Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Дипломная работа

"Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения"




Введение



В дипломной работе будет рассмотрена тема «Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (на примере ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»)».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в контрактах, договорах, переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань».

Цель дипломного проекта – проанализировать состояние и перспективы совершенствования делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

– рассмотреть историю создания, функции и структуру ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»;

– проанализировать делопроизводственную и специальную документацию социального учреждения;

– показать порядок работы с документами;

– предложить направления и методы совершенствования ДОУ.

Полнота раскрываемой темы во многом определяется подбором источников. Источниковую базу дипломной работы составили законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок документирования и оформления.

Законодательство Российской федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений организаций и предприятий.

	К группе законодательных актов относятся: Конституция РФ1, Трудовой кодекс РФ2, Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27. 07.20063 и др.

	Конституция Российской Федерации – важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.

Конституция гласит, что Государство гарантирует равенство прав и свобод человека и гражданина независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, принадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств.

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Трудовой Кодекс Российской Федерации – целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

	В Трудовом кодексе РФ прописана соподчиненность законодательных и нормативно – правовых актов (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, акты органов местного самоуправления.

			Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации.

			В законе используются следующие понятия:

документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной.

Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»1 определяет обладателя информации, устанавливает право на I доступ к информации.

Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 №184-ФЗ2. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;

разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;

оценке соответствия.

Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ3. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Следует заметить, что срок действия этого закона ограничен; он истекает 01 июля 2012 г. Его должен заменить закон «Об электронной подписи», который в марте текущего года уже был принят во втором чтении Федеральным собранием.

	Федеральный закон РФ от 22.10. 2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»4 устанавливает порядок оформления, формирования и хранения дел, а также их дальнейшую передачу в архив РФ.

Существенное значение для регламентации кадровой деятельности, ее документационного оформления, имеют статьи, в которых определены понятие и правовой режим персональных данных.

Этим же Федеральным законом устанавливает порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации.

Также государственно-правовое обеспечение социальных служб в России развивается в Федеральных законах и подзаконных актах. К последним относятся: Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ.	

В 1995 году были приняты Федеральные законы «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации»1 и «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов»2, устанавливающие основные законодательные нормы социального обслуживания и способствующие развитию социальной работы. К 1997 году правовая база социальной базы начинает формироваться и систематизироваться. В 1997 году вышел «Сборник нормативных актов по вопросам социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов в нестационарных учреждений».

В Федеральном законе «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» и в ст. 1 подчеркивается, что «социальное обслуживание представляет собой деятельность социальных служб по социальной поддержки, оказание социально-бытовых услуг и материальной помощи, проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации».3 Важную роль играют статьи закона, в которых раскрывается основное содержание видов социального обслуживания – материальной помощи, социальное обслуживание на дому, социальное обслуживание в стационарных учреждениях, предоставление временного приюта, организации дневного пребывания в учреждениях социального обслуживания, консультативная помощь, социальный потранаж и другое.

Возможность осуществления социального обслуживания населения в условиях современной России становится реальной и ощутимой по мере организации и развития сети территориальных социальных служб и быстрого формирования отрядов профессиональных работников и других специалистов в области социальной работы, социальной педагогики и практической психологии. Социальные службы независимо от организационно-правовой формы оказывают социальное обслуживание бесплатно и за определенную плату. (ст. 16,17 ФЗ «Об основах социального обслуживания населения РФ»). Деятельность этих учреждений подлежит лицензированию в порядке закрепленном в ст. 18 этого же закона и определенном Правительством Российской Федерации. Финансирование государственных, муниципальных производится за счет соответствующих бюджетов, а частные и иные учреждения социального обслуживания – из источников предусмотренных их учредительными документами.

Целесообразно исходить из того, что социальное обслуживание населения как система характеризуется не просто суммой учреждений и динамикой их развития на определенных территориях Российской Федерации, а совокупностью таких составляющих, как определенных порядок взаимодействия органов и учреждений социального обслуживания, межведомственная взаимосвязь, последовательные обоснованные действия всех учреждений, направленных на поддержку различных слоев населения;

Форма организационной деятельности учреждений социального обслуживания, определенный способ устройства региональной упорядоченной совокупности учреждений, объединенных общими целями, задачами, функциями; финансово – экономическое и материально – техническое обеспечения деятельности учреждений, оказывающие социальные услуги населению; многоуровневое научно-методическое и кадровое обеспечение деятельности территориальных социальных служб; степень сформированности нормативно-правового поля, создающие необходимые условия для становления и развития социальных служб, и получение результатов социального обслуживания, выражающихся прежде всего в степени удовлетворенности клиентов социальных служб, эффективности социальных услуг.

Все вышеизложенное говорит о достаточности федеральной правовой базы в области социального обслуживания населения, являющейся единой для всех регионов Российской Федерации.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты, перечни, классификаторы. Они разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26)1. В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, который состоит из двух разделов: по учету кадров;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010г2. В данном перечне прописаны срок хранения документов.

Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом России.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему квалификации и кодирования самих государственных стандартов.

ГOCT 6 10 5–87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»1 – настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий терминологическую серию, ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело2 – настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30–20033 введен в действие 1 июля 2003 года, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»1, настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, назначаемые для внешнего или внутреннего пользования.

ГОСТ Р 52142–2003. «Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг»2 распространяется на предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, осуществляемое государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области.

Цель Стандарта – установление единых требований к процессу, качеству, порядку и условиям предоставления социального обслуживания на дому.

Стандарт является обязательным для исполнения при предоставлении социального обслуживания на дому (кроме требований повышенного качества, которые не являются обязательными для исполнения).

Стандарт не распространяется на социальные услуги в сфере предоставления социального обслуживания учреждениями семьи, материнства и детства в Самарской области, а также предоставляемые на дому детям-инвалидам.3

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Классификация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 52498–2005»

Настоящий стандарт распространяется на государственные, являющиеся собственностью субъектов Российской Федерации, и иных форм собственности (негосударственные) учреждения социального обслуживания населения, предоставляющие социальные услуги гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, и устанавливает классификацию этих учреждений. 1

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Социальные услуги гражданам пожилого возраста. ГОСТ Р 53058–2008. Настоящий стандарт распространяется на социальные услуги, предоставляемые гражданам пожилого возраста государственными учреждениями социального обслуживания населения.

Стандарт устанавливает состав, объемы и формы предоставляемых социальных услуг.

Постановление Правительства РФ от 15. 06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»3, утверждает правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации-нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют Общероссийские классификаторы. Совокупность классификаторов технико-экономической и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 1

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3. Классификаторы информации о населениях и кадрах:

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)2;

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)3 и др.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)4 содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правом и обязанностями юридического лица.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядит следующим образом.5

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации. В рамках документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для регистрации форм документов;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

	|Объектами классификации ОКУД являются общероссийский инфицированные формы документов, утвержденные министерствами Российской Федерации разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

	В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются на документах при их изготовлении. Таким образом, Общероссийские классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и ценных в установленном порядке, обязательных для применения при автоматизации процессов обработки информации. Таким образом Общероссийские классификаторы представляют систематизированные перечни наименований и кодов объектов и классификационных группировок, разработанных и введенных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям, уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

	В 1991 году Росархивом была разработана и предложена для внедрения государственная система документационного обеспечения управления1. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации совершенствования работы аппарата управления.2

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технологических средств.

УСД – комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.1 В справочнике проведена унификация специалистов рекомендации труда работников, а также для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван назначить рациональное разделение труда, создать действенный механизм назначений функций, полномочий и ответственности, четкую ориентацию трудовой деятельности работников в современных условиях рыночных отношений. Являясь нормативным документом, каждая квалификационная характеристика является нормативным документов, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятиях, учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Квалификационные характеристики, включенные в настоящий выпуск Справочника, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

В основу построения Справочника положен должностной признак, поскольку требования к квалификации работников определится их обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливав именования должностей.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которые включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016–94 (ОКПДР)1, введенным в действие с 1 января 1996 г.

Но помимо федерального законодательства рассматриваемого в дипломной работе «Центра…» опирается на локальные законодательные акты – это в первую очередь, законы Самарской области.

Так, например закон Самарской области от 05.03.2005 г. №77 – ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения»2 закрепляет, каким муниципальным районам передаются государственные полномочия, а также какими государственными полномочиями наделяются органы социальной поддержки и защиты населения.

В Законе Самарской области от 30.12 2005 г. №245 – ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных»3 рассматриваются категории лиц, имеющих право на получение транспортного средства, а также определяет порядок обеспечения и пользования транспортными средствами. Также есть закон устанавливающий порядок работы с ветеранами Великой Отечественной войны, закон Самарской области – от 28.12.2004 №169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий»4. Рассматриваемый закон устанавливает меры социальной поддержки вышеописанных категорий граждан.

Итак, проанализировав основные нормативно-правовые акты, стоит отметить, что ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведет свою деятельность, опираясь на выше перечисленные нормативно-правовые акты.

Основной источниковой базой для написания дипломной работы являются документы ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» Устав, Правила Внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, должностные инструкции и др.

В уставе1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» указывается полное, сокращенное наименование учреждения. Прописан правовой статус «Центра». Закреплены основные задачи учреждения. Описана структура учреждения. Прописан порядок ликвидации и реорганизации организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка2 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» описывается порядок приема, перевода и увольнения работников. Прописаны основные обязанности работников и администрации учреждения. Говорится о продолжительности рабочей недели. Предусмотрены поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В коллективном договоре3 описывается трудовые отношения между работником и работодателем. Так же дается понятия этим терминам. Более подробно описывается рабочее время и время отдыха. Описывается оплата труда, социальные льготы, и гарантии деятельности профсоюзной организации.

Должностная инструкция специалиста по социальной работе4. В ней вначале описывается для кого она предназначена. Затем прописаны должностные обязанности, а также права и ответственность.

В положении о государственном учреждении Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»5 прописано структура учреждения, порядок реорганизации и ликвидации. Описано за чей счет существует учреждение. Прописаны услуги, которые вправе выполнять «Центр». Установлены основные задачи учреждения. Подробно рассмотрены структурные подразделения «Центра».

Заканчивая обзор существующей законодательной и нормативно-правовой базы документационного обеспечения деятельности, следует еще раз подчеркнуть, что она представлена множеством документов федерального уровня. Часть документов посвящена отдельным вопросам кадрового делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформлению документации.

Что касается анализа литературы, то тут были изучены монографии и учебные пособия: М.Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» М., 20101. В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия. Подробно освещается специфика организационного регулирования документального обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база. В доступной форме излагается технология создания с нуля службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников. Пособие подготовленно с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документального обеспечения управления на предприятии.

Андреева В.И. «Делопроизводство: Организация и ведение» изд-во Кнорус, 20102. Дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому. Подготовлено с учетом порядка осуществления в российских организациях государственного контроля (надзора) и муниципального контроля.

Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управление). Приор, 20083. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов орагнизационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, а также особенности работы с кадровыми документами.

С точки зрения оформления документов была проанализирована следующая литература: Делопроизводство (организация и технология ДОУ) под ред. Кузнецовой Т. В4., работа Кудряева В.А. «Организация работы с документами»5, работа Рогожина «Теория организации»1, работа Раздорожного А.А. «Документирование управленческой деятельности»2.

В данных работах содержаться основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, а также рассматриваются практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Учебное пособие Печниковой А.В. «Документация отдела кадров предприятия»3 соответствует программе курса «Документоведение» для высших учебных заведений, в учебном пособии характеризуются основные нормы и правила составления документов, приводятся сведения, необходимые для их правильного оформления на основе действующего стандарта. В издании М.Ю. Рогожина «Делопроизводство в кадровой службе»4 анализируется не только технология управления, но и их документационное обеспечение. Подробно рассмотрен каждый шаг работы с персоналом – от набора до увольнения. Все шаги сопровождаются примерами кадровой документации.

Статья Кузнецовой Т.В. Организация делопроизводства требует специальных знаний.5 В данной работе приводятся понятия терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управление». Рассказывается о задачах, которые стоят перед службой ДОУ, занимающихся управлением документами. Дается представление об укомплектованности специалистов для достижения этих задач.

Статья Варламова Л.Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап.6 В данной публикации представляется роль стандартизации в жизни общества и государства. Описываются принципы стандартизации.

Статья Дорониной Л. Составление и оформление приказов7. В данной работе автор подробно рассказывает, как грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Так же были изучены работы Р. Бакер «Словарь социальной работы», журнальная статья «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В., «Теория социальной работы» Фирсов М.В. И Студева Е.Г., Зайнышев И.Г. «Технология социальной работы». В «Словаре социальной работы» Р. Беккера8 социальное обслуживание трактуется как «предоставление конкретных социальных услуг для удовлетворения потребностей, необходимых для их нормального развития, людям зависящим от других, и которые не могут сами о себе позаботиться».

В журнальной статье «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В.1 Описывает структуру и принципы работы социальных служб, которые, по его мнению, представляются наиболее оптимальными в нашей стране.

В учебном пособии «Теория социальной работы» Фирсов М.В., Студева Е.Г.2 авторами рассматриваются теория и методы социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению социальной защиты.

В работе Зайнышева И.Г. «Технология социальной работы» 3 раскрываются теорико-методологические основы технологии социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению их социальной защиты.

В соответствии с изученными законодательными, нормативно-правовыми актами, литературой составлена следующая структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка неопубликованных источников, списка опубликованных источников, списка литературы, приложений. В первой главе рассматривается история, структура и деятельность ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Вторая глава посвящена анализу управленческой документации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». В третей главе описывается документирование социального обслуживания, порядок работы с документами в ГУ СО «Центр…». В четвертой главе приведены рекомендации по направлению и методам совершенствования ДОУ.

Практическую ценность дипломной работы представляет рекомендации по направлению и методам совершенствования ДОУ В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».






1. История, структура и деятельность ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»



1.1 История создания ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»



Дореволюционная Россия не имела государственной системы обеспечения, кроме частной благотворительности. В ноябре 1917 года создается наркомат государственного Презрения. На него были возложены функции: забота об инвалидах войны и их семьях, стариках, несовершеннолетних, охрана материнства и младенчества.

В городе Сызрани к марту 1918 года был создан комиссариат Призрения. Его возглавил комиссар Базанов.

28 апреля 1918 года Народный Комиссариат Государственного Призрения Постановлением Совета Народных Комиссариатов №453 переименовывается в Народный Комиссариат Социального Обеспечения. Комиссариат Призрения города Сызрани переименовывается в уездный отдел социального обеспечения Сызранского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов.

1 мая 1918 года образован городской отдел социального обеспечения, который также был подчинен уездному Совету рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Создаются подотделы: пайка, выдачи пенсий, призрение престарелых и детских домов, комиссия по организации помощи пострадавшим от белогвардейского мятежа. В отдел поступает имущество, конфискованное у буржуазии. Эти вещи бесплатно раздаются нуждающимся, а также в созданные учреждения.

Уездный отдел социального обеспечения обслуживает 42 волости Сызранского уезда. На учет было взято 7510 семей. На попечении городского отдела социального обеспечения находились:

«Дом для призреваемых мужчин»;

2 «Дома престарелых женщин»;

4 приюта.

Кроме того, был открыт «Дом увечных воинов». В нем проживало 30 человек.

В это время социальное обеспечение в большинстве случаев выражалось в снабжении продовольствием, одеждой, топливом. Выдача пенсий и пособий шла из сумм Сибирского губернского отдела социального обеспечения.

Городской отдел социального обеспечения в 1919 году располагался на Казанской (ныне ул. К. Маркса) улице, дом 10.

В конце 1919 года городской отдел социального обеспечения был упразднен и его функции переданы в уездно-городской отдел социального обеспечения. Заведовал отделом 	Михаил Владимирович Никитин. Общее число призреваемых равнялось 215 человек. Отдел социального обеспечения располагался на ул. Пензенская, 10.

28 ноября 1919 года принято Постановлением Комитета партии «О прекращении нищенства». Отделу социального обеспечения Сызранского уезда исполкома необходимо было открыть «мастерские в соответствии с трудоспособностями» для прекращения нищенства. За год было организовано 19 артелей инвалидов: 3 в городе, 16 в уезде.

После окончания гражданской войны город Сызрань был наполнен беженцами. Исполком Уездно-городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов поручает отделу социального обеспечения «…провести в 2-х недельный срок рассортировку беженцев: трудоспособных в распоряжение УЧРАБСИЛы, нетрудоспособных – в дома призрения, безродных детей – в приюты, отдела народного образования…»

В 1921 году отдел социального обеспечения (заведующий отделом Сазанов) формирует подотделы:

управление делами;

организационный;

материально-финансовый;

учреждение социального обеспечения;

пенсий и пособий.

В 1923 году отделом социального обеспечения руководил Матюшин. В отделе работало 5 штатных сотрудников. Адрес отдела: ул. Луначарского, 10. В 1927 году штат сотрудников сокращен до 2-х человек: заведующий и секретарь.

В мае 1928 года в связи с образованием Средне-Волжской области уездный отдел социального обеспечения преобразован в окружной отдел социального обеспечения исполкома Сызранского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Функции окружной отдел социального обеспечения остались прежними: обеспечения остались прежними: обеспечение пенсиям старой и красной армии; семей, погибших, на войне красноармейцев и семей призванных в ряды Красной армии по городу Сызрани и уезду; назначением персональных пенсий, трудоустройством, учетом и кооперированием инвалидов в артели. Окружной отдел социального обеспечения также вел работу по обеспечению глухонемых (в 1926 году образовано Всероссийское общество глухих), слепых (в 1923 году образовано Всероссийское общество слепых), организовал помощь престарелым. Сызранский окружной отдел социального обеспечения просуществовал до 1930 года и прекратил свою деятельность в связи с ликвидацией Сызранского округа.

В 1930–1931 годах идет перестройка в административно-территориальном отделении Средне-волжского края. Отдел социального обеспечения исполкома Сызранского городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов работает с населением города и сел, близлежащих к Сызрани. Функции городского отдела социального обеспечения не изменились.

С начала Великой Отечественной войны возложены функции обеспечения семей военнослужащих пособиями, а затем и рядом льгот.

С 1942 года возложены функции по трудоустройству и обучению новым профессиям инвалидов войны. Создается комиссия по материально-бытовому обеспечению семей военнослужащих.

В 1942 году в городе Сызрани были образованы районный отдел социального обеспечения. Городской отдел социального обеспечения являлся органом, контролирующим деятельность районных отделов социального обеспечения.

В 1946 году городской отдел социального обеспечения обслуживал 10046 семей военнослужащих, 1267 семей инвалидов Отечественной войны, оказывалась помощь в покупке одежды, обуви, белья, мануфактуры, по ремонту квартир, покупка топлива.

В 1947 году отдел социального обеспечения находился на ул. Советская, 24, занимал две комнаты.

В 1950 отделы социального обеспечения проводили перерегистрацию пенсионных дел.	В 1952 году на учете в городском отделе социального обеспечения находилось 13 000 пенсионеров, 5 465 человек-инвалидов всех групп.

28 сентября 1956 года решением №21/233 Сызранского Совета депутатов трудящихся и Приказа Куйбышевского областного отдела социального обеспечения от 29 сентября 1956 года был образован отдел социального обеспечения исполкома Сызранского городского Совета депутатов трудящихся. Функции учреждения остались прежними: назначение и выплата пенсий, госпособий многодетных и одиноким матерям.

В 1958 году в Сызранском городском отделе социального обеспечения работает 23 человека. Коллектив возглавляет Платонова Ольга Ивановна.

В 1962 году на общественных началах создан отдел социального обеспечения на Кашпир-Руднике. 

В 1978 году Сызранской городской отдел социального обеспечения обслуживал 32 200 пенсионеров и получателей пособий.

Решением исполкома Сызранского Горсовета и депутатов трудящихся от 13 января 1978 года №13 в соответствии с Постановлением СМ РСФСР и ВЦСПС от 12 мая 1964 года утвержден общественный Совет пенсионеров в составе 25 человек. Возглавлял отдел Отряскин Юрий Александрович. Заведующей была Астраханцева Д.В. Обслуживали 100 человек 16 социальных работников. Участки были разбросаны: в Юго-Западном районе, Образцовской площадке, центральных улицах, районе ЗТМ. Постепенно возникла тесная связь с предприятиями, которые помогали материально, содействовали в работе по ремонту квартир, ритуальных услуг.

В соответствии с решением областного Совета народных депутатов от 29 февраля №72 «Об организации координационных центров социального обслуживания пенсионеров», исполком городского Совета народных депутатов решили»… открыть городской координационный Центр социального обслуживания пенсионеров с 1 августа 1991 года на базе отдельной социальной помощи».	

В 1997 году Управление было реорганизовано и произошло слияние отделов.

В 1998 году важным событием для службы социальной защиты населения города стала передача здания по ул. К. Маркса, 19, под размещение поздравлений, входящих в структуру Управления социальной защиты населения. Гражданин, пришедший в Управление социальной защиты населения, может не выходя из здания решить все вопросы, касающихся назначения пенсии, жилищных субсидий, социального пособия, социального обслуживания, получить консультацию по предоставлению льгот и другим правовым вопросам.

1 марта 2007 года произошло разделения. Управление социальной защиты населения было отделено от социального обслуживания. Образовалось новое Государственное Учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

На сегодняшний день ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» имеет следующее структурные подразделения:	

1. отдел социального обслуживания – состоит из 21 отделения социальной помощи. Всего на обслуживания находится 3010 человек. Социальное обслуживание на дому предоставляется клиентам социальной службы из числа лиц пожилого возраста (женщинам 55 лет, мужчины 60) и инвалидов (в том числе детей-инвалидов), нуждающихся в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельного удовлетворения основных жизненных потребностей вследствие ограничения способности к самообслуживанию и (или) передвижению.

Социальное обслуживание на дому является одним из основных форм социального обслуживания, направленное на максимально возможное продление пребывание граждан пожилого возраста в первичной социальной среде в целях поддержания их социального статуса.

Кроме основных услуг социальные работники оказывают и дополнительные услуги.

2.	Отделение срочного социального обслуживания осуществляется государственными или уполномоченными учреждениями социального обслуживания в целях оказания неотложной помощи потенциальным клиентам социальной 	службы из числа:

– лиц без определенного места жительства;

– лиц, пострадавших от физического и психологического насилия, стихийных бедствий, в результате вооруженных и межэтнических конфликтов;

– иных лиц, остро нуждающихся в социальной поддержке.

При отделении срочного социального обслуживания функционирует парикмахерская. С 1998 года открыта социальная столовая.

4. Для организации полноценного досуга пожилых людей 16 апреля 1999 года открылась отделение дневного пребывания.

ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предоставляет реабилитационные услуги.

Во многих микрорайонах города работают клубы по интересам.

В феврале 2000 года ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» открылось новое отделение психологической помощи «Доверие».



1.2 Направления деятельности ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»»



Государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является не коммерческой организацией, создаваемой для осуществления организационной и некоммерческой деятельности по оказанию гарантированных государством и дополнительных услуг нестационарного социального обслуживания лицам пожилого возраста, инвалидам и отдельным группам граждан, попавшим в сложную жизненную ситуацию, проживающим на территории городского округа Сызрань.

Учреждение создано на основании постановления Губернатора Самарской области от 21.12.2006 года №273 «О создании государственных учреждений Самарской области».2

Учредителями Учреждения являются министерство здравоохранения и социального развития Самарской области и министерство имущественных отношений Самарской области.

В своей деятельности Учреждение руководствуется Конституцией Российской Федерации и федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Губернатора области, Правительства Самарской области, приказами министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Учреждение находится по адресу: ул. Карла Маркса, 19.

Встать на обслуживание могут граждане пожилого возраста (женщины старше 55 лет, мужчины старше 60 лет) и инвалиды (в том числе (дети-ивалиды), нуждающиеся в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельно удовлетворять свои основные жизненные потребности вследствие ограничения способности к самообслуживанию, и инвалиды по передвижению имеют право на социальное обслуживание на дому, осуществляемое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».1

Социальное обслуживание на дому является одной из основных форм социального обслуживания, направленной на максимально возможное продление пребывания граждан пожилого возраста и инвалидов в первичной социальной среде в целях поддержания их социального статуса, а также на защиту их прав и законных интересов.

Социальное обслуживание на дому осуществляется при условии добровольного согласия граждан пожилого возраста и инвалидов на получение социальных услуг.

Основными принципами в сфере социального обслуживания на дому являются:

Соблюдение прав человека и гражданина;

Предоставление государственных гарантий в сфере социального обслуживания;

Ориентация социального обслуживания на индивидуальные потребности граждан пожилого возраста и инвалидов;

Обеспечение равных возможностей в получении социальных услуг и их доступности для граждан пожилого возраста и инвалидов;

Преемственность всех видов социального обслуживания;

Ответственность Учреждения и его структурных подразделений, а также соответствующих должностных лиц, за обеспечение прав граждан пожилого возраста и инвалидов в сфере социального обслуживания на дому.

Гражданам пожилого возраста и инвалидам обеспечивается возможность получения достаточных для удовлетворения их основных жизненных потребностей социальных услуг, которые включены в Федеральный и территориальный перечни гарантированных государством социальных услуг. Учреждение в праве устанавливать дополнительные неуказанные в Федеральными территориальном перечнях социальные услуги по согласованию с Министерством здравоохранения и социального развития.



1.3 Организационная структура ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

документация управленческий социальный обслуживание

Учреждение включает в себя аппарат управления и структурные подразделения, создаваемые, реорганизуемые и ликвидируемые приказом директора Учреждения по согласованию с Министерством.

В структуре Учреждения по мере необходимости создаются отделение социального обслуживания на дому, специализированное отделение социально-медицинского обслуживания на дому, отделение дневного пребывания, отделение временного пребывания лиц пожилого возраста и инвалидов, отделение срочного социального обслуживания, социально-реабилитационное отделение, отделение психологической помощи, организационно-методическое отделение, консультативное отделение.

В Учреждении с учетом необходимости и имеющихся возможностей могут создаваться иные структурные подразделения, оказывающие социальные услуги, в том числе: социальные столовые (буфеты), лечебно-производственные трудовые мастерские, пункты проката бытовой техники и средств реабилитации, мастерские по ремонту одежды и обуви, социальные прачечные, социальные аптеки, социальные бани и парикмахерские, магазины по торговле продовольственными и промышленными товарами по социально низким ценам для граждан, нуждающихся в срочной социальной помощи, подразделения, оказывающие транспортные услуги по социальным тарифам, деятельность которых не противоречит основным задачам Учреждения и осуществляется на основании положений, утвержденных директором Учреждения.

Структурные подразделения Учреждения в своей деятельности руководствуется порядком и условиями предоставления социального обслуживания, предусмотренными нормативными правовыми актами Самарской области.

Структурные подразделения Учреждения в своей деятельности подчиняются директору Учреждения.

Основными направлениями деятельности всех структурных подразделений Учреждения являются:

выявление, учет и определение индивидуальной нуждаемости в гарантированных социальных услугах, оказываемых структурным подразделением Учреждения, лицам, находящимся в сложной жизненной ситуации;

содействие в активизации у лиц, обслуживаемых Учреждением, возможностей самореализацией своих потребностей;

осуществление принципа преемственности в представлении различных форм и видов социальной помощи;

обеспечение установленных действующим законодательством, принципов социального обсаживания, прав и преимуществ клиентов в получении гарантированных социальных услуг.

Каждое структурное подразделение Учреждения возглавляет руководитель подразделения, назначаемый директором Учреждения.

Контроль за деятельностью структурных подразделений учреждения осуществляется директором Учреждения, руководителями соответствующих структурных подразделений. 1

Отделение создается для обслуживания не менее 120 граждан пожилого возраста инвалидов, проживающих в благоустроенных помещениях и для обслуживания не менее 60 граждан пожилого возраста и инвалидов, проживающих в домах, не имеющих коммунально-бытового благоустройства.

Количество создаваемых отделений определяется Директором Учреждения, исходя из общей численности граждан пожилого возраста и инвалидов, поставленных на учет, а также с учетом имеющихся для этих целей средств.

Отделение социального обслуживания на дому возглавляется заведующими, назначаемые директором Учреждения. Заведующие отделений руководствуются в своей деятельности федеральными законами и иными нормативными актами.2

	В структуру ГО СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» входят следующие подразделения:

	Организационно-методическое отделение (ОМО);

	Отделение срочной социальной помощи (ОССП);

	Отделение психологической помощи (ОПП);

	Отделение дневного пребывания (ОДП).

	Организационно-методическое отделение (далее – Отделение) является структурным подразделением Государственного учреждения Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и подчиняется непосредственно директору Центра.

	Отделение возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора Центра.

ОМО осуществляет работу с письменными и устными обращениями граждан, проводит аналитическую работу по причинам обращений.

Организует прием по личным вопросам в микрорайонах города с руководителем Центра, организует разъяснительно-информационные встречи работников Центра с населением городского округа Сызрань.

Формирует информационный банк данных на пенсионеров, инвалидов и других малообеспеченных категорий. Создает социальный паспорт г.о. Сызрань.

Осуществляет связь с городскими предприятиями и организациями всех форм собственности по вопросам социальной поддержки населения.

Готовит и проводит общегородские благотворительные мероприятия.

Взаимодействует с прессой, радио и телевидением, информирует население по вопросам социальной поддержки граждан.

Анализирует уже проведенные социально-значимые мероприятия информационные акции.

Анализирует информацию о приобретенном опыте в области социальной защиты населения, готовит материалы к планерке.

Занимается подготовкой информационных материалов для вышестоящих организаций о деятельности Центра.

Сбор и архивирование материалов о работе Центра.

Изучает, обрабатывает и осуществляет выборку законодательных актов по социальным вопросам, знакомит с ними работников Центра.1

Отделение социального обслуживания на дому

Граждане пожилого возраста (женщины старше 55 лет, мужчины старше 60 лет) и инвалиды (в том числе (дети-ивалиды), нуждающиеся в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельно удовлетворять свои основные жизненные потребности вследствие ограничения способности к самообслуживанию, и инвалиды по передвижению имеют право на социальное обслуживание на дому, осуществляемое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

Социальное обслуживание на дому является одной из основных форм социального обслуживания, направленной на максимально возможное продление пребывания граждан пожилого возраста и инвалидов в первичной социальной среде в целях поддержания их социального статуса, а также на защиту их прав и законных интересов.

Социальное обслуживание на дому осуществляется при условии добровольного согласия граждан пожилого возраста и инвалидов на получение социальных услуг.2

Отделение срочного социального обслуживания является структурным подразделением Центра, предназначенное для предоставления социальных услуг гражданам пожилого возраста.

Предоставление социальных услуг регулируется Федеральным законом РФ №122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», Постановлением Правительства Самарской области от 26.07.06 №99 «О порядке предоставления социального обслуживания населению в Самарской области» настоящим положением и иными нормативными актами РФ и Самарской области.

Отделение создается для оказания гражданам, нуждающимся в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельно удовлетворять свои основные жизненные потребности вследствие ограничения способности к самообслуживанию, социального обслуживания, социальной помощи разового характера, направленной на поддержания их жизнедеятельности, социального статуса, а также защиту их прав и законных интересов.

Деятельность отделения строится на сотрудничестве с различными государственными и муниципальными учреждениями, общественными, благотворительными, религиозными организациями и объединениями, фондами а также отдельными гражданами. ОССО оказывает социальные услуги:

содействие в организации разового обеспечения остро нуждающихся граждан бесплатным горячим питанием, в т.ч. предоставление им талонов на бесплатное питание, или продуктовых наборов;

содействие в обеспечение одеждой, обувью и другими предметами первой необходимости;

разовое оказание материальной помощи лицам, вернувшимся из мест лишения свободы;

оказание содействия по трудоустройству лиц, вернувшихся из мест лишения свободы;

содействие в предоставлении жилья лицам, вернувшимся из мест лишения свободы;

содействие в направлении по медицинским показаниям в лечебные учреждения;

оказания гражданам юридической помощи в целях защиты их прав;

оказание помощи инвалидам по вопросам социальной поддержки;

оказание помощи инвалидам в социокультурной реабилитации;

организация деятельности спортивных секций для инвалидов в микрорайонах города на базе физкультурно-оздоровительных центров; работа творческих мастерских по обучению инвалидов народно-прикладному искусству;

организация работы кабинета социальной реабилитации и адаптации инвалидов;

оказание содействия в получении психологической помощи гражданам пожилого возраста и инвалидам;

выдача технических средств реабилитации из пункта проката, выявление лиц, нуждающихся в технических средствах реабилитации;

организация разъяснительной работы среди населения по вопросам получения и использования ТСР;

организация работы выставки-продажи изделий народно-прикладного творчества инвалидов;

оказание дополнительных платных услуг;

оказание других форм срочного социального обслуживания, обусловленных региональными особенностями и предусмотренных территориальными перечнем гарантированных государством социальных услуг.1

Отделение психологической помощи является структурным подразделением Центра, предназначенное для предоставления психологической помощи гражданам пожилого возраста и инвалидам.

Предоставление психологической помощи регулируется законом РФ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов», Положением об ГУ СО ЦСО. Психологическое отделение предназначается для психологической помощи гражданам, нуждающимся в социальной адаптации к изменяющимся социально-экономическим условиям жизни.

Психологическое отделение оказывает следующие виды услуг:

психологическую и информационную поддержку гражданам;

индивидуальное консультирование и психокоррекционную работу;

содействие семьям, в которых проживают пожилые люди и инвалиды, в создании атмосферы взаимопонимания и взаимного уважения, благоприятного микроклимата, преодоление конфликтов и иных нарушений семейных отношений;

создание клубов общения по интересам;

повышение стрессоустойчивости и психологической культуры уязвимости групп;

психологическую подготовку лиц, обслуживающих граждан пожилого возраста и инвалидов;

содействие социальным работникам в улучшении из взаимоотношений с клиентами;

профилактическую помощь консультирование сотрудников ГУ СО ЦСО. 2

Отделение дневного пребывания является структурным подразделением ГУ СО ЦСО, предназначенное для предоставления социальных услуг гражданам пожилого возраста.

Предоставление социальных услуг регулируется Законом РФ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов».

Контроль за оказанием социальных услуг осуществляется Директором ГУ СО ЦСО и его заместителями.

Предметом деятельности отделения является социально бытовое, культурное обслуживание граждан, сохранивших способность к самообслуживанию и активному передвижению, организация их питания, привлечение к посильной трудовой деятельности, поддержание активного образа жизни.

Основные задачи:

выявление граждан, нуждающихся в различных видах социальных услуг, определение конкретных видов и форм социальных услуг;

анализ уровня социального обслуживания населения города. Разработка и внедрение в практику новых видов и форм помощи населению.

Служба делопроизводства в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», отсутствует. Вместо службы ДОУ есть секретарь. Секретарь подчиняется не только директору Учреждения, так же он выполняет задания заместителей, что затрудняет его работу. С этим связано нехватка времени на основные задачи и поручения директора. Нехватка времени – это спешка, где возможны ошибки, которые требуют устранения, что ведет к большей потере времени.

Обязанности секретаря:

1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

8. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

9. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.

10. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

11. Копировать документы на персональном ксероксе.

12. Отправлять по почте или отвозить корреспонденцию.

13. Обобщать и готовить еженедельные и ежемесячные отчеты по обслуживаемым.

14. Вносить изменения в таблицу, касаемую обслуживаемых.1

Необходимо отметить, что в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» отсутствует архив.

Кадровая служба ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненное директору «Центра».

Основная задача кадровой службы – организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данного учреждения и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитания чувства фирменной гордости. 2

Кадровая служба ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» выполняет достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в ГУ СО «Центр социально обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

В ГУ СО «Центр социально обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» функции службы кадров выполняют два человека – начальник отдела кадров и один инспектор по кадрам.

Должностной и численный состав кадровой службы определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания.

Наименование должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).3 Кроме того можно использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих».

Кадры социальной работы можно классифицировать по признакам трудовой занятости в определенной структуре и занимаемым должностям.

Служба кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляет сбор, обработку, передачу, использование и хранение персональных данных работников «Центра». Для этого разработана действенная система сбора хранения и использования кадровой информации.

	К основным задачам службы кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» относятся: перспективное прогнозирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей; обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала; комплектование коллектива учреждения соответствующим количеством специалистов и работников; систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций; документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел; организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести; организация обучения персонала, его инструктирование, повышение квалификации руководителей, специалистов и социальных работников, подбор кандидатур для направления на учебу; проведение регулярной аттестации кадров, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

	Деятельность кадровой службы, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы.

	Среди нормативно-методических документов, регламентирующих функции кадровой службы, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих.1

	Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности инспекторам по кадрам. Он создает только основу разработки должностных инструкций, поскольку закрепляет функции кадровой службы косвенно, через определение основных видов работ, выполняемых работниками кадровой службы.

	Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации.

	Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет за работодателем правовые нормы:

	Нормы, направление на защиту трудовых прав работников. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписка из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвременно.

	Кодекс ввел такое понятие, как «персональные данные», под которым понимается информация, касающаяся конкретного работника. С целью их охраны работодатель обязан разработать локальной нормативный акт, в котором установлен порядок передачи персональных данных работника в пределах организации.3

	Так же к нормативно-методической базе кадровой службы относится Государственная система документационного обеспечения управления.4 ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

	Служба кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению личных дел.

	В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы учетной документации (УСД) Формирование информационной части кадровой документации и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК).




2. Анализ управленческой документации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»



2.1 Организационно-правовые документы



Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы учреждения утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части правовой Гражданского кодекса Российской Федерации. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждения, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

Наименование учреждения;

Его вид;

Местонахождение (почтовый адрес);

Предмет и цель деятельности;

Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

Порядок распределения прибыли;

Порядок образования учреждения, порядок управления и прекращения деятельности;

Органы управления (внутренняя организационная структура).1

	Устав ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» составлен и оформлен на стандартных листах формата А4. Документ содержит титульный лист, на котором размещены наименование вида документа, гриф утверждения и другие заголовочные реквизиты.

Устав входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Уставе меньше определенного ГОСТом – правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Поскольку учредителями организации являются Министерство имущественных отношений Самарской области и Министерство здравоохранения и социального развития Самарской области, на титульном листе Устава размещены два грифа утверждения. В связи с тем, что эти организации имеют одинаковый статус, их грифы утверждения расположены на одном уровне, соответственно, в правом и левом верхних углах титульного листа.

Заметим, что Устав утвержден распорядительными документами: приказом министерства имущественных отношений Самарской области и приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, дальше идет наименование утверждающего документа в творительном падеже, есть дата приказа и его номер. В написании номера и даты утверждения в грифах этих учреждений отсутствует единообразие. В первом случае (министерство имущественных отношений Самарской области) дата оформлена не совсем верно, так здесь использовано своеобразное сочетание цифрового и словесно-цифровой способа оформления, когда месяц (январь) обозначен цифрой «01», год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения министерства здравоохранения и социального развития Самарской области оформлен правильно.

Другими элементами грифа являются подпись и расшифровка подписи, с инициалами перед фамилией. Утвердили устав министр имущественных отношений Самарской области А.А. Прокопьев и Министр здравоохранения и социального развития Самарской области Г.И. Гусарова.

Грифы утверждения заверены печатями. При этом оттиск печати полностью закрывает собственноручную подпись. На мой взгляд, это является ошибкой, поскольку тем самым затрудняется восприятие этого юридически значимого реквизита. Оттиск печати должен захватывать только часть наименования должности и собственноручной подписи.

Посередине титульного листа размещено наименование вида документа (заглавными буквами), затем указано полное наименование учреждения в винительном падеже. Наименование организации также написано заглавными буквами.

В нижней части листа приведен год создания документа; ошибка состоит в том, что не указано место составления и издания документа.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде связанного текста.

Устав прошит, сброшюрован. В конце документа на оборотной его стороне указано количество страниц и экземпляров. Ниже текста расположена подпись. Ошибка в ее оформлении состоит в том, что отсутствует расшифровка собственноручной подписи. Подпись заверена печатью, которая почти полностью закрывает ее и тем самым затрудняет восприятие. Оттиск печати захватывает оборотную часть документа и листок, на котором написано количество экземпляров и число листов.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя, который заключается между работником и работодателем в лице их представителей.

Порядок разработки и согласования коллективного договора регулируется статьями 36–44 ТК РФ.

Коллективный договор заключается, если одна из сторон (работники или работодатель) выступит с предложением о его заключении.

При недостижении согласия между работниками и работодателем по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров коллективный договор подписывается на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.

Работники должны быть под роспись ознакомлены с коллективным договором (для этого к коллективному договору может прилагаться лист ознакомления).4

Содержание и структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 ТК РФ). В коллективном договоре могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:

формы, системы и размеры оплаты труда;

выплата пособий, компенсации;

занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

другие вопросы, определенные сторонами.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного самим коллективным договором (ст. 43 ТК РФ).

Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации.

В случае изменения названия организации, реорганизации в форме преобразования, а также расторжение трудового договора с руководителем организации коллективный договор сохраняет свое действие. При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока ликвидации.

Изменения и дополнения коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения.

Коллективный договор в течение семи дней со дня подписания направляется работодателем на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.3

Вступление коллективного договора, соглашения в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.

При осуществлении регистрации коллективного договора, соглашения соответствующих орган по труду выявляет условия, ухудшающие положения работников по сравнению с трудовым законодательством, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, а также в соответствующую государственную инспекцию труда.

Коллективный договор в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками и работодателем, заключенным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Самарской области.

Сторонами коллективного договора являются:

Работодатель – Государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице директора Киреевой Натальи Александровны;

Работники – представленные Профсоюзным комитетом Государственного учреждения Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице председателя профсоюзного комитета Федоровой Натальи Николаевны.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» утверждается директором проект коллективного договора, заключения коллективного договора, внесения изменений и дополнений в коллективный договор, контроль за выполнением условий коллективного договора (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). В нем говорится, что в коллективных переговорах по подготовке, заключению или изменению коллективного договора участвуют представители работников (профсоюзный комитет) и работодателя (директор учреждения). Представители стороны, получив предложение о наличии коллективных переговоров, обязаны вступить в переговоры в течение семи календарных дней со дня получения указанного предложения. В учреждении создаются действующая комиссия по ведению коллективных переговоров.

При внесении изменений в коллективном договоре от Председателя Профкома Н.Н. Федоровой пишется служебная записка на имя директора «Центра» о разрешении создать комиссию для внесения изменений в коллективный договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

После переговоров, на котором присутствует секретарь профсоюзного комитета Н.В. Середа, коллектив работников в количестве 30 человек, Председатель комиссии, Председатель Профсоюзного комитета, составляется протокол заседания (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

На повестке дня рассматриваются вопросы, связанные с изменением коллективного договора в части оплаты труда работников ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Выслушивают выступление директора учреждения о внесении изменений в коллективный договор в части оплаты труда работников, главного бухгалтера Е.И. Гринину об изменении положения по оплате труда работников, Председателя Профкома Н.Н. Федорову о предоставлении комиссии коллективного договора с приложениями. Затем члены комиссии, рассмотрев коллективный договор с приложениями, принимают решения единогласно подписать коллективный договор с внесенными в него изменениями.

Сам коллективный договор составляется на 3 года (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Хранится в отделе кадров. Регистрируется в департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Коллективный договор нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью. Ставится подпись директора.

Коллективный договор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлен следующим образом:

Документ оформлен на бумаге белого цвета стандартного формата. Коллективный договор входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Коллективном договоре меньше определенного ГОСТом – правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

	Наименование вида документа и другие заголовочные реквизиты оформлены на титульном листе. В левой его части расположены справочные данные: юридический адрес учреждения и номер телефона. Практически по центру листа расположен реквизит «наименование вида документа», ниже указан срок, в течение которого действует коллективный договор. Далее приведено полное наименование учреждения.

В нижней части листа на одном уровне располагаются слова «от работодателя:», дальше указывается должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для указания даты; однако эти строки не заполнены, что снижает правовое значение документа. «От работодателя» договор подписал директор Н.А. Киреева. Подпись заверена гербовой печатью, оттиск которой накладывается на роспись, затрудняя восприятие этого важнейшего реквизита. Печать должна накладываться на наименование должности.

В правой стороне листа прописаны слова «От работников:». Представителем работников является председатель профсоюзного комитета Н.Н. Федорова. Здесь также указана должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для размещения даты, которые, впрочем, не заполнены. Здесь также размещена печать, которая, ввиду неудачного расположения, закрывает роспись и затрудняет ее восприятие.

На титульном листе есть отметка, что данный документ зарегистрирован в Департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, проставлена дата и регистрационный номер, есть роспись (без расшифровки); подпись заверена печатью. Заметим, что регистрация коллективного договора носит уведомительный характер и не влияет на статус документа, его юридическую силу.

	Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

	Коллективный договор имеет следующие разделы: 1. общие положения, 2. трудовые отношения, 3. рабочее время и время отдыха, 4. оплата труда, 5. охрана труда, 6. социальные льготы и гарантии, 7. гарантия деятельности профсоюзной организации, 8. заключительное положение.

	Действие коллективного договора распространяется на всех работников независимо от должности, членства в профсоюзе, длительности трудовых отношений, характера выполняемых работ.1

	Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами:

	порядок приема и увольнения работников;

	основные правила, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

	режим работы;

	время отдыха;

	применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

	иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

	Правила внутреннего распорядка должны быть утверждены в каждой организации.

	Правила внутреннего трудового распорядка являются организационно-распорядительным документом, следовательно, к их оформлению распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003.3 Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка грозит руководителю организации штрафом от 500 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Правила согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, иным выборным органом работника и утверждается руководителем организации. Они, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). 

Для ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка все работники должны быть с ними ознакомлены под роспись. Правила должны находиться в доступном от всех работником месте.

Содержание правил внутреннего трудового распорядка зависит от особенностей режима труда, установленного работодателем для различных работников (с ненормированным рабочим днем, со сменным режимом работы и пр.). Вот примерный перечень основных разделов, которые рекомендуется включать в правила внутреннего трудового распорядка:

общие положения – определяют цель утверждения правил, круг лиц, на которые они распространяются, случаи, в которых применяются;

основные права и обязанности работодателя – в соответствии с ТК РФ на работодателя возложена обязанность по организации труда работников (создание безопасных условий труда, обеспечение трудовой дисциплины, представление установленных законодательством прав и гарантий);

основные права и обязанности работников – конкретизируется права и обязанности работников, установленные ТК РФ, применительно к специфике конкретного работодателя;

порядок приема, перевода и увольнения работников – перечисляются документы, сопровождающие процедуры приема, перевода и увольнения работников, а также лица, наделенные специальными полномочиями для совершения указанных действий, иные особенности;

режим рабочего времени и времени отдыха – содержит информацию о времени начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительности рабочей недели, выходных днях, количество смен в сутки, времени обеденного перерыва, перечень должностей работников с ненормированным рабочем днем, основание и продолжительность дополнительных отпусков, место и сроки выплаты заработной платы;

поощрения за успехи в работе – перечисляются виды поощрений, применяемые к работникам у данного работодателя;

дисциплинарная ответственность – определяет порядок наложения дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством, виды нарушений, которые у данного работодателя относятся к дисциплинарным проступкам разной тяжести.

Правила внутреннего трудового распорядка в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 4) являются приложением к коллективному договору. Они согласованы с Председателем профсоюзного Комитета работников Н.Н. Федоровой и утверждены директором учреждения Н. А, Киреевой, но без даты согласования и утверждения. Работники учреждения ознакомливаются с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись.

Правила внутреннего трудового распорядка ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформляется следующим образом:

	Документ печатается на бумаге белого цвета.

	Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

	Так как правила внутреннего трудового распорядка является приложением к коллективному договору, то в правом углу указывается следующие «ПРИЛОЖЕНИЕ 2», данное оформление является неверным, так как здесь отсутствует символ №, наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

	Ниже в правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. В конце стоит двоеточие. Дальше указывается должность (она начинается со строчной буквы) и наименование учреждения, но наименование учреждения указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись и расшифровка подписи. Ниже отведено место для написания даты, но это место не заполнено. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, оттиск которой проставлен на подписи, это затрудняют прочтение как одного, так и другого юридически значимого реквизита. Левый угол предназначен для грифа согласования оформляется следующим образом: пишется прописными буквами «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие. Ниже указывается должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения правил внутреннего трудового распорядка.

Ниже указывается наименование вида документа. Первая буква прописная, далее идут строчные.

Правила содержат несколько разделов:

порядок приема, перевода и увольнения работников;

основные обязанности работников;

основные обязанности Администрации;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Первый раздел Правил регламентирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядка приема, перевода и увольнения работников. В этом разделе говорится о том, что работники реализуют свое право на труд на основании личного заявления и трудового договора с ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».1

В четвертом разделе говорится о рабочем времени и его использовании. Здесь не указана работа в выходные и нерабочие праздничные дни, ничего несказанно о ненормированном рабочем времени. Привлечение работников к работе в выходные дни происходит без письменного соглашения работника. За это ему дается отгул.

Шестой пункт посвящен ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Нарушение трудовой дисциплины, то есть неисполнение или ненадлежащие исполнение по вине работника обязанностей, возложенных на него Правилами внутреннего трудового распорядка.2

За нарушение трудовой дисциплины администрация учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.3

До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснения составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

В коллективном договоре листы не пронумерованы. Главы сливаются с основным текстом, так как напечатаны одинаковым размером шрифта, не выровнены по центру. На мой взгляд можно было так же выделить полужирным начертанием наименования глав.

Текст Правил находится в отделе кадров.

Должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, определяющий основные функции, должностные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции по определенной должности.

Должностная инструкция не является обязательным документом, однако должностные инструкции призваны помочь работникам лучше ориентироваться в своих должностных обязанностях и представляют работодателю право требовать от работника исполнения своих должностных обязанностей, должностные обязанности работника можно включить в условия трудового договора, однако при большой текучести кадров эта процедура может стать трудоемкой.

Не требуется составление должностной инструкции на каждого работника, а если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разовую работу, должности необходимо переименовать либо составить именные должностные инструкции.

Разрабатывая должностные инструкции, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих в котором содержится перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристики должностей содержат три раздела:

	«должностные обязанности» – приводится перечень функций, которые выполняются по данной должности;

	«должен знать» – указываются требования о наличии обязательных знаний и навыков, необходимых для выполнения трудовой функции;

	«требования к квалификации» – излагаются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, стажу работы.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

«Общие положения» – включает наименование должности в соответствии со штатным расписанием, отнесение ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней»;

– название структурного подразделения;

– подчиненность работника;

– порядок назначения и освобождения от должности;

– порядок замещения должности в период отсутствия работника.

«Задачи и функции» включает формулировку основного назначения должности и перечисляет действия, которые должен выполнять работник;

«Обязанности» – устанавливает порядок исполнения работником своих должностных обязанностей;

«Права» – определяет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей. И порядок осуществления этих прав;

«Ответственность» – определяет ответственность работника за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него обязанностей;

«Взаимоотношения» – фиксирует внутриорганизационные связи и контакты, возникающие при выполнении работником своих обязанностей.

Должностные инструкции в организации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5) составлены не на всех социальных работников. Отсутствие этих документов для отдельных должностей является серьезным недостатком организации документирования и прямым нарушением норм трудового законодательства. Для ознакомления с должностной инструкцией составляется ведомость для социальных работников. При приеме на работу заведующий отделением знакомит нового работника с должностной инструкцией, после чего он расписывается в ведомости и ставится дата. В данной организации отдел кадров эту работу не выполняет. Отсутствие визы ознакомления – обязательного реквизита должностной инструкции – является серьезной ошибкой, снижающей правовое значение документа. В некоторых случаях это может стать причиной трудовых конфликтов и судебных споров.

Рассмотрим оформление этого вида документа на примере должностной инструкции специалиста ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

	Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.

	Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

В правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. Ошибкой является размещение двоеточия после этого слова. Это слово выровнено по правому краю листа. Далее указаны должность и наименование учреждения; заметим, что наименование организации указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись, под росписью – расшифровка подписи. Ниже проставляется дата. Она оформлена неверно, так как здесь предусмотрен словесно-цифровой способ оформления, т.е. вместо положенного «марта» пишется «03» и год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, которая проставлена на должности и затрагивает собственноручную подпись, не затрудняя, впрочем, ее восприятие. Размещение печати на грифе утверждения является ошибкой, нарушением норм документирования, поскольку печать должна удостоверять другой реквизит – подпись. Кроме того, в должностных инструкциях реквизит «печать» не предусмотрен.

В левом углу листа расположен грифа согласования, оформленный следующим образом: прописными буквами написано «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие (размещение двоеточия является ошибкой). Ниже указана должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения должностной инструкции.

Ниже указывается наименование вида документа прописными буквами. Дальше написано подразделение, для которого предназначена эта инструкция; затем указывается должность в им. п., ед. ч.

Должностные инструкции содержат разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

Нумерации страниц нет.

Должностная инструкция согласована с председателем профкома ГУ СО «Центра» и утверждена директором. Визируется заместителем директора О.А. Расходовой, инспектором по кадрам Н.В. Середой. Составлена юристом В.В. Рябовой.

Виза согласования оформлена следующим образом:

После слов «Визы согласования:» ставится двоеточие и далее одна под другой размещаются визы. Расположение виз зависит от статуса визирующего должностного лица. Первая виза заместителя директора ГУ СО «Центр…» О.А. Расходовой. Здесь неверным является сокращение должности вместо «заместитель» пишется «Зам.» и, как и в рассмотренных выше документах, неправильно указано наименование организации. Вторая виза принадлежит инспектору по кадрам Н В. Середе.

Дальше указывается должностное лицо, подготовившее данный документ; это оформлено следующим образом: написано «Подготовил»; в следующей строке указана должность, роспись, расшифровка росписи.

Работник при поступлении на работу ознакамливается с ней, так как она составлена в одном экземпляре и на руки не выдается. После ознакомления с должностной инструкцией работник ставит свою роспись в отдельном листе ознакомления (согласования) каждый квартал.

Содержательная часть должностной инструкции содержит ряд недостатков. В первом разделе не дается четких обязанностей специалиста и они не полны и повторяют друг друга (как пункт 2.7 и 2.10). В пункте 2.6 специалист не оказывает социальные услуги на дому и не содействует в получении установленных законодательством льгот – все это является обязанностями социального работника. Здесь можно было написать, что специалист содействует в оформлении документов на получение ежемесячной материальной помощи, натуральной помощи и т.д.

Необходимо внести ряд должностных обязанностей в данный раздел, которые выполняет специалист по социальной работе, но они почему-то не прописаны в данном разделе, следующие обязанности:

– осуществляет прием, исполнение и контроль документов отделения;

– ежемесячно к 25 числу составляет и сдает отчетные документы;

– оформляет документы для их архивирования и составляет опись документов;

– выполняет работу по подготовке плановых совещаний, проводимых заведующим отделения (сбор необходимого материала, работа со СМИ), ведет и оформляет протоколы плановых совещаний;

– обеспечивает рабочее место заведующего отделением необходимыми канцелярскими принадлежностями;

– копирует документы на персональном ксероксе;

– осуществляет доставку писем, деловых бумаг, по назначению и указанию директора учреждения, а также получение их и доставка от других организаций.



2.2 Распорядительные документы



Приказ (распоряжение) о приеме на работу Т-1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», приведен в ПРИЛОЖЕНИИ 6. Приказ о приеме работника на работу имеет унифицированную форму №Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. под №1. Так же имеет форму по ОКУД с кодом 0301001.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу специалистом допускаются следующие ошибки:

В уставе учреждения закреплено полное и краткое наименование учреждения, полное государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», а в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»». Не указывается форма по ОКПО и не проставляется табельный номер работника. При принятии временно работника (на время отсутствия основного работника Маланьиной Н.А. (ежегодный отпуск) дату окончания работы оформляют следующим образом: по «Дату выхода Маланьиной Н.А.». Указывается лишь размер надбавки, а вид не указывается. Не прописывается время испытательного срока.

Основанием является трудовой договор.

Приказ подписывает директор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и работник.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ1 увольнение работника может производиться: по инициативе работника, по инициативе администрации организации.

Приказ (распоряжение) об увольнении Т-8 (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Работник отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работника документируют с применением унифицированной формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Текст приказа об увольнении начинается словом «Прекратить действие трудового договора…уволить», затем указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер (в нашем случае табельный номер не указан), так же не указана форма по ОКПО структурное подразделение, должность, дата и номер трудового договора. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ)).

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

Отпуск – разновидность времени отдыха, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать предоставленное время по своему усмотрению.1

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При оформлении приказа специалистом допущены следующие ошибки:

Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работникам оформляется в таблице. После шапки, идет нумерация столбцов, столбец «Должность (специальность, профессия) не пронумерован, номер пропущен.

Форма по ОКПО не заполнена, табельный номер работников не указан, не указан вид отпуска (Ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный без сохранения заработной платы…), отсутствует дата, роспись работника об ознакомлении с приказом.

Предоставление отпусков регулируется следующим приказом работодателя:

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6, Т-6а);

Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);

Приказ об отзыве из отпуска.2

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) и личная карточка работника (форма №Т-2).

Бланки форм документов для всех приказов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» изготовлены средствами вычислительной техники в масштабе 1:1.

Бланки печатаются краской одного цвета, как правило, черного. Все это выполняется в соответствии с ГОСТом 6.10.5–87.3

	Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дает объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, с новой строки без абзаца. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме. Срок исполнения проводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа, называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» приказы по основной деятельности оформляются следующим образом (ПРИЛОЖЕНИЕ 9):

Сверху по центру заглавными буквами пишется «ПРИКАЗ», на следующей строке написан чей является приказ, указывается должность и структурное подразделение, наименование учреждения.

Следующая строка центрируется, здесь указывается номер документа, на следующей строке пишется дата: «02 ноября 2010 года» – здесь смешено два способа оформления даты, ее следует оформить либо – 02.11.2010, либо 2 ноября 2010 г.

Следующая строка посвящена наименованию приказа «по основной деятельности», что совершенно не нужно.

Дальше идет наименование приказа, оно центрировано и выделено жирным, дальше следует черта которая делит текст документа на констатирующую и распорядительную.

Затем идет слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется прописными буквами, текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Первый пункт: «Назначить лиц,…» начинается с глагола в неопределенной форме. Во втором пункте приказа прописан ответственный. Третий пункт: «Начальнику ФЭО – главному бухгалтеру обеспечить:», начинается с ответственного, а в конце приказа стоит глагол в неопределенной форме, а дальше по списку в столбик прописано, что обеспечить.

Четвертый пункт: «Приказ довести до лиц в части их касающейся под роспись», хотя заключительным должен быть пункт о том на кого возложить контроль за исполнение приказа.

Затем идет должность, наименование учреждения, все прописано прописными буквами, выделено жирным, затем идет роспись и расшифровка подписи.


2.3 Документирование бизнес-процесса «социальное обслуживание на дому»



	Социальное обслуживание на дому – это организация и осуществление процесса предоставления социальных услуг на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, в соответствии с индивидуальной нуждаемостью в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельного удовлетворения основных жизненных потребностей вследствие ограничения способности к самообслуживанию и (или) передвижению.

		Предоставление социального обслуживания на дому включает обращение потенциального клиента или его законного представителя в учреждение, регистрацию обращения, оформление заявления потенциального клиента на имя руководителя учреждения о рассмотрении возможности предоставления социального обслуживания на дому, которое является основанием для проведения акта обследования материально-бытового положения, ознакомление с нормами и правилами предоставления социального обслуживания на дому, консультирование потенциального клиента, клиента или его законного представителя по вопросам предоставления социального обслуживания на дому.1

Алгоритм предоставления социального обслуживания на дому отражены в таблице – документальное сопровождение процесса предоставления социального обслуживания на дому (см. рис. 3, с. 55)



Алгоритм предоставления социального обслуживания на дому

Документальное сопровождение



Документация учреждения и её заполнение

Документы, находящиеся у клиента и их заполнение

Обращение потенциального клиента, клиента, его законного представителя в учреждение

Внесение записи в «Журнал регистрации обращений граждан» о регистрации обращения и проведении консультации.

Заявление потенциального клиента о рассмотрении возможности предоставления социального обслуживания на дому.

Формирование «Личного дела клиента».

Внесение сведений в «Журнал учета граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому» при отсутствии возможностей предоставления социального обслуживания на дому.

Перечень документов, необходимых для принятия на социальное обслуживание на дому (при необходимости).

Проведение оценки индивидуальной нуждаемости, заключение Договора

Акт.

Заявление потенциального клиента с решением руководителя учреждения, подтверждающее ознакомление с порядком предоставления социального обслуживания на дому, перечнем социальных услуг, условиями их оплаты, а также нормами и правилами предоставления социального обслуживания на дому.

Договор.

Формирование «Личного дела клиента».

Внесение записи в «Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому» о приеме в учреждение в соответствии с формой.

Приказ руководителя учреждения о приёме на социальное обслуживание на дому.

Договор

Оказание социальных услуг на дому

Внесение записи в «Журнал представителя учреждения» об оказанной услуге, об оплате и произведенном расчете в рамках оказанных социальных услуг, а также об оплате социальных услуг в соответствии с Договором.

Отчет представителя учреждения.

Талон статистического учета.

При прекращении действия Договора внесение записи в «Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому».

Запись в «Журнале клиента» об оказанной социальной услуге, об оплате и произведенном расчете в рамках оказанных социальных услуг, а также об оплате социальных услуг в соответствии с Договором.

Чек или квитанция оплаты в рамках оказанных социальных услуг.

Квитанция об оплате за социальную услугу в соответствии с Договором.

Рис. 3. Документальное сопровождение процесса предоставления социального обслуживания на дому (Разработано автором)

		

		В учреждении ведется «Журнал регистрации обращений граждан», в котором фиксируется информация об обращении и о предоставлении консультаций по вопросам социального обслуживания на дому в момент обращения к представителю учреждения.

		Шапка «Журнала регистрации обращения граждан» оформляется на развороте тетради и выглядит следующим образом:

		

		Первый лист:

		№ п/п

		Дата обращения

		Ф.И.О.

		Число, месяц год рождения

		Домашний адрес

		1

		18.01.10 г.

		Юрин Александр Андреевич

		06.09.1944 г.

		Г. Сызрань,

		ул. Варламова, 19

		2

		21.01.10 г.

		Загородникова Валентина Викторовна

		13.08.1948 г.

		Ул. Краевая, 47

		

		Второй лист:

		Категория

		Содержание обращения

		Результат и срок рассмотрения

		Примечание

		Пенсионер по возрасту,

		инв. 2 гр.

		Предоставление социальных услуг

		19.10.10 г. посетила Юрина А.А. Проведена беседа о работе Центра, перечня выплат социальной службой гарантируемых и дополнительных услуг, о тарифах на оказываемые услуги

		26.01.10 г. принят на обслуживание.

		Пенсионер по возрасту, инв. 2 гр.

		Предоставление социальных услуг

		25.01.10 г. посетила Загородникову В.В. Провела беседу о деятельности Центра, перечня выполняемых услуг, тарифах на услуги, проведена оценка индивидуальной нуждаемости.

		26.01.10 г. принята на постоянное надомное обслуживание.

		

		В учреждении назначен сотрудник, ответственный за регистрацию обращений граждан.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» – здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес» – первый случай включает в себя все, кроме индекса и области, во втором случае отсутствует индекс, область, наименование города.

		После занесения в журнал потенциальному клиенту или его законному представителю, при необходимости, оказывается содействие в получении документов, необходимых для зачисления на социальное обслуживание на дому. Данные документы необходимы для того что бы завести «Личное дело клиента». После того как завели «Личное дело клиента» и оказываются социальные услуги.

	При наличии в учреждении очерёдности на социальное обслуживание на дому обращение регистрируется в «Журнале учёта граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому».

	

	Первый лист:

	№ п/п

	Ф.И.О.

	Число, месяц, год рождения

	Домашний адрес, телефон

	Категория

	1

	Ревина Антонина Петровна

	02.05.1945 г.

	Ул. Рабочая, 77

	33–08–75

	Инв. 3 гр.

	2

	Антошин Иван Васильевич

	12.12.1943

	Ул. Огородная, 2

	33–52–19

	Инв.2 гр.

	

	Второй лист:

	Отделение учреждения

	Дата постановки на учет

	Примечание (дата принятия на обслуживании, либо причина снятия)

	ОСО на дому №12

	13.01.2010 г.

	28.01.10 г.

	ОСО на дому №12

	15.01.2010 г.

	28.01.10 г.

	

	Журнал заполняет специалист по социальной работе.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» – здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес, телефон» в обоих случаях отсутствует индекс и наименование города и области.

Последний столбец «Примечание (дата принятия на обслуживании, либо причина снятия)», его можно было просто назвать – Дата принятия на обслуживании, либо причина снятия.

По заявлению (ПРИЛОЖЕНИЕ 10) потенциального клиента, отраженном в заявлении потенциального клиента, с потенциальным клиентом заключается Договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 11). Оформление Договора может осуществляться как в учреждении, так и на дому у потенциального клиента.

Учреждение обеспечивает потенциальному клиенту условия для заключения Договора, в соответствии с действующим законодательством, потребностями и особенностями его жизненной ситуации.

Неотъемлемым приложением к Договору является «Перечень согласованных социальных услуг» (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) с указанием наименований социальных услуг, периодичности предоставления, кратности оказания социальных услуг на дому, согласованных с клиентом.

	Предоставление социального обслуживания на дому осуществляется только при выполнении клиентом норм и правил предоставления социального обслуживания на дому.

Факт заключения Договора фиксируется в «Журнале приема в учреждение социального обслуживания и прекращения предоставления социального обслуживания на дому».



Первый лист:

	№ п/п

	Ф.И.О.

	Число, месяц, год рождения

	Домашний адрес, телефон

	Категория

	1

	Прокопенко Анна Владимировна

	07.07.1945 г.

	Ул. Овражная, 77

	33–08–75

	Инв. 3 гр.

	2

	Герасимова Нина Евдокимовна

	25.02.1939 г.

	Ул. Огородная, 7

	33–52–19

	Инв.2 гр.



Второй лист:

	Дата принятия на обслуживание

	Вид оплаты

	Дата прекращения обслуживания

	Причина прекращения обслуживания

	Ответственный соц. работник

	

	ч/о

	61–70

	30.12.09

	В связи с переменой места жительства

	Дырина Л.А.

	26.01.2010

	№5087

	ч/о

	49–90

	

	

	Ульянова



	Журнал заполняет специалист по социальной работе.

Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: столбцы не нумеруются, не в одном из примеров дата оформляется неверно (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» – здесь нужно имя и отчество поставить перед фамилией.

Столбец «Домашний адрес, телефон» в обоих случаях отсутствует индекс и наименование города и области.

Столбец «Дата принятия на обслуживание» нет единообразия в оформлении, в первом случае не указывается дата принятия, но указывается вид оплаты и дата прекращения, что означает, что услуги выполнялись.

В некоторых столбцах указывается то, что не обозначено в заголовке, например: «Дата принятия на обслуживание», кроме даты указывается и номер договора, «Вид оплаты», кроме этого указывается и размер оплаты.

Столбец «Ответственный соц. работник» здесь инициалы стоят после фамилии, а в некоторых случаях не стоят и вовсе.

Оказание социальных услуг на дому производится учреждением через своих представителей (социальных работников) в объёмах и в сроки, согласованные учреждением и клиентом с учётом действующих нормативных правовых актов.

Учреждение не вправе передавать исполнение обязательств по Договору третьим лицам.

Учреждение закрепляет за клиентом своего представителя и имеет право производить его замену. В экстренных случаях (временного отсутствия указанного представителя учреждения на рабочем месте по болезни или иной причине), заказанные социальные услуги клиенту оказывает иной представитель учреждения по «Удостоверению работника социальной службы», либо по иному документу, указывающему, что пришедшее к клиенту лицо является представителем учреждения, уполномоченным на оказание социальных услуг в рамках конкретного Договора.

Социальное обслуживание на дому осуществляется в соответствии с Договором.

Определен представитель учреждения, непосредственно осуществляющий оказание социальных услуг на дому, что фиксируется заведующим отделением социального обслуживания на дому в «Журнале представителя учреждения».

«Журнал представителя учреждения» оформляется в виде альбома, формата А4.

Титульный лист данного журнала выглядит следующим образом:

По центру указывается наименование учреждения, ниже «Журнал представителя учреждения (социального работника)», следующей строкой указывается № и год.

Правый нижней угол предоставлен для написания представителя учреждения, его имени, отчества и фамилии, на следующей строке указывается № отделения. Ниже указывается дата начала и окончания ведения журнала. Дата оформлена неверна, так как год оформляется четырьмя цифрами и без буквы «г.».

Шапка последующих листов отпечатана на компьютере, впоследствии заполняются только пустые графы. Листы нумеруются сверху по центру.



Дата посещения

Персональный код (или Ф.И.О.) клиента

Шифр заказанной и оказанной услуги

Описание оказанных и заказываемых на следующее посещение услуг

(с указанием наименования продуктов, их стоимости, магазинов и т.д., денежного расчета)

1

2

3

4

12.01.2011 г.

Жадаева Матрена Васильевна

1.1

Покупка и доставка продуктов (хлеб – 16–50; Сахар – 43–00) – магазин «Тройка»

12.01.2011 г.

Отряскин Эдуард Михайлович

1.1, 1.2

Покупка и доставка продуктов (хлеб – 16–50; Сахар – 43–00) – магазин «Тройка»; отправка письма через почту.



Время, затраченное на посещение клиента

Подпись клиента



Время, затраченное на оказание услуги

Подпись представителя учреждения

5

6

7

8

20 мин.

Жадаева

32 мин.

Ульянова

25 мин.

Отряскин

67 мин.

Ульянова



Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится лист, захватывающий веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов, ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: дата оформлена неверна (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Столбец «Ф.И.О.» – нужно имя и отчество поставить перед фамилией

Каждый представитель учреждения социального обслуживания ведет «Журнал представителя учреждения» и «Журнал клиента».

«Журнал клиента»:

«Журнал клиента» оформляется, так же как и «Журнал представителя учреждения» в виде альбома, формата А4.

Титульный лист данного журнала выглядит следующим образом:

По центру указывается наименование учреждения, ниже «Журнал клиента», следующей строкой указывается № и год.

Правый нижней угол предоставлен для написания имени, отчества и фамилии клиента, на следующей строке указывается имя, отчество и фамилия представителя учреждения, на следующей строке указывается № отделения. Ниже указывается дата начала и окончания ведения журнала. Дата оформлена неверна, так как год оформляется четырьмя цифрами и без буквы «г.».

Шапка последующих листов отпечатана на компьютере, впоследствии заполняются только пустые графы. Листы нумеруются сверху по центру.




Дата посещения

Шифр заказанной и оказанной услуги

Описание оказанных и заказываемых на следующее посещение услуг

(с указанием наименования продуктов, их стоимости, магазинов и т.д., денежного расчета)



1

3

4

12.01.2011 г.

1.1

Покупка и доставка продуктов (хлеб – 16–50; Сахар – 43–00) – магазин «Тройка»

12.01.2011 г.

1.1, 1.2

Покупка и доставка продуктов (хлеб – 16–50; Сахар – 43–00) – магазин «Тройка»; отправка письма через почту.



Время, затраченное на посещение клиента

Подпись клиента



Подпись представителя учреждения

5

6

8

20 мин.

Жадаева

Ульянова

25 мин.

Отряскин

Ульянова



Журнал оформляется в амбарной тетради, она разлиновывается. Шапка печатается на компьютере и клеится в тетрадь. Столбцы не нумеруются. Тетрадь пронумерована и прошита. На последнем листе клеится вырезанный квадрат из бумаги, он захватывает веревку, которой прошита тетрадь. Здесь указывается количество листов ставится роспись, расшифровка росписи, дата и проставляется печать для документов. Журнал подписывает директор учреждения. Печать захватывает наклеиный листок и последний лист тетради. Нумерация листов производится в правом нижнем углу. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

В оформлении можно найти неправильное оформление реквизитов, как я сказала выше: дата оформлена неверна (везде выбран числовой способ, но, несмотря на это ставится буква «г.» и еще один момент год прописывается четырьмя цифрами).

Факт заказа и оказания социальных услуг по Договору, объем финансовых средств, полученных от клиента, объем финансовых средств, затраченных на выполнение социальных услуг, результаты расчета с клиентом фиксируются в «Журнале представителя учреждения», «Журнале клиента», скрепляются подписями представителя учреждения и клиента.

	Основные сведения об оказанных социальных услугах на дому фиксируется в «Талоне статистического учета» который хранится у заведующего отделением социального обслуживания на дому.

Оформляется на листе формата А 4. расположение листа – альбомное.

В центре пишется наименование заголовка «Талон статистического учета», ниже указывается Ф.И.О. клиента. Имя и отчество стоят позади фамилии. Ниже указывается персональный код клиента.

Дальше идет таблица.



ДАТА заключения договора или дополнительного соглашения

ход (среднедушевой доход) Условия оплаты



Сумма оплаты оказанных за месяц социальных услуг, всего (гарант./доп.)



Степень нуждаемости, кол-во баллов**

Перечень согласованных гарантированных услуг***

Количество оказанных гарантированных услуг, с учётом кратности, в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Перечень оказанных дополнительных услуг** (входящие в Перечень гарантированных)

Количество оказанных услуг в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Перечень оказанных дополнительных услуг*** (утверждённые учреждением)

Количество оказанных услуг в месяц

Время, затраченное в месяц (мин)

Количество услуг в месяц ВСЕГО

Время, затраченное в месяц (мин) ВСЕГО

12.01.2011 г.

7036 руб.

71–60

5 степень, 62 балла

1. 1,1.11.1. 5,1. 6,2. 1,5.1

6

1196













6

1196



«Талон статистического учета» заполняется один раз в месяц. Для заполнения данного документа используется компьютерный шаблон, заполняются переменные значения. Заполняют его все социальные работники на каждого обслуживаемого. Наименование столбцов и такое расположение закреплено в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)», он утвержден приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году.

Для формирования личного дела клиента необходимы следующие документы:

личное заявление потенциального клиента, клиента учреждения или его законного представителя;

документ, удостоверяющий личность потенциального клиента, клиента учреждения;

вид на жительство (для иностранных граждан);

заключения лечебно-профилактического учреждения о состоянии здоровья и отсутствии у потенциального клиента, клиента учреждения медицинских противопоказаний к предоставлению социального обслуживания на дому (бактерио- и вирусоносительство, хронический алкоголизм, карантинные инфекционные заболевания, активные формы туберкулеза, тяжелые психические расстройства, венерические заболевания);

справки, свидетельства, удостоверения или другие документы установленного образца о праве потенциального клиента, клиента учреждения на получение мер социальной поддержки в соответствии с действующим законодательством (для получения социального обслуживания на дому в преимущественном порядке);

документы о доходах потенциального клиента, клиента учреждения;

индивидуальная программа реабилитации инвалида, выданная учреждением медико-социальной экспертизы (если она разработана);

акт обследования материально-бытового положения.

Потенциальные клиенты, клиенты, проживающие с родственниками, обязанными в соответствии с действующим законодательством их содержать, представляют также:

справку из органов местного самоуправления, жилищно-эксплуатационной или иной организации, осуществляющей управление жилым домом, в котором проживает потенциальный клиент, клиент учреждения, о составе семьи с указанием даты рождения каждого члена семьи и степени родства;

документы о размерах доходов членов семьи потенциального клиента, клиента учреждения;

документы с указанием причины невозможности оказания родственниками необходимого ухода и обслуживания потенциальному клиенту, клиенту учреждения.

При предоставлении социального обслуживания на дому используются следующие бланки (формы) документов:

– Договор;

– Журнал регистрации обращений граждан;

– Журнал учёта граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому;

– Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому;

– Талон статистического учета;

– Акт.

«Личное дело клиента» содержит следующие документы:

заявление потенциального клиента, подлинники или копии документов;

Договор;

Перчень;

Акт.



ЗАЯВЛЕНИЕ



ЗАЯВЛЕНИЕ (ПРИЛОЖЕНИЕ 10) – официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в государственный орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, направлено на реализацию прав и интересов заявителя.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» заявление оформляется на бланке переменные параметры пишутся от руки.

Должность и наименование организации, располагается в правом верхнем углу. Эти реквизиты пропечатаны на бланке, инициалы и фамилия директора пишутся от руки, хотя я считаю, что Ф.И.О. директора, для экономии времени можно было так же напечатать на бланке, так как Ф.И.О. директора является постоянным значением.

Ф.И.О. заявителя, число, месяц, год рождения, адрес проживания также написана от руки.

Инициалы директора и заявителя стоят позади фамилии. Перед фамилией заявителя стоит «от гр.». Дата оформляется следующим образом: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.». Затем пишется «Дата, месяц, год рождения», слово дата следует заменить словом – день или число. Адрес проживания заявителя включает в себя улицу и номер дома, хотя по ГОСТ Р 6.30–2003 помимо улицы и номера дома указываться область, город и индекс заявителя.

Наименование вида документа печатается посередине строки строчными буквами «заявление», следует «ЗАЯВЛЕНИЕ».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты заявления оформляется в виде связного текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывается просьба о принятии на постоянное, либо временное обслуживание, либо снятии заявителя также указывается № отделения к которому относится заявитель по адресу проживания. Дальше указывается дата заполнения и подпись заявителя. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Во вторую часть текста входит заключение директора, где он рукописно пишет «Принять по положению», либо «Снять по положению». В тексте, где директор дает свое заключение наименование организации указано не верно «директора «Центра социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»», следует «директора ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Дальше указывается дата подписания и подпись директора. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Текст излагается от 1 лица, ед. ч.

Заявление оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Поля отклонены от ГОСТ Р 6.30–2003 правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Бланк заявления изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливается угловое расположение реквизитов.



АКТ

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Для формирования личного дела обслуживаемого в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» акт составляется одним лицом – это социальный работник отделения.

Акт должен содержать следующие реквизиты: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Место составления», «Заголовок», «Текс», «Подписи», «Гриф утверждения».

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляются акты об обследовании материально-бытового положения (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) для решения вопроса о необходимости постановке или отказе в надомном обслуживании.

Акт оформляется следующим образом.

Реквизит «Наименование организации» оформляется по середине строки, оно пишется от руки «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа г. Сызрань»», следует писать «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»».

Реквизит «Наименование вида документа» оформляется заглавными буквами по центру листа «АКТ». После этого реквизита идет «Заголовок к тексту». Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок согласован с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопрос чего? (кого?). «обследования материально-бытового положения».

«Дата» документа. Датой документа является дата события. Она оформляется словесно-цифровым способом «1» марта 2007 г.»

Акт заполняется продольным расположением, такие реквизиты как «Номер», «Место составления», «Гриф утверждения» – отсутствуют.

«Текст» документа составляют на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде соединения анкеты и таблицы.

Там где текст документа оформлен в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта выражены именем существительным в именительном падеже.

Первый вопрос анкеты «Фамилия, имя и отчество заявителя» оформляется неверно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Второй вопрос анкеты – адрес. Помимо улицы и номера дома, должно указываться – город, область и индекс, что не сделано.

Следующий пункт анкеты сформулирован не верно «Паспорт серии», следует заменить «Паспортные данные: серия». Затем на вопрос кем выдан реквизит «дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Следующий вопрос анкеты «Номер пенсионной книжки, каким гор(рай) выдана» реквизит «Дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

В текст оформленным в виде таблицы графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф согласованы с заголовками. Строчка номерования граф таблицы отсутствует.

Графа «Фамилия, имя, отчество» оформлена не верно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Графа «Место жительства, работы, учебы» следует заменить на «Адрес проживания, работы учебы», так как оно приятней воспринимается на слух. «Место жительства…» указано неверно: следует указать помимо улицы и номера дома, еще – город, область и индекс.

После текста оформленного в виде таблицы идет снова текст оформленный анкетой.

На вопрос «Стоит ли на обслуживании в органах социальной защиты и в благотворительных организациях, виды обслуживания» здесь пишется, что состоит на обслуживании в соц. защите и указывается с какого числа. Дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Последним пунктом анкеты является «Заключение обследователя». Данное заключение проводит социальный работник. Здесь пишется, нуждается ли заявитель в надомном обслуживании или нет. Описывается состояние здоровья, перечисляются операции которые может выполнять самостоятельно, и указывается какие выплаты получает.

После анкетной части акта обследования материально-бытового положения указывается должность и фамилия обследователя. Здесь присутствует распространенная ошибка для данного акта – имя и отчество стоит позади фамилии. Также эта ошибка применима к пункту заключение руководителя, где указывается, нуждается или не нуждается заявитель в надомном обслуживании.

Ошибка постановки инициалов позади фамилии можно наблюдать в подписи руководителя. Фамилия и инициалы стоят в скобках.

Датой акта является дата события.

Акт оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Бланк акта изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.



Договор



Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 11) оформляется на формате бланка документа – А 4.

Договор изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Реквизит наименование вида документа оформляется посередине строки. Первая буква заглавная, последующие строчные. За словом договор есть рукописная приписка – указан номер договора. На следующей строчке располагается реквизит заголовок к тексту. Он расположен также по центру, все буквы строчные. Этот реквизит согласуется с наименованием вида документа вопросом (чего?).

Левый угол предназначенный для написания место заключения договора, отведен наименованию организации, в правом углу прописана дата документа.

Затем дублируется наименование организации. Фамилия, имя и отчество указано не в правильном порядке, так имя и отчество должно выдвигаться на первый план, а в данном договоре лидирующие позиции занимает фамилия это касается как директора, так и обслуживаемого. Указывается, что директор действует на основании Положения, хотя ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» имеет Устав. При указании адреса проживания обслуживаемого указывается улица и номер дома, хотя следует указывать город, область, и индекс.

Первый пункт – предмет договора. Сюда включены обязанности учреждения и обязанности обслуживаемого, а также одним из подпунктов является срок действия договора. На мой взгляд данный подпункт должен быть отдельным подпунктом. Написано: «Срок действия договора с даты подписания по 01 марта 2008 г.», нужно отдельными строками прописать начало и окончание договора.

Второй пункт – Порядок и условия оказания и получения социальных услуг. Данный пункт рассматривает такие вопросы как: объемы и сроки предоставления социальных услуг; обнаружение недостатков и их устранение; указано то, что Учреждение не вправе передавать свои обязательства з-им лицам. Так же в данном пункте описывается порядок оплаты. Я считаю, что порядок оплаты должен быть прописан отдельным пунктом, либо следует поменять название второго пункта договора с «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг» на «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг, их оплата».

Третий пункт – Ответственность сторон.

Описаны действия обеих сторон при несоблюдении условий договора.

Четвертый пункт – прочие условия. Первый подпункт – Разрешение споров и разногласий. На мой взгляд это можно было вынести в отдельный пункт – Порядок разрешения споров, либо назвать пункт четыре иначе – «Порядок разрешения споров. Прочие условия». В данный пункт включены подпункты действия учреждения при выявлении у обслуживаемого противопоказаний (алкоголизм, туберкулез); о порядке замены социального работника; изменений условий договора; случаи прекращения договора. В последний подпункте указано, что договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

После перечисления всех пунктов пишется слева наименование организации, Ф.И.О. директора, где инициалы расположены за фамилией. Справа на таком же уровне располагается Ф.И.О. обслуживаемого, где имя и отчество расположены за фамилией.

Следующая строка – юридический адрес, он включает в себя: индекс, наименование города, название улицы и номера дома, т.е. все кроме области. Но здесь прописывается также ИНН, р\с, БИК.

Следующие строки предназначены для подписей директора и обслуживаемого. Подписи находятся на одном расстоянии, друг напротив друга, т. к. юридическую силу придает документу как одна подпись, так и другая. На подпись директора проставляется печать «Для документов». Подпись и печать являются реквизитами придающими документу юридическую силу. Наслоение одного реквизита на другой ведет к затруднению прочтения, тем самым ослабевает юридическая значимость.

После подписей проставляется дата. Она дублирует дату стоящую в начале договора.

Хочу отметить, что каждый год не заключается новых договоров, договора пролонгируются. Делается следующим образом: рукописно на оборотной стороне договора пишется:

«Договор пролонгирован до 01.03.2009 г.

«Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Юридический адрес и реквизиты:

446001 г. Сызрань, ул. К. Маркса, 19.

ИНН 6325042526

р\с 40201810500000108005

БНК 043601001

Директор

Киреева Н.А. Киреева

28.02.2008 г.

Обслуживаемый

Горячева Горячева

Анастасия Александровна

28.02.2008 г.


В пролонгировании договора можно найти ряд ошибок:

1. наименование организации указано неверно, вместо ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», написано «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

2. юридический адрес указан без области;

3. в юридических реквизитах допущена орфографическая ошибка, вместо БИК написано БНК;

4. у обслуживаемого имя и отчество стоят позади фамилии;

5. в документе должно быть однообразие, если указываешь инициалы, то это применяется как к директору, так и к обслуживаемому и наоборот;

6 «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) гарантированных государством социальных услуг, предоставляются государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области бесплатно, на условиях частичной или полной оплаты с учетом положений действующего законодательства.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень гарантированных государством социальных услуг, клиент оплачивает в размерах, установленных тарифами на гарантированные государством социальные услуги, действующими на дату заключения договора о предоставлении социального обслуживания на дому.

Дополнительные социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, оказываются клиенту на условиях полной оплаты по перечням и тарифам, действующим на дату заказа дополнительной услуги.

Оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Бланк перечня изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В левой части производиться расчет на оплату услуг. Существует полная, частичная и бесплатная оплата.

Расчет: (размер пенсии – прожиточный минимум)*0,25 – фиксированный коффициэнт=оплата.

Справа указывается, перечень – это приложение к договору с «Обслуживаемым». Слово приложение пишется заглавными буквами по середине строки, а «к договору с обслуживаемым»» пишется строчными буквами.

Правая часть предназначена для написания Ф.И.О., имя и отчество ставится за фамилией.

Реквизит «наименование вида документа» пишется по центру заглавными буквами. Ниже реквизита «наименование вида документа», также по центру пишется реквизит «заголовок к тексту» строчными буквами. Он согласовывается с вышерасположенным реквизитом через вопрос (чего?).

Ниже располагается таблица, ее границы заканчиваются в конце листа, левой и правой границ нет.

Дата

Размер пенсии

Уровень прожиточного минимуму

Шифр социальной услуги

Объем и срок предоставляемых услуг

Месячная стоимость

Подпись зав. отделом

Дата оплаты и № квитанции




Шапка оформляется правильно. Столбцы не пронумерованы. Столбец «Дата» оформлен не верно, так как день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Данная таблица содержит дублирующую информацию например: «Размер пенсии», «Уровень прожиточного минимума» – это указано в левом углу. Данный недочет влечет нагромождение и неудобство для восприятия глаза. Для большей ясности можно было бы добавить столбец «наименование социальной услуги» так значительнее было бы опознавать социальные услуги.

Данный вид документа лишен следующих реквизитов: наименование организации, дата и регистрационный номер, место составления и подписи руководителя, так же бланк перечня не утверждается, отсутствие всех вышеперечисленных реквизитов лишает документ юридической силы.

Для создания выше перечисленных документов, входящих в личное дело используются компьютерные шаблоны, где основная информация пропечатана, а переменная может печататься или, что чаще всего прописываться от руки. Состав документов, их заполнение утверждено приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)».

После заключения всех необходимых процедур, перечисленные выше документы скрепляются посредством скоросшивателя, на него наклеивается титульный лист. Он содержит справочные данные об обслуживаемом. Такое личное дело хранится не менее 3 – ех лет с момента снятия с обслуживания.

В каждом отделении социального обслуживания существует своя база данных обслуживаемых. Она имеет вид таблицы, которая создана в программе excel. Данная таблица включает в себя следующие графы: Ф.И.О., год рождения, адрес, телефон, категория, инвалидность, паспортные данные, родственники, № отделения, Ф.И.О. социального работника, дата принятия.

У секретарь учреждения есть свой вариант таблицы, куда входят обслуживаемые со всех отделений (21 отделений). Если необходимо произвести снятия с обслуживания, секретарь также как и специалист отделения фиксирует этот факт в своей таблице, указав причину снятия.






3. Порядок работы с документами



3.1 Общая характеристика системы делопроизводства



В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» присутствует следующий видовой состав документов: организационно-правовые документы, плановые, распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д.

За 2010 год в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» создано и отправлено 785 документов, а получено и обработано 983, данное количественное соотношение оформлено в виде диаграммы, которая представлена в (см. рис. 4, с. 74).





Рис. 4. Диаграмма – соотношение входящих и исходящих документов. (Составлено автором).



Следующим соотношением будет количество входящих и внутренних документов, созданных в учреждении в 2010 году. Данное соотношение представлено (см. рис. 5, с. 75).






Рис. 5. Диаграмма – соотношение входящих и внутренних документов. (Составлено автором).



Касаемо подлинников и копий, которые создаются в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», данные по их соотношению представлены в диаграмме (см. рис. 6, с. 75).





Рис. 6. Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов. (Составлено автором).



Соотношение всех созданных документов в организации показывает диаграмма (см. рис. 7, с. 75).






Рис. 7. Диаграмма – соотношение документов, созданных в ГУ СО «Центр…». (Составлено автором)



Подсчет документации за определенный период времени в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» не проводился, никакие учетные записи не велись, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).



Документы

Количество документов

Всего



подлинники

тираж



Поступающие

983

2

1966

Отправленные

785

2

1570

Внутренние

1077

-

1077

Итого

2845

-

4613

Рис. 8. Справка об объеме документооборота за 2010 год. (Составлено автором.)



	Касаемо технического оснащения хочется сказать следующее, что оборудования нахватает, оно оставляет желать лучшего, а именно:

в учреждении 14 компьютеров, на 22 рабочих места, сюда не включила я бухгалтерию и отдел кадров. 6 лазерных принтеров, 6 телефонов на этаж, 4 ксерокса. Что касается бухгалтерии, она располагается в двух кабинетах, то там следующая расстановка оборудования на 6 рабочих мест 6 компьютеров, 3 принтера лазерных, 2 телефона, 1 ксерокс. В Бухгалтерии установлена программа 1С. В отделе кадров на два работника 2 компьютера, на одном установлена программа 1С версия 7.7, 1 принтер, 1 ксерокс, 1 телефон. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на компьютерах преимущественно, установлена программа WINDOWS XP, а на некоторых WISTA. Не беря в расчет бухгалтерию и отдел кадров. Недостаточная автоматизация рабочих мест остальных сотрудников ведет к торможению рабочих процессов, например, приходится дожидаться очереди, для того чтобы отксерокопировать или распечатать документ; зачастую невозможно своевременно набрать документ на ПК. Нехватка телефонных аппаратов также весьма отрицательно сказывается на офисной работе. Например: миницентры ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» расположены по всему городу. Нередко возникают срочные вопросы (по обслуживанию, вопросы связанные с сотрудниками и т.д.), которые требуют мгновенного оповещения. При этом телефон может быть занят другим сотрудником, дающим др. срочное задание.

В учреждении установлена ISQ QIP, однако далеко не на всех ПК и используется исключительно в личных целях.

В учреждении установлена программа «Человек». Она необходима для оформления личного дела, так как при его составлении необходимо вносить данные в документы такие как, работает или нет человек, если пенсионер, то размер пенсии, оказывалась ли Центром какая-либо помощь (материальная, натуральная) и т.д.



3.2 Технология работы с входящими, исходящими, внутренними документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»



Документооборот в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.)

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» следует выделить три основных документопотока:

– входящие документы;

– исходящие документы;

– внутренние документы.

Документы, поступающие в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.

Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:



№ п/п

№ входящего

Дата

Краткое содержание

Кто составил

Кому

Дата решения

1

01/011

27.01.11

Акт приемки-сдачи выполненных работ ОАО «Волгателеком»

Гончаров

Гуриной



2

02/011

01.02.11

Приглашение для участие в ярмарке вакансий. УСЗН

Шекунова

Расходовой

До 13.02.11



На мой взгляд, это весьма неудобная форма так как для идентификации корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку ставить, на мой взгляд, не обязательно, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала. Так же, по моему мнению, совсем не обязательно указывать составителя («кто составил») документ.

Предлагается следующая форма (см. рис. 9, с. 78).



Дата поступления, регистрационный номер

Корреспондент дата и № документа

Краткое содержание

Резолюция

Ход исполнения

1

2

3

4

5

Рис. 9. Шапка журнала входящей документации. (Составлено автором.)



Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из бланка.

В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.

В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируется секретарем, кладется в папку для директора, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет, находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие директора выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей. Существенным недостатком является большая загруженность директора Центра.

Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:



№ п/п

Исходящий номер

дата

Кому, краткое содержание

От кого

1

01–01/11

22.03.11

Руководителю УСЗН

Заявка на получение материальной помощи

Селиванова

2

01–02/11

23.03.11

Руководителю учебно – курсового комбината по вопросу обучения сотрудников

Расходова




Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело.

На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 10, с. 79).



Дата, регистрационный номер

Краткое содержание

Исполнитель

Отметка об исполнении и направлении в дело

1

2

3

4

Рис. 10. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором.)



Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.

В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.

Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (см. рис. 11, с. 79).







Руководитель

Заместитель руководителя

Секретарь

1

Получение документа





О

2

Регистрация документа





О

3

Проставление резолюции

О





4

Возврат документа





О

5

Проставление пометок в журнале





О

6

Доставка по исполнителям





О

Рис. 11. Оперограмма входящего документа. (Составлено автором.)





Входящие документы









Организации, частные лица

Министерство здравоохранения, комитет  имущественных отношений







Секретарь



Подразделения

Резолюция директора



Рис. 12. Движение входящих документов. (Составлено автором)



Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:

Подготовка исполнителем проекта документа.

Согласование документа.

Доработка проекта документа по замечанием.

Повторное визирование документа.

Подписание документа директором Центра.

Регистрация документа

Отправка документа.

В таблице, Оргдиаграмма исходящего документа, показано как проходит изготовление документа.

Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (см. рис. 13, с. 80).







Руководитель

Заместитель руководителя

Секретарь

1

Подготовка исполнителем проекта документа.



о



2

Согласование документа.

о





3

Доработка проекта документа по замечанием.



о



4

Повторное визирование документа.

о





5

Подписание документа директором Центра.

о





6

Регистрация документа





о

Рис. 13. Оперограмма исходящих документов. (Составлено автором)



Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.

Движение внутренних документов ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Журнал внутренней документации имеет следующий вид:



№ п/п

Наименование документа

Кто подготовил (подписал)

Кому

Получил Ф И.О. роспись и дата

№1 В

25.03.11

Служебная записка

План закупки канцелярских товаров на март

Арчибасова

Афошиной

Афошина

25.03.11

№2В

29.03.11

Договор №03/11 от 23.03.11

Рябова

Расходовой

Расходова

29.03.11



В данной журнальной форме содержаться ошибки: столбцы не пронумерованы, первая графа называется «№п/п», а по факту это регистрационной номер и дата документа, т.е. расхождения в наименовании и содержании столбца. Графа наименование документа содержит и наименование документа и краткое содержание документа. Графу «Кто подготовил» следует назвать исполнитель, обязательно должна быть графа о сроке исполнения и ходе исполнения документа.

На мой взгляд, журнал внутренней документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 14, с. 81).



Дата, регистрационный номер

Краткое содержание

Исполнитель

Срок исполнения

Ход исполнения

1

2

3

4

5

Рис. 14. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором)



Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируются в специальных журналах.

Основой построения поисковых систем является регистрация документ – фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.1

Входящие документы – основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. В данном случае исполнителем является один из заместителей – Татьяна Сергеевна Гурина. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает директор, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.

Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее – потоки внутренней документации.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего, идет работа со следующими видами документов: приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, акты, справки и т.д.


3.3 Организация контроля исполнения документов



В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» за регистрацию входящих документов и правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии конечной даты исполнения поручения должно быть исполнено в течение одного рабочего дня. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель должен не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обратиться к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документационного подтверждения исполнения документа. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.

Контроль исполнения входящих документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется следующим образом: при поступлении документа в организацию, после первичной обработки секретарь регистрирует документы, затем отдает на рассмотрение директору, а директор в свою очередь проставляют визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения, затем он возвращает документы секретарю, то в свою очередь проставляет в журнале учета входящих документов красной ручкой букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставиться и на документе и ложиться в скоросшиватель, и лежит там до тех пор пока не снимется с контроля.

Затем дата контроля записывается в планинг и сутра в день сдачи документа секретарь звонит или подходит к исполнителю документа, либо сами исполнители подходят и приносят документ. После документ подписывает директор учреждения. Секретарь готовит его к отправке, он ставит регистрационный номер и дату документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа, и проставляет номер дела в котором будет храниться документ. После чего документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться. Анализа документов или обобщенных данных о состоянии исполнения в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» нет.

Конечно, такая система осуществления контроля является не надежной, так как секретарь может забыть, «замотаться» и не оповестить исполнителя, что влечет за собой к нарушению срока исполнения документа.

Контроль исполнения внутренних документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» усложняет отсутствие единой службы ДОУ. Это приводит к возможным нарушениям сроков исполнения и снижению внутренней дисциплины производства. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» контроль за исполнением и чтением документов ни за одним конкретным специалистом. На практике такой контроль осуществляется лишь директором.

Это является существенным недостатком предприятия и может привести к потере документов и невыполнению обязательных действий.

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают два вида контрольной деятельности:

– контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;

– контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов это задача руководителя учреждения, организации или структурного подразделения.1

	Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или в крупных учреждениях и на предприятиях руководители структурных подразделений.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, для деятельности структурных подразделений, филиалов, и сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько этапов:

	постановку документов на контроль;

	проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

	предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

	учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

	Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

	контроль своевременности исполнения поручений и документов;

	контроль соответствия формы создаваемых документов их содержание;

	контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

	контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

	контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

	контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

Если контроль своевременности исполнения и чтения экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.1

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в том формализованном виде;

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту ею регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнений, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

В левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ – внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням месяца, а также на более длительные сроки исполнения).2

В течение срока исполнения документа профессиональная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Необходимо сказать, что на практике в работе многих предприятий и организаций (в частности, в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань») основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Гораздо реже проводится аналитическая работа по исполнительской дисциплине. В основном, анализируются причины срыва срока исполнения какого-либо конкретного документа, решения и задания. Однако нельзя дать полного представления о результатах работы сотрудников, подразделений и всей организации. Только сочетание всех, видов контрольной деятельности обеспечивает эффективность решения самых важных задач, стоящих перед аппаратом управления.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» есть локальная сеть и хотя все напоминания, справки, отчеты по контролю исполнения можно передавать на компьютер исполнителям или руководителю. К сожалению, сетевые технологии для контроля исполнения документов не используются. Между тем, это позволило бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, что, в конечном итоге, позволило бы повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управленческой деятельности в целом. 1



3.4 Организация хранения документов



Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.1

Номенклатура дел ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляется секретарем на основании номенклатур за прошлые года; по сути, осуществляется актуализация («подновление») ранее действовавших номенклатур.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Центра.

Названиями разделов номенклатуры дел Центра являются названия структурных подразделений.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Центре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Где указывается количество дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела.

В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения, вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.2

Подписывает ее заведующая ОМО – Н.Н. Федорова, но она принимает документы в комнату, которая называется архивом. Номенклатура не утверждается, ходя данное действие должен выполнять директор учреждение.

Номенклатура дел оформляется следующим образом:

В левом углу пишется наименование учреждения, ниже пишется наименование вида документа и на какой год составляется номенклатура.

Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, Должно указываться место составления документа, но на практике этого нет.

Таблица выглядит следующим образом:




Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения

Примечания

01–01

Номенклатура дел организации



Пост.



…









01–06

Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы)



5 л.

В случае неоднократного обращения 5 л. после последнего рассмотрения



Столбцы не пронумерованы.

На мой взгляд, таблицу можно представить в несколько ином виде, а именно (см. рис. 15, с. 88).



Индекс дела

Заголовок дела

Количество ед. хранения

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Рис. 15. Шапка номенклатуры дел (Составлено автором)



Столбцы должны быть пронумерованы. В четвертом столбце помимо срока хранения, должно указываться и № статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010 г. Заметим, что этот Перечень в организации не используется, таким образом, работники руководствуются устаревшей нормативно-правовой базой в области хранения документов.

Одной из самых серьезных проблем является организация хранения документации. Не все руководители организаций правильно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У некоторых руководителей сложилось упрощенное представление о них – всего лишь, как о складе.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», архив представляет собой комнату, не оборудованную для хранения документов. Как следствие, не соблюдается температурно-влажностный режим; физическая среда хранения документов является неблагоприятной. В архиве отсутствуют стеллажи, документы хранятся в коробках. Комната освещается дневным светом, который попадает через окно, что также является нарушением элементарных требований к архиву.

Многие документы долговременного хранения, которые должны быть переданы в архив, хранятся в кабинетах сотрудников. Они размещаются в шкафах со стеклянными дверками, которые не запираются. Из этого можно заключить, что передача документов в архив учреждения осуществляется нерегулярно и неупорядоченно. Эта процедура не регламентирована в локальных актах учреждения.

Хранение исполненных документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в папках типа «скоросшиватель» используются для документов в оперативной деятельности. Для документов длительных сроков хранения используются специальные папки с мягкой степенью крепления на шнурках.

За время существования организации не проводилась экспертиза ценности документов. Уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, позволит структурировать и упорядочить архивную документацию, а также освободить пространство для оперативного хранения документов других категорий.

Для обеспечения сохранности документов требуется размещение архива в специально приспособленных и оборудованных помещениях, которые должны соответствовать строительным нормам и правилам, а также санитарным нормам, гигиеническим нормативам, пожарным правилам и нормам, зафиксированных в законодательстве РФ. Одно из главных условий при выборе подходящего помещения для архива – архив не должен занимать подвальное помещение. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником. Хранилища должно быть оборудовано техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота и серы, сернистого газа, паров ртути.

В архиве допустимо использовать металлические (при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление) и деревянные стеллажи (обработанные предварительно огнезащитным составом), металлические шкафы, сейфы. Допустимо использовать одно- и двусторонние стеллажи, изготовленные из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала.

Стеллажи и шкафы устанавливался перпендикулярно стенам с оконными проемами, вдали от наружных стен и источников тепла. Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность вертикального размещения документов в коробочной упаковке.1






4. Направления и методы совершенствования ДОУ



Проведя анализ документов, документационного обеспечения деятельности, передачи подготовки и передачи дел на архивное хранение можно сказать, что система работы с документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» недостаточно регламентирована на локальном уровне. Оптимизацию локального регулирования ДОУ необходимо начать с Инструкции по делопроизводству.

В ходе анализа традиций делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» были выделены недостатки как в отношении оформления организационно-распорядительной документации, так и в технологических документооборота и организации архивного хранения документов. В связи с этим автором дипломного исследования были разработаны рекомендации для их устранения.

В частности, следует отметить, что процессе документирования текущей деятельности организации, при оформлении документов часто встречались ошибки в реквизитах «Дата документа», «оттиск печати», «Наименование вида документа», «подпись», а так же в тексте документов. Поскольку данные ошибки допускаются в реквизитах, придающих документу юридическую силу, и неправильное их оформление встречается на правоустанавливающих документах организации, это связанно с тем, что в организации нет инструкции по делопроизводству.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» инструкцию по делопроизводству должен составить секретарь совместно с юристом. Нужно взять типовую инструкцию по делопроизводству в ФОИВ, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. На основании ее составить инструкцию для конкретного учреждения, включив туда то, что подходит для данного учреждения, а именно включить туда те функции, которые приведут к оптимизации работы. (ПРИЛОЖЕНИЕ 14) Для введения инструкции в действие необходимо издать приказ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 15) В обязательном порядке ознакомить сотрудников предприятия с инструкцией. При ознакомлении с инструкцией по делопроизводству нужно, что бы работник расписался, о том, что получил копию и обязуется соблюдать ее в процессе осуществления своих должностных полномочий.

Первой главой инструкции по делопроизводству будет общие положения, где описывается для каких целей создается документ, на кого ориентирована данная инструкция, на кого возлагается контроль за соблюдением требований.

Вторая глава посвящена приему, регистрации и рассмотрению входящих документов.

В третей главе рассматривается контроль исполнения документов.

В четвертой главе описывается порядок составления и оформления служебных документов.

В пятой главе рассматривается порядок работы с исходящими документами.

В шестой главе говорится о регистрации исходящих документов.

Седьмая глава посвящена составлению номенклатуры дел.

Восьмая глава рассматривает формирование дел.

Девятая глава – обеспечение сохранности документов.

В целях повышения исполнительской дисциплины, воспитания ответственного отношения к документам в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», следует, на мой взгляд, продумать систему дисциплинарных наказаний за нарушения положений инструкции. Крайней мерой наказания может считаться выговор.

Для перехода на работу по Инструкции для работников предприятия необходимо провести обучающий семинар. ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» – это организация, работа которой тесно связанна с документами. Поэтому необходимо ввести регулярные проверки знания действующих локальных документов, в частности инструкции по делопроизводству, и иных распорядительных и нормативных документов организации. Также необходимо регулярно проверять сотрудников на соответствие занимаемой должности. В частности, на мой взгляд, разумным будет проведение проверок профессиональных знаний, компетенций, умений сотрудников, работающих с документации организации. Целесообразно разработать систему оценки знаний: балльную, параметрическую и др. Привлечение сторонних специалистов к данному процессу позволит соблюсти объективность в оценке и поднимет статус мероприятия.

Можно порекомендовать перевести все копии документы на бумажном носителе в электронную форму путем сканирования, составить на них единую справочную базу данных, обеспечив к ней доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet – ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Рекомендуется создать систему картотек, описывающих количество и основные характеристики введенных в базу документов, а также позволяющих оперативно осуществлять информационно-справочную работу по документам.

Следует отметить, что за время существования предприятия не проводилась экспертиза ценности документов, не подсчитывался объем документооборота, не велись никакие учетные записи, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).

Еще одной из рекомендаций является введение в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» службы ДОУ, которая должна быть самостоятельным подразделением с подчинением непосредственно директору. Это важно потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства, управляет документацией и документационными потоками всей организации. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, группа контроля, копировально-множительное бюро, архив.

Если брать в расчет состав сотрудников, находящихся по адресу: К. Маркса, 19, то его численность составит 30 человек. Исходя из методики расчета численности ДОУ, а именно, что численность ДОУ должна состоять из 10 – 15% от состава сотрудников. Следовательно, служба ДОУ должна состоять из 3 человек:

Секретарь – 1 человек – будет заниматься входящей, исходящей, внутренней документацией, контроль исполнения.

Архивариус – 1 человек – будет принимать документы на хранение, выдавать необходимые справки, и содержать документацию в порядке.

Машинистка – 1 человек – данный человек будет размножать необходимую информацию и при необходимости набирать текст документов.

На данный момент все эти функции выполняет один человек – секретарь. Службу ДОУ необходимо создать для разгрузки секретаря. В настоящее время идет торможение процесса, потому что, выполняя одну функцию, стоит на месте другая, не исключены и ошибки в процессе работы. При создании службы ДОУ работа будет выполняться быстрее, четче, отлаженней, каждый будет выполнять, отвечать за свои функции.

Отсутствует контролирующий отдел, имеющего право проверять правильность оформления документов.

Кроме того, с целью повышения общей документационной грамотности сотрудников руководству организации можно порекомендовать проводить периодические мероприятия по повышению квалификации своих сотрудников, привлекать их к участию в образовательных семинарах, курсах по повышению квалификации, программах дополнительного образования, привлекать специалистов из сторонних организаций с целью обмена опытом.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» не создается экспертной комиссии для организации и проведения экспертизы ценности документов, выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а, следовательно, контроль за правильностью отнесения документов к различным делам не осуществляется. Проведение экспертизы ценности документов в учреждении должно производиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документа были заведены). Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации.

	Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке ЭЦД их уничтожение запрещается.

В последующем рекомендуется составить положение об экспертной комиссии, в котором будут определяться ее функции, права и порядок работы. При разработке положения об экспертной комиссии следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссия.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» положение об экспертной комиссии, так же как и инструкцию разрабатывает юрист с помощью секретаря. Нужно взять типовое положение об экспертной комиссии. На основании его составить положение об экспертной комиссии для конкретного учреждения, включив туда то, что подходит для учреждения. (ПРИЛОЖЕНИЕ 16). Для введения положения об экспертной комиссии в действие необходимо издать приказ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 17).

Первой главой положения об экспертной комиссии будет – общие положения, куда войдут основные понятия работы комиссии.

Вторая глава положения будет содержать функции экспертной комиссии.

Третья глава будет посвящена организации работы экспертной комиссии.

Организация хранения документов очень важна для предприятий, так как документы служат свидетельством истории деятельности организации на разных этапах развития. Для этого необходимо создать архив по всем санитарно-гигиеническим нормам.

Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов.

В целях адаптации документов к температурно-влажностному режиму хранения документы, перед размещением их в хранилище, необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (18±2) °С и относительной влажности воздуха (55x10)%.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время. Оптимальным температурно-влажностный режим считаются следующие показатели приборов: температура -17–19С0, относительна! влажность воздуха – 50–55 К. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами, относительная влажность воздуха – психрометрами или гигрометрами. Контрольно-измерительные приборы следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных систем. В помещении необходимо предусмотреть либо приточно-вытяжную вентиляцию либо предусмотрел возможность кондиционирования воздуха.

Освещение помещений хранилищь осуществляют источникам и искусственного света, закрытыми плафонам с гладкой наружной поверхностью.

Не допускается проникание в помещение архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей.

Предприятие не имеет специального выделенного изолированного помещения для хранения архивных документов, оборудованного надлежащим образом. Документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» необходимо организовать архив и разместить его в специально приспособленном для хранения документов отдельного помещения. Назначить должностное лицо ответственное за архив, которое организует работу архива и несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.






Заключение



Специалистами в области документационного обеспечения управления не раз отмечалась важность и насущная необходимость в построении и поддержании эффективной системы информационно-документационного обмена внутри организации. Прозрачность и законность делопроизводственных операций не только упрощает управленческий процесс и позволяет реализовать уставные функции, снижает возможность налоговых рисков, но и формирует положительный имидж организации. В связи с этим можно отметить, что деятельность документоведов, специалистов в области работы с документами по построению юридически значимого документооборота в рамках организации представляется выгодой с нескольких позиций: экономической, управленческой, ретроспективной и др.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, устав, справка и другие имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организована по определенным правилам.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и др. факторов.

Автором дипломной работы было проведено исследование, направленное на изучение ключевых этапов работы с документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». В рамках документации в ГУ СО «Центр…» отсутствовал архив, как самостоятельное структурное подразделение с выделением под хранение помещением.

Отмеченные ошибки в оформлении документов и в организации работы с ними в ГУ СО «Центр…» были проанализированы, автором был предложен ряд мер организационного, технического характера, который будет способствовать, упорядочению документооборота, сокращению количества и повышению качества создаваемых документов, созданию предпосылок для эффективного применения прогрессивных информационно-коммуникационных технологий по сбору, обработке и анализу документированной информации, совершенствованию работы аппарата управления:

1. Составить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству.

2. Ввести систему дисциплинарных взысканий за нарушение положений инструкции.

3. В целях поддержания в актуальном состоянии профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников, имеющих отношение к процессам документирования и работе с документами, имеющих отношение к процессам документирования и работе с документами, периодически проводить обучающие семинары с привлечением как сторонних специалистов, так и коллег из государственных структур для обмена опытом.

4. Все копии документов на бумажном носителе привести в электронную форму, путем сканирования, составит на них единую справочную базу.

5. Создать экспертную комиссию.

6. Следует ввести службу ДОУ, которая будет самостоятельным подразделением.

7. Создать условия для формирования и работы архива.

8. Ввести политику проведения на регулярной основе проверок знаний локальных нормативных правовых актов организации, инструкций и нормативных документов.

Следует отметить, что руководство организации с момента начала аналитического исследования проявило интерес к данной работе, полученные автором результаты были представлены на рассмотрение руководству и приняты к сведению. В частности руководством был одобрено введение инструкции по делопроизводству. Представляется, что рекомендации, сформулированные автором, при условии их комплексного внедрения и рационального использования автором, при условии их комплексного внедрения и рационального использования, позволят исправить существующие в организации недочеты и поднять состояние документооборота, документационной составляющей ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на качественно новый уровень.






Список опубликованных источников



1. Конституция РФ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

2. Трудовой Кодекс РФ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

3. Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

4. Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27.07 2006 г. №152-ФЗ (в ред. Федерального закона от 27.12.2009 №363 – ФЗ) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

4. Федеральный закон РФ «О государственном языке» от 01.06.2005 г. №53-ФЗ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

5. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2005 г. №125-ФЗ (в ред. Федерального закона от 08.05. 2010 №83 – ФЗ) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

6. Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 №184-ФЗ. (в ред. Федерального закона от 30.12.2009 №385 – ФЗ) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

7. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №258-ФЗ. // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

8. Федеральный закон РФ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» от 10.12.1995 №195-ФЗ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

9. Федеральный закон РФ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов» от 02.08.1995 №122-ФЗ // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

10. Федеральный закон РФ «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» от 10.12.1995 №195-ФЗ ст. 1 // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

11. Закон Самарской области от 05.03.2005 г. №77 – ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения» // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

12. Закон Самарской области от 30.12 2005 г. №245 – ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных» // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

13. Закон Самарской области – от 28.12.2004 №169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий» // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

14. Закон Самарской области от 05.03.2005 г. №77 – ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения» //http://www.smbase.ru/index.php? ds=788779;

15. Законе Самарской области от 30.12 2005 г. №245 – ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных» //http://www.regionz.ru/index.php? ds=124653;

16. Закон Самарской области – от 28.12.2004 №169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий» //http://www.szsr.ru/webpages/dep/22.html;

17. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» М., Главархив СССР, 1991 // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

18. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

19. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010 г. // http://www.referent.ru/1/163725? l2993;

20. ГОСТ 1. 5–92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов;

21. ГОСТ 51511–2001 «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. №1 от 25.12.2002 №505-ст.) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

22. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

23. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 2002 // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

24. ГOCT 6 10 5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

25. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

26. ГОСТ Р 52142–2003. Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг //http://www.tsf.ru/gost/gost_52142–2003/;

27. Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Классификация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 52498–2005» (Утвержден приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 №535-ст) М., Стандартиформ, 2006;

28. Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Социальные услуги гражданам пожилого возраста. ГОСТ Р 53058–2008 (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 декабря 2008 г. №435-ст.) //http://socialwork.tomsk.gov.ru/index.php? option=com_content&view=article&id=558:uslugi&catid=43:federal&Itemid=74;

29. Правила делопроизводства в федеральных органах от 15.06.2009 г. №477 // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

30. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003 // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

31. Постановление Правительства РФ от 15. 06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //http://www.mnogozakonov.ru/catalog/date/2009/6/15/53913/;

32. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области от 24.07.2009 №1457 «Об утверждении Порядка ведения очередности инвалидов на предоставление путевок на прохождение курса реабилитации в государственных учреждениях социального обслуживания Самарской области, оказывающих реабилитационные услуги»

 //http://www.medlan.samara.ru/info/normativ/arc/prik_1699.shtml;

33. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области от 18.05.2009 № «Об утверждении государственного стандарта социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)» //http://www.medlan.samara.ru/info/normativ/arc/prik_1699.shtml;

34. ОК-011–93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

35. ОК-016–94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) М., 1994;

36. ОК-018–95 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) // Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] М., 1997–2011;

37. Общероссийский классификатор предприятий и организаций. М., 1995;

38. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37). – М.: Минтруда РФ, 2002.