Учет расходов на создание сайта и программ для ЭВМ в бюджетном и автономном учреждении

Учет расходов на создание сайта и программ для ЭВМ в бюджетном и автономном учреждении

Издательство «Гарант-Пресс»

Некоторые учреждения создают в Интернете свои сайты. Как правило, на них находится общая информация о самом учреждении, ее структуре, видах деятельности, управляющих органах. При отражении расходов на разработку сайтов нужно учитывать несколько немаловажных нюансов.

Сам по себе сайт является компьютерной программой. Это следует из статьи 1261 Гражданского кодекса. Исключительные права на программу для ЭВМ, изготовленную третьими лицами (разработчиками-подрядчиками), принадлежат заказчику . Если, конечно, иное не предусмотрено договором на разработку сайта.

Соответственно, при наличии исключительных прав и при соблюдении всех требований Инструкции расходы на создание сайта отражают как нематериальный актив. При этом не имеет значения, сколько страниц сайта было создано. В любом случае все они учитываются как единый объект нематериальных активов.

Когда сайт разрабатывается работниками самого учреждения в рамках трудовых отношений с ними, исключительные права на него принадлежат работодателю (то есть учреждению). Поэтому подобный сайт также отражают как НМА несмотря на то, что авторские права на него остаются за специалистами, которые участвовали в его разработке. Учреждение может и потерять права на сайт. Это произойдет, если в течение трех лет с момента создания сайта учреждение не начнет его фактическое использование, не передаст исключительные права на него другому лицу или не сообщит автору о сохранении программы в тайне.

Права на компьютерные программы (в том числе сайты) обязательной госрегистрации не подлежат. Однако учреждению необходимо оповестить пользователей программы или посетителей сайта о своих исключительных правах. Для этого следует разместить в программной оболочке или на странице сайта букву «с» в круге, написать год создания программы (сайта) и название учреждения-право обладателя.

Отметим, что во многих случаях исключительное право на программы для ЭВМ остается у компании-разработчика. Учреждение-покупатель получает лишь право пользования программой. Поэтому такое право, как нефинансовый актив (НМА), не учитывают. Затраты на приобретение неисключительного права пользования в течение нескольких отчетных периодов лицензионным программным обеспечением, исключительные права на которое остаются у разработчика, отражают в составе расходов будущих периодов (п. 302 Инструкции) с последующим равномерным отражением в составе затрат учреждения текущего финансового года. При этом стоимость неисключительных прав отражают увеличением по забалансовому счету 01 «Имущество полученное в пользование».

Пример 

В конце декабря текущего года за счет субсидии на выполнение государственного задания учреждение приобрело неисключительные права на нематериальный актив (программу для ЭВМ). Стоимость прав — 276 120 руб. (НДС не облагается), срок предоставления — 18 месяцев. Для приобретения прав учреждение воспользовалось инфор мационно-консультационными услугами сторонней организации. На них было потрачено 17 700 руб. (в том числе НДС — 2700 руб.). Программа используется в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Согласно учетной политике учреждения РБП списываются равномерно в течение периода, к которому они относятся.

Для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не при водится.

Операции по приобретению неисключительных прав на программу для ЭВМ будут отражены записями:

Дебет 4 401 50 226 Кредит 4 302 26 730

– 276 120 руб. — отражены стоимость неисключительных прав и кредиторская задолженность перед правообладателем;

Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610

– 276 120 руб. — оплачена стоимость неисключительных прав с лицевого счета учреждения в казначействе;

Дебет 01

– 276 120 руб. — учтена стоимость неисключительных прав увеличением забалансового счета 01;

Дебет 4 401 50 226 Кредит 4 302 26 730

– 17 700 руб. — отражены стоимость информационно-консультационных услуг, связанных с приобретением неисключительных прав, и кредиторская задолженность перед исполнителем (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610

– 17 700 руб. — оплачена стоимость информационно-консультационных услуг, связанных с приобретением неисключительных прав с лицевого счета учреждения в казначействе.

Общая сумма расходов будущих периодов составила:

276 120 + 17 700 = 293 820 руб.

Эта сумма будет учтена в строке 620 и отражена по строке 625 (со знаком «минус») баланса учреждения.

Указанные расходы будут включаться в текущие затраты учреждения в течение 18 месяцев (срока, на который предоставлены исключительные права). Соответственно, ежемесячно учреждению нужно списывать:

293 820 руб. : 18 мес. = 16 323, 33 руб.

Списание РБП ежемесячно отражают записью:

Дебет 4 109 60 226 (4 109 70 226 ...) Кредит 4 401 50 226

– 16 323, 33 руб. — списана сумма РБП, приходящихся на один месяц.

За 12 мес. отчетного года в состав текущих затрат учреждения будет включена сумма РБП в размере:

16 323, 33 руб. × 12 мес. = 195 879, 96 руб.

Сумма РБП, не списанная на конец года, составит:

293 820 – 195 879, 96 = 97 940, 04 руб.

Эта сумма будет учтена в строке 620 и отражена по строке 625 (со знаком «минус») баланса учреждения на конец отчетного года.

Если из документов, которыми оформлены РБП, установить срок, в течение которого они должны быть списаны, невозможно, учреждение вправе определить его самостоятельно. Его утверждают приказом руководителя организации. При этом могут учитываться те или иные нормы гражданского законодательства. Например, в отношении неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности обычно он определяется в 5 лет.

Мнение специалиста 

Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, должны отражаться в бухгалтерском учете учреждения (лицензиата) в качестве расходов будущих периодов (списываться в дебет счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов»).

Последующее отнесение данных сумм в дебет счетов 0 401 20 000, 0 109 00 000 должно осуществляться в течение срока действия договора в порядке, установленном учетной политикой (например ежемесячно в равных суммах). В том случае, когда лицензионным договором (соглашением) не предусмотрен конкретный срок использования учреждением программного продукта, учреждение самостоятельно устанавливает этот срок, руководствуясь при этом положениями гражданского законодательства (такие рекомендации, в частности, даны Минфином России для целей учета расходов при налогообложении прибыли в письмах от 02.02.2011 № 03-03-06/1/52, от 20.04.2009 № 03-03-06/2/88). В частности, в соответствии с п. 4 ст. 1235 ГК РФ срок, на который заключается лицензионный договор, не может превышать срок действия исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет, если ГК РФ не предусмотрено иное.

А. Семенюк, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В. Пименов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ