Современные программные средства электронного документооборота

2





МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ



Факультет «Экономический»» 













КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА



По предмету: «Информатика»

На тему: «Современные программные средства

                                                  электронного документооборота»









Выполнила:.





Оценка:____________

Дата:____________

Подпись:__________________

















2009 г.

Содержание



		Концепция построения систем автоматизации документооборота……………………………….....3

		Понятие документооборота………………………………………………………………….......……..4

		Общие требования к системе документооборота…………………………………………………......6

		Обзор рынка программных средств………………………………………………………………...….7

		Система электронного документооборота ДЕЛО…………………………………………………....10

		Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………………..… 12

		Система электронного документооборота Optima WorkFlow……………………………………... 15

8.Список литературы………………………………………………………………………………….... 16































1. Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

 Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. 

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.





2. Понятие документооборота.

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.



Рисунок 1. 


Типы документов и их взаимодействие.

		Бумага. 

		Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети. 

		Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации. 

	Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.



Стоимость хранения информации

 	прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации. 

Стоимость (время) поиска необходимой информации 

определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. 

Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов. 

Стоимость коллективного использования информации 

определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе. 

Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому 

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.





3. Общие требования к системе документооборота

Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота. 

Масштабируемость 

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности. 

Распределенность 

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. 

Модульность 

Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. 

Открытость 

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.





4. Обзор рынка

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота. 

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы. 

	Группа "Канцелярия" объединяет в себе следующие функции:

		Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации 

		Ведение номенклатуры дел - функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем 

		Работа со словарями и справочниками - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки 

		Сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам 

		Распознавание - оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных 

		Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др. 

		Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения 

		Списание документа в архив - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив 

	В группу "Управление электронными документами и деловыми процессами" входят: 

		Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу 

		Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям 

		Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях 

		Внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой 

		Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами 

		Поиск по реквизитам - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов 

		Поиск по форме документа - задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел 

		Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией 

		Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы

	Группа "Администрирование системы" включает в себя:

		Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел 

		Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека 

		Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут 

		Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде 

		Поддержка цифровой подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей 

		Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационной карточки 

		Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала) 

		Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс.

	Сравнение систем 

	Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

	Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления. 

	К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым. 

	Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения. 

	Настройка и поддержка системы 

	Выше уже были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных на рынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес). 

	В крупных компаниях и государственных учреждениях стоимости владения системой также уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что, если система не обладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой.

	

	

	5. Система электронного документооборота ДЕЛО

	

	Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. 

	Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

	«ДЕЛО»  успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.

		позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства 

		позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов 

		предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов 

		масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством 

		поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства 

		поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Основные функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота 

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

 Работа над проектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. согласование проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Регистрация документов

Для каждого документа в системе «ДЕЛО»  формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. 

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.





 6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

	

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач: 

	повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности; 

	сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы; 

	создание единого информационного пространства предприятия; 

	обеспечение надежности учета и хранения документации; 

	организация эффективной защиты информации.





ЕВФРАТ-Документооборот позволяет: 

		осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных; 

		организовывать контроль исполнения поручений; 

		формировать различные журналы и отчеты.

	Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули: 

		АРМ Пользователя; 

			АРМ Администратора; 

			Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации; 

			Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; 

			Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов; 

			Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;

Дополнительно в систему могут входить: 

		"НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира; 

		"Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

Основными функциями системы являются: 

		Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата; 

		Постановка документов на контроль; 

		Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям; 

		Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов; 

		Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний; 

		Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка; 

		Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей; 

		Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП; 

		Подготовка и печать журналов и отчетов; 

		Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы. 

		Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив; 

		Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира





	7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow

	

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. 

Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как: 

		Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация. 

		Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки. 

		Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота. 

		Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования. 

		Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий. 

		Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам. 

		Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов. 

		Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений. 









Список литературы



http://www.cio-world.ru/weekly/37568/page4.html

http://eos.ru/eos/20287

http://www.evfrat.ru/about/

http://www.softline.ru/product.asp?catalog%5Fname=SoftLine

http://www.it.ru/boss/referent.html

http://www.landocs.ru/Text.aspx?dir=LanDocsAdvantages

http://www.directum.ru/315412.shtml

http://www.naudoc.ru/go/

http://www.docsvision.ru/