Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственой власти кабардино-балкарской республики

105



122









         Утверждены

Приказом Архивной службы КБР

        от 11 марта 2011 года № 12





МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕНОЙ ВЛАСТИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ



I. Общие положения



Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – органы исполнительной власти) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти (далее - Инструкция по делопроизводству).

Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики.

	Методические рекомендации разработаны на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, с учетом положений следующих законодательных и нормативных актов в сфере информации, документации и архивного дела:

1. Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

6. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

7. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».

12. Республиканский закон от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».

13. Республиканский закон от 3 августа 2002 года № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике».

14. Республиканский закон от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике».

15. Республиканский закон от 15 апреля 2010 года № 23-РЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике».

16. Республиканский закон от 25 ноября 2010 года № 96-РЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Кабардино-Балкарской Республики».

17. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 6 июля 2005 № 237-ПП-дсп «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики».

18. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики».

19. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 11 августа 2010 года № 163-ПП «О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики».



II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений

в Инструкцию по делопроизводству



Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – Правила делопроизводства), утвержденными Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от  2 марта  2011 года № 49-ПП, с учетом положений данных Методических рекомендаций.

Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями  органа исполнительной власти и с заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики.

При наличии у Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями  Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики и органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, направляемым в адрес органа исполнительной власти.

После согласования с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Инструкция по делопроизводству утверждается приказом  органа исполнительной власти.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений  органа исполнительной власти.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом органа исполнительной власти после их согласования с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.



III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству



3.1. Общие положения



В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения.

В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности  органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти, регламент органа исполнительной власти и утвержденные Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики.

В разделе устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в  органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства органа исполнительной власти;

функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях  органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя органа исполнительной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений  органа исполнительной власти в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя  органа исполнительной власти;

работники структурных подразделений  органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.







3.2. Основные понятия



документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот  органа исполнительной власти;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в  органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности  органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение  органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях  органа исполнительной власти.



3.3. Создание документов в  органе

исполнительной власти



3.3.1. Бланки документов



Согласно п. 5 Правил делопроизводства документы, создаваемые в  органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов  органов исполнительной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

Служба делопроизводства органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 г. № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики». 

Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти помещается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков органа исполнительной власти утверждаются приказом органа исполнительной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.

В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов  органа исполнительной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления;

бланк протокола;

бланк письма  органа исполнительной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя  органа исполнительной власти);

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству раскрыть состав реквизитов для каждого вида бланков:

- для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование  органа исполнительной власти;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

- для бланка письма  органа исполнительной власти:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя  органа исполнительной власти):

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование  органа исполнительной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Образцы бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях №№ 1 - 10.

В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства  органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения  органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.



3.3.2. Оформление реквизитов документов



Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов  органов исполнительной власти:

а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

б) наименование  органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.



3.3.2.1. Правила оформления реквизитов документов



Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики



Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов органа исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики». 

На бланках документов органа исполнительной власти изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».

Наименование органа исполнительной власти (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.



Справочные данные об органе исполнительной власти 



Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов. 

Вид документа



Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.





Место составления (издания) документа



Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

Дата документа



Датой документа является дата его подписания (приказы,  письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа



Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты – номер дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти, в которое будет подшит данный документ.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.



Ссылка на исходящий номер и дату документа



Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат



Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:



                                                Министерство образования

                                                          и науки

                                             Кабардино-Балкарской Республики



При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:



                                       Руководителю Государственного комитета 

                                               по занятости населения



                                                   И.О. Фамилия



В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.



Наименование документа



Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих органа исполнительной власти;

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего служебного распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.



Текст документа



В органах исполнительной власти официальное делопроизводство ведется на русском языке. Наряду с русским языком делопроизводство может вестись также на других языках Кабардино-Балкарской Республики (Закон Кабардино-Балкарской Республики от 16 января 1995 года № 1-РЗ «О языках народов Кабардино-Балкарской Республики»). Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «приказываю... подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...»;

3-го лица единственного числа: «...Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет...»; «...коллегия постановила...»; «Министерство финансов КБР не считает возможным...»;

1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...»; «представляем на рассмотрение и утверждение...»; в протоколах: «слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем...», «решили...» .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя ведомства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложений



Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:



    Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                           2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.



Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:



Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.



Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:





    Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для

                            служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.



На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:



                                                     Приложение № 2

                                          к приказу министерства культуры КБР

                                                   от 15.03.2010 № 35



Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:



                                                      Приложение № 1



                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                           приказом министерства финансов КБР

                                                  от 12.11.2010 № 125



Гриф согласования



Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.



Например:



    СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

Министерства юстиции РФ по КБР

Подпись         И.О. Фамилия

Дата



или:



    СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115



Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами исполнительной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями;



Виза



Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:



    Начальник административного управления

             Подпись       И.О. Фамилия

             Дата



На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Кабардино-Балкарской Республики, актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. В обязательном порядке проекты актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики визируют: Заместитель Председателя Правительства КБР, курирующий орган исполнительной власти, подготовивший проект, начальник Управления министерства юстиции РФ по КБР, начальник государственно-правового управления Администрации Президента КБР, министр финансов КБР и руководитель органа исполнительной власти, подготовивший проект.

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:



    Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

    Ведущий специалист-эксперт – юрист отдела по вопросам

    госслужбы, кадров и правового обеспечения 

              Подпись          И.О. Фамилия

              Дата



Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.



Подпись должностного лица



В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:



Заместитель Руководителя           Подпись                    И.О. Фамилия



Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:



    И.о. Руководителя                      Подпись           И.О. Фамилия



или:



    Исполняющий обязанности

    Руководителя                           Подпись           И.О. Фамилия



При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.



Гриф утверждения



Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:



                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Министр финансов КБР

                                               Подпись      И.О. Фамилия

                                                          Дата



При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:



                                                      УТВЕРЖДЕНО



                                           Приказом министерства финансов КБР

                                                  от 15.04.2010 № 65



Оттиск печати



Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.



Отметка о заверении копии



Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:



Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти) № _______ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист-эксперт     Подпись        И.О. Фамилия

Дата               Печать



Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.



Отметка об исполнителе



Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.Н. Темботов

(866-2) 42-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.



Указания по исполнению документа



Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:



                                          Пшибиеву А.М., Карчаевой З.Х.



                                          Прошу подготовить проект договора

                                          к 05.04.2011

                                          Подпись       Дата







Отметка о контроле документа



Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.



Отметка об исполнении документа



Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.



Отметка о поступлении документа



Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер, через косую черту номер дела и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.



Отметка о конфиденциальности



Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.





3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных

нормативных правовых актов



Органы исполнительной власти представляют в Правительство Кабардино-Балкарской Республики проекты:

законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики;

указов и распоряжений Президента Кабардино-Балкарской Республики;

постановлений и распоряжений Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, актов Президента и Правительства Кабардино-Балкарской Республики осуществляется органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента и Правительства Кабардино-Балкарской Республики.



3.3.3.1. Подготовка и оформление проектов

законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики



Орган исполнительной власти разрабатывает проекты республиканских законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Кабардино-Балкарской Республики и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Законопроекты печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Президентом Кабардино-Балкарской Республики» или «Вносится Правительством Кабардино-Балкарской Республики». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт  от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – ЗАКОН КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. 

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Градостроительный кодекс Кабардино-Балкарской Республики). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.



Например:



О внесении изменений в законодательные акты 

Кабардино-Балкарской Республики  в связи с принятием

 Градостроительного кодекса Кабардино-Балкарской Республики



или



О внесении изменений в пункт 2 статьи 55 Земельного кодекса

Кабардино-Балкарской Республики в части платежей в бюджет

и во внебюджетные фонды



Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:



РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА



Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

Или

Статья 2. Законодательство об архивном деле в 

     Кабардино-Балкарской Республике

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Кабардино-Балкарской Республики». Слова «Президент», «Кабардино-Балкарской» и «Республики» печатаются в 3 строки через один межстрочный интервал. Слова «Кабардино-Балкарской» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Президент» и «Республики» выравнивается по центру относительно этих слов.

Виза (визы) состоит из подписи, расшифровки подписи должностного лица, даты визирования и проставляется на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.

Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона  Кабардино-Балкарской Республики

«О внесении изменений в статью 1 Закона Кабардино-

Балкарской Республики «О правовых актах в 

Кабардино-Балкарской Республике»



Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.



3.3.3.2. Подготовка и оформление проектов актов

(Указов и Распоряжений) Президента Кабардино-Балкарской Республики



1. Подготовка и оформление проектов актов (Указов и Распоряжений) Президента Кабардино-Балкарской Республики осуществляются Правительством Кабардино-Балкарской Республики, органами исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления, лицами, замещающими государственные должности Кабардино-Балкарской Республики, в соответствии с правилами, установленными Законом Кабардино-Балкарской Республики от 3 августа 2002 года № 52-РЗ «О правовых актах Кабардино-Балкарской Республики»,   Указом Президента  КБР от 20 января 2006 года № 3-УП «Об утверждении порядка осуществления Президентом Кабардино-Балкарской Республики нормотворческой деятельности» и  Инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти.

2. Проекты актов Президента Кабардино-Балкарской Республики и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом № 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2,5 см (2,75 см), правое -2,2 см (2,25 см) и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее  2,0 см (2,5 см).

3. Проекты актов Президента Кабардино-Балкарской Республики имеют следующие реквизиты: пометка «Проект», которая проставляется в пределах верхней и правой границ текстового поля, наименование вида акта (Указ Президента Кабардино-Балкарской Республики или распоряжение Президента Кабардино-Балкарской Республики), заголовок и текст. Наименование вида акта печатается на расстоянии 2-3 интервалов от пометки в 2 строки: УКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) и через 1 интервал – Президента Кабардино-Балкарской Республики. Обе строки наименования акта центрируются относительно левой и правой границ текстового поля.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Кабардино-Балкарской Республики». В отдельных распоряжениях Президента Кабардино-Балкарской Республики заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Кабардино-Балкарской Республики завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Кабардино-Балкарской Республики в тексте на них обязательно делается ссылка.

При подготовке проектов указов Президента Кабардино-Балкарской Республики по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных званий Кабардино-Балкарской Республики допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Кабардино-Балкарской Республики», инициала имени и фамилии Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Слова «Президент», «Кабардино-Балкарской» и «Республики» печатаются в три строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Кабардино-Балкарской», а слова «Президент» и «Республики» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Кабардино-Балкарской Республики печатаются у правой границы текстового поля на уровне слова «Республики».

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: город Нальчик

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом (20 января 2006 года) и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт. К порядковому номеру указа через дефис добавляются прописные буквы  «УП»    (№ 3-УП). 

К порядковому номеру распоряжения Президента Кабардино-Балкарской Республики через дефис добавляются буквы «рп» (№  3-рп).

Страницы указа (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй. Номера страниц проставляются наверху по центру листа. 

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Кабардино-Балкарской Республики оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа или должностным лицом, внесшим проект. 

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.



Например:



   ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

   к Указу Президента

Кабардино-Балкарской Республики

    от 20 января 2011 года № 3-УП



Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

    УТВЕРЖДЕНО

            Указом Президента

         Кабардино-Балкарской Республики

						            от 21 января 2006 года № 4-УП



Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Кабардино-Балкарской Республики. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.



3.3.3.3. Подготовка и оформление проектов актов

(постановлений, распоряжений) Правительства

Кабардино-Балкарской Республики



Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Кабардино-Балкарской Республики проводится органом исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Кабардино-Балкарской Республики.

Проект постановления или распоряжения Правительства Кабардино-Балкарской Республики печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,5 см, правое - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см и не более 2,5 см. При оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Проекты актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление или распоряжение Правительства Кабардино-Балкарской Республики), заголовок и текст.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан. Точка в конце заголовка не ставится.

Распоряжения Правительства Кабардино-Балкарской Республики заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границами текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Кабардино-Балкарской Республики завершается словами: «Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Кабардино-Балкарской Республики, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение) Правительства Кабардино-Балкарской Республики, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Кабардино-Балкарской Республики», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики. Слова «Председатель Правительства» и «Кабардино-Балкарской Республики» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Кабардино-Балкарской Республики» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики печатаются у правой границы текстового поля.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Кабардино-Балкарской Республики в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к проектам постановлений (распоряжений) Правительства Кабардино-Балкарской Республики печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства Кабардино-Балкарской Республики. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с указанием знака №.

Например:



      ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению Правительства

  Кабардино-Балкарской Республики

от ___________ 2011 года № _____



Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:



УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Кабардино-Балкарской Республики

от ___________ 2011 года № _____



Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку   (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь,  С П И С О К  и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы («наименование граф») повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления или распоряжения Правительства Кабардино-Балкарской Республики. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.3.1.).

В проектах постановлений Правительства Кабардино-Балкарской Республики употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

В проектах постановлений (распоряжений) Правительства КБР необходимо указывать конкретные сроки исполнения поручений, на кого возлагается контроль, дату представления информации о выполнении решения Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, на котором указывается наименование вида документа.

Наименование печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита  2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом № 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 2 межстрочными интервалами.

Образцы оформления постановлений и распоряжений Правительства КБР, приложения к ним и пояснительной записки  приведены в приложениях №№ 5-8.

Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики об утверждении Положений о министерствах, иных органах государственной власти, о комиссиях, образуемых Правительством КБР, по кадровым вопросам, о проектах законов КБР, о внесении изменений в действующие акты Правительства КБР, о признании утратившими силу постановлений или распоряжений Правительства КБР, о снятии с контроля постановлений Правительства КБР и другие, как правило, не содержат пункты о контроле исполнения решения.

Проекты постановлений (распоряжений) Правительства Кабардино-Балкарской Республики готовятся в соответствии с Регламентом Правительства Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП. Для подготовки указанных документов используются листы согласования. Образцы листов согласования приведены в приложении № 9.

К проекту решения Правительства Кабардино-Балкарской Республики прикладывается перечень организаций и должностных лиц - получателей постановления (распоряжения) Правительства Кабардино-Балкарской Республики (указатель рассылки), в котором, кроме перечня организаций и должностных лиц, обозначенных в Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики, орган исполнительной власти указывает организации и должностные лица, которым необходимо направить акт Правительства Кабардино-Балкарской Республики. Образец перечня организаций и должностных лиц - получателей постановления (распоряжения) Правительства Кабардино-Балкарской Республики (указатель рассылки) приведен в Приложении № 10.

Проекты решений направляются в Правительство Кабардино-Балкарской Республики с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа исполнительной власти.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы должны содержать отметку об исполнителе. Указанная отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И.Иванов

42-00-00

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Если подготавливаемый акт Правительства Кабардино-Балкарской Республики  влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Кабардино-Балкарской Республики, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Кабардино-Балкарской Республики  по организации исполнения республиканского закона или акта Президента Кабардино-Балкарской Республики  должен содержать ссылку на соответствующий республиканский закон или акт Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Подготовленные в установленном порядке проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с Регламентом Правительства Кабардино-Балкарской Республики сдаются в общий отдел управления документационного обеспечения Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики на бумажном и электронном носителях (ответственность за соответствие текста документа на электронном носителе завизированному проекту возлагается на исполнителя), регистрируются и направляются на рассмотрение Председателю Правительства Кабардино-Балкарской Республики  не позднее 5 дней до рассмотрения этих вопросов на заседании Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики, не соответствующие требованиям Регламента, не подлежат регистрации и возвращаются разработчику для устранения нарушений.

Проект решения считается подготовленным, если он согласован с первым заместителем Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, заместителями Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, советниками Президента Кабардино-Балкарской Республики и советниками Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с распределением обязанностей, со всеми заинтересованными министерствами и органами государственной власти, организациями и переработан с учетом замечаний, высказанных в ходе согласования. Руководитель органа исполнительной власти, вносящий проект, обязан обеспечить согласование и визирование проектов решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики руководителями заинтересованных органов. При наличии разногласий руководитель органа исполнительной власти, который вносит проект решения, должен провести обсуждение, консультации с целью поиска согласованного решения. Если согласие не найдено, то одновременно с проектом представляется справка по поводу имеющихся разногласий, правовых основ существа вопроса и свои предложения. Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики вносятся на заседание с пояснительной запиской, в которой излагаются краткое содержание проекта, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. К пояснительной записке в необходимых случаях прилагаются справочные, аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта, и указатель рассылки.

К проектам, предполагающим расходование бюджетных средств либо использование государственного имущества, прилагается финансово-экономическое обоснование.

Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются руководителем Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики или по его поручению начальником общего отдела управления документационного обеспечения Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики должностным лицам, внесшим проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

При двукратном нарушении порядка подготовки проектов решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики руководитель Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики вправе внести вопрос об указанных нарушениях на заседание Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства Кабардино-Балкарской Республики документы не позднее чем за 4 дня до заседания обобщаются общим отделом управления документационного обеспечения Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики и передаются для рассмотрения руководителю Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики вместе с проектом повестки дня.

Руководитель Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики передает поступившие материалы Председателю Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Руководители министерств и других исполнительных органов государственной власти КБР, которым направляются на согласование материалы и проекты решений по вопросам, подлежащим обсуждению на заседаниях Правительства КБР, рассматривают их в первоочередном порядке и независимо от своего мнения визируют проекты, представленные к согласованию, срочные - в день их получения, другие - в 3-дневный срок, и прикладывают письменно имеющиеся возражения, уточнения, дополнения к ним. По согласованию с руководителем Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики  может быть установлен иной срок согласования проектов для наиболее сложных и объемных проектов, но не более семи дней.

Представляемые проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики согласовываются в обязательном порядке со всеми должностными лицами, указанными в постановляющей части проекта решений, проходят экспертизу в Управлении Министерства юстиции РФ по КБР (если они носят нормативный характер), в отделе лингвистической экспертизы документов управления документационного обеспечения Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики, в отделе правовой экспертизы государственно-правового управления Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Виза лингвиста проставляется на последней странице первого экземпляра текста проекта решения с указанием фамилии визирующего и даты.

Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики, затрагивающие вопросы финансовой, бюджетной, налоговой политики, в обязательном порядке должны согласовываться с Министерством финансов Кабардино-Балкарской Республики, Министерством экономического развития и торговли Кабардино-Балкарской Республики, Управлением Федеральной налоговой службы по Кабардино-Балкарской Республике.

Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики, затрагивающие вопросы экономического и социального развития КБР, а также имущественных и земельных отношений, в обязательном порядке должны согласовываться с Министерством экономического развития и торговли Кабардино-Балкарской Республики, Министерством финансов Кабардино-Балкарской Республики, Министерством по управлению государственным имуществом и земельным ресурсам Кабардино-Балкарской Республики.

Проекты решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики, связанные с регулированием социально-трудовых отношений на республиканском уровне, направляются на согласование в Федерацию профессиональных союзов Кабардино-Балкарской Республики.



3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов 

органа исполнительной власти



Нормативные правовые акты  органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение  законов, указов и распоряжений Президента Кабардино-Балкарской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Кабардино-Балкарской Республики, а также по инициативе  органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Подготовка нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с республиканским законом от 3 августа 2002 года № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике». 

На практике нормативные правовые акты органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами  органа исполнительной власти.

Нормативные правовые акты  органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституциях Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики и иных законодательных актах Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим  органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других  органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему  органа исполнительной власти, издавшего (двух или более органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

Проекты нормативных правовых актов органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе.

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами  органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других органов исполнительной власти, иных органов и организаций);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Кабардино-Балкарской Республике;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации,  органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты;

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных органу исполнительной власти;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений  органов исполнительной власти и не содержащие новых правовых норм;

г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем органа исполнительной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения - заместителями руководителя  органа исполнительной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2).



3.3.5. Оформление отдельных видов документов 

в органах исполнительной власти



3.3.5.1. Состав документов  органа

исполнительной власти



В деятельности органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии  органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства  органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в  органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.



3.3.5.2. Приказ, распоряжение



Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы  органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок подготовки приказов (распоряжений)  органа исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами  органа исполнительной власти;

порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности органа исполнительной власти и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Служба делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Службу делопроизводства.

Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; вид документа «ПРИКАЗ» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:



Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве финансов Кабардино-Балкарской Республики



Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении № 11.



3.3.5.3. Положение, правила, инструкция



Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

назначение правил, положений, инструкций;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами  органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;

порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом  органа исполнительной власти или непосредственно руководителем  органа исполнительной власти);

доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Образец оформления положения приведен в приложении № 12.



3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)



Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

виды протоколов, используемых в деятельности  органа исполнительной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов для исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:



    Присутствовали:

    Заместитель Руководителя АС КБР                                          И.О. Фамилия



    Начальники управлений АС КБР             	                          И.О. Фамилия

                                                                                                           И.О. Фамилия



Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования: МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ТОРГОВЛИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ КБР);

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Приложения к протоколам оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении № 13.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении № 14.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении № 15.



3.3.5.5. Служебная переписка



Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов исполнительной власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма  органов исполнительной власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений министерств и ведомств Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Президента Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики;

как доклады  департаментов,  управлений и служб на поручения органов исполнительной власти;

как исполнение поручений Президента Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, проектов актов Президента Кабардино-Балкарской Республики и актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в  орган исполнительной власти;

процедуру согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности  органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения нормативных актов в данной области.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование  органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об  органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью  органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

В Инструкции по делопроизводству  рекомендуется отметить, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более  органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений  органа исполнительной власти;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера («Уважаемый...!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным...», «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами  органа исполнительной власти;

служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом  органа исполнительной власти;

письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 16.



3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в  органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо  органа исполнительной власти);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

Образцы записок приведены в приложениях №№ 17-19.



3.4. Организация документооборота



3.4.1. Принципы организации документооборота



В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота:

организацию работы с документами в структурных подразделениях  органа исполнительной власти.

При установлении требований к организации документооборота в  органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики, Парламента Кабардино-Балкарской Республики, Правительства Кабардино-Балкарской Республики, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Кабардино-Балкарской Республики, Национального банка Кабардино-Балкарской Республики  и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике;

обращения граждан;

запросы депутатов Парламента Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных  органу исполнительной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.



3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов



В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в  орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации);

выделение документов, адресованных в структурные подразделения  органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. и пометки «Лично»), пометки «Срочно», «Оперативно» и др.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

документы, поступившие в орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.



3.4.3. Предварительное рассмотрение документов



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством  органа исполнительной власти. Документы, поступившие в  орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководителю  органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в  органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.



3.4.4. Регистрация поступающих документов



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

место и способ регистрации документов, поступающих в  орган исполнительной власти (если в органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях  органа исполнительной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел  органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота  органа исполнительной власти;

порядок сканирования документов, поступивших в  орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;

передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

регистрацию документов независимо от способа их доставки;

регистрацию документов в пределах выделенных в  органе исполнительной власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в  орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. (см. раздел 3.4.1);

проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.



3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством

органа исполнительной власти и доведения

документов до исполнителей



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам  органа исполнительной власти только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями  органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.



3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами



В данном разделе инструкции должны быть определены основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в  органе исполнительной власти правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами  органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа;

проекты документов органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.



3.4.7. Регистрация отправляемых документов



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя)  органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений  органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства  органа исполнительной власти);

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных  органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.



3.4.8. Отправка документов



В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

При этом определяется, что:

отправку исходящих документов производит экспедиция  органа исполнительной власти;

экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота (см. раздел 3.6);

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.



3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов



В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

процедуру прохождения проектов приказов  органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам  федеральных органов исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, другим организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями  органа исполнительной власти;

передачу документов между структурными подразделениями  органа исполнительной власти через Службу делопроизводства.



3.4.10. Порядок обработки и учета

иностранной корреспонденции



В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть:

порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции,;

структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов;

порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя  органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений;

место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения;

порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.



3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота



В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в органе исполнительной власти.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в  орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству  органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат органа исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Формы справок об объеме документооборота и состоянии исполнения документов приведены в приложениях №№ 20-21.



3.5. Документальный фонд  органа

исполнительной власти



3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел



Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти. Документальный фонд  органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд  органа исполнительной власти составляют документы, созданные в  органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив  органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства  органа исполнительной власти.

В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

В Инструкции по делопроизводству в  органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения об  органе исполнительной власти, регламента органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности  органа исполнительной власти;

в органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 22);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом  органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства  органа исполнительной власти;

номенклатура дел  органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел  органа исполнительной власти оказывают архив органа исполнительной власти и  экспертная комиссия  органа исполнительной власти (далее - ЭК);

один раз в 5 лет номенклатура дел  органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК)  Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности  органа исполнительной власти документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики;

номенклатура дел  органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем  органа исполнительной власти после ее согласования с ЭК органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры  органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК  Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики;

номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве  органа исполнительной власти, 4-й - в Архивной службе КБР, с которой согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства  органа исполнительной власти в электронном виде.

В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти  предусматривается порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве  органа исполнительной власти в течение года. 

В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в  органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов.  



3.5.1.1. Порядок заполнения граф номенклатуры дел

 органа исполнительной власти



Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется по установленной форме (приложение № 22).

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1.1.1., где 1.1.- обозначение структурного раздела и подразделения, 1. - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

(В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.)

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных, республиканских органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады обзоры, сводки, справки  и т.д.).

Например:



Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).



Или:



Протоколы заседаний методического Совета Архивной службы КБР. Документы (планы, сообщения информации) к ним.



В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.



Например:



Переписка с Министерством культуры РФ, Правительством КБР и администрациями муниципальных образований и др. об административно-организационной деятельности 



В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:



Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий



В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:



Переписка с Северо-Кавказской академией государственной службы по вопросам подготовки кадров



При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:



Переписка с архивными учреждениями Северо-Кавказского федерального округа и другими регионами по вопросам выявления документов по истории КБР.  



В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:



Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта



Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок  сформированного в отдельный том приложения к делу должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.

Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).



3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение



Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения), в том числе  на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:

принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях  органа исполнительной власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения  органа исполнительной власти);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

методическую функцию архива  органа исполнительной власти, а при необходимости - и соответствующего государственного архива в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается  органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней).

работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях  органа исполнительной власти;

работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

условия хранения дел в структурных подразделениях  органа исполнительной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделение (Служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях  органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.



3.5.2.1. Правила формирования дел в структурных подразделениях  органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения



При формировании дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации законов, актов Президента Кабардино-Балкарской Республики, актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Кабардино-Балкарской Республики или Правительства Кабардино-Балкарской Республики, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа исполнительной власти, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив органа исполнительной власти, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации органа исполнительной власти  или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти  по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти  с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.









3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение



В Инструкции по делопроизводству расскрывается комплекс работ, выполняемых в  органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив  органа исполнительной власти и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в  органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях  органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК  под методическим руководством архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив  органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел  органа исполнительной власти.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 23), а также акты о выделении дел к уничтожению;

по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях  органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива  органа исполнительной власти;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 24); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 25); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 26); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.



3.5.3.1. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу



В  органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива  органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив  органа.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел  органа исполнительной власти, которую готовит архив органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий  архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23) и представляются в архив  органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении  органа исполнительной власти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив  органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.



3.5.3.2. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче

на архивное хранение



Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование  органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование  органа исполнительной власти - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела,  орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности  органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве  органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК соответствующего  архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования  архива, в который будут передаваться дела, кодов  архива и  органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 - карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 26).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы органа исполнительной власти являются собственностью Кабардино-Балкарской Республики, и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный  архив как часть Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.





3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения



В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 27);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего  органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК  органа исполнительной власти одновременно);

согласованные ЭК органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики описей дел постоянного хранения;

после утверждения руководителем  органа исполнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел  органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.



3.5.5. Передача дел на архивное хранение



В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

в архив органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

передача документов в архив органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;

прием дел производится работником архива органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива  органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.



3.6. Особенности работы с электронными документами



В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства  органа исполнительной власти.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота  органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в  органе исполнительной власти и поступающие в  орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота  органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота  органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в  органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства  органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота  органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном  органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота  органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в  органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.



Наименование сведений о 
документе        

Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку       

1. Адресант       

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка   документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)       

2. Адресат       

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица -  получателя документа (в соответствии с  реквизитом «Адресат»)              

3. Должность, фамилия и инициалы лица,  подписавшего документ  

В соответствии с реквизитом «Подпись»      

4. Вид документа    

В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа              

5. Дата документа    

В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует   

6. Номер документа   

В соответствии с номером, присвоенным документу 
автором                     

7. Дата поступления   
документа        

Дата, указанная в отметке о поступлении     
(входящем штампе)                

8. Входящий номер    
документа        

Номер, проставленный в отметке о поступлении  
(входящем штампе)                

9. Ссылка на исходящий 
номер и дату документа 

В соответствии со сведениями, указанными в   
соответствующем реквизите            

10. Наименование текста 

Краткое содержание документа (заголовок к  тексту)                     

11. Индекс дела     

Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на 
место хранения документа            

12. Сведения о     
переадресации документа 

На основании резолюции на документе (реквизит  «Указания по исполнению»)            

13. Количество листов  
основного документа   

Количество листов основного документа      

14. Количество приложений   

Количество приложений              

15. Общее количество  
листов приложений    

Общее количество листов приложений       

16. Указания по     
исполнению документа  

Резолюция, или поручение руководителя,     
определяющее характер исполнения документа и  
срок исполнения                 

17. Должность, фамилия и
инициалы исполнителя  

Должность, фамилия и инициалы исполнителя    

18. Отметка о      
конфиденциальности   

В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения  
доступа к документу» («Для служебного  пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая 
тайна» и др.)                  



Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота  органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота  органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с  законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел  органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в  органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем  органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив  органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.



3.7. Работа исполнителя с документами



Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие правила работы исполнителей с документами. 

организация работы с документами в структурных подразделениях  органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя  органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства  органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений  органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в  органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.



3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов



3.8.1. Учет печатей и штампов



Органы исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» применяют печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.

Кроме печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий», металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в  органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство  органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя  органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом  органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

подразделение  органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

порядок выдачи печатей и штампов работникам  органа исполнительной власти;

порядок хранения печатей и штампов;

ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях  органа исполнительной власти;

порядок уничтожения печатей и штампов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:

учет имеющихся в  органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба  органа исполнительной власти в журнале (приложение № 28) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых  органом исполнительной власти, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики возлагается на руководителя органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.



3.8.2. Учет бланков документов



Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов  органа исполнительной власти рекомендуется возложить на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 29) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения  органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).

Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

















































































Приложение № 1 

  к п. 3.3.3.1.



          Вносится Президентом

          Кабардино-Балкарской Республики

Проект

ЗАКОН

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также  управления архивным делом в Кабардино-Балкарской Республике. 

Статья 2. Законодательство об архивном деле в Кабардино-

     Балкарской Республике

1. Законодательство об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике состоит из Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…..

Статья 20. Вступление в силу настоящего Закона

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.







           Президент

Кабардино-Балкарской

          Республики									 И.Фамилия



(схема)



                                            Вносится Президентом

                                            Кабардино-Балкарской .Республики

                                                                /\

                                                       24 пт    │

                                                                \/

                                                                     Проект

                                                                /\

                                                       24 пт    │

                                                                \/

                            ЗАКОН 

                                                                /\

                                                       24 пт    │

                                                                \/

              КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

                              /\

                       24 пт  │

                              \/

        Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике 

          /\

   24 пт  │

          \/

    Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона

          /\

   18 пт  │

          \/

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также  управления архивным делом в Кабардино-Балкарской Республике. 

          /\

   18 пт  │

          \/

Статья 2. Законодательство об архивном деле в Кабардино-

   Балкарской Республике

          /\

   18 пт  │

          \/

Законодательство об архивном деле… 

          /\

          │       (Далее текст не приводится)

   36 пт  │

          \/

     Президент

Кабардино-Балкарской                                              И.Фамилия

    Республики

















Образец оформления законопроекта



Приложение № 2

 к п. 3.3.3.2.



Проект





У К А З

ПРЕЗИДЕНТА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ















Об утверждении Положения о государственно-правовом управлении

Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики





	1. Утвердить прилагаемое Положение___________________________

	2. Признать утратившими силу:_________________________________

_________________________________________________________________





	3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.





Президент

Кабардино-Балкарской 

Республики									И.Фамилия





город Нальчик























(схема)



                                                                         /\

                                                                  Проект │

                                                                         │

                                   УКАЗ                    не менее 9 см │

                 ПРЕЗИДЕНТА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ              │

                                                                         │

                                                                         │

                                                                         │

                                                                         │

                                                                         \/

                         Об утверждении Положения

                 об Управлении Администрации Президента                   

                     Кабардино-Балкарской Республики                      

                    по вопросам государственной службы,                   

                     кадров и местного самоуправления                     

                         /\

                   18 пт │

                         \/

    1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики по вопросам государственной службы, кадров и местного самоуправления.

    2. Настоящий указ вступает в силу со дня его подписания.

      /\

      │

32 пт │

      │

      \/

     Президент

Кабардино-Балкарской                                              И.Фамилия

    Республики

      /\

      │

48 пт │

      │

      \/

Город Нальчик

      /\

      │ 18 пт

      │

      \/

























Образец оформления проекта указа Президента

Кабардино-Балкарской Республики 



Приложение № 3 

к п. 3.3.3.2.



                                                    			    УТВЕРЖДЕНО

                       			                                Указом Президента

                        			                    Кабардино-Балкарской Республики

                                                                       от «___»_________20__ года №___



ПОЛОЖЕНИЕ

об Управлении Администрации Президента 

Кабардино-Балкарской Республики по вопросам государственной службы, кадров и местного самоуправления



1. Управление Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики по вопросам государственной службы, кадров и местного самоуправления (далее – Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации,…

(Далее текст не приводится)









































Образец оформления приложения к указу Президента

Кабардино-Балкарской Республики 



Приложение № 4 

к п. 3.3.3.2.



(схема)

                                                                         /\

                                                                  Проект │

                                                                         │

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ                не менее 9 см │

                                                                         │

                 ПРЕЗИДЕНТА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ              │

                                                                         \/

    1.  Выделить  в  2010  году  из  Резервного фонда Президента Кабардино-Балкарской Республики

Федерации:

млн  рублей……;

    (Далее текст не приводится)

      /\

      │

32 пт │

      │

      \/

     Президент

Кабардино-Балкарской                                              И.Фамилия

    Республики

      /\

      │

48 пт │

      │

      \/

Город Нальчик









































Образец оформления проекта распоряжения Президента

Кабардино-Балкарской Республики

Приложение № 5 

к п. 3.3.3.3

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО КБР

		ПОСТАНОВЛЕНИЕ № ___

О Положении о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

Правительство Кабардино-Балкарской Республики  постановляет:

Утвердить Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики. 



     Председателя Правительства

Кабардино-Балкарской Республики				           И.Фамилия

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Оборотная сторона (согласование)

Заместитель Председателя 

Правительства КБР 						И.Фамилия



Начальник

государственно-правового управления

Администрации Президента КБР 				И.Фамилия 



Начальник Управления 

Министерства юстиции РФ по КБР				И.Фамилия  



Министр финансов КБР						И.Фамилия  



Руководитель Архивной службы КБР			И.Фамилия 







(схема)



                                                                     Проект

                                              /\

                                              │

                                              │ 36 пт

                                              \/

                             ПРАВИТЕЛЬСТВО КБР

                                              /\

                                              │

                                              │ 36 пт

                                              \/

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ № __

                                              /\

                                              │

                                              │

                                              │ 72 пт

                                              │

                                              │

                                              \/

           О Положении о Государственном реестре уникальных документов

                Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

                                              /\

                                              │

                                              │ 36 пт

                                              \/

    Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет:

    Утвердить Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

      /\

      │

36 пт │

      \/

  Председатель Правительства

Кабардино-Балкарской Республики                              И. Фамилия



















































Образец оформления проекта постановления

Правительства Кабардино-Балкарской Республики



Приложение № 6 

к п. 3.3.3.3

      УТВЕРЖДЕНО

						             постановлением Правительства 

      						          Кабардино-Балкарской Республики

					  	          от  ____________2010 года № ____

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственном реестре уникальных документов

Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

1. Общие положения



1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее – Государственный реестр) – республиканского свода уникальных документальных памятников.

1.2. Положение разработано в соответствии с федеральными законами…(Далее текст не приводится)









































Образец оформления приложения, утверждаемого постановлением Правительства  Кабардино-Балкарской Республики



Приложение № 7 

к п. 3.3.3.3.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту постановления Правительства Кабардино-Балкарской Республики о Положении о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики



Архивным законодательством установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к Архивным фондам Российской Федерации и ее субъектов. Из их состава выделяются особо ценные документы, часть которых составляют уникальные.

Уникальный документ – это документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации, внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.

Положение разработано на основе федерального и регламентирует порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.





Руководитель АС КБР								И.Фамилия





































Образец оформления пояснительной записки к проекту постановления Правительства  Кабардино-Балкарской Республики



Приложение № 8 

к п. 3.3.3.3

Проект

ПРАВИТЕЛЬСТВО КБР

		РАСПОРЯЖЕНИЕ № ___

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики. 

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики (И.О.Фамилия).



     Председателя Правительства

Кабардино-Балкарской Республики				           И.Фамилия

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Оборотная сторона (согласование)

Заместитель Председателя 

Правительства КБР 						И.Фамилия 



Начальник

государственно-правового управления

Администрации Президента КБР 				И.Фамилия 



Начальник Управления 

Министерства юстиции РФ по КБР				И.Фамилия 



Министр финансов КБР						И.Фамилия  



Руководитель Архивной службы КБР			И.Фамилия 





Образец оформления проекта распоряжения 

Правительства  Кабардино-Балкарской Республики

Приложение № 9 

к п. 3.3.3.3.

                    ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Подпись руководителя Аппарата Правительства КБР



Отметка об особых сроках согласования

        к проекту постановления (распоряжения)

       Правительства КБР





Вопрос «О Положении о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики» 



Внесен  Архивной службой КБР_____________________________________   

(наименование органа исполнительной власти, Ф.И.О. должностного лица)

Документ визируют



Должность, орган исполнитель-ной власти, организация

Передано на визиро-вание (дата, время)

Фамилия, имя, отчество

Подпись

Возвра-щено с визирова-ния (дата, время)

Отметка о замечаниях, предложениях (прилагаются к листу)

1

2

3

4

5

6

Первый заместитель Председателя Правительства КБР



Фамилия И.О.





















Примечания. 1. Перечень должностных лиц, визирующих проект, определяется руководителем органа исполнительной власти, ответственным за подготовку документа, в соответствии с Регламентом Правительства КБР.

2. В случае отсутствия руководителя органа исполнительной власти документ визирует лицо, исполняющее его обязанности с указанием фамилии и инициалов.

3. В случае нарушения сроков визирования проекта в графе 5 делается отметка о дате и времени изъятия документа.

4. Отметка об особых сроках согласования ставится руководителем Аппарата Правительства КБР и заверяется его подписью в случаях, когда необходимо указать на срочность или обозначить конкретную дату согласования проекта.













Образец оформления листа согласования проекта постановления Правительства  Кабардино-Балкарской Республики



Приложение № 10 

к п. 3.3.3.3

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ



Постановления (распоряжения) Правительства Кабардино-Балкарской Республики



от «_____»______________200__г.						№_________



О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики						



№

п/п

Кому направляется постановление (распоряжение) Правительства КБР

Кол-во экз.

Примечание



1.

Президент КБР

1



2.

Руководитель Администрации Президента КБР

1



3.

Парламент КБР

1



4.

Государственно-правовое управление Администрации Президента КБР

1



5.

Министерство экономического развития и торговли КБР

1



6.

Министерство транспорта и дорожного хозяйства КБР

1



7.

Министерство труда и социального развития КБР

1



8.

Министерство образования и науки КБР

1



9.

Государственный комитет КБР по тарифам

1



10.

Министерство культуры КБР

1



11.

Центр специальной правительственной связи и информации Федеральной службы охраны РФ в КБР

1



12.

Редакции газет

3



13







14







15







16







17









_______________________________________			         «___»___________________

(подпись руководителя исполнительного органа государственной					(дата)

   власти КБР, вносящего проект постановления (распоряжения)

                             Правительства КБР)





___________________________________________________	         «___»___________________

(подпись начальника отдела правовой экспертизы государственно-					(дата)

        правового управления Администрации Президента КБР)	





Образец оформления Указателя рассылки постановления 

(распоряжения) Правительства  Кабардино-Балкарской Республики



Приложение № 11 

к п. 3.3.5.2







КЪЭБЭРДЕЙ-БАЛЪКЪЭР РЕСПУБЛИКЭМ И АРХИВНЭ СЛУЖБЭ

КЪАБАРТЫ-МАЛКЪАР РЕСПУБЛИКАНЫ АРХИВ СЛУЖБАСЫ

АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(АС КБР)



УНАФЭ           БУЙРУКЪ            ПРИКАЗ 



«__» __________ 20__ г. 							 № _____

    Налшык къ.     Нальчик ш.     г. Нальчик



Об утверждении Инструкции по делопроизводству в АС КБР



     В связи с _____________________________________________________________

                                                                           (основание)



п р и к а з ы в а ю:



     1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики.

     2. ____________________________________________________________________

     3. Признать утратившим силу приказ _________________________________

     4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на _________________



Руководитель 

Архивной службы КБР





      Подпись





             Расшифровка подписи 



Оборотная сторона приказа







Согласовано:

Должность

Должность





           Подпись

           Подпись







                    Расшифровка подписи

                    Расшифровка подписи

С приказом ознакомлены:

Должность



           Подпись



                    Расшифровка подписи

Должность

           Подпись

                    Расшифровка подписи

     

 В дело № 1.1.6.

«__»________201_г.

pr_01л.doc.

Образец оформления Приказа органа исполнительной власти



Приложение № 12  

к п.3.3.5.3.  





УТВЕРЖДЕНО

приказом Минэкономразвития КБР

  от «__»________2011 года №___



ПОЛОЖЕНИЕ

о (наименование структурного подразделения)



Общие положения



II. Задачи



III. Структура



IV. Функции



V. Права



VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением



VII. Ответственность



Руководитель

структурного подразделения                 Подпись            Расшифровка подписи































Образец оформления положения





Приложение № 13  

к п. 3.3.5.4. 







АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(АС КБР)



ПРОТОКОЛ



заседания Научно-методического Совета



Нальчик



__________________________                                                       № _________



Председательствующий – И.О. Фамилия

Секретарь – И.О. Фамилия

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)



                               ПОВЕСТКА ДНЯ:



1. О мерах по реализации Республиканской целевой программы …

Доклад заместителя Руководителя …

2. О ….......................................



1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – краткая запись выступления

И.О. Фамилия – краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. …

2. СЛУШАЛИ:

   ВЫСТУПИЛИ:

   ПОСТАНОВИЛИ:



Председательствующий               Подпись                     И.О. Фамилия

Секретарь                                       Подпись                     И.О. Фамилия







Образец оформления полного протокола



Приложение № 14  

к п. 3.3.5.4. 



ПРОТОКОЛ



совещания у Председателя Государственного комитета КБР по тарифам

И.О. ФАМИЛИЯ



Нальчик



__________________________                                                       № _________



Присутствовали:



Наименование должности                -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                -                    И.О. Фамилия



                                                                          (Инициалы и Фамилии в алфавитном порядке)



О выполнении годового плана по…

                 _____________________________________________

                             (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)



    1. Принять к сведению …

    2. Заместителю Председателя Государственного комитета КБР по тарифам…



                         II. О введении мер по …



               _____________________________________________

                             (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)



    2. Принять к сведению …



Председатель Госкомтарифа КБР                                                 И.О. Фамилия











Образец оформления краткого протокола

Приложение № 15

к п. 3.3.5.4. 





ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА



ЗАСЕДАНИЯ (СОВЕЩАНИЯ) 

ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА КБР ПО ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ



от     сентября 2010								       № ____



2…………………………………………………………………………………

                                               (наименование вопроса)



                                                  (Ф.И.О. докладчика)



ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., Фамилия И.О.





РЕШИЛИ:

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………







Наименование должности

председательствовавшего		Личная подпись			И.Фамилия





























Образец оформления выписки из протокола





Приложение № 16  

к п. 3.3.5.5. 





КЪЭБЭРДЕЙ-БАЛЪКЪЭР РЕСПУБЛИКЭМ КЪАБАРТЫ-МАЛКЪАР РЕСПУБЛИКАНЫ

                И АРХИВНЭ СЛУЖБЭ			       АРХИВ СЛУЖБАСЫ



АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(АС КБР)

 360000, г. Нальчик, ул. М. Горького, 13  42-60-68, E-mail: archives_kbr@mail.ru

ОКПО 00085918, ОГРН 1030700206470

Л/сч. № 03042Ф07651  в УФК МФ РФ по КБР, р/сч. 40201810300000100083, ИНН 0711035868



  

 	___________.  №			      	  	Председателю Правительства

На №  		  от			                 Кабардино-Балкарской Республики

								

									   А.В.Меркулову



Уважаемый Александр Викторович!

	Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики направляет…..











Приложение: на 3 л. в 1 экз.



С уважением,

Руководитель									И.Фамилия





Исполнитель  Инициалы, Фамилия

00-00-00



Образец продольного бланка письма Архивной службы КБР

 и оформления служебного письма



Приложение № 17  

к п. 3.3.5.6. 



(наименование структурного подразделения)

Докладная записка



№







заголовок (о чем)



Текст записки



Начальник структурного подразделения















(подпись)



(инициалы, фамилия)













Исполнитель: Инициалы, Фамилия, 

00 00 00

























Образец оформления докладной записки



Приложение № 18  

к п. 3.3.5.6. 





							  Министру финансов КБР

(наименование структурного 

         подразделения)	

                               					 И.О.Фамилия

      Служебная записка

                                                       

______________ № ____________





О…__________________

                 (указать тему)



Текст записки  (содержит обстоятельное изложение какого-либо

                                       вопроса с выводами и предложениями составителя)









Наименование должности                подпись                  И.О. Фамилия







Фамилия Имя Отчество            [Визы внутреннего согласования]

000 00 00







































Образец оформления служебной записки

Приложение № 19  

к п. 3.3.5.6. 





					       Министру спорта, туризма и курортов КБР

                               					 И.О.Фамилия

						от_____________________________

							фамилия имя, отчество

						_______________________________

								должность

						_____________________________________

                                   (наименование структурного подразделения)         	

Объяснительная записка



О…__________________

                 (указать тему)





Текст записки  (содержит обстоятельное объяснение причины какого-либо

      события, факта, поступка)



___________________						________________

	дата									подпись









































Образец оформления объяснительной  записки



Приложение № 20  

к п. 3.4.11.







СПРАВКА 

ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

за _____________ 201__

(месяц)



Документы 

Количество документов 

Всего 

  

подлинники 

тираж 

  

поступающие  

  

  

  

отправляемые  

  

  

  

внутренние   

  

  

  

Итого     

  

  

  

  

  

  

Специалист

Дата 

Подпись 

Расшифровка подписи 

     















































Форма справки о документообороте 





Приложение № 21  

к п. 3.4.11.

рекомендательное



СПРАВКА

О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА 00.00.0000

В УПРАВЛЕНИИ…............



№ п/п 

Название документа 

Краткое содержание 

Дата № 

Срок исполнения 

Фамилия исполнителя 

Состояние исполне-ния 

Причины невыполне-ния 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Специалист

Дата 

Подпись 

Расшифровка подписи 











































Форма справки о состоянии исполнения документов 





Приложение № 22 

к п. 3.5.1.

Министерство финансов КБР				      УТВЕРЖДАЮ

					               	       Министр финансов КБР

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		          __________________И.О.Фамилия

г. Нальчик					               «___»_____________2010 г.



на 2011 год







Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела и № статей по

«Перечню»

Примеча-ние

1

2

3

4

5

Название раздела                             













Номенклатура дел составлена в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» М., 2000 г.



Начальник отдела по вопросам гослужбы,

кадров и делопроизводства							И.Фамилия



Дата



Виза зав. Архивом

(лица, ответственного за архив)



Согласовано:

Протокол ЭПК Архивной службы КБР

№ 05 от 25.03.2010   

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категории и количестве дел, заведенных в 2011 году в Министерстве финансов КБР 

По срокам хранения

Всего

В том числе





переходящих

с отметкой ЭПК

постоянного

167 



19

временного (свыше 10 лет)

17



14

временного (до 10 лет включительно)

216



55

Итого:

400



88



Начальник отдела по вопросам гослужбы,

кадров и делопроизводства							И.Фамилия



Дата



Итоговые сведения переданы в архив



Наименование должности передавшего сведения 	  Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Форма номенклатуры дел 

Приложение № 23

к п. 3.5.3

___________________________________________

(наименование органа государственной власти)

_____________________________________________

(наименование структурного подразделения)



  

               УТВЕРЖДАЮ                            

_______________________________________

(наименование должности руководителя структурного подразделения)

Подпись               Расшифровка подписи

Дата     



ОПИСЬ №

  

№ п/п 

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Крайние  
даты

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание 

1 

2 

3 

4 

5 

6* 

7 

Название раздела 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  





В данную опись внесено ______________________________  дел с № ___________

                                                     (цифрами и прописью)

по № ________, в том числе:

литерные номера:     



пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи



Дата     

Подпись 

Расшифровка подписи 



СОГЛАСОВАНО     

Наименование должности руководителя Службы делопроизводства

Подпись                  Расшифровка подписи

Дата     









СОГЛАСОВАНО** 

Протокол ЭК структурного подразделения

от _____________ № _______











                                                       Продолжение

                                                   приложения № 23

Передал___________________________________________________________ дел

                                                                    (цифрами и прописью)

и ________________________________ регистрационно-контрольных карточек к

                   (цифрами и прописью)

документам***



Наименование должности сотрудника структурного подразделения



Дата



Подпись 



Расшифровка подписи 

Принял __________________ дел и ________________регистрационно-контрольных

                (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

карточек к документам.     



Наименование должности работника архива 



Дата 

     

Подпись 

 

  

Расшифровка подписи 































Формат A4 (210 x 297 мм)

______________________

     * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

     ** При наличии ЭК структурного подразделения

     *** Передаются вместе с делами канцелярии 



Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения 





Приложение № 24

к п. 3.5.3.





Фонд № ____________

									Опись №____________

Дело №_____________



УПРАВЛЕНИЕ ЦЕНТРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(наименование государственного архива)



МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ 

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНФИН КБР)

(наименование  исполнительного органа государственной власти

или структурного подразделения)







ДЕЛО № _____ ТОМ № _____



(заголовок дела)

(дата)



                                 						       На ______ листах

                                                  					       Хранить _______









Фонд №___________

Опись №__________

Дело №___________



























Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения





Приложение № 25

к п. 3.5.3.



ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________



В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),

                             (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________



Особенности физического состояния и формирования  
дела                        

Номера листов   

1

2







Наименование должности

работника                                              Подпись               Расшифровка подписи



Дата































Формат A4 (210 x 297 мм)



Форма листа-заверителя дела



Приложение № 26

к п. 3.5.3



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ



документов дела № _______________



№ п/п

Индекс   
документа 

Дата    
документа 

Заголовок    
документа    

Номера листов
дела     

Примечание

1

2

3

4

5

6















    Итого _______________________________________________ документов,

                                         (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи _______________________________

                                                                                          (цифрами и прописью)



Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                       Подпись          Расшифровка подписи



Дата



































Формат A4 (210 x 297 мм)



Форма внутренней описи документов дела



Приложение № 27

к п. 3.5.4



МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ КБР



                       АКТ



___________ № ____________

_________________________

          (место составления)



о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     

УТВЕРЖДАЮ



          Министр культуры КБР



Подпись        Расшифровка подписи

Дата 

 

На основании __________________________________________________________________

            (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________________________________________________________

(название фонда)



№ п/п

Заголо-вок дела или группо-вой заголо-вок дел

Дата  дела или крайние даты дел

Номера описей

Индекс дела по номенкла-туре или № дела по описи

Количество

дел

Сроки  хранения дела  и номера статей по перечню

Примеча- ние

1

2

3

4

5

6

7

8





































































Итого ______________________ дел за __________________ годы

               (цифрами и прописью) 



Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Архивной службы КБР

(протокол от __________ № ____________)



Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата     



Подпись 



Расшифровка подписи 



                                                   Продолжение

 приложения № 27



СОГЛАСОВАНО



Протокол ЭПК (ЭК) от _____________ 



  



№__________

  

Документы в количестве ____________________________ дел, весом 

                                                                (цифрами и прописью)

_____________________ кг

сданы в _____________________________ на переработку по приемо-

                    (наименование организации)

сдаточной накладной от ______________ № _______________



Наименование должности работника, сдавшего документы





Подпись 



Расшифровка подписи   



  

Изменения в учетные документы внесены.



Наименование должности работника архива (Службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы





Дата 

     

Подпись 

     

Расшифровка подписи  





























Формат A4 (210 x 297 мм)



Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению



Приложение № 28

к п. 3.8.1



Журнал учета печатей и штампов



№ п/п

Оттиск  печати  (штампа)

Наименова-

ние печати   (штампа)

Дата    получения печати   (штампа) от изготовителя

Предприятие-   изготовитель,  дата и №     сопроводитель-

ного документа

Кому выдана  (должность,  подразделение)

1

2

3

4

5

6





Роспись   работника

Дата возврата  печати

Роспись    работника

Дата уничтожения

печати

Дата,   номер акта

7

8

9

10

11









Форма журнала учета печатей и штампов



Приложение № 29

к п. 3.8.2



ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ



Журнал учета поступления бланков



Наименование вида  бланка

Дата   поступ-ления

Дата и №   сопроводи- тельного   документа

Наименование организации -поставщика  бланков

Кол-во экз.  бланков

Серия и номера гербовых бланков

1

2

3

4

5

6













Форма журнала учета поступления бланков





Приложение № 30

к п. 3.8.2



Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения



Наименование вида гербового бланка

Кол-во экз.  бланков

Серия и  номера   гербовых  бланков

Наименование подразделения,

Ф.И.О.    получателя

Расписка в получении

Примеча-ния

1

2

3

4

5

6



























Форма журнала учета выдачи бланков