### NN 132/2020 (30.11.2020.), Pravilnik o prijavljivanju povreda odnosno sumnji na povredu odredaba Uredbe (EU) br. 1286/2014

Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga

2511

Na temelju odredbi članka 14. stavka 3. Zakona o provedbi Uredbe (EU) br. 1286/2014 o dokumentima s ključnim informacijama za upakirane investicijske proizvode (»Narodne novine« br. 112/18, dalje: Zakon) Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga (dalje: Hanfa) na sjednici Upravnog vijeća održanoj 26. studenoga 2020. godine donosi

PRAVILNIK

O PRIJAVLJIVANJU POVREDA ODNOSNO SUMNJI NA POVREDU ODREDABA UREDBE (EU)
 BR. 1286/2014

Opće odredbe

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom uređuju postupci iz članka 14. stavka 3. Zakona te postupci iz članka 28. Uredbe (EU) br. 1286/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 26. studenoga 2014. o dokumentima s ključnim informacijama za upakirane investicijske proizvode za male ulagatelje i investicijske osigurateljne proizvode (PRIIP-ovi) (Tekst značajan za EGP) (SL L 352, 9.12.2014., str. 1, dalje: Uredba (EU) br. 1286/2014),

koji obuhvaćaju postupke u vezi s dostavljenom obavijesti o kršenju, s pravilima o povjerljivosti podataka o osobi koja je obavijest dostavila i osobi koja je navodno, u skladu s obavijesti, odgovorna za nezakonitost.

(2) Ovim Pravilnikom i internim aktom Hanfa osigurava odgovarajuću zaštitu podnositelja prijave, u svrhu njegove zaštite od moguće diskriminacije ili drugih oblika dovođenja u nepovoljniji položaj, odnosno pozivanja na odgovornost zbog otkrivanja dostavljanih podataka.

Pojmovi

Članak 2.

U smislu ovoga Pravilnika pojedini pojmovi imaju sljedeće značenje:

1. nepravilnosti su kršenja Zakona i Uredbe (EU) br. 1286/2014, a koja su povezana s obavljanjem poslova kod poslodavca čije je poslovanje uređeno tim propisima ili na čije se poslovanje ti propisi odnose.

2. prijava kršenja je prijava koju je podnositelj prijave podnio Hanfi u vezi sa stvarnim ili potencijalnim kršenjem Zakona i Uredbe (EU) br. 1286/2014

3. podnositelj prijave je fizička osoba koja Hanfi prijavljuje ili otkriva informacije o stvarnom ili potencijalnom kršenju Zakona ili Uredbe (EU) br. 1286/2014 u smislu tih propisa.

4. prijavljena osoba je fizička ili pravna osoba koja je u prijavi ili objavi navedena kao osoba koja je počinila povredu ili je povezana sa stvarnom ili potencijalnom povredom Zakona i Uredbe (EU) br. 1286/2014.

5. ovlašteni zaposlenici Hanfe su zaposlenici Hanfe zaduženi za postupanje s prijavama kršenja, koji su imenovani internim aktom Hanfe.

Ovlašteni zaposlenici Hanfe

Članak 3.

Ovlašteni zaposlenici Hanfe sukladno internom aktu Hanfe, obavljaju sljedeće poslove:

a) pružanje informacija zainteresiranim osobama o postupcima prijave kršenja,

b) zaprimanje prijave kršenja i daljnje postupanje s prijavom kršenja,

c) kontaktiranje s podnositeljima prijave ako je podnositelj prijave otkrio svoj identitet.

Informacija o načinu zaprimanja prijave kršenja i daljnjem postupanju s prijavom

Članak 4.

(1) Hanfa na svojim internetskim stranicama u posebnom, lako prepoznatljivom i lako dostupnom odjeljku objavljuje informacije o načinu zaprimanja prijave kršenja.

(2) Informacija iz prethodnog stavka sadržava najmanje sljedeće:

1. sve kanale komunikacije putem kojih se zaprima prijava kršenja, daljnje postupanje s njima, te za kontaktiranje s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe, koji uključuju minimalno sljedeće:

a. telefonske brojeve, uz obavijest snimaju li se razgovori prilikom korištenja tih telefonskih linija

b. posebne adrese elektroničke i obične pošte

2. postupke koji se primjenjuju na prijave kršenja, u skladu s odredbama članka 5. ovoga Pravilnika

3. pravila povjerljivosti koja se primjenjuju na prijave kršenja, u skladu s odredbama članka 8. ovoga Pravilnika

4. opis postupka zaštite osobnih podataka podnositelja prijave

5. izjavu koja sadrži izričito i jasno upozorenje da se za osobe koje informacije stavljaju na raspolaganje Hanfi u skladu s Uredbom (EU) br. 1286/2014 ne smatra da krše bilo kakvo ograničenje povezano s objavljivanjem informacija koje je nametnuto ugovorom ili bilo kojim zakonom ili drugim propisom, te da te osobe ni na koji način ne snose odgovornost u vezi s takvim objavljivanjem odnosno dostavom tih informacija Hanfi.

Postupak prijave kršenja

Članak 5.

(1) Prijava kršenja dostavljena Hanfi podnosi se na obrascu iz Priloga ovoga Pravilnika.

(2) Prijava kršenja dostavljena putem pošte mora sadržavati i potpis fizičke osobe podnositelja prijave.

(3) Hanfa je dužna zaprimiti i prijavu kršenja podnesenu od strane anonimnog podnositelja, u kojem slučaju će se zaštitne mjere navedene u članku 8.,. ovog Pravilnika primjenjivati ako anonimni podnositelj naknadno otkrije svoj identitet.

(4) Hanfa može od podnositelja prijave zatražiti pojašnjenje informacija iz prijave ili dostavljanje dodatnih informacija koje su mu na raspolaganju. Ovisno o okolnostima slučaja vodeći se pritom načelom efikasnosti i zaštite podataka o podnositelju prijave, ovlašteni zaposlenik Hanfe će kontaktirati podnositelja prijave pisanim putem ili telefonom osim ako podnositelj ne zatraži drugačije.

(5) Odgovor na prijavu kršenja, osim ako se radi o prijavi anonimnog podnositelja, dostavlja se podnositelju prijave u pisanom obliku na poštansku ili elektroničku adresu podnositelja prijave, u roku od 30 dana od dana podnošenja prijave kršenja. Ako je pri rješavanju prijave kršenja razvidno kako se konačan odgovor na prijavu neće moći dostaviti u navedenom roku, ovlašteni zaposlenik Hanfe će prije isteka roka za konačan odgovor podnositelju prijave dostaviti navedenu obavijest da je prijava kršenja zaprimljena, da se ista obrađuje te da će se odgovor dostaviti naknadno, odnosno nakon što Hanfa izvrši sve potrebne radnje na temelju kojih može odgovoriti na prijavu kršenja.

(6) U slučaju da Hanfa zaprimi prijavu za čije rješavanje nije nadležna, proslijedit će tu prijavu nadležnom tijelu i o tome obavijestiti osobu koja je podnijela prijavu.

Posebni komunikacijski kanali

Članak 6.

(1) Komunikacijski kanali za zaprimanje prijave kršenja i daljnje postupanje moraju biti uspostavljeni na način kojim se jamči zaštita osobnih podataka.

(2) Prijava kršenja zaprima se kroz jedan od sljedećih komunikacijskih kanala:

1. u pisanom obliku neposredno (urudžbiranjem ili usmeno na zapisnik) ili poštom, s naznakom pismena na omotnici »ne otvarati – prijava kršenja«,

2. elektroničkom poštom na posebnu adresu elektroničke pošte naznačenu na internetskoj stranici Hanfe,

3. usmenom prijavom kršenja telefonskim putem na poseban broj objavljen na internetskoj stranici Hanfe,

4. na sastanku s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe.

(3) Hanfa je dužna osobi koja podnosi prijavu kršenja pružiti informacije iz članka 4. stavka 2. prije nego što zaprimi prijavu kršenja ili najkasnije pri njezinu primitku.

(4) Prijava kršenja koja nije zaprimljena posebnim komunikacijskim kanalima navedenim u ovom članku odmah se i bez ikakve izmjene prosljeđuje ovlaštenim zaposlenicima Hanfe posebnim komunikacijskim kanalima.

Vođenje evidencije o zaprimljenim prijavama

Članak 7.

(1) Hanfa vodi evidenciju o svakoj zaprimljenoj prijavi kršenja.

(2) Hanfa, odmah po primitku pisane prijave kršenja, potvrđuje njen primitak na poštansku ili elektroničku adresu koju je naveo podnositelj prijave, osim ako je podnositelj prijave naveo drugačije ili ako Hanfa vjeruje da bi potvrda primitka pisane prijave ugrozila zaštitu identiteta samog podnositelja prijave.

(3) Ako se za prijavu kršenja upotrebljava telefonska linija na kojoj se razgovori snimaju, Hanfa će usmenu prijavu dokumentirati zvučnim zapisom razgovora.

(4) Ako se za prijavu kršenja upotrebljava telefonska linija na kojoj se razgovori ne snimaju, Hanfa je dužna usmenu prijavu dokumentirati u obliku zapisnika razgovora koji sastavlja ovlašteni zaposlenik Hanfe koji vodi razgovor.

(5) Ako osoba zatraži sastanak s ovlaštenim zaposlenicima Hanfe radi prijave kršenja, Hanfa je dužna osigurati zapisnik sa sastanka dokumentiran u sljedećim oblicima:

1. zvučni zapis razgovora, ako ta osoba pristane na snimanje razgovora, ili

2. zapisnik sa sastanka koji sastavljaju ovlašteni zaposlenici Hanfe.

(6) Hanfa će podnositelju prijave omogućiti provjeru i ispravak sastavljenog zapisnika sa sastanka te da svojim potpisom izrazi suglasnost s njim.

Zaštita osobnih podataka podnositelja prijave

Članak 8.

(1) Hanfa vodi evidenciju iz članka 7. ovog Pravilnika i pohranjuje na način koji će osigurati zaštitu identiteta podnositelja prijave i prijavljenih osoba.

(2) Pravo pristupa evidenciji iz stavka 1. ovog članka imaju samo ovlašteni zaposlenici Hanfe.

(3) Na prikupljanje, korištenje i zaštitu osobnih podataka podnositelja prijave i prijavljene osobe, na odgovarajući način primjenjuju se odredbe zakona kojima je uređena zaštita osobnih podataka te njihovo prikupljanje, obrada i korištenje.

(4) Ovlašteni zaposlenici ne smiju otkriti, posredno ili neposredno, identitet podnositelja prijave ili prijavljene osobe ili bilo koju drugu naznaku okolnosti na temelju kojih bi se mogao utvrditi identitet podnositelja prijave ili prijavljene osobe.

(5) Iznimno se mogu, unutar ili izvan Hanfe, proslijediti podaci o identitetu podnositelja prijave ili prijavljene osobe ili bilo koja druga naznaka okolnosti na temelju kojih bi se mogao utvrditi identitet tih osoba, kada je:

1. potrebno ili u vezi s pokretanjem i/ili započinjanjem prekršajnog ili kaznenog postupka ili

2. nužno radi sprečavanja počinjenja kaznenog djela ili

3. dan pristanak podnositelja prijave.

(6) Hanfa vodi evidenciju ovlaštenih zaposlenika koji zaprimaju prijave kršenja odnosno prosljeđuju informacije o osobnim podacima podnositelja prijave ili prijavljene osobe.

(7) Način postupanja s identitetom podnositelja, prijavljene osobe i relevantnom dokumentacijom Hanfa propisuje internim aktom sukladno propisima o zaštiti tajnosti podataka.

(8) Podatke iz prijave Hanfa će čuvati najmanje 5 godina od zaprimljene prijave.

Preispitivanje postupaka za zaprimanje prijave

Članak 9.

Hanfa najmanje jednom u dvije godine preispituje svoje postupke za zaprimanje prijave kršenja i daljnje postupanje, uzimajući u obzir iskustvo s prijavama, razvoj tržišta i tehnološki razvoj.

Stupanje na snagu

Članak 10.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-02/20-01/02

Urbroj: 326-01-70-72-20-12

Zagreb, 26. studenoga 2020.

Predsjednik
 Upravnog vijeća
 dr. sc. Ante Žigman, v. r.

PRILOG

OBRAZAC PRIJAVE

Ispunjen obrazac treba biti predan izravno ili putem pošte, a u hitnim slučajevima mailom na zvizdaci@hanfa.hr

|  |
| --- |
| VAŽNO  Jeste li ovo kršenje prijavili putem internog kanala u svojoj organizaciji?  DA ☐  Zašto prijavljujete ovaj slučaj Hanfi?  1. Nisam dobio povratnu informaciju vezano za internu prijavu ☐  2. Nisu poduzete nikakve radnje po internoj prijavi ☐  NE ☐ molimo navedite razlog (morate odabrati barem jedan)  1. uprava organizacije je ili bi mogla biti uključena  2. opravdano hitnošću stvari  3. mogućnost dovođenja u nepovoljan položaj  4. vjerojatnost da će dokazi biti prikriveni ili uništeni  5. drugi razlozi (molimo navesti)  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_  \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ |

Molimo navedite podatke o bilo kakvim sumnjivim neprikladnim praksama učinjenim od strane Vašeg poslodavca ili drugih zaposlenika unutar Vaše organizacije. Napominjemo da biste mogli biti pozvani da sudjelujete u nadzornim aktivnostima ako bude potrebno.

|  |
| --- |
| KONTAKT PODACI PODNOSITELJA PRIJAVE:  Ovaj dio možete ostaviti prazno ako podnositelj prijave želi ostati anoniman.  Anonimne prijave se ne smatraju zaštićenim prijavama.  Ime i prezime:  Organizacija:  Radno mjesto:  Kontakt broj telefona:  E-mail adresa: |

|  |
| --- |
| INFORMACIJE O PRIJAVLJENOJ OSOBI:  Ime i prezime:  Organizacija:  Radno mjesto:  Kontakt broj telefona:  E-mail adresa: |

|  |
| --- |
| INFORMACIJE O SVJEDOKU/SVJEDOCIMA (ako ih ima)  Ako ima više od tri svjedoka, unesite njihove podatke na koliko god je stranica potrebno  Ime i prezime:  Radno mjesto i pozicija:  Kontakt broj telefona:  E-mail adresa:  Ime i prezime:  Radno mjesto i pozicija:  Kontakt broj telefona:  E-mail adresa:  Ime i prezime:  Radno mjesto i pozicija:  Kontakt broj telefona:  E-mail adresa: |

|  |
| --- |
| Prijava nedopuštenog postupanja:  Ukratko opišite neprikladne prakse i kako ste za njih saznali. Specificirajte tko, kada, gdje i kako. Ako imate više prijava, navedite svaku posebno i koristite stranica koliko Vam je potrebno. |
| 1. Opišite nedopušteno postupanje. |
| 2. Tko je počinio kršenje? |
| 3. Kada se dogodilo i kada ste to primijetili? |
| 4. Gdje se dogodilo? |
| 5. Postoji li neki dokaz koji možete priložiti?  Napomena: NEMOJTE pokušavati doći do dokaznog materijala kojemu nemate pravo pristupa. |
| 6. Druge osobe koje su bile uključene, osim navedenih gore: |
| 7. Druge informacije/pojedinosti koji bi mogli pomoći u istrazi ili nadzoru: |
| 8. Dodatni komentari: |

Datum:

Potpis: