Построение программы ведения электронной документации кадрового отдела

СОДЕРЖАНИЕ



	ВВЕДЕНИЕ

	1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

	1.1. Характеристика предметной области

	1.2. Организация предметной области

	1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

	1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

	1.5. Обособление проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

	2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

	2.1. Информационное обеспечение комплексных задач

	2.2. Технологическое обеспечение

	ЗАКЛЮЧЕНИЕ

	СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ




ВВЕДЕНИЕ



Курсовой проект преследует цель оценить уровень подготовки студентов по общепрофессиональным и специальным дисциплинам, полученные ими теоретические знания, приобретенные навыки самостоятельной работы, умение синтезировать полученные знания и применять их к решению практических задач.

Выполнение КП является одним из завершающих и наиболее значимым этапом обучения студентов по дисциплине «Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем». Его конечным результатом является представление и защита оформленной соответствующим образом работы, в которой отражается содержание изучаемой дисциплины и качество подготовки специалистов этого направления.

Конечной целью КП является выявление уровня подготовки студента, степени готовности его к усвоению профессиональных знаний.

Основными задачами выполнения КП является:

	выявление понимания студентом основных проблем и перспектив развития технологии проектирования автоматизированных информационных систем;

	выявление понимания студентом значимости своей будущей профессиональной деятельности, умения приобретать новые знания, особенно  в области современных информационных технологий;

	выявление умения работать с технической и нормативной документацией, а также четко излагать свои мысли;

	выявление навыков решать поставленные практические задачи с использованием теоретических знаний;

Курсовая работа посвящена анализу проектирования базы данных, а также освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы ведения электронной документации кадрового отдела.

Целью курсовой работы является реализация базы данных для обеспечения кадрового процесса в почтовом отделении. 

Задачами, которые следует решить для раскрытия выбранной темы, являются: 

- сбор документов для описания предметной области;

- отбор документов – источников для создания базы данных (этап системного анализа предметной области);

- выявление сущностей инфологической модели и моделирование связей между ними (этап инфологического моделирования);

- построение набора таблиц базы данных и нормализация базы (этап даталогического проектирования);

- описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД (этап даталогического проектирования);

-  реализация базы данных и организация запросов в выбранной СУБД (этап физического моделирования);

- реализация программного интерфейса к базе данных (этап создания интерфейса приложения).

В настоящее время практически во всех сферах человеческой деятельности используются базы данных. В том числе решение перечисленных задач позволит достигнуть цели, поставленной в курсовой работе, а именно, реализовать базу данных для обеспечения кадрового процесса в строительной фирме. Данная база данных может применяться в различных строительных организациях. Для обеспечения надежности системы управления данными необходимо выполнить следующие основные требования:

целостность и непротиворечивость данных,

достоверность данных,

простота управления данными,

безопасность доступа к данным.

Этим требованиям удовлетворяют реляционные базы данных, реализованные в современных профессиональных СУБД.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени начальник кадрового отдела  тратит на оформление  различной документации. Огромное количество организации и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в  данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих  практически во все сферы человеческой деятельности.

Практическая значимость курсовой работы заключается в создании автоматизированной системы управления документооборотом в отделе кадров.




1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ



1.1. Характеристика предметной области



Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется директору.

Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

Задача отдела кадров - организация работы по обеспечению предприятия кадрами рабочих, специалистов и служащих требуемых специальностей и квалификаций в соответствии с планами по труду и заработной плате, их расстановка, изучение, подготовка и воспитание.


1.2. Организация предметной области



Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. 

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы: 

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой . 

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью . 

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником . 

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями . 

Рассмотрим взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия:

С руководством 

Получает: статистические отчеты о наличии кадров по категориям; отчеты о проводимой работе воспитательного характера с нарушителями трудовой и производственной дисциплины.

Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

С профсоюзом

Получает: материалы и предложения, поступившие в ходе обсуждений на рабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках, случаев нарушений правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.

Представляет: сведения о фактах нарушения правил внутреннего трудового распорядка и состояния трудовой дисциплины, разработанные мероприятия, обеспечивающие их устранение.

Разработке автоматизированной системы документооборота, предназначенной для отдела кадров, и посвящен данный курсовой проект.



1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач



Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла - от создания до списания в архив. 

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

	большое количество документов; 

	большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными); 

	сложные схемы согласования документов; 

	территориальная распределенность подразделений; 

	отсутствие информации об исполнении в реальном времени; 

	поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения. 

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков. 

Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами. 

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов. 

Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии. 

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, - от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства. 

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно - необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия. 

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

В современных системах управления используются информационные технологии, исключающие бумажный носитель и осуществляющие обмен данными по сети между АРМ сотрудников. Информационные технологии предполагают также объединение совместных усилий группы сотрудников над решением какой-либо задачи (т.е. организацию в сети рабочей группы), обмен мнениями в ходе обсуждения в сети какого-либо вопроса в режиме реального времени (телеконференция), оперативный обмен материалами через электронную почту, электронные доски объявлений и т.п.

Объемы информации, высокие требования к точности и достоверности, необходимость эффективного анализа текучести кадров - вот основные причины, предопределяющие автоматизацию деятельности рассматриваемого подразделения - отдела кадров.



1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач



Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД  включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в  Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. 

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих  практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются  эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.



1.5. Обособление проектных решений по программному обеспечению комплекса задач



Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

	простота средств реализации,

	легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

	наглядность визуализации информации. 

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

	загрузка модулей по требованию;

	оптимизация дерева вызовов;

	использование файлов MDE;

	автоматическая поддержка компилированного состояния;

	использование библиотек Windows API;

	индивидуальная настройка системы;

	эффективное использование индексов;

	встроенный оптимизатор запросов.




2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ



2.1. Информационное обеспечение комплексных задач



Как любая модель, модель «сущность-связь» имеет несколько базовых понятий, которые образуют исходные кирпичики, из которых строятся уже более сложные объекты по заранее определенным правилам. 

Сущность, с помощью которой моделируется класс однотипных объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Так как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов – характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности. Например, у сущности «Сотрудник» может быть следующий набор атрибутов: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Количество детей, Наличие родственников за границей. Набор атрибутов, однозначно идентифицирующий конкретный экземпляр сущности, называется ключевым. Для сущности «Сотрудник» ключевым будет атрибут Табельный номер, поскольку для всех сотрудников данного предприятия табельные номера будут различны. Экземпляром сущности «Сотрудник» будет описание конкретного сотрудника предприятия. Одно из общепринятых графических обозначений сущности – прямоугольник, в верхней части которого записано имя сущности, а ниже перечисляются атрибуты, причем ключевые атрибуты помечаются, например, подчеркиванием или специальным шрифтом.




Пример определения сущности в модели ER

СОТРУДНИК

Табельный номер

Фамилия

Имя

Отчество

Количество детей



Система управления базами данных (СУБД) обычно поддерживает 4 основных типа отношений между таблицами:

- один-к-одному (одной записи в первой таблице соответствует одна запись во второй);

- один-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много записей во второй);

- много-к-одному (многим записям в первой таблице соответствует одна запись во второй);

- много-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много запией во второй и одной записи во второй таблице соответствует много записей в первой).

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь" или называемая ещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship, т.е. сущность-связь).

Инфологическая модель применяется после словесного описания предметной области. 

Между сущностями могут быть установлены связи – бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связь может существовать между двумя разными сущностями или между сущностью и ей же самой (рекурсивная связь). Она показывает, как связаны экземпляры сущностей между собой. Если связь устанавливается между двумя сущностями, то она определяет взаимосвязь между экземплярами одной и другой сущности

Связи делятся на три типа по множественности: один-ко-одному (1:1), один-ко-многим (1:М), многие-ко-многим (М:М). 

Связь один-ко-одному означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности. 

Связь один-ко-многим (1:М) означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи. 

Связь «многие-ко-многим (М:М) означает, что несколько экземпляров первой сущности могут быть связаны с несколькими экземплярами второй сущности, и наоборот. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей с разными смысловыми нагрузками. 

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной – если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны. 

Вся информация вводится через экранную форму. Используется следующая условно-постоянная информация.

Для решения поставленной задачи необходимо создать таблицы:

Отображение связей, добавление и удаление записей

Связь между таблицами осуществляется ключевым полем ''Код клиента'', которое присутствует в каждой таблице. Связь один-к-одному (рис. 1).

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь" или называемая ещё ER-моделью (от англ. Entity-Relationship, т.е. сущность-связь).

Организация введения данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или  Backspace или Правка/Удалить.

Создание запросов

Организация   поиска и обработки данных  осуществляется с помощью запросов.



2.2. Технологическое обеспечение



Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ и документы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.






ЗАКЛЮЧЕНИЕ



Главным результатом проведенной этой курсовой работы является создание функционирующей БД, а также освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы ведения электронной документации кадрового отдела.

В результате анализа базы данных было выполнено:

-  выявлена сущность инфологической модели и моделирование связей между ними;

- построение набора таблиц базы данных и нормализация базы;

- описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД;

- реализация базы данных и организация запросов в выбранной СУБД;

- реализация программного интерфейса к базе данных.

Программный интерфейс максимально облегчает работу по обращению с базой данных (вплоть до выбора из предложенного числа вариантов). Даже  обращение к базе данных со сложными запросами  осуществляется в таком виде, что структура возвращаемых данных видна еще до его исполнения. СУБД самостоятельно тестирует находящиеся в базе данных записи и производит приведение базы данных к целостному состоянию, устраняя  возможные ошибки. 

Спроектированная база данных отдела кадров и программное обеспечение, обслуживающее базу, дает возможность облегчить работу отдела кадров. А так же применять различные поисковые системы для выбора необходимых сведений о сотрудниках, составе и структуре штатов предприятия. Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Данный курсовой проект является примером применения использования информационных технологий в автоматизации подразделения предприятия.

Цель проекта: разработка автоматизированной системы управления документооборотом в отделе кадров.

Использование данной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы отдела кадров предприятия и уменьшить издержки.

Для решения поставленной цели решались задачи:

- характеризовать объект и субъект управления системой;

- рассмотреть существующее состояние предметной области;

- анализировать информационные потоки, систематизировать документооборот, определить уровень автоматизации задач и состав автоматизированных и неавтоматизированных работ;

- анализировать особенности автоматизации процессов сбора, регистрации и передачи первичной информации;

- анализировать существующий рынок аппаратного и программного обеспечения; 

- обосновать предложения по устранению выявленных недостатков, внедрению новых подходов, новых технологий;

- разрабатывать и реализовать проект в виде комплекса автоматизированных рабочих мест.

Практическая значимость курсовой работы заключается в создании автоматизированной системы управления документооборотом в отделе кадров. 

Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:

- наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде;

- получить целостную картину поступления и составления документов;

- проводить согласование документов в электронной форме;

- контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;

- повысить эффективность и качество управления, так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяет работникам структурного подразделения рационально планировать свою деятельность.




СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ



Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с. 

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с. 

Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с. 

Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. – К., М., СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 848 с.

Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. – 252 с. 

Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб:   Издательство «Питер», 2000. – 640с.

	Информатика. Учебное пособие  /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.

Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск:  ИрГТУ ,1998 часть 2. – 382с.

Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.

Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с. 

Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.

Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с. 

Хомоненко А.Д. Циганков В.М. Базы данных: Учебник для вузов /Под ред. А.Д. Хомоненко. – М.: Корона, 2000. – 421 с.

8



2