### NN 30/2018 (30.3.2018.), Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnoga gradiva ministarstva znanosti i obrazovanja

Ministarstvo znanosti i obrazovanja

619

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 105/97, 64/00, 65/09, 125/11 – Kazneni zakon i 46/17), te na temelju članka. 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnoga gradiva izvan arhiva ((»Narodne novine«, broj 63/04 i 106/07), i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju, te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine«, broj 90/02), ministrica znanosti i obrazovanja, uz suglasnost Hrvatskog državnog arhiva, donosi

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOGA GRADIVA MINISTARSTVA ZNANOSTI I OBRAZOVANJA

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim se pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrade, odabiranja i izlučivanja te zaštite i korištenja arhivskoga i registraturnoga gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva znanosti i obrazovanja (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

(2) Sastavni dio ovoga pravilnika je Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja, a popis obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Ministarstva.

Članak 2.

(1) Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Ministarstva od posebnog je interesa za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira na to je li registrirano ili evidentirano.

(2) Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Ministarstva odgovorna je ministrica ili osobe koje ona za to ovlasti. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnoga gradiva Ministarstva obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu, kao nadležni arhiv (u daljnjem tekstu: HDA).

Članak 3.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Ministarstva predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Članak 4.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

1. Arhivska jedinica gradiva je najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik)

2. Centrix je integrirano informacijsko rješenje koje pruža podršku upravljanju dokumentima, obradi predmeta te upravljanju i kontroli poslovnih procesa unutar Ministarstva

3. Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama

4. Registraturno gradivo je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe. Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju

5. Gradivo je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski ili videozapis, elektronički zapis i dr.)

6. Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti

7. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao

8. Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju

9. Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim označilo i za koji je utvrđen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako označenog predala druga država, međunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska surađuje

10. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji

11. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su izčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu, CD-u ili bilo kojem drugom mediju na kojem se mogu pohranjivati podaci

12. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje

13. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese ministar

14. Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja (upisa u poslovne knjige) i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani

15. Pismohrana je sastavni dio pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo do postupka izlučivanja

16. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Ministarstva, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja

17. Predmet je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata, odnosno akata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta

18. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD)

19. Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane

20. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Ministarstva, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

2. OBVEZE MINISTARSTVA KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOGA GRADIVA

Članak 5.

(1) Ministarstvo kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskoga i registraturnoga gradiva obvezuje se da će arhivsko gradivo savjesno čuvati u sređenom stanju, da će ga zaštititi od oštećenja do predaje HDA te da će dostavljati popis gradiva, javljati promjene u vezi s njim, pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, redovito izlučivati gradivo kojem je istekao rok čuvanja, omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje stručnog nadzora nad gradivom.

(2) Ministarstvo će izvijestiti HDA o svakoj promjeni statusa i ustroja radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

3. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

(1) Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Ministarstva prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja uglavnom u pismohrani.

(2) Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim pravilnikom ili posebnom odlukom.

(3) Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje zbog upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 6. ovoga pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

(1) Knjiga pismohrane kao knjiga evidencije ulaska arhivskoga i registraturnoga gradiva u pismohranu (obrazac br. 12 Uredbe o uredskom poslovanju »Narodne novine«, broj 7/09).

Evidencija ulaska arhivskoga i registraturnoga gradiva u pismohranu vodi se i u elektroničkom obliku kroz sustav za upravljanje dokumentima i zadacima – Centrix.

(2) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva u sklopu sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnoga gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Ministarstva. Način na koji je strukturirana Zbirna evidencija kao i sadržaj podataka propisani su odredbama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva.

(3) U odnosu na postupanje, pristup i zaštitu klasificiranih podataka primjenjuju se odredbe Zakona o tajnosti podataka (»Narodne novine«, broj 79/07 i 86/12).

Članak 8.

Podaci iz Zbirne evidencije gradiva iz prethodnoga članka dostavljaju se HDA redovito jedanput godišnje, na način koji je propisan odredbama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva i Pravilnika o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva.

3.1. Konvencionalno gradivo

članak 9.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) predaju se u pismohranu gdje se stavljaju u arhivske mape (fascikle s preklopom) i slične tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo, čuva se u pravilu najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka predaje se u pismohranu, osim u slučajevima predviđenim ovim pravilnikom, u sređenom stanju, tehnički opremljeno te popisano.

Članak 10.

(1) Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u djelokrugu rada te ustrojstvene jedinice, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

(2) Svaki službenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

(3) Svaki službenik obavezan je dovršene predmete bez odgode predati na arhiviranje, a prije predaje, sve akte u predmetu posložiti kronološkim redom prema datumu nastanka odnosno primitka akta s prilozima.

(4) Referent predmeta određuje uputu o arhiviranju predmeta na lijevu stranu omota spisa, a sastoji se od oznake: a/a, datuma predaje predmeta na arhiviranje i potpisa službenika koji je dao uputu. Kod upravnih predmeta obavezno je na omotu spisa označiti kako je riješena žalba po tijelu prvog stupnja odnosno žalba po tijelu drugog stupnja.

Članak 11.

(1) Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju.

(2) Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati čitavo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

(3) Ukoliko zaposlenik u pismohrani uoči da referent predmeta nije pravilno pripremio gradivo za arhiviranje, obavezan ga je upozoriti i predmet vratiti referentu na ispravak.

Članak 12.

(1) Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnoga gradiva, gradivo se raspoređuje na police, u odgovarajućim prostorijama pismohrane.

(2) Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.

(3) Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

3.2. Nekonvencionalno gradivo

Članak 13.

(1) Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

(2) Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.

(3) Odgovorna osoba odgovara za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrđuje postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, kao i postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.

(4) Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju omogućavati sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 14.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij itd.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 15.

(1) Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

(2) Pri izradi arhivske kopije obvezatno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te čuvaju li se zapisi i dalje u izvornome informacijskom sustavu ili se brišu iz njega.

(3) Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezatno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

(4) Arhivske kopije predaju se na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i napomenom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

(5) Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjeravaju najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezatno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

4. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 16.

(1) Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.

(2) Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno službenika zaduženog za pismohranu.

(3) Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.

(4) Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino uz odgovarajuću potvrdu (revers) i obvezatni upis u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

(5) Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

(6) Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva službenik, odnosno korisnik gradiva. Nakon korištenja gradivo se obvezatno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

(7) Kada unutar Pismohrane postoje integrirana informacijska rješenja koja pružaju podršku upravljanju dokumentima i poslovnim procesima, procesi korištenja gradiva evidentirati će se kroz sustav.

Članak 17.

(1) Izdavanje arhivskoga i registraturnoga gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pisane zamolbe tražitelja.

(2) Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 15. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 25/13 i 85/15).

Članak 18.

(1) Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se je li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.

(2) Ako se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su tražiti povrat gradiva.

(3) Ako je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, dužan je to pisano potvrditi.

5. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 19.

(1) Redovito, a najkasnije 5 (pet) godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga gradiva i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojemu je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

(2) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Ministarstva obavlja se samo ako je gradivo sređeno i popisano u skladu s ovim pravilnikom.

(3) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga pravilnika, na koji daje suglasnost HDA.

Članak 20.

Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga pravilnika počinju teći:

– za uredske knjige i evidencije – od kraja godine posljednjega upisa,

– za rješenja, dozvole, odobrenja, potvrde s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,

– za računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,

– za personalne listove – od godine osnutka personalnog lista,

– za ostalo gradivo – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 21.

(1) Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba Ministarstva na temelju Posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja.

(2) Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, redni broj iz Posebnog popisa gradiva/razredbenu (klasifikacijsku) oznaku, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem tehničkih jedinica (svežnjevi, registratori, knjige i sl.). Na kraju popisa potrebno je navesti ukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje u tehničkim jedinicama i u dužnim metrima (d/m). Također, potrebno je navesti i krajnji raspon godina cjelokupnoga gradiva predloženog za izlučivanje.

Članak 22.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje, koji je potpisan od odgovorne osobe Ministarstva, dostavlja se HDA koje izdaje rješenje.

Članak 23.

(1) Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja određenoga gradiva.

(2) O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, a jedan primjerak zapisnika dostavlja se HDA.

Članak 24.

Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezatno provodi tako da podaci nisu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 25.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o odobrenju izlučivanja.

6. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 26.

(1) Arhivsko gradivo Ministarstva predaje se HDA-u na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« broj 105/97, 64/00, 65/09, 125/11 i 47/17) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).

(2) Arhivsko gradivo Ministarstva predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Ministarstvo i nadležni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

(3) Arhivsko gradivo Ministarstva predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno razdoblje.

(4) O predaji arhivskoga gradiva Ministarstva HDA-u sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

7. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 27.

Ministarstvo je dužno odrediti odgovornu osobu za rad pismohrane, te dovoljan broj službenika s punim radnim vremenom.

Članak 28.

(1) Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine«, broj 93/04).

(2) Ako službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana početka obavljanja poslova u pismohrani.

Članak 29.

Službenik u pismohrani obavlja sljedeće poslove:

– sređivanje i popisivanje gradiva,

– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,

– odabiranje arhivskoga gradiva,

– izlučivanje registraturnoga gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,

– priprema predaje arhivskoga gradiva HDA-u,

– izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak 30.

Službenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:

– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,

– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,

– poštovati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti te postupati prema zakonskim propisima koji su na snazi,

– koristiti osobito povjerenje koje mu je povjereno na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,

– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 31.

Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnoga gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

8. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 32.

Ministarstvo osigurava primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnoga gradiva.

(2) Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

(3) Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,

– održavanjem odgovarajuće temperature (16 – 20 °C) i vlažnosti (45 – 55%),

– redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 33.

(1) Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

(2) Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 34.

(1) Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobru rasvjetu i slično.

(2) Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah te moraju ispunjavati i druge uvijete koje propisuje Pravilnik o čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.

Članak 35.

(1) Pristup u pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno službeniku u pismohrani.

(2) Brigu o uređenju pismohrane te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

9. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 36.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Ministarstva i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovog pravilnika.

Članak 37.

Izmjene i dopune ovoga pravilnika donose se na način i prema postupku koji je utvrđen za njegovo donošenje.

Članak 38.

Na pitanja koja nisu utvrđena ovim pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnoga gradiva.

Članak 39.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje vrijediti Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Ministarstva znanosti, obrazovanja i športa, (klasa: 036-02/10-01/00001; urbroj: 533-02-10-0002) i Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja (klasa: 036-02/10-01/0001; urbroj: 533-18-13-0019).

Članak 40.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 036-01/18-01/00001

Urbroj: 533-27-18-0001

Zagreb, 28. veljače 2018.

Ministrica
 prof. dr. sc. Blaženka Divjak, v. r.