किसी अधिकारी/कर्मचारी का पदनाम केवल सेवा नियम और बजट में स्वीकृत पद के अनुरूप भरें। इसके लिए कार्यालय की लेखा शाखा या संस्थापन शाखा से पुष्टि की जा सकती है। यदि कार्यालय स्तर पर ही कार्य विभाजन के अनुसार कोई वर्गीकरण किया गया है, तो इसे लिखने की आवश्यकता नहीं है।