English: Annex B Table of MGI Policy Requirements (draft as of April 29,2002) Policy Item (1.a) (1.b) (1.c) (1.d) (1.e) (1,f) (2.1a) (2.1b) (2.1c) Policy Requirement Enhance Public Trust Ensure quality, consistency and availability across delivery channels Organize for clarity, context, and convenient access to relevant, comprehensive and timely information and services Reuse and share to the greatest extent possible, in accordance with legal and policy obligations Document decisions and decision making processes Preserve integrity of information particularly when used in collaborative endeavours Ensure appropriate security, protection and disposition of information Include IM Considerations in Planning Cycle IM requirements incorporated at an early stage in the development of new or modified government policies, programs, services, and technology-based systems Governance and accountability structures are in place for the management of information Maximize common infrastructures to optimize the interoperability of information management systems Collect, Create, Receive and Capture Information Support service delivery, informed policy / decision making, and business, legal, and accountability requirements Ensure its relevance, reliability, and completeness Optimize its sharing and re-use, in accordance with policy and legal obligations Document decisions and decision-making processes Reduce the response burden on the public by avoiding the unnecessary collection of information Organize, Use, Disseminate Information Establishing a co-ordinated and comprehensive approach to describing the institution’s information Maintaining a current and comprehensive classification structure or structures including metadata Providing users with timely and convenient access to information, in accordance with legal and policy obligations Maintain and Preserve Information Ensure its usability, including the usability of encrypted information, over time and through technological change Ensure that information of enduring value is available for current and future use Protect essential records Safeguard from improper disclosure, use, disposition or destruction, in accordance with legal & policy obligations Dispose of Information Adhering to departmental retention and disposition plans and other legal and policy obligations Transferring to the National Archives information it has designated as having historical value Transferring to the National Library publications that libraries of federal institutions have declared surplus Considering its transfer to non-government organizations, subject to legal and policy obligations
French: Annexe B Tableau des exigences de la Politique sur la GIG (ébauche en date du 29 avril 2002) Élément de politique (1.a) (1.b) (1.c) (1.d) (1.e) (1,f) (2.1a) (2.1b) (2.1c) Exigences de la politique Confiance accrue du public Assurer la qualité, l’uniformité et la disponibilité de l’information quel que soit le mode de prestation Assurer la clarté, la mise en contexte et la facilité d’accès à une information et à des services pertinents, complets et à jour Réutiliser et partager l’information, dans la mesure du possible, conformément aux obligations juridiques et en matière de politique Documenter les décisions et les processus décisionnels Préserver l’intégrité de l’information, particulièrement lorsqu’elle est utilisée dans le cadre de projets de collaboration Assurer la sécurité, la protection et l’élimination de l’information Intégration de la gestion de l’information au cycle de planification Intégrer les exigences en matière de GI aux premières étapes de l’élaboration ou de la modification des politiques, programmes, services et systèmes technologiques du gouvernement Instaurer des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l’information Promouvoir la mise en commun des infrastructures afin d’optimiser l’interopérabilité des systèmes de gestion de l’information Cueillette, création, réception et saisie de l’information Appuyer la prestation des services, la prise de décisions éclairées et l’élaboration de politiques judicieuses, et répondre aux exigences juridiques, opérationnelles et en matière de reddition de comptes Assurer la pertinence, la fiabilité et l’exhaustivité de l’information Optimiser le partage et la réutilisation de l’information, conformément aux obligations imposées par les politiques et les lois Documenter les décisions et les processus décisionnels Réduire le fardeau imposé au public pour répondre aux demandes d’information en évitant la collecte inutile de renseignements Organisation, utilisation et diffusion de l’information Établir une approche coordonnée et globale pour décrire l’information de l’institution Maintenir une ou plusieurs structures de classification actuelles et exhaustives, y compris des métadonnées Offrir un accès rapide et pratique à l’information, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques Maintien et préservation de l’information Garantir la facilité d’utilisation de l’information, y compris la facilité d’utilisation de l’information chiffrée, au fil du temps et de l’évolution technologique S’assurer que l’information ayant une valeur historique est disponible pour une utilisation actuelle ou ultérieure Protéger les documents essentiels