## Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva obrane i oružanih snaga Republike Hrvatske

### NN 18/2005 (4.2.2005.), Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva obrane i oružanih snaga Republike Hrvatske

# MINISTARSTVO OBRANE

306

Na
temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i
registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 63/04) i članka 11.
stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja
arhivskog gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) i uz suglasnost Hrvatskoga državnog
arhiva od 15. studenoga 2004., klase: 612-06/04-03/10, urbroja: 565-02-04-4,
donosim

## PRAVILNIK

### O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA MINISTARSTVA OBRANE I ORUŽANIH SNAGA REPUBLIKE HRVATSKE

I.
OPĆE ODREDBE

Članak
1.

Ovim se
Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada,
odabiranje i izlučivanje, zaštita i korište­nje arhivskoga i registraturnog
gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva
obrane, Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika (u daljnjem
tekstu: MORH i OS RH), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Sastavni
dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i
registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji obuhvaća
cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju MORH-a i
OS RH.

Članak
2.

Cjelokupno
arhivsko i registraturno gradivo MORH-a i OS RH od interesa je za MORH i OS RH,
povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe
Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano
ili evidentirano.

Za
cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH i OS RH odgovoran je ministar
obrane.

Nadzor
nad zaštitom cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH
obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu (u daljnjem tekstu: HDA), te se u tom
smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak
3.

Definicije
pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

*Središnji
vojni arhiv MORH-a i OS RH* središnja je i glavna arhivska jedinica MORH-a u miru i ratu. Središnji
vojni arhiv organizira se kao samostalno tijelo unutar MORH-a. Svoju djelatnost
i svoju funkciju usklađuje prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske
struke u Republici Hrvatskoj, poštujući pri tome sve posebnosti MORH-a i OS RH.
U radu surađuje s HDA.

*Arhivska jedinica gradiva*jest najmanja logičko-sadržajna
jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički de­fi­niran
upisnik, zapisnik...).

*Arhivska knjiga*je evidencija ulaska gradiva
u pismohranu, prema vrstama i količinama.

*Arhivskim (registraturnim) gradivom*smatra se cjelokupna
dokumentacija nastala radom ili u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira je li ili
nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u
uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije...).

*Izlučivanje*je postupak kojim se iz neke
cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

*Konvencionalno gradivo*je gradivo za čije iščitavanje
nisu potrebni posebni uređaji.

*Nekonvencionalno gradivo*je ono za čije su iščitavanje
potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na
mikrofilmu ili na CD-u.

*Odabiranjearhivskoga* *gradiva* je postupak
kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire
arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

*Odgovorna osoba za pismohranu*je voditelj ustrojstvene
jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju
takve ovlasti prenese ministar obrane.

*Poseban
popis gradiva s rokovima čuvanja*je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama
(poslovnim područjima) MORH-a i OS RH, s označenim rokovima čuvanja za svaku
jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

*Tehnička
jedinica**gradiva* je jedinica fizičke
organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska
rola, magnetska traka, CD...).

*Zadužena
osoba za pismohranu*je
osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.

*Zbirna
evidencija**gradiva* je popis jedinica
cjelokupnoga gradiva u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira na mjesto čuvanja,
organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak
4.

Arhivsko
i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja MORH-a i OS RH
predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II.
OBVEZE MORH-a I OS RH KAO STVARATELJA I IMATELJA  JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak
5.

MORH i
OS RH kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni
su:

– savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati
od oštećenja do predaje HDA

– dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati
sve promjene u vezi s njim pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera
koje se odnose na gradivo

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz
registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su
istekli rokovi čuvanja

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje
struč­nog nadzora nad čuvanjem gradiva.

MORH je također dužan izvijestiti HDA o svakoj svojojpro­mjeni statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o
postupanju s gradivom.

III.
PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak
6.

Konvencionalno
i nekonvencionalno gradivo MORH-a i OS RH prikuplja se, zaprima, obrađuje,
evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i
zagubljenja u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu.

Određene
cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici
osim Središnjega vojnog arhiva ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako
utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom.

Ustrojstvena
jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog
arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito
dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu
evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i
izlučivanja.

Članak
7.

U
okviru uredovanja priručne pismohrane i Središnjega vojnog arhiva vodi se:

a)
Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog
gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv (obrazac 12 NN/Ulazna
knjiga s podacima....).

b)
Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhiv­skih jedinica gradiva
unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga
i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu MORH-a i OS
RH. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv,
sadržaj, vrije­me nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak
8.

Prijepisi
(preslici) Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga
Pravilnika, dostavljajuse HDA redovito jednom godišnje.

III/1
Konvencionalno gradivo

Članak
9.

Riješeni
predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote,
fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape
(fascikle s preklopom)... i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj
jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj pismohrani), nakon
arhiviranja pred­meta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i
vrednovanja svakih 5 godina. Odabrano gradivo se obavezno predaje u Središnji
vojni arhiv, osim u slučajevima iz članka 6. stav­ka 3. ovoga Pravilnika, u sređenom
stanju, tehnički opremljeno i popisano.

Čelnik svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za
arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom pod­ručju,
od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je
zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja
svakog predmeta kojimraspolaže.

Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do
predaje u Središnji vojni arhiv, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvr­đe­nom
planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske
jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podatci: naziv
institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta
gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u Središnji
vojni arhiv u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim
jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni
zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog
arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik Središnjega vojnog arhiva.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka,
od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi
odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu
vojnom arhivu.

Odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva,
odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu, dužan je pregledati
sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak
11.

Po
prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na na­čin propisan u
odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspo­ređuje na police, odnosno ormare,
u odgovarajućim prostorijama Središnjega vojnog arhiva.

Arhivsko
i registraturno gradivo u Središnjemu vojnom arhivu razvrstava se prema sadržajnim
cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja
gradiva jednoga godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhiv­skih
jedinica.

III/2
Nekonvencionalno gradivo

Članak
12.

Dokumenti
nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke
kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na
način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili
gubit­ka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja
i zaštite informacijskih sustava.

Za
svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s
elektroničkim dokumentima i drugim elektro­ničkim zapisima, obvezno je odrediti
osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija
i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost
izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili
gubitka podataka.

Postupci
izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće
sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u krat­kom roku.

Članak
13.

Kod uvođenja
ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom
obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne
hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga
pristupa, mije­njanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni
način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u
drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će
se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga
hardverskoga i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format
zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti
iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi
zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi
arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba
biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova
pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom
sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom
obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i
odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom
informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije
predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova
cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske
se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su
potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o
hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o
informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost,
čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektro­ničkih zapisa redovito se
provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se
najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške
ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV.
KORIŠTENJE GRADIVA

Članak
15.

Korištenje
gradiva odobrava osoba odgovorna za rad Središnjega vojnog arhiva i čelnik
ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH.

Arhivsko
i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog
arhiva i priručne pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe Središnjega
vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priručne
pismohrane.

Korištenje
se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili
izdavanjem originala.

Originalno
arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino
putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je
za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 16.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna
je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak
potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi
primjerak uzima odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva i pri­ručne
pismohrane, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, a treći primjerak
dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se
obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske
korisnike, koji na temelju zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije
sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja.

Korištenje
gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu
na pristup informacijama (»Narodne novine« broj 172/03).

Članak 18.

Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega
ulaganja novoga gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv, vrši se
provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u Središnji vojni arhiv.
Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva i
priručne pismohrane.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno,
odgovorna osoba za rad, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, traže
povrat gradiva.

Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis
odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u
narednoj godini.

V.
POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak
19.

Redovito,
a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se
odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je
prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u priručnoj pismohrani
ili Središnjemu vojnom arhivu pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga
gradiva.

Odabiranje
arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja se samo
ukoliko je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. stavkom 2. te člancima
11. i 14. ovoga Pravilnika.

Odabiranje
arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se na temelju
Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga
gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) kao i Posebnoga popisa iz članka 1.
stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega odobrenje daje HDA.

Članak
20.

Rokovi čuvanja
navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:

– kod
uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa

– kod
vođenja postupaka – od kraja godine u kojojje postupak dovršen

– kod
rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja godine
ukojojsu rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili
su se prestali primjenjivati

– kod
računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog
računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi

– kod
personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista,

– kod
ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak
21.

Postupak
za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene
jedinice MORH-a i OS RH.

Popis
gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu
jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će
se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem
svežnjeva, registratora, knjiga i sl.

Za
svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje
(npr. istekao rok čuvanja u skladu s popisom iz članka 1. stavka 2. nepotrebno
za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak
22.

Prema
potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik HDA.

Članak
23**.**

Popis
gradiva predloženog za izlučivanje i potpisan od odgovorne osobe MORH-a i OS
RH, preko Središnjega vojnog arhiva, dostavlja se HDA.

HDA
izdaje rješenje kojim predloženo gradivo može za izlučivanje u cijelosti
odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

Članak
24.

Po
primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba
donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga
gradiva.

O
postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan
primjerak dostavlja HDA.

Članak
25.

Ukoliko
gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da
podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak
26.

Izlučivanje
registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj
evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o
odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak
27.

Arhivsko
gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA na temelju Zakona o arhivskom gradivu i
arhivima (»Narodne novine« broj 105/97) i Pravilnika o predaji arhivskoga
gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).

Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA u roku
koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se
može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i HDA,
ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se tek nakon
provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički
opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O
predaji arhivskog gradiva MORH-a i OS RH HDA sastav­lja se Zapisnik čiji je
sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PRIRUČNIH PISMOHRANA

Članak
28.

MORH i
OS RH su dužni imati odgovorne osobe za rad priručnih pismohrana, te zaduženog
zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u priručnim pismohranama.

Članak
29.

Zaposlenici
u pismohranama moraju imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni
ispit za djelatnika u pismohrani, U skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju
i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narod­ne novine«
broj 93/04).

Ukoliko
zaposlenik iz st.1.
ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne
godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak
30.

Zaposlenici
u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu obavljaju sljedeće
poslove:

– sređivanje
i popisivanje gradiva

–
osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva

–
odabiranje arhivskoga gradiva

– izlučivanje
registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja

–
priprema predaje arhivskoga gradiva HDA

–
izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak
31.

Zaposlenici
u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu dužni su u svojem radu
pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:

– čuvati
integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i
pouzdano svjedočanstvo prošlosti

–
dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih

– poštivati
slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom
privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi

–
osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se
svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist

–
nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje
znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja
i iskustava.

Članak 32.

Prilikom
raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za
rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju
arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII. PROSTOR PRIRUČNIH PISMOHRANA I SREDIŠNJEGA
VOJNOG ARHIVA

Članak 33.

MORH i
OS RH je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu
arhivskoga i registraturnog gradiva.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i
registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja
ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane,
zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i
odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija

– održavanjem odgovarajuće temperature
(12 – 18 °C) i vlažnosti (50 – 70%)

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli
dovesti do oštećenja gradiva.

Članak
34.

Odgovarajućim
prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH
smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe,
udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako
zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električ­nih
instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće
zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod
nadzorom. U prostorijama pismohrane i Središnjega vojnog arhiva strogo je
zabranjeno pušenje.

Članak 35.

Prostorije priručnih pismohrana i Središnjega vojnog
arhiva moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže,
ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima
za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih
aparata na prah.

Članak 36.

Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo
odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani.

Brigu o
uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba
ustrojstvene jedinice u kojojse nalazi pismohrana.

IX.
ZAVRŠNE ODREDBE

Članak
37.

Odgovorne
osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja
MORH-a i OS RH i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak
38.

Za sva
pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom
gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi
kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i
registraturnog gradiva.

Članak
39.

Sastavni
dio ovog Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a
i OS RH s rokovima čuvanja, koji se nalazi u prilogu Pravilnika i neće se
objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak
40.

Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 023-03/05-04/1

Urbroj: 512-01-05-1

Zagreb,
27. siječnja 2005.

Ministar
**Berislav Rončević**, v. r.

if !supportEmptyParas endif

Pravilnik, NN 18/2005-306