## Odluka o eksternalizaciji

### NN 1/2009 (2.1.2009.), Odluka o eksternalizaciji

HRVATSKA NARODNA BANKA

37

Na temelju članka 166. Zakona o kreditnim institucijama (»Narodne novine«, br. 117/2008.) te članka 29. i članka 43. stavka 2. točke 9. Zakona o Hrvatskoj narodnoj banci (»Narodne novine«, br. 75/2008.) guverner Hrvatske narodne banke donio je

ODLUKU

O EKSTERNALIZACIJI

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovom se Odlukom pobliže propisuju uvjeti za eksternalizaciju, pravila za upravljanje rizicima koji su povezani s eksternalizacijom, obuhvat internih akata u vezi s eksternalizacijom, zahtjevi u svezi s pristupom podacima i dokumentaciji te obavljanjem izravnog nadzora od Hrvatske narodne banke, minimalni sadržaj ugovora s pružateljima usluga te sadržaj dokumentacije za potrebe procjene Hrvatske narodne banke.

(2) Odredbe ove Odluke primjenjuju se na kreditne institucije sa sjedištem u Republici Hrvatskoj koje su od Hrvatske narodne banke dobile odobrenje za rad i podružnice kreditnih institucija iz trećih država koje su od Hrvatske narodne banke dobile odobrenje za pružanje usluga.

II. ZNAČENJE POJMOVA

Članak 2.

U smislu ove odluke:

(1) Eksternalizacija je ugovorno povjeravanje obavljanja aktivnosti kreditne institucije pružateljima usluga, koje bi kreditna institucija inače obavljala sama.

(2) Aktivnosti koje bi kreditna institucija inače obavljala sama jesu aktivnosti koje kreditnoj instituciji omogućuju obavljanje djelatnosti pružanja bankovnih i/ili financijskih usluga, uključujući i aktivnosti kojima se podržava obavljanje djelatnosti (primjerice, korištenje informacijske tehnologije, upravljanje rizicima, sustav unutarnjih kontrola, kontrolne funkcije).

(3) Sklapanje ugovora o nabavi robe, radova i standardiziranih usluga ne smatra se eksternalizacijom. Standardizirane usluge u smislu ove Odluke su, primjerice, usluge vezane za korištenje telekomunikacijske infrastrukture, usluge oglašavanja, usluge čišćenja, usluge ispitivanja tržišta i slično.

(4) Pružatelj usluga može biti:

1) članica grupe kreditnih institucija ili

2) bilo koja pravna ili fizička osoba koja je prema propisima države u kojoj je osnovana odnosno u kojoj ima sjedište ili prebivalište, ovlaštena za obavljanje djelatnosti koje su predmet eksternalizacije.

III. UVJETI ZA EKSTERNALIZACIJU

Članak 3.

Kreditna institucija smije eksternalizirati aktivnosti koje kreditnoj instituciji omogućuju obavljanje djelatnosti pružanja bankovnih i/ili financijskih usluga, uključujući i aktivnosti kojima se podržava obavljanje djelatnosti, uz uvjet da eksternalizacija ne narušava:

1) obavljanje redovnog poslovanja kreditne institucije

2) djelotvorno upravljanje rizicima kreditne institucije

3) sustav unutarnjih kontrola kreditne institucije i

4) mogućnost obavljanja supervizije od Hrvatske narodne banke.

Članak 4.

(1) Kreditna institucija ne smije eksternalizirati djelatnost pružanja bankovnih i/ili financijskih usluga za koje je dobila odobrenje nadležnog tijela u skladu sa Zakonom o kreditnim institucijama.

(2) Odgovornost kreditne institucije prema trećima ni u kojem se slučaju ne smije prenijeti na pružatelje usluga.

(3) Kreditna institucija ne smije u cijelosti eksternalizirati kontrolne funkcije definirane u skladu sa Zakonom o kreditnim institucijama.

(4) Iznimno od stavka 3. ovog članka, kreditna institucija smije eksternalizirati funkciju unutarnje revizije uz uvjete i na način propisan člankom 183. Zakona o kreditnim institucijama.

Članak 5.

(1) Kreditna institucija dužna je prije donošenja odluke o eksternalizaciji procijeniti utjecaj eksternalizacije, među ostalim, na:

1) financijske rezultate, kontinuitet poslovanja i reputaciju kreditne institucije

2) troškove, solventnost, likvidnost i kapital kreditne institucije

3) profil rizičnosti kreditne institucije

4) kvalitetu pružanja usluga klijentima

5) stupanj poteškoća i vremena potrebnog za odabir alternativnog pružatelja usluge ili vraćanje obavljanja tih aktivnosti u kreditnu instituciju ako je potrebno.

(2) Kreditna institucija dužna je prije donošenja odluke o eksternalizaciji utvrditi da li propisi države odnosno država u kojima pružatelj usluga posluje omogućuju Hrvatskoj narodnoj banci da, u svrhu postizanja ciljeva supervizije, obavi izravni nadzor dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s eksternalizacijom, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora.

Članak 6.

(1) Materijalno značajne aktivnosti su one aktivnosti za koje se na temelju procjene iz članka 5. stavka 1. ove Odluke utvrdi:

1) da su od takve važnosti da bi nedostaci ili propusti u vezi s obavljanjem tih aktivnosti mogli značajno utjecati na sposobnost kreditne institucije da ispuni obveze propisane postojećim propisima i/ili nastavi poslovati ili

2) da imaju značajan učinak na upravljanje rizicima kreditne institucije.

(2) Pod materijalno značajnim aktivnostima smatra se i upravljanje rizicima povezanim s aktivnostima koje je kreditna institucija procijenila kao materijalno značajne u smislu stavka 1. ovog članka.

(3) Sve aktivnosti vezane za obavljanje poslova kontrolnih funkcija definiranih u skladu sa Zakonom o kreditnim institucijama i propisa donesenih na temelju tog Zakona smatraju se materijalno značajnim aktivnostima.

IV. PRAVILA ZA UPRAVLJANJE RIZICIMA KOJI SU POVEZANI S EKSTERNALIZACIJOM

Članak 7.

(1) Kreditna institucija dužna je uspostaviti odgovarajući sustav upravljanja rizicima koji su povezani s eksternalizacijom.

(2) Opća pravila za primjenu i uspostavu sustava upravljanja rizicima u smislu Zakona o kreditnim institucijama i propisa donesenih na temelju tog Zakona moraju se primijeniti i na upravljanje rizicima koji su povezani s eksternalizacijom.

(3) Eksternalizirane aktivnosti moraju na odgovarajući način biti obuhvaćene sustavom unutarnjih kontrola kreditne institucije.

V. INTERNI AKTI U VEZI S EKSTERNALIZACIJOM

Članak 8.

(1) Kreditna institucija dužna je internim aktima propisati postupke u vezi s eksternalizacijom.

(2) Interne akte iz stavka 1. ovog članka čini jedan ili više dokumenata koji minimalno moraju sadržavati kriterije i postupke vezane za:

1) proces donošenja odluke o eksternalizaciji

2) procjenu rizika povezanih s eksternalizacijom

3) dubinsku analizu pružatelja usluga

4) odabir pružatelja usluga

5) proces sklapanja ugovora s pružateljima usluga (pregovaranje, definiranje sadržaja ugovora, odobravanje i sklapanje ugovora)

6) upravljanje ugovornim odnosima s pružateljima usluga

7) nadziranje obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora

8) praćenje i izvještavanje uprave kreditne institucije o izloženosti rizicima povezanim s eksternalizacijom.

Članak 9.

Kreditna institucija dužna je za svaku pojedinu eksternalizaciju definirati:

1) uloge i odgovornosti organizacijskih jedinica ili osoba zaduženih za nadzor i upravljanje eksternalizacijom koji moraju imati odgovarajuću razinu znanja i iskustva

2) izlaznu strategiju kreditne institucije u slučaju prijevremenog prestanka ugovornog odnosa i/ili nemogućnosti ispunjenja ugovornih obveza.

VI. PRISTUP DOKUMENTACIJI I PODACIMA

Članak 10.

Kreditna institucija dužna je osigurati da pružatelj usluga omogući samoj kreditnoj instituciji, ovlaštenom revizoru kreditne institucije i Hrvatskoj narodnoj banci pravodoban i neograničen pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s eksternalizacijom, a u posjedu su pružatelja usluga.

VII. IZRAVNI NADZOR OD HRVATSKE
NARODNE BANKE

Članak 11.

Kreditna institucija dužna je osigurati da izravni nadzor od Hrvatske narodne banke dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s eksternalizacijom, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora, ni na koji način i ni u kojem trenutku ne bude onemogućen, ograničen ili otežan.

VIII. UGOVORNI ODNOS KREDITNE INSTITUCIJE I PRUŽATELJA USLUGA

Članak 12.

(1) Pri sklapanju ugovora s pružateljem usluga kreditna institucija dužna je voditi računa o tome da ugovorne odredbe prema svom opsegu i sadržaju budu odgovarajuće rizicima povezanim s eksternalizacijom te opsegu i kompleksnosti eksternaliziranih aktivnosti.

(2) Ugovor s pružateljem usluga mora biti u pisanom obliku, mora jasno definirati sve relevantne pojmove, uvjete, prava i obveze te odgovornosti ugovornih strana te sadržavati najmanje:

1) detaljan opis aktivnosti koje su predmet ugovora

2) mjesto, vrijeme i način ispunjenja ugovornih obveza

3) zahtjeve kreditne institucije vezane za razinu usluga i kvalitetu obavljanja usluga

4) način nadziranja obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora

5) vrste izvještaja koje će kreditna institucija dobivati od pružatelja usluga i dinamiku njihova dostavljanja

6) obvezu čuvanja bankovne i poslovne tajne te obvezu čuvanja i način zaštite povjerljivih podataka

7) obvezu pružatelja usluga da prije zaključenja ugovora s podizvođačem zatraži prethodnu pisanu suglasnost kreditne institucije

8) obvezu pružatelja usluga da pravodobno obavijesti kreditnu instituciju o svim činjenicama i promjenama okolnosti koje značajno utječu ili koje bi mogle značajno utjecati na ispunjavanje ugovornih obveza

9) obvezu pružatelja usluga da pri pružanju usluga u cijelosti postupa u skladu s postojećim propisima Republike Hrvatske

10) obvezu pružatelja usluga da Hrvatskoj narodnoj banci omogući obavljanje izravnog nadzora na lokaciji pružanja usluga, odnosno kod pružatelja usluga, te da osigura pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s eksternalizacijom, a u posjedu su pružatelja usluga

11) trajanje ugovora

12) detaljan opis uvjeta za raskid i/ili otkaz ugovora, uključujući pravo kreditne institucije da raskine odnosno otkaže ugovor s pružateljem usluga ako to naloži Hrvatska narodna banka

13) detaljan opis prava i obveza ugovornih strana za slučaj prijevremenog prestanka ugovora radi osiguranja kontinuiteta pružanja usluga

14) odabir mjerodavnog prava

15) način rješavanja sporova.

(3) Kreditna institucija može dati pisanu suglasnost iz stavka 2. točke 7. ove Odluke ako se uvjeri da je pružatelj usluga osigurao ispunjavanje obveza iz ove Odluke.

IX. OBAVJEŠTAVANJE HRVATSKE NARODNE BANKE

Članak 13.

(1) Ako kreditna institucija namjerava eksternalizirati materijalno značajne aktivnosti u skladu s člankom 6. ove Odluke, dužna je u primjerenom roku, a najkasnije 90 dana prije sklapanja ugovora s pružateljem usluga, o tome obavijestiti Hrvatsku narodnu banku.

(2) Obavijest iz stavka 1. ovog članka mora sadržavati obrazloženje koje obuhvaća detaljan opis materijalno značajnih aktivnosti koje se namjeravaju eksternalizirati i razloge donošenja odluke o eksternalizaciji.

(3) Obavijesti iz stavka 1. ovog članka prilažu se sljedeći dokumenti:

1) Ako je pružatelj usluga pravna osoba:

a) izvadak iz sudskoga ili drugoga odgovarajućeg registra, u izvorniku ili ovjerenoj preslici, ne stariji od šest mjeseci od dana dostavljanja obavijesti

b) ispis iz registra dioničara (knjige dionica) i izvadak iz knjige poslovnih udjela u izvorniku ili ovjerenoj preslici

c) popis osoba povezanih na način iz članka 24. Zakona o kreditnim institucijama s pružateljem usluga te opis na koji su način povezane

d) revizorska izvješća pružatelja usluga za posljednje dvije godine

e) dokaz o dosadašnjem iskustvu pružatelja usluga na poslovima koji su predmet eksternalizacije

f) nacrt ugovora koji kreditna institucija namjerava sklopiti s pružateljem usluga u vezi s eksternalizacijom materijalno značajnih aktivnosti

g) rezultati procjene rizika povezanih s eksternalizacijom

h) rezultati dubinske analize pružatelja usluge

i) rezultati procjene iz članka 5. stavka 1. ove Odluke

j) kriteriji i postupci vezani za nadziranje obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora te praćenje i izvještavanje uprave o izloženosti rizicima povezanim s eksternalizacijom

k) opis uloga i odgovornosti organizacijskih jedinica ili osoba koje će biti zadužene za nadzor i upravljanje ugovornim odnosom s pružateljem usluga

l) izlazna strategija kreditne institucije iz članka 9. stavka 2.

m) interni akti u vezi s eksternalizacijom

n) detaljan opis tehničkih i organizacijskih rješenja koja omogućuju sigurno i kvalitetno obavljanje aktivnosti koje se namjeravaju eksternalizirati, uključujući opis načina zaštite povjerljivih podataka

o) dokaz da nije otvoren stečajni postupak odnosno postupak likvidacije u odnosu prema pružatelju usluga

p) mišljenje nadzornog odbora kreditne institucije o namjeravanoj eksternalizaciji

r) izjavu kreditne institucije da eksternalizacija neće dovesti do sukoba interesa

s) ostalo što kreditna institucija smatra važnim.

2) Ako je pružatelj usluga fizička osoba:

a) ime i prezime, adresa stanovanja odnosno prebivališta i drugi identifikacijski podaci pružatelja usluga

b) životopis pružatelja usluga koji uključuje popis svih društava i njihovih adresa u kojima pružatelj usluga radi i/ili je radio, u kojima je član uprave ili nadzornog odbora i/ili je to bio odnosno u kojima jest i/ili je bio imatelj kvalificiranog udjela

c) dokumenti navedeni u točki 1. ovoga stavka pod c), e) do n) i p) do s).

(4) Ako pružatelj usluga ima sjedište i/ili posluje izvan Republike Hrvatske, kreditna institucija je dužna, osim dokumenata iz stavaka 2. i 3. ovog članka, dostaviti i dokaz kojim se potvrđuje da propisi države odnosno država u kojima pružatelj usluga posluje omogućuju Hrvatskoj narodnoj banci:

1) da u svrhu postizanja ciljeva supervizije obavi izravni nadzor dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s eksternalizacijom, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora

2) pravodoban i neograničen pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s eksternalizacijom, a u posjedu su pružatelja usluga.

(5) Osim dokumenata navedenih u stavcima 2., 3. i 4. ovog članka, Hrvatska narodna banka može zatražiti i drugu dokumentaciju koju ocijeni potrebnom za procjenu jesu li ispunjeni uvjeti za eksternalizaciju propisani Zakonom o kreditnim institucijama i ovom Odlukom.

X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 14.

(1) Kreditna institucija dužna je procijeniti koje su sve materijalno značajne aktivnosti eksternalizirane prije stupanja na snagu ove Odluke te o tome obavijestiti Hrvatsku narodnu banku najkasnije do 31. prosinca 2009.

(2) Kreditna institucija dužna je ugovore za koje se utvrdi da su materijalno značajni i sklopljeni s pružateljima usluga prije stupanja na snagu ove Odluke uskladiti s odredbama ove Odluke najkasnije do 30. lipnja 2010.

Članak 15.

Ova se Odluka objavljuje u »Narodnim novinama«, a stupa na snagu 1. srpnja 2009.

O. br. 22-020/01-09/ŽR

Zagreb, 2. siječnja 2009.

Guverner
Hrvatske narodne banke
dr. sc. Željko Rohatinski, v. r.

Odluka, NN 1/2009-37