English: During the biennium 2008-2009, the Division will focus on more proactive planning and servicing of meetings, documentation management and coordination with other international organizations by pursuing the following strategies: (a) harmonizing policies and procedures at all conference-servicing centres of the Organization; (b) achieving global planning and coordination of the calendar of conferences and meetings of the United Nations on the basis of workload statistics, performance indicators and cost information; (c) analysing conference resources available for mandated meetings through regular consultations with United Nations intergovernmental and expert bodies at Headquarters and other duty stations and international organizations with a view to assessing needs and improving capacity utilization for meetings and documentation services; (d) establishing mandated pre-session document requirements, managing compliance with existing regulations governing the control and limitation of documentation and establishing capacity-planning targets for all processing units in order to improve the timeliness of issuance of mandated pre-session documentation; (e) providing substantive and technical support to the Committee on Conferences for the effective delivery of its mandate; (f) providing substantive and technical support to the International Annual Meeting on Language Arrangements, Documentation and Publications, including maintenance of its website, and other services as required; (g) achieving the cost-effective global utilization of conference-servicing resources through the regular production, delivery and analysis of global statistical reports and through benchmarking with practices in other international organizations; (h) upgrading and further developing the technological capacity in conference services in accordance with legislative mandates in order to plan, process, monitor and manage documentation and meeting services more effectively, while keeping the General Assembly aware of new technologies that can be used in the Organization to achieve timeliness and better quality of services provided; and (i) integrating and optimizing all types of training activities available or needed in the Department, in consultation with other duty stations, by using all available mechanisms of cooperation among the duty stations and between United Nations and non-United Nations international organizations and Member State institutions.
French: Durant l'exercice, le Service se concentrera plus activement sur la planification et le service des séances, la gestion des documents et la coordination avec d'autres organisations internationales en mettant en œuvre les stratégies suivantes : a) harmonisation des politiques et des procédures dans tous les centres de conférence de l'Organisation; b) planification et coordination à l'échelle mondiale du calendrier des conférences et des réunions compte tenu des statistiques relatives à la charge de travail, des indicateurs de résultats et des informations sur les coûts; c) analyse des ressources pouvant être affectées aux réunions prévues, en consultation régulière avec les organes intergouvernementaux et les organes d'experts se réunissant au Siège ou dans d'autres lieux d'affectation et les organisations internationales, afin d'évaluer les besoins et d'améliorer l'utilisation des moyens disponibles pour les réunions et les services de documentation; d) détermination des besoins concernant les documents de présession prescrits, contrôle du respect des règles en vigueur concernant la maîtrise et la limitation de la documentation et fixation d'objectifs en matière de planification des capacités pour tous les services chargés du traitement de la documentation, afin d'assurer la parution en temps opportun des documents de présession prescrits; e) fourniture d'un appui technique et fonctionnel au Comité des conférences pour lui permettre de s'acquitter efficacement de son mandat; f) fourniture d'un appui technique et fonctionnel à la Réunion interorganisations concernant les services linguistiques, la documentation et les publications, y compris pour la tenue à jour de son site Web, et d'autres services, au besoin; g) rentabilisation de l'utilisation des services de conférence disponibles à l'échelle mondiale grâce à l'établissement, à la distribution et à l'analyse périodiques de rapports statistiques mondiaux et à des comparaisons avec les pratiques adoptées par d'autres organisations internationales; h) mise à niveau et poursuite du développement du potentiel technologique des services de conférence, dans le respect des mandats données par les organes délibérants, afin d'améliorer la planification, le traitement, le suivi et la gestion de la documentation et du service des séances, tout en tenant l'Assemblée générale informée des nouvelles technologies qui pourraient être utilisées pour assurer le respect des délais et améliorer la qualité des services rendus; et i) intégration et optimisation de tous les types de formation disponibles ou nécessaires dans le Département, en consultation avec d'autres lieux d'affectation, en exploitant tous les mécanismes de coopération entre les divers lieux d'affectation et entre l'ONU et les autres organisations internationales et les institutions des États membres.