## Uredba o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada Hrvatske informacijsko-dokumentacijske referalne agencije

### NN 70/2001 (3.8.2001.), Uredba o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada Hrvatske informacijsko-dokumentacijske referalne agencije

# VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

if !supportEmptyParas endif

1225

Na temelju članka 26. stavka 1. Zakona o
Vladi Republike Hrvatske (»Narodne novine«, br. 101/98 i 15/2000), članka 60.
stavaka 1. i 2. Zakona o sustavu državne uprave (»Narodne novine«, br. 75/93,
48/99, 15/2000, 127/2000 i 59/2001) i članka 34. stavka 1. Uredbe o načelima za
unutarnje ustrojstvo tijela državne uprave (»Narodne novine«, broj 43/2001),
Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 26. srpnja 2001. godine
donijela

## UREDBU

### o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada Hrvatske informacijsko-dokumentacijske referalne agencije

I. OPĆE ODREDBE

Članak
1.

Ovom
Uredbom uređuje se unutarnje ustrojstvo i način rada Hrvatske
informacijsko-dokumentacijske referalne agencije Vlade Republike Hrvatske (u daljnjem
tekstu: HIDRA), nazivi unutarnjih ustrojstvenih jedinica i njihov djelokrug,
poslovi i zadaci koji se u njima obavljaju, način upravljanja tim jedinicama,
te okvirni broj potrebnih državnih službenika i namještenika.

Osim
poslova određenih ovom Uredbom, unutarnje ustrojstvene jedinice obavljaju i
druge poslove koje im povjeri ravnatelj.

Članak
2.

HIDRA
se bavi informacijskim, dokumentacijskim i referalnim poslovima.

HIDRA
unapređuje korištenje i promiče javne službene podatke, informacije i dokumentaciju
Republike Hrvatske.

HIDRA
osigurava korištenje službene dokumentacije stranih zemalja, međunarodnih
organizacija i institucija, kao i drugih informacija, podataka i dokumentacije
od interesa državnim tijelima i institucijama Republike Hrvatske.

HIDRA
surađuje u izgradnji informacijske infrastrukture Vlade Republike Hrvatske i
državnih tijela Republike Hrvatske koja se temelji na najsuvremenijim
tehnologijama. Cilj je doći do domaćih i stranih informacija iz službenih
izvora, osigurati njihovu brzu obradu po međunarodno utvrđenim standardima i
omo­gućiti njihovu punu dostupnost najširem krugu korisnika.

Informacijska
mreža HIDRA-e je mreža distribuiranih informacijskih servisa trajno dostupnih
svim korisnicima.

HIDRA
organizira obrazovanje službenika i u drugim državnim tijelima iz djelokruga
svoga rada.

Članak
3.

U
cilju ostvarenja djelatnosti iz članka 2. ove Uredbe, HIDRA naročito obavlja
sljedeće poslove:

-
prikupljanje, obradu, pohranjivanje, pretraživanje, konverziju formata, kao i
dostavljanje informacija, podataka i dokumentacije,

-
prikupljanje javne službene dokumentacije Republike Hrvatske, premačlanku
39. Zakona o knjižnicama,

-
pribavljanje službene dokumentacije stranih zemalja i međunarodnih organizacija
i razmjenjivanje službene dokumentacije,

-
uspostavljanje, održavanje i korištenje zbirki dokumentacije,

-
uspostavljanje, održavanje i korištenje metabaza i baza podataka, te
web-prostora,

-
organiziranje rada mrežnih servisa,

-
osposobljavanje djelatnika i korisnika HIDRA-e u informacijsko-dokumentacijskim
poslovima iinformatičkim djelatnostima organiziranjem seminara i
savjetovanja iz problematike službene dokumentacije,

-
organiziranje edukacije za potrebe posebnog dijela državnog stručnog ispita za
službenike koji rade na poslovima službene dokumentacije,

-
poticanje i sudjelovanje u izradi nacrta prijedloga zakona s područja rada
HIDRA-e, davanje mišljenja o nacrtima i prijedlozima zakona iz područja
informacijskih djelatnosti,

-
izdavački poslovi s područja rada i djelovanja HIDRA-e,

-
poslovi međunarodne suradnje s područja rada i djelovanja HIDRA-e,

-
uspostavljanje suradnje sa srodnim institucijama u Republici Hrvatskoj i
stranim zemljama,

-
djelatnosti i druge poslove po nalogu Vlade Republike Hrvatske.

Poslove
iz svog djelokruga HIDRA prvenstveno obavlja za potrebe državnih tijela
Republike Hrvatske: Hrvatskoga sabora, Vlade Republike Hrvatske, Predsjednika
Republike, ministarstava, državnih upravnih organizacija, te drugih tijela
Republike Hrvatske iz zakonodavne, izvršne i sudbene vlasti, te fondova i
organizacija u području javnih djelatnosti, a na svim razinama ustrojstva
državne vlasti i lokalne uprave i samouprave. HIDRA pruža usluge i državnim i
predstavničkim tijelima stranih zemalja, međunarodnim organizacijama, te
znanstvenim i obrazovnim institucijama, gospodarstvenicima i drugim
zainteresiranim korisnicima.

Poslove
iz stavka 1. ovog članka HIDRA-a obavlja na zahtjev subjekata iz stavka 2.
ovoga članka ili po službenoj dužnosti.

II. UNUTARNJE USTROJSTVO

Članak 4.

Za obavljanje poslova i iz djelokruga rada
HIDRA-e ustrojavaju se jedinice:

1. Odjel službene dokumentacije Republike
Hrvatske

1.1. Odsjek službene dokumentacije
Republike Hrvatske

1.2. Odsjek adresara, biografija i
političkih stranaka

2. Odjel službene dokumentacije stranih
zemalja i među­na­rodnih organizacija

3. Odjel razvoja informatičke podrške

4. Odjel razvoja baza podataka

4.1. Odsjek formalne standardizacije i
obrade podataka

4.2. Odsjek razvoja i primjene pojmovnika

5. Odjel plana, financija, računovodstva i
općih poslova.

1. Odjel
sluŽbene dokumentacije Republike Hrvatske

Članak
5.

Temeljna
je zadaća Odjela slu‚bene dokumentacije Republike Hrvatske oblikovanje,
uspostavljanje, dopunjavanje i davanje na korištenje
bibliotečno-dokumentacijskih zbirki i podataka o javnoj službenoj dokumentaciji
Republike Hrvatske, nazivima i adresama čimbenika državnog ustroja i
dužnosnika, te podatke o političkim strankama Republike Hrvatske.

Poslovi
odjela obavljaju se u dva odsjeka:

1.1.
Odsjek službene dokumentacije Republike Hrvatske

1.2.
Odsjek adresara, biografija i političkih stranaka

1.1. Odsjek službene dokumentacije Republike
Hrvatske

Članak
6.

Temeljna
je zadaća Odsjeka službene dokumentacije Repub­like Hrvatske organizacija,
oblikovanje, uspostavljanje, dopunjavanje i davanje na korištenje
bibliotečno-dokumentacijskih zbirki, i to:

Službenu
dokumentaciju Republike Hrvatske,

Međunarodne
ugovore Republike Hrvatske,

Prijevode
zakona Republike Hrvatske.

U
cilju formiranja i održavanja zbirke, Odsjek obavlja sljedeće poslove i
zadatke:

-
prikupljanje obveznog primjerka za dokumentacijsku zbirku,

-
prikuplja priručnike iz područja dokumentacije,

-
na temelju zbirke izrađuje, održava i daje na korištenje dvojezičnu bazu
podataka,

-
izrađuje kataloge zbirke (periodičke i prema raznim kriterijima) i druga
izdanja Odjela,

-
promovira i unapređuje korištenje zbirke,

-
pruža pomoć korisnicima pri oblikovanju zahtjeva,

-
pruža informacijske, dokumentacijske, referalne i konzultacijske usluge pri
čemu koristi resurse HIDRA-e ali i drugih domaćih i stranih izvora,

-
vodi evidenciju korisnika,

- na zahtjev obavještava stalne korisnike
zbirke o novim dokumentima, domaćim i stranim bazama podataka, te osigurava
njihovo korištenje.

1.2. Odsjek adresara, biografija i političkih
stranaka

Članak
7.

Temeljna
je zadaća Odsjeka adresara, biografija i političkih stranaka prikupljanje
podataka, uspostavljanje, održavanje baze podataka, te davanje na korištenje:

Adresara
državnih tijela/visokih državnih službenika Republike Hrvatske

Biografske
dokumentacije

Političke
stranke u Republici Hrvatskoj

Dokumentacije
političkih stranaka.

U
cilju formiranja i održavanja zbirki i baza podataka, Odsjek obavlja sljedeće
poslove i zadatke:

-
prikuplja podatke o institucionalnim čimbenicima u dr­žavnom ustroju Republike
Hrvatske, o dužnosnicima/visokim državnim službenicima, stranim
diplomatsko-konzularnim pred­stav­ništvima i međunarodnim organizacijama u
Republici Hrvatskoj, te drugim institucijama izvan državnog ustroja
(sveučilišta, veleučilišta, fakulteti, umjetničke akademije, visoke škole,
centri, instituti, društva itd.),

-
održava dvojezični pojmovnik imena državnih tijela Republike Hrvatske,

-
arhivira podatke o dužnosnicima/visokim državnim služ­benicima i državnim
tijelima Republike Hrvatske,

-
prikuplja podatke o političkim strankama u Republici Hrvat­skoj

-
prikuplja i obrađuje građu za dokumentacijsku zbirku političkih stranaka,

-
uspostavlja, održava i daje na korištenje baze podataka,

-
periodički priprema i izrađuje publikacije,

-
izrađuje adresare prema raznim kriterijima i na zahtjev,

-
promovira i unapređuje korištenje baza podataka,

-
pruža pomoć korisnicima pri oblikovanju zahtjeva,

-
pruža informacijske, dokumentacijske, referalne i konzultacijske usluge,
koristeći se resursima HIDRA-e, te drugih domaćih i stranih izvora,

-
vodi evidenciju korisnika,

-
na zahtjev obavještava stalne korisnike baze podataka o novonastalim
promjenama, dopunama i drugim relevantnim informacijama u zemlji i inozemstvu
iz područja svog djelovanja i osigurava njihovo korištenje.

2. Odjel
sluŽbene dokumentacije stranih zemalja i meĐunarodnih organizacija

Članak 8.

Temeljna je zadaća Odjela službene
dokumentacije stranih zemalja i međunarodnih organizacija oblikovanje,
uspostavljanje, dopunjavanje i davanje na korištenje
bibliotečno-dokumentacijskih zbirki, i to:

Službenu dokumentaciju stranih zemalja,

Službenu dokumentaciju međunarodnih
organizacija.

U cilju formiranja i održavanja zbirke,
Odjel obavlja sljedeće poslove i zadatke:

- prikuplja i obrađuje građu za bibliotečno-dokumentacijske
zbirke,

- prikuplja i obrađuje priručnike koji
nadopunjuju osnovnu djelatnost,

- na temelju zbirki izrađuje, održava i
daje na korištenje baze podataka,

- izrađuje kataloge zbirki (periodičke i
prema raznim kriterijima) i druga izdanja Odjela,

- promovira i unapređuje korištenje
zbirki,

- pruža pomoć korisnicima pri oblikovanju
zahtjeva,

- pruža informacijske, dokumentacijske,
referalne i konzultacijske usluge, pri čemu koristi resurse HIDRA-e, ali i
drugih domaćih i stranih izvora,

- vodi evidenciju korisnika,

- na zahtjev obavještava stalne korisnike
zbirke o novim dokumentima, domaćim i stranim bazama podataka, te osigurava
njihovo korištenje.

3. Odjel razvoja
informatiČke podrŠke

Članak 9.

Odjel razvoja informatičke podrške obavlja
sljedeće poslove:

- sudjeluje u planiranju i nabavci
računalne i mrežne opreme, operacijskih sustava i programske osnovice,

- organizira i nadzire rad računalne
opreme i svih uspostavljenih funkcija neophodnih za rad i razvoj HIDRA-e,

- organizira i nadzire rad mrežne opreme,

- brine o tehničkoj ispravnosti računalne
i mrežne opreme,

- koordinira i ostvaruje povezivanje u
globalnu mrežu,

- koordinira i ostvaruje umrežavanje sa
srodnim institucijama,

- brine o sigurnosnim mehanizmima zaštite
računalne mreže, računalnog sustava i programske podrške,

- sudjeluje u obrazovanju i
osposobljavanju zaposlenika HIDRA-e u korištenju računalnih resursa.

4. Odjel razvoja
baza podataka

Članak
10.

Temeljna
je zadaćaOdjela razvoja baza podataka izgradnja baza podataka informacijskog
sustava Hidre uspostavom i primjenom standarda za formalnu i sadržajnu obradu
podataka kao pretpostavkom učinkovite organizacije službenih informacija i
njihovog pretraživanja.

Poslovi
Odjela obavljaju se u dva odsjeka:

4.1.
Odsjek formalne standardizacije i obrade podataka

4.2.
Odsjek razvoja i primjene pojmovnika.

4.1. Odsjek formalne standardizacije i obrade
podataka

Članak
11.

Odsjek
formalne standardizacije i obrade podataka obavlja slijedeće poslove:

-
definira, oblikuje i organizira izgradnju baza podataka,

-
uvodi u rad nove aplikacije i daje konzultacije,

- prati, izučava i preuzima svjetske
dokumentacijske standarde, te ih prilagođava i primjenjuje za potrebe obrade
službenih informacija,

-
definira modele i strukture podataka u izgradnji i održavanju baza podataka,

-
izrađuje naputke, preporuke i pravila za pohranu, razmjenju i objavljivanje
službenih informacija u klasičnom i elektkro­ničkom mediju,

-
unosi podatke formalnog opisa Hidrinog fonda u bazu podataka

-
sudjeluje u pripremi izdavanja Hidrinih publikacija i elektroničkih informacija
(CD-ROM, Internet)

-
sudjeluje u edukaciji i predstavljanju Hidrinih baza podataka u drugim državnim
tijelima i srodnim institucijama u procesu ujednačavanja dokumentacijske
djelatnosti i razmjene i protoka službenih informacija.

4.2. Odsjek razvoja i primjene pojmovnika

Članak
12.

Odsjek
razvoja i primjene pojmovnika obavlja sljedeće poslove:

-
oblikuje, izgrađuje i održava normativnu infrastrukturu za sadržajnu obradu
informacijskog sustava HIDRA-e,

-
prikuplja, preuzima i održava prihvaćene pojmovnike za sadržajnu obradu
službenih informacija,

-
prati i pomaže u sustavnoj primjeni prihvaćenih pojmovnika u svim segmentima
pohranjenih podataka,

-
terminološkim usklađivanjem indeksiranih podataka sudjeluje u pripremi
izdavanja Hidrinih publikacija i elektroničkih informacija (CD-ROM, Internet),

-
sudjeluje u izgradnji nacionalnih pojmovnika za potrebe klasifikacije službenih
informacija,

-
sudjeluje u edukaciji i predstavljanju Hidrinih terminoloških baza, te
istražuje, preporuča i pomaže u njihovom uključivanju u dokumentacijske sustave
državnih tijela,

-
izrađuje naputke i predlaže pravila o strukturiranju informacija, izgradnji,
dogradnji i primjeni pojmovnika i klasifikacija.

5. Odjel plana,
financija, raČunovodstva i opĆih poslova

Članak
13.

Odjel
plana, financija, računovodstva i općih poslova obavlja sljedeće poslove:

-
koordinira proces formuliranja prijedloga i izrađuje pri­jedlog tekućeg i
kapitalnog dijela proračuna,

-
izrađuje financijske planove i kontrolira trošenje prora­čunskih sredstava
sukladno namjeni i planiranoj dinamici,

-
podnosi zahtjeve za isplatu proračunskih sredstava,

-
ustrojava i vodi zakonom propisane glavne i pomoćne poslovne knjige, te
evidenciju svih poslovnih promjena,

-
izrađuje tromjesečna, polugodišnja i godišnja financijska izvješća,

-
obavlja poslove platnog prometa, blagajničkih poslova, obračun i isplatu plaća,
raznih naknada i poreznih obveza,

-
izrađuje statistička izvješća za državne organizacije,

- usklađuje inventuru s knjigovodstvenim
stanjem, kontira i knjiži sve primitke i izdatke,

-
usklađuje stanje sredstava s njihovim izvorima,

-
priprema i izrađuje naloge za izravnu isplatu s računa riznice, vodi knjigu
riznice i obavlja sve poslove vezane uz sustav državne riznice,

-
prati i primjenjuje zakonske propise u dijelu koji se odnosi na organizaciju,
vođenje i izvješćivanje računovodstva proračuna,

-
surađuje sa nadležnim državnim tijelima,

-
obavlja nabavu roba, usluga i radova,

-
prikuplja podatke o opremi i prostoru,

-
brine se o pravilnom korištenju imovine i osigurava održavanje sredstava za
rad, obavlja dopremu i otpremu pošte za potrebe HIDRA-e,

-
poslove pismohrane i dostave,

-
čišćenje poslovnih prostorija,

-
prijevoz i održavanje vozila, poslove zaštite na radu i zaštite od požara,
obavlja sve ostale administrativne poslove vezane uz planiranje, financijsko i
računovodstveno poslovanje, te druge opće, tehničke i pomoćno tehničke poslove.

III. STRUČNI SAVJETI I RADNE GRUPE

Članak
14.

Za
raspravljanje o pojedinom pitanjima u HIDRA-i se mogu osnivati stalna ili
povremena stručna tijela i radne grupe sastavljene od djelatnika HIDRA-e i
djelatnika izvan HIDRA-e.

Tijela
iz stavka 1. ovoga članka osnivaju se radi rješavanja pojedinih zadaća,
pripreme planova i programa, pripreme propisa, davanja mišljenja i prijedloga,
te drugih poslova.

Sastav
i djelokrug tijela iz stavka 1. i 2. ovoga članka određuje ravnatelj.

Aktom
o osnivanju stručnog tijela ili imenovanju pojedinaca određuju se njihovi
zadaci, ovlaštenja i sredstva za rad.

IV. UPRAVLJANJE RADOM HIDRA-e I
USTROJSTVENIM JEDINICAMA

Članak
15.

Radom
HIDRA-e upravlja ravnatelj kojeg imenuje i razrješava Vlada Republike Hrvatske
na prijedlog predsjednika Vlade Republike Hrvatske.

Ravnatelj
je za svoj rad i rad HIDRA-e odgovoran Vladi Republike Hrvatske.

Radom
odjela upravljaju načelnici odjela.

Radom
odsjeka upravljaju voditelji odsjeka.

Članak
16.

Načelnici
odjela za svoj rad odgovaraju ravnatelju.

Voditelji
odsjeka za svoj rad odgovaraju načelniku odjela u okviru kojeg su ustrojeni i
ravnatelju.

Članak
17.

Ovlasti
i odgovornosti državnih službenika i namještenika HIDRA-e pobliže se utvrđuju
Pravilnikom o unutarnjem redu.

V. UREDOVNO VRIJEME

Članak
18.

Uredovno
radno vrijeme za korisnike je od 9 do 16 sati.

Članak
19.

Dnevni
odmor/stanka u tijeku rada traje 30 minuta, s time da se u pravilu koristi
između 11.30 i 12.30 sati, ovisno o rasporedu koji određuju načelnici odjela
odnosno voditelji odsjeka.

Dnevni
odmor mora se organizirati tako da se rad ne prekida u vrijeme od 9 do 16 sati
koje je određeno za uredovanje sa strankama.

VI. OKVIRNI BROJ SLUŽBENIKA I
NAMJEŠTENIKA HIDRA-e

Članak
20.

Poslove
i zadatke iz djelokruga HIDRA-e, ovisno o vrsti, složenosti, stručnoj spremi i
drugim uvjetima, obavljaju službenici i namještenici raspoređeni na radna
mjesta u skladu sa Zakonom o državnim službenicima i namještenicima i propisima
donesenim na osnovu istoga.

Okvirni
broj državnih službenika i namještenika potrebnih za obavljanje poslova iz
djelokruga HIDRA-e određen je u tablici koja je sastavni dio ove Uredbe i koja
se ne objavljuje u »Narodnim novinama«.

VII. NAČIN RADA HIDRA-e

1. Planiranje
rada u HIDRA-i

Članak
21.

U
HIDRA-i se utvrđuje godišnji plan rada.

Godišnji
plan rada donosi ravnatelj.

Članak
22.

Godišnji
plan rada sadrži opći prikaz zadaća i poslova HIDRA-e u određenoj godini.

Prijedlog
godišnjeg plana utvrđuje se najkasnije 20 dana prije isteka roka za podnošenje
zahtjeva za osiguranje sredstava za iduću proračunsku godinu.

Godišnji
plan rada donosi se najkasnije do kraja tekuće godine za iduću godinu.

2. StruČni
kolegij

Članak
23.

U
HIDRA-i se osniva stručni kolegij kao stručno i savjetodavno tijelo ravnatelja.

Sastav
stručnog kolegija, pitanja koja će se raspravljati i mjesto i vrijeme
održavanja utvrđuje ravnatelj.

Stručni
kolegij saziva i njegovim sjednicama rukovodi ravnatelj, a u njegovoj
odsutnosti osoba koju odredi.

3. Odnosi prema
korisnicima usluga

Članak 24.

Rad s korisnicima ne može se prekidati u
radno vrijeme zbog korištenja stanke ili zbog odsutnosti djelatnika. Ako je
djelatnik koji radi s korisnicima odsutan, načelnik odjela odnosno voditelj
odsjeka dužan je osigurati zamjenu.

Načelnici odjela odnosno voditelji odsjeka
dužni su osigurati neprekidan rad tijekom cijele godine, te u tu svrhu izrađuju
plan korištenja godišnjih odmora.

Članak 25.

Djelatnik ovlašten za rješavanje
informacijskih ili dokumentacijskih zahtjeva korisnika dužan je razmotriti
zahtjev isti dan kada ga primi, utvrditi eventualne nedostatke i ocijeniti u
kojem roku se može riješiti. Djelatnik je dužan u najkraćem roku obavijestiti
korisnika kada će zahtjev biti riješen, a ako su u zahtjevu utvrđeni nedostaci
pozvat će korisnika da ih otkloni.

U slučaju prekoračenja roka u rješavanju
određenog zahtjeva djelatnik ovlašten za rješavanje dužan je o tome, osim
korisnika, obavijestiti i načelnika odjela odnosno voditelja odsjeka.

4. Odnosi s
medijima

Članak 26.

Ravnatelj HIDRA-e može predstavnicima
tiska i drugih sredstava javnog priopćavanja davati podatke i izvješća o
pitanjima koja se odnose na poslove i zadatke iz djelokruga HIDRA-e.

Ravnatelj može za davanje odgovarajućih
izvješća ovlastiti i pojedine službenike HIDRA-e koji su osobno odgovorni za
njihovu točnost i pravovremenost.

VIII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 27.

Pravilnikom o unutarnjem redu utvrdit će
se broj potrebnih državnih službenika i namještenika, s naznakom njihovih
osnovnih poslova i zadaća i stručnih uvjeta potrebnih za njihovo obav­ljanje,
njihove ovlasti i odgovornosti, te druga pitanja od značenja za rad HIDRA-e.

Pravilnik o unutarnjem redu donijet će
ravnatelj HIDRA-e, uz prethodnu suglasnost ministarstva nadležnog za poslove
opće uprave, u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ove Uredbe, te
izvršiti raspored službenika i namještenika na radna mjesta predviđena
Pravilnikom.

Članak 28.

Danom stupanja na snagu ove Uredbe
prestaje važiti Uredba o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada HIDRA-e (»Narodne
novine«, broj 32/2001).

Članak 29.

Ova Uredba stupa na snagu danom objave u
»Narodnim novinama«.

Klasa:
023-03/01-01/08

Urbroj:
5030104-01-3

Zagreb, 26. srpnja 2001.

Potpredsjednica
**Željka Antunović,** v. r.

if !supportEmptyParas endif

if !supportEmptyParas endif

if !supportEmptyParas endif

Uredba, NN 70/2001-1225