Методические рекомендации по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению нса к научно-технической документации Исполнитель старший архивист среднего

Государственный архив Восточно-Казахстанской области





















МЕТОДИЧЕСКИЕ     РЕКОМЕНДАЦИИ



по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке

и составлению НСА к научно-технической документации



 











Исполнитель старший архивист среднего 

уровня квалификации                                                                 

высшей категории                                                                 О.П.Сорокина 







                                  









                                   ОДОБРЕНО

                                                           Протокол ЭПК Управления      

                                                      архивов и документации 

                                                                    Восточно-Казахстанской области

                                                                  от__________2009 г. №____









г.Усть-Каменогорск



                                                              2009 г.



СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ



ЕСКД - единая система конструкторской документации

ЕСТД - единая система технологической документации

ЕСТПП - единая система технологической подготовки производства

КД - конструкторская документация

НАФ РК - Национальный архивный фонд РК

НИР - научно - исследовательская работа 

НСА - научно - справочный аппарат 

НТД - научно - техническая документация 

НТО - научно - техническая  обработка 

НЦНТИ РК – Национальный центр научно-технической информации Республики Казахстан

ОКР - опытно-конструкторские работы

ОТР - опытно-технологические работы

П - проект                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

ПД - проектная документация 

ПЗ - проектное задание 

РП - рабочий проект 

РЧ - рабочие чертежи

САПР - система автоматизированного проектирования

СЦБ - сигнализация, централизация, блокировка 

СНТД – служба научно-технической документации

ТД – технологическая документация

ТЗ – техническое задание

ТП - технический   проект 

ТПП – технологическая подготовка производства

ТРП - техно-рабочий проект 

ТЭО - технико - экономические обоснования 

ЦГА НТД РК - Центральный государственный   архив   научно-технической   документации  Республики Казахстан

ЭК - экспертная комиссия

ЭПК - экспертно - проверочная комиссия

ЭПР - экспериментально-проектные работы



































ВВЕДЕНИЕ

         Настоящие методические рекомендации посвящены вопросам отбора,    экспертизы ценности, научно - технической обработки и составлению научно-справочного аппарата научно-технической  документации (НТД). В   методических рекомендациях дается  характеристика НТД как  объекта экспертизы, определения её как документальной  системы, виды и разновидности, состав и содержание. 

         Основной задачей данных рекомендаций является обобщение научно-методической и практической базы по проведению научно-технической   обработки, формированию дел, составлению научно-справочного аппарата.

          Научно-техническая документация, имеющая особое историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение, составляет часть Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК).

          Постоянное государственное хранение НТД осуществляют государственные архивы, которые комплектуются научно-технической документацией, образующейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций государственной и негосударственной форм собственности.

          Согласно «Инструкции о порядке  и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц», утвержденной приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией  Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 26 декабря 2000 г. № 83, документы НАФ РК, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах. Для научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации - 10 лет, опытно-конструкторской документации -15 лет, проектной документации – 20 лет, картографической документации – 25 лет, геодезической документации – 25 лет.

           Документы передаются на государственное хранение в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (НСА), в том числе на особо ценные документы.

Методические рекомендации предназначены для работников государственного архива, занимающихся экспертизой ценности научно-технической документации и отбором ее на государственное хранение.

          Методические рекомендации могут быть использованы в практике ведомственных архивно-технических служб и в учебных целях.



Глава 1. СОСТАВ И ВИДЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

	

	1.1. СОСТАВ НТД

1.1.1. В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация, кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы.

1.1.2. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.

		         Оригиналы — документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

          Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные па любом материале, позволяющем снятие с них копий.

          Дубликатами являются:

-фотодубликаты   на   фотокальке,   фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника

-диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

-микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой)

в негативном или позитивном уменьшенном и: изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.

	          Копии — документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофилъма-дубликата, с ДМ-копии).

	Эскизы — документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

			

			1.2. ВИДЫ НТД

Научно-исследовательская  документация

1.2.1. Научно-исследовательская документация образуется в деятельности как научно-исследовательских организаций, осуществляющих теоретические разработки, так и отраслевых научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных институтов, ВУЗов, а также конструкторских бюро и специальных конструкторских бюро предприятий, ведущих комплексные теоретические и прикладные исследования в процессе своей научной и практической деятельности. Создаваемая при этом научно-исследовательская документация является одним из наиболее ценных видов документации, так как содержит основную часть аналитической информации о комплексных исследованиях. Создание научно-исследовательской документации имеет свои особенности, Они обусловлены организационными формами проведения научно-исследовательской работы и спецификой функционирования научно-исследовательской документации.

1.2.2.Научно-исследовательская документация по характеру информации составляет:

-первичная научно-исследовательская  документация, отражающая процесс накопления данных;

-промежуточная научно-исследовательская документация, содержащая различного рода обобщения, предварительные выводы, частные решения;

-итоговая, заключительная научно-исследовательская документация,

фиксирующая главные итоги, результаты работы. 

        Основными   видами   научно-исследовательских документов являются:

-итоговые, этапные и промежуточные отчеты по научно-исследовательским (НИР), опытно-конструкторским (ОКР) и опытно-технологическим работам (ОТР);

-технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР  с приложениями;

-заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;

-аннотации на научно-исследовательские работы;

-паспорта, регламенты   на   научно-исследовательские работы;

-монографии, диссертации и отзывы на них;

-рукописи неопубликованных научных работ; 

-рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим обоснованием конструкций изделий и объектов капитального строительства, а также технологий изготовления изделий или сооружения объектов;

-технические задания на НИР;

-программы научно-исследовательских работ;                                                                                                                             -отчеты, доклады о работе научных экспедиций;

-отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;

-технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;

-первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР  (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кинофотофонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования). 

1.2.3. Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления (Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации, г. Минск).

1.2.4. Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:

-титульный лист, оформленный  в соответствии с ГОСТ;

-список исполнителей;

-реферат, составленный  в соответствии с ГОСТ;

-содержание;

-перечень условных  обозначений, символов, единиц и терминов;

-введение;

-основную часть;

-заключение;

-список использованных источников;

-приложения.

1.2.5. Материалы научно-исследовательских работ подлежат обязательной регистрации в Национальном центре научно-технической информации РК  (НЦНТИ  РК).

Конструкторская документация

1.2.6. Конструкторская документация (КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. Процессы разработки, учета и обращения  конструкторской документации регламентированы стандартами ЕСКД, САПР и другими нормативными документами, регламентирующими стадийность и содержание этапов разработки изделий и комплектность конструкторской документации.

        Конструкторская документация, образуется в деятельности научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций (центральных и специальных конструкторских бюро предприятий и вузов, ведущих комплексные разработки в области создания и совершенствования машин, механизмов и приборов и др.).

       Создаваемая конструкторская документация является одним из наиболее ценных видов научно-технической документации, так как она характеризует технический уровень развития общества на определенном хронологическом этапе, тенденции развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражает связь науки с производством и их взаимное влияние.

1.2.7. КД на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается па основании технического задания последовательно па следующих стадиях:

-техническое предложение; 

-эскизный проект; 

-технический проект;

-рабочая конструкторская документация. 

        Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки  подразделяются па проектные  (техническое предложение, эскизный и технический проекты)  и рабочие (рабочая конструкторская документация).

1.2.8. Каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку.

1.2.9. Номенклатура конструкторских документов, разрабатываемая  на изделия  в  зависимости  от  стадии разработки, определена стандартом ЕСКД.

1.2.10. Комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства.

На стадии «техническое предложение» обязательными документами являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии «эскизный проект»-ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии «технический проект»-чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная записка; на стадии «разработка рабочей конструкторской документации»-чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация на комплексы и комплекты.

1.2.11. При определении комплектности конструкторских документов на изделие  различают: основной конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских документов.

1.2.12. Комплектность эксплуатационных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется стандартами ЕСКД. 

1.2.13. Комплектность ремонтных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется по стандартам ЕСКД.

1.2.14. Комплектность конструкторских документов на печатные платы, предназначенные для получения конструкторских документов в традиционной форме, механической обработки, контроля печатных плат и изготовления фотошаблона определяются соответствующими стандартами ЕСКД.



Технологическая документация

1.2.15.  Технологическая документация  (ТД)- совокупность графических и текстовых технологических документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. 

		        Технологическая документация образуется в деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, технологических отделах и лабораториях предприятий, конструкторских бюро отделов главного технолога и т. д. Создаваемая технологическая документация является одним из наиболее ценных видов документации, так как она содержит информацию о новых технологических процессах, методах организации производства и труда, экономии материалов, о степени автоматизации, механизации и типизации технологических процессов, их оригинальности, уникальности и экономической эффективности.

		 1.2.15. Технологическая документация, применяемая  для технологических процессов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий) машино- и приборостроения, разрабатывается на основании стандартов ЕСТД.

1.2.16. Стадии разработки ТД, применяемой для технологических  процессов изготовления  изделий (составных частей  изделий), определяются  в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по стандартам ЕСТД.

1.2.17. Стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости  от стадий разработки используемых видов конструкторских документов по стандартам ЕСТД.

1.2.18. В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные, состав которых определен стандартами ЕСТД. 

	          К основным  технологическим  документам  относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических,  планово-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию)  изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).

1.2.19. К вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса и др. 

1.2.20. Комплектность документов на технологические процессы ремонта в отраслях машиностроения и приборостроения определяется по стандартам ЕСТД.

1.2.21. Система организации и управления процессом технологической подготовки производства регламентируется стандартами ЕСТД.

1.2.22. Стадиями   разработки документации по организации и совершенствованию технологической подготовки производства (ТПП) по стандартам ЕСТПП являются техническое задание, технический проект, рабочий проект.

1.2.23. В отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы  производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессов, спецификаций основного технологического оборудования и др.





Проектная  документация

1.2.24. Проектная документация-совокупность технических документов, фиксируюших процесс и результаты проектирования объектов капитального строительства. Проектная документация создается при возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства. Проектная документация характеризует внешний вид, технико-экономические показатели, конструкции, стоимость проведения работ по строительству и реконструкции городов и других населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, шоссейных и железных дорог, портов и других объектов.

1.2.25. Проектная документация в области капитального строительства подразделяется на документацию: проектно-планировочную по городскому и гражданскому строительству, промышленному, сельскохозяйственному, энергетическому, водохозяйственному, транспортному строительству (строительство шоссейных и железных дорог, метрополитенов, туннелей, авиационных, морских и речных портов).

1.2.26. В результате проектирования объектов капитального строительства   создается большое количество проектных  документов, которые подразделяются  на текстовые и графические.

К текстовой  ПД относятся  следующие виды документов: плановое   задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное  задание, пояснительная  записка (общая, сводная), техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, паспорта, сметная  документация (сметы, сметно-финансовый  расчет, единичные расценки, калькуляции), расчеты. К графической ПД относятся чертежи, рисунки, графики, эскизы, диаграммы.

Кроме того, существует иллюстративный  материал (планшеты, макеты, фотографии), материалы  инженерных изысканий (планы местности, геологические разрезы и др.)

Основной вид графической ПД-чертеж. В зависимости от подробности изображения различают следующие виды  чертежей: планы, схемы, собственно чертежи. Чертежи подразделяются на чертежи общего вида (планы, фасады, разрезы) и чертежи строительно-монтажных работ: архитектурно-строительные, монтажные, деталировочные, нетиповых конструкций, технологические, автоматизации, сигнализации, радиофикации и т.д. Основные   виды проектной  документации:

-  генеральный план;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

-  чертежи фасадов, планов, разрезов здания;

-  паспорта проектов;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

-  рисунки;                                                                                                                                                                                                                                                                                       -  пояснительные записки;

-  эскизы; 

-  расчеты;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

-  схемы; 

-  картографические   документы;  

-  сметы;

		          На генеральном плане дается чертеж всего участка строительства, на котором   в контурах вида сверху изображено  размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства. Для строительства какого-либо объекта разрабатывается общие чертежи и чертежа деталей. К обедам относятся чертежи фасадов, планов всех этажей, поперечные и продольные разрезы здания.     

          ФАСАД - это внешний вид здания с фрагментами его архитектурного оформления.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   На общих чертежах (планах, разрезах) указывается расположение оборудования, коммуникации, взаимная их увязка, маркировка, а также габариты. Для проведения особых видов строительно-монтажных работ (отопление и вентиляция, водопровод и канализация, электроосвещение и т.д) выполняются  чертежи специального оснащения зданий и сооружений с деталировкой  сложных узлов и со спецификациями на оборудование и материалы.

РИСУНКИ фасадов проектируемых зданий предоставляют собой изображение предмета на плоскости и дают рельефное изображение предметов.

ЭСКИЗ - чертеж, выполненный от руки обычно на миллиметровой   бумаге, он  является  черновиком, содержание которого потом переносится   на ватман.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

ПАСПОРТ  ПРОЕКТА - документ, в котором  дается схематическое   изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические   показатели.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА - содержит справку о проектировании объекта, сведения о его назначении, внешнем виде, внутреннем устройстве, сообщаются  наиболее  характерные особенности данного объекта, приводятся его технико-экономические показатели, указывается назначение, описывается внутреннее устройство и работа отдельных  частей, особенности  конструкции, сведения юридического характера.

РАСЧЕТЫ - (гидравлические, тепловые, аэродинамические, на сейсмичность и др.) указывают параметры здания или сооружения и его составных частей. Они производятся на основании использования физико-химических и других данных науки. Рaсчеты на прочность, например, определяют необходимые размеры конструкции при заданной нагрузке, дают   возможность ответить на вопрос - выдержит ли данная конструкция ту или иную нагрузку.

КАРТОГРАФИЧЕЮКИЕ   ДОКУМЕНТЫ: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности.

СМЕТЫ: генеральная (сводная), рабочая смета, калькуляция составляется на основе единичных расценок строительных работ. Сметная документация необходима, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых затрат.

1.2.27. Состав, содержание и стадии разработки проектной  документации в    области капитального строительства устанавливаются соответственными   нормативными актами, а также ведомственными инструкциями и уточняются   с учетом эталонов проекта, разработанных министерствами, ведомствами, применительно к  особенностям отраслей и видов строительства.

1.2.28. Проектирование объектов капитального строительства включает в себя разработку технических документов на стадиях: предпроектной, технического проекта или проектного задания, рабочие чертежи, технико-рабочий проект.

         На каждой стадии проектирования документы несут строго информационную нагрузку, необходимую как для выполнения проектных работ, так и для осуществления строительства объектов и находятся между собой в определенной связи.

Предпроектные материалы содержат технико-экономические обоснования (ТЭО), изыскательские материалы, технико-экономические расчеты целесообразности строительства объекта.

Проектное задание или технический проект имеет целью выявить и установить основные проектные решения, определить общую сметную стоимость строительства, а также основные технико-экономические показатели проектируемого объекта. Технический проект (проектное задание) состоит,   как правило, из общей пояснительной записки, технико-экономической  части, генерального плана, технологической  части, сметной  части, комплектов   по транспорту, жилищно-гражданскому строительству, организации труда.

В состав рабочей документации входят следующие виды документов:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

- заглавный лист с перечнем чертежей;                                                                                      

- чертежи генплана с нанесенными на них подземными и надземными коммуникациями, транспортными путями и необходимыми данными по вертикальной планировке, благоустройству и озеленению территории;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

- привязанные  чертежи типовых и повторно-примененных проектов к  местным условиям;

- чертежи архитектурно-строительные, технологические, сантехнические, электротехнические, газоснабжения, КИП и автоматики, связи и сигнализации и т.д.;

- чертежи типовых конструкций, узлов, деталей; 

- паспорт проекта;

- сметная документация.

	          В состав технорабочего проекта входят пояснительная записка с технико-экономическими показателями и другими данными, схема генерального   плана, перечень типовых и повторно примененных проектов, изменения и   дополнения в связи с привязкой к местным условиям, сводная смета, проект организации строительства.

Согласно инструкции (1985 г.) состав рабочего проекта (проекта) на новое строительство, расширение и реконструкцию состоит из следующих   разделов: 

- общая пояснительная записка; 

- генеральный план и транспорт, технологические решения;

- сметная документация;

- ведомости объемов строительных и монтажных работ;

- ведомости и сводные ведомости потребности в материалах;

- спецификации на оборудование;

- опросные листы и габаритные чертежи.

		Рабочие чертежи разрабатываются в следующем составе:

- чертежи для производства строительно-монтажных работ;

- чертежи установки технологического, транспортного энергетического   и   другого оборудования;

- чертежи сооружений и устройств, связанных с охраной окружающей, природной среды, труда и техникой безопасности;

- чертежи (планы, разрезы, схемы) сетей, устройств тепло-газо-электроснаб-жения, электрооборудования, автоматизации технологических процессов;

- научная организация труда рабочих и служащих;

- строительные решения;

- организация строительства;

- охрана окружающей природной среды;

- жилищно-гражданское строительство;

- сметная документация;

- паспорт рабочего проекта (проекта). 

		Рабочий проект на строительство объектов жилищно-гражданского назначения должен состоять из следующих разделов:

- общая пояснительная  записка;                                                                                                                                                  

- архитектурно-строительные   решения;                                                                                                                                                                                                                                                                                

- технологические решения;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              - решения по инженерному  оборудованию;

- организация строительства;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               - сметная  документация.                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

В состав рабочей документации для строительства предприятий, зданий и сооружений входят:

- рабочие чертежи, разрабатываемые в соответствии с государственными стандартами, чертежи элементов строительных конструкций (при отсутствии типовых); 

- эскизные чертежи общих видов нетиповых технологических,

энергетических и других  устройств и конструкций, а также нестандартизированного оборудования.

	Общим материалом для всех видов капитального строительства является наличие индивидуального и типового проектирования. 

По индивидуальным проектам осуществляется строительство целого ряда уникальных гражданских и промышленных зданий и сооружений. 

Индивидуальными в каждом отдельном случае являются проекты планировок городов, поселков. Для этих видов проектирования, как и  для проектирования предприятий пищевой и легкой промышленности характерно наличие экспериментального проектирования.

Широкое развитие во всех областях капитального строительства получило типовое проектирование. Применение типовых проектов для промышленного строительства осуществляется в первую очередь для объектов подсобного, складского и вспомогательного назначения.

Во многих отраслях промышленности находят применение типовые    проекты (или серии типовых проектов) однолинейных цехов одинаковой или разной мощности для различных предприятий, типовые проектные решения   габаритных схем промышленных зданий (типовые секции, технологические линии,  участки), типовые конструкции.

В энергетическом строительстве широкое применение получили типовые проекты теплоэлектростанции. Очень часто используют  в индивидуальных проектах типовые решения как по основным, так и по вспомогательным   сооружениям. Особенно широко распространено применение типовых проектов в жилищно-гражданском строительстве, сельскохозяйственном, транспортном, водохозяйственном.



Глава 2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

2.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1.1. Научно-технические документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе принципов и критериев, разработанных специалистами, для определения народнохозяйственного, научного, политического, социально-культурного и исторического значения НТД.

2.1.2. Экспертиза ценности НТД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения НТД, отбора ее на государственное хранение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

2.1.3. Экспертизе ценности подвергается НТД, созданная организацией с момента ее образования, а также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. В зависимости от объема НТД организации экспертизе ценности может подвергаться вся документация или часть ее, начиная от более ранних разработок к более поздним.

2.1.4. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями Комитета по управлению архивами и документацией, государственными стандартами, инструкциями и методическими рекомендациями Центрального государственного архива научно-технической документации РК, перечнями научно-технической документации с указанием сроков хранения и подлежащей приему в государственные архивы РК. В настоящее время при отборе НТД на государственное хранение применяются: «Перечень научно-исследовательской документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2000 г.), «Перечень конструкторской документации на изделия и оборудование индивидуального, серийного и массового производства с указанием сроков хранения» (Алматы, 2001 г.), «Перечень технологической документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2001 г.), «Перечень проектной документации, подлежащей приему в государственные архивы Республики Казахстан» (Алматы, 2001 г.), «Перечень патентной документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2000 г.).

2.1.5. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.

2.1.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности  научно-технической документации обнаружится  неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов.

В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научном и другой документации в объяснительной записке.

2.1.7. Экспертиза ценности НТД в организации осуществляется в два этапа. Первый этап - выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня проектов, проблем; второй этап — экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам и проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное храпение.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

2.1.8. Перечень проектов, проблем включает в себя отобранные разработки в соответствии с системой: критериев экспертизы ценности НТД, составляется по хронологическому или тематическому признаку. Перечень проектов, проблем представляется на утверждение ЭПК  Управления архивов и документации в двух экземплярах вместе с протоколом заседания ЭК организации.

2.1.9. Экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам, проблемам проводится членами ЭК под непосредственным контролем государственного архива.

2.1.10. Методологическими   принципами   экспертизы ценности и  отбора  НТД на государственное хранение являются историзм, всесторонняя и комплексная оценка документов.

2.1.11. На каждом этапе экспертизы ценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев.

2.1.12. К общим критериям, применяемым в процессе экспертизы ценности НТД, относятся критерии: происхождения  (роль и место организации в системе организаций в стране или в конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место создания, авторство документов);    содержания (значимость проблемы или объекта, отраженного в документах, значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа); внешних особенностей (юридическая достоверность документа - наличие подписей, дат, печатей; наличие резолюций, помет; особенности передачи текста, подлинность, особенности материальной основы документа; особенности физического состояния, полнота, сохранность документа).

2.1.13. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются: принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта; степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества; значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

2.1.14. На основании критерия принципиальной новизны на государственное хранение передается НТД по исследованиям и разработкам, характеризующимся: новизной решения проблемы, конструкции изделия промышленного производства, его технологии, проектного решения объекта капитального строительства в целом; новизной решения наиболее принципиальных вопросов НИР, конструктивных решений и технологий производства промышленной продукции, архитектурных и проектно-планировочных решений объектов капитального строительства; новизной решения частных вопросов НИР, ОКР, технологии производства и проектирования объектов строительства.

Передаче на государственное хранение в обязательном порядке подлежат документы исследований и разработок, отвечающие критериям уникальности и оригинальности.

2.1.15. В соответствии с критерием степени отражения уровня науки и техники отбору для передачи на государственное хранение подлежит НТД по исследованиям и разработкам, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в стране.

2.1.16. В соответствии с критерием значимости проблем, проектов для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом на государственное хранение отбирается НТД по исследованиям и разработкам, которые ведутся или велись по актуальным и перспективным направлениям развития науки, техники и производства в определенный период жизни общества, находят или нашли широкое применение в конкретной отрасли, в смежных отраслях, в регионе, в народном хозяйстве РК.

2.1.17. В государственные архивы передается НТД по исследованиям и разработкам, приносящим значительную экономическую пользу на момент внедрения их результатов, до замены новыми решениями, а также по исследованиям и разработкам, имеющим патентно-лицензионную ценность.

2.1.18. Передаче в государственные архивы подлежит также НТД по изделиям и объектам, служащим наиболее полному удовлетворению потребностей общества в товарах народного потребления, улучшению жилищно-бытовых условий и охраны окружающей среды, соответствующим критериям качества (надежности), эстетичности, комфортабельности, способности изделий и сооружений к длительному использованию (эксплуатации).

2.1.19. При наличии  документов по исследованиям и разработкам, которые удостоены международных, государственных или именных премий; демонстрировались на международных или республиканских выставках, награждены медалями и дипломами выставок; обладают высокими качественными показателями, они также отбираются на государственное хранение.

2.1.20. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы являются: соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок), степень отражения реально существующих явлений или объектов в определенных видах и разновидностях  научно-технических документов, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок.

Состав НТД по конкретным исследованиям и разработкам, отбираемой на государственное хранение в соответствии с данными критериями, определяется на основе перечней документов со сроками хранения и перечней НТД, подлежащей приему в государственные архивы РК, разработанных Центральным государственным архивом научно-технической документации в 2000-2001 годах.

В качестве первоочередных объектов отбора на государственное хранение рассматриваются обязательные виды научно-исследовательских, конструкторских, технологических и проектных документом в области капитального строительства.

2.1.21. НТД по международным программам и объектам научно-технического (технического) сотрудничества передастся па государственное хранение в максимально сохранившемся объеме, независимо от вида носителя информации.

2.1.22. НТД передается на государственное хранение и подлинниках. В случае утраты подлинника, наличия неустранимых повреждений подлинника и т. п. возможна передача НТД в виде дубликатов или копий, оформленных соответствующим образом.

На государственное хранение отбираются все виды НТД, если на них имеются автографы выдающихся деятелей науки и техники.



2.2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.2.1. Отобранные экспертной комиссией проблемы, имеющие научно-историческое значение,  включаются в Перечень проектов, проблем, научно-техническая  документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (Приложение 1). Перечень составляется по хронологическому или тематическому принципу.

2.2.2. В Перечень включаются проблемы, связанные с фундаментальными исследованиями, решением важнейших научно-технических проблем, требующие проведения комплексных научных исследований; работы, обеспечивающие значительный экономический эффект от их внедрения в производство, содержащие научные обоснования типовых процессов внедрения в производство и строительство.

2.2.3. На государственное хранение отбираются:

- отчеты по законченным темам научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и  экспериментально-проектных работ с приложениями к ним;

- этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное научное значение, полностью не поглощенные итоговыми или содержащие информацию, имеющую научную ценность и не повторяющуюся в других документах (например, информацию о метеорологических наблюдениях и т. п.), затрагивающие уникальные проблемы или составленные видными деятелями науки и техники;

- промежуточные и этапные отчеты  (особенно созданные до 1946 г.) при отсутствии итоговых отчетов по теме;

- отчеты о заграничных научных командировках;

- первичная научная документация, содержащая ценные не поглощенные сводными отчетами по теме сведения или существенно дополняющая отчет;

- паспорта, регламенты, научно-методические (научно-технические) задания, программы научно-исследовательских работ, заключения и отзывы экспертов, аннотации, документы научных экспедиций и другая научная документация, относящаяся  к отобранным на государственное хранение отчетам.



2.3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНСТРУКТОРСКОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

2.3.1. Отобранные экспертной комиссией проекты изделий, имеющие научно-историческое значение, включаются в перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (Приложение 1). Перечень составляется по хронологическому или тематико-хронологическому принципу.

2.3.2. При экспертизе ценности конструкторской документации следует руководствоваться стандартами, нормами и другими нормативными документами, регламентирующими стадийность и содержание этапов разработки изделий и комплектность конструкторской документации в соответствующие исторические периоды.

2.3.3. При наличии конструкторской документации на опытные образцы, опытные серии, установочные серии, установившееся серийное производство на стадии «рабочая документация» на государственное хранение отбирается документация только установившегося серийного (массового) производства.

Отбору па государственное хранение подлежит также конструкторская документация на уникальные изделия и головные образцы.

На государственное хранение отбирается документация на базовые модели, унифицированные изделия или их части, на изделия, соответствующие требованиям технической эстетики (технологичности, надежности, эстетичности внешнего вида и др.).

При отборе на государственное хранение проектов изделий промышленного производства учитывается степень их модификации. Если в результате модификации изделие претерпело значительные конструктивные изменения, то при экспертизе оно рассматривается как оригинальное.

2.3.4. На государственное хранение отбираются:

-на стадии «техническое предложение»-пояснительные записки, ведомости технического предложения;

-на стадии «эскизный проект»-ведомости эскизного проекта и пояснительные записки;

-на стадии «технический проект»-чертежи общих видов изделий, ведомости технического проекта, пояснительные записки, патентный формуляр, карты технического уровня и качества продукции; 

-на стадии «рабочая документация»-сборочные чертежи изделий (групп, узлов), габаритные и монтажные чертежи, схемы, технические условия, расчеты экономической эффективности изделий, спецификации, акты о государственных испытаниях и приемке изделий, паспорта и патентные формуляры на изделия, групповые конструкторские чертежи; рентгенограммы, кинофотофонодокументы, отражающие процесс обработки, изготовления и испытания изделий; спецификации по видам обеспечения.



2.4  ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.4.1. Отобранные технологические разработки включаются в перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение  (Приложение 1) в хронологической или тематико-хронологической последовательности. 

2.4.2. Методика экспертизы ценности технологической документации, разрабатываемой машиностроительными и приборостроительными организациями для изготовления или ремонта изделия, в основном аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации. Технологическая документация, создаваемая на стадии «предварительный проект», соответствует конструкторской документации, создаваемой па стадиях «эскизный проект» и «технический проект». Технологическая рабочая документация  создается  на опытный образец, установочную серию и серийное производство изделия.

2.4.3. При отборе технологической документации на государственное хранение необходимо обращать внимание на степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов, оригинальность, уникальность и экономическую эффективность этих процессов.

2.4.4. На государственное хранение отбираются: технологические документы, отражающие новые технологические процессы, методы  организации производства и труда, экономии материалов;   чертежи универсального технологического оснащения для механической обработки деталей,   сборки изделий (приспособления, инструмент, штампы, стапеля и др.), которые могут применяться на нескольких заводах; документация по технологической оснастке, отличающейся новизной и совершенством конструкции; технические документы на приспособления для совершенствования технологических процессов, если автору было выдано авторское свидетельство или удостоверение рационализатора.

2.4.5. При наличии полного комплекса технологической документации на изделие машиностроения на государственное хранение отбирается документация на изделие установившегося серийного или массового производства, создаваемая на стадии «рабочая документация».

Технологическая документация, создаваемая на стадиях «опытный образец» или «предварительный проект» может быть принята на государственное хранение, если она отражает оригинальные технические решения, которые не удалось осуществить по каким-либо причинам.

В области капитального строительства на государственное хранение отбирается технологическая документация, создаваемая на тех же стадиях, что и проектная документация.

2.4.6. Основными документами, подлежащими передаче в государственные архивы, являются: маршрутные карты, технологические инструкции, правила, рецептура, описания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, ведомости технологической оснастки, карты основных и типовых технологических процессов, карты уровня аттестуемой продукции, регламенты; технические условия на изготовление изделий основного производства, альбомы технологических процессов, чертежей измерительных и контрольных приборов и инструментов; технико-экономические показатели, нормы расходов материалов, технологические паспорта, спецификации основного технологического оборудования.   



2.5. ЭКСПЕРТИЗА  ЦЕННОСТИ   ПРОЕКТНОЙ  ДОКУМЕНТАЦИИ

2.5.1. Проектная документация, образующаяся в результате деятельности организаций, имеет неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения ПД проводится экспертиза ценности. Под экспертизой ценности проектной  документации понимается всесторонняя комплексная оценка документов, на основе общих методических принципов отбора документов и системы  критериев для определения политического, научного, народнохозяйственного и исторического значения ПД, установления сроков хранения и отбора для определения её на государственное хранение.

2.5.2. При экспертизе ценности проектной документации применяются в   комплексе общие критерии, а также специфические критерии, характерные   для проектной документация. К общим критериям относятся: содержание, авторство, время и место создания документов, юридическая сила, степень повторяемости информации (копийность, поглощенность), подчиненность, физическое состояние, носитель информации, полнота комплекта документов. Специфическими критериями являются: значимость для народного хозяйства, степень новизны, уникальности, оригинальности в конкретной отрасли строительства, производства, степень отражения уровня развития   науки и техники, экономическая эффективность, масштабность, массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий, актуальность в условиях  развития малого бизнеса и т.д. Применяются также критерии  общественного признания: присуждение разработкам премий,  демонстрация на международных ярмарках, выставках, патентно-коммерческая ценность.

2.5.3. Экспертиза ценности проектной документации осуществляется в 2 этапа. На первом этапе проводится выбор проектов капитального строительства, ПД на которые подлежит передача на госхранение. В соответствии с перечисленными выше критериями на первом этапе обязательному отбору на   государственное хранение подлежат проекты объектов капитального строительства: типовые и экспериментальные проекты зданий и сооружений, проекты оригинальных индивидуальных объектов: проекты реконструированных объектов, если в процессе реконструкции объект претерпел значительные количественные и качественные изменения. Одним из условий проведения первого этапа экспертизы является отбор ПД на завершенные объекты капитального строительства. Проведение   работы   по экспертизе и отбору ПД на   госхранение, а также выделение к уничтожению не имеющей научно-истори-ческого и практического значения подлинной и копийной документации возлагается на постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) учреждений.

2.5.4. Конечным  результатом 1-го этапа экспертизы  является составление Перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежат передаче на   госхранение (Приложение 1). Перечень составляется по хронологическому или тематико-хронологическому принципу. 

В перечне указывается название объекта, стадия проектирования, год окончания разработки, наименование организации-держателя подлинника, количество учетных единиц, обоснование отбора проекта на госхранение. В примечании оговаривается степень сохранности документации по объекту, ее физическое состояние, основа, на которой сохранилась документация и срок передачи в госархив. Перечень утверждается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивов и документации ВКО, курирующего данное учреждение, организацию или предприятие. 

2.5.5. На втором этапе проводится экспертиза ценности проектов, включенных в Перечень проектов, определяется состав документов, передаваемых   на государственное хранение. 

2.5.6. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения в четырех экземплярах, которые утверждаются ЭПК Управления архивов и документации ВКО и руководством организации.

2.5.7. Отбор проектной документации на госхранение является одним из актуальных и важных направлений работы архива НТД. Сложность работы   обусловлена многообразием и спецификой проектной документации.

Большую помощь в оценке внутреннего состава ПД по объекту (в частности, в определении круга наиболее информативных документов) могут оказать   ведущие специалисты проектных организаций. Важным подспорьем архивисту при проведении экспертизы ценности ПД и отборе её на госхранение   могут служить, наряду с существующими типовыми, примерными и ведомственными перечнями, нормативы, регламентирующие порядок создания   ПД (ведомственные указания, методические руководства, инструкция).

На государственное хранение следует отбирать документацию, содержащую обобщенную информацию об объекте строительства с учетом этапности выполнения комплекса работ по объекту от теоретических исследований до завершения объекта строительства, а также привлечение документации общего делопроизводства, дополняющей ПД.

		2.5.8. Одним из специфических критериев проведения экспертизы и отбора   ПД является стадийность (или этапность) проектирования, степень информативности видов и разновидностей документов на определенных стадиях (этапах) разработок проектов. В связи с этим, следует учитывать, что регламентация стадий проектирования и состав документов по стадии в различные хронологические периоды менялись. В целом системе ПД регламентировалась законодательным путем, постановлениями правительства, инструкциями бывших Госстроев СССР и КазССР, ведомственными инструкциями.

	2.5.9. Для каждой отрасли капитального строительства характерно наличие   общих моментов в образовании ПД: стадийность проектирования - строго   последовательная очередность разработка комплексов НТД по объекту. Понятие стадийности проектной документации динамично. По мере развития  проектирования создавались проекты, которые в разные хронологические   периоды имели определенный состав и содержание стадий разработки ПД   объектов капитального строительства. В отдельные периоды возникали предпроектные материалы. Знание того, как со временем менялась стадии проектирования и состав ПД, необходимо при проведении экспертизы ценности и   отбора проектной документации на госхранение.

2.5.10. В самых общих чертах дается в данных рекомендациях представление   о развитии проектирования в стране.

Проектная документация 30-х годов разрабатывалась в 2 стадии: технический проект и рабочей проект. В конце 30-х годов было введено 3 стадии   проектирования:

1) проектное задание (изыскательские материалы, перечень сооружений на   объекте, описание и ориентировочную смету);

2) технический проект;

3) рабочие чертежи, дававшие детальное конструктивное решение запроектированного строительства.

В военное время и послевоенный период введено двухстадийное проектирование: технический проект и рабочие  чертежи.

С 1953 г. законодательным путем было восстановлено трехстадийное проектирование: проектное задание, технический проект и рабочие чертежи, для   несложных  проектов-проектирование в две стадии: проектное задание и рабочие чертежи.

           В 1962 г. проекты капитального строительства разрабатывались в двестадии: стадии проектного задания и рабочих чертежей, а при проектировании несложных объектов в одну стадию-техно-рабочий проект.

           С I970 г. проектирование объектов капитального строительства проводилось   в 2 стадии: технический проект и рабочие чертежи, а проектирование объектов, строительство которых осуществлялось по типовым или повторно применяемым индивидуальным объектам, в одну стадию-технорабочий проект. Переход на двух стадийное проектирование привел к тому, что был значительно расширен объем технико-экономического обоснования (ТЭО). Теперь TЭО составляет как бы предварительную стадию проектирования и включает в себя некоторые материалы проектного задания. Возникает и другие виды ПД предпроектных стадий: проектные соображения, отчеты об инженерно-геологических исследованиях, расчетные материалы, которые также могут включаться в ПЗ или ТП.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

           С I982r. введена в действие инструкция СН 202-8I для проектных, строительных организаций, связанных с проектированием и строительством предприятий, зданий и сооружений.

           Согласно инструкции проектирование предприятий, зданий и сооружений   осуществляется: в одну стадию-рабочий проект со сводным сметно-финансовым расчетом стоимости, когда строительство осуществляется по   типовым  и повторно применяемым  проектам, а также для технически несложных объектов в две стадии-проект со сводным  сметным расчетом стоимости и рабочая  документация со сметами для  других объектов строительства, в том  числе крупных и сложных.

2.5.11. На государственное хранение ПД передается, как правило, в виде   подлинников, в виде копий - в случае отсутствия или неудовлетворительного   физического состояния подлинников.

         Полный комплект ПД по проекту в виде подлинников откладывается в головных организациях. Если головная организация ведет комплексное проектирование (т.е. без участия субподрядных организаций), вопрос о наличии   комплекта подлинников по проекту снимается, так как в этом случае вся ПД   откладывается в организации разработчике. Если к проектированию отдельных частей проекта привлекаются субподрядные организации, то генпроектировщик может представить на госхранение в виде светокопий проектные   материалы субподрядчиков.

2.5.12. Одним из условий качественного отбора ПД на государственное хранение по конкретному объекту является комплексная экспертиза всех видов   НТД, относящихся к конкретному объекту.

        Необходимо учитывать, что между стадиями проектирования существует логическая взаимосвязь. Каждая стадия проработки проекта содержат определенное количество информации повторяющегося, обобщающего и детализирующего характера, можно отказаться от ПД  некоторых  стадий полностью или частично, а отобрать на государственное  хранение комплекс ПД,    содержащей при минимальном объеме документов наиболее оптимальной   состав информации о конкретном объекте. Так свернутую информации о   характере, назначении и принятых в проекте решениях  содержат стадии ПЗ или  ТП, текстовая часть которых  дает общее представление о проекте. 

Документация на стадии РЧ содержит более детальную информацию, необходимую для практических целей. Это позволяет в зависимости от времени   разработки проекта отбирать на госхранение стадию ПЗ или ТП. То есть   обязательно необходимо учитывать время создания проекта. Исходя из   опыта работы архивистов ЦГА НТД РК на госхранение в процессе обработки проектной  документации, как правило, отбирались документы на стадии   РЧ, так как проекты создавалась в 70-80 -е годы и подлежат использованию   в практических целях. В связи с этим отбор документов на стадии ПЗ или   ТП бывает недостаточным, поэтому  рабочая документация принимается на     госхранение по всем  частям  проекта.                                                                                                                                                  2.5.13. Существуют некоторые особенности проведения экспертизы и отбора проектных документов в областях промышленного, жилищно-гражданского, сельскохозяйственного, энергетического, водохозяйственного и транспортного строительства.                                                                                                                                           

2.5.14. Промышленное   проектирование  в основном  является индивидуальным или типовым.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Наибольший научно-исторический интерес представляют материалы обобщающего характера (аналитического)- предпроектные разработки - ТЭО   строительства нового или реконструкции  действующего промышленного   предприятия, документы инженерно-геологических  изысканий, расчетные   материалы и другие виды  документов.

2.5.15. На постоянное хранение отбираются документы на стадии ПЗ или   ТП, а при  необходимости - на стадии РЧ, где содержится  более детальная   информация, необходимая в основном для практических целей.

На стадии РЧ отбирается на государственное  хранение паспорт проекта, генеральный план, ситуационный план, пояснительные записки (общая и по   частям  проекта), схемы, основные чертежи архитектурно-строительной,   технологической, электротехнической, сантехнической  и других частей,   чертежи цехов, детальные чертежи, планы расположения зданий, транспортных  путей, подземных коммуникаций, планы с вертикальной  планировкой   территории, планы  расположения, сводные сметы и спецификации на оборудование. Очень часто в процессе  отбора документов по экспликации зданий   и сооружений встречаются  вспомогательные  сооружения: склады, подсобные помещения, например, склад угля, склад зерна и т. д.  В данном  случае   необходимо учитывать непрерывный  технологический цикл и  в том  случае,    если  данное сооружение  задействовано в  указанном  цикле, то оно подлежат передаче на госхранение.

2.5.16. При отборе ПД внутри стадий необходимо учитывать, что разработанный проект промышленного сооружения содержит в себе элементы ранее     разработанных объектов. Проектировщики для  ускорения разработки нового   проекта часто обращаются к материалам старых объектов. Заимствование    технических решений проводится в основном по отдельным частям проекта.    Изучение состава необходимо начинать с общей пояснительной записки,    ТЗО строительства промышленного предприятия.

       При проведении экспертизы внутреннего состава ПД можно отказаться   от типовых и повторно примененных  чертежей (считая их поглощенными),   которые присутствуют в составе проекта в виде  светокопий. При экспертизе   ценности ПД выделяются копийные материалы и аннулированные чертежи   к  уничтожению. Подход к  отбору типовых проектов также индивидуален:    часто типовой  проект применяется к местным  условиям  с учетом перерасчета его на сейсмичность или климатических  условий, то он может быть   полностью взят на госхранение.

2.5.17. Для проектирования объектов жилищно-гражданского и сельскохозяйственного строительства характерно типовое, индивидуальное и экспериментальное проектирование.

        Уникальные, экспериментальные проекты поступают на госхранение на   всех стадиях проектирования. Критически стоит относиться к внутреннему   составу типовых проектов. На госхранение достаточно отбирать материалы по нулевому циклу, а также одного из типовых этажей. При секционном   строительстве на госхранение можно отобрать материалы одной типовой секции.

        Широкое распространение получили  призязки  для строительства жилых и общественных зданий и сооружений, они носят типовой характер и   применяются для конкретной строительной площадки. В целом привязки не     несут в себе принципиальную новизну и могут на госхранение не браться.

Подход в каждом  случае индивидуален, так исключение могут  составлять                                                                                                                     привязки,  в которых решены вопросы  инженерного характера.

         Безусловному  отбору по данному виду документов подлежат проектно- планировочные  документы: схемы планировки  и  застройки  городов, 

районов сельской  местности,  ТЭО развития города, генпланы планировки,                                                                                                   проекты  детальных  планировок. Генпланы  городов и  других  населенных пунктов составляются  с  учетом  развития  промышленности сельского  хозяйства и  демографических  факторов.

         При  отборе ПД  жилых и общественных зданий предпочтение отдается     архитектурно-строительной  части на стадиях ПЗ, ТП, П,  которая дает возможность проследить основные принципы  построения объекта и оригинальность архитектурных решений и включает проектные материалы по инженерному оборудованию, технологии, организации строительства (пояснительные записки, экономические показатели, иллюстративный материал). На   госхранение оставляются схема генплана, планы, фасады, разрезы  зданий,   паспорта сооружений. Что касается вопроса экспертизы  других  частей проекта - сантехнической, электротехнической и  других, то подход, дифференцированный. Если документация этих частей проекта несет в себе элементы     технической новизны и оригинальности  решений, то её несомненно, следует   брать на госхранение, причем это касается особенно тех проектов, которое   являются действующими.

         На госхранение оставляются все  части уникальных сооружений (дворец   Республики, театры, библиотека и т.д.) как на стадии ПЗ, так на стадии   РЧ со всеми привязками. Такие проекты имеют свои особенности технических решений и несут в себе черты национальной культуры.                                                                                                                                                      

2.5.18. Для проектной  документации в области энергетического, водохозяйственного и транспортного строительства характерно наличие как индивидуальных, так и типовых и экспериментальных проектов. При  внутренней   экспертизе  объектов, выбранных для передачи на госхранение, необходимо   исходить из комплектности  НТД, соотношения типового и  индивидуального проектирования  и  из стадийности  проектирования. Общим моментом  для   ПД  в области  энергетического и водохозяйственного строительства  является  преемственность информации на разных этапах технической проработки   проекта. Широко используются в индивидуальных проектах типовые решения как по основным так и вспомогательным сооружениям особенно на  стадии  РЧ.

2.5.19. Проектная документация водохозяйственного строительства имеет    тесную взаимосвязь с изыскательской документацией. Проектирование ведется в 2 стадии, одностадийное проектирование осуществляется в исключительных случаях для строительства сетей местного значения. При двухстадийном  проектировании  все изыскательские работы  отражаются  в техническом проекте. При одностадийном  проектировании изыскательская документация входит в состав проекта, который   поступает на госхранение в полном объеме.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

        Кроме того, нужно  учитывать и  определенные  специфические моменты. В 1928 – 1931 гг. в качестве  предстадайных документов разрабатывались   схемы водохозяйственных  мероприятий, предварительные проекты переустройства мелиоративных  систем. С   1967г. разработке проектов предшествовали составление бассейновых  схем или технико-экономических   обоснований. Все эти  документы подлежат приему на госхранение.                                                                                                                              

2.5.20. При отборе документов энергетического строительства_подход  должен быть  дифференцированным. К уничтожению выделяются неосуществленные варианты проекта (отдельные компановки узлов ГЭС, врезки  линий   электропередач и т.д.), а также подсобно-вспомогательные и хозяйственные   сооружения.

        Передаче на госхранение подлежат паспорта проектов, ТЭO, инженерно-геологические  и топографо-геодезические исследования, фотоальбомы натуральных  съемок  сооружений на стадии ПЗ, а также документация на  стадии   РЧ по  уникальным  конструкциям  ГЭС, плотины (планы, фасады, разрезы,   схемы, опалубочные  чертежи).

        Необходимо учитывать, то что в энергетическом строительстве широко   используются в индивидуальных проектах типовые решения, которые в основном представлены светокопиями. Поэтому при отборе документов необходимо выделять ту часть ПД, которая  отражает новизну проектного решения.

2.5.21. Специфическими особенностями обладает транспортное строительство, имеющее семь основных видов: магистральные шоссейные и  железные     дороги, трубопроводы, метрополитен, речной, морской и воздушный     транспорт. Общей чертой проектирования объектов транспорта является     наличие генеральных схем (генпланов), которые создаются в процессе научных исследований, что отражается в отчетах по НИР.

        В состав по НИР входят и  графические (чертежи, схемы) и изыскательские документы: карты, отчеты по изысканиям, которые  используются     при проектировании и являются частью проекта.

       Сложностью и спецификой обладает графическая документация.

 Архитектурно-строительная  часть содержит чертежи и схемы продольных и 

поперечных профилей земляного полотна, водоотводных и нагорных канав,   рельефа местности и т.п.

В составе проекта имеются  такие части, как   "Сигнализация, централизация,    блокировка (СЦБ) "Специальные     мероприятия" или  «Мероприятия по   ГО".

В составах проектов объектов транспорта встречается  большое количество     фотодокументов, топосъемки,  малые архитектурные  формы. Особенностью   проектирования  на  транспорте  является  привлечение  для  участия   в     разработке каждого проекта большого числа организаций  не только той  отрасли,  для которой  ведется проектирование, но и  из смежных  областей    народного хозяйства. Главной  особенностью транспортного  строительства     является его техническая сложность и линейность, определяющаяся протяженностью объектов, когда единая магистраль может пересекать различные   природные зоны.   

Сложность транспортных объектов заключается в зональных условиях  от   зональных  условий: географическое положение, климатические условия,   грунты (плывуны, пески, сейсмичность и  др.) зависят количество и характер    вспомогательных сооружений.  

        Поэтому при отборе на постоянное  хранение ПД транспортного     строительства критерий  специфики зональных условий приобретает особую     значимость, как и критерий стратегической значимости объектов.

        Для данного вида документации характерным является преемственность и переход информации на определенных этапах разработки проектов. Более   свернутую и обобщенную информацию о целевом назначении и характере     объекта строительства содержат стадия  ТП (для более ранних  разработок ПЗ).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        В комплексе  документов на стадии РЧ  содержится более детальная информация ТП. Как правило, на стадии РЧ концентрируется  большое количество     графического материала: чертежи  детальные и общего вида, профили, в том     числе и  уникальные, которые также подлежат государственному хранению.

        Специфической  особенностью транспортного строительства является   его многовариантность, когда по одному проекту может быть разработано   несколько вариантов. В данном  случае нужно выделить осуществленный  в   строительстве  наиболее экономичный  и  технически  совершенный вариант.   Еще одной  особенностью проектирования на транспорте является широкое   привлечение специализированных  организаций  для  разработки  отдельных   частей проекта: водоснабжения, сигнализации, связи и т.д. Как правило, эти   части проекта представлены не подлинной ПД, а  светокопиями. Сбор подлинной ПД  по частям проекта, разработанным субподрядными  организациями,  должна осуществить ЭК генерального проектировщика, либо недостающие части проекта могут быть представлены светокопиями.

2.5.22. При отборе всех видов проектной документации не менее важно знать   о её связях с другими видами НТД: научной конструкторской, технологической и организационно-технической.

        Связь научной и проектной  документации прослеживается при  разработке ТЭО проектирования объектов, часто отчеты по НИР могут входить в     состав технического проекта.

         Конструкторская документация часто входит в состав проектной, связь эта вытекает из индустриализации капитального строительства. 

         Связь проектной  документами с технологической наиболее полно     выражается в проектировании объектов промышленного строительства, где     каждый проект имеет технологическую связь, в которой предусматривается     применение в проектах новых технологических  процессов и нового технологического оборудования.

         На всех стадиях проектирования встречается изыскательская документация в виде ведомостей координат и высот геодезических пунктов, планшетов съемок, технических отчетов по инженерно-геологическим, гидрологическим, топографо-геодезическим работам, отчетов по месторождениям строительных материалов, картографических материалов.



Глава 3. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА  НТД



3.1. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД 

НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

3.1.1.  Обработка  и описание документов проводится только при наличии утвержденного ЭПК  управления архивов и документации перечня проектов, проблем.

3.1.2. Обработка и описание НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по Проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения  шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка.

3.2.3. Весь комплекс работ по научно-технической  обработке проектной     документации распределяется на организационно-подготовительную работу     с документами и заключительную работу с документами.

       На этапе организационной подготовки НТО проектной документации   проводятся следующие виды работ:

-изучение истории фондообразователя и состояние фонда;

-составление исторической справки;

-составление рабочей инструкции по НТО документов;

-составление предварительной схемы, схемы систематизации документов,   подлежащих НТО. На этапе непосредственной НТО проектной  документации проводятся  следующие работы:

-подбор комплекса документов по проекту, подлежащему НТО;

-систематизация  документов по стадиям, маркам в проекте с одновременной   проверкой  их комплектности;

-экспертиза ценности документов внутри проекта с одновременным описанием на карточках документов и дел, подлежащих выделению к уничтожению;

-формирование единиц хранения;

-описание единиц хранения на карточках;

-систематизация карточек по схеме систематизации документов;

-шифровка карточек по схеме систематизации документов;

-техническое оформление единиц  хранения;

-редактирование карточек на дела постоянного хранения;

-составление описи к НСА к ней;

-подбор дел постоянного хранения по описи и их шифровка;

-составление акта о выделении к уничтожению документов не

 подлежащих хранению.

 Заключительный этап НТО проектной документации состоит из:

-составления справки о неполноте документов;

-составления акта приема выполненных работ.



3.2.  ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДОВОЙ  ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3.2.1. В процессе определения фондовой принадлежности создаются архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции.

3.2.2.  Архивный фонд создается из документов организации, обладающей правовой самостоятельностью, имеющих политическое, народнохозяйственное, научно-историческое, социально-культурное значение.

          В состав архивного фонда может входить: управленческая, научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная, картографическая документация, документы на машинных носителях, кинодокументы, микроформы, фотодокументы, видеофонограммы, фонограммы. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующей организации, указываются переименования в хронологической последовательности.

3.2.3. Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, местонахождение, преемственность и т. д.). Объединенному архивному фонду присваивается  обобщенное наименование.

3.2.4. Архивная  коллекция НТД создается из научно-технических документов, образовавшихся в  результате деятельности одной или нескольких организаций и объединенных по одному или нескольким признакам. В названии архивной коллекции отражается принцип подбора  документов   (тематический, географический, хронологический, номинальный) и при необходимости указывается ее составитель (частное лицо, организация).

3.2.5. Фондовая принадлежность определяется для каждой группы документов по названию организации или предприятия-разработчика, взятому:

-для  научно-исследовательской, технологической и программной документации - с титульного листа;

-для проектной и конструкторской документации - с основной надписи документа, титульного листа;

|3.2.6. Научно-техническая документация, созданная организацией - соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации - генпроектировщика (головной организации), а также в составе фонда организации-соразработчика, являющейся источником комплектования государственного архива.







3.3. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

3.3.1. Историческая справка составляется при упорядочении управленческой документации. При составлении перечня проектов, проблем и упорядочении научно-технической документации историческая справка дополняется необходимыми сведениями.

3.3.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки приводятся в хронологической последовательности следующие сведения:

-названия  распорядительных  документов  о  создании,  преобразовании  и ликвидации  организации;

-крайние даты деятельности организации;

-задачи и функции организации и их изменения;

-основные проблемы, стоявшие перед организацией в течение всего периода ее деятельности;

-место организации  в системе  ведомственного  аппарата,  народного хозяйства   или  общественно-культурной жизни;

-масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

-изменения в названии и подчиненности организации;

-структура организации и ее изменения;

-наличие организаций-соразработчиков;

-наличие и фамилии выдающихся авторов научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок.

Во втором разделе справки приводятся следующие сведения:

-наличие в фонде различных групп документов;

-количество дел в фонде по каждой группе и крайние даты дел фонда;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

-время поступления фонда в службе НТД (СНТД);

-изменения  в составе и объеме фонда и их причины;

-факт передачи  некоторых  подлинников в другие организации;     

-состав и содержание НТД, ее значение для истории отрасли, науки и техники;

-крайние даты первой передачи документов на государственное хранение;

-место передачи;

-степень сохранности документов.

В  третьем   разделе  справки   приводятся  следующие сведения:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

-состояние учета НТД;

-состояние научно-справочного аппарата к фонду;

-исследование документов фонда (его цели).

3.3.3. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции приводятся сведения по истории ее создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве), о составителе.

Второй и третий разделы исторической справки о коллекции аналогичны соответствующим      разделам справки о фонде.

3.3.4. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, подписывается руководителем организации и передается в государственный архив вместе с перечнем проектов, проблем. В государственный архив поступает три экземпляра, один хранится в СНТД. При последующих представлениях описей единиц хранения приводятся дополнительные сведения об изменениях в истории фонда и документов.

 

3.4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ  ФОНДА.

3.4.1. Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда.

3.4.2. В пределах фонда НТД прежде всего систематизируется  по группам (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация по строительству). По каждой  группе систематизация проводится  самостоятельно, а в пределах  группы - по комплексам.

3.4.3. Комплекс  научно-технических  документов - это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта  капитального   строительства. Систематизация документов по комплексам проводится  по признакам, которые   служат основой систематизации документов для каждой группы НТД.

3.4.4. Научно-исследовательская  документация систематизируется  по логической  взаимосвязи  и   последовательности создания  документов (в отчеты по НИР, например, включаются промежуточный отчет, этапный, итоговый).

Систематизация научных документов может вестись по хронологии составления документов, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей). Отчеты, выполненные по заказам сторонней организации, систематизируются отдельно.

3.4.5. Конструкторская документация систематизируется в соответствии с последовательностью   (стадийностью) разработки машин и механизмов и структурой самого изделия. Документы проектных стадий располагаются в соответствии с последовательностью их подготовки (техническое предложение, эскизный проект, технический  проект, рабочие чертежи). Документы  по  испытаниям изделия систематизируются в соответствии  с хронологией их составления. Конструкторскую документацию на модифицированное изделие располагают после документации либо на все базовое изделие, либо на ту часть базового изделия, на которую имеется модификация.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

3.4.6. Технологическая  документация систематизируется по государственным стандартам ЕСТД, ЕСТПП.

3.4.7. Тщательное  изучение проектной документации позволяет с большой достоверностью подобрать к каждому проекту всю относящуюся к нему документацию.

        Несмотря на то, что состав и содержание документации проектов зависит от вида самого объекта и вида проектирования, их систематизация складывается из следующих определенных этапов:

-систематизации  документов по проектам (если фонд состоит из нескольких   проектов);

-систематизация  документов внутри проекта на стадии проектирования;

-систематизация  документов внутри стадий  проектирования по частям, маркам проекта.

        Или, иначе говоря, каждый из указанных этапов систематизации является подразделом соответствующего уровня систематизация документов.

        Таким образом, на первом уровне систематизации  документов должна   быть предусмотрена последовательность расположения всех проектов, принятых для НТО. Последовательность проектов может или  соответствовать     последовательности принятой  в «Перечне проектов, НТД  по которым подлежит передаче на госхранение» данной организации, или может быть заново систематизирована в  соответствии с любым или несколькими признаками     систематизации (например, хронологическим, предметно-тематичеким, географическим, авторским и др.), обеспечивающими логическую группировку                                              документов на уровне проектов внутри данного комплекса (фонда) проектной документации.                              

        На втором уровне систематизации должны быть отражены последовательность всех стадий проектирования, встречающихся в проектах, подлежащих обработке.                                                                                                                                                  

        На этом же уровне систематизации предусматривается внутри проекта   систематизация составляющих объект сооружений, а также определяется   место проекта, реконструкции этого объекта, если он имеется.

       На третьем  уровне систематизации внутри сооружений документы систематизируются по составу проекта, в котором перечисляются все его части,   марки и  указывается последовательность их расположения. Состав документов, входящих в часть, марку строго регламентирован и закреплен описью или перечнем технических документов.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

       Таким образом, расположение дел внутри проекта не должно нарушать логической связи между документами, установленной внутри данного проекта. 

3.5.ФОРМИРОВАНИЕ  И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ 

ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ.

3.5.1. В процессе систематизации НТД из документов, передаваемых на государственное хранение, формируются единицы хранения. Единица хранения формируется из документов, относящихся к одной стадии, одной части проекта (сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительной по объему, могут составить несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать одну единицу хранения из документов различных стадий или частей одного проекта.

3.5.2. Формирование единиц хранения проектной  документации осуществляется в процессе  систематизации документов внутри проектов. Внутри проектов объединяются документы относящиеся к одной стадии, сооружению, части, марке проекта.

        В пределах стадии формирования единицы хранения производится по   сооружениям (основным и вспомогательным) данным в генплане проекта, в    экспликации зданий и  сооружений, формирование единицы  хранения  производится на основании состава проекта, где перечисляются  все его части и   марки. Таким образом, в одну единицу хранения объединяются документы,   относящиеся к одной части, марке проекта (архитектурно-строительные,    электротехнические чертежи).

       В пределах части, марки проекта формирование единицы хранения производится по заглавным листам, сводным описям, перечням технических   документов, в которых указаны наименования и порядок  расположения     документов по их производственным индексам в порядке возрастания номеров.

      Документы одной стадии, части, марки, значительные по объему, могут   разбиваться на несколько единиц хранения (тома). Допускается формирование одной единицы хранения в пределах одного сооружения, состоящего из   нескольких частей, марок проекта, если по объему документации в сумме не   превышает 50 листов-чертежей, приведенных к формату А 4.

      Не рекомендуемся формировать одну единицу хранения из документов   разных проектов, стадий одного проекта.

      В каждом  деле должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А 4, так чтобы толщина не превышала 4 см.  Чертежи   выполняются  на форматах определенных стандартных листов.



Форматы

А 4

А 3

А 2

А 1

А 0



210×297

297×420

420×594

594×841

841×1189



В каждом проекте имеются текстовые документы (пояснительные записки, расчеты, проект организации строительства), которые  составляют отдельные   дела и не объединяются с чертежами.

      В состав единицы хранения могут входить отдельные фотографии, медали, печати, помещенные в конверты. Комплект фотографий, медалей, печатей может быть включен в единицу хранения в виде приложения к основному документу.

      В состав единицы хранения могут быть включены повторно-применен-ные чертежи, имеющие самостоятельное значение.

3.5.3. При обработке и описании НТД применяется карточный способ описания единиц хранения. После завершения формирования единиц хранения   производится  описание единиц  хранения, которое в начале производится на карточках. Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы храпения.

	       Этот номер является ее временным рабочим номером до окончательного приведения документов в порядок.

3.5.4. На лицевой стороне карточки указываются: номер НЦНТИ РК; производственный шифр; наименования комплекса документов, проекта (темы) НИР, части (этапа), стадии; крайние даты документов; название организации-разработчика, фамилия автора (ответственного исполнителя, руководителя темы); номера фонда, описи единицы хранения; количество листов; дата составления карточки; фамилия составителя  карточки. На обороте карточки указываются наименования фондообразователя и вышестоящих организаций в тот период, когда были созданы описываемые документы.

3.5.5. При обработке и описании проектной документации в карточке указывается   организация-разработчик, заголовок дела, включающего следующее элементы:

-наименование проекта с указанием местонахождения объекта для индивидуальных проектов, серии - для типовых  проектов, принадлежности к конкретному типовому проекту при её привязке;

-стадия   проектирования;

-наименование части (марка);                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                -номер заказа;

-дата окончания  разработки;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

-вид основы, на котором выполнены  чертежи, и подлинность документов;

 -номер тома, если   дело состоит из   нескольких   томов;

- количество листов.

      Заголовок дела проектной документации включает в себя также и название соответствующей части изделия, взятого из углового штампа заглавного листа данной  части проекта, название текстового документа.

      Текст заголовка должен обобщенно и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных  документов в    заголовке не допускается.

	      В заголовке дела акцентируется внимание на тех элементах, которое положены в основу формирования  дела.

	      Если дело состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого   тома и далее указывается порядковый номер тома.

      Если текстовой  документации, состоящей из нескольких томов (книг, частей) порядковые номера томов  (книг, частей) были присвоены самой организацией, то при НТО документов в заголовок  дела будет вынесено основное содержание текстового документа, а номер тома будет присвоен архивным учреждением.

      Допускается номер тома, книги, присвоенный самой организацией, 

выноситъ в примечание основного раздела описи.

      Не допускается в заголовке сокращать слова или раскрывать сокращения,    принятые в организации-сдатчика документов.

      При написании заголовка дела необходимо исправлять ошибки и устранять искажения, если это не меняет смысла заголовка.

       Карточка  составляется на каждую единицу хранения проектной документации и получает номер, состоящий из номера проекта, единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы   гранения. Этот номер является ее временным рабочим номером  до окончательного приведения  документов в порядок.

       Дальнейшая работа по НТО документов совершается только с карточками, в том числе редактирование и  унификация заголовков, систематизация, шифровка единиц  хранения перед внесением дел в опись.

3.5.6. Техническое оформление единицы хранения заключается в поформатной укладке чертежей в дело (фальцовке), подшивке текстовой части НТД (кроме  выполненной на кальках), нумерации листов в единице хранения, составлении внутренней описи на документы и  листа-заверителя,  оформлении обложки дела. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.

	        В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции.

        Отдельные фотографии, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в единицу хранения в виде приложения. Наклеенные фотографии оставляют в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).

        Если в единице хранения  имеются  какие-либо вложения (медали, печати и т. п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается  в листе-заверителе.        

	        Чертежи, выполненные на кальках, складывать не рекомендуется, однако возможности большинства организаций не позволяют организовать хранение калек в ящиках в развернутом состоянии, поэтому на практике чертежи на кальках складываются до формата А 4. Чертежи, размер которых больше формата А 4,складываются до размера последнего. Их следует складывать изображением наружу так, чтобы штамп (надпись чертежа) оказался на   верхней лицевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу. Допускается чертежи формата А 4 и больше 4, сложенные в папки с клапанами, не перефальцовывать, а оставлять в прежнем состоянии.

3.5.7. Чертежи или другие документы, включенные в дело, в целях закрепления расположения документов и обеспечения их сохранности должны быть полистно пронумерованы. Все листы, кроме чистого,  нумеруются в правом  верхнем  углу простым  карандашом. Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом  в правом нижнем углу над угловым  штампом.   

Нумерация ластов валовая, начинается с титульного листа; в случае пропуска порядкового номера к нему можно проставлять   литеры а,б,в, и т.д.  Чертежи небольшие по формату, хранящиеся в деле в развернутом состоянии, нумеруются в правом нижнем углу лицевой стороны листа. В случае, когда чертежи выполнены на форматах А 3, А 2, А 1, А 0, порядковый номер проставляется в правом нижнем углу над рамкой, сложенного по формату А 4 чертежа. Расчетно-текстовые материалы нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны листа. Документы на фотобумаге, карты, планшеты - в левом углу оборотной стороны листа с наклеенными    фотографиями, содержащие текст, нумеруются как текстовые в правом верхнем углу с последующей оговоркой в заверительной надписи.

      Листы, содержание только наклеенные фотографии (без текста) нумеруется как документы на фотобумаге в левом верхнем углу оборотной стороны.

      Светокопии часто брошюруются. В этом случае, лист сложенный и пришитый за середину нумеруется как два листа. Лист, сложенный в несколько   раз и пришитый  за середину нумеруется в сложенном виде, как один лист, в правом  верхнем углу.

      Одновременно с нумерацией чертежей  составляют внутреннюю опись единицы хранения.

3.5.8. В целях закрепления систематизации документов в пределах дела и   обеспечения сохранности  документов, на графическую документацию составляется внутренняя опись (приложение 2), в которой за отдельным порядковым номером  перечисляются все документы.

       Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или неподшитых текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их  порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа.

       В графе 1 указывается порядковый номер документа в деле, в графе 2 - название документа, в графе 3- шифр (марка) документа, в графе 4 - номер листа документа, полученный при валовой  нумерации дела, в графе 5 - примечание.

         Если чертеж состоит из нескольких листов, то указывается его наименование и  количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.

       Внутренняя  опись содержит также итоговую запись, содержащую данные (цифрами и прописью) об общем количестве документов в деле и общем количестве пронумерованных листов в деле, а также дату составления внутренней описи                                                                                                                                                                                                               

       На текстовой материал, спецификации, сброшюрованные типовые проекты внутренняя опись не составляется.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов единицы хранения.

3.5.9. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель (приложение 3), в котором цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения и количество листов внутренней описи, приводится  должность и фамилия сотрудника, оформлявшего единицу хранения, дата  составления листа-заверителя, а также оговариваются  все особенности единицы  хранения. 

Например:

В деле пронумеровано 40 (сорок) листов.

Из них 20 (двадцать)-текст

15 (пятнадцать)-графических

5 (пять)-фото

Архивист 2-ой категории-Иванова

4 августа 2009 г.

Например:

В деле пронумеровано 40 (сорок) листов

Из них пропущенный -№15

литерный-22а

лист 20 испачкан краской

Архивист 2-ой категории-Иванова

4 августа 2009 г.

Зачеркивания, исправления в листе-заверителе не допускаются.

       Последующие изменения состава и состояния единицы хранения (неисправимые повреждения, недостача документов, замена подлинных документов   фотокопиями, присоединение к единице хранения новых  документов и т.п.) отмечаются в новой заверительной надписи со ссылкой на соответствующий   акт.

       Лист с заверительной надписью подклеивается или подшивается за левый край к внутренней стороне задней обложки. Заверительная надпись   должна быть составлена четко, аккуратно, разборчиво.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

3.5.10. После завершения технического оформления единицы хранения количество листов документов, входящих в единицу хранения, и листов внутренней описи выносится на карточку. С карточки данные переносятся на обложку.

       Обложки должны быть сделаны из светлой бумаги и заполнены тушью или светостойкими чернилами. На обложке указываются: официально принятое сокращенное название министерства (ведомства); полное и сокращенное название организации-разработчика  в тот период, к которому  относятся  документы, находящиеся в единице хранения, и ее местонахождение; заголовок единицы хранения, который содержит следующие элементы: шифр объекта, наименование проекта (стадии, части), номер тома (альбома, книги и т. д.), заголовок тома (фамилия, инициалы  автора,  крайние даты  документов,  количество листов единицы  хранения  и  листов внутренней описи).              Если в единицу хранения входят примененные чертежи, то на обложке укатывается  название организации, их применившей, а в заголовке-разработчик.     

	       Обложки на научно-исследовательскую документацию не оформляются, если они составлены  в соответствии с государственными стандартами. На  обложке НД дополнительно указывается только количество листов.

       На обложку каждого дела проектной документации выносятся следующие элементы:

-наименование вышестоящей организации;

-наименование организации-разработчика;                                                                                                                                                                                                                                      

-заголовок дела;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

-стадия проектирования;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

-наименование части, марки проекта;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

-номер заказа;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

-дата окончания разработки;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

-вид основы, на котором выполнены чертежи и подлинность документов;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

-номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

-количество листов.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

	        В правом верхнем и левом нижнем углу обложки ставится штамп государственного архива (если обложка темная, штамп ставится на специально приклеенные квадратики белой бумаги) состоящий из: номера описи и порядкового номера дела по описи.   

        Наименование организации пишется полностью в именителъном падеже   в верхней части обложки, в скобках указывается принятое сокращенное наименование. Если наименование организации менялось, то на обложку дела   выносится наименование организации, относящиеся к периоду разработки   документации. При написании дел на обложке не допускается изменение   первоначального названия проекта. Для индивидуальных проектов обязательно указывается местонахождение объекта, при описании типовых проектов их серия, к наименованию добавляется «Типовой».

	        При оформлении обложек дел не допускается зачеркивания, исправления и сокращения.

        Заголовок дела переносится на обложку дела с карточки полностью, без изменений.

        После описания и технического оформления единицы хранения карточки шифруются в соответствии со схемой систематизации.



3.6. СОСТАВЛДЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

3.6.1. По результатам экспертизы ценности, помимо описи дел, составляется   соответствующий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Данный акт составляется на основе типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения.

       Структурно акт о выделении к уничтожению документов проектной  документации (приложение 4-для научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации, приложение 5-для проектной документации) состоит из названия и ведомственной подчиненности организации на момент составления акта: грифов утверждения, согласования и одобрения со всеми необходимыми реквизитами, названия акта, основания  для выделения к уничтожению проектной документации, перечисления членов комиссии ЭК организации, ссылки на Перечень документов с указанием сроков хранения, основной части акта. Основная часть акта о выделении к уничтожению научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации включает в себя следующие элементы:

-порядковый номер документа (дела);

-обозначение объекта (разработки, проекта);

-наименование документа (дела);

-название организации - разработчика;

-дату документов (дела);

-количество листов (дел);

-номера статей по Перечню со сроками их хранения;

-примечание.

      Основная часть акта о выделении к уничтожению проектной документации включает в себя следующие элементы:

-порядковый номер дел;

-заголовок дела или групповой заголовок дел;

-дата дела или крайние даты дел;

-индекс дела по номенклатуре или № дела по описи;                                                                                                                                                                                                                                                                                              

-количество дел;

-сроки хранения дела и номера статей по Перечни;

-примечание.

       В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборной единице, с указанием общего количества единиц хранения.

	      Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.

	       Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.

	       Акт о выделении к  уничтожению НТД, не подлежащей хранению, утверждается руководителем организации, согласуется с ЭПК Управления архивов и документации ВКО и одобряется ЭК организации.

	       Не допускается представление на ЭПК актов о выделении НТД за определенный период к уничтожению, если описи документов этого периода не утверждены. 

	      Акт о выделении к уничтожению НТД,  не подлежащей хранению составляется в двух экземплярах, один экземпляр согласованного акта передается в организацию, второй экземпляр после утверждения его в организации  остается в архиве.   

	                                                                                                                                                                                                                                                                

3.7. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ НТО

3.7.1. По завершении НТО проектной документации сотрудник, проводивший обработку дел составляет акт приема - передачи обработанных  дел к составленным описям в ведомственный архив; справку о неполноте документов.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       3.7.2. Акт приема-передачи дел по завершению НТО документов (приложение 6) составляется после утверждения и согласования разработанных описей.

      Акт утверждается руководителем организации, в акте обязательно должны расписаться члены ЭК организации, сотрудник, проводивший НТО и заведующий  ведомственным   архивом.                                                                                                                                                                                                                                              

      Акт приема-передачи дел по завершению НТО документов составляется в 2-х   экземплярах, один экземпляр передается в организацию, второй откладывается в делопроизводстве отдела комплектования и ведомственных архивов.

3.7.3. Справка о неполноте документов, представленных к НТО (приложение 7) составляется лишь в том  случае, если до конца обработки организация не сумела разыскать документы постоянного хранения.

      Справка, о неполноте подписывается руководителем организации и составителем описей, составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в организацию. Второй откладывается в делопроизводстве отдела комплектования и контроля за ведомственными архивами.



Глава 4. СОСТАВЛЕНИЕ НСА



4.1. ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ НТД

4.1.1. Научно-техническая документация, отобранная на госхранение и сформированная в дела, включается в опись дел постоянного хранения. Опись является  одним из важных документов, отражающих результаты научно-технической   обработки. Опись представляет собой архивный справочник, предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. 

	       Описи составляются отдельно на каждую группу НТД и  имеют помимо порядкового номера самостоятельную групповую индексацию: научно-исследовательская документация- № 1, конструкторская документация- № 2, технологическая документация- № 3, проектная документация- № 4.

       Групповой индекс записывается после порядкового номера описи  через    тире.

4.1.2. Составитель описи обязательно должен до заседания ЭПК управления архивов и документации ВКО согласовать и  уточнить номер описи с главным хранителем фондов архива.

      Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию дел, нумерация   дел каждого последующего раздела описи продолжает нумерацию предыдущего раздела.

        На объединенный архивный фонд может быть составлена одна опись или несколько (на  каждый, входящий в состав объединенного, архивный фонд).

       На архивную коллекцию составляется одна опись.

4.1.3. К описи на научно-техническую документацию составляется:

-титульный лист;

-перечень переименований;

-оглавление;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

-список сокращенных слов;

-предисловие;

-основная часть описи;

-указатель;

-лист-заверителъ описи.

4.1.4. Описи составляются в четырех экземплярах и представляются на рассмотрение ЭПК управления архивов и документации ВКО. Один экземпляр утвержденной описи возвращается в организацию, три экземпляра остаются в архиве.

4.2. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

4.2.1. На титульном листе (приложение 8-для научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации, приложение 9-для проектной документации) указываются: 

-полное название государственного архива; 

-название вышестоящей организации (полное и сокращенное), в подчинении которых находится организация-фондообразователь;

-название фонда, которое состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя  (приводится по последней дате документов, внесенных в опись);

-номер фонда и номер описи, которые присваиваются в государственном архиве при передаче документов на государственное хранение;

-название описи, которое представляет собой обозначение группы документов;

-крайние даты документов, внесенных в опись. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на заглавном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.



4.3. ПЕРЕЧЕНЬ ИЗМЕНЕНИЙ НАЗВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

4.3.1. За титульным листом помещается перечень изменений названия организации (для проектной документации-приложение 10, для остальных видов научно-технической документации-форма титульного листа для описей дел постоянного хранения) и ее подчиненности и сокращенным названием (последнее записывается в круглых скобках), в котором указываются все переименования фонда, относящиеся к периоду времени, документы за который включены в опись. Все переименования следуют друг за другом в хронологической последовательности с указанием крайних дат, в пределах которых фондообразователь функционировал под данным названием, с указанием города или иного населенного пункта, в котором располагался фондообразователь. Титульный лист и перечень переименований не нумеруются.



4.4. ОГЛАВЛЕНИЕ

4.4.1. В оглавлении со ссылкой  на  соответствующие листы описи перечисляются ее составные части:

-список сокращенных слов;

-предисловие;

-названия всех разделов, подразделов и более мелких групп документов, включенных в опись;

-указатели.

        В оглавлении должна быть отражена схема систематизации фонда, закрепленная описью единиц хранения. Оглавление помещается за перечнем переименований и нумеруется отдельно от листов описи. К малообъемным описям (до 100 единиц хранения) оглавление не составляется.



4.5. СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

4.5.1. В список сокращенных слов в алфавитном порядке вносятся все сокращения, используемые в предисловии,  описательных  статьях,  указателях. Через тире дается их расшифровка. В список сокращенных слов не вносятся общепринятые, не требующие специальной расшифровки сокращения.





4.6. ПРЕДИСЛОВИЕ

4.6.1. К описи составляется предисловие, которое состоит из двух частей. В исторической части  в сжатом виде даются сведения об истории организации, основных направлениях деятельности, задачах и функциях, которые предопределяют создание организацией научно-технической документации. История организации и фонда излагается на основе исторической справки.

4.6.2. В предисловии должен присутствовать ссылочный аппарат на сведения об изменениях в структуре организации, его ведомственном подчинении, в названии и форме собственности. Ссылки делаются на конкретный документ. При ссылке на документ необходимо в первый раз указать сокращенное название госархива, где данный документ находится или будет передан на госхранение, далее следует указать номер фонда, номер описи, номер дела и номер листа или листов дела. В том случае, если в последующей ссылке повторяются вышеперечисленные поисковые данные, то допускается их замена словом «там же». Ссылки допускается делать постраничные или сквозные.

В первом случае на каждом листе нумерация ссылок начинается с первого номера. При сквозных ссылках в основном тексте предисловия идет валовая нумерация ссылок, затем непосредственно после текста предисловия на отдельный лист столбиком выносятся ссылочные данные под общим названием «Примечание».

4.6.3. Более подробно освещается археографическая часть, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводятся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается  список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации-фондообразователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным (до  100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов.

4.6.4. Предисловие помещается в начале описи, после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов, подписывается составителем; указывается дата его составления. При выявлении дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.



4.7. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ОПИСИ

4.7.1. Форма основной части описи дел постоянного хранения научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации состоит из 7 граф (приложение 11). Единицы хранения вносятся в опись в соответствии с их систематизацией за номером, который состоит из номера единицы хранения и (через тире) номера комплекса (графа 1). В графе 2 проставляется шифр (производственный индекс) объекта (изделия), темы НИР. Заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Для темы НИР перед заголовком проставляются в виде дроби номер госрегистрации (в числителе) и инвентарный номер НЦНТИ РК (в знаменателе). Если организация-сдатчик является разработчиком документов, то графа 4 не заполняется, о чем упоминается в предисловии, а для НД в этой графе указывается автор. В графе 5 указываются крайние даты документов, в графе 6 - общее количество листов в единице хранения независимо от разновидности документов  (текст, графика, фото) и (через +) количество листов внутренней описи единицы хранения). Графа 7 предназначена для примечаний.

4.7.2. Форма основной части описи дел постоянного хранения проектной документации (приложение 12) включает в себя название организации и его ведомственное подчинение на момент составления описи. Кроме того, здесь фиксируются грифы согласования и утверждения со всеми необходимыми реквизитами, номер фонда, номер и название описи с указанием группы проектной документации.

4.7.3. Разделами и подразделами описи являются установленные схемой систематизации деления.

     Принципы построения описей на проектную документацию по жилищно-гражданскому строительству каждого учреждения имеют свои особенности. Если опись состоит из нескольких проектов, то разделами описи будут наименования проектов, а подразделами - стадии проектирования; если опись составляется на документы только одного проекта, то разделами описи будут стадии проектирования, подразделами - части (марки).

     Наименования разделов и подразделов описи рекомендуется писать более крупными буквами, выделять подчеркиванием и т.п.

4.7.4. Основная часть описи включает в себя следующие элементы:

1) порядковый номер документа;

2) обозначение объекта (номер заказа);

3) заголовок дела;

4) автор: организация-разработчик;

5) крайние даты документов;

6) количество листов;

7) примечания.

4.7.5. Как уже отмечалось выше, заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Если это текстовой документ, то выносится его название и вид основы - «текст». Если дело состоит из графической документации, то выносится марка, вид основы,  при необходимости номер тома, присвоенный в госархиве. Если это типовой примененный проект, то вначале выносится номер серии типового проекта, а затем его заголовок.

     В графе 4 дается общепринятое сокращенное название организации-разработчика данной документации, а также организаций-соразработчиков, субподрядчиков, документация которых отложилась в организации-сдатчике.

     В графе 5 указываются крайние даты документов. В  графе  6 - количество листов текста, а в графе 7 - количество чертежей, вошедших в дело.

Если в деле имеются фотодокументы, то их количество выносится в графу 8.

Если текстовой документ одновременно содержит текст, графику и фото,  то эти данные, соответственно, вносятся в графы 6, 7, 8.

В графе 9 даются все необходимые дополнительные сведения о документах, вошедших в дело: техническое состояние дела, инвентарные номера дел, негативов, фото, включенных в дело, номера томов, книг, присвоенных организацией-разработчиком и т.д.

4.8. УКАЗАТЕЛИ

4.8.1. Для облегчения пользования описями к ним рекомендуется составлять указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей: предметный (общий и специальный), именной, географический, хронологический и др. Рубрики указателя состоят из предметных понятий и поисковых данных. Понятия, включенные в указатель, должны быть одного информационного уровня. Указатели помещаются в конце описи. Указатели большого объема переплетаются отдельно от описи, к тому указателей составляются титульный лист и оглавление. Для проектной документации составляется оглавление указатель (приложение 13).

4.9. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

4.9.1.  Лист- заверитель помещается за последней статьей описи. В нем цифрами и (в скобках) прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в опись, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности, даты составления и заведующим ведомственным архивом. Запрещается помещать итоговую запись на отдельном листе. Опись одобряется протоколом ЭК организации.













                                                                                        



















































СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ





Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях.  М., 1991 г.

Методические рекомендации по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению НСА к проектной документации, Алматы, 1998 г.

Инструкция о порядке и сроках временного хранения документов Национального Архивного фонда РК в ведомственных архивах государтвенных юридических лиц, Алматы, 2001 г.

Перечень научно-исследовательской документации с указанием сроков хранения, Алматы, 2000 г.

Перечень конструкторской документации на изделия и оборудование индивидуального, серийного и массового производства с указанием сроков хранения, Алматы, 2001 г.

Перечень технологической документации с указанием сроков хранения, Алматы, 2001 г.

Перечень проектной документации, подлежащей приему в государственные архивы РК, Алматы, 2001 г.





















































			ОГЛАВЛЕНИЕ

			

Список сокращенных слов                                                                                    2

Введение                                                                                                                 3

Глава 1 - Состав и виды научно-технической  документации                        3                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

Глава 2 - Экспертиза ценности научно-технической документации              14                                                        

Глава 3 - Научно-техническая  обработка  научно-технической  документации                                                                                                                           27                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Глава 4 - Составление НСА                                                                                  38

Приложение                                                                                                            43 

Список используемой литературы                                                                       58 











45