Para cada espécimen colectado o fotografiado se realiza una ficha de colección en la que se anota localidad, fecha y colector; y otras observaciones que pueden perderse al llegar al lugar de identificación: hábitat, su abundancia en esa localidad, si estaba asociado a alguna otra especie, si era de noche o llovía, el método por el que fue colectado, color y textura de los órganos —que podría cambiar durante la preservación—, fragancia, los "id" de las fotografías asociadas, etcétera ().