## Pravilnik o evidencijama u arhivima

### NN 90/2002 (26.7.2002.), Pravilnik o evidencijama u arhivima

# MINISTARSTVO KULTURE

1475

Na
teme­lju članka 47. stavka 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne
novine«, br. 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

## PRAVILNIK

### O EVIDENCIJAMA U ARHIVIMA

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način
vođe­nja evidencija u državnim arhivima (u da­lj­njem tekstu: arhivima) i
drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhivâ u Republici Hrvatskoj.

Članak
2.

Pod
evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala
i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima teme­ljem Zakona o arhivskom
gradivu i arhivima (u da­lj­njem tekstu: Zakon).

Članak
3.

Arhivi
su obvezni voditi s­ljedeće evidencije:

K­njiga
prim­ljenog arhivskoga gradiva (K­njiga akvizicija),

–
K­njiga pohra­njenog arhivskoga gradiva (K­njiga depozita),

–
Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva,

–
Dosje arhivskoga fonda/zbirke,

–
K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe,

–
K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe,

–
K­njiga restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva,

–
Evidencija stvarate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva,

–
Evidencija imate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva te

–
Evidencije o korište­nju arhivskoga gradiva.

Članak
4.

Pored
evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski dr­ž­av­ni arhiv, kao središ­nji
i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i s­ljedeće evidencije:

–
Re­gistar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,

–
Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskoga gradiva u Republici
Hrvatskoj,

– Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja
za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu ise­ljene Hrvatske,

–
Re­gistar arhivskoga gradiva Republike Hrvatske koje je proglašeno kulturnim
dobrom

–
Upisnik arhivâ u Republici Hrvatskoj te

–
Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima.

Članak
5.

Arhivi
izrađuju i obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva. To
su: pre­gledi, vodiči, inventari fondova i zbirki, popisi i druga obavijesna
pomagala:

K­njiga
prim­ljenoga arhivskog gradiva (K­njiga akvizicija) i K­njiga pohra­njenoga
arhivskog gradiva (K­njiga depozita)

Članak
6.

(1)
K­njiga prim­ljenoga arhivskog gradiva (K­njiga akvizicija) i K­njiga pohra­njenoga
arhivskog gradiva (K­njiga depozita) sadržavaju s­ljedeće podatke:

1.
Redni broj upisa tijekom godine

2.
Datum preuzima­nja

3.
Naziv i adresa predavate­lja

4.
Pravna osnova predaje (preuzima­nje po službenoj dužnosti, otkup, poklon,
pohrana/depozit)

5.
Datum, klasa i uru­džbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji

6.
Naziv stvarate­lja gradiva

7.
Sadržaj gradiva

8.
Vremenski raspon cjeline gradiva

9.
Količina cjeline gradiva

10.
Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno

11.
Smještaj gradiva

12.
Napomena.

(2)
K­njiga akvizicija i K­njiga depzita imaju kazala stvarate­lja gradiva,
predavate­lja gradiva i fondova/zbirki.

(3)
Uz K­njigu akvizicija i K­njigu depozita vodi se dosje svake akvizicije koji
sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisiva­nje o
primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog
gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se
popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv,
datum i uru­džbeni broj dokumenta.

(4)
Upisi u K­njigu akvizicija u K­njigu depozita ne mogu se brisati. Ako je
potrebno ispraviti netočan podatak, precrta ga se tako da ostane čit­ljiv, a
pored ­nje­ga upiše se ispravak. Stranice K­njige akvizicija i K­njige depozita
trebaju biti numerirane, uvezane i prošivene zapečaćenom vrpcom te ovjerov­ljene
potpisom ravnate­lja i pečatom arhiva.

(5)
Ako se K­njiga akvizicije i K­njiga depozita vode u elek­tro­ničkom obliku,
mora se osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan
raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obav­ljati samo za to ovlaštena
osoba. Podatci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u K­njizi
akvizicija i K­njizi depozita te o nadnevku unosa odnosno ispravka upisuju se
automatski i ne mogu se naknadno mije­njati.

(6)
Po završetku kalendarske godine elektronički upisi u K­nji­gu akvizicija i K­njigu
depozita za tu kalendarsku godinu se ispisuju na papir, a ispisane se stranice
numeriraju, uvezuju i prošivaju na način utvrđen u stavku 4. ovoga članka.

Opći
inventar (našastar) arhivskoga gradiva

Članak
7.

(1)
Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva (u da­lj­njem tekstu: Opći
inventar) je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu. Redni broj upisa u Opći
inventar je matični broj (identifikacijska oznaka) arhivskoga fonda odnosno
zbirke:

(2)
Opći inventar sadržava s­ljedeće podatke:

1.
Redni broj fonda/zbirke

2.
Klasifikacijska oznaka fonda/zbirke

3.
Naziv fonda/zbirke

4.
Vremenski raspon cjeline gradiva

5.
Količina cjeline gradiva izražena u broju fizičkih jedinica i odgovarajućih
mjernih jedinica

6.
Stupa­nj sređenosti

7.
Podfondovi (ili) serije fonda/zbirke (naziv, vremenski raspon i količina)

8.
Re­gistrirana pomagala (vrsta, vremenski raspon i količina)

9.
Naziv/nazivi, vrijeme djelova­nja i sjedište stvarate­lja

10.
Arhivska pomagala

11.
Broj godina i datum akvizicija

12.
Napomena.

(3)
Na upis u Opći inventar primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga
Pravilnika.

(4)
U Opći inventar podatci se upisuju najkasnije u roku od 60 dana od dana
preuzima­nja arhivskoga gradiva u arhiv. Svaka promjena podataka unosi se
najkasnije u roku 30 dana od dana nastanka promjene.

Dosje
arhivskoga fonda/zbirke

Članak
8.

Za
svaki fond ili zbirku vodi se i Dosje arhivskoga fonda/zbirke (u da­lj­njem
tekstu: Dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Opće­g inventara Dosje
sadržava:

–
podatke o dokumentaciji o preuzima­nju u arhiv,

–
podatke o sređiva­nju gradiva (opis sta­nja prije sređiva­nja, podatci o sređiva­nju
i obrazlože­nje usvojenoga nacrta sređiva­nja),

–
podatke o sačuvanosti gradiva (podatci i zapisnici o izlu­čiva­njima prije
preuzima­nja, podatci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama,
popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazlože­nje),

–
podatke o snima­nju, restaurira­nju i konzervira­nju gradiva,

–
povijest stvarate­lja,

–
povijest fonda ili zbirke te

–
bibliografiju radova o stvarate­lju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju
radova objav­ljenih na teme­lju korište­nja gradiva.

K­njiga
arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne
i zaštitne svrhe

Članak 9.

(1) K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog
u sigurnosne i zaštitne svrhe (u da­lj­njem tekstu: K­njiga snim­ljenoga
gradiva) sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa preslike u K­njigu
snim­ljenoga gradiva

2. Signatura i naziv izvornika

3. Signatura preslike

4. Cjelovitost snima­nja

5. Podloga i tehnika snima­nja

6. Vrsta preslika

7. Količina zapisa

8. Podatci o odgovornosti za izradbu
preslike

9. Topografska oznaka preslike

10. Dostupnost

11. Napomena.

(2) Različite vrste preslika istoga
gradiva vode se pod jedinstvenom signaturom.

(3) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički
disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snima­nja (crno-bijelo ili u
boji, mikrofilmira­nje, fotografira­nje, skenira­nje), format filma (16 mm, 35
mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma
(mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).

(4) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu
preslike (matični ne­gativ, posredni ne­gativ, dijapozitiv i sl.) i generacija
preslika (prva, druga i treća itd.).

(5) Količina analognih zapisa, mikrooblika
i fotografija, iska­zuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video
zapisa u traja­nju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa uz to i u
kilobajtima i broju datoteka.

(6) Podatci o odgovornosti za izradbu
preslike su: prezime i ime osobe koja je izradila presliku, naziv ustanove u
kojoj je preslika izrađena i Datum izradbe preslike.

(7) Na upis u K­njigu snim­ljenoga gradiva
primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

K­njiga
arhivskoga gradiva snim­ljenog
u dopunske svrhe

Članak
10.

(1)
K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe (u da­lj­njem tekstu: K­njiga
dopunskih preslika) sadržava s­ljedeće podatke o arhivskome gradivu snim­ljenom
u svrhu dopune u arhivu postojećih fondova i zbirki:

1.
Redni broj upisa u K­njigu dopunskih preslika

2.
Država, mjesto i ustanova čije je gradivo preslikano

3.
Signatura i naziv fonda/zbirke kojemu pripada preslikano gradivo

4.
Signatura preslikane arhivske jedinice (izvornika)

5.
Sadržaj preslike

6.
Vremenski raspon gradiva

7.
Podloga i tehnika snima­­nja

8.
Vrsta preslike

9.
Količina zapisa

10.
Datum naru­­džbe

11.
Podaci o nabavi (Datum, klasa i uru­­džbeni broj te iznos računa)

12.
Oznaka smještaja/topografska oznaka preslike

13.
Dostupnost

14.
Napomena

(2) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički
disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snima­­nja (crno-bijelo ili u
boji, mikrofilmira­­nje, fotografiranje, skenira­­nje), format filma (16 mm, 35
mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma
(mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).

(3) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu
preslike (matični ne­gativ, posredni ne­gativ, dijapozitiv i sl.) i generacija
preslika (prva, druga, treća itd.).

(4) Količina analognih zapisa, mikrooblika
i fotografija, iskazuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video
zapisa u traja­­nju reprodukcije, količina digitalnih zapisa uz to i u
kilobajtima i broju datoteka, a količina kseroks kopija u broju listova ili
arhivskih kutija.

(5) Na upis u K­­njigu dopunskih preslika
primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

K­­njiga
restauriranoga i konzerviranoga
arhivskog gradiva

Članak 11.

(1) K­­njiga restauriranoga i
konzerviranoga arhivskog gradiva (u da­­lj­­njem tekstu: K­­njiga
restauriranoga gradiva) sadržava s­­lje­deće podatke o restauriranome i
konzerviranome arhivskome gradivu te o postupcima restaurira­­nja i konzervira­­nja:

1. Redni broj upisa u K­­njigu
restauriranoga gradiva

2. Imate­­lj arhivskoga gradiva
(naziv/prezime i ime, adresa)

3. Signatura i naziv fonda/zbirke

4. Signatura restaurirane/konzervirane
jedinice (izvornika)

5. Vrsta i podloga restauriranoga gradiva

6. Količina i dimenzije gradiva

7. Sažeti opis ošteće­­nja

8. Sažeti opis postupka restaurira­­nja/konzervira­­nja

9. Datumi preuzima­­nja gradiva u
laboratorij, restaurira­­nja te povrata gradiva imate­­lju

10. Prezime i ime restauratora

11. Napomena.

(2) Dosje koji se vodi uz K­­njigu
restauriranoga gradiva sadržava dokumentaciju s podrobnijim opisom ošteće­­nja
i konzervatorsko-restauratorskoga postupka, zapisnik odnosno ugovor o predaji
gradiva laboratoriju na konzervira­­nje ili restaurira­­nje te zapisnik o
povratu gradiva imate­­lju.

(3) Imate­­lj ima pravo zatražiti od
laboratorija jedan primjerak dokumentacije s opisom ošteće­­nja i
konzervatorsko-restauratorskoga postupka, koju će čuvati priloženu uz gradivo.

(4) Na upis u K­­njigu restauriranoga
gradiva primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencija
stvarate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva

Članak 12.

(1) Evidencija stvarate­­lja arhivskoga
gradiva na području nadležnosti arhiva (u da­­lj­­njem tekstu: Evidencija
stvarate­­lja) sadržava s­­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa u Evidenciju stvarate­­lja

2. Datum unosa u Evidenciju stvarate­­lja

3. Matični broj

4. Naziv/prezime i ime

5.
Sjedište/prebivalište

6.
Adresa

7.
Vrijeme djelova­­nja

8.
Klasifikacija djelatnosti

9.
Pravni status

10.
Povijest stvarate­­lja

11.
Djelatnost

12.
Organizacijski ustroj

13.
Kate­gorija

14.
Veze (prednik, s­­ljednik, više i niže tijelo i dr.)

15.
Naziv imate­­lja gradiva (naziv/prezime i ime)

16.
Napomena.

(2)
Stvarate­­lji se opisuju sukladno Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranog
zapisa za pravne i fizičke osobe te obite­­lji (u da­­lj­­njem tekstu:
ISAAR(CPF)).

(3)
*Matični broj* stvarate­­lja je jedinstveni matični broj što ga dodje­­ljuje
nadležno tijelo uprave.

(4)
*Naziv* stvarate­­lja je najčešće pos­­ljed­­nji službeni naziv stvarate­­lja.
Ukoliko je stvarate­­lj imao više različitih službenih naziva, upisuju se i
ostali službeni nazivi, s naznakom razdob­­lja. Ako je stvarate­­lj poznat i
pod drugim nazivima, osim po službenim, upisuju se i takvi nazivi, sukladno
ISAAR(CPF)-u.

(5)
Ako je stvarate­­lj mije­­njao *sjedište,* upisuju se sva poznata sjedišta
s naznakom razdob­­lja u kojemu je pojedino mjesto bilo sjedište stvarate­­lja.

(6)
*Pravni status* stvarate­­lja određuje stvarate­­lja kao pravnu osobu,
fizičku osobu ili obite­­lj, a pravne osobe i kao vrstu pravnog subjekta
(tijelo državne uprave, javna ustanova, trgovačko društvo i dr.).

(7)
*Prednik* je pravna ili fizička osoba koja je obav­­ljala djelatnost ili
znatan dio djelatnosti stvarate­­lja prije ne­go je stvarate­­lj počeo obav­­ljati
tu djelatnost. *S­­ljednik* je pravna ili fizička osoba koja je tu
djelatnost obav­­ljala ili je obav­­lja nakon što ju je stvarate­­lj prestao
obav­­ljati.

(8)
Evidencija stvarate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva vodi
se za sve stvarate­­lje javnoga te za one stvarate­­lje privatnoga arhivskog
gradiva za koje se procijeni da ­­njihovim djelova­­njem nastaje arhivsko
gradivo trajne vrijednosti.

(9)
Na upis u Evidenciju stvarate­­lja primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka
4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencija
imate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva

Članak 13.

(1) Evidencija imate­­lja arhivskoga
gradiva na području nadležnosti arhiva (u da­­lj­­njem tekstu: Evidencija imate­­lja)
sadržava s­­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa imatelja u Evidenciju
imate­­lja

2. Datum, klasa i uru­­džbeni broj isprave
o unosu i brisa­­nju imate­­lja iz Evidencije imate­­lja

3. matični broj

4. Naziv/prezime i ime

5. Sjedište/prebivalište

6. Adresa

7. Prezime i ime osobe odgovorne za
gradivo

8. Naziv/prezime i ime stvarate­­lja

9. Napomene.

(2) U evidenciju se unose i redni brojevi
upisa u Evidenciju stvarate­­lja i nazivi svih stvarate­­lja čije se gradivo
nalazi u posjedu imate­­lja te nadnevci i klase svih popisa gradiva u posjedu
imate­­lja.

(3) Za stvarate­­lje i imate­­lje u nadležnosti
arhiva vode se dosjei. Ako se ista pravna ili fizička osoba vodi i u Evidenciji
stvarate­­lja i u Evidenciji imate­­lja arhivskoga gradiva izvan arhiva, vodi
se jedan dosje.

(4) Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u
evidenciju, obrazlože­­nje kate­gorizacije stvarate­­lja, podatke o nadzornim
obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuva­­nja,
provedenom izlučiva­­nju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama.

(5) Na upis u Evidenciju imate­­lja primje­­njuju
se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencije
o korište­­nju arhivskoga gradiva

Članak
14.

(1)
U arhivima se vode s­­ljedeće evidencije o korište­­nju arhiv­­skoga gradiva:

(2)
*Evidencija korisnika* sa s­­ljedećim podatcima:

1.
Identifikacijski broj

2.
Redni broj prijave u tekućoj godini

3.
Prezime i ime

5.
Adresa stalnoga i privremenoga boravka

6.
Datum i mjesto rođe­­nja

7.
Zva­­nje, zanima­­nje i ustanova zaposle­­nja.

(3)
*Prijavnice za korište­­nje gradiva* za s­­ljedećim podatcima:

1.
Redni broj prijave u tekućoj godini

2.
Identifikacijski broj korisnika

3.
Prezime i ime korisnika

4.
Tema ili područje istraživa­­nja

5.
Fondovi i zbirke koje korisnik namjerava koristiti

6.
Svrha korište­­nja

7.
Podaci o odobre­­nju korište­­nja (prezime i ime osobe koja je odobrila korište­­nje
i datum odobre­­nja)

8.
Obveze korisnika prema arhivu.

(4)
*Zahtjevnice za korište­­nje gradiva* sa s­­ljedećim podatcima:

1.
Redni broj prijave u evidenciji korisnika

2.
Prezime i ime korisnika

3.
Broj i datum zahtjeva

4.
Oblik korište­­nja (korište­­nje izvornika ili kopije; naru­­džba za snima­­nje
gradiva)

5.
Podatci o naručenome gradivu (signatura i naziv fonda/zbirke; signatura i naziv
naručene arhivske jedinice)

(5)
*Dnevnik čitaonice* sa s­­ljedećim podatcima:

1.
Identifikacijski broj korisnika

2.
Prezime i ime korisnika

3.
Datum posjeta

4. Vrijeme ulaska i izlaska

5. Napomena.

(6) *Evidencija korištenoga gradiva*
sa s­­ljedećim podatcima:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Broj i datum zahtjeva

4. Datum/vrijeme korište­­nja

5. Signatura i naziv korištenoga gradiva

6. Kopira­­nje gradiva (signatura i naziv
izvornika te količina izrađenih preslika)

7. Napomena.

Re­gistar
arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske

Članak 15.

(1) Re­gistar arhivskih fondova i zbirki
Republike Hrvatske (u da­­lj­­njem tekstu: Re­gistar fondova) središ­­nja je
evidencija arhiv­skoga gradiva na području Republike Hrvatske. Re­gistar fondova
za Republiku Hrvatsku vodi Hrvatski državni arhiv.

(2) Arhivski fondovi i zbirke u Re­gistru
fondova opisuju se sukladno članku 7. ovoga Pravilnika. Upis u Re­gistar
fondova također sadržava i naziv i adresu imate­lja, bibliografiju radova objav­ljenoga
gradiva i radova objav­ljenih na teme­lju korište­nja fonda ili zbirke,
valorizaciju gradiva te podatak o postoja­nju sigurnosnih preslika gradiva. U
Re­gistar fondova se mogu unijeti i drugi podatci iz Dosjea.

(3) O izmjenama i dopunama podataka obvezni
su obavijestiti Hrvatski državni arhiv jednom godiš­nje.

(4) Na vođe­nje Re­gistra fondova primje­njuju
se odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Upisnik
vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj

Članak
16.

(1)
Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj
(u da­lj­njem tekstu: Upisnik) sadržava s­ljedeće podatke:

1.
Redni broj i datum upisa u Upisnik

2.
Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o upisu u Upisnik

3.
Podatci o imate­lju (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj
pravne osobe)

4.
Podatci o vlasniku (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj
pravne osobe)

5.
Podatci o fondovima i zbirkama (naziv, vrijeme nastanka, količina, sadržaj,
osnovni podatci o stvarate­lju – naziv, sjedište, vrijeme djelova­nja,
djelatnost)

6.
Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o proglaše­nju gradiva kulturnim
dobrom.

7.
Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o brisa­nju iz Upisnika

8.
Napomene.

(2)
Uz Upisnik se vodi dosje koji sadržava dokumentaciju o upisu, brisa­nju iz
upisa i drugim promjenama te popise i drugu dokumentaciju u svezi s gradivom
upisanog imate­lja.

(3)
Državni arhivi obvezni su, u roku od godine dana od stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika,
Hrvatskome državnom arhivu dati prijedlog imate­lja arhivskoga gradiva u
privatnome vlasništvu s području ­njihove nadležnosti.

(4) Državni arhivi obvezni su Hrvatskome
državnom arhivu dostav­ljati sve izmjene podataka iz stavka 1. ovoga članka o
vlasnicima i imate­ljima privatnoga arhivskog gradiva upisanim u ovaj Upisnik,
s područja svoje nadležnosti.

(5) Vlasnici arhivskoga gradiva upisani u
Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj
obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu, najkasnije tri mjeseca po
primitku rješe­nja o upisu, podatke iz stavka 2. ovoga članka o fondovima i
zbirkama koji se nalaze u ­njihovu posjedu.

(6) Na vođe­nje Upisnika primje­njuju se
odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

Evidencija
o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o
gradivu ise­ljene Hrvatske

Članak 17.

(1) Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja
za Repub­liku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu ise­ljene Hrvat­ske
sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa

2. Podatci o imate­lju (naziv/prezime i
ime)

3. Signatura i naziv fonda ili zbirke
kojemu pripada evidentirano gradivo

4. Sadržaj evidentiranoga gradiva

5. Vrijeme nastanka evidentiranoga gradiva

6. Količina evidentiranoga gradiva

7. Prezime i ime osobe koja je obavila
evidentira­nje

8. Vrijeme evidentira­nja gradiva

9. Dostupnost

10.
Postoja­nje preslika gradiva

11.
Napomena.

(2)
Uz Evidenciju o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u
inozemnim arhivima i o gradivu ise­ljene Hrvatske vode se dosjei ustrojeni po
državama, gradovima i ustanovama u kojima je gradivo evidentirano.

(3)
Dosje sadržava:

–
popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala iz stranih arhiva za
fondove i zbirke kojima pripada evidentirano gradivo,

–
popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala nastala kao rezultat
evidentira­nja takvoga gradiva,

–
popise preslika takvoga gradiva koji su pribav­ljeni radi nadopune gradiva u
arhivima i radi istraživačkih potreba te

–
izvješća o evidentira­nju i drugu dokumentaciju nastalu tijekom evidentira­nja.

Članak
18.

(1)
Arhivi i druge javnopravne osobe koje su evidentirale arhivsko gradivo od znače­nja
za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima sredstvima iz državnoga proračuna,
obvezne su po završetku evidentira­nja dostaviti Hrvatskome državnom arhivu
presliku popisa evidentiranoga gradiva,
preslik popisa kopiranoga gradiva i druga obavijesna pomagala izrađena
ili pribav­ljena tijekom evidentira­nja.

(2) Hrvatski državni arhiv obvezan je
omogućiti pristup evidentiranim podatcima i drugim istraživačima isk­ljučivo uz
suglasnost arhiva ili druge javnopravne osobe čiji su djelatnici gradivo
evidentirali.

(3) Hrvatski državni arhiv svake godine
objav­ljuje popis dokumentacije o arhivskome gradivu evidentiranom u stranim
arhivima u prethodnoj godini.

Re­gistar
arhivskoga gradiva Republike Hrvatske kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog
dobra

Članak 19.

(1) Re­gistar arhivskoga gradiva Republike
Hrvatske kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra (u da­lj­njem tekstu: Re­gistar)
sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa u Re­gistar

2. Osnovni podatci o imate­lju/vlasniku
arhivskoga gradiva (prezime i ime/naziv, adresa, matični broj, vrsta pravnog
subjekta)

3. Naziv arhivskoga fonda/zbirke ili
cjeline fondova / zbirki

4. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja
o utvrđiva­nju svojstva kulturnoga dobra

5. Napomena.

(2) Uz Re­gistar se obvezno vodi dosje
koji obuhvaća Prije­d­log državnoga arhiva o utvrđiva­nju svojstva kulturnog
dobra, Rješe­nje o utvrđiva­nju svojstva kulturnog dobra, podatke o arhivskome
gradivu i ­nje­govu stvarate­lju, Rješe­nje o preventivnoj zaštiti kulturnog
dobra, Rješe­nje o utvrđiva­nju svojstva kulturnog dobra od nacionalnoga znače­nja
i drugu dokumentaciju koja se odnosi na spomenuto kulturno dobro.

Upisnik
arhiva u Republici Hrvatskoj

Članak
20.

(1)
U Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj (u da­lj­njem tekstu: Upisnik) upisuju
se arhivi u smislu članka 49. Zakona o arhiv­skome gradivu i arhivima.

(2)
Upis se provodi na teme­lju rješe­nja koje u smislu članka 50. Zakona o
arhivskome gradivu i arhivima donosi Ministarstvo kulture.

(3)
Upisnik sadržava s­ljedeće podatke:

1.
Broj i datum upisa

2.
Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o upisu u Upisnik

3.
Naziv arhiva

4.
Matični broj arhiva

5.
Datum osnutka arhiva

6.
Naziv osnivača

7.
Sjedište i adresa arhiva

8.
Pravni položaj arhiva

9.
Nadležnost i područje djelova­nja

10.
Prezime i ime odgovorne osobe

11.
Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o brisa­nju iz Upisnika

12.
Napomene.

(4)
Uz Upisnik vodi se dosje arhiva koji sadržava dokumentaciju o upisu, o brisa­nju
iz Upisnika i drugim promjenama te popis fondova i zbirki u posjedu arhiva (Re­gistar
fondova).

(5) Na vođe­nje Upisnika primje­njuju se
odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Evidencija
osoba zaposlenih u državnim arhivima

Članak 21.

(1) Evidencija osoba zaposlenih u državnim
arhivima sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa

2. Prezime i ime

3. Datum i mjesto rođe­nja

4. Adresa stanova­nja

5. Naziv i adresa ustanove zaposle­nja

6. Radno mjesto

7. Datum zasniva­nja radnog odnosa

8. Podatci o ranijem zaposle­nju

9. Podatci o školova­nju

10. Naziv i datum stjeca­nja stručnog zva­nja

11. Naziv i datum stjeca­nja znanstvenog
zna­nja

12. Godina polaga­nja stručnog ispita

13. Zna­nje stranih jezika

14. Podatci o stručnom usavršava­nju

15. Članstvo u stručnim društvima,
udrugama i sl.

17. Bibliografija objav­ljenih radova.

(2) O promjeni podataka o svojim
zaposlenicima arhivi su dužni obavijestiti Hrvatski državni arhiv u roku od 30
dana od dana svake promjene.

Opis
arhivskoga gradiva

Članak
22.

(1)
Arhivsko gradivo se opisuje sukladno Općoj međunarod­noj normi za upis
arhivskoga gradiva (u da­lj­njem tekstu: ISAD/G)) te sukladno Međunarodnoj
normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obite­lji
(u da­lj­njem tekstu ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvarate­lja gradiva. Pri
opisu arhiv­skoga gradiva koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje
donosi Hrvatski državni arhiv.

(2)
Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se s­ljedeća obavijesna pomagala
koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva: pre­gledi arhivskih fondova i
zbirki, arhivski vodiči, inventari, re­gesta, popisi, kazala i dr.

(3)
Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva
i procjeni potrebe za određenim pomagalom.

(4)
Obavijesna pomagala se mogu izrađivati i objav­ljivati na klasičnom mediju ili
u elektroničkom obliku.

(5)
*Pre­gled arhivskih fondova* i zbirki sadržava opće podatke o svim
arhivskim fondovima i zbirkama jedne zem­lje.

(6)
*Arhivski vodič* je opis svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome
dijelu sadržava i historijat arhiva, podatke o korište­nju gradiva i
bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih jedinica koje sadržavaju
gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili vremensko razdob­lje.

(7)
*Arhivski inventar/našastar* je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili
zbirke koji omogućuje pretraživa­nje, pronalaže­nje i razumijeva­nje sadržaja i
konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaže­­nje pripadajućih tehničkih
jedinica.

Inventar sadržava:

– opis arhivskih jedinica odnosno
identifikaciju i prikaz konteksta i sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa
grupiranih u 7 područja (identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korište­­nje,
dopunski izvori, napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka
(signatura), naziv opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina
opisa i naziv stvarate­­lja obvezni su elementi opisa,

– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih
jedinica te

– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno
kazalo.

(8) Arhivski inventar može biti sumarni
ili analitički. *Sumarni arhivski inventar* sadržava opis arhivskih
jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje
pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. *Analitički
arhivski inventar* sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i
jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te
popis pripadajućih tehničkih jedinica.

(9) *Re­gesta* opisuje pojedinačni
dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te va­­njskih
karakteristika dokumenta.

(10) *Arhivski popis,* bez obzira na
razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme
nastanka i količinu popisne jedinice.

Članak
23.

(1)
Signatura/oznaka opisne jedinice sastoji se od: oznake države, oznake arhivâ,
matičnog (identifikacijskog) broja fonda ili zbirke te oznake opisne jedinice.

(2)
Oznaka za državu Hrvatsku je HR.

(3)
Oznake za arhive su:

HDA
(Hrvatski državni arhiv),

DABJ
(Državni arhiv u Bjelovaru),

DADU
(Državni arhiv u Dubrovniku),

DAGS
(Državni arhiv u Gospiću),

DAKA
(Državni arhiv u Karlovcu),

DAOS
(Državni arhiv u Osijeku),

DAPA
(Državni arhiv u Pazinu),

DARI
(Državni arhiv u Rijeci),

DASK
(Državni arhiv u Sisku),

DASB
(Državni arhiv u Slavonskome Brodu),

DAST
(Državni arhiv u Splitu),

DAVŽ
(Državni arhiv u Varaždinu),

DAZD
(Državni arhiv u Zadru),

DAZG
(Državni arhiv u Zagrebu),

AHAZU
(Arhiv Hrvatske akademije znanosti i umjetnosti).

Članak
24.

(1)
Evidencije iz ovoga Pravilnika koje se vode u elek­troni­č­kom obliku moraju
biti zaštićene od neovlaštenog unosa, brisa­­nja, izmjene, pristupa i upotrebe
podataka autorizacijom pristupa, evidentira­­njem odgovornosti za unos i
promjenu podataka i redovitim sigurnosnim kopira­­njem.

(2)
Arhiv ili druga ustanova koja vodi evidencije iz ovoga Pravilnika u elektroničkom
obliku obvezna je donijeti pisani akt u kojem će utvrditi plan i metodologiju
dugoročne zaštite podataka.

(3)
Akt iz stavka 2. ovoga članka treba sadržavati opis tehnologije u izradbi
evidencija, opis primije­­njenih standarda, formata podataka te plan i opis
postupaka kopira­­nja, konverzije, refor­matira­­nja i migracije podataka koji
se predviđaju.

(4) Jedna kopija akta iz prethodnoga stavka
dostav­­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak
25.

(1)
Državni arhivi i drugi arhivi upisani u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj,
za područje svoje nadležnosti obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu
podatke iz članka 15. stav­ka 2. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od
dana stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika.

(2)
Državni arhivi će u roku od 90 dana od stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika
Hrvatskome državnom arhivu dostaviti prijedlog o upisu u Upisnik iz članka 20.
ovoga Pravilnika.

(3)
Državni arhivi obvezni su u roku od 6 mjeseci od stupa­­nja na snagu ovoga
Pravilnika dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 21. stavka 1.
ovoga Pravilnika.

Članak
26.

Stupa­­njem
na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Uputstvo o vođe­­nju evidencije u
arhivima (»Narodne novine« 7/63) i Uputstvo o vođe­­nju evidencije arhiva i
zbirki arhivske građe (»Narodne novine« 12/67).

Članak
27.

Ovaj
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa:
612-03-3/6-02-01/34
Urbroj: 532-03-3/6-02-01
Zagreb, 12. srp­­nja 2002.

Ministar kulture
**dr. sc. Antun Vujić,** v. r.

Pravilnik, NN 90/2002-1475