Методика разработки инструкции по делопроизводству оформление Технического задания на внедрение сэд «ЭффектОфис»

37



diplomrus.ru -  Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с автором.





74



37

































































СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3



ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»………….12

1.1.	Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью Кубанского филиала   «Информбюро»……………………………………………12

1.2.	Законодательная и нормативно-правовая база деятельности секретаря в Кубанском филиале «Информбюро»……………………………………………15



ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»…………………………………………………………………23

2.1.	Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро»…………………………………………………………...23

2.2.	Организация контроля исполнения и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро»…………………………………………………………...30



ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»………………………………….35

3.1.	Методика разработки инструкции по делопроизводству …………….35

3.2.	Оформление Технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис»……………………………………………………………………...37



ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..40



СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………… 43



ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ



Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

В «Квалификационном справочнике должностей служащих» (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 в новой редакции от 07.11.2006 г.) из квалификационной характеристики говорится, что секретарь руководителя «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия». Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в управленческом процессе было бы более правильным рассматривать в качестве главной составляющей секретарской работы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя предприятия. Секретарь, участвуя в организационном обеспечении деятельности начальника, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами, например, во время плановой (или незапланированной) командировки шефа. 

Но особенность нашего выбранного предприятия в том, что секретарь, кроме этого, занимается организацией работы с документами на всем предприятии, поэтому нужно уделить этому большое внимание.

Итак, актуальность выбранной темы заключается в необходимости повышения эффективности работы сотрудников с документами, повышения производительности труда и предприятия в целом. 

Объектом дипломной работы является Кубанский филиал Информбюро. Предметом – организация работы с документами.

Целью написания дипломной работы является анализ организации работы с документами и совершенствование работы с документами.

Задачами является:

- анализ  организационной структуры Кубанского филиала;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности филиала;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- изучение и анализ документооборота организации.

При написании дипломной работы использовался различные группы источников. 

Во-первых, были проанализированы законодательные акты:

Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью». Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.

Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: 

- разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации; 

- разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг; 

- оценке соответствия. 

Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников, регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.

Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Также проанализирована общегосударственная нормативная база по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации: 

Государственная система документационного обеспечения управления.  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 г. №536. Данная инструкция помимо применения органов исполнительной власти служит примером для разработки локальных актов, регламентирующих документационное обеспечение управления организаций любых форм собственности.





ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».    

Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело». 

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целью сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т.п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях. Разработка проектных решений по системе и её частям обеспечивает разработку общих решений по системе и её частям, 



функционально-алгоритмической структуре системы, по функциям персонала и организационной структуре, по структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодирования информации, по программному обеспечению.

ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа “Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы”.

ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, а также пояснение терминов, которые применяются в настоящем стандарте.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие документы Информбюро:

- Устав Информбюро;

- Регламенты Информбюро;

А также внутренние документы Кубанского филиала Информбюро:

- Положение о филиале;

- должностная инструкция секретаря;

- штатное расписание Кубанского филиала Информбюро;

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);

-информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма).

Кроме этого, анализировалась научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи. 

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В статье М.П.  Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства. 

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Куциняк Д.С. – «Технологии документооборота переходного периода», Храмцовской Н.А. - «Электронный документооборот: факты и рекомендации», Лобановой А.М. – «Настоящее и 



будущее электронного документооборота». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства. 

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласанян В.С. «Автоматизация делопроизводства  и электронный документооборот как инструмент управления организацией» и Акопянц И.Л. «К выбору систем автоматизации документооброта». В этих статьях приводятся 

сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Кузнецова С.Л. «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; Ефимовой О.А. «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации». 

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; 



описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию. 

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи  Шеян И.Э. – «Что спасет от информационного хаоса» и Альбрехт Б.В. – «О проблемах хранения электронных документов». Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве, рекомендации по хранению электронных документов в информационном массиве систем.

	







































ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»

Общая характеристика Кубанского филиала «Информбюро»



Общество с ограниченной ответственностью «Информационное Агентство «Информбюро» (краткое наименование по Уставу – Информбюро) создано на основании Учредительного договора от 1 августа 1997 года и перерегистрировано на основании Решения учредителя от 17 мая 2000 года в соответствии с Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в связи с изменениями состава учредителей.

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.

Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства предприятия. Каждый из них должен быть учтен при разработке или реорганизации конкретной делопроизводственной системы.

Основная задача любой делопроизводственной службы состоит в создании и обеспечении единого порядка документирования и оптимальной системы работы с документами своей организации. На основе действующей нормативно-методической базы должны создаваться такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии, службе ДОУ, должностные инструкции ее сотрудникам, инструкции по делопроизводству, которые и определяют параметры конкретной системы делопроизводства. 

Поэтому, одним из основных требований, предъявляемых к квалифицированному специалисту современной службы ДОУ, является доскональное знание нормативно-методической базы отечественного делопроизводства. Умение ориентироваться в действующих нормативных документах, постоянно следить за их изменениями, должно вырабатываться в процессе обучения специальности и стать залогом успешной профессиональной деятельности. 

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации и др.) урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц.

Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон устанавливает важнейшее положение в области документационного обеспечения – «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». 

Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет обязанности общества по хранению документов, их состав. Закон установил не только обязательность хранения документов  общества по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

К основным общегосударственным нормативно-методическим по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Прежде всего, изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. Средства обработки документов, а также современные средства связи получили повсеместное распространение и повлияли на оформление документов и на делопроизводство в целом. 

В 1990-е годы дважды издавался нормативный документ локального действия – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2005 году. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. в инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составление описей и передача их на архивное хранение. 

Инструкция отражает практически все технологические операции делопроизводства и кроме этого регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные не в один документ. 

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако ее могут использовать службы делопроизводства любых  форм собственности как нормативную основу при создании системы делопроизводства. 

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная 



система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01.07.2003 года. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством. Долгая история применения стандарта способствовала закреплению основных правил оформления документов, которые изменяются и корректируются с каждой новой редакцией. Использование стандарта повышает культуру оформления документов, способствует закреплению требований к их официальности.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить, прежде всего, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. 

Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его деятельности распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты, технические исполнители) и их квалификационные характеристики. 

Минтруд разрабатывает и такой нормативный документ, как тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, 



назначение, которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение: машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих документов, т.е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой.

В 2002 году постановлением Минтруда России от 26.02.2002 №23 утверждены нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, куда включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референсткие работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации  и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственных служб, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. 

	Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Директором по согласованию с юрисконсультом. 

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

В Кубанском филиале Информбюро инструкция по делопроизводству не разработана, в связи с тем, что руководство развивало отделы по информационному сопровождению и продажам, подхосты. Развитие делопроизводственной службы для руководства являлось малозначимым. 

Секретарь филиала в своей работе использует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», помимо этого выписывает журналы по делопроизводству: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь референт», а также пользуется СПС «КонсультантПлюс:ДеловыеБумаги».

А также секретарь руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны основные функции. Должностная инструкция секретаря Кубанского филиала составлена на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Она регламентирует деятельность секретаря и устанавливает порядок применения положений, законодательных и нормативных актов.

	Исходя из вышесказанного, можно сделать следующие выводы:

- каждый специалист делопроизводственной службы должен знать и  использовать законодательную, нормативно-методическую базу по делопроизводству в своей повседневной работе;

- использование секретарем ГОСТ Р 6.30-2003 и периодических изданий недостаточно для эффективной работы с документами;

-  на основании  проанализированных федеральных актов и нормативно-методических документов, необходимо разработать внутренний локальный акт  в Кубанском филиале Информбюро – инструкцию по делопроизводству.

- проанализировав должностную инструкцию секретаря Кубанского филиала, необходимо учитывать функции секретаря по работе с документами при разработке инструкции по делопроизводству;

- в связи с изменением организационной структурой филиала, а именно с созданием департаментов по информационному сопровождению и сбыту, привело к тому, что на секретаря возложили ряд дополнительных обязанностей.

В соответствии с увеличением функций и обязанностей, секретарь с ними не справляется, частота потери важных документов в департаментах возросла, что приводит к междолжностным конфликтам и срыву сделок. Контроль исполнения документов в департаментах не ведется.  Поэтому было бы целесообразно внести в штатное расписание  вакантные ставки секретарей в эти департаменты, либо создать службу ДОУ в Кубанском филиале «Информбюро».













ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»

2.1.	Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро»



Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

По отношению к управленческой системе выделяют:

- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

-внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Все документы, поступающие в филиал, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники обрабатываются централизованно секретарем филиала и проходят первичную обработку. 

Секретарь, в первую очередь, проверяет правильность доставки документов.  Ошибочно доставленная документация возвращается секретарем на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются секретарем под расписку с указанием даты и времени приема.

Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений, секретарь сообщает об этом отправителю. 

Все конверты документов, поступивших по почте в филиал, вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью "Лично", которые без вскрытия передаются непосредственно адресату. Если количество таких документов достаточно большое, секретарь филиала их учитывает при первичной обработке, дату и учетный номер проставляет на конвертах. 

Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т. к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверт уничтожают.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. 

Документы, адресованные руководству филиала или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем.

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.

С созданием подхостов, регулярно поступают заявки на заказ дистрибутивов СПС «КонсультантПлюс» и рекламную продукцию, акты выполненных работ по информационному сопровождению клиентов.

На протяжении трех лет видна заметная тенденция роста исходящих документов, это связано с тем, что рынок сбыта, увеличился, СПС «КонсультантПлюс» распространяется не только на территории Краснодарского края, но и в близлежащих регионах, таких как Республика Адыгея, соответственно количество клиентов возросло.

Учитывая рост количества персонала в департаментах и отделах, количество внутренних документов возрастает, рассмотрим широко используемые документы. 

Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Служебная записка не соответствует нормативным требованиям, в филиале она оформляется на бумаге формата А4 в табличном виде. 

	Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Однако в Кубанском филиале «Информбюро» большинство таких документов составлено в связи с нарушением трудовой и производственной дисциплины. Объяснительные записки составляются от руки, адресуются руководителю, который ее затребовал. 

	Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. 

Справки служебного характера в основном предъявляются в головное предприятие, но и в сторонние организации тоже. Оформляются на бланке филиала и имеют все обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. 

Справки личного характера в филиале выдаются сотрудникам для подтверждения их факта работы, трудового стажа, заработной платы. Имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Нарушение является то, что этот документ секретарь регистрирует в журнале исходящей корреспонденции.



2.2. Организация контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро»



Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

- контроль за сроками исполнения документов. 

Контроль за сроками исполнения документов — важнейшая функция службы документационного обеспечения управления, которая должна закрепляться в инструкции по делопроизводству.

Задачами контроля исполнения являются:

- постановка документа на контроль;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

- снятие их с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

- информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.

К тому же информационно-документационный обмен затруднен между филиалом и головной организацией. 

Мерой по преодолению выявленных недостатков, на наш взгляд является внедрение системы электронного документооборота «ЭффектОфис». В головной организации она была протестирована, установлена и успешно эксплуатируется. Переход ее на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между его подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости и эффективности управленческих решений.















ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1.	Методика разработки инструкции по делопроизводству



В результате интервьюирования секретаря было выявлено то, что он руководствуется ГОСТ Р 6.30-2003 и периодикой, что является недостаточным для полноценной организации и работы с документами, не всегда соблюдаются правила по оформлению документов и  этапы работы с ними. Это явилось целью для создания в Кубанском филиале «Информбюро» необходимого нормативно-методического документа, регламентирующего документационное обеспечение управления организации -  инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного  документа. Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Инструкция является нормативным документом по совершенствованию делопроизводства в организации, которая охватывает следующие направления:

- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и т.д.);

- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности службы делопроизводства;

- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами  и точкой, заголовков не имеют. Таблицы, схемы и другие материалы оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения. 

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры, численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, и применяемых технических средств).

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены обязательные разделы:

1. Общие положения

2. Правила подготовки и оформления документов

3. Требования к реквизитам документов

4. Организация документооборота 

5. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

6. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

7. Организация контроля исполнения документов

8. Поисковая система по документам

9. Составление номенклатуры дел

10. Формирование и оформление дел

11. Экспертиза ценности документов

12. Передача дел в архив

Архива в Кубанском филиале «Информбюро» пока нет, но руководство планирует создавать. Поэтому, при создании проекта инструкции по делопроизводству были предусмотрены такие разделы, как:

- Формирование и оформление дел;

- Экспертиза ценности документов;

-Передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать основные моменты работы с документы. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами, в филиале более унифицированными, исключит возможность утери документов, обеспечит оформление документов с требованиями современного законодательства. Проект Инструкции по делопроизводству дан в Приложении № 2.



3.2.	Оформление Технического Задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» в Кубанском филиале «Информбюро»



В Кубанском филиале «Информбюро» было проведено предпроектное обследование методом интервьюирования секретаря и были выявлены проблемы и недостатки в деятельности секретаря по организации работы с документами. Связано это в первую очередь с тем, что в результате образования новых департаментов и отделов на него возложены дополнительные функции и обязанности, которые он выполняет не в полном объеме. В связи с возросшим объемом документов, нет четкого контроля за исполнением документов и его оперативного поиска.  

Разработка технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» для усовершенствования организации документооборота в Кубанском филиале «Информбюро» и взаимодействия работы с документами с головной организацией явилась основой задачей.

Техническое задание – это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки или внедрения автоматизированной системы. 

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке.















ЗАКЛЮЧЕНИЕ



	Почти 15 лет назад был образован первый узел в ХМАО по передаче правовой информации - Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Информбюро».

В 2000 году в качестве территориально обособленного структурного подразделения был создан Кубанский филиал «Информбюро». 

Возглавляет Кубанский филиал «Информбюро» директор филиала. Директору филиала непосредственно подчиняются заместитель директора, директор департамента сбыта, директор департамента информационного сопровождения, заместитель директора по финансам, юрисконсульт, заведующий административно-хозяйственной частью, секретарь. 

В структуру филиала входит:

- департамент сбыта, который состоит из двух отделов продаж и отдела корпоративных клиентов;

- департамент информационного сопровождения, который состоит из двух отделов сопровождения и отдела обучения;

- отдел информационных технологий;

- административно-хозяйственный отдел; 

- бухгалтерия;

- информационная служба. 

В своей деятельности Кубанский филиал «Информбюро» занимается распространением и сопровождением СПС «КонсультантПлюс» и обучением клиентов работе с этой системой.

Организация работы с документами осуществляется секретарем, но в связи с расширением структуры филиала, ему не со всеми возложенными обязанностями удается справляться по ряду причин:

- документооборот филиала возрос в несколько раз;

- много времени тратится на обработку документов;

- контроль и поиск документов в журнальной форме регистрации затруднен.

Поэтому для разрешения этих трудностей, были необходимы следующие меры:

1. Создание инструкции по делопроизводству. Она разработана на основе ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря и включает в себя основные правила организации работы с документами, этапы их работы и содержит основные бланки документов.

2. Внедрение системы электронного документооборота, а именно СЭД «ЭффектОфис» по следующим причинам: 

Во-первых, в головном предприятии установлена данная системы и зарекомендовала себя как надежная и легко используемая программа, ее наличие говорит о благополучии организации и  его руководства. Переход Информбюро на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости организации и эффективности управленческих решений. 

Кроме этого, между филиалом и головной организацией является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает филиал, какова история и текущее состояние того или иного вопроса. 

В-третьих, внедрение «ЭффектОфис» позволит организовать и упростить работу с документами. Требования к программе и ее внедрению оформлены в Техническом задании. А также если компьютерная сеть будет охватывать все рабочие места делопроизводственного персонала филиала и головного предприятия, то появится возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

	К тому же при внедрении системы «ЭффектОфис» электронные документы смогут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела, как филиала, так и головного предприятия.  Доступ  к  ним будет осуществляется за несколько секунд, а не минут,  часов,  дней,  а  иногда  и недель, что случается при использовании документов  на  бумажных  носителях.

	Ускоренный  доступ  к  стратегической  информации  наряду  со   значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

Внедрение автоматизированной системы «Эффект Офис» в филиале обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

   













                                                                      







СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ



Источники

1. Опубликованные



1. Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.

2. Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. – 29 июля.

3. Федеральный закон  от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. – 2002. – 12 января.

4. Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.

5. Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2006. – 08 декабря.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4. 

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -  М.: Изд-во стандартов, 1998. 10. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992.  

11. ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

12. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

13. Устав Информбюро от 17 мая 2000 г.  – Сургут, 2000.



2. Неопубликованные



1. Положение о Кубанском филиале «Информбюро». 

2. Регламент №001 Продажа и информационное сопровождение СПС «КонсультантПлюс».

3. Регламент по делопроизводству №005, Информбюро.

4. Должностные инструкция секретаря Кубанского филиала «Информбюро».

5. Распорядительные документы Кубанского филиала «Информбюро».

6. Информационно-справочные документы Кубанского филиала «Информбюро».



Литература



1. Акопянц И.Л. К выбору систем автоматизации документооборота//Мир связи.Connect. – 2005. - №7. – С. 15-24.

2. Альбрехт Б.В. О проблемах хранения электронных документов.//Делопроизводство и документооборот на предприятии – 2006. - №12. – С. 26-32.

3. Баласанян В.С. Автоматизация делопроизводства  и электронный документооборот как инструмент управления организацией// IT-Бизнес. - 2005.- №2. – С. 12-19.

4. Борискин В.В. Нормативное регулирование делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2006. - №8. – С. 24-27.

5. Вялова Л.М. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С .24.

6. Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 543 с.

7. Делопроизводство  (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов. -  М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 355 с.

8. Демин ЮМ. Секретарское дело. Универсальный справочник. – М.: Бератор, 2003. –118 с. 

9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 18-23.

10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 331 с.

11. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 23-27.

12. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. – 2002. - №1. –  С.4.

13. Куциняк Д.С. Технологии документооборота переходного периода // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №3. – С. 17-21.

14. Лобанова А.М. Настоящее и будущее электронного документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №8. – С. 23-28.

15. Рогожин М.Ю. Приказы и распоряжения предприятия. – М.: РДЛ, 2005. – 114 с.

16. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. – М.: РДЛ, 2003. – 127с.

17. Рогожин М.Ю. Справочник секретаря. – М., 2006. – 319 с.

18. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном 

документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002.-  224 с.

19. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. - М.: МЦФЭР, 

2002. - 288 с.

20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.

21. Храмцовская Н.А. Электронный документооборот: факты и рекомендации // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №6. С. 52-57.

22. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами Министерств и Ведомств // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №8. – С. 19-25.

23. Чуковенков А.Ю. Терминология в области делопроизводства // Секретарь референт. – 2007. - №1. – С. 29-34. 

24. Чуковенков А.Ю. Реквизиты письма // Секретарь референт. – 2007. - №2. – С.	25. Шеян И.Э. Что спасет от информационного хаоса// Секратерь референт. – 2007. - №1. – С. 60-63.

26. Янковая В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №8. – С. 12-16.

	27. Янковая В.Ф. Организация движения поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №10. – С. 12-20.

	28. Янковая В.Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №11. – С. 14-20.

	29. Янковая В.Ф. Организация движения внутренних документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №12. – С. 18-26.

	17-26.