### NN 32/2015 (20.3.2015.), Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima

MINISTARSTVO RADA I MIROVINSKOGA SUSTAVA

668

Na temelju članka 5. stavka 4. Zakona o radu (»Narodne novine«, broj 93/14) ministar rada i mirovinskoga sustava donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima, ako drugim propisom nije drukčije uređeno.

(2) Izrazi koji se koriste u ovom Pravilniku, a imaju rodno značenje, koriste se neutralno i odnose se jednako na muški i ženski rod.

Članak 2.

Evidencija o radnicima iz članka 1. ovoga Pravilnika mora sadržavati podatke o:

1) radnicima i

2) radnom vremenu.

1. PODACI O RADNICIMA

Članak 3.

(1) Evidencija o radnicima poslodavca sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) osobni identifikacijski broj,

3) spol,

4) dan, mjesec i godina rođenja,

5) mjesto rođenja, a ako je mjesto rođenja izvan Republike Hrvatske i podatak o državi rođenja,

6) državljanstvo,

7) prebivalište, odnosno boravište,

8) dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako je radnik stranac i ako ih je obvezan imati,

9) stručno obrazovanje te posebni ispiti, tečajevi i slično,

10) dan početka rada,

11) zanimanje, naziv posla, odnosno narav i vrsta rada koje radnik obavlja,

12) naznaka je li ugovor o radu sklopljen na određeno ili neodređeno vrijeme te očekivano trajanje ugovora o radu na određeno vrijeme,

13) naznaka da li se radi o ugovoru iz članka 61. stavka 3. i članka 62. stavka 3. Zakona o radu te broj radnih sati koje će radnik raditi temeljem takvog ugovora, kao i suglasnost poslodavca kod kojeg radnik radi u punom radnom vremenu ili poslodavaca kod kojih radnik u nepunom radnom vremenu radi četrdeset sati tjedno,

14) vrijeme trajanja probnog rada, ako je ugovoreno,

15) trajanje pripravničkog staža, ako je ugovoreno te vrijeme i rezultat polaganja stručnog ispita, ako je isti predviđen i obavljen,

16) trajanje rada u inozemstvu, država i mjesto rada, u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo,

17) trajanje privremenog ustupanja radnika u povezano društvo, sjedište i mjesto rada ustupljenog radnika te država poslovnog nastana povezanog društva, u slučaju ustupanja u inozemstvo,

18) naznaka radi li se o poslovima na kojima se staž osiguranja računa s povećanim trajanjem i kako,

19) naznaka radi li se o poslovima na kojima radnik može raditi samo nakon prethodnog i redovnog utvrđivanja radne sposobnosti za njihovo obavljanje,

20) mjesto rada, a ako ne postoji stalno ili glavno mjesto rada, napomenu da se rad obavlja na različitim mjestima,

21) ugovoreno tjedno radno vrijeme, određeno puno radno vrijeme, odnosno propisano skraćeno radno vrijeme u satima,

22) mirovinski staž do početka rada kod poslodavca,

23) vrijeme mirovanja radnog odnosa,

24) dan prestanka radnog odnosa,

25) razlog prestanka radnog odnosa.

(2) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i druge podatke od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, smanjenje radne sposobnosti uz preostalu radnu sposobnost, smanjenje radne sposobnosti uz djelomični gubitak radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka smanjenja radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka invalidnosti, invalidnost, invalidska mirovina zbog djelomičnog gubitka radne sposobnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).

Članak 4.

(1) Osim evidencije o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, ako koristi njihov rad, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o:

1) radnicima koji su mu privremeno ustupljeni od s njim povezanog društva,

2) osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa,

3) redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,

4) redovitim učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,

5) redovnim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe,

6) osobama koje kod njega obavljaju rad za opće dobro u skladu s općim propisom.

(2) Evidencija o osobama iz stavka 1. ovoga članka sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) osobni identifikacijski broj,

3) spol,

4) dan, mjesec i godina rođenja,

5) prebivalište, odnosno boravište,

6) naziv akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova,

7) naziv posla,

8) mjesto rada,

9) dan početka rada,

10) dan prestanka rada.

Članak 5.

(1) Poslodavac evidenciju o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, počinje voditi danom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.

(2) Poslodavac evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika, počinje voditi danom početka rada osoba iz članka 4. ovoga Pravilnika kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina od dana prestanka njihovog rada.

(3) Evidencija o radnicima može se voditi pisano u obliku knjige ili u elektroničkom obliku.

Članak 6.

Svaku promjenu podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika (koju poslodavac unosi temeljem izjave, obavijesti i slično, ili temeljem osobnih dokumenata ili isprava), radnik, odnosno osoba iz članka 4. ovoga Pravilnika, dužan je prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene.

Članak 7.

Ako je posebnim propisom utvrđena obveza vođenja i drugih podataka, osim podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika, u evidenciji je poslodavac dužan voditi i takve podatke u skladu s posebnim propisima.

2. PODACI O RADNOM VREMENU

Članak 8.

(1) Evidencija o radnom vremenu sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime radnika,

2) datum u mjesecu,

3) početak rada,

4) završetak rada,

5) vrijeme i sate zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran,

6) ukupno dnevno radno vrijeme,

7) vrijeme terenskog rada,

8) vrijeme pripravnosti,

9) vrijeme nenazočnosti na poslu:

– vrijeme korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),

– neradni dani i blagdani utvrđeni posebnim propisom,

– vrijeme spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,

– vrijeme rodiljnih, roditeljskih dopusta, mirovanja radnog odnosa ili korištenja drugih prava u skladu s posebnim propisom,

– vrijeme plaćenih dopusta,

– vrijeme neplaćenih dopusta,

– vrijeme nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika,

– vrijeme nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove,

– vrijeme provedeno u štrajku,

– vrijeme isključenja s rada (lockout).

(2) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđene posebnim propisom i slično).

(3) Podatke iz stavka 1. podstavka 3. i 4. ovoga članka poslodavac je obvezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu.

(4) Poslodavac u evidenciji radnog vremena nije obvezan voditi podatke iz odredbe članka 1. ovoga članka koji u razdoblju, odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje, kod radnika ne postoje.

(5) Evidenciju iz stavka 1. ovoga članka poslodavac je obvezan voditi i za radnike koje mu je ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, ako je ugovorom o ustupanju radnika preuzeo tu obvezu.

(6) Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike, znanstvenike i umjetnike te u ustanovama predškolskog obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, odnosno zaposlene koji sudjeluju u neposrednom odgojno obrazovnom radu, podaci o radnom vremenu prilagođeni su naravi njihovog rada na način da se posebno evidentiraju samo normirani oblici rada.

Članak 9.

(1) Poslodavac evidenciju iz članka 8. ovoga Pravilnika vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće.

(2) Evidencija iz stavka 1. ovoga članka mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana radnika, a u slučaju da neki od podataka iz članka 8. stavka 1. ovoga Pravilnika nije poznat na kraju radnog dana radnika, poslodavac je dužan isti unijeti u evidenciju odmah po saznanju toga podatka.

Članak 10.

(1) Ako nije drukčije uređeno posebnim propisom, kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca ili ugovorom o radu, poslodavac je dužan voditi podatke o radnom vremenu potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu za obavljanje poslova na izdvojenom mjestu rada.

(2) Evidenciju iz stavka 1. ovoga članka poslodavac može voditi na način da zaduži radnika za redovito vođenje i dostavljanje te evidencije, koju je poslodavac obvezan kontrolirati.

Članak 11.

Poslodavac je dužan za radnike koji poslove obavljaju na izdvojenom mjestu rada, voditi evidenciju o radnom vremenu, koja mora sadržavati najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime radnika,

2) datum u mjesecu,

3) ukupno dnevno radno vrijeme,

4) vrijeme terenskog rada,

5) vrijeme pripravnosti,

6) vrijeme nenazočnosti na poslu:

– vrijeme korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),

– neradni dani i blagdani utvrđeni posebnim propisom,

– vrijeme spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,

– vrijeme rodiljnih, roditeljskih dopusta, mirovanja radnog odnosa ili korištenja drugih prava u skladu s posebnim propisom,

– vrijeme plaćenih dopusta,

– vrijeme neplaćenih dopusta.

Članak 12.

Poslodavac je dužan i za radnike za koje, zbog posebnosti njihovih poslova, radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti ili ga radnik određuje samostalno (kao što je radnik koji ima status rukovodeće osobe, radnik član obitelji poslodavca fizičke osobe koji živi u zajedničkom kućanstvu s poslodavcem i koji u radnom odnosu obavlja određene poslove za poslodavca i slično), voditi podatke o radnom vremenu potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa, a ako isti s poslodavcem nisu ugovorili samostalnost u određivanju najdužeg trajanja tjednog radnog vremena, noćnom radu te dnevnom i tjednom odmoru, dužan je i za njega voditi sve podatke iz članka 8. ovoga Pravilnika.

Članak 13.

(1) Podaci o radnom vremenu mogu se voditi pisano u obliku knjige ili u elektroničkom obliku i uz korištenje odgovarajućih kratica, ali uz odgovarajuće nedvojbeno i jasno pojašnjenje značenja svake kratice.

(2) Evidencije iz članka 8., 11. i 12. ovoga Pravilnika, poslodavac je dužan čuvati najmanje šest godina, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogle biti relevantne i evidencije, iste je dužan čuvati do pravomoćnog okončanja toga spora.

(3) Radnik ima pravo uvida u evidencije iz stavka 2. ovoga članka.

Članak 14.

Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (»Narodne novine«, broj 37/11).

Članak 15.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-01/14-01/189

Urbroj: 524-03-01-01/2-15-22

Zagreb, 9. ožujka 2015.

Ministar

prof. dr. sc. Mirando Mrsić, dr. med., v. r.

32 20.03.2015 Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima