## Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u javnobilježničkim uredima

### NN 123/2008 (24.10.2008.), Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u javnobilježničkim uredima

# HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIČKA KOMORA

**3540**

Na temelju odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/04), te članka 11.
stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja
arhivskoga gradiva (»Narodne novine« 90/02), Skupština Hrvatske javnobilježničke
komore, održana 17. svibnja 2008. godine, usvojila je

## PRAVILNIK

### O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA U JAVNOBILJEŽNIČKIM UREDIMA

UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se uredsko poslovanje javnih bilježnika u okviru
javnobilježničkog poslovanja; način izrade, obrade i rukovanja predmetima i
dokumentacijom u obradi; rokovi i način za internu primopredaju; vođenje
evidencije o dokumentaciji; opremanje, označavanje i odlaganje gradiva;
korištenje arhivskog gradiva; vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s
postupkom uništavanja izlučenog gradiva te prijenos informacija na
nekonvencionalne medije; predaja gradiva nadležnom arhivu i zaduženja i
odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.

Članak 2.

Arhivskim gradivom javnog bilježnika smatra se sve gradivo ili dokumentacija
nastala djelovanjem javnog bilježnika u okviru njegovih nadležnosti propisanih
Zakonom o javnom bilježništvu (»Narodne novine« 78/93, 29/94 i 16/07) a koje su
od trajnog značaja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i
vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvane, te
koje je nastalo odabiranjem iz registraturnog gradiva nakon provedenog postupka
odabiranja prema popisu koji utvrđuje javni bilježnik.

Članak 3.

Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih u
obavljanju javnobilježničke službe i obuhvaća upisnike, imenike, knjige, spise,
kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno čitljive zapise,
mikrooblike, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Članak 4.

Javni bilježnik je dužan registraturno i arhivsko gradivo osigurati od
oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način
da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.

Članak 5.

Javni bilježnik je dužan sve javnobilježničke isprave koje je sam sastavio kao i
isprave koje preuzeo na čuvanje, čuvati pod ključem, odvojeno od drugih spisa.

UREDSKO POSLOVANJE

Članak 6.

(1) Na uredsko poslovanje koje se odnosi na postupanje javnog bilježnika u
okviru nadležnosti propisanih Zakonom o javnom bilježništvu, dakle prijem i
otprema isprava, evidentiranje u odgovarajuće evidencije (upisnike),
dostavljanje u rad i odlaganje spisa, zaduživanje djelatnika za obradu određene
vrste premeta i sl. izravno se primjenjuju odredbe Javnobilježničkog poslovnika
(»Narodne novine« 38/94, 82/94, 37/96 i 151/05).
(2) Javni bilježnici koji knjigovodstvene poslove nisu povjerili ovlaštenim
fizičkim ili pravnim osobama dužni su u posebnim knjigama voditi evidenciju
ulaznih i izlaznih računa, s time da se te knjige mogu voditi i pomoću računala.

ARHIVIRANJE I IZDAVANJE ARHIVIRANIH SPISA TE ROKOVI ZA POHRANU SPISA (GRADIVA) U
OPĆI ARHIV

Članak 7.

(1) Pošto službena radnja u povodu koje je spis bio osnovan bude obavljena,
javni će bilježnik pregledati spis i, ako utvrdi da se u njemu nalaze sva
pismena koja se u njemu trebaju nalaziti, a osobito da su prikupljene dostavnice
i povratnice o izvršenim dostavama, te da su naplaćene pristojbe odnosno da je
pokrenut postupak radi njihove naplate, stavljanjem odgovarajuće štambilje na
omot spisa odredit će njegovo arhiviranje.
(2) Prije stavljanja spisa u arhiv izdvojit će se priloženi spisi. U takvom će
se slučaju u upisnicama, popisima pismena i na omotima spisa precrtati olovkom u
boji bilješke kojima je označeno prilaganje spisa.
(3) Prije stavljanja spisa u arhiv u spis i na njegov omot stavit će se
štambiljom bilješka o naplaćenoj pristojbi odnosno da je podnesena prijava za
naplatu pristojbe i u spis uložen primjerak izvještaja o neplaćenim pristojbama
s potvrdom nadležnog tijela o primitku primjerka tog izvještaja.

PRIRUČNI I OPĆI ARHIV

Članak 8.

Javni bilježnik je dužan u svom uredu organizirati opći arhiv, a može imati i
priručni arhiv.

Članak 9.

(1) U priručnom arhivu čuvaju se dovršeni spisi tekuće i prethodne godine i to
oni koji se prema Javnobilježničkom poslovniku (»Narodne novine« br. 38/94,
82/94, 37/96 i 151/05) ne čuvaju trajno, ako javni bilježnik ne odluči da se i
isti imaju odmah odložiti u opći arhiv. Spisi koji se čuvaju tajno odlažu se u
opći arhiv bez odgađanja, a najduže po proteku 90 dana od dana kada je postupak
dovršen.
(2) Priručni arhiv može se nalaziti u ma kojoj radnoj prostoriji
javnobilježničkog ureda, ili u različitom prostorijama za pojedne vrste premeta
(pojedine dokumentacijske cjeline).
(3) Spisi uloženi u priručni arhiv čuvaju se u posebnim ormarima, u posebnim
svežnjevima, po dokumentacijskim cjelinama (»OU«, »OV«, »Ovrv«, »UPP« i sl.), te
nose oznaku upisnika u koji su upisani predmeti koji se čuvaju u tom svežnju.
(4) Pojedini spisi slažu se u svežnjeve po rednim brojevima oznake spisa, tj. od
broja 1 dalje. Za veći broj predmeta upisanih u istom upisniku može se, prema
potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja
označi službeni broj spisa uloženih u odnosni svežanj. Na prednjoj strani omota
svežnja stavlja oznaka javnog bilježnika (kao tvorca gradiva), oznaka
dokumentacijske cjeline – upisnika i godište iz kojeg potječu odnosni spisi (npr.:
»2007. »OU-1-100« i sl.) i naznaka da li se čuvaju trajno odnosno do kada se
čuvaju.

Članak 10.

(1) Opći arhiv je zajednički za sve dokumentacijske cjeline (vrste upisnika i
spisa) i drži se odvojeno u posebnoj prostoriji. Prostorija mora ispunjavati
uvjete i standarde definirane Pravilnikom o zaštiti arhivskog i registraturnog
gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« 63/2004 i 106/07).
(2) U općem arhivu čuvaju se spisi koji se temeljem odredaba Javnobilježničkog
poslovnika čuvaju trajno i svi spisi izdvojeni iz priričnog arhiva.
(3) Spisi koji se čuvaju trajno čuvaju se odvojeno od ostalih spisa te s istih
moraju biti odstranjeni oštečivaći papira (npr. metalne spojnice, prašina i sl.)
te moraju biti smješteni u arhivske kutije ili herbarije (arhivske mape) koje ne
sadrže metalne dijelove.
(4) Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće ormare ili na police na
način propisan stavkom 4. članka 9. ovog Pravilnika.
(5) Spisi koji se čuvaju do 10 (deset) godina odlažu se u postojećim arhivskim
jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente
signature trajnog arhivskog gradiva.
(6) Uz uložene spise u općem arhivu čuvaju se i odgovarajući upisnici i pomoćne
knjige iz ranijih godina nastalih radom javnobilježničkog ureda.
(7) U općem arhivu vodi se pregledna tablica s podacima gdje se čuvaju pojedine
vrste spisa.

Članak 11.

(1) Gradivo se odlaže na matalne police ili u ormare koji su primjereni za
smještaj gradiva.
(2) U većim javnobilježničkim arhivima (površine više od 100 m2) pored tablice
iz članka 10. stavak 7. police na koje se odlaže gradivo moraju biti numerirane
sustavom rimskih brojeva i abecedno.

Članak 12.

(1) Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno
gradivo nastalo radom javnog bilježnika ili to može biti više prostorija
pogodnih za odlaganje određenih dokumentacijskih cjelina gradiva.
(2) Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za
smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
(3) Prostor mora biti zaključan i pristup njemu može imati samo javni bilježnik
i djelatnici javnobilježničkog ureda koje on ovlasti.
(4) Javni bilježnik je dužan voditi popis arhivskog i registraturnog gradiva i u
svemu postupati u skladu s odredbama članka 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju
arhivskog i registraturnog gradiva (»Narodne novine« br. 63/04 i 106/07).

Članak 13.

(1) Pojedini spisi povijesnog, znanstvenog ili političkog značenja, umijesto u
općem arhivu, mogu se čuvati u zasebnom arhivu (kasi ili trezoru) složeni po
godištima i njihovoj važnosti, u posebnim svežnjevima na kojima će se s vanjske
strane označiti godišta spisa koji se nalaze u svežnju. Na isti način postupa se
s gradivom koje je označeno određenim stupnjem tajnosti.
(2) Pojedini spisi uloženi u tako izdvojene svežnjeve stavljaju se u posebne
zatvorene i zapečaćene omote. Na omot u kojem se spis nalazi stavit će se oznaka
spisa, naziv predmeta i razlog odvojenog čuvanja (povijesni, politički,
gospodarski, itd.).
(3) U općem arhivu na mjesto svakog tako izdvojenog spisa uložit će se bilješka
s naznakom posebnog mjesta čuvanja koja će se uložiti u odgovarajući svežanj u
kojem bi se inače trebao čuvati izdvojeni spis. U popisu izdanih spisa (članak
9. Pravilnika) zabilježit će se da je spis trajno izdvojen radi posebnog
čuvanja.

Članak 14.

Knjigovodstvene isprave koje se odnose na poslovanje javnobilježničkog ureda, a
koje se po posebnim propisima čuvaju trajno, čuvaju se u općem arhivu ili u
blagajni ili trezoru, dok se ostale knjigovodstvene isprave mogu čuvati i u
posebnim ormarima u radnim prostorijama ureda ili kod ovlaštenog
knjigovodstvenog servisa.

PERSONALNA DOKUMENTACIJA

Članak 15.

Personalna dokumentacija od statusnog značenja za zaposlene u javnobilježničkim
uredima odlaže se primjenom načela personalnih dosjea.
Pod personalnom dokumentacijom iz st. 1. ovog članka smatraju se:
– dokumenti o stečenoj školskoj spremi i znanstvenim stupnjevima te o položenim
stručnim, državnim i sličnim ispitima;
– dokumenti vezani uz zaposlenje, raspored, odnosno premještaj na radna mjesta
ili imenovanje na dužnost, te eventualno ocjenjivanje zaposlenika i njihovo
napredovanje u službi;
– osobni dokumenti i dokumenti od osobnog značenja za zasposlenika, kao što su
svjedodžba ili potvrda o postignutim stupnju učenja stranog jezika, svjedodžba
ili potvrda o stručnom usavršavanju u zemlji ili inozemstvu i sl.
Personalna dokumentacija izvan navedene u prethodnom stavku (npr. rješenje o
godišnjim odmorima i sl.) ne odlaže se u personalni dosje, već u posebnu
evidenciju zbog ograničenog roka čuvanja.
Personalni dosjei koji se odnose na zaposlenike kojima je radni odnos prestao
čuvaju se u pismohrani gdje se odlažu prema pravilnima koja važe za čuvanje
arhivskog gradiva trajne vrijednosti.

KORIŠTENJE ARHIVIRANOG GRADIVA I POPIS IZDANIH SPISA (IZDANOG GRADIVA)

Članak 16.

(1) Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti
po prethodno dobivenoj suglasnosti javnog bilježnika, v.d. javnog bilježnika ili
javnobilježničkog zamjenika.
(2) Gradivo se koristi izdavanjem izvornika (ako je to dopušteno posebnim
zakonom), davanjem ovjerenih preslika ili korištenjem na mjestu gdje je gradivo
odloženo.

Članak 17.

(1) Gradivo (spis) izdvaja (izdaje) iz priručnog ili općeg arhiva djelatnik
kojeg odredi javni bilježnik i isključivo po nalogu javnog bilježnika, v. d.
javnog bilježnika ili javnobilježničkog zamjenika.
(2) Za priručni i opći arhiv vodi se Popis izdanih spisa iz arhiva na obrascu
propisanom Javnobilježničkim poslovnikom, u koji će se upisivati svi spisi
izdani iz arhiva, s naznakom datuma kad su izdani, gdje se nalaze i, po
mogućnosti, kad bi se trebali vratiti.
(3) Na mjestu gdje se nalazio izdani spis stavit će se potvrda s potpisom osobe
kojoj je spis uručen. Nakon što spis bude vraćen, potvrda će se poništiti.
(4) Javni bilježnik ili službenik kojeg on odredi, provjerit će na kraju svakog
mjeseca koji spisi nisu dulje vrijeme vraćeni, te će poduzeti potrebno da se što
prije vrate.

ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, PRIJENOS INFORMACIJA NA NEKONVENCIONALNE
MEDIJE

Članak 18.

(1) Pojedini spisi u općem arhivu, čuvaju se do određenog roka, ako nije
predviđeno da se trajno čuvaju ili predaju na čuvanje nadležnom (državnom)
arhivu.
(2) Nakon isteka propisanih rokova, a kada je cjelokupno gradivo sređeno i
popisano pristupa se odabiranju i izlučivanju gradiva koje se obavlja na temelju
posebog popisa s rokovima čuvanja i pozitivnoh propisa koji reguliraju čuvanje
određenih kategorija isprave (dokumentacijskih cjelina). Poseban popis s
rokovima čuvanja sastavni je dio ovog Pravilnika.

Članak 19.

(1) Javni bilježnik je dužan redovito, a najmanje svakih 5 (pet) godina
provoditi postupak odabira i izlučivanja građe čiji je rok čuvanja istekao.
(2) Postupak odabiranja i izlučivanja priprema javni bilježnik ili tročlana
komisija sastavljena od zaposlenika u javnobilježničkom uredu koje on odredi, a
svakako se potupak obavlja pod nadzorom javnog bilježnika.
(3) Javni bilježnik pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s
popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog
državnog arhiva.

Članak 20.

(1) Prijedlog za izlučivanje sadrži ime i prezime i sjedište javnog bilježnika,
vrstu gradiva koje se izlučuje – dokumentacijske cjeline (npr. spisi ovjera i
potvrda), količinu i vrijeme nastanka gradiva.
(2) Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno
za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva koji
temeljem izvješća (zapisnika) te službe donosi rješenje povodom prijedloga za
izlučivanje.

Članak 21.

Nakon što javni bilježnik primi rješenje nadležnog državnog arhiva kojim se
odobrava predloženo izlučivanje, javni bilježnik imenuje tročlanu komisiju koja
izlučeno gradivo predaje u industrijsku preradu ili ga komisijski uništava u
javnobilježničkom uredu, o čemu sačinjava zapisnik koji se dostavlja nadležnom
Državnog arhivu.

Članak 22.

(1) Sukladno Javnobilježničkom poslovniku pojedini upisnici mogu se čuvati
isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podatka kad na takav način i nastaju
(npr. upisnik »OV«, upisnik »Ovrv«).
(2) Sukladno pozitivnom propisima i određene kategorije arhivskog gradiva, pored
navedenih u stavku 1. ovog članka, mogu se /uz konvencionalan oblik/ čuvati i na
nekonvencionalnim nositeljima podataka.
(3) Prijednos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne obavlja
se postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
(4) Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja
kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija, a ovakav oblik pohrane vrši
se isključivo iz sigurnosnih razloga, što nikako ne utječe na obavezu čuvanja
izvornika isprava sve dok ne protekne rok njihovog obveznog čuvanja.

Članak 23.

Pohranom arhivskog zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje
podataka izvorni oblik čuva se i nadalje u izvorniku trajno.

Članak 24.

Posebne kategorije isprava utvrđene Zakonom o računovodstvu i posebnim propisima
mogu se čuvati u odrerđenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim
nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.

Članak 25.

(1) Prijenos podataka sa konvencionalnog (papir) na nekonvencionalni medij nije
obvezan.
(2) Prijenos podataka digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti
specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove ili nadležnom državnom arhivu
ako pruža te usluge, sve uz prethodnu suglasnot Hrvatske javnobilježničke komore
koju ona daje na način na koji odobrava i korištenje elektronskih upisnika.
(3) Podatke prenesene na nekonvencionalni medij čuva javni bilježnik, a mogu se
čuvati i u Hrvatskoj javnobilježničkoj komori.

PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 26.

Gradivo javnog bilježnika ima status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu a
arhivskom gradivu i arhivima te se isto čuva u pismohrani javnog bilježnika do
predaje na pohranu u spremište nadležnog državnog arhiva.

Članak 27.

(1) Gradivo se predaje na pohranu u u spremišta nadležnog Državnog arhiva
sređeno, popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i
Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
(2) Izvršena predaja zapisnički se potvrđuje.

Članak 28.

Gradivo koje je predano u arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom.

ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA

Članak 29.

(1) Temeljem odredaba Zakona o javnom bilježništvu, za arhivsko gradivo i rad
pismohrane odgovoran je javni bilježnik.
(2) Pored javnog bilježnika o gradivu može skrbiti i djelatnik u uredu javnog
bilježnika kojeg javni bilježnik za to zaduži.
(3) Za skrb o pismohrani javni bilježnik treba odrediti osobu koja dobro poznaje
čitav postupak nastajanja i kolanja spisa u uredu te potupak pripremanja spisa
za arhiviranje i postupak samog arhiviranja, u što će ga uputiti javni bilježnik
sam ili kroz određene seminare i tečajeve u organizacii nadležnog državnog
arhiva.
4) Javni bilježnik je dužan odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane, a
kao djelatnika odgovornog za rad pismohrane može odrediti i sebe.
(5) Pored djelatnika iz stavaka 4. ovog članka, javni bilježnik može odrediti i
djelatnika u pismohrani koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i
položen stručni ispit za djelatnika u pismohranama sukladno Pravilniku o
stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u
pismohranama (»Narodne novine« br. 93/04).

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 30.

(1) Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva
(dokumentacijskih cjelina).
(2) Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova su za provođenje postupka
odabiranja i izlučivanja.
(3) Ako se pojedine kategorije gradiva čuvaju na nekonvencionalnom nosaču,
rokovi čuvanja vrijede i za tako arhivirano gradivo.

Članak 31.

(1) Ovaj Pravilnik obvezujuć je za sve javne bilježnike i kao takav zamijenjuje
pravilnik koji bi temeljem odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju
arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva trebao posebno donjeti svaki
javni bilježnik.
(2) Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis s rokovima čuvanja.
(3) U slučaju da se posebnim propisima izmijene rokovi čuvanja utvrđeni u
Posebnom popisu koji je sastavni dio ovog Pravilnika, Upravni odbor HJK ovlašten
je utvrditi novi Poseban popis i dostaviti ga na odobrenje Hrvatskom državnom
arhivu, te novim popisom staviti van snage popis sadržan u ovom Pravilniku.

Članak 32.

Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti će
se objaviti u »Narodnim novinama.«

Članak 33.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja.

HJK-O66/08
Zagreb, 3. rujna 2008.

Predsjednik
Hrvatske javnobilježničke komore
**Ivan Maleković**, v. r.

|  |
| --- |
| Suglasnost na ovaj Pravilnik dao je Hrvatski državni arhiv rješenjem klase: 612-06/08-03/35; urbroj: 565-19-08-2 od 26. lipnja 2008. godine. |

POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA U JAVNOBILJEŽNIČKIM UREDIMA

|  |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Redni broj | Vrsta gradiva | Rok  čuvanja | Obrazloženje |
| I. |  |  |  |
| UPISNICI/  KNJIGE/  IMENICI | 1. Opći poslovni upisnik (Repertorium) »OU« (čl. 11. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 2.Upisnik ovjera i potvrda »OV« (čl. 12. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 3.Upisnik za ovrhu »Ovrv« (čl. 13 a) JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 4. Upisnik povjerenih poslova »UPP« (čl. 14. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 5. Depozitna knjiga »DK« (čl. 16. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 6. Imenik predanih raspoložbi za slučaj smrti »IR« (čl. 15. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 7. Zajednički abecedni imenik (čl. 18. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 8. Imenik povjerenih poslova  (čl. 17. JBP) | trajno | Čl. 87. st. 3.  Javnobilježničkog poslovnika (JBP) |
|  | 9. Upisnici/registri o protestima (čl. 10. Pravilnika o javnobilježničkim protestnim upisnicima) | 10 godina | Čl. 10. Pravilnika o javnobilježničkim protestnim upisnicima |
| II.  SPISI | 1.) Javnobilježnički akti (bez obzira na sadržaj) i potvrđene (solemnizirane) privatne isprave koje se odnose na nekretnine | trajno | Čl. 87. st. 3. JBP |
|  | 2) Spisi o povjerenim izjavama posljednje volje | trajno | Čl. 87. st. 3. JBP |
| II.SPISI | 3) Spisi koji su zbog svog sadržaja ili osoba na koje se odnose od osobitog povijesnog, znanstvenog ili političkog značenja | trajno | Čl. 87. st. 3. JBP |
| 4) Spisi ovjera i potvrda  (spisi koji se upisuju u upisnik »OV«, dakle spisi na kojima je javni bilježnik ovjerio potpis stranke, bez obzira na sadržaj istih; | 3 godine | Čl. 87. st. 4 JBP |
| 5) solemnizirane privatne  privatne isprave osim onih koje se odnose na nekretnine, potvrde o životu i druge potvrde koje se upisuju u upisnik »OV« | 3 godine | Čl. 87. st. 4. JBP |
| 6.) Spisi povjerenih poslova, koje javni bilježnik prema odredbama posebnog zakona zadržava samo u prijepisu (UPP spisi u vezi ostavinskih postupaka) | 5 godina računajući od isteka godine u kojoj je povjereni posao okončan i izvorni spis vraćan  sudu | Čl. 87. st. 5 JBP |
| 7.) Ostali spisi povjerenih poslova | onoliko vremena koliko se istovrsni spisi suda ili druge vlasti koja javnom bilježniku povjerila posao čuvaju kod te vlasti | Čl. 87. st. 5. JBP |
| 8) Svi ostali spisi koji nisu navdeni u prethodnim toč. kao npr. Zapisnici Glavnih skupština trgovačkih društava, Zapisnici o posvjedočenju činjenica, Zapisnici o zaprimanju raznih izjava, punomoći i prijedloga, akoji se upisuju u »OU« upisnik | 5 godina | Čl. 87.st. 5. JBP |
| POMOĆNE KNJIGE | 1.) Knjiga otpreme pošte (čl. 26 JBP) | 5 godina | Čl. 87. st. 5 JBP |
| 2) Dostavna knjiga za poštu | 5 godina | Čl. 87. st. 5. JBP |

RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

|  |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Redni broj | Vrsta isprave | Rok čuvanja | Obrazloženje |
| 1. | Kontovnik gotovinskih pologa (čl. 59. st. 6. JBP) | 7 godina od isteka godina na koju se odnose (pomoćna knjiga) | Čl. 7. st. 2. toč. 3. i čl. 10. st. 3. t. 2. Zakona o računovodstvu (»Narodne novine br. 109/07) |
| 2. | Dnevnik gotovinskih pologa (čl. 59. st. 6. JBP) | 11 godina (glavna knjiga) | Čl. 7. st. 2. t. 2. i čl. 10. st. 3. t. 1. Zakona o računovodstvu |
| 3. | Kontovnik negotovinskih pologa(čl. 65 JBP) | 5 godina (nije knjigovodstvena isprava temeljem Zakona o računovodstvu) | Čl. 87. st. 5 JBP |
| 4. | Dnevnik negotovinskih pologa (članak 65 JBP) | 5. godna (nije knjigovodstvena isprava temeljem Zakona o računovodstvu) | Čl. 87. st. 5 JBP |
| 5. | Financijski izvještaji(bilanca, račun dobiti i gubitka...) | trajno | Čl. 15. st. 13 Zakona o računovodstvu |
| 6. | Dnevnik (evidencija poslovnih promjena knjigovodstvenih isprva slijedom nastanka) i Glavna knjiga (sintetička evidencija poslovnih promjena raščlanjena prema vrstama prihoda i rashoda, imovine i izvora financiranja slijedom njihova nastanka) | 11 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 10. st. 3. t. 1 Zakona o računovodstvu |
| 7. | Pomoćne knjige: analitička evidencija poslovnih promjena sintetičkih konta kao analitike poslovnih promjena po partnerima ili vlasnicima, kreditnim partijama, evidencije materijalne imovine koje sadrže osim financijskih i količinske podatke i druge pomoćne knjige kao knjige ulaznih i izlaznih računa, knjiga blagajne i druge. | 7 godina od isteka godine na koju se odnose | Članak 10. st. 3. t. 2. Zakona o računovodstvu |
| 8. | Knjigovodstvene isprave kao temelj za unos podataka u poslovne knjige (ulazni računi, izlazni računi, izvodi žiroračuna s nalozima za isplatu, blagajna (sva dokumentacija temeljem koje je obavljena isplata ili uplata u gotovini), sve isprave u svezi s promjenama imovine, putni nalozi, blokovi računa, nalozi za knjiženje, pomoćni obračuni u slične isprave | 7 godina od isteka godine na koju se odnose | Čl. 7. st. 2. toč. 3. Zakona o računovodstvu |
| 9.. | Obračuni, isplatne liste, evidencije plaća, dnevnica i honorara za koje se plaćaju doprinosi | trajno | Članak 7. st. 2. t. 1. Zakona o računovodstvu |

|  |
| --- |
| Ovaj Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja u javnobi-  lježničkim uredima u Republici Hrvatskoj odobrio je Hrvatski državni arhiv rješenjem klase: 612-06/08-03/35; ur.broj: 565-19-08-2 od 26. lipnja 2008. godine. |

Pravilnik, NN 123/2008-3540
Opći uvjeti korištenjaZaštita privatnosti[Pristup podatcima](/data_access_hr.aspx)[ELI](/about_eli_hr.aspx)

©2026. g. Narodne novine d.d.

, izrada [Novena d.o.o.](http://novena.hr/)