উপ বরাদ্দের চিঠি পাওয়ার পর মেয়র মহোদয় এ বিষয়ে একটি বিশেষ সভা আহবান করেন। সভায় জনপ্রতিনিধিদের কোটা নির্ধারন করা হয়। নির্ধারিত কোটা অনুযায়ী নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে জনপ্রতিনিধিগনকে তাদের নিজ নিজ এলাকার বয়ষ্ক ভাতা পাওয়ার উপযোগী মানুষের তালিকা দিতে বলা হয়। জনপ্রতিনিধিগন তাদের নিজ নিজ এলাকার এরকম মানুষদের চিহ্নিত ও তালিকা প্রস্তুত করে নির্ধারিত দিনের মধ্যে ডেসপাসে জমা দেন।