Quien coordine la producción de la memoria debe tener en cuenta: presupuesto; participación de las áreas involucradas; área responsable de la producción y coordinación de tareas; proveedores de servicios (diseñadores, fotógrafos, imprentas, empresas de correo); temática; cuestiones formales (tamaño, diseño, encuadernación, fotografías); cuestiones e información a incluir y a evitar; control de las pruebas de impresión; seguimiento de otros reportes anuales.