Փոխքաղաքապետի խոսքով՝ համաձայն ընդունված որոշման, իրազեկման մեջ պետք է նշվի հավաքի սկզբի և ավարտի մոտավոր ժամանակը, հավաքի նպատակը, մասնակիցների սպասվող թիվը, հավաքի անցկացման ժամանակ օգտագործվելիք առարկաները կամ տեխնիկական միջոցները, կարգադրիչների նախատեսվող թիվը, իսկ երթի դեպքում՝ երթի ուղին և ժամանակացույցը: