Рабочее место секретаря 2

1

Федеральное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

Семеновский техникум механической обработки древесины

(ФГОУ СПО СТМОД)



















ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине:

«Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ и архивном деле»





















































2010-2011 уч.год


Задание№1 

Посетите любое доступное вами помещение (на месте работы или учебы), связанное с работой секретаря.



Для выполнения данного задания я посетила приемную секретаря МОУ СОШ№4 и по данному учебному заведению сделала анализ:

Технический фактор – 10 баллов;

Гигиенический фактор – 10 баллов;

Психологический фактор – 10 баллов;

Психофизический фактор – 10 баллов;

Эстетический фактор – 10 баллов

Технический фактор: рабочее место секретаря оснащено современными средствами оргтехники и используется в процессе труда новейшие информационные технологии. Приемная оснащена специальной мебелью и канцелярскими принадлежностями.

Гигиенический фактор: в процессе работы секретарь минимально утомляется и хорошее самочувствие, освещенность рабочего места сверху и слева, температурно-влажностный режим в норме, продуманная цветовая гамма в оформлении помещения, удобная светлая мебель, общая площадь приемной примерно составляет 12-16  м2, обязательно помещение проветривается. 

Социальный фактор: в приемной секретарь чувствует себя комфортно, полней социальный пакет, в перерыв ходит обедать в столовую по доступным ценам, наличие медицинского страхования. 

Психологический фактор: в данном учебном заведении давно создался нормальный психологический климат в коллективе, директор школы мягкий человек, всех у себя в кабинете встречает с улыбкой, никогда не отражает на сотрудниках свои личные проблемы. Организовываются совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам. 

Психофизический фактор: учитываются колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не  планируется пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период оставляются менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.

Эргономический фактор: размещение мебели, оборудования и приспособлений соответствовать здравому смыслу: 

		Часто используемые объекты находиться в рабочей зоне, «под рукой»;

		Расположение предметов на столе соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой);

		Каждый объект в помещении имеет свое место и постоянную зону перемещения.


Задание№2

В исследованном помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства. 



Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

В помещении находятся лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы. 

Комплект технических средств приемной секретаря:

Компьютер;

Копировальный аппарат;

Средства связи:

Телефонная связь;

Телеграммная связь;

Факсимильная связь.

Автоответчик, сопряженный с диктофоном;

Настольные электронные часы;

Машинка для уничтожения документов;

Электрифицированный сшиватель документов;

Электромагнитный двухпуансонный дырокол;

Канцелярский набор;

Папки регистраторы;

Лотки для документов;

Калькулятор – датировщик;

Блокнот – шестидневка; 

Деловой блокнот;

Фломастеры, маркеры, механические карандаши;

Пластмассовая линейка с увеличительным стеклом;

Клеевой карандаш;

Прозрачная и цветная липкая лента;

Лазерный принтер;

Силикатная связь.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы.





Что нового?

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, машина для уничтожения документов, ламинатор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Рабочий день секретаря можно разделить примерно на Iполовину рабочего дня, II половину рабочего дня и конец дня (см. ПРИЛОЖЕНИЕ№1)



Санитарно – гигиенические требования для работников офиса

Таблица№1

Параметры

Значения

Естественная и искусственная освещенность

300 – 500 люкс

Уровень шума

Не более 65 дБ

Площадь на один ПК

Не менее 6 м2

Объем на один ПК

Не менее 20 м3

Кресла

Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки

Воздухообмен

Нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование)

Микроклимат (оптимальные параметры)

Влажность 40-60 %

t0 воздуха зимой +18 - +210

t0 воздуха летом +23 - +250

Расстояние до экрана монитора (при работе)

50 – 70 см

Непрерывное время работы за ПК

Не более 2-х часов, обязательные перерывы

Специальные меры

Комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка




Классификация средств оргтехники





Средства оргтехники

Средства связи

Средства работы с документами

Другие

Создание

Тиражирование



Хранение

Телефонная

Факсимильная

Телеграммная







Эргономические требования

Таблица№2

Наименование мебели

Рост работника

Высота мебели

Канцелярский стол

До 170 см

Выше 170 см

72 см

75 см

Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК

До 170 см

Выше 170 см

66 см

68 см

Стул, кресло

До 170 см

Выше 170 см

45 см

47 см







Рабочий день секретаря

I половина рабочего дня

II половина рабочего дня

Конец дня

Придти на работу за 15 минут до начала рабочего дня;

Подобрать в соответствии с планом нужные документы;

Получить корреспонденцию, ознакомится с содержанием и зарегистрировать ее, отложить документы требующие просмотра руководителя;

по остальным документам подготовить варианты возможных ответов и распределить по исполнителя;

Просмотреть поступившие отчеты, приглашения, сообщения о встречах, конференциях, юбилеев, даты проведения записать все календаре органайзере;

Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы, срочно передать руководителю;

Оставить у себя документы, необходимые для текущей работы;

Доложить руководителю о полученной корреспонденции;

Уточнить вместе с руководителем график дня (его содержание);

 Передать указания руководителя исполнителям об истекающих сроках исполнения документов;

Работа с посетителями, телефонные переговоры;

Подшивка исполненных документов в дела;

Выполнение работ на компьютере;

Организация копирования документов.

		Продолжение работы с посетителями и на телефоне;

		Сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

		Доложить руководителю об исполненных документах, взять у него обработанные документы;

		Обработать и отправить исходящие документы адресатам;

		Наметить мероприятия на следующий день.

Посмотреть свой ежедневник и проинформировать необходимые отделы о необходимости подготовки к проведению мероприятий;

Если руководитель остается, необходимо его обеспечить всем необходимым материалом и информацией;

Прибрать рабочее место, убрать документы, закрыть сейф, выключить компьютер. 

ПРИЛОЖЕНИЕ№1