## Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama

### NN 93/2004 (9.7.2004.), Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama

# MINISTARSTVO KULTURE

1763

Na
temelju članka 8. stavka 4. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne
novine« broj 105/97 i 64/00), a na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva,
ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O STRUČNOM USAVRŠAVANJU I PROVJERI STRUČNE OSPOSOBLJENOSTI DJELATNIKA U PISMOHRANAMA

I.
UVODNE ODREDBE

Članak
1.

Ovim Pravilnikom uređuje se način polaganja ispita za
provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu
arhivskog gradiva (u daljnjem tekstu: ispit) i program tog ispita.

Članak
2.

Djelatnicima
u pismohranama smatraju se osobe koje obav­ljaju poslove na zaštiti i obradi
arhivskog i registraturnog gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje
stvaraju ili čuvaju to gradivo.

Poslovima
na zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (u daljnjem tekstu:
gradivo) smatraju se: zaprimanje, evidentiranje, klasifikacija, označavanje i
tehničko opremanje gradiva, vođenje uredskih evidencija i drugih evidencija o
gradivu, sređi­vanje i opis gradiva, odlaganje i zaštita gradiva, vrednovanje i
izlučivanje gradiva.

Članak 3.

Pravo
polaganja ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i
najmanje šest mjeseci radnog iskustva na obavljanju poslova na zaštiti i obradi
gradiva.

Članak
4.

Stvaratelj, odnosno imatelj
javnoga arhivskog gradiva dužan je djelatnicima koji imaju pravo polaganja
ispita omogućiti pristupanje ispitu.

II.
PROGRAM ISPITA

Članak
5.

Program
ispita obuhvaća:

–
propise i norme koje se odnose na uredsko poslovanje, zaštitu, obradu i
dostupnost gradiva,

–
klasifikaciju, organizaciju, sređivanje i popisivanje gradiva,

–
zaštitu i čuvanje gradiva,

– zaštitu
i upravljanje elektroničkim zapisima,

–
vrednovanje, izlučivanje i predaju gradiva.

Ispit se polaže prema
Programu koji je sastavni dio ovoga Pravilnika.

III.
POVJERENSTVO ZA ISPIT

Članak
6.

Ispit
organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za zaštitu i obradu
arhivskog i registraturnog gradiva (u daljnjem tekstu: Povjerenstvo).

Povjerenstvo
čine predsjednik i dva člana. Imenuju se i tri zamjenika člana Povjerenstva.

Predsjednika,
članove Povjerenstva i zamjenike članova imenuje Hrvatsko arhivsko vijeće, na
prijedlog Hrvatskog državnog arhiva.

Predsjednikom,
članom ili zamjenikom člana Povjerenstva može se imenovati samo osoba koja ima
visoku stručnu spremu i položen stručni ispit za zvanje arhivista.

Članak 7.

Povjerenstvo obavlja sljedeće poslove:

– određuje ispitne rokove, utvrđuje vrijeme i mjesto
polaganja ispita,

– razmatra i odlučuje o prijavama za ispit,

– organizira i provodi postupak ispita,

– daje obavijesti i upute u svezi s pristupanjem
ispitu i održa­vanjem ispita,

– Hrvatskom arhivskom vijeću podnosi izvješće o održanim
ispitima,

– vodi evidenciju i dokumentaciju o ispitima i
dokumentaciju o svome radu.

Administrativne poslove za Povjerenstvo obavlja
Hrvatski državni arhiv. Administrativne poslove Povjerenstva vodi tajnik
Povjerenstva kojeg imenuje Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Povjerenstva.

Rad
Povjerenstva je javan.

Članak
8.

Predsjednik
Povjerenstva obavlja sljedeće poslove:

–
priprema, saziva i vodi sjednice Povjerenstva,

–
utvrđuje potrebu da se u rad Povjerenstva uključi zamjenik člana Povjerenstva i
donosi odluku o tome,

–
organizira obavljanje poslova i zadataka u nadležnosti Povjerenstva,

–
usklađuje i nadzire obavljanje administrativnih poslova Po­vje­renstva.

Članak
9.

Sredstva
za rad Povjerenstva osiguravaju se iz naknada za pristupanje ispitu koje
utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće.

Predsjednik,
članovi i tajnik Povjerenstva imaju pravo na naknadu za rad u Povjerenstvu.
Naknada se određuje prema broju kandidata koji su pristupili ispitu.

Način
utvrđivanja naknade iz stavka 2. ovoga članka utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće
na prijedlog Povjerenstva.

IV.
POLAGANJE ISPITA

Članak
10.

Osobe
koje namjeravaju pristupiti ispitu podnose Povjerenstvu prijavu za polaganje
ispita.

U
prijavi se navodi: ime i prezime, datum i mjesto rođenja i adresa kandidata.
Prijavi se prilaže svjedodžba o stečenoj stručnoj spremi i dokaz o radnom
iskustvu na obavljanju poslova na zaštiti i obradi gradiva.

Po
prijemu prijave Povjerenstvo utvrđuje da li kandidat ispunjava uvjete za
polaganje ispita i o tome obavještava kandidata u roku od mjesec dana od
primitka prijave.

Članak
11.

Povjerenstvo
je dužno organizirati polaganje ispita svaka tri mjeseca, ukoliko ima
prijavljenih kandidata.

Obavijest
o mjestu i vremenu polaganja ispita kandidatu se dostavlja najkasnije petnaest
dana prije održavanja ispita.

Članak
12.

Ispitu
može pristupiti osoba koja ispunjava uvjete za polaganje ispita, ako je uplaćena
naknada za polaganje ispita.

Članak 13.

Ispit se polaže pred Povjerenstvom. Ispitivanju
trebaju biti prisutna barem dva člana, odnosno zamjenika člana Povjerenstva.

Ispit je usmeni. Svaki član, odnosno zamjenik člana
Povjerenstva ima pravo postavljati pitanja kandidatu.

Na ispitu se vodi zapisnik koji potpisuju članovi
Povjerenstva i kandidat. U zapisniku se navode: podaci o kandidatu i prisutnim
članovima Povjerenstva, mjesto i vrijeme održavanja ispita, pitanja i uspjeh
kandidata.

Članak
14.

Uspjeh
kandidata ocjenjuje se ocjenom: »odličan (5)«, »vrlo dobar (4)«, »dobar (3)«,
»dovoljan (2)« ili »nije položio«.

Ocjenu
utvrđuju članovi, odnosno zamjenici članova Povjerenstva koji su prisutni
ispitu. Ako se ne mogu suglasiti o ocjeni, ocjena se izračunava kao aritmetička
sredina pojedinačnih ocjena zaokružena na najbliži cijeli broj.

Po završenom ispitu kandidata se obavještava o
uspjehu na ispitu.

Članak 15.

Kandidatima koji su položili ispit Povjerenstvo
izdaje uvjerenje o položenom ispitu.

Uvjerenje o položenom ispitu sadrži: naziv
Povjerenstva, mjesto i vrijeme polaganja ispita, ime i prezime, datum i mjesto
rođenja kandidata i uspjeh na ispitu. Uvjerenje potpisuju predsjednik i tajnik
Povjerenstva.

Članak 16.

Povjerenstvo vodi evidenciju o ispitima.

U evidenciju iz prethodnog stavka upisuje se: redni
broj, datum i mjesto održavanja ispita, ime i prezime, datum i mjesto rođenja i
adresa kandidata, naziv i sjedište ustanove u kojoj je kandidat zaposlen i
uspjeh na ispitu. Svaki pojedini upis potpisuje tajnik Povjerenstva.

Uz evidenciju o ispitima Povjerenstvo vodi dosje
kandidata. Dosje sadrži: prijavu za polaganje ispita, obavijest kandidatu o
ispunjavanju uvjeta za pristupanje ispitu, obavijest kandidatu o održavanju
ispita i zapisnik o ispitu.

V.
ZAVRŠNE ODREDBE

Članak
17.

Stupanjem
na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o polaganju ispita o stručnoj
osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne
građe izvan arhiva (»Narodne novine« broj 17/88).

Članak
18.

 Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od
dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa:
612-06/04-01-50
Urbroj: 532-03-3/4-04-01
Zagreb, 30. lipnja 2004.

Ministar
**mr. sc. Božo Biškupić**, v. r.

PROGRAM ISPITA ZA PROVJERU STRUČNE OSPOSOBLJENOSTI
DJELATNIKA
U PISMOHRANAMA

1.
Klasifikacija, organizacija, sređivanje i popisivanje gradiva

–  Svrha klasifikacije i klasifikacijski sustav u
upravljanju dokumentacijom, izrada i primjena klasifikacijskog sustava u
organizaciji dokumentacije upravnih tijela i javnih ustanova,

–  Vrste dokumentacije u upravi i javnim službama,
oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije, dokument, predmet, dosje,
serija,

–  Uredske evidencije: oblik, sadržaj i način
vođenja,

–  Postupci u rukovanju i obradi dokumentacije,
praćenje kretanja i obrade dokumentacije, označavanje jedinica dokumentacije,

–
Korištenje gradiva.

2.
Zaštita i čuvanje gradiva

–  Svrha zaštite, vrste i svojstva (fizikalna i
kemijska) gradiva, vrste i uzročnici oštećivanja i propadanja, procjena ugroženosti
i faktori rizika od nastupanja oštećenja,

–  Preventivna zaštita gradiva, uvjeti smještaja
i čuvanja, uloga zgrade u zaštiti gradiva, organizacija spremišnog prostora,
oprema i uređenje spremišta, zaštitna sredstva i postupci, zaštita gradiva u
korištenju,

–  Tehničko opremanje i odlaganje jedinica
gradiva

–  Sigurnosno i zaštitno snimanje, zaštita
gradiva u slučaju rata, elementarnih nepogoda i nesreća,

–  Vrste, osnovna svojstva, zaštita i čuvanje
audiovizualnih i elektroničkih zapisa, način tehničkog opremanja i odlaganja,
zaštita integriteta elektroničkih zapisa.

3.
Vrednovanje, izlučivanje i predaja gradiva

–  Svrha vrednovanja gradiva, metodologija i
postupci u vrednovanju, propisi o vrednovanju arhivskog gradiva u Republici
Hrvatskoj, utvrđivanje vrijednosti i rokova čuvanja, izrada i primjena popisa
gradiva s rokovima čuvanja,

–  Postupak izlučivanja i uništavanja izlučenoga
gradiva, dokumentacija o izlučivanju i uništenju gradiva,

–  Obveza i rokovi predaje gradiva nadležnom
arhivu, postupak predaje gradiva i dokumentacija o predaji, postupanje s
gradivom u slučaju prestanka djelatnosti i prijenosa nadležnosti na drugo
tijelo.

ISPITNA LITERATURA:

1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne
novine« broj 105/97 i 64/00)

2.    Zakon o pravu na pristup informacijama
(»Narodne novine«, broj 172/03)

3. Zakon o zaštiti osobnih podataka (»Narodne
novine« broj 103/03)

4. Pravilnik o
zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gra­diva izvan arhiva »Narodne
novine«, br. 63/04)

5. Pravilnik o
vrednovanju te postupku odabiranja i izluči­vanja arhivskog gradiva (»Narodne
novine« broj 90/02)

6. Pravilnik o
predaji arhivskog gradiva arhivima (»Narodne
novine« broj 90/02)

7. Uredba o
uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 38/87 i 42/88)

8. Uputstvo za
izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 49/87 i 38/88)

9.  Pravilnik o jedinstvenim
klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvaraoca i primalaca akata (»Narodne
novine« broj 38/88)

10.  HRN ISO 15489 – Upravljanje spisima

11.       Duranti,
Luciana. *Arhivski zapisi: Teorija i praksa*. Zagreb, 2000.

Pravilnik, NN 93/2004-1763