## Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva

### NN 67/1999 (30.6.1999.), Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva

# MINISTARSTVO KULTURE

Na temelju članka 26. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
(»Narodne novine«, br. 105/97.), a na prijedlog Hrvatskog
državnog arhiva, ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O KORIŠTENJU ARHIVSKOGA GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se uvjeti, način i postupak
korištenja javnoga arhivskog gradiva koje se čuva
u Hrvatskom državnom arhivu, područnim državnim
arhivima, te arhivima županija, gradova i općina.

Odredbe ovoga Pravilnika primjenjuju se i na korištenje privatnoga
arhivskog gradiva koje se čuva u arhivima, ako nije drugačije
utanačeno u ugovoru odnosno ispravi o predaji gradiva,
kao i na arhivsko gradivo koje se čuva u javnim ustanovama
(muzejima, knjižnicama, zavodima i sl.) ako posebnim propisima
nije drukčije određeno.

Članak 2.

Korištenjem arhivskoga gradiva smatra se uporaba obavijesnih
pomagala o arhivskome gradivu i arhivskog gradiva bez obzira
na kojemu je nosaču zapisa sačuvano. U korištenje
spada pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje,
izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa odnosno
preslika.

Članak 3.

Arhivsko gradivo daje se na korištenje u službene svrhe,
za znanstveno istraživanje, u publicističke svrhe,
za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja
ili zaštite osobnih prava i u druge opravdane svrhe.

II. DOSTUPNOST

Članak 4.

Pravo na korištenje arhivskoga gradiva imaju svi korisnici
pod jednakim uvjetima.

Članak 5.

Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno 30 godina nakon nastanka,
a može biti dostupno i prije isteka navedenoga roka, ako
je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako je to stvaratelj izrijekom
naveo u ispravi o predaji gradiva arhivu.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži podatke što se odnose
na obranu, međunarodne odnose, gospodarske probitke države
i na poslove nacionalne sigurnosti, a čijim bi objavljivanjem
nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni
interes Republike Hrvatske, dostupno je na korištenje po
isteku 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije
drugačije određeno.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice,
liječnička dokumentacija, osobni dosijei, sudski,
porezni financijski i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina
nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe
na koju se odnosi.

Članak 6.

Javno arhivsko gradivo iz članka 5. stavka 3. ovoga Pravilnika
može biti dostupno i prije naznačenoga roka, ako je
od nastanka bilo namijenjeno javnosti ili ako to odobri osoba
na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca
ili roditelji poslije njezine smrti.

Članak 7.

Arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji
čijom je djelatnošću i radom nastalo, u svrhe
radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.

III. POSTUPAK

Članak 8.

Za korištenje arhivskoga gradiva korisnik podnosi pisani
zahtjev na posebnom obrascu u koji se obvezno upisuju osobni podaci,
podaci o mjestu stanovanja, tema istraživanja odnosno druga
svrha korištenja i gradivo koje se traži na korištenje.

Odobrenje korištenja gradiva daje ravnatelj arhiva.

Odobrenje za korištenje gradiva daje se ako je moguće
odmah, a najkasnije u roku tri dana od podnošenja zahtjeva.

Odobrenje za korištenje gradiva vrijedi samo za osobu koja
je podnijela zahtjev.

Članak 9.

U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivskoga
gradiva donosi se pisano rješenje.

Žalba na rješenje iz stavka 1. ovoga članka može
se podnijeti Ministarstvu kulture.

Članak 10.

Korištenje arhivskoga gradiva privremeno se može uskratiti
ako je ono oštećeno, ako je u stručnoj obradi
ili ako to gradivo već koristi drugi korisnik.

Članak 11.

Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivskoga
gradiva prije isteka predviđenoga roka, ravnatelj arhiva može,
uz prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog arhivskog vijeća,
odnosno njegova Povjerenstva za davanje mišljenja o prijevremenoj
dostupnosti arhivskog gradiva (dalje: Povjerenstvo), odobriti
korištenje arhivskoga gradiva, sukladno odredbama Zakona
o arhivskom gradivu i arhivima, iako se nisu stekli uvjeti iz
članaka 5. i 6. ovoga Pravilnika.

Članak 12.

Povjerenstvo iz članka 11. ovoga Pravilnika sastoji se
od pet članova iz redova članova Hrvatskog arhivskog
vijeća, i to ravnatelj Hrvatskog državnog arhiva, te
po jedan član iz Ministarstva obrane, Ministarstva vanjskih
poslova, Ministarstva kulture i Ministarstva pravosuđa.

Članovi Povjerenstva biraju između sebe predsjednika
koji saziva i vodi sjednice Povjerenstva.

Članovi Povjerenstva dužni su se sastati u najkraćem
roku, a najkasnije 15 dana po obavijesti o imenovanju, radi izbora
predsjednika.

Članak 13.

Korisnik čiji je zahtjev za korištenje arhivskoga
gradiva odbijen, ili djelomično odbijen iz razloga što
gradivo još nije dostupno javnosti, može podnijeti zahtjev
za odobrenje prijevremene dostupnosti arhivskoga gradiva.

Zahtjev za odobrenje iz stavka 1. ovoga članka podnosi
se ravnatelju arhiva. Ravnatelj arhiva obvezno će o zahtjevu
zatražiti mišljenje stvaratelja gradiva ili njegovih
ovlaštenih predstavnika, te sve zajedno dostaviti na mišljenje
Povjerenstvu Hrvatskog arhivskog vijeća.

Članak 14.

Predsjednik Povjerenstva sazvat će sjednicu Povjerenstva
najkasnije u roku 15 dana od dana primitka pojedinoga zahtjeva
za davanje odobrenja za prijevremenu dostupnost arhivskog gradiva.

Po razmatranju razloga korištenja navedenih u zahtjevu korisnika,
te mišljenja stvaratelja ili njegovih ovlaštenih predstavnika,
Povjerenstvo daje mišljenje koje dostavlja Hrvatskom arhivskom
vijeću najkasnije u roku 30 dana od dana primitka zahtjeva.

Hrvatsko arhivsko vijeće daje, sukladno članku 58.
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, mišljenje o prijevremenoj
dostupnosti arhivskoga gradiva na temelju prijedloga Povjerenstva
i dostavlja ga ravnatelju arhiva radi donošenja rješenja.

Ako se Hrvatsko arhivsko vijeće ne sastane u roku osam dana
od dana primitka mišljenja Povjerenstva, rješenje o
korištenju gradiva donijet će ravnatelj arhiva prema
mišljenju Povjerenstva.

Članak 15.

Ravnatelj arhiva, pri donošenju rješenja o davanju arhivskoga
gradiva na korištenje prije isteka predviđenoga roka
dužan je, sukladno članku 22. Zakona o arhivskom gradivu
i arhivima, postupati na način i pod uvjetima koji jamče
zaštitu javnih probitaka, odnosno privatnosti, prava i probitaka
treće osobe.

Članak 16.

Rješenje o zahtjevu za prijevremenu dostupnost arhivskoga
gradiva donosi se u pisanom obliku u roku 60 dana od zaprimanja
zahtjeva.

Na rješenje kojim se zahtjev odbija, podnositelj zahtjeva
može podnijeti žalbu Ministarstvu kulture.

Članak 17.

Postupak odobrenja prijevremene dostupnosti arhivskoga gradiva
može inicirati i ravnatelj državnoga arhiva podnošenjem
zahtjeva za prijevremenu dostupnost Povjerenstvu, uz prethodno
pribavljeno mišljenje stvaratelja.

U slučaju iz stavka 1. ovoga članka, primjenjuje
se postupak iz članaka 14. do 16. ovoga Pravilnika.

IV. NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA
U ČITAONICI

Članak 18.

Arhivsko gradivo izdaje se na korištenje u čitaonici
arhiva.

Državni arhivi i ostali javni arhivi obvezni su donijeti
Pravilnik o radu čitaonice.

Članak 19.

Na korištenje se u načelu daju snimci arhivskoga gradiva.
Na korištenje se ne daje izvorno filmsko i slikopisno gradivo,
kao ni sigurnosni snimci.

Dokumente potrebne u službene svrhe arhivi u načelu
daju na korištenje u obliku ovjerovljena preslika.

Izvorno arhivsko gradivo može se iznimno dati na korištenje
ako ne postoje snimci toga gradiva i ako to zahtijeva znanstvena
metoda rada.

Članak 20.

Korištenje arhivskoga gradiva i obavijesnih pomagala je besplatno.

Za izradu preslika, uporabu posebne tehničke opreme ili
najam audiovizualnoga gradiva, arhivu se plaća naknada prema
Cjeniku usluga državnih arhiva.

Prema Cjeniku iz stavka 2. ovoga članka arhivi naplaćuju
i istraživanja za pojedine korisnike, kao što su rodoslovna
i druga tematska istraživanja.

Članak 21.

Cjenik za sve usluge u arhivima odobrava Ministarstvo kulture
godišnje, na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva. Tako
odobreni Cjenik vrijedi za sve državne arhive u Republici
Hrvatskoj do donošenja novog.

V. POSUDBA ARHIVSKOGA GRADIVA

Članak 22.

Iznimno od članka 18. ovoga Pravilnika, izvorno arhivsko
gradivo može se posuditi državnim tijelima na određeno
vrijeme i uz uvjet da se na trošak toga tijela prethodno
izradi zaštitni preslik.

Za svaku posudbu obvezno je izraditi ispravu o posudbi s popisom
posuđenih dokumenata i naznakom vremena posudbe.

Članak 23.

Arhivsko gradivo može se dati na posudbu za izložbe
izvan arhiva, ako su osigurani uvjeti za njegovu zaštitu
i sigurnost i uz obvezu da se gradivo prethodno zaštitno
snimi i ako je oštećeno restaurira o trošku posuditelja.

Članak 24.

O posudbi arhivskoga gradiva za izložbe sklapa se pisani
ugovor u kojemu se utvrđuju uvjeti posudbe i izlaganja, te
vrijeme posudbe. Ugovoru se obvezno prilaže polica osiguranja.

Priređivač izložbe obvezan je u katalogu i legendama
uz izložene dokumente naznačiti naziv arhiva, navesti
naziv fonda ili zbirke i arhivske jedinice iz koje je gradivo
posuđeno, te arhivu besplatno predati tri primjerka kataloga
izložbe.

Članak 25.

Za posudbu arhivskoga gradiva koje je u depozitu (pologu), u svrhu
izlaganja, posuditelj je dužan zahtjevu za posudbu priložiti
pisano odobrenje vlasnika arhivskoga gradiva.

Članak 26.

Filmsko gradivo može se izdavati na posudbu samo uz pisano
odobrenje proizvođača, odnosno uvoznika filma koje
posuditelj treba priložiti zahtjevu za posudbu.

Članak 27.

Izvorno arhivsko gradivo može se, sukladno članku
28. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, iznijeti u inozemstvo
u svrhu izlaganja ili drugu svrhu (ekspertiza, restauriranje i
sl.) samo uz odobrenje Ministarstva kulture.

Prije iznošenja potrebno je izraditi zaštitne snimke
gradiva, ukoliko to već nije učinjeno, te sklopiti
ugovor o posudbi i pribaviti policu osiguranja.

VI. IZRADA PRESLIKA

Članak 28.

Za korisnike nije dopušteno izrađivati preslike obavjesnih
pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki kao ni njihovih
većih dijelova.

Članak 29.

Snimci se u načelu rade iz zaštitnih mikrosnimaka.

Mikrosnimci se obvezno izrađuju za svo starije arhivsko gradivo
do kraja 18. st., kao i za određene vrste arhivskoga gradiva
koje se prilikom umnažanja može oštetiti, kao što
su knjige, grafike, planovi, zemljovidi, fotografije i slično.

Članak 30.

Snimci iz dopunskih mikrofilmova dobivenih iz drugih arhiva mogu
se izrađivati samo ako za to postoji odobrenje tih arhiva.

VII. OBVEZE KORISNIKA

Članak 31.

Korisnik je obvezan pri korištenju arhivskoga gradiva u čitaonici,
ili izvan nje, postupati s gradivom pažljivo, ne smije na
gradivo upisivati bilo kakve bilješke ili potcrtavati tekst
ni na bilo koji način oštetiti gradivo, niti poremetiti
postojeći red u spisima.

Članak 32.

Ako korisnik na bilo koji način ošteti arhivsko gradivo
koje mu je dano na korištenje, dužan je nadoknaditi
nastalu štetu.

Članak 33.

Oštećivanje, uništenje, otuđivanje ili pokušaj
otuđivanja arhivskoga gradiva kazneno je djelo prema odredbama
Kaznenoga zakona Republike Hrvatske.

Protiv osobe koja namjerno ošteti, uništi, prisvoji
ili pokuša otuđiti arhivsko gradivo, arhiv obvezno podnosi
prijavu nadležnom tijelu državne vlasti, u skladu sa
zakonom.

Članak 34.

Ravnatelj arhiva rješenjem će odbiti zahtjev za korištenje
arhivskoga gradiva osobi za koju mu je poznato da je protiv nje
podnesena prijava zbog radnje iz članka 33. ovoga Pravilnika,
ili je podnesena kaznena prijava, pokrenuta istraga ili se vodi
kazneni postupak.

Članak 35.

Za svaku štetu i povredu nečijega prava nastalu korištenjem
arhivskoga gradiva, odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje
gradiva, u skladu sa zakonom.

Korisnik arhivskoga gradiva osobno je odgovoran u slučaju
povrede odredaba Zakona o autorskom pravu.

Članak 36.

Pri izdavanju posebne dozvole za korištenje gradiva kojemu
nisu dospjeli rokovi dostupnosti, od korisnika se traži pisana
izjava kojom se obvezuje da neće učiniti javnom niti
jednu informaciju koja bi mogla povrijediti javni ili privatni
probitak, te sam snosi svu zakonsku i materijalnu odgovornost
u slučaju spora.

Članak 37.

Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao
izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno navesti naziv arhiva,
arhivskoga fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenoga
gradiva.

Članak 38.

Za objavljivanje arhivskoga gradiva korisnik je obvezan pisano
zatražiti posebno odobrenje ravnatelja arhiva.

Članak 39.

Korisnik je obvezan dostaviti knjižnici arhiva čijim
se gradivom koristio po jedan primjerak svoga stručnoga
ili znanstvenoga rada, odnosno knjige nastale na temelju korištenoga
arhivskoga gradiva.

VIII. OVJEROVLJENI PRIJEPISI I PRESLICI

Članak 40.

Arhivi izdaju ovjerovljene prijepise ili preslike arhivskoga gradiva
za potrebe državnih tijela i za potrebe ostvarivanja prava
građana i pravnih osoba.

Zahtjev za izdavanje ovjerovljenoga prijepisa ili preslika podnosi
se arhivu u pisanom obliku, uz navođenje svrhe za koju je
potrebna tražena isprava, kao i podatke potrebne za pronalaženje
izvornika.

Članak 41.

Arhiv izdaje ovjerovljene prijepise ili preslike samo iz onoga
arhivskoga gradiva čije izvornike čuva.

Ovjerom prijepisa ili preslika potvrđuje se njihova istovjetnost
sa izvornikom, ali ne i istinitost podataka u dokumentu.

IX. NAKNADE

Članak 42.

Za izdavanje ovjerovljenoga prijepisa ili preslika naplaćuje
se naknada prema Cjeniku iz članka 20. ovoga Pravilnika.

Članak 43.

Za korištenje arhivskoga gradiva u svrhu promidžbe,
stjecanja dobiti kao i za umnažanje ili za objavljivanje
reprodukcija ili samoga arhivskoga gradiva, potrebno je zatražiti
posebno odobrenje arhiva.

Arhiv sudjeluje u dobiti ostvarenoj objavljivanjem reprodukcija
ili gradiva iz stavka 1. ovoga članka, a prema posebnom
ugovoru koji se sklapa sa korisnikom.

Članak 44.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana nakon objave u »Narodnim
novinama«.

Klasa: 612-06/99-01-45
Urbroj: 532-03-3/3-99-01
Zagreb, 23. lipnja 1999.

Ministar kulture
**mr. sc. Božo Biškupić,** v. r.

Pravilnik, NN 67/1999-1260