सेवा निवृत होने वाले कर्मचारियों के भविष्य निधि खातों का मिलान कार्यालय महालेखाकार से कराने के लिये मूल पासबुक कदापि न भेजी जाये। बल्कि पासबुक की सत्यापित फोटो प्रति ही भेजें। मिलाने के बाद ही 90 प्रतिषत भुगतान की कार्यवाही की जाये। 10 प्रतिषत अंतिम भुगतान प्रकरण महालेखाकार को प्रेषित करते समय मूल पासबुक के साथ अग्रसारण पत्र में 90 प्रतिषत भुगतान की बाउचर संख्या तथा दिनांक व मिलान की फोटो प्रति भी संलग्न की जाये। डीडीओ पोर्टल पर आहरण वितरण अधिकारी द्वारा बिल बनाये जाने की व्यवस्था सुनिष्चित करायें। डीडीओ के द्वारा बैनीफीषरी तथा ट्रांजेक्षन फाइल बनाते समय पूरा ध्यान दिया जाये तथा डीडीओ के द्वारा पासवर्ड भी समय समय पर बदल दिया जाये। कोषागार से टोकन नम्बर मिलने पर समय से निर्धारित प्रक्रिया पूर्ण कर ली जाये।