Управление и бухгалтерский учет. Документация и терминология

Управление и бухгалтерский учет. Документация и терминология

Корнюшин В.И.

Бухгалтерию иногда называют ядром учета, однако следует понимать, что она является лишь частью учета, а именно той частью, которая занимается финансовыми аспектами деятельности предприятия.

Приведем несколько примеров.

Все вопросы, связанные с наймом персонала и согласованием условий его работы, относятся к управлению предприятием, а не к бухгалтерии.

Вся информация о ценах на рекламные объявления в газетах и журналах, с которыми сотрудничает предприятие, не должна находиться в бухгалтерии, а с нею должен работать, например, рекламный отдел.

Все данные, относящиеся к запасу товаров, интересуют бухгалтерию только с точки зрения цены. Количество и место складирования являются важными данными для оперативной работы (если звонит клиент и мы должны немедленно ответить, сможет ли фирма доставить ему товар на следующий день). Такие подробности для бухгалтерии не очень важны.

Можно привести еще много примеров управленческой информации, которая не используется в бухгалтерии.

Системы бухгалтерского учета, которые используются на предприятиях, со временем меняются. Одной из причин перемен является использование компьютеров. В данной главе вы познакомитесь с такими понятиями, которые широко распространены и не зависят от конкретного способа организации бухгалтерского учета.

Первые системы бухгалтерского учета появились в XIV веке в Италии. Купцы этой страны торговали не только на всей ее территории, но и за границей. По данным, которые записывал один из них, Франческо ди Марко Датини из Прато (под Флоренцией), можно проследить, каким образом он рассчитывал вместе со своими компаньонами размер получаемой прибыли и как эта прибыль распределялась. Он также по определенной системе записывал состояние запасов и учитывал размер своего имущества.

Используемая в наше время система бухгалтерского учета в общих чертах сопоставима с методами, которые использовались ранее. Многие используемые в наше время понятия: дебет, кредит, прибыль, эмиссия и т.п. были введены в Италии еще в тот период. Тогда использовались и такие понятия, как реестр, баланс, журнал, мемориал и т.п.

Никто не в состоянии запомнить все, что считает важным для себя. Поэтому возникла хорошая традиция — делать заметки. Мы делаем много всевозможных записей с различными целями. Когда идем за покупками, мы составляем список того, что хотим купить. Человек, у которого бывает много встреч и заседаний, записывает их даты и время проведения в ежедневник, чтобы не забыть о них и не договориться о встречах в одно и то же время, но в разных местах. Если мы покупаем что-то в магазине, то получаем чек. Регистратура поликлиники хранит данные о пациентах в своей картотеке, школы ведут списки своих учеников.

Заметки — это записи, сделанные нами для того, чтобы помочь нашей памяти, или для передачи информации кому-то другому, кто в данный момент отсутствует. Иногда они хранятся довольно долго, чтобы мы могли возвращаться к ним по мере надобности.

Если мы используем систематизированную методику подготовки заметок, то можно говорить об учете. Для учета характерна систематичность в сборе данных и их последующем использовании для получения конкретной информации.

Учет может быть очень простым, например:

служебный ежедневник;

ведение на предприятии календарной книги входящей и исходящей корреспонденции.

Служебный ежедневник:

Система. Основу его составляет календарь с разбивкой по дням или неделям.

Данные. На соответствующей странице ежедневника записывается дата и время встречи, которая должна состояться. Можно на ней также отметить события, о которых в этот день следует не забыть (например, день рождения конкретного человека).

Информация. Благодаря хорошо организованному ежедневнику мы можем в любой момент проверить, сколько дел у нас намечено и сможем ли мы еще что-нибудь запланировать на данный день.

Формат ежедневника зависит от цели, с которой мы его ведем:

если на каждый день планируется много встреч, то хорошо бы пользоваться ежедневником, в котором день разбит по часам;

если речь идет только о записи отдельных событий, то достаточно использовать менее подробный ежедневник, например, с разбивкой недель на дни.

Учет входящей и исходящей корреспонденции:

Система. Основу составляют две папки: одна для входящей почты, другая для исходящей. В каждой из них находится лист бумаги, на котором мы поочередно записываем дату, данные об адресате или отправителе и краткое содержание письма.

Данные. Делается копия каждого отправляемого письма. Эта копия вкладывается в папку исходящей почты. Одновременно на очередном месте в реестре на первой странице записывается дата отправления этого письма, его адресат и короткая информация о его содержании. Каждое приходящее письмо вкладывается в папку входящей почты. Его данные также вписываются в реестр на первой странице папки.

Информация. Храня данные таким образом, можно легко узнать:

какие письма пришли и были отправлены в определенный день;

получил ли (прислал ли) господин Н определенное письмо;

где находится данное письмо.

Примеры более сложных форм учета:

учет членов спортивного клуба;

учет пациентов врача;

учет учеников в школе.

Учет членов спортивного клуба:

Фамилия _____________. Имя ______________. Отчество _______________.

Адрес ___________________.

Место учебы или работы ________________________.

Дата рождения _____________________.

Является членом клуба с._______________ по _______________.

Команда ______________ Дни и часы тренировок ___________________.

Член руководства: да/нет; Член комиссии: да/нет

вид комиссии _______________.

Тренировки

Вид ______________ описание ______________ дата/время ____________

Такая форма учета позволяет получить информацию:

об участнике:

адрес, например, для отправления ему корреспонденции;

вид спорта;

о клубе:

количество членов клуба;

списки команд;

возможность планирования создания команд и т.п.

Учет пациентов врача.

Данные о пациентах врача можно хранить, опираясь на следующий образец:

Система — карточка пациента.

Данные:

даты визитов к врачу;

жалобы;

какой был поставлен диагноз;

назначенное лечение;

какие выписаны лекарства.

Информация:

какие болезненные симптомы повторяются у пациента с течением времени;

какие болезни встречаются часто (эпидемия?) и распространены ли они в данном регионе больше, чем в других;

какие лекарства данный врач выписывает чаще всего.

Об учете речь идет в том случае, когда данные собираются и обрабатываются согласно определенной системе, позволяющей получать необходимую информацию.

Собираясь организовать учет, следует начать с ответа на вопрос, какую информацию мы хотим получить из учетных данных, затем — какие данные для этого необходимы и, наконец, согласно какой системе их следует накапливать.

Особой формой учета является запись всех хозяйственных операций на предприятии. Она называется бухгалтерским учетом.

В основе бухгалтерского учета также лежит определенная система сбора и обработки определенных данных, позволяющая получить важную для предприятия информацию.

Система — будет рассмотрена в настоящем курсе.

Данные — все финансовые факты.

Информация:

справочные данные по состоянию обязательств и причитающихся сумм;

информация об общей финансовой ситуации;

финансовая информация является инструментом для принятия решений.

К причинам, обусловливающим ведение бухгалтерского учета, относятся:

отчетность перед третьими лицами;

возможность осуществления собственного контроля;

выполнение требований действующего законодательства (налоговой инспекции).

Эти причины не потеряли свою актуальность с тех пор, когда впервые был введен бухгалтерский учет, то есть с XIV века в Италии.

Каждая финансовая операция имеет для предприятия финансовые последствия. 

Рассмотрим пример.

Клиент покупает в магазине продовольственные товары на сумму 128,45 руб. Каковы последствия этого факта для предприятия?

Сумма наличных денег в кассе увеличилась на 128,45 руб.

Состояние запаса товаров по оптовой цене уменьшилось, скажем, на сумму 97,31 руб.

Магазин получил прибыль в сумме 31,14 руб. от продажи продовольственных товаров данному клиенту.

Одна покупка клиента привела к трем финансовым операциям для магазина. Эти операции определенным образом отражаются в бухгалтерском учете.

Документы и терминология

Вместо слов «сделать пометки» в бухгалтерии говорят «учесть» или «отразить хозяйственную операцию».

Оплаты или поступления могут происходить разными способами:

наличными, если оплата производится через кассу;

с помощью платежного поручения; обязанностью банка при этом является перечисление данной суммы в пользу указанного в платежном поручении клиента, имеющего счет в данном (или другом) банке; при этом мы говорим об оплате через банк.

Хозяйственная операция — одно из основных понятий бухгалтерского учета. Каждый факт хозяйственной деятельности, происходящий на предприятии и оформленный документально, называется хозяйственной операцией.

Часто мы встречаемся, например, с выражением «учтите эти операции в журнале». Это просто означает, что финансово-хозяйственные операции надо записать в соответствующую книгу.

Бухгалтерский учет предприятия начинается в момент поступления первых финансовых документов от других предприятий или организаций.

На самом предприятии также создаются различные документы. Они обычно связаны с какой-то финансовой стороной деятельности предприятия.

Рассмотрим примеры таких документов.

Кассовые ордера. Каждое поступление денег в кассу предприятия или их расход должны быть подтверждены документом.

Для этого служат приходный кассовый ордер (при поступлении денег в кассу) и расходный кассовый ордер (при выдаче денег из кассы), которые обязательно регистрируются в Кассовой книге.

Банковские документы. Владелец банковского счета регулярно получает информацию о поступлениях на счет и списании денег со счета в виде выписки со счета (банковской выписки).

Для того, чтобы банк произвел какие-либо действия с денежными средствами на счете, владелец счета должен дать необходимые распоряжения, например, выписать платежное поручение.

Платежное поручение — распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег.

Счета. Операции по купле-продаже товаров, услуг оформляются счетом-фактурой. Счет-фактуру предприятие получает от своих поставщиков или подрядчиков, когда оно покупает их товары или услуги. Если мы не платим поставщику сразу, то образуется обязательство по отношению к данному поставщику (так называемая покупка в кредит). С другой стороны, мы можем сказать, что он имеет у нас причитающуюся ему сумму.

Поставщиков, по отношению к которым мы имеем обязательства в связи с полученными, но не оплаченными нами товарами или услугами, мы называем кредиторами.

Кредиторами можно называть не только поставщиков, но и тех, кто имеет по отношению к нам различные финансовые претензии. Наш банковский кредит, например, мы регистрируем отдельно, но банк в данном случае является нашим кредитором.

Но если мы получаем счет от владельца автомастерской и сразу оплачиваем его наличными, то владелец автомастерской при этом не становится нашим кредитором.

Покупателя, который имеет перед нами долг (обязательство), возникающий из-за поставки ему «в кредит» наших товаров или услуг, мы называем дебитором.

Дебиторами можно называть не только наших покупателей, но и тех, по отношению к которым мы имеем различные финансовые претензии. Например, предприятие выдало кратковременный заем своему сотруднику или другому предприятию, но учитывать этот долг мы будем отдельно.

Счет-фактура выписывается поставщиком в двух экземплярах. Первый экземпляр отдается покупателю, второй (копию счета) — предприниматель оставляет у себя после продажи клиенту своего товара «в кредит». Клиент при этом становится должником предпринимателя. С другой стороны, предприниматель имеет причитающиеся ему суммы со стороны данного покупателя.

Другие документы. К другим документам относятся, например, собственноручные записи или информация финансового характера. Рассмотрим следующие примеры.

Мы выявляем в один прекрасный день исчезновение из магазина партии товаров. Следует изложить этот факт в письменном виде, т.е. написать акт или сделать инвентаризацию.

Покупатель подает рекламацию на определенную партию товара, так как из заказанных 100 изделий не хватает двух штук. Предприятие досылает ему две недостающие позиции, не требуя за них доплаты. Этот факт надо отразить в определенных документах.

Предприятие было проинформировано о банкротстве одного из должников. Причитающиеся от него суммы следует списать в убытки.