## Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u Hrvatskoj javnobilježničkoj komori

### NN 65/2010 (26.5.2010.), Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u Hrvatskoj javnobilježničkoj komori

HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIČKA KOMORA

2034

Na temelju odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/04), te članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine« 90/02), Upravni odbor Hrvatske javnobilježničke komore na svojoj sjednici održanoj dana 19. 3. 2010., usvojio je

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA U HRVATSKOJ JAVNOBILJEŽNIČKOJ KOMORI

UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Hrvatske javnobilježničke komore (u daljnjem tekstu: Komora), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Članak 2.

Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Komore s rokovima čuvanja, koji obuhvaća arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Komore u prilogu je ovog Pravilnika i njegov je sastavni dio.

Članak 3.

Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Komore od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Komore predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Članak 5.

Arhivskim gradivom Hrvatske javnobilježničke komore smatra se sve gradivo ili dokumentacija nastala djelovanjem tijela i stručne službe Komore u okviru njihovih nadležnosti propisnih zakonom i drugim propisima, a koje su od trajnog značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvane, te koje je nastalo odabiranjem iz registraturnog gradiva nakon provedenog postupka odabiranja.

Članak 6.

Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih djelovanjem tijela i stručne službe Komore u obavljanju njihovih poslova propisanih zakonom i drugim propisima i obuhvaća upisnike, imenike, knjige, spise, kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno čitljive zapise, mikrooblike, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Članak 7.

Tajnik Komore kao odgovorna osoba dužna je voditi računa da se registraturno i arhivsko gradivo osigura od oštećenja, uništenje ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.

II. OBVEZE KOMORE KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 8.

Komora kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:

– savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu,

– na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 9.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Komore, prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani Komore.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

a) Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu.

b) Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Komore. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, rok čuvanja, napomena.

Članak 10.

Podaci Knjige pismohrane i Zbirne evidencije gradiva iz članka 9. ovoga Pravilnika, dostavljaju se nadležnom arhivu redovito jednom godišnje, na način propisan Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 63/04 i 106/07).

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 11.

Riješeni i dovršeni predmeti (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i sl. tehničke arhivske jedinice. Gradivo se u pismohranu odlaže tehnički opremljeno i popisano. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 (pet) godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano.

Članak 12.

Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama.

Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 13.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 14.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskoga i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 15.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i njihovo pregledavanje kao i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili se iz njega brišu.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili se predaju s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te s navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava, a najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obvezno.

IV. PERSONALNA DOKUMENTACIJA

Članak 16.

Personalna dokumentacija od statusnog značenja za javne bilježnike, vršitelje dužnosti javnog bilježnika, zamjenike javnog bilježnika, javnobilježničke prisjednike, javnobilježničke savjetnike, javnobilježničke vježbenike i zaposlenike Hrvatske javnobilježničke komore odlaže se primjenom načela personalnih dosjea.

Pod personalnim dokumentacijom iz st. 1 ovog članka smatraju se:

– dokumenti vezani uz imenovanje, zaposlenje, raspored, premještaj ili prestanak rada javnih bilježnika, vršitelja dužnosti javnih bilježnika, zamjenika javnih bilježnika i javnobilježničkih prisjednika, javnobilježničkih savjetnika, javnobilježničkih vježbenika i zaposlenika Hrvatske javnobilježničke komore

– dokumenti o stečenoj školskoj spremi i znanstvenim stupnjevima te o položenim stručnim, državnim i sličnim ispitima javnih bilježnika, vršitelja dužnosti javnih bilježnika, zamjenika javnih bilježnika i javnobilježničkih prisjednika, javnobilježničkih savjetnika, javnobilježničkih vježbenika i zaposlenika Hrvatske javnobilježničke komore

– osobni dokumenti i dokumenti od osobnog značenja za javne bilježnike, vršitelje dužnosti javnih bilježnika, zamjenika javnih bilježnika i javnobilježničkih prisjednika, javnobilježničkih savjetnika, javnobilježničkih vježbenika i zaposlenika Hrvatske javnobilježničke komore.

Personalni dokumenti izvan navedenih u prethodnom stavku, a koji imaju ograničeni rok čuvanja ne odlažu se u personalni dosje, već u posebnu evidenciju.

Personalni dosjei čuvaju se u priručnoj pismohrani Komore.

V. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 17.

Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 18.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 19.

Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorija mora biti opremljena odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah ili osigurana protupožarnim vratima.

Članak 20.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi tajnik Komore

Članak 21.

Komora je dužna u svojim prostorija organizirati opću pismohranu, a može imati i priručnu pismohranu.

Članak 22.

U priručnoj pismohrani čuvaju se dovršeni spisi tekuće godine, osim ako tajnik Komore ne odluči da se isti imaju odmah odložiti u opću pismohranu. Svi spisi koji se čuvaju trajno, osim personalnih dosjea, odlažu se u opću pismohranu.

Članak 23.

Priručna pismohrana može se nalaziti u bilo kojoj radnoj prostoji Komore, ili u različitim prostorijama za pojedine dokumentacijske cjeline.

Članak 24.

Spisi uloženi u priručnu pismohranu čuvaju se u posebnim ormarima, u posebnim svežnjevima, po dokumentacijskim cjelinama, oznakama, brojevima i godinama na koje se odnose.

Članak 25.

Opća pismohrana je zajednički za sve dokumentacijske cjeline.

Prostorija opće pismohrane mora ispunjavati uvjete i standarde definirane Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/04).

U općoj pismohrani čuvaju se spisi koji se na temelju zakona i posebnih propisa čuvaju trajno, te svi spisi izdvojeni iz priručnog arhiva.

Spisi koji se čuvaju trajno čuvaju se odvojeno od ostalih spisa, te s istih moraju biti odstranjeni oštetivači papira, te moraju biti smješteni u arhivske kutije ili arhivske mape koje ne sadrže metalne dijelove.

Članak 26.

Pojedini spisi povijesnog, znanstvenog ili političkog značenja, umjesto u općoj pismohrani, mogu se čuvati u zasebnoj pismohrani (Kasi ili trezoru), složeni po godištima i njihovoj važnosti, u posebnim svežnjevima na kojima će se sa vanjske strane označiti godišta spisa koji se nalazi u svežnju. Na isti način postupa se s gradivom koji je označeno određenim stupnjem tajnosti.

Članak 27.

Knjigovodstvene isprave koje se odnose na poslovanje Komore, a koje se po posebnim propisima čuvaju trajno, čuvaju se u općoj pismohrani, dok se ostale knjigovodstvene isprave mogu čuvati i priručnoj pismohrani u prostorijama računovodstva Komore.

VI. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 28.

Korištenje gradiva odobrava Tajnik Komore, odnosno drugi zaposlenik Komore kojeg ovlasti Tajnik.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost Tajnika Komore, odnosno drugog zaposlenika Komore kojeg ovlasti Tajnik.

Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva.

Članak 29.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja; uz odobrenje tajnika Komore.

VII. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 30.

Redovito, a najkasnije 5 (pet) godine od posljednjega provedenog postupka izlučivanja, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

Članak 31.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega odobrenje daje nadležni arhiv.

Članak 32.

Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće Tajnik Komore na temelju Posebnog popisa gradiva.

Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl., te poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa arhivskog i registratunog gradiva Komore.

Prijedlog popisa gradiva za izlučivanje, osim gore navedenog, treba još sadržavati ukupan raspon godina i količinu gradiva koja se želi izlučiti.

Članak 33.

U pripremi izlučivanja, prema potrebi može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnog arhiva.

Članak 34.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje koji je odobren i potpisan od predsjednika Komore, dostavlja se nadležnom arhivu.

Članak 35.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka tajnik Komore donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, koji u jednom primjerku dostavlja nadležnom arhivu.

Članak 36.

Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke.

Članak 37.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izlučivanja.

VIII. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 38.

Arhivsko gradivo Komore predaje se nadležnom arhivu na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« broj 105/97, 64/00 i 65/09) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).

Članak 39.

Arhivsko gradivo Komore predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

Članak 40.

O predaji arhivskog gradiva Komore nadležnom arhivu sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

IX. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 41.

Temeljem posebnih propisa, za arhivsko gradivo i rad pismohrane odgovoran je Tajnik Komore.

Članak 42.

Pored Tajnika Komore o gradivu može skrbiti i zaposlenik Komore kojeg Tajnik za to zaduži.

Zaposlenik Komore koji je zadužen za rad pismohrane mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za rad u pismohrani, u skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine« broj 93/04).

X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 43.

Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva (dokumentacijskih cjelina).

Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja.

Ako se pojedine kategorije gradiva čuvaju na nekonvencionalnom nosaču, rokovi čuvanja vrijede i za tako arhivirano gradivo.

Članak 44.

Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti će se objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak 45.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama.«

Klasa: UP/I-612-06/10-03/13

Urbroj: 565-19-10-2

Zagreb, 23. travnja 2010.

Predsjednik
Hrvatske javnobilježničke komore
Ivan Maleković, v. r.

POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA U HRVATSKOJ JAVNOBILJEŽNIČKOJ KOMORI

|  |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Redni broj | Vrste isprave | Rok čuvanja | Obrazloženje |
| I. IMENICI I UPISNICI | 1. Imenik javnih bilježnik | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 2. Imenik vršitelja dužnosti javnih bilježnika | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 3. Imenik javnobilježničkih zamjenika | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 4. Imenik javnobilježničkih prisjednika | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 5. Imenik javnobilježničkih savjetnika | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 6. Imenik javnobilježničkih vježbenika | Trajno | Čl. 40. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 7. Upisnik zajedničkih javnobilježničkih ureda | Trajno | Čl. 40.i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 8. Upisnik ovjerenih upisnika o ovjerama i potvrdama (OV) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
|  | 9. Upisnik ovjerenih elektroničkih upisnika o ovjerama i potvrdama (OV-ele.) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
|  | 10. Upisnik ovjerenih općih poslovnih upisnika (OU) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
|  | 11. Upisnik ovjerenih upisnika o ovrhama (OVRV) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
|  | 12. Upisnik o ovjerama upisnika o povjerenim poslovima (UPP) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« br. 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
|  | 13. Upisnik ovjerenih Depozitnih knjiga (DK) | Trajno | Čl. 6. i čl. 87. Javnobilježničkog poslovnika (»Narodne novine« br. 38/94, 82/94, 37/96, 151/05) |
| II. URUDŽBENI UPISNICI I DRUGE KNJIGE UREDSKOG POSLOVANJA | 1. Urudžbeni zapisnik (HJK-O) | Trajno | Čl. 40. st. 3 i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 2. Evidencija oporuka u Hrvatski upisnik oporuka – urudžbeni zapisnik (HJK-E) | Trajno | Čl. 1., čl. 2. i čl. 4. t. 1. Pravilnika o Hrvatskom upisniku oporuka (»Narodne novine« br. 135/03, 164/04) u vezi s čl. 40. st. 3 i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 3. Upiti u Hrvatski upisnik oporuka – urudžbeni zapisnik (HUO-U) | Trajno | Čl. 1., čl. 2. i čl. 4. t. 1. Pravilnika o Hrvatskom upisniku oporuka oporuka (»Narodne novine« br. 135/03, 164/04 u vezi s čl. 40. st. 3. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 4. Hrvatska javnobilježnička akademija – urudžbeni zapisnik (HJK-A) | Trajno | Čl. 40. st. 3. i čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) u vezi s čl. 17. Pravilnika o radu Hrvatske javnobilježničke akademije |
| III. PERSONALNA DOKUMENTACIJA | 1. Personalni dosjei javnih bilježnika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 2. Personalni dosjei vršitelja dužnosti javnih bilježnika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 3. Personalni dosjei javnobilježničkih zamjenika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 4. Personalni dosjei javnobilježničkih prisjednika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore »Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 5. Personalni dosjei javnobilježničkih savjetnika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 6. Personalni dosjei javnobilježničkih vježbenika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 7. Personalni dosjei zaposlenika Hrvatske javnobilježničke komore | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
| IV. OSTALO | 1. Zapisnici o radu tijela Hrvatske javnobilježničke komore, javnobilježničkih zborova i Udruge javnobilježničkih prisjednika, savjetnika i vježbenika | Trajno | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 2. Glasilo »Javni bilježnik« |  | Čl. 51. i čl. 52. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
| V. SPISI | 1. Spisi urudžbenih predmeta (HJK-O) | 10 godina | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 2. Spisi stegovnih predmeta | 10 godina | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 3. Spisi predmeta Hrvatske javnobilježničke akademije (HJK-A) | 10 godina | Čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) u vezi s čl. 17. Pravilnika o radu Hrvatske javnobilježničke akademije |
|  | 4. Upiti u Hrvatski upisnik oporuka (HUO-U) | 10 godina | Čl. 1., čl. 2. i čl. 4. t. 1. Pravilnika o Hrvatskom upisniku oporuka (»Narodne novine« 135/03 i 164/04) u vezi s čl. 58. Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |
|  | 5. Spisi evidencije oporuka u Hrvatski upisnik oporuka (HUO-E) | Trajno | Čl. 1., čl. 2. i čl. 4. t. 3. Pravilnika o Hrvatskom upisniku oporuka (»Narodne novine« br. 135/03 i 164/04) u vezi s čl. 58 Statuta Hrvatske javnobilježničke komore (»Narodne novine« br. 27/01 – proč. tekst, 33/01, 9/04, 139/06 i 65/07) |

RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

|  |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Redni broj | Vrste isprave | Rok čuvanja | Obrazloženje |
| I. Bilanca, račun prihoda i rashoda i bilješke uz financijske izvještaje | 1. Bilanca (sustavni pregled imovine, obveza i vlastitih izvora na određeni datum.) | Trajno | Čl. 65. i 66. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 2. Račun prihoda i rashoda (sustavni pregled prihoda i rashoda, te financijskog rezultata u određenom razdoblju) | Trajno | Čl. 65. i 66. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 3. Bilješke uz financijske izvještaje (detaljnija razrada i dopuna podataka iz bilance i računa prihoda i rashoda) | Trajno | Čl. 65. i 66. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
| II. Dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige | 1. Dnevnik (knjiga u koju se unose poslovne promjene slijedom vremenskog nastanka) | Najmanje 11 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 5. i čl. 8. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 2. Glavna knjiga (sustavna knjigovodstvena evidencija poslovnih promjena nastalih na imovini, obvezama, vlastitim izvorima te prihodima i rashodima) | Najmanje 11 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 5. i čl. 8. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 3. Pomoćne knjige (analitičke knjigovodstvene evidencije poslovnih događaja koji su u glavnoj knjizi iskazani sintetički i druge pomoćne evidencije o stanju i promjenama imovine i obveza za potrebe nadzora i praćenja poslovanja) | Najmanje 7 godina od isteke godine na koju se odnose | Čl. 5. i čl. 8. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
| III. Knjigovodstvene isprave (pisani ili memorirani elektronički dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni) | 1. isplatne liste ili analitička evidencija plaća | Trajno | Čl. 11. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 2. isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu | Najmanje 11 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 11. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |
|  | 3. isprave na temelju kojih su uneseni podaci u pomoćne knjige | Najmanje 7 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 11. Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (»Narodne novine« br. 10/08, 7/09) |

Pravilnik, NN 65/2010-2034