国家公安委員会行政文書管理規則
警察法施行令（昭和二十九年政令第百五十一号）第十三条第一項の規定に基づき、国家公安委員会文書管理規則（平成十三年国家公安委員会規則第五号）の全部を改正するこの規則を制定する。
（目的）
第一条
この規則は、国家公安委員会（以下「公安委員会」という。）が行う行政文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を確保し、もって事務の適正かつ能率的な遂行及び公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号。以下「法」という。）の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。
（定義）
第二条
この規則において「行政文書」とは、法第二条第四項に規定する行政文書のうち、公安委員会の委員長及び委員（専門の事項を調査審議させ、又は意見を提出させるため公安委員会に置かれる職員を含む。以下同じ。）並びに警察庁長官官房国家公安委員会会務官（以下「会務官」という。）及び会務官に置かれる職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、これらの者が組織的に用いるものとして、公安委員会が保有しているものをいう。
２
この規則において「行政文書ファイル」とは、法第五条第二項に規定する行政文書ファイルであって、公安委員会が保有する行政文書に係るものをいう。
３
この規則において「行政文書ファイル等」とは、法第五条第五項に規定する行政文書ファイル等であって、公安委員会が保有する行政文書に係るものをいう。
４
この規則において「行政文書ファイル管理簿」とは、法第七条第一項に規定する行政文書ファイル管理簿であって、公安委員会が保有する行政文書に係るものをいう。
５
この規則において「秘密文書」とは、特定秘密（特定秘密の保護に関する法律（平成二十五年法律第百八号）第三条第一項に規定する特定秘密をいう。）以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書（特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。）をいう。
（公安委員会の保有する行政文書）
第三条
公安委員会が保有する行政文書は、次のとおりとする。
一
公安委員会の会議録（公安委員会の会議に提出された行政文書であって、公安委員会が会議録と併せて保有することが必要と認めたものを含む。）
二
警察法（昭和二十九年法律第百六十二号）第十二条の二に規定する事務に関する行政文書
三
公安委員会の運営に関する定めその他公安委員会の委員長又は委員の作成に係る公安委員会の意思決定に関する行政文書（前号に掲げるものを除く。）
四
警察法第七十九条第二項の規定による苦情の申出及びその対応に関する行政文書
五
公安委員会又は公安委員会の委員長若しくは委員宛ての意見、要望等及びその対応に関する行政文書（前号に掲げるものを除く。）
六
行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿
七
その他公安委員会が自ら保有することが必要と認めた行政文書
（総括文書管理者）
第四条
公安委員会に、総括文書管理者一人を置き、会務官をもって充てる。
２
総括文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
一
行政文書の管理に関する規程類の整備に関すること。
二
標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）、行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の整備に関すること。
三
行政文書の管理に関する内閣府との調整に関すること。
四
行政文書の管理に関する研修の実施に関すること。
五
行政文書の管理に関し、組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置に関すること。
六
その他行政文書の管理に関する事務の総括及び必要な改善措置の実施に関すること。
（文書管理者）
第五条
公安委員会に、文書管理者を置き、総括文書管理者が指名する者をもって充てる。
２
文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
一
行政文書の保存に関すること。
二
保存期間が満了したときの措置の設定に関すること。
三
行政文書ファイル管理簿の作成に関すること。
四
保存期間の延長、独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）への移管又は廃棄の措置の実施に関すること。
五
行政文書の管理状況の点検に関すること。
六
行政文書の管理に関する職員の指導及び助言に関すること。
（文書管理担当者）
第五条の二
公安委員会に、文書管理者の事務を補佐する者として、文書管理担当者を置き、文書管理者が指名する者をもって充てる。
２
文書管理者は、文書管理担当者を指名したときは、その氏名又は官職等を総括文書管理者に報告しなければならない。
（監査責任者）
第六条
公安委員会に、監査責任者一人を置き、総括文書管理者が指名する者をもって充てる。
２
監査責任者は、行政文書の管理状況について監査を行うものとする。
（職員）
第七条
会務官に置かれる職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管理するものとする。
（行政文書の作成等）
第八条
公安委員会においては、法第一条の目的の達成に資するため、公安委員会における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに公安委員会の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、行政文書を作成しなければならない。
２
別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、当該業務の区分に応じそれぞれ同表の第三欄に定める行政文書の類型を参酌するものとする。
３
別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録が、作成しなければならない行政文書に含まれることに留意するものとする。
４
別表第一の第二欄に掲げる業務に係る行政文書を作成するに当たっては、歴史的緊急事態（国家及び社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体及び財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。）に対応するために行われた業務（軽微なものを除く。）の記録が、保存期間が満了したときには原則として国立公文書館に移管するものとして作成しなければならない行政文書に含まれることに留意するものとする。
５
行政文書は、他の法令等の規定において書面等（書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。第十条第三項において同じ。）により作成し、又は取得することが規定されている場合、当該行政文書を電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。以下この項、第十条第三項及び第十四条第二項第二号において同じ。）により管理することによって事務の円滑な遂行に支障が生じるおそれがある場合その他特別の事情がある場合を除き、電磁的方式により作成し、又は取得するものとする。
６
行政文書の作成に当たっては、正確性を確保するため、原則として公安委員会の委員長又は委員及び文書管理者を含む複数の職員がその内容を確認するものとする。
７
打合せ等に係る行政文書を作成するに当たっては、当該打合せ等に出席した公安委員会の委員長又は委員が確認するとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）にもその発言内容等の確認を求めるなどして、正確性の確保を期するものとする。
ただし、相手方の発言内容等の記録を確定し難い場合は、その旨を明らかにして記載するものとする。
８
行政文書の作成に際しては、反復利用が可能な様式、資料等の情報を、当該情報を電子計算機に備えられたファイルに記録し、電気通信回線を通じて他の職員が閲覧することができるようにするものとする。
９
行政文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成二十二年内閣告示第二号）、現代仮名遣い（昭和六十一年内閣告示第一号）、送り仮名の付け方（昭和四十八年内閣告示第二号）、外来語の表記（平成三年内閣告示第二号）等を参照し、分かりやすい用字用語を用い、的確かつ簡潔に記載するものとする。
（行政文書の整理）
第九条
行政文書については、この条及び第十一条に定めるところにより、次に掲げる整理を行わなければならない。
一
作成し、又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
二
単独で管理することが適当な行政文書を除き、相互に密接な関連を有する行政文書を一の行政文書ファイルにまとめること。
三
前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
２
前項に規定する分類は、第十一条第一項に規定する保存期間表を参酌して、事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階に区分するなど、系統的に行わなければならない。
３
行政文書及び行政文書ファイルは、分かりやすい名称を付さなければならない。
（行政文書の保存の方法）
第十条
行政文書は、第十四条に規定する行政文書ファイル保存要領に従い、公安委員会が適切に管理し得る専用の場所において、適切に保存するものとする。
２
行政文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。
３