## Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva

### NN 65/2004 (21.5.2004.), Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva

# MINISTARSTVO KULTURE

1404

Na temelju članka 50. stavka 4.
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97. i
64/00.), a na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva, ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O UVJETIMA SMJEŠTAJA, OPREME, ZAŠTITE I OBRADE ARHIVSKOG GRADIVA, BROJU I STRUKTURI STRUČNOG OSOBLJA ARHIVA

I. UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuju se
minimalni uvjeti smještaja, opre­me, zaštite i obrade arhivskog gradiva, te
minimalni broj struč­­­nog osoblja za obavljanje pojedinih djelatnosti arhiva.

Članak 2.

Arhiv je javna ustanova ili
druga pravna osoba osnovana za obavljanje arhivske djelatnosti sukladno
odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.

II. SMJEŠTAJ I OPREMA

Članak 3.

Arhivi trebaju imati primjeren
prostor za smještaj gradiva, rad­ni prostor i prostor za korištenje gradiva, te
trajan izvor sredstava za održavanje tih prostorija i opreme u njima.

1. Prostor za smještaj
gradiva

Članak 4.

Primjerenim prostorom za
smještaj gradiva smatraju se ob­jekti koji su:

– čvrste konstrukcije, građeni
od nezapaljivih ili teško zapaljivih materijala,

–
udaljeni od proizvodnih i energetskih postrojenja, opreme i vodova, skladišta i
objekata kod kojih postoji povećana opasnost od požara, urušavanja, eksplozija,
ispuštanja povećanih koncentracija štetnih tvari, ili koji mogu biti cilj
djelovanja u ratu,

–
smješteni unutar izgrađenog stambenog ili poslovnog područja, prometno povezani
i lako dostupni vatrogasnim vozilima,

–
zaštićeni od prodora podzemnih i nadzemnih voda,

–
opremljeni vatrodojavnim i protupožarnim sustavom i opre­mom,

–
zaštićeni od pristupa neovlaštenih osoba.

Prostorije
u kojima je smješteno gradivo (u daljnjem tekstu: spremišta) trebaju biti:

–
odvojene od ostalih prostorija u objektu i zaštićene od pristupa neovlaštenih
osoba,

–
osigurane protuprovalnim i protupožarnim vratima, opremljene vatrodojavnim
sustavom i opremom za gašenje požara,

–
suhe, zračne i zaštićene od izravnog prodiranja sunčeve svjetlosti,

– zaštićene od prodora podzemnih
i nadzemnih voda,

– komunikacijski povezane s
barem dva izlaza iz objekta,

– udaljene od mjesta otvorenoga
plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora
prašenja i onečišćenja zraka.

Članak 5.

Spremišta trebaju biti
opremljena metalnim policama, ormarima ili drugim sustavima koji su namijenjeni
za odlaganje gradiva i primjereni vrsti i obliku gradiva.

Police, odnosno ormari trebaju
biti odmaknuti od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka, dovoljno čvrsti
i stabilni za puno opterećenje gradivom i dovoljno međusobno razmaknuti za
neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja pregrada na polici treba biti
odmaknuta najmanje 15 cm od poda. Čitavom širinom ili dužinom spremišta treba
biti ostavljen prolaz širine od najmanje 120 cm.

U
spremištu se ne smiju nalaziti instalacije, oprema ili druge stvari, osim
opreme koja je namijenjena za smještaj i zaštitu gradiva i pripadajućih
instalacija.

Članak
6.

Arhivsko
gradivo na papiru čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost zraka ne
odstupa bitno od 45 – 55% pri temperaturi od 16 – 20o C.

Arhivsko
gradivo na drugim medijima čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost i
temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporučuje Hrvatski državni arhiv ili
proizvođač medija.

Spremišta
trebaju biti opremljena uređajima za mjerenje tempe­ra­ture i relativne vlage.

Članak
7.

Spremišta
se trebaju održavati čistim, urednim i prohodnim. U njima se ne smije gradivo
držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo
odlaganje. Gradivo se ne smije držati izvan kutija ili drugih tehničkih
jedinica u koje pripada ili na mjestima gdje je otežan pristup i rukovanje
gradivom.

U
spremištu ne smiju bez nadzora boraviti ili njima prolaziti osobe koje nisu
ovlaštene za rukovanje gradivom u njemu. U spremištima se ne smiju obavljati
drugi poslovi osim odlaganja, razmještanja i označavanja tehničkih jedinica
gradiva, nadzora i reguliranja uvjeta u spremištu, čišćenja i održavanja
spremišta i opreme u njemu.

Pri
izvođenju radova u spremištu ili njihovoj blizini, čišćenju i održavanju
spremišta i opreme u njemu, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu
biti štetni za arhivsko gradivo (upotreba otvorenog plamena, korištenje
agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, stvaranje prašine i
vibracija, pretjerano vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na
mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka.

2. Radni prostor i oprema

Članak 8.

Arhiv treba raspolagati
primjerenim radnim prostorom za preuzimanje i obradu gradiva i rad stručnog,
administrativnog i pomoćnog osoblja.

Arhiv treba raspolagati barem
sljedećim radnim prostorijama:

– prostorija ili prostorije za
preuzimanje gradiva i tehničku obradu prilikom preuzimanja, dovoljnog
kapaciteta za prijam i obradu gradiva koje je arhiv dužan preuzeti,

– prostorija za čišćenje i
isprašivanje gradiva,

– prostorija ili prostorije za
fizičko sređivanje gradiva, dovoljnog kapaciteta za redoviti rad arhiva,

– uredska prostorija ili
prostorije za rad stručnih djelatnika, dovoljnog kapaciteta za smještaj i
neometan rad svih stručnih djelatnika,

– prostorije za upravu i
administrativno osoblje,

– pisarnicu, odnosno prostoriju
za prijam stranaka,

– pismohranu,

– sanitarni čvor,

– spremište potrošnog
materijala.

Članak 9.

Radne prostorije arhiva trebaju
biti zaštićene od pristupa neovlaštenih osoba, u radno i izvan radnog vremena,
opremljene vatrodojavnim sustavom i opremom za gašenje požara.

Radne prostorije trebaju biti
opremljene radnim stolovima, ormarima i drugom uredskom opremom koja odgovara
namjeni pojedine prostorije. U prostorijama u koje se u okviru radnog procesa
unosi arhivsko gradivo treba se nalaziti ormar koji se može zaključati.

U radnim prostorijama treba biti
postavljena računalna i komunikacijska mreža i oprema nužna za rad.

Arhivi
koji obavljaju nadzor nad stvarateljima izvan sjedišta arhiva, te imaju
spremišta na više lokacija ili izvan objekta u kojem su radne i korisničke
prostorije, trebaju raspolagati prije­voznim sredstvom.

Članak
10.

Arhivi
koji obavljaju restauraciju i konzervaciju gradiva trebaju imati uređen i
opremljen laboratorij za restauraciju i konzervaciju, s vlastitim spremištem
repromaterijala i priručnim spre­mištem ili ormarom za sigurnu pohranu gradiva
koje je primljeno na obradu. Prostorije laboratorija ne mogu se koristiti i za
druge namjene.

Arhivi
koji obavljaju zaštitno ili sigurnosno snimanje gradiva trebaju imati
prostoriju koja je primjereno uređena i opremljena, ovisno o tehnologiji
snimanja s vlastitim spremištem repromaterijala i priručnim spremištem ili
ormarom za sigurnu pohranu gradiva koje je primljeno na obradu. Prostorije u
kojima se odvija snimanje ne mogu se koristiti i za druge namjene.

Oprema
laboratorija za konzervaciju i restauraciju, odnosno laboratorija za snimanje
gradiva treba biti takova da omogućuje neometano i redovito odvijanje
cjelokupnog predviđenog tehno­loškog procesa. Ne može se koristiti neispravna
oprema ili opre­ma i postupci koji mogu oštetiti ili uništiti gradivo.

3. Prostor za korištenje
gradiva

Članak
11.

Svaki
arhiv mora imati čitaonicu, prostoriju za prijam, registraciju i savjetovanje
korisnika i garderobu za korisnike.

Na
ulazu u objekt koji je otvoren za korisnike i posjetitelje arhiv je dužan
osigurati dežurstvo radi nadzora ulaska i informiranja posjetitelja odnosno
ugraditi odgovarajuću opremu.

Članak 12.

Čitaonica i prostorija za prijam
trebaju biti smještene tako da im se pristupa bez prolaska kroz dio objekta u
kojem su spre­mišne prostorije ili radne prostorije.

Čitaonica treba biti opremljena
stolovima i stolicama za korisnike i primjerenom rasvjetom. U čitaonici ili
njezinoj nepo­sred­noj blizini trebaju se nalaziti police s obavijesnim poma­galima
i priručnom literaturom. Na prikladnom mjestu treba se nalaziti radno mjesto za
dežurnog djelatnika u čitaonici s kojeg on ima pregled nad prostorijom i
korisnicima, tako daje uočljiv i dostupan teda ne ometa
korisnike.

U čitaonici treba osigurati
dovoljno mjesta za sve korisnike. Čitaonica ne smije imati manje od pet radnih
mjesta.

Garderoba za korisnike treba se
nalaziti u neposrednoj blizini čitaonice ili u prostoru kojim se korisnici
kreću od ulaska u zgradu do čitaonice.

Uz čitaonicu treba osigurati i
prostor za boravak korisnika u vrijeme stanke u radu.

Članak 13.

U čitaonici i prostoriji za
prijam i registraciju korisnika treba osigurati stalno dežurstvo stručnog
djelatnika.

Čitaonica i prostorija za prijam
i registraciju korisnika trebaju biti otvorene svakoga radnog dana, u pravilu u
uredovno radno vrijeme. Osim u iznimnim slučajevima, čitaonica ne smije biti
otvorena kraće od sedam sati dnevno.

Članak
14.

Arhiv
koji čuva gradivo za čije su korištenje potrebna teh­nička pomagala ili uređaji
(audio-vizualni zapisi, film i mikrofilm, elektronički zapisi) dužan je u
čitaonici ili posebnoj prostoriji korisnicima osigurati radno mjesto s
potrebnim uređajem u ispravnom stanju.

Gradivo
iz stavka 1. ovoga članka može se iznimno koristiti i u radnoj prostoriji u
kojoj se nalazi potrebni uređaj, ako je u toj prostoriji osigurano dežurstvo
djelatnika arhiva za vrijeme dok korisnik boravi u prostoriji.

Članak
15.

Državni
arhivi i arhivi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave trebaju
imati prostor za postavljanje manjih iz­ložbi arhivskog gradiva i dvoranu za
predavanja i prijam grupa posjetitelja.

III. STRUČNI DJELATNICI

Članak 16.

Poslove na vrednovanju,
preuzimanju, zaštiti, obradi i ko­rište­nju arhivskog gradiva, kao i druge
stručne poslove u arhivima obavljaju osobe koje su stručno osposobljene za te
poslove.

Određene jednostavnije poslove
mogu iznimno na određeno vrijeme obavljati i osobe koje nisu stručno
osposobljene, ako ih obavljaju pod neposrednim nadzorom i po uputama stručno
osposobljene osobe i ako je prethodno u pisanom obliku utvrđeno koje će poslove
određena osoba obavljati, u kojem razdoblju i koja će stručno osposobljena
osoba obavljati nadzor.

Članak 17.

Za obavljanje pojedinih stručnih
poslova državni arhivi trebaju najmanje imati:

– dva stručna djelatnika, od
kojih barem jedan visoke stručne spreme, za obavljanje poslova evidentiranja i
zaštite gradiva iz­van arhiva i nadzor nad stvarateljima i imateljima u
nadležnosti arhiva,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za obav­ljanje poslova
sređivanja i obrade gradiva u arhivu, na svakih tisuću dužnih metara gradiva u
arhivu, odnosno odgovarajuću količinu gradiva u elektroničkom ili drugim
oblicima,

–
jednog stručnog djelatnika za obavljanje poslova na zaštiti gradiva u arhivu,
na svakih dvije tisuće dužnih metara gradiva u arhivu, jednog stručnog
djelatnika za zaštitu elektroničkog ili audiovizualnog gradiva, ako arhiv
posjeduje takvo gradivo,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za rad s korisnicima, te
jednog stručnog djelatnika za dežurstvo u čitaonici,

–
jednog stručnog djelatnika, odnosno djelatnika infor­ma­tičke struke za
obavljanje poslova vezanih uz upravljanje infor­ma­tičkom infrastrukturom i
informatičku podršku radnom pro­cesu.

Članak 18.

Arhivi
jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave trebaju najmanje imati:

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme, za obav­ljanje poslova
evidentiranja i zaštite gradiva izvan arhiva i nadzor nad stvarateljima i
imateljima u nadležnosti arhiva,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za obav­ljanje poslova
sređivanja i obrade gradiva u arhivu, na svakih tisuću dužnih metara gradiva u
arhivu, odnosno odgovarajuću količinu gradiva u elektroničkom ili drugim
oblicima,

–
jednog stručnog djelatnika za obavljanje poslova na zaštiti gradiva u arhivu,
na svakih dvije tisuće dužnih metara gradiva u arhivu, jednog stručnog
djelatnika za zaštitu elektroničkog ili audiovizualnog gradiva, ako arhiv
posjeduje takvo gradivo,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za rad s korisnicima, te
jednog stručnog djelatnika za dežurstvo u čitaonici,

– jednog stručnog djelatnika, odnosno
djelatnika informa­tičke struke za obavljanje poslova vezanih uz upravljanje
infor­matičkom infrastrukturom i informatičku podršku radnom pro­cesu.

Članak 19.

Specijalizirani
i privatni arhivi trebaju najmanje imati:

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme, za obav­ljanje poslova na
preuzimanju gradiva i vođenje akvizicijske politike arhiva,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za obav­ljanje poslova
sređivanja i obrade gradiva u arhivu, na svakih tisuću dužnih metara gradiva u
arhivu, odnosno odgovarajuću ko­ličinu gradiva u elektroničkom ili drugim
oblicima,

–
jednog stručnog djelatnika za obavljanje poslova na zaštiti gradiva u arhivu,
na svakih dvije tisuće dužnih metara gradiva u arhivu, jednog stručnog
djelatnika za zaštitu elektroničkog ili audiovizualnog gradiva, ako arhiv
posjeduje takvo gradivo,

–
jednog stručnog djelatnika visoke stručne spreme za rad s korisnicima i
dežurstvo u čitaonici.

Članak
20.

Arhivi
koji samostalno obavljaju zaštitno snimanje gradiva trebaju imati barem dva
stručna djelatnika za obavljanje odgo­va­ra­jućih poslova. Arhivi koji ove
poslove obavljaju u suradnji s drugom ustanovom ili organizacijom trebaju imati
barem jednog odgovarajuće osposobljenog stručnog djelatnika.

Arhivi koji samostalno obavljaju
konzerviranje i restauriranje gradiva trebaju imati barem dva stručna
djelatnika za obav­ljanje odgovarajućih poslova, od kojih jednoga visoke
stručne spreme. Arhivi koji ove poslove obavljaju u suradnji s drugom usta­novom
ili organizacijom trebaju imati barem jednog odgo­va­rajuće osposobljenog
stručnog djelatnika.

Arhivi
koji imaju knjigovežnicu ili radionicu za izradu zaštitne ambalaže trebaju
imati barem jednog djelatnika osposob­ljenog za ove poslove.

Arhivi
koji u okviru vlastitog informatičkog sustava održa­vaju određene informacijske
usluge i sadržaje trebaju imati barem jednog stručnog djelatnika, odnosno
djelatnika informa­tičke stru­ke, osposobljenog za ove poslove.

Članak
21.

Arhivi su dužni djelatnicima
koji obavljaju stručne poslove omogućiti stjecanje potrebnih stručnih
kvalifikacija i polaganje stručnog ispita, te skrbiti za njihovo stručno
usavršavanje.

IV. OSNIVANJE I PROMJENA
NADLEŽNOSTI ARHIVA

Članak 22.

Prilikom osnivanju arhiva
osnivač je dužan izraditi studiju opravdanosti i izvedivosti u kojoj treba
utvrditi postojanje minimalnih uvjeta za rad arhiva.

U
studiju iz stavka 1. ovoga članka treba:

–
utvrditi izvor, vrstu i količinu gradiva koje će se pohraniti u arhiv, te
dinamiku preuzimanja,

–
izraditi procjenu potrebnoga spremišnog, radnog i koris­ničkog prostora i
pripadajuće opreme,

–
utvrditi broj i strukturu potrebnoga stručnog, administrativ­nog i pomoćnog
osoblja,

–
izraditi procjenu sredstava za osnivanje arhiva i redovni rad po osnivanju,

–
utvrditi izvor sredstava za osiguranje potrebnog prostora, opreme i osoblja, te
trajni izvor sredstava za rad arhiva,

–
utvrditi da su osigurani uvjeti za osnivanje arhiva, sukladno odredbama Zakona
i drugih propisa,

–
utvrditi da su osigurani uvjeti smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog
gradiva, broja i strukture stručnog osoblja, sukladni odredbama ovoga
Pravilnika.

Članak
23.

Prilikom
promjene nadležnosti ili djelatnosti arhiv je dužan izraditi studiju o utjecaju
koji ta promjena ima na uvjete i sredstva za rad arhiva.

U
studiji iz stavka 1. ovoga članka obvezno se navodi: osnova i razlog za
promjenu nadležnosti, odnosno djelatnosti, način i rokovi preuzimanja poslova i
razgraničenja djelatnosti s drugim arhivima ili ustanovama, vrsta i količina
sredstava i opreme te vrsta i broj stručnih i ostalih djelatnika koje je
potrebno osigurati za obavljanje pojedinih poslova, izvor sredstava i procjena
ukupnih troškova koji proizlaze iz promjene nadležnosti, odnosno djelatnosti.

V. ZAVRŠNA ODREDBA

Članak 24.

 Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u
»Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/04-01-49

Urbroj: 532-03-3/4-04-01

Zagreb, 11. svibnja 2004.

Ministar
 **mr. sc. Božo Biškupić**, v. r.

Pravilnik, NN 65/2004-1404