English: • Describe in some detail the policy areas and integration programmes on which the exchange will take place and what the expected outcomes are; Decide whether the aim is to replicate practices of the partner organisation, to adapt its practices to their own situation, or to change and develop new practices together with the partner; Identify one or more potential partners and negotiate and agree on principles governing the exchange process (for example, by adhering to the European Benchmarking Code of Conduct of the European Foundation for Quality Management); Allocate human and other resources to the exercise, create commitment among the organisation’s staff and demonstrate this commitment to partner(s); Decide on a programme and timeframe, designate staff, agree on an internal and external communication strategy, bring own staff and that of the partners together and build an exchange team based on competence and trust; Identify data sources and agree on how information will be generated, handled (especially where it concerns confidential data) and exchanged. Determine and bridge or deal with data gaps; Engage in in-depth exchanges through site visits, preparing general background material on integration policies, giving detailed presentations on programme implementation and formulating learning points; Establish to what extent situational differences influence not only expectations of outcomes of policies and practices, but also their actual impact.
French: • décrire de manière relativement détaillée les domaines d’action et les programmes d’intégration au sujet desquels l’échange aura lieu, ainsi que les résultats escomptés; décider si l’on entend copier les pratiques de l’organisation partenaire, adapter ses pratiques à une situation propre, ou modifier et concevoir de nouvelles pratiques, en collaboration avec le partenaire; identifier un ou plusieurs partenaires potentiels, négocier et convenir des principes régissant le processus d’échange (par exemple, en adhérant au code de conduite de la Fondation européenne pour la gestion de la qualité); affecter des ressources humaines et d’autres natures à l’exercice, susciter l’adhésion du personnel de l’organisation et la rendre perceptible au(x) partenaire(s); arrêter un programme et un calendrier, nommer le personnel, convenir d’une stratégie de communication interne et externe, organiser la rencontre entre son personnel et celui des partenaires et constituer une équipe d’échange, basée sur la compétence et la confiance; recenser les sources de renseignements et convenir de la manière dont l’information sera produite, traitée (tout particulièrement lorsqu’il s’agit de données confidentielles) et échangée; définir, compenser ou traiter les manques de données; procéder à des échanges approfondis en effectuant des visites sur place, en préparant des informations générales sur les politiques d’intégration, en organisant des présentations détaillées sur la mise en œuvre des programmes et en formulant des points à étudier; déterminer dans quelle mesure les différences de situation influencent non seulement les résultats escomptés des politiques et des pratiques, mais aussi mesurer leur incidence réelle; définir des critères communs pour mesurer l’efficacité et l’efficience; comparer les politiques et les pratiques et relever les points forts et les points faibles; souligner les facteurs de succès déterminants et identifier des obstacles; tirer les enseignements et formuler des recommandations sur la manière de les appliquer; évaluer la démarche, partager les résultats avec les parties intéressées et adapter les politiques et les pratiques en conséquence.