## Odluka o donošenju Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima dionice ili udjele

### NN 112/2010 (29.9.2010.), Odluka o donošenju Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima dionice ili udjele

VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

2965

Na temelju članka 30. stavka 2. Zakona o Vladi Republike Hrvatske (»Narodne novine«, br. 101/98, 15/2000, 117/2001, 199/2003, 30/2004 i 77/2009), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 23. rujna 2010. godine donijela

ODLUKU

O DONOŠENJU KODEKSA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA TRGOVAČKIM DRUŠTVIMA U KOJIMA REPUBLIKA HRVATSKA IMA DIONICE
ILI UDJELE

I.

Donosi se Kodeks korporativnog upravljanja trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima dionice ili udjele, koji je u prilogu ove Odluke i čini njezin sastavni dio.

II.

Ova Odluka stupa na snagu danom donošenja, a objavit će se u »Narodnim novinama«.

Klasa: 305-01/10-01/02
Urbroj: 5030116-10-1
Zagreb, 23. rujna 2010.

Predsjednica
Jadranka Kosor, dipl. iur., v. r.

KODEKS KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA TRGOVAČKIM DRUŠTVIMA U KOJIMA REPUBLIKA HRVATSKA IMA DIONICE ILI UDJELE

1. UVOD – CILJEVI I OSNOVNA NAČELA

Cilj Kodeksa korporativnog upravljanja trgovačkim društvima u kojima Republika Hrvatska ima dionice ili udjele (u daljnjem tekstu: Kodeks) je uspostava, održanje i daljnje unaprjeđenje visokih standarda korporativnog upravljanja i transparentnosti poslovanja trgovačkih društava u kojima Republika Hrvatska ima većinski ili pretežiti udio, radi učinkovitog i odgovornog upravljanja javnim kapitalom i poslovima od posebnog društvenog interesa u funkciji razvoja hrvatskoga gospodarstva te najboljih interesa građana kao poreznih obveznika i korisnika javnih dobara, a zatim i svih ostalih skupina nositelja interesa s kojima stupaju u poslovni i pravni promet.

Temeljna načela ovoga Kodeksa su:

– zakonitost;

– transparentnost i javnost poslovanja;

– segregacija – jasno razrađene procedure za rad nadzornih odbora, uprave i drugih tijela i struktura koje donose važne odluke;

– sprječavanje sukoba interesa;

– učinkoviti unutarnji nadzor;

– jačanje osobne odgovornosti;

– društveno odgovorno poslovanje.

Temeljna načela ovoga Kodeksa na odgovarajući se način primjenjuju i na tijela pravnih osoba osnovanih sukladno Zakonu o ustanovama, posebnim zakonima i podzakonskim propisima.

Svako tumačenje odredaba ovoga Kodeksa ima se rukovoditi u prvome redu postizanjem navedenih ciljeva i poštovanjem spomenutih načela.

2. JAVNO OBJAVLJIVANJE

2.1. CJENOVNO OSJETLJIVE INFORMACIJE

Neovisno o podacima koje je dužno objaviti sukladno zakonu ili drugim propisima, društvo je dužno u najkraćem mogućem roku javno objaviti i time staviti na raspolaganje svim zainteresiranim stranama bitne podatke o radu i djelovanju društva, kao i sve podatke o činjenicama i okolnostima koje mogu biti od utjecaja na cijenu vrijednost i poslovanje tog društva (cjenovno osjetljive informacije).

Cjenovno osjetljivim informacijama osobito se smatraju one navedene u Zakonu o tržištu vrijednosnih papira, Hrvatskom kodeksu korporativnog upravljanja i pravilima Zagrebačke burze.

Kod javnog objavljivanja cjenovno osjetljivih informacija društvo je dužno prvenstveno voditi računa o sadržaju podataka, a ne o formi u kojoj se podaci daju.

Neobjavljene cjenovno osjetljive informacije smatraju se povlaštenim informacijama i potpadaju pod poseban režim čuvanja.

2.2. FINANCIJSKA IZVJEŠĆA

Društvo je dužno sastavljati svoja financijska izvješća u skladu s međunarodnim standardima financijskog izvješćivanja te ih bez odlaganja treba objavljivati i na svojoj web-stranici.

2.3. GODIŠNJA, POLUGODIŠNJA I TROMJESČNA IZVJEŠĆA

Godišnja, polugodišnja te tromjesečna izvješća najvažniji su i najcjelovitiji izvor podataka o društvu te ne bi trebala biti ograničena samo na sadržavanje podataka sukladno zakonskim propisima i standardima financijskog izvješćivanja. Ona svakako trebaju uključivati razumljivu analizu i stajalište uprave o poslovanju u proteklom razdoblju, kao i objašnjenja uprave u svezi s eventualnim većim odstupanjima u odnosu na planirane rezultate i ostvarene strateške ciljeve.

2.4. KALENDAR VAŽNIH DOGAĐAJA

Društvo treba do kraja poslovne godine na svojoj web-stranici objaviti kalendar važnih događaja koji se očekuju u narednoj poslovnoj godini, kao npr. predviđeni datum objave financijskih rezultata, datum održavanja glavne skupštine društva, datum isplate dividende i sl.

Društvo treba objaviti svaku promjenu u kalendaru važnih događaja najmanje 30 dana unaprijed, a ukoliko to nije moguće, odmah po nastupanju okolnosti koje utječu na promjenu.

2.5. VLASNIČKA STRUKTURA

2.5.1. Popis članova i imatelja vrijednosnica društva

Društvo treba učiniti javno dostupnim potpuni popis svojih članova, a ako se radi o dioničkom društvu, tada i popis dioničara s brojem i rodom dionica, kao i popis imatelja bilo kojih drugih vrijednosnih papira izdanih od strane toga društva, a koji mogu biti od značenja za promjene u vlasničkoj strukturi.

Popis bi društvo trebalo javno objaviti najmanje jednom u tjedan dana.

2.5.2. Uzajamno dioničarstvo

Društvo je dužno javno objavljivati podatke o uzajamnom dioničarstvu. Smatrat će se da između dva dionička društva postoji odnos uzajamnog dioničarstva onda kada su ta društva povezana na taj način da svako od njih ima više od 5% udjela u temeljnom kapitalu u drugome društvu.

2.5.3. Vlasništvo dionica članova uprave i nadzornog odbora

Društvo je dužno u godišnjem izvješću iznijeti podatke o dionicama i drugim vrijednosnim papirima društva u vlasništvu svakog pojedinog člana uprave ili nadzornog odbora.

Osim iznošenja tih podataka u godišnjem izvješću, društvo je dužno, u roku od 48 sati od saznanja za promjenu, putem svojih web-stranica ili putem burze javno objaviti svaku promjenu količine vrijednosnih papira društva, koju drži pojedini član uprave ili nadzornog odbora.

2.6. ČIMBENICI RIZIKA

Uprava društva je dužna pravodobno utvrditi i na odgovarajući način javno objaviti podatke o glavnim rizicima kojima je društvo izloženo, kao npr. političke rizike, ekonomske rizike, rizike djelatnosti i sl., procjenu vjerojatnosti ostvarenja potencijalnih rizika i način upravljanja dotičnim rizicima.

2.7. JAVNE OBJAVE

Društvo je dužno na jasan i nedvosmislen način objavljivati sve podatke koji se mogu smatrati cjenovno osjetljivim u odnosu na društvo, njegov financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje.

Društvo je dužno pritom koristiti izričaj razumljiv ciljanoj skupini te omogućiti jednak i pravovremen pristup svim zainteresiranim stranama.

Sve informacije koje mogu biti od utjecaja na donošenje odluke o ulaganju u vrijednosne papire društva trebaju biti objavljene odmah i istovremeno svim osobama koje bi za to mogle biti zainteresirane, obuhvaćajući u jednakoj mjeri i pozitivne i negativne informacije, s ciljem da se primatelju informacija omogući potpuno razumijevanje i pravilna ocjena stanja društva.

2.8. POVLAŠTENE INFORMACIJE

Korištenje povlaštenih informacija koje nisu javno objavljene treba biti apsolutno zabranjeno svima kojima su takve informacije dostupne, s obzirom na to da bi to moglo dovesti do nepoštene prednosti osobe koja raspolaže povlaštenim informacijama (upućenika) u poslovnom i pravnom prometu s kupcima i dobavljačima ili prilikom trgovanja vrijednosnim papirima društva, neovisno o tome da li se povlaštenim informacijama koristi sam upućenik ili neka treća osoba temeljem informacija dobivenih od upućenika.

Zabrana korištenja povlaštenih informacija odnosi se na sve dioničare, članove uprave, članove nadzornog odbora, vanjske savjetnike društva kao i sve osobe koje se s obzirom na svoje pozicije u društvu i izvan društva, smatraju osobama kojima su dostupne povlaštene informacije.

Društvo je dužno uspostaviti:

– mehanizme kojima će se osigurati da se osobama koje raspolažu ili dolaze u dodir s povlaštenim informacijama pojasni priroda i važnost tih informacija i ograničenja s time u vezi, kao i

– nadzor nad protokom povlaštenih informacija i njihovom mogućom zloporabom, osobito u postupku raspisivanja i provođenja javnih natječaja za nabavu robe ili vanjskih usluga.

3. TIJELA KORPORATIVNOG UPRAVLJANJA

Trgovačka društva u javnom sektoru imaju slobodu samostalno izabrati svoje unutarnje organizacijsko ustrojstvo korporativnog upravljanja, s tim da, osim glavne skupštine i uprave, moraju imati nadzorni odbor. Društva kapitala mogu umjesto uprave ustrojiti upravne odbore sastavljene od izvršnih i neizvršnih direktora, kao jedinstvena tijela koja vode poslove i nadziru poslovanje trgovačkog društva.

3.1. GLAVNA SKUPŠTINA

3.1.1. Jednako postupanje prema dioničarima

3.1.1.1. Potvrda načela jedna dionica – jedan glas

Pravo glasa treba obuhvatiti sve dioničare društva na takav način da je broj glasova koji im pripadaju u glavnoj skupštini jednak broju njihovih dionica koje drže, bez obzira na rod dionica.

3.1.1.2. Ograničenja prava glasa

U slučaju da društvo izdaje dionice bez prava glasa, odnosno s ograničenjima prava glasa, dužno je javno i pravodobno objaviti sve relevantne podatke o sadržaju svih prava koja proizlaze iz takvih dionica, kako bi se ulagateljima omogućilo donošenje pravilne odluke o kupnji tih vrijednosnih papira.

3.1.1.3. Izbor ili imenovanje članova nadzornog odbora i neizvršnih direktora

S obzirom na to da članovi nadzornog odbora i neizvršni direktori koji su članovi upravnog odbora društva trebaju udovoljavati odgovarajućim standardima glede obrazovanja i profesionalnog iskustva, imati visoke moralne standarde i biti u mogućnosti odvojiti potrebno vrijeme za obnašanje funkcije člana nadzornog odbora, sve kandidature za članove nadzornog ili upravnog odbora koji se biraju na skupštini trebaju biti javno objavljene na internet stranicama društva, najkasnije s danom objave oglasa za sazivanje glavne skupštine na kojoj se biraju i potkrijepljene njihovim životopisom i dostatnim podacima za donošenje pravilne odluke o izboru.

Ista obveza javne objave podataka postoji i kad se radi o imenovanju radničkih predstavnika kao članova nadzornog ili upravnog odbora koje ne bira glavna skupština društva.

3.1.1.4. Različite vrste dioničara

Društvo je dužno postupati na jednak način i pod jednakim uvjetima prema svim dioničarima, neovisno o broju dionica kojima raspolažu, zemlji njihova porijekla te njihovim drugim svojstvima. To se posebno odnosi na dužnost jednakog tretmana individualnih i institucionalnih investitora i kod svih oblika privatno-javnog partnerstva.

3.1.1.5. Distribucija informacija

Uprava je dužna osigurati dioničarima kvalitetnu distribuciju informacija (koristeći pritom i suvremenu tehnologiju za razmjenu informacija, osobito uključujući internet) na način koji omogućuje dioničarima izvršavanje njihovih prava uz potpuno i pravodobno poznavanje svih bitnih činjenica za donošenje pravilne odluke na dnevnom redu glavne skupštine.

3.1.1.6. Promjene kapitala, raspolaganje i stjecanje vlastitih dionica i prava prvokupa dioničara u odnosu na predmet odlučivanja

Društvo je dužno omogućiti svim dioničarima sudjelovanje u povećanju temeljnoga kapitala društva razmjerno njihovim udjelima u dotadašnjem temeljnom kapitala društva, i to u obliku prenosivih vrijednosnih papira u kojima je sadržano njihovo pravo na prvokup, kako bi se zaštitili interesi dioničara koji u trenutku izdavanja ne mogu upisati i kupiti nove dionice.

Kada društvo stječe ili otpušta vlastite dionice (trezorske dionice) dužno je to činiti na otvorenom tržištu i na način kojim se ne povlašćuju pojedini dioničari ili investitori ili skupine dioničara, odnosno investitora.

3.1.1.7. Opunomoćenici

Društvo je dužno olakšavati dioničarima glasovanje putem opunomoćenika. U tom smislu, izdavanje punomoći treba biti krajnje pojednostavljeno i bez strogih formalnih zahtjeva.

Društvo će, onim dioničarima društva koji to iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti učiniti sami, a bez posebnih troškova po te dioničare, osigurati opunomoćenike koji su dužni glasovati sukladno njihovim uputama.

3.1.2. Saziv

Uprava društva je dužna sazvati jednu godišnju redovnu skupštinu tijekom svake poslovne godine.

Izvanrednu skupštinu treba sazvati kada god to zahtijevaju interesi društva.

Društvo je uvijek dužno sazvati glavnu skupštinu, ako to zatraže dioničari koji zajedno imaju udjele u visini od najmanje 10% temeljnoga kapitala društva i navedu svrhu i razlog sazivanja te skupštine.

3.1.3. Evidencijski datum

3.1.3.1. Pravo sudjelovanja na glavnoj skupštini

Prilikom sazivanja skupštine, uprava društva je dužna odrediti datum prema kojem će se utvrđivati stanje u registru dionica koje će biti mjerodavno za ostvarivanje prava glasa u skupštini društva.

Taj datum treba biti prije održavanja skupštine i smije biti najviše 7 dana prije održavanja skupštine.

3.1.4. Dnevni red

Dnevni red, kao i sve relevantni podaci i isprave uz objašnjenja koje se odnose na dnevni red, trebaju biti objavljeni na internet stranici društva, te na raspolaganju dioničarima u prostorijama društva od dana prve javne objave dnevnog reda, tako da dioničari mogu na vrijeme zauzeti stav glede pitanja koja su na dnevnom redu.

Društvo će objaviti dnevni red i relevantne podatke i isprave na internet stranicama društva.

3.1.5. Uvjeti za sudjelovanje

Društvo mora poticati sudjelovanje dioničara na skupštini, pa dioničarima nije dopušteno postavljati uvjete za sudjelovanje na glavnoj skupštini i korištenje pravom glasa (bez obzira da li su dopušteni sukladno zakonu ili statutu), kao npr. prijavljivanje sudjelovanja unaprijed, ovjeravanje punomoći i sl.

3.1.6. Ključne odluke

Odluke koje su od bitnog utjecaja na stanje imovine, financijski položaj, rezultate poslovanja, vlasničku strukturu i upravljanje društvom donose se isključivo u skupštini društva propisanom većinom glasova.

3.1.7. Zahtjevi vezani uz izvješća koja se podnose glavnoj skupštini

3.1.7.1. Izvješća koja podnosi nadzorni odbor

Nadzorni odbor podnosi glavnoj skupštini izvješće u kojem je, pored sadržaja izvješća propisanog zakonom, dužan ocijeniti ukupnu uspješnost poslovanja društva, rad uprave društva, kao i iznijeti poseban osvrt na svoju suradnju s upravom.

Također, nadzorni odbor je dužan upoznati skupštinu se eventualnim postojanjem sukoba interesa na strani nekog od svojih članova i članova uprave, kao i mjere poduzete s tim u svezi.

3.1.7.2. Godišnje izvješće o stanju društva

Izvješće o stanju društva treba biti sastavljeno na jasan i pregledan način, uključivati sve aspekte poslovnih aktivnosti tijekom cijele godine u odnosu na prethodne godine te izražavati točan, potpun i pošten prikaz imovine i rashoda, financijskog položaja društva, kao i plan budućeg poslovanja.

3.1.8. Korištenje suvremene komunikacijske tehnologije

Dioničarima treba omogućiti sudjelovanje i osobito glasovanje na glavnoj skupštini društva upotrebom sredstava moderne komunikacijske tehnologije.

3.1.9. Objavljivanje odobrenih odluka

Uprava društva je dužna, i to bez odlaganja, javno objaviti odluke glavne skupštine kao i podatke o eventualnim tužbama za pobijanje tih odluka.

3.2. NADZORNI ODBOR

3.2.1. Zadaci i odgovornosti

Glavni zadaci nadzornog odbora su imenovanje i opoziv uprave, nadzor nad radom uprave u vođenju poslova društva te podnošenje izvješća o obavljenom nadzoru.

Mandat članova nadzornog odbora nije obvezujući, što znači da svaki član nadzornog odbora dužnost obavlja potpuno samostalno i na vlastitu odgovornost, neovisno o tome tko ga je predložio ili imenovao.

Članovi nadzornog odbora trebaju obavljati svoju dužnost s pozornošću urednog i savjesnog gospodarstvenika i čuvati poslovnu tajnu društva.

Nadzorni odbor treba donijeti odluku o okvirnom planu svoga rada koji bi trebao uključiti popis redovitih sjednica i podataka koje redovito i pravodobno treba stavljati na raspolaganje članovima nadzornog odbora.

Nadzorni odbor treba donijeti svoj poslovnik o radu, s time da on ne smije ograničavati slobodu svakog pojedinog člana na samostalno djelovanje. Niti jedan dokument nadzornog odbora ne smije sprječavati ili ograničavati pojedinog člana u postupanju u skladu sa zakonom, no ujedno svaki član treba izbjegavati zlouporabu ovih ovlasti i uvijek nastojati uskladiti svoj rad sa drugim članovima nadzornog odbora.

3.2.2. Temeljne dužnosti

Nadzorni odbor nadzire ostvarivanje ciljeva i mjera poslovne politike i zastupa društvo u odnosu na članove uprave uvijek i u svezi sa svim pitanjima koja se tiču njih osobno i onih, koja su propisana Zakonom o trgovačkim društvima, statutom i/ili poslovnikom rada, a napose u pitanjima koja se tiču poduzetničkih odluka visokog rizika, neuobičajenih odluka te prometa dionica i upravljanja ukupnom imovinom društva.

Nadzorni odbor ima pravo i dužnost očitovati se o svim pitanjima koja se tiču zaštite interesa društva i njegovih dioničara ili nositelja poslovnih udjela i po potrebi na određene odluke izdaje prethodnu suglasnost, ali u odnosu na upravu i pojedine njezine članove ne može donositi obvezujuće naloge niti izvršne odluke.

3.2.3. Sastav

Nadzorni odbor društva treba biti sastavljen većinom od nezavisnih članova. Nezavisnim članom nadzornog odbora će se smatrati onaj koji:

– nije povezan s društvom, uz moguću iznimku u pogledu određenog manjeg broja dionica u društvu;

– nije većinski dioničar, niti član grupe većinskih dioničara, supružnik, ili srodnik po krvi ili po tazbini do drugog stupnja bilo koje osobe iz ranije spomenute grupe ili ima bilo kakvu vezu s društvima povezanim s većinskim dioničarom;

– nije sadašnji ili prijašnji radnik (unatrag pet godina) društva ili bilo kojeg njegovog ovisnog društva;

– nije neposredan ili posredan dobavljač ili kupac usluga i/ili robe društva;

– nije u radnom odnosu bilo s kojim društvom koje dobavlja usluge i/ili robu društvu;

– nije bračni drug ili srodnik po krvi ili po tazbini bilo kojem voditelju odjela društva ili članu uprave;

– ne prima drugu isplatu od društva osim naknade za rad u nadzornom odboru, ne računajući eventualnu dividendu ili nagrade za rad u komisijama nadzornog odbora

Ako je član nadzornog odbora izložen pritisku ili ograničenjima od strane većinskog dioničara kojima se utječe na obavljanje njegovih dužnosti, dužan je o tome obavijestiti nadzorni odbor te usprkos tome zauzeti nezavisno stajalište prilikom glasovanja ili dati ostavku, ovisno o tome što okolnosti nalažu.

Nezavisni član nadzornog odbora koji obnaša tu funkciju više od dva mandata, treba sam prosuditi svoj nezavisni status, a u pravilu nitko ne bi trebao ostati član nadzornog odbora istog društva više od 12 godina.

Član nadzornog odbora ili neizvršni direktor kao član upravnog odbora ne smije biti član uprave, nadzornog ili upravnog odbora u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.

3.2.3.1. Stručno usavršavanje i osposobljavanje članova uprave, upravnih i nadzornih odbora

Trgovačka društva u kojima Republika Hrvatska ima većinski ili pretežiti udio, dužna su o svom trošku i sukladno vlastitim potrebama i mogućnostima osigurati stalno usavršavanje i osposobljavanje članova uprave i nadzornog odnosno upravnog odbora.

Programe edukacije za nositelje certifikata nezavisnih članova nadzornih i upravnih odbora verificira Ministarstvo gospodarstva, rada i poduzetništva Republike Hrvatske, a provode ih nacionalne strukovne udruge.

3.2.4. Odnos prema upravi

Nadzorni odbor i uprava dužni su potpuno surađivati u najboljem interesu društva te zajednički raspravljati o strateškim odrednicama poslovanja društva.

U tom smislu, na sjednicama nadzornog odbora imaju dužnost biti nazočni svi članovi uprave, osim kada nadzorni odbor raspravlja o pitanjima koja se neposredno tiču članova uprave, posebice kada se raspravlja o njihovu opozivu, odgovornosti ili nagradi za rad.

Nadzorni odbor je dužan osigurati u društvu postojanje dugoročnog plana sukcesije, čime se osigurava pažljivo i pravovremeno imenovanje nasljednika bilo kojem pojedinom članu vodećeg kadra društva. U ovaj proces treba uključiti i članove vodećeg menadžment tima.

3.2.5. Vrijeme potrebno za izvršavanje članskih dužnosti u nadzornom odboru

Član nadzornog odbora treba biti u mogućnosti posvetiti svojim dužnostima u nadzornom odboru sve vrijeme potrebno za ispravno i kvalitetno obnašanje dužnosti.

3.2.6. Nagrade

Članovi nadzornog odbora trebaju biti plaćeni prema svome radu i tu naknadu trebaju na prijedlog uprave ili odbora za nagrađivanje odrediti dioničari na glavnoj skupštini ili ona treba biti utvrđena u statutu društva.

Naknada članovima nadzornog odbora treba:

– adekvatno odraziti vrijeme, trud i odgovornosti povezano s njihovim funkcijama u nadzornom/upravnom odboru i Komisijama;

– osigurati adekvatan poticaj koji bi uravnotežio interese članova nadzornog/upravnog odbora s interesima dioničara;

– biti određena tako da ne ugrožava sposobnost članova nadzornog/upravnog odbora da donose odluke u najboljem interesu društva i njegovih dioničara.

Primici članova nadzornog odbora trebaju se sastojati od:

– fiksnog dijela koji je nepromjenjiv i ne ovisi o rezultatima poslovanja, osim ukoliko su rezultati poslovanja društva takvi da bi isplata fiksne naknade bila nepravedna i u velikom nerazmjeru s rezultatima poslovanja;

– varijabilnog dijela koji je uvjetovan rezultatima poslovanja u određenom prošlom i budućem razdoblju.

Detaljni podaci o svim naknadama i drugim primanjima od strane društva ili sa društvom povezanih osoba svakog pojedinog člana nadzornog ili upravnog odbora društva uključujući i strukturu tih primitaka, moraju biti javno objavljeni.

3.2.7. Izvješćivanje dioničara

Svaki član nadzornog odbora je dužan izvijestiti društvo o svim promjenama glede njegova vlasništva nad dionicama društva najkasnije slijedeći radni dan poslije nastanka takove promjene uz obvezu društva da takvu promjenu javno objavi u najkraćem mogućem roku.

3.2.8. Sukobi interesa

Sukob interesa postoji kod člana nadzornog odbora koji nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja ili se iz činjenice njegove povezanosti sa drugim društvima, osobama ili poslovima može pretpostaviti da može imati interese koji nisu istovremeno nužno i interesi društva, te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa ili sklonosti koji se nužno ne podudaraju s interesima društva.

Članovi nadzornog odbora ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa osoba s kojima imaju bliske odnose.

3.2.9. Poslovi između povezanih strana

Svi poslovi u kojima sudjeluju članovi nadzornog odbora ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe trebaju biti na tržišnoj osnovi, posebice glede komercijalnih uvjeta, rokova, kamata, jamstava i sl. i trebaju biti jasno navedeni u izvješćima društva. Takve poslove treba potvrditi neovisna službena procjena od strane komisije za reviziju ili vanjskih stručnih osoba koje su nezavisne u odnosu na sudionike konkretnog posla.

3.2.10. Zabrana konkurencije

Članovi nadzornog odbora ne smiju, za svoj ili tuđi račun, osobno ili putem trećih osoba obavljati poslove iz djelatnosti koju obavlja društvo, kao i savjetovati osobe koje se mogu smatrati konkurentskima društvu.

Članovi nadzornog odbora su dužni javno objaviti veličinu udjela i sve promjene udjela u društvima koja se mogu smatrati konkurentskima društvu.

3.2.11. Ugovori između članova nadzornog odbora i društva

Sve ugovore ili sporazume između člana nadzornog odbora i društva treba prethodno odobriti nadzorni odbor, a bitni elementi svih takvih ugovora ili sporazuma moraju biti sadržani u godišnjem izvješću.

3.2.12. Izvješćivanje

Ukoliko neki član nadzornog odbora smatra da kod njega ili kod drugog člana postoji sukob interesa glede odlučivanja u konkretnom predmetu, dužan je o tome odmah izvijestiti nadzorni odbor.

3.2.13. Komisije

3.2.13.1. Komisija za reviziju

Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za reviziju radi detaljnog analiziranja financijskih izvještaja, nadzora nad računovodstvenom politikom i pružanja podrške računovodstvu društva te uspostave dobre i kvalitetne interne kontrole u društvu.

Komisija za reviziju treba po mogućnosti biti sastavljen od nezavisnih osoba. Nadzorni odbor treba propisati formalni opis kvalifikacija za članove komisije za reviziju.

Komisija bi trebala propisati svoja interna pravila postupanja i sastojati se od najmanje tri člana, od kojih bi svaki trebao poznavati osnove financijske i računovodstvene problematike. Najmanje jedan član treba imati ekspertna znanja i biti iskusniji u računovodstvenoj materiji, reviziji i financijskom upravljanju.

Trajanje mandata člana komisije za reviziju može biti vremenski ograničeno na 4 godine kontinuiranog mandata i/ili ograničavanjem broja komisija u koje član može biti izabran u drugim društvima.

Komisija za reviziju treba imati otvorenu i neograničenu komunikaciju s upravom i nadzornim odborom, a za svoj rad odgovara nadzornom odboru.

Uprava treba dostavljati komisiji za reviziju pravovremene i periodične prikaze financijskih izvještaja i srodnih dokumenata prije javnog objavljivanja tih podataka, podatke o promjenama u računovodstvenim načelima i kriterijima, računovodstvene postupke prihvaćene za većinu radnji, kao i svako značajnije odstupanje između knjigovodstvene i stvarne vrijednosti po pojedinim stavkama te svu korespondenciju s odjelom za unutarnju kontrolu, Državnim uredom za reviziju ili nezavisnim revizorima.

Komisija za reviziju treba raspraviti s nezavisnim revizorom o:

– promjenama ili zadržavanju računovodstvenih načela i kriterija;

– primjeni propisa;

– važnim procjenama i zaključcima u pripremanju financijskih izvještaja;

– metodama procjene rizika i rezultatima;

– visoko rizičnim područjima djelovanja;

– uočenim većim nedostatcima i značajnim manjkavostima u unutarnjem nadzoru;

– djelovanju vanjskih čimbenika (ekonomskih, pravnih i industrijskih) na financijske izvještaje i revizorske postupke.

Komisija za reviziju treba, također, redovito procjenjivati ostale važne aspekte svojih odnosa s trećim stranama, kao što su profesionalna osposobljenost i nezavisnost i, uvijek kad je potrebno, dobiti drugo mišljenje o izvršenom poslu tih osoba.

Komisija za reviziju bi treba osigurati dostavu kvalitetnih informacija od strane ovisnih i povezanih društava te trećih osoba (kao što su stručni savjetnici), s obzirom na utjecaj takvih podataka na konsolidirana financijska izvješća.

3.2.13.2. Komisija za imenovanja i nagrađivanja

Nadzorni odbor treba osnovati komisiju za imenovanja i nagrađivanja koja predlaže sadržaj ugovora sa članovima uprave i nagrađivanje članova nadzornog odbora sukladno važećim propisima Republike Hrvatske.

Sve podatke o prijavljenim kandidatima za radna mjesta predsjednika i članova uprava, prikupljene javnim natječajem sukladno točki. 5.1. Kodeksa, društvo će čuvati kao poslovnu tajnu.

3.2.14. Pravila postupka za sjednice upravnog i nadzornog odbora

Predsjednik upravnog/nadzornog odbora je zadužen za utvrđivanje kalendara redovnih godišnjih sjednica i sazivanje izvanrednih sjednica kad se za to ukaže potreba.

Učestalost održavanja sjednica nadzornog ili upravnog odbora treba biti određena u skladu s potrebama svakog određenog društva. Ove sjednice se trebaju održavati dovoljno često da osiguraju učinkovitost rada nadzornog odbora, ali ne bi trebale biti češće od jedne mjesečno, kako bi se izbjeglo nepoželjno miješanje u poslove operativnog poslovanja trgovačkog društva.

Kako bi se osigurala učinkovitost i uspješnost sjednica nadzornog/upravnog odbora uprava je dužna najmanje 7 dana prije zakazane sjednice dostaviti relevantnu dokumentaciju i prijedloge odluka svim članovima nadzornog odbora.

Zapisnici sa sjednica nadzornog/upravnog odbora trebaju biti pisani jasnim rječnikom, a sve donesene odluke trebaju biti zabilježene s rezultatima glasovanja, uz navođenje kako je glasovao pojedini član. Poslovnikom o radu treba predvidjeti da se na svakoj narednoj sjednici nadzornog/upravnog odbora obvezno razmotri i službeno verificira sadržaj zapisnika s prethodne sjednice.

3.2.15. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava

Svaki član nadzornog odbora dužan je izvijestiti društvo o članstvu u nadzornim ili upravnim odborima drugih društava.

Član nadzornog odbora društva ne smije biti član nadzornog odbora ili uprave u drugom društvu koje bi se moglo smatrati konkurentskim u odnosu na društvo.

3.2.16. Obrazovanje članova uprave i nadzornog odbora

Društvo treba, u skladu sa svojim potrebama i mogućnostima, poticati i omogućavati stalno usavršavanje i obrazovanje članova uprave i nadzornog odbora s ciljem obnavljanja i unaprjeđivanja njihova znanja, upravljačkih vještina i sposobnosti.

4. UPRAVNI ODBOR

4.1. TEMELJNE DUŽNOSTI

Upravni odbor vodi poslove društva, postavlja osnove za poslovanje trgovačkog društva, nadzire vođenje poslova društva i zastupa društvo prema izvršnim direktorima društva.

U donošenju odluka, provođenju poslovne politike i nadzoru nad poslovanjem, temeljna je obveza upravnog odbora da brine o dugoročnim interesima društva i povećanju ekonomske učinkovitosti u korist dioničara.

Članovi upravnog odbora dužni su voditi poslovanje društva prema načelima povećane pozornosti, urednog i savjesnog privređivanja, osobne neovisnosti i profesionalne odgovornosti. Ono što u dualističkom modelu vrijedi za članove nadzornog odbora vrijedi i za neizvršne direktore (s tim da imaju i prerogative skupštine d.o.o.), dok ono što u d.o.o. vrijedi za članove uprave-direktore društva, vrijedi i za izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora.

4.2. NADLEŽNOSTI I ZADAĆE

Upravni odbor provodi načela i ciljeve poslovne politike iz predmeta djelatnosti društva, te nadzire vođenje poslovanja društva. Brine se o urednom vođenju poslovnih knjiga društva i provodi sustavni nadzor nad operativnim poslovodstvom, kako bi se pravovremeno otklonile opasnosti koje mogu ugroziti poslovanje društva.

Glavni zadaci upravnog odbora su:

– provođenje odluka i zaključaka glavne skupštine društva;

– pripremanje ugovora i prijedloga drugih akata za koje je potrebno ishoditi suglasnost glavne skupštine;

– samostalno usvajanje strategije i godišnjeg poslovnog plan društva, te utvrđuje sve veće promjene poslovne politike trgovačkog društva (odluke visokog rizika);

– na zahtjev ili po ovlasti glavne skupštine, provođenje mjere iz nadležnosti glavne skupštine;

– sazivanje glavne skupštine, imenovanje i opoziv izvršnih direktora, te prenošenje pojedinačnih zadataka i ovlasti na njih, u zastupanju društva;

– pregled i provjera sve poslovne dokumentacije društva, stanja i promjena stanja imovine, likvidnosti i rentabilnosti poslovanja, promet vrijednosnicama, kretanje zaliha i ostvarivanje pojedinih mjera tekuće poslovne politike;

– zastupanje društva uvijek, u odnosu na sve izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora, a kada između svojih članova imenuje jednog ili više izvršnih direktora, na njega ili njih putem individualnih menadžerskih ugovora prenosi određene ovlasti u zastupanju društva u poslovnom i pravnom prometu s trećima;

– upravni odbor društva čije su dionice izlistane na burzi, mora između svojih članova izabrati najmanje jednog izvršnog direktora do najviše polovice ukupnog broja članova upravnog odbora.

4.3. UPRAVNI ODBOR I IZVRŠNI DIREKTORI DRUŠTVA

Upravni odbor donosi odluke na sjednicama na način propisan poslovnikom o radu ili statutom društva – u pravilu običnom većinom glasova – ali je odgovornost svih njegovih članova pojedinačna.

Glavni izvršni direktor i oni izvršni direktori koji su članovi upravnog odbora odgovorni su za provođenje svih dužnosti i zadataka iz nadležnosti upravnog odbora, ali se zakonske ovlasti dane upravnom odboru ne mogu na njih prenositi.

Za predsjednika ili zamjenika predsjednika upravnog odbora ne može biti izabrana osoba koja je istodobno izvršni direktor.

Kada upravni odbor zastupa društvo u odnosu na izvršne direktore, u tome ne može sudjelovati nitko od izvršnih direktora.

Upravni odbor je dužan sazvati glavnu skupštinu kada je to potrebno radi dobrobiti društva. Odluku o tome donosi običnom većinom glasova. Kod sastavljanja i utvrđivanja godišnjih financijskih i poslovnih izvješća, ono što vrijedi za upravu društva, vrijedi i za izvršne direktore, a ono što se odnosi na nadzorne odbore vrijedi za upravni odbor, ali se statutom može odrediti da bilancu i izvještaj o stanju društva utvrđuje glavna skupština.

Na obveze upravnog odbora u svezi s gubitkom društva, insolventnošću ili nelikvidnosti na odgovarajući se način primjenjuje sadržaj članka 251. Zakona o trgovačkim društvima.

4.3.1. Odnos neizvršnih i izvršnih direktora

Upravni odbor donosi obvezujuće naloge u odnosu na glavnog izvršnog direktora i sve izvršne direktore, pri čemu je odgovornost svih članova upravnog odbora pretpostavljena kao pojedinačna i solidarna – podjednako za činidbe i propuste.

Odluke o imenovanju, opozivu imenovanja, prihvaćanju ostavke i drugim pitanjima u svezi s korporativnim statusom izvršnih direktora, stupaju na snagu danom donošenja, dok su upis i promjena ovlasti zastupanja u sudskom registru deklaratorne naravi, tj. nemaju učinak prema trećima.

4.3.2. Obveza izvještavanja

Upravni odbor svojim poslovnikom i/ili poslovnikom o radu izvršnih direktora detaljno propisuje oblik, sadržaj i dinamiku izvještaja o poslovanju trgovačkog društva i o radu izvršnih direktora, kao i izvještaja o provedbi odluka upravnog odbora.

U provođenju nadzora upravni odbor ima pravo i dužnost zahtijevati od izvršnih direktora da podastru sve informacije o poslovanju društva i ovisnih društava, a obveza je izvršnih direktora da te informacije dadu uvijek kada je to potrebno radi dobrobiti društva, pa i onda ako ih upravni odbor izričito ne traži.

Najmanje jednom godišnje, tj. prigodom razmatranja računa dobiti i gubitaka i utvrđivanja poslovnih izvještaja za glavnu skupštinu, izvršni direktori trebaju izvijestiti upravni odbor o:

– konsolidiranim rezultatima poslovanja i upravljanja ovisnih društava;

– većim ili značajnijim poslovima te poslovima koji su ili bi mogli utjecati na razvoj poslovanja;

– rentabilnost, likvidnost ili druge kvalitativne pokazatelje ekonomike poslovanja;

– upravljanju rizicima i politikom ili o planu suočavanja s rizičnim poslovima i okolnostima

– o tekućoj poslovnoj politici i prognozama poslovanja, te eventualnim odstupanjima od ranijih predviđanja (minimalno jedan puta godišnje);

– rentabilnosti poslovanja društva, osobito ROE-u (kod utvrđivanja financijskih izvješća)

– tijeku poslova, napose prihoda i stanja društva (kvartalno);

– o poslovima koji bi mogli biti od velikog značenja za rentabilnost poslovanja i likvidnost društva (pravodobno).

4.3.2.1. Obveza izrade godišnjih (konsolidiranih) izvješća
o stanju društva

Ova izvješća se u pisanom obliku podnose glavnoj skupštini kao savjesna, cjelovita i istinita analiza stanja, konkurentne sposobnosti i trendova poslovanja društva te osim financijskih pokazatelja ekonomike poslovanja moraju prikazati:

– prognozu razvoja poslovanja;

– sve važnije poslovne događaje u društvu i na tržištu tijekom godine;

– djelovanje društva na području istraživanja i razvoja;

– obavijesti o stjecanju vlastitih dionica društva;

– poslovanje podružnica društva i/ili ovisnih društava;

– podatke koji su važni za prosudbu stanja imovine društva i izloženosti cjenovnom, kreditnom ili riziku likvidnosti.

Sastavni dio ovog izvješća je i izjava o primjeni Kodeksa korporativnog upravljanja, obvezna za dionička društva čijim se vrijednosnicama trguje na organiziranom tržištu.

4.3.2.2. Izvještaj o radu upravnog odbora

Istodobno s usvajanjem godišnjih financijskih izviješća i poslovnih izvještaja te prijedloga za raspoređivanje bilančne dobiti, upravni odbor dužan je glavnoj skupštini podnijeti i pisano izviješće o svom radu.

Svojim izvještajem upravni odbor treba obuhvatiti:

– kako i u kojem opsegu je obavljan nadzor nad vođenjem poslova društva

– ako je društvo obveznik vanjske revizije, upravni odbor se mora u svojem izvještaju očitovati o tom revizorskom izviješću (on može u svoj izvještaj ugraditi napomene)

– kada upravni odbor potvrdi godišnja poslovna i financijska izvješća, ona su prihvaćena, osim ako statutom društva nije propisano da ih prihvaća skupština društva.

Godišnjim izvještajem daje se ocjena rada upravnog odbora i pojedinih njegovih članova (izvršnih i neizvršnih direktora), kao i ocjena rada svih komisija u odnosu na postavljene ciljeve.

Izvještaj o radu upravnog odbora mora sadržavati i pisani izvještaj o neovisnosti pojedinih njegovih članova s obzirom na kapitalsku, upravljačku, osobnu ili poslovnu povezanost s društvom i moguće promjene tog statusa tijekom mandata.

Od direktora poslovnih funkcija ili organizacijskih jedinica koji nisu članovi upravnog odbora može se zahtijevati da se pismeno očituju o svom području nadležnosti, a za izvršne direktore koji su članovi upravnog odbora, to se i preporučuje.

Svaki član upravnog odbora i svaki član revizijske komisije imaju pravo pregledati i provjeravati sve podloge i dokumentaciju za godišnji izvještaj o radu upravnog odbora.

4.4. SASTAV UPRAVNOG ODBORA

Osim općih i posebnih uvjeta koje određuju Zakon o trgovačkim društvima, Zakon o komunalnom gospodarstvu i drugi propisi, specifični uvjeti za sastav, imenovanje i korporativno-pravni status članova upravnog odbora utvrđuju se statutom, odlukama skupštine i/ili poslovnikom o radu upravnog odbora te kodeksom korporativnog upravljanja (za j.d.d.)

– upravni odbor imenuje jednog ili više izvršnih direktora i/ili njihovih zamjenika koji su statusno-pravno članovi upravnog odbora, s tim da većina članova upravnog odbora moraju biti neizvršni direktori;

– izvršni direktori operativno vode poslove društva, ako je uz glavnog izvršnog direktora imenovano više izvršnih direktora, oni su ovlašteni voditi poslove skupno;

– ono što u Zakonu o trgovačkim društvima vrijedi za članove uprave glede vođenja poslova društva i povezanih društava na odgovarajući se način odnosi i na ovlasti, obveze i odgovornost izvršnih direktora;

– ako se statutom društva ne odredi drugačije, upravni odbor može svojom odlukom u svako doba opozvati imenovanje izvršnih direktora i bez važnog razloga, time se ne dira u preostala prava, obveze i odgovornosti iz individualnih menadžerskih ugovora.

4.4.1. Konstituiranje i način rada upravnog odbora

Upravni odbor na konstituirajućoj sjednici između svojih članova bira predsjednika i njegove zamjenike. Predsjednik upravnog odbora ne može biti izvršni direktor istog društva ili povezanih društava.

Prvog zamjenika se bira između članova upravnog odbora koje imenuje skupština društva, a drugog iz reda članova koje imenuje radničko vijeće.

4.4.2. Poslovnik rada upravnog odbora

Upravni odbor donosi odluke na sjednicama sukladno poslovniku svog rada, u pravilu običnom većinom svih glasova. Osim protokolarno-tehničkih detalja (način utvrđivanja dnevnog reda, sazivanja sjednica, vođenja zapisnika, dostave materijala i sl.) poslovnikom upravnog odbora se utvrđuje:

– način rada i odlučivanja;

– način suradnje izvršnih i neizvršnih direktora;

– opseg, sadržaj i dinamika izvještavanja upravnom odboru;

– obveze glede transparentnosti poslovanja i čuvanja poslovnih tajni te cjenovno osjetljivih informacija;

– broj, sastav i način imenovanja/opoziva članova komisija i članova ključnog poslovodstva;

– okvirne dužnosti, ovlasti i zadaci pojedinih izvršnih direktora (koji u pravilu ne vode poslove društva skupno);

– način izdavanja suglasnosti upravnog odbora kod zastupanja i zaključivanja važnih poslova.

Poslovnikom o radu upravnog odbora utvrđuje se kalendar redovitih godišnjih sjednica i redovitih točaka dnevnog reda te obveze izvršnih direktora i predsjednika upravnog odbora u pripremi materijala za sjednice.

Neizvršni direktori imaju pravo i dužnost od izvršnih direktora koji su članovi upravnog odbora tražiti sve informacije potrebne za nadzor nad vođenjem poslova društva i poslovanja ovisnih društava.

Svaki član upravnog odbora dužan je obavijestiti ostale članove upravnog odbora ako i kada bi bio u sukobu interesa ili bi do toga moglo doći u svezi s izvršavanjem njegovih funkcija. U slučaju dvojbe pojedini član može se isključiti iz glasovanja, a predsjednik upravnog odbora može zatražiti da se prije glasanja članovi očituju o možebitnom sukobu interesa (te se okolnosti unose u zapisnik).

4.4.2.1. Predsjednik upravnog odbora i neizvršni
direktori društva

Predsjednik upravnog odbora:

– zajedno s glavnim izvršnim direktorom priprema sjednice, utvrđuje dnevni red, organizira rad upravnog odbora i podnosi izvještaje glavnoj skupštini o radu upravnog odbora i njegovih komisija;

– surađuje s članovima komisija upravnog odbora i neizvršnim direktorima koji su članovi upravnog odbora te se brine za informacije i podatke koji su potrebni za obavljanje funkcija upravnog odbora;

– predsjednik i neizvršni direktori upravnog odbora u svom radu nisu vezani obveznim uputama ili stavovima onih koji su ih imenovali;

– za obnašanje svojih dužnosti i pojedinačnih zadataka izvršni i neizvršni direktori snose punu osobnu odgovornost prema društvu, dioničarima i vjerovnicima društva;

– o odlukama i mjerama koje se tiču uvjeta rada, sigurnosti pri radu i općih prava i obveza iz radnih odnosa, posebno o promjenama politike plaća i nagrađivanja, glavni izvršni direktor je dužan redovito izvještavati radničko vijeće i sindikalne povjerenike i striktno se pridržavati pravila društva kojima su uređeni industrijski odnosi radnika i društva.

4.5. STALNE KOMISIJE I POMOĆNA RADNA TIJELA UPRAVNOG ODBORA

Upravni odbor obvezno osniva sljedeće stalne komisije:

a. komisiju za unutarnju reviziju poslovanja,

b. komisija za imenovanja i nagrađivanje i

c. komisiju za upravljanje rizicima.

Osim komisija koje se moraju ustrojiti prema zakonu i statutu društva, upravni odbor ima pravo osnivati pomoćna radna tijela ili ad hoc povjerenstva, te angažirati vanjske intelektualne usluge kada to zahtijeva kompleksnost poslovanja ili težina odluka iz njegove nadležnosti.

Članovi upravnog odbora koji nisu izvršni direktori mogu/trebaju biti članovi najvažnijih komisija (komisije za imenovanje i nagrađivanje, revizijske komisije ili komisije za upravljanje rizicima).

Preporučuje se da u sastavu stalnih komisija upravnog odbora većinu tvore nezavisni vanjski članovi i stručnjaci.

4.5.1. Komisija za unutarnju reviziju

Upravni odbor dioničkog društva čije su vrijednosnice izlistane na burzi i u svim društvima kapitala u kojima radnici ostvaruju zakonsko pravo suodlučivanja u tijelima društva, mora konstituirati komisiju/odbor za unutrašnju reviziju poslovanja.

Izvršni direktori koji su članovi upravnog odbora ne mogu biti imenovani u komisiju za reviziju, a članovi menadžmenta koji nisu članovi upravnog odbora, ne bi trebali biti članovi komisije za reviziju.

Barem jedan član komisije za reviziju bi trebao biti imenovan iz reda nezavisnih stručnjaka za financijsko i računovodstveno područje i barem jedan koji temeljito poznaje trgovačko pravo, a predstavnik radnika ulazi u komisiju za reviziju ex-oficio.

4.5.1.1. Glavni zadaci komisije za unutarnju reviziju

– kontinuirani nadzor nad ispravnosti financijskih informacija društva;

– nadzor nad djelovanjem informacijskog sustava upravljanja rizicima i nad sustavom unutarnje kontrole poslovanja, osobito glede pridržavanja pravila o javnoj nabavi;

– ocjenjivanje sadržaja godišnjih financijskih i poslovnih izvješća, uključivši prijedloge odluka za upravni odbor;

– sudjelovanje kod donošenja odluka o najznačajnijim područjima revizije te kod izbora nezavisnog vanjskog revizora i pripreme ugovora između revizora i društva;

– praćenje rada, nezavisnosti, nepristranosti i učinkovitosti vanjskih revizora;

– drugi zadaci utvrđeni statutom i/ili odlukom upravnog odbora.

Kada se glavnoj skupštini predloži imenovanje vanjskog revizora/revizorskog društva, upravni odbor i komisija za reviziju trebaju osigurati da:

– vanjski revizor ili s njime povezano društvo nisu s društvom u poslovnoj vezi, osim glede obavljanja revizije;

– revizijsko društvo ne obavlja reviziju poslovanja društva dulje od 5 godina;

– trošak revizije ne čini više od 10 posto ukupnog prihoda revizorskog društva.

Statutom ili odlukom upravnog odbora valja predvidjeti da se za zaključivanje ugovora s vanjskim revizorom zatraži prethodna suglasnost upravnog odbora, a Komisija za unutarnju reviziju i/ili upravni odbor mogu tražiti da se na sjednicu upravnog odbora na kojoj se raspravljaju podloge ili prijedlog godišnjih izvještaja pozove i vanjskog revizora radi detaljnijih pojašnjenja o revizijskom izvještaju ili mišljenju.

5. UPRAVA

Način izbora, broj članova, profesionalni status, ovlasti, odgovornost i plaće članova uprava trgovačkih društava koja obavljaju komunalne djelatnosti i trgovačkih društava u kojima Republika Hrvatska ima većinski ili pretežiti udio, obavljat će se prema sljedećim načelima:

5.1. JAVNI NATJEČAJ

Radna mjesta predsjednika i članova uprava popunjavaju se isključivo putem javnog natječaja.

Iznimno, ukoliko javni natječaj ne uspije, Komisija će odlučiti o najprikladnijem načinu popunjavanja tih radnih mjesta.

5.2. PRAVA I DUŽNOSTI ČLANOVA UPRAVA

Ciljeve mandata, prava i obveze, tj. dužnosti, prava, ovlasti, osobnu odgovornost, plaću, nagrade, penale, razne naknade itd. za predsjednike i članove uprava utvrđuju se menadžerskim ugovorima.

Menadžerskim ugovorima koje s predsjednicima i/ili članovima uprava trgovačkih društava koja obavljaju komunalne djelatnosti i trgovačkih društava u kojima Republika Hrvatska ima većinski ili pretežiti udio, zaključuju njihove skupštine, nadzorni ili upravni odbori, treba jasno utvrditi obostrane uvjete prestanka mandata te osobito pitanje preostalih prava iz radnog odnosa s društvom, kao i pitanje otpremnine i kompenzacije za eventualnu klauzulu o zabrani konkurencije po isteku mandata.

Mandat predsjednika i članova uprave traje u pravilu 4 godine, s tim da se po uspješno izvršenim ciljevima i provedenom javnom natječaju može neograničeno obnavljati.

Jednom godišnje, i to po usvajanju poslovnih i financijskih izvještaja i nakon što glavna skupština dade razrješnicu predsjedniku i članovima uprave, postojeći individualni menadžerski ugovori mogu se sporazumom potpisnika mijenjati u dijelu koji se tiče iznosa i strukture pojedinih naknada i nagrada, ako promijenjene okolnosti u poslovanju i interesi društva to opravdavaju. Pritom, organi ovlašteni za zaključivanje individualnih ugovora o zapošljavanju predsjednika i članova uprave ili izvršnih direktora koji su članovi upravnih odbora društava kapitala trebaju striktno poštivati Nacionalne standarde za individualne menadžerske ugovore članova uprava i upravnih odbora trgovačkih društava / poslovnih organizacija u kojima RH ima većinski ili pretežiti udio.

5.3. ZADACI I ODGOVORNOSTI ČLANOVA UPRAVE

Uprava društva vodi poslove društva samostalno i na vlastitu odgovornost, te donosi sve odluke isključivo prema vlastitoj prosudbi. Postojanje suglasnosti drugih organa ili tijela društva ne isključuje odgovornost članova uprave za vođenje poslovanja pozornošću urednog i savjesnog gospodarstvenika.

U obavljanju svojih poslova uprava društva nije vezana uputama drugih organa društva, pa čak niti uputama koje joj daju većinski dioničari ili nadzorni odbor.

Uprava je dužna uvijek djelovati isključivo u korist društva i dioničara, vodeći računa o interesima radnika i šire zajednice, s ciljem povećanja vrijednosti imovine društva.

Uprava ne može prenositi svoje ovlasti vođenja poslovanja društva na bilo koje drugo tijelo društva. Davanje prokure ne smatra se prijenosom ovlasti vođenja poslovanja društva.

Poslovi uprave trebaju biti propisani u njezinim internim pravilima postupanja, kako bi se razjasnile ovlasti i dužnosti. Pravila trebaju uključivati sljedeća pitanja:

– područje djelovanja i ciljevi;

– pravila postupanja i izvještavanja;

– pravila za rješavanje sukoba interesa;

– tajništvo uprave;

– sjednice, odluke, dnevni red, zapisnici i dokumenti;

– suradnja s ostalim članovima uprave te s nadzornim ili upravnim odborom.

Članovi uprave mogu, kada se za to ukaže potreba, tražiti savjete stručnjaka (pravnih savjetnika, revizora, poreznih i kadrovskih stručnjaka), kako bi dobili određene savjete o važnim pitanjima.

5.3.1. Sastav

Uprava društva bi se trebala sastojati od nekoliko članova, od kojih se jedan od njih imenuje za predsjednika uprave. Statutom, društvenim ugovorom ili internim pravilima uprave, odobrenim od strane nadzornog odbora ili drugog nadležnog organa treba urediti način suradnje među članovima.

Članovi uprave trebaju biti usredotočeni na vođenje poslova društva i trebaju, osim uvjeta propisanih zakonom, ispunjavati i druge uvjete sukladno zahtjevima položaja člana uprave u pojedinom društvu, koji mogu biti propisani statutom društva ili posebnom odlukom nadležnog organa.

Pri sastavljanju uprave treba težiti tome da članovi uprave imaju različito iskustvo, obrazovanje i vještine, uključujući:

– iskustvo u vođenju poslova;

– iskustvo u rješavanju kriznih situacija;

– iskustvo u prepoznavanju i nadziranju rizika;

– poznavanje financija;

– poznavanje računovodstva;

– poznavanje područja djelatnosti društva;

– poznavanje nacionalnog i međunarodnog tržišta;

– sposobnost usklađivanja svih interesa unutar društva.

Članovi uprave trebaju:

– biti sposobni prirediti, čitati i razumjeti izvješća o upravljanju društvom i financijska izvješća;

– biti izvan sukoba interesa;

– uskladiti svoje ciljeve s ciljevima društva;

– biti upoznati s dobrom praksom korporativnog upravljanja;

– imati osobni integritet;

– imati dovoljno raspoloživog vremena;

– biti motivirani;

– biti sposobni raditi u timu; i

– imati stratešku viziju.

Osim ispunjavanja navedenih uvjeta, predsjednik uprave treba imati razvijene organizacijske vještine i iskustvo u vođenju poslova te ugled priznatog i dobrog gospodarstvenika u širem gospodarskom okruženju.

Svaki član uprave treba stalno, točno i bez odgađanja izvješćivati predsjednika uprave o svim važnim događajima iz svoje nadležnosti, bitnim za procjenjivanje trenutne situacije i razvoja poslovanja, te vođenja društva.

Članovi uprave trebaju težiti najvećoj mogućoj nezavisnosti u odnosu na pojedine dioničare, grupe dioničara ili dionike te trebaju biti svjesni da, jednom imenovani, podjednako odgovaraju svim dioničarima društva.

Ako je član uprave izložen pritisku ili ograničenjima od strane dioničara ili dionika kojima se utječe na obavljanje njegovih dužnosti, dužan je usprkos tome zauzeti nezavisno stajalište prilikom glasovanja, ili dati ostavku, ovisno o tome što okolnosti nalažu.

5.3.2. Nagrade

5.3.2.1. Struktura

Članovi uprave i izvršni direktori trebaju biti plaćeni prema rezultatima svog rada i tu nagradu određuje nadzorni/upravni odbor društva na prijedlog komisije za imenovanja i nagrađivanja.

Plaće članova uprave i izvršnih direktora trebaju:

– adekvatno odraziti vrijeme, trud i iskustvo povezano s njihovim funkcijama;

– osigurati adekvatan poticaj koji bi uravnotežio interese članova uprave s interesima dioničara;

– biti određene na taj način da se ne ugrožava sposobnost članova uprave da donose odluke u najboljem interesu društva i njegovih dioničara.

Primitci članova uprave trebaju se sastojati od

– osnovne plaće – fiksnog dijela koji je nepromjenjiv i ne ovisi o rezultatima poslovanja;

– godišnjih nagrada – varijabilnog dijela koji je uvjetovan rezultatima poslovanja u određenoj poslovnoj godini;

Detaljni podaci o svim primanjima i naknadama koje svaki član uprave prima od društva moraju biti javno objavljeni u godišnjem izviješću društva.

5.3.2.2. Metode određivanja

Metode određivanja visine i primjerenosti nagrada trebaju uvažavati elemente kao što su:

– opseg nadležnosti pojedinog člana uprave;

– osobna uspješnost u obavljanju poslova;

– veličina i financijsko stanje društva;

– gospodarsko okruženje u kojem društvo posluje;

– uspješnost društva u odnosu na druga društva iste poslovne djelatnosti;

– ispunjavanje strateških i godišnjih planova;

– nagrade članovima uprava u povezanim društvima.

5.4. ODGOVORNOST

Uprava je odgovorna za provođenje i učinkovitost odluka koje donosi.

Članovi uprave će biti solidarno odgovorni za štetu nastalu kao posljedica kršenja njihove dužnosti, osim ukoliko dokažu da su pošteno i savjesno obavljali svoje dužnosti.

5.5. IZVJEŠĆIVANJE DIONIČARA

Svaki član uprave je dužan izvijestiti nadzorni odbor društva o svim promjenama glede njegova vlasništva nad dionicama društva najkasnije sljedeći radni dan poslije nastanka takve promjene uz obvezu društva da takvu promjenu javno objavi u najkraćem mogućem roku.

5.5.1. Sukobi interesa

Sukob interesa postoji kod člana uprave koji nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa koji se razlikuju od interesa društva.

Članovi uprave ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa osoba s kojima imaju bliske odnose.

5.5.1.1. Poslovi između društva i članova uprave

Svi poslovi u kojima sudjeluju članovi uprave ili s njima povezane osobe i društvo ili s njim povezane osobe, trebaju biti na tržišnoj osnovi, posebice glede rokova, kamata, jamstava i sl. i trebaju biti jasno navedeni u izvješćima društva. Takve poslove treba potvrditi neovisna procjena od strane stručnih osoba koje su nezavisne u odnosu na sudionike konkretnog posla, a zainteresirani članovi uprave moraju ishoditi prethodnu suglasnost nadzornog odbora ili drugog ovlaštenog organa društva.

5.5.1.2. Zabrana konkurencije

Članovi uprave ne smiju, za svoj ili tuđi račun, osobno ili putem trećih osoba konkurirati društvu na bilo koji način.

Članovi uprave također ne smiju imati značajan udio u društvima koja se mogu smatrati konkurentskima društvu.

5.5.1.3. Članstvo u nadzornim odborima drugih društava

Za članstvo u nadzornim odborima drugih društava, član uprave treba dobiti prethodnu suglasnost nadzornog odbora svojeg društva, s tim da član uprave ne smije istovremeno biti član nadzornog odbora u više od 3 društava.

U smislu zabrane iz prethodne rečenice, funkcija predsjednika nadzornog odbora računa se kao članstvo u dva nadzorna odbora.

5.5.2. Dodatne odgovornosti kad je društvo dio društva koncerna

Uprava vodećeg društva koncerna odgovorna je za strateško upravljanje i dugoročni uspjeh cijelog koncerna te putem članstva u nadzornim odborima društava kćeri, nadzire njihovo poslovanje i investicije grupe u društva kćeri.

Posljedično tomu, uprava vodećeg društva treba osigurati odgovarajuću suradnju unutar koncerna, vodeći računa o pravodobnoj i kvalitetnoj razmjeni informacija između društava koncerna.

5.6. SURADNJA I ODNOS IZMEĐU NADZORNOG ODBORA I UPRAVE

Uprava je dužna pravodobno i cjelovito izvješćivati nadzorni odbor o svim činjenicama i okolnostima koje mogu biti od utjecaja na poslovanje, financijski položaj i stanje imovine društva, odnosno, njegovih društava kćeri.

Uprava i nadzorni odbor su dužni uvijek postići sporazum glede strateških odrednica društva i provođenja te strategije.

Predsjednik uprave dužan je omogućiti svim članovima uprave i članovima nadzornog odbora jednostavan i pravodoban pristup svim objektima i prostorijama društva, podacima, spisima i svim drugim potrebnim dokumentima za obavljanje njihovih dužnosti.

5.7. ISHOĐENJE PRETHODNE SUGLASNOSTI

Uprava je dužna ishoditi prethodnu suglasnost sukladno ograničenjima u zastupanju koja su navedena u konstitutivnim aktima društva, poslovnicima o radu uprave i/ili individualnim menadžerskim ugovorima, a povrh toga i na sve poduzetničke odluke, mjere i postupke koji razumijevaju visoke rizike, veliku korist ili izmaknuće potencijalne dobiti, kao što su:

– odluke o promjenama u imovini društva ili promjenama statusa društva (spajanja, preuzimanja, stečajevi, dokapitalizacija, smanjenje temeljnog kapitala, prodaja dijela imovine, napuštanje proizvodnje i promjene u proizvodnom programu i sl.);

– odluke u svezi s upravljanjem financijskim rizicima visoke vrijednosti (uzimanje i davanje kredita visoke vrijednosti, promjene u računovodstvenim politikama, emisija i promet vrijednosnicama društva itd.);

– mjere poslovne politike koje po naravi stvari bitno utječu na konkurentnu sposobnost i dugoročne ciljeve društva (upravljanje nematerijalnom imovinom društva, dugoročni komercijalni ugovori, licencni ugovori, organizacijski preustroj, zapošljavanje i otpuštanje ključnih kadrova itd.);

– sve odluke i mjere koje izlaze iz okvira usvojenih plansko-
-financijskih dokumenata ili takve za koje uprava mora ishoditi prethodnu suglasnost nadzornog odbora ili skupštine društva;

– sve odluke koje dopuštaju sumnju u postojanje sukoba interesa, odnosno takve koje traže povećanu dužnu pozornost i gospodarsku savjesnost nositelja mandata.

Nadzorni odbor dužan je očitovati se o zahtjevu uprave u svezi s prethodnom suglasnošću te konkretan prijedlog može prihvatiti, odbaciti ili sugerirati preinake. Nadzorni odbor također može dati i okvirnu suglasnost na određene mjere poslovne politike i poduzetničke radnje, ako uprava u danom trenutku nema ili zbog prirode posla ne može utvrditi precizan prijedlog odluke ili trenutak njezina izvršenja.

6. REVIZIJA I MEHANIZMI INTERNE KONTROLE

6.1. NEZAVISNI VANJSKI REVIZOR

Društvo je dužno imati nezavisne vanjske revizore, kao važan instrument korporativnog upravljanja, s obzirom na to da je njihova osnovna funkcija osigurati da financijska izvješća adekvatno odražavaju stvarno stanje društva u cjelini. Nezavisnim vanjskim revizorom će se smatrati revizor koji nije vlasnički ili interesno povezan s društvom te ne pruža, sam ili putem povezanih osoba, nikakve druge usluge društvu.

Nezavisni vanjski revizori su dužni na što jasniji mogući način i nedvojbeno izraziti svoje mišljenje o tome da li financijska izvješća koja priprema uprava adekvatno odražavaju stanje kapitala i financijsko stanje društva te rezultate za određeno vremensko razdoblje.

Komisija za reviziju dužna je utvrditi plan rada s nezavisnim vanjskim revizorima te predložiti nagradu za rad revizora. Komisija za reviziju dužna je podnijeti nadzornom odboru prijedloge i preporuke prilikom izbora nezavisnih vanjskih revizora, produljenju suradnje ili prekidu suradnje s revizorima.

Nezavisni revizori dužni su izvijestiti izravno Komisiju za reviziju o sljedećim pitanjima:

– raspravi o glavnoj računovodstvenoj politici;

– važnim nedostacima i značajnim manjkavostima u unutarnjem nadzoru i postupcima:

– alternativnim računovodstvenim postupcima;

– neslaganju s upravom, procjeni rizika;

– mogućim analizama prijevare i/ili zlouporabe.

Postupci koje provodi revizorska tvrtka trebaju odražavati njihovu nezavisnost i objektivnost, osobito ukoliko u okviru iste revizorske tvrtke radnici pružaju i druge profesionalne, naročito savjetodavne, usluge. Komisija za reviziju treba biti upoznata sa svim uslugama koje pruža tvrtka nezavisnih revizora, kao i o naknadama za te usluge, kako ne bi bilo nikakve sumnje u nezavisnost revizora i kako bi se izbjegli mogući sukobi interesa.

U slučaju postojanja okolnosti koje ukazuju na mogućnost ugrožavanja nezavisnosti revizora, nadzorni odbor je dužan preporučiti skupštini angažiranje novih poslovnih savjetnika ili revizora.

Društvo je dužno javno objaviti iznose naknada plaćenih nezavisnim vanjskim revizorima za obavljenu reviziju te za druge pružene usluge.

6.2. UNUTARNJA REVIZIJA I UNUTARNJI NADZOR

Zadaća unutarnjih revizora je provođenje unutarnjeg nadzora te provjera poštivanja propisa, smjernica i uputa u svezi s financiranjem poslovnih aktivnosti i računovodstvene politike. O rezultatima unutarnji revizori podnose izvješće izravno komisiji za reviziju, odnosno, nadzornom odboru društva.

Nadzorni ili upravni odbor je dužan odobriti godišnji plan rada unutarnjih revizora, analizirati njihove rezultate i nadgledati provedbu njihovih preporuka.

Ukoliko savjetodavne usluge ili uslugu unutarnje revizije pružaju vanjski suradnici, ni u kojem slučaju to ne smiju biti nezavisni vanjski revizori društva.

Komisija za reviziju i nadzorni/upravni odbor trebaju učinkovito sudjelovati u planiranju poslova unutarnjih revizora.

Predsjednik uprave je zadužen za stvaranje sustava unutarnjeg nadzora kojim se ustrojava i nadzire tijek točnih, konkretnih i cjelovitih podataka o organizaciji poslovanja društva, a osobito omogućuje ažuran uvid u podatke o pridržavanju financijskih, poslovnih i pravnih obveza koji mogu predstavljati značajan rizik za društvo. Unutarnji revizor treba razmatrati i provjeravati učinkovitost takvog sustava najmanje jednom godišnje.

Unutarnjim aktima društva potrebno je utvrditi da se unutarnjim revizorima ne može otkazati ugovor o radu bez suglasnosti nadzornog odbora ili upravnog odbora.

7. ODNOSI S INVESTITORIMA

7.1. STRATEGIJA

Uprava društva je dužna investitorima učiniti dostupnim uravnotežene podatke koji se odnose i na pozitivne i na negativne strane poslovanja društva, kako bi se na taj način omogućilo investitorima da na ispravan način razumiju i prosude stanje društva te na temelju tako prikupljenih podataka donesu odluku o svojim ulaganjima.

Investitori uvijek trebaju imati mogućnost u pisanom obliku zatražiti i pravovremeno dobiti relevantne podatke od uprave društva ili od osobe u društvu, zadužene za odnose s investitorima.

Uprava društva pritom ne smije davati informacije ili odgovarati na postavljena pitanja samo kao ispunjenje obveze, već informacije treba davati i samoinicijativno te, ukoliko smatra da je to svrsishodno i potrebno za razumijevanje odgovora, i preko zatraženog opsega, obzirom na to da kvalitetna razmjena podataka, osobito kad je spontana, jasna i brza, vodi atmosferi povjerenja između investitora i organa društva.

Uprava društva periodično te u slučaju iskazanog interesa, treba održavati i posebne konferencije s investitorima.

7.2. KORIŠTENJE INTERNETA

Društvo je dužno, putem vlastite internetske stranice, osigurati učinkovitu i praktičnu razmjenu informacija putem interneta.

Društvo je dužno na vlastitoj internetskoj stranici objaviti sve informacije koje inače mora javno objaviti sukladno zakonu ili statutu.

Osim tih informacija, društvo je dužno na svojoj internetskoj stranici objaviti sve cjenovno osjetljive informacije, financijska izvješća, kalendar važnih događaja, vlasničku strukturu, životopise članova uprave i nadzornog odbora te podatke o osobi zaduženoj u društvu za odnose s investitorima.

Radi jednakog odnosa prema svim dioničarima, neovisno o zemlji porijekla, društvo treba sve podatke koje objavljuje, objaviti na svojoj internetskoj stranici, na hrvatskom i engleskom jeziku.

8. NOSITELJI INTERESA

U smislu ovog Kodeksa, nositeljima interesa se smatraju osobe koje preuzimaju određene direktne ili indirektne rizike u odnosu na društvo i u svezi s društvom. Osim dioničara, u nositelje interesa, između ostalih, spadaju radnici, kupci i korisnici usluga društva, dobavljači, vjerovnici, lokalna zajednica i tijela državne vlasti.

Za transparentne i kvalitetne odnose društva i nositelja interesa odgovorna je uprava društva koja se dužna brinuti o tome da društvo poštuje sva prava nositelja interesa utemeljena na zakonu i dobrim poslovnim običajima.

Nitko ne smije trpjeti negativne posljedice ukoliko nadležnim tijelima ili organima u društvu ili izvan njega ukaže na nedostatke u primjeni propisa ili etičkih normi unutar društva.

Odluka, NN 112/2010-2965