জাপানি শব্দ ‘কাই’ অর্থ চিন্তন, সংশোধনমূলক পরিবর্তন, ক্ষুদ্র, চলমান, ভাল; এবং ‘যেন্’ অর্থ ভাল, সবচেয়ে ভালর জন্য। ‘কাইযেন’ শব্দটি ‘কাই’ ও ‘যেন্’ শব্দ দুটির সমবায়ে তৈরি, যার অর্থ ধারাবাহিক উন্নতিসাধন। আধুনিক ব্যবস্থাপনায় কাইযেন অর্থ দাঁড়িয়েছে, ‘ছোট ছোট কিন্তু ধারাবাহিক পরিবর্তন, যার ফলশ্রুতিতে সবচেয়ে বেশী কার্যকরভাবে অপচয় কমে ও উৎপাদনশীলতা বাড়ে’। মাসাকি ইমাই ‘কাইযেন’ নামক উন্নয়ন প্রক্রিয়াটির তাত্ত্বিক ডেভেলপার হিসেবে অধিক পরিচিতি পেয়েছেন। টার্মটি জাপানে ব্যাপকভাবে প্রচলিত; এবং ১৯৮৫ সালে ইমাই’র বই ‘কাইযান: দি সিক্রেট টু জাপান’স কম্পিটিটিভ সাকসেস’ প্রকাশিত হবার পর থেকে আমেরিকায় ব্যবসা-ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত একাডেমিক ভাষায় তা দ্রুত অন্তর্ভুক্ত হতে থাকে। কাইযেনকে বিশ্বময় ছড়িয়ে দেয়ার উদ্দেশ্যে ইমাই ১৯৮৫ সালে কাইযেন ইনস্টিটিউট গঠন করেন। বর্তমানে এর ৩০টিরও বেশী দপ্তর ৪০টিরও বেশী দেশে পেশাগত কন্সাল্টেন্সি কাজ করে যাচ্ছ। প্রডাকশন ইন্ডাস্ট্রিতে কাইযেনের জন্ম হলেও এর অনেক নীতি ও টুল সমভাবে নন-প্রডাকটিভ আর্গানাইজেশনেও প্রয়োগ করা সম্ভব। এভাবে অফিস কাইযেন নামে আরেকটি শাস্ত্রও বিকশিত হয়েছে।জাপানের টয়োডা পরিবার বিশ শতকের শুরুর দিকেই তাদের অটোমেটিক লুম ফ্যাক্টরি ব্যবস্থাপনায় ‘জিদোকা’ নামের একটি পরিচালনা নীতি প্রবর্তন করে। ১৯৩০ সালে টয়োডা পরিবার অটোমোবাইল প্রস্তুতকারী প্রতিষ্ঠান টয়োটা মোটর কোম্পানি প্রতিষ্ঠা করে এবং সেখানে জাস্ট-ইন-টাইম (জেআইটি) নামে আরেকটি নতুন নীতি গ্রহণ করে। এই দুই স্তম্ভের উপর তারা গড়ে তোলে তাদের টয়োটা প্রডাকশন সিস্টেম (টিপিএস) নামক একটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম। এর মধ্যে কানবান, জিদোকা, জেটিআই, টোটাল কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট, ৫এস, প্ল্যান-ডু-চেক-এক্ট (পিডিসিএ) ইত্যাদি অনেকগুলো নীতি, কৌশল ও টুল বিদ্যমান। টিপিএস’কে ভিত্তি করেই পরে কাইযেন শাস্ত্রের বিকাশ ঘটেছে। ষাটের দশকে জাপানের শিল্পজগতে কাইযেন একটি আন্দোলনে পরিণত হয়। টয়োটা ও অন্যান্য জাপানি শিল্প-প্রতিষ্ঠান সমবেতভাবে টিপিএস’য়ের ব্যাপক উন্নতি সাধন ক’রে এটিকে একটি পরিণত অবস্থায় নিয়ে যায়। এতে করে জাপান সৌভাগ্যক্রমে সত্তরের দশকে আপতিত তেল সংকট (১৯৯৩) ও জ্বালানী সংকট (১৯৭৯) সফলভাবে মোকাবেলা ক’রে শিল্পে, বিশেষত অটোমোবাইল শিল্পে, একটি বড় শক্তি হয়ে আবির্ভূত হয়। মার্কিনীরাও জাপানের এই অবিশ্বাস্য সাফল্য দেখে কাইযেন জানার এবং তা আত্মস্থ করার জন্য মরিয়া হয়ে উঠে। বর্তমানে বাংলাদেশের প্রশাসনও কাজের পরিবেশ ও পারফরমেন্স বাড়াতে কাইযেন প্রোগ্রাম/ইভেন্ট প্রণয়নে জাপানের সহায়তায় কাজ করছে এবং সরকারী অফিসগুলোতে তা পরিচালনা করছে।