## Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima

### NN 37/2011 (30.3.2011.), Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima

MINISTARSTVO GOSPODARSTVA, RADA I PODUZETNIŠTVA

862

Na temelju članka 4. stavka 4. Zakona o radu (»Narodne novine« broj 149/09) ministar gospodarstva, rada i poduzetništva donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima, ako drugim propisom nije drukčije uređeno.

(2) Izrazi koji se za fizičke osobe u ovom Pravilniku koriste u muškom rodu su neutralni i odnose se na osobe muškog i ženskog spola.

Članak 2.

(1) Evidencija iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika mora sadržavati podatke o:

1) radnicima (opći podaci) i

2) radnom vremenu.

2. PODACI O RADNICIMA

Članak 3.

(1) Evidencija iz članka 2. stavka 1. podstavka 1. ovoga Pravilnika sadrži sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) osobni identifikacijski broj (u daljnjem tekstu: OIB),

3) spol,

4) dan, mjesec i godinu rođenja,

5) državljanstvo,

6) o radnoj dozvoli (posjedovanje i trajanje), ako je radnik stranac i ako je posjedovanje iste obvezno,

7) prebivalište ili uobičajeno boravište,

8) o završenom obrazovanju i drugim oblicima stručnog osposobljavanja i usavršavanja za rad (stečena školska ili stručna sprema te određena razina visokog obrazovanja sukladno propisima o visokom obrazovanju),

9) dan sklapanja ugovora o radu, odnosno dan izdavanja pisane potvrde o sklopljenom ugovoru o radu,

10) dan početka rada,

11) naziv posla, odnosno narav i vrsta rada koje radnik obavlja,

12) naznaku je li ugovor o radu sklopljen na određeno ili neodređeno vrijeme te očekivano trajanje ugovora o radu na određeno vrijeme,

13) vrijeme trajanja probnog rada, ako je ugovoreno,

14) trajanje pripravničkog staža, ako je ugovoreno te vrijeme i rezultat polaganja stručnog ispita, ako je isti predviđen i obavljen,

15) trajanje rada u inozemstvu, država i mjesto rada, u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo,

16) naznaku radi li se o poslovima na kojima se staž osiguranja računa s povećanim trajanjem i kako se to povećanje računa,

17) naznaku radi li se o poslovima na kojima radnik može raditi samo nakon prethodnog i redovitog utvrđivanja radne sposobnosti za njihovo obavljanje,

18) mjesto rada, a ako ne postoji stalno ili glavno mjesto rada, napomenu da se rad obavlja na različitim mjestima,

19) tjedno radno vrijeme (puno ili nepuno), odnosno propisano skraćeno radno vrijeme u satima,

20) ukupni mirovinski staž do početka rada kod poslodavca,

21) vrijeme mirovanja radnog odnosa te vrijeme rodiljnog, odnosno roditeljskog dopusta ili korištenja drugih prava sukladno posebnom propisu,

22) dan prestanka radnog odnosa,

23) razlog prestanka radnog odnosa,

24) vrijeme za koje će poslodavac uplaćivati doprinos za produženo mirovinsko osiguranje za radnike koji su sklopili ugovor o radu na određeno vrijeme za stalne sezonske poslove.

(2) Poslodavac u evidenciji iz stavka 1. ovoga članka nije obvezan voditi podatke koji kod radnika ne postoje.

(3) Podatke iz stavka 1. ovoga članka poslodavac unosi u evidenciju o radnicima iz odgovarajuće dokumentacije ili na temelju posebnih propisa, a radnik je u tu svrhu poslodavcu obvezan pravodobno dostaviti potrebnu osobnu dokumentaciju ili isprave.

(4) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i druge od radnika ili od nadležnog tijela prijavljene podatke od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u svezi s radnim odnosom (korištenje prava po osnovi trudnoće, statusa roditelja, statusa posvojitelja, profesionalne bolesti, ozljede na radu, profesionalne nesposobnosti za rad, neposredne opasnosti od nastanka invalidnosti, invalidnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o drugom poslodavcu ili poslodavcima kod kojih radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).

Članak 4.

(1) Osim evidencije o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, ako koristi njihov rad, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o:

1) osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad,

2) redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,

3) redovitim učenicima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,

4) redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe.

(2) Evidencija o osobama iz stavka 1. ovoga članka sadrži podatke od kojih ovisi ostvarenje njihovih prava, a najmanje sljedeće podatke:

1) ime i prezime,

2) OIB,

3) spol,

4) dan, mjesec i godina rođenja,

5) prebivalište ili uobičajeno boravište,

6) naziv akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca,

7) naziv posla,

8) mjesto rada,

9) dan početka rada,

10) dan prestanka rada.

Članak 5.

(1) Evidenciju o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, poslodavac počinje voditi danom početka rada radnika i ažurno je vodi do dana prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.

(2) Evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika, poslodavac počinje voditi danom početka njihovoga rada i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba, te istu čuva najmanje tri godine od dana prestanka njihovoga rada.

(3) Evidencija o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika i evidencija o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika vode se pisano na papiru ili u elektroničkom obliku.

Članak 6.

Svaku promjenu podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika koju poslodavac unosi temeljem izjave, obavijesti i slično ili temeljem osobnih dokumenata ili isprava, radnik i osoba iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika, dužna je prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene.

Članak 7.

Ako je posebnim propisom utvrđena obveza vođenja i drugih podataka, osim podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika, u evidenciji je poslodavac dužan voditi i takve podatke sukladno posebnim propisima.

3. PODACI O RADNOM VREMENU

Članak 8.

(1) Evidencija iz članka 2. stavka 1. podstavka 2. ovoga Pravilnika sadrži sljedeće podatke:

1) ime i prezime radnika,

2) dan u mjesecu,

3) početak rada,

4) završetak rada,

5) ukupno dnevno radno vrijeme u satima te od toga sati:

– rada noću,

– prekovremenog rada,

– rada nedjeljom, blagdanom ili neradnim danima utvrđenim posebnim propisom,

– zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran,

6) sati u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih posebnim propisom u kojima radnik ne radi, a po redovitom rasporedu bi trebao raditi pa za iste ostvaruje pravo na naknadu plaće,

7) sati pripravnosti,

8) sati korištenja godišnjeg odmora,

9) sati privremene nesposobnosti za rad (bolovanje),

10) sati plaćenog dopusta,

11) sati nenazočnosti tijekom dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik ne obavlja ugovorene poslove,

12) sati provedeni u štrajku,

13) sati isključenja s rada.

(2) Podatke iz stavka 1. podstavka 3. i 4. ovoga članka poslodavac je obvezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu i tada ih je obvezan evidentirati najkasnije na završetku sljedećeg radnog dana za prethodni radni dan, a u slučaju da neki od tih podataka do tada nije poznat, poslodavac ih je obvezan evidentirati odmah po saznanju istih.

(3) Poslodavac u evidenciji radnog vremena nije obvezan voditi podatke iz odredbe stavka 1. ovoga članka koji u razdoblju odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje kod radnika ne postoje.

(4) Ako je odlukom poslodavca, zbog procesa rada organiziranog u smjenama, puno ili nepuno radno vrijeme raspoređeno nejednako po tjednima unutar razdoblja od četiri mjeseca, ili ako je radno vrijeme preraspodijeljeno, poslodavac je u evidenciji radnog vremena isto dužan naznačiti navodeći razdoblje nejednakog rasporeda radnog vremena po tjednima, odnosno razdoblje preraspodijeljenog radnog vremena, a ostvarene prekovremene sate u slučaju nejednakog rasporeda radnog vremena po tjednima, dužan je evidentirati na kraju mjeseca u kojemu je odstupanje od punog ili nepunog radnog vremena iznosilo više od propisanog mjesečnog trajanja, odnosno na kraju toga razdoblja, ako je njegovim protekom, prosječno tjedno radno vrijeme bilo duže od punog ili nepunog radnog vremena.

(5) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u svezi s radnim odnosom utvrđene posebnim propisom, kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu i ugovorom o radu.

(6) Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima za zaposlene nastavnike, i suradnike, znanstvenike i umjetnike te u ustanovama predškolskog, osnovnog i srednjeg obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, odnosno zaposlene koji sudjeluju u neposrednom odgojno-obrazovnom radu s učenicima, podaci o radnom vremenu prilagođeni su naravi njihovoga rada na način da se posebno evidentiraju samo normirani oblici rada.

(7) Poslodavac je dužan evidenciju o radnom vremenu imati u svom sjedištu, a ako šest ili više radnika ugovorene poslove obavlja izvan sjedišta poslodavca u izdvojenoj organizacijskoj ili poslovnoj jedinici odnosno prostoru tijekom cijelog razdoblja odnosno mjeseca za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje, poslodavac je istu za njih dužan imati i u toj izdvojenoj organizacijskoj ili poslovnoj jedinici odnosno prostoru za prethodno razdoblje od najmanje jedne godine.

Članak 9.

Evidencija iz članka 8. ovoga Pravilnika vodi se uredno i razumljivo po razdoblju odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje, a poslodavac je obvezan istu popuniti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju, osim u slučaju iz članka 8. stavka 2. ovoga Pravilnika.

Članak 10.

Ako nije drukčije uređeno posebnim propisom, kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca ili ugovorom o radu, poslodavac je na odgovarajući način dužan voditi podatke o radnom vremenu potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu za obavljanje poslova na izdvojenom mjestu rada.

Članak 11.

Ako s njima nije ugovorio samostalnost u određivanju radnog vremena, stanke te dnevnog i tjednog odmora, poslodavac je dužan voditi odgovarajuće podatke iz članka 8. ovoga Pravilnika i za radnike koji su kao rukovodeće osoblje statutom, društvenim ugovorom, izjavom o osnivanju ili drugim pravilima poslodavca ovlašteni voditi poslove poslodavca i koji samostalno donose odluke o organizaciji rada i poslovanja poslodavca, te za radnike članove obitelji poslodavca fizičke osobe koji žive u zajedničkom kućanstvu s poslodavcem i koji u radnom odnosu obavljaju određene poslove za poslodavca.

Članak 12.

(1) Podaci o radnom vremenu vode se pisano na papiru ili u elektroničkom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kratice s jasnim pojašnjenjem značenja istih, te se čuvaju najmanje četiri godine, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarenje tih prava mogla biti relevantna i evidencija o radnom vremenu radnika za određeno razdoblje, ista se čuva do pravomoćnog okončanja toga spora.

(2) Radnik ima pravo uvida u evidenciju iz članka 2. ovoga Pravilnika.

Članak 13.

(1) Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (»Narodne novine« broj 66/10).

(2) Ovaj Pravilnik će se objaviti u »Narodnim novinama«, a stupa na snagu 1. svibnja 2011. godine.

Klasa: 011-01/11-01/70

Urbroj: 526-08-01-01/1-11-1

Zagreb, 24. ožujka 2011.

Ministar
mr. sc. Đuro Popijač, v. r.

Pravilnik, NN 37/2011-862