## Pravilnik o izdvajanju poslovnih procesa leasing-društva

### NN 66/2014 (30.5.2014.), Pravilnik o izdvajanju poslovnih procesa leasing-društva

HRVATSKA AGENCIJA ZA NADZOR FINANCIJSKIH USLUGA

1270

Na temelju članka članka 71. stavka 7. Zakona o leasingu (»Narodne novine« br. 141/13), Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga na sjednici Upravnog vijeća održanoj 23. svibnja 2014. godine donosi

PRAVILNIK

O IZDVAJANJU POSLOVNIH PROCESA

LEASING-DRUŠTVA

Uvodne odredbe

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom pobliže propisuju uvjeti i kriteriji za izdvajanje poslovnih procesa, pravila za upravljanje rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslovnih procesa, obuhvat internih akata u vezi s izdvajanjem poslovnih procesa, zahtjevi u svezi s pristupom podacima i dokumentaciji te obavljanjem nadzora od strane Agencije, minimalni sadržaj ugovora s pružateljima usluga te sadržaj dokumentacije u skladu sa člankom 71. stavkom 5. Zakona o leasingu.

(2) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se na leasing-društvo iz članka 3. Zakona o leasingu, te na odgovarajući način i na podružnicu leasing-društva iz države članice iz članka 46. stavka 1. Zakona o leasingu, podružnicu leasing-društva iz treće države i podružnicu leasing-društva države članice iz članka 46. stavka 2. Zakona o leasingu koje obavljaju poslove leasinga na teritoriju Republike Hrvatske.

(3) Ovaj Pravilnik ne primjenjuje se na postupak izdvajanja standardiziranih usluga kao što su usluge vezane uz upotrebu telekomunikacijske infrastrukture, usluge oglašavanja, usluge čišćenja, usluge ispitivanja tržišta i slično.

Značenje pojmova

Članak 2.

U smislu ovog Pravilnika, izrazi koji se koriste imaju sljedeće značenje:

(1) Zakon – Zakon o leasingu (»Narodne novine« br. 141/13)

(2) Agencija – Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga

(3) Izdvajanje poslovnih procesa je ugovorno povjeravanje obavljanja radnji, usluga ili aktivnosti leasing-društva pružateljima usluga, koje bi leasing-društvo inače obavljalo samo.

(4) Radnje, usluge ili aktivnosti koje bi leasing-društvo inače obavljalo samo jesu radnje, usluge ili aktivnosti koje leasing-društvu omogućuju obavljanje registrirane djelatnosti, uključujući i radnje, usluge ili aktivnosti kojima se podržava obavljanje registrirane djelatnosti (primjerice korištenje informacijske tehnologije, upravljanje rizicima, funkcije unutarnjih kontrola, računovodstvo).

(5) Pružatelj usluga iz članka 71. stavak 2. Zakona o leasingu može biti bilo koja pravna ili fizička osoba koja je prema propisima države u kojoj je osnovana ovlaštena za obavljanje poslova koje su predmet izdvajanja, ako je takvo posebno ovlaštenje za pojedine poslove određeno propisima.

Uvjeti i ograničenja za izdvajanje poslovnih procesa

Članak 3.

(1) Leasing-društvo smije izdvojiti poslovne procese uz uvjet da izdvajanje poslovnih procesa ne narušava:

1. obavljanje redovitog poslovanja leasing-društva,

2. djelotvorno upravljanje rizicima leasing-društva,

3. sustav unutarnjih kontrola leasing-društva,

4. mogućnost obavljanja nadzora od strane Agencije.

(2) Prilikom procjene ispunjenja uvjeta iz stavka 1. ovoga članka Agencija će posebice obratiti pozornost i na ispunjenje sljedećeg:

1. izdvajanje se provodi iz objektivnih razloga i isključivo s ciljem povećanja učinkovitosti obavljanja tih poslova,

2. osoba na koju se prenose izdvojeni poslovi, mora imati sve potrebne resurse za pravilno, kvalitetno i učinkovito obavljanje izdvojenih poslova,

3. ovlaštene osobe druge osobe moraju imati dobar ugled te stručne kvalifikacije i iskustvo potrebno za obavljanje izdvojenih poslova,

4. leasing-društvo mora dokazati da je druga osoba kvalificirana i sposobna za obavljanje izdvojenih poslova, da je izabrana primjenom dužne pažnje i da leasing-društvo može u svako doba učinkovito nadzirati obavljanje izdvojenih poslova,

5. leasing-društvo će kontinuirano nadzirati drugu osobu u obavljanju izdvojenih poslova,

6. leasing-društvo ne smije izdvojiti poslovne procese na druge osobe do te mjere da se više ne može smatrati leasing-društvom u smislu da bi bila značajno narušena jedna od okolnosti određena člankom 71. stavkom 4. točkama 1., 2., i 3. Zakona o leasingu kao i u slučaju kad bi nedostaci i/ili propusti u vezi s obavljanjem izdvojenih poslovnih procesa mogli značajno utjecati na sposobnost leasing-društva da ispuni obveze propisane postojećim propisima i/ili neometanim nastavkom poslovanja,

7. poslovni procesi se ne smiju izdvojiti na osobu čiji interesi mogu biti u sukobu s interesima leasing-društva,

8. izdvajanjem se ne umanjuje učinkovitost nadzora nad leasing-društvom,

9. leasing-društvu mora biti omogućeno da u bilo kojem trenutku može osobi na koju su izdvojeni poslovni procesi dati dodatnu uputu ili raskinuti ugovor o izdvajanju s trenutnim učinkom kada za to postoji opravdani interes.

(3) Odgovornost leasing-društva prema drugima ni u kojem se slučaju ne smije prenijeti na pružatelje usluga.

Interni akti u vezi s izdvajanjem poslovnih procesa

Članak 4.

(1) Leasing-društvo dužno je internim aktima propisati postupke u vezi s izdvajanjem poslovnih procesa.

(2) Interne akte iz stavka 1. ovoga članka čini jedan ili više dokumenata koji minimalno moraju sadržavati kriterije i postupke vezane za:

1. proces donošenja odluke o izdvajanju poslovnih procesa,

2. određivanje poslovnih procesa ključnih za poslovanje leasing-društva u smislu da bi bez istih bilo onemogućeno pružanje usluga leasinga,

3. analizu rizika i procjenu utjecaja izdvajanja poslovnih procesa,

4. analizu pružatelja usluga,

5. način odabira pružatelja usluga,

6. proces sklapanja ugovora s pružateljima usluga (pregovaranje, definiranje sadržaja ugovora, odobravanje i sklapanje ugovora),

7. upravljanje ugovornim odnosima s pružateljima usluga,

8. nadziranje obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora,

9. praćenje i izvještavanje uprave leasing-društva o izloženosti rizicima povezanim s izdvajanjem poslovnih procesa.

Upravljanje rizicima povezanim s izdvajanjem poslovnih procesa

Članak 5.

(1) Leasing-društvo dužno je uspostaviti odgovarajući sustav upravljanja rizicima povezanim s izdvajanjem poslovnih procesa.

(2) Opća pravila za primjenu i uspostavu sustava upravljanja rizicima u smislu Zakona i propisa donesenih na temelju Zakona moraju se primijeniti i na upravljanje rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslovnih procesa.

(3) Radnje, usluge ili aktivnosti koje su predmet izdvajanja moraju na odgovarajući način biti obuhvaćene mehanizmima unutarnjih kontrola leasing-društva.

(4) Leasing-društvo dužno je za svaki pojedini izdvojeni poslovni proces definirati uloge i odgovornosti organizacijskih jedinica ili osoba zaduženih za nadzor i upravljanje izdvojenim poslovnim procesom kao i izlaznu strategiju leasing-društva u slučaju prijevremenog prestanka ugovornog odnosa i/ili nemogućnosti ispunjenja ugovornih obveza.

Analiza rizika i procjena utjecaja izdvajanja poslovnih procesa na leasing-društvo

Članak 6.

(1) Leasing-društvo dužno je prije donošenja odluke o izdvajanju poslovnih procesa analizirati rizike i procijeniti utjecaj izdvajanja poslovnih procesa, među ostalim i na:

1. ispunjenje uvjeta iz članka 3. stavka 2. točaka 1. i 6.,

2. financijske rezultate i kontinuitet poslovanja leasing-društva,

3. troškove i solventnost leasing-društva,

4. rizike poslovanja i upravljanje rizicima leasing društva,

5. kvalitetu pružanja usluga,

6. stupanj poteškoća i vremena potrebnog za odabir alternativnog pružatelja usluge ili vraćanje obavljanja tih aktivnosti u leasing-društvo ako je potrebno.

(2) Leasing društvo dužno je osim analize iz stavka 1. ovoga članka izraditi analizu pružatelja usluga koja najmanje obuhvaća analizu uvjeta iz članka 3. stavka 2. točaka 2., 3., 4., 7.

(3) Leasing-društvo dužno je prije donošenja odluke o izdvajanju poslovnih procesa utvrditi da li propisi države odnosno država u kojima pružatelj usluga posluje omogućuju Agenciji da, u svrhu postizanja ciljeva nadzora, obavi nadzor dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s izdvajanjem poslovnih procesa, kao i nadzor obavljanja aktivnosti koje će biti predmet ugovora zaključenog s leasing-društvom.

Pristup dokumentaciji i podacima

Članak 7.

Leasing-društvo dužno je ugovorno obvezati pružatelja usluga, da pružatelj usluga omogući samom leasing-društvu, ovlaštenom revizoru leasing-društva, internom revizoru leasing-društva i Agenciji pravodoban pristup cjelokupnoj dokumentaciji i svim podacima koji su povezani s izdvojenim poslovnim procesima, a u posjedu su pružatelja usluga, te ga u slučaju potrebe na način i u obliku koji je propisan za odnosnu djelatnost pružatelja usluga, bez odgode osloboditi čuvanja profesionalne, odnosno odvjetničke ili druge tajne, u dijelu koji je potreban za ispunjenje zahtjeva ovlaštenog revizora, internog revizora ili Agencije.

Nadzor od strane Agencije

Članak 8.

Leasing-društvo dužno je osigurati da nadzor od strane Agencije u dijelu poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s izdvojenim poslovnim procesom, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora, ni na koji način i ni u kojem trenutku ne bude onemogućen, ograničen ili otežan.

Ugovorni odnos leasing-društva i pružatelja usluga

Članak 9.

(1) Pri sklapanju ugovora s pružateljem usluga leasing-društvo dužno je voditi računa o tome da ugovorne odredbe prema svom opsegu i sadržaju pokrivaju rizike povezane s izdvajanjem poslovnih procesa te da budu adekvatne opsegu i kompleksnosti izdvojenih poslova.

(2) Ugovor s pružateljem usluga mora biti u pisanom obliku, mora jasno definirati sve relevantne podatke i pojmove, uvjete, prava i obveze i odgovornosti ugovornih strana te sadržavati najmanje:

1. detaljan opis aktivnosti koje su predmet ugovora,

2. trajanje ugovora,

3. cijenu usluge i eventualne druge povezane troškove,

4. zahtjeve leasing-društva vezane za razinu usluga i kvalitetu obavljanja usluga,

5. način nadziranja obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora,

6. obvezu čuvanja poslovne tajne te obvezu čuvanja i način zaštite povjerljivih podataka,

7. obvezu pružatelja usluga da pravodobno obavijesti leasing-društvo o svim činjenicama i promjenama okolnosti koje značajno utječu ili koje bi mogle značajno utjecati na ispunjavanje ugovornih obveza, postupanja u skladu sa Zakonom ili ovim Pravilnikom,

8. obvezu pružatelja usluga da Agenciji omogući obavljanje izravnog nadzora na lokaciji pružanja usluga, odnosno kod pružatelja usluga, te da osigura pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s izdvojenim poslovnim procesom, a u posjedu su pružatelja usluga,

9. detaljan opis uvjeta za raskid i/ili otkaz ugovora, uključujući pravo leasing-društva da raskine odnosno otkaže ugovor s pružateljem usluga ako to naloži Agencija,

10. detaljan opis prava i obveza ugovornih strana za slučaj prijevremenog prestanka ugovora radi osiguranja kontinuiteta pružanja usluga,

11. odabir mjerodavnog prava kod ugovora s međunarodnim obilježjem,

12. način rješavanja sporova.

Obavještavanje Agencije

Članak 10.

(1) Ako leasing-društvo namjerava izdvojiti poslovne procese u znatnom opsegu dužno je prije sklapanja ugovora s pružateljem usluga, o tome pisanim putem obavijestiti Agenciju u svrhu procjene usklađenosti dostavljene obavijesti i dokumentacije s odredbama Zakona i ovoga Pravilnika.

(2) Obavijest iz stavka 1. ovoga članka mora sadržavati obrazloženje koje obuhvaća detaljan opis radnji, usluga ili aktivnosti koje se namjeravaju izdvojiti i razloge donošenja odluke o izdvajanju.

(3) Obavijesti iz stavka 1. ovoga članka prilažu se sljedeći dokumenti:

1. opis načina povezanosti pružatelja usluge s leasing-društvom, ukoliko je pružatelj usluge povezana osoba s leasing društvom,

2. nacrt ugovora koji leasing-društvo namjerava sklopiti s pružateljem usluga iz članka 9. ovoga Pravilnika,

3. analizu rizika procjene rizika povezanih s izdvajanjem poslovnih procesa iz članka 6. stavka 1. ovoga Pravilnika,

4. analizu pružatelja usluga iz članka 6. stavka 2. ovoga Pravilnika,

5. izjavu leasing-društva i pružatelja usluga da izdvajanje poslovnih procesa neće dovesti do sukoba interesa.

(4) Ako pružatelj usluga ima sjedište i/ili posluje izvan Republike Hrvatske, leasing-društvo je dužno, osim dokumenata iz stavka 3. ovoga članka, dostaviti i dokaz kojim se potvrđuje da propisi države odnosno država u kojima pružatelj usluga posluje omogućuju Agenciji:

1. da u svrhu postizanja ciljeva nadzora obavi neposredni nadzor dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s izdvojenim poslovnim procesom, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora,

2. pravodoban i neograničen pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s izdvojenim poslovnim procesom, a u posjedu su pružatelja usluga.

(5) Osim dokumenata navedenih u stavcima 2., 3. i 4. ovoga članka, Agencija može zatražiti i drugu dokumentaciju koju ocijeni potrebnom za procjenu jesu li ispunjeni uvjeti za izdvajanje poslovnih procesa propisani Zakonom i ovim Pravilnikom.

(6) Agencija će u roku od 30 dana od dana primitka obavijesti i potpune dokumentacije iz stavka 3. ovoga članka procijeniti da li izdvajanje poslovnih procesa onemogućuje ili otežava djelotvorno i kontinuirano ispunjavanje uvjeta iz članka 3. ovoga Pravilnika te o rezultatima procjene obavijestiti leasing-društvo.

Prijelazne i završne odredbe

Članak 11.

(1) Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

(2) Leasing društvo dužno je interne akte iz članka 4. ovoga Pravilnika donijeti do 30. rujna 2014. godine.

(3) Leasing društvo dužno je poslovanje i ugovore o izdvajanju poslovnih procesa koji su sklopljeni s pružateljima usluga prije stupanja na snagu ovoga Pravilnika, uskladiti s odredbama članaka 3., 5., 6., 7., 8. i 9. ovoga Pravilnika najkasnije do 31. prosinca 2014. godine.

Klasa: 011-02/14-04/45

Urbroj: 326-550-14-1

Zagreb, 23. svibnja 2014.

Predsjednik Upravnog vijeća

Petar-Pierre Matek, v. r.

Pravilnik, NN 66/2014-1270