ВТ в управлении производством

Использование вычислительной техники в управлении производством на примере Управления международных связей Владивостокского государственного университета экономики и сервиса



ВВЕДЕНИЕ

Информация, по определению, есть “полученное или приобретенное знание о конкретном факте или событии”. Таким образом, информация не есть по сути простой набор фактов, цифр, графиков или диаграмм. Информация – это знание, полученное с целью его использования в дальнейшем. Факты, цифры и графики не являются информацией, если они не будут использоваться в будущем. Бесполезные данные – это не информация.

Знаменитый исследователь в области менеджмента, Генри Минцберг, произвел однажды исследование рутинной работы менеджера. То, что он обнаружил, было поразительным. Вместо долгосрочного планирования и определения важных задач, стоящих перед организацией, менеджеры в основном были заняты выполнением множества мелких, зачастую не связанных между собой действий. Вместо использования компьютера как источника всей необходимой информации, менеджеры использовали пять различных методов ее получения: документы, телефонные звонки, запланированные собрания, незапланированные собрания и инспекции. Наиболее популярными при этом были телефонные звонки и собрания. Работа менеджера при общем ее обозрении оказалась хаотичной, фрагментированной и довольно трудоемкой. Минцберг отметил, что если компьютер не заменит все эти пять источников информации хотя бы частично, работа менеджера в будущем затруднится еще больше. Исследование было произведено в начале 80х гг. Одной из задач данной курсовой работы является определение, насколько изменилось положение дел в наши дни.

Исследование производилось на основе Управления международных связей ВГУЭС, одного из наиболее компьютеризированных подразделений университета, целями которого являются координация, инициация, анализ и стимулирование международного сотрудничества остальных подразделений университета. Конечной целью этой деятельности является реформа высшего образования, даваемого ВГУЭС, на основе лучшего мирового образовательного опыта и международного сотрудничества.

В соответствии с приказом ректора №28/2 от 7.02.1997 г., Управление включает в себя следующие административные подразделения:

		информационно-аналитический отдел;

		отдел по работе европейскими странами, США и Канадой;

		отдел по работе со странами АТР;

		протокольный отдел.

Функции Управления включают в себя:

Анализ потребностей и потенциала факультетов, кафедр, отдельных сотрудников ВГУЭС в развитии международного сотрудничества. Выработка рекомендаций для администрации университета по приоритетам финансовой и иной поддержки международных программ со стороны университета.

Отслеживание программ международных грантов, конкурсных программ стажировок за рубежом, международных образовательных возможностях через Интернет, контакты с грантодателями и зарубежными партнерами, Анализ, отбор и адресное распространение информации о грантах и образовательных возможностях, отвечающих интересам и потенциалу сотрудников университета.

Консультирование сотрудников по разработке проектов грантов и заявок на стажировки за рубежом, оценка этих проектов с учетом приоритетов грантодателей и зарубежных партнеров. Содействие в деловой переписке и поиске зарубежной информации сотрудникам, только начинающим международное сотрудничество.

Распространение информации об университете, его возможностях и интересах международного сотрудничества через Интернет, издательскую деятельность, переписку с зарубежными организациями. Контакты со средствами массовой информации, предоставление детальной информации по индивидуальным зарубежным запросам.

Оповещение студентов ВГУЭС об имеющихся возможностях участия конкурсных программ обучения за рубежом, консультирование студентов по содержанию и оформлению заявок на эти программы. Организация программ студенческого обмена, совместных программ обучения с зарубежными вузами.

Выбор зарубежного офисного и библиотечного оборудования, наиболее перспективного для установки во ВГУЭС. Решение вопросов таможенного оформления и оплаты этого оборудования.

Подготовка смет международных программ. Обеспечение визитов, прием иностранных партнеров и сотрудников ВГУЭС, содействие в организации визовой поддержки и проживания сотрудников ВГУЭС, выезжающих в зарубежные командировки.

Поддержание двусторонней связи с городской, краевой администрациями, общественными организациями г. Владивостока в плане перспектив международного сотрудничества.

 Управление международных связей ВГУЭС имеет право самостоятельно предпринимать любые действия, отвечающие целям, задачам и функциям Управления, если они не противоречат документации, регламентирующим его деятельность. Управление поддерживает делопроизводство по всем направлениям своей деятельности, открытое для контроля со стороны администрации, а также хранит и систематизирует и хранит все исходящие и входящие документы. В случае если какая-либо информация является конфиденциальной, доступ к ней регламентируется распоряжениями, утвержденными ректором университета.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ



Информация как ресурс



Информационный менеджмент появился на свет как признание факта, что информация является абсолютно необходимым ресурсом для того, чтобы менеджмент был систематичен. Менеджеры в сфере информационного менеджмента занимаются разработкой и контролем систем, обрабатывающих и распределяющих информацию. Информация обладает всеми признаками ресурса. Она однозначно необходима для любой фирмы. Для ее сбора, хранения, передачи и отображения нужны деньги. Она, как и другие ресурсы, обладает определенными качествами – своевременностью, точностью, методами представления. Системы обработки информации могут доставлять ее с различной скоростью, с большим или меньшим качеством, в форме текста, цифровых данных или изображений. Рассмотрим некоторые из свойств информации, которые необходимы для принятия на ее основе решений.

Точность. Информация должна быть безошибочной и объективной. Для достижения этого могут потребоваться неоднократные и независимые друг от друга проверки.

Своевременность. Информация должна быть доступна тогда, когда она необходима, не позже. Запоздалая информация может привести к дорогостоящим ошибкам и задержкам.

Уместность. Информация должна отвечать на определенные вопросы, ответ на которые необходим в настоящий момент. Информация может быть точной и своевременной, но совершенно не относящейся к делу.

Форма представления. Информация должна быть представлена в той форме, в которой ее обработка наиболее удобна в настоящий момент. Часто информация, представленная в неудобном или незнакомом формате попросту игнорируется.

Доступность. Информация должна быть легко доступна для того, кому она в первую очередь необходима.



Информационные системы менеджмента



Для более эффективной организации и использования информации многими западными фирмами были разработаны информационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная система менеджмента – это система сбора информации, обрабатывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между конечными пользователями. Как указывалось выше, хорошая информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.

Мощь информационных систем менеджмента используется многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы менеджмента используются для капитализации сэкономленных на издержках средств и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.

Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:

Своевременное предупреждение менеджеров о возможных проблемах в будущем

Получение информации, используемой при принятии решений

Автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера

Автоматизация рутинных операций.

Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые вопросы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления политики фирмы и технические характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.

Следующим шагом после определения целей создания информационной системы является ясное определение целей использования информации. Конкретные цели зависят от менеджера, который этой информацией будет пользоваться. Некоторым нужна сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как можно более простой. Одним нужны только факты, другим – информация, конкретно необходимая в текущей ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.

Затем необходимо собственно “собрать” систему. Для этого надо сначала обозначить все потоки информации, как то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое для этого будет использоваться. Так как для решения одной задачи можно теоретически разработать множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость информационной системы, ее технические характеристики и приемлемость для конкретного пользователя.

При введении системы в действие нужно научить всех потенциальных пользователей работе с ней, объяснить принцип ее действия, а также показать, какие именно выгоды несет использование системы. В дальнейшем для улучшения работы ИМС полезно также производить опросы о ее работе среди сотрудников организации.



Компьютеры в бизнесе



Компьютер – это устройство, выполняющее совокупность заранее заданных операций с очень высокой скоростью. Он получает исходные данные, инструкции по их обработке, обрабатывает данные соответственно инструкциям и предоставляет результат в форме, которая может быть прочтена и использована человеком или другим компьютером.

Использование компьютеров вместо людей при принятии решений имеет множество преимуществ. Рассмотрим лишь несколько наиболее очевидных.

Во-первых, компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Скорость современных компьютеров достигает миллиардов операций в секунду.

Во-вторых, с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума. Полеты в космос, например, без компьютеров были бы невозможны.

В-третьих, огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой.

В-четвертых, компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель.

И, наконец, для компьютера не имеет значения, насколько рутинны выполняемые им операции.

Исходя из этих характеристик компьютеров можно предположить, что наиболее полезно использование компьютеров при решении задач, требующих быстрого завершения, для очень сложных расчетов, а также для автоматизации повторяющихся рутинных действий. К сожалению, все еще невозможно поручить компьютеру работу, требующую изобретательности, интуиции или других подобных качеств. Тем не менее, работы в области искусственного интеллекта постепенно начинают вмешиваться и в эти области человеческой деятельности.



1.4 Аппаратное обеспечение компьютеров



 Аппаратным обеспечением называется сам компьютер, а также совместно работающее с ним оборудованием, называемое периферийным. Компьютер и периферийное оборудование включают в себя устройства ввода-вывода, CPU, внешние устройства хранения информации, а также средства коммуникации. Рассмотрим вкратце каждое из них.

Главной частью любого компьютера является системный блок. Внутри него расположены блок питания, плата с центральным процессором (ЦП или CPU), видеоадаптер, жесткий диск, дисководы гибких дисков и другие устройства ввода/вывода информации. Часто видеоадаптер и контроллеры ввода/вывода размещены прямо на материнской плате. В системном блоке могут размещаться средства мультимедиа: звуковая плата и устройство чтения дисков - CD-ROM. Кроме того, в понятие “компьютер” входит клавиатура и монитор. Манипулятор мышь является необязательной, но весьма важной деталью. Теперь коротко о выборе основных компонентов ПК.

Процессор. Является основным компонентом любого ПК. В настоящее время наиболее распространены процессоры фирмы Intel, хотя процессоры других фирм (AMD, Cyrix) составляют им достойную конкуренцию. В настоящее время выпускаются процессоры серии Pentium, а все более старые модели с производства сняты. В то же время в России имеется достаточно большой парк машин на основе предшествующих серий, которые уже сняты с производства. Какую же информацию несёт в себе маркировка процессора? Рассмотрим, например, варианты 486SX-33,486DX2-50,486DX4-100. Первые три цифры указывают на серию. DX показывает наличие в процессоре специального блока для выполнения операций с плавающей точкой (сопроцессор), SX - на его отсутствие. Следующая цифра, если она имеется, говорит о том, во сколько раз частота работы ЦП больше, чем рабочая частота остального оборудования. Двойка свидетельствует об удвоении частоты, четвёрка- об утроении. Наконец, последние две или три цифры характеризуют рабочую частоту процессора. С процессором серии Pentium дела обстоят проще. Он характеризуется только своей рабочей частотой, например, Pentium-120, Pentium-200.

Системная плата. Основной характеристикой системных плат является их архитектура. Основными шинами до недавнего времени считались ISA (Industrial Standard Architecture) и EISA (Extended ISA), работающие на частоте 8 МГц и имеющие разрядность соответственно 10 и 32. Для обеспечения нормальной работы видеоадаптеров был разработан стандарт VESA (Video Electronic Standard Association), рассчитанный на применение процессора серии 486, работающей на частоте процессора (но не выше 33 МГц) и являющейся дополнением к шине ISA или EISA. С появлением процессора Pentium была разработана самостоятельная шина PCI, которая на сегодняшний день является наиболее быстрой и перспективной.

Дисковод для гибких дисков. Существуют два стандарта: 5.25” и 3.5”. На сегодняшний день большинство компьютеров поставляется с дисководом 3.5”, однако при наличии большого парка дискет 5.25”, можно установить второй дисковод в системный блок 

Жёсткий диск (фиксированный диск, винчестер). На сегодняшний день наиболее распространены диски объёмом от 1 до 4 ГБ. Для большинства приложений вполне достаточно объёма 0,8-1 ГБ, однако для работы с полноцветными графическими изображениями или вёрсткой, то необходим диск в 1.5- 2 ГБ или даже больше. Следует придать значение не только емкости диска, но и его временным характеристикам. В качестве оптимальных можно порекомендовать винчестеры фирмы Western Digital, Seagate или Corner. 

Оперативная память (RAM, ОЗУ). Здесь закон простой: чем больше, тем лучше. В настоящее время трудно найти конфигурацию с объёмом памяти менее 4 МБ. Для нормальной работы большинства программных продуктов желательно иметь хотя бы 8 МБ памяти. Однако следует заметить, что при увеличении ОЗУ более чем 32 МБ быстродействие ПК увеличивается менее значительно, и такая конфигурация необходима художникам и мультипликаторам.

Клавиатура. Стандартной в России является 101 - клавишная клавиатуры с английскими и русскими символами.

Мышь. Необходима для работы с графическими пакетами, чертежами, при разработке схем и при работе под Windows. Следует отметить, что некоторое игровое и программное обеспечение требует наличие мыши. Основной характеристикой мыши является разрешающая способность, измеряемая в точках на дюйм (dpi). Нормальной считается мышь, обеспечивающая разрешение 300-400 dpi. Неплохо иметь также специальный коврик под мышь, что обеспечивает её сохранность и долговечность.

Монитор. Выбор этой части ПК следует уделить особое внимание, поскольку от качества монитора зависит сохранность зрения персонала, работающего на компьютере, и общая утомляемость при работе. Мониторы имеют стандартный размер диагонали в 14,15,17,19,20 и 21 дюйм. Необходимый размер диагонали монитора выбирается исходя из разрешения, при котором должна вестись работа. Так, для большинства приложений вполне достаточно иметь 14 дюймовый монитор, который обеспечивает нормальную работу при разрешениях до 800 на 600 точек, однако в последнее время все большее распространение находят мониторы с диагональю 15”.

Звуковая карта. С одной стороны, звуковая карта не является необходимым элементом компьютера, но, с другой стороны, полезно при обучении и написании музыки, изучении языков. Простейшей картой является Adlib, который позволяет воспроизводить только музыку без оцифрованной речи, наиболее же распространены карты SoundBlaster различных модификаций.

CD-ROM. С одной стороны, также не являются необходимой для функционирования компьютера частью, но становится всё более и более популярными в связи с тенденцией поставлять профессиональное, обучающее и игровое программное обеспечение на компакт-дисках.

Принтеры. Одно из наиболее часто используемых периферийных устройств и, несомненно, одно из самых необходимых. В настоящее время распространены три вида принтеров: матричные, лазерные и струйные.



1.5 Интернет и бизнес



1.5.1 Происхождение Интернет 



История создания Интернет началась в эпоху "холодной войны", когда после размещения советских ядерных ракет на Кубе состояние обороны США перестало внушать спокойствие, и одной из неотложных задач в сложившейся обстановке была разработка надежной системы связи для передачи больших объемов данных, необходимых для осуществления стратегического анализа и планирования.

Необходима была надежная телекоммуникационная сеть, которая продолжала бы нормально функционировать даже при физическом уничтожении значительной части линий связи. Именно тогда Агентство Перспективного Планирования Министерства Обороны США (DARPA) выступило с инициативой создания "средств взаимосвязи пакетных сетей обработки данных".

Результатом этих усилий в 1970 году стала первая в США компьютерная сеть с пакетной коммутацией, названная в честь породившей ее организации ARPANet и связавшая два университета штата Калифорния в Лос-Анджелесе и Санта-Барбара со Стэндфордским Университетом и Университетом штата Юта в Солт Лейк Сити. К 1972 году количество узлов выросло на порядок. Сорок компьютерных центров могли теперь обмениваться между собой электронной почтой, осуществлять сеансы работы с удаленными на несколько сотен и тысячи километров машинами и передавать файлы с данными. 

В 1983 году часть ARPANET, обслуживающая военные организации, выделилась в отдельную сеть, Milnet, которая вскоре исчезла из поля зрения. Оставшаяся же часть ARPANET была постепенно замещена NSFnet и в 1990 году этот процесс был полностью завершен. 

В 1990 году Federal Networking Council (Федеральный Совет по Информационным Сетям) отменил требование, заключавшееся в том что для подсоединения к Интернет была необходима рекомендация какого-либо государственного органа США. Это решение послужило началом "эпохи коммерциализации Интернет", поскольку теперь любая организация могла получить доступ к Интернет без каких либо серьезных оговорок или обоснований. Согласно Internet Society на сегодняшний день в мире существует только один регион, не имеющий доступа к Интернет - Центральная и Северная Африка. В остальные странах и регионах, включая Антарктиду, Интернет доступна либо непосредственно либо через другие сети.



1.5.2 Использование Интернета в бизнесе



Когда-нибудь компьютерная сеть будет таким же обычным делом как копировальный аппарат, факс, телефон и сам компьютер. Заниматься бизнесом, не используя сеть будет выглядеть странным.

Сегодня Интернет охватывает порядка 3,5 миллиона соединенных между собой компьютеров, расположенных не только в университетских и научных и военных центрах, как планировалось изначально, но также включает в себя серверы таких известных фирм как General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed и многих других.

Бизнесмены идут в Интернет быстрее, чем какая-либо другая группа пользователей. Все они находят, что Интернет может реально послужить им в проведении маркетинговых исследований, поддержке поставщиков и клиентов, обмене коммерческой информацией и создании совместных предприятий. С помощью Интернет фирмы также могут разрабатывать новую продукцию, принимать заказы, получать необходимую корреспонденцию и официальные документы, вести специализированный информационный поиск в соответствующих учреждениях, например, например, таких как DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis и даже непосредственно сбывать свою продукцию.

Каковы же конкретные возможные пути использования Интернет в сфере бизнеса? Большие компании, такие как General Electric Co. или Addison-Wesley Publishing Co. широко используют Интернет для глобальной связи при осуществлении широкомасштабных проектов, требующих объединения усилий нескольких подразделений и филиалов, а также предоставляемые сетью уникальные возможности информационного доступа.



1.5.3 Электронная почта 



При наиболее низкой плате за сервис, состоящей, как правило, из ежемесячной платы за арендованный канал или за доступ через коммутируемую телефонную сеть, бизнесмены получают доступ к коммерческим и некоммерческим сетевым услугам в США и других странах. Электронная почта - наиболее популярный вид услуг в Интернет. В то время как в некоторых сетях требуется несколько часов или даже дней на доставку сообщения по e-mail, в Интернет на это уходит не более нескольких минут. Межсетевые протоколы почты обрабатывают загрузку очередей и управление потоком сообщений автоматически. 

Передача изображений по каналам e-mail стала также возможной при обмене корреспонденцией благодаря разработке Многоцелевого Межсетевого Расширенного Почтового Протокола, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME позволяет включать в почтовое сообщение факсимиле, звук, видео, шрифты, а также символьные наборы для иностранных языков. При этом адресат не нуждается в специальном программном обеспечении, чтобы получить такое сообщение, а для того, чтобы иметь возможность его прочитать, Интернет предоставляет широкий выбор бесплатных утилит.



1.5.4 Рассылочные списки (mailing lists), newsgroups 



Интернет не ограничивает бизнесменов одной лишь персональной перепиской. Рассылочные списки дают возможность пользователю послать одно письмо в адрес группового псевдонима. Программное обеспечение в этом случае автоматически посылает копию этого письма каждому адресату в этом списке, экономя тем самым время на персональную рассылку. Коммерческие организации используют такие списки, например, для того, чтобы сообщать о новых изделиях своим интерактивным клиентам. Так как Интернет также поддерживает систему newsgroups (групповые новости) в среде телеконференций USENET, их члены могут получать сообщения и статьи согласно определенному профилю их группы. 

С рассылочными списками и newsgroups, не только клиенты имеют выбор получения глобальной информации проблемного или коммерческого характера, но и сами фирмы могут также поддерживать свои собственные рассылочные списки в сочетании с newsgroups. Таким образом, они могут находиться в состоянии постоянного контакта с клиентами, регистрировать их обращения и проводить опросы. 

Например, некоторые крупные издания, типа Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводят опросы своих читателей, используя данный вид сервиса Интернет. Компании могут также получать информацию от экспертов, адреса которых внесены в специальный географический информационный рассылочный список. 

Предприниматели могут присоединяться к рассылочным спискам, с тем, чтобы быть постоянно в курсе обсуждаемых вопросов, относящихся к их сфере деятельности. Например, имеются списки, связанные с темами передачи технологии, исследования японской деловой практики, нефтегазовой промышленности, которая включает ежедневную регистрацию цен на нефть, что весьма актуально для финансовых компаний при принятии инвестиционных решений. Технология newsgroups еще более эффективна, чем рассылочные списки и может поддерживать большее количество участников. В то время как копия сообщения посылается каждому абоненту списка, сообщения для newsgroups посылаются каждой машине, которая подпишется к newsgroups. Таким образом, большее количество людей в newsgroups может читать ту же самую копию статьи или сообщения. В настоящее время сеть USENET имеет больше чем 2,000 newsgroups и более двух миллионов пользователей. Имеются newsgroups, ориентированные на операционные системы, объектом интереса других групп является прикладное программное обеспечение и т.п.

Поскольку Интернет присоединена к глобальной Матрице сетей, которая включает, среди прочих, CompuServe, MCI и Bitnet, предприниматели, имеют возможность доступа через e-mail более чем к 20 миллионам абонентов.

За определенную плату, службы типа ClariNet дают возможность пользователям находить и выбирать то, что их интересует среди традиционных телеграфных новостей, спортивных репортажей, аналитических обзоров, синдицированных информационных столбцов, деловых новостей, информационных бюллетеней и пр. В сущности, абонент ClariNet получает полностью приспособленную к его запросам газету. 



1.5.5 Удаленный доступ 



Электронная почта, объединенная с быстрыми интерактивными протоколами типа TELNET и протокола передачи файлов (FTP) позволяет предпринимателям продуктивно взаимодействовать через среду Интернет. FTP и TELNET предоставляют клиентам со своих машин разделенный доступ к ресурсам соответствующей удаленной машины в интерактивном режиме (on-line). FTP дает возможность пользователям соединиться с другими компьютерами и осуществить поиск в их каталогах публичного доступа, копирование заинтересовавшей их информации и размещения собственной корреспонденции. TELNET-протокол соединяет пользователей с удаленной машиной и предоставляет им разделенный доступ к ее программным ресурсам. 

Посредством FTP и e-mail Интернет позволяет находящимся на значительном расстоянии бизнесменам, ученым, государственным и корпоративным служащим обмениваться проектами документов и комментариями и тем самым способствует быстрому принятию окончательных решений. 



1.5.6 Основные клиенты 



Это, конечно, прежде всего, крупные промышленные предприятия, включая разработчиков высоких технологий, фирмы - производители компьютеров и оргтехники, нефтяные компании, фармацевтические компании, предприятия здравоохранения, финансовые учреждения и банки. Рост объема передаваемой некоторыми из этих компаний информации превышает 100% в квартал. По данным National Science Foundation (NSF, США) такие фирмы как Xerox, Bell, LSI Logic имеют от четырех до шести с лишним тысяч компьютеров с постоянным выходом в Интернет. 

Сказанное выше вовсе не означает, что только индустриальные гиганты могут использовать Интернет. Множество малых предприятий и частных предпринимателей пользуются услугами Интернет через недорогих посредников. В России таковыми посредниками, прежде всего, являются узлы Демос Плюс и уже упоминавшийся узел РЕЛКОМ, а в США имеется целый ряд посредников, например, Delphi или America Online. 

Во второй половине 1993 года около ста ведущих журналов начали помещать в Интернет свои оглавления и наиболее существенные статьи и обзоры, а такой журнал как Bites and Bytes Online ежедневно публикует свою полную электронную версию в Интернет. 

Само слово Интернет за последние два года стало символом. Более 54 торговых марок, содержащих слово Интернет, зарегистрировано в Службе Патентов и Торговых Марок США. К примеру, это торговые марки систем электронной обработки данных для финансовых служб, центров обучения и консультаций и компьютерных коммуникаций. 

Крупнейшие финансовые институты, такие как J.P.Morgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а также Federal Reserve Board (США) используют Интернет. По данным упоминавшегося уже NSF, эти компании в настоящее время получают из Интернет объемы информации, в десятки раз превышающие посылаемые в Интернет ими самими. Это дает основание предполагать, что они используют Интернет для проведения своих собственных финансовых исследований.



1.5.7 Корпоративная логистика 



Поскольку Интернет является постоянно действующей глобальной сетью, предприниматели, поставщики и клиенты имеют возможность эффективно общаться как в асинхронном режиме, используя e-mail, либо систему сетевых конференций, так и в режиме реального времени, учитывая, разумеется, разницу во временных поясах.

В ряде случаев Интернет даже создать виртуальные компании (virtual companies), сотрудники которых могут жить и работать в совершенно разных местах, общаясь через средства Интернет.



1.5.8 Конкуренция 



Возможность располагать самой последней информацией о рынке и своих возможностях на нем исключительно важна для бизнесмена.

Интернет позволяет осуществить это с помощью так называемых discussion lists - дискуссионных групп, насчитывающих в настоящее время по оценкам экспертов порядка 3000. Некоторые из них посвящены вопросам маркетинга, бухгалтерского учета, public relations, использованию высоких технологий и материалов и вопросам контроля качества. Так, в настоящее время множество фирм используют Интернет в целях улучшения качества производства и обслуживания, находя в ряде случаев новые идеи и даже конкретные пути их реализации. 

Стратегия поиска конкурентной информации в Интернет включает в себя следующие основные шаги:



Выбор удаленного севера, который содержит краткие аннотации по интересующей тематике и позволяет осуществлять поиск по ключевым словам. Примеры: NewsFlash в сети NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.

Изучение аналитических инвестиционных обзоров по конкурентам.

Изучение пресс-релизов, публикуемых конкурентами.

Сравнительный анализ конкурентов и собственной компании по следующим показателям: курсы акций, доход, оборот и т.п.

Регулярное наблюдение за конкурентами и их продукцией.

Изучение тенденций в отрасли. Поиск возможных "белых пятен" и ниш.

Хранение и архивирование полученной информации на винчестере для дальнейшего использования. 



1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов 



Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и покупателям получать необходимые консультации и поддержку от фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и ночи.

Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предоставляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.





2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ



2.1 Использование вычислительной техники в Управлении международных связей ВГУЭС



 Будучи одним из наиболее компьютеризированных подразделений университета, Управление международных связей (далее УМС) наиболее интенсивно использует персональные компьютеры в своей работе. В таблице 2-1 приведено распределение парка вычислительных машин по отделам Управления.





Таблица 2-1.



Распределение парка вычислительных машин Управления

Наименование отдела

Используемые ПК

Пользователи

Начальник Управления международных связей

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Начальник УМС

Информационно-аналитический отдел

486DX2-66, 8Mb, 126K, 520Mb, 14”, Internet Access, CD-ROM 8x, SB16, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по коммерческому направлению.



486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по ВЭД



Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по Интернет, инспектор информационно-аналитического отдела



Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, CD-ROM 2x, SB16, клавиатура, мышь, pad

Инспектор информационно-аналитического отдела, инспектор протокольного отдела

Отдел по работе с европейскими странами, США и Канадой

Pentium 60, 4Mb, 400Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный специалист по американскому направлению, инспектор отдела

Отдел по работе со странами АТР

286-18, 1 Mb, 40Mb, 14”, клавиатура

Главный специалист по азиатскому направлению

Протокольный отдел

486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Переводчик отдела, главный специалист по организационно-протокольному направлению



486DX4-100, 20Mb, 256K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad

Главный инженер



 В данной части анализируется текущее распределение парка вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесообразность его замены и перераспределения.



Таблица 2-2

Оснащенность УМС периферийными устройствами

Устройство

Количество

Пользователи

Принтер Star NX-1500

1

Главный специалист по Интернет, главный специалист по азиатскому направлению

Принтер HP Laser Jet 6L

1

Разделенный доступ для всех остальных



2.2 Основные направления использования вычислительной техники в УМС



 Вычислительная техника в УМС используется по следующим направлениям (первыми приведены основные направления использования):

Электронная почта

Электронная почта (email) используется в УМС для ведения деловой переписки с зарубежными партнерами и значительно сокращает время, необходимое для установления контактов, и средства, которые могли бы быть затрачены на международные телефонные переговоры или факсы. В Управлении также широко используются рассылочные листы (mailing lists), позволяющие своевременно отслеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная почта является одним из средств передачи информации внутри отдела, если необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела. Таким образом рассылается информация о предстоящих незапланированных собраниях, о прибытии иностранных делегаций и др.

Использование Интернет

Интернет является еще одним средством, используемым для отслеживания возможных грантов. Кроме того, он используется для получения информации о потенциальных международных партнерах университета. УМС также ответственно за поддержание домашней страницы, посвященной международному сотрудничеству ВГУЭС.

Протокольная работа

Компьютеры в УМС используются также для набора и распечатки необходимых в работе отдела документов и материалов.



2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС



 В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников УМС, каждому сотруднику был задан следующий вопрос: “Каковы, по Вашему мнению, основные проблемы, связанные с компьютеризацией отдела?”. В результате был получен следующий список потенциальных проблем (в порядке убывания важности):

Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств (принтеров).

Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя принтерами, один из которых – матричный. Это существенно затрудняет работу в связи с необходимостью вести большие объемы протокольной работы и переписки. Кроме того, в случае неисправности лазерного принтера, работа по существу будет сорвана.

Плохая организация распределения времени работы на компьютерах, используемых одновременно несколькими сотрудниками.

Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно несколькими сотрудниками, что оправдано, так как трое из них работают лишь половину рабочего дня. К сожалению, время их работы часто пересекается. Несмотря на то, что в обычные дни это не создает особых трудностей, во время приема иностранных делегаций (когда работы всегда много) это создает существенные неудобства.

Медленное соединение с сетью Интернет.

Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети Интернет также, как и все остальные подразделения Университета. В связи с тем, что в последнее время наблюдался значительный рост количества подключенных к сети абонентов, скорость соединения резко упала. 

Неудобная организация работы с локальной сетью.

УМС не подключен к общей внутренней сети университета и, следовательно, не имеет доступа ко многим ресурсам. Компьютеры Управления подключены только в свою локальную сеть, изолирующую их от сети университета. Кроме того, использование этой сети очень неудобно.

Устаревшая техника.

Из девяти используемых в Управлении компьютеров только три можно назвать современными. Один из этих компьютеров стоит у начальника Управления и практически используется только для набора текстов и проверки электронной почты, в то время как сотрудники, интенсивно использующие Интернет, вынуждены довольствоваться морально устаревшими 486 машинами.







2.4 Методы разрешения проблем



 В качестве метода для разрешения вышеперечисленных проблем был использован экспертный метод принятия и обоснования решений. При этом в качестве экспертов выступали студенты групп МН-95-03 и МН-95-02, каждый из которых получал список проблем, перечисленных в п. 2.3 и предлагал методы их решения. После этого список всех предложений компилировался и предоставлялся всем экспертам для ранжирования в порядке степени их пригодности в УМС (метод простой ранжировки). Каждый эксперт также предоставлял комментарии ко всем решениям.

 В таблице 2-3 представлены имена экспертов, в таблице 2-4 – обработанные результаты работы экспертов.



Таблица 2-3

Эксперты

Фамилия, имя

Группа

Ситенков Алексей

МН-95-03

Клименко Роман

МН-95-02

Горб Лилия

МН-95-03

Бутенко Ольга

МН-95-03

Петров Вячеслав

МН-95-02



Таблица 2-4

Предложенные решения по результатам ранжирования

Проблема

Предложенные решения

Ранг



Нехватка принтеров

Покупка дополнительных принтеров





Улучшение организации работы с имеющимися принтерами



Плохая организация работы на компьютерах, используемых несколькими сотрудниками

Составление долгосрочного расписания работы





Покупка дополнительных компьютеров





Сокращение штатов



Медленное соединение с сетью Интернет

Переход на модемное подключение





Перенос режима работы с Интернет на утренние и вечерние часы (время низкой загрузки сети)





Обновление парка ЭВМ



Неудобная организация работы с локальной сетью

Произвести унификацию локальной сети





Прямое подключение к локальной сети ВГУЭС



Устаревшая техника

Обновление парка устаревшей компьютерной техники





Upgrade компьютеров с низкой степенью морального износа







2.5 Окончательные предложения



 С учетом предложений экспертов мною были предложены следующие меры по разрешению проблем.

Необходимо срочное обновление части парка компьютерной техники. В частности, подлежит немедленному списанию и замене 286 компьютер. При наличии достаточных средств рекомендуется постепенно, но в короткие сроки прекращать эксплуатацию 486х машин с заменой их на более современные компьютеры.

При отсутствии средств на покупку новой компьютерной техники рекомендуется произвести upgrade 486 машин до Pentium. Это обойдется гораздо дешевле, нежели покупка новой техники, однако не будет иметь долгосрочного эффекта. Кроме того, рекомендуется расширить объем оперативной памяти у машин с 8Mb до 16Mb.

Покупка дополнительных принтеров. Необходимо приобрести по меньшей мере еще один лазерный принтер, который мог бы заменить первый в случае неисправности, а также снизил бы загрузку первого принтера.

Перераспределение пользователей вычислительной техники. Более мощные компьютеры должны использоваться в первую очередь для работы с сетью Интернет, в то время как менее мощные – для работы с документами и электронной почтой. Сюда же входит и перераспределение времени работы некоторых сотрудников с целью разработки более удобного и менее конфликтного расписания.

Унификация локальной сети. Унификация позволит наладить более удобную работу с ресурсами Университета и подключит к ним ресурсы Управления.

Остальные из предложенных решений либо не совсем адекватны для нужд Управления (как сокращение штатов), либо излишне дорогостоящи (переход на модемное подключение).



Заключение



В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства. 

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, а также облегчает процесс управления и производства.