Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

АНОТАЦІЯ.

Випускної бакалаврської роботи 

Скоробрехи Леоніда Григоровича

на тему : “ Автоматизована система обліку кадрів 

на підприємстві “ - Київ, КНЕУ,

	кафедра інформаційних системи в економіці, 1997. 

У випускній бакалаврській роботі обгрунтовано вибір теми дослідження, доведено її актуальність. Також наведена характеристика предметної області.

У роботі наведені результати дослідження предметної області: автоматизація обліку наявності та руху кадрiв, описана інформаційна система предметної області ( характеристика інформаційної системи, функціональна та організаційна структура ).

У випускній бакалаврській роботі освітлені питання інформаційного забезпечення  теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення ( структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення, опис прийнятих видів контролю за маршрутами обробки даних при створенні та функціонуванні інформаційної бази ) розглянуто організацію збору та передачі інформації  ( перелік джерел та носіїв інформації, загальні вимоги до організації збору, передачі, контролю та редагування інформації ) описані прийняті в інформаційній системі методи класифікації та кодування обєктів розглянуто перелік вхідних та вихідних даних, які характеризують предметну область. Вказана інформаційна сукупність, використовувана у процесі розвязання даної задачі. Розроблено алгоритм розвязання задачі, наведено його математичний опис. У роботі описано програмне забезпечення: операційна система MSDOS 6.20, операційне середовище Windows 3.11 та система управління базами даних FoxPro 2.5. Докладно описана самостійно розроблена програма.









                                                           ВСТУП.

            Функціонування будь-якої системи управління повязано з циркуля-цією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інфор-маційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення.

            Задача обліку наявності та руху кадрiв займає провідне місце в системі управління. 

            Збільшення масштабів підприємства приводить до збільшення кіль-кості робітників, а необхідність її обліку повязана зі збільшенням апарату управління, який займається збором, обробкою та аналізом інформації по обліку наявності та руху кадрiв підприємства.

            Оскільки облік та контроль за навністю та рухом кадрiв є одним з найскладніших та трудомістких частин бліку праці та повязаний з обробкою великих обсягів облікової інформації та складними розрахунками, пропонується автоматизувати    процес обліку наявності та руху кадрiв з використанням ЕОМ.

             Успішне вирішення цієї задачі багато в чому залежить від раціональ-ної організації інформаційного забезпечення, яке дозволяє вирішувати такі проблеми як: централізоване керування даними, інформаційна сумісність, гнучкість та ефективна актуалізація інформаційної бази.

При автоматизації за допомогою інформаційної системи зменшуються обсяги ручної праці, зменшується час на обробку та отримання необхідної інформації, зростає продуктивність роботи працівників відділу кадрів.

Обєктом дослідження у випускній бакалаврській роботі є інформаційні процеси повязані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чегнігівського обласного споживчого союзу.

            У даній бакалаврськів роботі відмічаються структура та методи побудови інформаційного забезпечння ІС, визначаються склад задач по створенню та функціонуванню інформаційної бази, наводяться способи опису системи класифікації, розглянуто організацію збору та передачі інформації.

























































1. ДОСЛІДЖЕННЯ ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ ТА ОБГРУНТУВАННЯ                         ЗАПРОПОНОВАНИХ ПРОЕКТНИХ РІШЕНЬ.

1.1. Характеристика предметної області.

Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати є одним з найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової роботи, що потребує точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.

Обєктом дослідження у бакалаврській роботі є інформаційні процеси, повязані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чернігівського обласного споживчого союзу ( ІОЦ ОСС ).

ІОЦ ОСС створений у вересні 1975 року. Схема організаційної структури ІОЦ ОСС зображена на рисунку 1.

Основною задачею ІОЦ було обслуговування районних споживчих товариств та господарств системи споживчої кооперації. Раніше центр був оснащений ЕОМ типу ЄС 1036, ЄС 1046. На сьогоднішній день на ІОЦ повністю змінилася технологія обробки інформації. Залишилася лише одна ЕОМ типу ЄС та закуплені ПЕОМ.

Тепер відділи ІОЦ виконують наступні функції.

Відділ розробки та впровадження економічних задач займається розробкою, впровадженням та подальшим супроводженням впроваджуваних задач. У даному відділі виконуються слідуючі функції:

 виписка рахунків-фактур

 кількісно-сумовий облік

 бухгалтерський облік

 зведення квартальних бухгалтерських звітів і балансів.













Схема організаційної структури ІОЦ ОСС



 

Директор



 Головний

інженер



Господарчий

відділ



Відділ

кадрів



Головний бухгалтер

Відділ розро-бки та впровадження  задач

Відділ технічного обслуговування ПЕОМ, касових апаратів

Бюро

 розмноження

 та оформлення документів



Бухгалтерія



Комерційний 

відділ































Рис.1

Відділ технічного обслуговування периферійної техніки, ПЕОМ і касових апаратів займається технічним обслуговуванням і ремонтом клавішних обчислювальних машин, ПЕОМ встановленням, програмуванням і технічним обслуговуванням касових апаратів фірми SAMSUNG.

Відділ розмноження та оформлення документів робить ксерокопії, брошурує, проводить порізку паперів будь-якого формату.

Комерційний відділ займається роздрібною та оптовою торгівлею.

Бухгалтерія складається з трьох чоловік: головний бухгалтер та два бухгалтери.

Головний бухгалтер розроблює звіти по магазину, по касі, складає журнали-ордери і баланс.

Бухгалтер веде облік банківських операцій, розрахунки із замовниками, дебіторами і кредиторами, нараховує заробітну плату робітникам ІОЦ.

Інший бухгалтер веде кількісно-сумовий облік сировини, матеріалів і виконує обовязки касира.

Відділ кадрів веде облік кадрiв ІОЦ. Мета обліку кадрiв  одержання даних про наявність і рух працівників в цілому по ІОЦ і по кожному його відділу, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

У відділі кадрів ( ВК ), при прийнятті на роботу працівника складається особиста картка. Вона включає в себе відомості, отримані з трудової книжки, яка ведеться у ВК, диплому, паспорту. При прийомі на роботу, у відповідності з професією і кваліфікацією працівника, призначають йому посаду, відділ, в якому він буде працювати, а потім по цим даним у документі “Штатний розклад” визначають оклад. Посада, відділ, оклад, а також прізвище, імя та по-батькові, дата зарахування на роботу, табельний номер, який працівникові присвоюють у ВК, вказують у “Наказі про прийом на роботу”. Підтверджений директором наказ передається у бухгалтерію. Форма цього документу наведена у додатку 1. Інспектор ВК попереджує керівника відділу, в який призначено працівника на роботу.

Чисельність працівників ( особистий склад ) визначається техпром-фін-планом організації та укладеними колективними угодами.

Залежно від участі в господарській діяльності розрізняють промислово-виробничий і непромисловий персонал. За характером виконуваних функцій промислово-виробничий персонал розподіляється на категорії: ро-бітники ( основного і допоміжного вироництва ), керівники, спеціалісти і службовці. Непромисловий персонал  це робітники і службовці капітального ремонту, транспортного і житлового господарства і культурно-побутових установ.

Рух кадрiв оформляється первинними документами: наказами про прийом, переміщення, звільнення.

В практиці обліку кадрів розрізняють списковий склад, середньосписковий, наявний.

Фактична чисельність всіх працівників організації визначається списковим складом.

В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках працівників ІОЦ  повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.

В списковий склад підприємства включаються:

працівники, які фактично зявилися на роботу, в тому числі ті , що не працювали по причині простою

працівники, які знаходяться в службовому відрядженні

працівники, які знаходяться в чергових відпустках

жінки, які знаходяться у дикретних відпустках 

працівники, які не зявилися на роботу через хворобу

працівники, які не зявилися на роботу у звязку з виконанням державних та суспільних обовязків, по особистій поважній причині з дозволу адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких засудили на строк від 3 до 15 діб

працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-дарські роботи, лісозаготовки та інше

працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії

працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном

працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на строк більше одного дня

працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони отримують заробітну плату від цієї організації

“надомні” робітники

Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої суми на число календарних днів звітного періоду. 

Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку зявилося на роботу. 

Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків, повязаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період ( місяць ), а також наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових ознак ( наприклад, категорій персоналу, професій, освіти ). Показники, які отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність. 

В процесі розвязання задачі виконуються наступні операції по облі-ку і контролю:

              прийняття працівників на роботу

              звільнення працівників з організації

              наявність працівників на роботі

              військового обліку

              підготовки кадрів.

Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.

Основним недоліком даної інформаційної системи є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.

Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом створення автоматизованого робочого місця ( АРМ ) інспектора відділу кадрів.









1.2. Аналіз існуючих варіантів розвязання досліджуваної задачі.

Облік праці та заробітної плати, як вже було сказано, є одним з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи. У попередньому підроз-ділі була розглянута існуюча технологія розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, а також були вказані основні недоліки, притаманні ручному варіанту розвязання задачі. Тому на основі вищесказаного можна зробити висновки про те що використання засобів обчислювальної техніки дозволить значно підвищити продуктивність та ефективність розрахункових операцій та операцій пошуку даних. Можливі наступні варіанти розвязання даної задачі.

Так як на досліджуваному обєкті використовуються ЕОМ типу ЄС, то можна запропонувати розвязання задачі на обчислювальному центрі за допомогою цієї ЕОМ. Цей варіант передачає, що необхідна інформація підготовлюється робітником відділу кадрів на основі первинних документів і передається на обчислювальний центр ( ОЦ ), де оператор вводить інформацію у БД. Оброблена на ЕОМ інформація передається у відділ кадрів.

У цієї технології існують слідуючі недоліки:

 залежність від роботи ОЦ

 розподілення праці між працівниками відділу кадрів і оброблювачами інформації. Оператор працює з інформацією, не розуміючи її значення, при цьому збільшується ймовірність помилок при вводі

 жорстка регламентація процесів обробки інформації та строків отримання вихідних документів. Таким чином немає можливості переглянути БД в будь-який момент часу.

Розвязання задачі за допомогою пакету прикладних програм (ППП) “АРМи для малих підприємств”, а саме: АРМ “Кадри”, “Комтех”. Всю необхідну інформацію працівник ВК отримує в оперативному порядку на основі введених ним же даних.

Недоліки даної технології:

 висока вартість ППП

 незастосовуваність всіх функцій, які реалізує даний пакет

 витрати на доробку системи спеціалістами-розробниками під специ-фіку обліку кадрiв даного ІОЦ. Функціональні програми привязані до конкретної специфіки оргацізації. Вони або потребують доробки під вимоги даного ІОЦ, або мають дуже складну і не завжди ефективну систему налагодження

 інтерфейс налагоджений не для даного користувача, тому необхідні додаткові витрати на навчання

 використання таких програм або потребують участі програміста, або ставить відділ кадрів у постійну залежність від фірми-розробника 

 дані програми орієнтовані на великий документооборот і великий відділ кадрів.

Розвязання за допомогою локальної обчислювальної мережі (ЛОМ), яка обєднує ПЕОМ на робочих місцях працівників ВК і всіх начальників відділів організації. Вся необхідна інформація передається по каналам звязку у відповідності з запитом на АРМ працівника відділу кадрів. Основним і мабуть єдиним недоліком цього варіанту розвязання задачі є великі фінансові витрати на придбання ПЕОМ та встановлення мережі. На досліджуваному обєкті працює всього сім відділів, тому ЛОМ не виправдає фінансові витрати. ЛОМ ефективна для великих підприємств і організацій із значним документооборотом.

Розвязання задачі за допомогою комплексу програм спеціального призначення, який розроблений саме для даного ІОЦ ОСС і розвязує тільки задачу “Облік навності та руху кадрiв”. Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів. На цьому АРМі працівник ВК сам вводить інформацію на основі первинних документів і отримує в оперативному порядку вихідні документи.

Даний варіант розвязання задачі є найбільш ефективний і дозволяє усунути вищевказані недоліки і рекомендується для впровадження на ІОЦ обласного споживчого союзу.



1.3. Обгрунтування запропонованих проектних рішень.

На досліджуваному обєкті ІОЦ ОСС найбільш прийнятніший варі-ант розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” за допомогою програм спеціального призначення, тобто шляхом автоматизації робочого місця працівника відділу кадрів, який описаний у попередньому підрозділі.

АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення  це програмно-технічний комплекс індівідуального використання, призначений для автоматизації розвязання задач з обліку навності та руху кадрiв безпосередньо на робочому місці працівника відділу кадрів за допомогою ПЕОМ.

При розробці АРМу враховані слідуючі вимоги:

1) максимальна орієнтація на кінцевого користувача, продумана кольорова гама повідомлень на екрані, паролі для входу в систему, вид видава-ємих повідомлень ( детальні і скорочені ), мова ведення діалогу

2) принцип професійної направленості, який передбачає виконання на АРМі працівника ВК тільки тих функцій, які притаманні для даного обліку

3) формалізація професійних знань. Така формалізація знаходить відображення в інформації та програмному забезпеченні АРМ. Інформація з якою працює інспектор відділу кадрів формалізована у вигляді структур даних, а також форм вихідних повідомлень. Структурізація даних відображена у структурах БД, в яких зберігається вся інформація. Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми очислюють значення підсумкових показників.

Початкове налагодження АРМ проводиться розробником. Розробка, що пропонується включає автоматизований розвязок ряду задач: розрахунок чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам, чисельності прийнятих працівників по видам прийому та категоріям, навності кадрiв по категоріям і статі за місяць, кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу, кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів.

Запропонований АРМ реалізує такі основні функції:

 ведення БД

 введення даних про працівників

 фіксує переміщення кадрів в організації

 видає різноманітні спискові дані по запиту користувача

 формує і видає форми статистичної звітності і вихідні форми для внутрішнього користування

 друк статистичних звітностей, вихідних форм та спискових даних.

У даній системі користувач сам здійснює введення інформації з первинних документів, які надходять у відділ кадрів на протязі місяця. Введена інформація підлягає візуальному контролю, який заключається у перегляді на екрані дисплею набраної інформації і звірення її з первинними документами, а також програмному контролю, який реалізується за допомогою спеціальних програм. Ці програми виконують слідуючі перевірки: перевіряють діапазон змін значення атрибуту, тип і наявність його у довіднику. При знаходженні помилки видається відповідне повідомлення і користувач здійснює редагування введеної інформації. Процес вводу супроводжується наданням допомоги вибору із довідників відповідних атрибутів, що забезпечить безпомилковий ввід. При необхідності можна знищити непотрібні записи та роздрукувати вміст масивів БД.

Результатом розвязання задачі є вихідна інформація-документи: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”, які виводяться і на екран, і на друк.

Дані, отримані при розвязання цієї задачі, використовуються для розвязанні задачі “Облік і контроль використання робочого часу”.

Режим роботи комплексу задач є діалоговим, основаним на виборі користувачем тих чи інших дій ПЕОМ за допомогою меню чи відповідей на запити.

Таким чином, на основі вищесказаного можна назвати наступні основні переваги автоматизації обліку наявності та руху кадрiв за допомогою пакету “АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення”:

1. Полегшення роботи працівника відділу кадрів на ділянці обліку наявності та руху кадрiв. На ІОЦ ОСС задача розвязується ручним способом на протязі 2-3 днів, а за допомогою даного пакету максимум 3 години. Працівник відділу кадрів звільнюється від рутинної праці і може більше часу виділити для інших своїх функцій.

2. При автоматизованому розвязанні задачі ліквідується ймовірність арифметичних помилок, які є при ручних розрахунках.

3. Зменьшення ймовірності помилок при вводі, так як вхідну інформацію вводить працівник відділу кадрів, який розуміє суть введеної інформації, на відміну від оператора.

4. Розвинутий інтерфейс, що дає можливість працювати користувачу, який мало знайомий з ПЕОМ і спрощує його дії до мінімуму.

При проектуванні даної задачі вибрана СУБД FoxPro, так як вона має виключно високі швидкісні характеристики, набір команд і функції допомоги відповідають сучасним вимогам до представлення і обробки інформації, має ефективну мову програмування, засоби генерації екранів, звітів і меню, реалізується багатовіконний інтерфейс. Як і більшість СУБД для ПЕОМ, що викоритовуються на сьогоднішній день, FoxPro орієнтоване на реляційні БД.

Для функціонування АРМу необхідна навність наступних технічних засобів: ПЕОМ типу IBM PC/AT 486 і вище, ЖМД типу “Вінчестер”, 1 або 2 накопичувача на ГМД, монітору, клавіатури та друкуючого пристрою.





























2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА АЛГОРИТМ ЇЇ РОЗВЯЗАННЯ.

2.1. Постановка задачі.

В бакалаврській роботі проектується інформаційна система для розвязку задачі по обліку наявності та руху кадрiв в орга-нізаціі. 

Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів.

Основною метою створення АРМу працівника відділу кадрів є удосконалення обліку навності та руху кадрiв на основі автоматизації виконуваних функцій, реалізація елементів безпаперової технології при його веденні, оперативне формування у базі даних інформації про навність, рух та звільнення працівників організації, які використовуються у відділі праці та заробітної плати ( ВПЗ ), бухгалтерії та іншими службами при виконанні функцій управління.

Розробка даного АРМу ведеться з можливістю обєднання його, при необхідності, в мережу разом з АРМ працівників ВПЗ, де нараховується заробітна плата на основі даних отриманих з відділу кадрів та підрозділів з АРМами начальників структурних підрозділів, де ведеться облік використання робочого часу.



2.1.1. Характеристика задачі.

Основним призначенням автоматизації обліку навності та руху кадрiв є отримання інформації, яка дозволяє здійснювати контроль та аналіз прийому працівників на роботу, переміщення їх на іншу посаду чи в інший підрозділ, звільнення працівників та співставлення цих відомостей з плановими даними по кількості персоналу з метою здійснення контролю за дотриманням встановленої чисельності працівників.

Доцільність автоматизації роботи працівника відділу кадрів по обліку кадрiв на ПЕОМ визначається, передусім, скороченням затрат часу на обробку інформації, підвищенням якості обліку, контролю за навністю та рухом кадрiв, підвищенням оперативності отримання результатних даних, збільшенням точності та достовірності інформації, можливістю обробки інформації, обєм якої збільшується, а також організація комплексної системи автоматизованої обробки інформації працівників відділу кадрів, ВПЗ, бухгалтерії організації. При цьому управлінський персонал звільняється від рутинних, чисто технічних операцій по обробці інформації, приділяючи більше уваги аналізу отриманних результатів і розробці відповідних управлінських рішень по удосконаленню управління персоналом організації.

Основний зміст робіт, які виконує працівник відділу кадрів заключається у формуванні та веденні первинних документів, масивів з первинною інформацією, видачі необхідних документів та довідок бухгалтерії та ВПЗ, а також у веденні довідкових масивів.

Обєктом, при управлінні яким розвязується дана задача, є відділ кадрів ІОЦ обласного споживчого союзу.

У процесі розвязання задачі на АРМ працівника відділу кадрів формується результатна інфорамація, яка представлена у вигляді машинограм, відеокадрів і масивів :

Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” ( VD1 ), яка призначена для обліку та контролю прийому працівників у розрізі категорій

 “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” ( VD2 ), яка призначена для аналізу характеру професійного складу організації і використовується для обліку і контролю наявності працівників по якісним ознакам, а також для аналізу укомплектованості організації робочою силою

 “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” ( VD3 ), яка характеризує зведені дані про прийнятих працівників по кваліфікаційній ознаці і використовується для обліку, контролю та аналізу чисельності прийнятих працівників по структурним підрозділам, категоріям і професіям

 “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць” ( VD4 ), яка призначена для контролю і аналізу причин звільнення, а також  для складання плану заходів, направлених на закріплення кадрів в організації

 “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів” ( VD5 ), яка використовується для поточності робочої сили і проведення соціологічних досліджень

масив “Кадр” ( KADR ) призначений для відображення даних про наявність кадрiв в організації і які зберігаються в якості вхідної інформації при формуванні чи редагуванні масивів “Пере-міщення” і “Звільнення”. Формується при впровадженні інформаційної системи ( ІС ) в організації і доповнюється при прийомі на роботу нового працівника

масив “Переміщення” ( PEREM ) призначений для відображення даних про переміщення праціників на нову посаду чи і в інший підрозділ

масив “Звільнення” ( UVOL ) призначений для відображення даних про звільнення працівників з орнанізації.

Задача розвязується на АРМ працівника відділу кадрів один раз на місяць та мірі необхідності, з обовязковим складанням звітності за місяць. Передбачений розвязок задачі по запиту користувача при наявності інформації в інформаційній базі. Робота з АРМ припиняється в кінці робочого дня. Повторне звернення до комплексу програм можливе лише при введенні паролю.

Розвязок задачі припиняється при виникненні збійних ситуацій в апаратному забезпеченні або при виході з ладу електропостачання ЕОМ, а також при несанкціонованому доступі і відсутності необхідної для розвязання задачі інформації.

Інформаційна модель розвязання задачі по обліку наявності та руху кадрiв приведена на рисунку 2.

При розвязанні на АРМ працівника відділу кадрів відбувається наступний розподіл функцій між персоналом і технічними засобами.

У функції працівника відділу кадрів входить:

 складання та візуальна перевірка первинних документів

 введення та контроль даних

 друк вихідних документів

 підпис всіх вихідних і вхідних документів

 ведення довідників “Посада”, “Професія”, “Струкртурний підрозділ”, “Категорія”, “Прийом”, “Спеціальність”, “Освіта”, “Причина звільнення”, “Військовий облік”, “Стать”, “Сімейний стан”.

У функції технічних засобів входить:

 зберігання даних на машинних носіях і забезпечення їх збереження

 контроль інформації

 обробка даних

 формування довідок

 друк вихідних документів.



2.1.2. Вихідна інформація.

Вихідна інформація, що отримується на АРМ працівника відділу кадрів, призначена для здійснення обліку за наявністю та рухом кадрiв організації.

В результаті обробки інформації на АРМі формується вихідна інформація, яка представлена у вигляді:

Відеокадрів  для оперативного перегляду даних оперативних і довідкових масивів.

Машинограм у формі вихідних документів: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”.

Масивів на магнітних дисках ( МД )  це масиви “Кадр”, “Переміщення”, “Звільнення”, які містять дані про працівників, про їх переміщення та звільнення.

Перелік та опис вихідних повідомлень АРМ працівника відділу кадрів приведені у таблиці 1.

Форми вихідних повідомлень приведені у додатках 4-8.

                                                                                                                     



                                                                                                              Таблиця 1

Перлік і опис вихідних повідомлень.

Назва вихідного

 повідомлення

Іденти-фіка-тор

Форма подання і вимоги до неї

Періодич- ність видання

Терміни видання і допусти-

мий час затримки

Корис-тувачі інфор-мації

1

2

3

4

5

6

Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць





VD1





Документ

1 раз на місяць або по мірі необхідності

1- ше число кожного місяця

Відділ кадрів

Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць





VD2





Те саме





Те саме





Те саме





Те саме

Машинограма прийнятих працівникі по професіям і структурним підрозділам за місяць





VD3





 “ 





 “ 





 “ 





 “ 

Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць





VD4





 “ 





 “ 





 “ 





 “ 











Продовження табл. 1



1

2

3

4

5

6

Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів





VD5





 “ 





 “ 





 “ 





 “ 

Масив “Кадр”

KADR

Масив 

на МД

При впровадженні ІС

 “ 

 “ 

Масив “Переміщення”

PEREM

Те саме

Те саме

 “ 

 “ 

Масив “Звільнення”

UVOL

 “ 

 “ 

 “ 

 “ 





































Перелік і опис самостійних структурних одиниць інформації вихідних повідомлень:

кількість прийнятих працівників по виду прийому та категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників на початок місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього працівників на кінець місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього працівників на початок місяця в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнято за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього звільнено за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього на кінець місяця працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по професії і категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників за місяць у структурному підрозділі по категоріям розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по причині звільнення за місяць по категоріям розраховується при у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0

всього звільнено працівників в організації за місяць по категоріям розраховується у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0

всього звільнено працівників конкретної професії по структурним підрозділам за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по професіям за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0



2.1.3. Вхідна інформація.

У ролі вхідної інформації виступають:

 первинні документи, які надходять від працівника ( диплом, паспорт, трудова книжка ) і які формуються у відділі кадрів ( накази про прийом, переміщення та звільнення )

 довідники із загальної БД ( структурних підрозділів, категорій, посад, професій, видів прийому, причин звільненя, спеціальностей, освіт, військового обліку, сімейного стану, статі ).

Перелік і опис вхідних повідомлень наведені у таблиці 2.

































Таблиця 2

Перелік і опис вхідних повідомлень.

Назва вхідного

 повідомлення

Ідентифі-катор

Форма 

подання

Термін і частота

надходження

Наказ про прийом на роботу

PRIKAZ 1

Паперовий документ

При зарахуванні на роботу

Паспорт

PASP

Те саме

Те саме

Диплом

DIPL

 “ 

 “ 

Трудова книжка

TRUD_KN

 “ 

 “ 

Наказ про переміщення

PRIKAZ2

 “ 

При переміщенні на іншу роботу

Наказ про звільнення

PRIKAZ3

 “ 

При звільнені з роботи

Довідник “Категорія”

SPR_KAT

МД

При необхідності

Довідник “Структурний підрозділ”

SPR_SP

Те саме

Те саме

Довідник “Професія”

SPR_PRO

 “ 

 “ 

Довідник “Спеціальність”

SPR_SPE

 “ 

 “ 

Довідник “Прийом”

SPR_PR

 “ 

 “ 

Довідник “Стать”

SPR_POL

 “ 

 “ 

Довідник “Посада”

SPR_POS

 “ 

 “ 

Довідник “ Причина звільненя”

SPR_PRI

 “ 

 “

Довідник “Освіта”

SPR_OBR

 “ 

 “ 

Довідник “Сімейний стан”

SPR_SEM

 “ 

 “ 













Перелік і опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень наведені нижче:

назва відділу береться з БД ( довідник “Структурний підрозділ” )

номер документу береться з документів PRIKAZ1, PRIKAZ2, PRIKAZ3

дата прийому на роботу береться з документу PRIKAZ1

дата переміщення  з документу PRIKAZ2

дата звільненя  з документу PRIKAZ3

табельний намер береться з документу PRIKAZ1, а також вводиться користувачем з клавіатури

ПІБ береться з документу PASP

назви посад, категорій, професій беруться відповідно з довідників SPR_POS, SPR_KAT, SPR_PRO

вид прийому береться з довідника SPR_PR

причина звільнення береться з довідника SPR_PRI.



































2.2. Алгоритм розвязання задачі.

2.2.1. Інформація, що використовується.

При розвязані задачі з обліку наявності та руху кадрiв використовують масиви оперативної і нормативно-довідкової інформації, що зберігаються на жорсткому магнітному диску (ЖМД). Масиви оперативної інформації вмі-щують у собі інформацію про працівників, їх вік, стать, адресу, стаж робти і т.д., переміщення працівників, куди, на яку посаду, звільнення працівників, коли звільнили, за якою причиною.

При роботі з АРМ працівника відділу кадрів використовуються наступні масиви оперативної інформації: KADR, PEREM, UVOL, DIPLOM.

Інформація в оперативний масив KADR заноситься в момент прийому працівника на роботу. Масив KADR вміщує табельний номер працівника, ПІБ, код посади, код структурного підрозділу, код статі, код сімейного стану, код освіти, код виду прийому, дату народження, домашню адресу, серію паспорту, оклад, код відмітки про військовий облік, номер наказу про прийом, дату прийому.

Масив PEREM вміщує номер наказу про переміщення або призначення на іншу посаду, табельний номер, дату переміщення, код структурного підрозділу, код посади, оклад. Інформація вноситься в масив в момент переміщення працівника або призначення його на нову посаду.

Масив UVOL вміщує номер наказу про звільнення, табельний номер, дату звільнення, причину звільнення. Інформація заноситься в масив в момент звільнення працівника з роботи.

Масив DIPLOM вміщує номер диплому, атестату чи свідоцтва, табельний номер, код освіти, код спеціальності. Інформація вноситься у масив під час прийому працівника на роботу або при зміні освіти працівника.

Масиви нормативно-довідкової інформації зберігаються у БД    АРМу і використовуються для отримання довідкової інформації і складання вихідних документів. Ці масиви включають інформацію про види прийому, посади категорії, спеціальності, освіти, структурні підрозділи організції, професії, причини звільнення, стать, сімейний стан, військовий облік.

Зміст масивів описаний у підрозділі 3.1.5.

Таблиця 3

Перелік масивів, сформованих із вхідних повідомлень.

Назва масиву

Ідентифікатор

Максимальне число записів

Масив даних про працівників

KADR

400

Масив переміщення працівників

PEREM

300

Масив звільнення працівників

UVOL

200

Масив даних про освіту працівників

DIPLOM

400

Довідник посад

SPR_POS

20

Довідник видів прийому

SPR_PR

4

Довідник категорій

SPR_KAT

20

Довідник спеціальностей

SPR_SPE

20

Довідник освіт

SPR_OBR

5

Довідник структурних підрозділів

SPR_SP

7

Довідник професій

SPR_PRO

30

Довідник статі

SPR_POL

2

Довідник сімейного стану

SPR_SEM

3

Довідник причин звільнення

SPR_PRI

6

Довідник військового обліку

SPR_VOEN

2























2.2.2. Результати розвязання. 

Результатами розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” є вихідні повідомлення у вигляді машинограм, які описані у пункті 2.1.2.

Вихідні повідомлення призначені для отримання інформації про стан і рух кадрiв в цілому по організації і кожному її відділу.

Перелік масивів, які сформовані для видачі вихідних повідомлень і які зберігаються для розвязання даної задачі наведені у таблиці 4.



















































Таблиця 4

Перелік масивів, сформованих для видачі 

вхідних повідомлень.

Назва масиву

Ідентифікатор

Максимальне число записів

Масив даних про працівників

KADR

400

Масив переміщення працівників

PEREM

300

Масив звільнення працівників

UVOL

200















































2.2.3. Математичний опис.

Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми обчислюють значення підсумкових показників.

Розрахунки для відомості чисельності прийнятих працівників за видами прийому та категорії персоналу за певний період наведені нище.

Кількість працівників визначеної статі, конкретної категорії та прийнятих по деякому виду прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою: 

                               (1)

де,    кількість працівників k-ої категорії p-ої статі,прийнятих за v-м видом прийому до mg-го місяця/року

          табельний номер працівника k-ої категорії p-ої статі, що прийнятий на роботу до mg-го місяця/року у відповідності з v-им видом прийому

        n  кількість записів з табельним номером TN 

Сума кількості працівників певної статі та прийнятих на роботу за конкретним видом прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою: 

                               (2)

де   сума кількості прийнятих працівників по v-му виду прийому  k-ї категорії p-ої статі.

Проведемо розрахунки для відомості обліку кадрiв по категоріям та статі за місяць року.

Кількість працівників на кінець певного місяця/року конкретної категорії певної статі розраховуються за формулою: 

     (3)

де   кількість працівників k-ої категорії p-ої статі на початок mg-го місяця/року

      кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, прийнятих за mg-ий місяць/рік

       кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, звільнених за mg-й місяць/рік.

Кількість працівників на початок певного місяця/року розраховується за формулою:

                               (4) 

де   табельний номер працівника, що значиться на роботі, k-ої категорії p-ої статі

     n  кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, прийнятих на роботу певного місяця/року розраховується за формулою:

                         (5)

де   табельний номер працівника, прийнятого на роботу за mg-й місяць/рік, k-ої категорії та p-ї статі, з датою прийому d

     n  кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, звільнених з роботи за певний місяць/рік розраховується за формулою:

                      (6) 

де n  кількість записів з табельним номером TN    

        табельний номер працівника, звільненого з роботи в mg-му місяці/році, k-ї категорії p-ої статі, з датою звільнення d.

Кількість працівників конкретної категорії на початок певного місяця/року розраховується за формулою:

                                              (7) 

де   кількість працівників k-ої категорії на початок mg-го місяця/року.

     n  кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, прийнятих на роботу за певний місяць/рік з конкретною категорією розраховується за формулою:

                              (8)

де   кількість працівників, прийнятих на роботу за mg-ий місяць/рік з k-ою категорією.

Кількість працівників, звільнених з роботи за певний місяць/рік з конкретною категорією розраховується за формулою:

                   (9)

де  кількість працівників, звільнених з роботи за mg-ий місяць/рік з k-ою категорією.

Кількість працівників на кінець певного місяця/року з конкретною категорією розраховується за формулою:

                              (10)

де  кількість працівників на кінець mg-го місяця/року з k-ою категорією.

 Підсумкова кількість працівників на початок mg-го місяця року розраховується за формулою:

                               (11)

де  підсумкова кількість працівників на початок mg-го місяця/ року.

Підсумкова кількість працівників, прийнятих за певний місяць/рік, розраховується за формулою:

                  (12) 

де  підсумкова кількість працівників, прийнятих за mg-й місяць/рік.

Підсумкова кількість працівників, звільнених за певний місяць/рік, розраховується за формулою:

            (13)

де  підсумкова кількість працівників, звільнених за mg-й місяць/рік.

Підсумкова кількість працівників на кінець певного місяця/року розраховується за формулою:

                                        (14)  

де  підсумкова кількість працівників на кінець mg-го місяця/ року.

Розрахунки для відомості чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам наведені нище.

Кількість прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної категорії певної професії та певної статі розраховується за формулою:

                               (15)

де  кількість прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі f-ої професії k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік

      n  кількість записів з табельним номером TN

       табельний номер прийнятого працівника в s-му структурному підрозділі f-ої професії k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік

Кількість всього прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної професії та певної статі розраховується за формулою:

                            (16)

де  кількість всього прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі f-ої професії p-ої статі за mg-й місяць/рік.

Кількість всього прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної категорії та певної статі розраховується за формулою:

                             (17)

де  кількість всього прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік.

Для відомості чисельності звільнених працівників за різними причинами:

Кількість звільнених працівників в певному місяці/році за певною причиною звільнення конкретної категорії певної статі розраховується за формулою: 

                   (18)

де  кількість звільнених працівників за mg-ий місяць/рік за z-ю причиною звільнення k-ої категорії p-ої статі

       табельний номер працівника, звільненого з z-ю причиною звільнення k-ї категорією p-ї статі в mg-му місяці/році.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році за певною причиною звільнення певної статі розраховується за формулою: 

             (19)

де   кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році за z-ю причиною звільнення p-ї статі.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році конкретної категорії певної статі розраховується за формулою: 

             (20)

де   кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році k-ої категорії p-ї статі.

Для відомості чисельності звільнених працівників по професіям і структурним підрозділам:

Кількість звільнених працівників в певному місяці/році певної професії певної статі у конкретному структурному підрозділі розраховується за формулою: 

                       (21)

де  кількість звільнених працівників в mg-му місяці/ році fо-ї професії pо-ї статі у s-му структурному підрозділі

      табельний номер працівника f-ої професії pо-ї статі, звільненого з s-го структурного підрозділа в mg-му місяці/році.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році певної професії певної статі розраховується за формулою: 

                     (22)

де  кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році f-ої професії p-ої статі.



2.2.4. Алгоритм розвязання.

Даний пункт присвячений опису логіки алгоритму і способу формування результатів розвязання задачі. Алгоритм у вигляді схеми наданий на рисунку 3.

Далі розглянемо конкретні дії кожного блоку.

Блок 1-10. Виконує слідуючі функції: організація доступу до програми за допомогою паролю, відкриття необхідних баз даних, формування ієрархічного меню.

Блок 11-13. Формування підменю “Регістрація” і вибір необхідної функції в ньому.

Блок 14-19. Робота з особистою карткою: добавлення інформації про нового працівника.   

Блок 20-25. Робота з особистою карткою: редагування інформації про працівника.   

Блок 26-38. Перегляд особистих карток працівників.   

Блок 39-41. Формування підменю “Робота” і вибір необхідної функції в ньому.

Блок 42-57. Робота з документом “Наказ про переміщення”: введення і редагування інформації про переміщення працівників.

Блок 58-73. Робота з документом “Наказ про звільнення”: введення і редагування інформації про звільнення працівників.

Блок 74-79. Перегляд інформації про працівників, відібраної за ключевими ознаками.

Блок 80-96. Формування підменю “Відомості” , вибір необхідної відомості, її формування, організація виведення на екран чи на друк.

Блок 97-106. Формування підменю “Довідники”, вибір необхідного довідника, організація роботи з ним: добавлення запису, редагування запису, знищення запису.

Блок 107-112. Формування підменю “Сервіс”, вибір необхідної функції в ньому: отримання довідки про використання системи, архівування баз даних, відновлення баз даних.



































































 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО, ОРГАНІЗАЦІЙНОГО, 

ПРОГРАМНОГО, ТЕХНІЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.

3.1. Інформаційне забезпечення.

3.1.1. Загальна характеристика інформаційного забезпечення.

Інформаційне запезпечення ( ІЗ )  сукупність форм документів, класифікаторів, нормативної бази та реалізованих рішень по обємам, розміщенню і формам існування інформації, які застосовуються в інформаційній системі при її функціонуванні.

Інформаційне забезпечення складається з інструктивних і методичних матеріалів, системи класифікації і кодування, позамашинної і внутрішньомашинної інформаційної бази. ІЗ розроблюється з врахуванням вимог принципів системності інформаційної системи. 

Основні принципи створення інформаційного забезпечення:

 цілісність інформації

 достовірність інформації

 контроль інформації

 захист від несанкціонованого доступу

 єдність та гнучкість

 стандартизація та уніфікація

 адаптивність

 мінімізація вводу та виводу інформації.

Структура інформаційного забезпечення наведена на рисунку 4.

Методичними матеріалами та інструкціями є “Керівництво користувача”, “Інструкція по формуванню та веденню БД”.

Для виконання розрахунків з обліку наявності та руху кадрiв передбачається застосування системи класифікації і кодування.













Структура інформаційного забезпечення задачі 

“ Облік наявності та руху кадрiв ”.



 Інформаційне забезпечення

Інформаційна база

Позама-шинна

Внутрішньо-машинна







 Методичні матеріали та інструкції :

 - інструкція по      формуванню таведенню БД

 - керівництво        користувача

 Система класи-фікації та кодування:

 - код підр-лів

 - код освіт

 - код категорій

 - код видів      прийому

  - код посад

 - код військго обліку.

 - код професій

 - код статі

 - код спеціаль       ностей

 - код причин звільнення

  сімейних 

 станів































 Інформаційні масиви:

 - “Кадр”

 - “Переміщен

ня”

 - “Диплом”

 - “Звільнення”

 - “Стать”

 - “Спец-ть”

 - “Освіта”

 - “Посада”

 - “Прийом”

 - “Категорія

 - “Причина звільнення”

 - “Професія”.



Норматив-но-довід-кові документи.



Інформаційні повідомлення







 Вихідні документи

 Відомість кількості прийнятих робітників по видам прийому та категорії за певний період.

і т.д.

Вхідні документи

 1. Наказ про прийом на роботу.

 2. Паспорт.

 3. Диплом.

 4. Трудова книжка.

 5. Наказ про пере-міщення.

 6. Наказ про зві-льнення.





















Рис.4.

У даній задачі застосовуються наступні коди: табельних номерів працівників, структурних підрозділів, спеціальностей, освіт, посад, професій, категорій, видів прийому, причин звільнення, сімейного стану, статі, відмітки про військовий облік.

Інформаційна база досліджуваної задачі складається із нормативно-довідкової інформації, первинних документів, опис яких наведений у пункті 2.1.3., вихідних інформаційних повідомлень, які описані у пункті 2.1.2. і використовуємих масивів інформації, перелік яких навений у пункті 2.2.1., а опис  у пункті 3.1.5.

Бази даних, які використовуються для розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, організовані на основі реляційної моделі даних, тобто у вигляді відношення, де кожному елементу рядка відповідає тільки один елемент стовпця. Дана модель підтримується засобами СУБД FoxPro, у середовищі якої створені і функціонують БД.

СУБД FoxPro володіє виключно високими швидкісними характеристиками і у цьому відношенні помітно виділяються серед інтерпретуючих систем. Набір команд і функцій, запропонованих розробникам програмних продуктів у середовищі FoxPro, за потужністю та гнучкістю відповідає будь-яким сучасним вимогам до представлення і обробки даних. Тут може бути реалізований максимально зручний, гнучкий і ефективний користувацький інтерфейс. В FoxPro підтримуються різноманітні вспливаючі і багаторівневі меню, робота з вікнами та “мишкою”, реалізовані функції низькорівневого доступу до файлів, управління кольорами, налагодження друкуючого пристрою. Дані можуть бути представлені у вигляді, схожому на електронні таблиці. Система також має засоби швидкої генерації звітів, екранних форм і меню, підтримує мову запитів SQL, добре працює в мережі.



3.1.2. Опис організації збору та передачі інформації на обробку.

Збір інформації може здійснюватися вручну або автоматизовано, а передаватися на обробку інформація може або на паперових носіях, або на машинних носіях (гнучкі магнітні диски). Впровадження у практику безпаперової технології дозволяє використовувати достовірну інформацію про ті чи інші процеси і явища, які відбуваються не тільки при обліку наявності та руху кадрiв, а й при оперативному управлінні. При використанні такої технології значно скорочуються потоки інформації, а також трудомісткість її сбору та обробки. Дані, які використовуються при розвязанні задачі, зберігаються на жорсткому магнітному диску типу “Вінчестер”, а копії  на гнучких магнітних дисках.

При розвязанні задачі “Облік наявності та руху кадрiв” на АРМ працівника відділу кадрів джерелами інформації, яка надходить на обробку, являються робітник і відділ кадрів.

Збір інформації для проектуємого АРМ відбувається традиційно на основі первинних документів. Носіями інформації при цьому являються документи стандартної форми.

Первинні документи надходять на обробку по мірі прийому на роботу нових робітників, переміщення або звільнення працюючих робітників. 

Вхідні документи перевіряються на повноту і правильність заповнення.

При створенні інформаційних масивів для економії зовнішньої памяті частина інформації кодується і вводиться в ЕОМ з клавіатури для заповнення оперативних масивів.

Для перевірки правильності введення інформації використовують візуальний і програмний методи контролю. Візуальний контроль відбувається по закінченню вводу інформації, і тоді надається можливість порівняти дані на екрані з даними в документі. При виявленні розбіжностей помилки виправляються. Програмний контроль включає в себе перевірку на наявність введених кодів у відповідних масивах нормативно-довідкової інформації.

За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає відділ кадрів.



3.1.3. Побудова системи класифікації та кодування.

Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.

Класифікація  це розподілення множини обєктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.

Система класифікації  це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.

Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних звязків між обєктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання. 

Під ознакою класифікації розуміють характеристику обєкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями. 

Класифікаційна група  це підмножина обєктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.

У залежності від того, як розглядати множину  послідовно чи паралельно  виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.

Ієрархічний метод класифікації  це послідовний розподіл множини обєктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.

Фасетний метод класифікації  це паралельний розподіл множини обєктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.

Для розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.

Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.

    У процесі кодування обєктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.

Код  знак або сукупність знаків, які застосовуються для позначення класифікаційної групи або обєкту класифікації.

Кодування  це створення і присвоєння коду класифікаційні групі або обєкту класифікації.

Система кодування  це сукупність методів і правил кодування обєктів класифікації заданої множини.

Існують чотири методи кодування:

 порядковий  це створення коду з чисел натурального ряду, і його присвоєння

 серійно-порядковий  створення коду з чисел натурального ряду і закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за обєктами класифікації, які мають онакові ознаки, і його присвоєння

 послідовний  створення коду класифікаційної групи чи обєкту класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих груп, які отримані при ієрархічному методі класифікації, і його присвоєння.

 паралельний метод  створення коду з використанням незалежних груп, отриманих при фасетному методі класифікації, і його присвоєння.

Для розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” використовують наступні класифікатори.

Класифікатор табельних номерів працівників побудований за ієрархічною системою на основі порядкового методу кодування:

XX          XX

                               порядковий номер працівника

                               код структурного підрозділу  

         

Класифікатор структурних підрозділів побудований на основі серійно-порядкового методу кодування і має структуру:

XX

              номер підрозділу

Класифікатор посад і категорій працюючих відповідє кодам загально-державних класифікаторів посад і категорій і будується на основі серійно-порядкового методу кодування:

XX                                                    XX

                 категорія                                            посада

Коди професій повинні відповідати кодам класифікатора професій робітників і посад служовців і тарифних розрядів. Побудований класифікатор за послідовним методом кодування:

 XXXXX

                               професія

Класифікатори освіт, видів прийому, сімейного стану, відмітки про військовий облік, статі будуються за послідовним методом кодування і мають структуру:

 X

                освіта

де        1  неповна середня

                       2  середня

            3  спеціальна технічна

            4  неповна вища

            5  вища





 X

                     сімейний стан

де        1  у шлюбі

            2  не в шлюбі

            3  розлучений



 X

                         вид прийому

де         1  постійно

             2  тимчасово на строк 

             3  з випробувальним строком

             4  по сумісництву



 X

                      відмітка про військовий облік

де          1  перебуває

              2  непереуває



 X

                 стать

де        1  чоловіча

            2  жіноча

Класифікатор причин звільнення побудований за послідовним методом кодування:

XX 

                       ознака причини

Класифікатор спеціальності пятирозрядний і будується за порядковим методом кодування:





 X        XXXX          

чотири старших розряди повного коду спеціальності за класифікатором спеціальностей по освіті

ознака галузі

де              1  спеціальність належить до сфери промисловості

                  2  до сфери сільського господарства

                  3  до сфери освіти









3.1.4. Форми первинних документів, машинограм та відеокадрів.

Первинними документами при розвязанні задачі є: паспорт, трудова книжка, диплом, наказ про прийом на роботу (додаток 1), наказ про переміщення (додаток 2), наказ про звільнення (додаток 3).

При розвязанні задачі формуються наступні машинограми.

“Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” (додаток 4).

 “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” (додаток 5).

 “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” (додаток 6).

 “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць” (додаток 7).

 “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів” (додаток 8).



3.1.5. Структура інформаційних масивів. 

При розвязанні задачі “Облік наявності та руху кадрiв” вико-ристовуються інформаційні масиви, опис яких наведений у таблицях 5  19.













Таблиця 5

Опис масиву “Кадр”

Назва масиву  Дані про працівників

Позначення масиву  KADR

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  400 записів

Довжина запису  122 символи

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування   табельний номер

Ідентифікатор індексного масиву  KADR

Назва реквізиту

Іденти-фікатор  у прог-рамі

Умовне позначення у фор-мулах



Фор-мат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Табельний номер

TN

TN

9(4)



DIPLOM, PEREM,UVOL

ПІБ

FIO



A(40)





Дата народження

DAT_RG



9(8)





Код статі

K_POL

p

9(1)

12

SPR_POL

Код сімейного стану

K_SEM



9(1)

13

SPR_SEM

Домашня адреса

DOM_AD



A(30)





Серія паспорту

SPR_P



X(8)





Код відмітки про військовий облік

K_VOEN



9(1)

12

SPR_VOEN

Номер наказу про прийом

N_PR



9(3)

















Продовження таблиці 5



1

2

3

4

5

6

Дата прийому

DAT_PR



9(8)





Код виду прийому

K_PR

v

9(1)

14

SPR_PR

Код структурного підрозділу

K_SP

s

9(2)

0107

SPR_ST

Код категорії

K_KAT

k

9(1)

17

SPR_KAT

Код професії

K_PRO

f

9(5)



SPR_PRO

Код посади

K_POS



9(2)

120

SPR_POS

Оклад

OKL



9(4),9(2)















































Таблиця 6

Опис масиву “Переміщення”

Назва масиву  Переміщення працівників

Позначення масиву  PEREM

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  300 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  табельний номер

Ідентифікатор індексного масиву  PEREM





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Номер наказу

N_PER



9(3)





Табельний номер

TN

TN

9(4)



KADR

Дата переміщення

DAT_PER



9(8)





Код структурного підрозділу

K_SP

s

9(2)

0107

SPR_SP

Код посади

K_POS



9(2)

120

SPR_POS

Оклад

OKL



9(4),9(2)



















Таблиця 7

Опис масиву “Диплом”

Назва масиву  Дані про освіту працівників

Позначення масиву  DIPLOM

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  400 записів

Довжина запису  18 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  табельний номер

Ідентифікатор індексного масиву  DIPLOM





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Номер диплому

N_DIP



9(6)





Табельний номер

TN

TN

9(4)



KADR

Код освіти

K_OBR



9(1)

15

SPR_OBR

Код спеціальності

K_SPE



9(5)



SPR_SPE





















Таблиця 8

Опис масиву “Звільнення”

Назва масиву  Звільнення працівників

Позначення масиву  UVOL

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  200 записів

Довжина запису  17 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  табельний номер 

Ідентифікатор індексного масиву  UVOL





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Номер наказу

N_UV



9(3)





Табельний номер

TN

TN

9(4)



KADR

Дата звільнення

DAT_UV



9(8)





Код причини звільнення 

K_SP

z

9(2)



SPR_PRI



















Таблиця 9

Опис масиву “Категорія”

Назва масиву  Довідник категорій

Позначення масиву  SPR_KAT

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  20 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код категорії

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_KAT





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код категорії

K_KAT

k

9(1)

17

KADR

Назва категорії

N_KAT



A(10)































Таблиця 10

Опис масиву “Професія”

Назва масиву  Довідник професій

Позначення масиву  SPR_PRO

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  30 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код професії

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_PRO





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код професії

K_PRO

f

9(5)



KADR

Назва професії

N_PRO



A(10)































Таблиця11

Опис масиву “Структурний підрозділ”

Назва масиву  Довідник структурних підрозділів

Позначення масиву  SPR_SP

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  7 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код структурного підрозділу

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_SP





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у формулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код структурного підрозділу

K_SP

s

9(2)

0107

KADR, PEREM

Назва структурного підрозділу

N_SP



A(20)



























Таблиця 12

Опис масиву “Прийом”

Назва масиву  Довідник видів прийому

Позначення масиву  SPR_PR

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  4 записи

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код виду прийому

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_PR





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код виду прийому

K_PR

v

9(1)

14

KADR

Назва виду прийому

N_PR



A(25)































Таблиця 13

Опис масиву “Посада”

Назва масиву  Довідник посад

Позначення масиву  SPR_POS

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  20 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код посади

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_POS





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код посади

K_POS



9(2)

120

KADR, PEREM

Назва посади

N_POS



A(20)





























Таблиця 14

Опис масиву “Сімейний стан”

Назва масиву  Довідник сімейного стану

Позначення масиву  SPR_SEM

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  3 записи

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код сімейного стану

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_SEM





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначення у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код cсімейного стану

K_SEM



9(1)

13

KADR

Назва сімейного стану

N_SEM



A(10)































Таблиця 15

Опис масиву “Освіта”

Назва масиву  Довідник освіт

Позначення масиву  SPR_OBR

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  5 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код освіти

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_OBR





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код освіти

K_OBR



9(1)

15

DIPLOM

Назва освіти

N_OBR



A(20)































Таблиця 16

Опис масиву “Cпеціальність”

Назва масиву  Довідник спеціальностей

Позначення масиву  SPR_SPE

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  20 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код спеціальності

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_SPE





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код спеціальності

K_SPE



9(5)



DIPLOM

Назва спеціальності

N_SPE



A(20)































Таблиця 17

Опис масиву “Стать”

Назва масиву  Довідник статей

Позначення масиву  SPR_POL

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  2 записи

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код статі

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_POL





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код статі

K_POL

p

9(1)

12

KADR

Назва статі

N_POL



A(10)































Таблиця 18

Опис масиву “Військовий облік”

Назва масиву  Довідник віміток про військовий облік

Позначення масиву  SPR_VOEN

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  2 записи

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код відмітки про військовий облік

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_VOEN





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Формат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код відмітки про  військовий облік

K_VOEN



9(1)

12

KADR

Назва відмітки про військовий облік

N_VOEN



A(15)



























Таблиця 19

Опис масиву “Причин звільнення”

Назва масиву  Довідник причин звільнення

Позначення масиву  SPR_PRI

Назва носія інформації  MД

Обсяг масиву  6 записів

Довжина запису  28 символів

Метод організації  індексний

Ключі упорядкування  код причини звільнення

Ідентифікатор індексного масиву  SPR_PRI





Назва реквізиту

Ідентифі-катор у програмі

Умовне позначен-ня у фор-мулах



Фор-мат

Діапа-

зон змін

Логічні і семантичні звязки

1

2

3

4

5

6

Код причини звільнення

K_PRI



9(2)

16

UVOL

Назва причини звільнення

N_PRI



A(30)

























3.1.6.  Обгрунтування вибору машинних носіїв та розрахунок їх необхідної кількості або ємності.

Різноманітність машинних носіїв, які використовуються в інформаційних системах, потребує їх сумісності  можливості перезапису інфоромації на різних етапах обробки. Тому вибір більш оптимальних машинних носіїв для конкретної економічної інформації є важливим моментом при організації інформаційного забезпечення.

В якості машинного носія для зберігання і обробки інформаційних масивів, а також для зберігання копій масивів, використовується жорсткий магнітний диск типу “Вінчестер”. Масиви з інформацією за минулі періоди зберігаються в архірованому вигляді на ГМД.

Для розрахунку неохідного обєму накопичувача на ЖМД використаний опис масивів з розділу 3.1.5. і особливості розміщення інформації на конкретному машинному носію.

Результати розрахунків наведені у таблиці 20.



































Таблиця 20

Розрахунок необхідної ємності накопичувача

на ЖМД типу “Вінчестер”.

Назва

масиву

Ідентифі-  катор

Довжина запису у 

символах

Максима-льне число записів

Максима-льний обсяг масиву

1

2

3

4

5

Кадр

KADR

122

400

48800

Переміщення 

PEREM

28

300

8400

Звільнення

UVOL

17

200

3400

Диплом

DIPLOM

18

400

7200

Довідник посад

SPR_POS

22

20

440

Довідник видів прийому

SPR_PR

26

4

104

Довідник категорій

SPR_KAT

11

20

220

Довідник спеціальностей

SPR_SPE

25

20

500

Довідник освіт

SPR_OBR

21

5

105

Довідник структурних підрозділів

SPR_SP

22

7

154

Довідник професій

SPR_PRO

15

30

750

Довідник статі

SPR_POL

11

2

22

Довідник сімейного 

стану

SPR_SEM

11

3

33

Довідник причин звільнення 

SPR_PRI

32

6

192

Довідник військового обліку 

SPR_VOEN

15

2

30

Обєм необхідної дискової памяті

70350

              







3.2. Організаційне забезпечення.

              3.2.1. Загальна характеристика організаційного забезпечення.

Організаційне забезпечення  сукупність методів і засобів, що використовуються спеціалістами для підвищення ефективності управління як на стадії створення, так і на послідуючих стадіях життєдіяльності інформаційної системи. Воно базується на методології, що закладена в основу функціонування системи, відображає її особливості, включає правові акти, що регулюють діяльність людино-машинної системи. 

Організаційне забезпечення комплексу задач “Облік наявності та руху кадрiв” забезпечує взаємодію персоналу підприємства з технічними засобами і між собою у процесі розвязання комплексу задач.

При впровадженні інформаційної системи на підприємствах можуть суттєво змінитися функції та організація роботи працівників.

Суттєвих змін в організаційній структурі при автоматизації функцій працівників відділу кадрів не відбувається. Працівник виконує ті ж функції, але створюються нові умови роботи  робочі місця обладнують ПЕОМ, на базі яких створюються АРМи. При цьому комплекс машин і спеціалісти діють як єдине ціле і в межах вибраного технологічного процесу. 



3.2.2. Технологічний процес.

Технологічний процес обробки інформації ( ТП ) представляє собою комплекс взаємозвязаних операцій по перетворенню інформації з моменту її виникнення до моменту споживання її користувачами, у відповідності з поставленою ціллю.

ТП ділиться на технологічні операції, відрізняється їх складом і послідовністю виконання. Технологічна операція  це взаємозвязана сукупність дій, що виконуються з інформацією на одному робочему місці у процесі її перетворення для досягнення загальної цілі ТП.

Схема технологічного процесу збору та обробки інформації наведена на рисунку 5.

Початком технологічного процесу збору та обробки інформації з обліку наявності та руху кадрiв є прийом інформації на робочому місці працівника відділу кадрів. Ця інформація представлена у формі документів на паперовпих носіях і перевіряється на наявність помилок. У випадку виявлення помилок, документи повертаються на виправлення. Якщо ж помилок немає, то здійснюється запуск системи.

Діалог користувача з системою організовується зо допомогою меню, яке складається із наступних пунктів: “Регістрація”, “Робота”, “Пошук”, “Відомості”, “Довідники”, “Сервіс”, “Вихід”. Кожний з цих пунктів призначений для автоматизованого розвязання визначених задач.

При виборі пункту “Регістрація” користувач може переглянути існуючі картки, які включають основну інформацію про працівників, відредагувати ці картки, а також створити нову картку і занести нові дані.

При виборі пункту “Робота” користувач має можливість переглянути, відредагувати та доповнити дані про переміщення або звільнення працівників.

При виборі пункту “Пошук” користувачеві надається можливість переглянути інформацію про працівників, відібрану за певними ознаками.

При виборі пункту “Відомості” користувачеві надається можливість сформувати відомості, переглянути їх на екрані і роздрукувати на папір.

Пункт “Довідники” головного меню призначений для перегляду, редагевання або добавлення масивів нормативно-довідкової інформації, тобто вісіх довідників.

При виборі пункту “Сервіс” є можливість отримати довідку з використання системи, а також занести в архів інформацію за поточний місяць чи відновити інформацію за минулі місяці з дискети або з ЖМД.

При виборі пункту “Вихід” робота з системою закінчується, але передбачена можливість відмови від виходу, якщо цей пункт був вибраний випадково.



3.2.3. Керівництво користувача.

1. Вступ.

Розділ “Керівництво користувача” призначений для вивчення , використання і засвоєння пакету програм по вирішенню задачі “Облік наявності та руху кадрiв”. Далі цей пакет програм буде називатися ПП “Кадр”.

У розділі наведені основні відомості для роботи у середовищі автоматизованої системи, поданий опис режимів і функцій ПП, порядку дій користувача.

Сукупність програмних засобів забезпечує виконання слідуючих функцій:

 ведення даних в ЕОМ і їх контроль

 ведення БД

 перегляд оперативних і довідкових масивів

 формування вихідних документів

 друк документів.

Для успішної роботи з даними пакетом користувач повинен мати навики роботи на ПЕОМ і професійно розбиратися у предметній області. Перед початком роботи користувачеві необхідно ознайомитися з даним документом, а також з інструкціями з експлуатації технічних засобів.



2. Призначення та умови застосування.

ПП “Кадр” призначений для автоматизації слідуючих функцій з обліку наявності та руху кадрiв:

 роботи з оперативними даними

 роботи з довідниками

 формування вихідних відомостей.

Для функцінування АРМ працівника відділу кадрів з обліку наявності та руху кадрiв необхідні наступні програмні та технічні засоби:

 персональна 32 - розрядна ЕОМ, сумісна з IBM PC / AT з обємом оперативної памяті не менше 8 Мбайт, накопичувачем на ЖМД типу “Вінчестер” обємом не менше 180 Мбайт, накопичувачем на ГМД обємом 1,44 Мбайт, відеотермінальним пристроєм, клавіатурою типу латинь/кирилиця, пристроєм типу “мишка”

 друкуючим пристроєм формату А3

 операційна система MSDOS версії 6.20

 операційне середовище Windows версії 3.11

 СУБД FoxPro для Windows версії 2.5.



3. Підготовка до роботи.

Впровадження ПП “Кадр” виконує програміст-розробник. Для цього він записує з дистрибутивної дискети на ЖМД необхідної програми і БД.

Програміст-розробник демонструє працездатність комплексу програм на контрольному прикладі. Якщо домовленість з розробником не передбачає впровадження пакету, то всі дії по впровадженню користувач виконує самостійно.

Для запуску системи необхідно виконати слідуючі дії:

 ввімкнути ПЕОМ

 після завантаження операційної системи у командному рядку набрати з клавіатури імя файлу “kadr” і натиснути клавішу  Enter .



4. Опис операцій.

Робота з ПП “Кадр” відбувається у діалоговому режимі за допомогою головного меню і підменю.

Рух по пунктам меню (підменю) відбувається за допомогою клавіш ““, ““, ““, ““, вибір пункту меню ( підменю ) відбувається за допомогою клавіші “Enter”. Вихід із підменю всіх рівнів здійснюється натиском клавіші “Esc”.



4.1. Регістрація.

Режим призначений для введення інформації з первинних документів і пергляд даних про працівників організації, створення нової картки працівника. При виборі цього режиму на екрані зявляється підменю, з якого можна вибрати потрібну функцію.



4.1.1. Нова картка.

Режим призначений для ведення інформації про нового працівника. При виборі цього режиму зявляється екранна форма документу “Особиста картка”. Після вводу всіх реквізитів для збереження інформації потрібно натиснути клавішу “F9”, інакше введена інформація не буде збережена.



4.1.2. Редагування картки.

Режим призначений для внесення змін в особисті картки працівни-ків. При виборі цього режиму зявляється запит для пошуку необхідної картки. При знаходженні потрібного запису на екрані зявляється екранна форма “Особиста картка”. Після після внесення змін для збереження інформації потрібно натиснути клавішу “F9”, інакше введена інформація не буде збережена.



4.1.3. Перегляд.

Режим призначений для пергляду особистих карток працівників. При виборі цього режиму зявляється екранна форма документу “Особиста картка”, за допомогою клавіш “PgUp” і “PgDn” можна переглянути картки різних працівників.



4.2. Робота.

При виборі цього режиму можна переглянути, відредагувати та доповнити дані про переміщення або звільнення праівників. Після вибору режиму на екрані зявляється підменю, з режиму якого можна вибрати необхідну функцію.



4.2.1. Переміщення.

При виборі цього режиму надається можливість введення і редагування інформації про переміщення працівників. За режимами екранної форми закріплені функціональні клавіші:

“F3”  введення нового запису

“F4”  редагування

“F9”  збереження інформації.



4.2.2. Звільнення.

При виборі цього режиму надається можливість введення і редагування інформації про звільнення працівників. За режимами екранної форми закріплені функціональні клавіші:

“F3”  введення нового запису

“F4”  редагування

“F9”  збереження інформації.



4.3. Пошук.

Режим призначений для перегляду інформації про працівників, відібрану за певними ознаками. При виборі цього режиму надається можливість ввести умову пошуку. Якщо потрібні записи знайдені, то можна переглянути необхідну інформацію. Інакше видається повідомлення про відсутність інформації, яка відповідає заданій умові і надається можливість ще раз сформувати умову.



4.4. Відомості.

Режим призначений для формування наступних відомостей:

 Відомість кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць

  Відомість наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць

  Відомість прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць

  Відомість кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць

 Відомість кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів.

При виборі цього режиму зявляється підменю, пунктами якого є назви вищевказаних відомостей. Після вибору будь-якого пункту на екрані зявиться запит на введення періоду часу ( місяця ), за який формується відомість. Після введення повідомлення про формування дозволяється вибрати режим виводу: на екран чи на друк. Для виходу потрібно натиснути клавішу “Esc”.



4.5. Довідники.

Режим призначений для перегляду масивів нормативно-довідкової інформації:

 довідник професій

 довідник посад

 довідник видів прийому

 довідник категорій

 довідник спеціальностей

 довідник освіт

 довідник структурних підрозділів

 довідник статі

 довідник сімейного стану

 довідник причин звільнення

 довідник військового обліку.

При виборі цього режиму зявляється підменю, пунктами якого є назви вищевказаних довідників. Після вибору будь-якого довідника можна відредагувати потрібний запис, добавити новий запис і знищити запис. Для виходу потрібно натиснути клавішу “Esc”.



4.6. Сервіс.

Режим призначений для отримання довідки та виконання сервісних функцій. При виборі цього режиму зявляється підменю, з якого можна вибрати потрібну інформацію.



4.6.1. Довідка.

Режим призначений для отримання довідки з використання системи, її можливостям, порядку і особливостям роботи. Для виходу потрібно натиснути клавішу “Esc”.



4.6.2. Архівація.

Режим призначений для збереження масивів у вигляді архіву на ЖМД і дискеті. При виборі цього режиму зявиться повідомлення:

Вставте дискету у пристрій A:

НАТИСНІТЬ БУДЬ-ЯКУ КЛАВІШУ

Необхідно виконати відповідні дії.

Цей режим дозволяє зберігати масиви в архіві з імям arhiv_m.arj, де m  поточний місяць.



4.6.3. Відновлення.

Режим призначений для відновлення масивів за минулі місяці з ЖМД чи дискети. При виборі цього режиму спочатку потрібно виконати дії описані у п. 4.6.2. з даними за поточний місяць, після чого зявиться повідомлення:

Введіть місяць відновлення ___________

Це необхідно для того, щоб визначити за який місяць потрібно відновити файли.

Виберіть пристрій для відновлення ( A / C ):

Якщо вибрати С:, то масиви відновляться без запитів.

Якщо вибрати А:, то зявиться повідомлення:

Вставте дискету у пристрій A:

НАТИСНІТЬ БУДЬ-ЯКУ КЛАВІШУ

Необхідно виконати відповідні дії.

Після роботи з відновленими масивами потрібно відновити масиви за поточний місяць.



4.7. Вихід.

Режим призначений для виходу із програми. Цей пункт містить у собі підменю з підтвердженням виходу ( ТАК ) і відмови ( НІ ).



5. Аварійні ситуації.

При роботі даного ПП можуть виникнути слідуючі аварійні ситуції:

 збій програми

 помилки в даних

 відмова технічних засобів.

У випадку збою програми необхідно перезавантажити ЕОМ і запустити програму ще раз. Якщо збій не пощастило усунути, виконують копіювання програм з дистрибутивної дискети. При негативному результаті потрібно звернутися до розробника.

У випадку виявлення помилок в даних, неохідно за допомогою програми внести зміни або відновити інформацію, яка зберігається в архіві.

У випадку відмови технічних засобів необхідно звернутися до спеціаліста з технічного обслуговування.



6. Рекомендації щодо освоєння.

Для забезпечення нормальної роботи системи необхідно перед використанням ПП “Кадр” вивчити дане керівництво, а також отримати консультації щодо використання програмного продукту у спеціаліста по програмному забезпеченню.



3.3. Технічне забезпечення.

Склад комплексу технічних засобів для функціонування комплексу “Облік наявності та руху кадрiв” визначений у відповідності з змістом задач, що входять у систему і алгоритмів їх розвязку, організацією і формами представлення інформації, структурою та обємно-часовими характеристиками інформаційних потоків, а також розвязками по організації технологічного процесу обробки інформації.

Комплекс технічних засобів повинен включати технічні засоби обробки інформації, які призначені для виконання наступних функцій:

 підготовка інформації на машинних носіях

 обробка та зберігання ( накопичування ) інформації на машинних носіях 

 вивід інформації в читаємій формі

 архівні зберігання інформації

 засоби для створення облікових документів.

Технічні засоби для створення облікових документів повинні мати наступні особливості:

 ввід інформації за допомогою ручного вводу даних

 регістрація інформації, що вводиться, на машинному носії

 обмеження доступу використання і захисту від несанкціонованого доступу до інформації.

Технічні засоби підготовки інформації на машинному носії повинні надавати можливість вводу інформації з клавіатури та регістрації інформації, що вводиться на носії.

Зокрема вибір ПЕОМ IBM PC / AT 486 визначений обємом вхідних даних ( 8 Мбайт оперативної памяті та 180 Мбайт постійної памяті ), високою оперативністю виконання роботи у режимі діалогу, зручністю і простотою експлуатації, компактністю і порівняльно невисокою вартістю комплексу ПЕОМ. Час розвязання задчі на ПЕОМ PC / AT 486 задовольняє вимоги користувача.

Характеристика ПЕОМ PC / AT 486 наведена нище.

Основні елементи апаратних засобів:

 системний блок

 клавіатура

 пристрій відображення ( монітор )

 дисководи

 друкуючий пристрій

 різноманітні засоби синхронного звязку та управління ігровими програмами.

Системний блок складається з системної плати, блоку живлення та слотів для додаткових плат. На системній платі розміщені:

 мікропроцесор ( 486 UMS )

 оперативна память ( RAM 8 Мбайта ).

Слоти забезпечують підключення пристроїв відображення, дисководів для ГМД, каналів телекомунікацій, додаткової памяті та ігрових пристроїв.

Клавіатура вміщує власний мікропроцесор, який здійснює сканування клавіатури, приглушення ефекту тремтіння клавіш і буферізації до 20 символів.

“Мізком” компютера є мікропроцесор, який здійснює виконання команд і обробку даних. Мікропроцесор обєднує у собі 27500 транзисторів і має 32-бітну адресну шину команд. У структурі мікропроцесора найбільш важливу роль грають:

 арифметико-логічний пристрій ( АЛП )

 блок шинного інтерфейсу

 блок управління памяттю.

АЛП входить в так названий виконавчий блок, який виконує команди.

Блок управління памяттю складається, в свою чергу, з двох інших блоків:

 блок сегментації

 блок підкачки сторінок.

Ці пристрої призначені для розбиття оперативної памяті на відносно невеликі фрагменти і динамічного перерозподілу їх в прикладних програмах.

На системній платі знаходяться два типи памяті:

Перший тип  це постійна память. Ця память представляє собою одну або декілька мікросхем, які постійно зберігають деяку інформацію. Оскільки ця інформація може тільки зчитуавтися в анголомовній літературі вони отримала назву “Read Only Memory” ( ROM )  “тільки читаєма память” 

ROM - память служить для розміщення у ній даних про апаратні особливості ПК і базової системи вводу/виводу операційної системи           ( Basic Input/Output System  BIOS ).

BIOS дозволяє компютеру при початковому запуску ПК, тобто включенні блоку живлення, виконати три основні операції:

 розпізнати, які пристрої встановлені у ПК

 отримати вказівки, звідки і як читати файли операційної системи

 визначити як встановити взаємозвязок між центральним процесором та іншими пристроями (дисководами, монітором, памяттю, клавіатурою і т.д. ).

Саме на рівні ROM може бути виявлена несумісність того чи іншого ПК з клану IBM з оригінальною моделлю ПК.

Другий тип памяті  оперативна память.

Оперативна память або оперативний запамятовуючий пристрій  ОЗП ( Random Access Memory  RAM ) являє собою сукупність мікросхем з властивістю накопичувати і тимчасово зберігати інформацію. 

Оперативна память, яка знаходиться у розпорядженні користувача ПК, може бути розділена на чотири категорії.

Базова память ( conventional memory ).

Це оперативна память обємом до 640 Кбайт, яка обслуговується найбільш розповсюдженою операційною системою ПК  DOS ( Disk Operating System ). Будь-яка програма, що працює під управлінням DOS, може бути завантажена в цю область памяті і використовувати її без будь-яких обмежень. 

Нарощена память ( extended memory ).

Це оперативна память більше 1 МБ, що встановлюється на платах розширення. Ця область памяті може бути використана програмами, що працюють у середовищі DOS, але легко доступна при роботі операційних систем XENIX, UNIX i OS/2.

Схована память ( shadow memory ).

Це категорія нарощеної памяті  в ПК AT ( що використовують мікропроцесор Intel 80286 ). Вона застосовується для резервування областей памяті під віртуальні диски, прінтерні спулери, області зберігання копій BIOS, а також буфери для операцій обміну з іншими пристроями      ( кеш-память ).

Розширена память ( expanded memory ).

Дозволяє отримати доступ до оперативної памяті за межами 640 Кбайт, використовуючи особливі програмні засоби у середовищі DOS 

( Lotus 1 - 2 - 3, Symphony releas 1.1., Ventura Publisher version 2.0 та ін. ). Необхідість у цьому звичайно виникає при роботі з великими таблицями чи обємними документами. Розширена память може застосовуватися в будь-яких моделях ПК, але обєм її обмежений 8 Мбайт.



3.4. Програмне забезпечення.

3.4.1. Загальна характеристика програмного забезпечення задачі.

Програмне забезпечення задачі “Облік наявності та руху кадрiв” складається із загальносистемного, яке включає в себе операційну систему MS  DOS 6.20 і операційне середовище Windows 3.11, та інстру-ментального СУБД FoxPro 2.5 для Windows, і спеціального програмного забезпечення.

Операційна система MSDOS призначена для управління користувачем ресурсами ПЕОМ, пропускаючи апаратний рівень. Тобто користувачу надаєтьмя можливість отримувати доступ до програм і файлів на високому рівні. MSDOS є інтерфейсом між користувачами і апаратними ресурсами.

Windows 3.11 представляє собою багатозадачне операційне середовище. Якщо з MSDOS коритувач взаємодіє через символьний інтерфейс, то робота з Windows і програмами для Windows відбувається за допомогою графічного інтерфейсу. Функції Windows співпадають з функціями MSDOS, але головною перавагою Windows є те, що це середовище багатозадачне, тобто користувачеві надаєтьмя можливість виконувати декілька задач одночасно.

СУБД FoxPro 2.5 для Windows представляє собою інструментальне середовище для створення і управління БД, для проектування програм автоматизованої обробки інформації. 

Характеристика програмного забезпечення наведена нижче.

На даний момент операційна система MSDOS має статус фактичного стандарту для 16 - ти розрядних ПЕОМ. Це слугує стимулом для багатьох програмістів до створення інструментальних систем і прикладних програм.

До основних переваг MSDOS відносяться:

 розвинута командна мова

 можливість організації багаторівневих каталогів

 можливість роботи з усіма послідовними пристроями як з файлами

 можливість піключення користувачем додаткових драйверів зовнішніх пристроїв.

Засоби, які надаються MSDOS, дозволяють, з однієї сторони формувати зручне середовище для розробки програмного забезпечення, а іншої  створювати автоматизовані робочі місця простими засобами доступу кінцевих користувачів до прикладних програм.

Головною перевагою MSDOS є те, що вона може працювати на ПЕОМ різних моделей і типів.

Операційна система MSDOS складається із слідуючих модулів:

 базова система вводу/виводу ( BIOS )

 блок початкового завантаження ( Boot Rekord )

 модуль розширення базової системи вводу/виводу ( IO.SYS )

 модуль обробки переривань ( MSDOS.SYS )

 командний процесор ( COMMAND.COM )

 зовнішні команди MSDOS, які мають вигляд окремих програм.

Достоїнством MSDOS є те, що будь-яка програма може грати роль сервісної наряду з командами системи, оскільки її запуск ні з точки зору користувача, ні з точки зору MSDOS не відрізняється від визову команд операційної системи.

Для функціонування операційного середовища Windows 3.11 необхідна ПЕОМ на базі процесору 80286 з обємом оперативної памяті 1 Мбайт, ЖМД типу “Вінчестер”, з обємом 6 Мбайт. Але така “мінімальна” конфігурація не дозволяє використовувати Windows ні для яких практичних задач. Тому оптимальною конфігурацією буде ПЕОМ на базі процесора 80486 з обємом оперативної памяті 8 Мбайт і ЖМД обємом не менше 180 Мбайт.

До основних переваг Windows відносяться:

 будь-яка Windows-програма не залежить від конкретних особливостей зовнішніх пристроїв і може працювати із зовнішнім пристроєм, якщо з ним працює Windows

 до складу Windows входять всі необхідні функції для побудови користувацького графічного інтерфейсу: вікон, меню, запитів, списків

 засоби управління памяттю Windows забезпечують доступність для програм всієї оперативної памяті

 уніфікація інтерфейсу Windows-програм, тобто користувач, який має навики роботи з Windows, може без великих зусиль працювати і з будь-якою Windows-програмою

 засоби одночасного використання декількох програм.

Завдяки цьому, операційне середовище Windows 3.11 отримало широке розповсюдження, ставши фактичним стандартом для IBM - сумісних ПЕОМ.

СУБД FoxPro 2.5 для Windows функціонує на ПЕОМ, побудованого на базі процесора “не молодше” 80386 з обємом вільного простору на ЖМД не менше 20 Мбайт. Для установки і запуску FoxPro необхідна наявність на ПЕОМ операційного середовища Windows 3.11.

Система відноситься до сімейства dBase-орієнтованих СУБД, підтримує реляційну модель даних і розрахована на користувачів різної кваліфікації. FoxPro володіє виключно високими швидкісними характеристиками, і цим помітно виділяється серед інтерпретуючих систем. Оскільки система працює під Windows, то вона також має розвинутий графічний інтерфейс.

FoxPro 2.5 для Windows включає в себе:

 мовний інтерпритатор

 текстовий редактор

 псевдокомпілятор

 засоби налагодження системи під конкретну ПЕОМ і конкретного користувача

 підтримку пристрою типу “мишка”

 функції низькорівневого доступу до файлів

 спеціалізовані функції обробки масивів

 засоби швидкого генерування екранних форм, звітів і меню

 засоби реалізації звязків типу один-до-одного і один-до-багатьох

 підтримку мови запитів SQL.

маніпулювати введеними даними.

Широке розповсюдження FoxPro отримав завдяки вдалому поєднанню простої, і в той же час, потужної системи управління даними з великим набором сервісних команд, які дозволяють легко маніпулювати введеними даними.





                                       













                                                       

    ВИСНОВОК.

            Сучасне виробництво характеризується постійним ростом обємів інформації, що оброблюється та збільшенням вимог до якості управління. Це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління на основі сучасних засобів обчислювальної техніки.

У випускній бакалаврській роботі освітлені питання інформаційного забезпечення  теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення ( структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення, опис прийнятих видів контролю за маршрутами обробки даних при створенні та функціонуванні інформаційної бази ) розглянуто організацію збору та передачі інформації ( перелік джерел та носіїв інформації, загальні вимоги до організації збору, передачі, контролю та редагування інформації ) описані прийняті в інформаційній системі методи класифікації та кодування обєктів розглянуто перелік вхідних та вихідних даних, які характеризують предметну область.

У даній бакалаврській роботі розроблена інформаційна система  обліку кадрів на підприємстві та пропонується організація АРМу працівника відділу кадрів на базі ПЕОМ. Облік навності та руху кадрів  відповідальний відрізок робіт, який потребує точності, своєчасності та достовірності, крім того, достатньо трудомісткий процес. Тому автоматизація процесу обліку наявності та руху кадрів, а також організація АРМа дозволить значно підвищити продуктивність праці робітника відділу кадрів.

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ.



1. Половнев Н.М., Якимов А.М.  Систем автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финанс и статистика, 1994. - 187 с.

2. Твердохлеб Н.Г., Татарчук Н.И., Сендзюк М.А.  Организация машинной обработки экономической информации в промышленности. - К.: Вища школа, 1984. - 416с.

3. Стник В.Ф., Пинчук Н.С., Волк Б.Г.  Автоматизация расчетов по материально-техническому обепечению производства. - К.: Техника, 1990. - 168 с.

4.  Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е.  Автоматизация учета на базе персональных ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 192 с.

5. Компьютеризация информационных процессов на  промышленных предприятиях / В.Ф. Сытник, Х. Срока ,Н.В. Еремина. - К.: Катовице: Техника: Экономическая академия им. К. Адамецкого, 1991. - 215 c.

6. Сопко В.В., Пархоменко В.М.  Бухгалтерський облiк у пiдприєм-ницькiй дiяльностi. - К.: Технiка, 1993. - 224 c.

7. Сопко В.В., Ткаченко Н.М., Iльєнко П.А.  Бухгалтерський облiк в промисловостi та iнших галузях народного господарства - К.: Вища школа, 1992. - 463 с.

8. Бухгалтерский учет: Учебник / П.П. Новиченко, Т.Н. Шина,     Ф.П. Васин и др.; Под ред. П.П. Новиченко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 1990, - 464 с.: ил.

9. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г.  Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 1991. - 222 с.

10. Пономаpева К.В. Инфоpмационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 1991. - 350с.

11. Крайзмер Л.П. Информатика и вычислительная техника. - Л.: Лениздат, 1988. - 270 с.

12. Хаузер Д., Хирт Дж., Хоукинс Б.  Операционная система           MSDOS. - М.: Финансы и статистика, 1987.

13. Попов А.А.  Программирование в среде СУБД FoxPro 2.0. - М.: Радио и связь, 1993. - 352 c.

14. Справочное руководство по FoxPro 2.0. - К.: Диалектика, 1992. - 3тома.           

15. Сильвия Бемер  FoxPro 2.5 для Windows. - К.:Торгово-издательское бюро BHV, 1995. - 463 с.

16. Куправа Т.А.  Создание и программирование баз данных средствами dBASE III Plus, FOXBASE, Clipper. - М.: Мир, 1991. -  280 с.