### NN 66/2015 (15.6.2015.), Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije i dokumentacije te načinu i rokovima za dostavu izvješća centra za socijalnu skrb i podružnice

MINISTARSTVO SOCIJALNE POLITIKE I MLADIH

1264

Na temelju članka 144. stavak 2. Zakona o socijalnoj skrbi (»Narodne novine«, broj 157/13, 152/14), ministrica socijalne politike i mladih donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE I DOKUMENTACIJE TE NAČINU I ROKOVIMA ZA DOSTAVU IZVJEŠĆA CENTRA ZA SOCIJALNU SKRB I PODRUŽNICE

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se sadržaj i način vođenja evidencije i dokumentacije te način i rokovi za dostavu izvješća centra za socijalnu skrb i podružnice (u daljnjem tekstu: »centar«) o korisnicima i o obavljanju djelatnosti u okviru djelokruga utvrđenog Zakonom o socijalnoj skrbi (u daljnjem tekstu: »Zakon«).

Članak 2.

Pojedini pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeće značenje:

1. Korisnici su osobe prema kojima centri poduzimaju radnje u okviru djelokruga utvrđenog na temelju zakona i drugih propisa iz područja nadležnosti centra.

2. Oblici zaštite su prava koja se ostvaruju i mjere koje se poduzimaju u interesu korisnika temeljem zakona i drugih propisa iz područja nadležnosti centra.

3. Stanje potrebe su činjenice i okolnosti zbog kojih se prema nekoj osobi poduzimaju aktivnosti radi primjene određenog oblika zaštite.

4. Aktivnosti su radnje koje poduzimaju stručni radnici centra u postupku ostvarivanja i za vrijeme primjene oblika zaštite.

5. Katalog podataka je skup mogućih stanja određene pojave koja su bitna za praćenje i vođenje statistike o tim pojavama. Katalog podataka vodi ministarstvo nadležno za poslove socijalne skrbi (u daljnjem tekstu: »Ministarstvo«) u sustavu za elektroničku obradu podataka.

6. Evidencija je skup podataka o korisniku, članovima obitelji i osobama koje u odnosu na korisnika mogu imati neku ulogu opisanu u Katalogu podataka, o stanjima potrebe, o ostvarenim oblicima zaštite te o aktivnostima, sukladno Katalogu podataka.

7. Dokumentacija je skup dokumenata kojima se dokazuju određene činjenice i okolnosti u odnosu na korisnika o kojem se vodi evidencija.

II. SADRŽAJ EVIDENCIJE

Članak 3.

Evidencija sadrži:

I. Podatke o korisniku:

1. Osobne podatke:

– osobno ime,

– osobni identifikacijski broj,

– rođeno prezime,

– osobno ime oca,

– osobno ime majke,

– spol,

– datum rođenja,

– mjesto rođenja,

– država rođenja,

– prebivalište i poštanski broj,

– boravište i poštanski broj,

– državljanstvo/drugo državljanstvo,

– nacionalnost,

– bračno stanje,

– vrsta i broj identifikacijske isprave.

2. Podatke o socioekonomskom statusu:

– kućanstvo,

– struktura kućanstva,

– radni status,

– posebni status,

– statusu sudionika u ratu,

– roditelji,

– osobe koje u odnosu na korisnika mogu imati neku ulogu.

3. Podatke o obrazovanju:

– vrsta škole,

– način obrazovanja,

– tip programa,

– dostignuti stupanj obrazovanja.

4. Podatke o zdravstvenom statusu:

– oblik narušenog zdravlja,

– okolnosti nastanka invalidnosti,

– pokretljivost osobe s invaliditetom.

5. Podatke o uvjetima stanovanja:

– stambeni status,

– način gradnje,

– vlažnost,

– položaj,

– prikladnost,

– način grijanja,

– vrsta energenta,

– instalacije u stanu.

6. Podatke o prihodima:

– oporezivi primici koji se smatraju dohotkom, umanjeni za iznos uplaćenog poreza i prireza te drugi primici.

7. Podatke o troškovima:

– troškovi.

8. Podatke o imovini:

– nekretnine,

– pokretnine,

– novčana sredstva,

– novčane tražbine,

– vrijednosni papiri,

– dragocjenosti,

– druga imovina.

II. Podatke o stanju potrebe:

– posebna obilježja,

– podaci o rizičnom ponašanju.

III. Podatke o ostvarenim oblicima zaštite:

– ostvareno pravo,

– poduzeta mjera,

– cijena socijalne usluge,

– izvor plaćanja cijene socijalne usluge,

– trajanje (datum početka i datum završetka).

IV. Podatke o aktivnostima:

– poduzeta aktivnost.

III. NAČIN VOĐENJA EVIDENCIJE

Članak 4.

(1) Evidencija se vodi u elektroničkom obliku u računalnom programu u vlasništvu Ministarstva.

(2) Evidenciju vode i podatke unose stručni radnici centra.

(3) Unos podataka obavlja se na temelju odgovarajućih isprava i drugih dokumenata, po primitku, bez odgode.

(3) Podaci koji se unose ne smiju se brisati, a promjena podataka unosi se bez odgode kod svake promjene.

(4) Podaci se unose u skladu s uputom o unosu podataka koja je sastavni dio računalnog programa iz stavka 1. ovog članka.

(5) Stručni radnici centra odgovorni su za ažurno vođenje evidencije i za točnost unesenih podataka.

(6) Ispravak unesenih podataka vrši ovlaštena osoba.

Čuvanje, korištenje i dostupnost podataka

Članak 5.

(1) Podaci se pohranjuju u bazi podataka koja mora imati najmanje jednu sigurnosnu kopiju.

(2) Sigurnosna kopija iz stavka 1. ovoga članka čuva se na odvojenom mjestu osiguranom od neovlaštenog pristupa, zaštićena je na primjereni način i služi kao pričuvna kopija u slučaju oštećenja ili gubitka podataka pohranjenih u bazi podataka.

(3) Mjesto pohrane sigurnosnih kopija iz stavka 1. ovoga članka i osobu odgovornu za izradu i čuvanje kopija određuje Ministarstvo.

Članak 6.

(1) Ministarstvo izdaje ovlaštenja i određuje razinu ovlasti za pristup bazi podataka te za unošenje novih i korištenje postojećih podataka.

(2) Pristup podacima i njihovo korištenje moguće je nakon osobne identifikacije i provjere razine ovlaštenja.

(3) Ovlaštene osobe koriste podatke iz baze podataka uz korištenje posebne programske opreme te uz upotrebu standardnih programa za pretraživanje, statističku obradu i izvješćivanje.

Članak 7.

(1) Podaci su dostupni u aktivnom obliku još godinu dana nakon što je prestao bilo koji oblik zaštite.

(2) Nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka podaci se pohranjuju u pasivnu bazu podataka.

(3) Iznimno od stavka 2. ovoga članka svi podaci o osobama pod skrbništvom čuvaju se trajno i svi upisi u očevidnicima osoba pod skrbništvom ostaju trajno zabilježeni.

Dokumentacija korisnika

članak 8.

(1) Dokumentaciju korisnika čine odgovarajuće isprave, dokumenti, podnesci, prilozi, ispis podataka o korisniku, pismena o poduzetima aktivnostima, upravni i drugi akti (socijalna anamneza, stručna mišljenja i slično) iz svih predmeta na temelju kojih se obavlja unos podataka u bazu podataka.

(2) Dokumentacija korisnika čuva se u mapi korisnika.

(3) Mapa korisnika koji nije u tretmanu više od godinu dana odlaže se uz zabilješku i potpis ovlaštene osobe u arhiv zaštićen na primjereni način, gdje se čuva sukladno posebnim propisima o čuvanju arhivskog gradiva.

Obrada podataka, izrada i dostava izvješća

Članak 9.

(1) Podatke iz baze podataka obrađuju centar i Ministarstvo u okviru svog djelokruga rada.

(2) Podaci iz stavka 1. ovoga članka mogu se koristiti za izradu standardiziranih i nestandardiziranih izvješća, istraživanje, analizu te kao podloga za pripremu zakonskih akata.

(3) Izgled standardiziranih i nestandardiziranih izvješća određuje Ministarstvo.

(4) Ovlaštenje za korištenje podataka iz baze podataka sukladno stavku 2. ovoga članka izdaje Ministarstvo.

(5) Izvješća iz stavka 2. ovoga Pravilnika na zahtjev pravne ili fizičke osobe ili nadležnog tijela izrađuje za to ovlaštena osoba.

(6) Centar je dužan dostaviti Ministarstvu mjesečno izvješće do 8. dana sljedećeg mjeseca, a godišnje izvješće do 15. veljače za proteklu godinu.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 10.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije i dokumentacije te načinu i rokovima dostave izvješća centra za socijalnu skrb (»Narodne novine«, br. 79/08.).

Članak 11.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-02/15-4/9

Urbroj: 519-03-1-1/1-15-1

Zagreb, 5. lipnja 2015.

Potpredsjednica

Vlade Republike Hrvatske i ministrica

socijalne politike i mladih

Milanka Opačić, v. r.