## Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

### NN 63/2004 (19.5.2004.), Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

# MINISTARSTVO KULTURE

1383

Na
temelju članka 8. stavka 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne
novine«, broj 105/97 i 64/00), a na prijed­log Hrvatskog državnog arhiva,
ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA IZVAN ARHIVA

I. UVODNE ODREDBE

Članak
1.

Ovim Pravilnikom uređuju se uvjeti čuvanja i zaštite
javnog arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i privatnog arhiv­skog
gradiva za koje je utvrđeno da ima svojstva kulturnog dobra.

Arhivskim
i registraturnim gradivom izvan arhiva (u dalj­njem tekstu: arhivsko gradivo)
smatra se arhivsko gradivo u posjedu fizičkih i pravnih osoba koje nisu
osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti temeljem članaka 49. i 50. Zakona o
arhiv­skom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon), odnosno nisu upisane
u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj (u daljnjem tekstu: imatelji).

Članak
2.

Arhivskim
gradivom smatraju se svi zapisi i dokumenti, službene i poslovne evidencije i
dokumentacija koji su nastali, prikupljeni ili se koriste u radu pravnih ili
fizičkih osoba, bez obzira na oblik, vrstu, izvor i način stjecanja.

II.
ORGANIZACIJA I EVIDENTIRANJE GRADIVA

Članak
3.

Arhivsko
gradivo organizira se u dokumentacijske zbirke ili cjeline.

Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko
gradivo nas­talo djelovanjem istoga stvaratelja, zbirka dokumentacije od­re­đene
vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti.

Dokumentacijska zbirka ili cjelina može se
organizirati u više manjih dokumentacijskih skupina, ako je to uputno zbog količine
i raznovrsnosti gradiva koje sadrži ili radi lakšeg čuvanja i zaštite.

Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se
oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije
koju sadrži.

Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija
dokumentacije nije dosljedna ili ako znatnije otežava pronalaženje, koriš­tenje
ili rukovanje (zaštitu, vrednovanje, izlučivanje i dr.) dokumentacijom,
dokumentacijska se zbirka ili cjelina oblikuje i organizira na način koji
uklanja nedostatke i pogreške u izvornoj organizaciji.

Članak 4.

Novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođe
imatelj je dužan pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini
najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed gradiva.

Članak 5.

Imatelj je dužan nadležnom arhivu dostaviti popis
svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduje.

Na popisu iz prethodnog stavka za svaku
dokumentacijsku zbirku ili cjelinu obvezno se navodi: naziv, stvaratelj,
vrijeme nastanka gradiva, količina gradiva, medij i vrsta zapisa, opis sadržaja,
te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska zbirka ili cjelina
podijeljena.

Imatelj koji osnuje novu, ukine postojeću
dokumentacijsku zbirku ili cjelinu ili gradivo iz jedne pridruži drugoj
dokumentacijskoj zbirci ili cjelini, dužan je o tome izvijestiti nadležni
arhiv, u roku od petnaest dana od nastanka promjene.

Članak 6.

Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ilicjelinu
imatelji obvezno vode popis arhivskoga gradiva.

Popis
iz stavka 1. ovoga članka sadrži podatke o dokumentacijskim skupinama na koje
je zbirka ili cjelina podijeljena i arhiv­skim jedinicama u svakoj pojedinoj
dokumentacijskoj skupini.

Opis
dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaća:

1.
redni broj,

2.
oznaka (klasifikacijska oznaka, arhivski ili drugi znak koji jednoznačno
identificira cjelinu),

3.
naziv,

4. sadržaj
(opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi),

5.
medij i vrsta zapisa (podaci o vrsti medija i obliku zapisa dokumentacije u
cjelini),

6. količina
(količina gradiva u cjelini iskazana u broju jedinica – dokumenata, predmeta,
dosjea i dr. – koje sadrži, te dužnim metrima, veličini zapisa ili drugoj
odgovarajućoj mjernoj jedinici),

7.
tehničke jedinice (oznake ili raspon oznaka pripadajućih tehničkih jedinica –
kutija, registratora i dr.),

8.
vrijeme nastanka (godina ili raspon godina nastanka gradiva),

9. napomene.

Popis arhivskih jedinica (dokumenata, predmeta,
dosjea, svezaka i dr.) u dokumentacijskoj skupini vodi se prema sljedećim
podacima:

1. redni broj,

2. oznaka,

3. naziv,

4. vrsta,

5. vrijeme nastanka,

6. rok čuvanja,

7. tehničke jedinice.

Ako imatelj vodi uredsku ili drugu evidenciju koja
sadrži podatke iz stavaka 3. i 4. ovoga članka, ta evidencija ili izvadak iz
nje može zamijeniti popis iz stavka 1. ovoga članka, pod uvjetom da sadrži sve
skupine i jedinice dokumentacijske zbirke ili cjeline i da ne sadrži niti jednu
skupinu ili jedinicu koja ne pripada zbirci ili cjelini.

Jednom godišnje imatelj dostavlja nadležnom arhivu
popise arhivskog gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na
zadnji dan prethodne godine.

Članak 7.

Popisi arhivskoga gradiva iz članka 6. ovoga
Pravilnika mogu se voditi u obliku uredske knjige ili računalne evidencije,
odnosno baze podataka.

Imatelj je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od
ne­ovla­štenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja. Ako se popis vodi računalno,
imatelj je dužan osigurati podatke od neovla­štenog upisivanja, mijenjanja i
brisanja i jednu kopiju čuvati na sigur­nom mjestu.

III.
TEHNIČKO OPREMANJE I ODLAGANJE

Članak
8.

Arhivsko
se gradivo odlaže i čuva u sređenom stanju, tehnički opremljeno i oblikovano u
arhivske jedinice.

Arhivska se jedinica obvezno ulaže u zaštitni omot
ili drugu prikladnu ambalažu. U omotu arhivske jedinice nalaze se svi zapisi
ili dokumenti koji joj pripadaju, složeni po redu koji je primjeren jedinici. U
omotu se ne mogu nalaziti zapisi, dokumenti ili drugi predmeti koji ne
pripadaju arhivskoj jedinici.

Na omotu arhivske jedinice ispisuju se: redni broj u
popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv jedinice, naziv dokumentacijske zbirke
i stvaratelja. Na unutarnjoj strani omota navode se podaci o zapisima i
dokumentima u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju, te podaci o
dokumentima koji nedostaju u jedinici.

Članak 9.

Arhivske jedinice, uložene u zaštitni omot, odlažu se
u teh­nič­­ke jedinice (mapa, fascikl, arhivska kutija i dr.).

Na tehničkim se jedinicama, na vidnom mjestu, navodi:
naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehničke
jedinice, godina ili raspon godina nastanka gradiva i oznake ili raspon oznaka
arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj jedinici.

Članak 10.

Gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se tako da
se podaci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omogućuje brisanje,
mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje,
mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze
onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka.

Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije
kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu koji omogućuje pristup, pretraživanje
i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a jedna izvan tog sustava.

Prije pohrane gradiva u elektroničkom obliku u
pisanom se obliku opisuje format i struktura zapisa, način na koji će se
osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili mije­njanja
podataka, način na koji će se provoditi izlučivanje te oblik i način predaje
nadležnom arhivu.

Pri pohrani gradiva u elektroničkom obliku obvezno se
provjerava čitljivost i cjelovitost svih kopija predanih elektroničkih zapisa.

IV.
SMJEŠTAJ GRADIVA

Članak
11.

Imatelji
su dužni osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga
gradiva.

Primjerenim
prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju se prostorije:

– koje
su suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda,

– koje
su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako
zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka,

– koje
su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i
vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih),

– u
kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće drugo osoblje osim osoba zaduženih za čuvanje
i zaštitu arhivskog gradiva,

–
kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno i izvan radnog
vremena.

Članak
12.

Arhivsko
gradivo na papiru čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost zraka ne
odstupa bitno od 45 – 55% pri temperaturi od 16 – 20 şC.

Arhivsko
gradivo na drugim medijima čuva se u prostorijama u kojima relativna vlažnost i
temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporučuje nadležni arhiv ili proizvođač
medija.

Članak
13.

Pri
izvođenju radova u prostorijama u kojima se čuva arhiv­sko gradivo ili njihovoj
blizini, kao i čišćenju tih prostorija, ne smi­ju se koristiti sredstva i
postupci koji mogu biti štetni za ar­hiv­sko gradivo (upotreba otvorenog
plamena, korištenje agre­sivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari,
pretjerano vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno
od posljedica primjene tih sredstava i postupaka.

Prostorije
u kojima se čuva arhivsko gradivo trebaju biti oprem­­ljene vatrodojavnim uređajima
te uređajima za suho gaše­nje požara.

Članak
14.

Prostorije
u kojima se čuva arhivsko gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili
ormarima koji su primjereni za smještaj gradiva.

Police
trebaju biti odmaknute od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka i
dovoljno međusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja
pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda.

Arhivsko
se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu
namijenjena za njegovo odlaganje.

Članak
15.

Pristup
u prostorije za pohranu arhivskoga gradiva može imati samo osoblje zaduženo za
zaštitu i obradu gradiva i ovla­šte­ne osobe.

V.
STRUČNI RADNICI

Članak
16.

Poslove
na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju osobe koje su stručno
osposobljene za te poslove (stručni radnici).

Stručni
radnik je osoba koja ima položen stručni ispit iz ar­hiv­ske struke ili stručni
ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva, sukladno propisima koji uređuju
polaganje stručnih ispita.

Stručni
radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu.

VI.
PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG GRADIVA

Članak
17.

Sva
pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja
arhivskog gradiva imatelji uređuju svojim pravilnikom o zaštiti i obradi
arhivskoga gradiva.

Pravilnik
iz stavka 1. ovoga članka obvezno se dostavlja nadležnom arhivu na suglasnost i
ne može se primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi.

Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost
iz stavka 2. ovoga članka u roku trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva,
smatra se da je ova suglasnost izdana.

Članak 18.

U pravilniku iz članka 17. stavka 1. ovoga Pravilnika
utvr­đuje se naročito:

– način vođenja uredskog poslovanja,

– način izrade, obrade i rukovanja predmetima i
dokumentacijom u obradi, način i rokovi interne primopredaje,

– način vođenja uredskih evidencija i drugih
evidencija o gradivu,

– tehničko opremanje, označavanje i odlaganje
gradiva,

– mjesto, uvjeti i način čuvanja arhivskog gradiva,

– način korištenja arhivskoga gradiva,

– rokovi i postupak vrednovanja i izlučivanja
gradiva,

– postupak uništavanja izlučenog gradiva i predaje
gradiva nadležnom arhivu,

– zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti
gradiva.

VII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 19.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti
Pravilnik o zaštiti arhivske i registraturne građe izvan arhiva (»Narodne
novine« broj 17/1988).

Članak 20.

 Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/04-01-48
Urbroj: 532-03-3/4-04-01
Zagreb, 11. svibnja 2004.

Ministar
**mr. sc. Božo Biškupić**, v. r.

Pravilnik, NN 63/2004-1383