Информатика и информационные технологии 3

ВВОДНАЯ ЛЕКЦИЯ 1. ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Информатика – научно-практическое направление, занимающееся изучением методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ (компьютера) и других технических средств.

 

Основная цель информатики – создание материально-технической базы для удовлетворения информационных потребностей промышленной и деловой сфер, органов государственного управления и других областей общественной деятельности.

 

Слово «информация» (от латинского “informatio” –осведомление, изложение, разъяснение) означает сообщение о каком-либо событии, объекте, явлении и т.д.

Информация относится к абстрактным однозначно неопределяемым понятиям.

 

В теории информации используется следующее определение: 

Информация – сведения, которые должны снять в некоторой степени существующую до их получения неопределенность в понимании объекта у получателя информации.

 

Данные (data) – информация, представленная в формализованном виде.

 

Компьютер – универсальное средство хранения и обработки данных.

 

Бит (bit - binary digit) – количество информации, уменьшающее неопределенность ровно в два раза и содержащееся в сообщении с двумя возможными равновероятными исходами типа «да» или «нет». Бит является основной единицей измерения количества информации.

 

Экономическая информация является важной компонентой управленческой информации и отражает социально - экономические процессы в сфере производства и в непроизводственной сфере.

 

Основные особенности экономической информации:

 

        использование количественных величин и цифровых значений;

        возможность многократного использования – цикличность;

        отражение в материальных носителях – в документах, на машинных магнитных носителях, передача по каналам связи;

        объемность.

 

По отношению к процессам обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную, производную, промежуточную, результирующую.

 

С точки зрения отражаемых функций управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

 

Код (code) – правило, описывающее отображение одного набора знаков в другой (стандартный).

 

Кодирование – операция отождествления символов одного кода с символами другого кода.

 

Двоичное кодирование – кодирование двумя символами. В компьютере кодирование осуществляется двумя символами «0» и «1», т.е. в один бит может быть записана одна цифра – «0» или «1». 

 

В памяти компьютера для хранения одного символа отводится 1 байт = 8 бит. Восьмиразрядным двоичным кодом можно закодировать 256 символов. 

 

Пример двоичного кодирования символов в Американском стандартном коде для обмена информацией (ASCII):

 

0 – 0011 0000, 1 – 0011 0001, 

А – 0100 0001, + - 0010 1011

 

Теоретический аспект информатики – методология информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации.

 

Практический аспект информатики – информационная технология эффективного применения комплекса технических средств для конкретных приложений.

 

Информационная технология – это система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, передачи и выдачи информации.

 

Информационная технология решения экономических задач интегрирует различные технологии и состоит из следующих процедур:

 

        сбор и регистрация информации;

        передача информации к месту обработки;

        машинное кодирование информации;

        хранение и поиск данных;

        вычислительная обработка данных;

        тиражирование и использование информации.

 

Технология электронной обработки информации с помощью вычислительной техники – это процесс выполнения взаимосвязанных операций, производимых в установленной последовательности с целью преобразования исходной (первичной) информации в результирующую.

 

Контрольные вопросы:

 

1.     Что изучает информатика?

2.     Каковы теоретический и практический аспекты информатики?

3.     В чем состоит взаимосвязь информации и данных?

4.     Какие основные особенности и виды имеет экономическая информация?

5.     Что представляет собой операция кодирования информации?

6.     Что такое бит и байт?

7.     Что такое двоичное кодирование?

8.     Что такое информационная технология?

9.     Какие основные процедуры включает в себя информационная технология решения экономических задач?

10.           Что такое технология электронной обработки информации?

ЕКЦИЯ 2. ТЕХНИЧЕСКИЕ И ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА РЕАЛИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ

 

Структурная и функциональная организация ЭВМ

 

Обработка информации и представление результатов обработки в удобном для восприятия виде  осуществляется с помощью вычислительной техники:

 

        электронно-вычислительных машин (ЭВМ);

        вычислительных систем (ВС);

        вычислительных сетей.

 

Электронная вычислительная машина (компьютер) – комплекс технических средств, построенный на электронных элементах и предназначенный для автоматизации процесса накопления и обработки информации.

 

Обобщенная структурная схема ЭВМ состоит из следующих основных функциональных блоков:

 

        устройство ввода информации (Увв);

        запоминающее устройство (ЗУ);

        арифметико-логическое устройство (АЛУ);

        устройство управления (УУ);

        устройство вывода информации (Увыв).

 

Основные устройства ввода информации – клавиатура, манипулятор мышь, сканер (для ввода изображений с бумаги или слайдов), дигитайзер (для ввода контурных изображений).

 

Запоминающее устройство предназначено для хранения программ и данных, необходимых для решения задачи, а также промежуточных и окончательных результатов вычислений.

 

Память компьютера по функциональному назначению и способу организации делится на внутреннюю и внешнюю.

 

Основные единицы измерения объема памяти компьютера:

 

1 байт = 8 бит

 

1 Кбайт = 1024 байт

 

1 Мбайт = 1024 Кбайт

 

1 Гбайт = 1024 Мбайт

 

1 Тбайт = 1024 Гбайт

 

Внешняя память состоит из оперативного запоминающего устройства (ОЗУ) и постоянного запоминающего устройства (ПЗУ).

 

ОЗУ или RAM (Random Access Memory – Память с произвольным доступом) служит для хранения информации (программ и данных) во время ее непосредственной обработки. В любой момент времени можно обратиться к произвольно выбранной ячейке ОЗУ. Оперативная память имеет высокое быстродействие, сравнительно небольшую емкость (не менее 64-х Мбайт) и энергозависима, т.е. информация в ней  стирается при отключении электропитания.  

 

ПЗУ или ROM (Read Only Memory – Память только для чтения) содержит неизменную служебную информацию, используемую для автоматической проверки работоспособности компьютера при включении электропитания, загрузки с диска программ, обеспечивающих работу компьютера, и выполнения основных операций ввода-вывода. ПЗУ энергонезависимо.

 

Внешняя память (магнитные диски и ленты) используется для длительного хранения больших объемов информации. Она имеет сравнительно невысокую скорость работы, практически неограниченный объем и энергонезависима.

 

АЛУ выполняет арифметические операции над числами и логические операции обработки кодов чисел с помощью булевой алгебры.

 

УУ определяет последовательность выполнения операций в процессе решения задачи и контролирует взаимодействие устройств компьютера.

 

Центральный процессор (ЦП) – это совокупность устройства управления, арифметико-логического устройства и внутренней памяти. Основные компании (фирмы) производители микропроцессоров: Intel, AMD, Cyrix, IDT и др.

 

Все компоненты компьютера соединяются между собой через стандартные интерфейсы – способы соединения и взаимодействия объектов (ISA, EISA, PCI, AGP, IEEE1394 и др.)

 

Вычислительный процесс на ЭВМ осуществляется на основе принципа программного управления.

 

Основными устройствами вывода информации (Увыв) являются дисплей, принтер, плоттер (графопостроитель). Информацию также можно выводить на большой экран через специальный проектор.

 

Программное обеспечение ЭВМ

 

Программа – конечная последовательность предписаний (команд, инструкций) с указанием порядка их выполнения, обеспечивающая решение задачи. 

 

Научно-технический прогресс и развитие вычислительной техники привели к необходимости в определении общих способов формирования и единообразного решения классов задач управления на основе разработки комплексов универсальных алгоритмов.

 

Алгоритм – конечная система указаний, адресованных исполнителю (человеку или компьютеру), однозначно задающих процесс последовательного решения задач. 

 

Алгоритмический принцип лежит в основе работы компьютера, т.к.  программа решения задачи на компьютере пишется на базе соответсвующего алгоритма.

 

Машинный алгоритм должен обладать следующими свойствами:

 

        детерминированность – однозначность и точность указаний алгоритма;

        дискретность – возможность разделения алгоритмического процесса на отдельные элементарные этапы-шаги;

        результативность – завершение работы алгоритма за конечное число шагов при любых допустимых исходных данных;

        массовость – возможность применения алгоритма для решения множества задач данного класса.

 

Существует несколько способов описания алгоритмов: словесный, формульно-словесный, графический и др.

 

При построении алгоритмов любой сложности используются три основных вида алгоритмических структур: линейная, разветвляющаяся и циклическая.

 

Основные этапы технологического процесса решения задач с помощью компьютера:

 

        постановка задачи;

        математическое описание (моделирование) и выбор метода решения;

        разработка алгоритма решения задачи;

        составление программы решения;

        тестирование и отладка программы;

        эксплуатация программы.

 

Программа обеспечивает реализацию алгоритма решения задачи, являясь записью алгоритма на языке, понятном исполнителю.

 

Программирование – процесс написания программ для компьютера, осуществляемый на специальных алгоритмических языках низкого (например, Ассемблер) и высокого (например, Basic, Pascal, C) уровня.

 

Операционная и файловая системы ЭВМ

 

Работа компьютера и его взаимодействие с пользователем осуществляется под управлением операционной системы.

 

Операционная система (ОС) – это комплекс специальных программных средств, предназначенных для управления загрузкой, запуском и выполнением других программ, а также для планирования и управления вычислительными ресурсами ЭВМ. 

 

По числу одновременно выполняемых задач (программ) ОС могут быть разделены на два класса:

 

        однозадачные (например, MS DOS, MSX );

        многозадачные (ОС ЕС, OS/2, Windows, Unix).

 

Основные виды программ:

 

        прикладные – программы решения конкретных практических задач (например, расчет заработной платы сотрудников предприятия).

        системные – программы, входящие в состав операционной системы;

        библиотечные – программы, входящие в библиотеку стандартных программ (например, программы вычисления элементарных математических функций);

        сервисные (утилиты) – вспомогательные программы (например, архиваторы, антивирусники и др.)

        подпрограммы – программы, входящие в состав других программ и вызываемые в случае необходимости.

 

Программное обеспечение ЭВМ – совокупность всех программ, с помощью которых ЭВМ реализует внутренний вычислительный процесс и обмен информацией с внешним миром.

 

Средства защиты информации

 

Под защитой информации понимается защита программного обеспечения и данных, передаваемых  по сетевым каналам ЭВМ. Например,  защита от несанкционированного доступа (НСД), от несанкционированного копирования (НСК), от повреждения вирусами.

 

Основные средства защиты информации: юридические, административно-экономические, аппаратные и программные.

 

Юридические средства защиты информации предполагают законодательную защиту.

 

Пример. Указ Президента РФ от 3 апреля 1995 г. № 334.

 

Административно-экономические средства защиты информации  - это мероприятия, проводимые фирмами – изготовителями программного обеспечения для стимулирования легального приобретения ПО.

 

Например:

 

        периодическое получение покупателем лицензии специальной документации, сообщений об изменениях и ошибках, версиях ПО;

        проведение семинаров и курсов обучения;

        получение бесплатных консультаций и скидок при покупке следующих версий ПО.

 

Аппаратные средства защиты информации предполагают защиту дискет и файлов от чтения, установку специальных аппаратных заглушек.

 

Программные средства защиты информации предполагают установку паролей и  числа инсталляций (установок) программ, использование программ антивирусников шифрования данных.

 

Пример. В  сети Internet используется программа шифрования данных PGP (Pretty Good Privacy), которая работает под управлением операционной системы 

Windows и выполняет специальные криптографические функции.

 

Для хранения данных в компактном виде, а также обеспечения удобного и быстрого доступа к ним,  информация в компьютере организована в виде каталого-файловой структуры.

 

Файл (file) – уникально именованная совокупность данных, организованных определенным образом. 

 

Файлы могут содержать документы, программы и их данные. 

 

Полное имя файла состоит из двух полей – поля имени и поля типа (расширения имени) файла. Поля разделяются точкой (без пробелов). 

 

Поле имени несет смысловую нагрузку и не может начинаться с цифры и специального символа.

 

Поле типа указывает на характер информации, хранящейся в файле, и задается при создании файла пользователем или соответствующей программой. 

 

Примеры стандартных типов (расширений) имен файлов: 

 

        doc, dot – документ, шаблон документа;

        txt – текстовые данные;

        exe, com – загрузочные (выполняемые) программные модули;

        xls – электронная таблица

        bat – файл команд операционной системы MS DOS.

 

Примеры полных имен файлов: 

 

autoexec.bat

 

приказ.doc

 

расчет прибыли.xls

 

winword.exe

 

Папка (каталог) – уникально именованная совокупность файлов. 

 

Имя папки состоит из одного поля имени. Папка может включать в себя подпапки.

 

При создании папок и файлов пользователь может давать им произвольные имена.

 

Файловая система  - структурированная совокупность папок и файлов, 

 

Диски (дисковые накопители) – устройства для считывания и записи файлов и папок. 

 

Диски имеют логические имена в виде одной латинской буквы (A:, B:, C: и т.д.). Например,  С: - это логическое имя жесткого диска (винчестера).

 

Путь – это последовательность имен папок, разделенных символом « \ ».

 

Путь задает маршрут поиска файла от текущей папки или от корневой папки к той папке, в которой находится нужный файл. Полный путь включает также и имя диска. 

 

Пример пути:

 

C:\Мои документы\Рефераты\Реферат по макроэкономике.doc

 

Работа в операционной системе Windows

 

Операционная система Windows (Windows 95/98/2000) обеспечивает удобный оконный графический пользовательский интерфейс с реализацией принципа многозадачности. 

 

Система стартует автоматически при включении компьютера, запрашивая имя пользователя и пароль.

 

Панель задач находится внизу рабочего стола на экране и сначала имеет только одну кнопку – Пуск. Щелчок на данной кнопке раскрывает Главное меню, из которого запускаются программы, меняются системные настройки и осуществляются другие действия.

 

Запуск программ:

 

        щелкнуть на кнопке Пуск для раскрытия Главного меню;

        указать мышью раздел Программы и щелкнуть по нему;

        в появившемся списке указать мышью нужную программу (например, Стандартные, Word, Excel) и щелкнуть на ней.

 

Пример. Запуск стандартной программы Калькулятор: 

 

Пуск – Программы – Стандартные – Калькулятор.

 

Способы выхода из программы:

 

        выполнить команды Файл – Выход главного меню окна программы;

        нажать комбинацию клавиш Alt + F4;

        закрыть окно программы щелчком на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна программы.

 

Выход из Windows:

 

        щелкнуть на кнопке Пуск на Панели задач для раскрытия Главного меню;

        указать мышью команду Завершение работы и щелкнуть на ней;

        в появившемся окне выбрать  режим завершения работы;

        при выборе режима выключения компьютера необходимо дождаться сообщения «Теперь питание компьютера можно выключить».

 

Для эффективной работы на компьютере необходимо научиться управлять окнами.

 

Открыть окно – это значит запустить нужную программу. 

 

Для перехода из окна в окно нужно на Панели задач щелкнуть на названии одной из запущенных программ.

 

Чтобы свернуть окно можно щелкнуть на кнопке Свернуть в верхнем правом углу окна. Аналогично можно уменьшить размер окна и развернуть окно.

 

Закрыть окно (т.е. завершить работу с данной программой) можно тремя способами:

 

        щелкнуть на кнопке Закрыть;

        щелкнуть по значку программы в левом верхнем углу экрана и в появившемся меню выбрать команду Закрыть;

        нажать клавиши Alt + F4.

 

Контрольные вопросы:

 

1.     Что такое ЭВМ (компьютер)?

2.     Из каких функциональных блоков состоит ЭВМ?

3.     Из каких компонентов состоит память компьютера и в каких единицах она измеряется?

4.     Что представляет собой внутренняя и внешняя память компьютера?

5.     Что такое центральный процессор и из каких функциональных элементов о н состоит?

6.     Каковы основные устройства ввода и вывода информации в вычислительной системе?

7.     Что такое алгоритм, каковы его свойства и виды алгоритмических структур?

8.     Что такое операционная и файловая системы ЭВМ?

9.     Каковы особенности операционной системы Windows?

10.           Каков порядок запуска программ в Windows, выхода из них и работы с окнами?

ЛЕКЦИЯ 3. КОМПЬЮТЕРНОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD

 

Корреспонденция на компьютере

 

Для принятия правильного решения в процессе управления предприятием необходима полная и достоверная информация.  Большая часть информации содержится в документах.

 

Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение.

 

Документирование информации  осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.

 

Компьютер является основным средством автоматизированного создания и редактирования документов.

 

Компьютерное создание и оформление документа обычно начинается с вызова формы, на базе которой будет создан данный документ. Это может быть унифицированная утвержденная  в данной организации форма или чистый лист.

 

 В России для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации), а также вспомогательный формат ряда В.

 

 Основным инструментом компьютерного документирования является  текстовый процессор-редактор  Microsoft Word.

 

Создание текстовых документов в редакторе Microsoft Word

 

Запуск и выход из редактора

 

Запуск редактора

 

После загрузки оболочки Windows в окне Microsoft Office дважды щелкнуть мышью на пиктограмме Microsoft Word. 

 

Выход из редактора

 

Способ выхода из Word

Содержание

комбинация клавиш

Alt+F4

пункт меню

Файл - Выход.

системное меню

двойной щелчок мышью на значке системного меню

список задач

завершить задачу

 

При окончании работы Word определяет наличие несохраненного файла  и просит выбрать один из режимов  выхода из программы:

Нет

не сохранять файл и выйти из программы. 

Да

сохранить файл и выйти из программы.

Отменить

не сохранять файл и не выходить из программы.

 

Сеанс работы с Word завершается после ответа пользователя на все сообщения.

 

Элементы окна редактора

 

1 – Строка заголовка, содержащая название программы Microsoft Word и имя активного документа. Если документу еще не присвоено имя, то автоматически в заголовке появится название Документ 1.

2 – Кнопки выбора представления окна (пиктограмма, нормальный размер, полноэкранный размер).

3 – Кнопка вызова меню команд управления окном.

4 – Команды в меню, упорядоченные по функциональному признаку.

5 – Панели  инструментов. Щелчком мыши на кнопке задается выбранная команда.

6 – Координатная линейка, указывающая  размеры полей страницы и абзацных отступов.

7 – Горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки текста. Применяются, когда весь текст не помещается на экране и требует сдвига (прокрутки) вверх-вниз или влево-вправо.

8 – Строка состояния, содержащая информацию о текущем положении текстового курсора в документе и режиме работы редактора.

9 – Рабочая область для ввода и обработки текста.

 

Порядок операций при создании текста

 

Используя практический опыт работы, рекомендуем следующий порядок операций при создании текстовых документов:

 

1.

Установить нужный вид экрана.

2.

Задать параметры страницы (отступы от всех краев листа бумаги, отступ под переплет, ориентацию листа при печати и т.д.).

3.

Установить оптимальный для данного документа размер изображения текста на экране (масштабирование).

4.

 Установить нужное оформление абзацев текста (форматирование абзацев): наличие или отсутствие  “красной строки”, межстрочный интервал,  отступы между абзацами.

5.

Задать нужный шрифт и его формат (начертание и размер). 

6.

Указать нужное выравнивание текста по строке.

7.

Ввести текст.

8.

Отредактировать текстовый документ.

9.

Сохранить документ на диске.

10.

При необходимости распечатать документ на принтере.

 

Установка вида экрана:

 

        Если размер окна редактора меньше полноэкранного, то щелчком мыши по кнопке с двойной стрелкой в правом верхнем углу экрана разверните окно на весь экран.

        Можно включить (это предпочтительно) или выключить изображение строки состояния в нижней части окна, выполнив команды:

        Сервис - Опции... - Просмотр - Строка состояния.

        Если отсутствуют масштабные линейки, то включить их, выполнив команды:

 

Вид – Линейка

 

        Под строкой меню должны находиться панели инструментов. Для работы с текстовыми документами достаточно иметь на экране три панели: “Стандартная”, “Форматирование”, “Обрамление”. Выполните команды: Вид - Панели инструментов...

 

В появившемся диалоговом окне активные панели (те, которые уже имеются на экране) отмечены крестиком. 

 

Добавить или убрать панель можно щелчком мыши на кнопке возле имени соответствующей панели.

Удобно отображать в тексте маркеры конца абзаца.

 

Чтобы маркер был виден на экране, щелкните мышью по кнопке с его изображением в стандартной панели инструментов.

  

Масштабирование

 

После настройки вида экрана следует подобрать размер изображения текста на экране:

 

        Установить масштаб текста можно, выполнив команды: Вид - Масштаб...

        В появившемся диалоговом окне в поле “Масштаб” можно щелчком мыши отметить один из масштабов изображения: 200 %, 100 %, 75 %, “Ширина страницы”, “Полная страница”, “Много страниц”, или в поле “Процент” щелчком мыши по кнопкам стрелка-вниз или стрелка-вверх и установить другой масштаб, например,
87-89 %, что позволит видеть на экране весь текст по ширине страницы.

 

Установка параметров страницы:

 

        Для установки параметров страницы выполнить команды:

 

Файл - Параметры страницы...

        В появившемся диалоговом окне изменить при необходимости щелчком мыши поля (отступы от краев листа) - верхнее, нижнее, левое и правое. По умолчанию эти поля установлены в 2,5 см, что рекомендуется для стандартных документов.

        Если требуется расположить лист бумаги горизонтально, например, для широкой таблицы, тогда следует щелкнуть мышью по вкладке “Размер бумаги” и отметить кнопку “Альбом”.

 

Форматирование абзацев

 

В редакторе Word реализованы два различных способа форматирования абзацев – непосредственное и стилевое форматирование. 

 

Непосредственное форматирование:

 

        Выполните команды: Формат - Абзац...

        В появившемся диалоговом окне  в поле “Первая строка” щелкнуть мышью по кнопке стрелка-вниз и выбрать из появившегося списка “Красная строка”.

        В поле “Межстрочный” щелкнуть мышью по кнопке стрелка-вниз и выбрать из появившегося списка нужный межстрочный интервал, например, “1,5 интервала”.

 

Задание шрифтов:

 

        В панели инструментов “Форматирование” на экране щелкните мышью на значке стрелка-вниз справа от поля, где уже стоит имя некоторого шрифта, чтобы открыть список шрифтов. Выберите тот шрифт, который вам нужен. (Для обычных текстовых документов это необязательная операция, так как можно использовать шрифт, установленный по умолчанию.)

        Для выбора размера шрифта щелкните мышью на кнопке стрелка-вниз справа от поля, где уже стоит некоторый размер шрифта. Выберите из появившегося списка нужный размер шрифта.

 

Выравнивание текста

 

Текст можно выравнивать по правому и левому краям, по центру (заголовки), а также по ширине строки (обычный текст документа). 

 

Удобно использовать для этой операции соответствующие кнопки из панели инструментов “Форматирование”.

 

Щелкните мышью на соответствующей кнопке панели. 

 

Помните, что различные виды выравнивания исключают друг друга и каждый абзац может быть выровнен только одним из вышеуказанных способов.

 

Ввод текста

 

Ввод текста будет производиться в то место поля, где стоит в этот момент текстовый курсор, представляющий собой вертикальный штрих. 

 

Вы можете передвигать текстовый курсор по уже имеющемуся тексту с помощью клавиши управления курсором или с помощью мыши, щелкнув в нужном месте документа.

 

По экрану, не заполненному текстом, курсор для указания строки ввода текста можно перемещать только клавишей Enter.

 

При вводе текста редактор сам переведет его на новую строку по достижении правой границы документа. 

 

Нажатие клавиши Enter при вводе текста означает начало нового абзаца текста, при этом курсор перейдет на новую строку в начало абзаца.

 

Вставка номеров страниц

 

Если подготовлен длинный документ и нужно пронумеровать страницы, то следует выполнить операции:

 

        Команды : Вставка - Номера страниц...

        В появившемся диалоговом окне  в поле списка Положение указать позицию номера на странице (вверху или внизу), а в поле списка Выравнивание  указать способ выравнивания номера страницы (слева, в центре, справа, внутри, снаружи).

 

Сохранение и загрузка документов

 

После того, как вы ввели текст документа, он будет находиться в оперативной памяти вашего компьютера до того момента, пока он включен. 

 

Для сохранения документа на жестком диске или дискете следует:

 

        Выполнить команды: Файл - Сохранить как...

        В появившемся диалоговом окне в поле Файл с клавиатуры ввести латинскими буквами имя файла.

        По умолчанию документ будет сохранен в каталоге самого редактора Word. 

 

Если вы хотите выбрать другой каталог и другой диск, то их следует указать в соответствующих полях этого диалогового окна.

 

Если документ записан на диске, его можно загрузить в редактор Word для дальнейшей обработки:

 

        Выполните команды: Файл - Открыть...

        В появившемся диалоговом окне , которое имеет такую же структуру, как и диалоговое окно “Сохранить как”, щелчком мыши указать в списке файлов нужный документ. Если в этом списке нет искомого документа, то следует указать другой диск и другой каталог так же, как для  диалогового окна “Сохранить как”.

 

После закрытия диалогового окна документ появится в окне редактора Word .

 

Печать документа с предварительным просмотром

 

Перед началом печати рекомендуется просмотреть документ в специальном режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться, все ли правильно расположено на странице: рисунки, абзацы и т.п.

 

        Выполните команды: Файл – Просмотр. На экране появится окно предварительного просмотра с панелью инструментов в верхней части окна. Страницы документа будут изображены в уменьшенном виде в центре окна

        Для выхода из режима предварительного просмотра щелкнуть мышью  по кнопке Закрыть.

 

Для вывода на печать:

 

        Подготовьте принтер к печати: включите в сеть, вставьте бумагу, нажмите на принтере кнопку готовности “On Line” или “Select”, если это необходимо (читайте руководство к вашему принтеру). 

        Выполните команды : Файл - Печать...

        В появившемся диалоговом окне указать количество копий, диапазон страниц и другие параметры печати.

 

Редактирование текста

 

Маркировка текста

 

Для большинства функций по изменению уже набранного текста необходима предварительная операция маркировки (выделения) того участка текста, который нужно отредактировать. Маркированный текстовый фрагмент будет представлен темным участком на светлом фоне экрана.

 

Примечание. Полоса выделения – это невидимая (пустая) полоса вдоль левой границы документа, используемая для маркировки текста с помощью мыши. Курсор мыши в этой полосе принимает вид стрелки, направленной вверх-вправо.

 

В таблице  перечислены различные способы использования мыши для маркировки текста.

 

Выделение элементов текста с помощью мыши

 

Для того, чтобы выделить 

Сделайте это

 

 

Отдельные символы

Поставьте указатель мыши слева от первого символа, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, передвигайте указатель до тех пор, пока не отметится последний символ. Затем отпустите левую кнопку.

 

Слово

Поставьте указатель мыши на любую букву слова и дважды щелкните мышью.

 

 

Строку

Поставьте указатель мыши на полосу выделения напротив нужной стоки и нажмите левую клавишу мыши. Если вы хотите выделить несколько строк, то удерживая левую кнопку, передвигайте указатель мыши вверх или вниз.

 

Предложение

Поставьте указатель мыши в любое место предложения, нажмите клавишу Ctrl и щелкните левой клавишей мыши.

 

Абзац

Поставьте указатель мыши на полосу выделения напротив нужного абзаца и дважды щелкните левой клавишей мыши. 

 

Весь текст

Поставьте указатель мыши на полосу выделения, нажмите клавишу Ctrl и щелкните левой клавишей мыши

 

Копирование и перемещение участков текста

 

Копирование и перемещение участков текста можно осуществлять как с помощью мыши ( “перетащить  и оставить”), так и с использованием буфера обмена. Рассмотрим оба способа.

 

“Перетащить  и оставить”

 

Этот способ особенно удобен для копирования и перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста.

 

        Выделите текст, который вы хотите переместить или скопировать.

        Установите указатель мыши на выделенном тексте, нажмите левую клавишу мыши и удерживайте ее - в этот момент вы как бы “схватили“ выделенный участок текста.

        Нажмите клавишу Ctrl, если вы хотите скопировать выделенный участок текста. При этом на верху указателя мыши появится знак “+”. Если вы хотите этот участок текста переместить, то клавишу Ctrl нажимать не следует.

        Перемещая указатель мыши по тексту (при удерживаемой нажатой левой клавише мыши), установите штриховой текстовый курсор в ту позицию, куда хотите переместить или скопировать выделенный участок текста и отпустите левую клавишу мыши. Фрагмент текста займет указанное место.

 

Буфер обмена

 

Для перемещения и копирования участков текста может применяться так называемый буфер обмена Windows.

 

Команды для работы с буфером обмена

 

Кнопка

Команда меню



Правка - вырезать

 

Правка -- копировать

 

Правка - вставить

 

Порядок копирования участков текста:

 

        Выделите участок текста.

        Выполните команды Правка - Копировать или щелкните мышью на соответствующей кнопке (см. таблицу).

        Установите текстовый курсор в нужное место документа.

        Выполните команды Правка - Вставить или щелкните мышью на соответствующей кнопке.

 

Порядок перемещения участков текста:

 

        Выделите участок текста.

        Выполните команды Правка - Вырезать или щелкните мышью на соответствующей кнопке.

        Установите текстовый курсор в нужное место документа.

        Выполните команды Правка - Вставить или щелкните мышью на соответствующей кнопке.

 

Создание таблиц в редакторе Word

 

С помощью Word вы можете создавать таблицы двумя способами: создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек и преобразование существующего текста в таблицу.

 

Создание пустых таблиц

 

        Установите текстовый курсор в том месте документа, где вы хотите расположить таблицу.

        Выполните команды: Таблица - Вставить таблицу...

        В появившемся диалоговом окне в полях ввода Число столбцов и Число строк щелчками мыши по кнопкам стрелка-вверх и стрелка-вниз  задать количество столбцов и строк таблицы.

        Для вставки таблицы в документ щелкнуть мышью по кнопке ОК.

 

Таблица отобразится на экране. Вы можете включить (это предпочтительно) или выключить изображение пунктирной сетки на экране, показывающей границы ячеек таблицы с помощью команд Таблица - Линии сетки.

 

Создание таблицы преобразованием текста

 

Для того, чтобы преобразовать набранный текст в таблицу, выполните следующие действия:

 

        Введите текст, разделяя будущие ячейки таблицы с помощью клавиши Tab.

        Выделите (маркируйте) текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

        Включите отображение сетки таблиц с помощью команд Таблица - Линии сетки....

        Выполните команды : Таблица - Преобразовать текст...

        В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель  выберите поле Табулятор.

        Для появления таблицы на экране щелкнуть мышью по кнопке ОК.

 

 

Ввод данных в таблицу

 

Внутри каждой ячейки таблицы и в конце каждой строки таблицы вы можете видеть маркер конца ячейки .

 

Для перемещения текстового курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab.

Редактирование таблицы

 

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять строки и столбцы, изменять ширину столбцов и высоту строк и т.д.

 

Добавление строк

 

        Для того, чтобы добавить строку в конец таблицы, установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab.

        Чтобы вставить строку в любом месте таблицы, установите текстовый курсор в строку таблицы, над которой вы хотите вставить новую строку, и выполните команды:

 

Таблица - Вставить строки

 

Добавление столбцов

 

        Чтобы вставить новый столбец в таблицу выделите мышью тот столбец таблицы, слева от которого вы хотите вставить новый. Для этого установите указатель мыши на верхней границе таблицы так, чтобы он принял форму черной стрелки, направленной вниз, и щелкните мышью. Выполните команды:

 

Таблица - Вставить столбцы

 

Изменение ширины столбцов

 

При создании новой таблицы ширина столбцов и расстояние между ними устанавливается автоматически. 

 

После создания таблицы можно изменить ширину столбцов.

 

        Установите указатель мыши на правую границу расширяемого столбца так, чтобы он принял форму двух разнонаправленных стрелок, и перетащите указатель вправо (при расширении столбца) или влево (при сужении столбца), а затем отпустите клавишу мыши. Столбец будет расширен.

 

Обрамление и затенение таблиц

 

Таблица на экране имеет разграфку пунктирными линиями, которые при печати будут не видны. 

 

Если таблицу нужно расчертить сплошными линиями, то следует выполнить операции:

 

        Выделите всю таблицу или ее часть.

        Выполните команды: Формат - Обрамление и заполнение...

        В появившемся диалоговом окне щелкните мышью на рисунке Сетка. Укажите щелчком мыши на нужную толщину линии в списке Стиль.

        Завершите работу в диалоговом окне щелчком мыши по кнопке ОК.

        Снимите выделение с таблицы щелчком мыши в любом месте экрана, - таблица предстанет со сплошными линиями разграфки.

 

Если для наглядности нужно затенить таблицу или ее часть, например, строку заголовка или итоговые данные, то следует:

 

        Выделить подлежащую затенению часть таблицы.

        Выполнить команды : Формат - Обрамление и заполнение...

        В появившемся диалоговом окне щелчком мыши открыть вкладку Заполнение.

        В списке Узор выбрать степень затенения, которая дается в %. Вид затемнения отражается в поле Пример.

        Завершите работу в диалоговом окне щелчком мыши по кнопке ОК.

        Снимите выделение с таблицы щелчком мыши в любом месте экрана, - таблица предстанет с затененными участками.

 

Создание шаблонов документов

 

Шаблон является основой любого документа и может быть чистым листом бумаги, содержащим набор параметров оформления документа (размер бумаги, шрифты, поля и т.п.), задаваемый по умолчанию. 

 

Шаблоны могут содержать стандартный текст, элементы особого оформления и графические объекты.

 

Использование шаблонов позволяет сократить время создания документа. Они могут содержать текстовые поля, подсказывающие куда и в какой последовательности вводить информацию в документ.

 

Создание шаблона:

 

        создать шаблон с общими параметрами (формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.д.);

        на основе созданного шаблона построить бланк документа;

        на основе  бланка построить шаблон конкретного документа.

 

Файл, содержащий шаблон документа, имеет расширение имени dot.

 

Создание списков

 

В документе возможно создание нескольких видов списков – маркированных, нумерованных и многоуровневых.

 

 Для создания списков используются команды: Формат – Список. Выбирается закладка нужного вида списка, конкретный тип списка и нажимается кнопка ОК.

 

Вставка рисунков в документы

 

Для вставки рисунка необходимо указать место его  расположения и выполнить команды: Вставка – Рисунок. 

 

Конкретный рисунок выбирается из библиотеки картинок.

 

Возможно включение в документ рисунка, созданного самостоятельно с помощью стандартной программы графического редактора. Вставка рисунка в документ производится через буфер обмена (операция копирования).

 

Автоматизированная проверка правописания и орфографии

 

В MS Word  имеются средства корректировки напечатанного документа – проверка грамматики, проверка орфографии и словарь синонимов.

 

Проверка грамматики с одновременной проверкой орфографии выполняется командами:

Сервис – Правописание.

 

Орфографические ошибки подчеркиваются красной волнистой линией, а грамматические зеленой. 

 

Проверка орфографии выполняется по командам: Сервис – Орфография.

 

Когда MS Word завершает работу, он проверяет, все ли измененные файлы были сохранены. 

 

Если есть несохраненные файлы, то на экран выводится диалоговое окно, в котором необходимо решить, сохранить или нет указанный файл.

 

Контрольные вопросы:

 

1.     Что такое документ и на основании чего осуществляется документирование информации?

2.     Что является основным инструментом компьютерного документирования?

3.     Как осуществляется запуск  MS Word и выход из него? 

4.     Каков порядок операций при создании текста в Word?

5.     Как производится установка вида экрана, масштабировамие и установка параметров страницы?

6.     Как производится сохранение и загрузка, предварительный просмотр и печать документов?

7.     Каковы основные операции редактирования текста?

8.     Что такое буфер обмена и как производится операция копирования текста?

9.     Как проводятся операции создания и редактирования таблиц, а также ввод данных в таблицы?

10.           Как производится создание шаблонов, списков, вставка рисунков в документы, а также проверка правописания и орфографии?

ЛЕКЦИЯ 4. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. ПРОЦЕССОР ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MICROSOFT EXCEL

 

Практическое значение электронных таблиц

 

В процессе управленческой деятельности значительный объем работ связан с обработкой информации, хранящихся в различного рода таблицах. 

 

Для автоматизации такого вида работ на компьютере используется процессоры электронных таблиц и, в частности, MS Excel.

 

Электронные таблицы применяются в основном для решения следующих задач:

 

        для быстрого расчета табличных данных по формулам;

        для моделирования и оптимизации результатов принятия решения типа «что будет, если …»;

        для расчетов по шаблону таблицы с изменением исходных данных;

        для наглядного представления табличных данных в графической форме.

 

Создание электронных таблиц

 

Рабочая область Excel состоит из книг, состоящих из набора листов. При первом запуске Excel активизируется по умолчанию Книга 1, из которой отображается Лист 1.

 

Листы можно «листать», щелкая мышкой на нужных ярлыках листов. Используя контекстное меню (нажать правую кнопку мыши) или меню Вставка  листы можно вставлять в книгу, переименовывать, удалять, и т.п.

 

Рабочий лист – таблица состоит из столбцов и строк, пересечение которых образует ячейки. 

 

К ячейке можно ссылаться по ее относительному адресу, состоящему из имени строки и номера столбца, на пересечении которых находится данная ячейка.

 

Столбцы ячейки индексируются латинскими буквами и их комбинациями, а строки натуральными числами.

 

Примеры адресов ячеек:

 

A1, B8, D24.

 

Активная (текущая или выделенная) ячейка – это ячейка, в которой находится табличный курсор и которая окружена жирной линией.

 

В активную ячейку можно вводить текст, числа, время даты и формулы.

 

Для ввода текста выделяется ячейка, набирается на клавиатуре текст и нажимается клавиша Enter.

 

Ввод и выравнивание заголовка таблицы:

 

        выделить в строке заголовка количество ячеек, равное количеству столбцов в будущей таблице (протяжкой курсора линии, не отпуская ее левую кнопку);

        нажать кнопку «Центрировать по столбцам» на панели инструментов или выполнить команды Формат  - Ячейки и отметить в диалоговом окне опции «Центрировать по выделению» (горизонтальное), «По центру» (вертикальное) и, если нужно, флажок «Переносить по словам», нажать ОК.

        установить нужный формат шрифта (тип и размер).

 

Эти операции рекомендуется выполнять до ввода текста заголовка.

 

При вводе и выравнивании заголовков столбцов таблицы выполняются те же операции, но вместо опции «Центрировать по выделению» вводится опция  «По центру».

 

При вводе в ячейку числовых данных формат и разрядность чисел устанавливаются кнопками панели инструментов Форматирование: Денежный, Процентный формат, Уменьшить/Увеличить и т.п.

 

Если при вводе числовых данных выводятся символы #######, то это означает недостаточность ширины столбца.

 

Для ввода последовательности чисел и дат используется маркер Автозаполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу активной ячейки). Курсор линии при установке на этот маркер меняет свою форму на маленький тонкий крестик.

 

Последовательность действий:

 

        ввести первое число/начальную дату в первую ячейку;

        для задания нужного шага (интервала) ввести следующее число/дату в следующую ячейку;

        выделить обе эти ячейки;

        отметить интервал соседних следующих ячеек, которые надо заполнить, протянув маркер Автозаполнения по интервалу;

        ИЛИ выделить область заполнения и выполнить команды Правка, Заполнить, Вверх/Вниз/Вправо/Влево, Прогрессия.

 

Вычисления в электронных таблицах производятся по формулам, ввод которых в активную ячейку должен начинаться со знака «=».

 

В формулах используются знаки арифметических действий: +, -, * (умножение), / (деление), %, ^ (возведение в степень – нажатие комбинации клавиш в латинском регистре Shift +6).

 

Примеры формул.

 

=А3+С8

 

        число из ячейки А3 сложить с числом из ячейки С8 и результат поместить в данную активную ячейку.

 

=5%*А12

 

        вычислить 5 % от числа в ячейке А12.

 

=СУММ(Е6:Е14)

 

        суммировать данные в диапазоне ячеек с Е6 по Е14 (знак « : » означает в формуле непрерывный диапазон ячеек).

 

=С6^2

 

        возвести число в ячейке С6 во вторую степень (2 – показатель степени).

 

=(А2+С3)/(D8^3).

 

В формулах адреса ячеек задаются только латинскими буквами.

 

Во время набора формулы в активной ячейке вводимые символы одновременно появляются в строке формул над рабочим листом.

 

Эту строку можно ввести (удалить) с экрана командами:

 

Сервис - Параметры -Вид - установить флажок «Показывать строку формул».

 

Функция – это стандартная формула, обеспечивающая выполнение определенного набора операций над заданным диапазоном величин.

 

Например, для определения суммы величин  в ячейках от С2 до С4 вместо ввода формулы =С2+С3+С4 можно задать функцию 
=СУММ(С2:С4).

 

В MS Excel существует большая библиотека стандартных функций. Чтобы использовать какую-либо функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа.

 

Список аргументов функции может состоять из чисел, текста, логических величин, ссылки, массивов, значений ошибок и других функций.

 

Для вызова, просмотра и вставки функций используется Мастер функций, который вызывается нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов. 

 

В вызванном окне Мастера функций надо выделить тип встроенной функции в списке Категория функции и имя ее имя в алфавитном списке Имя функций.

 

Например, для выбора функции Суммирования надо выделить категорию Математические и СУММ в списке имен функций.

 

Значения аргументов функции вводятся в соответствующих полях ее рабочего окна.

 

Копирование данных:

 

        выделить копируемый интервал ячеек;

        выполнить команды Правка – Копировать или Копировать (в контекстном меню) или нажать кнопку «Копировать в буфер» на панели инструментов;

        выделить ячейки (ячейку) для копии данных;

        выполнить соответственно команды Правка – Вставить или Вставить (в контекстном меню) или нажать кнопку «Вставить из буфера».

 

Для защиты данных от изменения при копировании и при ссылке на константы в формулах используется абсолютный вид адресации ячеек.

 

При абсолютной адресации ставится символ $ перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться.

 

 Для упрощения ввода знака доллара в адрес ячейки используется функциональная клавиша F4.

 

Примеры абсолютных адресов:

 

$A3, $C$16, B$8

 

Диаграмма – это графическое представление данных рабочего листа электронной таблицы

.

 

Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм, который вызывается нажатием соответствующей кнопки панели инструментов.

 

Перед построением диаграммы необходимо выделить данные, по которым она строится.

 

Создавая диаграмму, нужно выбрать такой ее вид, который отобразил бы данные наиболее полно, ясно и наглядно. 

 

Выбор вида диаграммы зависит характера отображаемых данных.

 

При построении диаграммы необходимо выделить данные в таблице по критерию, определенному пользователем.

 

Редактирование электронной таблицы

 

Для изменения содержимого ячейки необходимо:

 

        выделить ячейку;

        произвести изменения и нажать Enter.

 

Перед редактированием объектов Excel их нужно выделить.

 

Столбцы и сроки выделяются нажатием левой кнопки мыши на соответствующих заголовках (серых кнопках имен столбцов и номеров строк).

 

Для выделения всей таблицы надо щелкнуть на сером прямоугольнике в верхнем левом углу на пересечении заголовков столбцов и строк.

 

Изменение ширины столбца:

 

        установить курсор мыши на правую границу заголовка столбца  (курсор примет вид двунаправленной стрелки) и, не отпуская левой кнопки, переместить границу до нужной ширины;

        щелкнуть левой кнопкой мыши два раза на правой границе столбца или выполнить команды: Формат – Ширина столбца – «Лучшее заполнение».

 

Аналогично производится изменение высоты строки с использованием ее нижней границы заголовка.

 

Вставка столбцов:

 

        выделить столбец, левее которого нужно вставить новый столбец;

        выполнить команды: Вставка – Столбец.

 

Вставка строк:

 

        выделить строку, выше которой нужно вставить новую строку;

        выполнить команды: Вставка – Строка.

 

Удаление строк и столбцов:

 

        выделить нужные строки и столбцы;

        выполнить команды: Правка – Удалить.

 

Сохранение, загрузка, просмотр и печать электронной таблицы

 

Созданная таблица хранится в оперативной памяти компьютера до тех пор, пока он включен.

 

Для ее сохранения на жестком диске или дискете надо:

 

        выполнить команды: Файл – «Сохранить как» и нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов.

        в появившемся диалоговом окне установить нужную папку и в поле Имя файла ввести с клавиатуры нужное имя в русском или латинском регистре.

 

Для сохранения файла с электронной таблицей используются команды:

 

Файл – Создать

 

Перед печатью таблицы-документа его нужно просмотреть на экране следующим образом:

 

        выполнить команды: Файл – Просмотр или нажать кнопку «Предварительный просмотр перед печатью» на панели инструментов.

        чтобы закончить просмотр надо нажать кнопку «Закрыть».

 

Для печати таблицы-документа на принтере необходимо:

 

        задать параметры печати (масштаб, размер  бумаги, ориентацию и т.п.) по командам: Файл – Параметры страницы;

        выполнить команды: Файл – Печать и нажать кнопку «Печать» на панели инструментов;

        в появившемся окне указать страницы для печати и щелкнуть по кнопке ОК.

 

 

Контрольные вопросы:

 

1.     Для решения каких задач применяются электронные таблицы?

2.     Как сделать активной необходимую ячейку?

3.     Как можно создать текстовую и числовую последовательность?

4.     Как производится ввод и выравнивание текстовых и числовых данных?

5.     Для чего нужны формулы и каков порядок их ввода?

6.     Какие адреса ячеек являются относительными и абсолютными?

7.     Что такое Мастер функций и как он используется?

8.     Что такое Мастер диаграмм и как он используется?

9.     Как можно редактировать столбцы и строки электронной таблицы?

10.           Как производится сохранение, просмотр и печать электронной таблицы?

ЛЕКЦИЯ 5. БАЗЫ ДАННЫХ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ. СУБД  MICROSOFT ACCESS

 

Основы теории баз данных

 

Структурирование информации – это введение соглашений о способах представления данных (их длины и значений).

 

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области (например, экономике, юриспруденции, психологии и т.п.).

 

Создавая базу данных, необходимо обеспечить возможности: 

 

        упорядочивать информацию по различным признакам(например, по возрасту сотрудников предприятия);

        быстро извлекать выборки с произвольным сочетанием признаков (например, студентов, имеющих задолжности).

 

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации в них необходимой информации. 

 

Создание баз данных обеспечивает: 

 

        сокращение избыточности  и устранение несовместимости хранимых данных;

        ограничение доступа к данным (защита данных);

        совместное использование и стандартное представление данных.

 

Базы данных бывают централизованными (хранятся в памяти одной вычислительной системы) и распределенными (составные части БД хранятся в памяти разных компьютеров).

 

Важным этапом проектирования БД является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, отражающей состав, структуру и взаимосвязь данных, а также информационные потребности приложений (задач и запросов).

 

Основой любой БД является ее модель данных – совокупность структур данных и операций их обработки 

 

В зависимости от топов взаимосвязи данных различают три модели данных.

 

Иерархическая модель данных

 

Ее элементы связаны иерархическими отношениями и образуют древовидную иерархическую структуру, состоящую из уровней, элементов-узлов (совокупностей данных, описывающих некоторый объект) и связей.

 

К каждому узлу может идти только одна связь от узла верхнего уровня.

 

Сетевая модель данных

 

Сетевая структура также состоит из уровней, узлов и связей, но к ее узлам может идти несколько связей от узлов верхнего уровня.

 

Реляционная модель данных

 

Эта модель в отличии от предыдущих имеет более простую и удобную для компьютера и пользователя табличную форму представления данных.

 

Таблица представляет собой двумерный массив со следующими свойствами:

 

        каждый элемент таблицы – это один элемент данных;

        все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

        столбцы имеют одинаковые имена;

        порядок следования строк и столбцов произвольный;

        нет одинаковых строк и столбцов.

 

Макетом таблицы называется описание столбцов БД, составленное ее разработчиком.

 

Реляционная база данных состоит из таблицы или набора таблиц, а ее создание начинается с проектирования и построения таблиц для ввода и хранения данных.

 

Структурными элементами базы данных являются поля, записи и таблицы.

 

Поле -  элементарная единица логической организации данных, определяемая характеристиками: именем, типом (символьный, числовой и т. д.), длиной и точностью.

 

Простым ключем называется поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись.

 

Таблица БД  имеет составной ключ, если запись однозначно определяется значениями нескольких полей.

 

Запись – совокупность логически связанных полей .

 

Таблица – совокупность записей одной структуры.

 

Описание базы данных должно содержать перечень полей записи и их основные характеристики.

 

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access

 

Основными объектами базы данных MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, программные модули.

 

Таблица – определяется пользователем и используется для хранения данных.

 

Запрос – выбирает данные из таблицы (таблиц) по заданному условию.

 

Форма – отображает данные из таблицы (таблиц) или запроса (запросов) на основании определенного пользователем формата. Формы дают возможность вводить, просматривать. Редактировать и печатать данные.

 

Отчет – позволяет создавать документы для распечатки и включения в документы других приложений.

 

Макрос – автоматизирует стандартные действия по выбранным пользователем командам и событиям.

 

Программный модуль – автоматизирует сложные операции.

 

СУБД  MS Access является комплексом программ, предназначенным для формирования, хранения и обработки данных в табличном виде, т.е. создания реляционных баз данных.

 

Последовательность запуска MS Access:

 

Пуск – Программы – Microsoft Access

 

Создание таблиц

 

Находясь в главном окне Access, выбрать команду Файл - Создать или нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов.

 

На экране появится окно диалога Создание, содержащее две вкладки:

 

        Общие – позволяют создать новую пустую базу данных.

        Базы данных – позволяют выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью Мастера.

 

Для создания новой БД – таблицы с помощью Мастера надо выбрать закладку Базы данных.

 

На экране появится список образцов баз данных, предлагаемых Мастером. Нужно выбрать образец, нажать ОК и управлять созданием БД кнопками Отмена, Назад, Далее, Готово.

 

В процессе построения можно выбирать таблицы и их поля, которые должны войти в состав новой БД.

 

Чтобы создать новую пустую БД – таблицу без использования Мастера, нужно выбрать в окне Создать закладку Общие и дважды щелкнуть на значке Новая база данных. 

 

В появившемся окне выбрать папку, задать имя файла новой базы данных и нажать кнопку Создать. 

 

Дальнейшая работа с базой данных состоит из двух этапов. 

 

На первом этапе определяется ее структура: количество таблиц, состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблицах, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей.

 

На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

 

Для создания новой таблицы в окне База данных выбрать закладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

 

В открывшемся окне Новая таблица нужно выбрать один из режимов создания таблиц.

 

Режим таблицы позволяет создать таблиц, не определяя предварительно ее структуру.

 

После выбора этого режима открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.

 

При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы.

 

Режим Конструктора позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы. В этом режиме на экран выводятся: 

 

        панель инструментов;

        таблица полей.

 

Для определения поля в окне Таблица (полей) задаются имя поля, тип данных, описание – краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля, общие свойства – на закладке Общие, и Тип элемента управления  - на закладке Подстановка.

 

Мастер таблиц  позволяет воспользоваться существующими шаблонами для облегчения процесса создания таблиц.

 

 После определения структуры таблицы можно приступить к вводу данных.

Непосредственный ввод и редактирование данных осуществляется в Режиме таблицы.

 

Этот режим является простым способом просмотра данных по столбцам и строкам. 

 

После ввода первой записи Access выводит следующую пустую строчку для ввода следующей записи.

 

Пустая запись внизу таблицы отмечается символом звездочка.

 

Если свойство поля имеет тип данных «текстовый», то в это поле можно ввести до 255 символов.

 

Внизу экрана отображается общее количество записей и номер активной записи..

 

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи, щелчком на котором можно выделить всю запись (строку).

 

Переход из Режима таблицы в Режим Конструктора (и наоборот) выполняется щелчком на кнопке Представление таблицы на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим.

 

Создание запросов

 

Запрос – это выражение, определяющее, какую информацию вам надо найти в одной или в нескольких таблицах.

 

Для создания запроса надо в окне База данных выбрать закладку Запросы и нажать кнопку Создать.

 

С помощью Мастера можно создать запросы следующих типов:

 

        Простой запрос – возможность выбора полей из нескольких таблиц или запросов.

        Перекрестный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

        Повторяющиеся записи – выполняет поиск одинаковых записей по какому-либо полю в указанной таблице.

        Записи без подчиненных – находит все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

 

После выбора типа Мастера надо ввести информацию, необходимую для создания запроса.

 

В режиме Конструктора  Access предлагает выбрать таблицы, для которых будет делаться запрос и выводиться бланк "запрос по примеру".

 

В строке Условия отбора в бланке можно ввести любое из следующих условий:

 

        Точное совпадение. Задается символьное изображение.

        Поиск с использованием подстановочных символов шаблона (*, ?, #, [, ], !, -).

        Поиск несовпадений. Используется оператор NOT.

        Поиск пустых полей. Используются операторы NULL, NOT NULL.

        Оператор сравнения (>, <, <=, >=, <>, =).

        Значения Да/Нет (Истина, Ложь и т.п.)

        Сложное условие отбора. Используются логические операторы для задания сложного условия для одного и того же поля (AND, OR, NOT, BETWEEN, IN).

 

Создание форм

 

Формы дают некоторые преимущества в отображении данных:

 

        Дают возможность отображения, сходного с бумажными формами, бланками.

        Позволяют изменить порядок следования поля.

        Могут содержать поля из нескольких таблиц.

        Могут иметь специальные поля с функциями.

        Могут содержать графики, диаграммы и рисунки.

        Позволяют автоматизировать ввод данных.

 

Для создания формы надо в окне База данных выбрать закладку Формы и нажать кнопку Создать.

 

В Access существует несколько способов создания форм:

 

        Автоформа. Создает для выбранной таблицы или запроса форму в столбец, ленточную или табличную и отображает законченную форму с данными в режиме формы.

        Мастер форм. Можно создать форму в диалоговом режиме, выбрав один из пяти шаблонов.

        Конструктор форм. Пользователь самостоятельно разрабатывает форму в режиме Конструктора.

 

Сначала режим содержит только один раздел Область данных.

 

В форму можно включить дополнительные разделы (выполнить команды Вид – Колонтитулы – Заголовок/Примечание):

 

        Заголовок формы. Печатается в верхней части первой страницы.

        Верхний колонтитул. Печатается в верхней части каждый страницы.

        Нижний колонтитул.

        Область примечаний. Печатается в нижней части последней страницы.

 

В режиме Конструктора на экран выводятся панель инструментов и панель элементов Конструктора форм, каждый элемент которой предназначен для выполнения определенных функций.

 

Создание отчетов

 

Отчеты предназначены для вывода информации в удобном виде.

 

Для создания отчета надо в окне Базы данных выбрать закладку Отчеты и нажать кнопку Создать.

 

Основными способами создания отчетов являются:

 

        Автоотчет. Создает отчет в столбец или ленточный в автоматизированном режиме.

        Мастер отчетов. Создает отчет на основе стандартных, заранее подготовленных шаблонов.

        Конструктор отчетов. Создание отчета самостоятельно пользователем с самого начала.

 

Отчет в режиме Конструктора состоит из следующих разделов:

 

        Заголовок отчета.

        Верхний колонтитул.

        Заголовок группы (информация, появляющаяся перед каждой группой данных).

        Область данных (содержит собственно отчет, отображающий данные из таблиц и запросов).

        Примечание группы.

        Нижний колонтитул.

        Область примечаний отчета.

 

Создание отчетов аналогично созданию форм.

 

Контрольные вопросы:

 

1.     Какие данные называются структурированными?

2.     Что такое база данных и системы управления базами данных?

3.     Каковы структурные элементы базы данных?

4.     Каковы основные модели данных?

5.     С чего начинается и как производится создание базы данных?

6.     Из каких объектов состоит каждая база данных MS Access?

7.     Как создается таблица в MS Access?

8.     Как создаются запросы в MS Access?

9.     Для чего предназначены формы и отчеты?

10.           Из каких разделов состоят формы и отчеты?