पहले दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियां माइक्रोफिल्म या माइक्रोफीचे पर भंडारण के लिए दस्तावेजों की तस्वीरें खींचती थीं। ऑप्टिकल स्कैनर अब कागजी दस्तावेजों की डिजिटल प्रतियां तैयार करती हैं। डिजिटल रूप में पहले से मौजूद दस्तावेजों को कॉपी किया जा सकता है या अगर वे पहले से ऑनलाइन उपलब्ध हों तो लिंक जोड़ा जा सकता है।