English: Cataloguing and Securing Information}\par\pard \ql \sb100\sa100 {Communication materials and published information in all formats must be well-catalogued and securely maintained to ensure current as well as long-term accessibility.}\par \pard\ql Institutions must:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ensure that communication records, documents and materials in any format are maintained in compliance with the {\i Library and Archives of Canada Act};}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{catalogue and describe their information holdings for use in {\i Info Source} as required by the {\i Access to Information Act} and the {\i Privacy Act};}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{maintain an internal library where copies of all publications an institution issues, in all formats, are deposited to ensure long-term retention and access (in co-ordination with Library and Archives Canada);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{maintain a current, comprehensive and well-structured identification or classification system or systems that provide effective means for organizing and locating information, as required by the Treasury Board's {\i Management of Government Information Policy}; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ensure that all requirements of the Treasury Board's {\i Management of Government Information Policy, Access to Information Policy}, {\i Government Security Policy} and {\i Privacy and Data Protection Policy} are met.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs22 31.
French: Catalogage et sécurité de l'information}\par\pard \ql \sb100\sa100 {Le matériel de communication et l'information publiée sur tous les supports doivent être bien catalogués et conservés en lieu sûr pour en garantir l'accessibilité, dans l'immédiat et à long terme.}\par \pard\ql Les institutions doivent :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{veiller à ce que leurs dossiers, documents et matériel de communication, quel que soit le support utilisé, soient maintenus conformément à la {\i Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada};}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{cataloguer et décrire leurs fonds de renseignements pour qu'ils soient versés dans {\i Info Source} conformément à la {\i Loi sur l'accès à l'information} et la {\i Loi sur la protection des renseignements personnels};}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{maintenir une bibliothèque interne de manière à assurer la conservation à long terme de toutes leurs publications, sur tous les supports, ainsi que l'accès à ces publications (de concert avec Bibliothèque et Archives Canada);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{tenir à jour un ou plusieurs systèmes d'identification ou de classement, complets et bien structurés, qui fournissent un moyen efficace d'organiser et de repérer l'information, comme l'exige la {\i Politique sur la gestion de l'information gouvernementale} du Conseil du Trésor;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{veiller à ce que toutes les exigences de la {\i Politique sur la gestion de l'information gouvernementale,} la {\i Politique sur l'accès à l'information}, la {\i Politique du gouvernement sur la sécurité} et la {\i Politique sur la protection des renseignements personnels} du Conseil du Trésor soient respectées.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs22 31.