English: Exhibit 4 identifies similar reductions in other organizations.\par \pard{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2{{\b Exhibit 3\line Non-value adding activities in accounts payable and purchasing reduced or eliminated by an acquisition card program}\cell {\b Exhibit 4\line Non-value adding activities in departments other than purchasing and accounts payable reduced or eliminated by an acquisition card program}\cell }{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2\row }}{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2{{\b Accounts Payable}\ql Eliminates or reduces:\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Receiving, sorting, matching, filing and entering data relating to receiver, invoice, and purchase order;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Routing/re-routing of invoices for approval and account coding;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 identifying and expediting invoices with early payment discounts;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 backorder suspense file management for invoices that were partially filled;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 "rationalizing" paperwork -- particularly in those cases where employees have taken possession of goods prior to filling out any paperwork;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 end-of-month accruals;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 new vendor set-ups on accounts payable systems;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 answering phone inquiries from suppliers;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 processing of expense reports for sundry items;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 petty cash reimbursements; and\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 for the Receiver General, all cheque writing activities associated with small dollar purchases, including cheque processing, matching invoices to cheques, obtaining or imprinting signatures, filing and mailing.\par}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Purchasing}}\par \pard\ql Eliminates or reduces:\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 receiving requisitions;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 assigning buyers;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 selecting suppliers;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 calling suppliers (often a duplicative activity) and negotiating/price checking on small dollar items;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 establishing terms;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 transcribing requisition to purchase order (PO), filing and mailing of PO to the supplier;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 filing and internally distributing PO copies;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 resolving invoice differences; and\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 closing the order when the transaction is satisfactorily completed.\par}\cell {\b Requisitioning Department}{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Eliminates time spent filling out requisition and obtaining approvals on purchase. This could be offset by the time spent maintaining card-related information and reconciliation; and\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Reduces stockpiling of supplies.\par}\ql {\b Mail-Related}\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Reduces mailroom receiving, sorting, and distributing correspondence relating to small dollar purchases; and\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 For the Receiver General, eliminates paper stock (cheques envelopes etc.) and postage costs relating to small dollar purchases.\par}\ql {\b Receiving}\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Depending on how procurement card transactions are managed, it may reduce or eliminate receiving activities related to small dollar acquisitions.
French: La pièce 4 illustre des réductions semblables dans d'autres organisations.\par \pard{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2{{\b Pièce 3\line Activités de comptes créditeurs et d'achat sans valeur ajoutée réduites ou éliminées par un programme de cartes d'achat}\cell {\b Pièce 4\line Activités autres que des activités de comptes créditeurs et d'achat sans valeur ajoutée exercées dans des ministères et pouvant être réduites ou éliminées par un programme de cartes d'achat}\cell }{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2\row }}{\trowd\trautofit1\intbl\cellx1\cellx2{{\b Comptes créditeurs}\ql Permet d'éliminer ou de réduire :\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la réception, le tri, la mise en correspondance, le classement et la saisie de données relatives au réceptionnaire, à la facture et au bon de commande;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 l'acheminement et le réacheminement de factures aux fins d'approbation et de codage des comptes;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la détermination et le traitement accéléré des factures donnant droit à un rabais pour paiement hâtif;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la gestion des fichiers de mise en suspens d'arriérés de commande pour les factures qui ont été partiellement remplies;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la «simplification» de la paperasserie -- surtout dans les cas où des employés ont pris possession de biens avant de remplir la paperasserie;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 les produits à recevoir en fin de mois;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 les nouvelles mises au point des fournisseurs sur les systèmes des comptes créditeurs;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la réponse aux demandes téléphoniques des fournisseurs;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 le traitement des rapports de dépenses pour les articles divers;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 les remboursements à la petite caisse;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 pour le receveur général, tous les chèques liés aux achats mineurs, y compris le traitement des chèques, la mise en correspondance des factures et des chèques, l'obtention ou l'impression de signatures, le classement et la mise à la poste.\par}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Achats}}\par \pard\ql Permet d'éliminer ou de réduire :\par \pard{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la réception des demandes;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 l'attribution d'acheteurs;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 le choix de fournisseurs;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 les appels aux fournisseurs (souvent une activité qui fait double emploi) ainsi que la négociation et la vérification de prix des achats mineurs;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 l'établissement de modalités;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la transcription de demandes sur le bon de commande (BC), le classement et la mise à la poste du BC pour le fournisseur;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 le classement et la distribution interne d'exemplaires du BC;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 l'explication des écarts de facturation;\par{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 la conclusion de la commande quand la transaction est terminée à la satisfaction de tous.\par}\cell {\b Demandes}{{\pn\pnlvlblt\pnf5\pnindent0{\pntxtb\'B7}}{\pntext\f5\'B7\tab}\fi-360\li720 Permet d'éliminer le temps consacré à remplir des demandes et à obtenir l'autorisation des achats.