Настройка рахунків субконто та інших параметрів в 1С Бухгалтерії

7



Настройка рахунків, субконто та інших параметрів в 1С:Бухгалтерії

Перед тим,  як почати ведення бухгалтерського обліку - введення проводок, отримання підсумків синтетичного та аналітичного обліку, формування звітності і т.п., необхідно вибрати план рахунків та класифікатор видів об'єктів аналітичного обліку, які будуть використовуватися, а також задати деякі інші параметри програми. Ці питання будуть обговорюватися в даному розділі.

1. План  рахунків

Як відомо, в бухгалтерському обліку всі засоби підприємства і всі джерела їх виникнення класифікуються по  однорідних  ознаках  -  рахунках бухгалтерського обліку,  а  всі господарські операції відображаються в обліку шляхом проводок - перерахувань тих або інших сум з  одного  рахунку бухгалтерського обліку на інший.

В Україні система рахунків встановлена державою та названа Планом  рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємства. Цей план рахунків повинен застосовуватися на всіх  підприємствах, крім банків,  страховиих організацій, бюджетних організацій,  для яких встановлені спеціальні плани рахунків. Крім того, малі підприємства можуть використовувати скорочений план рахунків.

Поскільки план рахунків є основою ведення бухгалтерського  обліку,  то перед тим, як почати роботу з "1С:БУХГАЛТЕРІЄЮ", необхідно визначити по якій системі рахунків буде  вестись  бухгалтерський  облік. В "1С:БУХГАЛТЕРІЮ" вже закладено систему рахунків, яка передбачена “Планом рахунків бухгалтерського  обліку  фінансово-господарської діяльності підприємств". Ви можете залишиити її без змін або відкоректувати у відповідності зі своїми потребами.

Для перегляду і коректування плану рахунків необхідно вибрати в головному меню групу функцій "Операції", а в ній - функцію "Рахунки". На екран буде виведено план рахунків бухгалтерського обліку . Список рахунків може бути виведений на екран і при введенні даних  в  журнал операцій для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку.

Формат плану рахунків. План рахунків виводиться у вигляді списку, який має шість граф:





Рахунок

код (номер) рахунку (субрахунку)

Назва

назва рахунку або субрахунку

Вид субконто

назва виду об'єкту аналітичного обліку (субконто), якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться аналітичний облік



К.

в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться кількісний облік ( ведення кількісного обліку означає ведення аналітичного обліку)

В.

в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться валютний облік



Ан.

в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку в звітах довільної форми необхідно виконувати аналіз оборотів з іншими рахунками по окремих об'єктах аналітичного обліку (субконто) даного рахунку

Список впорядковано по кодах ( номерах) рахунків та субрахунків.

Зауваження. 1. Для кожного рахунку (субрахунку) не можна призначити більше одного виду субконто, по якому для даного рахунка повинен вестись аналітичний облік.

2. Обмеження по вибору видів субконто для субрахунків одного рахунка наведені нижче (п.3.2).

Перегляд плану  рахунків. Як і для всіх списків,  Ви можете переглядати план рахунків за допомогою клавіш переміщення курсора і лінійок прокрутки.Натискаючи алфавітно-цифрові клавіші,Ви можете здійснити швидкий пошук рахунку по його коду (номеру).

Крім швидкого пошуку рахунка по його номеру Ви можете шукати потрібний рахунок по довільному рядку символів, які входять в його назву або в назву виду субконто, асоційованого з цим рахунком. Пошук здійснюється з допомогою клавіш і піктограм:

Ctrl F3  - задання параметрів пошуку і його виконання;

F3         - повтор пошуку в тому ж напрямі;

Shift F3 - повтор пошуку вперед по списку (вправо і вниз);

Alt F3    - повтор пошуку назад по списку (вліво і вверх).

Детальніне пошук рядка символів описаний в розділі 2. 

Вихід з перегляду. Якщо список рахунків був викликаний з головного меню, то для закриття вікна зі списком рахунків слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl F4 або двічі клікнути мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком. Якщо список було виведено на екран для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку, то, натиснувши Enter або кнопку запиту Выб., або двічі клікнувши мишшю Ви вийдете з перегляду з вибраним рахунком або субрахунком,  а  натиснувши Ctrl F4 або двічі клікнувши мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком - вийдете з перегляду з відмовою від вибору.

Друк плану рахунків.Для друку плану рахунків слід натиснути клавішу F8 або піктограму  в рядку піктограм програми (можна також вибрати пункт “Печать” з групи меню “Действия”). Програма виведе запит, в якому Ви повинні будете встановити один параметр: чи виводити відомості про субрахунки. Для зміни параметра натисніть Пробел або клікніть мишшю назву параметра. Встановивши параметр, натисніть клавішу  Enter або кнопку запиту Сформировать. Програма виведе в окремому вікні звіт про список рахунків.

Ви можете переглядати цей рахунок, переміщаючись по ньому з допомогою клавіш переміщення курсора або лінійок прокрутки. Для виводу списка на принтер натисніть клавішу F8 або піктограму в рядку піктограм програми (можна також вибрати пункт “Печать” з групи меню “Действия”). Друк списка здійснюється у відповідності з біжучими установками принтера і параметрами друку, встановленими для стандартних звітів (вони задані в пункті “Параметры печати отчетов” групи меню “Сервис”).

Для закриття вікна з підготованим до друку списком рахунків натисніть комбінацію клавіш Ctrl F4 або двічі клікніть мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна з цим списком.

2.  Коректування плану рахунків

План рахунків,  що входить до складу "1С:Бухгалтерії", відповідає затвердженому Міністерством Фінансів "Плану  рахунків  бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств",  тому,  скоріше всього, він не потребує суттєвих змін. Тим не менше, Ви можете повністю поміняти план рахунків: змінити номери (коди) рахунків та субрахунків і їх назви. Однак слід мати на увазі,  що форми звітності та типові проводки, які поставляються разом з програмою, орієнтовані на стандартний план рахунків,  який поставляється разом з програмою. Якщо Ви вирішите змінити  номери  рахунків або субрахунків чи їх призначення,  Вам необхідно буде відповідним чином скоректувати також форми звітності та типові проводки.

Зауваження.

Задання ведення аналітичного  обліку  (  заповнення  полів "Вид субконто" і "К.") в плані рахунків не призведе до необхідності змін у формах звітності та  типових  проводках,  які  поставляються  з програмою. Навпаки,  ведення аналітичного обліку бажане для рахунків з розгорнутим сальдо (тобто  активно-пасивних  рахунків,  наприклад,  71 "Розрахунки з підзвітними особами", 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами" і т.д.), поскільки воно дає інформацію для правильного підрахунку розгорнутого сальдо в балансі.

Довжина кодів рахунків та субрахунків.  Коди рахунків  та  субрахунків можуть мати довільні символи,  однак на практиці рахунки та субрахунки переважно позначаються номерами.  В "1С:Бухгалтерії" максимальна довжина кодів  рахунків  та  субрахунків може мати 2 або 3 символи.  В поставочному варіанті і коди рахунків,  і коди субрахунків можуть мати максимальну довжину 2 символи.  Якщо Вас це не влаштовує,  встановіть в запиті  "Общие параметры" потрібні кількості знаків у рахунках та субрахунках.

Ввoд  нового рахунку або субрахунку.  Якщо при перегляді списку рахунків Ви  натиснете  клавішу Ins , або клавішу Нов. в нижній частині вікна  зі списком програма запропонує Вам ввести код рахунку, код субрахунку і назву. Після вводу значення слід натиснути Enter або кнопку Зап. в нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить Вам ввести новий рахунок або субрахунок, якщо вказаний код рахунку або субрахунку співпадає з тим, який вже є в списку.

Новий рахунок або субрахунок буде поставлений в список рахунків на  те місце, яке він повинен займати по порядку ( список рахунків впорядкований по кодах рахунків і субрахунків).

При вводі рахунків та субрахунків спочатку введіть стрічку з кодом рахунку, пустим кодом субрахунку, і в ній вкажіть назву рахунка. Потім  введіть стрічки для субрахунків даного рахунка.

Знищення рахунку або субрахунку.  Для знищення коду рахунку або субрахунку виділіть стрічку з цим рахунком або субрахунком і натисніть клавішу Del або кнопку Уд. в нижній частині вікна зі списком. Програма виведе запит про необхідність знищення:

Для підтвердження знищення натискайте Enter або кнопку запиту Да, а для відмови - Esc або кнопку запиту Нет. Ні в  якому разі не слід знищувати з плану рахунків рахунки або субрахунки, по яких мали місце будь-які операції в текучому або минулих  періодах.

Коректування списка рахунків здійснюється  у відповідності з правилами описаними в п.2.10 зі слідуючими особливостями:

для графи “Вид субконто” при натисненні клавіші F4 або кнопки вибору (її видно в правій частині графи при її редагуванні) на екран виводиться список видів субконто. Для  задання аналітичного обліку по рахунку виберіть з даного списка вид субконто, що буде асоціюватися з даним рахунком, і натисніть клавішу Enter або кнопку Выб. в нижній частині вікна зі списком видів субконто. Якщо в списку немає потрібного виду субконто, слід спочатку натиснути Ins і ввести номер і назву потрібного виду субконто. Щоб відмінити ведення аналітичного обліку для даного рахунка або субрахунка, натисніть кнопку запиту Без субконто;

зміна графи “К.” можлива тільки якщо для рахунку ведеться аналітичний облік (графа “Вид субконто” не пуста);

для граф “К.””В.””Ан.” при натисненні клавіші F4 або кнопки вибору значення графи змінюється: “+” - відповідна ознака вімкнута, пробел - вимкнена).

Не слід змінювати номери рахунків і субрахунків, по яких мали місце операції в біжучому або попередньому періодах. 

Більш детально про аналітичний і кількісний облік буде йти мова в слідуючих параграфах цього розділу.

Зауваження. 

Якщо при  вводі  проводки  в журнал операцій Ви вкажете в якості дебета чи кредита рахунок,  якого немає в плані рахунків,  його номер автоматично буде включено до плану рахунків. Якщо помилково це не зроблено, то необхідно при коректуванні плану  рахунків  ввести  назву цього рахунка або субрахунка.

Якщо Ви заповнили графу "Вид субконто" для рахунку, то ця графа для всіх підрахунків даного рахунку повинна бути або пустою, або мати такий самий вид субконто.  При цьому в першому випадку залишки  аналітичного обліку підраховуються  тільки  по  рахунку (це пришвидшує розрахунки і зменшує об’єм іформації), а в другому випадку - також і по відповідних субрахунках.

Якщо графа "Вид субконто" для рахунку  залишена  пустою,  то  для субрахунків цього рахунку види субконто для ведення аналітичного обліку можуть бути різні.

Після  коректування  плану  рахунків слід знову розрахувати залишки (пункт "Розрахунок залишків" групи "Звітність" головного меню).

3.  Валютний облік

"1С:Бухгалтерія" дозволяє вести бухгалтерський  облік в кількох валютах (до 999 валют). Для організації валютного обліку використовується список валют, історія курсів валют, настройка плану рахунків на валютний облік.

При необхідності ведення валютного обліку слід викликати з режиму "Валюти" пункту  "Операції"  головного меню список валют і ввести в нього повні і короткі назви валют, які будуть використовуватися, та  їх  курси на текучу дату.

При необхідності вводу курсів на інші дати необхідно виділити курсором потрібну валюту і натиснути  F3 або кнопку Курсы в нижній частині вікна зі списком валют для переходу в список курсів валют. Кожна стрічка цього списку має дату встановлення курсу і курс  (кількість гривень  в  одиниці  даної  валюти). Бажано вказувати курси валют на кінець кожного місяця.

Заповнивши список  валют і список курсів валют,  слід вказати в режимі коректування рахунків список рахунків, по яких необхідно вести валютний облік. Біля цих рахунків та субрахунків слід поставити символ "+" в графі "В.". Цю ознаку можна вказувати, як по рахунках, так і по субрахунках. Якщо Ви вкажете ознаку валютного обліку тільки по рахунку, а по субрахунку - ні,  то при підрахунку залишків по субрахунках не  будуть формуватися залишки та обороти в валюті, тому ці залишки та обороти не можна буде використати в документах і звітах.

Зауваження. Список валют і список курсів валют (при одночасному виводі на екран) будуть зв”язані між собою: якщо Ви виділите в списку валют іншу стрічку (наприклад, клікнувши її мишкою), то у вікні зі списком курсів валют з”явиться список курсів виділеної Вами валюти.

Для проводок по рахунках,  для яких вказаний облік в валюті,  програма запитує та зберігає суми і в валюті, і в  гривнях.  При  розрахунку підсумків програма  розраховує  і зберігає залишки та обороти в валюті по кожній валюті окремо,  в гривнях по кожній валюті окремо і  сумарні залишки та обороти. Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік, то ці дані вираховуються і для кожного об’єкта  аналітичного обліку (субконто).  Збереження сум проводок і залишків і в гривнях, і в валюті дозволяє виконувати переоцінку валюти.

Як правило, валютний облік ведеться по рахунках обліку грошових коштів (50, 52),    розрахунків зі  сторонніми     організаціями (60, 61, 62, 64, 76 і т.д.) і з підзвітними особами (71 ).  При необхідності Ви можете вести валютний облік по будь-яких  потрібних  Вам рахунках.

4.  Аналітичний облік

При найпростішому використанні програми "1С:Бухгалтерія" бухгалтер може обмежитися тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити різні проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, карточки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні доручення і видавати звіти податковим органам.

Однак повністю можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє слідкувати за  розрахунками з конкретними покупцями та постачальниками,  враховувати кількість і рух товарів  та  основних  засобів, виконання  договорів, розрарунки  по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Програма веде аналітичний облік в кількісному та грошовому виразі, а також у валюті.

В цьому параграфі будуть викладені основні поняття, які відносяться до ведення аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії", а також подані деякі рекомендації.  Конкретні процедури ведення аналітичного обліку подаються в слідуючих параграфах.

Субконто. Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах і т.д. Для загальної назви групи об’єктів аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії" використовується термін "субконто".  Список субконто виводиться і коректується в режимі "Види субконто" розділу "Операції"  головного меню, його можна змінювати також при прегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Аналітичний облік. Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків  ( функція "Рахунки" з групи функцій "Операції") вказати в графі "Вид субконто" назву виду субконто, що буде  зв’язаний  з  даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати Вам вибрати з відповідного довідника об’єкт,  до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо Ви "закріпили" до рахунку 71 "Розрахунки з  підзвітними  особами"  вид субконто "Співробітники",  то при вводі операцій по 71 рахунку програма буде пропонувати Вам вибрати зі списку співробітника,  до  якого відноситься проводка. Якщо потрібного співробітника в списку немає, то список можна доповнити (для цього потрібно буде перервати ввід операції).

Кожний  вид  субконто  може  бути  закріплено  до  будь-якого  числа  рахунків і субрахунків  (наприклад,  для рахунків 60, 61, 62, 64. 76 можна ввести єдиний список субконто - "Організації").

Аналітичний облік  доцільно вести по тих рахунках,  для яких необхідно мати залишки і обороти по кожному об’єкту. Найчастіше аналітичний облік ведеться по слідуючих рахунках:

     01 - Основні засоби

     04 - Нематеріальні активи

     05 - Матеріали

     12 - МШП

     40 - Готова продукція

     41 - Товари

     45 - Товари відвантажені

     60 - Розрахунки з постачальниками

     61 - Розрахунки по авансах виданих

     62 - Розрахунки з покупцями

     64 - Розрахунки по авансах отриманих

     71 - Розрахунки з підзвітними особами

     75 - Розрахунки з засновниками

     76 - Розрахунки з дебіторами та кредиторами

Крім того,  аналітичний  облік можна використовувати і для фінансового аналізу діяльності підприємства. Наприклад,  якщо вести аналітичний облік по рахунку 46 "Реалізація",  де позиціями аналітики будуть напрями Вашої діяльності (виробництво, транспорт, послуги  і  т.д.),  Ви  завжди зможете точно  знати,  який дохід дає кожний вид діяльності. Якщо вести аналітичний облік по рахунку 20 "Основне виробництво",  де список позицій буде складатися з назв продукції або її типів, то можна отримати облік затрат на виробництво, які включатимуться в собівартість  продукції. З  допомогою  аналітичного  обліку  Ви  можете  вести облік валюти, зарплати, нараховувати амортизацію і т.д.

Багаторівневі списки.  В  "1С:Бухгалтерії"  списки об’єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру.  Це  дозволяє організовувати довідники  об’єктів  аналітичного  обліку більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом Ви використовуєте кілька договорів, то можна в списку "Організації" на другому рівні вказувати назви договорів. Тоді при вводі проводок по рахунках, до яких "закріплений" вид субконто "Організації", Вам буде спочатку запропоновано вибрати назву організації, а потім, якщо по цій організації  є  ділення на  договори, - назву договору.  Аналогічно,  Ви можете зберігати список співробітників, згрупований по підрозділах Вашої організації. Ви зможете отримати підсумки як по організаціях або підрозділах, так і по конкретних договорах або співробітниках.

Кількісний облік.  По рахунках, для яких вказано ведення аналітичного обліку (вибраний вид субконто),  можна вести облік в натуральному виразі. Ведення  обліку  в  натуральному виразі ведеться незалежно від вартісного. При вводі проводок по рахунках,  для яких заданий кількісний облік,  програма буде запитувати про кількість та суму. Залишки та обороти по таких рахунках будуть вираховуватися і в  натуральному, і  у вартісному виразі.  При обліку в натуральному виразі в кількості використовується три знаки в десятковій частині.

Для задання  необхідності  ведення  кількісного  обліку необхідно поставити у відповідній стрічці списку рахунків  символ  "+"  в  графі "К.".

Найчастіше кількісний облік використовується для рахунків, зв’язаних з товаро-матеріальними цінностями ( основних засобів, наматеріальних активів, матеріалів і т.д.), але можливі і інші варіанти.

Параметри субконто.  В "1С:Бухгалтерії"  для  кожного  виду об’єктів аналітичного  обліку можна задати деяку кількість параметрів. Наприклад, для співробітників можна вказати оклад, адресу, повне ім’я та по-батькові і т.д., для організації - повну назву, адресу, розрахунковий рахунок, банківські реквізити і т.д.

Назви параметрів субконто єдині для всіх об’єктів, що належать одному виду субконто,  а значення цих параметрів, звичайно,  для  кожного об’єкта аналітичного обліку задаються індивідуально.

Значення параметрів можна використовувати в формах первинних  документів, в формах звітів, в формулах типових проводок та ін. Наявність параметрів субконто дозволяє автоматизувати багато операцій бухобліку: нарахування зарплати, амортизації і т.д.

5.  Список видів субконто

Для перегляду і коректування списку видів субконто слід використовувати функцію "Види субконто" з групи “Операції” головного меню.  При цьому на екрані буде виведено список видів об’єктів аналітичного обліку. Цей список виводиться також  при  коректуванні  графи  "Вид  субконто" списку рахунків (функція "Рахунки" групи "Операції" головного меню), а також при складанні стандартних звітів (див.розд.8).  При  цьому  список подається для вибору виду субконто, тобто для коректування графи списку потрібно буде використовувати комбінацію клавіш Shift Enter, а не Enter.

Формат списку видів субконто.  Список видів субконто має дві графи: номер субконто та назва субконто. Ви можете впорядкувати список як по номеру субконто (натиснувши Ctrl 1 ), так і по назві субконто (натиснувши  Ctrl 2). Впорядкувати список можна також з допомогою пункту “Сортировка” групи меню “Действия”.

Перегляд списку видів субконто. Як і всі списки список видів субконто Ви можете переглядати за  допомогою  клавіш переміщення курсора і лінійки прокрутки. З допомогою алфавітно-цифрових клавіш Ви можете  здійснити  швидкий  пошук виду субконто  по його назві (якщо список відсортований по назві), або по його номеру (якщо  список  відсортований  по  номеру).  

Крім швидкого пошуку виду субконто, Ви можете шукати потрібний вид субконто по довільному рядку символів, що входять в його назву. Пошук здійснюється з допомогою клавіш і піктограм:

Ctrl F3  - задання параметрів пошуку і його виконання;

F3         - повтор пошуку в тому ж напрямі;

Shift F3 - повтор пошуку вперед по списку (вправо і вниз);

Alt F3    - повтор пошуку назад по списку (вліво і вверх).

При перегляді списку видів субконто Ви можете, натиснувши клавішу F5 або кнопку Субконто в нижній частині вікна зі списком, перейти до коректування списка значень субконто для біжучого виду субконто (детальніше в п.3.6). При цьому список видів субконто і список значень субконто будуть зв”язані між собою: якщо Ви  виділите в списку видів субконто інший рядок (наприклад, клікнувши його мишкою), то у вікні зі списком значень субконто з”явиться список значень виділеного Вами виду субконто. 

Вихід з  перегляду. Для закриття вікна зі списком слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl F4 або двічі клікнути мишкою кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком.

Коректування списку  видів субконто.  Для вставки в список нового виду субконто, натисніть клавішу Ins  або кнопку Нов. в нижній частині вікна зі списком і  введіть  номер  виду  субконто (програма запропонує  Вам  перший вільний номер) і назву.  Після вводу кожного значення натисніть клавішу Enter або кнопку Зап. в нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить Вам ввести код виду субконто, який співпадає з наявним в списку. Натиснення Esc дозволить Вам в будь-який момент відмінити ввід нового виду субконто.

Новий вид субконто буде поміщений в списку на те місце, яке він повинен займати згідно встановленому порядку сортування.

Для знищення виду субконто виділіть потрібну відповідну стрічку і  натисніть клавішу Del або кнопку Уд. в нижній частині вікна зі списком.  Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення.  Для підтвердження натисніть Enter або кнопку запиту Да, а для відмови - Esc або кнопку запиту Нет.  Не  слід знищувати види субконто,  по яких мали місце операції в біжучому або попередніх періодах.

При коректуванні граф списку видів субконто Ви можете змінювати тільки назви видів субконто.  Змінити номери видів субконто програма  Вам  не  дозволить, так як  номери  використовуються  при  збереженні даних в журналі операцій. 

Використання списку видів субконто.  Заповнивши список довідників об’єктів аналітичного  обліку (видів субконто), слід уважно продивитися список рахунків (пар.3.1) і визначити яким рахункам слід прсвоїти той чи інший вид субконто для ведення аналітичного обліку. Кожний вид субконто може бути закріплений за будь-якою кількістю  рахунків  або  субрахунків. Сама процедура закріплення до рахунку або субрахунку виду субконто була описана в пар.3.2 ( блок "Коректування списку рахунків").

Задавши для  рахунку  або субрахунку ведення аналітичного обліку, доцільно відразу ж встановити в графі "К." списку  рахунків  символ "+" (якщо  по даному рахунку або субрахунку також потрібно вести облік і в натуральному виразі).

Заповнення самих  довідників об’єктів аналітичного обліку описане в розд.3.6.  При бажанні можна заповнювати ці довідники і в процесі вводу операцій.

Зауваження. 

Прийняття рішення про формування списку видів субконто і прикріплення видів субконто рахункам і субрахункам має дуже велике значення для зручності ведення бухгалтерського обліку. Деякі рішення тут  не є очевидними і залежать від специфіки організації.  Наприклад, для постачальників і покупців можна вести  або  один  загальний  вид субконто, або використовувати два різних види субконто. Якщо постачальники і покупці практично не перетинаються (одна організація ніколи не  буває  постачальником і  покупцем), то більш прийнятним є другий варіант. Так само і для підзвітних осіб можна вести один або два види субконто, і обидва ці рішення мають свої недоліки та переваги.

6.  Список значень субконто (об’єктів аналітичного обліку)

Списки значень  субконто  складаються з переліку об’єктів аналітичного обліку одного виду. Можлиивим є також створення багаторівневих списків.

Звертання до списків значень субконто здійснюється:

зі  списка  видів субконто при натисненні клавіші F5 або кнопку Субконто в нижній частині вікна зі списком (при цьому виводиться список для того виду субконто, який виділений підсвіткою);

при  вводі  даних  в журнал операцій для проводок по тих рахунках, по яких передбачене ведення аналітичного обліку (при  цьому  виводиться список  для  виду субконто, асоційованого з відповідним рахунком або субрахунком);

Формат списку  значень субконто.  Список значень субконто має три графи: код, назва субконто і (в залежності від настройки списка субконто) ціна або параметр субконто, або значення вказаного Вами виразу.  При бажанні ця графа може бути залишена пустою.

Графа ціна  заповнюється для тих об’єктів аналітичного обліку, для яких вона має зміст (наприклад, основні засоби, матеріали). Ціна субконто використовується при формуванні суми для тих рахунків,  по яких ведеться кількісний облік.

Зліва від кожного рядка виводиться значок карточки: пустий або з плюсом. Цей значок використовується для переходу до списка підпорядкованих субконто, при цьому:

означає, що дане субконто має підпорядковані;

означає, що дане субконто не має підпорядкован

Сортування списку. Ви можете впорядкувати список по коду субконто (натиснувши Ctrl1) або по назві субконто (натиснувши Ctrl2). Сортування списка можна здійснювати і з допомогою пункту “Сортировка” групи меню “Действия”. 

Перегляд списку значень субконто. Як і всі списки, Ви можете переглядати список значень субконто з допомогою клавіш переміщення курсора і лінійки прокрутки. З допомогою алфавітно-цифрових клавіш Ви можете здійснити швидкий  пошук субконто по його назві (якщо список впорядкований по назві), або по номеру (якщо список впорядковано по номеру). 

Крім швидкого пошуку субконто, Ви можете найти потрібне субконто по довільному рядку символів, що входять в його опис в даному списку. Пошук здійснюється з допомогою слідуючих клавіш і піктограм:

Ctrl F3 - задання параметрів пошуку і його виконання;

F3        -  повтор пошуку в тому ж напрямі;

Shift F3- повтор пошуку вперед по списку (вправо і вниз);

Alt F3   - повтор пошуку назад по списку (вліво і вверх). 

Вихід з перегляду. Якщо список значень субконто був викликаний зі списку видів субконто, то для закриття вікна зі списком слід  натиснути Ctrl F4 або двічі клікнути мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком.

 Якщо ж список був викликаний для вибору з нього конкретного субконто, то натиснення Enter або кнопки запиту Выб. призведе до виходу з вибором вказаного субконто, а натиснення Ctrl F4 або подвійне клікання мишшю кнопки системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком - до виходу з відмовою від вибору. Якщо Ви хочете вибрати не одне із значень субконто, а будь-яке з підпорядкованих йому, то Вам потрібно буде двічі клікнути мишшю значок  в лівій графі списка або натиснути комбінацію клавіш Ctrl . Програма виведе  список підпорядкованих субконто. Вибір з підпорядкованих субконто потрібного Вам здійснюється як це описано вище. Для повернення в список субконто вищестоячого рівня натисніть комбінацію клавіш Ctrl або двічі клікніть мишшю значок  на початку списка.

Коректування списку субконто.  Безпосередньо після  створення виду субконто відповідний список значень субконто є пустим. Для вводу в список нової стрічки натисніть клавішу  Ins або кнопку Нов. в нижній частині вікна зі списком і введіть  номер субконто  (програма запропонує Вам перший вільний номер), його назву і, якщо це необхідно, ціну або вибраний при настройці параметр субконто. Після вводу кожного значення, довжина якого менша ширини поля, натискайте клавішу Enter або кнопку Зап. в нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить Вам ввести код субконто, що співпадає з уже наявним в списку. Натиснення Esc дозволить Вам в будь-який момент відмінити ввід нового субконто.

Нове субконто  буде вставлене в списку на те місце, яке воно повинно займати згідно встановленого порядку сортування списка.

Для знищення субконто слід виділити рядок з цим субконто (клікнувши в будь-яке місце рядка мишшю або перемістивши в нього підсвітку і натиснути клавішу Del або кнопку Уд. в нижній частині вікна зі списком. На екран буде виведено запит на підтвердження знищення. Натисніть Enter або кнопку запиту Да  для знищення запису, або кнопку Esc чи кнопку запиту Нет для відмови від знищення. Не слід знищувати субконто, по яких проводились операції в біжучому або попередніх періодах.

При коректуванні граф списка субконто Ви не зможете змінити номери субконто, ці номери використовуються для зберігання даних аналітичного обліку в журналі операцій.

При перегляді списка субконто Ви можете, натиснувши клавішу F5 або кнопку Параметры в нижній частині вікна зі списком, перейти до коректування списка параметрів біжучого субконто . При цьому список субконто і список параметрів субконто будуть зв”язані між собою: якщо Ви виділите в списку субконто інший рядок (наприклад, клікнувши на нього мишшю), то у вікні зі списком параметрів субконто з”явиться список параметрів виділеного Вами субконто.

Настройка списка субконто. Вибравши пункт “Настройка списка” групи меню “Действия” Ви можете вивести на екран запит настройки списка субконто. 

В цьому запиті Ви можете вибрати один з чотирьох варіантів використання правої колонки списка субконто:

Цена - в колонці  виводиться ціна субконто. При цьому для даного виду субконто Ви можете розглядати і редагувати в списку субконто ціну субконто;

Параметр - в колонці виводиться значення параметра, вказаного Вами в полі “№ параметра”. При цьому для даного виду субконто Ви можете редагувати і переглядати в списку субконто вказаний параметр;

Выражение - в колонці виводиться значення виразу, вказаного в полі запиту “Выражение” (це значення не редагується);

Не заполнять - залишати праву колонку списка субконто пустою.

При використанні режиму “Выражение” в полі запиту “Выражение” Ви можете задати формулу макромови (див. Додаток 1), значення якої буде виводитися в колонці. Для посилання на біжуче субконто в формулі слід використовувати символ “$”. В кінці виразу  (через пробел) Ви можете використовувати вказівку на формат виводу (наприклад, Е0, Т і т.д.).

	Приклад.  

СКД40:&  - дебетовий залишок на кінець періоду по рахунку 40 по біжучому субконто ( залишок товарів по даній позиції в гривнях);

СКД40:&Н - дебетовий залишок на кінець періоду по рахунку 40 по біжучому субконто в натуральному виразі  (кількісний залишок товарів по даній позиції);

СКД40:&Н  Е0 - дебетовий залишок на кінець періоду по рахунку 40 по біжучому субконто в натуральному виразі, який виводиться без десяткової частини  (кількісний залишок товарів  по даній позиції в штуках).

В запиті Ви також можете  задати заголовок правої графи списка субконто і спосіб  вирівнювання значень в цій графі (вліво або вправо).

Закінчивши заповнення запиту  настройки списка субконто, натисніть кнопку запиту ОК.

Багаторівневі списки субконто. В "1С:Бухгалтерії" списки об’єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Кожне субконто може мати підпорядковані субконто. Наприклад, для виду субконто "Організації", яке використовується для ведення аналітичного  обліку по рахунках розрахунків зі сторонніми організаціями, можна з допомогою підпорядкованих субконто враховувати договори з цими організаціями.

Для переходу до коректування списку субконто, підпорядкованих певному субконто,  двічі клікніть мишшю значок в лівій графі списка або натисніть комбінацію клавіш Ctrl і програма виведе на  екран список субконто, підпорядкованих даному. Для повернення в список субконто вищестоячого рівня натисніть комбінацію клавіш Ctrl або двічі клікніть мишшю значок на початку списка.

 Перегляд і коректування цього списку виконується так, як це описано вище.

Параметри субконто.  Як вже було сказано,  "1С:Бухгалтерія" дозволяє вказувати параметри для субконто. Назви параметрів  субконто єдині для всіх субконто одного виду, а значення параметрів для кожного субконто задаються індивідуально. Значення параметрів можна використовувати в  формах первинних документів,  в формах звітів,  в формулах типових проводок. Для посилань на параметри субконто в макромові передбачені відповідні макроімена (див. Додаток 1). Наприклад, для субконто виду “Організации”  можна передбачити параметри, що описують повну назву організації, номер її банківського рахунку, назву і реквізити банку і т.п. Тоді Ви зможете настроїти платіжні доручення, рахунки та інші документи так, щоб після вибору організації всі потрібні реквізити в документі проставлялися автоматично.

Для визначення параметрів субконто слід при перегляді списку значень субконто підвести курсор в стрічку з потрібним субконто і  натиснути клавішу F5 або кнопку Параметры в нижній частині вікна зі списком.

  На екран буде виведено список параметрів для даного субконто.  Список впорядковано по номерах параметрів. Максимальна довжина значення параметра - 50 символів.  В графі "Дл" (довжина) Ви можете задати обмеження довжини значення  параметрів  субконто. Це може бути зручно,  якщо Ви використовуєте даний параметр в документах і хочете, щоб він вмістився у відведене для нього місце.

Ви  можете переглядати і коректувати цей список, як звичайно. При цьому слід врахувати, що номери і назви параметрів є загальними для всіх субконто одного виду і при коректуванні назви параметра субконто або максимальної довжини його значення ці характеристики встановлюються відразу для всіх субконто даного виду.

Зауваження. 

Бажано  встановлювати  тільки  ті параметри субконто, які Ви будете використовувати в звітах,  типових проводках або первинних документах, які виводяться на друк.

7.  Задання констант

При формуванні  звітів (наприклад,  балансу) більшість показників розраховуються на основі введених даних про господарські  операції. Але в звіти необхідно включати також дані,  які не можна отримати з інформації, що зберігається в журналі операцій.  Такими даними є,  наприклад, назва підприємства,  прізвища керівників та головного бухгалтера, вид основної діяльності і т.п. В "1С:Бухгалтерії" ці дані необхідно занести в  список констант.

Для перегляду  і  коректування  списку  констант  виберіть  пункт "Константи" з групи "Операції" головного меню.  На екран буде виведено список констант.

Список впорядковано  по  номерах  констант  ( ці номери не можуть повторюватися). Ви можете переглядати і коректувати список констант як звичайно (див. розд. 2.11), однак, програма не дозволить Вам знищити перші вісім констант списку або змінити в них назву чи номер ( в  них  можна міняти тільки графу "Значення").  Значення констант,  які відображають початок та кінець періоду, заносяться в список автоматично.

Значення констант  можуть  використовуватися  і встановлюватися в звітах, проводках типових операцій і в формах первинних документів. підпорядкованих субконто Посилання на константи має вигляд [Кномер-константи].  Наприклад, якщо в текст форми звіту включити стрічку [К101],  то в виведеному звіті  на цьому місці буде значення константи з номером 101 (див. Додаток 1).

8. Настройка  принтера

Перед тим,  як друкувати текст, необхідно встановити режим роботи принтера: вибрати шрифт, задати міжрядковий проміжок і т.д. "1С:Бухгалтерія:Проф." дозволяє настроювати принтер слідуючим чином:

в запиті "Параметри" можна встановити кількість стрічок і  символів на  друкованій сторінці,  а також задати режим друку сторінками;

при  виборі  пункту  "Принтер"  в  запиті "Параметри" Ви можете встановити ініціалізуючу стрічку для принтера.

Запит "Параметри"  виводиться при виборі пункту "Встановлення параметрів" з групи "Сервіс" головного меню,  а також при натисненні Alt  F10 в  багатьох  режимах програми.

Призначення цих параметрів слідуюче:

якщо довжина друкованого документу ( наприклад,  звіту) перевищує задану кількість стрічок на сторінці, документ розбивається на сторінки з вказаною кількістю стрічок;

якщо ширина друкованого документу ( наприклад, звіту) перевищує задану кількість символів, документ друкується полосами, причому ширина кожної з них не перевищує заданої кількості символів в стрічці (віддруковані сторінки Ви повинні будете склеїти);

параметр "Принтер" дозволяє вибрати ініціалізуючу стрічку принтера (див. нижче).  Ініціалізуюча стрічка посилається на принтер перед кожним виводом документу на друк;

якщо включений режим "Постраничная  печать",  то  перед  друком кожної сторінки буде зроблено паузу;

якщо включений режим "В файл", то програма буде виводити друковані документи в файл. В цьому файлі будуть нагромаджуватися один за другим друковані документи.  Ім"я файлу слід  задати  справа від напису "В файл";

якщо включений режим "На принтер",  то програма  буде  виводити друковані документи на принтер;

якщо включений режим "Без рамок",  то програма  при  формуванні друкованих документів заміняє псевдографічні символи на звичайні. Це знижує наглядність документів, але дозволяє значно пришвидшити  друк на деяких матриичних принтерах.

Зауваження. 

Ви можете,  встановивши відповідні  режими,  виводити сформовані документи одночасно і на принтер, і в файл.

Встановлення параметрів.  Для зміни параметрів "Кількість стрічок на сторінці"  і "Кількість символів в стрічці" підведіть курсор у відповідне поле запиту,  натисніть Enter ,  введіть нове  значення  і, якщо введене значення  не  повністю  заповнює поле запиту,  знову натисніть Enter . Для зміни параметрів "Постраничная печать", "В файл", "На принтер" і "Без рамок" встановіть курсор між дужками зліва від назви параметра і натисніть Enter .  При цьому для включення параметра  "В  файл" необхідно попередньо вказати ім’я файла справа від напису "В файл".

Для встановлення ініціалізуючої стрічки  для  принтера  підведіть курсор до напису "Принтер" і натисніть Enter .  На екрані буде виведено запит зі списком назв принтерів і послідовностями кодів  їх  настройки.

В  списку  наведені назви  принтерів  і  управляючі  послідовності  їх  настройки (  останні задаються набором не більше ніж 12 десятичних кодів). Список впорядковано по назвах принтерів.  Текучий принтер відмічено зірочкою  в  крайній лівій графі.  Для переміщення по спискові Ви можете використовувати клавіши   ,   ,   ,    , Home , End .  Для повернення в запит "Параметри" натисніть Esc .

Для вибору ініціалізуючої послідовності з вже  наявних  підведіть курсор в крайню ліву графу потрібної стрічки і натисніть Enter (вибрана стрічка буде відмічена зірочкою).  Далі можна натиснути  Esc  для повернення в запит "Параметри".

Список в запиті "Настройка принтера"  можна  коректувати  так,  як звичайно: клавіша  Ins  дозволить ввести нову стрічку в список, Del - знищити біжучу стрічку списка.  Для коректування поля в стрічці  виділіть його курсором і натисніть Enter .

Якщо в списку немає потрібного (або сумісного  з  ним)  принтера, слід звернутися до інструкції до принтера і, підібравши відповідні коди, внести їх до списку.

Зауваження. 

 Для 9-голкових Epson-сумісних матричних принтерів найбільш часто використовуються слідуючі управляючі послідовності  (їх можна суміщати одну з другою):

27 77

установка шрифта Elite (12 символів на дюйм);

15

установка шрифта Condensed (16.67 символів на дюйм);

27 48

установка міжстрічкового інтервалу в 1/8 дюйма;

27 56

ігнорування датчика кінця паперу;

27 108n

установка лівого поля в п колонок.

Особливості настройки лазерних принтерів для  "1С:Бухгалтерії-Проф." викладені в Додатку 5.