Hujjatlar rekvizitlari va ularni rasmiylashtirish

3.3. Hujjatlar rekvizitlari va ularni rasmiylashtirish
Har bir hujjat shunday rasmiylashtirilgan bo‘lishi kerakki, unda amalga oshirilgan muomalalar haqida to‘la - to‘kis fikrga ega bo‘lish va uning isbotlovchi kuchini ta’minlash uchun zarur bo‘lgan barcha ma’lumotlar mavjud bo‘lsin. Hujjatlarning tarkibiy unsurlari hisoblangan bu ma’lumotlar uning rekvizitlari deb nomlanadi. Rekvizit (lotincha reqnisitum) - bu kerakli, talab qilinadigan degan ma’noni anglatadi.
Hujjatlarning rekvizitlari hisob ob’ektlariga nisbatan belgi rekvizitlari va mazmun rekvizitlariga bo‘linadi.
Belgi rekvizitlari hisob ob’etlarini (asosiy vositalar, nomoddiy aktivlar b.) aks ettiradi. Mazmun rekvizitlari hisob ob’ektining tavsifini ochib beradi (ulchovi, navi, hajmi va b.). Ahamiyatliligi bo‘yicha rekivizitlar majburiy va ko‘shimcha rekvizitlarga bo‘linadi. Majburiy rekvizitilar har bir dastlabki hujjatda bo‘lishi shart.
“Buxgalteriya hisobi to’g’risi”dagi Qonunga binoan dastlabki hujjatlarning zaruriy rekvizitlari bo‘lib quyidagilar hisoblanadi:
korxonaning nomi;
hujjatning nomi va nomeri, uning tuzilishi sanasi hamda joyi;
xo‘jalik muomalalarini nomi, mazmuni va miqdoriy o‘lchovi (natura va pul ko‘rinishida);
ma’suliyatli shaxslarning shaxsiy imzolari.
Rekvizitlar quydagicha turkumlash mumkin:
15-chizma. Hujjatlar rekvizitlarining turkumlanishi
Shuningdek, O‘zbekiston Respublikasining «Elektron hujjat aylanishi to’g’risida»gi qonuning 6-moddasiga muvofiq elektron hujjatning majburiy rekvizitlari quyidagilardan iborat:
elektron raqamli imzo;
elektron hujjatni jo‘natuvchi yuridik shaxsning nomi yoki elektron hujjatni jo‘natuvchi jismoniy shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi;
elektron hujjatni jo‘natuvchining pochta va elektron manzili;
hujjat yaratilgan sana.
Zarur hollarda hujjatlarga qo‘shimcha rekvizitlar kiritilishi mumkin. Bular: mazkur xujalik muomalasida ishtirok etayotgan korxona (tashkilot, muassasa, bank, xaridor) nomi, va manzili xo‘jalik muomalasining amalga oshirish uchun asos bo‘luvchi hujjat va sh.o‘.
Amal qilish muddatiga ko‘ra rekvizitlar quydigilarga bo‘linadi:
doimiy rekvizitlar;
shartli doimiy rekvizitlar;
o‘zgaruvchan rekvizitlar.
Doimiy rekvizitlarga muayyan korxona doyrasida uzoq vaqt davomida uzgarmaydigan rekvizitlar kiradi. Doimiy rekvizitlarning matbaa usulida bosilgan bo‘ladi. Ularga asosan kuydagilar kiradi:
korxonaning nomi va manzili;
hisob kitob schyoti;
xodimlarning tabel raqamlari va b.
O‘zgaruvchan rekvizitlarga xo‘jalik muomalalarining vaqtinchalik miqdor va sifat mazmunini begilaydigan rekvizitlar kiradi. Bularga quydagilarni kiritish mumkin:
xo‘jalik muomalalasining sodir bo‘lgan vaqti;
ishlab chiqarishga berilayotgan materiallar miqdori;
xodimlarga hisoblangan ish haqi summasi va b.
Buxgalteriya hisobi kompyuterlashtirilgan sharoitda axborotlarga ishlov berish uchun dastlabki hujjatlarning rekvizitlari xos raqamlar bilan belgilangan (kodlashtirilgan) bo‘lishi mumkin.
“Buxgalteriya hisobi to’g’risi”dagi Qonunda shu narsa alohida ta’kidlanadiki, dastlabki hisob hujjatlarini tuzgan va imzolagan shaxs, ularni o‘z vaqtida tuzilganligi, to’g’riligi, ishonchliligi, shuningdek ularni buxgalteriya hisobida aks ettirish uchun belgilangan muddatlarda topshirish bo‘yicha javobgardir.
Buxgalteriya hujjatlarini tuzishga ham ma’lum talablar qo‘yiladi. Barcha hujjatlar o‘z vaqtida, qoidaga ko‘ra, muomala sodir bo‘layotgan daqiqada yoki muomala tugagach, sifatli tuzilishi, ularda ishonchli ma’lumotlar bo‘lishi hamda barcha majburiy rikvizitlarga ega bo‘lishi kerak.
Agar yig‘ma hujjat kompyuter yordamida tuzilsa, unda bu hujjatda uning mazmunini tavsiflovchi sarlovha, undagi ma’lumotlarning isbotlovchi hujjatlarga muvofiqligini tasdiqlovchi shaxslarning imzolari keltiriladi. Isbotlovchi hujjatlarning vazifasi axborotni kompyuterda bajarganda, u qo‘l bilan tayyorlanganga o‘xshash isbotlovchi hujjatning barcha rekvizitlariga ega bo‘lishi kerak. Hisob axborotini u yoki bu mashinali tashuvchisida avtomatik tarzda qayd etilgan muomalalar majmuasi to’g’risidagi yakuniy ma’lumotlar keyinchalik barcha majburiy rekvizitlarga ega bo‘lgan tegishli hujjatni tuzish bilan tasdiqlanishi kerak.
Hujjatlarni siyoh, kimyoviy qalam bilan, yozuv mashinkalari yoki kompyuterlar yordamida yozib berish ruxsat etiladi.
Hujjatlar batartiblik bilan tuzilishi, matn va raqamlar shunday aniq va ravshan yozilishi kerakki, undan rasmiylashtirilgan muomalaning mazmuni va hajmini osonlik bilan tushunib olish mumkin bo‘lsin. Hujjatdagi imzolar ravshan bo‘lishi kerak. Hujjatdagi matnda ham, raqamli ma’lumotlarda ham hech qanday tozalashlar, dog‘ va izohlanmagan to‘g‘irlashlarga ruxsat etilmaydi. Kirim va chiqim kassa orderlarida umuman hech qanday to’g’rilashlarga yo‘l qo‘yilmaydi. Hujjatlardagi ma’lumotlarning ishonchliligi va ularning yuqori sifatli tuzilganligi uchun ularga imzo chekkan xodimlar (bo‘lim boshliqlari, omborchilar, kassirlar va boshqalar) javob beradi.
Hujjatlardan ikki marta (qayta) foydalanishga yo‘l qo‘ymaslik maqsadida ulardan ba’zilari o‘chiriladi. Bu kirim va chiqim orderlarga biriktiriladigan barcha hujjatlar (arizalar, ishonchnomalar va shu kabilar)ga tegishlidir.
|