## Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere i katastra nekretnina

### NN 73/2010 (14.6.2010.), Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere i katastra nekretnina

DRŽAVNA GEODETSKA UPRAVA

2183

Na temelju odredbe članka 141. stavak 3. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine« br. 16/2007), ravnatelj Državne geodetske uprave donosi

PRAVILNIK

O NAČINU ČUVANJA DOKUMENTACIJE I PODATAKA DRŽAVNE IZMJERE I KATASTRA NEKRETNINA

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Dokumentacija i podaci državne izmjere i katastra nekretnina čuvaju se na način propisan ovim Pravilnikom.

Ako je način čuvanja određene vrste dokumentacije i podataka drukčije određen posebnim propisima, primjenjivat će se ti propisi.

Članak 2.

Pod dokumentacijom i podacima državne izmjere i katastra nekretnina (u daljnjemu tekstu: podaci) u smislu ovoga Pravilnika, podrazumijevaju se sljedeći službeni podaci:

1. podaci o geodetskim točkama,

2. aerofotogrametrijski materijali,

3. ortofoto karte mjerila 1:2000 i 1:5000,

4. Hrvatska osnovna karta (HOK),

5. detaljne topografske karte (DTK),

6. digitalni model reljefa,

7. podaci o državnoj granici,

8. podaci registra prostornih jedinica,

9. podaci iz katastra nekretnina odnosno katastra zemljišta,

10. registar katastra vodova,

11. ostali prostorni podaci:

– povijesne topografske karte,

– zbirka kartografskih znakova,

– pregledna topografska karta u mjerilu 1:300 000 i dr.

Članak 3.

Dokumentaciju i podatke čuvaju, njima rukuju, izdaju izvode, preslike i ispise te daju na uvid i upotrebu, ovlašteni službenici Državne geodetske uprave, odnosno Gradskog ureda za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba.

2. ČUVANJE DOKUMENTACIJE I PODATAKA

Članak 4.

Središnji ured Državne geodetske uprave trajno čuva za područje Republike Hrvatske u analognom i/ili digitalnom obliku sljedeću izvornu dokumentaciju i podatke:

– podatke o geodetskim točkama:

– rezultate osnovnih geodetskih radova i

– tehničku dokumentaciju stalnih točaka geodetske osnove (popisi koordinata, položajni opisi, pregledne karte i dr.)

– aerofotogrametrijske materijale,

– ortofoto karte u mjerilima 1:2000, 1:5000 i sitnijem,

– Hrvatsku osnovnu kartu (HOK) 1:5 000 ili 1:10000, reprodukcijske originale i otiske,

– detaljne topografske karte (DTK) u mjerilima 1:25 000 do 1:250 000,

– pregledne topografske karte (PTK) u mjerilu 1:300 000 i sitnijem,

– digitalne modele reljefa,

– podatke o državnoj granici,

– podatke Središnjeg registra prostornih jedinica,

– podatke iz katastra nekretnina, odnosno katastra zemljišta – katastarske planove

– ostale prostorne podatke iz nadležnosti Središnjeg ureda Državne geodetske uprave.

Članak 5.

Područni uredi za katastar, odnosno Gradski ured za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba, trajno čuvaju u analognom i/ili digitalnom obliku za područja iz svoje nadležnosti sljedeću dokumentaciju i podatke:

– elaborate geodetskih osnova:

– izvorne podatke i rezultate mjerenja pri uspostavi dopunskog polja stalnih točaka geodetske osnove (obrasci geodetskih mjerenja i računanja i dr.) i

– tehničku dokumentaciju stalnih točaka geodetske osnove (pregledne karte, popisi koordinata, položajni opisi, i dr.).

– podatke iz katastra nekretnina, odnosno katastra zemljišta:

– digitalne ortofotoplanove i digitalne modele terena,

– pregledne skice podjele na detaljne listove katastarskog plana,

– skice izmjere,

– dopunske skice izmjere,

– katastarske planove,

– pregledne katastarske karte,

– popise (katastarskih čestica, zgrada i drugih građevina, područja pojedinih vrsta uporabe, područja posebnih pravnih režima i adresa katastarskih čestica),

– popisne i posjedovne listove,

– pomoćne popise (popis kućnih brojeva, popis osoba upisanih u popisne listove/posjedovne listove i popis promjena),

– tehnička izvješća,

– zbirke isprava,

– zbirke parcelacijskih i drugih geodetskih elaborata,

– i dr. dokumentacija iz katastra nekretnina, odnosno katastra zemljišta (elaborati obilježavanja granica katastarskih općina, grupne dopunske skice održavanja, računanja površina katastarskih čestica, kartice parcela, popisi prezimena i sl.).

– podatke područnog registra prostornih jedinica:

– popisi prostornih jedinica (popis jedinica područne (regionalne) samouprave, popis gradova i općina, popis naselja, popis katastarskih općina i katastarskih područja na moru, popis područja mjesne nadležnosti općinskih sudova, popis statističkih krugova, popis popisnih krugova, popis ulica i trgova, popis zgrada, popis jedinica mjesne samouprave, popis dostavnih područja poštanskih ureda, popis područja mjesne nadležnosti katastarskih ureda, popis prostornih jedinica za statistiku 2. razine, popis zaštićenih i štićenih područja),

– podaci popisnih krugova – PK obrasci,

– skice SK,

– skice PK,

– karte registra prostornih jedinica,

– zbirke elaborata promjena,

– zbirke rješenja o određivanju, mijenjanju ili ukidanju kućnih brojeva

– i druga dokumentacija područnog registra prostornih jedinica

– podatke registra katastra vodova:

– popisi vodova, popisi upravitelja vodova,

– skice vodova, planovi vodova, pregledne karte vodova, zbirke elaborata vodova,

– ostali podaci registra katastra vodova,

– Hrvatsku osnovnu kartu (HOK) 1:5 000 ili 1:10000, otiske,

– detaljne topografske karte (DTK) u mjerilima 1:25 000 do 1:250 000, otiske,

– pregledne topografske karte (PTK) u mjerilu 1:300 000 i sitnijem, otiske,

– digitalne modele reljefa,

– preslike podataka o državnoj granici,

– ostale prostorne podatke iz nadležnosti područnih ureda za katastar.

3. SUSTAV DIGITALNOG ARHIVA (SDA)

Članak 6.

U svrhu osiguravanja trajnog čuvanja arhivske građe u digitalnom i analognom obliku, brzog pristupa informacijama i djelotvornijeg poslovnog procesa, uspostavlja se Sustav digitalnog arhiva (SDA) Državne geodetske uprave.

SDA će osigurati izgradnju procesa i kapaciteta za prevođenje u digitalni oblik svih analognih dokumenata i podataka Državne geodetske uprave i Gradskog ureda za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba, te čuvanje prevedenih analognih i digitalnih dokumenata i podataka u analognoj i digitalnoj arhivi Državne geodetske uprave.

Članak 7.

U SDA se pohranjuju, u analognom i digitalnom obliku, sljedeći podaci iz članka 2:

– podaci o geodetskim točkama

– podaci registra prostornih jedinica

– podaci iz katastra nekretnina odnosno katastra zemljišta

– registar katastra vodova

i pripadajuća dokumentacija iz članka 5. ovog Pravilnika.

Uz dokumentaciju i podatke navedene u stavku 1. ovog članka, u SDA se odlaže i arhivsko gradivo trajne vrijednosti određeno posebnim propisom o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Državne geodetske uprave.

Dokumentacija i podaci koji nisu navedeni u stavku 1. i 2. ovog članka, čuvat će se u digitalnom i analognom obliku izvan SDA sukladno posebnim propisima.

Članak 8.

Za potrebe prevođenja u digitalni oblik analognih dokumenata (konverzije) svih analognih dokumenata i podataka Državne geodetske uprave i Gradskog ureda za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba unutar SDA, uspostavit će se Centri za konverziju podataka (CKP) u Glini, Splitu i Vinkovcima.

Državna geodetska uprava zadržat će u svojoj nadležnosti čuvanje i korištenje analognih dokumenata i nakon njihova prevođenja u digitalni oblik (konverzije).

Za potrebe čuvanja i korištenja analognih dokumenata nakon njihova prevođenja u digitalni oblik (konverzije), uspostavit će se jedan Središnji ili više Regionalnih depoa arhiva kojima upravlja Državna geodetska uprava.

Dok se ne osiguraju uvjeti za uspostavu Središnjeg (Regionalnih) depoa, za potrebe čuvanja i korištenja analognih dokumenata nakon njihova prevođenja u digitalni oblik (konverzije), uspostavit će se arhivi u područnim uredima za katastar.

Članak 9.

Za potrebe prevođenja u digitalni oblik analognih dokumenata i podataka (konverzije) u CKP-ima, uspostavit će se proizvodne linije.

Proizvodna linija je skup opreme, ljudi i procesa kojima se osiguravaju uvjeti za prevođenje analogne arhive u digitalnu.

Za uspostavu proizvodnih linija koristit će se standardizirana informatička (i druga) oprema, rješenja i formati zapisa određeni Strategijom digitalnog arhiva i tehničkim zahtjevima za uspostavu SDA.

Članak 10.

Za potrebe pretraživanja dokumentacije i podataka u SDA prilikom prevođenja u digitalni oblik analognih dokumenata (konverzije) u CKP-ima i u područnim uredima za katastar, osigurat će se unos metapodataka.

Metapodaci ili »podaci o podacima« su podaci koji opisuju karakteristike nekog dokumenta u digitalnom obliku te omogućavaju pregledavanje, prijenos i dokumentiranje informacijskog sadržaja. U digitalnom smislu to su: strukturirani podaci koji opisuju, objašnjavaju, lociraju dokument u digitalnom obliku ili na neki drugi način omogućavaju lakše upravljanje resursima.

Indeksi su dio metapodataka koji služi kao jedinstveni identifikator dokumenta u bazi podataka.

Kao dio proizvodne linije će se, uz ostale poslove, obavljati djelomična registracija, priprema, restauracija i skeniranje dokumenata, te kontrola kvalitete skeniranja i kompresija skeniranih datoteka.

Registracija dokumenata je postupak u kojem se za svaki dokument u bazu unose indeksi.

Priprema dokumenata je postupak u kojem se svaki dokument priprema za postupak skeniranja (odstranjivanje metalnih dijelova i sl.), te razvrstava prema dimenziji i tipu dokumenta.

Restauriranje dokumenata je postupak pri kojem se oštećeni dokumenti popravljaju kako bi se mogli skenirati u skladu sa specifikacijama za postupanje sa oštećenim dokumentima.

Skeniranje dokumenata je postupak u kojem se svaki dokument prevodi iz analognog u digitalni oblik primjenom za to namijenjenog uređaja – skenera.

Kontrola kvalitete je postupak u kojem se vrši kontrola kvalitete skeniranja pri čemu se kontroliraju cjelovitost i čitljivost skeniranih dokumenata.

Kompresija je postupak u kojem se obavlja sažimanje izvornih datoteka kako bi postale pogodne za korištenje i pregledavanje putem računalne mreže.

Članak 11.

Centri za konverziju podataka obavljaju sljedeće poslove:

– planiranje i određivanje redoslijeda obrade podataka prema ustrojstvenim jedinicama i vrstama dokumenata u skladu s definiranim prioritetima i redoslijedu skeniranja,

– davanje uputa i stručne pomoći ustrojstvenim jedinicama za pripremu i registraciju analognih dokumenata za potrebe obrade u CKP,

– prijevoz, prihvat i skladištenje analogne dokumentacije tijekom postupka konverzije podataka,

– djelomična registracija analogne dokumentacije,

– priprema analogne dokumentacije za skeniranje,

– skeniranje analogne dokumentacije,

– kontrola kvalitete prevođenja u digitalni oblik (konverzije),

– izrada izvještaja o radu CKP (mjesečnih i po zahtjevu Središnjeg ureda Državne geodetske uprave),

– obrada i pohrana digitalnih podataka na odgovarajuće medije, osiguranje sigurnosnih kopija,

– postupanje s oštećenim analognim dokumentima sukladno specifikacijama za postupanje sa oštećenim dokumentima,

– priprema analogne dokumentacije za otpremu i pohranjivanje u Središnjem (Regionalnim) depou (-ima) ili arhivima ustrojstvenih jedinica,

– briga o održavanju informatičke i druge opreme potrebne za rad proizvodne linije u CKP,

– periodična dostava obrađenih digitalnih podataka u Središnji ured Državne geodetske uprave radi trajne pohrane digitalnih izvornika i prezentacije u e-arhivi,

– vode potrebne evidencije,

– obavljaju i druge poslove potrebne za cjelovitu uspostavu SDA.

Članak 12.

Centri za konverziju podataka će otpremati, nakon prevođenja u digitalni oblik, analognu arhivsku dokumentaciju ili Središnjem (Regionalnim) depou (-ima) arhiva kojima upravlja Državna geodetska uprava ili u arhive ustrojstvenih jedinica na izvornu lokaciju, radi pohrane.

Centri za konverziju podataka dostavljat će arhivsku dokumentaciju u digitalnom obliku, nakon potrebnih obrada, prema protokolu za prijenos digitalnih podataka SDA, u Središnji ured Državne geodetske uprave, radi preuzimanja u centralnu bazu podataka SDA.

Članak 13.

Središnji depoi arhiva ili arhivi područnih ureda za katastar obavljat će poslove pohrane i čuvanja arhivske dokumentacije, sukladno važećim propisima o uredskom poslovanju i vođenju arhiva.

Analogna arhivska dokumentacija bit će skladištena u odgovarajućim arhivskim uvjetima.

Članak 14.

Po obavljenom prevođenju u digitalni oblik analognih dokumenata (konverziji) neće se nastaviti rad s analognim dokumentima, osim u iznimnim slučajevima za koje je potrebno odobrenje Središnjeg (Regionalnih) depoa arhiva ili arhiva u nadležnoj ustrojstvenoj jedinici.

Niti jedan izvorni analogni dokument nakon skeniranja neće biti uništen.

Članak 15.

Za čuvanje digitalnih i analognih podataka potrebno je, radi trajne zaštite podataka i dokumentacije, u prostorijama Državne geodetske uprave, u sjedištu Gradskog ureda za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba, CKP i Središnjeg (Regionalnih) depoa arhiva ili područnih ureda za katastar, osigurati primjeren prostor, uvjete i opremu za smještaj.

Pod primjerenim prostorom podrazumijeva se prostor s odgovarajućom temperaturom, zaštićen od provale, vlage, požara i sličnih nepogoda.

Članak 16.

Čuvanje dokumentacije i podataka podrazumijeva pravilno rukovanje podacima i dokumentacijom te sustavno praćenje radi zaštite od oštećenja i uništenja, kao i poduzimanje mjera i radova nužnih za očuvanje cjelovitosti i namjene dokumentacije i podataka.

Poslove na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju službenici Državne geodetske uprave koji su stručno osposobljeni za te poslove.

Službenici iz st. 2. ovog članka su obvezni svoje dužnosti predviđene opisom poslova radnog mjesta obavljati ispravno, savjesno i stručno, a osobito sprječavati sve radnje kojima bi se izravno ili neizravno mogla ugroziti (oštetiti ili uništiti) dokumentacija i podaci.

Članak 17.

Dokumentacija i podaci u pismohranama područnih ureda za katastar prije predaje u CKP moraju biti sređeni po vrstama, pregledno evidentirani i složeni prema načelima važećih propisa o uredskom poslovanju.

Nakon prevođenja u digitalni oblik analognih dokumenata (konverzije) u CKP i predaje u Središnje depoe arhiva ili arhiva područnih ureda za katastar, dokumentacija i podaci moraju biti sređeni po vrstama, pregledno evidentirani i složeni točno onako kako su dostavljeni iz pismohrana područnih ureda za katastar.

Digitalni podaci čuvaju se u tri primjerka, na odvojenim mjestima.

Članak 18.

Izvorni podaci (originali) čuvaju se u posebno izdvojenome prostoru, a iz prostorija ureda smiju ih iznositi samo ovlaštene službene osobe uz odobrenje čelnika tijela, ako je iznošenje nužno.

Arhivsko i registraturno gradivo s određenim stupnjem tajnosti čuva se u zaključanim ormarima i kasama.

Članak 19.

U svrhu korištenja dokumentacije i podataka SDA, ovisno o poslovnim procesima i vrsti dokumentacije odnosno podataka, uspostavit će se grupe unutarnjih i vanjskih korisnika, s određenim pravima korištenja i dozvolama pristupa.

Prava korištenja i dozvole pristupa unutarnjih i vanjskih korisnika usklađeni su s propisima o zaštiti osobnih podataka i pravu na pristup informacijama.

Unutarnji korisnici su Državna geodetska uprava, kao stvaratelj i korisnik digitalne arhive, te Ministarstvo pravosuđa, uključeno kroz poslovne procese ZIS-a.

Vanjski korisnici su tijela javne vlasti, ovlaštene fizičke i pravne osobe za obavljanje poslova državne izmjere i katastra nekretnina, javni bilježnici, odvjetnici, pravne osobe s javnim ovlastima i druge pravne i fizičke osobe.

Unutarnji korisnici ne plaćaju naknadu za korištenje podataka SDA.

Naknada za korištenje podataka SDA vanjskim korisnicima obračunava se sukladno važećim propisima.

Članak 20.

SDA će osigurati pristup te pregled skenirane dokumentacije i digitalnih podataka.

Pristup i prezentacija dokumentacije i podataka za unutarnje korisnike bit će omogućena putem intraneta i web-servisa, a za vanjske korisnike putem interneta i web-servisa.

Članak 21.

Sustav digitalnog arhiva mora omogućiti jednostavan i pouzdan dohvat podataka za potrebe Zajedničkog informacijskog sustava (ZIS).

4. KORIŠTENJE DOKUMENTACIJE I PODATAKA

Članak 22.

Svatko ima pravo, u određeno uredovno vrijeme i pod nadzorom ovlaštenog službenika Državne geodetske uprave, odnosno Gradskog ureda za katastar i geodetske poslove Grada Zagreba, obaviti uvid u dokumentaciju i podatke iz članka 7. ovog Pravilnika, te iz njih dobiti izvode, ispise i preslike.

Uvid u dokumentaciju i podatke iz članka 7. ovog Pravilnika može se ograničiti u opsegu koji zahtijevaju interesi unutarnje sigurnosti i obrane zemlje, odnosno zaštite osobnih podataka, a koji je određen posebnim propisima.

Uvjeti i mjerila za određivanje visine stvarnih troškova uporabe dokumentacije i podataka iz članka 7. ovog Pravilnika, te za određena postupanja na zahtjev stranaka, određuju se u skladu s Pravilnikom iz članka 148. st. 2. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine« br. 16/2007).

Članak 23.

Izvodi, ispisi i preslike dokumentacije i podataka iz članka 22. ovog Pravilnika, kao i svi podaci i isprave o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija, kada se izdaju u analognom obliku, moraju biti potpisani od strane ovlaštene službene osobe i ovjerovljeni pečatom.

Za izvode, ispise i preslike dokumentacije i podataka iz članka 22. ovog Pravilnika, kao i sve podatke i isprave o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija kada se izdaju u digitalnom obliku, osigurat će se vjerodostojnost elektroničkog zapisa sukladno propisima o elektroničkom potpisu.

Članak 24.

Korisnik podataka obvezan je u radovima u kojima primjenjuje podatke državne izmjere i katastra nekretnina pravilno navesti izvor podataka.

5. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 25.

Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o načinu čuvanja i korištenja dokumentacije i podataka državne izmjere i katastra nekretnina (»Narodne novine« br. 55/2001).

Članak 26.

Upute i objašnjenja za primjenu ovog Pravilnika daje Središnji ured Državne geodetske uprave.

Članak 27.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 036-02/07-01/04
Urbroj: 541-01/02-10-100
Zagreb, 1. travnja 2010.

Ravnatelj
prof. dr. sc. Željko Bačić, v. r.

Pravilnik, NN 73/2010-2183