প্রথাগত ব্যবস্থাপনায় চিন্তাকে বাস্তবে প্রয়োগ করার চেষ্টার প্রাধান্য থাকে এবং পরিবর্তনটি যেখানে দরকার, পরিবর্তন কাজ পরিকল্পনায় ও বাস্তবায়নের ক্রিয়াকাণ্ড সেখানটিতেই সীমিত থাকে। কিন্তু কাইযেন কাজ করে ক্রস-ফাংশনাল টিমের মাধ্যমে। টিমে প্রসেসের সাথে প্রত্যক্ষ্যভাবে কর্মজড়িত ইউনিটের সকলেই সদস্য হন এবং একই সাথে এই প্রসেসের সাথে ভেতরের ‘সরবরাহকারী’ ও ‘গ্রাহক’, এবং বাইরের ‘সরবরাহকারী’ ও ‘গ্রাহক’দের এবং এমনকি নিরপেক্ষ ‘দর্শক’দের মধ্য থেকেও প্রতিনিধিত্বকারী সদস্য গ্রহণ করা হয়। এতে পরিবর্তন কাজটি যেমন সুচারু হয়, তেমনই এর আভিঘাত কোথায় কিভাবে পড়ছে, নেতিবাচক হলে তার সমাধান কী হতে পারে তাও তৃণমূল থেকে উঠে আসে।