### NN 108/2016 (23.11.2016.), Pravilnik o delegiranju poslova društva za upravljanje UCITS fondom

HRVATSKA AGENCIJA ZA NADZOR FINANCIJSKIH USLUGA

2347

Na temelju članka 69. stavka 6. Zakona o otvorenim investicijskim fondovima s javnom ponudom (»Narodne novine« broj 44/2016, dalje: Zakon), Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga (dalje: Agencija) na sjednici Upravnog vijeća održanoj 18. studenoga 2016. godine donijela je

PRAVILNIK

O DELEGIRANJU POSLOVA DRUŠTVA ZA UPRAVLJANJE UCITS FONDOM

UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom propisuje postupak delegiranja poslova na treće osobe od strane društva za upravljanje UCITS fondom (dalje: Društvo) te sadržaj ugovora o delegiranju poslova.

DELEGIRANJE POSLOVA NA TREĆE OSOBE

Odobrenje Agencije

Članak 2.

(1) Za delegiranje poslova na treće osobe, Društvo je, na temelju članka 69. stavka 1. Zakona, dužno prethodno ishoditi odobrenje Agencije.

(2) Društvo će u svrhu dobivanja odobrenja za delegiranje poslova na treću osobu Agenciji podnijeti zahtjev uz koji prilaže sljedeću dokumentaciju:

1. nacrt ugovora o delegiranju poslova iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika, koji sadrži odredbu o sklapanju ugovora pod odgodnim uvjetom pribavljanja odobrenja Agencije, te nakon sklapanja i ugovor o delegiranju potpisan od strane ovlaštenih osoba ugovornih strana.

2. obrazloženje razloga zbog kojih se poslovi delegiraju i opravdanosti takvog delegiranja,

3. opis identificiranih rizika povezanih s delegiranjem poslova iz članka 7. stavka 1. ovoga Pravilnika i njihovog utjecaja na Društvo, s procjenom njihove veličine,

4. analizu pružatelja usluga iz članka 7. stavka 2. ovoga Pravilnika,

5. opis načina povezanosti treće osobe s Društvom, ako je treća osoba povezana osoba s Društvom,

6. izjavu Društva i treće osobe da će poduzeti sve potrebne mjere za sprječavanje, praćenje i upravljanje sukobom interesa u odnosu na delegirane poslove,

7. drugu dokumentaciju na zahtjev Agencije.

(3) Ako treća osoba ima sjedište i/ili posluje izvan Republike Hrvatske, a nije subjekt nadzora ovlaštenog nadzornog tijela države članice ili je riječ o trećoj osobi iz države s čijim nadzornim tijelom Agencija nema sklopljen ugovor o međusobnoj suradnji, tada je Društvo dužno, osim dokumenata iz stavka 2. ovoga članka, dostaviti i dokaz kojim se potvrđuje da propisi države, odnosno država, u kojima treća osoba posluje omogućuju Agenciji:

1. da u svrhu postizanja ciljeva nadzora obavi neposredni nadzor dijela poslovanja treće osobe koji ima veze ili se može dovesti u vezu s delegiranim poslovima, kao i izravni nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora,

2. pravodoban i neograničen pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s delegiranim poslovima, a u posjedu su treće osobe.

(4) U slučaju da se nakon dobivanja odobrenja Agencije izmjene uvjeti iz ugovora iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika u dijelu koji se odnosi na opis poslova koji se delegiraju, ili se želi umanjiti zahtjeve Društva vezano za razinu i kvalitetu obavljanja delegiranih poslova, ili se pak mijenjaju uvjeti za raskid ili otkaz ugovora, Društvo će bez odgode Agenciji podnijeti novi zahtjev za izdavanje odobrenja za delegiranje poslova u skladu s odredbama stavka 1. ovoga članka. U navedenim slučajevima Agencija će procijeniti je li potrebno uz zahtjev prilagati svu, ili samo određenu dokumentaciju iz stavka 2. ovoga članka.

(5) U slučaju da se nakon dobivanja odobrenja Agencije izmjene uvjeti iz ugovora iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika u dijelu koji se odnosi na podatak o tome u odnosu na koje UCITS fondove se poslovi delegiraju, Društvo je dužno obavijestiti Agenciju o nastalim izmjenama.

Obavijest o delegiranju

Članak 3.

(1) O delegiranju ostalih poslova na treće osobe, Društvo će, na temelju članka 69. stavka 2. Zakona, prethodno obavijestiti Agenciju.

(2) Društvo će uz obavijest iz stavka 1. ovoga članka Agenciji priložiti i ugovor iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika.

Ugovor o delegiranju poslova

Članak 4.

(1) Ugovor o delegiranju poslova sklopljen između Društva i treće osobe, kao i ugovor o daljnjem delegiranju poslova, mora sadržavati najmanje:

1. ime i prezime i adresu, odnosno naziv ili tvrtku i sjedište ugovornih strana,

2. opis poslova koji se delegiraju,

3. podatak o tome u odnosu na koje UCITS fondove se poslovi delegiraju,

4. odredbu temeljem koje je treća osoba na koju se poslovi delegiraju dužna omogućiti provođenje nadzora nad obavljanjem delegiranih poslova od strane Agencije, što podrazumijeva i pristup prostorijama treće osobe te svim relevantnim podacima, evidencijama i dokumentaciji,

5. odredbu temeljem koje se društvu za upravljanje omogućuje da u bilo kojem trenutku može trećoj osobi dati obvezujuću uputu za postupanje ili raskinuti ugovor sklopljen s trećom osobom, i to s trenutnim učinkom, kada je to u interesu ulagatelja,

6. odredbu temeljem koje se treća osoba obvezuje bez odgode obavijestiti Društvo o svakoj zapreci ili nemogućnosti postupanja u skladu s ugovorom, Zakonom ili ovim Pravilnikom,

7. odredbu temeljem koje je treća osoba dužna u obavljanju delegiranih poslova uspostaviti i održavati razinu zaštite povjerljivih informacija jednaku onoj u društvu za upravljanje,

8. odredbu da Društvo i nadalje ostaje u potpunosti odgovorno UCITS fondu, odnosno ulagateljima za obavljanje delegiranih poslova,

9. odredbu o naknadi za rad i/ili uslugu osobi na koju se delegiraju poslovi,

10. odredbu da ugovor stupa na snagu na jedan od sljedećih dana:

• dana izdavanja odobrenja Agencije za delegiranje poslova,

• dana zaprimanja obavijesti o delegiranju ostalih poslova u Agenciji,

• dana izdavanja suglasnosti Društva trećoj osobi za daljnje delegiranje poslova,

• dana određenog u ugovoru, koji nastupa nakon jednog od navedenih dana, a dogovoren je između ugovornih strana.

11. trajanje ugovora i uvjete za raskid ili otkaz ugovora,

12. potpis ovlaštenih osoba ugovornih strana.

(2) Prilikom utvrđivanja uvjeta za raskid ili otkaz ugovora iz stavka 1. ovoga članka, Društvo dužno je osigurati da se navedeni raskid ili otkaz provede na način koji ne utječe na neprekidnost i učinkovitost obavljanja delegiranih poslova.

(3) Smatra se da je provođenje nadzora nad delegiranim poslom onemogućeno ako je:

1. Društvu i Agenciji onemogućen pristup prostorijama treće osobe i podacima koji se odnose na delegirani posao,

2. Društvo Agenciji na zahtjev ne dostavi sve potrebne informacije i dokumentaciju potrebnu za provođenje nadzora usklađenosti poslovanja treće osobe sa Zakonom, propisima donesenim na temelju Zakona i drugim propisima.

Interni akti u vezi s delegiranjem poslova

Članak 5.

(1) Društvo je dužno internim aktima propisati postupke u vezi s delegiranjem poslova.

(2) Interne akte iz stavka 1. ovoga članka čini jedan ili više dokumenata koji minimalno moraju sadržavati kriterije i postupke vezane za:

1. proces donošenja odluke o delegiranju poslova,

2. određivanje poslovnih procesa ključnih za poslovanje Društva, u smislu da bi bez njih bilo onemogućeno obavljanje njegovih djelatnosti, odnosno njegovo poslovanje,

3. analizu rizika i procjenu utjecaja delegiranja poslova,

4. analizu treće osobe,

5. način odabira treće osobe,

6. proces sklapanja ugovora s trećim osobama (pregovaranje, definiranje sadržaja ugovora, odobravanje i sklapanje ugovora),

7. upravljanje ugovornim odnosima s trećim osobama,

8. nadziranje obavljanja poslova koje su predmet ugovora,

9. praćenje i izvještavanje uprave društva za upravljanje o izloženosti rizicima povezanim s delegiranjem poslova.

Upravljanje rizicima povezanim s delegiranjem poslova

Članak 6.

(1) Društvo je dužno uspostaviti odgovarajući sustav upravljanja rizicima povezanih s delegiranjem poslova.

(2) Opća pravila za primjenu i uspostavu sustava upravljanja rizicima u smislu Zakona i propisa donesenih na temelju Zakona moraju se primijeniti i na upravljanje rizicima koji su povezani s delegiranjem poslova.

(3) Poslovi koji su predmet delegiranja moraju na odgovarajući način biti obuhvaćeni mehanizmima unutarnjih kontrola Društva.

(4) Društvo je dužno za svaki pojedini delegirani posao definirati uloge i odgovornosti organizacijskih jedinica ili osoba zaduženih za nadzor i upravljanje delegiranim poslom kao i izlaznu strategiju Društva u slučaju prijevremenog prestanka ugovornog odnosa i/ili nemogućnosti ispunjenja ugovornih obveza.

Analiza rizika i procjena utjecaja izdvajanja poslovnih procesa na Društvo

Članak 7.

(1) Društvo je dužno prije donošenja odluke o delegiranju poslova analizirati rizike i procijeniti utjecaj delegiranja, među ostalim i na:

1. ispunjenje uvjeta iz članka 70. točke a) i f) Zakona,

2. financijske rezultate i kontinuitet poslovanja Društva,

3. troškove i solventnost Društva,

4. rizike poslovanja i upravljanje rizicima Društva,

5. kvalitetu obavljanja poslova Društva,

6. stupanj poteškoća i vremena potrebnog za odabir alternativne treće osobe ili vraćanje obavljanja tih poslova u Društvo, ako je potrebno.

(2) Društvo je dužno, osim analize iz stavka 1. ovoga članka, izraditi i analizu pružatelja usluga koja najmanje obuhvaća analizu uvjeta iz članka 70. točke b), c), d) i g) Zakona.

(3) Kada Društvo sklapa ugovor o delegiranju poslova s trećom osobom koja nije subjekt nadzora ovlaštenog nadzornog tijela države članice ili je riječ o trećoj osobi iz države s čijim nadzornim tijelom Agencija nema sklopljen ugovor o međusobnoj suradnji, tada je Društvo dužno, prije donošenja odluke o delegiranju poslova, utvrditi omogućuju li propisi države, odnosno država, u kojima treća osoba posluje Agenciji da, u svrhu postizanja ciljeva nadzora, obavi nadzor dijela poslovanja treće osobe koji ima veze ili se može dovesti u vezu s delegiranim poslovima, kao i nadzor obavljanja aktivnosti koje će biti predmet ugovora zaključenog s Društvom.

Ograničenje delegiranja poslova
(»Poštanski sandučić« i sukob interesa)

Članak 8.

Društvo se uvijek smatra »poštanskim sandučićem« iz članka 70. točke f) Zakona u sljedećim situacijama:

1. Društvo nije u mogućnosti učinkovito kontrolirati i nadzirati obavljanje poslova koje delegira, kao i rizike povezane s takvim poslovima, ili

2. Društvo nije u mogućnosti donositi odluke u ključnim područjima svoje djelatnosti, posebice u provedbi investicijske politike i investicijskih strategija, ili

3. Društvo je delegiralo obavljanje poslova upravljanja imovinom i upravljanja rizicima na treću osobu do te mjere da delegirani poslovi po svom opsegu značajno premašuju poslove koje obavlja samo Društvo.

Članak 9.

(1) Prilikom delegiranja poslova na treće osobe Društvo dužno je izbjegavati sukobe interesa, a kada to nije moguće, osigurati postupanje u najboljem interesu UCITS fonda i njegovih ulagatelja.

(2) Prilikom procjene sukoba interesa iz stavka 1. ovoga članka osobito se uzimaju u obzir sljedeći kriteriji:

1. kada su Društvo i treća osoba na koju se delegira posao članovi iste grupe ili su na drugi način povezane, mjera do koje treća osoba na koju se delegira posao ima kontrolu nad Društvom odnosno mogućnost utjecaja na donošenje njegovih odluka,

2. kada su treća osoba na koju se delegira posao i imatelj udjela UCITS fonda dio iste grupe ili su na drugi način povezani, mjera do koje imatelj udjela UCITS fonda ima kontrolu nad trećom osobom na koju se delegira posao odnosno mogućnost utjecaja na donošenje njenih odluka,

3. vjerojatnost da će treća osoba na koju se delegiraju poslovi ostvariti financijsku korist ili izbjeći snošenje gubitka na teret UCITS fonda odnosno njegovih ulagatelja,

4. vjerojatnost da će treća osoba na koju se delegiraju poslovi imati financijski ili neki drugi poticaj staviti interese drugih klijenata ispred interesa UCITS fonda odnosno ulagatelja UCITS fonda,

5. vjerojatnost da će treća osoba na koju se delegiraju poslovi od osoba koje nisu Društvo primati bilo kakve dodatne poticaje ili koristi za obavljanje delegiranih poslova, osim naknade koju prima od društva za upravljanje.

(3) Društvo dužno je osigurati da treća osoba na koju je delegiran posao propiše i primjenjuje prikladne procedure kako bi prepoznala, upravljala, pratila i spriječila mogući sukob interesa između treće osobe i Društva i/ili UCITS fonda odnosno ulagatelja UCITS fonda. O sukobima interesa koje nije moguće spriječiti, treća osoba dužna je obavijestiti Društvo koje ih je dužno objaviti ulagateljima UCITS fonda.

Izvještaj o nadzoru nad trećim osobama

Članak 10.

(1) Vodeći računa o najboljem interesu ulagatelja UCITS fonda, Društvo je dužno osigurati kontinuirani nadzor nad obavljanjem delegiranih poslova, uključujući i poslove iz članka 72. Zakona.

(2) U svrhu ispunjavanja obveze iz stavka 1. ovoga članka, Društvo će najmanje jednom godišnje izraditi izvještaj o nadzoru nad trećim osobama na koje su delegirani poslovi Društva, te ga na zahtjev dostaviti Agenciji.

(3) Izvještaj iz stavka 2. ovoga članka mora sadržavati procjenu učinkovitosti obavljanja delegiranih poslova te ocjenu usklađenosti trećih osoba s člancima 70. i 72. Zakona.

Daljnje delegiranje (poddelegiranje)

Članak 11.

(1) Suglasnost trećoj osobi za daljnje delegiranje poslova, temeljem članka 72. točke a) Zakona, Društvo daje u pisanom obliku.

(2) Obavijest Agenciji o daljnjem delegiranju poslova, temeljem članka 72. točke b) Zakona, sadrži najmanje:

1. naziv ili tvrtku i sjedište treće osobe na koju je posao poddelegiran,

2. naziv tijela nadležnog za nadzor osobe na koju je posao poddelegiran,

3. točan opis poslova koji se poddelegiraju i u odnosu na koje UCITS fondove,

4. presliku suglasnosti iz članka 72. točke a) Zakona,

5. datum kada će poddelegiranje stupiti na snagu.

Članak 12.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu u roku od osam dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 011-02/16-02/09

Urbroj: 326-01-440-16-1

Zagreb, 18. studenoga 2016.

Predsjednik
Upravnog vijeća
Petar-Pierre Matek, v. r.