Обов`зки секретаря

Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний технічний універститет 

імені Івана Пулюя









Реферат на тему:

Обов’язки секретаря















Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.





Тернопіль- 2000
Зміст



Трохи з історії.

Можливості секретаря-референта.

		Основні функції секретаря.

		Сучасні вимоги.

		Класифікація секретарів.

		Обов'язки.

Висновок.





1. Трохи з історії.



Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі. 



Можливості секретаря-референта.



Секретар   це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу,  перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»:  ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно,  без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс»  справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема,  не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати  на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.



Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

знання,  необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками;  знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення  роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.



Сучасні вимоги.

	

Щоб  відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

		мати професійний імідж;

		добре володіти мовою і письмом;

		володіти хорошою пам'яттю;

		добре орієнтуватися у часі;

		тримати  в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

		уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

		освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

		бути енергійним, проявляти ініціативу;

		швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

		підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

		контролювати фінанси офісу;

		бути обачним в конфіденційних, делікатних  питаннях фірми.

	

Класифікація секретарів.



Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST   дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога   уміння триматися і акуратність.	

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER,  який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада  PERSONAL SEKRETARY   помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і  ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує  різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима. 



Обов'язки.



Без особливого роду знань,  умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

оформлення  (в тому числі друкування) і розсилка  розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т.  п..;

підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами  проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних  посвідчень і інших документів;

оформлення протоколів розсилок виписок з них;

аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

організація прийомів відвідувачів;

прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.



Крім роботи з документами  в обов'язку секретаря включаються  функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема: 

технічне забезпечення роботи керівника;

підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

організація прийому працівників і відвідувачів;

телефонне обслуговування;

підготовка відряджень;

організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

стенографування;

контроль за святковими і ювілейними датами;

обробка пошти;

машинописні роботи;

збір ділової інформації  і її реферування  по завданню директора;

збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

ведення табеля обліку робочого часу і т.д.



Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності  і культури  праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.



Висновок.



Пам'ятайте: ваші помилки   це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат? 

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності   і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.  

	

	
Перелік посилань

	 При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване  на сайті наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових  бібліотек.

			

		

		

		



























































































Лізогуб Олег

В рамках проекту “Працюй головою”

Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua