行政文書は、他の法令等の規定において書面等により保存することが規定されている場合、当該行政文書を電磁的方式により管理することによって事務の円滑な遂行に支障が生じるおそれがある場合その他特別の事情がある場合を除き、電磁的方式により体系的に管理するものとする。
（行政文書の保存期間）
第十一条
総括文書管理者は、別表第一の第三欄に掲げる行政文書の類型に応じそれぞれ同表の第四欄に定める保存期間を参酌し、保存期間表を定め、又はこれを改定するとともに、これを公表しなければならない。
２
第九条第一項第一号の保存期間の設定については、前項の保存期間表に従って行うものとする。
３
第一項の保存期間表の定め及び第九条第一項第一号の保存期間の設定においては、歴史公文書等（法第二条第六項に規定する歴史公文書等をいう。）に該当するとされた行政文書にあっては、一年以上の保存期間を定めるものとする。
４
前項に規定するもののほか、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるため、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書にあっては、原則として一年以上の保存期間を定めるものとする。
５
第九条第一項第一号の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日（以下この条において「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の四月一日とする。
ただし、当該日以外の日（文書作成取得日から二年以内の日に限る。）を起算日とすることが当該行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。
一
文書作成取得日から一年以内の日を起算日とする場合
文書管理者が適当と認める日
二
文書作成取得日から一年を超え二年以内の日を起算日とする場合
当該文書作成取得日の属する年度の翌々年度の四月一日
６
第九条第一項第三号の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。
７
第九条第一項第三号の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下この項において「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の四月一日とする。
ただし、当該日以外の日（ファイル作成日から二年以内の日に限る。）を起算日とすることが当該行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。
一
ファイル作成日から一年以内の日を起算日とする場合
文書管理者が適当と認める日
二
ファイル作成日から一年を超え二年以内の日を起算日とする場合
当該ファイル作成日の属する年度の翌々年度の四月一日
８
第二項、第五項及び第六項の規定にかかわらず、文書管理者は、行政文書の適切な管理に資すると認める場合には、行政文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した行政文書であって当該行政文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該行政文書ファイルにまとめることができる。
９
第五項及び第七項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しない。
（保存期間が満了したときの措置）
第十二条
文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第二の中欄に掲げる業務の区分に応じそれぞれ同表の下欄に定める保存期間満了後の措置を参酌し、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２
文書管理者は、第十六条第一項の行政文書ファイル等について前項の措置を定めるに当たっては、行政文書ファイル管理簿への記載により行うとともに、総括文書管理者の確認を受けるものとする。
３
総括文書管理者は、前項の確認に当たっては、国立公文書館の専門的技術的な助言を求めるものとする。
４
総括文書管理者は、前項の助言を踏まえて当該行政文書を適切に管理するために必要があると認めるときは、文書管理者に対し、第一項の規定により定めた措置の変更等の対応を求めるものとする。
（保存期間の延長等）
第十三条
文書管理者は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成二十二年政令第二百五十号。以下「令」という。）第九条第一項各号に掲げる行政文書ファイル等を構成する行政文書のうち当該各号に定める期間に照らして保存を継続する必要があると認められるものについては、当該行政文書ファイル等の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過する日までの間、保存期間及び保存期間の満了する日を延長する等の方法により、保存を継続しなければならない。
（行政文書ファイル保存要領）
第十四条
総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
２
行政文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
一
行政文書（次号に掲げるものを除く。）の保存場所及び保存方法
二
電子行政文書（電磁的記録（電磁的方式で作られた記録をいう。次条第四項において同じ。）である行政文書をいう。）の保存場所及び保存方法
三
集中管理の場所及び方法
四
引継ぎの手続
五
その他行政文書ファイル等の保存及び集中管理を確保するための措置
（移管又は廃棄）
第十五条
文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等については、総括文書管理者の指示に従い、第十二条第一項の規定による定めに基づいて、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２
文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じて内閣府に協議し、その同意を得なければならない。
この場合において、内閣府の同意が得られないときは、文書管理者は、総括文書管理者を通じて内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定し、又は国立公文書館に移管しなければならない。
３
文書管理者は、前二項の規定により移管する行政文書ファイル等について、法第十六条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限を行うべき理由を明らかにして、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
４
文書管理者は、電磁的記録である行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する場合には、暗証番号の設定、暗号化等の保護措置の解除その他の当該行政文書ファイル等を一般の利用に供するために必要な措置を講ずるものとする。
５
総括文書管理者は、内閣府から、法第八条第四項の規定により、行政文書ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要な措置を講ずるものとする。
６
文書管理者は、移管した文書について法第十六条第一項の規定による利用の請求があった場合において、国立公文書館から利用の制限に関する確認があったときは、利用制限を行うべき箇所及び理由を明らかにするために必要な措置を講ずるものとする。
（行政文書ファイル管理簿）
第十六条
行政文書ファイル等（保存期間が一年以上のものに限る。以下この条において同じ。）については、行政文書ファイル管理簿により管理するものとする。
２
行政文書ファイル管理簿は、令第十一条第二項の規定に基づき、文書管理システム（行政文書の取得、作成、保存、移管、廃棄等に係る業務を統一的に処理するシステムをいう。）をもって調製するものとする。
３
文書管理者は、少なくとも毎年度一回、その管理する行政文書ファイル等の現況について、令第十一条第一項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
４
行政文書ファイル管理簿の記載については、記載すべき事項が行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成十一年法律第四十二号。以下「情報公開法」という。）第五条各号に規定する不開示情報に該当するおそれがある場合には、当該不開示情報を明示しないよう工夫をするものとする。
５
文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日、廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
（行政文書の閲覧及び貸出し）
第十七条
総括文書管理者は、必要があると認める場合は、行政文書を会務官に置かれる職員以外の警察庁の職員に閲覧させ、又は貸し出すことができる。
（点検及び監査）
第十八条
文書管理者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２
監査責任者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３
総括文書管理者は、点検及び監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第十九条
文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失等の事実が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２
総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大の防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等を勘案して公安委員会への報告、公表等の措置を講ずるものとする。