## Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u radu Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma

### NN 35/2011 (25.3.2011.), Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva nastalog u radu Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma

DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE

814

Na temelju članka 11. stavka 2. alineja 5. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske (»Narodne novine«, br. 44/06. i 19/07.), a u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br. 105/97. i 64/00.), Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj dana 22. veljače 2011. donijelo je

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA NASTALOG U RADU DRŽAVNOG IZBORNOG POVJERENSTVA REPUBLIKE HRVATSKE I DRUGIH TIJELA ZA PROVEDBU IZBORA I REFERENDUMA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se obrada, odlaganje, čuvanje, odabiranje i izlučivanje javnog arhivskog i registraturnog gradiva (u daljem tekstu: gradivo) Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske (dalje: Povjerenstvo) te drugih tijela za provedbu izbora i referenduma nastalog u postupku:

– izbora za zastupnike u Hrvatski sabor

– izbora za predsjednika Republike Hrvatske

– izbora zastupnika iz Republike Hrvatske u Europski parlament

– izbora za općinske načelnike, gradonačelnike, župane i gradonačelnika Grada Zagreba

– izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave

– izbora za članove vijeća i predstavnika nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave

– provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma

– ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva.

Ovim Pravilnikom uređuje se i način vođenja uredskih i drugih evidencija o arhivskom i registraturnom gradivu koje se vode u stručnoj službi Povjerenstva.

Članak 2.

Gradivo iz članka 1. ovoga Pravilnika čine sljedeće dokumentacijske cjeline:

1) izborna dokumentacija izbora za zastupnike u Hrvatski sabor

2) izborna dokumentacija izbora za Predsjednika Republike Hrvatske

3) izborna dokumentacija izbora zastupnika iz Republike Hrvatske u Europski parlament

4) izborna dokumentacija za izbor općinskih načelnika, gradonačelnika, župana i gradonačelnika Grada Zagreba

5) izborna dokumentacija za izbor članova predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave

6) izborna dokumentacija za izbor članova vijeća i predstavnika nacionalne manjine u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave

7) dokumentacija za provedbu referenduma

8) predmetna dokumentacija redovnog poslovanja.

II. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA I PREDMETNA DOKUMENTACIJA

Članak 3.

Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog Pravilnika čine:

1. odluka o raspisivanju izbora odnosno odluka o raspisivanju referenduma

2. obvezatne upute Povjerenstva

3. rješenja o imenovanju izbornih tijela odnosno tijela za provođenje referenduma

4. upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja

5. odluke o određivanju biračkih odnosno glasačkih mjesta

6. odluke nastale u postupku provedbe izbora

7. upotrijebljeni obrasci za provođenje izbora odnosno referenduma

8. upotrijebljeni izvodi iz zapisnika o radu izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provođenje referenduma, biračkih odbora odnosno odbora za provođenje referenduma

9. glasački listići

10. izvodi iz popisa birača s potvrdama i popisi za glasovanje

11. službeni rezultati izbora odnosno referenduma

12. informatičke baze podataka.

Članak 4.

Informatička baza podataka sadrži:

– pravovaljano predložene liste i zbirne liste u digitalnom obliku

– službene rezultate izbora i rezultate referenduma u digitalnom obliku

– službeni rezultati izbora odnosno referenduma po biračkim mjestima (u općinama, gradovima, županijama i izbornim jedinicama) u digitalnom obliku.

Članak 5.

Predmetnu dokumentaciju čine odluke, mišljenja, zapisnici sa sjednica Povjerenstva i drugi dokumenti koji nastaju u ostvarivanju zakonskih nadležnosti i poslovanju Povjerenstva.

III. NAČIN ODLAGANJA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 6.

Nakon što bude popisano, u sređenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice, arhivsko gradivo iz članka 2. ovog Pravilnika odlaže se i čuva u pismohrani.

Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeće oznake:

– Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske odnosno naziv drugog tijela za provedbu izbora ili referenduma

– klasifikacijsku oznaku i njen sadržaj

– granične brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku

– oznaku godine nastanka

– rok čuvanja

– oznaku »pismohrana«.

Članak 7.

Gradivo iz članka 2. točaka 1. do 7. predaje se u pismohranu najkasnije tri mjeseca od nastanka, a gradivo iz točke 8. najkasnije u roku godine dana nakon što mu od ovlaštene osobe bude dodijeljena oznaka »a/a« (ad acta).

Članak 8.

Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o primopredaji i popisa arhivskog gradiva.

Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i osoba odgovorna za preuzimanje arhivskog gradiva u pismohrani.

Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provođenje referenduma u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave, zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici.

Članak 9.

Arhivsko gradivo nastalo ili zaprimljeno u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u postupku izbora, referenduma i poslovanja Povjerenstva čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima Povjerenstvo će posebnom odlukom odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka istih.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 10.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Jedan primjerak mora biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke te da je moguće njihovo pregledavanje i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

Članak 11.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za čuvanje i zaštitu arhivskog gradiva.).

IV. ČUVANJE I ZAŠTITA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 12.

Do osnivanja pismohrane Povjerenstva, arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3. i 8. ovog Pravilnika te dokumentacija za provedbu državnog referenduma čuva se u pismohrani Hrvatskoga sabora.

Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6. i 8. te dokumentacija za provedbu lokalnog referenduma čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave u kojima je nastala odnosno pismohrani Grada Zagreba.

Članak 13.

Arhivsko gradivo mora biti pohranjeno u primjerenom prostoru opskrbljenom potrebnom opremom i inventarom, sukladno odredbama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« br. 63/04. i 106/07.).

Članak 14.

O gradivu koje se po odredbama ovog Pravilnika čuva u Hrvatskom saboru brine Povjerenstvo.

Povjerenstvo nadzire pohranjivanje, čuvanje i korištenje gradiva te poduzima odgovarajuće mjere u slučaju utvrđenih nepravilnosti.

O čuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika čuva u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave brinu se ovlaštene osobe u tim jedinicama.

Članak 15.

O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena evidencija u pisanom obliku.

O korištenju arhivskog gradiva izdaje se pisana potvrda koja sadrži: oznaku predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 2. ovog članka, ime, prezime, adresa, broj osobne iskaznice osobe koja uzima gradivo na korištenje (uz naznaku institucije ukoliko se gradivo uzima za potrebe iste), vlastoručni potpis osobe koja preuzima gradivo, datum preuzimanja i rok vraćanja gradiva.

Odgovorna osoba u pismohrani zadužena je za čuvanje potvrde do vraćanja gradiva.

Članak 16.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem izvornika.

Izvornici arhivskoga i registraturnog gradiva mogu se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa), dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pisane zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine« br. 172/03. i 144/10.).

Članak 17.

Krajem svake godine vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u arhiv. Nadzor obavlja odgovorna osoba za arhiv, odnosno zadužena osoba za arhiv.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za arhiv, odnosno zadužena osoba za arhiv, traži povrat gradiva.

Korisnik gradiva pisano potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA

Članak 18.

Organizacija postupka izlučivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu gradiva. Povjerenstvo s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Posebni popisi) i Općem popisu za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, br. 90/02., u daljnjem tekstu: Opći popis).

Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu.

Članak 19.

Nakon isteka rokova za čuvanje gradiva Povjerenstvo upućuje prijedlog za postupak i izlučivanje gradiva Hrvatskom državnom arhivu.

Prijedlog iz prethodnoga stavka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni broj, sadržaj-naziv-oznaka gradiva, vrijeme nastanka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja, te količinu gradiva.

Članak 20.

Po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva za izlučivanje gradiva Državno izborno povjerenstvo donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje nadležnom izbornom povjerenstvu na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje a koje ju dužno proslijediti nižim izbornim povjerenstvima.

Po primitku Odluke Državnog izbornog povjerenstva, a po završetku izlučivanja, izlučeno gradivo se predaje radi uništenja u industrijsku obradu.

Članak 21.

O postupku uništenja izlučenog gradiva iz članka 2. točaka 1., 2. i 3. te dokumentacije za provedbu državnog referenduma Državno izborno povjerenstvo odnosno nadležno izborno povjerenstvo na čijem području se izlučuje gradivo, dužno je nakon provedenog postupka izlučivanja odnosno uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te dostaviti ga Hrvatskom državnom arhivu.

O postupku uništenja izlučenog gradiva iz članka 2. točaka 4., 5. i 6. te dokumentacije za provedbu lokalnog referenduma nadležno izborno povjerenstvo dužno je nakon provedenog postupka izlučivanja odnosno uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva te dostaviti ga županijskom izbornom povjerenstvu te nadležnom arhivu na svojem području.

O provedenom postupku uništenja izlučenog gradiva iz stavka 2. ovog članka županijsko izborno povjerenstvo dužno je izvijestiti Državno izborno povjerenstvo.

VI. EVIDENCIJA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 22.

Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu Državno izborno povjerenstvo vodi popis arhivskog gradiva za gradivo iz članka 2. točaka 1., 2. i 3. te dokumentacije za provedbu državnog referenduma u skladu s člankom 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, br. 63/04. i 106/07.).

Podaci iz evidencije o arhivskom gradivu dostavljaju se jednom godišnje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s Pravilnikom iz prethodnog stavka.

VII. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM DRŽAVNOM ARHIVU

Članak 23.

Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 7. i 8. ovog Pravilnika te dokumentacija za provedbu državnog referenduma, čuva se u pismohrani Državnog izbornog povjerenstva do predaje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.

Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 4., 5. i 6. te dokumentacija za provedbu lokalnog referenduma, čuva se najduže tri mjeseca od objave službenih rezultata u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave sukladno Posebnom popisu arhivskog i registraturnog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske.

Protekom roka iz stavka 2. ovog članka gradivo se predaje nadležnom područnom arhivu.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 24.

Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva te stupa na snagu danom zaprimanja izdane suglasnosti odnosno u roku propisanom člankom 17. stavak 3. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« br. 63/04.).

Članak 25.

Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva nastalog u radu Državnog izbornog povjerenstva i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma (»Narodne novine«, 80/08. i 124/09.).

Članak 26.

Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«.

Klasa: 036-02/11-02/01

Urbroj: 507-11-01

Zagreb, 22. veljače 2011.

Predsjednik
Branko Hrvatin, dipl. iur., v. r.

Pravilnik, NN 35/2011-814