### NN 72/2016 (6.8.2016.), Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Državnog sudbenog vijeća

72 06.08.2016 Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Državnog sudbenog vijeća

DRŽAVNO SUDBENO VIJEĆE

1718

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj: 105/97, 64/00, 65/09 i 144/12), a na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02), Državno sudbeno vijeće, na 46. sjednici, održanoj 13. svibnja 2016., donosi

PRAVILNIK

O ZAŠTITI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA DRŽAVNOG SUDBENOG VIJEĆA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom uređuje se prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Državnog sudbenog vijeća (u daljnjem tekstu: DSV-a), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

(2) Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva DSV-a, s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Poseban popis), koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju DSV-a.

Članak 2.

Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo DSV-a od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu, bez obzira je li registrirano ili evidentirano.

Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo DSV-a odgovoran je predsjednik DSV-a (u daljnjem tekstu: predsjednik Vijeća), koji zastupa i predstavlja DSV te odgovara za zakonitost rada DSV-a.

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

– Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik i dr.).

– Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.

– Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu DSV-a, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije i dr.).

– Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

– Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

– Odgovorna osoba za pismohranu je predsjednik DSV-a.

– Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja (upisa u poslovne knjige) i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu.

– Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.

– Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva DSV-a s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) DSV-a, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

– Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe. Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju.

– Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, registrator, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD i dr.).

– Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.

– Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu DSV-a, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Uredsko poslovanje vodi se u skladu s Pravilnikom o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 135/15).

II. OBVEZE DSV-a KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

(1) DSV kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužno je:

– savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu (u daljnjem dijelu teksta: HDA),

– na zahtjev HDA dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

(2) DSV dužno je izvijestiti nadležni arhiv o svakoj promjeni svog statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

(1) Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo DSV-a prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani DSV-a.

(2) Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u Tajništvu DSV-a, ako je to potrebno radi redovnog poslovanja.

(3) Personalnu dokumentacija službenika i namještenika Vijeća, te zapisnici sa sjednica Vijeća čuvaju se u uredu administrativne tajnice predsjednika Vijeća.

(4) Riješeni i dovršeni predmeti mogu se čuvati u Tajništvu DSV, (priručna pismohrana), najviše 5 godine od dovršetka predmeta, te se protekom tog roka obvezno predaju u pismohranu, tehnički opremljeni i popisani.

Članak 7.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

– Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu.

– Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu DSV-a. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Podaci iz Zbirne evidencije gradiva dostavljaju se nadležnom arhivu, redovito jednom godišnje, unosom u Nacionalni arhivski informacijski sustav (NAIS).

Članak 9.

U odnosu na postupanje, pristup i zaštitu klasificiranih podataka primjenjuju se odredbe Zakona o tajnosti podataka (»Narodne novine«, broj 79/07 i 86/12).

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 10.

(1) Riješeni i dovršeni predmeti (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se u arhivske mape (svežnjevi s vrpcom i preklopom ili u kutije). Debljina mape treba biti između 10-15 cm. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 (pet) godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano.

(2) Predsjednik DSV-a odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

(3) Svaki službenik i namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki službenik i namještenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 11.

(1) Arhivsko i registraturno gradivo se nakon razvođenja predaje u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama na temelju primopredajnog zapisnika. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni službenici koji predaju gradivo i zadužena osoba za rad pismohrane.

(2) Zadužena osoba za pismohranu dužna je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka. Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama.

Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

(3) Arhivsko gradivo označeno određenim stupnjem tajnosti odlaže se i čuva u zaključanim metalnim ormarima.

Članak 12.

Personalna dokumentacija od statusnog značenja za zaposlene u DSV-u odlaže se primjenom načela personalnih dosjea. Pod personalnom dokumentacijom smatraju se:

– dokumentacija o školskoj/stručnoj spremi, stečenim zvanjima, stručnim i drugim ispitima,

– rješenje o prijemu u državnu službu, rješenja o rasporedu na radno mjesto i rješenja o premještaju,

– odluke i važniju dokumentacija koja pokazuje prirodu radnog spora,

– rješenje o ocjeni,

– odluke u disciplinskom postupku,

– seminari,

– certifikat te uvjerenja i potvrde o položenim ispitima,

– rješenje o zamjeni za vrijeme odsutnog službenika,

– rodiljni dopust.

Članak 13.

Osobna dokumentacija izvan one navedene u članku 12. ovog Pravilnika (npr. rješenja o godišnjim odmorima i sl.) ne odlaže se u personalni dosje, već u posebne spise zasebno zbog ograničenog roka čuvanja.

Članak 14.

(1) Personalni dosjei čuvaju se neposredno u Tajništvu DSV-a.

(2) Stariji dio personalnih dosjea, koji se odnosi na umirovljene službenike ili namještenike DSV-a, ili one kojima je u DSV prestala državna služba, odnosno radni staž, predaje se u Pismohranu, gdje se odlaže prema pravilima koja važe za čuvanje arhivskog gradiva.

Članak 15.

(1) Računovodstvena dokumentacija odlaže se u fascikle i registratore, na kojima se ispisuju naziv stvaratelja, vrste dokumenata, razdoblje njihova nastanka ili granični redni brojevi te godište nastanka.

(2) Računovodstvena dokumentacija se nakon isteka dvije godine od završene obrade odlaže u Pismohranu, gdje se čuva do izlučivanja ili ostaje na trajnom čuvanju, u skladu s mjerodavnim propisima.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 16.

(1) Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

(2) Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 17.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskoga i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 18.

(1) Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i njihovo pregledavanje kao i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

(2) Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili se iz njega brišu.

(3) Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

(4) Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili se predaju s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te s navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

(5) Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava, a najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obvezno.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 19.

(1) Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno osoba zadužena za pismohranu.

(2) Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane odnosno osobe zadužene za pismohranu, iznimno kada postoji opravdano društveni interes može se ovlaštenoj instituciji na njen obrazložen zahtjev predati gradivo na korištenje. Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva.

(3) Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće pisane potvrde (reversa). Potvrda sadrži oznaku predmeta koji se izdaje, ime i prezime te vlastoručni potpis službenika odnosno namještenika koji preuzima gradivo i datum izdavanja. Potvrda se odlaže i čuva u posebnom fasciklu do vraćanja arhivskog gradiva u pismohranu, a potvrda se poništava.

Članak 20.

(1) Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju zahtjeva tražitelja.

(2) Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 25/13 i 85/15).

Članak 21.

(1) Prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja osoba zadužena za rad pismohrane.

(2) Ako se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, zadužena osoba za pismohranu, dužna je tražiti povrat gradiva. Ukoliko je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis Tajnika DSV-a dužan je to pisano potvrditi.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 22.

(1) Redovito, a najkasnije 5 (godina) od posljednjega provedenog postupka izlučivanja, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

(2) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva DSV-a obavlja se nakon što je gradivo sređeno i popisano.

(3) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i Posebnoga popisa s rokovima čuvanja koji je sastavni dio ovog Pravilnika.

Članak 23.

(1) Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće predsjednik DSV-a, na temelju Posebnog popisa gradiva.

(2) Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka), i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno Posebnom popisu, nepotrebno za daljnje poslovanje DSV-a itd.) Na kraju popisa potrebno je navesti sveukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje u tehničkim jedinicama i dužnim metrima kao i krajnji raspon godina cjelokupnog gradiva predloženog za izlučivanje.

Članak 24.

U pripremi izlučivanja, prema potrebi može sudjelovati i stručni djelatnik HDA.

Članak 25.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje koji je potpisan od odgovorne osobe DSV-a, dostavlja se HDA.

Članak 26.

(1) Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba DSV-a donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

(2) O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, koji u jednom primjerku dostavlja HDA.

Članak 27.

Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke.

Članak 28.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA ARHIVU

Članak 29.

(1) Arhivsko gradivo DSV-a predaje se HDA na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97, 64/00, 65/09 i 144/12) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine«, broj 90/02). Arhivsko gradivo DSV-a predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

(2) O predaji arhivskog gradiva DSV-a, HDU sastavlja zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 30.

DSV je dužno odrediti osobu zaduženu za rad u pismohrani.

Članak 31.

(1) Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za rad u pismohrani, u skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine«, broj 93/04).

(2) Ukoliko službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 32.

Službenik u pismohrani obvezan je obavljati sljedeće poslove:

– preuzimanje gradiva, formiranje tehničkih jedinica sređivanje i popisivanje gradiva,

– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,

– odabiranje arhivskoga gradiva,

– izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,

– priprema predaje arhivskoga gradiva nadležnom arhivu,

– izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome,

– vođenje propisanih evidencija o gradivu,

– dostavljanje popisa gradiva i drugih podataka iz Zbirne evidencije o gradivu DSV-a, HDU, unosom u Nacionalni arhivski informacijski sustav (NAIS).

Članak 33.

Službenik u pismohrani dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a osobito:

– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,

– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,

– poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,

– osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,

– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 34.

Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 35.

Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,

– redovitim čišćenjem i oprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,

– održavanjem odgovarajuće temperature (16 – 20 °C) i vlažnosti (45 – 55%),

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 36.

(1) Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva DSV-a, smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

(2) Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 37.

(1) Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

(2) Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 38.

Pristup u pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno osobi zaduženoj za rad u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi predsjednik DSV-a.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 39.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja DSV-a, i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 40.

Na pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 41.

Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti HDA, sukladno članku 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.

Članak 42.

(1) Po pribavljenoj suglasnosti HDA, ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«.

(2) Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

(3) Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Državnog sudbenog vijeća, te poseban popis gradiva s rokovima čuvanja Državnog sudbenog vijeća na koji je suglasnost izdana rješenjem Hrvatskog državnog arhiva, klasa: UPI/I-612-06/11-03/25, urbroj: 565-09/5-11-4, od 9. rujna 2011.

(4) Poseban popis gradiva DSV-a s rokovima čuvanja primjenjuje se po zaprimanju odobrenja HDA.

Broj: OU-53/16-1

Zagreb, 13. svibnja 2016.

Predsjednik
Državnog sudbenog vijeća
Željko Šarić, v. r.