১) অবশ্যই আলোকচিত্রীর নাম, ই-মেল আই.ডি. এবং ছবিগুলি কোথায় তোলা জানাবেন। ই-মেলের subject হিসেবে জায়গার নামটি “Photos of __________” এইভাবে পাঠাবেন। কোন ছবি কোথায় তোলা বোঝানোর সুবিধার জন্য ছবিগুলির নামকরণ সেই ভাবে করতে পারেন বা MS WORD কিংবা NOTEPAD-এ তথ্যগুলি পৃথকভাবে টাইপ করে পাঠাতে পারেন।