事前通知制度

事前通知制度とは、日本において不動産登記を申請するにあたり、登記識別情報又は登記済証を提供・提出すべきなのに、正当な理由があって提供・提出できない場合に、登記官が登記義務者の真実性を確認する制度である。事前通知以外にも資格者代理人による本人確認制度と公証人による本人確認制度があり、本稿で触れる。

1. 略語など
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説明の便宜上、以下の通り略語を用いる。

法不動産登記法令不動産登記令規則不動産登記規則準則不動産登記事務取扱手続準則2004年6月18日法律第123号不動産登記法附則6条3項により、オンライン未指定庁においては登記識別情報は登記済証と読み替えられ、同7条によりオンライン指定庁において登記済証が提出されたときは登記識別情報が提出されたものとみなされる。従って本稿では特記がない限り、登記識別情報とあれば登記済証を含むものとする。

2. 提供・提出できない正当な理由
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本節においては登記識別情報と登記済証を分けて説明する。

2.1. オンライン指定庁
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法22条ただし書のほか、準則42条1項各号に規定があり、以下のとおりである。

登記識別情報が通知されなかった場合
登記識別情報の失効の申出に基づき、登記識別情報が失効した場合
登記識別情報を失念した場合
登記識別情報を提供することにより登記識別情報を適切に管理する上で支障が生ずることとなる場合
登記識別情報を提供したとすれば当該申請に係る不動産の取引を円滑に行うことができないおそれがある場合不通知の事由としては、法21条ただし書の規定に基づき、申請人があらかじめ登記識別情報の通知を希望しない旨の申出をしたため、当初より通知されていない場合などがある。失効については失効制度を参照。その他の場合として、登記済証を所持しているが、電子申請により申請を行う場合がある。

2.2. オンライン未指定庁
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条文に明記されているものとして、既述規定によって読み替えられた法21条ただし書の規定に基づき、申請人があらかじめ登記済証の交付を希望しない旨の申出をしたため、当初より交付されていない場合がある。

その他の場合として、滅失、紛失、登記済証を現に所持していない場合がある。現に所持していない理由としては、不動産が共有であり、他の共有者が登記済証を所持していて引渡しを拒んでいるためなどが挙げられる。

2.3. 申請情報への記載
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登記識別情報を提供できない理由は、申請情報の内容とされている。登記済証についても、2004年12月1日政令第379号附則2条2項によって読み替えられた令3条12号の規定に基づき、登記済証を提出できない理由は、申請情報の内容とされている。

3. 事前通知制度
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3.1. 概要
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法22条により登記識別情報を提供して登記申請をすべき場合なのに、法22条ただし書の正当な理由があって提出されなかった場合、原則として、登記義務者に対して、当該申請があった旨及び当該申請の内容が真実であると考える場合には一定の期間内にその旨の申出をすべき旨を通知しなければならない。

3.2. 方法
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3.2.1. 具体例
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登記申請が書面申請又は電子申請のいずれの方法によりされても、書面を送付してする。具体的には、事前通知書による。事前通知書の送付の方法は、以下のように分類される。

登記義務者が自然人である場合又は法人である場合において当該法人の代表者の住所にあてて送付するときは、本人限定受取郵便又はこれに準ずる方法。
登記義務者が法人である場合において当該法人の主たる事務所にあてて送付するときは、書留郵便又は信書便の役務であって、信書便事業者において引受け及び配達の記録を行うもの。
登記義務者が日本国外に住所を有する場合、規則70条1項2号のもの又はこれら準ずる方法。

3.2.2. 様式
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事前通知書の様式画像:事前通知書.PNG
事前通知書の様式画像:事前通知書.PNG

3.3. あて先
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法人
原則は当該法人の主たる事務所にあてて送付するが、法人の代表者の住所にあてて送付を希望する旨の申出があったときは、これに応じて差し支えない。
自然人の特例
申請人から、申請情報の内容とした申請人の住所に、例えば「何アパート内」又は「何某方」と付記して事前通知書を送付してほしい旨の申出があったときは、その申出に応じて差し支えない。この規定は法人の代表者の住所にあてて送付する場合に準用される。

3.4. 申出
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期間
申出をすべき期間は原則として通知を発送した日から2週間以内であるが、登記義務者が日本国外に住所を有する場合は4週間以内である。
方法
電子申請の場合には、登記義務者が通知書の内容を通知番号等を用いて特定し、申請の内容が真実である旨の情報に電子署名をして登記所に送信し、書面申請の場合には、登記義務者が通知書に申請の内容が真実である旨を記載し、申請書又は委任状に押したのと同一の印を押印して登記所に提出してする。
電子申請の場合における法第23条第1項に規定する申出は、特例方式により委任状が書面を提出する方法により提出されたときは、当分の間、規則第70条第1項の書面に通知に係る申請の内容が真実である旨を記載し、これに記名し、委任状に押印したものと同一の印を用いて押印した上、登記所に提出する方法によることができることとされた。なお、この取扱いは、代理人による申請で、委任状が書面を提出する方法により提出された場合に限ってすることができるものであり、これ以外のときは、原則どおり、規則第70条第5項第1号の規定により、申請の内容が真実である旨の情報に電子署名を行った上で、登記所に送信する方法によらなければならないこととなる。
日本国外に住所を有する場合
登記義務者が日本国外に住所を有している場合、権限を有する官公署の作成に係る証書により、登記申請に関する不動産の管理・処分の一切の権限を与えられたことを証明した代理人をあて先とすることができる。
通知を受けるべき者が死亡している場合
登記義務者の相続人から申出をすることができるが、当該相続人の電子署名又は印鑑証明書が必要である。
法人の場合の特例
書面申請の場合で法人の代表者に事前通知をした場合ときは、当該法人の他の代表者から申出をすることができるが、当該他の代表者の代表者資格証明情報及び印鑑証明書が必要である。
申出がなかった場合
不動産登記法25条10号により、登記の申請は却下される。

3.5. 再発送の可否
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事前通知書が受取人不明を理由に返送された場合において、申出期間満了前に申請人から再発送の申出があったときは、これに応じて差し支えない。この場合、申出期間は最初に事前通知書を発送した日から起算される。

通知書が紛失、火災又は盗難等により再発送の要望があっても応ずることはできない。ただし、書留郵便として発送された通知書が配達前に郵便盗難事故により亡失した場合、亡失証明書の提出があれば再発送に応ずることができるとされた。以上の先例は旧不動産登記法時のものであるものの、新法下でも適用があるとされている。

3.6. 前住所通知
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3.6.1. 概要
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事前通知をすべき場合において、登記申請が所有権に関するものであり、登記義務者の住所について変更の登記がされている場合には、法務省令で定める場合を除き、登記官は、登記義務者の登記記録上の前の住所にあてて当該申請があった旨を通知しなければならない。

法務省令で定める場合とは、以下のとおりである。

住所変更の登記の登記原因が、行政区画若しくはその名称又は字若しくはその名称についての変更又は錯誤若しくは遺漏である場合
事前通知をすべき登記の申請日が、登記義務者の住所についてされた最後の変更の登記申請の受付日から3か月以上経過している場合
登記義務者が法人である場合
資格者代理人による本人確認情報の提供があった場合において、その内容からして申請人が登記義務者であることが確実であると認められる場合前住所通知は、転送を要しない郵便物として書面を送付またはこれに準ずる方法によりする。具体的には、「転送不可」と書かれたはがきによる。この前住所通知が返送されなくても、当該通知に係る登記の申請について異議の申出がなければ登記は実行される。

なお、住所を転々としている場合、住所変更・更正の登記の受付日が事前通知をすべき登記申請日から3か月以内であれは、いずれの住所にも前住所通知をする。

3.6.2. 様式
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前住所通知書の様式画像:前住所通知書.PNG

4. 資格者代理人による本人確認制度
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4.1. 概要
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事前通知をすべき場合であっても、当該申請が登記申請の代理を業とすることができる代理人によって申請された場合において、当該申請人が法23条1項の登記義務者であることを確認した情報が提供され、かつその内容を登記官が相当と認めたときは、事前通知をしなくてよい。

なお、資格者代理人自身が遺言執行者などで登記義務者となって登記手続きをする場合には自身を証明する本人確認情報を作成することはできないとされている。

4.2. 本人確認情報の内容
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資格者代理人が申請人と面談した日時、場所及びその状況を明らかにした情報が必須である。申請人が法人の場合、その代表者又はこれに代わるべき者と面談しなければならない。

その他、資格者代理人が申請人と面識があるか否かで以下の情報が必要である。

4.2.1. 面識がある場合
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資格者代理人が申請人の氏名を知り、かつ面識があるときは、当該申請人の氏名を知り、かつ面識がある旨及びその面識が生じた経緯を本人確認情報の内容としなければならない。その具体例は以下のとおりである。

資格者代理人が当該登記申請の3か月以上前に、当該申請人について資格者代理人として本人確認情報を提供して登記申請をしたとき。
資格者代理人が当該登記申請の依頼を受ける以前から当該申請人の氏名及び住所を知り、かつ当該申請人との間に親族関係・1年以上にわたる取引関係その他安定した継続的な関係の存在があるとき。

4.2.2. 面識がない場合
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資格者代理人が申請人の氏名を知らないか、又は面識がないときは、真正な登記義務者であることを確認するために当該申請人から提示を受けた書類の内容及び当該申請人が真正な登記義務者であると認めた理由を、本人確認情報の内容としなければならない。書類の具体例は以下のとおりである。

1号書類
運転免許証、外国人登録証明書、住民基本台帳カード、旅券・乗員手帳、運転経歴証明書のうちいずれか1つ以上。
2号書類
国民健康保険などの保険の被保険者証、健康保険日雇特例被保険者手帳、国家公務員共済組合などの共済の組合員証・加入者証、国民年金手帳、児童扶養手当証書・特別児童扶養手当証書、母子健康手帳・身体障害者手帳などの手帳であって、氏名・住所及び生年月日の記載があるもののうちいずれか2つ以上。なお、外国人登録原票記載証明書は、同居の親族等本人以外の者も交付を請求することができるから、2号書類とするのは相当でないとされている。
3号書類
2号書類のうちいずれか1つ以上と、官公庁から発行・発給された書類その他これに準ずるものであって、当該申請人の氏名・住所及び生年月日の記載があるもののうちいずれか1つ以上。3号書類のうち「これに準ずるもの」については、民間会社が発行するものは該当しないが、独立行政法人が発行するものは該当する。

なお、これらの書類の内容を明らかにするには、書類の写しを添付する方法又は写しと同程度に当該書面の内容を特定することができる具体的な事項を本人確認情報の内容とする方法によりするものとされている。

4.3. 資格者代理人自身の証明
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資格者代理人が本人確認情報を提供するときは、当該資格者が登記申請の代理を業とすることができる者であることが要件となる。 この資格業者は以下に限られる。

司法書士
土地家屋調査士
海事代理士
弁護士
また、登記申請の代理を業とすることができる者であることを証する情報を併せて提供しなければならない。その具体例は以下のとおりである。

日本司法書士会連合会又は日本土地家屋調査士会連合会が発行した電子証明書。
当該資格者代理人が所属する司法書士会、土地家屋調査士会又は弁護士会が発行した職印に関する証明書。ただし、発行後3か月以内のものでなければならない。
電子認証登記所が発行した電子証明書。
登記所が発行した印鑑証明書。ただし、発行後3か月以内のものでなければならない。これは、資格者代理人が法人の場合である。

4.4. 前住所通知の省略
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資格者代理人が本人確認情報を提供した場合であっても、原則として前住所通知を不要とすることはできないが、その内容からして申請人が登記義務者であることが確実であると認められる場合には、不要とすることができるのは、既に述べたとおりである。

5. 公証人による本人確認制度
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概要
事前通知をすべき場合であっても、申請情報等につき公証人から当該申請人が不動産登記法23条1項の登記義務者であることを確認するために必要な認証がされ、かつ登記官がその内容を相当と認めたときは、事前通知をしなくてよい。
方法
条文が存在せず、通達に規定がある。公証人が申請人と面識があるか否かに分かれている。
面識がある場合、申請書等につきその旨を含んだ認証文を付して認証する。
面識がない場合、印鑑及び印鑑証明書又は運転免許証により本人確認をし、申請書等にその旨を含んだ認証文を付して認証する。
前住所通知
資格者代理人の場合と異なり、公証人により本人確認の認証がされても、前住所通知を不要とすることはできない。

6. 罰則
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資格者代理人が虚偽の本人確認情報を提供したときは、2年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処せられる。また、法人の代表者又は法人の代理人・使用人その他の従業員が、その法人の業務に関して虚偽の本人確認情報を提供したときは、両罰規定としてその法人に対しても罰金刑が科せられる。

7. 参考文献
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司法書士登記実務研究会編　『新不動産登記の実務と書式 -書面申請・本人確認・登記原因証明情報-』　 民事法研究会、2005年、ISBN 4-89628-259-0
藤谷定勝監修　山田一雄編　『新不動産登記法一発即答800問』　 日本加除出版、2007年、ISBN 978-4-8178-3758-5
法務省民事局民事第二課　「[1]」　 [2]
「質疑応答-7815　外国に住所を有する登記義務者が登記識別情報を提供することができない場合の事前通知の通知先について」『登記研究』692号、テイハン、2005年、211頁