Практические рекомендации по безопасности логистических операций

Практические рекомендации по безопасности логистических операций

Руководитель одной украинской компании восхищался изощренностью ума работников склада, рассказывая о том, как он пытался поймать воров. Однажды у него начались проблемы: мороженая океанская рыба стала поступать в меньшем объеме, чем это предусматривал договор поставки. Он связался с поставщиком и пригрозил санкциями. Поставщик отреагировал немедленно: пусть ваш представитель контролирует отгрузку.

Так и сделали, погрузка проходила под строгим контролем. Потом пришлось взять под контроль и транспортную цепочку. Но хищения не прекращались. Наконец, дошли до склада покупателя, куда прибывал товар. Разгрузка там осуществлялась под бдительным контролем, и никаких нарушений не обнаруживалось. Потом решили взвешивать машины до и после разгрузки, после чего стало совершенно очевидно, что воруют все-таки на складе при разгрузке. Но как это происходит, установить не удалось. Товар буквально растворялся в воздухе.

Если собственная служба безопасности в подобных ситуациях не справляется, нужно обращаться к профессионалам. Например, в правоохранительные органы или в коммерческие охранные агентства. Но в отличие от правоохранительных органов, те же частные охранные предприятия имеют возможность проверить документацию хранителя только, если он сам ее представит. Но влиятельная и серьезная фирма вправе провести предварительную проверку, собрать данные и либо инициировать такую проверку (например, обратившись в милицию или налоговые органы), либо просто передать им материал для проверки.

«Утечка» товаров для «личных нужд» происходит постоянно — это одно. Руководство складов об этом знает, но решительные меры для пресечения хищений обычно не предпринимает. Совсем другое — воровать в промышленных масштабах и поставить дело на поток. В последнем случае не обходится без участия кого-то из высшего руководства склада и покровительства госчиновников. Например, руководитель склада может владеть магазином, где ассортимент будет полностью аналогичен товарам, завозимым на склад.

Ворованные товары обычно хранятся на других складах (как правило, их несколько). И если на одном из складов возникает необходимость пополнить недостающее количество товаров, то их просто привозят на время проверок.

Договор нужно заключать

Почему-то правилом «Договор нужно заключать», несмотря на всю его банальность, пренебрегают многие предприниматели и руководители компаний. Полагаясь на «честное слово», они доверяют свой товар и имущество других предприятий (например, в случае залога) совершенно посторонним лицам.

Договор хранения должен заключаться только письменно и с соблюдением установленной формы. В противном случае последствия могут быть очень негативными.

Пример. Хозяйство закупило дизельное топливо. Собственной емкости для хранения у него не было, и топливо временно поместили на одно из автопредприятий. Как это часто происходит, письменный договор хранения не заключался, все договоренности были устными. В назначенный день руководство автопредприятия отказалось возвращать топливо его законному собственнику. Тогда хозяйство обратилось в суд с просьбой взыскать с автопредприятия стоимость горючего. Суд в иске отказал, сославшись на «недоказанность заключения сторонами договора хранения». Дело долго ходило по инстанциям, руководитель хозяйства нигде не смог доказать правоту. Только когда дело дошло до Верховного Суда, справедливость восторжествовала. Да и то только потому, что суд обратил внимание на тот факт, что в деле были письменные документы (квитанции, переписка сторон и пр.), подтверждавшие факты приобретения топлива хозяйством и передачи его на хранение. Странно, что другие судьи не учли данное обстоятельство.

Из практики известно, что уже перед первым выездом к потенциальному хранителю необходимо подготовить свой вариант договора. На дополнительные разъезды и согласования просто не хватает времени. Задача юриста (штатного либо консультанта) — вооружить руководителя своей, «правильной» «рыбой» договора с комментариями по возможным изменениям отдельных пунктов. Договор — это результат состоявшейся договоренности двух сторон, и в ходе переговоров его отдельные статьи иногда меняются. Может потребоваться согласование нового текста с юристами сторон. Но подробная «рыба» нужна сразу, чтобы не забыть важные детали, специфичные для вашего предприятия.

В дальнейшем основная роль договора — просто «быть», и быть достаточно проработанным на случай запроса от проверяющих органов. Если договор излишне шаблонный и бессодержательный, налоговый инспектор может поинтересоваться, что вы как руководитель собираетесь предпринять в случае возникновения каких-либо ситуаций, не определенных в данном документе. Слабая проработка договора — один из маркерных признаков ничтожных сделок. Рассчитывать на успешное разрешение конфликта в суде не приходится из-за длительности самого процесса. Из опыта работы с продуктами питания

Чтобы использование склада имело коммерческий смысл, срок хранения товара не должен превышать 14 дней. Высокорентабельный склад меняет запас товара с длительным сроком реализации 2—3 раза в неделю. Ускорение товарооборота стимулируется ограничениями срока хранения и реализации продукции, естественной порчей упаковки.

Банки и коробки всегда пылятся, и товар со склада внешне отличается от товара с прямой поставки. Таким образом, срок размещения единицы товара на складе исчисляется днями. А разбирательство в арбитраже может затянуться на год. Хороший договор поможет лишь сократить время разбирательства и связанные с этим убытки. Основные средства формирования отношений сторон — правильный выбор склада и регулярный контроль. В этих условиях сторонам неудобно и невыгодно отступать от договоренности.

Пример. Склад взял на хранение мороженое. Неожиданно морозильная камера разморозилась (не по вине склада): дерево упало на электропровода, и в течение суток в нескольких домах не было света. Другие продукты практически не пострадали, а от мороженого ничего не осталось. Склад сразу полностью выплатил его стоимость, т.к. партнерские отношения и необходимость заниматься своим основным делом (торговлей, а не выяснением, кто виноват) важнее и дороже партии мороженого.

Нарушение складом правил и условий хранения ваших товаров может негативно отразиться на вашем бизнесе.

Пример. Водитель «Газели» обратил внимание на то, что крупа (в мешках и коробках), которую он забирал со склада для своего магазина, хранится вместе с опасными ядохимикатами, предназначенными для уничтожения грызунов. Он отказался принимать товар и по мобильному телефону уведомил об этом свое начальство. Директор магазина немедленно связался с руководством оптовика, продавшего эту крупу, и, объяснив причины, отказался от исполнения договора.

После небольшого скандала по требованию оптовой фирмы-владельца крупы склад уничтожил за свой счет всю продукцию, хранившуюся по соседству с ядом, и добровольно возместил фирме ее стоимость и часть убытков. Но если склад отделался легким испугом, то для оптовой фирмы этим дело не закончилось. После данного случая директор магазина «поделился впечатлениями» с коллегами, те пересказали, как умели, другим. Вскоре инцидент оброс не существующими страшными подробностями. Среди потребителей быстро распространился слух, что эта оптовая фирма продает отравленные продукты, что уже есть жертвы. Потребители (магазины розничной торговли и точки общепита) начали отказываться от продления договоров, а некоторые даже снимали с продажи и возвращали уже купленный товар. Фирма понесла большие убытки и потратила несколько лет на восстановление своих позиций на рынке.

На большинстве предприятий рано или поздно возникает необходимость поместить свой товар на чужой склад. Тогда, не имея богатого опыта по заключению договоров складского хранения, руководство допускает типовые ошибки. Разберем некоторые из них.

Чем опасен типовой договор

Зачастую потенциальному поклажедателю (товаровладелец, передающий имущество на хранение) администрация склада поясняет, что она уже много лет успешно работает с клиентами, заключая «типовой договор», составленный по определенной форме. Как правило, это не так. По признанию самих владельцев складов, мелкие трения и крупные конфликты с поклажедателями у них возникают с завидной регулярностью, и большинство претензий к хранителям обоснованы.

Но при этом возможность отстоять свои права в законном порядке у поклажедателей невелика. Рассмотрим, с чем это может быть связано.

Тщательно проработанный юристами «типовой договор» складского хранения направлен исключительно на защиту интересов владельцев склада. Он содержит условия, которые, во-первых, заведомо невыгодны товаровладельцу, во-вторых, затрудняют для него возможность защиты своих прав, снижения расходов и сбора доказательств при повреждении или утрате товара во время хранения.

Например, иногда в «типовых договорах» написано, что «хранитель не отвечает за утрату, недостачу или повреждение вещей, если это произошло вследствие непреодолимой силы». Ничего противозаконного в этом пока нет, но вот дальше... Помимо различных стихийных бедствий, техногенных катастроф и ядерных взрывов под видом непреодолимой силы подаются и самые банальные кражи. Даже если кража прямо не указана в договоре, то склады зачастую все равно называют кражу следствием непреодолимой силы и отказываются возместить убытки поклажедателя. А это противозаконно.

Зачастую интересы поклажедателя страдают из-за того, что договор хранения составлен на скорую руку и большинство его положений повторяет общие нормы ГК. Такие договоры не учитывают специфики сделок, связанных с данным товаром, особенности его приемки, погрузки-разгрузки, хранения и отпуска со склада.

Об этом ниже

Часто поклажедатели заключают договора хранения, в которые склад включает условие о сроке передачи товара на хранение. Но впоследствии необходимость в таком хранении отпадает (например, поставка не состоялась или же товар был реализован, конфискован, утрачен, помещен на другой склад и пр.). Если такое произошло, то хранитель имеет законное право требовать от поклажедателя возмещения стоимости своих услуг, даже если товар им не хранился. Самая распространенная ошибка поклажедателей в этом случае — отказ оплатить неоказанные услуги. Несостоявшийся хранитель, как правило, обращается в суд и получает не только всю сумму, причитающуюся ему по договору (или ее часть), но и начисленную на нее неустойку. Чтобы избежать этого, в договоре нужно отдельным пунктом и очень подробно оговорить отношения сторон на случай отказа поклажедателя от исполнения договора. В частности, порядок, сроки и объем компенсаций хранителю его издержек, связанных с подготовкой к исполнению данного договора (например, необходимость переоснащения склада, установка дополнительного оборудования, аренда техники и пр.). Можно указать, что при отказе поклажедателя от хранения он должен будет выплатить складу, например, 10% цены договора или же вовсе не вносить оплату. Нужно оговорить и сроки, отведенные для отказа, а также порядок такого отказа. Не забудьте договориться о сроках и порядке произведения этих выплат. Не лишним будет заранее уточнить и возможность помещения на склад большего или меньшего количества товара, чем это предусмотрено договором, и как это отразится на цене.

А если был зафиксирован срок хранения, то необходимо регламентировать, как будет компенсироваться складу досрочное расторжение договора поклажедателем.

Иногда склады стремятся продавать все свои услуги оптом независимо от того, насколько они будут востребованы поклажедателем. Тогда в цену договора включают не только стоимость хранения, но и погрузку-разгрузку с применением специальных устройств, расфасовку, заключение от имени поклажедателя договоров страхования товара на складе, транспортировку и пр. Из этого перечня нужно исключить то, что вам явно не потребуется. А чтобы снизить вероятность споров в связи с оказанными или неоказанными услугами, необходимо, чтобы каждая услуга, которую вам должен оказать склад, была отдельно прописана в договоре и точно оценена.

Приемка и хранение товаров

При обсуждении условий договора хранения стороны должны четко определить и подробно регламентировать, как и кем будет проводиться приемка товара при его поступлении на склад, осуществляться проверка товара во время хранения. Поясним на примерах, почему это может оказаться важным.

Пример. Торговая фирма за-ключила договор с поставщиком о закупке товара. По этому договору приемка товара по количеству и качеству должна была осуществляться совместно представителями покупателя и поставщика в момент принятия товара от перевозчика. При этом они были обязаны отобрать образцы товара для тестирования.

Покупатель заключил договор хранения товара на складе и принялся ждать доставки. В назначенный день представителей покупателя и поставщика на склад не пропустили. Охрана сослалась на то, что не получила распоряжения и что внутренний режим не позволяет посторонним находиться на территории склада без специальной договоренности. Руководителя склада и его заместителя в тот момент на месте не оказалось, а подобное разрешение могли дать только они. Приемка товара осуществлялась силами работников склада. Позднее оказалось, что часть продукции была неисправна. Но на рекламации покупателя поставщик ответил следующее: «Приемка товара была проведена с нарушением условий договора поставки, поэтому покупатель лишился права предъявлять к поставщику претензии по количеству и качеству». Тогда владелец испорченного товара попытался переложить ответственность на склад и предъявил претензии хранителю. Но и эта попытка оказалась безуспешной. Директор склада сослался на внутренний режим и на то, что при приеме товаров на хранение склад действовал на основании закона и договора. В частности, в ГК указано, что склад обязан за свой счет произвести осмотр товаров и определить их внешнее состояние, количество (число единиц или товарных мест либо меру — вес, объем). Это правило действует, если иное не указано в договоре. В том «типовом договоре», который был подписан, содержалось лишь условие о том, что «хранитель осуществляет приемку товара».

Избежать подобных осложнений можно, если указать в договоре хранения обязанность склада допустить к участию в процессе приемки товара при помещении его на склад не только представителей поклажедателей, но и третьих лиц: перевозчика и поставщика.

Кроме того, иногда договоры купли-продажи, поставок, страхования требуют, чтобы в приемке товара принимали участие представители страховых компаний, эксперты и специалисты из других организаций и учреждений. Например, если транспортное средство, в котором перевозились товары, потерпело крушение, стало участником аварии или есть другие основания полагать, что груз мог быть поврежден или какая-то его часть была утрачена (например, сорваны или повреждены пломбы на транспортном средстве). Это тоже желательно заранее учесть в тексте договора хранения.

Одновременно нужно закрепить, как будет оповещаться склад о необходимости допуска к приемке третьих лиц и как должны быть подтверждены их полномочия.

Поклажедатели вправе контролировать, в каких условиях хранятся их товары на складах, проверять их состояние. Но пользуются этим правом очень редко, хотя на практике нарушения при хранении товаров допускаются повсеместно — независимо от того, крупный это склад или мелкий, и кому он принадлежит.

Поклажедатели вправе контролировать, в каких условиях хранятся их товары на складах, проверять их состояние. Но пользуются этим правом очень редко, хотя на практике нарушения при хранении товаров допускаются повсеместно — независимо от того, крупный это склад или мелкий, и кому он принадлежит. В результате одежда и обувь может навсегда пропитаться запахом машинного масла, хранящегося по соседству, а бытовая техника и продукты питания зачастую находятся в помещении, в котором температура воздуха и влажность зависят только от капризов погоды. На многих складах, куда предприниматели всеми правдами и неправдами помещают товар, несмотря на уверения администрации, отсутствует или не работает оборудование, обеспечивающее оптимальные условия хранения. Зачастую нет специальных стеллажей и поддонов, товар располагается навалом на влажном грязном полу. Во многих случаях отсутствуют специальные приспособления, обеспечивающие погрузку и разгрузку. А измерительные приборы, которыми оборудованы склады, неисправны. Например, якобы «отрегулированные» весы показывают подозрительно маленький вес.

Последствия такого варварского обращения с товаром могут оказаться самыми печальными. Потребители, которым вы, сами того не зная, отправите испорченный или пришедший в негодность товар, предъявят претензии к вам, а не к складу. Пострадает деловая репутация и имидж фирмы как надежного и добросовестного партнера. А впоследствии вам еще предстоит доказать, что товар был испорчен или поврежден именно по вине склада.

Помимо прочего, компания, в которой застрахован товар на время хранения, может на законных основаниях расторгнуть страховой договор или потребовать увеличить размер своей премии. И все из-за того, что степень страховых рисков увеличилась в результате несоблюдения надлежащих и оговоренных заранее условий хранения.

Кстати, при наступлении страхового случая, приведшего к утрате или повреждению товара, страховщик вправе вообще отказать в выплате по указанному основанию. Например, если из-за небольшого подтопления пострадала продукция, которая должна была хранить ся на специальных поддонах или стеллажах, а вместо этого навалом лежала на полу.

На особенности хранения товаров лучше обращать внимание в договоре или в приложениях к нему. Тогда представителю поклажедателя будет легче контролировать добросовестность работников склада. Лучше, если он не только осмотрит складские помещения до того, как в них будет помещен товар, но и станет проводить такие проверки регулярно. Для этого должно быть право беспрепятственного доступа на склад в любой день и, желательно, без предварительного уведомления администрации. Данное условие также можно оговорить в договоре, как и санкции за его неисполнение.

Обращайте внимание на соблюдение складом противопожарных, санитарных, охранных и иных правил. Сообщение о том, что «недавно санэпидемстанция и пожарные приходили с проверкой и никаких нарушений не обнаружили», не должно вводить вас в заблуждение. Необходимо, чтобы специалист вашей компании убедился в этом лично.

Проверка количества и состояния товарапри возвращении его товаровладельцу

Итак, не многие договоры хранения содержат подробный порядок проверки товара при его возврате поклажедателю. Из-за этого возникают конфликты, ведь во время своего пребывания на складе товары разворовываются или подвергаются неблагоприятному внешнему воздействию (влага, грызуны, насекомые и пр.). Бывает, что рядовые работники складов своими силами устраняют внешние признаки такого воздействия.

Пример. Предприниматель закупил зимние женские шубы и полушубки и поместил их на склад. Товар расположили в помещении, в котором уже длительное время хранилась зимняя спецодежда и обувь, принадлежащая некому СМУ. Как оказалось позднее, товар СМУ был заражен молью, которая, бросив доедать валенки, перекинулась на дорогие меха. Очень скоро работники склада обнаружили, что часть шуб повреждена. Желания нести материальную ответственность у руководства склада не было, и оно распорядилось любыми способами устранить внешние признаки повреждений. На протяжении нескольких дней можно было наблюдать, как грузчики и кладовщики дружно выбивают палками бабочек и гусениц из шуб, вывешивают меха на мороз, мажут их керосином, а потом обкуривают всяческими благовониями, содержащими лаванду. После того как товар принял надлежащий вид, директор склада по надуманному поводу поспешил расторгнуть договор хранения и вернуть злополучные шубы законному владельцу. При оформлении возврата шуб представитель предпринимателя на нескольких документах расписался, что весь товар был им осмотрен, проверен и принят «без претензий». Причем на «осмотре» каждого изделия настоял представитель администрации, объяснив, что у них «такой порядок возврата дорогостоящего товара».

Правда, сам «осмотр» состоялся в полутемном помещении, где половина лампочек была вывернута заранее. Спустя несколько месяцев предприниматель попытался неофициально выяснить, где именно и при каких обстоятельствах был поврежден товар, однако установить этого не удалось. Да и время для предъявления претензий было упущено.

Закон дает возможность поклажедателю обратиться с претензиями к складу, если недостача или повреждения не могли быть обнаружены «...при обычном способе принятия товара...». Но для этого в течение трех дней после получения товара он должен его осмотреть, составить соответствующие акты (о характере повреждений) и направить их складу вместе с заявлением «о недостаче или повреждении товара вследствие его ненадлежащего хранения».

Раздельное и обезличенное хранение

Склады принимают на хранение товары с раздельным хранением и с обезличением.

В первом случае вещи различных поклажедателей хранятся раздельно, и они являются собственниками своего имущества. Во втором — товары различных поклажедателей смешиваются, и склад обязуется вернуть каждому поклажедателю равное количество вещей того же рода и качества, какие были сданы на хранение.

Применение второго способа выгодно складу: его расходы на хранение снижаются, упрощаются складские работы. Поклажедатель выигрывает только в оплате расходов на хранение, но при этом возрастает риск получить обратно чужое имущество, которое не будет соответствовать тому, которое сдавалось.

Пример

Фирма поместила на склад партию кофе, закупленного у известного иностранного производителя. Представителю поклажедателя предложили обезличенное хранение товара и объяснили, что так выйдет дешевле. Не вникнув в суть, тот согласился. Когда фирма забрала товар со склада и начала реализацию, у нее возникли неприятности. Потребители стали обращаться с жалобами на некачественный продукт к продавцам и в различные государственные органы. Сомневаться в добросовестности производителя оснований не было, и руководство фирмы пришло к выводу, что товар был заменен на складе. Упакован этот кофе был в такие же банки и коробки, что и фирменный, а выявить подделку можно только внимательно осмотрев упаковку. Фирма обратилась к складу с требованием о возмещении убытков. Однако склад в этом отказал, отметив, что его вины в происшедшем нет, и что все претензии нужно предъявлять либо к поставщику, либо к той компании, чей товар хранился вместе с товаром этого поклажедателя. Сейчас фирма готовится к затяжному судебному процессу, подсчитывает убытки и уже понесенные расходы на экспертизы. Пока трудно прогнозировать, чем закончится для сторон это дело. Юристы компании говорят, что многое будет зависеть от того, какую позицию займет в суде представитель склада и как поведет себя вторая компания, хранившая свой товар вместе с товаром фирмы. Кроме того, их интересует, какие документы на свой товар в качестве доказательства предъявит суду второй поклажедатель, который предположительно поместил на склад подделку.

Если ваш товар хранится с обезличением, то следует постоянно контролировать качество товаров. Этот контроль осуществляется путем взятия проб.

И еще один фокус…

Весьма часто офис, где выписываются документы на отгрузку товара, и склад, где реально такая отгрузка производится, разнесены географически. В офисе — стеллаж с образцами товара и компьютер с программой. Приходит клиент, тычет пальцем в стеллаж и получает документ. Оплачивает и идет к складу, где и получает товар.

Но есть среди населения и рационализаторы, склонные фазу оплаты пропускать. Кто мешает изготовить накладную с оттиском печати и подписью самостоятельно, а затем прийти на склад и получить товар, не сообщив о своей самодеятельности?

Возможности (компьютерные) для осуществления такой операции очень реальные. Получить образец очень просто — купил упаковку газировки и унес накладную. А через часок-другой вернулся с другой накладной, в которой и суммы другие, и перечень товаров...

А подготовлен ли кладовщик к приему таких документов?

А если документ — близнец настоящего?

По такой схеме за короткий промежуток времени (в течение нескольких часов) можно украсть товара на значительную сумму, используя несколько накладных.

Поможет ли в решении такой проблемы предлагаемая система?

Существует много приемов, помогающих с первого взгляда понять — подделка или нет. Например, специальная цифра в определенном месте документа. Причем определенные разряды этой цифры могут содержать дату или сумму, или количество позиций накладной. Например, на накладной напечатано 3256457345. Кладовщик знает, что второй и четвертый разряд должны соответствовать числу месяца (26), а третий, четвертый и шестой разряды — первые три цифры суммы по документу (565)...

Это различные варианты «контрольной суммы» документа, которая легко проверяется знающим человеком (кладовщиком). Могут использоваться и более сложные технические средства, вроде сканера штрих-кода, когда контрольная сумма определенным образом кодируется в специальном штрих-коде, который наносится на документ и считывается (расшифровывается) кладовщиком.

Но система должна позволять периодически изменять способ защиты — позволять переставлять разряды контрольного числа, использовать разные способы построения контрольного числа в четные или нечетные дни и т.п.

Важно разобраться, что в этом смысле может система, и попытаться самостоятельно оценить соответствие ее возможностей вашим потребностям.

Но не надо забывать: воровство с поддельными документами на отгрузку с удаленного склада — очень распространенное явление!

Список литературы

Орест Логунов http://www.bos.dn.ua/view_article.php?id_article=102