## Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća koji se čuvaju u elektroničkom obliku

### NN 59/2009 (22.5.2009.), Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća koji se čuvaju u elektroničkom obliku

59 22.05.2009 Pravilnik o obliku, sadržaju, roku i načinu dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća koji se čuvaju u elektroničkom obliku

MINISTARSTVO FINANCIJA

1380

Na temelju članka 57. stavka 9. i članka 211. stavka 1. Općega poreznog zakona (»Narodne novine«, broj 147/08) ministar financija donosi

PRAVILNIK

O OBLIKU, SADRŽAJU, ROKU I NAČINU DOSTAVE POSLOVNIH KNJIGA, EVIDENCIJA I IZVJEŠĆA KOJI SE ČUVAJU U ELEKTRONIČKOM OBLIKU

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se oblik, sadržaj, rok i način dostave poslovnih knjiga, evidencija i izvješća koje porezni obveznici vode i čuvaju u elektroničkom obliku.

Članak 2.

(1) Porezni obveznik koji vodi podatke u elektroničkom obliku dužan je na zahtjev poreznog tijela dostaviti na uvid u obliku elektroničkog zapisa:

1. poslovne knjige, evidencije, izvješća i druge podatke koji izravno ili neizravno utječu na utvrđivanje porezne osnovice te

2. druge izvode iz svojih elektroničkih poslovnih knjiga i evidencija.

(2) Pod elektroničkim zapisom podrazumijevaju se podaci koji su elektronički generirani, poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju.

(3) U smislu ovoga Pravilnika, papirnata dokumentacija koja je korištenjem uređaja (skenera) pretvorena u digitalni zapis ne smatra se elektroničkim zapisom.

(4) Podatke iz stavka 1. ovoga članka porezni obveznik dužan je dostaviti putem računalnih datoteka s podacima (u nastavku: datoteka).

(5) Format u kojem se dostavljaju datoteke i veličinu datoteka, porezni obveznik će prilagoditi standardima koji se objavljuju na web-stranicama Ministarstva financija – Porezne uprave.

Članak 3.

Podaci u datoteci upisuju se i čuvaju uporabom kodova za znakove utvrđenih međunarodnom normom UTF-8.

Članak 4.

Datoteka sadrži:

– glavne baze podataka s podacima o pojedinačno nastalim poslovnim događajima,

– povezane baze podataka s podacima o izvornim dokumentima,

– pomoćne datoteke s drugim podacima, kao što su primjerice podaci o alatima kojima se koristio porezni obveznik prilikom stvaranja elektroničkog zapisa i drugi podaci.

Članak 5.

(1) Porezni obveznik dužan je podatke iz članka 2. ovoga Pravilnika dostaviti u obliku koji omogućava čitljivost i praćenje svih promjena nastalih u poslovanju.

(2) Unos i ispravak podataka može obavljati samo za to ovlaštena osoba.

(3) Ispravci unesenih podataka provode se na način da ostane sačuvan raniji podatak.

(4) Podaci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak te o datumu unosa odnosno ispravka upisuju se automatski i ne mogu se naknadno mijenjati.

Članak 6.

(1) Elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštena pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

(2) Za svaki računalni sustav, odnosno program koji se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, porezni obveznik dužan je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija te za postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.

(3) Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

(4) Prilikom pohrane sigurnosnih kopija na mjesto čuvanja porezni obveznik dužan je provjeriti njihovu cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Članak 7.

Pri uvođenju ili izmjeni programa, baze podataka ili formata zapisa, porezni obveznik dužan je u pisanom obliku opisati:

– svrhu, opseg i način korištenja programa,

– minimalne hardverske i softverske zahtjeve,

– mjere zaštite zapisa od neovlaštena pristupa, mijenjanja i gubitka podataka,

– format i strukturu zapisa,

– predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, pretvaranje (konverziju) u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.),

– način (tehnologiju) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvorna hardverskog i softverskog okruženja.

Članak 8.

(1) Porezni obveznik dužan je poreznom tijelu dostaviti podatke iz članka 2. ovoga Pravilnika u roku od osam dana od dana primitka zahtjeva poreznog tijela.

(2) Na opravdani zahtjev poreznog obveznika rok za podnošenje podataka iz članka 2. ovoga Pravilnika može se produžiti za najviše osam radnih dana.

Članak 9.

(1) Datoteke se poreznom tijelu dostavljaju elektroničkim prijenosom podataka.

(2) Ako zbog tehničkih zapreka elektronički prijenos podataka nije moguć, porezni obveznik će Poreznoj upravi dostaviti podatke na nositelju podataka, pod čime se podrazumijeva:

– standardna računalna disketa 3.5 (1.44 MB),

– standardni CD ROM kapaciteta 700 MB,

– standardni DVD od 4.7 GB ili

– USB vanjska memorija.

Članak 10.

Nositelj podataka označava se čitljivo napisanim sljedećim podacima:

– naziv i porezni broj poreznog obveznika,

– vrsta poslovne knjige, evidencije, izvješća ili izvoda,

– razdoblje na koje se poslovna knjiga, evidencija, izvješće ili izvod odnosi,

– broj unosa u pojedinačnim datotekama.

Članak 11.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-01/09-01/118

Urbroj: 513-07-21-01/09-1

Zagreb, 28. travnja 2009.

Ministar financija
Ivan Šuker, v. r.

Pravilnik, NN 59/2009-1380