### NN 117/2021 (29.10.2021.), Naputak za provedbu Zakona o državnim maticama

MINISTARSTVO PRAVOSUĐA I UPRAVE

2012

Na temelju članka 53. Zakona o državnim maticama (»Narodne novine«, br. 96/93., 76/13. i 98/19.) ministar pravosuđa i uprave donosi

NAPUTAK

ZA PROVEDBU ZAKONA O DRŽAVNIM MATICAMA

I. OPĆE ODREDBE

1. Predmet naputka

Članak 1.

Ovim Naputkom propisuje se način rada u vođenju državnih matica, pravo uvida u državne matice i spise te način izdavanja isprava iz državnih matica.

2. Upis podataka u državne matice

Članak 2.

U državnu maticu podatke upisuje matičar matičnog područja kojem pripada naseljeno mjesto gdje se dogodila činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti.

Članak 3.

(1) Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti upisuju se u odgovarajuću državnu maticu po rednim brojevima, počevši od broja jedan do broja kojim završava posljednji upis istekom kalendarske godine.

(2) Temeljni upisi u državnu maticu obavljaju se, u pravilu, po redu prijava, odnosno po redu kojim su zaprimljena pismena na temelju kojih se obavlja upis.

(3) Ako pismeno na temelju kojeg se obavlja temeljni upis ne stigne u godini u kojoj je datirano, odnosna činjenica upisuje se u državnu maticu one godine u kojoj je pismeno stiglo matičaru.

Članak 4.

(1) Kod svakog upisa u državnu maticu, upisuje se datum izvršenja upisa te osobno ime matičara koji je izvršio upis.

(2) Uz svaki naknadni upis i bilješku potrebno je upisati datum upisa bilješke te osobno ime matičara koji je bilješku upisao.

(3) Datum se piše arapskim brojevima. Sati se pišu brojevima od 00 do 23, a minute od 00 do 59.

Članak 5.

(1) Upis u državnu maticu matičar je dužan u skladu s člankom 25. Zakona o državnim maticama izvršiti bez odgode.

(2) Upis se može odgoditi kad su podaci koji se moraju upisati nepotpuni. U tom slučaju, matičar će pozvati prijavitelja da dopuni podatke. Ako se radi o podacima koji prijavitelju nisu poznati i ne mogu se pribaviti u postupku, matičar će izvršiti upis, a rubrike državne matice određene za upis tih podataka ostavit će nepopunjene.

(3) Ako se podatak određen za temeljni upis, koji je do zaključenja temeljnog upisa ostao nepopunjen, naknadno utvrdi, matičar će izvršiti upis tog podatka u odgovarajuću rubriku državne matice nakon izvršenog naknadnog upisa i bilješke o određenom podatku.

Članak 6.

(1) Osobni podaci roditelja novorođenog djeteta, osobni podaci ženika i nevjeste i osobni podaci za umrlu osobu upisuju se na temelju podataka iz državnih matica ili drugih javnih isprava kojima se isti dokazuju.

(2) Drugi podaci predviđeni zakonom, koji se ne dokazuju javnim ispravama, upisuju se u državne matice na temelju izjave (zanimanje, osobno ime djeteta, nacionalnost i dr.).

(3) O svim usmenim izjavama na temelju kojih se upisuje neki podatak u državnu maticu, matičar sastavlja zapisnik.

Članak 7.

(1) Podatak o hrvatskom državljanstvu upisuje se u državnu maticu na temelju podataka upisanih u evidenciji o državljanstvu.

(2) Podatak o stranom državljanstvu upisuje se u državnu maticu na temelju odgovarajuće strane isprave.

(3) Naziv državljanstva ispisuje se, u pravilu, pridjevom izvedenim iz imena države čiji je državljanin osoba na koju se podaci odnose.

Članak 8.

(1) Prilikom upisa činjenice rođenja ili smrti u državnu maticu u rubriku »Primjedbe« upisuje se podatak o prijavitelju, a prilikom upisa sklapanja braka podatak o osnovi upisa.

(2) Ako je prijavitelj iz stavka 1. ovog članka fizička osoba, upisuje se ime, prezime, prebivalište prijavitelja i datum prijave.

(3) Ako je prijavitelj iz stavka 1. ovog članka pravna osoba, upisuje se naziv pravne osobe te brojčana oznaka i datum prijave.

(4) Ako se rođenje, sklapanje braka, smrt i druge činjenice koje se upisuju u državne matice, upisuju u državnu maticu na temelju rješenja (ili drugog akta) nadležnog javnopravnog tijela, u rubriku »Primjedbe« upisuje se podatak o osnovi upisa uz naznaku naziva javnopravnog tijela koje je donijelo rješenje na temelju kojeg se unosi upis u državnu maticu, brojčane oznake i datuma rješenja.

Članak 9.

(1) Ako stranke ne razumiju službeni jezik, upis će im se prevoditi putem sudskog tumača i to se bilježi u rubrici »Primjedbe«.

(2) Ako je stranka ili svjedok nepismen ili se ne može potpisati, prilikom sastavljanja zapisnika potpisat će je druga pismena osoba uz naznaku svog osobnog imena, adrese i broja identifikacijske isprave.

(3) Stranke koje su gluhe pročitat će upis.

(4) Strankama koje su gluhonijeme, a ne znaju ni čitati ni pisati, upis se mora objasniti putem tumača, odnosno prevoditelja znakovnog jezika ili druge osobe koja se s njima može sporazumjeti i to se bilježi u rubrici »Primjedbe«.

3. Provjera i utvrđivanje podataka

Članak 10.

(1) Matičar će po službenoj dužnosti provjeriti podatke osobnih stanja građana u evidencijama koje neposredno vodi, odnosno o kojima javnopravna tijela u Republici Hrvatskoj vode službenu evidenciju. Provjera podataka obavlja se uvidom u dostupne evidencije, a koriste se podaci verificiranih upisa.

(2) Hrvatski državljani koji žele sklopiti brak u Republici Hrvatskoj, a nisu upisani u maticu rođenih, radi utvrđivanja njihovog osobnog stanja prije sklapanja braka trebaju se upisati u maticu rođenih u Republici Hrvatskoj.

(3) Za strane državljane kod sklapanja braka provjera osobnog stanja utvrđuje se na temelju isprave o rođenju, potvrde kojom se dokazuje slobodno bračno stanje i potvrde o nepostojanju zakonskih zapreka za sklapanje braka te da će brak biti priznat.

(4) Isprave i potvrde iz stavka 3. ovog članka, koje služe provjeri osobnog stanja kod sklapanja braka, ne smiju biti starije od tri mjeseca, osim ako na njima nije propisan drugi rok važenja za ovu svrhu.

4. Ispravci i dopune podataka

Članak 11.

(1) Nakon zaključenja temeljnog upisa, matičar smije u skladu s člancima 30. i 39. Zakona o državnim maticama samo na temelju rješenja nadležnog upravnog tijela:

1. ispraviti greške

2. dopuniti podatke

3. poništiti upis ili bilješku.

(2) Ispravljeni podaci upisuju se u odgovarajuće rubrike matice, a u rubriku »Bilješke« upisuje se koji je podatak ispravljen te naziv nadležnog tijela koje je donijelo rješenje, brojčana oznaka i datum rješenja.

(3) Dopunjeni podaci upisuju se u odgovarajuće rubrike matice, a u rubriku »Bilješke« upisuje se koji je podatak dopunjen te naziv nadležnog tijela koje je donijelo rješenje, brojčana oznaka i datum rješenja.

(4) O poništenju upisa ili bilješke upisuje se bilješka o poništenju.

5. Upis promjena podataka

Članak 12.

(1) Sve promjene koje se odnose na činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti, a nastale su ili su postale poznate nakon izvršenog temeljnog upisa, upisuju se u skladu s člankom 38. Zakona o državnim maticama kao bilješke.

(2) Kod upisa bilješki iz stavka 1. ovog članka, uz bilješku se upisuje podatak o osnovi upisa te naziv javnopravnog tijela koje je donijelo rješenje (ili drugi akt) na temelju kojeg se upisuje bilješka, brojčana oznaka i datum rješenja (ili drugog akta), podatak o imenu i prezimenu matičara i datumu upisa bilješke te datum nastanka događaja. Kada je to odlučno za nastup određene činjenice, upisuje se i datum pravomoćnosti rješenja.

(3) Nakon unosa primjedbi i bilješki označava se da li se primjedbe ili bilješke prikazuju na potvrdi u rubrici »Primjedbe i naknadni upisi« ili na izvatku u rubrici »Primjedbe« i »Naknadni upisi i bilješke« te kojim redoslijedom.

(4) O programskoj promjeni podataka informacijski sustav državnih matica automatski stavlja bilješku o vremenu, sadržaju i razlogu promjene.

6. Verifikacija upisa

Članak 13.

(1) Upis u državnu maticu matičar mora verificirati. Verifikaciju obavlja matičar nadležnog matičnog ureda.

(2) Podatak o verifikaciji upisa kao i osobno ime matičara koji je verifikaciju izvršio moraju biti vidljivi u elektroničkom zapisu i ulaze u sadržaj isprave koja se izdaje.

(3) Na obrascu isprave na za to predviđenom mjestu iskazuje se ime matičara koji izdaje ispravu.

(4) Matičar koji je izvršio verifikaciju upisa odgovoran je za sadržaj isprave pripremljene za ispis, a matičar koji izdaje ispravu iz verificiranog upisa dužan je dodatno provjeriti sadržaj isprave.

(5) Nenadležni matičar nema ovlasti mijenjati sadržaj upisa ili isprave koji su verificirani u nadležnom matičnom uredu.

Članak 14.

(1) Verifikacija je potvrda da su svi upisani podaci točni i da se temeljem takvog upisa mogu izdati isprave.

(2) Prije verifikacije upisa prenesenih iz starijih državnih matica, posebno crkvenih matičnih knjiga, potrebno je izvršiti dodatne provjere u svim dostupnim evidencijama u Republici Hrvatskoj radi dopune nepotpunih upisa.

(3) U slučaju višestrukog upisa, postupak verifikacije se prekida do okončanja upravnog postupka o pravovaljanom upisu.

Članak 15.

(1) Ako upis nije verificiran, isprava se ne može izdati. Ovlašteni matičar koji je zaprimio zahtjev za izdavanje isprave mora zatražiti od nadležnog matičara verifikaciju upisa.

(2) Ako se upis iz bilo kojeg razloga ne može verificirati, nadležni matičar o tome izvješćuje matičara kojem je podnesen zahtjev za izdavanje isprave. O nemogućnosti verifikacije matičar kojem je podnesen zahtjev za izdavanje isprave obavještava stranku.

Članak 16.

Naknadnim upisom nove bilješke u već verificirani upis, mora se ponoviti verifikacija upisa.

II. MATICA ROĐENIH

1. Prijava i upis rođenja djeteta

Članak 17.

(1) Temeljni upis činjenice rođenja upisuje se u maticu rođenih u skladu s odredbama članaka 10., 27. i 40. Zakona o državnim maticama na temelju:

1. usmene ili pisane prijave

2. odluke nadležnog upravnog tijela

3. inozemne isprave o rođenju.

(2) Ako se činjenica rođenja djeteta prijavljuje usmeno, o prijavi matičar sastavlja zapisnik.

Članak 18.

(1) Rođenje djeteta u zdravstvenoj ustanovi prijavljuje se pisano, u pravilu, elektroničkim putem.

(2) Elektroničke prijave dostavljaju se nadležnom matičnom uredu.

(3) Ako matični ured nije nadležan za mjesto rođenja ili dijete nije rođeno u zdravstvenoj ustanovi koja je dostavila elektroničku prijavu, zatražit će od zdravstvene ustanove storno elektroničke prijave i dostavu prijave rođenja djeteta u fizičkom obliku (papirnatu). Nakon toga, nenadležni matični ured prosljeđuje prijavu rođenja u fizičkom obliku nadležnom matičnom uredu.

Članak 19.

(1) Za dijete rođeno u prometnom sredstvu kao mjesto rođenja upisuje se mjesto u kojem je putovanje majke završilo.

(2) Za dijete rođeno kod kuće kao mjesto rođenja upisuje se mjesto gdje se dijete rodilo.

Članak 20.

(1) Ako majka rodi dvoje ili više djece odjednom, svako dijete treba upisati posebno u državnu maticu po redu rođenja. U rubriku »Primjedbe« upisuje se da su djeca blizanci i kod svakog se navodi redni broj pod kojim je upisan njegov blizanac.

(2) Ako se red rođenja blizanaca ne može ustanoviti, dodaje se u produžetku: »Red rođenja blizanaca nije utvrđen.«

Članak 21.

(1) Činjenica rođenja mrtvorođenog djeteta upisuje se u maticu rođenih s podacima koji su predviđeni za živorođeno dijete osim podatka o državljanstvu. Osobno ime unosi se na zahtjev roditelja.

(2) U rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka da je dijete mrtvorođeno.

2. Određivanje osobnog imena djeteta

Članak 22.

Ako prilikom prijavljivanja činjenice rođenja nije određeno osobno ime djeteta, odgovarajuća rubrika popunit će se kad osobno ime djeteta bude određeno.

Članak 23.

(1) Ako je osobno ime djeteta odredio centar za socijalnu skrb, matičar će upisati određeno osobno ime u odgovarajuću rubriku temeljnog upisa matice rođenih te o tome upisati bilješku.

(2) Ako su osobno ime djeteta odredili roditelji nakon isteka zakonskog roka za određivanje osobnog imena djetetu, a prije nego je centar za socijalnu skrb donio rješenje o osobnom imenu djeteta, matičar će temeljem rješenja nadležnog upravnog tijela županije odnosno Grada Zagreba (dalje: nadležno upravno tijelo) upisati određeno osobno ime u odgovarajuću rubriku temeljnog upisa matice rođenih te o tome upisati bilješku s naznakom tko je i kad odredio osobno ime djetetu te dostaviti o tome obavijest nadležnom centru za socijalu skrb.

3. Izjava o osobnom imenu za uporabu u pravnom prometu

Članak 24.

(1) Ako se osobno ime određeno djetetu sastoji od više riječi, u skladu s člankom 13. Zakona o državnim maticama, osobe ovlaštene za određivanje osobnog imena djeteta, mogu matičaru dati izjavu kojim će se osobnim imenom dijete služiti u pravnom prometu.

(2) Matičar će prilikom upisa djeteta u maticu rođenih u rubriku »Primjedbe« upisati kojim će se osobnim imenom dijete služiti u pravnom prometu.

(3) Ako se izjava o osobnom imenu djeteta za uporabu u pravnom prometu daje po isteku zakonskog roka od 30 dana od dana rođenja, upis se obavlja na temelju izjave dane na zapisnik.

(4) Za osobe koje u matici rođenih imaju upisano više riječi u imenu ili prezimenu, a daju izjavu o osobnom imenu za uporabu u pravnom prometu, upis bilješke u maticu rođenih obavlja se na temelju izjave dane na zapisnik.

(5) Ako matičar pred kojim je dana izjava o osobnom imenu za uporabu u pravnom prometu nije nadležan za upis izjave, bez odgode će dostaviti primjerak zapisnika nadležnom matičaru.

4. Podaci o roditeljima

Članak 25.

(1) Ako je prilikom temeljnog upisa činjenice rođenja u maticu rođenih jedan roditelj djeteta nepoznat ili su nepoznati drugi podaci, rubrike predviđene za unošenje odnosnih podataka ne popunjavaju se, a u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka da su ti podaci nepoznati.

(2) Nakon utvrđivanja podataka koji do zaključenja temeljnog upisa nisu bili poznati isti se upisuju u odgovarajuće rubrike, a bilješka o nepostojanju tih podataka iz rubrike »Primjedbe« ne iskazuje se na izvatku i potvrdi iz matice rođenih.

(3) Kod upisa činjenice rođenja nađenog djeteta čiji roditelji nisu poznati, u rubriku »Primjedbe« unosi se bilješka o izvršenom upisu na temelju rješenja nadležnog centra za socijalnu skrb, brojčana oznaka i datum rješenja.

Članak 26.

Ako je majčinstvo ili očinstvo utvrđeno u sudskom postupku, podatak o roditelju upisat će se u odgovarajuće rubrike matice rođenih na temelju sudske odluke.

5. Priznanje očinstva

Članak 27.

(1) Postupak priznanja očinstva pred matičarem uređen je Obiteljskim zakonom.

(2) Kad je priznanje očinstva, uz pristanak majke, dano prije ili prilikom temeljnog upisa činjenice rođenja, bilješka o priznanju očinstva upisuje se u rubriku »Primjedbe«.

(3) Kad je priznanje očinstva dano nakon upisa činjenice rođenja, podatak o ocu upisat će se u odgovarajuću rubriku matice rođenih te se upisuje bilješka o priznanju očinstva.

(4) Nakon priznanja ili utvrđivanja očinstva, otac djeteta zajedno s majkom djeteta može odrediti novo osobno ime djetetu te dati izjavu o nacionalnosti djeteta.

(5) Ako se priznanje očinstva odnosi na dijete koje je u maticu rođenih upisano sa stranim državljanstvom, a priznanje očinstva je uslijedilo od osobe koja je u vrijeme djetetova rođenja bila hrvatski državljanin, matičar uz bilješku o priznanju upisuje i bilješku o stjecanju hrvatskog državljanstva podrijetlom.

(6) Ako matičar pred kojim je dana izjava o priznanju majčinstva ili očinstva nije nadležan za upis djeteta u maticu rođenih, bez odgode će dostaviti primjerak zapisnika nadležnom matičaru.

(7) Ako je priznanje očinstva dano u valjanoj oporuci, matičar postupa na isti način kao da je primio zapisnik o priznanju očinstva.

(8) Ako se priznanje očinstva odnosi na punoljetnu osobu, bilješka o pristanku na priznanje upisuje se na isti način kao i za dijete.

6. Osporeno očinstvo ili majčinstvo

Članak 28.

(1) O osporenom očinstvu ili majčinstvu djeteta u matici rođenih upisuje se bilješka.

(2) Podaci o ocu ili majci u temeljnom upisu matice rođenih, nakon osporenog očinstva ili majčinstva, ne iskazuju se na ispravama iz matice rođenih.

(3) U slučaju osporenog majčinstva, smatra se osporenim i očinstvo majčina muža, odnosno muškarca čije je očinstvo utvrđeno priznanjem te se podaci o mužu majke odnosno priznatom ocu ne iskazuju na ispravama.

7. Upis posvojenja

Članak 29.

(1) Upis posvojenja matičar obavlja sukladno Obiteljskom zakonu.

(2) Posvojenik se u maticu rođenih upisuje s podacima koji su za njega važeći od dana pravomoćnosti rješenja o posvojenju.

(3) Kod upisa posvojenja za dijete stranog državljanstva ili bez državljanstva koje su posvojili hrvatski državljani, u maticu rođenih kod novog upisa matičar po službenoj dužnosti upisuje podatak o hrvatskom državljanstvu.

(4) Kod novog upisa posvojenika u maticu rođenih u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka o izvršenom upisu na temelju rješenja.

8. Upis podatka o državljanstvu

Članak 30.

(1) Podatak o državljanstvu djeteta matičar upisuje na temelju podataka upisanih za roditelje u evidenciji o državljanstvu kod stjecanja hrvatskog državljanstva podrijetlom, odnosno na temelju rješenja nadležnog tijela državne uprave kod stjecanja državljanstva djeteta prirođenjem.

(2) Ako su roditelji djeteta strani državljani, podatak o državljanstvu djeteta upisuje se na temelju odgovarajućih osobnih identifikacijskih isprava, a kod različitog državljanstva roditelja podatak o državljanstvu djeteta upisuje se na izričit zahtjev odnosno na temelju zajedničke izjave roditelja ili izjave roditelja koji je prijavio činjenicu rođenja. U tom slučaju, u rubriku »Primjedbe« upisuje se da je državljanstvo djeteta upisano na temelju izjave roditelja.

III. MATICA VJENČANIH

1. Prijava namjere sklapanja braka i upis u
 maticu vjenčanih

Članak 31.

(1) Namjeru sklapanja braka ženik i nevjesta osobno prijavljuju nadležnom matičnom uredu na području kojeg žele sklopiti brak sukladno Obiteljskom zakonu.

(2) O prijavi namjere sklapanja braka sastavlja se zapisnik. Zapisnik o prijavi namjere sklapanja braka sastavlja se i za vjerski oblik sklapanja braka s učincima građanskog braka.

(3) Ako ženik ili nevjesta ili oboje ne razumiju službeni jezik, prijava namjere sklapanja braka obavlja se putem sudskog tumača.

(4) Ako ženik i nevjesta žele sklopiti brak u vjerskom obliku, matičar će im nakon sastavljenog zapisnika o prijavi namjere sklapanja braka izdati potvrdu o ispunjavanju pretpostavki za sklapanje braka.

Članak 32.

(1) Nakon sastavljanja zapisnika o prijavi namjere sklapanja braka, a prije sklapanja braka, temeljem podataka iz zapisnika izvršit će se upis u maticu vjenčanih i privremeno verificirati upis radi pripreme izvatka iz matice vjenčanih.

(2) Nakon što je brak sklopljen, upis u maticu vjenčanih se verificira.

(3) U slučaju da ne dođe do sklapanja braka, upis u maticu vjenčanih će se poništiti uz napomenu da nije došlo do sklapanja braka. Ovakav upis bit će vidljiv samo matičnom uredu koji je upis izvršio.

(4) Nakon poništenja upisa, poništit će se izrađene isprave stavljanjem dijagonalno preko izvatka oznake »PONIŠTENO«.

Članak 33.

Ako je za sklapanje braka prethodno izdana dozvola nadležnog suda u rubriku »Primjedbe« upisuje se odgovarajuća bilješka o tome.

Članak 34.

(1) Kod sklapanja braka uz prisustvo ovlaštenog sudskog tumača ženika ili nevjeste, u odgovarajuću rubriku matice vjenčanih upisuje se ime i prezime i prebivalište tumača, a u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka da je brak sklopljen uz prisutnost tumača te jezik tumačenja.

(2) Ako je pri sklapanju braka bio prisutan tumač, on se potpisuje na izjavi o pristanku ispod mjesta određenog za potpis svjedoka.

Članak 35.

(1) Nakon sklopljenog braka, bračni drugovi, svjedoci i matičar potpisuju se na izjavu o pristanku.

(2) Bračni drugovi potpisuju se prezimenom koje su uzeli kod sklapanja braka.

(3) Izjava je sastavni dio zapisnika o prijavi namjere sklapanja braka koji se ulaže u temeljni spis.

(4) Izjava ženika i nevjeste o njihovom prezimenu nakon sklapanja braka upisuje se u maticu vjenčanih.

2. Vjerski brak s učincima građanskog braka

Članak 36.

(1) Ako se upis u maticu vjenčanih obavlja na temelju potvrde o sklopljenom braku u vjerskom obliku s učincima građanskog braka, u rubriku »Primjedbe« upisuje se bilješka o tome uz naznaku naziva i sjedišta vjerske zajednice

(2) Obavijest o izvršenom upisu kao i naknadnim upisima i bilješkama u maticu vjenčanih, matičar dostavlja i službeniku vjerske zajednice koji je sklopio brak.

3. Utvrđivanje postojanja braka

Članak 37.

Kad je postojanje braka utvrđeno odlukom suda, kao datum sklapanja braka u matici vjenčanih upisuje se datum označen u sudskoj odluci.

IV. MATICA UMRLIH

1. Prijava i upis smrti

Članak 38.

Činjenica smrti upisuje se u maticu umrlih na temelju usmene ili pisane prijave ili na temelju odluke nadležnog tijela.

Članak 39.

(1) Rubrike matice umrlih za koje se podaci nisu mogli pribaviti i utvrditi ne popunjavaju se te se upisuje bilješka da su ti podaci nepoznati.

(2) Ako se činjenica smrti upisuje u maticu umrlih matičnog područja gdje se umrli sahranjuje, radi toga što je smrt nastupila u prometnom sredstvu u kretanju, mjestu prometne ili druge nesreće za koje je matično područje odnosno mjesto smrti neodredivo, podatak o mjestu smrti se ne popunjava.

(3) Odredba stavka 2. ovog članka odgovarajuće se primjenjuje kod upisa u maticu umrlih proglašenja nestalih osoba umrlim, odnosno sudskom dokazivanju činjenice smrti ako u odluci suda nije naznačeno mjesto smrti.

(4) Ako se naknadno utvrdi identitet nepoznate osobe čije je tijelo nađeno, upis podataka obavlja se na temelju rješenja nadležnog upravnog tijela te se o tome upisuje bilješka.

(5) Ako isprava inozemnog tijela ne sadrži sve podatke koji se upisuju u maticu umrlih, a umrla osoba je upisana u maticu rođenih odnosno maticu vjenčanih u Republici Hrvatskoj, matičar će po službenoj dužnosti utvrditi potrebne podatke i upisati ih u maticu umrlih.

Članak 40.

Ako sud ukine rješenje o proglašenju nestale osobe umrlom, upis se poništava te se o tome upisuje bilješka i zabranjuje izdavanje isprava.

2. Sastavljanje smrtovnice

Članak 41.

(1) Matičar sastavlja smrtovnicu sukladno Zakonu o nasljeđivanju.

(2) Ako matičar kojem je prijavljena činjenica smrti nije mogao pribaviti potrebne podatke za popunjavanje smrtovnice, dostavit će sudu samo izvadak iz matice umrlih.

V. POSTUPANJE S DRŽAVNIM MATICAMA I SPISIMA TE UVID U DRŽAVNE MATICE

1. Postupanje s državnim maticama i spisima

Članak 42.

(1) Spisi (predmeti) koji se odnose na upis u državne matice su spisi trajne vrijednosti i čuvaju se sukladno propisima kojima se uređuje upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom.

(2) Obavijesti o činjenicama koje se u državne matice upisuju kao temeljni odnosno naknadni upisi, primjedbe i bilješke dostavljene u elektroničkom obliku čuvaju se trajno u elektroničkom obliku.

Članak 43.

(1) Za spise državnih matica vodi se posebna evidencija u informacijskom sustavu elektroničkog uredskog poslovanja.

(2) Pismena se, prema vrsti državnih matica i godini u kojoj su upisi izvršeni, stavljaju u posebne omote i slažu kronološkim redom prema rednim brojevima upisa.

(3) Spisi koji se odnose na ranije temeljne upise ulažu se u spise temeljnog upisa, a ako ne postoji arhiva spisa temeljnog upisa iz ranijih godina, ovi se spisi odlažu u posebni omot prema godini upisa u državnu maticu.

Članak 44.

(1) Matične knjige i spisi na temelju kojih je izvršen upis u državne matice moraju se čuvati u posebnim ormarima kako bi se sačuvali od zlouporabe, uništenja ili oštećenja.

(2) Kopije crkvenih matičnih knjiga koje su vraćene nadležnim biskupijama čuvaju se u elektroničkom obliku koji osigurava njihovu nepromjenjivost i cjelovitost.

2. Uvid u državne matice i spise

Članak 45.

(1) Ako matičar u skladu s člankom 44. Zakona o državnim maticama dopusti uvid u državne matice ili spise i rješenja na temelju kojih je izvršen upis u državne matice, dužan je biti nazočan obavljanju uvida i omogućiti uvid samo za određenu činjenicu odnosno određeni podatak.

(2) O izvršenom uvidu matičar sastavlja službenu bilješku koja se zajedno s dokazom pravnog interesa za uvid ulaže u temeljni spis.

(3) O svakoj dozvoli uvida u državnu maticu i temeljne spise vodi se posebna evidencija o osobnim podacima danim na uvid ili obradu s naznakom datuma uvida. Ova evidencija može se voditi u informacijskom sustavu elektroničkog uredskog poslovanja.

VI. IZDAVANJE ISPRAVA I POTVRDA IZ DRŽAVNIH MATICA

1. Izdavanje izvadaka i potvrda

Članak 46.

(1) Izvaci i potvrde iz državnih matica izdaju se na obrascima propisanim pravilnikom kojim se propisuju obrasci isprava koje se izdaju iz državnih matica.

(2) Na zahtjev stranke mogu se izdati i druge potvrde o pojedinim podacima upisanim u državne matice.

(3) Matičar će na zahtjev stranke uz potvrdu koja se izdaje za uporabu u drugoj državi članici EU, a obuhvaćena je Uredbom (EU) 2016/1191 Europskog parlamenta i Vijeća od 6. srpnja 2016. o promicanju slobodnog kretanja građana pojednostavnjenjem zahtjeva za predočavanje određenih javnih isprava u Europskoj uniji i o izmjeni Uredbe (EU) br. 1024/2012 izdati i višejezični standardni obrazac na jeziku druge države članice koji stranka zatraži.

2. Podaci i bilješke koji se ne iskazuju

Članak 47.

(1) Bilješke o izvršenim ispravcima grešaka u državnim maticama ne iskazuju se u izvacima i potvrdama iz državnih matica, nego se iskazuju samo ispravljeni podaci.

(2) Na izvatku iz državne matice ne iskazuje se bilješka iz rubrike »Primjedbe« o nepoznatom ili nepopunjenom podatku koji je naknadno upisan u odgovarajuću rubriku državne matice, a o čemu postoji bilješka.

(3) Na potvrdama se ne ispisuju bilješke iz rubrike »Primjedbe« o radnjama koje je matičar tijekom upisa dužan ubilježiti u državnoj matici, kao što su: podaci o prijavitelju, osnovi za izvršenje upisa ako upis nije izvršen po prijavi, podaci o tumaču, odobrenje sklapanja braka odlukom suda, bilješka o nađenom djetetu, bilješka o priznanju očinstva dana do zaključenja upisa, bilješka o načinu određivanja osobnog imena, bilješka o drugim nepoznatim podacima za temeljni upis do zaključenja upisa i dr.

(4) Na potvrdama o upisu pojedinih činjenica, iz rubrike »Naknadni upisi i bilješke« ne iskazuju se podaci koji se odnose na dopunu temeljnog upisa koji su upisani u odgovarajuće rubrike državne matice, naknadni upisi i bilješke kojima se ne mijenja temeljni upis ili osobno stanje te podaci o činjenicama iz osobnog stanja koje su prestale važiti (lišenje i vraćanje poslovne sposobnosti, osporeno očinstvo, vraćeno pravo na roditeljsku skrb, upis braka koji je prestao, vraćanje na rođeno prezime prije braka koji je prestao, ako je osoba s rođenim prezimenom sklopila brak i dr.).

(5) Na izvacima i potvrdama što se izdaju iz državnih matica ne iskazuje se matični broj građana.

3. Nepopunjene rubrike

Članak 48.

(1) Prilikom izdavanja izvadaka i potvrda iz državnih matica, matičar će nepopunjene rubrike u njima precrtati.

(2) U rubrikama predviđenim za upisivanje primjedbi, naknadnih upisa i bilješki, koje nisu do kraja popunjene, matičar će ispod zadnjeg popunjenog retka povući vodoravnu crtu, a nepopunjeni dio dijagonalno precrtati.

VII. UPISI ČINJENICA NASTALIH U INOZEMSTVU U DRŽAVNE MATICE

1. Upis u državne matice na temelju inozemnog izvatka

Članak 49.

(1) Izvadak iz državne matice inozemnog tijela dostavlja stranka koja zahtijeva upis.

(2) Nakon izvršenog temeljnog upisa na temelju izvatka inozemnog tijela, matičar dostavlja obavijesti nadležnim tijelima u Republici Hrvatskoj.

Članak 50.

U slučaju postojanja međunarodnih ili međudržavnih sporazuma o obvezi inozemnih tijela za dostavu izvadaka iz državnih matica, upućenih putem diplomatske misije ili konzularnih ureda Republike Hrvatske u inozemstvu, matičar obavlja upis u odgovarajuću državnu maticu po službenoj dužnosti.

Članak 51.

(1) Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka ili smrti hrvatskih državljana koje su se dogodile u inozemstvu, upisuju se u državnu maticu s podacima navedenim u inozemnom izvatku. U rubriku »Primjedbe« upisuje se podatak o osnovi upisa uz naznaku naziva i države inozemnog tijela koje je izdalo ispravu, broja i datuma izdavanja isprave.

(2) Izvadak iz državne matice inozemnog tijela mora biti sastavljen na propisanom obrascu sukladno odredbama međunarodnih konvencija (za države potpisnice), odnosno sukladno propisima države u kojoj je izvadak izdan.

(3) Na izvatke iz državnih matica dostavljenih iz inozemstva koji nisu sastavljeni sukladno međunarodnim konvencijama, primjenjuju se propisi o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu.

(4) Ako izvadak inozemnog tijela ne sadrži podatke potrebne za temeljni upis, službenik diplomatske misije ili konzularnog ureda Republike Hrvatske u inozemstvu ili matičar u vrijeme upisa, utvrđuje podatke potrebne za temeljni upis na temelju javnih isprava kojima se dotični podaci dokazuju odnosno podataka upisanih u službene evidencije i o tome se upisuje bilješka u rubriku »Primjedbe« uz naznaku naziva diplomatske misije ili konzularnog ureda koji je dostavio podatke, odnosno da je podatke utvrdio matičar.

(5) Ako su podaci utvrđeni nakon izvršenog upisa na temelju inozemnog izvatka, postupa se u skladu s člankom 36. Zakona o državnim maticama.

(6) Uz mjesto rođenja, sklapanja braka ili smrti u inozemstvu upisuje se i država.

Članak 52.

(1) Kod upisa činjenica rođenja hrvatskih državljana nastalih u inozemstvu koji su hrvatsko državljanstvo stekli podrijetlom, a na inozemnom izvatku je naveden i podatak o stranom državljanstvu, u maticu rođenih u odgovarajuću rubriku upisuje se podatak o hrvatskom državljanstvu.

(2) Kod upisa činjenica rođenja nastalih u inozemstvu osoba koje su naknadno stekle hrvatsko državljanstvo, stečeno hrvatsko državljanstvo upisuje se u rubriku »Primjedbe« uz bilješku o osnovi upisa.

(3) Ako je na izvatku inozemnog tijela o činjenici rođenja djeteta koje hrvatsko državljanstvo stječe podrijetlom, upisan podatak o stranom državljanstvu roditelja, a koji su istodobno i hrvatski državljani, u maticu rođenih upisuje se podatak o hrvatskom državljanstvu roditelja.

(4) Ako dijete hrvatsko državljanstvo stječe podrijetlom po jednom roditelju, u maticu rođenih upisat će se podatak o hrvatskom državljanstvu za dotičnog roditelja, a za drugog roditelja će se upisati podatak o državljanstvu iz inozemnog izvatka.

Članak 53.

Ako je kod upisa činjenice sklapanja braka hrvatskih državljana u inozemstvu na inozemnom izvatku za hrvatskog državljanina naveden podatak o stranom državljanstvu, u maticu vjenčanih u odgovarajuću rubriku upisuje se podatak o hrvatskom državljanstvu.

Članak 54.

Strane brojčane identifikacijske oznake osoba na inozemnim izvacima ne upisuju se u državne matice.

Članak 55.

Kad na temelju izvatka iz matice vjenčanih inozemnog tijela nije vidljivo kojim se prezimenom bračni drugovi služe nakon sklapanja braka, u odgovarajuću rubriku matice vjenčanih upisuje se prezime koje su bračni drugovi imali prilikom sklapanja braka.

Članak 56.

(1) Nakon izvršenog temeljnog upisa na temelju izvatka inozemnog tijela, matičar dostavlja obavijest nadležnim tijelima u Republici Hrvatskoj i stranci.

(2) Ako je upis izvršen po službenoj dužnosti u slučaju postojanja međunarodnih ili međudržavnih sporazuma o obvezi inozemnih tijela za dostavu izvadaka iz državnih matica, upućenih putem diplomatske misije ili konzularnih ureda Republike Hrvatske u inozemstvu, obavijest o izvršenom upisu dostavlja se nadležnoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu Republike Hrvatske u inozemstvu putem ministarstva nadležnog za vanjske poslove.

2. Upis u maticu rođenih na temelju rješenja

Članak 57.

(1) Činjenica rođenja nastala u inozemstvu upisuje se u maticu rođenih na temelju rješenja nadležnog upravnog tijela u skladu s člankom 40. Zakona o državnim maticama.

(2) Podaci za temeljni upis utvrđuju se prema stanju podataka u vrijeme nastanka činjenice rođenja.

3. Konzularni brak

Članak 58.

Konzularni brak hrvatskih državljana sklopljen u hrvatskoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu u inozemstvu i konzularni brak hrvatskih državljana s višestrukim državljanstvom sklopljen u diplomatsko-konzularnom predstavništvu tih država ne upisuje se u maticu vjenčanih kao temeljni upis, nego samo u maticu rođenih kao naknadna bilješka.

4. Upisi bilješki u državne matice na temelju odluka inozemnih sudova i drugih tijela

Članak 59.

(1) Odluke inozemnih sudova u bračnim stvarima, u stvarima odnosa roditelja i djece ili posvojenja kao i druge odluke inozemnih sudova odnosno drugih inozemnih tijela koje se odnose na osobno stanje hrvatskih državljana, upisat će se u državne matice u Republici Hrvatskoj samo ako su priznate rješenjem nadležnog suda u Republici Hrvatskoj.

(2) Na priznavanje odluka inozemnih sudova i drugih inozemnih tijela, temeljem kojih se u državne matice upisuju bilješke, primjenjuju se odredbe Zakona o međunarodnom privatnom pravu, Uredbe Vijeća (EZ) br. 2201/2003 od 27. studenoga 2003. o nadležnosti, priznanju i izvršenju sudskih odluka u bračnim sporovima i u stvarima povezanim s roditeljskom odgovornošću, kojom se stavlja izvan snage Uredba (EZ) br. 1347/2000, Zakona o potvrđivanju Konvencije o zaštiti djece i suradnji u vezi s međudržavnim posvojenjem te drugih posebnih propisa kojima se uređuju osobna stanja.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 60.

Stupanjem na snagu ovog Naputka prestaje važiti Naputak za provedbu Zakona o državnim maticama i upisu posvojenja u maticu rođenih (»Narodne novine«, broj 26/08.).

Članak 61.

Ovaj Naputak stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 223-01/21-01/121

Urbroj: 514-07-03-01/01-21-03

Zagreb, 21. listopada 2021.

Ministar
 dr. sc. Ivan Malenica, v. r.