Понятие презентация

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на рынке. Воздействие презентации очень серьезно, от ее успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире.С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной задачей презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат – заключить договоры и сделки.

Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убеждать в достоинствах презентируемого товара или услуги.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, модель автомобиля, инновационная структура, эффективная технология и т.п.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики.В целях демонстрации товара или услуг подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования. Готовится специальное извещение о презентации, которое дается, как правило, через средства массовой информации.

К презентации следует подготовить рекламные подарки – сувениры. Как правило, это записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т.п. На них наносятся название фирмы, ее логотип, в некоторых случаях – адрес и характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

Длительность проведения презентации – 1,5 – 2 часа. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15 часов, с тем чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).

Планирование презентации—как оценить ситуацию, придать правильный тон, понять нужды аудитории .

Определите свои цели

Большинство презентаций имеют одну из двух целей: 

1) информировать 

2) убедить.

 В первом случае, аудитория учится новому предмету или познает что-то новое о знакомом предмете. Во втором случае, говорящий пытается изменить поведение и отношение аудитории к чему-то. Тренинговые презентации, стремящиеся улучшить познавательное учение или навыки, относятся к первой категории; а те, которые пытаются изменить мнение – ко второй. В зависимости от того, информируете ли вы аудиторию или убеждаете её в чем-то, ваша презентация включает в себя много схожих элементов. Но знать цель презентации, тем не менее, необходимо для вас и для вашей аудитории. Если вы начнете презентацию с ознакомительной целью и вдруг посреди дела решите, что вам необходимо убедить аудиторию  вы лишь зря растратили все это время. Так что определитесь с задачами, со своими тренинговыми целями перед презентацией, и она будет полезнее и лучше. 

Оцените свою аудиторию

Все мы ежедневно используем различные стили общения, по разному разговариваем с членами наших семей, с незнакомцами, сотрудниками, клиентами, чиновниками, и т.д. То же правило применимо и к презентации: ваше общение будет иметь больше всего смысла, если оно приспособлено для аудитории. Вот некоторые метки, чтобы помочь вам точно «прицелиться»:

Размер.

 Как велика ваша аудитория? Маленькая группа? Один человек? В больших группах требуется структура и формальность. В малых группах формальность покажется глупой. В большой группе, чтобы всех занять делом, придется самому делать больше.

Демографические данные. 

Возраст, пол, работа, этнические и расовые принадлежности, социо-экономический статус, уровень образования. Презентация перед пожилыми политиками потребует больших умственных усилий и уважения, чем презентация перед недавними выпускниками университета.

Уровень знаний. 

Что аудитория уже знает об этой теме? Некоторым аудиториям нужно введение в тему.

Мотивация. 

Почему аудитория слушает, отвечает ли презентация нуждам организаций или же вы созвали их для того, чтобы выразить свое собственное мнение? Если аудитории не хватает мотивации, то вам нужно ее обеспечить, сделав презентацию уместной.

Инсценировка презентации:

Условия в которых вы поведете презентацию, будет влиять как на вас, так и на аудиторию. Подумайте о физической среде во время презентации.

Размер: Сколько человек разместятся в помещении с комфортом? 

Число стульев: Достаточно ли?

Как разместится аудитория: Все ли вас увидят? Можно ли подвинуть стулья для работы в группах?

Аудио- и видеооборудование: Работает ли оно? Все ли видят изображение?  

Комфорт: Как долго люди смогут слушать внимательно? 

Подготовка плана 

Не рекомендуется иметь целый текст презентации слово в слово и попытки весь текст запомнить, потому что тогда презентация покажется слишком формальной и неестественной. Вы можете запаниковать, если что-то забудете, и не сможете уделить должное внимание нуждам или реакции аудитории.Лучше написать план, включив главные пункты, справочные данные ваших доказательств и ключевые слова. В этом случае, структура и специфические данные четко организованны, но вы ими не скованны .Есть пара исключений из этого правила. Хорошо записывать статистические и технические данные, а также цитаты. Все остальное хорошо оставить в форме ключевых слов.

Какая польза от работы с планом?

а) более разговорный стиль презентации

б) возможность включить в презентацию информацию и комментарии

аудитории

в) если вы потеряетесь, вы будете знать, где вы находитесь в презентации

г) если аудитория что-то не понимает, вы можете потратить больше времени на непонятный пункт перед тем как продолжить

В целом, план презентации позволяет быть более чутким по отношению к аудитории.

В начале презентации: 

Презентация должна следовать логической структуре: вступление, главная часть и окончание. Вступление служит для завоевания внимания и взаимопонимания с аудиторией, а также для ее введения в тему презентации. Вступление должно задать тон всей презентации. Независимо от того, сами ли вы себя представите или кто-то другой представит вас, цель одна: аудитории нужно знать кто вы и почему они должны вас слушать.  Представьте им свои рекомендательные данные, чтобы дать людям знать, почему вы являетесь экспертом по этой теме. 

Как определить тему 

Если презентация информирует, перечислите главные пункты или подтемы, которые вы покроете. «Повторение—мать учения». Если вы скажете о чем-то один раз, кто-то может это забыть, но если вы повторитесь, больше людей запомнит что-то. Суть формулировки темы не вдаваться в подробности, но снабдить аудиторию планом или картой презентации.Если презентация убеждает, во вступлении поделитесь с аудиторией тремя пунктами:

а) В чем состоит проблема.

б) В чем ее важность.

в) В чем заключается решение проблемы.

Техника завоевания внимания 

1) Юмор

Юмор бесценен с точки зрения внимания публики, потому что он-

 повышает интерес

- помогает сблизиться с аудиторией

- производит хорошее впечатление

- говорит о том, что вы не  относитесь к себе с чрезмерной серьезностью

Юмор должен иметь какую-то связь с презентацией и с аудиторией, иначе вы провалите все попытки успешного вступления.

2) Факты, цифры и экспертное мнение

Внимание также можно обернуть на себя с помощью уместной цитаты известного эксперта. 

3) Приветствуйте участие самой аудитории 

В самом начале можно провести опрос. Вопросы могут быть типа «Сколько человек здесь уже имеют опыт с ...?» или «Кто из вас уже нашел эффективный способ (чего-то)?»  Когда люди поднимут руки, вы этим покажите всей аудитории важность и уместность темы и многие задумаются о том, какое отношение эта тема имеет к их работе.Когда вы себя уже представили и завоевали доверие и внимание публики, сформулируйте тему своей презентации и кратко изложите суть презентации. 

Коммуникативные приемы подхода к клиенту во время презентации

1. Комплиментарный подход. 

Комплимент, сделанный ситуативно уместно, вызывает положительную реакцию и создает приятную атмосферу для проведения презентации товара. 

2. Подход с предоставлением образца.

Обычно при таком подходе используют такие приемы, как предложение опробовать продукцию, приглашение на бесплатный семинар, предоставление образца данной продукции, др.

3. Подход с демонстрацией товара.

Демонстрация образца предлагаемой продукции позволяет потенциальному заказчику увидеть товар во всей его красе. Клиенту легче сделать выбор после того, как он потрогал, пощупал, увидел, попробовал на вкус или в действии то, что ему предлагают.

4. «Драматический подход».

Так, например, торговые агенты, продающие пылесосы, часто пачкают ковры, чтобы продемонстрировать, как великолепно их пылесосы удаляют эту грязь.

5. Подход с вопросами.

Этот прием предполагают двустороннее общение на самом раннем этапе презентации. Торговый агент должен стремиться задавать вопросы покупателю, что позволит ему получить дополнительную информацию о степени заинтересованности партнера в предлагаемом ему товаре. При этом очень важно ставить вопросы таким образом, чтобы потенциальный покупатель не смог ответить «Нет», следовательно, никогда не стоит спрашивать «Могу ли я вам помочь?»

6. Обращение к выгоде.

Один из парадоксов заключения сделки состоит в том, что почти все решения о покупке принимаются под действием внутренних потребностей, желаний и эмоций, которые часто остаются неосознанными самим клиентом. Именно на эти процессы и надо оказывать наибольшее влияние. Рассмотрим основные интересы, руководящие поступками клиентов. Это получение прибыли; экономия времени; красота; удовольствие; комфорт; практичность; здоровье; хорошее отношение; самобытность; престиж. В обычной жизни на решение клиента влияют несколько мотивов, находящихся в сложном взаимодействии друг с другом. Так, для менеджера, заключающего сделку на оптовую поставку торгового оборудования, ведущим интересом может быть получение процента от прибыли при реализации данного товара. В то же время на его решение будут влиять и стремление получить хорошее отношение руководства, и стремление реализовать свои способности, выполнив новое и ответственное задание.

7. Подход помощника.

Используйте формулу: свойства товара + связующая фраза + выгода для клиента. К связующему звену относятся фразы: «Это позволит вам…», «Это даст вам возможность…», «Вы получите…», др. Использование местоимений Вы, Вам, Вас позволит клиентам почувствовать, что говорящий заботится именно о его интересах. 

Главная часть презентации

После шуток (юмора), какой-то свежей информации или опроса аудитории, а также краткого плана действий, наступает время главной части презентации. Время всегда ограничено и материала всегда больше, чем времени, так что лучше всего ограничиться главными пунктами или подтемами. Презентуйте их ясно и организованно. Нет ничего хуже, когда выступающий прыгает от одной темы к другой без объяснения, как эти темы взаимосвязаны; повторяет сам себя и не может прийти к заключению. Вот несколько способов «построить» презентацию: 

а) По темам. Когда несколько идей связаны между собой более обширной темой и могут быть доходчиво пояснены.

б) Хронологически. По времени – от происхождения предмета до его настоящей ситуации.

в) Пространственно. Согласно физическому пространству.

г) Классификация. По категориям.

д) Проблема—решение. По описанию проблемы и её немедленного решения.

е) Причина—результат. Описание причины проблемы и её последствий.

Данные

Вы обязательно должны представить данные в поддержку своих утверждений. Данные существенны; без них вы предлагаете людям лишь словесный план главных идей.  Данные служат для:

а) Пояснения вашей главной позиции и идей

б) Доказательства истинности ваших утверждений

в) Того, чтобы сделать презентацию более интересной

Типы данных:

а) Факты и цифры – информация из внешнего источника, которую можно 

проверить.

б) Статистика – дата, которая описывает, например, размер или частоту,.

в) Авторитетные или экспертные заявления – цитаты экспертов.

г) Рассказ – пример в форме истории.

д) Определения

е) Юмор – шутки или смешные истории по теме. 

Факты и цифры, статистические данные или авторитетные заявления являются данными предоставляющими доказательства. Однако хорошо осведомленная презентация также использует рассказ и даже юмор для того, чтобы описать какое отношение имеет предмет к аудитории в просто человеческих измерениях.

Переходы: 

Переходы служат для гладкого передвижения от одного пункта к другому. Переход обычно состоит из пары предложений, завершающих последнюю идею и начинающих следующую. Переходы, как звенья, скрепляют презентацию в одно целое. В идеальном случае, они акцентируют организацию презентации или же демонстрируют, как отдельные идеи относятся к общей теме. Переходы могут быть очень простыми:«Теперь когда нам понятно __________, давайте перейдем к следующей теме:________.»Это служит сигналом для аудитории, что тема сейчас изменится. Без переходов, главные пункты сольются в одно и слушатели могут не понять, что вы перешли к новой теме, и также что ваши данные не переходят к определенной идее. В этом случае, вместо того чтобы слушать вас, они все ещё будут пытаться понять, что произошло.

Завершение презентации

Одна из самых грубых ошибок в презентации—слишком длинная речь. Вам нужно закончить до того, как аудитория начнет «отключаться.» Люди будут вам благодарны, если вы закончите пораньше – это говорит о вашем уважении к их времени и внимании.  

Цели завершения:

а) Дать аудитории знать, что вы скоро заканчиваете

б) Обобщить главные пункты

в) Оставить аудитории что-то запоминающиеся

Не нужно использовать завершительную часть для того, чтобы представить ещё один главный пункт.Между вступлением и заключением много общего, так что можно использовать схожую технику. В заключении вам нужно кратко изложить все главные пункты, а затем сказать последнюю фразу, которая заставит аудиторию задуматься. Можно пошутить, бросить вызов, рассказать хорошую историю, поделиться последним фактом или цитатой.  Помните, что это ваша последняя возможность убедить аудиторию в важности вашей темы, поэтому выберите заключительную фразу или рассказ такими, чтобы они произвели этот эффект. Всегда оставьте аудитории что-то на память. Если возможно, в заключении призовите людей к действию. Зачем?

а) Чтобы направить слушателей на лучший путь использования всей этой информации.

б) Чтобы заставить их думать о презентации позже.

Призыв к действию должен быть целесообразным и уместным, но также быть достаточно простым, чтобы аудитория могла этого достичь.



Список , используемой литературы:

1. www.aup.ru

2. psyfactor.org