Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde die männliche Sprachform bei der Formulierung dieser Betriebsvereinbarung gewählt

BV 28
13.2.6 Einsatz von E-Mail, Internet und Intranet1
Vorbemerkung: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde die männliche Sprachform bei der Formulierung dieser Betriebsvereinbarung gewählt. Betriebsrat und Firma versichern, dass sie alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und andere Personen diskriminierungsfrei und gleichberechtigt behandeln werden.
Zwischen der Firma Bezeichnung (= Firma) und dem Betriebsrat wird folgende Betriebsvereinbarung über den Einsatz von E-Mail, Intranet und Internet abgeschlossen.
1. Präambel
E-Mail, Intranet und Internet werden den Mitarbeitern als Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um ihnen ihre Arbeit zu ermöglichen bzw. zu erleichtern und um die interne und externe Kommunikation effizienter zu gestalten.
Beim Betrieb von E-Mail, Intranet und Internet wird besonders darauf geachtet, dass die Persönlichkeitsrechte, das informationelle Selbstbestimmungsrecht und der Datenschutz der Mitarbeiter gewahrt werden.
2. Geltungsbereich
Die Betriebsvereinbarung gilt
• persönlich für alle Arbeitnehmer im Sinne von § 5 BetrVG (= Mitarbeiter) und alle Leiharbeitnehmer, soweit diese vom Betriebsrat vertreten werden,
• räumlich für alle Betriebsstätten der Firma, die in die Zuständigkeit des Betriebsrats fallen,
• sachlich für die Einführung und Anwendung aller E-Mail-, Intranet- und Internet-Komponenten, unabhängig davon, ob diese durch die Firma direkt oder im Auftrag der Firma durch andere Personen oder Firmen erfolgt.
3. Begriffsbestimmungen
1. Mitarbeiterdaten (= mitarbeiterbezogene Daten) im Sinne dieser Betriebsvereinbarung sind alle personenbezogenen Daten im Sinne von § 3 BDSG, die Mitarbeiter im Geltungsbereich der Betriebsvereinbarung betreffen, d.h. Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse eines bestimmten oder bestimmbaren Mitarbeiters. Dazu gehören auch elektronisch gespeicherte Abbildungen oder elektronisch gespeicherte Sprachaufzeichnungen des jeweiligen Mitarbeiters. Mitarbeiterbezogene Systemdaten sind mitarbeiterbezogene Daten, die nicht anwendungsspezifisch in einem IT-System erfasst und gespeichert werden (Beispiele: Systemanmeldedaten, Benutzerkennzeichen oder Protokolleinträge), mitarbeiterbezogene Anwendungsdaten sind alle anderen Mitarbeiterdaten.
2. Anonyme Daten, Listen oder Auswertungen sind solche, bei denen die darin enthaltenen Angaben nicht (oder nicht mehr) oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einem bestimmten oder bestimmbaren Mitarbeiter zugeordnet werden können.
3. Die Standardnutzung von E-Mail, Intranet und Internet umfasst
4. die Nutzung von E-Mail zum Zwecke der internen und externen Kommunikation;
5. die Nutzung von Standard-Internet- und Intranet-Diensten (z.B. www) einschließlich der Abfrage oder Beschaffung von Informationen und Daten aus dem Internet bzw. Intranet oder der Veröffentlichung von Informationen und Daten über die Firma im Internet bzw. Intranet; dazu zählen auch Internet-Anwendungen anderer Anbieter, die nur in geringem Umfang und vorübergehend genutzt werden.
6. Systemberechtigungen sind alle Zugriffsberechtigungen im Zusammenhang mit der Betriebsführung und Systemverwaltung (Administration) von IT-Systemen, die über die Berechtigungen der Fachanwender dieser Systeme hinausgehen. Systemberechtigte sind Mitarbeiter oder andere Personen mit Systemberechtigungen.
7. Eine wesentliche Änderung liegt dann vor, wenn sich dadurch Änderungen der Betriebsvereinbarung einschließlich ihrer Anlagen ergeben würden.
8. Ansonsten gelten die Begriffsbestimmungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz.
4. Übersicht über das vereinbarte System
1. Anlage 1 enthält eine Übersicht über das vereinbarte Grundkonzept der für den Betrieb E-Mail, Intranet und Internet genutzten IT-Systeme einschließlich der Firewall-, Proxy- und Filtersoftware.
2. Anlage 2 enthält eine Übersicht über alle Mitarbeiterdaten, die im Rahmen der E-Mail-, Intranet- und Internet-Nutzung (z.B. durch die Firewall- und Filtersoftware) erhoben, verarbeitet und genutzt werden, einschließlich einer Übersicht über die Zugriffsberechtigungen für diese Daten.
5. Allgemeine Nutzungsgrundsätze
1. Mit dieser Betriebsvereinbarung stimmt der Betriebsrat der Standardnutzung von E-Mail, Intranet und Internet zu; eine darüber hinaus gehende Nutzung von E-Mail, Intranet und Internet, vor allem im Rahmen von E-Commerce, bedarf im Rahmen des Betriebsverfassungsgesetzes einer weiteren vorherigen Zustimmung des Betriebsrats.
2. Voraussetzung für die Nutzung von E-Mail, Intranet und Internet ist, dass der Mitarbeiter dafür vorher ausreichend qualifiziert wurde, vor allem auch hinsichtlich der Datensicherheit, des Datenschutzes und den für ihn relevanten Regelungen dieser Betriebsvereinbarung. Alle Qualifizierungsmaßnahmen finden während der Arbeitszeit und auf Kosten des Arbeitgebers statt. Mit dem Betriebsrat wird vor der Durchführung der Qualifizierungsmaßnahmen ein Qualifizierungskonzept gem. § 98 BetrVG vereinbart, das regelt, wer von wem wann wie lange durch wen wo mit welchem Inhalt qualifiziert wird.
3. Die private E-Mail- und Internet-Nutzung ist in geringem Umfang erlaubt, solange dadurch die betrieblichen Belange nicht oder nur unwesentlich beeinträchtigt werden. Eine Unterscheidung von dienstlicher und privater Nutzung auf technischem Weg erfolgt nicht. Mit der privaten Nutzung erklärt sich der Mitarbeiter damit einverstanden, dass
• keine unterschiedliche Behandlung der dienstlichen und der privaten E-Mail-, Intranet- und Internet-Aktivitäten (einschließlich der Protokollierung und Kontrolle gemäß den vereinbarten Regeln) erfolgt,
• auch für die private Nutzung die Regelungen dieser Betriebsvereinbarung und der geltenden Sicherheits- und Nutzungsregeln einhalten werden,
• im Rahmen von Vertretungsregeln evtl. nicht zu vermeiden ist, dass seine privaten E-Mails von seinem Vertreter gelesen werden können und
• kein Anspruch auf technischen Support im Zusammenhang mit der privaten Nutzung besteht.
Insofern stimmt der Mitarbeiter mit seiner privaten Nutzung auch einer Einschränkung des Telekommunikationsgeheimnisses zu.
6. Nutzungsregeln für E-Mail
1. E-Mails müssen vertraulich behandelt werden. Das heimliche Lesen von E-Mails ohne Wissen und Einverständnis des rechtmäßigen Empfängers oder Absenders der E-Mail ist verboten; dies gilt auch für Systemberechtigte. Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters kann allerdings, analog zur bisherigen schriftlichen Dienstpost, von diesem verlangen, dass ihm einzelne dienstliche E-Mails vorgelegt werden bzw. er über ihren Eingang informiert wird. Falls jemand (z.B. im Rahmen der Vertretungsregelung) von privaten E-Mails, die nicht für ihn bestimmt sind, Kenntnis erlangt, muss er darüber Stillschweigen bewahren.
2. Die Firma legt gemäß den Grundsätzen dieser Betriebsvereinbarung in Abstimmung mit dem Betriebsrat Vertretungsregelungen fest für den Fall, dass der »Besitzer« eines elektronischen Briefkastens verhindert ist (z.B. wegen Dienstreise, Urlaub oder Krankheit), seine E-Mail selbst zu bearbeiten; dabei sollen vorrangig automatische Weiterleitungs- und Beantwortungsfunktionen des E-Mail-Systems genutzt werden. Bei Vertretungsregelungen muss darauf geachtet werden, dass die Vertraulichkeit der E-Mails so weit wie möglich gewahrt bleibt.
3. Der elektronische Briefkasten eines Mitarbeiters darf durch andere Personen, z.B. den zuständigen Systemberechtigten, nur geöffnet werden
• mit Zustimmung des Betriebsratsvorsitzenden, falls dies aus dringenden betrieblichen Gründen (z.B. überraschende Krankheit des Mitarbeiters) erforderlich ist oder
• auf Wunsch oder mit freiwilliger Zustimmung des Mitarbeiters, vor allem um technische Fehler zu beheben.
4. In jedem Fall wird der Mitarbeiter unverzüglich nachträglich über eine solche Öffnung informiert.
5. Mitarbeiter, die eine besonders schutzwürdige betriebliche Funktion ausüben, erhalten eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die allein für diese Funktion genutzt wird, es sei denn, sie verzichten darauf oder sie haben neben dieser Funktion keine anderen betrieblichen Aufgaben. Zu diesen besonders schutzwürdigen Funktionen zählen vor allem:
• Betriebsrat,
• JAV,
• Schwerbehindertenvertretung,
• Datenschutzbeauftragter,
• alle Funktionen mit einer eigenständigen gesetzlichen Aufgabe wie z.B. Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Gefahrstoffbeauftragter.
6. Wenn aus dringenden betrieblichen Gründen der elektronische Briefkasten eines Mitarbeiters mit einer besonders schutzwürdigen betrieblichen Funktion durch eine andere Person geöffnet werden muss, muss dabei auch ein Mitglied des Betriebsrats oder eine andere, vorher von dem Mitarbeiter benannte Vertrauensperson anwesend sein.
7. Wenn ein Mitarbeiter die Firma verlassen hat, wird seine E-Mail-Adresse spätestens vier Wochen nach seinem Ausscheiden gelöscht. Die bis dahin noch eingegangenen E-Mails werden durch den Datenschutzbeauftragten in dienstliche und private E-Mails aufgeteilt; dienstliche elektronische Post wird an einen anderen, im Rahmen der Vertretungsregelungen festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet, private E-Mails werden an den Mitarbeiter weitergeleitet. Alle Absender von E-Mails an den ausgeschiedenen Mitarbeiter erhalten automatisch eine Mitteilung, an wen sie sich in Zukunft wenden können.
7. Missbrauch, Missbrauchsverfahren
1. Die folgenden vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Nutzungen von E-Mail, Intranet und Internet, ob dienstlich oder privat, sind verboten und stellen einen Missbrauch dar:
• das Suchen und Nutzen von Internet-Seiten oder E-Mails mit sexistischen, pornographischen, rassistischen, Gewalt verherrlichenden oder anderen, die Würde des Menschen verletzenden Inhalten (Texte, Bilder etc.) oder mit Inhalten, die gegen in Deutschland geltendes Recht, vor allem auch das Urheberrecht, verstoßen, gegen die Sicherheit der IT-Systeme der Firma gerichtet sind oder diese beeinträchtigen könnten (z.B. Hacker- oder Viren-Software),
• das Herunterladen oder Weitergeben von E-Mails, Internet-Seiten oder -Dateien mit in diesem Sinne verbotenen Inhalten,
• das Herunterladen oder Weitergeben von Spielen, Programmen, Musik- oder Videodateien oder anderen Dateien, die nicht einem dienstlichen Zweck dienen,
• die Teilnahme an interaktiven Spielen während der Arbeitszeit,
• die Veröffentlichung (Bekanntgabe) oder Verbreitung von Informationen (z.B. in Newsgroups oder Chatrooms), die einen gemäß den oben definierten Kriterien verbotenen Inhalt haben, aus Firmeninformationen bestehen, die nicht für andere Mitarbeiter oder die Öffentlichkeit bestimmt sind oder den Datenschutz verletzen würden.
2. Die Internet-Filter-Software wird, soweit dies technisch möglich ist, so konfiguriert, dass die erlaubte Nutzung von E-Mail und Internet nicht behindert wird, umgekehrt aber Nutzungen, die gemäß den hier vereinbarten Regeln nicht erlaubt sind, verhindert oder erschwert werden. Über Details (z.B. gesperrte Internetadressen oder Filtereinstellungen) wird der Betriebsrat auf Verlangen von der Firma unverzüglich informiert.
3. Ein Missbrauchsverdacht gegenüber einem Mitarbeiter muss von der Firma plausibel begründet und mit nachvollziehbaren Anhaltspunkten belegt werden. Liegt ein in diesem Sinne begründeter Missbrauchsverdacht vor, wird der betroffene Mitarbeiter zu einem Gespräch geladen, an dem mindestens folgende Personen teilnehmen sollten:
• ein Vertreter der Firma,
• ein Vertreter des Betriebsrats,
• auf Wunsch des Mitarbeiters eine zusätzliche Person seines Vertrauens,
• falls aus technischen Gründen erforderlich, auch der Systemberechtigte für das betriebliche Intranet-/Internet-System,
• der betriebliche Datenschutzbeauftragte (wenn es um Fragen des Datenschutzes geht).
4. Mit der schriftlichen Einladung zu diesem Gespräch erhalten alle Eingeladenen (einschließlich des beschuldigten Mitarbeiters) eine Darlegung der Verdachtsmomente, einschließlich dazugehörender Unterlagen (z.B. Protokollauszüge). Die Einladungsfrist beträgt mindestens drei Arbeitstage.
5. Über das Ergebnis des Gesprächs bewahren alle Teilnehmer Stillschweigen. Es wird in einem Protokoll dokumentiert, das an alle Teilnehmer verteilt wird.
6. Bestätigt sich der Verdacht gegen den Mitarbeiter, wird der Mitarbeiter eingehend darüber belehrt, wie er sich in Zukunft zu verhalten hat; evtl. kann es auch sinnvoll sein, dass der Mitarbeiter an geeigneten Schulungsmaßnahmen teilnimmt (z.B. zum Thema »Datensicherheit«). Die Firma prüft, inwieweit durch geeignete technische Maßnahmen (z.B. im Rahmen der Firewall-Filtereinstellungen) eine Wiederholung des Missbrauchs verhindert oder erschwert werden kann. Weitergehende disziplinarische oder arbeitsrechtliche Maßnahmen gegen den Mitarbeiter nach Abschluss des Gesprächs bleiben unberührt.
8. Verhaltens- oder Leistungskontrolle, Datenschutz
1. Die aufgrund der Nutzung von E-Mail, Intranet und Internet gespeicherten Mitarbeiterdaten werden nicht für eine Leistungskontrolle der Mitarbeiter genutzt.
2. Eine Verhaltenskontrolle eines Mitarbeiters durch Auswertung der mitarbeiterbezogenen Systemdaten ist nur zulässig, sofern ein begründeter Missbrauchsverdacht gegenüber diesem Mitarbeiter besteht und ihr der Betriebsrat vorher zugestimmt hat. Der Betriebsrat wird zur Auswertung hinzugezogen. Anonyme Auswertungen solcher Protokolle oder Statistiken ohne Mitarbeiterbezug sind zulässig.
3. Darüber hinaus dürfen mitarbeiterbezogene Systemdaten nur für technische Zwecke, zur Steuerung, Abrechnung und technischen Optimierung von E-Mail, Intranet und Internet und zur Gewährleistung der Systemsicherheit verarbeitet oder genutzt werden. Zugriffsberechtigt auf diese mitarbeiterbezogenen Systemdaten sind nur die Mitarbeiter bzw. Personen, die für diese Aufgaben zuständig sind.
4. Innerhalb von vier Wochen nach Abschluss dieser Betriebsvereinbarung teilt die Firma dem Betriebsrat schriftlich das aktuelle Datensicherheitskonzept gem. § 9 BDSG für E-Mail, Intranet und Internet mit.
5. Auf Wunsch des Betriebsrats überprüft der betriebliche Datenschutzbeauftragte, unbeschadet seiner Kontrollpflicht nach dem Bundesdatenschutzgesetz, ob das Datensicherheitskonzept gem. § 9 BDSG realisiert und eingehalten wird und teilt dem Betriebsrat das Ergebnis seiner Prüfung mit. Die Kontrollrechte des Betriebsrats gem. § 80 Abs. 1 BetrVG und die Weisungsfreiheit des Datenschutzbeauftragten gem. § 4 f Abs. 3 BDSG bleiben davon unberührt.
9. Grundsätze für die Systemberechtigten
1. Jeder Systemberechtigte erhält eine schriftlich niedergelegte, möglichst präzise und mit dem Betriebsrat abgestimmte Aufgabenbeschreibung, auf die er schriftlich verpflichtet wird. Ihm dürfen keine Weisungen erteilt werden, die nicht im Rahmen seiner Aufgabenbeschreibung liegen. Für Systemberechtigte, die nicht der Firma angehören, wird die Aufgabenbeschreibung im Dienstleistungsvertrag vereinbart.
2. Die Systemberechtigten werden für ihre Aufgaben in besonderer Weise nach Maßgabe dieser Betriebsvereinbarung qualifiziert, und zwar nicht nur in fachlicher Hinsicht, sondern auch in Bezug auf den Datenschutz und die Regeln dieser Betriebsvereinbarung.
3. Die Systemberechtigten sind zur Verschwiegenheit auch gegenüber Vorgesetzten verpflichtet, falls sie auf Erkenntnisse stoßen, die Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern ermöglichen. Davon ausgenommen sind Erkenntnisse, die zur Aufklärung eines durch Tatsachen begründeten Verdachts auf strafbare Handlungen erforderlich sind; in diesem Falle wird der Betriebsrat umgehend darüber unterrichtet.
4. Um einen ordnungsgemäßen Umgang mit den Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, müssen allen Systemberechtigten und anderen Personen, die Zugriff auf Mitarbeiterdaten haben – innerhalb und außerhalb von Deutschland – die Inhalte dieser und sonstiger relevanter Betriebsvereinbarungen und der relevanten Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes zur Kenntnis gebracht werden. Diese Kenntnisnahme und die Verpflichtung zur Einhaltung muss von ihnen mit Unterschrift bestätigt werden; eine Kopie davon erhält der Betriebsrat. Die individuelle Verpflichtung von Personen, die nicht der Firma angehören, kann dadurch ersetzt werden, dass das Unternehmen, der diese Personen angehören, sich gegenüber der Firma in analoger Weise verpflichtet.
10. Rechte der Mitarbeiter
1. Bilder oder Tonaufzeichnungen eines Mitarbeiters dürfen nur mit seiner schriftlichen freiwilligen Zustimmung mittels E-Mail im Intranet oder Internet veröffentlicht werden.
2. Diese Zustimmung kann der Mitarbeiter jederzeit widerrufen; in diesem Falle werden die entsprechenden Informationen des Mitarbeiters unverzüglich wieder entfernt bzw. gelöscht. Wenn der Mitarbeiter seine Zustimmung verweigert oder wieder zurückzieht, dürfen ihm daraus keine Nachteile erwachsen.
11. Information, Mitbestimmung und Kontrolle des Betriebsrats
1. Über die Einführung oder wesentliche Änderung einer E-Mail-, Intranet- oder Internet-Komponente und die damit zusammenhängenden Maßnahmen wird der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend informiert. Rechtzeitig bedeutet, dass die Information des Betriebsrats und die Erörterung der Maßnahme zu einem Zeitpunkt stattfinden, der die Planung und Verwirklichung von betriebsrätlichen Gestaltungsalternativen noch ermöglicht. Umfassend bedeutet, dass die Information anhand von aussagekräftigen Unterlagen (schriftlich oder elektronisch) gegeben wird.
2. Ein neue oder wesentlich geänderte E-Mail-, Intranet- oder Internet-Komponente bedarf der Zustimmung des Betriebsrats, bevor sie produktiv gesetzt wird.
3. Der Betriebsrat ist berechtigt, jederzeit die Einhaltung der Betriebsvereinbarung zu überprüfen. Ihm wird dabei die uneingeschränkte Einsichtnahme in alle für E-Mail-, Intranet- und Internet relevanten IT-Systeme einschließlich aller Protokolle und sonstigen Systemdaten gewährt, soweit dies für seine Kontrollaufgaben erforderlich ist.
4. Alle Systemberechtigten sind gegenüber dem Betriebsrat im Rahmen ihrer Aufgaben auskunftsberechtigt, soweit dies für Kontrollzwecke des Betriebsrats erforderlich ist. Diese Auskunft darf für diese Personen zu keiner Benachteiligung führen.
5. Der Betriebsrat kann zur Kontrolle der Einhaltung und zur Umsetzung der Betriebsvereinbarung einen externen Sachverständigen seiner Wahl beauftragen. Soweit sich das Honorar im üblichen Rahmen hält, bedarf es keiner weiteren Zustimmung der Firma. Die Kosten des Sachverständigen trägt die Firma. Die Firma wird vorher darüber informiert.
12. Schlussbestimmungen
1. Die Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Die Anlagen sind Bestandteil der Betriebsvereinbarung.
2. Die Betriebsvereinbarung kann mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Im Falle einer Kündigung wirkt die Betriebsvereinbarung nach. Eine Teilkündigung der Betriebsvereinbarung selbst ist ausgeschlossen, allerdings können die Anlagen auch separat gekündigt werden; in diesem Fall gelten die vorstehend genannten Regeln entsprechend.
3. Die Informations-, Mitbestimmungs- und Kontrollrechte des Betriebsrats und die individuellen Rechte der Mitarbeiter dürfen nicht dadurch beeinträchtigt werden, dass das IT-System für E-Mail, Intranet oder Internet ganz oder teilweise im Auftrag der Firma durch firmenfremde Personen oder Dienstleistungsfirmen betrieben wird. Falls erforderlich, werden diese Rechte bei der Gestaltung der Dienstleistungsverträge entsprechend berücksichtigt. Auf Verlangen gewährt die Firma dem Betriebsrat Einsicht in die entsprechenden Verträge.
4. Im Falle von nicht beilegbaren Streitigkeiten, die sich aus der Anwendung oder Auslegung der Betriebsvereinbarung ergeben, entscheidet eine Einigungsstelle nach § 76 BetrVG.
5. Alle personellen Maßnahmen der Firma zum Nachteil eines Mitarbeiters, die auf Informationen beruhen, die unter Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung gewonnen wurden, sind von vornherein unwirksam. Das gilt auch dann, wenn diese Informationen durch unternehmensfremde Personen oder Firmen ermittelt und der Firma zur Kenntnis gebracht wurden. Im Zweifelsfalle obliegt es der Firma darzulegen, dass eine personelle Maßnahme nicht auf solchen Informationen beruht.
Solche Informationen müssen unverzüglich vernichtet werden; die Firma wird unverzüglich geeignete Maßnahmen ergreifen, um zukünftig solche Verstöße gegen die Betriebsvereinbarung zu unterbinden.
6. Sollten einzelne Punkte der Betriebsvereinbarung ungültig sein oder ihre Gültigkeit aufgrund neuer Gesetzgebung oder Rechtsprechung verlieren, bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. In diesem Falle werden beide Seiten für die ungültig gewordenen Punkte der Betriebsvereinbarung eine neue, gültige Formulierung vereinbaren, die dem früheren Sinn soweit wie möglich entspricht.
Ort, Datum, Unterschriften
Anlagen
Anlage 1: Übersicht über das vereinbarte Grundkonzept
Dazu gehört vor allem
• ein grober Systemüberblick
• die Benennung der Firewall- und Filtersoftware
Anlage 2: Übersicht über die Mitarbeiterdaten
Dazu gehören vor allem:
• die Protokolldaten der Firewall- und Filtersoftware
• die Zugriffsberechtigungen (funktional) für die Protokolldaten
|