## Pravilnik o načinu čuvanja, evidencijama, te postupku odabiranja i izlučivanja gradiva za izbor predsjednika Republike Hrvatske

### NN 185/2004 (27.12.2004.), Pravilnik o načinu čuvanja, evidencijama, te postupku odabiranja i izlučivanja gradiva za izbor predsjednika Republike Hrvatske

# DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE

3197

Na teme­lju
članka 22. točke 8. Zakona o izboru predsjednika Republike Hrvatske (»Narodne
novine«, br. 22/92., 42/92. i 71/97.), a u skladu s odredbama Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« br. 105/97.), Državno izborno
povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj 9. prosinca 2004.
donijelo je

## PRAVILNIK

### O NAČINU ČUVANJA, EVIDENCIJAMA, TE POSTUPKU ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA ZA IZBOR PREDSJEDNIKA REPUBLIKE HRVATSKE

OPĆE
ODREDBE

Članak
1.

Ovim
Pravilnikom uređuju se organizacija odlaga­nja i čuva­nja gradiva za izbor
predsjednika Republike Hrvatske, ­nje­govo evidentira­nje, način i uvjeti korište­nja,
te postupak odabira­nja i izlučiva­nja.

Članak
2.

Gradivo
iz čl. 1. ovoga Pravilnika čini dvije dokumentacijske cjeline:

–
izborna dokumentacija

–
predmetna dokumentacija.

IZBORNA
DOKUMENTACIJA

Članak
3.

Izbornu
dokumentaciju u smislu ovog Pravilnika čine:

– upotrijeb­ljeni obrasci za postupak kandidira­nja
propisani Obvezatnim uputama Državnoga izbornog povjerenstva,

– upotrijeb­ljeni obrasci za provođe­nje izbora za
predsjednika Republike Hrvatske (zapisnici izbornih tijela za provedbu izbora)
propisani Obvezatnim uputama Državnoga izbornog povjerenstva,

– izvodi iz zapisnika o radu izbornih povjerenstava
za izbor predsjednika Republike Hrvatske i izvodi iz zapisnika o radu biračkih
odbora za izbor predsjednika Republike Hrvatske,

– glasački listići za izbor predsjednika Republike
Hrvatske,

– izvodi iz popisa birača s potvrdama, iz članka 31.
stavka 3. Zakona o popisima birača (»Narodne novine«, br. 19/92).

– informatičke baze podataka za provedbu izbora.

INFORMATIČKA
BAZA PODATAKA ZA PROVEDBU IZBORA

Članak
4.

Izbornu
dokumentaciju koja se odnosi na informatičku bazu podataka za provedbu izbora čine:

– lista kandidata za izbor predsjednika Republike
Hrvatske u digitalnom obliku,

– službeni rezultati izbora za predsjednika Republike
Hrvat­ske u digitalnom obliku,

– službeni rezultati izbora za predsjednika Republike
Hrvat­ske po biračkim mjestima (u općinama i gradovima) u digitalnom obliku,

– popis biračkih mjesta po gradovima i općinama u
digitalnom obliku,

– popis biračkih mjesta u
inozemstvu u digitalnom obliku.

Članak 5.

Dokumenti nastali ili zaprim­ljeni
u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi
elektro­nički zapisi nastali u poslova­nju čuvaju se na način koji ih osigurava
od neovlaštenog pristupa, brisa­nja, mije­nja­nja ili gubitka podataka,
sukladno važećim standardima te dobroj praksi uprav­lja­nja i zaštite
informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav,
odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim
dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je
odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhivira­nje
podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih
kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih
kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu
obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 6.

Kod uvođe­nja ili izmjena
aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku
opisati: svrhu, opse­g i način korište­nja aplikacije; minimalne hardverske i
softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mije­nja­nja
i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane
zapisa (npr. čuva­nje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopira­nje
na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup
podacima ako je predviđeno čuva­nje izvan izvornoga hardverskog i softverskog
okruže­nja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija
za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje,
dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku
pripreme za predaju).

Članak 7.

Elektronički dokumenti i
drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najma­nje dva primjerka.
Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz ­nje­ga moguće obnoviti podatke
i mogućnost ­njihova pre­gledava­nja i korište­nja u slučaju gubitka ili ošteće­nja
podataka u računalnom sustavu u kojem se obav­lja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije
obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhivira­nja, format i struktura
zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i da­lje čuvaju
u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz ­nje­ga.

Prije predaje arhivskih
kopija na mjesto čuva­nja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čit­ljivost
i ispravnost.

Arhivske se kopije predaju na
mjesto čuva­nja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za ­njihovo
pre­gledava­nje i korište­nje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i
softverskim zahtjevima za prikaz i korište­nje i navodom o informacijskom
sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čit­ljivost i
ispravne arhivske kopije elektroničkih zapisa redovito se provjerava najma­nje
jedanput godiš­nje. Presnimava­nje na novi medij vrši se najma­nje svake pete
godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak
arhivske kopije nečit­ljiv, oštećen ili izgub­ljen.

ROKOVI
ČUVANJA IZBORNE DOKUMENTACIJE

Članak
8.

Izborna
dokumentacija koja se čuva trajno:

1. upotrijeb­ljeni obrasci za
postupak kandidira­nja propisani Obvezatnim uputama Državnog izbornoga
povjerenstva (prijed­log kandidata za predsjednika Republike Hrvatske, očitova­nje
o prihvaća­nju kandidature za predsjednika Republike Hrvatske, očito­va­nje
političke stranke da je kandidat za predsjednika Republike Hrvatske predložen
na način predviđen ­njenim statutom odnosno posebnom odlukom donesenom na teme­lju
statuta);

2. upotrijeb­ljeni obrasci za
provođe­nje izbora za predsjednika Republike Hrvatske propisani Obvezatnim
uputama Državnoga izbornog povjerenstva (zapisnici);

3. izvodi iz zapisnika o radu
izbornih povjerenstava za izbor predsjednika Republike Hrvatske i izvodi iz
zapisnika o radu biračkih odbora za izbor predsjednika Republike Hrvatske;

4. informatičke baze podataka
za provedbu izbora.

Navedeno gradivo čuvat će se
u Hrvatskome saboru do predaje Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 9.

Izborna dokumentacija koja se čuva 30 dana po objavi
službenih rezultata odnosno do isteka roka mogućnosti zaštite biračkih prava:

1. izjava o prihvaća­nju dužnosti člana tijela za
provedbu izbora za predsjednika Republike Hrvatske,

2. upotrijeb­ljeni obrasci za postupak kandidira­nja
(popis potpisanih birača koji podržavaju kandidaturu za predsjednika Republike
Hrvatske),

3. glasački listići za izbor predsjednika Republike
Hrvatske,

4. izvodi iz popisa birača s potvrdama.

Gradivo pod točkama 1. i 2. ovog članka čuvat će se u
Hrvat­skome saboru, a gradivo pod točkama 3. i 4. ovog članka pri žapanijskim
tijelima, a prema sjedištu izbornog povjerenstva.

PREDMETNA
DOKUMENTACIJA

Članak
10.

1.
Zapisnici sjednica Državnoga izbornog povjerenstva;

2. K­njiga uru­džbenog zapisnika Državnoga izbornog
povjerenstva izbora za predsjednika Republike Hrvatske 2005.;

3. Obvezatne upute;

Odluka o raspisiva­nju izbora za predsjednika
Republike Hrvatske, Odluka o provedenim izborima za predsjednika Republike
Hrvatske;

4. – Odluke o imenova­nju članova izbornih
povjerenstava;

(Odluka o imenova­nju članova stalnog sastava Državnoga
izbornog povjerenstva, Rješe­nja o imenova­nju članova stalnog sastava izbornih
povjerenstava za provedbu izbora za predsjednika Republike Hrvatske);

– Rješenja o određivanju  biračkih mjesta;

(Rješe­nje o određiva­nju biračkih mjesta za glasova­nje
birača na službi u Oružanim snagama Republike Hrvatske,

Rješe­nje o određiva­nju biračkih mjesta za glasova­nje
birača članova posade pomorskih i riječnih brodova pod hrvatskom zastavom,

Rješe­nje o određiva­nju biračkih mjesta za glasova­nje
birača lišenih slobode);

5. Predmeti u svezi popisa birača i biračkih mjesta;

6. Predmeti u svezi političkih stranaka;

7. Predmeti u svezi kandidatura;

8. Predmeti u svezi organizacije izbora:

(Organizacija rada (tajništvo), Podsjetnik za rad
biračkih odbora i druge upute; Obavijesti za sredstva javnog priopćava­nja
(HINA) i objav­ljiva­nje u »Narodnim novinama«, informatička obrada podataka,
izborni materijali (ponude, uzorak gl. listića i dr.), pre­gled isporučenih
glasačkih listića);

9. Upiti;

(upiti u svezi lista, upiti u svezi kandidatura,
upiti u svezi izborne promi­džbe, upiti u svezi rezultata izbora);

10. Prigovori;

(prigovori u svezi kandidatura i lista, izborne promi­džbe,
izborne šut­nje, nepravilnosti na biračkim mjestima, na postupak i rezultate
izbora);

11. Predmeti u svezi glasova­nja u inozemstvu;

(Predmeti u svezi određiva­nja biračkih mjesta,
predmeti u svezi imenova­nja biračkih odbora, Rješe­nja o određiva­nju bira­č­kih
mjesta, Rješe­nja o imenova­nju biračkih odbora, Podsjetnik za rad biračkih
odbora na biračkim mjestima u inozemstvu, upiti);

12. Predmeti u svezi promatrača na izborima;

(Rješe­nja o dozvoli promatra­nja izbornog postupka,
upiti u svezi promatra­nja na izborima, međunarodni promatrači);

13. Novčana sredstva;

(Odluke Državnoga izbornog povjerenstva o raspoređiva­nju
novčanih sredstava, Izvješće o utrošenim sredstvima);

14. Izvješća o provedenim izborima – Službeni
rezultati;

15.
Predmeti u svezi Ministarstva unutar­njih poslova.

ROKOVI
ČUVANJA PREDMETNE DOKUMENTACIJE

Članak
11.

Gradivo
iz točke 10. ovog Pravilnika čuvat će se trajno u Hrvatskome saboru do predaje
Hrvatskome državnom arhivu.

EVIDENCIJE
KORIŠTENJA GRADIVA

Članak
12.

Državno
izborno povjerenstvo Republike Hrvatske može u povodu opravdanih zahtjeva građana,
znanstvenih i drugih institucija odobriti uvid u gradivo nastaloga u postupku
izbora za pred­sjednika Republike Hrvatske, odnosno, ­nje­govo korište­nje u
znanstvene i druge svrhe.

Članak 13.

O čuva­nju gradiva koje se po odredbama ovog
Pravilnika daje na čuva­nje Hrvatskome saboru brine se Državno izborno
povjerenstvo.

Državno izborno povjerenstvo nadzire korište­nje,
pohra­njiva­nje i čuva­nje gradiva te poduzima odgovarajuće mjere u slučaju
utvrđenih nepravilnosti.

Članak 14.

Gradivo se predaje pismohrani i u sređenom sta­nju,
popisano, u tehnički oblikovanim jedinicama.

Članak 15.

Nakon izvršenog sređiva­nja izrađuje se inventarni
popis gradiva za provedene izbore za predsjednika Republike Hrvatske 2005.
prema kojem se odlaže gradivo u arhivsko spremište.

POSTUPAK
IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak
16.

Nakon isteka rokova za čuva­nje gradiva iz čl. 9.
ovog Pravilnika Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske i ostala nadležna
izborna povjerenstva po nalogu Državnoga izbornog povjerenstva, poduzimaju
postupak izlučiva­nja, sukladno Pravilniku o vrednova­nju, te postupku odabira­nja
i izlučiva­nja gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02.).

Članak 17.

Popis gradiva predloženog za izlučiva­nje, potpisan
od pred­sjednika Povjerenstva, dostav­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

Nakon dobivenog odobre­nja za izlučiva­nje, građa se
predaje u industrijsku preradu pod nadzorom članova Povjerenstva.

NAČIN
I ROKOVI PREDAJE GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak
18.

Državno
izborno povjerenstvo predaje Hrvatskome državnom arhivu gradivo koje je određeno
za trajno čuva­nje, u rokovima propisanim Zakonom o zaštiti arhivskog gradiva i
arhivima.

Gradivo se predaje u sređenom sta­nju i popisano.

ZAVRŠNE
ODREDBE

Članak
19.

Sredstva
za pohranu i čuva­nje, te intelektualni nadzor nad gradivom nastalim u postupku
izbora za predsjednika Republike Hrvatske, osiguravaju se u Državnom proračunu
Republike Hrvat­ske.

Članak 20.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave u
»Narodnim novinama«.

Predsjednik
**Ivica Crnić, dipl. iur**., v. r.

Pravilnik, NN 185/2004-3197