Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов

Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов

Яковлева Александра, бухгалтер Acsour 

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции. 

Первичные документы. 

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ. 

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: 

наименование документа; 

дату составления документа; 

наименование организации, от имени которой составлен документ; 

содержание хозяйственной операции; 

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 

личные подписи указанных лиц. 

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности. 

Ответственность за неправильное оформление первичных документов. 

Ответственность может возникнуть при: 

грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения; 

неуплате или неполной уплате налога (сбора); 

неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога; 

невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов. 

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика». 

Таблица 1. Штрафные санкции. 

Вид правонарушения 

Штраф 

Основание 

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде) 

10000 руб. 

п. 1 ст. 120 НК РФ 

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода) 

30000 руб. 

п. 2 ст. 120 НК РФ 

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы 

20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. 

п. 3 ст. 120 НК РФ 

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) 

20% от неуплаченной суммы налога (сбора) 

п. 1 ст. 122 НК РФ 

Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) 

40% от неуплаченной суммы налога (сбора) 

п. 3 ст. 122 НК РФ 

Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми 

40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб. 

п. 1 ст. 129.3 НК РФ 

Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов 

20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению 

ст. 123 НК РФ 

Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 

200 руб. за каждый не предоставленный документ 

п. 1 ст. 126 НК РФ 

Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля 

10 000 руб. 

п. 2 ст. 126 НК РФ 

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 

Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб. 

ст. 15.06 КоАП РФ 

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов 

Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб. 

ст. 15.11 КоАП РФ 

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ) 

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». 

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». 

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет. 

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.