuratura, ichki ishlar va davlat xavfsizlik xizmati tizimi
organlaridan kelib tushgan hujjatlar
3-
Jismoniy va yuridik shaxslarning davlat feld’yegerlik va pochta aloqa
xizmatlari orqali hamda to‘g‘ridan-to‘g‘ri kelib tushgan murojaatlar
4-
Boshqa adliya organlari va muassasalaridan kelib tushgan hujjatlar,
Davlat xizmatlari agentligi va uning hududiy organlaridan kelib
tushgan hujjatlar
5-
Turli idora va tashkilotlardan kelib tushgan hujjatlar
6-
O‘zbekiston Respublikasi qonunlari, O‘zbekiston Respublikasi
Prezidentining Farmonlari, qarorlari va farmoyishlari, Vazirlar
Mahkamasining qaror va farmoyishlari
7-
O‘z tashabbusi bilan jo‘natiladigan hujjatlar uchun beriladigan
maxsus raqamlar
8-
Texnikum xodimlarining ichki ariza va bildirgi, shuningdek boshqa
hujjatlar
9-
Jismoniy va yuridik shaxslarning “Ishonch telefoni” hamda
“Hukumat portali” orqali kelib tushgan murojaatlari
10-
O‘zbekiston Respublikasi Oliy
ta’lim, fan va innovatsiyalar
vazirligi
, O‘zbekiston Respublikasi
Oliy ta’lim, fan va innovatsiyalar
vazirligi
Qashqadaryo viloyati hududiy boshqarmasidan kelib tushgan
hujjatlari
11-
Jismoniy va yuridik shaxslarning O‘zbekiston Respublikasi
Prezidenti Xalq qabulxonasi va virtual qabulxonasi orqali kelib
tushgan murojaatlari
13.
Jismoniy va yuridik shaxslarning adliya vaziri virtual qabulxonasi
orqali kelib tushgan murojaatlari
Masalan, O‘zbekiston Respublikasi Adliya vazirligidan hujjat kelib tushgan
taqdirda, u elektron dastur orqali 1-jurnalga kirim qilinadi. Masalan: ro‘yxatga
olingan hujjatning tartib raqami o‘n bo‘lsa, 1/10 v.h.k shaklida yoziladi.
Texnikumda hujjatlarning turlari va toifasidan kelib chiqib jurnallar
ozargatirilishi va yangidan yaratilishi mumkin.
52. Texnikumga boshqa toifadagi yangi hujjatlar kelib tushganda ularning
roʻyxati va hisobi alohida yuritilishi lozim boʻlsa, elektron dasturida qayd etib
oʻtilgan jurnallarning tartib raqamlariga ketma-ketlikda yangi jurnallar yuritilishi
mumkin.
53. Hujjatlarni roʻyxatga olish tartib raqamlari tegishli jurnallar boʻyicha har
yil boshidan yangidan hisoblanadi.
54. Texnikumga kelib tushgan hujjatlar belgilangan tartibda roʻyxatdan
oʻtkazilib, qogʻozga chiqarilmagan holda elektron dastur orqali tarkibiy
boʻlinmalarga tegishlicha ijro, ma’lumot va umumlashtirish uchun yuboriladi.
Ayrim hollarda zaruratga koʻra, qogʻoz shaklida yuritilayotgan roʻyxatga
olish jurnallari yil yakuni bilan qoida tariqasida ularning sahifalari raqamlanib, ip
bilan tikilib, muhrlanadi va direktor imzosi bilan tasdiqlanib, idoraviy arxivga
belgilangan tartibda topshiriladi.
55. Hujjatlar roʻyxatga olinganda ularning qogʻoz shakli birinchi beti oʻng
tomon pastki qismiga Ichki nazorat va arxiv bo’limi shtampi bosiladi, kirim raqami
va sanasi qayd etiladi.
56. Qogʻoz shaklida kelib tushgan hujjatlar tegishli mas’ul xodimlar
tomonidan skaner qilinib, elektron shaklga oʻtkaziladi va u elektron dasturda
hujjatning roʻyxatdan oʻtkazilgan jildiga biriktiriladi.
57. Elektron dasturda roʻyxatga olish jurnallarida hujjatlarning chiqish va
kirish sanasi, raqami, tashkilot va muallif nomi, kelib tushish turi, hujjatning
qisqacha mazmuni va tegishli jurnal nomi, hujjatning elektron (skaner yoki
elektron raqamli imzo bilan tasdiqlangan) shakli va hujjatning ijro muddati
kiritilib, ijrochi tarkibiy boʻlinma rahbarlari (ular xizmat safarida yoki mehnat
ta’tilida boʻlganda esa oʻrinbosarlari) belgilanadi.
Zaruratga koʻra roʻyxatga olish jurnallarida boshqa ma’lumotlar ham
kiritilishi mumkin.
Murojaatlarni roʻyxatga olish jurnallariga belgilangan talablarga muvofiq
ularni qoʻshimcha ma’lumotlari kiritiladi.
58. Hujjatlar Ichki nazorat va arxiv bo’limi xodimlari tomonidan ular kelib
tushgan kunda, ish vaqtidan tashqari vaqtda kelib tushganda keyingi birinchi ish
kunida oʻrganib chiqiladi va tegishliligi boʻyicha tarkibiy boʻlinmalarga
taqsimlanadi, (elektron shaklda) rezolyutsiya (ustxat) qoʻyiladi.
Hujjatlar ish vaqti tugashiga yaqin vaqtda kelib tushganda ular keyingi ish
kunida roʻyxatdan oʻtkazilishi mumkin, yuqori turuvchi tashkilotlardan kelib
tushgan hujjatlar bundan mustasno.
59. Ustxat (rezolyutsiya) – rahbarning hujjatni ko‘rib chiqish va ushbu hujjat
yuzasidan tegishli harakatlarni amalga oshirish bo‘yicha ko‘rsatmasi bo‘lib, ijrochi
tarkibiy bo‘linma rahbarlarining familiyasi va ijro etish muddatini o‘z ichiga oladi.
Bunda ustxatda (rezolyutsiyada) imzo va sana qo‘yilgan bo‘lishi kerak.
Texnikumning ustxatida hujjat ijroga beriladigan direktor o’rinbosarlari,
xodimlar va tegishli tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari F.I.Sh. ko‘rsatiladi.
Bundan tashqari, direktor va direktor o’rinbosarlari ko‘rsatmasiga asosan,
shuningdek, ayrim hujjatlarning xususiyatidan kelib chiqqan holda Ichki nazorat
va arxiv bo’limi tomonidan hujjatlardagi ustxatlarda ko‘rsatilgan topshiriqlar
o‘zgartirilishi, qo‘shimcha ijrochi belgilanishi yoki muddatlari uzaytirilishi yoxud
qisqartirilishi mumkin.
60. Texnikumning umumiy masalalar boʻyicha buyruqlari, farmoyishlari,
Hay’at qarorlari, shuningdek nazorat rejalari, chora-tadbirlar rejalari hamda boshqa
turdagi rejalar va dasturlari tegishlicha ularni nazoratiga mas’ul xodim yoki Ichki
nazorat va arxiv bo’limi xodimlari tomonidan elektron dasturda belgilangan
tartibda har bir nazorat bandi boʻyicha ijrochilar alohida kiritilgan holda roʻyxatga
olinadi hamda elektron dastur orqali tegishli ijrochilarga yetkaziladi
61. Muhim ahamiyatga ega boʻlgan ayrim ichki hujjatlar rahbariyat
topshirigʻiga asosan tegishlicha ularni nazoratiga mas’ul Ichki nazorat va arxiv
bo’limi xodim tomonidan elektron dasturda tegishli jurnalda roʻyxatga olinib,
tarkibiy boʻlinmalarga ijroga yuboriladi.
62. Yuqori turuvchi tashkilotlardan kelgan hujjatlar ular olingandan soʻng
bir soat mobaynida roʻyxatdan oʻtkazilgan holda elektron dastur orqali tegishli
tarkibiy boʻlinmalarga ijroga yuboriladi.
63. Elektron dastur orqali kelib tushgan hujjatlar elektron dasturda ro‘yxatga
olinadi va hujjat rezalyutsiyasi rahbar tomonidan tasdiqlanganidan so‘ng ijrochi
tarkibiy bo‘linmaga elektron dastur orqali borib tushadi.
64. Direktorga imzo uchun taqdim etiladigan hujjatlar ish kuni soat 8
30
va
17
30
ga qadar direktorga imzo uchun taqdim etiladi (zudlik bilan ijro etilishi lozim
bo‘lgan hujjatlar bundan mustasno).
65. Hujjatlar tezkorlikda (elektron) tarqatilishi uchun direktor tomonidan
zudlik bilan ularga rezolyutsiya (ustxat) qoʻyilishi lozim.
Bunda rahbariyat huzuridagi ish yurituvchilar va xodimlar ham bevosita
mas’ul hisoblanadi.
66. Qogʻoz shaklida kelgan, shuningdek qogʻoz shaklida rahbariyatga
chiqarilgan hujjatlar tegishli rahbariyat tomonidan koʻrib chiqilgandan soʻng
tarkibiy boʻlinmalar (yoki mas’ul xodimi) ularni ertasi kuni soat 10:00 ga qadar,
zudlik bilan ijroga qaratilishi lozim boʻlgan hujjatlarni esa Ichki nazorat va arxiv
bo’limi xodimlari chaqiruviga asosan tezda olib ketishlari shart.
Elektron dastur orqali tegishli rezolyutsiyalar olingandan so‘ng, tarkibiy
bo‘linma rahbari (u bo‘lmagan taqdirda ularning vazifasi yuklatilgan mas’ul
xodim) hujjatlarni elektron dasturdan zudlik bilan tanishib chiqishi shart.
Ijrochi sifatida belginlangan tarkibiy bo‘linma rahbari (u bo‘lmagan taqdirda
ularning vazifasi yuklatilgan mas’ul xodim) kelib tushgan topshiriqni uning
xususiyatidan kelib chiqib, bo‘linmaning bitta xodimiga yoki bir nechtasiga
taqsimlashga va o‘z vaqtida yetkazilishiga mas’ul hisoblanadi.
67. Hujjatlarning ijrochilarga oʻz vaqtida yetkazilishi uchun har bir tarkibiy
boʻlinma rahbari hamda ish yurituvchilari (ular boʻlmagan taqdirda vazifasi
yuklatilgan mas’ul xodim) javobgardir.
Kelib tushgan hujjatlar tarkibiy boʻlinmaga taalluqli emas deb
hisoblanganda, ushbu tarkibiy bo‘linma rahbari yoki mas’ul xodimi tomonidan
zudlik bilan Ichki nazorat va arxiv bo’limi xodimlariga ma’lum qilinishi lozim.
68. Agar texnikumning bir tarkibiy bo‘linmasiga kelib tushgan hujjat boshqa
bir tarkibiy bo‘linmaga taalluqli bo‘lib chiqsa, ushbu hujjat ijroga olingan kunning
o‘zida direktor roziligi bilan tegishli tarkibiy bo‘linmaga o‘tkaziladi va u shu
zahotiyoq Ichki nazorat va arxiv bo’limida elektron dasturga kiritiladi hamda
boshqa ijrochiga yetkaziladi.
Ushbu hujjat boshqa ijrochiga yetib borguncha javobgarlik birinchi ijroga
qabul qilgan ijrochi mas’uliyatida bo‘ladi.
69. Hujjatlardagi rahbar tomonidan qoʻyilgan rezolyutsiyani (ustxatni)
oʻzgartirilishi, boshqa yoki qoʻshimcha ijrochi belgilanishi yoki muddatlari
uzaytirilishi yoxud qisqartirilishi faqatgina rahbarining roziligi bilan amalga
oshiriladi, rahbar ish joyida boʻlmagan hollarda unga axborot berilgan holda
tegishli ravishda uning oʻrinbosarlari yoki tegishli Ichki nazorat va arxiv bo’limi
boshligʻi tomonidan amalga oshirilishi mumkin.
70. Ayrim hollarda ijrochi tarkibiy boʻlinma tomonidan hujjatni toʻliq va
batafsil oʻrganib chiqish natijasida unda boshqa tarkibiy boʻlinmalarga ham
taalluqli boʻlgan masalalar mavjud boʻlsa, ijrochi tarkibiy boʻlinmaning
asoslantirilgan bildiruviga koʻra rahbariyat koʻrsatmasi bilan Ichki nazorat va arxiv
bo’limi xodimlari tomonidan tegishli tarkibiy boʻlinmalar ushbu hujjatga
qoʻshimcha ijrochi sifatida qoʻshilishi mumkin.
71. Rezolyutsiyada (ustxatda) ikki yoki undan ortiq ijrochilar koʻrsatilgan
hollarda roʻyxat boʻyicha birinchi qayd etilgan tarkibiy boʻlinma boshligʻi hujjat
yuzasidan asosiy ijrosi hisoblanadi.
72. Texnikum rahbariyati tomonidan nazoratga olinib, ijro va nazorat qilish
uchun berilgan hujjat boʻyicha roʻyxatda aloxida belgi bilan qayd etilgan tarkibiy
boʻlinma boshligʻi yoxud mas’ul xodimi ijro uchun asosiy mas’ul ijrochi
hisoblanadi.
Roʻyxatda koʻrsatilgan boshqa ijrochilar oʻz vazifa va vakolatlari doirasida
masalaning hal etilishida, umumlashtirilgan hujjatlar tuzishda asosiy ijrochiga
koʻmak berilishini taʻminlaydilar.
Rezolyutsiyada (ustxatda) rahbariyat tomonidan xat-hujjatlar ijrosini tashkil
qilish boʻyicha boshqacha qoida ham belgilanishi mumkin.
73. Rahbariyat tomonidan ikki yoki undan ortiq ijrochilar koʻrsatilgan holda
hujjat ijro uchun berilgan taqdirda, birinchi koʻrsatilgan ijrochi oldida keyingi
ijrochilar mas’ul hisoblanadi.
Keyingi ijrochining mas’uliyatsizligi oqibatida berilgan topshiriq oʻz vaqtida
va sifatli ijro etilmagan taqdirda bu holat unga nisbatan intizomiy javobgarlikka
tortish uchun asos hisoblanadi. Hujjatning ijrosi uchun rahbariyat tomonidan
belgilangan ijrochilar hujjat toʻliq ijro etilmagunga qadar mas’ul javobgar boʻlib
qolaveradi.
74. Tarkibiy boʻlinmalar tomonidan elektron dastur orqali roʻyxatga olingan
hujjatlarga oʻzgartirish kiritish, oʻchirib tashlash va tikilgandan keyingi
jurnallarning sahifalarini oʻzgartirish va ularga tuzatishlar kiritish ta‘qiqlanadi.
Agar uzrli sabablar bilan tegishli kitobga o‘zgartirish va tuzatish kiritish
zaruriyati paydo bo‘lsa, bu haqda tegishli tushuntirish yozuvi kiritiladi hamda
tarkibiy bo‘linma rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
|