अगर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अपनी कार्यक्षमता प्रदान नहीं करती है तो नियंत्रित सूचना व्यवस्था के लिए सूचना स्थिति को नियंत्रित करने और आगमन/निर्गमन के क्रम में लाइब्रेरी सेवा के पास आवश्यक रूप से संस्करण प्रबंधन की सुविधा मौजूद होनी चाहिए।