Tradicionalmente, la conservación del documento físico equivalía a la conservación de la información que contenía, y por tanto, garantizaba su usabilidad, sin embargo en los documentos digitales preservar el soporte es condición necesaria, pero no suficiente, hay que considerar otras cuestiones de usabilidad: La obsolescencia, que debido a la rápida evolución tecnológica puede ocasionar que los recursos digitales queden "huérfanos", es decir, inutilizables por falta de todos o alguno de los elementos informáticos —hardware, software o soportes físicos— de su entorno original; y la volatilidad de los documentos electrónicos, cuyos datos pueden ser fácilmente alterados o destruidos debido a errores humanos, al mal funcionamiento de los sistemas o a acciones mal intencionadas.