1. Hồ sơ xét hưởng chế độ:
a) Bản khai đề nghị trợ cấp khó khăn đột xuất (Mẫu số 01 kèm theo Thông tư này) có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) nơi thân nhân của hạ sĩ quan, binh sĩ cư trú.
b) Trường hợp nếu thân nhân của hạ sĩ quan, binh sĩ có các loại giấy tờ như: Giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về mức độ thiệt hại vật chất khi bị sập nhà, trôi nhà, cháy nhà hoặc phải di dời chỗ ở hoặc thân nhân ốm đau dài ngày từ một tháng trở lên; giấy ra viện của cơ sở y tế nơi thân nhân Điều trị; giấy báo tử của thân nhân hy sinh; giấy chứng tử của thân nhân từ trần hoặc mất tích hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã gửi cho hạ sĩ quan, binh sĩ thì bản khai đề nghị trợ cấp khó khăn đột xuất kèm theo các loại giấy đó, không phải xin xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã như quy định tại Điểm a Khoản này.
2. Trình tự và trách nhiệm giải quyết chế độ:
a) Hạ sĩ quan, binh sĩ:
- Làm bản khai đề nghị trợ cấp khó khăn đột xuất;
- Nộp bản khai và các loại giấy tờ theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này cho cấp đại đội, tiểu đoàn hoặc tương đương.
Trường hợp bản khai chưa có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc chưa có các loại giấy tờ kèm theo thì nộp bản khai cho cấp đại đội, tiểu đoàn hoặc tương đương để các cấp xét duyệt, giải quyết trợ cấp, sau đó hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn không quá 30 ngày (kể từ ngày được giải quyết trợ cấp) nộp cho cơ quan tài chính thanh quyết toán theo quy định; hết thời hạn trên nếu hạ sĩ quan, binh sĩ không hoàn thiện đủ hồ sơ thì phải hoàn trả lại số tiền trợ cấp đã nhận.
b) Đơn vị quản lý hạ sĩ quan, binh sĩ:
- Cấp đại đội, tiểu đoàn hoặc tương đương: Tiếp nhận bản khai và các loại giấy tờ do hạ sĩ quan, binh sĩ nộp; tổng hợp, kiểm tra và đề nghị cấp trên trực tiếp trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc; nhận và chi trả chế độ trợ cấp khó khăn cho hạ sĩ quan, binh sĩ khi có quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Cấp trung đoàn hoặc tương đương: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của đơn vị cấp dưới, hoàn thành việc xem xét, quyết định trợ cấp khó khăn đột xuất cho hạ sĩ quan, binh sĩ.
c) Cơ quan Chính trị (Chính sách) các đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức phổ biến, quán triệt, hướng dẫn cho hạ sĩ quan, binh sĩ về chế độ, trình tự thực hiện; chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện; hằng năm lập dự toán kinh phí bảo đảm chế độ trợ cấp khó khăn đột xuất vào dự toán kinh phí của cơ quan, đơn vị, gửi Bộ Quốc phòng (qua Cục Tài chính và Cục Chính sách); xác nhận, quản lý, thanh quyết toán theo quy định.
3. Nguyên tắc giải quyết chế độ khó khăn đột xuất: Khi nhà ở của hạ sĩ quan, binh sĩ tại ngũ gặp tai nạn, hỏa hoạn, thiên tai bị sập nhà, trôi nhà, cháy nhà hoặc phải di dời chỗ ở hoặc tài sản bị hư hỏng, thiệt hại nặng về kinh tế thì được trợ cấp không quá 02 lần/năm đối với mỗi hạ sĩ quan, binh sĩ; khi thân nhân của hạ sĩ quan, binh sĩ tại ngũ ốm đau từ một tháng trở lên hoặc Điều trị một lần tại bệnh viện theo quy định được trợ cấp không quá 02 lần trong một năm đối với mỗi thân nhân của hạ sĩ quan, binh sĩ.
Ví dụ 1: Đồng chí Hạ sĩ Nguyễn Văn An, năm 2016 có con bị ốm phải Điều trị tại bệnh viện. Cụ thể như sau: Lần 1 từ ngày 02 đến ngày 12 tháng 8; lần 2 từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 10; theo quy định, con đồng chí An được trợ cấp 02 lần, mỗi lần bằng 500.000 đồng.
Ví dụ 2: Cũng đối tượng nêu ở ví dụ 1, năm 2016 mẹ đồng chí An bị ốm phải Điều trị tại bệnh viện. Cụ thể như sau: Lần 1 từ ngày 02 đến ngày 10 tháng 9; lần 2 từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12; theo quy định, mẹ đồng chí An được trợ cấp 02 lần, mỗi lần bằng 500.000 đồng.
Ví dụ 3: Cũng đối tượng nêu ở ví dụ 1, năm 2016 gia đình đồng chí An có nhà ở bị sập do lũ quét. Theo quy định, gia đình đồng chí An được trợ cấp mức 3.000.000 đồng.