### NN 121/2019 (11.12.2019.), Pravilnik o korištenju javnog arhivskog gradiva

Ministarstvo kulture

2401

Na temelju članka 21. stavka 13. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 61/18 i 98/19) ministrica kulture donosi

PRAVILNIK

O KORIŠTENJU JAVNOG ARHIVSKOG GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom utvrđuju se uvjeti i način korištenja arhivskog gradiva koje se čuva u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave kao i naknade za izradu preslika, umnažanje, objavljivanje i druge oblike korištenja javnog arhivskog gradiva.

(2) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se i na javno arhivsko gradivo koje još nije preuzeto u arhiv.

(3) Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se i na korištenje privatnog arhivskog gradiva koje se čuva u arhivima, ako nije drugačije određeno u ugovoru, odnosno ispravi o predaji gradiva.

(4) Izrazi s rodnim značenjem koji se koriste u ovom Zakonu odnose se jednako na muški i na ženski rod.

Članak 2.

(1) Korištenjem arhivskog gradiva smatra se uporaba obavijesnih pomagala o arhivskom gradivu i arhivskog gradiva bez obzira na kojem je nosaču zapisa sačuvano.

(2) Pod pojmom korištenja podrazumijeva se pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa, odnosno preslika.

Članak 3.

Arhivsko gradivo daje se na korištenje u službene svrhe, za znanstveno istraživanje, u publicističke svrhe, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u druge svrhe.

II. DOSTUPNOST

Članak 4.

Pravo na pristup javnom arhivskom gradivu imaju sve pravne i fizičke osobe pod jednakim uvjetima uvidom ili drugim oblicima korištenja sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon).

Članak 5.

(1) Javno arhivsko gradivo dostupno je od njegova nastanka ako Zakonom nije određeno drukčije.

(2) Javno arhivsko gradivo za koje je na temelju zakona utvrđeno ograničenje dostupnosti mogu koristiti samo ovlaštene osobe sukladno propisima kojima je ograničena dostupnost gradiva.

(3) Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka ako drugim zakonom nije određeno drukčije.

(4) Javno arhivsko gradivo koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se uređuje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata, industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka.

(5) Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka rokova iz stavaka 3. i 4. ovog članka ako je na temelju zakona kojima se uređuje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti, odnosno koje onemogućuju uvid u klasificirane podatke.

Članak 6.

(1) Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 100 godina od rođenja osobe na koju se osobni podatak odnosi ili nakon smrti osobe na koju se osobni podatak odnosi. Ako datum rođenja i datum smrti osobe nisu poznati ili je njihovo utvrđivanje povezano s nerazmjernim teškoćama i troškovima, osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 70 godina od nastanka tog gradiva.

(2) U slučaju davanja na korištenje javnog arhivskog gradiva koje sadrži osobne podatke prije isteka roka iz stavka 1. ovog članka nadležni državni arhiv poduzet će potrebne tehničke mjere radi prikrivanja identiteta osobe na koju se osobni podaci odnose (anonimizacija), a korisnik će potpisati izjavu kojom se obvezuje da neće otkriti identitet osobe na koju se osobni podaci odnose ako mu je poznat na temelju dostupnih podataka.

(3) Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje prije isteka roka iz stavka 1. ovog članka:

– ako korištenje arhivskog gradiva zahtijeva osoba na koju se gradivo odnosi ili osoba koju

ona ovlasti;

– ako je od nastanka namijenjeno javnosti;

– ako je osobni podatak osobe na koju se odnosi već postao dostupan javnosti ili je općepoznat;

– ako na to pristane osoba na koju se osobni podatak odnosi;

– ako je osoba na koju se osobni podatak odnosi sama ili putem druge osobe objavila taj podatak.

(4) Tehničke mjere iz stavka 2. ovog članka poduzimaju se tako da se izvorno arhivsko gradivo ne ošteti ili ne uništi te da se nakon isteka roka iz stavka 1. ovog članka može u cijelosti koristiti.

(5) Korisnik koji smatra da je dostupnost osobnih podataka u javnom arhivskom gradivu ograničena protivno odredbama ovog članka, ima pravo podnijeti zahtjev za prestanak tehničkih mjera zaštite osobnih podataka sukladno zakonu.

Članak 7.

(1) Javno arhivsko gradivo koje je nastalo do 30. svibnja 1990. dostupno je za korištenje bez ograničenja, osim gradiva iz članka 5. stavka 4. ovog Pravilnika i gradiva propisanog člankom 6. ovog Pravilnika.

(2) Osobni podaci osobe koja je do 30. svibnja 1990. obnašala javne dužnosti ili bila pripadnik ili suradnik službe sigurnosti dostupni su bez ograničenja iz stavka 1. ovog članka u dijelu koji se odnosi na obavljanje te javne dužnosti, odnosno službe.

(3) Svaka osoba čiji se osobni podaci nalaze u javnom arhivskom gradivu iz stavka 1. ovog članka ima pravo o gradivu koje se na nju odnosi dati pisanu izjavu kojom osporava istinitost ili potpunost svojih osobnih podataka uz navođenje arhivskog fonda i arhivskog gradiva na koje se izjava odnosi.

(4) Nadležni državni arhiv mora dati na uvid izjavu iz stavka 3. ovog članka svakom korisniku javnog arhivskog gradiva na koje se izjava odnosi, i to zajedno s tim javnim arhivskim gradivom, a što su djelatnik korisničke službe nadležnog državnog arhiva i korisnik obvezni potvrditi na presliku izjave upisivanjem nadnevka davanja izjave na uvid i potpisom.

III. ZAHTJEV ZA PRISTUP GRADIVU

Članak 8.

(1) Za korištenje arhivskog gradiva korisnik podnosi pisani zahtjev za pristup gradivu na obrascu koji je objavljen na mrežnim stranicama i dostupan u korisničkoj službi arhiva, a u koji se upisuju osobni podaci i svrha korištenja.

(2) O zahtjevu iz stavka 1. ovog članka odlučuje se sukladno članku 22. Zakona.

(3) Korištenje arhivskog gradiva privremeno se može uskratiti ako je ono oštećeno, ako je u stručnoj obradi ili ako to gradivo već koristi drugi korisnik.

(4) Odobrenje za pristup gradivu vrijedi samo za osobu koja je podnijela zahtjev, a prikupljeni osobni podaci štite se sukladno važećim propisima.

Članak 9.

Arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.

IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOG GRADIVA U ČITAONICI

Članak 10.

(1) Arhivsko gradivo koristi se u čitaonici arhiva.

(2) Način i uvjeti korištenja definiraju se Pravilnikom o radu čitaonice koji su dužni donijeti državni arhivi i arhivi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.

Članak 11.

(1) Na korištenje se u pravilu daju snimci javnog arhivskog gradiva.

(2) Dokumente, potrebne u službene svrhe, arhivi u pravilu daju na korištenje u obliku ovjerovljenog preslika.

(3) Izvorno arhivsko gradivo može se iznimno dati na korištenje ako ne postoje snimci tog gradiva ili ako to zahtijeva znanstvena metoda rada.

Članak 12.

(1) Uvid u javno arhivsko gradivo i obavijesna pomagala u državnim arhivima i arhivima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ne naplaćuju se.

(2) Za izradu preslika, snimanje, umnažanje, objavljivanje i druge oblike korištenja javnog arhivskog gradiva arhivu se plaća naknada.

(3) Za istraživanja javnog arhivskog gradiva koje obavlja arhiv na zahtjev korisnika arhivu se plaća naknada.

(4) Ako su preslici javnog arhivskog gradiva potrebni radi ostvarivanja prava u postupcima oslobođenima od plaćanja upravnih i sudskih pristojbi, za izradu preslika ne naplaćuje se naknada iz stavka 2. ovog članka.

Članak 13.

(1) Naknade iz članka 12. stavka 2. ovog Pravilnika naknade su za: izradu preslika na papiru, preslika na mikrofilmu, presnimavanje, skeniranje, snimanje digitalnom kamerom, kopiranje i isporuku digitalnih zapisa, umnažanje, raspačavanje, objavljivanje i javno prikazivanje gradiva i njegovih preslika, stručnu arhivističku pomoć, istraživanje i savjetovanje pri korištenju gradiva.

(2) Visina naknada iz članka 12. stavaka 2. i 3. ovog Pravilnika utvrđuje se cjenikom koji donosi ministarstvo nadležno za poslove kulture na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva, a objavljuje se na mrežnim stranicama ministarstva nadležnog za poslove kulture i Hrvatskog državnog arhiva.

V. POSUDBA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 14.

(1) Arhivsko gradivo može se posuditi državnim tijelima na određeno vrijeme i uz uvjet da se na trošak tog tijela prethodno izradi zaštitna snimka.

(2) Za svaku posudbu obvezno je izraditi ispravu o posudbi s popisom posuđenih dokumenata i naznakom vremena posudbe.

Članak 15.

(1) Arhivsko gradivo može se dati na posudbu za izložbe izvan arhiva, ako su osigurani uvjeti za njegovu zaštitu i sigurnost i uz obvezu da se gradivo zaštitno snimi o trošku posuditelja, prije predaje.

(2) O posudbi arhivskog gradiva za izložbe sklapa se pisani ugovor u kojem se utvrđuju uvjeti posudbe i izlaganja te vrijeme posudbe kao i obveza posuditelja da snosi troškove restauriranja i razliku umanjene vrijednosti u slučaju da je arhivsko gradivo oštećeno za vrijeme trajanja posudbe. Ugovoru se obvezno prilaže polica osiguranja.

(3) Priređivač izložbe obvezan je u katalogu i legendama uz izložene dokumente naznačiti naziv arhiva, navesti naziv fonda ili zbirke i arhivske jedinice iz koje je gradivo posuđeno te arhivu besplatno predati jedan primjerak kataloga izložbe.

Članak 16.

Za posudbu arhivskog gradiva koje je u depozitu (ostavi), u svrhu izlaganja, posuditelj je dužan zahtjevu za posudbu priložiti pisano odobrenje vlasnika arhivskog gradiva.

Članak 17.

Arhivsko gradivo koje je predmet zaštite autorskog prava može se dati na posudbu ili korištenje uz poštovanje propisa kojima se uređuje autorsko pravo.

Članak 18.

(1) Javno arhivsko gradivo može se, sukladno članku 21. Zakona izvesti ili iznijeti izvan Republike Hrvatske u svrhu izlaganja, ekspertize ili provođenja mjera zaštite, uz odobrenje koje rješenjem daje ministar nadležan za kulturu. Prije izvoza ili iznošenja potrebno je izraditi zaštitne snimke gradiva, ako to već nije učinjeno, te sklopiti ugovor o posudbi i pribaviti policu osiguranja.

(2) Za izvoz i iznošenje iz Republike Hrvatske arhivskog gradiva koje ima svojstvo kulturnog dobra potrebno je pribaviti i dozvolu za izvoz i iznošenje sukladno propisima kojima se uređuje zaštita i očuvanje kulturnih dobara.

VI. OBVEZE KORISNIKA

Članak 19.

Korisnik je obvezan pri korištenju arhivskog gradiva u čitaonici, ili izvan nje, postupati s gradivom s dužnom pažnjom, ne smije ga oštetiti i mora štititi njegovu izvornost i autentičnost te ne smije na gradivo upisivati bilo kakve bilješke ili podcrtavati tekst niti poremetiti postojeći red u spisima.

Članak 20.

Ako korisnik na bilo koji način ošteti arhivsko gradivo koje mu je dano na korištenje, dužan je nadoknaditi nastalu štetu.

Članak 21.

(1) Oštećivanje, uništenje, prikrivanje, otuđivanje ili pokušaj otuđivanja arhivskog gradiva kazneno je djelo prema odredbama Kaznenog zakona.

(2) Protiv osobe koja namjerno ošteti, uništi, prikrije, prisvoji ili pokuša otuđiti arhivsko gradivo arhiv podnosi prijavu nadležnom državnom odvjetništvu, u skladu s posebnim zakonom.

Članak 22.

Za svaku štetu i povredu autorskog i drugog prava nastalu korištenjem arhivskog gradiva odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje gradiva, u skladu s posebnim zakonom.

Članak 23.

Za korištenje gradiva ograničene dostupnosti korisnik je dužan potpisati izjavu kojom se obvezuje da neće učiniti javnom nijednu informaciju koja bi mogla povrijediti javni ili privatni interes te da sam snosi sve pravne posljedice u slučaju spora.

Članak 24.

Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenog gradiva.

Članak 25.

Za korištenje arhivskog gradiva u svrhu promidžbe, stjecanja dobiti kao i za umnažanje ili za objavljivanje reprodukcija ili samog arhivskog gradiva potrebno je zatražiti odobrenje arhiva.

Članak 26.

Korisnik je obvezan dostaviti arhivu čijim se gradivom koristio po jedan primjerak svog stručnog ili znanstvenog rada, odnosno knjige nastale na temelju korištenog arhivskog gradiva radi unaprjeđenja arhivske djelatnosti.

VII. OVJEROVLJENI PRIJEPISI I PRESLICI

Članak 27.

(1) Arhivi izdaju ovjerovljene prijepise ili preslike arhivskog gradiva za potrebe tijela javne vlasti i za potrebe ostvarivanja prava građana i pravnih osoba.

(2) Zahtjev za izdavanje ovjerovljenog prijepisa ili preslika s podacima potrebnim za pronalaženje izvornika podnosi se arhivu, uz navođenje svrhe za koju je potrebna tražena isprava.

Članak 28.

(1) Arhiv izdaje ovjerovljene prijepise ili preslike samo iz onog arhivskog gradiva čije izvornike čuva.

(2) Ovjerom prijepisa ili preslika potvrđuje se njihova istovjetnost s izvornikom, ali ne i istinitost podataka u dokumentu.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 29.

Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva (»Narodne novine«, broj 67/99).

Članak 30.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/19-01/0119

Urbroj: 532-06-01-01/1-19-1

Zagreb, 3. prosinca 2019.

Ministrica
 dr. sc. Nina Obuljen Koržinek, v. r.