Возможные варианты по управлению дебиторской задолженностью с использованием информационных систем

Возможные варианты по управлению дебиторской задолженностью с использованием информационных систем

Галина Ермолова, ведущий специалист

Внедрение информационной системы по управлению дебиторской задолженностью поможет обеспечить постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства, так и недобросовестными неплательщиками. 

Ведение современного бизнеса сопровождается необходимостью решения задач различной сложности. Все чаще организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с проблемой невозврата долгов со стороны недобросовестных контрагентов. Возникающие при этом конфликты интересов уже стали неотъемлемой частью жизни общества. 

В свою очередь, дебиторская задолженность относится к высоколиквидным активам организаций, обладающим повышенным риском. Большой объем просроченной и безнадежной дебиторской задолженности существенно увеличивает затраты на обслуживание заемного капитала, повышает издержки организации, что влечет уменьшение фактической выручки, рентабельности и ликвидности оборотных средств, а значит и негативно сказывается на финансовой устойчивости, повышает риск финансовых потерь компании. 

Политика управления дебиторской задолженностью является частью общей политики предприятия в области управления оборотными средствами, и заключается она в оптимизации общего размера данного вида задолженности и обеспечении своевременного ее взыскания. Поэтому управление дебиторской задолженностью требуется осуществлять на всех этапах взаимодействия с контрагентами, как на стадии проведения преддоговорных процедур, так и до фактического исполнения определенных в договоре обязательств. 

Следует отметить, что для эффективного управления дебиторской задолженностью на практике необходимо разработать и внедрить целую методику по рассматриваемому вопросу, в которой должен быть подробно описан весь процесс управления, должна содержаться информация о правах и обязанностях каждого сотрудника организации, вовлеченного в процесс управления, должны быть разработаны формы документов, в том числе процессуальных, направленных на востребование задолженности, должны быть созданы для сотрудников такие условия, при которых они могли бы эффективно использовать свое рабочее время и ресурсы организации. 

Многие компании, испытывающие финансовые затруднения, связанные с неоплатой долгов, опасаются внедрить у себя на предприятии систему управления дебиторской задолженностью в виду недостаточности «свободных» денежных средств, трудовых резервов, временных ресурсов и многих других внутренних и внешних факторов. 

Вместе с тем, для таких организаций по нашему мнению было бы интересным рассмотреть возможность внедрения информационной системы по управлению дебиторской задолженностью, которая бы обеспечила постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и недобросовестными неплательщиками. 

Этапы процесса востребования дебиторской задолженности. 

По нашему мнению весь процесс по востребованию дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы: 

1. Начало работы с контрагентом. 

Начинать работу с контрагентами необходимо с того момента, как был заключен договор с условиями об отсрочке платежа, даже если нет первичной информации о том, что этот контрагент может ненадлежащим образом исполнить свои обязательства в сроки, определенные договором. 

На этом этапе специалисту, ответственному за работу с контрагентами, необходимо владеть информацией относительно «параметров» задолженности (наименование контрагента, обязательство, из которого возникла задолженность, предмет договора, срок его исполнения), которые непосредственно используются при оформлении сопутствующих документов. 

Разумно уже до наступления даты оплаты по договору аккуратно напомнить контрагенту о предстоящем платеже. Например, при встрече или в процессе переговоров спросить у него получил ли он счет с реквизитами для оплаты, проверен ли этот счет, включена ли организация в график платежей, есть ли желание получить специальные условия по скидкам для лояльных клиентов и т.д. 

2. Переговоры с контрагентом. 

В случае неоплаты задолженности в сроки, предусмотренные договором, на следующий день после наступления срока платежа необходимо сделать звонок. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна, либо отсутствует соответствующий контроль за уровнем дебиторской задолженности. 

На этом этапе важно настойчиво напомнить контрагенту о долге, указать об истечение сроков платежа, о сумме долга, о последствиях, которые могут возникнуть для него при несвоевременной оплате в соответствии с заключенным договором. При проведении переговоров особое внимание следует уделять психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в арбитражный суд с исковым заявлением, либо исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в арбитражный суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени. 

Если в определенные сторонами сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена, то прежде чем перейти к следующему этапу действий кредитору целесообразно в течение трех последующих дней сделать повторный звонок и уточнить, в связи с чем задолженность не была оплачена. 

3. Подготовка и направление претензии. 

Если должник не соблюдает условия по оплате, следует перейти к другому этапу, так называемому, досудебному порядку урегулирования спора, который заключается в урегулировании спорных вопросов между кредитором и должником до фактической передачи спора на рассмотрение в арбитражный суд. 

Досудебный порядок урегулирования спора применяется в случаях, когда он установлен федеральным законом для определенной категории споров, либо такой порядок предусмотрен договором, заключенным между кредитором и должником. В остальных случаях спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда и без соблюдения данного порядка. 

На данном этапе кредитор подготавливает и предъявляет должнику претензионное письмо. Претензионное письмо – письменное обращение к должнику с требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок. 

В свою очередь, должник может: 

1. Ответить на претензионное письмо, выразив свое согласие с требованиями кредитора. 

2. Отказаться от погашения задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора. 

3. Вообще не дать ответ на претензионное письмо кредитора. 

При первом варианте развития событий должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения, регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь кредитору целесообразно оценить насколько рискованно для него предоставление отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие критерии: 

период работы с должником; 

период деятельности (существования) самого должника; 

объем накопленной дебиторской задолженности; 

финансовое положение должника; 

случаи неисполнения этим должником своих обязанностей ранее. 

В случае нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке. 

4. Подготовка иска. 

Когда кредитору становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке. 

Иск – предъявленное в суд для рассмотрения и разрешения в определенном процессуальном порядке материально-правовое требование одного лица к другому, вытекающее из спорного материально-правового отношения и основанное на определенных юридических фактах. Иск является процессуальным средством защиты нарушенного или оспоренного права, присущим исковой форме судопроизводства. В свою очередь, исковое заявление – это форма выражения иска, письменный документ, соответствующий предмету, основанию и содержанию иска, включающий сведения, предусмотренные законом. 

5. Подача иска. 

На следующей стадии, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в канцелярию суда. 

6. Судопроизводство. 

Под судопроизводством понимается процесс осуществления мероприятий по взысканию кредитором задолженности с дебитора в судебном порядке, то есть этот этап начинается с момента направления в суд искового заявления и заканчивается взысканием задолженности в судебном порядке. 

Возможности информационной системы. 

Все вышеуказанные этапы востребования дебиторской задолженностью может содержать информационная система, которая бы представляла собой автоматизированный регламент действий сотрудника предприятия (не обязательно обладающего юридическим образованием, это может быть практикант, стажер, помощник специалиста, помощник бухгалтера и т.д.) по управлению дебиторской задолженностью. 

В соответствии с заданными этапами действий, а также сроками для их исполнения, автоматически настроенными в программе по управлению дебиторской задолженностью организации-должники могли бы для наглядности ранжироваться в зависимости от даты погашения задолженности на: 

 «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату (сегодняшнее число); 

 дебиторы «средней срочности», которые могут стать срочными на следующий день; 

 «несрочные дебиторы», работа по которым запланирована на другой, более поздний день, либо закончена. 

Информационная система самостоятельно бы определяла состояние дебиторской задолженности и подсказывала пользователю когда и какие действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий. К числу таких сведений относятся: 

 наименование контрагента; 

 основания возникновения задолженности: номер и дата договора, номер и дата счета на оплату; 

 сумма долга; 

 срок платежа; 

 сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей); 

 количество дней просрочки; 

 сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически); 

 необходимые действия по востребованию задолженности; 

 рекомендации по осуществлению пошаговых действий, по сценарию проведения телефонных переговоров, по оформлению письменных документов и т.д. 

Кроме того, информационная система по управлению дебиторской задолженностью может содержать историю работы с каждым из дебиторов, где бы указывалось какой этап деятельности с дебитором уже осуществлен, какие результаты получены от этой деятельности, какие мероприятия планируется осуществить в ближайшее время и т.д. 

Таким образом, посредством информационной системы работа с организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения деятельности по востребованию задолженности с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлялось бы в этой системе. Здесь могли быть указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы различных документов и рекомендации по их заполнению. 

Использование информационной системы значительно облегчает работу по взысканию задолженности с наиболее недобросовестных дебиторов в судебном порядке, так как она обеспечивает подготовку процессуальных документов, в том числе автоматически заполняет тексты прилагаемых документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), содержит консультации профессиональных юристов по каждому необходимому действию, соответствующие ссылки на требования российского законодательства и судебно-арбитражной практики. 

Ее использование позволило бы любой организации получить детальное представление о процессе востребования задолженности, а значит снизить риски возможных ошибок, неосторожных исключений каких-либо этапов в работе с должниками, ведь это профессиональный советник, который автоматически планирует, учитывает и контролирует соответствующую деятельность. 

Преимущества информационной системы по управлению дебиторской задолженностью. 

Информационная система по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой в процессе управления дебиторской задолженностью. Один бухгалтер, параллельно работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской задолженности с большого количества контрагентов. 

Информационная система в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации мы сосредотачиваем внимание на наиболее крупных должниках и отодвигаем на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения могут быть абсолютно разные: 

 должник может иметь намерение обеспечить себе более комфортные условия для осуществления своей деятельности, т.е. получить, по сути, беспроцентный кредит на неопределенный срок; 

 должник действительно может испытывать финансовые трудности; 

 политика должника, которой он придерживается при ведении бизнеса, может подразумевать то, что оплата производится только после многократного напоминания со стороны кредитора; 

 должник может просто безответственно вести свои дела, постоянно терять финансовые документы, адреса и телефоны кредитора; 

 должник никогда не платит добровольно. 

Все вышеуказанные особенности могли бы быть учтены рассматриваемой информационной системой, ведь формализованный подход к работе с каждым контрагентом позволяет своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с ним, устанавливать и контролировать абсолютно всех дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа, контролировать сроки взыскания задолженности посредством автоматических напоминай и подготовки соответствующих документов, а значит исключить риски истечения сроков исковой давности по задолженности. 

Кроме того, информационная система должна предусматривать возможность автоматического формирования необходимых для пользователя отчетов в целях принятия управленческих решений. 

Например, при формировании отчета о степени надежности дебиторов, система самостоятельно могла бы «разбивать» их на несколько групп: 

 проблемные дебиторы, которые не погасили задолженность в добровольном порядке, в связи с чем пользователю пришлось обратиться в арбитражный суд; 

 дебиторы повышенного риска, которые погасили задолженность в добровольном порядке, но по истечению срока платежа, предусмотренного обязательством; 

 надежные дебиторы, которые исполняют свои обязательства в соответствии с требованиями договора. 

Анализ данной информации, предоставленный в удобной для пользователя форме, поможет организации оценить риски неплатежей со стороны определенного контрагента при заключении нового контракта и, либо отказаться от заключения сделки, либо предусмотреть повышенные гарантии исполнения обязательств: 

 включить в договор условие о предоплате; 

 установить высокую ставку штрафных санкций за неисполнение обязательств в сроки, предусмотренные договором; 

 установить бонусы в случае досрочного исполнения обязательств со стороны контрагента; 

 совместно с контрагентом разработать инструменты снижения риска неплатежа (например, обеспечить обязательство банковской гарантией); 

 использовать с этим контрагентом аккредитивную форму расчетов; 

 застраховать свои кредиторские риски и т.д. 

Также система могла бы формировать отчет по общему количеству дебиторов, разбивая их на группы в зависимости от места осуществления их деятельности (например, количество организаций-дебиторов, находящихся в г. Тюмени или в г. Кургане). Данные отчеты представляют интерес для организаций и предприятий, располагающих многочисленными обособленными подразделениями в различных субъектах Российской Федерации. 

Руководитель головного предприятия, просмотрев этот отчет и установив, что наибольшее количество дебиторов организации осуществляют свою деятельность в определенном регионе, может сделать вывод о временном прекращении обслуживания этих дебиторов, о технических или производственных проблемах, испытываемых юридическим отелом (ответственным лицом) филиала или принять иное управленческое решение в зависимости от специфики деятельности этой фирмы. 

Подводя итоги вышесказанному можно сделать выводы относительного, того какие положительные результаты для любой организации предоставляет возможность использования информационной системы. Так, по нашему мнению, внедрение такой системы в организации: 

не позволило бы втянуть ее в длительные судебные разбирательства; 

полностью автоматизировало бы процесс работы с дебиторами; 

существенно сократило бы «бумажные потоки» в организации; 

снизило бы риски утраты данных, содержащихся на бумажных носителях; 

обеспечило бы осуществление контроля со стороны одного сотрудника организации и за своевременностью выставления счета, и за подготовку претензии, и за оплату по ним; 

обеспечило бы своевременное принятие управленческих решений; 

создало бы условия для реализации стратегических планов компании. 

 Внедрение такой информационной системы в любой организации это очень простой и эффективный вариант решения проблемы по комплексному подходу к управлению дебиторской задолженностью. Утверждая подобным образом, можно исходить из того, что наверняка мы не предусмотрели всех возможностей предлагаемой информационной системы, а уровень современных технологий, профессиональных знаний и навыков предоставляет возможности для любой организации максимально усовершенствовать информационную систему по управлению дебиторской задолженностью в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности именно этой компании.