1. Đại diện thân nhân người hy sinh làm đơn đề nghị xác nhận liệt sĩ (Mẫu LS) kèm theo giấy tờ, tài liệu quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này gửi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người hy sinh trước khi tham gia quân đội, công an.
Trường hợp người tham gia quân đội, công an từ các cơ quan, nhà máy, xí nghiệp, nông trường, lâm trường thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị trước khi tham gia quân đội, công an để Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người hy sinh làm cơ sở lập hồ sơ.
Trường hợp hy sinh quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này thì phải kèm theo giấy xác nhận về phần mộ và thời điểm an táng hài cốt liệt sĩ của Giám đốc Sở Lao động-Thương binh và Xã hội địa phương quản lý nghĩa trang liệt sĩ.
2. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Đề nghị Hội Cựu chiến binh và Hội Người cao tuổi cùng cấp có ý kiến bằng văn bản về việc xác nhận liệt sĩ;
b) Niêm yết công khai danh sách tại cấp thôn, xóm nơi cư trú của người hy sinh trước khi tham gia quân đội, công an; thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng của địa phương để lấy ý kiến của nhân dân. Thời hạn niêm yết thông báo tối thiểu là 15 ngày. Lập Biên bản kết quả niêm yết công khai;
c) Căn cứ Biên bản kết quả niêm yết công khai và văn bản tham gia ý kiến của các Hội tại Điểm a Khoản này, tổ chức họp Hội đồng xác nhận người có công cấp xã để xét duyệt, lập biên bản họp Hội đồng đề nghị xác nhận liệt sĩ (Mẫu BB-LS) đối với trường hợp được nhân dân đồng thuận, không có khiếu nại, tố cáo;
d) Gửi biên bản họp Hội đồng đề nghị xác nhận liệt sĩ, biên bản niêm yết công khai, văn bản tham gia ý kiến của các Hội tại Điểm a Khoản này, kèm theo giấy tờ, hồ sơ quy định tại Khoản 1 Điều này đến Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện (đối với người hy sinh thuộc quân đội) hoặc Công an cấp huyện (đối với người hy sinh thuộc công an).
3. Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện, Công an cấp huyện kiểm tra hồ sơ, xác định tính pháp lý của các giấy tờ làm căn cứ đề nghị xác nhận liệt sĩ; trường hợp đủ điều kiện thì có công văn kèm theo danh sách và các giấy tờ quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này gửi Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội hoặc Công an cấp tỉnh.
4. Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội; Công an cấp tỉnh có trách nhiệm:
a) Phối hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra, lập phiếu xác minh (Mẫu XM), cấp Giấy báo tử đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện; có công văn đề nghị xác nhận liệt sĩ kèm theo danh sách, hồ sơ gửi Cục Chính trị Quân khu (đối tượng thuộc quân đội) để xét duyệt, tổng hợp gửi Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam; gửi Cục Chính sách, Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (đối tượng thuộc công an).
Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội gửi Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam;
b) Tiếp nhận Bằng “Tổ quốc ghi công” và hồ sơ liệt sĩ; chỉ đạo cơ quan, đơn vị phối hợp với Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội cấp huyện và Ủy ban nhân dâp cấp xã nơi thân nhân liệt sĩ cư trú tổ chức lễ truy điệu; bàn giao hồ sơ liệt sĩ về Sở Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý, thực hiện chế độ ưu đãi theo quy định.
5. Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam; Cục Chính sách, Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân có trách nhiệm:
a) Kiểm tra hồ sơ theo thẩm quyền;
b) Trình Bộ trưởng Bộ Quốc phòng hoặc Bộ trưởng Bộ Công an có công văn đề nghị Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thẩm định, trình Thủ tướng Chính phủ cấp Bằng “Tổ quốc ghi công”;
c) Chuyển Bằng “Tổ quốc ghi công” và hồ sơ liệt sĩ về cơ quan đề nghị.