## Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima

### NN 90/2002 (26.7.2002.), Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima

# MINISTARSTVO KULTURE

if !supportEmptyParas endif

1477

Na teme­lju članka
15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, 105/97 i 64/00),
ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O PREDAJI ARHIVSKOGA GRADIVA ARHIVIMA

 I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se način i
postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima.

Članak 2.

Imate­lji javnoga arhivskog gradiva
predaju gradivo nadležnome arhivu u skladu s odredbama Zakona o arhivskom
gradivu i arhivima (u da­lj­njem tekstu: Zakon).

Članak 3.

Arhivi mogu preuzeti i privatno arhivsko
gradivo od pravnih i fizičkih osoba ako im one takvo gradivo daruju, daju na
pohranu (depozit) ili ponude na otkup.

II. PREDAJA JAVNOGA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak
4.

Predaja
javnoga arhivskog gradiva nadležnom arhivu provodi se na način i u rokovima
propisanim Zakonom.

Članak
5.

Stvarate­lji
i imate­lji javnoga arhivskog gradiva (u da­lj­njem tekstu: javnopravne osobe)
kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo obvezne su
arhivsko gradivo, nakon provedenoga odabira­nja i izlučiva­nja predati arhivu u
izvorniku, sređeno, tehnički oprem­ljeno, označeno, popisano i cjelovito za
određeno vremensko razdob­lje.

Članak
6.

(1)
Izvornik je svaki prvotni zapis bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, a koji
ima oznake pravne va­ljanosti.

(2)
Javnopravne osobe pri predaji arhivskoga gradiva arhivu ne mogu izvornike
nadomjestiti preslicima.

(3)
Elektronički zapisi se predaju u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni
arhiv i predavate­lj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čita­nje
i razumijeva­nje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom
tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i
vjerodostojnosti.

(4)
Prije preuzima­nja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan je predavate­lju
dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s
postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se
elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuva­nja
sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa.

Članak
7.

Sređenim
se smatra ono arhivsko gradivo u kojem se pojedinačni zapisi ili osnovne
jedinice udruživa­nja zapisa nastale u procesu poslova­nja nalaze u sklopu
arhivskoga gradiva na mjestu određenom načinom uprav­lja­nja spisa te ­njihova
odlaga­nja.

Članak
8.

Popisanim
se smatra ono arhivsko gradivo za koje je javnopravna osoba, nakon odabira­nja
gradiva izradila popis koji sadržava:

1. Naziv stvarate­lja gradiva

2. Vrijeme nastanka gradiva obuhvaćenog
popisom

3. Ukupna količina gradiva

4. Ime i prezime osobe koja je izradila
popis

5. Datum popisa.

Za svaku jedinicu popisa navodi se barem:

1. Redni broj

2. Naziv, odnosno sadržaj

3. Vrijeme nastanka

4. Količina.

Članak 9.

(1) Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko
gradivo nastalo radom javnopravne osobe u vremenskom razdob­lju za koje se
predaje arhivu.

(2) Arhivsko gradivo sadržava također:

– uredske k­njige i druge evidencije o
gradivu,

– zapise koji sadržavaju osobne podatke
kao i zapise ozna­če­ne kao tajne, bez obzira na vrstu i stupa­nj tajnosti te

– tiskano ili na drugi način umnoženo
arhivsko gradivo, nastalo za potrebe obavješćiva­nja, kao što su interne
publikacije i časopisi, tiskani planovi i poslovne vijesti, tiskani zapisnici
sjednica i druge tiskovine (plakati, letci, prospekti, upute, programi, pozivi
itd.).

Članak 10.

(1) Tehnički oprem­ljenim smatra se ono
arhivsko gradivo kod koje­ga su:

– osnovne jedinice udruživa­nja spisa uložene
u papirnate ovitke (»košu­ljice«), mape i drugu zaštitnu opremu, te u tehničke
jedinice (arhivske kutije ili drugu odgovarajuću opremu);

– filmske i mikrofilmske vrpce oprem­ljene
odgovarajućim kalemima i kutijama;

 –
ostali mediji smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu.

(2) Arhivsko gradivo ne smije biti spojeno
metalnim spojnicima ili drugim metalnim predmetima te ne smije biti uloženo u
plastične omote.

Članak 11.

Označenim gradivom smatra se ono arhivsko
gradivo čije tehničke jedinice imaju natpise koji sadržavaju:

– naziv javnopravne osobe, a po potrebi i
naziv organizacijske jedinice čijim je djelova­njem nastalo arhivsko gradivo,

– redni broj tehničke jedinice u popisu

– oznake jedinica gradiva/sadržaj, te

– vremenski raspon gradiva u tehničkoj
jedinici.

Članak 12.

(1) O predaji arhivskoga gradiva arhivu
sastav­lja se primopredajni zapisnik koji sadržava s­ljedeće podatke:

– datum i mjesto primopredaje,

– naziv javnopravne osobe koja predaje
arhivsko gradivo, te ime i prezime odgovorne osobe,

– naziv arhiva koji preuzima arhivsko
gradivo te ime i prezime odgovorne osobe,

– imena i prezimena osoba koje su obavile
primopredaju,

– zakonsku osnovu primopredaje,

– naziv, sjedište i vrijeme djelova­nja
stvarate­lja gradiva koje se predaje (ako se predaje gradivo nastalo djelova­njem
više stvarate­lja navode se podatci za svakoga stvarate­lja pojedinačno),

– naziv odnosno sadržaj arhivskoga
gradiva,

– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje
se predaje,

– količinu gradiva koje se predaje, izraženu
u broju tehničkih jedinica (omota, mapa, kutija, svež­njeva, k­njiga, kolutova
i dr.), u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici,

– napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti
gradiva i objaš­nje­nje što ga o tome daje predavate­lj, te

– napomenu o uvjetima korištenja gradiva.

(2) Obvezatni sastavni dijelovi zapisnika
su također:

– popis preuzetoga arhivskoga gradiva, te

– popis arhivskog gradiva koje je
privremeno ostalo kod imate­lja i rok do koje­ga će biti predano arhivu.

(3) Zapisnik se izrađuje u pet primjeraka,
od kojih dva zadržava predavate­lj, dva arhiv, a jedan se primjerak dostav­lja
Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 13.

Arhiv mora čuvati tajnost povjer­ljivih
podataka sadržanih u arhivskome gradivu što ga je preuzeo. Gradivo koje sadržava
osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvrđen stupa­nj tajnosti, mora se u
popisu posebno označiti te navesti rok dostupnosti jav­nosti.

Članak 14.

Troškove predaje, uk­ljučujući prijevoz
odnosno dostavu arhivu, troškove sređiva­nja i izradbe popisa te tehničkog
oprema­nja gradiva, ako nije ranije provedeno, snosi predavate­lj gradiva.

Članak 15.

Odredbe ovoga Pravilnika primje­njuju se i
u slučaju stečaja ili likvidacije javnopravne osobe kada nije poznat ili ne
postoji pravni s­ljednik. Pravna osoba koja provodi stečaj odnosno izvodi
statusnu promjenu javnopravne osobe mora prije početka postupka o tome
obavijestiti nadležni arhiv i pobrinuti se za odabira­nje i predaju arhivskoga
gradiva arhivu u skladu sa Zakonom i Pravilnikom o vrednova­nju arhivskoga
gradiva.

III. PREUZIMANJE PRIVATNOG ARHIVSKOG
GRADIVA

Članak
16.

Arhivi
preuzimaju privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba na teme­lju
darova­nja, kupoprodaje ili pohrane.

Članak
17.

(1)
Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv teme­ljem pisane isprave
(ugovora, razmjene pisama ili oporuke) u kojoj su naznačena prava i obveze
stranaka.

(2)
Ugovor može biti darovni, kupoprodajni ili ugovor o pohrani. Bez obzira na
vrstu, svaki ugovor obvezatno sadržava i:

–
navod o vrsti ugovora,

–
naziv, odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih
strana (za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog
predstavnika),

– predmet ugovora (naziv odnosno naznaka
sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva),

– navod o vlasništvu nad arhivskim
gradivom koje je predmet ugovora,

– navod o autorskim pravima ili drugim
pravima i ograniče­njima koja se odnose na korište­nje i raspolaga­nje gradivom
koje je predmet ugovora,

– naziv i sjedište arhiva u kojemu će se
gradivo čuvati,

– navod o uvjetima i rokovima dostupnosti
i korište­nja gradiva,

– međusobne obveze ugovornih strana te
prema trećim stranama,

– datum i potpise.

(3) Obvezatan sastavni dio ugovora jest
popis preuzetoga arhivskog gradiva s naznakom sadržaja, razdob­lja nastanka i
količine gradiva.

(4) Ugovor o darova­nju, kupoprodaji ili
pohrani sastav­lja se u četiri primjerka, od kojih jedan ostaje kod predavate­lja,
dva u arhivu, a jedan se dostav­lja Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 18.

Darovni i kupoprodajni ugovor sadržavaju i
navod o prijenosu gradiva u vlasništvo arhiva. U kupoprodajnom ugovoru se utvrđuje
i cijena gradiva koje je predmet ugovora te način plaća­nja.

Članak 19.

(1) Vlasnik koji je gradivo pohranio u
arhivu zadržava prava koja proizlaze iz vlasništva, ako ugovorom o pohrani nije
drugačije određeno.

(2) U ugovoru o pohrani, osim podataka iz članka
17. stavka 2. ovoga Pravilnika navode se i: možebitna ograniče­nja u svezi s
raspolaga­njem i korište­njem gradiva te datum možebitne obnove ili produ­lje­nja
ugovora.

Članak 20.

Ako neki arhiv iz bilo koje­g razloga
odbije preuzeti privatno arhivsko gradivo koje mu pravna ili fizička osoba
ponudi na dar ili u pohranu, obvezan je o tome obavijestiti Hrvatski državni
arhiv u roku od 15 dana od dana kada mu je gradivo ponuđeno.

Članak 21.

(1) Arhivi imaju pravo prvokupa arhivskoga
gradiva u privatnome vlasništvu, sukladno odredbama članka 36. Zakona.

(2) Vlasnici privatnog arhivskoga gradiva
koji žele prodati svoje gradivo, obvezni su ga najprije ponuditi nadležnom
arhivu na čijem području imaju svoje sjedište odnosno prebivalište ili
Hrvatskome državnom arhivu.

(3) Obavijest o ponudi sadržava: ime,
prezime i adresu vlasnika gradiva, popis gradiva i cijenu uz koju je arhivsko
gradivo ponuđeno.

(4) Ako nadležni arhiv ne želi koristiti
svoje pravo prvokupa, obvezan je u roku od 30 dana nakon prijema ponude
obavijestiti o tome Hrvatski državni arhiv, koji se u roku od narednih 30 dana
mora očitovati o ponudi.

Članak 22.

Osobama koje pronađu ili obavijeste arhiv
o postoja­nju gradiva koje nije zaštićeno ili mu je vlasnik nepoznat, te
osobama koje spriječe uništava­nje ili oštećiva­nje takvoga gradiva nadležni arhiv
može isplatiti primjerenu naknadu.

IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 23.

Stupa­njem na snagu ovoga Pravilnika
prestaje važiti Uputstvo o predaji arhivske građe arhivima (»Narodne novine«,
33/87).

Članak 24.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana
od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/02-01-36
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srp­nja 2002.

Ministar kulture
**dr. sc. Antun Vujić,** v. r.

Pravilnik, NN 90/2002-1477