Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба

Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба 

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр. 

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей: 

 1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения: 

причина обращения 

В связи с неполучением... ; 

Учитывая социальную значимость ... ; 

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ; 

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ; 

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ; 

Ввиду задержки получения груза... ; 

Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п. 

цель обращения 

В целях выполнения распоряжения... ; 

В целях скорейшего решения вопроса... ; 

Для согласования вопросов... ; 

В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ; 

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п. 

ссылки на основание для обращения 

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…; 

В связи с обращением в наш адрес... ; 

На основании устной договоренности... ; 

На основании нашего телефонного разговора... ; 

Согласно постановлению правительства... ; 

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п. 

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. 

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах. 

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования. 

 В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок. 

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...). 

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста): 

Прошу... (Просим...)

Одновременно прошу... (Также просим...)

А также прошу... (А также просим...)

и т. д. 

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации: 

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.

2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена. 

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения: 

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой... 

...об отправке в наш адрес...

...о направлении в мой адрес...

...о высылке в адрес нашей организации...

...о предоставлении мне...; 

Просим (прошу) Вас (вас)... 

...сообщить (нам)...

...выслать (мне)...

...срочно представить...

...немедленно доложить...

...известить (руководство предприятия) о...

...проинформировать меня о...; 

Прошу Вашего (вашего) согласия на...

...отправку в адрес...

...предоставление нам...

...ознакомление ... с...

...передачу ... следующего оборудования... ; 

Просим Вашего (вашего) содействия в...

...получении...

...скорейшей отправке...

...предоставлении дополнительной информации относительно...

...проведении... ; 

Прошу Ваших (ваших) указаний...

...на заключение договора о...

...на выдачу со склада предприятия ... представителю...

...на оформление документов о...

...на пересмотр... ; 

Просим Вас не отказать в любезности и ... .