## Pravilnik o provođenju unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole u Poreznoj upravi

### NN 95/2014 (1.8.2014.), Pravilnik o provođenju unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole u Poreznoj upravi

95 01.08.2014 Pravilnik o provođenju unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole u Poreznoj upravi

MINISTARSTVO FINANCIJA

1916

Na temelju članka 75. stavka 4. Zakona o Poreznoj upravi (»Narodne novine« br. 148/13) ministar financija donosi

PRAVILNIK

O PROVOĐENJU UNUTARNJEG NADZORA I UNUTARNJE KONTROLE U POREZNOJ UPRAVI

I. TEMELJNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom se propisuje način provođenja unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole u Ministarstvu financija, Poreznoj upravi (u daljnjem tekstu: Porezna uprava).

Članak 2.

Unutarnji nadzor je skup radnji, metoda i postupaka koje provodi Porezna uprava radi nadziranja zakonitosti svoga rada i pravilne primjene propisa iz svoje nadležnosti s namjerom otklanjanja utvrđenih nepravilnosti te ujednačavanja prakse rada.

Članak 3.

Unutarnja kontrola je skup radnji i postupaka koje provodi Porezna uprava s namjerom otkrivanja, utvrđivanja i sprječavanja kršenja zakonitosti rada i pravila službe od strane službenika i namještenika Porezne uprave (u daljnjem tekstu: službenici i namještenici).

Članak 4.

U ostvarivanju ciljeva unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole osigurava se i:

1. nadzor pravilne primjene poreznih ovlasti od strane službenika,

2. učinkovito ostvarivanje prava na predstavku o radu službenika i namještenika,

3. primjerena razina povjerenja građana i pravnih osoba u rad Porezne uprave,

4. zaštita službenika i namještenika od neosnovanih navoda o njihovom radu,

5. prevencija postupanja službenika i namještenika protivnih propisima, etičkim načelima i utvrđenim unutarnjim procesima i postupcima.

II. PROVEDBA UNUTARNJEG NADZORA I UNUTARNJE KONTROLE

1. Zajedničke odredbe

Članak 5.

(1) Unutarnji nadzor i unutarnju kontrolu provode ovlašteni službenici Središnjeg ureda, Sektora za strategiju, unutarnju kontrolu i unutarnji nadzor, kao ustrojstvene jedinice nadležne za obavljanje poslova unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole (u daljnjem tekstu: Sektor), sukladno propisima o unutarnjem ustrojstvu i unutarnjem redu Ministarstva financija.

(2) Osim osoba iz stavka 1. ovoga članka, za provođenje pojedinih zadataka u vezi s unutarnjim nadzorom i unutarnjom kontrolom, ravnatelj Porezne uprave (u daljnjem tekstu: ravnatelj) može odrediti i druge službenike Porezne uprave.

(3) Kod određivanja ovlaštenih službenika za provođenje određenog unutarnjeg nadzora i određene unutarnje kontrole vodi se računa o okolnostima koje utječu ili bi mogle utjecati na obvezu izuzeća navedene osobe sukladno odredbama propisa kojima je uređeno izuzeće službene osobe.

Članak 6.

Za nadzor provedbe unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole u Poreznoj upravi nadležan je ravnatelj.

Članak 7.

Unutarnji nadzor i unutarnja kontrola nad postupanjem službenika i namještenika Sektora provodi se po nalogu ravnatelja.

Članak 8.

Postupak unutarnjeg nadzora i postupak unutarnje kontrole se provodi:

1. izravno, u službenim prostorijama i prostorima koje u svom radu ili u svezi sa službenim postupanjem koristi nadzirana ustrojstvena jedinica Porezne uprave (u daljnjem tekstu: subjekt unutarnjeg nadzora) i kontrolirani službenik i namještenik (u daljnjem tekstu: subjekt unutarnje kontrole) radi neposrednog uvida u službene i druge isprave, uporabu sustava elektroničke obrade i razmjene podataka, uvjete i način rada te ukupnost postupanja subjekta unutarnjeg nadzora i subjekta unutarnje kontrole,

2. neizravno, na način različit od navedenog u točki 1. ovoga članka, na temelju službenih i drugih podataka te obavijesti dostupnih Sektoru.

Članak 9.

(1) Ovlašteni službenik iz članka 5. ovoga Pravilnika (u daljnjem tekstu: izvršitelj unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole) pri obavljanju poslova unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole može:

1. obaviti razgovor sa službenicima i namještenicima te po potrebi zapisnički uzeti izjavu,

2. ući i izvršiti uvid u svaki prostor kojeg koristi Porezna uprava ili u vezi s obavljanjem poslova koriste službenici i namještenici,

3. izvršiti uvid i koristiti podatke iz evidencija koje vode službenici i namještenici,

4. izvršiti uvid u upisnike, naloge, akte i dokumente koje sastavljaju, pribavljaju, zaprimaju ili izdaju službenici i namještenici, a po potrebi zahtijevati i njihovu dostavu u izvornom obliku ili preslici,

5. izvršiti uvid u podatke o tehničkim sredstvima i opremi koju u radu primjenjuju službenici i namještenici,

6. prisustvovati provedbi poslova iz djelokruga Porezne uprave,

7. od službenika i namještenika zatražiti i druge podatke i obavijesti važne za uspješnu provedbu unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole njihova rada,

8. obaviti i druge potrebne mjere i radnje u okviru poreznih ovlasti.

(2) Izvršitelj unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole će, kada je pri postupanju iz stavka 1. ovoga članka to potrebno:

1. izuzeti dokumentaciju, o izuzimanju izdati potvrdu s popisom izuzete dokumentacije (u dva primjerka od kojih jedan ostaje osobi od koje je izuzeta dokumentacija, a drugi primjerak zadržava za potrebe postupka),

2. pribaviti pisanu izjavu radi očitovanja na određene okolnosti, navedeno zatražiti pisanim putem uz ostavljanje primjerenog roka za davanje izjave. Ako postoji opasnost da bi odgoda davanja pisane izjave mogla ugroziti svrhu unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole, pisana izjava se može zatražiti i usmenim putem te je istu službenik i namještenik dužan dati bez odgode.

3. zbog opravdanih razloga u službene prostorije Sektora pozvati službenika i namještenika radi davanja izjave, pozivanje izvršiti pisano, usmeno ili uporabom odgovarajućeg komunikacijskog uređaja, uz navođenje razloga, mjesta i vremena pozivanja.

Članak 10.

Kod postupanja iz članka 9. ovoga Pravilnika odgovarajuće se primjenjuju članci 19. i 23. Zakona o Poreznoj upravi (»Narodne novine«, br. 148/13).

Članak 11.

(1) U provedbi poslova unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole s jednakom se pozornošću utvrđuju sve činjenice i okolnosti, kako one koje idu na štetu subjekta unutarnjeg nadzora i subjekta unutarnje kontrole tako i one koje idu u njihovu korist.

(2) Provedbu poslova unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole treba usmjeriti na bitne činjenice radi ostvarenja svrhe unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole te njihovo trajanje ograničiti na nužnu mjeru.

Članak 12.

Subjekt unutarnjeg nadzora odnosno subjekt unutarnje kontrole dužan je izvršitelju unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole omogućiti nesmetano provođenje unutarnjeg nadzora odnosno unutarnje kontrole.

Članak 13.

U provedbi unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole ustrojstvene jedinice Porezne uprave dužne su izvršitelju unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole pružiti stručnu, administrativnu i tehničku pomoć.

Članak 14.

(1) Sektor surađuje s drugim tijelima državne uprave, tijelima sudbene vlasti, državnim odvjetništvom, pučkim pravobraniteljem, jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave, sindikatima, udrugama civilnog društva, građanima i svim drugim osobama u cilju ostvarenja učinkovitog i svrhovitog obavljanja poslova iz nadležnosti Sektora.

(2) Radi unaprjeđenja rada Sektor razmjenjuje stručna iskustva i nove spoznaje sa srodnim službama drugih država.

Članak 15.

Izvršitelji unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole te drugi službenici i namještenici koji raspolažu podacima i imaju saznanja o tijeku postupka unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole, dužni su čuvati tajnost podataka koje saznaju tijekom postupka, u skladu s posebnim propisima koji uređuju tajnost podataka te takvi podaci:

1. ne smiju biti korišteni u neslužbene svrhe,

2. moraju biti zaštićeni od neovlaštenog uvida ili korištenja odnosno pristupa.

Članak 16.

(1) U poslovima pismohrane, organiziranja i nadzora obavljanja poslova uredskog poslovanja, za određenu dokumentaciju o provođenju ili u vezi provođenja radnji unutarnjeg nadzora i unutarnje kontrole ravnatelj može odrediti posebno označavanje i posebne evidencije.

(2) Posebno označavanje iz stavka 1. ovoga članka je postupak koji ima za svrhu zaštitu podataka od neovlaštenog uvida ili korištenja.

2. Provedba unutarnjeg nadzora

Članak 17.

(1) Postupak unutarnjeg nadzora može biti:

1. redovni postupak koji se pokreće sukladno utvrđenom godišnjem planu rada Sektora,

2. izvanredni postupak koji se pokreće na osnovi pisanog naloga ravnatelja, nadležnog zamjenika ravnatelja ili nadležnog pomoćnika ravnatelja.

(2) Iznimno, kada to zahtijevaju opravdane okolnosti, nalog iz stavka 1. točke 2. ovoga članka može se izdati usmeno, s obvezom izdavanja u pisanom obliku u roku od tri dana od dana njegova izdavanja.

Članak 18.

(1) Poslovi unutarnjeg nadzora obavljaju se u opsegu i u rokovima utvrđenim godišnjim planom rada kojeg po prijedlogu nadležnog pomoćnika ravnatelja odobrava ravnatelj.

(2) Plan iz stavka 1. ovoga članka se izrađuje na temelju procjene rizika, a donosi se do kraja siječnja tekuće godine.

(3) Plan iz stavka 1. ovoga članka rada sadrži podatke o:

1. subjektima unutarnjeg nadzora,

2. predmetima unutarnjeg nadzora,

3. planiranom trajanju postupanja, od pripreme do završnog izvješća o postupanju.

Članak 19.

(1) O provođenju redovnog postupka unutarnjeg nadzora subjektu unutarnjeg nadzora dostavlja se nalog za unutarnji nadzor (u daljnjem tekstu nalog).

(2) Nalog iz stavka 1. ovoga članka izdaje ravnatelj, nadležni zamjenik ravnatelja ili nadležni pomoćnik ravnatelja.

(3) Nalog iz stavka 1. ovoga članka se dostavlja subjektu unutarnjeg nadzora u pravilu najkasnije osam dana prije dana određenog za početak provođenja unutarnjeg nadzora.

Članak 20.

Nalog sadrži:

1. naziv Sektora te broj i datum naloga,

2. propis o nadležnosti,

3. naziv subjekta unutarnjeg nadzora,

4. podatke o predmetu te predviđenom vremenu provođenja unutarnjeg nadzora,

5. ime i prezime te podatke o rasporednom radnom mjestu izvršitelja unutarnjeg nadzora određenog kao:

– izvršitelja pojedinca ili

– voditelja grupe izvršitelja,

6. potpis i otisak službenog pečata.

Članak 21.

(1) Pisani nalog ravnatelja, nadležnog zamjenika ravnatelja ili nadležnog pomoćnika ravnatelja o pokretanju izvanrednog postupka za provođenje unutarnjeg nadzora dostavlja se subjektu unutarnjeg nadzora u roku iz članka 19. stavka 3. ovoga Pravilnika.

(2) Za određenje sadržaja naloga iz stavka 1. ovoga članka odgovarajuće se primjenjuje članak 20. stavak 1. ovoga Pravilnika.

(3) Iznimno od stavka 1. ovoga članka, ako bi se ranijom dostavom ugrozila svrha unutarnjeg nadzora, nalog se dostavlja subjektu unutarnjeg nadzora neposredno prije početka unutarnjeg nadzora.

Članak 22.

(1) U tijeku postupka unutarnjeg nadzora može se izmijeniti sadržaj naloga iz članka 21. ovoga Pravilnika na način da ravnatelj, nadležni zamjenik ravnatelja ili nadležni pomoćnik ravnatelja izda novi pisani nalog.

(2) U novom nalogu mora biti navedeno da zamjenjuje nalog iz članka 21. ovoga Pravilnika.

(3) Novi nalog se odmah dostavlja subjektu unutarnjeg nadzora.

Članak 23.

Prije sastavljanja izvješća iz članka 24. ovoga Pravilnika, izvršitelj pojedinac odnosno voditelj grupe izvršitelja obavit će završni razgovor s čelnikom subjekta unutarnjeg nadzora o rezultatima unutarnjeg nadzora te raspraviti utvrđeno činjenično stanje uključujući i zaključke o eventualno utvrđenim nepravilnostima.

Članak 24.

(1) O provedenom unutarnjem nadzoru izvršitelj pojedinac odnosno voditelj grupe izvršitelja izrađuje pisano izvješće koje se sastoji od uvoda, nalaza i zaključka (u daljnjem tekstu: izvješće).

Uvod obavezno sadrži:

– naziv unutarnje ustrojstvene jedinice koja je obavila nadzor te broj i datum izvješća,

– propis o nadležnosti,

– naziv subjekta unutarnjeg nadzora,

– podatke o predmetu unutarnjeg nadzora,

– podatke o mjestu i vremenu unutarnjeg nadzora,

– ime i prezime te podatke o rasporednom radnom mjestu izvršitelja unutarnjeg nadzora.

Nalaz obavezno sadrži analizu i utvrđeno činjenično stanje.

Zaključak obavezno sadrži:

– stručno mišljenje o zakonitosti postupanja u obavljanju poslova koji su predmet nadzora,

– potpis izvršitelja unutarnjeg nadzora.

(2) U slučaju utvrđenja nepravilnosti nalaz iz stavka 1. ovoga članka obvezno mora sadržavati i podatke o obavljenom završnom razgovoru sukladno članku 23. ovoga Pravilnika te preporuke za poduzimanje korektivnih mjera u cilju otklanjanja nepravilnosti i poboljšanja rada.

Članak 25.

(1) Izvješće se dostavlja ravnatelju, nadležnom zamjeniku ravnatelja ili nadležnom pomoćniku ravnatelja u roku od 15 dana od provedenoga unutarnjeg nadzora.

(2) U vezi sadržaja izvješća ravnatelj, nadležni zamjenik ravnatelja ili nadležni pomoćnik ravnatelja mogu zatražiti dodatna pojašnjenja o utvrđenom činjeničnom stanju ili primjeni pravne osnove kao i ukazati na potrebu provođenja dodatnih radnji u cilju cjelovitog obavljanja unutarnjeg nadzora.

(3) Izvješće odnosno usklađeno izvješće sukladno stavku 2. ovoga članka (u daljnjem tekstu: konačno izvješće) dostavlja se subjektu unutarnjeg nadzora u roku od 30 dana od provedenog unutarnjeg nadzora.

(4) U slučaju da su konačnim izvješćem utvrđene nepravilnosti čelnik subjekta unutarnjeg nadzora dužan je u roku od 15 dana od dostave konačnog izvješća otkloniti utvrđene nepravilnosti i o tome pisano izvijestiti ravnatelja.

(5) Temeljem opravdanog zahtjeva subjekta unutarnjeg nadzora ravnatelj može odobriti produljenje roka iz stavka 4. ovoga članka.

(6) Ponovni unutarnji nadzor može se provesti u svrhu provjere jesu li utvrđeni nedostaci otklonjeni. Za daljnje postupanje odgovarajuće se primjenjuje stavak 1. ovoga članka.

3. Provedba unutarnje kontrole

Članak 26.

(1) Radi otkrivanja, utvrđivanja i sprječavanja kršenja zakonitosti rada i pravila službe od strane službenika i namještenika, Sektor primjenom operativnih aktivnosti ili postupaka prikuplja podatke i analitički ih obrađuje.

(2) Prikupljanje podataka iz stavka 1. ovoga članka obavlja se iz svih dostupnih izvora.

Članak 27.

(1) Izvori podataka iz članka 26. ovoga Pravilnika su:

1. provedeni unutarnji nadzori,

2. evidencije te druge baze podataka koje vodi ili koristi Porezna uprava,

3. drugi izvori podataka o postupanju službenika i namještenika u vezi s obavljanjem poslova iz djelokruga Porezne uprave.

(2) Drugi izvori podataka iz stavka 1. točke 3. ovoga članka su osobito:

1. predstavke (pritužbe, prijave, prigovori, prijedlozi i slično) te drugi oblici saznanja od fizičkih i pravnih osoba,

2. sredstva javnog priopćavanja te drugi otvoreni izvori (javno dostupne informacije u javnoj domeni),

3. informacije od drugih tijela državne uprave, tijela sudbene vlasti, državnog odvjetništva, pučkog pravobranitelja, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, sindikata, udruga civilnog društva,

4. podaci iz članka 31. ovoga Pravilnika,

5. neposredno opažanje ovlaštenih službenika Sektora.

Članak 28.

Analitička obrada podataka iz članka 26. ovoga Pravilnika uključuje sljedeće faze postupanja:

1. prethodno razvrstavanje podataka (određivanje po vrsti, svrsi, pripadnosti i slično),

2. procjenu pouzdanosti izvora i vjerodostojnosti sadržaja podatka,

3. određivanje značenja podatka sukladno posebnim propisima o tajnosti podataka,

4. završno definiranje podatka radi njihove pohrane te mogućnosti budućeg pretraživanja (jednoznačno određenje radi identifikacije odnosno razlikovanja),

5. operativna i izvještajna analitička obrada podataka,

6. daljnje upravljanje podacima u poslovnom procesu.

Članak 29.

Rezultati analitičke obrade podataka evidentiraju se u posebnoj evidenciji koju Sektor vodi u elektroničkom obliku.

Članak 30.

Provođenje unutarnje kontrole uključuje i radnje radi utvrđivanja činjenica i okolnosti mjerodavnih za ocjenu zakonitosti primjene poreznih ovlasti od strane ovlaštenih službenika.

Članak 31.

Ustrojstvene jedinice Porezne uprave dužne su bez odlaganja dostaviti ravnatelju, nadležnom zamjeniku ravnatelja i nadležnom pomoćniku ravnatelja sva saznanja o mogućim slučajevima korupcije, organiziranog kriminaliteta ili nekog drugog nezakonitog postupanja službenika i namještenika.

Članak 32.

(1) Postupak unutarnje kontrole pokreće se na osnovi pisanog naloga ravnatelja, nadležnog zamjenika ravnatelja ili nadležnog pomoćnika ravnatelja.

(2) Iznimno, kada to zahtijevaju opravdane okolnosti, nalog za unutarnju kontrolu može se izdati usmeno, s obvezom izdavanja u pisanom obliku u roku od tri dana od dana njegova izdavanja.

(3) Nalog iz stavka 1. ovoga članka ne dostavlja se subjektu unutarnje kontrole.

Članak 33.

(1) Nalog iz članka 32. ovoga Pravilnika sadrži:

1. naziv Sektora te broj i datum naloga,

2. propis o nadležnosti,

3. naziv subjekta unutarnje kontrole,

4. podatke o predmetu te predviđenom vremenu provođenja unutarnje kontrole,

5. ime i prezime te podatke o rasporednom radnom mjestu izvršitelja unutarnje kontrole određenog kao:

– izvršitelja pojedinca ili

– voditelja grupe izvršitelja,

6. potpis i otisak službenog pečata.

(2) U tijeku postupka unutarnje kontrole može se izmijeniti sadržaj naloga na način da ravnatelj, nadležni zamjenik ravnatelja ili nadležni pomoćnik ravnatelja izda novi pisani nalog.

(3) U novom nalogu mora biti navedeno da zamjenjuje nalog iz članka 32. ovoga Pravilnika.

Članak 34.

O provedenoj unutarnjoj kontroli izvršitelj pojedinac odnosno voditelj grupe izvršitelja izrađuje pisano izvješće koje se sastoji od uvoda, nalaza i zaključka (u daljnjem tekstu: izvješće).

Uvod obavezno sadrži:

– naziv unutarnje ustrojstvene jedinice koja je obavila unutarnju kontrolu te broj i datum izvješća,

– propis o nadležnosti,

– naziv subjekta unutarnje kontrole,

– podatke o predmetu unutarnje kontrole,

– podatke o mjestu i vremenu unutarnje kontrole,

– ime i prezime te podatke o rasporednom radnom mjestu izvršitelja unutarnje kontrole,

Nalaz obavezno sadrži analizu i utvrđeno činjenično stanje.

Zaključak obavezno sadrži:

– stručno mišljenje o zakonitosti postupanja u obavljanju poslova koji su predmet unutarnje kontrole,

– potpis izvršitelja unutarnje kontrole.

Članak 35.

(1) Izvješće se dostavlja ravnatelju, nadležnom zamjeniku ravnatelja i nadležnom pomoćniku ravnatelja u roku od 15 dana od provedene unutarnje kontrole.

(2) U vezi sa sadržajem izvješća ravnatelj, nadležni zamjenik ravnatelja i nadležni pomoćnik ravnatelja mogu zatražiti dodatna pojašnjenja o utvrđenom činjeničnom stanju ili primjeni pravne osnove kao i ukazati na potrebu provođenja dodatnih radnji u cilju cjelovitog obavljanja unutarnje kontrole.

Članak 36.

(1) Ako se temeljem izvješća o provedenom postupku unutarnje kontrole utvrde nepravilnosti ili nezakonitosti u radu i nepoštivanje pravila službe od strane subjekta unutarnje kontrole, ravnatelj ili službenik kojeg on ovlasti podnosi zahtjev za pokretanje postupka zbog povrede službene dužnosti.

(2) Ako se na temelju izvješća o provedenom postupku unutarnje kontrole utvrde nepravilnosti ili nezakonitosti u radu i nepoštivanje pravila službe od strane subjekta unutarnje kontrole, odnosno počinjenje kaznenog djela ili osnove sumnje počinjenja kaznenog djela, ravnatelj ili službenik kojeg on ovlasti podnosi kaznenu prijavu odnosno prijavu osnove sumnje nadležnim tijelima.

(3) Ako se na temelju izvješća o provedenom postupku unutarnje kontrole utvrdi da nema osnove za daljnje provođenje unutarnje kontrole ili se temeljem utvrđenih činjenica i okolnosti zaključuje da ne postoji kršenje zakonitosti rada i pravila službe od strane subjekta unutarnje kontrole, postupak unutarnje kontrole okončava se službenom zabilješkom nadležnog pomoćnika ravnatelja.

(4) O postupanju iz stavka 3. ovoga članka pisano se izvješćuje ravnatelj i nadležni zamjenik ravnatelja.

III. ZAVRŠNA ODREDBA

Članak 37.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 043-01/13-01/1797
Urbroj: 513-07-21-13/14-2
Zagreb, 16. lipnja 2014.

Ministar financija
mr. sc. Boris Lalovac, v. r.

Pravilnik, NN 95/2014-1916