работа по архивоведению по теме: «Учет и хранение документов в архивах»

КУРСОВАЯ РАБОТА





по архивоведению



по теме: «Учет и хранение документов в архивах»





Выполнила студентка гр.      

Специальность 



Проверил преподаватель



Оценка __________

Подпись _________

Дата сдачи _________











Санкт-Петербург

2005

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………..……3

1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах.5

2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда …….…………….15

3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах…..……19

3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование…………….………20

3.2. Порядок выдачи дел из хранилища ……………………………………………….26

4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф………………….....29

Заключение……………………………….………………………………………………34

Список использованной литературы…………………………………………………...36

Алфавитный указатель………………………………………………..…………………37

Приложения………………………………………………………………………………38

































































ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой работы называется «Учет и хранение документов в архивах», прежде чем начать рассматривать тему, я хотела бы объяснить несколько понятий встречающихся в работе. 

Архив – это организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации. 

Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». И поскольку архивоведение определяется как комплексная научная дисциплина, то можно выделить составляющие ее компоненты:

		Теория и методика архивоведения (ТИМА);

		История организации архивного дела;

		Археография (наука о публикации источников);

		Архивное право;

		Архивоведческое терминоведение;

		Архивный менеджмент;

		Архивная статистика;

		Автоматизированные архивные технологии;

 ТИМА является одной из основных научных дисциплин, входящих в понятие архивоведения.

Таким образом, архивоведение, тесно связано с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. ГОСТ 16487 — 83 так определяет эту функцию: “обеспечение физической сохранности документов и их учет”. За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.































































ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав свою курсовую работу по теме «учет и хранение документов в архиве» я точно могу сказать, что архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. 

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один ‘сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.



























































СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

		Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

		Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988

		Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4

		Никанорова В.В. Организация работы читального зала ЦАОДМ. Отечественные архивы. – 1998. - № 3, 4.

		Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000

		Интернет www.mail@.ru

		Интернет www.rambler.ru

		Интернет www.yandex.ru

		Интернет www.referat.ru



































АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

АСНТИ – автоматизированная система научно-технической информации, с. 8

АФ – Архивный фонд, с.с. 5, 6, 8, 11, 15, 26, 28, 29

ГАС – государственная архивная служба, с. 6

Госархив – государственный архив, с.с. 5, 20, 22, 30

ЕГСД – единая государственная система делопроизводства, с. 21

НСА – научно-справочный аппарат, с. 9

Росархив – Государственная архивная служба России, с.с. 6, 8, 9

РФ – Российская Федерация, с.с. 5,6

ЦФК – центральный фондовый каталог, с.с. 6,8 

ЦЭК – центрально экспертная комиссия, с.16

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия, с.с. 14, 19

















































ПРИЛОЖЕНИЯ

























Приложение 1

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллажа

Стеллаж № 8                                                                                                                       Хранилище № 1

Шкаф №

Полка №

Фонд №

Опись №

(н/д)

Дела с № __

По № __

Примечание

1

2

3

4

5

6

…

…

…

…

…



2

1

№ 10 УМТС

8 за 1874г.

121-126





2



8 за 1874г.

8 за 1875

127-165

166-184





3



8 за 1875г.

185-209





4

№ 4 УКС

6 за 1877г.

356-389





5



6 за 1877г.

376-389









































Приложение № 2

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллаж ?‘1

Фонд № 8                                                                                                                     Хранилище № 1, 2, 4

Название фонда Управление материально-

технического обеспечения

Опись №

(н/д)

Дела с № __

По № __

Стеллаж №

Шкаф №

Полка №

Примечание 

…

…

…

…

…

…

8 за 1874г

121-126

8

2

1



Хранилище

 № 1

8 за 1874г

127-165





2



8 за 1875г

166-184









8 за 1875г

185-209





3



…

…

…

…

…

…

8 лс за 1974 г.

78-150

3

1

1-3

Хранилище 

№ 2

8 лс за 1975 г.

151-254





4-5



…

…

…

…

…

…

Н/д за 1982 г.

С 13–26

По 13-34

5

3

5



Хранилище 

№ 4

Н/д за 1982 г.

С 13-26

По 13-35





5



…

…

…

…

…

…

















Приложение 3

Наименование организации

Название ведомственного архива

АКТ





_____________ № ____________

               (место составления)



О необнаружении дел,

пути розыска которых исчерпаны

Утверждено

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                Расшифровка

подписи

Дата                              . 

Фонд № __________

(название фонда)



В результате _______ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №

Дело №

Заголовок дела

Дата дела

Количество листов в деле

Предполагаемые причины отсутствия дела













                    Итого __________________ (дел)

                                                       (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _____________________________________________________________________________

                                       (номера дел и их групповые заголовки)



Заведующий архивом                                         Личная подпись                         Расшифровка подписи

Дата

Согласовано:

Протокол ЭПК архивного                                                                                         Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения от ________ № _______                                             организации от________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)

Дата                                                                         Подпись                                   Расшифровка подписи





Приложение 4

Наименование организации

Название ведомственного архива

АКТ





_____________ № ____________

               (место составления)



О неисправимых повреждениях дел

Утверждаю

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                Расшифровка

подписи

Дата                              . 

Фонд № __________

(название фонда)



В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:

№ п/п

Опись №

Дело №

Количество листов

Заголовок дела

Дата дела

Сущность и причины повреждения















Итого обнаружено непоправимо поврежденных ____________________ дел.

                                                                                                                                           (цифрами и прописью)

Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: _____________________________________

_____________________________________________________________________________________



Заведующий архивом                                         Личная подпись                         Расшифровка подписи

Дата

Согласовано:

Протокол ЭПК архивного                                                                                         Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения от ________ № _______                                             организации от________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.



Наименование должности

работника, внесшего изменения 

в учетные документы

Дата                                                                         Подпись                                   Расшифровка подписи