Система управления базами данных Microsoft Access

Лабораторная работа по 

системе управления базами данных Microsoft Access

Цель: освоить среду системы управления базами данных

Теоретическая часть:

База данных (БД) – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.

В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом. 

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access, входящий в состав профессиональной версии  пакеты Microsoft Office.

Популярность MS Access во многом объясняется следующими ее свойствами:

направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;

наличие удобных визуальных средств разработки;

возможность интеграции с другими программными продуктами пакета Microsoft Office.

СУБД MS Access состоит из шести основных компонентов:

таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;

запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);

формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;

отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;

страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;

макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);

модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования Visual Basic.

Таблица

Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.

Основными характеристиками поля являются его имя (последовательность символов, кроме знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).

Основные типы полей:

текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;

числовой – для хранения числовых данных;

логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;

Дата/время – для ввода даты или времени;

MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;

счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;

денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;

объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.

Одно из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным ключом, обязательно тип - счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.

При заполнении строк, т.е. при вводе записей, запрещается допускать в тексте кавычки, но обязательно нужно соблюдать типы полей.



Схема данных

Механизм описания логической связи между таблицами  MS Access реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.

Выделяют несколько типов связи:

схема «один-ко-одному» - одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;

схема «один-ко-многим» - одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);

схема «многие-ко-многим» - нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.

Чаще всего в реляционных БД встречается отношение «один-ко-многим». 

Типовые действия, допустимые в Access:

Что сделать?

Как сделать?

Запуск программы Access

Пуск -> Программы -> Microsoft Office -> Microsoft Access

Создание новой БД

Кнопка Microsoft Office -> Создать -> ввести имя создаваемой БД -> Создать

Открытие существующей БД

Кнопка Microsoft Office -> Открыть -> указать имя необходимой БД  -> кнопка Открыть

Создание таблицы в режиме конструктора

Меню Создание -> кнопка Таблица -> меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид -> выбрать режим конструктора) -> сохранить таблицу, задать имя таблицы-> кнопка ОК -> ввести имена и типы полей создаваемой таблицы -> указать какое поле является первичным ключом -> перейти в режим таблицы -> ввести необходимое количество надписей, т.е. заполнить строки 

Установка первичного ключа

Выделить строку, в которой находится ключевое поле -> меню Конструктор -> кнопка Ключевое поле (с рисунка ключа)

Сохранение таблицы

Файл -> Сохранить -> Ввести имя таблицы -> ОК

Переход в режим таблицы

меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Таблицы (или кнопка Вид -> выбрать режим таблицы)

Редактирование таблицы (изменение имен или типов полей, их создание или же удаление)

Перейти в режим конструктора -> изменить имя или тип необходимого поля

Переход в режим конструктора

меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид -> выбрать режим конструктора)

Создание схемы данных

Сохранить и закрыть связываемые таблицы -> меню Работа с базами данных -> группа Показать или скрыть -> кнопка Схема данных -> добавить связываемые таблицы -> закрыть окно «Добавление таблицы» -> создать связи -> сохранить схему данных

Создание связей между таблицами

Навести указатель мыши на имя поля -> при нажатой ЛКМ перетащить его на связанное с ним поле в другой таблице ->установить в диалоговом окне «Изменение связей» флажок «Обеспечение целостности данных» -> если хотите можете установить флажки каскадной модификации -> тип связи определяется самостоятельно -> Создать

Изменение связи

Выделить линию связи ЛКМ -> ПКМ -> Изменить связь…

Удаление связи

Выделить линию связи ЛКМ -> ПКМ -> Удалить 

Поиск данных в таблице

Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск -> меню Главная -> группа Найти -> кнопка Найти (с рисунком бинокля) -> в строке Образец ввести значение поискового данное -> в остальных разделах установить параметры поиска (указать -> кнопка Найти далее

Замена данных в таблице

Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск -> меню Главная -> группа Найти -> кнопка Заменить (с рисунком ab->ac) -> в строках Образец и Заменить на ввести необходимые данные -> в остальных разделах установить параметры поиска -> кнопка Найти далее -> Заменить

Использование фильтра при поиске данных 

Нажать ЛКМ на стрелку вниз, находящейся в названии поля, по которому ведется поиск -> меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка Фильтр -> команда Фильтры -> выбрать необходимый Фильтр -> ввести необходимые параметры -> ОК

Отмена фильтра

меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка Параметры расширенного фильтра -> команда Очистить все фильтры

Сортировка данных

Курсор расположить в любом месте столбца, который нужно сортировать -> меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка По убыванию или По возрастанию

Практическая часть:

Задание:

Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;

Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):

а) «Студент», имеющую следующие поля:

Код_студента (тип - счетчик);

ФИО_студента (тип - текстовый);

Пол (тип - логический);

Дата_рождения (тип – дата/время);

б) «Предмет», имеющую следующие поля:

Код_предмета (тип - счетчик);

Предмет (тип - текстовый);

ФИО_преподавателя (тип - текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);

в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:

Код_успеваемости (тип - счетчик);

Код_студента (тип - числовой);

Код_предмета (тип - числовой);

Оценка (тип - числовой).

Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;

Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;

Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);

Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;

Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.