## Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva nastalog u radu Državnog

### NN 80/2008 (11.7.2008.), Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva nastalog u radu Državnog

# DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE

2631

Na temelju članka 11. stavka 2. alineja 5. Zakona o Državnom izbornom
povjerenstvu Republike Hrvatske (»Narodne novine«, br. 44/06. i 19/07.), a u
skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br.
105/97. i 64/00.), Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici
održanoj dana 8. svibnja 2008. donijelo je

## PRAVILNIK

### O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG GRADIVA NASTALOG U RADU DRŽAVNOG IZBORNOG POVJERENSTVA REPUBLIKE HRVATSKE

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se obrada, odlaganje i čuvanje, odabiranje i
izlučivanje javnog arhivskog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike
Hrvatske (dalje: Povjerenstvo), nastalog u postupku:
– izbora za predsjednika Republike Hrvatske
– izbora za zastupnike u Hrvatski sabor
– izbora za općinske načelnike, gradonačelnike, župane i gradonačelnika Grada
Zagreba
– izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne
(regionalne) samouprave
– izbora za članove vijeća i predstavnika nacionalnih manjina u jedinicama
lokalne i područne (regionalne) samouprave
– provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma
– ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva.
Ovim Pravilnikom uređuje se i način vođenja uredskih i drugih evidencija o
arhivskom gradivu koje se vode u stručnoj službi Povjerenstva.

Članak 2.

Gradivo iz članka 1. ovoga Pravilnika čine sljedeće dokumentacijske cjeline:
1) izborna dokumentacija izbora za zastupnike u Hrvatski sabor
2) izborna dokumentacija izbora za Predsjednika Republike Hrvatske
3) izborna dokumentacija za izbor članova predstavničkih tijela jedinica lokalne
i područne (regionalne) samouprave
4) izborna dokumentacija za izbor općinskih načelnika, gradonačelnika, župana i
gradonačelnika Grada Zagreba
5) izborna dokumentacija za izbor članova vijeća i predstavnika nacionalne
manjine u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave
6) dokumentacija za provedbu referenduma
7) predmetna dokumentacija.

II. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA I PREDMETNA
DOKUMENTACIJA

Članak 3.

Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog
Pravilnika čine:
1. odluka o raspisivanju izbora odnosno odluka o raspisivanju referenduma
2. obvezatne upute Povjerenstva
3. rješenja o imenovanju izbornih tijela odnosno tijela za provođenje
referenduma
4. upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja
5. odluke o određivanju biračkih odnosno glasačkih mjesta
6. odluke nastale u postupku provedbe izbora
7. upotrijebljeni obrasci za provođenje izbora odnosno referenduma
8. upotrijebljeni izvodi iz zapisnika o radu izbornih povjerenstava odnosno
povjerenstava za provođenje referenduma, biračkih odbora odnosno odbora za
provođenje referenduma
9. glasački listići
10. izvodi iz popisa birača s potvrdama i popisi za glasovanje
11. službeni rezultati izbora odnosno referenduma
12. informatičke baze podataka.

Članak 4.

Informatička baza podataka sadrži:
– pravovaljano predložene liste i zbirne liste u digitalnom obliku
– službene rezultate izbora i rezultate referenduma u digitalnom obliku
– službeni rezultati izbora odnosno referenduma po biračkim mjestima (u
općinama, gradovima, županijama i izbornim jedinicama) u digitalnom obliku.

Članak 5.

Predmetnu dokumentaciju čine odluke, mišljenja, zapisnici sa sjednica
Povjerenstva i drugi dokumenti koji nastaju u ostvarivanju zakonskih nadležnosti
i poslovanju Povjerenstva.

III. NAČIN ODLAGANJA ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 6.

Nakon što bude popisano, u sređenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice,
arhivsko gradivo iz članka 2. ovog Pravilnika odlaže se i čuva u pismohrani.
Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeće
oznake:
– Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske
– klasifikacijsku oznaku
– granične brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku
– oznaku godine nastanka
– rok čuvanja
– oznaku »pismohrana«.

Članak 7.

Arhivsko gradivo iz članka 2. točke 1. do 6. predaje se u pismohranu najkasnije
šest mjeseci od nastanka, a gradivo iz točke 7. najkasnije u roku godine dana
nakon što mu od ovlaštene osobe bude dodijeljena oznaka »a/a« (ad acta).

Članak 8.

Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o
primopredaji i popisa arhivskog gradiva.
Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i osoba ovlaštena za preuzimanje
arhivskog gradiva u pismohrani.
Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za
provođenje referenduma u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave,
zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u
toj jedinici.

Članak 9.

Arhivsko gradivo nastalo ili zaprimljeno u elektroničkom obliku, baze podataka,
elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u postupku
izbora, referenduma i poslovanja Povjerenstva čuvaju se na način koji ih
osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka i
zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad
s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima Povjerenstvo će
posebnom odlukom odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu
sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak
i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju
greške ili gubitka istih.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da
omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 10.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u
najmanje dva primjerka. Jedan primjerak mora biti takav da je iz njega moguće
obnoviti podatke te da je moguće njihovo pregledavanje i korištenje u slučaju
gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i
obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet
arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije
te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu
iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova
cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima odnosno aplikacijama
koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama
o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o
informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa
redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij
vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene
pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

Članak 11.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno
je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije;
minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od
neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu
zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu,
konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija)
na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan
izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu
(format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba
omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i
strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za čuvanje i zaštitu
arhivskog gradiva.).

IV. ČUVANJE I ZAŠTITA ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 12.

Do osnivanja pismohrane Povjerenstva, arhivsko gradivo iz članka 2. točke 1., 2.
i 7. ovog Pravilnika te dokumentacija za provedbu državnog referenduma čuva se u
pismohrani Hrvatskoga sabora.
Arhivsko gradivo iz članka 2. točke 3., 4. i 5. te dokumentacija za provedbu
lokalnog referenduma čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne
(regionalne) samouprave u kojima je nastala odnosno pismohrani Grada Zagreba.

Članak 13.

Arhivsko gradivo mora biti pohranjeno u primjerenom prostoru opskrbljenom
potrebnom opremom i inventarom, sukladno odredbama Pravilnika o zaštiti i
čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« br.
63/04. i 106/07.).

Članak 14.

O čuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika daje na čuvanje Hrvatskom
saboru brine se Povjerenstvo.
Povjerenstvo nadzire korištenje, pohranjivanje i čuvanje gradiva te poduzima
odgovarajuće mjere u slučaju utvrđenih nepravilnosti.
O čuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika čuva u pismohranama
jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave brinu se ovlaštene osobe u
tim jedinicama.

Članak 15.

Povjerenstvo može povodom opravdanih zahtjeva građana, znanstvenih i drugih
institucija odobriti korištenje ili uvid u arhivsko gradivo odloženo u
pismohrani.
O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena
evidencija u pisanom obliku.
O korištenju arhivskog gradiva izdaje se pisana potvrda koja sadrži: oznaku
predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 2. ovog članka, ime, prezime,
adresa, broj osobne iskaznice osobe koja uzima gradivo na korištenje (uz naznaku
institucije ukoliko se gradivo uzima za potrebe iste), vlastoručni potpis osobe
koja preuzima gradivo, datum preuzimanja i rok vraćanja gradiva.
Odgovorna osoba u pismohrani zadužena je za čuvanje potvrde do vraćanja gradiva.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA
Članak 16.

Organizacija postupka izlučivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu i Općem
popisu za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 9. Pravilnika o
vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne
novine«, br. 90/02., u daljnjem tekstu: Opći popis).
Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja
utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu.

Članak 17.

Nakon isteka rokova za čuvanje gradiva Povjerenstvo te po njegovom nalogu i
ostala nadležna tijela, upućuju prijedlog za postupak i izlučivanje gradiva
Hrvatskom državnom arhivu.
Prijedlog iz prethodnoga stavka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni
broj, sadržaj-naziv – oznaka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog
popisa gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja, te količinu gradiva.

Članak 18.

Postupak odabiranja i izlučivanja gradiva provodi tročlana komisija koju imenuje
predsjednik Povjerenstva.
Po završetku izlučivanja, a po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva,
izlučeno gradivo se pod nadzorom komisije iz stavka 1. ovog članka predaje radi
uništenja u industrijsku obradu.

Članak 19.

O postupku uništenja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak
zapisnika dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu.

VI. EVIDENCIJA ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 20.

Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu Povjerenstvo vodi popis arhivskog gradiva u
skladu s člankom 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog
gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, br. 63/04. i 106/07.).
Podaci iz evidencije o arhivskom gradivu dostavljaju se jednom godišnje
Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s Pravilnikom iz prethodnog stavka.

Članak 21.

Upis u uredsku (arhivsku) knjigu vodi se za dokumentacijske cjeline koje su
navedene u članku 2. ovog Pravilnika.
Rubrike uredske (arhivske) knjige popunjavaju se u skladu s propisima o uredskom
poslovanju.

VII. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA HRVATSKOM DRŽAVNOM ARHIVU
Članak 22.

Arhivsko gradivo čuva se u pismohrani do predaje Hrvatskom državnom arhivu, u
skladu s rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i
Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 23.

Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva te stupa na snagu
danom zaprimanja izdane suglasnosti odnosno u roku propisanom člankom 17. stavak
3. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva (»Narodne
novine« br. 63/04.).

Članak 24.

Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«.
Klasa: 013-03/08-07/110
Urbroj: 507-08-01
Zagreb, 8. svibnja 2008.

Predsjednik
**Branko Hrvatin, dipl. iur., .v. r.**

Pravilnik, NN 80/2008-2631
Opći uvjeti korištenjaZaštita privatnosti[Pristup podatcima](/data_access_hr.aspx)[ELI](/about_eli_hr.aspx)

©2026. g. Narodne novine d.d.

, izrada [Novena d.o.o.](http://novena.hr/)