English: In conjunction with information technology staff under Main Program 15, and, if funds permit, continued development of the Electronic Document Management System (EDMS), building on the work undertaken during the 2000-2001 biennium, for the scanning, classification, routing, filing, tracking and searching for of all official correspondence, in paper and electronic form (the distribution of facsimiles and e-mails in particular will be processed more efficiently through the technical facilities provided by EDMS), and of the archives management system; distribution of mail throughout the buildings occupied by the Secretariat, with distribution of internal circulars, administrative instructions, notifications and information of a general nature made increasingly via the WIPO Intranet; provision of messenger-driver service for internal needs and for errands within the Geneva area; dispatch, via post office and other delivery services, as well as Diplomatic Pouch, of outgoing mail, including PCT pamphlets (under tight deadlines), documents, letters and other material; ensuring most cost-efficient and timely means of dispatch including tracking and tracing; in conjunction with information technology staff under Main Program 15 and buildings staff under Main Program 18, assessment of telecommunications needs and provision of services and equipment (notably, telephones, voice-mail, modems, facsimiles, leased lines and the WIPO electronic telephone directory); operation of central telephone service uniting all buildings occupied by the Secretariat; negotiation of optimal conditions for telecommunications services in the deregulated Swiss market; development and maintenance of the computerized accounting system for automatic allocation of costs by program for long-distance telephone calls.
French: La division précitée – qui se compose du Service des conférences, du Service des communications (comprenant lui-même des groupes chargés des télécommunications et de l’expédition du courrier), du Service de la gestion informatisée du courrier et des archives et du Groupe des messagers-chauffeurs – est chargé de fournir la gamme des services administratifs suivants : • procéder aux préparatifs nécessaires pour la tenue des conférences et autres réunions, y compris l’établissement des estimations de coûts, l’établissement des calendriers et la réservation des installations (tant au siège de l’OMPI qu’à l’extérieur), d’engagement des interprètes et des opérateurs d’enregistrements sonores, l’appui logistique, l’organisation de réceptions officielles; envoyer les invitations et les documents pour les conférences et autres réunions (sous forme électronique et sur papier, dans les langues officielles), diffuser à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation et archiver les documents; fournir les services nécessaires à la tenue des conférences et autres réunions, y compris la fourniture par la voie électronique d’informations sur le calendrier et le lieu des réunions, l’affectation du personnel travaillant pour les conférences, l’assistance aux délégués, la production des listes de participants, l’appui pour les exposés multimédias et les opérations de diffusion sur le Web; avec le concours du personnel du secteur des techniques de l’information (programme principal 15), poursuivre la mise au point des systèmes informatisés de gestion et d’expédition des documents pour les réunions, et en vue de la mise à disposition de ces documents sur le site Web de l’OMPI et de la fourniture d’un service de conférence en ligne par l’Internet pour permettre aux délégués de s’inscrire pour les réunions;