Налоговый учет представительских расходов на примере ЗАО "Садко"

Налоговый учет представительских расходов на примере ЗАО "Садко"

Введение

Как оформить и отразить в учете затраты на проведение переговоров с контрагентами, заседаний совета директоров? Как учесть иные расходы, связанные с выполнением представительских функций? Разберемся в нюансах.

Понятие представительских расходов для целей налогообложения прибыли определено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием или обслуживание:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Место проведения указанных мероприятий не имеет значения.

Что касается представителей сторонних организаций, это могут быть не только покупатели и поставщики, с которыми у компании уже заключены договоры, но и потенциальные партнеры.

Конкретные затраты, относящиеся к представительским, также перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Данный перечень является закрытым (см. таблицу).

Таблица. Учет представительских расходов для целей налогообложения

Вид расхода 

Налоговый учет 

Проведение официального приема 

(завтрака, обеда или иного 

аналогичного мероприятия) 

+ 

Транспортное обеспечение 

+ 

(только по доставке лиц к месту 

проведения представительского 

мероприятия и (или) заседания 

руководящего органа и обратно) 

Буфетное обслуживание во время 

переговоров 

+ 

Буфетное обслуживание во время 

мероприятий культурной программы

- 

Оплата услуг переводчиков, 

не состоящих в штате 

налогоплательщика 

+ 

(только в отношении обеспечения перевода

во время проведения представительских 

мероприятий) 

Посещение культурно-зрелищных 

мероприятий 

- 

Организация отдыха, профилактика

или лечение заболеваний 

- 

Расходы, которые учитываются для целей налогообложения, отмечены знаком "+", не учитываются - знаком "-".

1. Классификация расходов

Зачастую непросто определить, являются те или иные затраты представительскими расходами. Рассмотрим сложные моменты.

1.1. Буфетное обслуживание

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров могут быть признаны в налоговом учете. Однако расшифровки таких расходов налоговое законодательство не содержит.

Продукты питания, напитки. Как правило, компании приобретают соки, минеральную воду, чай, кофе, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты. Для приготовления бутербродов могут приобретаться масло, икра, сыры, мясные продукты, рыба, зелень, овощи, майонез. В Письме Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 указано, что затраты на покупку продуктов, израсходованных для организации официального приема и буфетного обслуживания при проведении деловых переговоров и презентаций, можно учесть в составе представительских.

Списываются ли расходы на приобретение спиртных напитков при проведении деловой встречи и переговоров в уменьшение налоговой базы? Да, списываются. Аналогичную позицию неоднократно высказывал Минфин России (Письма от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49 и от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Услуги кэтеринговой компании. Если организация заключает договор на обслуживание официального приема (договор на кэтеринговое обслуживание), затраты по сути считаются расходами на буфетное обслуживание. Просто в данной ситуации мероприятие проводится силами компании, специализирующейся на подобных услугах. Отметим, что подтверждением таких расходов служат договор и акт оказанных услуг. В наличии также могут быть счет-заказ и счет-фактура.

1.2. Расходы не в месте нахождения организации

Командировки. Бывает, что организация командирует сотрудников для поиска региональных клиентов и заключения с ними договоров. Руководствуясь корпоративной политикой, сотрудники при проведении переговоров с потенциальными VIP-клиентами могут нести расходы по проведению деловых встреч в ресторанах. Такие расходы могут быть отнесены к представительским. Ведь затраты на проведение переговоров в целях установления сотрудничества признаются таковыми, а место проведения переговоров значения не имеет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Но расходы, понесенные сотрудником в командировке, могут быть приняты в налоговом учете только при наличии документов, подтверждающих официальный характер встречи в ресторане.

Аренда специального помещения. Иногда площади офиса, которой располагает организация, недостаточно для масштабных представительских мероприятий. Налогоплательщику приходится арендовать помещения на время проведения официального приема. Как указал Минфин России в Письме от 12.03.2003 N 04-02-03/29, оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием, не может быть отнесена к представительским расходам, поскольку "налоговый" перечень таких расходов является закрытым. Однако, по мнению автора, подобные расходы могут быть учтены в соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Конечно, при условии, что расходы экономически оправданны. Это означает, что организация не располагает помещениями, подходящими для проведения представительских мероприятий, и аренда помещения необходима для организации переговоров, официальных приемов и т.д.

1.3. Прием иностранных партнеров

В деловой практике принято нести максимальные расходы, связанные с приездом иностранных гостей:

- на покупку авиа- и железнодорожных билетов;

- проживание (гостиничные услуги, наем квартир);

- проведение досуга (театральные билеты, билеты на выставки, в музеи, концертные залы, консерваторию, затраты, связанные с осмотром достопримечательностей, организацией экскурсий).

Досуг. Налоговым законодательством установлено четкое правило: расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний к представительским расходам не относятся. Следовательно, в налоговой базе они не учитываются.

Проживание. Расходы на оплату проживания также не являются представительскими, ведь их нельзя отнести ни к одной статье расходов, предусмотренных закрытым перечнем представительских расходов, признаваемых в налоговом учете. Такая позиция приведена в Письме Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.

Проезд. Приглашая представителей контрагентов на переговоры, принимающая сторона несет расходы, которые в обычной практике признаются командировочными. То есть за счет принимающей стороны приобретаются для представителей другой организации, прибывающих на переговоры, или для членов совета директоров авиа- либо железнодорожные билеты. Подобные расходы не относятся к представительским и не учитываются в налоговой базе.

1.4. Сувениры

По окончании переговоров и официальных приемов участникам мероприятий вручают сувениры.

Если передаваемые сувениры содержат название компании, логотип и являются носителями информации о фирме или о ее продукции, их стоимость при исчислении налоговой базы может рассматриваться в качестве представительских расходов. Такой вывод сделан в Письме МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51.

Итак, мы рассмотрели, какие расходы могут быть отнесены к представительским. Но прежде чем говорить об особенностях их учета для целей налогообложения, напомним, что расходы включаются в налоговую базу при выполнении требований ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Остановимся на этих важных моментах подробнее.

2. Условия налогового учета

2.1. Оправдать экономически

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения расходами признаются только обоснованные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Требование экономической оправданности заключается в том, что расход должен быть произведен для деятельности, направленной на получение дохода. Другими словами, должна прослеживаться необходимость или целесообразность проведения представительских мероприятий для достижения целей деятельности организации, то есть потенциальная направленность на получение дохода. Например, производственная компания провела встречу с представителями дома отдыха (пансионата), где обсуждались вопросы, связанные с перечислением производственной компанией сумм на оплату отдыха сотрудников этой компании.

В данной ситуации расходы на проведение мероприятия не связаны с деятельностью организации, а значит, не направлены на получение дохода. Учесть такой расход в налоговой базе нельзя.

2.2. Документально оформить

Общее требование законодательства таково: операции должны быть оформлены первичными документами, составленными по унифицированным формам, а при их отсутствии - документами, содержащими обязательные реквизиты.

Первичные учетные документы, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также документы для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в качестве приложения к учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и п. 5 ПБУ 1/98).

Напомним, что организация вправе при необходимости дополнять унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций). Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом. Все реквизиты унифицированных первичных документов должны остаться без изменения и не могут быть удалены. Такое требование содержится в Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Законодательство не содержит конкретного перечня документов, которые подтверждали бы представительские расходы. Рассмотрим, какие документы используются согласно сложившейся практике.

Приказ руководителя. Существуют различные способы организации представительских мероприятий. Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

Образец такого приказа приведен ниже, на примере ЗАО «Садко». Как видим, из данного документа ясно прослеживается цель проведения приема представителей иностранной компании - партнера.

Закрытое акционерное общество "Садко" 

Москва  15 февраля 2009 г.

Приказ N 15  о проведении официального приема представителей компании Vincent 

В целях укрепления деловых связей  

Приказываю 

1. Провести официальный прием представителей компании Vincent в марте

2009 г.   

2. Ответственной за организацию встречи, официального приема,

культурных мероприятий назначить переводчика-референта С.Д. Громову. 

3. С.Д. Громовой разработать и представить на утверждение программу

пребывания иностранных партнеров, предусматривающую в том числе посещение

достопримечательностей Москвы (и/или ближайшего Подмосковья) и культурных

мероприятий. В срок до 29 февраля направить приглашения представителям

компании Vincent.  

4. Коммерческому директору Е.К. Мелихову составить список

представителей из числа топ-менеджмента и менеджмента компании Vincent,

лояльных к ЗАО "Садко".  

5. Начальнику отдела маркетинга К.И. Васину подготовить презентацию

проекта под рабочим названием "Вектор-2009" в целях ознакомления

представителей компании Vincent в качестве потенциального партнера.

В срок до 25 февраля 2009 г. представить на утверждение описание

предлагаемых условий совместной реализации проекта "Вектор-2009". 

6. Руководителю договорного отдела В.Н. Голиковой подготовить проекты

дополнительных соглашений к действующему контракту с компанией Vincent

в целях его пролонгации.  

7. Ответственным за подготовку отчета о результатах мероприятия по

приему представителей компании Vincent назначить Е.К. Мелихова. 

8. Главному бухгалтеру Т.П. Носовой спланировать сумму максимальных

расходов на проведение мероприятия, подготовить смету представительских

расходов.  

9. Т.П. Носову назначить ответственной за составление финансового

отчета о произведенных затратах на официальный прием. 

10. Контроль за исполнением приказа возложить на Е.К. Мелихова. 

Генеральный директор Л.С. Губин 

В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

Смета. Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы на конкретное мероприятие.

Из числа планируемых затрат затраты на гостиницу, организацию досуга и покупку сувениров не учитываются в составе расходов для целей налогообложения, так как не признаются представительскими.

"Утверждаю"

_____________

Генеральный директор

Л.С. Губин

Смета  

на проведение официального приема представителей компании Vincent 

N  Статья расходов Предельная сумма

п/п   (руб.) 

1 Транспортное обслуживание 5 000 

2 Расходы на проживание (оплата счетов гостиницы) 50 000 

3 Организация досуга: театры, экскурсионное 24 000 

обслуживание   

4 Обеды, ужины  17 000 

5 Буфетное обслуживание во время переговоров 3 000 

6 Сувенирная продукция: календари с видами Москвы 1 000 

Итого максимальная сумма расходов 100 000 

Главный бухгалтер  Т.П. Носова

18.02.2009

Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями - представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

В ходе мероприятия, в частности переговоров, участники не всегда достигают поставленных целей. Расходы по нерезультативным представительским мероприятиям могут быть учтены в целях налогообложения, если прослеживается их деловая направленность.

Отчет   о результатах официального приема представителей компании Vincent 

Сроки проведения мероприятий в рамках официального приема 

С 17 по 21 марта 2009 г.  

Участники  

Приглашенные лица - представители компании Vincent: 

президент Роберт Лэнгдон, исполнительный директор Давид Крейф, коммерческий директор Лиза Холден, директор департамента стратегий и развития бизнеса Джерад Гарднер, маркетолог Алан Кели.  

Представители ЗАО "Садко", принимавшие участие в мероприятиях:  генеральный директор Л.С. Рубин, коммерческий директор Е.К. Мелихов, начальник отдела маркетинга К.И. Васин, переводчик-референт С.Д. Громова, руководитель проекта "Вектор-2009" А.Л. Зарубина, ведущий маркетолог М.И. Уткин, налоговый менеджер М.С. Князева, главный юрисконсульт Д.П. Черных.

В рамках официального приема проведены переговоры 

17.03.2009 - подведение итогов 2008 г. 

Обсуждение результатов взаимного сотрудничества и финансовых показателей, достигнутых компаниями. Подписание соглашения о пролонгации контракта.  

18.03.2009 - презентация проекта "Вектор-2009" 

Демонстрация диаграмм, таблиц, схем. Технико-экономическое обоснование проекта. Характеристики нового продукта, планируемого к внедрению в рамках проекта "Вектор-2009". Анализ плановых финансовых показателей. Перспективные возможности взаимного сотрудничества. Ответы на вопросы партнеров.   19.03.2009 - переговоры  

Обсуждение условий взаимного сотрудничества в рамках проекта

"Вектор-2009". В результате переговоров были достигнуты предварительные договоренности по ключевым вопросам. Окончательное решение об участии в проекте и условиях такого сотрудничества компания Vincent примет после проведения аналитических процедур экспертами. 

В рамках организации досуга проведены следующие культурные и экскурсионные мероприятия  

17.03.2009 - посещение Оружейной палаты; 

18.03.2009 - посещение Международного дома музыки; 

20.03 - 21.03.2009 - двухдневная экскурсия "Суздаль - Владимир". 

Результаты  

1. Подписано соглашение о пролонгации контракта. 

2. Представители компании Vincent проявили заинтересованность в проекте "Вектор-2009", достигнуты предварительные договоренности об условиях участия в проекте.  

3. Установлены партнерские отношения с новыми менеджерами компании, в частности с исполнительным директором Давидом Крейфом и коммерческим директором Лизой Холден.  

Коммерческий директор Е.К. Мелихов 

Отчет о фактически произведенных расходах. В нашем примере фактически произведенные расходы отражаются отдельным документом. Здесь же указаны первичные документы, подтверждающие каждую статью затрат. Перечень таких документов не ограничен. К наиболее распространенным относятся кассовые чеки, чеки такси, счета ресторанов, товарные чеки, накладные, авансовые отчеты, договоры на оказание услуг переводчика и акты оказанных услуг, договоры на транспортные услуги и акты оказанных услуг, договоры на кэтеринговое обслуживание и акты оказанных услуг и др.

Перечисленные документы налоговые органы принимают в качестве подтверждения представительских расходов (Письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807). Но перечень документов, которыми оформляются указанные затраты, может быть несколько иным. Главное требование, предъявляемое при проверках: документы должны подтверждать факт и характер расходов, их экономическую целесообразность. Например, если налогоплательщик оформит только протоколы официальных приемов, при отсутствии иных документов налоговые органы не примут такие расходы в уменьшение налоговой базы.

2.3. Признать в учете

В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и относятся к нормируемым. Предельная сумма представительских расходов, которые могут быть признаны в целях налогообложения, составляет 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату труда определяются на основании ст. 255 Налогового кодекса. Это начисления работникам в денежной и натуральной формах, предусмотренные трудовым (коллективным) договором, в том числе стимулирующие начисления и надбавки, премии и единовременные поощрительные начисления, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, расходы на содержание работников.

Рассмотрим порядок учета затрат на проведение официального приема ЗАО "Садко". Для этого воспользуемся данными отчета о расходах, представленного. Все необходимые первичные документы оформлены должным образом и имеются в наличии. (Исчисление НДС рассматривать не будем.)

Во-первых, определим, какие из понесенных расходов не относятся к представительским. Это оплата гостиницы (50 000 руб.), досуговые мероприятия (40 000 руб.) и стоимость сувениров (1000 руб.). Указанные затраты не учитываются в налоговой базе.

Во-вторых, фактические расходы на отдельные мероприятия превысили запланированные суммы. Естественно, включить в состав расходов затраты организация вправе только в пределах сметы.

Для целей налогового учета принимаются (в пределах нормы) следующие представительские расходы:

- транспортное обслуживание - 5000 руб.;

- буфетное обслуживание переговоров, обеды, ужины - 18 000 руб.

Их общая сумма составляет 23 000 руб.

Предположим, в 2009 г. расходы на оплату труда составили:

- за I квартал - 120 000 руб.;

- полугодие - 230 000 руб.;

- девять месяцев - 380 000 руб.;

- год - 550 000 руб.

По итогам I квартала 2008 г. организация имеет право включить только часть расходов - 4800 руб. (120 000 руб. x 4%).

За полугодие максимальная сумма, которую можно учесть, равна 9200 руб. Так как 4800 руб. организация учла в марте 2008-го, в июне она признает 4400 руб. (9200 руб. - 4800 руб.).

Аналогично по итогам девяти месяцев можно учесть 15 200 руб. (380 000 руб. x 4%), то есть в сентябре - 6000 руб. (15 200 руб. - 9200 руб.). По итогам 2008 г. к представительским расходам для целей налогообложения относится сумма в пределах 22 000 руб. (550 000 руб. x 4%). Значит, в декабре в налоговую базу по налогу на прибыль будет включено еще 6800 руб. (22 000 руб. - 15 200 руб.). Остальные расходы не учитываются для целей налогообложения.

Список литературы

 «Представительские расходы в налоговом учете» М.С.Кузнецова, "Российский налоговый курьер"№ 7 , 2008

«Буфетное обслуживание» А.Г. Сракобякин, "Налоговое обозрение"№ 4 , 2008

«Списание представительских расходов» Е.Ф. Шариков "Учет на предприятиях торговли" №12 , 2008

«Прием иностранных партнеров: бухгалтерский учет и налогообложение» Д.Б. Вертопопов "Налоговый эксперт" №1 , 2009