## Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva

### NN 90/2002 (26.7.2002.), Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva

# MINISTARSTVO KULTURE

if !supportEmptyParas endif

1476

Na teme­­lju članka 12. Zakona o arhivskom
gradivu i arhivima (»Narodne novine« 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O VREDNOVANJU TE POSTUPKU ODABIRANJA I IZLUČIVANJA ARHIVSKOGA GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak
1.

(1)
Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednova­­nja arhiv­skoga gradiva, kate­gorizacija
stvarate­­lja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuva­­nja, postupak
odabira­­nja i izlučiva­­nja te način uništava­­nja izlučenoga gradiva.

(2)
Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvarate­­lje i imate­­lje javnoga
arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u
da­­lj­­njem tekstu: Zakona), kao i na stvarate­­lje i imate­­lje privatnoga
arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imate­­lja privatnoga
arhivskoga gradiva suklad­no čl. 31. Zakona.

Članak
2.

(1)
Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

*Izlučiva­­nje*
je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni
rok čuva­­nja istekao.

*Izvornik*
je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke
vjerodostojnosti i pouzdanosti.

*Kate­gorizacija*
je postupak kojim se stvarate­­lji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o znače­­nju
cjeline gradiva nastalog ­­njihovim djelova­­njem.

*Popis
s rokovima čuva­­nja* je popis jedinica neke
cjeline gradiva ili funkcija obav­­lja­­njem kojih je gradivo nastalo, s označenim
rokom čuva­­nja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po
isteku roka čuva­­nja.

*Primarno
nadležni ured* je stvarate­­lj ili ustrojstvena jedinica
stvarate­­lja gradiva koja je nadležna za obav­­lja­­nje određene funkcije ili
djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira
tu funkciju ili djelatnost.

*Razredbeni
(klasifikacijski) nacrt* je sustavno reda­­nje
zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.

*Vrednova­­nje*
je postupak kojim se procje­­njuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do koje­ga će
se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak
sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuva­­nja.

II. KRITERIJI VREDNOVANJA

Članak
3.

Kriteriji
vrednova­­nja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te
pojedinačna ili šira društvena korist od čuva­­nja gradiva do isteka ili po
isteku određenoga roka. Kriteriji vrednova­­nja su:

–
znače­­nje djelatnosti i funkcija nekoga stvarate­­lja,

–
pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuva­­nja gradiva,

–
potrebe poslova­­nja i nadzora nad poslova­­njem stvarate­­lja gradiva,

–
zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,

–
interes javnosti za uvid u či­­njenice sadržane u gradivu, odnosno či­­njenice
koje gradivo dokumentira,

–
evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzda­nog, cjelovitog i
autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i
pre­glednom obliku,

–
informacijska vrijednost gradiva, odnosno postoja­­nje viška podataka i
obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore
informacija, zajedno s mogućnostima obrad­be i korište­­nja informacija,

–
znače­­nje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te

–
vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.

III. KATEGORIZACIJA STVARATELJA

Članak 4.

(1) Kate­gorizacijom se utvrđuje znače­­nje
cjeline gradiva nastalog djelova­­njem pojedinoga stvarate­­lja za dokumentira­­nje
djelatnosti i funkcija koje stvarate­­lj obav­­lja.

(2) Kate­gorizacija je osnova nadzorne i
akvizicijske politike, a provodi se za stvarate­­lje javnoga i privatnoga
gradiva.

Članak
5.

(1)
Stvarate­­lji gradiva razvrstavaju se u tri kate­gorije.

(2)
Prvu kate­goriju čine stvarate­­lji nadležni za utvrđiva­­nje po­litike, ci­­ljeva
i načina obav­­lja­­nja pojedine djelatnosti te stva­ra­te­­­lji čije gradivo
pruža uvid u način, opse­g i uvjete obav­­lja­­nja pojedinih funkcija u okviru
iste djelatnosti. Imaju visok ili nad­re­đen položaj na području svoje nadležnosti.
Donose ili provode strate­gije razvoja gospodarskih, društvenih i kulturnih
djelatnosti te imaju veliki utjecaj na društvena zbiva­­nja na području svoje
nadležnosti.

(3)
Drugu kate­goriju čine stvarate­­lji koji su na području određene djelatnosti
nadležni za provođe­­nje utvrđene politike i obav­­lja­­nje tekućih i
operativnih poslova, a čiji način i opse­g djelova­­nja nisu dostatno
dokumentirani gradivom stvarate­­lja prve kate­gorije. To su ustanove ma­­nje­g
opse­ga ili niže­g ranga, ogra­ni­čenije­g područja i funkcionalnog opse­ga od
onih u prvoj kate­goriji, ali reprezentativne za pojedina važna područja
gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj kate­goriji su i stvarate­lji
čije gradivo se čuva po načelu repezentativnog uzorka za stvarate­lje jednakoga
djelokruga. Izbor se obav­lja po načelu podjednake zastup­ljenosti stvarate­lja
javnoga gradiva različitih sredina i krajeva.

(4)
Treću kate­goriju čine stvarate­lji čiji su način i opse­g djelova­nja
dokumentirani gradivom stvarate­lja prve i druge kate­gorije. To su ma­nje
ustanove ograničenog opse­ga i niskog ranga koje podupiru a ne utvrđuju ili
nadziru funkcije stvarate­lja prve i druge kate­gorije. Informacije o ­njima u
pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih ustanova prve
ili druge kate­gorije.

Članak
6.

(1)
Kate­gorizaciju stvarate­lja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhiv­sko vijeće na
prijedlog državnih arhiva za područje ­njihovih nadležnosti. Nadležni državni
arhivi stvarate­lju odnosno imate­lju izdaju rješe­nje o kate­gorizaciji.
Primjerak ovoga rješe­nja dostav­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

(2)
U rješe­nju iz stavka 1. ovoga članka navode se podatci: naziv kate­gorije,
broj stvarate­lja u evidenciji nadležnog arhiva, naziv, sjedište i adresa
stvarate­lja, matični broj u statističkom re­gistru te obrazlože­nje sa sažetom
analizom osnovnih kriterija kate­gorizacije.

(3)
Za stvarate­lje koji su rješe­njem razvrstani u drugu ili treću kate­goriju, u
obrazlože­nju se navode i naziv i broj stvarate­lja u evidenciji nadležnog
arhiva razvrstanih u prvu, odnosno drugu kate­goriju, a čije gradivo
dokumentira način i opse­g djelova­nja stvarate­lja na koje­g se rješe­nje
odnosi.

(4)
Popis stvarate­lja prve i druge kate­gorije objav­ljuje se u službenim
glasilima.

IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA

Članak
7.

(1)
Popisi gradiva s rokovima čuva­nja utvrđuju se radi provedbe postupka odabira­nja
i izlučiva­nja.

(2)
Popisi s rokovima čuva­nja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju
razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuva­nja, vrstu nosača na kojem se
zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuva­nja.

Članak
8.

Izrađuju
se tri vrste popisa:

–
opći popis,

–
granski popis i

–
posebni popis.

Članak
9.

(1)
Opći popis s rokovima čuva­nja je popis vrstâ gradiva s rokovima čuva­nja koji
se odnosi na gradivo nastalo ili zaprim­ljeno obav­lja­njem administrativnih
odnosno općih poslova.

(2)
Opći popis donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog
arhiva.

Članak
10.

(1)
Granski popis je popis vrsta gradiva s rokovima čuva­nja koji se odnosi na
gradivo nastalo ili zaprim­ljeno obav­lja­njem pojedine vrste djelatnosti.

(2)
Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog
arhiva.

Članak
11.

(1)
Posebni popis je popis gradiva s rokovima čuva­nja koji sadržava sve vrste
gradiva koje je nastalo ili nastaje djelova­njem određenoga stvarate­lja, a
izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu.

(2)
Posebni popisi sadržavaju sve upravne i poslovne funk­cije koje obav­lja
pojedini stvarate­lj. Posebni popis se izrađuje na teme­lju Opće­ga popisa i
granskih popisa za područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvarate­lja. Za
svaku pojedinu razredbu (klasu) u posebnom popisu treba biti vid­ljivo radi li
se o gradivu primarno nadležnog ureda ili ureda koji to nije. Ako se rokovi čuva­nja
navedeni u posebnom popisu razlikuju od rokova čuva­nja istovrsnoga gradiva u
općem ili granskom popisu, u posebni popis se upisuje obrazlože­nje.

(3)
Izradba posebnog popisa s rokovima čuva­nja sukladno razredbenom nacrtu obveza
je svakog stvarate­lja gradiva.

(4)
Stvarate­lj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuva­nja,
kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobre­nje.
Nadležni arhiv obvezan je izdati rješe­nje o odobre­nju posebnog popisa najdu­lje
u roku od 60 dana od dana zaprima­nja prijedloga popisa.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA

V.1.
Postupak odabira­nja i izlučiva­nja u pismohranama

Članak 12.

(1) Stvarate­lj gradiva obvezan je
redovito provoditi izlučiva­nje gradiva čiji je rok čuva­nja istekao, a
najkasnije 5 godina od pos­ljed­nje­g provedenog postupka.

(2) Postupak odabira­nja i izlučiva­nja
obvezno se provodi prije predava­nja gradiva arhivu.

Članak 13.

(1) Stvarate­lj gradiva prve i druge kate­gorije,
obvezni su za svako izlučiva­nje, odnosno odabira­nje ishoditi prethodno
pismeno odobre­nje nadležnog arhiva.

(2) Stvarate­ljima gradiva treće kate­gorije
nadležni arhiv može izdati odobre­nje za izlučiva­nje određenih dijelova
gradiva na određeno vrijeme prema odobrenom posebnom popisu, bez obveze da se
ishodi odobre­nje za svako pojedino izlučiva­nje.

(3) Stvarate­lji gradiva obvezni su
dostaviti nadležnom arhivu zapisnik o svakom provedenom izlučiva­nju s popisom
izlučenoga gradiva.

Članak 14.

(1) Postupak odabira­nja i izlučiva­nja
provodi stvarate­lj na teme­lju posebnog popisa gradiva.

(2) Stvarate­lji gradiva prve i druge kate­gorije
prigodom izlučiva­nja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobre­nje
prijedlog za izlučiva­nje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu
izlučiva­nja i uništava­nja izlučenoga gradiva te obrazlože­nje s pravnom
osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva za izlučiva­nje.

(3) Popis iz prethodnog stavka, osim
podataka iz posebnog popisa, sadržava i podatke o količini i vremenu nastanka
gradiva.

(4) Rješe­nje o odobre­nju izlučiva­nja
nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprima­nja
prijedloga za izlučiva­nje. Ako se ovim rješe­njem odbija odobre­nje za izlučiva­nje,
ono obvezno mora sadržavati obrazlože­nje, odnosno uputu za isprav­lja­nje
nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.

(5) Odluku o izlučiva­nju donosi odgovorna
osoba stvarate­lja, u skladu s rješe­njem nadležnog arhiva. Ova odluka obvezno
sadržava navod o načinu, vremenu, mjestu i izvršite­lju izlučivanja i uništava­nja
izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučiva­nje koji je
odobrio nadležni arhiv.

V.2.
Postupak odabira­nja i izlučiva­nja u arhivima

Članak 15.

(1) Odluku o pokreta­nju postupka u
pismenom obliku donosi ravnate­lj arhiva na prijedlog vodite­lja nadležne
ustrojstvene jedinice. Ovom odlukom imenuje se i povjerenstvo koje će provesti
postupak izlučiva­nja i uništava­nja izlučenoga gradiva.

(2) Povjerenstvo iz stavka 1. ovoga članka
izrađuje prijedlog za izlučiva­nje u kojemu se obvezno navode opći podatci o
arhiv­skome fondu (naziv, vrijeme nastanka gradiva), podatak o ranijim izlučiva­njima,
podatci o cjelovitosti sačuvanoga gradiva, prijedlog kriterija za izlučiva­nje
s obrazlože­njem i popis gradiva ili vrsta (skupina) zapisa koji se predlažu za
izlučiva­nje. Popis gradiva za izlučiva­nje izrađuje se prema cjelinama, uz
naznaku graničnih godina za svaku stavku.

(3) Na teme­lju prijedloga iz prethodnoga
stavka, odluku o izlučiva­nju donosi ravnate­lj arhiva u pismenom obliku.

(4) Povjerenstvo koje provodi izlučiva­nje
obvezno je sastaviti zapisnik o provedenome izlučiva­nju. Zapisniku se prilaže
popis izlučenoga gradiva ili popis vrsta (skupina) izlučenih zapisa.

V.3.
Uništava­nje izlučenoga gradiva

Članak 16.

(1) Način uništava­nja izlučenoga gradiva
utvrđuje se odlukom o izlučiva­nju iz članka 14. stavka 5. i članka 15. stavka
3. ovoga Pravilnika.

(2) Uništava­nje gradiva koje sadržava
povjer­ljive podatke obvezno se provodi na način koji osigurava da ti podatci
ne budu dostupni osobi koja nema pravo uvida u te podatke.

(3) O postupku uništava­nja izlučenoga
gradiva sastav­lja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostav­lja se nadležnom
arhivu.

Članak 17.

Dokumentacija o postupku izlučiva­nja i
uništava­nja čuva se trajno.

VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak
18.

(1)
Stupa­njem na snagu ovoga Pravilnika prestaje vrijediti Pravilnik o odabira­nju
i izlučiva­nju re­gistraturne građe (»Narodne novine« 36/81) i Uputstvo o
vrednova­nju re­gistraturne građe (»Narodne
novine« 33/87).

(2)
Hrvatsko arhivsko vijeće donijet će opći popis iz članka 9. i granske popise iz
članka 10. ovoga Pravilnika u roku od godine dana od dana stupa­nja na snagu
ovoga Pravilnika.

(3)
Stvarate­lji gradiva obvezni su izraditi posebne popise u roku od godine dana
od dana stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika.

(4)
Do donoše­nja novoga razredbenoga nacrta, koji treba sadržavati rokove čuva­nja
pojedinih vrsta gradiva, za izradbu posebnoga popisa s rokovima čuva­nja
stvarate­lji mogu koristiti Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuva­nja
(Prilog 1.) i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti (Prilog 2) koji čine
sastavni dio ovoga Pravilnika.

Članak
19.

Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa:
612-06/02-01/35
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srp­nja 2002.

Ministar kulture
**dr. sc. Antun Vujić,** v. r.

PRILOG
1.

ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA OGRANIČENIH
ROKOVA ČUVANJA

Rokovi
čuva­nja računaju se od:

– godine nastanka, osniva­nja, pohađa­nja
ili polaga­nja ispita

– dana
usvaja­nja financijskog rješe­nja (za računovodstvenu dokumentaciju)

– godine
prestanka ugovornih i drugih obveza.

Nakon isteka predviđenih rokova mogu se
izlučiti:

1.
NAKON PEDESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

– personalni listovi (dosjei) zaposlenika s
prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obite­ljske
promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih
k­njižica, zahtjevi za mirovinu)

– predmeti
i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazova­njem i
stipendira­njem

– predmeti
o nesrećama na radu

2. NAKON DESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na
području računovodstva:

– glavna financijska k­njiga (kartice)

– dnevnik financijskog k­njigovodstva

– obračun poreza na promet nekretnina

Predmeti
i evidencije o zaposlenicima:

– predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon
donoše­nja pravomoćne odluke, rješe­nja ili presude

– godiš­nje
porezne evidencije (kartice) zaposlenika

– zapisnici
o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima

Ostalo:

– zapisnici, rješe­nja i drugi spisi o radovima,
nabavama i uslugama na vlastitim objektima

– građevinski
dnevnici radova na vlastitim objektima

– građevinske
k­njige radova na vlastitim objektima

– konačne
situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima

– atesti
strojeva, opreme, materijala i proizvoda

3.
NAKON PET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na
području računovodstva:

– k­njiga analitičkog k­njigovodstva (kartice)

– k­njiga
blagajne o dnevnom prometu gotovinom (k­njiga kopija)

– analitička
evidencija osnovnih sredstava

– dnevnik
analitičkog k­njigovodstva

– dnevnik
materijalnog k­njigovodstva

– dnevnik
pogonskog k­njigovodstva

– ulazni
i izlazni računi

– evidencija
ulaznih i izlaznih računa

– nalozi
za k­njiže­nje (teme­ljnice)

– nalozi
blagajni za isplatu i nalozi za naplatu

– inventurne
liste

– k­njiga
putnih naloga za motorno vozilo

– dokumentacija
o osigura­nju imovine

– izvještaji
banke o kreta­nju prometa (izvodi)

– rješe­nja
o rashodova­nju opreme i inventara

– spisi
i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaća­nju poreza, carina i
drugih poreza i doprinosa

– putni
računi (troškovi) za službena putova­nja

– blagajnička
dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova

– obračuni
plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)

– sudske
i administrativne zabrane

Predmeti
i evidencije o zaposlenicima:

– ugovori o djelu  i autorski ugovori

– predmeti
disciplinskih postupaka (nakon dovrše­nja postupka)

– predmeti
što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa

– prijave
za polaga­nje stručnih ispita i dopisiva­nje u vezi s tim ispitima

– dokumentacija
o raspisiva­nju i provođe­nju natječaja za popu­nje­­nje svih radnih mjesta
osim za ravnate­lje/direktore (čuva se trajno)

– predmeti
i rješe­nja o pravu na prima­nje dječje­g doplatka

Ostalo:

– ugovori i prepiska u vezi s izdava­njem
publikacija

– dopisiva­nje
u vezi s prodajom i zamjenom publikacija

– rukopisi
objav­ljenih napisa za publicira­nje

– privremene situacije u građevinarstvu na
vlastitim objektima

– spisi u vezi s licitacijama i prikup­lja­njem
pismenih ponuda

4.
NAKON TRI GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na
području računovodstva:

– kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga

– troškovnici
za radove i usluge

– dokumentacija
o platnom prometu

– obračunski
listovi osobnih dohodaka

– popisi
konsignacija (popisi robe)

– periodični
planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine

– periodični
izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine

– periodični
obračuni poslova­nja ustanove  ili
poduzeća u tijeku godine

– računovodstvena
prepiska

– dokumentacija
o kreditima nakon otplate

Ostalo:

– poštanske k­njige i druge dostavne k­njige

– tipizirani
podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti,
opomene, informacije opće­g karaktera

– potvrde,
uvjere­nja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za ­njihovo izdava­nje

– unutar­nje
dopisiva­nje

– prospekti,
cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima

– evidencije
o prisutnosti na radu

5.
NAKON DVIJE GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na
području računovodstva:

– otpremnice, dostavnice, prijemni listovi,
povratnice

– izvještaji
i doznake o bolova­nju zaposlenika

– uplatnice
o prim­ljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (bla­gaj­ni­čki blokovi)

– naru­džbenice
(blokovi)

– čekovni
taloni o isplaćenoj gotovini

– izvještaji
o izdanon potrošnom materijalu

– razni
privremeni obračuni

– pomoćne
evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali

– prodajni
i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)

– skladišne
i slične evidencije

– obavijesti
o izvodu otvorenih stavaka

Ostalo:

– rasporedi i rješe­nja o godiš­njim odmorima

– multiplikati
personalnih rješe­nja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)

– iskorišteni
periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani
u zbirnim pre­gledima

6.
NAKON ISTEKA JEDNE GODINE OD GODINE NASTANKA:

– sporedni izborni materijal (glasački listići)

– anketni listići i drugi sporedni anketni
materijali

– duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj
ustanovi

– rasporedi nadzorne službe (dežurstva)

– vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i
kreta­nju stranaka

PRILOG 2.

ORIJENTACIJSKI
POPIS GRADIVA TRAJNE VRIJEDNOSTI

1.
OPĆA I ORGANIZACIJSKA FUNKCIJA:

– dokumenti o osniva­nju, konstituira­nju, re­gistraciji,
udruživa­nju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelova­nja i
drugim statusnim promjenama

– dokumenti o unutar­njoj organizaciji i poslova­nju
(zakonski i podzakonski propisi, statuti, statutarne odluke, pravilnici,
poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način ­njihove primjene,
zapisnici sa sjednica upravnih tijela i drugih tijela koja odlučuju o načinu
poslova­nja i dr.)

– imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u
posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i
drugi ugovori, izvodi iz zem­ljišnih knjiga i dr.)

– dokumenti o imenova­njima, izborima i
referendumima (ugovori o imenova­njima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o
prizna­njima i zahvalama, raspisi i provođe­nje izbora, natječaja i referenduma
za ravnate­lje / direktore, zapisnici istih)

2.
UPRAVNA, PRAVOSUDNA, POSLOVNA I SAMOUPRAVNA FUNKCIJA:

– zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih,
poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i
poslova­nja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)

– odluke, zak­ljučci, zapisnici spomenutih tijela
o značajnim pita­njima iz ­njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog
ili sudbenog postupka koji ta tijela vode

– opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti,
pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.)

– okružnice, instrukcije, obavijesti i dr.

3.
KADROVSKA FUNKCIJA:

– planovi radne snage

– zbirna godiš­nja i periodična izvješća o:
zaposlenicima, osobnim dohotcima, obrazova­nju i stručnom usavršava­nju
zaposlenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti
na radu, nesrećama na radu, odlikova­njima i prizna­njima i dr.

– matične k­njige zaposlenika

4.
FINANCIJSKA I KOMERCIJALNA FUNKCIJA:

– državni proračuni i proračuni jedinica lokalne
samouprave

– teme­ljni
financijski izvještaji (završni računi s poslovnim iz­vje­­štajima)

– zbirni
godiš­nji financijski planovi i izvještaji svih vrsta

– početne,
udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zak­ljučci

– istraživa­nja
i izvještaji o tržištu

– evidencije
o isplatama osobnih dohodaka (osobni kartoni ili isplatne liste)

– obrasci osobnih prima­nja za mirovinsko osigura­nje
(M-4)

– ekonomske analize poslova­nja

– zbirni godiš­nji planovi, izvješća i obračuni o
prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini, opskrbi i dr.

– gradivo o ekonomskoj propagandi i reklami
(prospekti, oglasi, plakati, reklame, fotografije, reklamni filmovi i spotovi,
istraživački i prodajni katalozi).

5.
STATISTIKA, PLANIRANJE I ANALIZA SVIH PODRUČJA DJELATNOSTI:

– godiš­nji, sred­njoročni, dugoročni i periodični
planovi te analize i izvješća najrazličitijih vrsta i sadržaja

– zbirna
godiš­nja statistička izvješća i analize

– statistički
materijali koje javnopravne osobe trebaju ispu­njavati sukladno propisima koji
se odnose na statistička istraživa­nja značajna za cijelu državu

– sve
zbirne godiš­nje statističke obradbe upravnih i statističkih tijela poput:
statistički ­ljetopisi, rezultati različitih statističkih istraživa­nja (početnih
i završnih), statistička izvješća, bilteni, informacije, prikazi i studije,
analize, metodološka istraživa­nja i dr. odnosno zbirni sekundarni statistički
podaci i informacije.

6.
INVESTICIJA, GRADNJA I RAZVOJ:

– urbanistički i prostorni planovi

– razvojni
i investicijski programi i izvješća

– ugovori
o poslovnoj, stručnoj i znanstvenoj surad­nji

– vlastita
građevinska dokumentacija (uk­ljučivo i građevinski nacrti objekata i postroje­nja)

– razvojni
nacrti nove tehnologije i proizvod­nje (tehnička dokumentacija)

– istraživački
projekti, elaborati i analize

– normativi
i standardi (dokumentacija i evidencije)

– izumi,
patenti, licence i inovacije svih vrsta (dokumentacija i evidencije)

– elaborati
o zaštiti okoliša.

7.
INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKA FUNKCIJA

– okružnice, upute, obavijesti, informacije,
interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi

– zapisnici i izvješća sa skupova, savjetova­nja,
kongresa, simpozija, seminara, predava­nja, konferencija za tisak

– publikacije o povijesti i djelatnosti ustanove,
­ljetopisi i zbornici

– stručne publikacije internog karaktera

– neobjav­ljeni rukopisi

– magnetofonske vrpce i kazete, fotografije,
filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslova­nju javnopravnih osoba,
objektima, događajima i pojavama, osobama i krajevima, raznim priredbama,
proslavama jubileja, govorima i dr.

–          plakati,
leci, brošure i drugi sitan tisak o djelatnosti javnoprav­nih osoba, kronike,
dnevnici i memoari.

Pravilnik, NN 90/2002-1476