## Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa

### NN 48/2009 (17.4.2009.), Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa

MINISTARSTVO PRAVOSUĐA

1085

Na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 63/04. i 106/07.) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02.) i uz suglasnost Hrvatskoga državnog arhiva u Zagrebu, klasa: 612-06/08-03/57, urbroj: 565-19-08-2 od 11. studenoga 2008. godine, donosim

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA UPRAVE ZA ZAVORSKI SUSTAV MINISTARSTVA PRAVOSUĐA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Središnjeg ureda, kaznionica, zatvora i Centra za izobrazbu kao ustrojstvenih jedinica Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa te odgojnih zavoda (u daljnjem tekstu: Uprava za zatvorski sustav), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Uprave za zatvorski sustav u prilogu je ovog Pravilnika i njegov je sastavni dio koji se neće objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak 2.

Cjelokupno gradivo Uprave za zatvorski sustav od interesa je za Ministarstvo pravosuđa, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu, bez obzira je li registrirano ili evidentirano.

Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Uprave za zatvorski sustav odgovorne osobe su:

– za Središnji ured – ravnatelj,

– za kaznionicu, zatvor, odgojni zavod i Centar za izobrazbu – upravitelj.

Odgovorne osobe iz stavka 2. ovog članka i osobe zadužene za gradivo obvezne su surađivati s nadzornim tijelima za zaštitu cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav (Hrvatskim državnim arhivom u Zagrebu u odnosu na Središnji ured, odnosno nadležnim državnim arhivom prema sjedištu kaznionice, zatvora, odgojnog zavoda i Centra za izobrazbu).

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik).

Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.

Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije).

Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski ili video zapis, elektronički zapis i dr.).

Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti.

Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju.

Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim označilo i za koji je utvrđen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako označenog predala druga država, međunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska surađuje.

Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese čelnik ustrojstvene jedinice.

Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja (upisa u poslovne knjige) i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu.

Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.

Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Uprave za zatvorski sustav, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Predmet je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata/akata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta.

Tehnička dokumentacija su projekti, elaborati i ostali dokumenti u kojima su sadržana tehnička rješenja, uvjeti, isprave i drugi podaci u skladu sa zakonima koji imaju značaj tehničke dokumentacije.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD...).

Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE UPRAVE ZA ZATVORSKI SUSTAV KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

Uprava za zatvorski sustav kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:

– savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu,

– na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

Uprava za zatvorski sustav dužna je izvijestiti nadležni arhiv o svakoj promjeni svog statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Uprave za zatvorski sustav prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani Uprave za zatvorski sustav.

Članak 7.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu.

b) Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Uprave za zatvorski sustav. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Podaci Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga Pravilnika, dostavljaju se nadležnom arhivu redovito jednom godišnje, na način propisan Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj: 63/04. i 106/07.).

Članak 9.

U odnosu na postupanje, pristup i zaštitu klasificiranih podataka primjenjuju se odredbe Zakona o tajnosti podataka (»Narodne novine«, broj: 79/07.) do donošenja pravilnika iz članka 10. u svezi članka 31. stavka 2. citiranog Zakona.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 10.

Riješeni i dovršeni predmeti (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom)... i sl. tehničke arhivske jedinice. Gradivo se pismohrani obvezno predaje tehnički opremljeno i popisano. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 (pet) godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano.

Svaki službenik i namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

Svaki službenik i namještenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 11.

Arhivsko i registraturno gradivo se nakon razvođenja predaje u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni službenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik.

Odgovorna osoba za pismohranu neće preuzeti dokumentaciju koja nije složena u skladu s stavkom 1. ovoga članka.

Odgovorna osoba za pismohranu, odnosno drugi ovlašteni službenik u pismohrani, dužna je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 12.

Po prijamu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama.

Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 13.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 14.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskoga i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 15.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i njihovo pregledavanje kao i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili se iz njega brišu.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili se predaju s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te s navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava, a najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obvezno.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 16.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe pisarnice, odnosno drugog ovlaštenog službenika.

Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva.

Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u odgovarajuću evidenciju.

Članak 17.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka, od kojih se jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak zadržava odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik, a treći primjerak uručuje se službeniku, odnosno korisniku gradiva. Nakon korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto na kojem je bilo pohranjeno, a revers se poništava.

Članak 18.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj: 172/03.).

Članak 19.

Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik pismohrane.

Ako se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik, dužni su tražiti povrat gradiva.

Ukoliko je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice dužan je to pisano potvrditi.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 20.

Redovito, a najkasnije 5 (pet) godina od posljednjega provedenog postupka izlučivanja, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. stavkom 2. te člancima 11. i 14. ovoga Pravilnika.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine« broj 90/02.) kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega odobrenje daje nadležni arhiv.

Članak 21.

Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći kod:

– uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa,

– vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,

– rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,

– računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,

– personalnih listova – od kraja godine u kojoj se koristio personalni list,

– ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 22.

Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene jedinice Uprave za zatvorski sustav.

Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl., te poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa arhivskog i registratunog gradiva Uprave za zatvorski sustav.

Članak 23.

U pripremi izlučivanja, prema potrebi može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnog arhiva.

Članak 24.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje koji je potpisan od odgovorne osobe Uprave za zatvorski sustav, dostavlja se nadležnom arhivu.

Članak 25.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, koji u jednom primjerku dostavlja nadležnom arhivu.

Članak 26.

Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke.

Članak 27.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 28.

Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se nadležnom arhivu na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj: 105/97.) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine«, broj: 90/02.).

Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Uprava za zatvorski sustav i nadležni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O predaji arhivskog gradiva Uprave za zatvorski sustav nadležnom arhivu sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 29.

Uprava za zatvorski sustav dužna je odrediti odgovornu osobu za rad u pismohrani, te dovoljan broj zaduženih službenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom.

Članak 30.

Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za rad u pismohrani, u skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine«, broj: 93/04).

Ukoliko službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 31.

Službenik u pismohrani obvezan je obavljati sljedeće poslove:

– sređivanje i popisivanje gradiva,

– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,

– odabiranje arhivskoga gradiva,

– izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,

– priprema predaje arhivskoga gradiva nadležnom arhivu,

– izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak 32.

Službenik u pismohrani dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a osobito:

– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,

– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,

– poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,

– osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,

– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 33.

Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 34.

Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,

– održavanjem odgovarajuće temperature (16 – 20 °C) i vlažnosti (45 – 55%),

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 35.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 36.

Prostorije pismohrane priručnih pismohrana moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 37.

Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno drugom ovlaštenom službeniku u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 38.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Uprave za zatvorski sustav i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 39.

Na pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 40.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav od 18. srpnja 2003. godine, kao i Posebni popis arhivskog i registraturnog gradiva s klasifikacijskim oznakama, u primjeni od 1. siječnja 2004. godine.

Članak 41.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 036-01/08-01/1

Urbroj: 514-13-08-25

Zagreb, 9. veljače 2009.

Ministar
dr. sc. Ivan Šimonović, v. r.

Pravilnik, NN 48/2009-1085