इलेक्ट्रॉनिक मेल संदेश (ई-मेल) भेजकर आप व्यक्तिगत जानकारी भेज रहे हैं, इन मामलों में, मेल के प्राप्तकर्ता केवल आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए न केवल जानकारी को बनाए रख सकते हैं/प्रिंट कर सकते हैं, बल्कि इसे पत्राचार के रिकॉर्ड के रूप में भी रख सकते हैं। इस बात की सदैव संभावना है कि आपके मेल को विषय या संभव क्रियाओं आदि पर चर्चा में भागीदारी के लिए सीएसआईआर-आईआईटीआर के भीतर या बाहर किसी अन्य व्यक्ति को भेजा जा रहा है। जबकि संदेश की सामग्री को केन्द्रित नहीं रखा जाता है, केवल आनेवाली (इनकमिंग) और जानेवाली (आउटगोइंग) मेलों का अभिलेख (लॉग) बनाए रखा जाता है।