3. Նամակագրությունը զննելու կամ պահելու յուրաքանչյուր դեպքի մասին կազմվում է արձանագրություն, որում նշվում է ում կողմից, որտեղ, երբ և կոնկրետ որ նամակագրությունն է պահվել կամ ենթարկվել զննման, ինչ է վերցվել, ինչը պետք է հանձնվի հասցեատիրոջը կամ ժամանակավորապես պահվի, որ նամակագրությունից են հանված պատճենները, ինչպիսի տեխնիկական միջոցներ են օգտագործվել և ինչ է հայտնաբերվել: Քննչական գործողությանը մասնակցած բոլոր անձինք պետք է ծանոթացվեն արձանագրությանը, որը նրանք հաստատում են իրենց ստորագրություններով, իսկ անհրաժեշտության դեպքում կարող են պահանջել դրա մեջ մտցնել իրենց դիտողությունները: