बताया गया कि उस वक्त क्षेत्रीय पासपोर्ट अधिकारी नई दिल्ली में पासपोर्ट दिवस पर होने वाली कॉफ्रेंस में हिस्सा लेने गए हुए थे। इस दलील के चलते नोटिस नहीं दिया गया, जबकि कार्यवाहक पासपोर्ट अधिकारी नोटिस भेज सकते थे।