### NN 73/2017 (26.7.2017.), Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima

Ministarstvo rada i mirovinskoga sustava

1773

Na temelju članka 5. stavka 4. Zakona o radu (»Narodne novine«, broj 93/14) ministar rada i mirovinskoga sustava donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima, ako drugim propisom nije drukčije uređeno.

(2) Izrazi koji se koriste u ovom Pravilniku, a imaju rodno značenje, koriste se neutralno i odnose se jednako na muški i ženski rod.

Članak 2.

Evidencija o radnicima iz članka 1. ovoga Pravilnika mora sadržavati podatke o:

1) radnicima i

2) radnom vremenu.

1. PODACI O RADNICIMA

Članak 3.

(1) Evidencija o radnicima poslodavca sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) osobni identifikacijski broj,

3) spol,

4) dan, mjesec i godinu rođenja,

5) državljanstvo,

6) prebivalište, odnosno boravište,

7) dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada, ako ih je strani radnik obvezan imati,

8) stručno obrazovanje te posebne ispite i tečajeve koji su uvjet za obavljanje posla (uključujući licence, certifikate i slično),

9) datum početka rada,

10) naznaku radi li se o ugovoru iz članka 61. stavka 3. i članka 62. stavka 3. Zakona o radu te broj radnih sati koje će radnik raditi temeljem takvog ugovora, kao i suglasnost poslodavca kod kojeg radnik radi u punom radnom vremenu ili poslodavaca kod kojih radnik u nepunom radnom vremenu radi četrdeset sati tjedno,

11) trajanje rada u inozemstvu, država i mjesto rada, u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo,

12) trajanje privremenog ustupanja radnika u povezano društvo, sjedište i mjesto rada ustupljenog radnika te država poslovnog nastana povezanog društva, u slučaju ustupanja u inozemstvo,

13) naznaku radi li se o poslovima na kojima se staž osiguranja računa s povećanim trajanjem i kako,

14) mjesto rada, a ako ne postoji stalno ili glavno mjesto rada, napomenu da se rad obavlja na različitim mjestima,

15) ugovoreno tjedno radno vrijeme, određeno puno radno vrijeme, odnosno propisano skraćeno radno vrijeme u satima,

16) vrijeme mirovanja radnog odnosa, neplaćenog dopusta, rodiljnih i roditeljskih dopusta ili korištenja drugih prava u skladu s posebnim propisom,

17) datum prestanka radnog odnosa,

18) razlog prestanka radnog odnosa.

(2) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, smanjenje radne sposobnosti uz preostalu radnu sposobnost, smanjenje radne sposobnosti uz djelomični gubitak radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka smanjenja radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka invalidnosti, invalidnost, invalidska mirovina zbog djelomičnog gubitka radne sposobnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).

Članak 4.

(1) Osim evidencije o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, ako koristi njihov rad, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o:

1) radnicima koje mu je privremeno ustupilo s njim povezano društvo,

2) osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa,

3) redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,

4) redovitim učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,

5) redovnim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe,

6) osobama koje kod njega obavljaju rad za opće dobro u skladu s općim propisom.

(2) Evidencija o osobama iz stavka 1. ovoga članka sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) osobni identifikacijski broj,

3) spol,

4) dan, mjesec i godinu rođenja,

5) prebivalište, odnosno boravište,

6) naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova,

7) mjesto rada,

8) datum početka rada,

9) datum prestanka rada.

Članak 5.

(1) Poslodavac evidenciju o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.

(2) Poslodavac evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika, počinje voditi datumom početka rada osoba iz članka 4. ovoga Pravilnika kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina od dana prestanka njihovog rada.

(3) Evidencija o radnicima može se voditi u pisanom ili u elektroničkom obliku.

Članak 6.

Svaku promjenu podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika (koju poslodavac unosi temeljem izjave, obavijesti, osobnih dokumenata, isprava i slično), radnik, odnosno osoba iz članka 4. ovoga Pravilnika, dužan je prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene.

Članak 7.

Ako je posebnim propisom utvrđena obveza vođenja i drugih podataka, osim podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika, poslodavac je dužan u evidenciji voditi i takve podatke u skladu s posebnim propisima.

2. PODACI O RADNOM VREMENU

Članak 8.

(1) Evidencija o radnom vremenu sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime radnika,

2) datum u mjesecu,

3) početak rada,

4) završetak rada,

5) vrijeme i sate zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran,

6) ukupno dnevno radno vrijeme,

7) sate terenskog rada,

8) sate pripravnosti,

9) vrijeme nenazočnosti na radu:

– sate korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),

– neradne dane i blagdane utvrđene posebnim propisom,

– sate spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,

– sate plaćenih dopusta,

– sate nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika,

– sate nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove,

– sate provedene u štrajku,

– sate isključenja s rada (lockout).

(2) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih posebnim propisom i slično).

(3) Podatke iz stavka 1. podstavka 3. i 4. ovoga članka poslodavac je obvezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu.

(4) Poslodavac koji vodi, odnosno koji je obvezan voditi podatke iz stavka 1. podstavka 3. i 4. ovoga članka, u evidenciji radnog vremena nije dužan evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.

(5) Za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac nije dužan u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.

(6) Poslodavac je dužan u evidenciji radnog vremena voditi samo podatke iz odredbe stavka 1. ovoga članka koji su ostvareni u razdoblju, odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje.

(7) Evidenciju iz stavka 1. ovoga članka poslodavac je obvezan voditi i za radnike koje mu je ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, ako je ugovorom o ustupanju radnika preuzeo tu obvezu.

(8) Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike, znanstvenike i umjetnike te u ustanovama predškolskog obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, odnosno zaposlene koji sudjeluju u neposrednom odgojno obrazovnom radu, podaci o radnom vremenu prilagođeni su naravi njihovog rada na način da se posebno evidentiraju samo normirani oblici rada.

Članak 9.

(1) Fizička ili pravna osoba s poslovnim nastanom u drugoj državi, a koja u okviru prekograničnog pružanja usluga upućuje radnika na ograničeno vrijeme na rad u Republiku Hrvatsku dužna je za vrijeme trajanja upućivanja u Republici Hrvatskoj voditi u pisanom ili elektroničkom obliku evidenciju iz članka 8. stavka 1. ovoga Pravilnika, a osobito podatke o početku, trajanju i završetku radnog vremena upućenoga radnika.

(2) Evidenciju iz članka 8. stavka 1. ovoga Pravilnika, dužna je čuvati tijekom razdoblja upućivanja na mjestu rada ili drugom jasno određenom i dostupnom mjestu u Republici Hrvatskoj, osoba koju je poslodavac iz stavka 1. ovoga članka ovlastio i imenovao u skladu s posebnim propisom kojim se propisuje zajamčena razina zaštite uvjeta rada i prava upućenih radnika, te koja je istu, u prijevodu na hrvatski jezik, dužna dostaviti nadležnom tijelu.

(3) Poslodavac iz stavka 1. ovoga članka dužan je i nakon prestanka upućivanja, čuvati te na zahtjev nadležnog tijela Republike Hrvatske, dostaviti evidenciju iz stavka 1. ovoga članka upućenog radnika u razdoblju od pet godina nakon završetka upućivanja.

Članak 10.

(1) Poslodavac evidenciju iz članka 8. ovoga Pravilnika vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće.

(2) Evidencija iz stavka 1. ovoga članka mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno, a poslodavac je obvezan istu popuniti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju.

Članak 11.

(1) Ako nije drukčije uređeno posebnim propisom, kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca ili ugovorom o radu, poslodavac je dužan voditi podatke o radnom vremenu potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu za obavljanje poslova na izdvojenom mjestu rada.

(2) Evidenciju iz stavka 1. ovoga članka poslodavac može voditi na način da zaduži radnika za redovito vođenje i dostavljanje te evidencije, koju je poslodavac obvezan kontrolirati.

Članak 12.

(1) Poslodavac je dužan za radnike koji poslove obavljaju na izdvojenom mjestu rada, voditi evidenciju o radnom vremenu, koja mora sadržavati najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime radnika,

2) datum u mjesecu,

3) ukupno dnevno radno vrijeme,

4) sate terenskog rada,

5) sate pripravnosti,

6) vrijeme nenazočnosti na radu:

– sate korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),

– neradne dane i blagdane utvrđene posebnim propisom,

– sate spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,

– sate plaćenih dopusta.

(2) Za radnike iz stavka 1. ovoga članka kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac nije dužan u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.

Članak 13.

Poslodavac je dužan i za radnike za koje, zbog posebnosti njihovih poslova, radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti ili ga radnik određuje samostalno (kao što je radnik koji ima status rukovodeće osobe, radnik član obitelji poslodavca fizičke osobe koji živi u zajedničkom kućanstvu s poslodavcem i koji u radnom odnosu obavlja određene poslove za poslodavca i slično), voditi podatke potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa, a ako isti s poslodavcem nisu ugovorili samostalnost u određivanju najdužeg trajanja tjednog radnog vremena, noćnom radu te dnevnom i tjednom odmoru, dužan je i za njega voditi sve podatke iz članka 8. ovoga Pravilnika.

Članak 14.

(1) Podaci o radnom vremenu mogu se voditi u pisanom ili u elektroničkom obliku i uz korištenje odgovarajućih kratica, ali uz odgovarajuće nedvojbeno i jasno pojašnjenje značenja svake kratice.

(2) Poslodavac, osim poslodavca iz članka 9. stavka 1. ovoga Pravilnika, dužan je evidencije iz članka 8., 12. i 13. ovoga Pravilnika čuvati najmanje šest godina, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogle biti relevantne i evidencije, iste je dužan čuvati do pravomoćnog okončanja toga spora.

(3) Radnik ima pravo uvida u evidencije iz stavka 2. ovoga članka.

Članak 15.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (»Narodne novine«, broj 32/15 i 97/15).

Članak 16.

Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«, a stupa na snagu dana 1. rujna 2017. godine.

Klasa: 011-01/17-01/38

Urbroj: 524-11-02-02/02-17-11

Zagreb, 19. srpnja 2017.

Ministar
 mr. sc. Marko Pavić, v. r.