### NN 45/2017 (10.5.2017.), Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske

Ministarstvo obrane

1059

Na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, br. 63/04 i 106/07) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, br. 90/02) i uz suglasnost Hrvatskog državnog arhiva od 17. siječnja 2017. klasa: 612-06/16-03/48, urbroj: 565/09-5-17-2 donosim

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOGA GRADIVA MINISTARSTVA OBRANE I ORUŽANIH SNAGA REPUBLIKE HRVATSKE

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, evidentiranje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika, kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

(2) Poseban popis arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske, nalazi se u Prilogu i sastavni je dio ovoga Pravilnika.

Članak 2.

(1) Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske od interesa je za Ministarstvo obrane i Oružane snage Republike Hrvatske, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe te Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira na to je li registrirano ili evidentirano.

(2) Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske odgovoran je ministar obrane.

(3) Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik...).

Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske bez obzira na to je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije i sl.).

Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu prema vrstama i količinama. Knjiga pismohrane vodi se za svaku priručnu pismohranu.

Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, mikrofilmu ili CD-u.

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Odgovorna osoba za priručnu pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ministar obrane.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Priručna pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje Središnjem vojnom arhivu.

Središnji vojni arhiv središnja je i glavna arhivska jedinica Ministarstva obrane koja obavlja stručne poslove vezane za nadzor nad zaštitom arhivskog gradiva, arhivskim poslovanjem te stručnim postupcima s pohranjenim gradivom, vođenje arhivske evidencije za gradivo koje se nalazi u priručnim pismohranama izvan Središnjega vojnog arhiva, izravno preuzimanje arhivskog gradiva ustrojstvenih jedinica Ministarstva obrane, Glavnog stožera Oružanih snaga Republike Hrvatske i Oružanih snaga Republike Hrvatske po isteku propisanih rokova, te koordiniranje mjera zaštite nad ukupnim gradivom Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske.

Središnji vojni arhiv organizira se kao ustrojstvena jedinica unutar Ministarstva obrane, a svoju djelatnost i funkciju usklađuje sa zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske struke u Republici Hrvatskoj, poštujući pri tome sve posebnosti Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske. U svojem radu surađuje s Hrvatskim državnim arhivom.

Zaduženi zaposlenik za priručnu pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove u priručnoj pismohrani.

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD...).

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske jedna je cjelina i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE MINISTARSTVA OBRANE I ORUŽANIH SNAGA REPUBLIKE HRVATSKE KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOGA GRADIVA

Članak 5.

(1) Ministarstvo obrane i Oružane snage Republike Hrvatske kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskoga i registraturnoga gradiva dužan je:

– savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje Hrvatskom državnom arhivu

– dostavljati na zahtjev Hrvatskoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim

– pribavljati mišljenje Hrvatskoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima Hrvatskoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

(2) Ministarstvo obrane dužno je izvijestiti Hrvatski državni arhiv o svakoj promjeni statusa, ustrojstva ili promjeni mjesta fizičke pohrane bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

(1) Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu.

(2) Određene cjeline gradiva zbog potrebe poslovanja čuvaju se i obrađuju u drugim ustrojstvenim jedinicama osim Središnjega vojnog arhiva:

– personalna dokumentacija (personalne evidencije, osobni dosjei – izvornici osobnika djelatnika, matična knjiga zaposlenika, dokumentacija o školovanju, izobrazbi, stručnom osposobljavanju i profesionalnom razvoju)

– financijsko-računovodstveno gradivo

– dokumentacija graditeljstva iz područja obrane (dokumentacija o nekretninama, zemljištu i objektima, poslovnim prostorima, geodetsko-katastarski poslovi)

– dokumentacija iz djelokruga sigurnosno-obavještajnih poslova.

(3) Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

U okviru uredovanja priručne pismohrane i Središnjega vojnog arhiva vodi se:

a) Knjiga pismohrane kao knjiga evidencije ulaska arhivskoga i registraturnoga gradiva u Središnjem vojnom arhivu i priručnim pismohranama.

b) Zbirna evidencija o gradivu kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske. Zbirna evidencija organizirana je kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, a sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količinu, nosača, rok čuvanja, napomenu.

Članak 8.

Podaci iz Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga Pravilnika dostavljaju se Hrvatskom državnom arhivu redovito jedanput godišnje.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.

(1) Riješeni predmeti i dovršeni spisi (u daljnjem tekstu gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikl s preklopom) i slične tehničke jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj pismohrani), nakon arhiviranja predmeta provodi se postupak izlučivanja i vrednovanja najmanje svakih pet godina. Odabrano gradivo obvezno se predaje u Središnji vojni arhiv, osim u slučajevima iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno te popisano.

(2) Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovu poslovnom području od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

(3) Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen što se tiče sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

(4) Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u Središnji vojni arhiv, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske i tehničke jedinice. Na svaku arhivsku i tehničku jedinicu ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

(1) Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u priručnu pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

(2) Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba, odnosno ovlašteni zaposlenik koji preuzima gradivo.

(3) Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba, odnosno ovlašteni zaposlenik koji preuzima gradivo.

(4) Odgovorna osoba, odnosno ovlašteni zaposlenik, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.

(1) Po prijmu i obradi arhivskoga i registraturnoga gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama.

(2) Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednoga godišta na police i u ormare obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 12.

(1) Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu sa standardima te dobrom praksom upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

(2) Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku treba utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

(1) Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

(2) Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te čuvaju li se zapisi i dalje u izvorišnom informacijskom sustavu ili se brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

(3) Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama potrebnima za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te navodom o informacijskom sustavu koji trenutačno to omogućuje.

(4) Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su pri provjeri uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.

(1) Korištenje gradiva u Središnjem vojnom arhivu odobrava osoba odgovorna za rad Središnjega vojnog arhiva, a u priručnim pismohranama ustrojstvenih jedinica Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske njihovi čelnici.

(2) Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe, odnosno zaduženog zaposlenika.

(3) Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem izvornika.

(4) Izvorno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u Evidenciju korištenja.

Članak 16.

(1) Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje dužna ga je vratiti u roku naznačenom u reversu.

(2) Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obvezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.

(1) Izdavanje arhivskoga i registraturnoga gradiva za vanjske korisnike, koji prema odredbi glave II., točke 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br. 105/97, 64/00 i 65/09) i podzakonskih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja.

(2) Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima propisanim člankom 15. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 25/13 i 85/15).

Članak 18.

(1) Potkraj svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv, provodi se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u priručnu pismohranu odnosno Središnji vojni arhiv. Nadzor obavlja odgovorna osoba odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane.

(2) Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad, odnosno zaposlenik priručne pismohrane, tj. Središnjega vojnog arhiva traži povrat gradiva.

(3) Korisnik gradiva pismeno izjavljuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, treba li mu zaduženo gradivo u sljedećoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 19.

(1) Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga i izlučivanje onoga dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim popisima prošao rok čuvanja, kako bi se u priručnoj pismohrani ili Središnjem vojnom arhivu pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

(2) Odabir arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske obavlja se samo ako je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. stavkom 2. te člankom 9. stavcima 4., 11. i 14. ovoga Pravilnika.

(3) Odabir arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02) kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na koji odobrenje daje Hrvatski državni arhiv.

Članak 20.

(1) Propisani rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika odnose se samo na onu ustrojstvenu jedinicu/stvaratelja u sastavu Ministarstva obrane koja navedeni predmet u konačnici rješava. Dotični stvaratelji odobrenje za izlučivanje gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja traže od Hrvatskoga državnog arhiva putem Središnjega vojnog arhiva.

(2) Sve ostale ustrojstvene jedinice, koje navedene predmete pri primitku urudžbiraju radi potvrde primitka (tj. dobivaju ih samo na znanje), ili trebaju sastaviti samo dio akata kao dopunu nekom predmetu koji se u konačnici rješava kod stvaratelja, dotične predmete izlučuju u skladu s vlastitim operativnim potrebama. Takve ustrojstvene jedinice koje nisu izvorni stvaratelji predmeta, navedeni postupak izlučivanja dužne su izvršiti najkasnije do isteka roka čuvanja gradiva, a po mogućnosti i ranije. Odobrenje za ove postupke izlučivanja obvezno je zatražiti od Središnjega vojnog arhiva, kojem se nakon izvršenoga odobrenog izlučivanja dostavlja nalog i zapisnik o tome.

Članak 21.

Rokovi čuvanja počinju teći:

– kod uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa

– kod vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen

– kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati

– kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi

– kod personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista

– kod ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 22.

(1) Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene jedinice Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske.

(2) Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i slično po pojedinoj vrsti gradiva.

(3) Prijedlog za izlučivanje treba uz svaku stavku sadržavati i poziv na redni broj iz Posebnog popisa te ukupni raspon godina i količinu gradiva koja se predlaže za izlučivanje.

Članak 23.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 24.

(1) Popis gradiva predloženog za izlučivanje, te potpisan od odgovorne osobe Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske, putem Središnjega vojnog arhiva dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu.

(2) Hrvatski državni arhiv izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje iz članka 20. stavka 1. u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

(3) Središnji vojni arhiv izdaje odobrenje kojim predloženo gradivo za izlučivanje iz članka 20. stavka 2. može u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

Članak 25.

(1) Po primitku rješenja Hrvatskoga državnog arhiva ili odobrenja Središnjega vojnog arhiva za izlučivanje iz prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način, vrijeme i mjesto uništavanja dotičnoga gradiva.

(2) O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak uz odluku putem Središnjega vojnog arhiva dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.

(3) Središnji vojni arhiv dužan je dostaviti Hrvatskom državnom arhivu jedanput godišnje za proteklu godinu, a do kraja veljače tekuće godine, zbirne podatke o odobrenim izlučivanjima iz članka 20. stavka 2. ovoga Pravilnika.

Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 26.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva, s naznakom broja i datuma rješenja Hrvatskoga državnog arhiva ili odobrenja Središnjega vojnog arhiva.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 27.

(1) Arhivsko gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske predaje se Hrvatskom državnom arhivu na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br. 105/97, 64/00, 65/09 i 125/11) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine«, br. 90/02).

(2) Arhivsko gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske predaje se Hrvatskom državnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od trideset godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i Hrvatski državni arhiv ili ako je to nužno radi zašitite gradiva.

(3) Arhivsko gradivo Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske predaje se tek nakon provedenoga odabira i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

(4) O predaji arhivskoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske Hrvatskom državnom arhivu sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PRIRUČNIH PISMOHRANA

Članak 28.

Ministarstvo obrane i Oružane snage Republike Hrvatske dužni su imati odgovorne osobe za rad priručnih pismohrana te zaduženog zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u priručnim pismohranama.

Članak 29.

(1) Zaposlenici u pismohranama moraju imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, u skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine«, br. 93/04).

(2) Ako zaposlenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku od jedne godine.

Članak 30.

Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu obavljaju sljedeće poslove:

– sređivanje i popisivanje gradiva

– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva

– odabiranje arhivskoga gradiva

– izlučivanje registraturnoga gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja

– priprema predaje arhivskoga gradiva Hrvatskom državnom arhivu

– izdavanje gradiva na korištenje te vođenje evidencija o tome.

Članak 31.

Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu dužni su u svojem radu pridržavati se Etičkog kodeksa arhivista, a posebice:

– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti

– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih

– poštovati slobodu pristupa informacijama i propise u vezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi

– osobito povjerenje koje im je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist

– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 32.

Pri raspoređivanju na druge poslove ili raskidu radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnoga gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII. PROSTOR PRIRUČNIH PISMOHRANA I SREDIŠNJEGA VOJNOG ARHIVA

Članak 33.

(1) Ministarstvo obrane i Oružane snage Republike Hrvatske dužni su osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnoga gradiva.

(2) Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnoga gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

(3) Materijalna zaštita osigurava se:

– obveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva te prozračivanjem prostorija

– održavanjem odgovarajuće temperature (12 – 18 °C) i vlažnosti (50 – 70%)

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 34.

(1) Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lakozapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

(2) Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane i Središnjega vojnog arhiva strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 35.

Prostorije priručnih pismohrana i Središnjega vojnog arhiva moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te biti opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 36.

Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 37.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 38.

Za sva pitanja koja nisu propisana ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, kao i zakonski i drugi propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnoga gradiva.

Članak 39.

Sastavni dio ovoga Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske s rokovima čuvanja, koji se nalazi u prilogu Pravilnika i neće se objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak 40.

Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obrane i Oružanih snaga Republike Hrvatske (»Narodne novine«, br. 18/05).

Članak 41.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 023-03/17-04/18

Urbroj: 512-01-17-2

Zagreb, 4. svibnja 2017.

Potpredsjednik

Vlade Republike Hrvatske
 i ministar obrane
 Damir Krstičević, v. r.