Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

Введение

С развитием рыночных отношений в России происходит расширение внешнеэкономических связей со странами ближнего и дальнего зарубежья. Для ведения переговоров, заключения контрактов, приобретения имущества представители российских организаций выезжают в зарубежные командировки. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и страны СНГ.

Документальное оформление

Порядок возмещения командировочных расходов определен ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным актом организации. При этом размер возмещения не может быть ниже установленного Правительством Российской Федерации.

Для направления работника в служебную загранкомандировку руководитель организации должен издать приказ. Формы всех документов для командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В приказе о направлении работника в командировку обязательно должны быть указаны Ф.И.О. командированного, его должность, цель, время, место командирования, служебное задание. По возвращении работника из командировки составляется отчет о командировке.

Обычно на командированного сотрудника организация должна оформить командировочное удостоверение. При направлении сотрудника в страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа. Размер суточных в иностранной валюте будет определяться по отметкам о пересечении границы Российской Федерации в загранпаспорте.

Если сотрудник направляется в страны СНГ, то рекомендовано оформлять командировочное удостоверение. Поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въезжать без визы, подтвердить срок командировки отметками в загранпаспорте нет возможности. В то же время при наличии командировочного удостоверения срок командировки можно определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии из него.

С 1 января 2005 г. до 12 июля 2006 г. при загранкомандировках действовали нормы суточных и оплата за жилье, утвержденные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н. Согласно Приказу Минфина России от 12.07.2006 N 92н нормы суточных, установленные Приказом N 64н, распространяются только на организации, финансируемые из федерального бюджета. Все остальные организации могут сами определять в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и не облагать выплаты в пределах этого лимита единым социальным налогом и налогом на доходы физических лиц (далее – НДФЛ).

Налоги и расчеты

При расчете налога на прибыль суточные можно учесть в составе расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.05.2005 N 299. При этом расходы на жилье можно списать в полном объеме при наличии оправдательных документов.

Работнику выплачиваются суточные за каждый день загранкомандировки. Согласно Постановлению Совета Министров Российской Федерации от 01.12.1993 N 1261 существует ряд особенностей, которые необходимо учитывать при расчете суточных:

если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация выплату суточных им не производит, если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но представляет им за свой счет питание, то организация выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки, установленные указанным Постановлением;

в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней оплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение;

работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Отметим, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня въезда на территорию Российской Федерации - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (по отметкам в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (совместное Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Если работник уезжает до 24 часов включительно, то за этот день ему нужно выплатить суточные. При этом нужно учесть время, необходимое, чтобы добраться до станции или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, из которого выезжает работник. Общий срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути, для строителей - 1 год. Если работник заболеет во время командировки, то ему выплачиваются суточные за все время нетрудоспособности (по справке или больничному листу).

Компенсационные выплаты работникам по заграничным командировочным расходам на территории Российской Федерации осуществляются по нормам не ниже установленных Правительством Российской Федерации. С 1 января 2006 г. действуют предельные размеры суточных, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812. Проезд оплачивается согласно проездным документам. Если расходы на проезд не подтверждены документально, то с суммы компенсации этих расходов организация должна удержать НДФЛ. Эти расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Организация оплачивает сотруднику расходы, связанные с получением загранпаспорта, оформлением визы, расходы по оплате услуг аэропортов, по обмену наличной валюты или дорожного чека на наличную иностранную валюту, страховку и др.

Работникам возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров в транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещаются расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Командированному работнику кроме указанных расходов возмещаются:

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходы на провоз не более 80 кг багажа;

расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и т.п.).

Часто в связи с командировками выделяются затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым он звонил. Целесообразность и производственная необходимость могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организация имеет право самостоятельно своими локальными нормативными актами (приказом и/или распоряжением) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов, при этом они должны быть не ниже норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Работнику, который направляется в загранкомандировку, выдается аванс в рублях или в иностранной валюте (при наличии валюты на текущем валютном счете организации) на основании утвержденной сметы расходов. В настоящее время возможно осуществить выдачу общей суммы аванса в рублевом эквиваленте. В этом случае работник покупает валюту в обменном пункте, а по возвращении из командировки продает неиспользованный остаток и возвращает в кассу организации его рублевый эквивалент.

Пример 1. Приказом руководителя организации работник направляется в командировку в Нью-Йорк (США) сроком на пять дней с предварительным заездом в Москву сроком на один день. Работнику выдается аванс в рублях и долларах США. При расчете сметы расходов необходимо учесть следующие выплаты:

стоимость проезда железнодорожным транспортом от места жительства до Москвы и обратно;

стоимость авиабилетов от Москвы до Нью-Йорка и обратно;

суточные на территории Российской Федерации и США;

расходы по найму жилого помещения в Москве и Нью-Йорке;

расходы на оформление визы и загранпаспорта;

расходы на оформление страховки.

Смета расходов на загранкомандировку в США П.Г. Петрова с 1 по 5 августа 2007 г. представлена в таблице.

Виды расходов

На территории Российской Федерации 

На территории США 

Суточные 

400 руб. (200 руб. x 2 дня); 1 день в Москве + 1 день после пересечения границы при возвращении из командировки 

201 долл. (67 долл. x 3 дня); 1 день после пересечения границы при отъезде за границу + 2 дня за границей 

Наем жилого помещения 

550 руб. (550 руб. x 1 день) 

660 долл. (220 долл. x 3 дня) 

Проезд 

1300 руб. 

900 долл. 

Стоимость визы

- 

150 долл. 

Оформление загранпаспорта

300 руб. 

- 

Страховка 

- 

150 долл. 

Итого 

2550 руб. 

2061 долл. 



По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а и др.). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Если работнику была выдана валюта, то неизрасходованную валюту он сдает в кассу организации.

Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета.

Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются два субсчета:

"Расчеты с подотчетными лицами в рублях";

"Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

Пример 2. 17 марта 2007 г. работник получил для командировки во Францию 10 300 евро. 20 апреля 2007 г. был утвержден авансовый отчет работника на сумму 10 100 евро. Курс евро составил (цифры условные):

на 17 марта 2007 г. - 33,47 руб/евро;

на 31 марта 2007 г. - 33,49 руб/евро;

на 20 апреля 2007 г. - 33, 70 руб/евро.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.

17 марта 2007 г.:

Дебет 71, Кредит 50 - 344 741 руб. (10 300 евро x 33,47 руб.) - выдана командированному работнику наличная валюта.

31 марта 2007 г.:

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы - 206 руб. [10 300 евро x (33,49 руб. - 33,47 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникающая на дату составления бухгалтерской отчетности.

20 апреля 2007 г.:

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте", Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" - 2163 руб. [10 300 евро x (33,70 руб. - 33,49 руб.)] - отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета;

Дебет 26, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 340 370 руб. (10 100 евро x 33,70 руб.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 50, Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" - 6740 руб. (200 евро x 33,70 руб.) - возвращена неизрасходованная валюта в кассу организации.

Кроме наличной валюты командированным в загранкомандировку работникам могут выдаваться дорожные чеки.

Дорожные чеки - это платежные документы в иностранной валюте. Они отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты на территории Российской Федерации. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.

Для покупки дорожных чеков организация может использовать валютные средства, которые есть на текущем валютном счете или приобретены банком по поручению организации для оплаты командировочных расходов. При этом купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации (если банк такой счет открыл), с которого производится оплата дорожных чеков. Приобретение дорожных чеков организацией возможно только путем безналичной оплаты с валютного счета в уполномоченном банке.

Дорожные чеки приобретаются исключительно для оплаты командировочных расходов. Основанием для покупки дорожных чеков является заявка организации. После получения заявки банк выдает дорожные чеки командированному работнику, который их подписывает в присутствии работника банка. Вместе с дорожными чеками выдается справка по форме N 0406007 на имя каждого командируемого работника, которая является основанием для вывоза дорожных чеков за границу.

После получения дорожных чеков командируемый работник должен сдать их и справку в кассу организации. Затем чеки и справка приходуются и выдаются под роспись в журнале учета справок командированному работнику.

Учет дорожных чеков ведется на отдельном субсчете счета 50 "Касса". Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок бухгалтерского учета движения дорожных чеков в организации аналогичен учету движения наличной валюты.

Учет при возвращении

Если по возвращении из загранкомандировки у работника остались неизрасходованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу организации или внести иностранную валюту на сумму, эквивалентную неиспользованным дорожным чекам (рубли вносить он не имеет права).

В настоящее время организация может покупать иностранную валюту только при наличии валютного счета. Но даже если такого счета нет, работник может рассчитываться корпоративной картой или снимать с нее наличную валюту. Операции по расчетным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. Конверсия осуществляется по внутреннему курсу платежной системы, который значительно отличается от курса Банка России. Валюта, полученная в результате конверсии, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента (п. 2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

Пример 3. 1 марта 2007 г. организация открыла в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал 1000 руб. На этот счет организация перечислила с расчетного счета 400 000 руб.

3 марта 2007 г. организация направила своего сотрудника в командировку в США. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, учетная стоимость которой составляет 200 руб.

5 марта 2007 г. работник оплатил счет за проживание в гостинице в размере 1200 долл. США. В этот же день он получил наличную валюту в размере 600 долл. Банк конвертировал рубли в доллары по курсу 26,60 руб./долл.

Авансовый отчет сотрудника был утвержден 18 марта 2007 г.

В конце месяца банк начислил комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 1500 руб.

Официальный курс доллара США составил (цифры условные):

на 1 марта 2007 г. - 26,55 руб/долл.;

на 5 марта 2007 г. - 26,50 руб/долл.;.

на 18 марта 2007 г. - 26,45 руб/долл.;

на 30 марта 2007 г. - 26,40 руб/долл.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи.

1 марта 2007 г.:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - 400 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1000 руб. - перечислены денежные средства за открытие специального карточного счета;

Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 51 - 200 руб. - оприходованы оплаченные корпоративные карты;

Дебет 71, Кредит 50, субсчет "Денежные документы" - 200 руб. - выдана работнику корпоративная расчетная карта для оплаты командировочных расходов.

5 марта 2007 г.:

Дебет 71, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 47 880 руб. [(1200 долл. + 600 долл.) x 26,60 руб/долл.] - списаны со специального карточного счета организации денежные средства на оплату гостиницы, а также на выдачу наличной валюты;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 90 руб. [(26,60 руб. - 26,55 руб.) x 1800 долл.] - отражен в составе прочих расходов убыток от конвертации рублей в доллары США по курсу, установленному банком.

18 марта 2007 г.:

Дебет 26, Кредит 71 - 47 610 руб. (1800 долл. x 26,45 руб/долл.) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 71 - 90 руб. [(26,50 руб/долл. - 26,45 руб/долл.) x 1800 долл.] - отражена в составе прочих расходов отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами;

Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 200 руб. - возвращена в кассу организации корпоративная расчетная карта.

30 марта 2007 г.:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 1500 руб. - отражено в составе прочих расходов организации комиссионное вознаграждение банка за обслуживание специального карточного счета.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц.

Основными документами, которые аудитор должен изучить при проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, являются:

авансовые отчеты;

журнал регистрации авансовых отчетов;

приказы о направлении сотрудников в загранкомандировку;

приказ о норме суточных;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов.

Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу. В число вопросов могут, например, входить следующие:

оформляются ли письменные распоряжения руководителя организации (приказы) при направлении работников в загранкомандировку;

удерживается ли НДФЛ на суточные сверх норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации, выдаваемые по решению руководителя организации;

организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;

имеются ли утвержденные протоколом общего собрания учредителей (акционеров) организации сметы представительских расходов;

имеются ли внутренние организационно-распорядительные документы, утвержденные руководителем организации, где должны отражаться перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы; порядок выдачи и расходования подотчетных сумм на такие расходы; документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм на представительские расходы; нормы отдельных видов представительских расходов;

организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения;

производится ли предварительный расчет сумм, причитающихся работнику на загранкомандировку.

Наиболее часто в процессе аудиторской проверки обнаруживаются следующие нарушения ведения расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в загранкомандировку:

несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли;

отсутствие утвержденных руководителем организации смет представительских расходов.

Программа аудита

Составляя программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно планировать определенные процедуры и использовать адекватные приемы.

Аудитор должен проверить правильность бухгалтерских расчетов сумм выдаваемой валюты работникам, командированным в загранкомандировку.

Заметим, что можно установить любой размер суточных, но налог на прибыль уменьшат только выплаты в пределах норм. В настоящее время со сверхнормативных суточных не нужно удерживать НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Далее аудитором проверяется порядок отражения в бухгалтерском учете выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". Учет такого вида операций осуществляется на субсчете "Специальный карточный счет" счета 55. Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу Банка России на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как прочие доходы или расходы.

Комиссионное вознаграждение, которое взимает банк при продаже дорожных чеков, отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 52 "Валютные счета" на сумму комиссионного вознаграждения банку.

Аудитором проверяется также срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки и весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.п.).

Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. При этом задолженность работнику может погашаться путем выдачи либо соответствующей суммы наличной иностранной валюты, либо эквивалентной суммы задолженности в рублях; возможен также перевод средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.

Аудитор должен проверить, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков, поскольку согласно ст. ст. 142 - 143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг и, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.

Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по корпоративной расчетной карте с последующим оформлением авансового отчета.

При использовании корпоративных расчетных карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов:

приказа о направлении сотрудника в загранкомандировку с указанием фирмы и их представителей, с которыми запланированы встречи, даты и места проведения встреч;

сметы представительских расходов;

актов проведения мероприятий с приложением оправдательных первичных документов (прилагаются к отчету о командировке).

Держателями корпоративной расчетной карты являются один или несколько сотрудников организации. Количество держателей карты согласовывается между руководством организации и обслуживающим банком.

Аудитору необходимо проверить отчеты по израсходованным средствам, так как средства, списанные со счета, считаются выданными под отчет. Расчетными документами, сопровождающими сделку по корпоративной расчетной карте, являются слипы (документы, свидетельствующие о расходах по карте), подтвержденные квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

Кроме того, аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного карточного счета.

Список литературы

1. Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности. Учебное пособие. Издание второе, исправленное и дополненное.- М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2005.

2. Кирилишин И.М. Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу // Главбух, N 3, 1998.

3. Курбангалиева О.А. Валютные операции. Издание второе, переработанное и дополненное. - М.: Вершина, 2006.

4. Овсийчук М.Ф., Демина И.Д. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии, N 9, 2000.