Documenteigenschappen  Doel van het document

Documenteigenschappen
Dit sjabloon dient om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te analyseren. Het is in lijn met het KOMPAS metamodel v2.01. Het document bestaat uit 2 grote luiken.
In het eerste luik wordt de bedrijfscontext van het proces beschreven ahv de relevante componenten en hun relaties. Het tweede deel beschrijft het proces zelf meer in detail.
Dit sjabloon dient gebruikt te worden in combinatie met de KOMPAS richtlijnen voor de verschillende objecten (definities, eigenschappen, relaties tussen objecten). Voor schematische voorstellingen kan men gebruik maken van een KOMPAS 2.0 Visio stencil of een KOMPAS 2.0 ppt bestand, beiden met standaard KOMPAS symbolen.
Voor meer informatie, neem contact op met Lars Hegemann of Samuël Sourdeau
Wijzigingshistoriek
Document versies
|
Versie2
|
Wijzigingen
|
Datum
|
Auteur
|
0.1
|
|
2/3/2010
|
Samuël Sourdeau
|
0.2
|
Links naar sjablonen en VoNet en aanpassing Actor
|
7/7/2010
|
Lars Hegemann
|
0.3
|
Verduidelijking onderscheid organisatie en belanghebbende
|
28/7
|
Samuël Sourdeau
|
0.4
|
Link naar ppt bestand met KOMPAS v2.0 symbolen
|
30/9/2010
|
Samuël Sourdeau
|
0.5
|
Aanpassing procesoverzicht in context
|
7/10/2010
|
Samuël Sourdeau
| Distributielijst
Naam
|
Functie,Entiteit, Deelentiteit
|
Datum
|
Lars Hegemann
|
Bedrijfsarchitect, PIB, DBZ
|
7/10/2010
|
Katia Cordemans
|
Stafmedewerker, Stafdienst, DBZ
|
7/10/2010
|
Extranet Procesbeheer
|
|
7/10/2010
|
Status van het document
Status
|
Naam
|
Plaats
|
Datum
|
Ontwerp
|
Samuel Sourdeau
|
PIB
|
2/3/2010
|
Gevalideerd
|
|
|
|
Gepubliceerd
|
Samuël Sourdeau
|
Themasite Procesbeheer/KOMPAS
|
7/10/2010
|
Gearchiveerd
|
|
|
|
Inhoudsopgave
1 Inleiding 6
2 Bedrijfscontext van het proces 6
2.1 Beleidsthema 6
2.1.1 Beleidsveld 6
2.1.2 Aangelegenheid 6
2.1.3 Beleidsthema’s 6
2.2 Organisaties 7
2.2.1 In scope 7
2.2.2 Buiten scope 7
2.3 Belanghebbenden 7
2.3.1 In scope 7
2.3.2 Uit scope 7
2.3.3 Schematisch overzicht van organisaties en anderen belanghebbenden 8
2.4 Doelstellingen 9
2.4.1 Procesdoelstellingen 9
2.4.2 Strategische doelstellingen (succesfactoren) ondersteund door proces 9
2.5 Diensten / Producten 9
2.6 Regelgevend kader 9
2.6.1 Bedrijfsregels en principes 9
2.7 Overzicht van het Proces 9
2.7.1 Situering van het proces in het procesraamwerk van de organisatie 9
2.7.2 De voornaamste processtappen 10
2.8 Actoren 10
2.9 Overzicht van taken en verantwoordelijkheden (VASRI) 10
2.10 Informatieobjecten 11
2.11 Informatiesystemen 11
2.11.1 Digitaal 11
2.11.2 Papieren Data opslag 11
2.12 Locaties 12
2.13 Context risico’s 12
3 Beschrijving en model van het Proces Naam 13
3.1 Proceseigenaar 13
3.2 Procesbewaker 13
3.3 Inputs van het proces 13
3.4 Outputs van het proces 13
3.5 Indicatoren 13
3.5.1 Input indicator 14
3.5.2 Output indicator 14
3.5.3 Resultaat indicator 14
3.6 Stroomdiagram van het proces Hoog niveau (00) 14
3.6.1 Leesbaarheid, aantal Activiteiten op één diagram 14
3.6.2 Naamgeving van diagrammen en diagram objecten 14
3.6.3 HoofdDiagram (00) 15
3.6.3.1 Activiteiten 15
3.6.3.2 Kruispunten 15
3.6.3.3 Gebeurtenissen 15
3.6.3.4 Risico’s op dit niveau van het proces 15
3.7 Stroomdiagram van deelproces (A01) 16
4 Bijlage : Begrippen 17
Inleiding
Verduidelijk welke situatie van het proces in dit document beschreven wordt. De bestaande situatie of één of meerdere opties voor toekomstige situaties of de gevalideerde, nog te implementeren situatie.
Beleidsthema Beleidsveld3 Aangelegenheid Beleidsthema’s
Dit zijn de thematische opdelingen van de beleidsvelden die samen als cluster het beleidsdomein vormen.
Organisaties In scope
Hieronder volgt een overzicht van de organisaties en organisatie-eenheden die specifiek betrokken zijn bij het bedrijfsproces, hetzij als uitvoerders, hetzij als leveraciers van inputs. BD staat voor beleidsdomein.
Indien een organisatie type niet specifiek behandeld wordt (bvb. “de kabinetten”) hoeven de kolommen BD en verantwoordelijke niet ingevuld.
Indien relevant voor het proces kan men voor Vo entitieiten specifieker zijn dan het niveau N-entiteit (afdelingen, diensten, teams)
Organisaties IN SCOPE
|
BD
|
Verantwoordelijke
|
|
|
| Buiten scope
Om verwarring en discussies te vermijden kan het nuttig zijn ook te verduidelijken welke organisaties niet in de scope van deze analyse vallen.
Belanghebbenden In scope
Indentificeer hieronder de andere doelgroepen (afnemers, gebruikers) en betrokken partijen van het proces, die maw een belang hebben bij het proces. Beschrijf hun behoeften en verwachtingen tav het proces en de outputs en resultaten van het proces.
Belanghebbende
|
BD
|
Behoeften / verwachtingen
|
|
|
|
Schematisch overzicht van organisaties en anderen belanghebbenden
Facultatief, maar kan handig zijn voor de communicatie (gebruik KOMPAS symbolen met gepaste kleuren, toon aan wat in en wat buiten scope valt)
Doelstellingen
Beschrijf in deze rubriek waarom de organisatie het beschreven proces nodig acht. Wat wil de organisatie met dit proces bereiken (de procesdoelstelling)?
Geef indien mogelijk aan welke strategische doelstellingen (succesfactoren) van de organisatie door het proces ondersteund worden. Dit geeft een aanwijzing over het“gewicht” van het proces (sleutelproces)
Procesdoelstellingen Strategische doelstellingen (succesfactoren) ondersteund door proces Diensten / Producten
Beschrijf hier de Dienst (het Product) van de organisatie die via het beschreven proces wordt ondersteund. Of leg een link naar een bestaande beschrijving.
Een dienst is een afgebakende prestatie van een persoon of organisatie (de dienstverlener), die voorziet in een behoefte van haar omgeving (de afnemers). Waarbij de afnemer een burger, bedrijf of andere (overheids)organisatie kan zijn
Regelgevend kader
Geef referenties naar de regelgeving die van toepassing is op het beschreven proces. De rechtsgrond van het proces moet duidelijk zijn. Regelgeving bevat soms ook belangrijke informatie ove de bedrijfsregels die bepalend zijn voor het procesontwerp en de uitvoering.
Bedrijfsregels en principes
Inventariseer indien mogelijk de bedrijfsregels en principes (waarden) van de organisatie die bepalend zijn voor het proces.
Overzicht van het Proces
Beschrijf hier het proces op een hoog niveau.
Situering van het proces in het procesraamwerk van de organisatie
Dit overzicht geeft aan hoe het beschreven proces zich situeert in het procesraamwerk (architectuur) van de organisatie.
Naargelang de situatie kan men kiezen om dit schematisch weer te geven.
de proceshiërachie : ahv hiërarchie van procesclusters die topdown opgedeeld worden. Cf. proceshiërarchie van KOMPAS
de afhankelijkheden verduidelijken t.a.v. andere processen, stroomopwaarts en stroomafwaarts,
De voornaamste processtappen
Een oplijsting van de belangrijke processtappen van het proces. Dit vormt slechts een beperkte kijk op het proces, maar het geeft wel al aan hoe het proces wordt opgedeeld in grote delen.
Actoren
Actoren worden gedefinieerd op maat van het proces. Ze zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van één of meerders stappen in het proces. Hun taken en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld en gevalideerd.
In sommige processen kan een actor overeenkomen met een welbepaalde functie of met een welbepaalde persoon, maar meestal zijn ze niet aan één specifieke functie of persoon gebonden. Het is dan ook aanbevolen om geen functionele benamingen of persoonsnamen te gebruiken voor actoren, want een actor van een proces kan in verschillenden entiteiten door verschillende functies of personen opgenomen worden.
Naam Actor
|
Bondige omschrijving van taken/verantwoordelijkheden ikv proces
|
|
Functies, Personen en/of Organisatie-eenheden die de rol opnemen
|
Overzicht van taken en verantwoordelijkheden (VASRI)
Dit is een facultatief luik. Een VASRI matrix helpt om een overzicht te hebben van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren in het proces. In de rijen worden de voornaamste processtappen opgelijst en in de kolommen staan de actoren opgelijst. Per processtap worden taken en verantwoordelijkheden verduidelijkt .
VASRI is een letterwoord en staat voor Verantwoordelijk, Aansprakelijk, Steunend, GeRaadpleegd en GeÏnformeerd.
Zie voor meer uitleg op http://www2.vlaanderen.be/internecontrole/trefwoorden.htm#visie4
Ficitief Voorbeeld van een VASRI matrix
|
Actor 1
|
Actor 2
|
Actor 3
|
Actor 4
|
Actor 5
|
Activ 01
|
V
|
|
|
|
A
|
Activ 02
|
V
|
|
I
|
|
|
Activ 03
|
|
V/A
|
|
S
|
|
Activ 04
|
A
|
|
V
|
C
|
|
Activ 05
|
V
|
|
|
|
I
| Informatieobjecten
Tijdens het verloop van het proces worden een aantal informatieobjecten gecreëerd en gebruikt en/of gewijzigd.
Inventariseer hieronder deze informatieobjecten.
Informatieobject
|
Omschrijving
|
|
| Informatiesystemen
Processen worden in veel gevallen ondersteund door informatiesystemen. Mensen voeren sommige processtappen uit met hulp van systemen om informatie te registreren, te verwerken, op te slaan, enz. Soms kunnen processtappen ook volledig automatisch uitgevoerd worden. Onder informatiesystemen verstaan we naast de digitale ook de fysieke plaatsen waar informatie beheerd en opgeslagen wordt. Geef een overzicht van de informatiesystemen die in scope zijn van deze analyse.
Digitaal
Naam Informatiesysteem
|
|
Omschrijving
|
|
Naam van de applicatiebeheerder
|
|
Roepfunctie en Entiteit applicatiebeheerder
|
|
Telefoon helpdesk
|
|
Papieren Data opslag
Geef voor papieren data opslag zo nauwkeurig mogellijk aan waar deze zich bevindt + relevante info voor toegankelijkheid en beschikbaarheid.
Locaties
De lijst van locaties waar activiteiten die beschreven zijn in kader van het bedrijfsproces uitgevoerd worden. Vooral relevant indien meerdere locaties in de scope vallen.
Indien een groot aantal volume is een good practice om de locaties in het diagram weer te geven met een hiërarchische structuur.
Context risico’s
In deze paragraaf beschrijven we de bredere “context” risico’s die een impact hebben op de efficiëntie en de effectiviteit van het proces. De risico’s die specifiek gebonden zijn aan de uitvoering van het proces worden beschreven in de procesanalyse zelf (zie verder)
Naam Risico
|
|
Omschrijving
|
|
Grootte van het Risico
|
|
Kans van Risico
|
|
Impact van Risico
|
|
Mogelijke beheersmaatregel
|
|
Benader de beschrijving van het bedrijfsproces zoveel mogelijk vanuit het breed perspectief van de (interne en externe) afnemer van de dienst / het product waartoe het beschreven proces bijdraagt. Het bedrijfsproces moet op dit niveau een duidelijk start en eindpunten hebben.
Gebruik de bovenstaande context analyse als de basis en als kader van de specifieke procesbeschrijving. Voeg geen elementen toe die geen plaats kregen in de context.
Proceseigenaar
De naam en de functie van de proceseigenaar. Deze rol staat beschreven in de bijlage Begrippen.
Procesbewaker
De naam en de functie van de procesbewaker. Deze rol staat ook beschreven in de bijlage Begrippen.
Inputs van het proces
Inputs worden als volgt gedefinieerd (klik hier)
Naam Input
|
|
Omschrijving
|
|
Aangeleverd door
|
| Outputs van het proces
Outputs worden als volgt gedefinieerd (klik hier)
Naam Output
|
|
Omschrijving
|
|
Afgenomen door
|
| Indicatoren
Identificeer en beschrijf de indicatoren die relevant zijn om de performantie van het proces te monitoren. Naargelang het proces kan men verschillende soorten indicatoren identitificeren.
Input indicator
Bijvoorbeeld : het aantal inschrijvingen voor een opleiding, en mogelijk de evolutie hiervan
Output indicator
Bijvoorbeeld : het aantal opleidingen (op jaarbasis), het aantal deelnemers (op jaarbasis/ per opleiding), … en mogelijk de evolutie hiervan
Resultaat indicator
Bijvoorbeeld : het percentage van deelnemers van een opleiding die slagen in een test, een proef of een examen … en mogelijk de evolutie hiervan
Stroomdiagram van het proces Hoog niveau (00)
In KOMPAS wordt de BPMN (Business Process Modelling Notation) gebruikt om processen te detailleren en te modeleleren ahv stroomdiagrammen. Op de thematische site Procesbeheer kan men veel nuttig informatie en ondersteunende tools terugvinden om deze notatie te gebruiken. http://bz.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=1088
BPMN diagrammen zijn heel expressief maar volstaan normaalgezien niet om de finesses van het proces te begrijpen. Zo kunnen bepaalde bedrijfsregels die gehanteerd worden om de processtroom te controleren te complex zijn om ze op het diagram zelf weer te geven. Hetzelfde geldt voor de naamgeving van Activiteiten. Die moeten kort en bondig zijn. Daarom past het om elk Business Proces Diagram (BPD) te voorzien van een aanvullende beschrijving die verduidelijkt hoe de verschillende objecten op het diagram moeten begrepen worden. Dit bevordert trouwens ook de leesbaarheid.
Deel de beschrijving van een BPD in volgens stroomobjecten (Activiteiten, Kruispunten, Gebeurtenissen. Hieronder een voorstel.
Leesbaarheid, aantal Activiteiten op één diagram
De leesbaarheid van een BPMN is zowel belangrijk voor een doeltreffende communicatie als voor het snel begrip en de correcte uitvoering van het proces. Hiervoor kan je de vuistregel volgen “op éénzelfde diagram een tiental“Activiteiten” (Deelprocessen of Taken) plaatsen”. Indien het er meer zijn, moet men kijken hoe de Activiteiten kunnen samengebracht worden onder hogerliggende deelprocessen. Dankzij de Deelprocessen, die verder kunnen gedetailleerd worden op aparte diagrammen, kan men een helder hiërarchische overzicht houden van het proces op verschillende detailniveau’s.
Naamgeving van diagrammen en diagram objecten
Gebruik de naam en een logische code (bvb hiërarchische ID’s) van de Processen of Deelprocessen voor de naam van de diagrammen dat deze processen of deelprocessen detailleren.
Bijvoorbeeld. Het Diagram van het Hoofdproces krijgt als topdiagram van het procesmodel de naam “00_”. Op het topdiagram staan meerdere Deelprocessen met namen “A.01 ….A.XX_”. Deze Namen van Activiteiten dienen op hun beurt dan weer als namen voor de respectievelijke diagramem waarop ze gedetailleerd worden.
Tip: Bepaal de logische code pas wanneer het diagram een minimum gestabiliseerd is om het aantal aanpassingen tot een minimum te beperken.
HoofdDiagram (00)
Diagram.
Aan de hand van bpmn sjablonen aangeboden door PIB, kunnen BPMN diagrammen gemaakt worden in MS office tools. Vandaag verstaan er ook veel gratische en gebruiksvriendelijke bpmn modelleertools5.
Activiteiten
Logische code van de Activiteit (Deelproces of Taak)
|
Naam van Activiteit (Deelproces of Taak)
|
Omschrijving
|
A.01
|
|
| Kruispunten
Logische code van Kruispunt
|
Naam Kruispunt (K)
|
Omschrijving
|
K.01
|
|
| Gebeurtenissen
Logische code van Gebeurtenis
|
Naam Gebeurtenis (G)
|
Omschrijving
|
G.01
|
|
| Risico’s op dit niveau van het proces
Naam Risico
|
|
Omschrijving
|
|
Grootte van het Risico
|
|
Kans van Risico
|
|
Impact van Risico
|
|
Voorgestelde Beheersmaatregel
|
|
Stroomdiagram van deelproces (A01)
Vanaf hier dezelfde structuur gebruiken als voor modellering en beschrijving van hoog niveau
Bijlage : Begrippen
Proceseigenaar
|
De eindverantwoordelijkheid van de processen ligt bij de proceseigenaar of procesverantwoordelijke. Hij is verantwoordelijk voor het behalen van de procesdoelstellingen. Hij is verantwoordelijk dat het proces verloopt conform de regelgeving.
Het is de persoon die de eisen (doelstellingen, indicatoren, streefwaarden) vaststelt waaraan het proces moet voldoen en die erop toeziet dat de prestaties van de uitvoering regelmatig worden geëvalueerd. Hij valideert de procesinrichting en -documentatie en beslist over verbetervoorstellen.
Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het invullen van de kaders en de randvoorwaarden waarbinnen het proces moet worden uitgevoerd. Hij stelt de nodige middelen ter beschikking.
De proceseigenaar moet dus over de nodige beslissingsmacht beschikken om zijn rol te kunnen opnemen.
Een proceseigenaar kan verantwoordelijk zijn voor een proces dat over verschillende afdelingen loopt.
|
Procesbewaker
|
De procesbewaker (procesmanager) is verantwoordelijk voor de operationele sturing en opvolging van het proces. Deze persoon waakt er ook over dat de procesdocumentatie geactualiseerd is (in lijn met de geldende uitvoering. Hij/zij identificeert de sterke en zwakke punten van het proces.
De procesbewaker gaat hierbij uit van de eisen, de kaders en de randvoorwaarden alsook van de middelen die door de proceseigenaar vastgesteld zijn.
De procesbewaker rapporteert op regelmatige basis aan de proceseigenaar en formuleert verbetervoorstellen.
|
|