## Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva zdravstva i socijalne skrbi

### NN 13/2007 (5.2.2007.), Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva zdravstva i socijalne skrbi

# Ministarstvo zdravstva i socijalne skrbi

**551**

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br.
105/97 i 64/00.), te na temelju članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te
postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine«, br.
90/02) i članka 17. stavka Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, br. 63/04) donosi se

## PRAVILNIK

### O ZAŠTITI ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA MINISTARSTVA ZDRAVSTVA I SOCIJALNE SKRBI

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja,
obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i
registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju
Ministarstva zdravstva i socijalne skrbi (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), kao
i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnog
gradiva Ministarstva, s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i
registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju ovoga Ministarstva i neće se
objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak 2.

Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Ministarstva od interesa je za
Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano
ili evidentirano.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva
obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu, te se u tom smislu obvezuju na
suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
*Arhivska jedinica gradiva* jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije
gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik).
*Arhivska knjiga* je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i
količinama.
*Arhivskim (registraturnim) gradivom* smatra se cjelokupna dokumentacija nastala
radom ili u posjedu Ministarstva, bez obzira da li je ili nije evidentirana u
službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju,
službenome poslovanju, evidencije).
*Izlučivanje* je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji
je utvrđeni rok čuvanja istekao.
*Konvencionalno gradivo* je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni
uređaji.
*Nekonvencionalno gradivo* je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji.
Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
*Odabiranje arhivskoga gradiva* je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva
temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
*Odgovorna osoba za pismohranu* je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je
sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese
ministar zdravstva i socijalne skrbi.
*Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja* je popis jedinica gradiva organiziran
prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Ministarstva, s označenim
rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka
roka čuvanja.
*Tehnička jedinica gradiva* je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj,
kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD).
*Zadužena osoba za pismohranu* je osoba koja neposredno obav­lja poslove
pismohrane.
*Zbirna evidencija gradiva* je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu
Ministarstva, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim
(dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Ministarstva
predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

Ministarstvo, kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog
gradiva dužno je:
– savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje
Hrvatskom državnom arhivu,
– dostavljati na zahtjev Hrvatskoga državnoga arhiva, popis gradiva i javljati
sve promjene u vezi s njim,
– pribavljati mišljenje Hrvatskoga državnoga arhiva prije poduzimanja mjera koje
se odnose na gradivo,
– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva,
– redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
– omogućiti ovlaštenim djelatnicima u Hrvatskom državnom arhivu obavljanje
stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva,
Ministarstvo je također dužno izvijestiti Hrvatski državni arhiv o svakoj svojoj
promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Ministarstva prikuplja se, zaprima,
obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i
gubitka u pismohrani.
Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj
jedinici osim pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako
utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom.
Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan
pismohrane dužna je to gradivo evidentirati, te pismohrani redovito dostavljati
podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz
članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog
gradiva u pismohranu (obrazac 12 »Narodne novine«/Ulazna knjiga s podacima).
b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica
gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga
arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu
Ministarstva. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka,
naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Prijepisi (preslici) Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz prethodnoga
članka, dostavljaju se Hrvatskom državnom arhivu redovito jednom godišnje.

*III/1 Konvencionalno gradivo*
Članak 9.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to
određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili
arhivske mape (fascikle s preklopom) i sl. tehničke arhivske jedinice.
U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj
pismohrani), ono se čuva najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga
roka gradivo se obavezno predaje u pismohranu, osim u slučajevima iz članka 6.
stavka 3. ovoga Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno, te popisano.
Čelnik svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno
gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i
obrade do predaje na daljnje čuvanje.
Svaki službenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja
podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
Svaki službenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je
tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga
svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu,
ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina
nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj
jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u
tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica
gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.
Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni službenici koji predaju gradivo i
odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.
Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva
ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad
pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.
Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužan je
pregledati preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.

Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u
odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u
odgovarajućim prostorijama pismohrane.
Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim
cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon
smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje
arhivskih jedinica.

*III/2 Nekonvencionalno gradivo*
Članak 12.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka,
elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju
čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja,
mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi
upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad
s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti
osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija
i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost
izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili
gubitka podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da
omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno
je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije;
minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od
neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu
zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu,
konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija)
na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan
izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu
(format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba
omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i
strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u
najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega
moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju
gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i
obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet
arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije,
te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu
iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova
cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama
koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama
o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o
informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa
redovito se provjerava najmanje jednom godišnje. Presnimavanje na novi medij
vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene
pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno službenik
u pismohrani.
Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane
samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno službenika
zaduženog za pismohranu.
Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem
preslika ili izdavanjem originala.
Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno
korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obveznog upisa u Knjigu
posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 16.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku
naznačenom u reversu.
Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se
na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za
rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva
službenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno
vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji
temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu,
obavlja se temeljem pisane zamolbe tražitelja.
Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje čl. 8. Zakona
o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, br. 172/03).

Članak 18.

Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u
pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u
pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik
u pismohrani.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad
pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, traže povrat gradiva.
Korisnik gradiva pisano potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene
jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 19.

Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se
odabiranje arhivskoga i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je
prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani
pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Ministarstva obavlja
se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano sukladno članku 7. stavku. 2., te
člancima 11. i 14. ovoga Pravilnika.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem
Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva
kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega
suglasnost daje Hrvatski državni arhiv.

Članak 20.

Rokovi čuvanja navedeni u Popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju
teći:
– kod uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa,
– kod vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
– kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja
godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se
prestali primjenjivati,
– kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja
završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
– kod personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista,
– kod ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 21.

Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba
Ministarstva.
Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva,
ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste
gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu
izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i slično.
Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i
uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno Popisu iz članka 1. stavka 2.
nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 22.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik
Hrvatskoga državnoga arhiva.

Članak 23.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje, te potpisan od odgov­orne osobe
Ministarstva dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu.
Hrvatski državni arhiv donosi rješenje kojim može predloženo gradivo za
izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

Članak 24.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna
osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga
gradiva.
O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, čiji se jedan
primjerak dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.

Članak 25.

Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na
način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 26.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u
Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja
Hrvatskoga državnoga arhiva o odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 27.

Arhivsko gradivo Ministarstva predaje se Hrvatskom državnom arhivu temeljem
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva
arhivima.
Javno arhivsko gradivo predaje se Hrvatskom državnom arhivu u roku koji u
pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može
predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i Hrvatski
državni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
Arhivsko gradivo Ministarstva predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i
izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i
cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
O predaji arhivskog gradiva Ministarstva Hrvatskom državnom arhivu, sastavlja se
Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 28.

Ministarstvo je dužno imati odgovornu osobu za rad pismohrane, te zaduženog
službenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u pismohrani.

Članak 29.

Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen
stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom
usavršavaju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama
(»Narodne novine« br. 93/04).
Ukoliko zaposlenik iz stavka. 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan
ga je položiti u roku 1 godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 30.

Službenik u pismohrani obavlja sljedeće poslove:
– sređivanje i popisivanje gradiva,
– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,
– odabiranje arhivskoga gradiva,
– izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,
– priprema predaje arhivskoga gradiva Hrvatskom državnom arhivu,
– izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak 31.

Službenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa
arhivista, a posebice:
– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja
trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,
– poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću
podataka i zaštitom privatnosti, i postupati unutar granica zakonskih propisa
koji su na snazi,
– osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti
se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,
– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje
znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja
i iskustava.

Članak 32.

Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna
osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti
primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima
pismohranu.

VIII. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 33.

Ministarstvo je dužno osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu
arhivskoga i registraturnog gradiva.
Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva
obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.
Materijalna zaštita osigurava se:
– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i
isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi
– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te
prozračivanjem prostorija
– održavanjem odgovarajuće temperature (12 – 18 °C) i vlažnosti (50 – 70%)
– redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 34.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva
Ministarstva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara
i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju
lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih
instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće
zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.
Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.
U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 35.

Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police,
ormari, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i drugo.
Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata,
te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 36.

Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane,
odnosno službeniku u pismohrani.
Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna
osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 37.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom
poslovanja Ministarstva obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovog Pravilnika.

Članak 38.

Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenom za
njegovo donošenje.

Članak 39.

Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o
arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski
propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i
registraturnog gradiva.

Članak 40.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-02/05-04/28
Urbroj: 534-02-06-1
Zagreb, 22. listopada 2006.

Ministar
**doc. dr. sc. Neven Ljubičić**, v. r.

Pravilnik, NN 13/2007-551
Opći uvjeti korištenjaZaštita privatnosti[Pristup podatcima](/data_access_hr.aspx)[ELI](/about_eli_hr.aspx)

©2026. g. Narodne novine d.d.

, izrada [Novena d.o.o.](http://novena.hr/)